Concurso público Suzano - MODOS DE REGISTRAR NORMAS GERAIS DE ORGANIZAÇÃO, ESCRITURAÇÃO E PROCEDIMENTOS, COMUNS E ESPECIAIS

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Auxiliar de Secretaria e Secretário de Escola
• assinaturas e nomes dos componentes da comissão 
de eliminação de documentos.
Caderno de ocorrências
Nele é importante registrar os fatos e as visitas de cunho 
administrativo e pedagógico, considerados relevantes e/
atípicos na rotina escolar.
Além disso, determinadas escolas registram atos mais 
graves de indisciplina na escola, os quais diferem com 
os demais registros, podendo ser registrados fatos que 
descrevem brincadeiras, pouco estudo, uso de telefone 
celular em sala de aula, namoros, etc., expõem o cotidiano 
da escola. Em meio aos registros, podem ser encontrados 
aqueles que se referem.
Fonte: https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/
art igos/educacao/a-v ida-escolar-do-aluno-sua-
importancia/39979
MODOS DE REGISTRAR: NORMAS GERAIS 
DE ORGANIZAÇÃO, ESCRITURAÇÃO E 
PROCEDIMENTOS, COMUNS E ESPECIAIS.
Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis 
que documentam e comprovam os fatos relativos à vida 
escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e 
administrativo. 
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem 
instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer 
informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. 
A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e 
moderno; um arquivo exemplar. As tarefas da Secretaria 
Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de 
documentação, entretanto vivemos agora o tempo da 
velocidade da informação, portanto a racionalização e a 
simplificação dos registros e arquivamento de documentos 
escolares são necessárias e urgentes. Do contrário, a 
unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas 
críticas. 
O responsável direto por tudo isso é o secretário geral.
O Arquivo Escolar deve obedecer a critérios pré-
estabelecidos que norteiam o trabalho, proporcionando 
um mínimo essencial de diretrizes, capazes de conduzir 
com eficácia as atividades a que o serviço se destina. 
Os documentos constituem arquivo quando são 
guardados em satisfatórias condições de segurança. 
Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir 
rapidamente a sua localização e consulta, observando: 
facilidade na busca de documentos; simplificação na 
manipulação; acesso para qualquer pessoa; economia de 
tempo e espaço; resistência ao uso constante; capacidade 
de extensão; disposição lógica; arranjo que possibilite 
limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do 
tempo, que assegure a invulnerabilidade dos documentos. 
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo 
ou passivo. Ao arquivo ativo pertencerão todas as pastas 
de assentamentos individuais e todos os documentos 
que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a 
professores em atividades na unidade escolar. 
Ao arquivo passivo pertencerão todas as pastas de 
assentamentos individuais e todos os documentos de 
ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade 
escolar. 
Assim, sempre que se elaborar um documento ou 
organizar um arquivo, deverá haver a preocupação de 
verificar se os servidores que vierem em futuro remoto, 
entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e 
qual o seu adequado funcionamento. Nenhum documento 
pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a prévia 
autorização escrita do Diretor.
Documentos que compõem o arquivo escolar: 
a. Arquivo Ativo 
♣ Pasta individual dos alunos 
♣ Livro de ata dos processos especiais de avaliação 
(classificação, reclassificação e aproveitamento de estudos) 
♣ Livro de ata de descarte de documentos escolares 
♣ Livro de ata de matrícula
♣ Livro de ata de resultados finais 
♣ Livro de ata do Conselho de Classe 
♣ Diários de classe (aproveitamento, frequência do 
aluno, execução dos programas, cumprimento da carga 
horária anual) 
♣ Livro de registro de Diplomas e/ou Certificados; livro 
de Termo de visitas (duplas pedagógicas, pais, técnicos da 
SEDUC, etc.) 
b. Arquivo Passivo (Toda documentação dos alunos 
transferidos, dos que concluíram e dos desistentes) 
♣ Ficha individual 
♣ Histórico Escolar dos alunos transferidos para outra 
unidade escolar
♣ Cópia do Diploma ou do Certificado registrado, se 
for o caso 
♣ Dossiês de ex-professores e ex-funcionários da 
unidade escolar 
♣ Diários de Classe (devem ser assinados, guardados, 
após a conclusão do período letivo, em pastas, separados 
por períodos/ano, turno, séries, curso)
♣ Livros de registros Documentos obrigatórios nas 
pastas individuais dos alunos: 
♣ Requerimento de matrícula e de transferência 
♣ Histórico Escolar – quando se tratar de alunos 
transferidos de outra Unidade Escolar (devidamente 
conferidos)
♣Ficha Individual de aluno recebido por transferência 
no decorrer do ano letivo 
♣ De aluno que teve sua matrícula renovada
Fonte: http://www.seduc.go.gov.br/imprensa/
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