MODULO 02 - AGENDA 08 FICHARIO - Organizando Eventos

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Módulo 02 – Agenda 08 – Organizando eventos.
Que tal começarmos a pensar em um evento corporativo? Portanto, chegou o momento de planejar uma convenção de vendas, e para isso leia as informações e responda os itens a e b:
Objetivo do evento: Motivar os participantes a se integrarem, divulgar resultados e traçar novos objetivos da empresa.
· Público-alvo:  600 vendedores e 400 colaboradores da área administrativa.
· Tom do evento: Descontraído e informativo.
· Prazos: 01 semana
a. Elabore um briefing contendo as informações acima e indicando quais recursos financeiros, humanos e materiais que são necessários para esse evento, justificando as suas escolhas.
b. Faça um check-list contendo as ações necessárias a serem realizadas nas três fases do evento (pré, realização e pós evento) para atingir tais objetivos.
BRIEFING DE EVENTOS
EMPRESA/CONTRATANTE
Razão Social: XXXXXXXXXXXXX
Endereço: XXXXXXXXXXXXXX
Fone: (XX) XXXX-XXXX	Fax: (XX) XXXX-XXXX
Representante: XXXXXXXXXXXXXXX
Cargo: XXXXXXXXXX	Depto.: XXXXXXXXXX
Segmento de atuação da empresa: XXXXXXXXXXXXXXX
Produto e/ou linha de produto ou serviço: XXXXXXXXXXXXXXXXX
1. EVENTO
Tema: Evento Corporativo.
Objetivo principal do evento: Motivar os participantes a se integrarem, divulgar resultados e traçar novos objetivos da empresa.
Tipologia do evento: Convenção de vendas.
2. PÚBLICO – ALVO
Perfil do Público-alvo: Ambos os sexos, todas as idades.
Número estimativo de participantes: 1.000 pessoas.
Origem geográfica dos participantes: 600 vendedores e 400 colaboradores da área administrativa.
3. TOM DO EVENTO: Descontraído e Informativo.
4. PRAZO: 1 Semana.
5. DATA: 12/04/2022.
6. DURAÇÃO: À partir das 08:00 horas até 12:00 horas.
7. LOCAL: XXXXXXXX.
8. PROGRAMAÇÃO DO EVENTO
Recepção dos fornecedores;
Discurso de vendas;
Coffe Break;
Palestra Motivacional;
Palestra sobre vendas;
Apresentação dos produtos da empresa;
Sorteios e brindes. (Camisetas com a marca oficial e logomarca da empresa; Materiais para escritório; Canecas; Bonés; Viagens).
9. SERVIÇOS
Alimentação: Bufê.
Segurança: Equipe de segurança.
Limpeza: Equipe de limpeza.
10. CONVIDADOS E AUTORIDADES
Palestrantes: Palestrante Motivacional XXXXXXXXXXXX;
Palestrante sobre vendas XXXXXXXXXXXXXX.
Fornecedores: XXXXXXXXXXXXXX.
11. ORÇAMENTO
Valor: R$ XX.XXX,XX
Patrocinadores: Lojas X e marcas X.
12. DIVULGAÇÃO
Internet: Site oficial da empresa; 
Redes sociais: Instagram e Facebook da empresa.
Material de divulgação: Serão utilizados as mídias sociais, emails e convite virtual. Além da planfetagem e cartazes espalhados pela empresa.
13. EQUIPAMENTOS
Áudio: caixas de som, microfones, pontos eletrônicos de ouvido;
Vídeo e Imagem: telões, projetores, TVs;
Iluminação: movings, refletores;
Gravação: câmeras e filmadoras;
Apoio: tablets e notebooks.
14. INFRA-ESTRUTURA
Um encontro de executivos deve conter pequenas mesas frente às cadeiras, para que os convidados coloquem itens pequenos, como garrafas d’água e smartphones. Já um Workshop, que reúne os colaboradores de uma empresa, deve conter mesas maiores, para que eles consigam realizar as atividades propostas.
Cada móvel deve se ajustar perfeitamente às necessidades dos apresentadores e dos convidados, para que eles acompanhem as apresentações ou realizem as atividades propostas confortavelmente durante todo o evento.
15. DEPARTAMENTOS
Departamento Administrativo: Gerenciamento de tarefas fiscalização das atividades dos demais departamentos e tomada de decisões.
Departamento financeiro: Responsável pela administração dos recursos financeiros utilizados no evento será de acordo com a relação de fornecedores e contratados.
Departamento criativo: Responsável pelo serviço de mídia, produção, dinâmica, planejamento, execução, produção e exposição de novos produtos e campanha de vendas.
Departamento de tecnologia: Apresentação dos novos equipamentos que serão utilizados pela equipe.
16. CONTRATAÇÃO TERCEIRIZADA
Agência de propaganda ;
Serviços gráficos, iluminação, som e imagem;
Assessoria de imprensa ;
Agência de viagens;
Bufê;
Segurança;
Limpeza;
	CHECKLIST PRÉ EVENTO
	VERIFICAÇÃO / CONTRATAÇÃO
	SIM
	OBSERVAÇÃO
	Recursos Financeiros
	X
	R$ X
	Captação de recursos
	X
	R$ X
	Lista de convidados e participantes
	X
	1000
	Local de evento
	X
	Estrutura do local, mesas e cadeiras, segurança palco
	Apoio e patrocínio
	X
	 
	Palestrantes convidados
	X
	 
	Encomenda dos brindes
	X
	 
	Equipe de limpeza
	X
	 
	Serviço do bufê
	X
	Coffe break
	Equipe de segurança
	X
	 
	Parte do som e imagem
	X
	 
	Recepção
	X
	Apontar os lugares reservados
	Apresentação de novos produtos
	X
	 
	 
	 
	 
	
	
	
	CHECKLIST TRANS EVENTO 
	CONTROLE / SUPERVISÃO
	SIM
	OBSERVAÇÃO
	Recepção dos fornecedores
	X
	1° ordem de execução
	Discurso de vendas
	X
	2° ordem de execução
	Coffe Break
	X
	3° ordem de execução
	Palestra motivacional
	X
	4° ordem de execução
	Palestra sobre vendas
	X
	5° ordem de execução
	Apresentação dos produtos e sorteios
	X
	6° ordem de execução
	Serviços prestados
	X
	Bufê / Segurança / Recepção / Som / Foto e filmagem
	Equipamentos de som e imagem
	X 
	 
	Limpeza
	X