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1 2 Introdução O Departamento Pessoal é uma das áreas mais impor- tantes de uma empresa, pois é ela que faz a gestão do quadro de funcionários e trata de todas as obrigações trabalhistas. Muitas vezes, principalmente para quem está começando, surgem muitas dúvidas rela- cionadas a área de DP, e por isso, preparamos um GUIA COMPLETO E DEFINITIVO para esclarecer todas as suas dúvidas, além de trazer várias dicas de como se destacar na área e ser um profissional de sucesso. Vamos lá? 3 Como iniciar na área de Departamento Pessoal? A fase inicial de toda carreira é marcada por muitas dúvidas e dificul- dades de ingressar no mercado de trabalho. Com a área de DP não seria diferente, principal- mente para quem é recém formado e não tem muita experiência na área. Por isso, seguem 3 dicas que podem te ajudar a iniciar na carreira de DP. 1 - FAÇA UMA ANÁLISE DO MERCADO DE DP Faça uma pesquisa sobre como está o mercado na área de DP, analisando a média salarial para a região onde você se encontra e onde conse- guir as melhores vagas. 2 - FAÇA NETWORKING Para quem está come- çando é muito importante ampliar os seus contatos conhecendo outros profis- sionais da área de DP. Então, procure fazer contatos e parcerias com outros profissionais da área para que você tenha cada vez mais conhecimento e consiga oportunidades. 4 3 - FAÇA SEU MARKETING PESSOAL Fazer Marketing Pessoal é fundamental para quem está começando em qual- quer área. Por isso, mostre que você conhece a rotina do DP utilizando todo o conhecimento adquirido com cursos, treinamentos e palestras que você tenha participado. Comece comparti- lhando nas suas redes sociais conteúdos e notí- cias relacionadas ao DP. Assim, você mostrará que está antenado na área. Além disso, compartilhe dicas simples sobre o que você está estudando. Essa também é uma forma de fixar na memória o que você aprendeu. 5 Como se destacar? Todo profissional deseja se destacar na sua área de atuação e ser reconhecido e valorizado pelo mercado. Para conseguir tal destaque na área de DP, além do conhecimento técnico em legislação trabalhista, cálculos e outras rotinas, o profis- sional de DP precisa apresentar algumas competências específicas que são essenciais para o desempenho do seu trabalho, tais como: 1 - SER ORGANIZADO A quantidade de informações e números que o profissional de DP lida diariamente é muito grande, além de integrar centenas de dados essen- ciais para a empresa. Por isso, alinhar processos e classificar demandas como diárias, semanais, mensais, semes- trais e anuais é muito importante, pois ser orga- nizado é o primeiro passo para ser eficaz. 2 - SER CONCENTRADO Ser concentrado e ter atenção nos detalhes é uma competência funda- mental para o profissional de DP. Por ele ser responsável por tarefas essenciais para o funcionamento da empresa e relação traba- lhista entre empregador e 6 empregado, concentração e atenção nos detalhes é fundamental para evitar que erros sejam cometidos. 3 - SER ESCLARECEDOR É essencial que o profissional saiba trans- mitir para a empresa, de forma clara e assertiva, suas demandas e seus processos, assim como saber esclarecer possíveis erros ou dúvidas dos funcionários ou ainda, para solucionar problemas atípicos. 4 - SER NEGOCIADOR O DP, em geral, centra- liza a gestão de diversos fornecedores, como vales- -refeição, seguros e outros benefícios que variam de uma empresa para outra. Por isso, a capacidade de negociação é indispen- sável, já que o DP, como área estratégica, deve ser o gerenciador destes serviços para otimizar os investimentos e identi- ficar oportunidades. 7 5 - SABER GERIR O TEMPO A competência de gestão do tempo é impres- cindível para evitar sobre- carga, estresse e erros. 6 - MANTER-SE ATUALIZADO Estar sempre atualizado com todas as mudanças e acontecimentos que ocorrem na área de DP é outra competência fundamental, visto que é uma área que está em constante evolução, seja por alteração ou atuali- zação na legislação ou por mudança no quadro de colaboradores. Para isso, uma dica, é sempre tirar uma hora do dia para ler notícias e assistir jornais, para assim, manter-se sempre atualizado. 7 - BUSCAR POR CONHE- CIMENTO CONTÍNUO É crucial que o profis- sional de DP busque por aprendizado contínuo. Ter cada vez mais espe- cializações na área de atuação é essencial para se destacar no mercado de trabalho. Por isso, se você tem pouco conhecimento ou dificuldade em uma determinada atividade de DP, se dedique a aprender mais sobre ela. Procure por treina- mentos e cursos que possam trazer mais conhe- cimento e agregar valor a sua vida profissional. 8 Como ser um profissional de sucesso na área de DP? Um bom profissional de DP precisa além das competências mencio- nadas acima, algumas habilidades que, além de facilitar a rotina de trabalho, contribuem para o seu sucesso na carreira. Veja a seguir as princi- pais habilidades: 1 - DOMINAR TODOS OS PROCESSOS DO DP Leis e normas traba- lhistas, atividades peri- ódicas e não periódicas, declarações anuais e eSocial, são apenas algumas das práticas que o profissional de DP precisa dominar. Caso contrário, a falta de prática faz com que os processos anteriores não sejam bem executados, podendo causar inúmeros prejuízos para empresa e para os colaboradores. Infelizmente só uma graduação não é sufi- ciente para aprender toda a rotina do DP. Por isso, ter uma boa performance na área e consequente- mente sucesso na carreira, depende da sua experi- ência prática. E para isso, é necessário contar com um curso espe- cializado que te ensine o passo a passo de todos os procedimentos e que te 9 permita executar todas as atividades com segurança e qualidade. 2 - SABER TRABALHAR EM EQUIPE No dia a dia, o profis- sional de DP precisa de outros colaboradores atuando em equipe para que todas as etapas de trabalho se concluam. Saber lidar com prazos, normas e prestar auxílio aos colegas são aspectos importantíssimos para a rotina do setor. De modo que a habi- lidade de trabalhar em equipe beneficie a todos, tornando o ambiente laboral mais agradável e motivador para toda a equipe. 3 - SER COMUNICATIVO Saber se comunicar de forma assertiva é uma habilidade indispensável do profissional de DP. E para tal, é preciso que o profissional tenha conhe- cimento e prática sufi- cientes a respeito daquilo que está fazendo, para que se sinta seguro na hora de se comunicar. 10 As atividades do setor de Departamento Pessoal são baseadas em leis, normas e prazos que devem ser rigorosamente cumpridos. Veja a seguir as princi- pais atividades que fazem parte da rotina do profis- sional de DP: ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS Admitir novos funcio- nários envolve alguns trâmites legais, e é papel do DP cuidar para que tudo saia de acordo com a lei. A parte mais importante desse processo é a forma- lização da admissão. Para isso, é necessário fazer a solicitação de docu- mentos, a qualificação cadastral e a admissão no social, respeitando os prazos e com muita atenção para não errar. Além disso, também é necessário encaminhar o novo colaborador para realização do exame admissional, incluí-lo no relógio de ponto, no sistema de folha de paga- mento (se houver) e orien- tá-lo sobre as condições da contratação. DEMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS O profissional de DP também cuida das demis- sões e desligamentos e assim como nas admis- Atividades do dia a dia do DP 11 sões, é importante que as leis sejam cumpridas. Sempre que elas acon- tecem, é necessário seguir com todo o processo de rescisão contratual e as principais tarefas são: identificar o tipo de rescisão, calcular as verbas rescisórias, enca- minhar o colaborador para realização do exame demissional, realizar o pagamento das verbas rescisórias einformar o desligamento ao eSocial. CONTROLE DE HORÁRIOS Outra atividade rotineira do DP é controlar os horá- rios dos funcionários. Além de conferir se os colaboradores estão cumprindo com o horário de trabalho acordado em contrato, com esse controle é possível calcular horas extras ou ausentes do trabalhador, e a partir disso, calcular as devidas remunerações. 12 FOLHA DE PAGAMENTO A administração da folha de pagamento é um dos processos mensais mais trabalhosos do DP. Nessa rotina, é feito o controle e cálculo dos pagamentos dos salá- rios, incluindo eventuais adicionais (horas extras, adicional noturno, pericu- losidade e etc.), descontos (faltas, atrasos, adianta- mentos e etc.) e a trans- missão em sistemas como Conectividade Social, eCAC e eSocial. É sem dúvidas, um trabalho minucioso que requer muita atenção, já que qualquer erro pode causar prejuízos para a empresa e para o trabalhador. CONTROLE DE IMPOSTOS/ CONTRIBUIÇÕES Recolher encargos como INSS, FGTS, IRRF, entre outras contribuições, também é obrigação do profissional de DP. Esse controle garante tranquilidade à empresa e ao empregado, que se mantém dentro da lei e com seus impostos pagos. CONTROLE DE FÉRIAS Fazer o planejamento das férias dos funcionários requer um trabalho logís- tico e de muita atenção. Controlar o período aquisitivo e concessivo, definir período de gozo e realizar o cálculo das férias é preciso muito planeja- mento e programação. 13 Além de que as datas devem atender tanto às necessidades da empresa quanto às do colaborador. É papel do DP fazer esse planejamento para que as equipes não fiquem defa- sadas e que o período de férias seja conciliável com os planos do trabalhador. CONTROLE DE LICENÇAS/ AFASTAMENTOS E, também é obrigação do profissional de DP fazer o controle de atestados, gestão de afastamentos por doença ou acidente de trabalho e de licenças como maternidade, paternidade entre outros afastamentos. Ele recebe os devidos documentos, integra-os com a folha de pagamento e faz o contato com órgãos responsáveis. Portanto, as rotinas do setor de Departamento Pessoal são bastante específicas e minuciosas, o que demanda tempo, atenção e atualização constante dos profissio- nais que atuam na área. 14 Principais responsabilidades do DP De forma mais objetiva, o profissional de DP é responsável por: • Atividades não Periódicas (que podem ocorrer ao longo do mês). Exemplo: admissão, demissão e afastamentos. • Atividades Periódicas (mensais). Exemplo: Elaboração da folha de pagamento, gestão de benefícios, recolhimento de encargos - INSS/FGTS/ IRRF e gestão do eSocial. • Atividades Anuais. Exemplo: Programação de férias, 13º salário (1ª e 2ª parcelas) e envio de decla- rações como DIRF e RAIS. Além disso, o profis- sional também é respon- sável por preparar docu- mentações para certidões negativas, apuração dos impostos devidos e nego- ciar acordos com sindi- catos para desenvolvi- mento de ações que levam à redução e prevenção de passivos trabalhistas. 15 Principais erros no DP Como percebido acima, a prática relacionada ao Departamento Pessoal requer alguns conhe- cimentos específicos e essenciais para que seja possível realizar as funções vitais do setor. Quando há falta de conhecimento e prática na área, é comum acontecer alguns equívocos. Porém, alguns erros podem trazer grandes prejuízos tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. A seguir, segue uma lista dos principais erros cometidos pelos profis- sionais de DP. FALTA DE PROCESSOS DEFINIDOS É fundamental que o profissional de DP tenha de forma clara e objetiva cada uma de suas tarefas, regras e prazo, além de ter o hábito de fazer um acompanhamento para evitar retrabalho, atrasos e o não cumprimento das obrigações legais. FALHA NA GESTÃO DE DOCUMENTOS O DP é responsável por informações extre- mamente importantes da empresa e dos colabora- dores, e por isso, conferir documentos e relatórios é uma tarefa indispen- sável, a fim de evitar erros que atrapalhem a rotina 16 do setor e cause “dor de cabeça” para ambos. FALTA DE CONTROLE DE HORÁRIOS, FÉRIAS E AFASTAMENTOS Como visto, é função do DP fazer o controle de horários, férias e outros afastamentos que precisam de monitora- mento contínuo, pois esse descontrole pode preju- dicar consideravelmente o rendimento dos colabo- radores e os resultados da organização. NÃO CONSULTAR LEGISLAÇÃO, MANUAIS DE OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS E DOCUMENTOS LEGAIS Não consultar a legis- lação, manuais e docu- mentos legais podem trazer inúmeros erros dentro das rotinas e processos do DP, já que a Legislação Traba- lhista, Convenções Cole- tivas, Tributação e o relacio- namento com as Entidades Governamentais, estão em constantes mudanças e atualizações. 17 NÃO CALCULAR CORRETAMENTE A FOLHA DE PAGAMENTO Um dos principais erros cometidos pelos profissionais de DP é calcular incorretamente os proventos, descontos, benefícios adicionais e impostos a serem reco- lhidos. Esse erro é um dos ativos que mais geram processos trabalhistas, além de impactar direta- mente na marca empre- gadora e saúde financeira da empresa. NÃO SE ATENTAR AOS ENVIOS PARA O ESOCIAL É importante se atentar a informações/eventos enviados ao eSocial. É muito importante conferir todas as informações enviadas, pois deixar de retificar (corrigir) infor- mações, podem trazer inúmeros prejuízos para o empregador e empregados. NEGLIGENCIAR OS EXAMES OCUPACIONAIS O exame médico peri- ódico tem previsão legal, assim como os exames admissional, demissional e de retorno ao trabalho. Esses exames, por diversos motivos, muitas vezes são deixados de lado, o que pode levar a multas e atuação junto aos órgãos fiscalizadores, além de aumentar os passivos trabalhistas, já que a empresa perde o controle sobre a saúde de seus colaboradores. 18 FALTA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Sem dúvidas, a falta de tecnologia pode contri- buir para todos os erros anteriores, pois a implan- tação de um sistema de informação consolidado permite mais visão e monitoramento de todos os processos e rotinas de DP. Portanto, é de suma importância que no setor de Departamento Pessoal tenha profissionais quali- ficados para realizar todas as rotinas e obrigações da área, garantindo assim que a Legislação Trabalhista seja cumprida e que even- tuais erros sejam evitados. 19 Salário médio O salário médio dos profissionais de DP podem variar dependendo da região, do porte da empresa e do nível hierárquico em que o profissional se encontra. Confira a seguir a média salarial nacional: Gerente de DP = R$ 5.045,97 Coordenador de DP = R$ 3.487,49 Supervisor de DP = R$ 3.332,55 Analista de DP = R$ 2.606,22 Assistente de DP = R$ 1.919,89 Auxiliar de DP = R$ 1.550,90 Estagiário de DP = R$ 998,40 Aprendiz de DP = R$ 899,17 Fonte: catho.com.br 20 Empreendedorismo e o Departamento Pessoal A prestação de serviços de Departamento Pessoal é ampla e pode oferecer diferentes alternativas de carreira. O DP pode ser formado por profissionais tercei- rizados e os serviços para quem quer empre- ender na área são os mesmos mencionados anteriormente. 21 Serviços que podem ser oferecidos pelos profissionais de DP Serviços que podem ser oferecidos: • Gestão de processos de admissão e demissão de funcionários; • Gestão da folha de pagamento e encargos trabalhistas; • Gestão de benefícios; • Gestão de férias, licenças, folgas e outros afastamentos em geral; • Gestão do eSocial • Gestão das decla- rações e obrigações acessórias; • Gestão dos contratos de trabalho e das rela- ções entre empregador e empregado. 22 Quanto cobrar? Para calcular o preço médio dos serviços de DP é necessário levar em consideração alguns fatores. Primeiramente é neces- sário avaliar despesas como: • Internet • Telefone• Sistema de folha de pagamento • Serviços de cópia, digitalização, encader- nação, entre outros • Aluguel de escritório (se houver) • Funcionários (se houver) • Luz • Água • Outras despesas gerais. Além disso, deve ser avaliado o porte da empresa, quantidade de funcionários que fazem parte da folha de paga- mento, o tempo dedicado a cada cliente, entre outros fatores, para assim, definir o valores a serem cobrados. Porém, além de calcular o preço dos serviços, é primordial demonstrar valor ao cliente. Isso signi- fica que ele receberá um serviço diferenciado e de qualidade. 23 Checklist completo para se tornar um profissional especializado e conquistar seu espaço no mercado de DP 1 - ESCOLHA UMA FORMA DE APRENDER Adquirir cada vez mais conhecimento faz com que você tenha propriedade e segurança em tudo que faz. Por isso, procure aprender a cada dia mais. Busque por treinamentos e cursos que possam trazer mais conhecimento, prática e valor a sua vida profissional. A formação DEPAR- TAMENTO PESSOAL NA PRÁTICA é uma forma simples e rápida de alcançar todos os seus objetivos profissionais. Trata-se de um curso especializado e completo com tudo que você precisa saber para dominar as rotinas do DP. É um pacote de anos de experiência, com inúmeras vídeo aulas práticas, mate- rial complementar e muito conhecimento disponível para você. Tudo que você precisa para se tornar um profis- sional especialista em Departamento Pessoal e eSocial. 24 2 - ORGANIZE SEUS ESTUDOS Ser organizado é uma competência fundamental para um profissional de DP. Então comece organi- zando os seus estudos. • Entenda a sua rotina; • Organize seus horários; • Crie um calendário; • Tenha um espaço dedicado ao estudo; • Afaste as distrações. 3 - TREINE (FAZENDO) O QUE ESTÁ APRENDENDO Não basta aprender, é preciso fazer na prática! A prática do "aprender fazendo" se encaixa em tudo em nossa vida. Com a rotina de DP não seria diferente. Para se tornar um especialista naquilo que faz, você realmente precisa praticar o que está aprendendo, pois a aprendizagem só se torna efetiva quando há um misto de teoria e prática. Mas como mostrar o que estou aprendendo se ainda não tenho espaço no mercado? Leia o seguinte tópico. 25 4 - COMECE COM PEQUENOS SERVIÇOS Ser um profissional DP em início de carreira tem muitos desafios. Mas para começar, mesmo antes de conseguir um emprego, mostre o que você aprendeu, ofere- cendo pequenos serviços que te darão mais prática e ajudarão a resolver desa- fios que só temos ao fazer. Você pode começar oferecendo um mape- amento dos processos- -chave, como admissão, controle de horas extras, faltas e férias, por exemplo. Além disso, você pode oferecer um diagnóstico de novas ideias, soluções e propostas de melhoria para a área. Lembrando que acompanhar todas as mudanças e aconteci- mentos que ocorrem na área de DP é fundamental. Para isso, uma dica é sempre tirar uma hora do dia para ler notícias e assistir jornais, para assim, manter-se sempre atualizado e oferecer os melhores serviços. 26 Como ser um profissional diferenciado? 1 - BUSQUE SEMPRE MAIS O maior segredo para ser um profissional dife- renciado é não parar de buscar conhecimento. Por isso, mergulhe na área de DP. É fundamental permanecer nos estudos, aprender coisas novas e transformar o conheci- mento em prática. Converse com pessoas que possam lhe acres- centar visões ou dicas de aperfeiçoamento na área e aprenda com a vivência e os bons exemplos dos profissionais que você admira. Busque sempre mais! Busque sempre estar em uma posição melhor, afinal estabilidade não existe e quanto mais você sabe mais valor (e consequente- mente salário) terá. 2 - FAÇA MAIS DO QUE ESPERAM DE VOCÊ O sucesso exige um querer e um fazer. Mas esse fazer, para ser destaque, necessita ser um fazer diferenciado. Um profissional dife- renciado é aquele que sempre tem alguma coisa a mais para oferecer. Além das atividades rotineiras do DP, ofereça 27 também uma consultoria, contribuindo com novas ideias e propostas de melhoria. Para mais, você pode auxiliar com tendências do mercado e formas de melhorar a relação entre empresa e seus empregados. Surpreenda em fazer algo que ninguém espera. Quem faz o plus diferen- cial ganha respeito, admi- ração e fidelidade. 3 - NÃO TENHA MEDO DE OUSAR A ousadia pode ser muito bem recompensada no trabalho. O mundo corporativo precisa cada vez mais de profissionais inova- dores e ousados em sua profissão. E no DP não seria diferente. Seja ousado, busque sempre por coisas novas, não se canse de aprender. Não tenha medo de fazer o diferente, de testar o que ninguém ainda ousou. Busque meios e formas de melhorar e se rein- ventar sempre. Busque dentro de si a sua melhor performance! 4 - SEJA EMPREENDEDOR Ser empreendedor, mesmo que em tempo parcial, é sempre uma alternativa! 28 Os profissionais do futuro são os que sempre aprendem coisas novas, que buscam novos conhecimentos e que se arriscam. Aliás, é possível empreender na carreira de DP, mesmo sendo um profissional CLT. Ter o “sentimento de dono” da própria carreira te permite enxergar novos horizontes e oportuni- dades. Afinal, a postura empreendedora revela competências capazes de te levar ao sucesso profissional e realização pessoal. 29 Já pensou em trabalhar na área de Departamento Pessoal? Acha que é complicado aprender tantas atividades, regras e leis? Ou pensa que irá levar anos para conseguir ter todo esse conhecimento? Independente do conhe- cimento que tenha e do nível profissional que se encontra, temos a solução definitiva para você alcançar seus objetivos profissionais de forma simplificada, rápida e objetiva. 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