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Compras e Negociação Rodrigo Médici Cândido 33 6. CONTRATOS E TENDÊNCIAS Neste último bloco, procederemos com uma reflexão acerca dos contratos de fornecimento de materiais, outsourcing, terceirização e tendências de compras e negociação. Faz-se necessário que o gestor de compras compreenda, analise e tome decisões sobre os contratos mais adequados para cada tipo de relação comercial. Essa adequação dos contratos dependerá, em grande parte, da situação de compras, da recorrência da compra, da importância do item, do risco de fornecimento, do volume comprado e do grau de parceria necessária. Além disso, cabe à organização a decisão, inclusive para a elaboração do contrato, de terceirizar ou internalizar as suas atividades e etapas do processo produtivo. A tecnologia é uma grande influenciadora e tendência do futuro do setor de compras e da negociação. 6.1 Contrato particular de fornecimento de materiais Em algumas negociações, as opções disponíveis são apenas duas: ou chega-se a um acordo com a outra parte ou não se chega a acordo nenhum e o processo de negociação é encerrado. Há, entretanto, uma terceira opção, que se aplica à maioria das negociações, que é o acordo alternativo, negociado, no qual as duas partes abrem mão daquilo que esperavam, inicialmente, abaixam a resistência e fecham negócios. Independente da forma como aconteça a negociação, é importante haver um contrato e, principalmente, o conhecimento da legislação. Conforme aponta Zenaro (2014), o Brasil é um país pródigo em instrumentos legais e é importante que os negociadores tenham conhecimento ou uma familizarização, por mais simples que seja, de leis que afetem as suas ações na negociação. Em caso de contratos mais robustos, ou mesmo em casos de negociações internacionais, o auxílio de um advogado para analisar contratos é recomendado. Simchi Levi, Kaminsky e Simchi-Levi (2010) apresentam os possíveis contratos de fornecimento e que resguardam ambas as partes: • Contrato de recompra: nesse tipo de contrato, o vendedor aceita comprar de volta as mercadorias não vendidas pelo comprador, a um preço previamente definido. Por um lado, o comprador pode pedir mais unidades de determinado produto, garantindo que haja produtos em estoque para quando seu cliente 34 necessitar. Por outro lado, o risco do fornecedor aumenta, já terá que produzir mais unidades e dispor de recursos para a fabricação. Esse risco, então, é compensado pelo preço de recompra. O fornecedor deve possuir um eficaz sistema de logística reversa, o que pode acabar por encarecer o custo logístico. Além disso, o fornecedor deve se atentar para outros produtos vendidos por seu cliente. Caso os outros produtos sejam concorrentes com os seus e não estejam sob contrato de recompra, o cliente pode empurrar os outros produtos que não estão sob a proteção do contrato. • Contrato de compartilhamento de receitas: o comprador divide parte de sua receita com o vendedor, em troca de desconto no preço. A redução do preço pode diminuir a margem do fornecedor, caso não sejam vendidas as unidades esperadas. O fornecedor deve monitorar a receita do comprador, o que nem sempre constitui-se tarefa simples ou exitosa, aumentando o custo administrativo. Outra limitação deve-se ao fato de os compradores serem incentivados a empurrar os produtos da concorrência que têm margens de lucro maiores, reduzindo a margem de lucro do comprador. • Contrato de flexibilidade de quantidade: o fornecedor oferece devolução de recursos financeiros pelo itens não vendidos pelo cliente e que serão objeto de devolução. Há de se estabelecer uma quantidade, característica essa que diferencia esse tipo de contrato do contrato de recompra. • Contrato de abatimento nas vendas: oferecimento de incentivo direto ao varejista para que ele aumente as vendas por meio de um abatimento pago pelo fornecedor por qualquer item vendido acima de uma certa quantidade. • Contrato com payback: o comprador paga uma quantia predefinida por qualquer unidade produzida pelo fabricante, mas não comercializada pelo distribuidor. Este tipo de contrato incentiva o fabricante a produzir mais, uma vez que o risco associado à capacidade não utilizada diminui. Por outro lado, o risco do distribuidor cresce de forma sensível. • Contrato de compartilhamento de custos: um dos problemas das cadeias de suprimentos é o alto custo de produção. Esse aspecto trava a produção e faz com que a empresa não se desenvolva ou produza com toda a sua capacidade. Isso pode ser revertido, caso o fabricante consiga convencer o distribuidor a compartilhar parte dos custos de produção, estabelecendo uma espécie de parceria. Um aspecto negativo, para o distribuidor, é que a sua margem de lucro 35 diminui, caso não consiga vender muitas unidades, pelo fato de arcar com parte dos custos de produção. A contrapartida para o distribuidor é o desconto no preço de compra. Um dos problemas com os contratos de compartilhamento de custos é que ele requer que o fabricante compartilhe seu custo de produção com o distribuidor, informação dificilmente obtida. • Contratos flexíveis ou de opção: o comprador efetua o pagamento prévio em frações relativamente pequenas do preço direto do produto, em troca de um compromisso de parte do fornecedor de reservar um certo nível de capacidade. Essa é uma maneira para reduzir estoques. Se o comprador não exerce a opção, o pagamento inicial está perdido. Os contratos de opções oferecem ao comprador a flexibilidade de ajustar as quantidades de pedido, dependendo da demanda realizada. Portanto, estes contratos reduzem os riscos de estoque. • Contrato de longo prazo: nesse tipo de contrato, ocorre a especificação de uma quantidade fixa de produtos a serem entregues em algum momento no futuro. O fornecedor e o comprador assinam um contrato que define o preço e a quantidade a serem entregues pelo comprador. Esses contratos eliminam o risco financeiro. • Licitação: processo de compra de produtos e serviços públicos. É um modo de celebrar contrato com a administração pública. A lei que estabelece as normas de licitações é a lei 8.666/93. Basicamente, são cinco as modalidades de licitação: concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão. Há, ainda, a lei 10.520, de 2002, que institui o pregão para a aquisição de bens e serviços comuns. 6.2 Outsourcing e terceirização Muitas são as empresas que querem possuir o controle de toda a sua cadeia produtiva, internalizando todas as atividades organizacionais. Seguir esse caminho acarreta maiores custos, tanto em termos de infraestrutura, quanto necessidade de capital financeiro, humano e tecnológico. As empresas que optam pela internalização o fazem pela obtenção de agilidade e autonomia da produção, por obter conhecimento de todas as atividades operacionais ou pela necessidade de esconder algumas competências estratégicas competitivas sustentáveis (proteção de propriedade intelectual). Por outro lado, muitas são as empresas, também, que optam por não internalizar todas as atividades e decidem pela transferência de algumas delas para terceiros. Esse é um conceito muito importante para a 36 estratégia empresarial, que é o chamado outsourcing, antes relegado a áreas periféricas e, hoje, presente em áreas chave nas organizações. De acordo com Gomes e Ribeiro (2013), o outsourcing é uma prática em que parte do conjunto de produtos e serviços utilizados por uma empresa (na realização de uma cadeia produtiva) é providenciada por outra, externa, em um relacionamento cooperativo e interdependente. Pozo (2015) complementa que essa empresa terceira, externa, desenvolve continuadamente a melhora e a competência em atender o cliente, mas esse não deixa de manter uma estreita e colaborativa integração. Entre osmotivos para a adoção dessa estratégia, estão a economia de escala, foco nas competências essenciais, realização de menos atividades no dia-a-dia, e maior flexibilidade. Entretanto, os riscos do outsourcing também devem ser considerados: a perda de conhecimento competitivo, erros na escolha do parceiro e os objetivos conflitantes entre fornecedores e compradores (SIMCHI-LEVI, KAMINSKY e SIMCHI-LEVI, 2010). Um exemplo de outsourcing, proposto por Jacobs e Chase (2012), é da área logística. Algumas empresas transportadoras começaram a acrescentar tarefas e atividades a seus negócios, passando de meros transportadores de mercadorias do ponto A ao ponto B para fornecedores estratégicos de soluções de gestão de operações. Nesse sentido, elas passaram a cuidar da operação de expedição e estoque de clientes, contando com uma tecnologia complexa de rastreamento, lhes permitindo agregar mais valor à empresa cliente do que esta teria se executasse a função internamente. Gomes e Ribeiro (2013) fazem uma distinção entre outsourcing e terceirização, no sentido de que a visão contemporânea de outsourcing vai além das práticas rotuladas de subcontratação ou terceirização, que são operacionais e de fácil reversão. O outsourcing significa a opção por uma relação de parceria e cumplicidade com fornecedores da cadeia produtiva, em uma decisão tipicamente estratégica, abrangente e de difícil reversão. Saiba Mais A adoção de uma estratégia de outsourcing é uma decisão que deve ser muito bem analisada e refletida pelos gestores, de forma a reduzir a possibilidade de erros e ampliar a possibilidade de benefícios. Essa é uma orientação que pode envolver um ou mais setores da empresa. No vídeo a seguir, uma entrevista com empreendedores retrata essa situação e ajuda a elucidar o processo de outsourcing. Vídeo: Você já ouviu falar do termo Outsourcing? É uma solução que pode casar muito bem com a empresa. 37 Link: https://www.youtube.com/watch?v=_BYm4qHG0Sw 6.3 Tendências Nos últimos anos, diversas mudanças ocorreram, e ainda ocorrem, no plano da tecnologia da informação e do desenvolvimento de novas tecnologias, que impactam diretamente a gestão da cadeia de suprimentos. Um exemplo impactante é a Inteligência de Negócios, ou Big Data, termo reconhecido mundialmente que descreve uma ampla categoria de aplicações e tecnologias para recolher, guardar, analisar e prover acesso a dados que ajudem administradores a tomar melhores decisões de negócios. Os dados apresentam-se em grande volume e de forma não estruturada, tendo sido capturados a partir de dados primários ou secundários. Sua aplicação não se estende somente a uma área da organização, mas a toda a empresa e devem se embasar em cinco características principais: volume, variedade, velocidade, veracidade e valor. Para que uma empresa faça o melhor uso da tecnologia e consiga obter vantagens sobre todos os aspectos referentes à cadeia de suprimentos, Gomes e Ribeiro (2013) apontam para a necessidade da existência de uma gestão do conhecimento. Isso implica na adoção de uma atitude consciente direcionada a captar, organizar, distribuir e analisar seu conhecimento para atingir seus objetivos. Não é uma tarefa simples, o processo é complexo e exige extrema atenção às rotinas e dados que são imputados no sistema. A partir de uma análise mais humanística da cadeia de suprimentos, Bowersox et al (2014) pontuam sobre a evolução das responsabilidades dos profissionais. Antigamente, o papel do profissional da cadeia de suprimentos era o de satisfazer os objetivos de atendimento ao cliente, buscando ao mesmo tempo o menor custo total por meio da gestão dos trade-offs funcionais incluídos na cadeia de suprimentos. Nos dias atuais, esses profissionais estão se envolvendo mais ativamente e indo além das suas funções tradicionais. Um exemplo disso é o envolvimento em gestão de riscos, sustentabilidade, contratos e segurança. O profissional também deve se atentar para as questões macroambientais, ou seja, variáveis externas à organização, cuja influência não é controlada, mas que afetam as operações. Cite-se, conforme expõe Christopher (2011), as mudanças demográficas e de redistribuição de riqueza, que podem alterar padrões de gastos e tamanho de mercados, fazendo-os expandirem-se ou encolher; o avanço populacional para as cidades, constituindo-se um desafio atender aos enormes conglomerados urbanos; as incertezas que podem modificar os custos dos insumos, energia e produtos básicos; a volatilidade de 38 muitos dos custos de produção, em especial aqueles dependentes do petróleo; a distribuição multicanal por empresas, ou seja, uso de canais alternativos de distribuição de produtos; e a ampliação da flexibilidade nas operações e na gestão da cadeia de suprimentos. Seguindo as tendências, o mantra organizacional será fazer mais com menos. Para operacionalizar essa tendência, a área de compras/suprimentos deve estabelecer uma relação com todas as demais áreas organizacionais, seja com o marketing e comercial, para a sinalização sobre demandas futuras, novos mercados, promoções, grandes negociações ou alguma situação comercial que não esteja prevista, seja com o financeiro, no sentido de avaliar os recursos necessários para a aquisição de todas as necessidades da empresa e controla as notas e duplicatas, além de apurar os custos de aquisição, ou seja, o departamento de qualidade, em uma atuação acerca do desenvolvimento, seleção e avaliação de fornecedores, recebimento, rejeição e aprovação de materiais. CONCLUSÃO O gerenciamento adequado da cadeia de suprimentos representa uma promissora fronteira para empresas interessadas na obtenção de vantagens competitivas, uma vez que as direciona para a seleção de um posicionamento adequado, incluindo a relação da empresa com seus clientes internos e externos e fornecedores. Possuir uma visão sistêmica da organização, na qual todos os departamentos interajam entre si e discutam questões estratégicas de forma a ampliar sua margem é uma das condições obrigatórias para o sucesso. O relacionamento, nos dias atuais, é outro fator chave do sucesso nos negócios. Muitas foram as empresas que obtiveram e ainda obtém significativos resultados pela adoção de uma estratégia adequada de fornecimento, que passa pela questão contratual e de terceirizar atividades estrategicamente, não apenas operacionalmente. Todos os custos devem ser analisados, bem como os riscos e vantagens, para que a tomada de decisão seja assertiva e a organização consiga atingir seus objetivos. Não se deve negligenciar o passado ou evitar analisar os acontecimentos futuros. Muitas são as alterações no ambiente empresarial, e se destacará, ou sobreviverá, aquelas empresas flexíveis o suficiente para atender as mudanças de mercado. 39 REFERÊNCIAS BOWERSOX, Donald J. et al. Gestão logística da cadeia de suprimentos. 4. ed. Porto Alegre: AMGH, 2014. CHRISTOPHER, Martin. Logística e gerenciamento na cadeia de suprimentos. 3. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2011. GOMES, Carlos Francisco Simões; RIBEIRO, Priscilla Cristina Cabral. Gestão da cadeia de suprimentos integrada à tecnologia da informação. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora Senac Rio de Janeiro, 2013. JACOBS, F. Robert; CHASE, Richard B. Administração de operações e da cadeia de suprimentos. 13. ed. Porto Alegre: AMGH, 2012. POZO, Hamilton. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: um enfoque para os cursos superiores de tecnologia. São Paulo: Atlas, 2015. SIMCHI-LEVI, D.; KAMINSKY, P. SIMCHI-LEVI, E. Cadeia de suprimentos: projeto e gestão. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2010. ZENARO, Marcelo. Técnicas de Negociação: como melhorar seu desempenho pessoal e profissional nos negócios. São Paulo: Atlas, 2014.
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