TCC - SEC ESCOLAR - Modelo aluna Danielly

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A ATUAÇÃO PRÁTICA DO TÉCNICO EM SECRETARIA ESCOLAR
ALUNA: DANIELLY OLIVEIRA COELHO DANTAS 
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Centro de Ensino e Treinamento Aplicado a Profissionais (CETAP) como requisito parcial à obtenção do título de Técnico em Secretaria Escolar. 
NITERÓI – RIO DE JANEIRO
OUTUBRO – 2021
AGRADECIMENTOS 
Agradeço primeiramente a Deus pela minha vida, por cuidar de mim, por todas as bençãos e sempre guiar meus passos no caminho do bem. 
Agradeço aos meus pais por todo o cuidado, amor e instrução a mim ofertados pra que eu me tornasse o melhor dos dois. 
Agradeço ao meu esposo por ser um parceiro de vida, por estar presente em todos os momentos bons e de desafios, pela paciência, amor e zelo. 
Agradeço a Equipe Infanzia, as minhas duas diretoras Danielle Santos Klein, e Karla Righetto por me proporcionarem aproveitar dos conhecimentos e da experiência deste curso. 
E minha gerente administrativa Eliane Félix por ser um exemplo de profissional e pessoa a ser seguido, por acreditar no meu potencial, no meu trabalho e me incentivar a desenvolver-me profissionalmente. 
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 
 DESENVOLVIMENTO 
1. APRESENTAÇÃO DA ESCOLA INFANZIA. 
2. APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA ONDE TRABALHA 
3. APRESENTAÇÃO DAS RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO ESCOLAR DE ACORDO COM O REGIMENTO ESCOLAR 
4. ANÁLISE CRÍTICA DA COMUNICAÇÃO E SEU FLUXO, FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO (ORIGEM DA INFORMAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO E GUARDA.) 
5. ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS REALIZADOS NO SETOR. 
T1. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS 
T2. PROTOCOLOS E ARQUIVOS 
T3. TÉCNICAS SECRETARIAIS 
T4. ATENDIMENTO A LEGISLAÇÃO 
T5. PARTICIPAÇÃO NA GESTÃO DA ESCOLA 
T6. SUGESTÃO DE MELHORIAS 
6. CONCLUSÃO 
7. REFERÊNCIAS 
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - Fachada da Escola Infanzia
FIGURA 2 - Entrada da Escola Infanzia
FIGURA 3 - Secretaria da Escola Infanzia ………………………………………….
FIGURA 4 – Organograma da Escola Infanzia …………………………………
FIGURA 5 – Mesa da Secretária Escolar
FIGURA 6 - Armários de arquivos da secretária da Escola Infanzia 
RESUMO
O presente artigo tem como finalidade a reflexão sobre o funcionamento da Instituição de Ensino Infanzia Educação Infantil Ltda, e sobre a função da secretária Escolar, baseado em minha visão e atuação prática como auxiliar de secretaria escolar e como futura técnica em secretaria escolar. Meu objetivo é realizar uma análise de como a prática do cotidiano se encaixam nos ensinamentos dados pelo CETAP para adquirir o diploma em técnica em secretaria escolar. A problemática apresentada nesta pesquisa norteia tais questionamentos, e demonstram como a teoria pode influenciar e ser um recurso no dia a dia de um técnico em secretaria escolar. 
Palavras-chave Secretária Escolar Técnica em secretaria Escolar. 
INTRODUÇÃO
Dentro do meio em que estamos inseridos, desde muito cedo somos incentivados a desenvolver habilidades, competências e aprendemos lições de cidadania para conviver em sociedade. Dentro das atividades escolares a criança é moldada a realizar atividades que a preparam para as próximas fases acadêmicas. São necessários vários processos educativos para formar este cidadão(a), que futuramente prestará serviços utilizando desses recursos desenvolvidos em troca de pagamentos e assim possa viver dignamente dentro dos padrões estabelecidos, conforme o investimento realizado nesta formação. E essa fantástica fonte de conhecimentos fica localizada geralmente onde chamamos de “Escola”. 
Dentro de uma instituição escolar, a estrutura é como uma empresa como qualquer outra, porém o serviço oferecido é a educação. São necessárias pessoas qualificadas para passar seus conhecimentos para as gerações futuras, que serão a composição do futuro pouco distante. Cada setor tem os seus respectivos colaboradores, trabalhando como engrenagens para o pleno funcionamento da organização, dentre eles estão diretores, coordenadores, professores, gerência, secretaria, zeladoria, nutricionistas, cozinheiros, porteiros e prestadores de serviços. 
Dentro do setor administrativo, figura alvo desta pesquisa, temos a secretaria da escola, esta, funciona como porta de entrada de contato família escola. É o setor responsável por apresentar as novas famílias o espaço físico da escola através das visitas pré agendadas por telefone, é onde são fornecidas informações como valores de mensalidades, horários oferecidos, prestar informações sobre as aulas especializadas disponibilizadas aos alunos, confecção de carnês, boletos de mensalidade junto ao banco, recebimento e organização das documentações em pastas no arquivo, solicitar documentos da família, tais como do responsável financeiro e do responsável pedagógico, também dos responsáveis que serão autorizados a retirar o aluno ao final das atividades diárias, dentre outros. 
Neste ambiente que é tão importante, são organizadas e guardadas as documentações dos alunos, dos pais e familiares, em algumas escolas onde não há o setor de RH, também a documentação dos funcionários. Este cargo é assumido geralmente por um secretário(a) Escolar, por isso, torna-se um cargo de muita responsabilidade, e prudência, visto que o funcionário(a) está lidando com informações sobre a vida pessoal das pessoas. Este cargo comumente é assumido por pessoas sem formação. Sem tais ciências das reais atribuições, como funcionam os protocolos, legislações e muitas vezes responsabilidade ética, em tratar-se do gerenciamento da informação levando a um trabalho por muitas vezes satisfatório mas sem o conhecimento técnico sendo incapaz de englobar todas as atribuições que o cargo exige. 
Desta forma, observaremos no seguinte estudo qual a importância da formação do profissional em técnico em secretaria Escolar, e que benefícios esta qualificação beneficia a escola no cotidiano, como o técnico se atualiza e como utiliza as legislações em favor da instituição. No presente estudo, abordarei como é o funcionamento cotidiano na secretaria da escola de Educação Infantil e fundamental Infanzia, local onde trabalho há dois anos. 
Trabalho como auxiliar de secretaria da Instituição de ensino há pouco mais de dois anos, e este período foi de grande aprendizado e desenvolvimento profissional, Visto que concluo em 2022 o curso de pedagogia, buscava um trabalho voltado para o setor da Educação, e me encontrei no setor administrativo da instituição realizar o meu trabalho como uma peça fundamental para o funcionamento da instituição. Minhas atribuições da secretaria me capacitaram a realizar algumas atividades administrativas em relação aos processos básicos da secretaria, auxiliando a gerência e a gestão, porém sendo necessário uma secretária Escolar para aprofundamento das exigências da instituição e órgãos, fui buscar também a formação de secretária escolar para prosseguir com atividades imprescindíveis ao cargo. 
A apresentação será em tópicos para melhor organização das informações. 
No tópico 1 abordarei o objeto de estudo, a escola Infanzia Educação Infantil Ltda, realizando a apresentação da instituição e valores que a mesma prioriza. 
No tópico 2 apresentarei a secretaria onde trabalho e onde são recebidas e geradas a maior parte da documentação escolar. 
No tópico 3 Informarei quais são as responsabilidades do secretário escolar de acordo com o regimento escolar. 
No tópico 4, demonstrarei uma análise crítica da comunicação e seu fluxo, funcionamento do sistema de informação, distribuição e guarda. 
No tópico 5 Realizarei uma análise crítica dos processos realizados no setor.
Trazendo também de forma sucinta como são realizadas a produção de documentos e correspondências, como são formulados os protocolos e arquivos, 
técnicas secretariais, atendimento a legislação, participação na gestão da escola e quais são as sugestões de melhorias. 
1 – APRESENTAÇÃO DA ESCOLA INFANZIA EDUCAÇÃO INFANTIL LTDA. 
A escola Infanzia é uma instituição de ensino em constante reflexão e transformação. Idealizada e criada a partir da visitação de escolas situadas no norte da Itália, em Reggio Emília,baseia-se na abordagem pedagógica de Loris Malaguzzi, sócio construtivista. 
As instalações são inspiradas nos elementos das escolas italianas, contando com salas amplas interligadas, paredes com vidros, plantas elementos naturais e materiais não estruturados potencializando o aprendizado de qualidade na primeira infância. 
Uma escola que proporciona a construção da identidade tendo como princípio a escuta, a coletividade a autonomia, a transparência, a cooperação, a sustentabilidade, o respeito ao próximo, respeito as diferenças e conhecimento. Infanzia significa Infância em italiano, trás em suas raízes a convicção de que o trabalho com a criança deve considerar toda a sua potencialidade, criatividade, autoria e protagonismo em seu processo de aprendizagem. 
 Com o intuito de oferecer a primeira etapa da educação básica, como definida na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (1996), a instituição que atende a Educação Infantil e Ensino fundamental de 1º ao 5º ano do primeiro seguimento de ensino, tem o compromisso de desenvolver integralmente atividades com crianças regularmente matriculadas como dita as Diretrizes Curriculares Nacionais para a Educação Infantil (2010) “ a proposta pedagógica das instituições de Educação Infantil deve ter como objetivo garantir à criança acesso a processos de apropriação, renovação e articulação de conhecimentos e aprendizagens de diferentes linguagens, assim como o direito à proteção, à saúde, à liberdade, à confiança, ao respeito, à dignidade, à brincadeira, à convivência e à interação com outras crianças” (p.18).
Imersão na Língua Inglesa.
A Escola Infanzia oferece aos alunos a disciplina especializada da língua Inglesa, dentro da grade curricular os educandos possuem essa aula duas vezes na semana, a escola possui esse projeto onde os pais podem optar por contratar no horário de 10:30 ao meio dia, as aulas diárias de segunda a sexta, com uma professora graduada na língua. Na Educação infantil as atividades são lúdicas e envolvem os alunos através de brincadeiras e conversação. O coordenador do bilíngue orienta as professoras sobre os conteúdos dados diariamente. Dentro da Educação infantil existem atividades, porém ainda não são realizadas atividades avaliativas. No Ensino fundamental, a abordagem também é baseada na ludicidade mas também tem momentos em que são realizadas atividades avaliativas. 
Aula de música. 
A Instituição oferece aos alunos a aula especializada de música desde o berçário até o Ensino Fundamental. 
Na Educação Infantil, as aulas são mediadas por uma professora, e no Ensino fundamental as aulas são mediadas por um professor. Ambos são músicos formados e com graduações comprovadas. As crianças sentem-se envolvidas na aula, participam e conhecem diferentes instrumentos musicais, é uma aula muito bacana e que diferencia a Escola Infanzia por valorizar a aula como uma forma de ampliar os conhecimentos dos alunos e a oferecer dentro da grade curricular. 
Aula de Artes. 
As aulas de artes são ministradas uma vez na semana para as turmas a partir do Ensino Fundamental, uma professora especializada dá essa aula como disciplina obrigatória do currículo. As crianças do fundamental são desafiadas com as atividades, onde desenvolvem a criatividade, a valorização das artes como meio de expressão e pensamento crítico. 
Dentro da Educação Infantil a disciplina é trabalhada dentro do projeto pedagógico da escola, as professoras desenvolvem com as crianças diversas atividades onde são reunidas em um portfólio que será entregue aos pais.
Horários.
Os horários ofertados na Escola Infanzia são de período integral, de 07 às 19 horas, de 08 às 19 horas, de 09 às 19 horas. O período parcial da escola é somente no horário vespertino, de 13 às 17 horas, e 13 às 18:30.
Nutrição. 
Dentro do horário contratado está incluso a alimentação na instituição de acordo com a carga horária. Acompanhados por uma nutricionista que orienta a equipe da cozinha, são preparados quatro refeições diariamente, colação (café da manhã leve) almoço, lanche e jantar. Não sendo necessário para as famílias preocuparem-se com a alimentação. A profissional solicita no ato da matrícula uma anamnese alimentar para conhecer um pouco sobre os hábitos de alimentação das crianças e caso hajam restrições trabalhar em cima desse plano, realizando adaptações nos cardápios e substituições. Os pais tem acesso semanalmente ao cardápio. 
Agenda Edu: 
A escola Infanzia diferente de muitas instituições de ensino, não possui agenda física. A agenda disponibilizada aos pais é uma agenda virtual, denominada de Agenda Edu. Nela é possível a escola trocar informações de forma rápida e objetiva com as famílias e vice-versa. O aplicativo é didático, e possibilita aos pais terem acesso às janelas de conversação. Nas janelas encontram-se Geral, Secretaria, Atendimento pedagógico, Atendimento financeiro, Nutrição, Saúde e Ocorrências. As professoras regentes alimentam a agenda Edu com informações sobre o dia dos alunos, informando questões pessoais, como sono, evacuação, alimentação, trocas de fralda etc. Os pais também podem mandar mensagem para as professoras pela aba ocorrências. 
Espaço Físico. 
A escola Infanzia localiza-se em um prédio próprio com cerca de 1500 m², a instituição de ensino é separada em dois ambientes funcionando de um lado o prédio da Educação Infantil e o segundo Ensino fundamental 1º seguimento. E em determinados espaços instaladas áreas adequadas para as crianças. A Infanzia conta com o espaço físico de 14 salas de aula, 1 sala de leitura (Biblioteca), 1 ateliê de artes, 1 almoxarifado, 1 sala para atividades extras, 2 quadras de esportes uma coberta e outra descoberta, 1 sala de brinquedos, banheiros específicos para meninos e para meninas, 1 sala da direção, 1 sala de coordenação, 1 cozinha, 1 refeitório para os alunos, 1 refeitório para os funcionários, 1 vestiário para os funcionários, com dois banheiros, 1 horta, 2 pátios para atividades, 1 sala de reuniões, 1 lactário, 1 solário, 1 sala para os professores e 1 secretaria e 1 sala de acolhimento. 
O compromisso da Escola Infanzia com a educação, se traduz na qualidade de um projeto educacional fundamentado num trabalho constante, em sintonia com o que se produz de mais avançado, nas áreas de conhecimento relacionadas a educação. O aluno é o ser central dentro da proposta pedagógica da Infanzia, isso significa que cabe à escola propiciar à criança a aquisição e a produção de conhecimento, respeitando suas particularidades. 
Figura 01: Fachada da Escola Infanzia 
Esta é a fachada principal da Escola, criada a partir da identidade visual elaborada pelas duas diretoras junto com uma empresa de design trazendo referências de acordo com a metodologia sócio construtivista e da arquitetura italiana. 
Nela temos dois portões de entrada. O portão principal é este que aparece na foto e o outro fica localizado do lado direito da fachada, neste período de pandemia as entradas foram divididas, uma entrando os alunos da Educação Infantil e no outro Ensino Fundamental, este segundo portão serve também para a entrada de mercadorias de fornecedores. 
Figura 2: Ao entrar esta é a visão que temos do espaço físico da entrada da Escola; a entrada principal dos alunos e demais membros da instituição.
Ela possui uma disposição agradável e simples. Ao lado direito dela possui um pátio descoberto com grama sintética e alguns brinquedos. 
A grande parte dos pais moram perto da escola e muitos optam por deixar os carrinhos estacionados nesse espaço durante o período em que as crianças estão na escola. O espaço também conta com lixeiras com sinalização de separação do lixo, um banco amarelo e murais de vidros e seguindo temos a secretaria da Escola Infanzia, local de trabalho da Secretaria Escolar. 
2 – APRESENTAÇÃO DA SECRETARIA ONDE TRABALHA. 
Após passar pela entrada localiza-se a secretaria da escola Infanzia, onde a comunidade tem o primeiro contato com a escola presencialmente, por telefone, e-mail e agenda Edu. É um ambiente pequenoporém bastante organizado para que todo o trabalho seja otimizado e eficiente. De acordo com o espaço físico, a secretaria é composta por duas mesas, uma grande para duas profissionais e uma pequena para acomodar uma profissional, cada secretária e gerente possui o seu computador, três telefones ligados por uma linha, um celular para realizar chamadas para celular, uma impressora colorida e preto e branco, um armário para guardar material de escritório, um arquivo para organizar as pastas dos alunos ativos, e também documentos importantes e sigilosos para o funcionamento da instituição. Dois murais de informações e por fim a central de câmeras suspensa em um pequeno local onde são registradas e armazenadas as imagens somente para uso interno. 
Nesta sala trabalham três pessoas: 2 secretárias e uma gerente administrativa, as atribuições são divididas diariamente conforme a demanda solicitada, a gerente tem papel de coordenar a equipe e prestar informações financeiras à direção financeira. 
No período da imagem apenas duas profissionais trabalhavam no setor por conta das medidas de seguranças e protocolos de saúde adotados pela escola no período de pandemia, a segunda secretária trabalhou neste período no espaço destinado ao RH, dentro de suas atribuições também estão as responsabilidades dos recursos humanos.
Figura 3: Mesa da secretaria: Este é a parte interna da secretaria e brevemente a mesa de trabalho da Secretária Escolar. Neste espaço é possível observar os armários onde localizam-se as pastas dos alunos ativos, próximo a mesa, um computador, uma impressora localizada em um local que não ficou visível na imagem, um ficheiro com fichas dos alunos ativos com informações diretas dos mesmos e foto para possibilitar a informação de forma prática e rápida tirando a necessidade de procurar em cada pasta otimizando tempo, uma cadeira, agenda para anotar as visitas de novas famílias e compromissos diários, porta-lápis, quadro de avisos, um calendário 2021, uma lixeira. Neste pequeno espaço é inviável receber pais dentro da sala, desta forma a direção separou um local onde denomina-se sala de acolhimento e reuniões, um espaço para que sejam realizadas reuniões, e também para que os pais possam preencher caso queiram no local as devidas documentações de matrícula, bem como a secretaria auxiliar prestando informações sobre o tema. 
3 – APRESENTAÇÃO DAS RESPONSABILIDADES DO SECRETARIO ESCOLAR DE ACORDO COM O REGIMENTO ESCOLAR. 
É papel do secretário escolar realizar o gerenciamento dos registros institucionais, organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os processos no domínio da unidade escolar, trabalhando em função do pleno funcionamento administrativo e afiançando a sua legalidade e a validade de seus atos. Realizando todo o processo de matrícula e transferência de alunos indo para outra instituição, bem como recebendo a transferência de um aluno vindo para a instituição escolar em que o secretário trabalha. Os documentos emitidos possuem um caráter de testemunho, de comprovação, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida de forma significativa. 
É atribuição do secretário escolar controlar e organizar os registros acadêmicos estudantis, resolver trâmites para registro de conclusão de curso, colaborar para o efetivo planejamento escolar, auxiliar na organização de turmas, orientar os professores sobre o uso e preenchimento diário dos diários escolares dentre outras coisas. 
O profissional em secretaria escolar deve ter um bom relacionamento interpessoal com todos os funcionários da instituição de ensino para que possa realizar suas atividades com êxito. Para que o mesmo tenha sucesso em suas atribuições o mesmo deverá poder contar com a equipe e os demais colegas, de forma a realizar um trabalho coletivo, por isso é imprescindível que o mesmo possua boa comunicação, facilidade em trabalhar com pessoas, paciência, simpatia, e também muita organização. 
Há ainda a importância do devido registro das atividades didáticos pedagógicas em todas as suas implicações. Pois conforme as constantes modificações e as etapas dessas transformações devem ser retratadas em favor do crescimento e desenvolvimento, já que a reflexão ordenada sobre o passado é indispensável para o efetivo planejamento almejando o aperfeiçoamento.
4 – ANÁLISE CRÍTICA DA COMUNICAÇÃO E SEU FLUXO, FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO (ORIGEM DA INFORMAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO E GUARDA. 
A gestão da informação é uma parte sistêmica dos processos em procurar entender as necessidades informacionais de uma organização e disponibilizá-las para a solução de problemas organizacionais. 
A Infanzia utiliza algumas técnicas modernas de gerenciamento de dados, assim, ela consegue obter informações, organizar, analisar e interpretar documentos e dados considerados importantes. O gerenciamento de dados é fundamental para todas as essas funções.
A instituição trabalha com computadores e aparelhos eletrônicos que auxiliam o desenvolvimento das atividades diárias. A maior parte dos espaços tem recursos com computadores com internet, data show para auxiliar na explicação das aulas, todas com internet e Wi-Fi, ferramenta primordial e fundamental no período de pandemia em que estamos passando, desta forma os professores podem dar aulas de forma híbrida. 
Com relação ao Follow up, é possível dizer que a secretária e os demais membros administrativos da escola Infanzia buscam a maneira mais eficiente de fazer o acompanhamento das tarefas pendentes.
Um exemplo disso é a utilização de pastas organizadoras, agendas para cada funcionário administrativo, fichários, livros de registro de entrada e saída de materiais, dentre outros meios que servem para acompanhar ou fazer o acompanhamento dos documentos e processos rotineiros da escola.
Pode-se dizer que quando alguém realiza um Follow up, significa que está fazendo um acompanhamento e avaliando algo que já foi feito para obter uma resposta. Como um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e levá-las a direção, o follow up é uma atividade fundamental e indispensável para o andamento do trabalho no dia dia. 
Figura: Organograma da Escola Infanzia 
O uso do espaço físico da escola depende das prioridades . Predominantemente, o organograma é elaborado pela Secretaria da Educação dando uniformidade à rede, melhorando o acompanhamento e intervenções por parte desta secretaria. Porém, a escola deve fazer a sua parte e organizar-se para que os serviços realizados nesta aconteça em tempo hábil e com excelência.  Portanto, o organograma mostra como a escola está organizada para realização de um serviço. 
A escola Infanzia possui um organograma parecido com as demais escolas da região. As funções setoriais não se misturam entre si. Cada setor fica responsável por suas atribuições. 
A escola é administrada por duas diretoras e donas, uma diretora pedagógica e outra diretora financeira, as duas tem a responsabilidade de organizar as rotinas de funcionamento da instituição de acordo com as suas atribuições e a observação do cumprimento das demandas escolares.
Portanto, cabe a cada diretora administrar o seu setor correspondente. A direção financeira e administrativa coordena a gerência administrativamente e supervisiona a secretaria e a equipe administrativa.
Já a direção pedagógica, cabe a ela o papel de administrar as coordenações escolares. São elas a coordenação pedagógica e a coordenação da imersão em inglês.
Desta forma, cada coordenador é responsável por supervisionar um grupo de profissionais. A coordenadora pedagógica supervisiona a equipe do berçário, os professores, os auxiliares e os estagiários. O coordenador da imersão em inglês supervisiona os professores e os estagiários da imersão em inglês. 
 É possível perceber que não tão diferente de muitas instituições de ensino, a Infanzia possui um corpo organizacional simples de ser apresentado e que cumpre um papel muito importanteno funcionamento e sucesso da escola. 
5. ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS REALIZADOS NO SETOR
A seguir serão abordadas algumas análises críticas a respeito dos processos realizados na secretaria da Infanzia e, para isso, é importante ressaltar que a pessoa responsável pela secretaria da instituição é o profissional mais adequado para cumprir e administra todos os tópicos listados baixo, trabalhando de maneira eficiente e eficaz para o pleno funcionamento da instituição, atribuindo o devido valor a equipe no geral que realiza suas funções de forma coerente com as funções e cargos. 
a) – Produção de Documentos e Correspondências
A secretaria da Infanzia é o ambiente mais dinâmico na organização da instituição. Dela saem a maior parte da documentação confeccionada pela escola. A secretaria escolar é considerada exemplar quando o assunto é organização e produção de documentações.
Periodicamente são confeccionados documentos como declaração de quitação e/ou de matrícula, histórico escolar, prontuários, atas, projetos, fichários, bilhetes, convites, boletos, carnês, etc.
Quando há a necessidade do envio das correspondências, as mesmas são confeccionadas pela secretária e por ela enviadas. A instituição não possui muita demanda de envio de correspondências; por outro lado, a escola recebe a todo tempo cartas e documentos oriundos da contabilidade que presta serviço para a Escola. 
Todas as três funcionários da secretaria são aptas para receber e enviar documentos para a prestadora de serviços, porém, apenas a gerente faz o levantamento de tudo que deve permanecer ou voltar para a contabilidade sendo tudo que entra e sai apontado em um livro de registros de recebimento e devolução de documentações. 
b) Protocolo e arquivo: 
Assim como acontece com qualquer instituição, a Infanzia também produz diversos documentos que registram suas atividades. Por sua importância, a organização dos documentos da escola são tratados pela instituição de ensino como uma questão de ordem. Ou seja, todos são mantidos organizados.
A quantidade de documentos gerados e recebidos pela secretaria é muito expressiva. A atitude de preservá-los vai além de somente registrar as atividades da instituição: além de construir a memória escolar, esses documentos representam fatos importantes, tanto para as pessoas que passaram por ali quanto para a própria instituição.
A organização dos documentos da escola é realizada pela auxiliar administrativa, a auxiliar de secretaria e em poucos momentos pela gerente administrativa. Além disso, a instituição conta com o apoio de três mobílias próprias para esta finalidade e um ar-condicionado para manter a durabilidade dos conteúdos armazenados. Os funcionários da secretaria costumam ter autonomia para organizar e armazenar todos os documentos pertencentes ao setor. 
Além dos móveis, os acessórios e outros equipamentos facilitam a organização dos documentos escolares. Entre eles, destacam-se as caixas organizadoras, pastas sanfonadas, capas plásticas, adesivos identificadores, bandejas e nichos.
As caixas organizadoras, por exemplo, servem para empilhar e permitem que toda a documentação permaneça organizada etiquetada com datas. Os adesivos identificadores ajudam a indicar o que há dentro de cada gaveta, pasta ou caixa. Em cima das mesas, as bandejas e organizadores guardam os documentos que estão pendentes de liberação ou tratamento.
Figura - Arquivo. 
Na imagem estão alguns armários que a Infanzia utiliza para armazenar os arquivos ativos e permanentes. Além desses armários a escola possui caixas organizadoras que servem para a mesma função. Nelas são guardados documentos de ex alunos, documentos de ex funcionários, relatórios do Censo Escolar dos anos anteriores e atual, dentre outros documentos importantes e sigilosos. O acesso é restrito à secretaria e direção. A sala possui um aparelho de ar condicionado com a finalidade de proteger os documentos. 
c) Técnicas Secretariais
As atividades cotidianas dos secretários requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e de gestão, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição do secretário escolar.
O profissional responsável que atua na área secretarial da Infanzia tem sob sua responsabilidade uma infinidade de atividades como, por exemplo: atender ao cliente interno e externo; organizar eventos; assessorar direção e coordenação; atender a telefonemas; planejar, organizar e participar de reuniões; controlar o fluxo de informações e de documentos; tomar decisões dentro do grupo de trabalho, orientar os colaboradores, resolver problemas, gerenciar conflitos, etc.
A secretária normalmente precisa realizar várias atividades ao mesmo tempo, tentando responder a demanda de forma efetiva, gerar um ambiente agradável e de credibilidade para com as pessoas e, principalmente, minimizar o trabalho da direção e coordenação para que esses possam se dedicar às atividades cruciais como pensar nos demais trabalhos envolvidos à escola e administrar a parte financeira e pedagógica da instituição.
Normalmente, a secretária resolve as questões mais complexas nas relações de trabalho; ou seja, ela utiliza sua autoridade e ao mesmo tempo sua criatividade em conjunto com o seu conhecimento.
As atividades da secretaria vão de simples a complexas, dependendo do grau de responsabilidade que exigem e do que representam ou podem representar ao cliente. A secretária procura estar o tempo todo ligada em seu trabalho, no que acontece no ambiente de trabalho, percebendo oportunidades de atuação e de atitudes que possam satisfazer o cliente interno e externo. Suas atribuições, inclusive as mais simples, oportunizam aprendizagens e encantamento dos funcionários e clientes. 
Entre suas muitas funções, a secretária da Infanzia controla a agenda de compromissos das diretoras, o acompanhamento das reuniões, o envio de relatórios e correspondência, o controle financeiro do que entra e sai (das aulas extras e materiais de urgência), o atendimento ao público externo, a preparação, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor.
Com base nas relações estabelecidas pela responsável pela secretaria, pode-se perceber que ela é uma das pessoas, senão a única, a captar as informações emitidas pelo mercado, sendo inicialmente a responsável pela compreensão, filtragem e repasse dos dados e informações que chegam à escola.
Para tanto, ela possuir uma visão holística e tem um potencial perceptivo aguçado para reconhecer, dentre as múltiplas informações dispostas no ambiente, as que serão relevantes para gerar inteligência para a realidade da escola.
d) Atendimento à legislação
A Constituição Brasileira estabelece os direitos e deveres a serem seguidos por todos os cidadãos que vivem em nosso país, bem como define as obrigações dos Municípios, Estados, Distrito Federal e da União.
Dentre os direitos sociais encontra-se a educação. Sendo assim, é possível dizer que a Infanzia Educação Infantil e Fundamental cumpre com a regulamentação das normas a ela estabelecida, bem como dentro das leis e favorecendo o acesso à inclusão dos alunos buscando atender a todos dentro de solicitações e particularidades, sendo uma escola que presta atendimento de maneira inclusiva e integradora. 
As demandas e exigências são cumpridas de acordo com as solicitações e a instituição como um todo busca estar sempre atualizada e informada sobre seus deveres e obrigações junto as leis, secretarias e vigilâncias. 
e) Participação na Gestão da Escola
A secretaria é responsável por arquitetar, trabalhar em equipe e executar todos os trabalhos referente a administração da escola dentro dos prazos estabelecidos, e também de organizar as reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta das diretoras e coordenadores.
O papel da secretaria na gestão é mais administrativo, há a abertura para que sejam feitas sugestões porém a decisão final sempre será da direção em relaçãoa qualquer atividade dentro da escola, baseado na decisão final será elaborado o trabalho da secretaria. A função administrativa deve ser sempre flexível de acordo com as necessidades da instituição, trabalhando efetivamente para a resolução de problemas. 
Há quem diga que a secretária é a peça mais importante da escola, pois sem ela não existe o acompanhamento da história do aluno, do corpo docente, dos funcionários e da instituição como um todo, tendo a devida importância e relevância reconhecida por todos da instituição. 
5. SUGESTÕES PARA MELHORIAS DO TRABALHO NA ESCOLA 
A secretaria escolar possui grande importância e domínio de suas funções e atribuições dentro da escola, portanto sendo um grande órgão gerador de energia dentro da instituição é muito comum acabar por atribuindo muita demanda. 
Dentro da secretaria uma das atribuições é a de auxiliar a gestão, coordenação e professores na realização das impressões das atividades e testes avaliativos das turmas, e periodicamente, mas precisamente em épocas de provas, é solicitado às secretárias e gerente que realizem a impressão dessas respectivas atividades, gerando um grau de desafio perante os prazos dados para a efetiva conclusão do trabalho. Minha sugestão de melhoria quanto a essa questão relatada seria de planejar as atividades com mais antecedência e disponibilizar o apoio de uma gráfica para a realização das mesmas, pois por mais que o setor dê conta do trabalho citado acima, acaba conflitando com as demais atribuições da secretaria, causando certa sobrecarga sobre as funcionárias. 
Uma segunda sugestão de melhoria que já é uma questão trabalhada pela secretaria em busca de uma solução, seria por conta da falta de estacionamento para os pais que reclamam com frequência desta questão, os mesmos alegam desconforto ao deixar os filhos quando vêm de carro, visto que a maioria dos pais mora próximo e vem a pé ou com carrinhos, bicicleta, é uma via que tem um fluxo intenso de carros e acaba prejudicando a instituição nesse quesito, por não existir a possibilidade por parte da prefeitura autorizar um estacionamento privativo na calçada da escola, está sendo solicitado ao órgão pelo menos uma faixa de pedestres e sinalizações no chão que há uma escola no local, para conscientizar a população que por ali passa sobre a velocidade permitida. 
CONCLUSÃO
REFERÊNCIAS
Projeto Político pedagógico – Escola Infanzia Educação Infantil Ltda. Ano 2017. 
https://www.educamaisbrasil.com.br/cursos-e-escolas-tecnicas/tecnico-em-secretariado/noticias/secretaria-escolar-atribuicoes-e-responsabilidades-do-setor 
https://deltasge.com.br/site/secretario-secretaria-escolar/