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86 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Unidade IV 7 ClassifiCação, Cadastro e CodifiCação de materiais 7.1 Classificação de materiais Segundo Gonçalves (2007), com o aumento considerável dos materiais utilizados nas empresas e as exigências dos consumidores de novos produtos, tornou‑se necessária a criação de uma linguagem única que permitisse identificar, de forma inequívoca, cada item de material. Essa linguagem envolve uma classificação e uma codificação dos diversos materiais. Conforme Dias (2004), o objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer departamento de materiais, pois sem ela não podem existir o controle eficiente dos estoques, os procedimentos de armazenagem adequados e a operação do almoxarifado de maneira correta. Reduzir a diversidade de um item empregado para um mesmo fim significa simplificar o material. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselham‑se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos, contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário fornece todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilita, sobremaneira, não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois a não simplificação (padronização) pode confundir o usuário do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra totalmente diferente. Classificar um material, então, é agrupá‑lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não pode ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificação ainda deve ser feita de maneira com que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos podem estragar produtos alimentícios se estiverem próximos uns dos outros. Classificar material, em outras palavras, significa ordená‑lo segundo critérios estabelecidos, agrupá‑los de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. A primeira fase da classificação, na visão de Gonçalves (2007), é a identificação que consiste na análise e no registro dos principais dados que caracterizam e individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada a todos os materiais. 87 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto Na composição da nomenclatura são determinados: nome básico do material, nome modificador (que é sua denominação complementar), as características físicas de cada material, a aplicação (onde o material é utilizado), a embalagem (apresentação do invólucro, por exemplo: tinta em galões ou em baldes etc.) e as referências comerciais que contêm o nome ou o código de referência de cada fabricante. Veja, no exemplo a seguir, a classificação de um produto levando em consideração a hierarquia. • Produto: amaciante de roupas Confort Natural 500 ml. • Departamento (setor): limpeza. • Categoria: lavagem de roupas. • Subcategoria: pós‑lavagem de roupas. • Grupo: amaciantes. • Subgrupo: amaciantes 500 ml. • Descrição de produto: amaciante de roupas Confort Natural 500 ml. Problemas resultantes das diferenças entre descrições de produtos semelhantes no cadastro de uma empresa ou entre cadastros e documentos fiscais devem, portanto, ser evitados. No computador (por meio do qual se farão a pesquisa e análise), se um amaciante for cadastrado como “amac.” e outro como “amaciante”, serão produtos diferentes. Por essa razão, recomenda‑se estabelecer um padrão único de descrição de produtos, utilizando pelo menos quatro variáveis: produto (amaciante de roupas); marca (Confort); detalhe (natural); conteúdo (500 ml). lembrete Classificar material, em outras palavras, significa ordená‑lo segundo critérios estabelecidos, agrupá‑lo de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. 7.2 Codificação de materiais Conforme Gonçalves (2007), nada adianta criarmos um sistema de classificação de materiais se não acoplarmos a ele um sistema de codificação. Da necessidade de implantar um sistema de identificação, nasceu a classificação de materiais que tem por objetivo agrupá‑los segundo determinados critérios tais como: forma, dimensões, peso, tipo, uso etc. Com base na classificação, é possível elaborar uma catalogação de todos os materiais, utilizados na empresa, criando uma codificação e uma padronização que simplificam os controles e facilitam os procedimentos de armazenagem e de operação de um armazém. 88 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Após uma boa classificação de material, segundo orienta Dias (2004), podemos partir para a codificação, ou seja, para a representação, por meio de números e/ou letras, de todas as informações necessárias, suficientes e desejadas com base em toda a classificação obtida do material. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabeto, o alfanumérico e o numérico, também chamado de decimal. No sistema alfabético, o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficiente para preencher toda a identificação do material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, esse sistema está caindo em desuso. O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números que permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente, é dividido em grupos e classes assim: A C ‑ 3721 Código de identificação Classe Grupo Figura 21 O sistema decimal é o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade e facilidade de uso. Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificação para especificar os seus diversos tipos de materiais em estoque: • 01 – matéria‑prima; • 02 – óleos combustíveis e lubrificantes; • 03 – produtos em processo; • 05 – material de escritório; • 06 – material de limpeza. Podemos verificar que todos os materiais são classificados sob títulos inespecíficos, de acordo com suas características. É uma classificação bem geral. Cada um dos títulos de classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. Para exemplificar, tomemos o título 05 – material de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisão: • 05 – material de escritório — lápis — canetas esferográficas 89 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto — blocos pautados — papel carta Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de materiais, essa classificação, denomidada individualizadora, torna‑se necessária, não sendo ainda suficiente, por faltar uma definição dos diversos tipos de materiais. Por essa razão, cada título da classificação individualizadora recebe uma nova codificação. Por exemplo, tomemos o título 02 – canetas esferográficas,da classificação individualizadora, e suponhamos que seja classificada da seguinte maneira: • 05 – Material de escritório — 02 – canetas esferográficas – marca alfa, escrita fina, cor azul – marca gama, escrita fina, cor preta Essa nova classificação é chamada de codificação definidora, e, quando necessitamos referir‑nos a qualquer material, basta que informemos os números das três classificações que obedecem a seguinte ordem: • número da classificação geral — número da classificação individualizadora – número da classificação definidora Por exemplo, quando quisermos nos referir a “canetas esferográficas marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta que tomemos os números: 05 da classificação geral, 02 da classificação individualizadora e 03 da classificação definidora, escrevendo: Código: 05‑02‑03 Posteriormente, esse último sistema foi ampliado, dando origem ao denominado Federal Stock Number (FSN), que faz parte do sistema federal de suprimentos dos Estados Unidos, sendo composto de 10 algarismos e estruturado em quatro partes: • grupo; • classe; • número de identificação; • dígito de controle. 90 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 O sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e enormes variações, tendo a seguinte estrutura: 0 ‑ 00 ‑ 00000 ‑ 0 Dígito de controle Código de identificação Classe Grupo Figura 22 – Sistema numérico Como pode ser observado, o conjunto de cinco números permite identificar até 99.999 itens de materiais. Por sua vez, as classes acrescidas dos grupos podem atingir um total de 9.999 possibilidades. Assim, esse conjunto estruturado de número permite classificar um elevadíssimo número de itens. Em razão disso, o governo dos Estados Unidos passou a utilizar essa estrutura para codificar todos os materiais utilizados usando o Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo Departamento de Defesa1 para identificar, classificar e catalogar todos os materiais movimentados pelos diversos departamentos do governo americano. Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses, de acordo com a necessidade da empresa e do volume de informações que se deseja obter de um sistema de codificação. saiba mais Acesse o site indicado em seguida e conheça a seção de pesquisa e publicações, onde você encontrará estatísticas importantes para o mercado de Logística e Supply Chain. <http://www.ilos.com.br/>. Acesso em: 02 abr. 2012. 7.3 Cadastramento de materiais Após a codificação dos materiais, é necessário fazer o cadastro dos itens em um sistema informatizado, que pode ser feito de várias maneiras, por exemplo, manualmente: os dados dos itens são lançados um a um no sistema ou por meio de leitores de códigos de barras; o conjunto de dados de cada item é lançado em cada operação de leitura das etiquetas de identificação. 1 O Departamento de Defesa é um departamento federal dos Estados Unidos responsável pela coordenação e supervisão de todas as agências e funções do governo ligadas diretamente com a segurança nacional e com as forças armadas. 91 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto Segundo Gonçalves (2007), o cadastramento tem como objetivo o registro do item com todas as suas características em um banco de dados. Uma vez que os dados de cada item de material são aí inseridos, o catálogo vai se formando, podendo estar disponível a todos os usuários interessados. Esse cadastro envolve, em termos gerais, três operações básicas: a inclusão de um item de material no cadastro de materiais; eventuais alterações, quando algum item de material tem algumas de suas características modificadas; e a exclusão, quando um item de material não faz mais parte dos materiais utilizados na empresa. Assim, a última fase do processo de classificação de material é a catalogação visando à consolidação de todos os dados cadastrais de cada material em um acervo conhecido como banco de dados de matérias, que: • permite a consulta de todos os usuários para se certificarem do material de que necessitam ou esclarecerem eventuais dúvidas sobre as características dele. • facilita os processos de licitação, uma vez que todas as características do material licitado estão aí disponíveis. • evita a duplicidade de inclusão de itens no catálogo, assim como no banco de dados. • permite a conferência dos dados cadastrais com os documentos de identificação dos materiais da empresa. 8 Código de Barras Segundo Gonçalves (2007), um supermercado realizava em média 250.000 digitações por dia, isto é, para registrar um produto, vários números eram digitados para compor o código d e um produto. Isso demandava um grande número de pessoas para realizarem essa operação e, com grandes possibilidades de cometerem erros. Contudo, tivemos um grande avanço com novas técnicas introduzidas; torna‑se possível o reconhecimento ótico de caracteres, em substituição da digitação de código de itens. Vejamos algumas vantagens do revolucionário código de barras, examinando a figura em seguida. • Fácil utilização. • Grande capacidade de captura dos dados via reconhecimento ótico das barras. • Baixo custo operacional. • Implantação relativamente simples. • Uso de equipamento compacto na leitura dos dados. 92 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 7 089878 78978 (00) 0061414112345678907 898787 897899 7898 787678987878978994 UPC‑A Para identificação de itens comerciais em produtos do mercado americano. EAN 13 Para identificação de itens comerciais. Este é geralmente utilizado em produtos vendidos no varejo (supermercados). UCC/EAN 128 Desenvolvido para troca de dados entre empresas em todo o mundo. UPC‑E Para identificação de artigos comerciais. Foi criada com o objetivo de gerar um código mais curto para produtos menores. EAN 14 Para identificação de artigos comerciais. Este é geralmente utilizado em fardos e caixas de papelão. EAN 8 Para identificação de artigos comerciais. 1 2 3 4 5 60 5 Figura 23 – Diversos tipos de código de barras A EAN Brasil – Associação Brasileira de Automação Comercial, criada pelo Decreto 90.095/84 e Portaria 143 do Ministério de Indústria e Comércio, é quem supervisiona, no Brasil, a introdução e gerenciamento do uso e da aplicação de códigos de barras. O Brasil, em face do citado decreto, passou a adotar o sistema EAN (Europe Article Number). A estrutura do código de um nível de sistema de informações e troca de dados e aplicações é parecida com esta que vemos na figura em seguida: (00) 006141411234567890 Estrutura de dados Identificação automática Mensagem de negócios Figura 24 – Base do sistema de código de barras. Gonçalves, 2007 (adaptada). 93 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto Observemos na figura seguinte como se apresenta a estrutura de codificação de um código de barras. O dígito verificador é calculado a partir de um conjunto de operações matemáticas realizadas com os números representados pelas barras. Esses algarismos indicam o prefixo, a empresa e o produto. O resultado final é comparado ao dígito verificador. Caso o dígito verificador não seja igual aos resultados das operações matemáticas realizadas, o leitor de código de barras rejeita a sua leitura. Você já deve ter visto a operadora do caixa de um supermercado digitar os números que estão logo abaixodo código de barras, o que ocorre porque a leitura do código de barras não foi bem‑sucedida. 7 898157 615115 EAN 13 789 Prefixo do país: 3 dígitos concedidos pela EAN. (789 = Brasil) 81576 Identificação concedida pela EAN para a empresa: são 6, 5 ou 4 dígitos. 1511 Identificação do produto elaborado pela empresa: são 3,04 ou 5 dígitos. 5 Dígito verificador (cálculo algoritimo) Figura 25 – Exemplo de estrutura do código de barras observação O dígito verificador verifica se a leitura dos números representados por barras verticais está correta. Observe novamente, na figura 32, a existência de códigos de barras com vários dígitos. Isso se deve à gama de aplicações que cada código opera. No elenco de códigos de barras, cada uma das modalidades existentes tem aplicações específicas. Vamos ver agora as configurações de código de barras mais utilizados: • EAN‑8: é um código de barras utilizado em embalagens que possuem espaço limitado e não comportam um código de barras com um número maior de dígitos. Sua estrutura de codificação envolve o prefixo do país em que é comercializado o produto, o código do produto fornecido pela EAN e o dígito verificador, conforme podemos ver na figura em seguida: 94 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 7898 1575 EAN 8 789 Prefixo do país: 3 dígitos concedidos pela EAN. (789 = Brasil) 8157 Código do produto fornecido pela EAN. 5 Dígito verificador. Figura 26 – Estrutura do código EAN‑8 • EAN‑13: Possui treze dígitos e tem uma estrutura semelhante ao código da EAN‑8. Possui cinco dígitos a mais destinados à inclusão do código da empresa fornecido pela EAN Brasil. Sua estrutura está representada na figura em seguida. 7 898157 615115 EAN 13 789 Prefixo do país: 3 dígitos concedidos pela EAN. (789 = Brasil) 81576 Identificação concedida pela EAN para a empresa: são 6, 5 ou 4 dígitos. 1511 Identificação do produto elaborado pela empresa: são 3, 4 ou 5 dígitos. 5 Dígito verificador (cálculo algoritimo) Figura 27 – Estrutura do código EAN‑13. • EAN/UCC‑14: uma estrutura que migrou do código EAN‑13 e inclui um dígito que identifica a quantidade de produto ou a quantidade de embalagens. Em alguns casos, esse dígito a mais recebe o nome de variante logística. Esse código destina‑se à identificação da embalagem de comercialização do produto. 95 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto • EAN‑UCC‑128: é um código projetado para fornecer mais detalhes sobre o produto, pois permite a inclusão de dados adicionais como: data de fabricação, data de validade etc., informações importantes especialmente no caso de produtos perecíveis. Esse código pode ser lido em sistemas que não tenham disponibilidade de leitura para o código EAN‑128, como um código EAN‑13. Essa leitura menciona os dados contidos na codificação do EAN‑13, como mostra figura a seguir. EAN 128 (01) 99310095000358(15)950827(30)03 (01) Identificador EAN (15) Período de validade do produto (30) Quantidade entregue Figura 28 – Código EAN/UCC‑128 É muito importante o controle de qualidade do código de barras, pois as barras existentes nos códigos possuem uma série de informações, têm larguras apropriadas e definidas, pois de acordo com normas especificas, os códigos têm de ter uma boa qualidade de impressão. Existem equipamentos que foram projetados para fazer o controle de qualidade das barras, que normalmente é realizado pela gráfica responsável pela impressão das embalagens que têm os códigos de barras. Existem equipamentos para realizar a leitura do código de barras, como o escâner, pistolas a laser e canetas ópticas. Basta posicionar o código de barras na altura especifica, e a leitura é feita. Hoje, com o desenvolvimento da tecnologia, existem equipamentos muito sensíveis que permitem a leitura em situações bastante adversas, comparados aos equipamentos anteriores. A utilização do código de barras é inúmera. Além de utilizado em embalagens industriais e comerciais, foi muito bem aproveitado na produção, no manuseio e no despacho de cargas e serviços de atendimento ao cliente, como é o caso de uma loja de departamento ou mesmo no supermercado. Decisão acertada: BSH Continental Eletrodomésticos Ltda A BSH Continental Eletrodomésticos Ltda., um dos maiores fabricantes de linha branca do país, inaugurou em abril de 2003, em Jundiaí – SP, um novo centro de distribuição que tem uma área útil de 32 mil metros quadrados e que armazena produtos acabados e peças de reposição de fogões, geladeiras, freezer, secadoras e máquinas de lavar da marca Continental e Bosch. O CD (centro de distribuição) tem capacidade de armazenar até 150 mil itens. Os produtos acabados somam 700 diferentes tipos. O sistema de gerenciamento do armazém conta com automação com código de barras e leitores óticos de radio frequência. Movimentando cerca de sete mil itens diariamente, organizados por categoria, que entram e saem do depósito, 96 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 esse sistema automatizado produziu benefícios, como o aumento da produtividade em 30%, a redução de 30% na discrepância dos inventários e a eliminação dos erros de despacho e a possibilidade de rastreamento de carga com uso da radio frequência. Outros ganhos não mensurados são verificados na otimização e flexibilização das operações, agilidade, controle FIFO (first in first out) e melhor atendimento ao cliente nos 350 pontos de revendas autorizados que recebem diariamente cerca de 5 mil unidades de produtos por dia. Fonte: Gonçalves (2007). 8.1 Preparação da carga para distribuição Atendimento da demanda Segundo Taylor (2005), das várias operações diárias para atender a demanda dos produtos dentro de uma cadeia logística, o processo de satisfazer a demanda imediata é a operação mais básica que pode ser descrito como ciclo de atendimento, conforme ilustra a figura a seguir: PEDIDO R$ Cliente Pedido Entrega Pagamento Fornecedor Processamento do pedido Montagem do pedido Entrega Cobrança 1 2 3 Figura 29 – Ciclo de Atendimento. Taylor, 2005 (adaptada). O ciclo tem início com o pedido de um cliente e termina quando o pagamento pelo produto é recebido. Um pedido pode englobar vários produtos, e não basta simplesmente especificá‑los. Os produtos fora da prateleira devem ser especificados por identificadores exclusivos, como número de peças, códigos de barras (universal product codes – UPCs) ou itens de estoque (stock‑keeping unit – SKU). Alguns identificadores já têm um padrão específico dentro de cada setor, porém ainda muitos não são códigos exclusivos de cada empresa, e isso significa que uma ou duas partes façam a transformação de um sistema de identificação para outro. O mesmo acontece com a maneira de estipular a quantidade desses produtos, pois, às vezes, as empresas especificam o mesmo produto de formas diferentes, por 97 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto exemplo: por libras x fardos. Para os produtos personalizados, as especificações devem ser extremamente detalhadas quanto à dimensão, composição, qualidade do material, entre outras. Devido às inúmeras informações que podem existir dentro do ciclo de pedido, é importante a utilização de uma estrutura padrão para os pedidos com o objetivo de concentrar essas informações,como mostra esta figura: Qtde. Item Descrição R$ unit. R$ Cabeçalho Corpo (linhas do documento) Rodapé Qtde. Item Descrição Valor unitário Valor com desconto Figura 30 – Estrutura de um pedido. Taylor, 2005 (adaptada). Os pedidos são formados por três partes: cabeçalho, corpo e rodapé. • Cabeçalho: contém informações genéricas, tais como: as partes envolvidas na negociação, as datas importantes a respeito da transação e as condições de pagamento. • Corpo: são as linhas do documento. Em cada uma é especificada a quantidade do produto, o preço por unidade e o preço conforme a quantidade solicitada após a incidência de desconto. • Rodapé: contém informações financeiras que dependem do conteúdo das linhas do documento: preço total, impostos e taxas de entrega. O pedido inicial, isto é, aquele que aciona a demanda que o cliente passa ao fornecedor, não contém em geral todas essas informações, é feito no formato de uma ordem de compra: o fornecedor recebe e devolve ao cliente no formato de ordem de venda. Este sim inclui todas as informações conforme vimos na figura anterior. O pedido ordem de venda representa um compromisso por parte do fornecedor em fornecer o produto nas condições especificadas, cabendo ao cliente aceitá‑las ou não. Se não aceita, o pedido fica sujeito à negociação. Quando o cliente aceita, já com as devidas alterações, caso haja, o pedido torna‑se obrigatório para ambas as partes. Veja as fases do pedido: 98 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Ordem de venda Ordem de compra Cliente Fornecedor Discorda Pedido em negociação Pedido obrigatório Concorda Figura 31 – Fases do pedido – Elaborado pelo autor. Geralmente, a estrutura básica de um pedido, conforme ilustrado na figura 40, atende a grande maioria dos pedidos, porém não é raro uma extensão dele para lidar com diversas entregas. Por exemplo, é comum adicionar, após as linhas do documento, outro nível de estrutura para especificar entregas separadas, conforme ilustra a figura 42. Alguns mercados utilizam outro formato conhecido como “programação do cliente”. Um novo nível é criado antes das linhas do documento a fim de se ter uma rápida visualização do pedido entregue. A figura ilustra esse pedido em três níveis. Pedido padrão Cabeçalho Rodapé Corpo Entregas Linhas do documento Programação do cliente Cabeçalho Rodapé Corpo Entregas Linhas do documento Figura 32 – Pedido em três níveis. Taylor, 2005 (adaptada). 99 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto observação O formato do pedido conhecido como “Programação do cliente” é muito comum em ambientes JIT (Just‑in‑Time), nos quais é importante a rápida visualização de itens que chegam a cada entrega. 8.2 reunindo os produtos A preparação de um pedido geralmente envolve uma sequência complexa de atividades. É importante esclarecer que estas serão aqui descritas no contexto de um armazém, por serem nesse caso melhor compreendidas. Contudo, é bom saber que elas ocorrem no momento de retirada de estoques das fábricas, almoxarifados e outros locais destinados à armazenagem, recebendo suporte eletrônico de sistemas de gerenciamento de armazéns. Um típico armazém é dividido em cinco setores diferentes: • galpão de recebimento; • área para armazenagem de cargas; • área de separação; • uma ou mais áreas de montagem do pedido; • galpão de embarque. Cada um desses setores é responsável por uma função diferente e possui equipamentos específicos para dar apoio e realizar essas funções. A figura 43 ilustra o layout de um típico armazém. Os armazéns são projetados a partir do fluxo de produtos, e o mais importante na hora de projetar o layout é manter altas taxas de fluxo. Uma opção comum a essa estrutura é transformar esse formato em uma curva em forma de U, possibilitando que a mesma área de galpões sirva tanto ao recebimento como ao embarque de produtos. Galpão de recebimento Armazenagem de cargas Área de separação Áreas de montagem do pedido Galpão de embarque Push (Empurrar) Pull (Puxar) Figura 33 – Layout de um Armazém. Taylor, 2005 (adaptada). 100 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Os armazéns utilizam o sistema push‑pull, localizado na área de separação para controlar o fluxo de estoque do galpão de recebimento ao galpão de embarque. Para descrever esses movimentos, vamos separar atividades do tipo push e atividades do tipo pull: Atividades do tipo push enfileiram o produto antecipadamente à demanda. Isso funciona da seguinte maneira: 1. o estoque chega ao armazém; 2. sua maior parte é descarregada e colocada na área de armazenagem de cargas; 3. a outra parte pode permanecer nas embalagens e ser colocada em cestas, prateleiras ou caixas na área de separação. Atividades do tipo pull só ocorrem quando o armazém recebe um pedido. Isso funciona assim: 1. o sistema de gerenciamento de armazéns gera uma lista de separação indicando as quantidades de cada item incluídas no pedido; 2. o funcionário chamado “separador”, recupera os itens na ordem em que aparecem na lista, pois é elaborada de forma que este percorra o menor trajeto possível. É importante otimizar o trajeto, pois a separação é responsável por metade dos custos de mão de obra em um armazém, e os separadores costumam gastar 70% do seu tempo indo de um local a outro para recuperar os itens; 3. o estoque, depois de selecionado, é encaminhado à sua área de montagem designada, junto com a listagem de produtos; 4. na área de montagem, outros funcionários realizam operações finais necessárias antes da entrega, como, em muitas das vezes, a rápida inspeção visual e a adição de um rótulo; 5. uma vez montado, o pedido é embalado para ser despachado. A separação de itens pequenos e leves é geralmente feita de forma manual. Quando os produtos são maiores, os separadores fazem uso de condutores, carregadoras a motor ou outros equipamentos. Em alguns armazéns, correias transportadoras movimentam o estoque encaminhando‑os automaticamente ao destino. Em outros, é utilizado o sistema de carrossel, em que os separadores permanecem parados e o estoque é levado à sua posição. Está se tornando comum efetuar a montagem final dos produtos no armazém, pois é bem mais fácil para os fabricantes a personalização do produto de acordo com a solicitação local. Nas empresas adeptas dessa prática, a área de montagem parece mais uma miniatura de fábrica do que um setor intermediário. 101 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto Certos produtos podem receber até três camadas de embalagem, conforme vemos na figura em seguida. A embalagem primária é a caixa, lata ou bisnaga ou outro recipiente que embala o produto. A embalagem secundária geralmente é uma caixa de papelão que concentra um número padrão de embalagens primárias, facilitando o manuseio. Com exceção de armazéns que realizam a montagem final, a maioria dos produtos já chega com esses dois níveis de embalagem. A terceira camada, a embalagem de transporte, é geralmente um palete envolto por espumas ou plásticos. Primária Secundária Transporte Embalagem de contenção Caixa de papelão Palete Figura 34 – Três camadas de embalagem. Taylor, 2005 (adaptada). 8.3 o sistema de distribuição de produtos O sistema de distribuição de produtos é o processo que assegura a integraçãodo fluxo de mercadorias, desde o fornecedor até a área de vendas da loja e então para o consumidor final. Um sistema de distribuição eficaz é um elemento importante da estratégia competitiva das empresas varejistas; pode influenciar a lucratividade da empresa. 8.3.1 Entrega direta – na loja ou depósito central As empresas podem adotar dois tipos de sistemas de distribuição para que os produtos cheguem dos fornecedores até seus clientes: por meio da entrega direta do fornecedor a seus clientes ou mediante centros de distribuição. Muitas empresas adotam um sistema misto de distribuição, em que parte dos produtos chega aos clientes por meio de depósitos centrais do varejista e outros produtos são entregues diretamente pelos fabricantes. 8.3.2 Centros de distribuição (CDs) Muitas empresas estão desenvolvendo centros de distribuição utilizando sistemas computadorizados de distribuição altamente automatizados que permitem expressivas melhorias no processo de abastecimento, como é o caso do Carrefour, cuja leitura propomos em seguida. Esses sistemas aperfeiçoam o sistema de controle de estoques, ajudam a implementar a reposição contínua, permitem 102 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 maior segurança e rapidez do fluxo de abastecimento e do giro dos estoques. A implementação de sistemas mais eficazes de distribuição provoca impactos significativos nos resultados de lucratividade da empresa. Exemplo de Aplicação Carrefour investe em distribuição centralizada Após os grandes investimentos na compra de sete redes de supermercados, agregando um faturamento anual de R$ 1,7 bilhões, o Carrefour está partindo para a implantação de uma estrutura de centros de distribuição. A mudança da operação de distribuição descentralizada ocorre porque a logística da empresa ficou mais complexa com a redução do tamanho das lojas e a expansão da rede em cinco Estados: Rio de Janeiro, Minas Gerais, Espírito Santo, Amazonas e Distrito Federal. Antes, o Carrefour operava somente com lojas grandes, que trabalhavam diretamente com os fornecedores. Além disso, acompanha a nova estratégia de tirar a autonomia das lojas e centralizar compras e decisões. Outro fator importante é a ampliação da variedade de mercadorias oferecidas ao consumidor. Há poucos anos o mix de produtos era composto de 15 mil itens, atualmente é de 30 mil, e a meta é chegar aos padrões europeus com 45 mil itens. Com investimentos de US$ 35 milhões, o centro de distribuição do Carrefour está localizado em um terreno de 220 mil m² na rodovia Anhanguera, ao lado do mega depósito do Pão de Açúcar, que tem suas operações centralizadas há 20 anos. Em uma primeira fase, o galpão ocupará 45 mil m² com espaço para 50 mil paletes. Entretanto, a meta é operar somente 35 mil paletes com capacidade para descarga diária de 250 veículos e carregamento de 100 carretas, atendendo São Paulo, Paraná e Mato Grosso do Sul. Em uma segunda etapa, serão incorporados mais de 35 mil m² que funcionarão como uma plataforma satélite para produtos de baixo giro e alto valor (artigos de bazar, têxteis e eletrodomésticos) destinados a todos os Estados com lojas Carrefour. Embora tenha menor capacidade de armazenamento do que o concorrente Pão de Açúcar (100 mil paletes), o Carrefour acredita que atualmente a deficiência está relacionada ao fluxo de mercadoria em vez do tamanho do depósito. Por isso, os centros de distribuição devem ser avaliados pela rapidez em descarregar os produtos dos fornecedores e pela montagem das carretas completas para abastecer as lojas. A meta do Carrefour é que um produto de grande consumo fique, no máximo, 6 dias no megadepósito e 10 dias nas lojas. Para isso, um caminhão de monoproduto, paletizado, deve ser descarregado em 12 minutos. A operação do centro de distribuição Carrefour será operada por uma joint venture entre Cotia Trading e a norte‑americana Pense Logistics. Como em outros centros de distribuição, todos os processos internos serão computadorizados, descartando a utilização de papel, e as atividades de recebimento, armazenamento e expedição de mercadorias serão controladas por rádio frequência. A agilidade dos processos logísticos reflete‑se no ponto de venda, pois reduz o tamanho necessário para estocagem de mercadorias, aumentando a superfície destinada à área de vendas. No caso do Carrefour, a área reservada para depósito em suas lojas será um décimo do espaço ocupado anteriormente. 103 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto Os investimentos na distribuição significam uma redução nos custos da cadeia de abastecimento, compartilhada pelo varejista e pela indústria, tornando os produtos mais competitivos nas gôndolas. Fonte: Parente (2000). Reflita e comente sobre esse case. ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ lembrete Um sistema de distribuição eficaz é um elemento importante da estratégia competitiva das empresas varejistas, podendo influenciar na lucratividade da empresa. 8.4 seleção e montagem do pedido Quando se recebe um pedido, seus itens devem ser retirados do depósito, agrupados e preparados para a remessa. Todas essas atividades envolvem mão de obra e transporte de produtos. O trabalho deve ser organizado de modo a fornecer o nível exigido de atendimento aos clientes com um custo mínimo. Há vários sistemas que podem ser utilizados para organizar o trabalho. Dentre eles temos os seguintes: • sistema por área: o responsável por pegar os itens circula pelo depósito selecionando itens, como um comprador faz em um supermercado. Os itens são, então, levados à área de embarque para que sejam despachados. O pedido organiza‑se sozinho, uma vez que quando o responsável pela função coleta todos os itens que está no pedido, o mesmo encontra‑se completo. Esse sistema é, geralmente, utilizado em pequenos depósitos, onde os produtos são armazenados em locais fixos; • sistema por zona: o depósito é dividido em zonas, e as pessoas que escolhem os itens trabalham apenas em sua própria área. Um pedido é dividido por zona, e cada pessoa escolhe os itens de sua zona e os envia para a área de preparação, onde o pedido é montado para a remessa. Cada pedido é manuseado separadamente: um só pedido é atendido de cada vez em uma zona. As zonas são geralmente estabelecidas por agrupamentos de peças relacionadas pelo tipo de armazenamento que exigem (por exemplo, armazenamento em congeladores) ou então pelo fato 104 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 de serem, frequentemente, pedidas em conjunto. Uma variação do sistema por zona é fazer com que o pedido vá para a próxima zona, e não para a área de preparação. Quando deixa a última zona, o pedido está pronto para remessa; • sistema de pedidos múltiplos: igual ao sistema por zona, só que, em vez de atender pedidos individuais, reúne vários pedidos, divide todos os itens por zona. As pessoas que escolhem os itens, então, circulam por sua área, selecionando todos os necessáriospara aquele grupo de pedidos. Os itens são, depois, enviados à área de preparação, onde são separados em pedidos individuais a serem remetidos. O sistema por área pode ser facilmente controlado e administrado, mas à medida que o processamento do depósito aumenta, ele passa a ter baixo rendimento. Os sistemas por zonas dividem o processo de atendimento de pedidos em várias pequenas áreas, que podem ser bem mais administradas individualmente. O sistema de pedidos múltiplos é, provavelmente, mais adequado à situação em que existem muitos itens ou vários pequenos pedidos com poucos itens. • estoques de trabalho e estoques de reserva: além dos sistemas descritos anteriormente, o estoque de trabalho e o estoque de reserva podem ser separados. Esse procedimento é adequado para quando a unidade selecionada no pedido de um cliente for uma caixa armazenada em paletes. Um palete pode ser trazido para a área de trabalho por um carrinho elevador, e as caixas podem ser retiradas dele. O estoque de trabalho é localizado perto da área de embarque, de modo que o trabalho de seleção fica reduzido. Outra força de trabalho é utilizada para repor o estoque de trabalho a partir do estoque de reserva. 8.5 Controle físico e segurança Como o estoque é composto de objetos tangíveis, eles, por vezes, são perdidos, roubados, ou desaparecem durante a noite, o que acontece nem sempre por as pessoas serem desonestas, mas esquecidas. Por isso, torna‑se necessário um sistema que apresente obstáculos aos erros ou à desonestidade das pessoas. Segundo Arnold (1998), vários elementos podem ajudar. • Um bom sistema de numeração de peças. • O acesso limitado: os estoques devem ser mantidos em locais seguros, com acesso geral limitado. Devem ficar trancados, exceto nas horas normais de trabalho. Isso é mais para garantir que pessoas não levem objetos sem completar os passos da transação do que para impedir furtos. Se as pessoas puderem passear livremente nas áreas de armazenamento a qualquer hora e pegar alguma coisa, o sistema de transação falha. • Uma força de trabalho bem treinada: não apenas o pessoal dos almoxarifados deve ser bem treinado no manuseio, no armazenamento dos materiais e no registro das transações, mas outros funcionários que interagem com os almoxarifados devem ser treinados para garantir que as transações sejam registradas adequadamente. 105 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto • Um sistema de transação simples e bem documentado: quando os produtos são recebidos, enviados ou transportados, de alguma forma, ocorre uma transação. Em toda transação, há quatro passos conforme segue: — identificar o item: muitos erros ocorrem por causa de identificações incorretas. Quando se recebe um item, deve‑se, portanto, identificar devidamente, no pedido de compra, o número da peça e da quantidade. Quando os produtos são armazenados, a localização deve ser precisamente identificada. Quando os produtos são lançados, a quantidade, a localização e o número da peça devem ser registrados; — conferir a quantidade: a quantidade é conferida por uma contagem física, mediante pesagens ou mensurações. Em algumas ocasiões, contêineres de tamanho padronizados podem ser úteis na contagem; — registrar a transação: antes que qualquer transação seja fisicamente executada, toda a informação sobre ela precisa ser registrada; — executar fisicamente a transação: transportar os produtos para área interna ou para externa de armazenamento. 8.6 intensidade da distribuição Levy (2000) considera que a intensidade da distribuição refere‑se ao número de varejistas que trabalham com uma categoria em particular. No estagio introdutório, as categorias podem ser distribuídas de forma mais ou menos intensiva, dependendo do tipo de categoria e de sua disponibilidade. Uma categoria de alta tecnologia, como os telefones celulares, estaria inicialmente disponível somente por meio de poucos varejistas. Um fabricante de nova ferramenta manual, por outro lado, quereria que essa categoria fosse distribuída de forma mais intensiva – por intermédio da maior quantidade de varejistas possível. Conforme a categoria obtém popularidade nos estágio de crescimento e maturidade, a intensidade de distribuição geralmente aumenta. Dessa forma, os telefones celulares foram disponibilizados em muitos varejistas, mas quando a categoria entrar em declínio, menos varejistas se interessarão em estocá‑la por causa da diminuição da demanda. Sendo assim, a gestão dos estoques também sofre forte influência da intensidade de distribuição. saiba mais Acesse o site e conheça a Associação Brasileira de Logística: <http:// www.aslog.org.br/novo/>. Acesso em 09 abr. 2012. 106 Unidade IV Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 resumo Neste último capítulo, você viu qual é o objetivo principal da classificação de materiais e como ordená‑los agrupando‑os de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade. Viu também que é possível simplificar os controles e facilitar os procedimentos de armazenagem e de operação de um armazém, com o uso de um sistema de codificação, o código de barras, e todas as outras etapas complementares até a sua etapa final. Ao final desta disciplina, você teve então a oportunidade de ver as várias etapas sequenciais que envolvem a preparação de um pedido, assegurando a integração do fluxo de mercadorias desde o fornecedor até a área de vendas da loja, e então ao consumidor final. exercícios Questão 1. (prova de concurso para engenheiro de produção da Companhia de Águas e Esgotos do Rio Grande do Norte (Caern), 2010). A respeito da gestão da cadeia de suprimentos, analise as afirmativas a seguir: I. Para se implementar a gestão da cadeia de suprimentos, é necessário haver uma filosofia compartilhada por todas as empresas constituintes, reunindo valores, crenças e ferramentas que possibilitem a identificação das implicações sistêmicas das atividades envolvidas na administração dos fluxos compreendidos. II. Um de seus componentes é o planejamento de redução de custos e a gerência de desempenho. III. A gestão da cadeia de suprimentos exige sinergia e dinamismo entre as atividades internas e externas de uma empresa. Assinale: A) Se nenhuma afirmativa estiver correta. B) Se todas estiverem corretas. C) Se apenas I e II estiverem corretas. D) Se apenas I e III estiverem corretas. 107 Re vi sã o: L ua nn e - Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 21 /0 5/ 20 12 Planejamento e oPeração Por Categoria de Produto E) Se apenas II e III estiverem corretas. Resposta correta: alternativa B. Análise das afirmativas Afirmativa I: correta. Justificativa: como sugere a afirmativa, a gestão de cadeia de suprimentos deve ser pensada de forma estratégica e sistêmica. Afirmativa II: correta. Justificativa: um dos grandes objetivos da gestão de cadeia de suprimentos é a redução de custos e o gerenciamento de estoque por desempenho no uso dos materiais. Afirmativa III: correta. Justificativa: a gestão da cadeia de suprimentos requer forte imbricação entre atividades internas e externas à empresa. Questão 2. Devido ao aumento considerável dos materiais utilizados nas empresas e às exigências de novos produtos pelos consumidores, a classificação, o cadastro e a codificação de materiais representam importantes aspectos a serem considerados quando do estudo da gestão de materiais. Sobre o assunto, indique a alternativa correta. A) O objetivo da classificação de materiais é a catalogação, a simplificação, a especificação,a normalização, a padronização e a codificação de todos os materiais componentes do estoque de uma empresa. B) O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números, e permite quantidade de itens em estoque inferior àquele possibilitado pelo sistema alfanumérico. C) O sistema denominado Federal Stock Number (FSN) é estruturado em cinco partes: grupo, classe, número de identificação, dígito de controle e classificação individualizadora. D) A introdução da leitura de código de barras na saída de material revolucionou o sistema de codificação e o reconhecimento de materiais, embora tenha gerado elevação nos custos operacionais das empresas. E) A modalidade de código de barras EAN‑8 é utilizada em embalagens que possuem espaço limitado, que, devido a isso, apresentam data de fabricação do produto. Resolução desta questão na plataforma. 108 REFERÊNCIAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 1998. BATALHA, M. O.; MILANEZE, K. L. N. Aplicação da ferramenta de gerenciamento por categorias em uma empresa de atacado. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2003_TR0707_0115. pdf>. Acesso em 9 de abril de 2012. BERTÁGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2003. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. CHING, H. Y. 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Disponível em: < http://public.inep.gov.br/enade2009/ TECNOLOGIA_PROCESSOS_GERENCIAIS.pdf>. Acesso em: 26 abr. 2012. 110 Unidade II – Questão 2 (adaptada de): INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDOS E PESQUISAS EDUCACIONAIS ANÍSIO TEIXEIRA (Inep). Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes (Enade) 2011: Tecnologia em Gestão da Produção Industrial. Questão 33. Disponível em: <http://download.inep.gov.br/educacao_ superior/enade/provas/2011/TECNOLOGIA_EM_GESTAO_%20DA_PRODUCAO_INDUSTRIAL.pdf>. Acesso em: 26 abr. 2012. Unidade IV – Questão 1: FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS (FGV). Concurso da Companhia de Águas e Esgotos do Rio Grande do Norte (Caern) 2010: engenheiro de produção. Questão 46. Disponível em: <http://www.fgv.br/fgvprojetos/concursos/caern10/provas/caern/Caern_NS_ENGPRODUCAO_TIPO1. pdf>. Acesso em: 26 abr. 2012. 111 112 113 114 115 116 Informações: www.sepi.unip.br ou 0800 010 9000
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