Gestão de operações e logisticaI

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Universidade Federal Fluminense (UFF)
Curso de administração Publica 
Disciplina: Gestão de operações e Logística I
 Atividade Avaliativa II 
Com base no material "MELHORIA DE PROCESSOS E CONTROLE DE ESTOQUES NUM DEPARTAMENTO DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR PÚBLICA" responda o seguinte:
1. Quais eram os problemas relacionados ao recebimento, armazenagem e distribuição de materiais da organização pesquisada;
Segundo o artigo, o departamento alvo deste estudo concentra as atividades de recebimento, armazenagem e distribuição de materiais aos setores internos e aos laboratórios externos dos cursos da área de saúde da instituição de ensino a qual pertence. Os itens são pedidos de acordo com o que o colaborador julga adequado, em denominação e quantidade, sem planejamento ou consulta prévia ao que já se encontra como estoque. No caso da indisponibilidade de itens, o material é solicitado em uma nova requisição. Quando o material chega ao almoxarifado do Departamento, vem anexado a ele um comprovante de solicitação dos materiais, o qual é conferido apenas em relação às quantidades indicadas no comprovante, que é assinado e armazenado pelo colaborador que receber a mercadoria.
Este armazenamento se dá de forma distribuída, sem divisão clara, entre dois armários e um almoxarifado. Percebeu-se, então, que a requisição de material é feita de forma bastante aleatória e a conferência de materiais não fornece a confiabilidade necessária.
Também se observou a falta de comunicação entre os colaboradores no momento da requisição, ocasionando pedidos excessivos de um mesmo item. Também se viu que não existem processos definidos de entrada e saída de materiais, nem de solicitação para o departamento por parte de outros setores e laboratórios. As responsabilidades e as atividades não são claras, bem como existe uma má utilização do espaço físico disponível. Além disso, não existem ferramentas que facilitem o controle dos estoques.
2. Quais foram às oportunidades de melhoria para os problemas observados pelos pesquisadores na questão anterior?
Nesta etapa, foram listadas as oportunidades de melhoria decorrentes das sugestões dos colaboradores e das análises realizadas pela equipe do projeto. Diante disto, foi identificado que, de forma geral, a equipe de projeto deveria: 
 Definir visivelmente as falhas nos processos;
 Delimitar os responsáveis pelas atividades;
 Estimar os recursos necessários;
 Tornar claros os processos e as atividades inerentes a estes; 
 Inventariar o estoque de materiais;
 Definir procedimentos padrão operacionais para melhor controle e gestão;
 Definir as atividades que necessitam de registros para criação de formulários padrões.
A partir das discussões do processo de solicitação interna de materiais, viu-se a oportunidade de melhorar a organização da rotina dos colaboradores da própria secretária, definindo-se procedimentos para solicitação, entrega e controle dos materiais e tornando o processo mais informatizado e menos informal. Também foi observada a necessidade de haver uma análise dos pedidos solicitados, já que algumas vezes os materiais eram pedidos sem limitações pelos setores internos e laboratórios. Desta forma, deveria haver uma ação de feedback do atendimento ou não do pedido, permitindo maior controle pela Secretaria da IES. O controle da saída de materiais foi uma melhoria percebida como fundamental a ser inclusa, formalizando também a entrega de materiais, registrados eletronicamente.
Já para o processo de solicitação externa de materiais, percebeu-se a importância de fornecer ao departamento, meios de compreender e identificar facilmente a demanda para requisição de novos materiais, além de estabelecer uma rotina de pedidos de menor quantidade, porém de melhor qualidade. Também se viu a necessidade de se estabelecer procedimentos de conferência de materiais, além do controle eletrônico da entrada e da saída de materiais. Outra oportunidade de melhoria foi quanto à padronização do procedimento relacionado aos erros de pedidos, seja por itens não solicitados, por avarias ou outros problemas identificados.
3. Quais foram os resultados alcançados na organização pesquisada, após a finalização do projeto de melhoria do processo de gestão de estoques?
Dentre os resultados atingidos, podem ser destacados:
 100% das atividades definidas no plano de ação foram desenvolvidas: coleta, mapeamento e aplicação do controle de estoque;
 Como o controle de estoque foi realizado por meio de uma planilha no Microsoft Excel, os funcionários obtiveram maior domínio e exatidão de sua demanda e de todos os produtos que entram e saem do almoxarifado.
 Com as melhorias no estoque, a economia nos gastos extras do departamento foi estimada em 50%;
 Inserção de feedback/retorno no processo de solicitação interna de materiais;
 Com a padronização da rotina dos processos do almoxarifado, aumentou o nível de serviço aos laboratórios clientes;
 Houve redução de tempo da solicitação de material interna devido a possibilidade dos laboratórios efetuarem a requisição materiais por email e, após, receber do departamento um novo email com o retorno do pedido;
 Inclusão da atividade de análise do material recebido no processo de solicitação de material externo, reduzindo assim as duplicidades no estoque do almoxarifado do departamento; 
 Melhoria do uso do espaço físico: organização dos materiais de maior demanda, facilitando a visibilidade.
 Obtenção de uma melhor organização no momento de reposição de produtos: a atenção para não haver perda de materiais com prazo de validade vencido e um aumento de materiais com baixo giro de estoque.
4.  A partir das três questões anteriores e, principalmente, com base no conhecimento adquirido no artigo analisado, o que você proporia, ADICIONALMENTE, para melhorar a gestão de estoque na organização pesquisada?   
Proponho que ao invés dos materiais de escritórios de menor valor serem armazenados no armário da sala de reuniões, é preferível ter uma sala/local somente para organizar os materiais de escritórios em prateleiras visíveis de fácil acesso e organizado, para que não seja preciso de interromper alguma reunião para fazer uso destes materiais de escritório, visto que, sala de reunião, é para reunião. 
Proponho que os materiais de maior valor também é preciso que fique num local seguro e em armários fechados sob o qual a sala possa estar trancada com chave, visto que, são materiais de maior valor. E a chave sob responsabilidade da Secretaria. E o armário da Secretaria fica para guardar seus próprios materiais. 
	
Referência Bibliográfica
Pontes, Heraclito Lopes Jaguaribe; Rodrigues, Manuelle Soares; Verde, Larissa Queiroz Lima; Costa, Paloma Lucena. Melhoria de processos e controle de estoques num departamento de uma instituição de ensino superior pública. João Pessoa/PB, p. 01-18, 03 a 06 de outubro de 2016.