ESCRITURAÇÃO ESCOLAR - TSE

Prévia do material em texto

CURSO: TÉCNICO EM 
SECRETARIA ESCOLAR
Eixo Tecnológico: 
Desenvolvimento Educacional 
e Social
Escrituração Escolar
 Escola CETEB de Jovens e Adultos
Brasília-DF.
DOCUMENTO DE PROPRIEDADE DO CETEB
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Nos termos da legislação sobre direitos autorais, é proibida a reprodução total ou 
parcial deste documento, por qualquer forma ou meio – eletrônico ou mecânico, 
inclusive por processos xerográficos de fotocópia e de gravação – sem a permissão 
expressa e por escrito do CETEB.
Elaboração e Compilação de Textos:
Ana Paula Porfírio de Souza
Flávio Barros de Oliveira Melo
Magda Maria de Freitas Querino
Maria Teresa Caballero Brügger
Coordenação e Avaliação:
Maria Teresa Caballero Brügger
Colaboração e Revisão Linguística:
Ana Paula Porfírio de Souza
Magda Maria de Freitas Querino
Maria Teresa Caballero Brügger
Editoração Eletrônica:
Alinne Paula da Silva
Divaneia Paula do Nascimento
Jorim Caetano Ferreira
Rui Carlos de Oliveira
Desenho Educacional:
Jorim Caetano Ferreira
Ilustração/Tratamento de Imagens:
Jorim Caetano Ferreira
Design editorial:
Jorim Caetano Ferreira
Rui Carlos de Oliveira
Realização:
EQUIPE TÉCNICA DO CETEB
SUMÁRIO 
Apresentação ................................................................................................................................................................. 4
Unidade 1
A Organização Escolar, a Secretaria e o Papel do Secretário Escolar
Instituição Educacional ........................................................................................................ 5
Secretaria Escolar ............................................................................................................... 9
Secretário Escolar ............................................................................................................... 11
Unidade 2
Elementos que Compõem a Escrituração Escolar
Escrituração Escolar ............................................................................................................ 19
Matrícula ............................................................................................................................ 20
Registro de Avaliação e de Frequência ................................................................................... 24
Unidade 3
Procedimentos Escolares: Atos e Registros
Transferência ...................................................................................................................... 35
Aproveitamento de Estudos .................................................................................................. 36
Adaptação de Estudos ......................................................................................................... 37
Atas ............................................................................................................................ 38
Unidade 4
Certificação, Regimes Especiais e Arquivo Escolar
Expedição e Registro de Diplomas e de Certificados ................................................................ 51
Arquivo Escolar ................................................................................................................... 53
Atendimento em Regime de Exercícios Domiciliares ................................................................ 56
Dispensa de Educação Física ............................................................................................... 57
Referências ................................................................................................................................................................. 61
APRESENTAÇÃO 
A oferta de uma Educação Profissional Técnica de Nível Médio de qualidade contribui, efetivamente, 
para a melhoria social do nosso País. Acreditamos que, se a aprendizagem é uma jornada, este 
Caderno servirá de mapa, de condutor, um meio para auxiliá-lo no seu percurso particular.
Você encontrará aqui um material inovador que orientará seu trabalho no desenvolvimento das 
atividades propostas. Participe realmente deste Curso, que prioriza as habilidades e as competências 
necessárias para que você se torne um profissional de sucesso.
Organize-se em seus estudos:
• reserve um tempo livre do seu dia para dedicar-se ao curso;
• leia todo o material de ensino;
• realize todas as atividades propostas.
Direção da Escola CETEB
Técnico em Secretaria Escolar
A Organização Escolar, a Secretaria 
e o Papel do Secretário Escolar
Unidade 1
Objetivos: 
• Compreender a Escola e a sua função social.
• Reconhecer a Secretaria Escolar como 
importante setor da Escola.
• Reconhecer a relevância da função do 
Secretário Escolar.
INSTITUIÇÃO EDUCACIONAL
A escola, organização que, como muitas outras, 
lida com pessoas, possui como peculiaridade o 
fato de ser a primeira instituição que os cidadãos, 
ainda crianças, conhecem depois da instituição 
chamada família. A escola complementa a ação 
da família e da comunidade, possui a missão de 
cuidar e de educar as crianças. As experiências 
na instituição escolar contribuem positivamente 
para desenvolver os sentimentos de confiança e 
satisfação de pertencer a um grupo social e por 
exercer a cidadania.
Respeitadas as normas comuns e as do sistema 
de ensino ao qual está integrada, a escola, como 
instituição educacional, tem, de acordo com a 
Lei de Diretrizes e Bases da Educação – LDB, a 
incumbência de:
• elaborar e executar a Proposta Pedagógica;
• administrar o pessoal e os recursos materiais 
e financeiros;
• assegurar o cumprimento dos dias letivos e 
das horas-aula estabelecidas;
• velar pelo cumprimento do plano de trabalho 
de cada docente;
• prover meios para recuperação dos alunos de 
menor rendimento;
• articular-se com as famílias e com a 
comunidade, criando processos de integração 
da sociedade com a escola;
• informar os pais e os responsáveis sobre a 
frequência e o rendimento dos alunos, bem 
como sobre a execução de sua Proposta 
Pedagógica;
• notificar ao Conselho Tutelar do Município, ao 
Juiz competente da Comarca e ao respectivo 
representante do Ministério Público a relação 
dos alunos que apresentem quantitativo 
de faltas acima de cinquenta por cento do 
percentual permitido em lei. 
Aos dirigentes de instituições educacionais de 
Ensino Fundamental cabe, ainda, comunicar ao 
Conselho Tutelar os casos de:
• maus-tratos envolvendo o aluno;
• reiteração de faltas injustificadas e de evasão 
escolar, esgotados os recursos escolares;
• elevados níveis de repetência.
As instituições de ensino que oferecem diferentes 
níveis se classificam nas seguintes categorias 
administrativas:
• públicas – constituem as criadas ou 
incorporadas, mantidas e administradas pelo 
Poder Público;
• privadas – correspondem às mantidas e 
administradas por pessoas físicas ou jurídicas 
de direito privado.
As instituições privadas de ensino enquadram-se 
nas seguintes categorias:
• particulares em sentido estrito – 
compreendem as que são instituídas e 
mantidas por uma ou mais pessoas físicas ou 
jurídicas de direito privado que não apresentem 
as características dos itens;
6 Unidade 1
• comunitárias – correspondem às que são 
instituídas por grupos de pessoas físicas ou 
por uma ou mais pessoas jurídicas, inclusive 
cooperativas de pais, professores e alunos, 
que incluam em sua entidade mantenedora 
representantes da comunidade;
• confessionais – compreendem as que são 
instituídas por grupos de pessoas físicas ou por 
uma ou mais pessoas jurídicas que atendem a 
orientação confessional e ideologia específicas 
e ao disposto no item anterior;
• filantrópicas, na forma da lei. 
As instituições educacionais obedecem às 
disposições da legislação federal, local e às 
normas do sistema de ensino, respeitadas a 
hierarquia e a competência de sua expedição.
As instituições educacionais são entes distintos 
de suas entidades mantenedoras, com direitos, 
obrigações e denominações diferenciadas. A 
suadenominação é proposta à Secretaria da 
Educação por sua mantenedora, devendo guardar 
coerência com os níveis, etapas e modalidades 
de educação e ensino a serem oferecidos.
Para que uma escola possa funcionar, oferecendo 
a Educação Básica em suas diferentes etapas e 
modalidades de educação e ensino, deve estar 
devidamente credenciada e autorizada para esse 
fim. A solicitação para obter o credenciamento 
e o recredenciamento de uma instituição 
educacional, bem como, a autorização para a 
oferta da Educação Básica, em suas etapas e 
modalidades de educação e ensino, deve ser 
dirigida à Secretaria da Educação, mediante 
processo próprio, observando-se atentamente o 
que dispõe a legislação vigente, sobretudo, no 
que se refere ao prazo.
Os documentos escolares expedidos por 
instituição educacional não credenciada por 
ato próprio para a oferta dos níveis, etapas e 
modalidades de educação e ensino oferecidos não 
possuem validade legal.
Os documentos escolares referentes aos 
estudos realizados em instituições educacionais 
posteriormente extintas, por ato legal, com o 
recolhimento do acervo escolar pela Secretaria 
da Educação, só terão validade se forem por 
ela expedidos, ressalvados os casos especiais 
autorizados pelo mesmo órgão.
Entre os documentos que instruirão as 
solicitações de credenciamento e autorização, são 
indispensáveis os documentos organizacionais 
de uma instituição educacional: o Regimento 
Escolar e a Proposta Pedagógica que devem 
ser elaborados de acordo com o que dispõem 
as normas estabelecidas para cada sistema de 
ensino, em observância às disposições da LDB.
O Regimento Escolar constitui-se em documento 
normativo da instituição educacional que 
disciplina a sua prática educativa. Não possuem 
validade as normas regimentais que contrariem 
os dispositivos legais e normativos vigentes.
O Regimento Escolar deve estar disponível 
na instituição educacional e ser amplamente 
divulgado à sua comunidade escolar após 
submetido à análise e aprovação da Secretaria 
da Educação.
O Regimento Escolar deve contemplar, entre 
outros intens:
• identificação da instituição ou rede educacional 
e de sua mantenedora;
• fins e objetivos da instituição ou rede 
educacional;
• organização administrativo-pedagógica;
• organização e atuação dos professores, dos 
serviços especializados e de apoio;
• processo de avaliação institucional e do 
estudante;
• direitos e deveres dos estudantes.
É importante lembrar que todos os procedimentos 
adotados pela Secretaria Escolar, bem como 
pela instituição educacional como um todo, 
devem estar, rigorosamente, em conformidade 
com as normas regimentais, que por sua vez 
devem estar em consonância com os dispositivos 
legais vigentes.
É imprescindível, portanto, que a Secretaria 
Escolar disponha de uma cópia do Regimento 
Escolar, guardada em local de fácil acesso, 
também para os seus auxiliares, possibilitando 
a pesquisa e a consulta sempre que se fizerem 
necessárias. É preciso fazer uma leitura cuidadosa 
do documento, para que se possa assegurar o 
cumprimento dos seus dispositivos, observando, 
principalmente, o que diz respeito às atribuições 
do Secretário Escolar, bem como, à organização 
7Unidade 1
da Secretaria Escolar e ao funcionamento da 
instituição.
A Proposta Pedagógica define a organização 
do trabalho pedagógico na sua globalidade 
educacional e orienta a prática educativa da 
instituição educacional. Na sua elaboração 
devem ser observados os princípios e diretrizes da 
educação nacional e de cada sistema de ensino. 
É de responsabilidade da instituição educacional 
a sua elaboração, devendo ser realizada com 
a participação dos docentes e, sempre que 
possível, dos demais membros da comunidade 
escolar.
A Proposta Pedagógica deve contemplar, entre 
outros itens:
• origem histórica, natureza e contexto da 
instituição;
• fundamentos norteadores da prática educativa;
• missão e objetivos institucionais;
• organização pedagógica da educação e do 
ensino oferecidos;
• organização curricular e respectivas matrizes, 
quando for o caso;
• objetivos da educação, do ensino e da 
metodologia adotada;
• processos de avaliação da aprendizagem e de 
sua execução;
• infraestrutura, contendo as instalações 
físicas, equipamentos, materiais didático-
pedagógicos, biblioteca ou sala de leitura, 
laboratórios, pessoal docente, de serviços 
especializados e de apoio;
• gestão administrativa e pedagógica;
• bibliografia consultada.
A Proposta Pedagógica deve ser elaborada 
e apresentada, seguindo as normas técnicas 
da – Associação Brasileira de Normas Técnicas 
– ABNT.
Cada Matriz Curricular que compõe a Proposta 
Pedagógica refere-se a um curso que a instituição 
pretende oferecer, contendo os componentes 
curriculares, a carga horária semanal e semestral 
ou anual, de acordo com a forma de organização, 
bem como, as observações pertinentes. A 
Matriz Curricular só pode ser implantada após 
a sua aprovação, juntamente com a Proposta 
Pedagógica. 
Para a oferta de Cursos de Educação Profissional 
Técnica de Nível Médio é necessário apresentar 
também o Plano de Curso, por habilitação 
ou especialização, coerente com a Proposta 
Pedagógica, contemplando:
• justificativa e objetivos fundamentados em 
pesquisa de mercado de trabalho e de oferta 
de curso da ocupação em referência;
• requisitos de acesso;
• perfil profissional de conclusão;
• organização curricular e matriz;
• critérios de aproveitamento de conhecimentos 
e de experiências anteriores;
• critérios de avaliação;
• especificação de instalações e equipamentos 
adequados ao curso a ser oferecido;
• indicação do pessoal docente, técnico e 
administrativo habilitado, contratado ou a ser 
contratado antes do início de funcionamento 
do curso;
• critérios de certificação e diplomação.
Para oferta de Educação Básica, a instituição 
educacional deve cumprir, independente do ano 
civil, no mínimo, 200 (duzentos) dias de efetivo 
trabalho escolar para cada ano letivo e 100 
(cem) dias para cada semestre letivo, se for o 
caso, excluídos os dias reservados à recuperação 
e aos exames finais. E, para assegurar o 
cumprimento dos dias letivos, a instituição deve 
elaborar o Calendário Escolar que, a critério 
de cada Sistema de Ensino, deve adequar-se 
às peculiaridades locais, inclusive climáticas e 
econômicas, sem com isso reduzir o número de 
horas letivas previsto na LDB.
A carga horária mínima anual a ser cumprida no 
Ensino Fundamental e Ensino Médio é de 800 
(oitocentas) horas de sessenta minutos, e de 
400 (quatrocentas) horas, quando se tratar de 
organização semestral.
O cumprimento de horas e de dias de efetivo 
trabalho pedagógico deve ser observado por 
turma, separadamente.
A jornada escolar no Ensino Fundamental e 
Médio será de, no mínimo, 4 (quatro) horas 
diárias de efetivo trabalho pedagógico, excluído 
o tempo destinado ao intervalo, excetuando-se 
os cursos noturnos e outras formas alternativas 
8 Unidade 1
de atendimento, desde que se cumpra a carga 
horária total anual ou semestral. 
A duração da aula é fixada pela instituição 
educacional , desde que assegurado o 
cumprimento de oitocentas horas anuais ou 
quatrocentas horas semestrais.
Compõem a Educação Básica as etapas: 
Educação Infantil, Ensino Fundamental e 
Ensino Médio e como modalidade da Educação 
encontram-se Educação de Jovens e Adultos, 
Educação Especial, Educação Profissional e 
Educação a Distância.
• A Educação de Jovens e Adultos – EJA, 
modalidade de ensino nas etapas dos Ensinos 
Fundamental e Médio para atender os jovens 
e os adultos que não completaram os anos 
da Educação Básica em idade apropriada 
por qualquer motivo, principalmente, pela 
necessidade de trabalho e participação 
na renda familiar desde a infância. Para a 
efetivação da matrícula e para a conclusão 
de cursos da EJA devem ser observadas as 
idades mínimas de 15 anos completos para o 
Ensino Fundamental e de 18 anos completos 
para o Ensino Médio.
•Educação a Distância – EAD, modalidade 
de ensino que permite ao aluno não estar 
fisicamente presente em um ambiente formal 
de ensino e de aprendizagem, assim como, 
fazer seu autoestudo em tempo distinto. Diz 
respeito também à separação temporal ou 
espacial entre o professor e o aprendiz. A 
interação entre professor e aluno ocorre por 
meio das diversas tecnologias da informação.
Devem estar explicitados nos Calendários 
Escolares, além da identificação completa da 
instituição e o ano a que se refere, no mínimo, 
as datas ou períodos de:
• apresentação dos professores;
• número de dias letivos por mês, semestre 
e ano, podendo, ainda, ser por bimestre 
ou trimestre, de acordo com a forma de 
organização; 
• matrículas;
• recuperação de estudos; 
• férias dos professores; 
• feriados;
• recessos escolares;
• semana pedagógica, jornada pedagógica e/
ou outros períodos destinados à atualização 
e ao aperfeiçoamento dos profissionais da 
educação; 
• recuperação final e de exames finais, quando 
houver;
• reunião de pais e professores;
• sábados letivos;
• formatura;
• demais datas e períodos que se fizerem 
necessários, conforme a peculiaridade de 
cada instituição. 
As instituições educacionais privadas devem 
submeter os seus respectivos calendários 
escolares para o período subsequente à 
apreciação da Secretaria da Educação, no prazo 
por ela estabelecido. O calendário escolar das 
instituições da rede pública de ensino é definido 
pela Secretaria da Educação. 
O horário de funcionamento de cada instituição 
educacional é estabelecido por ela própria de 
modo que seja cumprida a carga horária prevista 
para cada nível, etapa e modalidade de educação 
e de ensino e que atenda às necessidades e 
interesses de sua comunidade escolar. 
O exercício de funções inerentes aos profissionais 
da educação requer habilitação específica. 
O Gestor/Diretor escolar deve ter habilitação 
específica em administração ou gestão escolar, 
obtida em nível de graduação ou pós-graduação, 
devidamente comprovada por meio de Diploma 
ou Certificado de curso reconhecido, expedido 
por instituições de educação superior.
Quando comprovadamente houver falta de 
profissionais habilitados na forma da lei, a 
Secretaria da Educação pode, em caráter 
suplementar e a título precário, conceder 
autorização para o exercício da docência, para 
a rede privada de ensino, bem como, para o 
exercício da função de Secretário Escolar, para 
as redes pública e privada, sendo os critérios 
para tais concessões definidos em normas 
próprias.
Cabe às entidades mantenedoras promover a 
valorização dos profissionais da educação e 
sua formação continuada, visando à melhoria 
qualitativa do ensino ofertado.
9Unidade 1
SECRETARIA ESCOLAR
A Secretaria Escolar é a porta de entrada 
da escola para a comunidade externa. Ela 
é a produtora e guardiã da memória e da 
documentação escolar, de seus alunos e 
professores, garantindo o controle de toda a 
situação escolar: atendimento, qualidade dos 
serviços, funcionamento.
A Secretaria Escolar constitui serviço auxiliar da 
Direção, à qual está diretamente subordinada. É 
um braço executivo da equipe administrativa e 
pedagógica. Compete a ela a execução das tarefas 
de expediente, arquivo, fichário, correspondência, 
escrituração escolar e processos referentes 
à vida da instituição e à vida escolar de seus 
alunos, trabalhando coletivamente para a gestão 
administrativa e pedagógica.
Não se pode imaginar uma escola organizada 
sem que se pense, em primeiro lugar, no perfeito 
funcionamento de sua Secretaria. Dela depende 
o bom funcionamento da organização escolar.
Sob sua responsabilidade está a preservação 
dos direitos adquiridos pelo aluno, por meio dos 
estudos desenvolvidos na instituição educacional.
A Secretaria de uma instituição educacional é seu 
ponto vital. Costuma-se dizer que ela é a alma 
da instituição e, também, o seu cartão de visitas.
Para que a Secretaria Escolar funcione 
perfeitamente, exige-se, antes de mais nada, 
a presença de profissionais capacitados e de 
condições físicas suficientes para garantir a 
realização dos serviços específicos que lhes 
cabem.
Ilustre-se a importância do Setor por meio do 
poema:
A TODOS QUE LIDAM COM DOCUMENTAÇÃO 
ESCOLAR
Márcia Holzmann
Quando mexo com documentos escolares
Não estou lidando apenas com papéis frios e sem vida ...
Estou mexendo com vidas humanas!
Com pessoas que têm sonhos e aspirações ...
Que lutam, que brigam, que choram e que correm
Em busca de uma vida melhor.
Quando mexo nesse papel
Mexo com a vida do João
Mexo com a vida da Maria 
As minhas mãos podem destruir
As minhas mãos podem edificar
A vida do João e a vida da Maria.
Quão importante é esse papel que está em minhas mãos!
Será que o João vai subir na vida?
Será que o João vai ter um novo futuro através de minhas 
mãos?
E a Maria? Será que p’ra ela raiará um novo dia?
Como será o amanhã de Maria?
Esse papel parece uma coisa tão fria ...
Será que a vida do João e a da Maria é uma coisa fria, 
vazia?
E a minha vida, Senhor?
Será que a minha vida é fria e vazia?
Não! A minha vida é cheia de amor!
Eu sonho, eu choro, eu luto como Maria ...
Eu brigo, eu corro, eu canto como João ...
O papel, em minhas mãos, está ficando colorido
Com as cores dos sonhos de Maria.
E João, que estuda à noite e trabalha de dia?
Que correria!
O papel de João está vivo em minhas mãos!
Prometo, João, que tua vida não será vazia.
Prometo, Maria, que serás feliz um dia.
E com o maior cuidado e com a maior atenção,
Carimbo o papel do João e assino o papel da Maria.
Eles nunca saberão que seu destino esteve em minhas 
mãos!
Recursos Humanos
Os recursos humanos da Secretaria Escolar 
compõem-se de um Secretário Escolar, 
responsável pelo setor, e do corpo de funcionários 
(auxiliares) que executem as tarefas e permitam 
manter a escrituração escolar e o arquivo de 
documentos permanentemente organizados e 
atualizados.
O Secretário Escolar, juntamente com o 
Diretor da instituição educacional, responde 
administrativa e legalmente pela documentação 
escolar.
Ao corpo de funcionários que atuam na Secretaria 
Escolar, incluindo o Secretário, são imprescindíveis 
os seguintes requisitos:
• conhecimentos técnicos específicos sobre o 
serviço;
• conhecimentos sobre legislação de ensino;
• caligrafia legível;
• informática;
• respeito à ética profissional;
• responsabilidade;
• bom-senso;
• honestidade;
10 Unidade 1
• boa vontade;
• lealdade à filosofia da instituição;
• capacidade de organização;
• iniciativa;
• dinamismo;
• criatividade, entre outros.
As noções sobre os serviços de Secretaria 
Escolar ampliam-se com o decorrer do tempo, 
principalmente, se reforçadas com estudos da 
legislação de ensino, observando-se os métodos 
e técnicas específicos.
O Secretário Escolar deve transmitir aos seus 
subordinados, as técnicas de escrituração 
e de organização, mantendo-os informados 
e atualizados a respeito das inovações 
surgidas. Procederá de modo idêntico com 
relação à legislação de ensino, para efeito de 
aperfeiçoamento profissional e de embasamento 
legal dos trabalhos a executar.
Entretanto, apesar do preparo e das aptidões 
do pessoal l igado à Secretaria Escolar, 
frequentemente surgirão inúmeras situações 
novas, reclamando soluções corretas e 
imediatas. Os recursos a serem utilizados são 
o bom-senso e a legalidade, resolvendo-se 
o problema da maneira mais clara possível e 
ouvindo-se as pessoas que possuem maiores 
conhecimentos do assunto, principalmente os 
membros da Direção.
O Secretário Escolar não é uma enciclopédia 
ambulante. Além de consultar a legislação 
vigente, aconselhar-se com pessoas mais 
esclarecidas e experientes sempre será o melhor 
meio para se evitar ou sanar males, que, de 
outro modo, poderiam acarretar graves prejuízos, 
não somente para o aluno, como para o próprio 
Secretário Escolar e Diretor da instituição.
Se as dúvidas não forem sanadas no âmbito da 
própria escola, cabe ao SecretárioEscolar, com 
a aquiescência da Direção, buscar soluções junto 
ao órgão próprio do sistema de ensino local.
Recursos Físicos e Materiais
A instalação da Secretaria Escolar exige a 
observação de alguns requisitos, necessários 
para alcançar um padrão de funcionamento 
perfeito.
Os recursos físicos e materiais compreendem: 
a localização, o ambiente, o mobiliário e os 
equipamentos.
A localização deverá atender a três exigências 
fundamentais:
• proximidade da sala da Direção, para que 
possa lhe prestar assessoramento, com 
rapidez e eficiência;
• facilidade de atendimento aos alunos, aos 
professores e ao público em geral;
• distanciamento de ruídos, na medida do 
possível.
O ambiente da sala da Secretaria Escolar pode 
se resumir em uma só palavra: agradável. Para 
alcançar essa situação são pontos a considerar:
• boa iluminação artificial e natural;
• limpeza e higiene;
• número racional de móveis bem-distribuídos;
• renovação de ar; 
• espaço físico.
Quanto ao mobiliário, a Secretaria Escolar deverá 
conter, no mínimo, os seguintes móveis:
• balcão de atendimento;
• arquivos;
• mesas e cadeiras;
• fichários; 
• armários;
• quadro de avisos.
O fichário, o arquivo e o armário devem ser, 
preferencialmente, de aço e dotados de tranca. 
Sempre que possível, é aconselhável que o 
Secretário Escolar tenha à sua disposição 
computador, impressora, máquina fotocopiadora 
e calculadora, possibilitando-lhe a execução mais 
rápida e eficiente de suas atribuições. 
Segurança
A Secretaria Escolar deve estar instalada em 
sala que permita segurança ao seu acervo 
inviolável e com entrada privativa ao Diretor, 
ao Secretário Escolar, aos funcionários que ali 
trabalham, incluindo-se os de limpeza.
A proteção à documentação escolar contra a 
destruição e roubo tornou-se a principal norma 
11Unidade 1
a orientar a instalação e a organização da 
Secretaria Escolar.
Recomendam-se, portanto, as seguintes medidas:
• instalação de fechaduras reforçadas;
• instalação de janelas e portas dotadas de 
grades;
• provisão de mobiliários em aço;
• colocação de extintor de incêndios.
SECRETÁRIO ESCOLAR
Os serviços de Secretaria Escolar devem 
processar-se sob a responsabilidade de um 
profissional devidamente habilitado ou autorizado. 
O Secretário Escolar deve ser portador 
de registro profissional de Técnico em Nível 
Médio, expedido pela instituição educacional 
devidamente credenciada e o curso autorizado, 
ou, de autorização, a título precário, com 
fim específico, concedida pela Secretaria da 
Educação. 
Seu relacionamento com o Corpo Docente, 
Direção, pais, alunos e Órgãos Superiores, 
deve ser de alto nível de modo que inspire 
a todos respeito e confiança. O domínio dos 
conhecimentos específicos e a exatidão de 
procedimentos da Secretaria Escolar possibilitam 
poupar tempo, dar segurança à administração da 
instituição e diminuir gastos, como por exemplo, 
com impressos mal-elaborados.
Entre as qualidades que o Secretário Escolar deve 
possuir, destacam-se: 
• senso de responsabilidade, de honestidade 
e de lealdade – sua função caracteriza-se 
como de confiança do Diretor que deposita 
sob sua responsabilidade o prestígio e o 
renome da Escola;
• dignidade – o desempenho da profissão de 
Secretário Escolar requer honra e dignidade, 
devendo abster-se de qualquer comportamento 
que pressuponha infração ou implique 
descrédito para a instituição;
• integridade – o Secretário Escolar deve 
procurar ser sempre íntegro nas suas atitudes, 
buscando não infringir as normas e leis que 
regem a sua profissão, respeitando as regras 
sociais e morais de boa convivência;
• discrição – é qualidade exigida para se 
salvaguardar o sigilo profissional sobre 
assuntos confidenciais relacionados à 
instituição e às pessoas que dela fazem parte, 
exigindo a observância rigorosa do princípio da 
confidencialidade e da responsabilidade;
• capacidade de organização – deixar a 
mesa sempre em ordem, sem excesso de 
papéis, pois, a eficiência do Secretário 
Escolar facilita o trabalho não só dele como 
o da Direção, inclusive, selecionando e 
encaminhando a ela somente as obrigações 
que lhe são pertinentes;
• espírito empreendedor – capacidade de 
fazer as ideias transformarem-se em realidade, 
agindo com entusiasmo e dinamismo, sem 
perder o foco, acreditando na sua capacidade 
de vencer;
• controle emocional – não perder a calma 
diante de situações difíceis, buscando sempre 
uma solução justa e correta, pacificamente;
• presteza – oferecer sua colaboração a todos 
os seus colegas de trabalho, quando a sua 
intervenção for necessária para agilizar o 
trabalho e o funcionamento da instituição;
• atualização – buscar sempre manter-se 
bem-informado, cultivando os conhecimentos 
pertinentes à área para que seu trabalho atinja 
o rendimento máximo;
• espírito de equipe e liderança – o profissional 
alcançará maior produtividade e obterá 
melhores resultados se sua equipe souber 
claramente o que se espera dela, se forem 
traçadas metas, se houver um ambiente 
agradável e saudável, e trabalhar sob a 
coordenação de um líder.
Um profissional sério deve opor-se aos que 
atentarem contra sua dignidade, com propostas 
desonestas que, além de repelidas, devem ser 
denunciadas, salvaguardando sua pessoa contra 
qualquer irregularidade. 
O Secretário Escolar não deve concordar com a 
saída de documentos do recinto da Secretaria, 
seja qual for o motivo alegado, a não ser que 
lhe seja possível acompanhá-lo durante todo o 
tempo, ou que tenha sido autorizado/determinado 
pelo Diretor.
12 Unidade 1
Seu cuidado com o serviço deve levá-lo 
a conferir todo o trabalho realizado pelos 
auxiliares, evitando, com isso, a expedição de 
documentos contendo erros, principalmente nos 
casos de transferência, que ele assinará com o 
Diretor, após esse exame preventivo, evitando 
incorreções e rasuras. Os espaços em branco 
devem ser totalmente inutilizados, para que 
nada seja acrescentado pelo aluno ou outras 
pessoas, e providenciar uma cópia de igual teor 
e forma para ficar guardada na pasta individual 
do aluno.
Os trabalhos inerentes à Secretaria Escolar 
devem ser equitativamente distribuídos entre os 
auxiliares.
Atribuições
O Secretário Escolar é responsável pela 
organização da Secretaria, pela documentação 
escolar e sua preservação no tempo e no espaço 
e pelo aspecto legal da vida escolar na sua forma 
global. Todos os atos praticados pelo Secretário 
Escolar devem estar sempre fundamentados nos 
princípios legais pertinentes.
Cada instituição educacional define as atribuições 
do seu Secretário Escolar, fazendo-as constar 
do seu Regimento Escolar, zelando pelo seu pleno 
cumprimento.
Basicamente, as atribuições de um Secretário 
Escolar são:
• p lane jar, coordenar, cont ro lar e 
supervisionar as atividades da Secretaria 
Escolar;
• assistir ao Diretor da instituição educacional 
em serviços técnicos, relacionados à Secretaria 
Escolar;
• prestar atendimento ao público interno e 
externo;
• representar a instituição de ensino nas 
suas relações com a comunidade escolar;
• articular a comunicação interna e divulgar 
as informações pertinentes recebidas;
• manter atualizados os registros dos 
prontuários/dossiês dos alunos, professores, 
funcionários;
• organizar e atualizar arquivos, coletâneas 
de leis, regulamentos e demais normas 
relativas a assuntos da instituição;
• zelar pela guarda e sigilo dos documentos 
escolares;
• realizar levantamentos relacionados à 
movimentação e à vida escolar do aluno;
• redigir requerimentos, memorandos, 
circulares, ofícios, atas e executar serviços 
de digitação/datilografia e de gestão de 
correspondências em geral;
• instruir processos que devam ser 
encaminhados às autoridades superiores, 
desde que relacionados à Secretaria Escolar;
• manter atualizados todos os livros de 
escrituração escolar;
• dar atendimento a pedidos de informações 
das partes interessadas, respeitando o sigilo 
profissional,no que se refere aos documentos 
sob sua guarda;
• prestar informações e atender a comunidade 
escolar em assuntos pertinentes ao serviço;
• manter-se atualizado quanto às normas 
legais vigentes;
• orientar os professores quanto ao 
preenchimento correto do Diário de Classe e 
acompanhar lançamentos periódicos de 
resultados da avaliação, da frequência, e da 
carga horária/dias letivos;
• assinar documentos emanados da Secretaria 
Escolar, juntamente com o Diretor;
• executar demais tarefas usuais e correlatas 
à sua função.
Ética Profissional
A principal preocupação com regras de conduta 
para orientar a ação daqueles que exercem 
uma determinada profissão consiste em que 
nenhum grupo humano, desde as pequenas 
tribos primitivas até as grandes sociedades, pode 
manter-se sem regras ou leis. 
Sendo o homem um ser que trabalha, é 
necessário prepará-lo para que trabalhe e 
produza nas melhores condições éticas.
É preciso, portanto, que os indiv íduos 
compreendam a importância dos fatores éticos, 
considerando que deles decorrem princípios 
norteadores de sua vida pessoal e profissional. 
Cada indivíduo tem valores próprios, os quais 
distribui em uma escala e procura realizar ao 
longo de sua existência.
13Unidade 1
“Ética Profissional é o prolongamento e o 
complemento do direito profissional: é a sua 
cúpula. (...) A ética vai ao encontro deste 
problema e procura levar o ser humano a 
dignificar e a sublimar o seu comportamento 
em relação à experiência própria e à experiência 
alheia; acrescenta a possibi l idade de 
aprendizagem voluntária. Por um lado, formula 
teorias, estabelece doutrinas, fixa princípios 
e classifica ideias; por outro lado, educa a 
sensibilidade e estrutura, no indivíduo, hábitos 
morais sólidos.” 
(Mário Gonçalves Viana)
Por estar presente em todos os momentos da 
vida humana, a ética pode ser considerada sob 
os mais variados aspectos: individual, social e 
profissional.
Cada profissão oferece direitos e regalias e 
impõe deveres e obrigações. Esses deveres e 
obrigações são impostos pelo Estado e pela 
própria profissão, em relação jurídico-ética.
A Ética Profissional, no caso do Secretário 
Escolar, refere-se às obrigações diretas e 
diversificadas com relação à instituição que 
representa, ao Diretor, à equipe técnico-
pedagógica e administrativa, aos professores, 
aos alunos, aos pais, à comunidade e à própria 
função.
O Secretário Escolar, participante da obra 
educacional, aceitando a responsabilidade 
de exercer a função, deve reconhecer seus 
compromissos e tudo fazer para dar o melhor de 
si no desempenho de suas tarefas profissionais. 
Ele deve ser capaz, não só de aplicar seus 
conhecimentos, mas também de aplicá-los 
de modo ético, o que constitui uma de suas 
atribuições difíceis.
No desempenho de suas funções, o Secretário 
Escolar deverá observar os seguintes princípios 
éticos:
• respeitar e lutar pelo progresso da profissão;
• combater o exercício ilegal da profissão;
• manter sigilo profissional, ou seja, guardar sigilo 
absoluto sobre os assuntos e documentos que 
lhe forem confiados, de natureza profissional 
ou particular, relativos aos alunos, aos 
professores e a todas as pessoas envolvidas 
no processo educativo, não devendo, portanto, 
fornecer qualquer tipo de informe pessoal 
ou profissional, sem a permissão da parte 
interessada;
• cumprir suas obrigações de forma honrada e 
correta;
• atuar sempre à luz da verdade;
• dar atendimento a todos, sem distinção de 
raça, credo ou nacionalidade;
• respeitar, cumprir e fazer cumprir as 
determinações superiores;
• respeitar e zelar pelo melhor relacionamento 
da instituição educacional com a comunidade;
• não se valer de seu cargo/função para tirar 
vantagens pessoais;
• cumprir horário e executar com esmero, 
pontualidade e zelo as tarefas que lhe forem 
confiadas;
• manter uma atitude de estímulo e de exemplo 
em todos os momentos;
• agir com um elevado senso de responsabilidade, 
discrição e discernimento no trato com seus 
superiores e colaboradores;
• manter em alto nível o relacionamento com os 
professores e todas as pessoas que compõem 
a comunidade escolar;
• capacitar-se para o melhor desempenho de 
suas funções;
• atualizar-se permanentemente, buscando o 
aperfeiçoamento;
• reconhecer suas limitações e esforçar-se para 
superá-las.
Além da ética, algumas Regras de Etiqueta 
norteiam o comportamento no ambiente de 
trabalho, onde as pessoas se relacionam com 
superiores, colegas, subordinados, público em 
geral, e, principalmente, com os alunos perante 
os quais todos os profissionais da educação 
devem se apresentar como exemplos na sua 
conduta:
• manter postura e apresentação adequadas à 
profissão, cultivando a comunicação correta, a 
aparência pessoal (vestir-se de forma discreta), 
a cortesia, o respeito, a autodisciplina;
• cumprimentar cordialmente e com naturalidade 
a todos;
• agir com polidez, devendo abster-se de 
comentários desrespeitosos, jocosos para 
com alunos, colegas de profissão e superiores 
14 Unidade 1
ou duvidar da qualidade técnica das chefias/
superiores ou criticar a administração do 
sistema;
• falar em tom de voz agradável, evitando rir ou 
falar alto e de forma escandalosa ou ríspida;
• tratar sempre os seus auxiliares e os outros 
funcionários com o mesmo respeito que 
deseja de seus superiores;
• evitar debruçar-se sobre as mesas ou sentar-
se nas suas extremidades;
• manter espaço reservado para lanches e 
cafezinhos, evitando consumir alimentos no 
local de trabalho;
• não se pentear, maquilar ou lixar as unhas no 
local de trabalho;
• não fumar;
• evitar o mau hábito de reclamar por tudo e por 
nada;
• tratar a todos com cortesia, ao telefone, 
prestando informações com clareza e sem 
demora;
• evitar demorar ao telefone no local de trabalho, 
tratando de assuntos pessoais;
• evitar falar dos seus problemas pessoais e de 
outros assuntos intermináveis;
• procurar ser sempre pontual, assíduo, 
atencioso e cordial;
• usar sempre, nas relações interpessoais, 
as expressões: por favor, por gentileza, com 
licença e obrigado;
• manter o foco no trabalho, com discrição e 
eficiência.
Exercícios
 1. Tente recordar quais as incumbências de uma 
instituição educacional, de acordo com a Lei 
de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – 
LDB, e cite no mínimo cinco delas.
 2. Descreva sucintamente os documentos 
organizacionais de uma instituição educacional: 
Regimento Escolar e Proposta Pedagógica, 
destacando as partes/dados que compõem 
tais documentos.
 3. As instituições educacionais privadas devem 
submeter à apreciação da Secretaria da 
Educação, no prazo por ela estabelecido, o 
seu Calendário Escolar para o período letivo 
subsequente. Tendo em mente um ano 
letivo, relacione os eventos/informações que 
o Calendário Escolar deve conter, além da 
identificação completa da instituição e o ano 
a que se refere.
 4. A Secretaria Escolar constitui serviço 
auxiliar da Direção, à qual está diretamente 
subordinada, competindo-lhe a execução 
das tarefas de expediente, arquivo, fichário, 
correspondência, escrituração escolar, 
atendimento ao público interno e externo, 
bem como, processos referentes à vida da 
instituição e à vida escolar de seus alunos. 
Quais são os requisitos básicos necessários 
para você atuar na Secretaria Escolar como 
funcionário ou como Secretário? 
 5. Os recursos físicos e materiais de uma 
Secretaria Escolar compreendem: a localização, 
o ambiente, o mobiliário e os equipamentos.
 a. Cite as exigências fundamentais quanto à 
sua localização.
 b. Quais os requisitos quanto ao ambiente da 
sala da Secretaria Escolar para que ela se 
torne funcional e agradável?
 c. Quanto ao mobiliário, quais são os móveis 
indispensáveis à Secretaria Escolar? 
 d. Quais são os equipamentos essenciais 
para o funcionamento de uma Secretaria 
Escolar?
 6. Comente a importância da segurança na 
Secretaria Escolar, citando também as 
medidasrecomendadas para esse fim.
 7. O Secretário Escolar deve ser portador de 
registro profissional de técnico em nível 
médio, expedido pela instituição educacional 
devidamente credenciada e o curso autorizado, 
ou, de autorização, a título precário, com 
fim específico, concedida pela Secretaria da 
Educação. Com fundamento nas qualidades 
e habilidades que o Secretário Escolar deve 
possuir, relacionadas no texto “Secretário 
Escolar”, faça, criticamente, uma autoavaliação 
para analisar se você está apto para candidatar-
se ao exercício de tal função, refletindo sobre 
aspectos a serem melhorados e justificando 
adequadamente as afirmativas.
 8. Cada instituição educacional define as 
atribuições do seu Secretário Escolar, fazendo-
as constar do seu Regimento Escolar, porém, 
algumas são imprescindíveis. Cite todas as 
atribuições que você conseguir lembrar e que 
considere importantes, tendo em vista o bom 
funcionamento da instituição educacional.
 9. A ética deve estar presente em todos os 
momentos da vida humana, nos aspectos: 
individual, social e profissional. Cada profissão 
oferece direitos e regalias e impõe deveres 
e obrigações ao indivíduo que a exerce. A 
ética profissional, no caso do Secretário 
Escolar, refere-se às obrigações diretas e 
15Unidade 1
diversificadas com relação à instituição que 
representa, ao Diretor, à equipe técnico-
pedagógica e administrativa, aos professores, 
aos alunos, aos pais, à comunidade e à 
própria função, devendo ser capaz de aplicar 
seus conhecimentos de modo ético. Cite os 
princípios éticos que devem ser observados 
pelo Secretário Escolar no desempenho de 
suas funções.
 10. Juntamente com a ética, algumas regras de 
etiqueta norteiam o comportamento no 
ambiente de trabalho, onde as pessoas 
se relacionam com superiores, colegas, 
subord inados, púb l ico em gera l , e , 
principalmente, com os alunos a quem 
todos os profissionais da educação devem 
apresentar-se como exemplos na sua 
conduta. Relacione algumas dessas regras 
de etiqueta.
Chave de correção
 1. Respeitadas as normas comuns e as do sistema 
de ensino ao qual está integrada, a escola, uma 
instituição educacional, tem, de acordo com a 
LDB, a incumbência de:
• elaborar e executar sua proposta pedagógica;
• administrar seu pessoal e seus recursos 
materiais e financeiros;
• assegurar o cumprimento dos dias letivos e 
horas-aula estabelecidas;
• velar pelo cumprimento do plano de trabalho 
de cada docente;
• prover meios para recuperação dos alunos 
de menor rendimento;
• articular-se com as famílias e a comunidade, 
criando processos de integração da sociedade 
com a escola;
• informar os pais e responsáveis sobre a 
frequência e o rendimento dos alunos, bem 
como sobre a execução de sua proposta 
pedagógica;
• notificar ao Conselho Tutelar do Município, ao 
juiz competente da Comarca e ao respectivo 
representante do Ministério Público a relação 
dos alunos que apresentem quantidade 
de faltas acima de cinquenta por cento do 
percentual permitido em lei;
• comunicar ao Conselho Tutelar os casos de:
 – maus-tratos envolvendo seus alunos;
 – reiteração de faltas injustificadas e de 
evasão escolar, esgotados os recursos 
escolares;
 – elevados níveis de repetência.
 2. O Regimento Escolar é o documento normativo 
da instituição educacional que disciplina a sua 
prática educativa e as normas nele contidas 
devem estar de acordo com os dispositivos 
legais vigentes, devendo conter os seguintes 
dados:
• identi f icação da inst ituição ou rede 
educacional e de sua mantenedora;
• fins e objetivos da instituição ou rede 
educacional;
• organização administrativa pedagógica;
• organização e atuação dos professores, dos 
serviços especializados e de apoio;
• processo de avaliação institucional e do 
estudante;
• direitos e deveres dos estudantes.
 A Proposta Pedagógica é o documento que 
define a organização do trabalho pedagógico na 
sua globalidade educacional e orienta a prática 
educativa da instituição educacional, elaborada 
observando-se os princípios e diretrizes da 
educação nacional e de cada sistema de ensino, 
com a participação dos docentes e, sempre que 
possível, dos demais membros da comunidade 
escolar, sob a responsabilidade da Direção. A 
Proposta Pedagógica deve conter informações 
sobre:
• origem histórica, natureza e contexto da 
instituição;
• fundamentos norteadores da prática 
educativa;
• missão e objetivos institucionais;
• organização pedagógica da educação e do 
ensino oferecidos;
• organização curricular e respectivas matrizes, 
quando for o caso;
• objetivos da educação e ensino e metodologia 
adotada;
• processos de avaliação da aprendizagem e 
de sua execução;
• infraestrutura contendo as instalações 
físicas, equipamentos, materiais didático-
pedagógicos, biblioteca ou sala de leitura, 
laboratórios, pessoal docente, de serviços 
especializados e de apoio;
• gestão administrativa e pedagógica;
• bibliografia consultada.
 3. O Calendário Escolar das instituições educacionais 
privadas devem conter, além da identificação 
completa da instituição e o ano a que se refere, 
no mínimo, as datas ou períodos de:
• apresentação dos professores;
• número de dias letivos por mês, semestre 
e ano, podendo ser também por bimestre, 
trimestre ou outra forma de organização; 
• matrículas;
• recuperação de estudos; 
• férias dos professores; 
• feriados;
• recessos escolares;
• semana pedagógica, jornada pedagógica e/
ou outros períodos destinados à atualização 
16 Unidade 1
e aperfeiçoamento dos profissionais da 
educação; 
• recuperação final e de exames finais, quando 
houver;
• reunião de pais e professores;
• sábados letivos;
• formatura, se for o caso;
• demais datas e períodos que se fizerem 
necessários, conforme a peculiaridade de 
cada instituição. 
 4. Requisitos básicos ao corpo de funcionários 
que atuam na Secretaria Escolar, incluindo o 
Secretário são:
• conhecimentos técnicos específicos sobre o 
serviço;
• conhecimentos sobre legislação de ensino;
• caligrafia legível;
• informática;
• respeito à ética profissional;
• responsabilidade;
• bom-senso;
• honestidade;
• boa vontade;
• lealdade à filosofia da instituição;
• capacidade de organização;
• iniciativa;
• dinamismo;
• criatividade, dentre outros.
 5. a. Exigências fundamentais quanto à localização:
 – proximidade da sala da Direção, para que 
possa prestar-lhe assessoramento, com 
rapidez e eficiência;
 – facilidade de atendimento aos alunos, aos 
professores e ao público em geral;
 – distanciamento de ruídos, na medida do 
possível.
 b. Requisitos quanto ao ambiente da sala da 
Secretaria Escolar para que ela se torne 
funcional e agradável:
 – boa iluminação artificial e natural;
 – limpeza e higiene;
 – número racional de móveis e bem-
distribuídos;
 – renovação de ar; e
 – espaço físico.
 c. Os móveis indispensáveis:
 – balcão de atendimento;
 – arquivos;
 – mesas e cadeiras;
 – fichários; 
 – armários; e
 – quadro de avisos.
 d. Os equipamentos essencia is para o 
funcionamento de uma Secretaria Escolar 
são computador, impressora e máquina 
fotocopiadora. 
 6. A proteção à documentação escolar contra a 
destruição e roubo é a principal norma a orientar 
a instalação e a organização da Secretaria 
Escolar, garantindo a segurança ao seu acervo 
inviolável, sendo recomendadas as seguintes 
medidas:
• entrada privativa ao Diretor, Secretário 
Escolar, funcionários que ali trabalham, 
inclusive os de limpeza;
• fechaduras reforçadas;
• janelas e portas dotadas de grades;
• mobiliários em aço; e
• colocação de extintor de incêndios.
 7. Resposta pessoal , porém, deve estar 
fundamentada nas qualidades relacionadas no 
texto “Secretário Escolar”.
 8. Principais atribuições do Secretário Escolar: 
• planejar, coordenar, controlar e supervisionar 
as atividades da Secretaria Escolar;
• assistir ao Diretor da instituição educacionalem serviços técnicos, relacionados à 
Secretaria Escolar;
• prestar atendimento ao público interno e 
externo;
• representar a instituição de ensino nas suas 
relações com a comunidade escolar;
• articular a comunicação interna e divulgar as 
informações pertinentes recebidas;
• manter atual izados os registros dos 
prontuários/dossiês dos alunos, professores, 
funcionários;
• organizar e atualizar arquivos, coletâneas de 
leis, regulamentos e demais normas relativas 
a assuntos da instituição;
• zelar pela guarda e sigilo dos documentos 
escolares;
• realizar levantamentos relacionados a 
movimentação e vida escolar do aluno;
• redigir requerimentos, memorandos, circulares, 
ofícios, atas e executar serviços de digitação 
e de gestão de correspondências em geral;
• ins t ru i r p rocessos que devam ser 
encaminhados às autoridades superiores, 
desde que relacionados à Secretaria Escolar;
• manter atualizados todos os livros de 
escrituração escolar;
• dar atendimento a pedidos de informações 
das partes interessadas, respeitando o sigilo 
profissional, no que se refere aos documentos 
sob sua guarda;
• prestar informações e atender a comunidade 
escolar em assuntos pertinentes ao serviço;
• manter-se atualizado quanto às normas legais 
vigentes;
• or ientar os professores quanto ao 
preenchimento correto do Diário de Classe 
e acompanhar lançamentos periódicos de 
resultados da avaliação, de frequência, carga 
horária/dias letivos;
• assinar documentos emanados da Secretaria 
Escolar, juntamente com o Diretor;
17Unidade 1
• executar demais tarefas usuais e correlatas 
à sua função.
 9. Princípios éticos a serem observados pelo 
Secretário Escolar no exercício de sua função:
• respeitar e lutar pelo progresso da profissão;
• combater o exercício ilegal da profissão;
• manter sigilo profissional, ou seja, guardar 
sigi lo absoluto sobre os assuntos e 
documentos que lhe forem confiados, de 
natureza profissional ou particular, relativos 
aos alunos, aos professores e a todas as 
pessoas envolvidas no processo educativo, 
não devendo, portanto, fornecer qualquer 
tipo de informe pessoal ou profissional, sem 
a permissão da parte interessada;
• cumprir suas obrigações de forma honrada e 
correta;
• atuar sempre à luz da verdade;
• dar atendimento a todos, sem distinção de 
raça, credo ou nacionalidade;
• respeitar, cumprir e fazer cumprir as 
determinações superiores;
• respeitar e zelar pelo melhor relacionamento 
da instituição educacional com a comunidade;
• não se valer de seu cargo/função para tirar 
vantagens pessoais;
• cumprir horário e executar com esmero, 
pontualidade e zelo as tarefas que lhe forem 
confiadas;
• manter uma atitude de estímulo e de exemplo 
em todos os momentos;
• a g i r c o m u m e l e v a d o s e n s o d e 
responsabilidade, discrição e discernimento 
no trato com seus superiores e colaboradores;
• manter em alto nível o relacionamento com 
os professores e todas as pessoas que 
compõem a comunidade escolar;
• capacitar-se para o melhor desempenho de 
suas funções;
• atualizar-se permanentemente, buscando o 
aperfeiçoamento;
• reconhecer suas limitações e esforçar-se para 
superá-las.
 10. Regras de etiqueta que, juntamente com os 
princípios éticos, norteiam o comportamento no 
ambiente de trabalho:
• manter postura e apresentação adequadas 
à profissão, cultivando a comunicação 
correta, a aparência pessoal (vestir-se de 
forma discreta), a cortesia, o respeito, a 
autodisciplina;
• cumpr imentar cord ia lmente e com 
naturalidade a todos;
• agir com polidez, devendo abster-se de 
comentários desrespeitosos, jocosos para 
com alunos, colegas de profissão e superiores 
ou duvidar da qualidade técnica das chefias/
superiores ou criticar a administração do 
sistema;
• falar em tom de voz agradável, evitando rir ou 
falar alto e de forma escandalosa ou ríspida;
• tratar sempre os seus auxiliares e os outros 
funcionários com o mesmo respeito que você 
deseja de seus superiores;
• evitar debruçar-se sobre as mesas ou sentar-
se nas suas extremidades;
• manter espaço reservado para lanches e 
cafezinhos, evitando consumir alimentos no 
local de trabalho;
• não se pentear, maquilar ou lixar as unhas 
no local de trabalho;
• não fumar;
• evitar o mau hábito de reclamar por tudo e 
por nada;
• ao telefone, tratar a todos com cortesia, 
prestando informações com clareza e sem 
demora;
• evitar demorar ao telefone no local de 
trabalho, tratando de assuntos pessoais;
• evitar falar dos seus problemas pessoais e 
de outros assuntos intermináveis;
• procurar ser sempre pontual, assíduo, 
atencioso e cordial;
• nas relações interpessoais, usar sempre as 
expressões: por favor, por gentileza, com 
licença e obrigado;
• manter o foco no trabalho, com discrição e 
eficiência.
Técnico em Secretaria Escolar
Objetivos:
• Compreender cada elemento que constitui a 
Escrituração Escolar.
• Reconhecer as caracterísiticas de cada 
instrumento da Escrituração Escolar.
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
Escrituração Escolar constitui o registro 
sistemático dos fatos e dos dados relativos à vida 
escolar do aluno e da instituição educacional, 
que assegure, em qualquer época, a verificação 
da/do:
• identidade de cada aluno;
• regularidade de seus estudos; 
• autenticidade de sua vida escolar; 
• funcionamento da instituição educacional.
A escrituração escolar é de suma importância 
para a escola, devendo ser completa, fidedigna, 
simples, racional e funcional e estar sempre 
organizada e com os registros atualizados. Ao 
efetivar os registros, o Secretário Escolar deve, 
ainda, observar os princípios como objetividade, 
autenticidade e legibilidade.
A escrituração escolar compõe-se de registros 
sobre:
• Abertura e encerramento do semestre/ano 
letivo.
• Investidura e exoneração do Diretor e do 
Secretário Escolar.
• Ocorrências – fatos relevantes, fora da rotina, 
ocorridos no dia a dia.
• Guarda e eliminação de documentos escolares.
• Aprovação e reprovação.
Elementos que Compõem a Escrituração Escolar
Unidade 2
• Processos especiais de avaliação:
 – adaptação de estudos;
 – aproveitamento de estudos;
 – avanço de estudos;
 – classificação e reclassificação; 
 – progressão parcial com dependência;
 – equivalência de estudos.
• Resultados parciais e finais de avaliação, de 
recuperação e a frequência dos alunos.
• Alunos matriculados por ano, turma, turno, 
curso, níveis, etapas e modalidades de 
educação e ensino.
• Transferências expedidas e recebidas e 
cancelamento de matrículas.
• Decisões do Conselho de Classe e/ou da 
Comissão de Professores.
• Expedição e registro de diplomas e certificados.
• Relação de livros didáticos adotados.
• Concessão de gratuidade e/ou redução da 
anuidade escolar.
• Relatório de visita de técnicos do órgão de 
inspeção de ensino.
• Outros registros considerados necessários e 
importantes pela instituição.
Os fatos relativos à vida escolar do aluno e à 
instituição educacional devem ser registrados em 
instrumentos próprios, tais como: requerimentos, 
livros, diários de classe, fichas, atas, relatórios, 
boletins, históricos escolares, certificados, 
diplomas, declarações e outros, a critério da 
instituição de ensino, levando-se em conta a 
natureza do fato.
20 Unidade 2
Todos os registros efetuados e documentos 
escolares expedidos devem conter a data da 
ocorrência e a assinatura do Secretário Escolar 
e do Diretor, com os nomes sotopostos, como 
responsáveis solidários pela legitimidade dos dados 
neles contidos, bem como, a respectiva função, 
número e ano do registro do diploma que os habilita 
especificamente para esse fim e instituição ou 
órgão expedidor.
Todos os livros de escrituração escolar devem 
conter, na folha de rosto, o Termo de Abertura, 
devidamente datado e assinado pelo Secretário 
Escolar e Diretor da instituição educacional, com 
a indicação do número de páginas, rubricadaspelo Diretor, e a finalidade a que se destina cada 
livro.
Ao encerrar o livro de escrituração escolar, é 
necessário lavrar o Termo de Encerramento, 
após os espaços em branco anulados, devendo 
conter a assinatura do Secretário Escolar e do 
Diretor, com o respectivo nome, função e número 
do registro do diploma igualmente sotopostos. 
MATRÍCULA
A matrícula, processo pelo qual o aluno ingressa 
na escola e ato próprio da instituição educacional, 
deverá ser formalizada mediante preenchimento 
da ficha/requerimento de matrícula e de acordo 
com o disposto no Regimento Escolar. Pode 
ocorrer por transferência de outra instituição 
ou por ingresso de aluno que nunca tenha 
frequentado uma escola.
O processo de matrícula e os documentos 
apresentados são de suma importância, pois, 
deles se originam todos os dados e a regularidade 
da vida escolar do aluno e representam 
o compromisso entre este e a instituição 
educacional.
Compete ao Secretário Escolar divulgar, com 
antecedência, o Cronograma para Matrículas, 
conforme previsto no Calendário Escolar, 
insistindo na ampla divulgação dos prazos, sobre 
eles orientando os alunos e seus responsáveis, 
principalmente, quando se tratar de renovação 
de matrículas, alertando para o risco da perda do 
direito à vaga em decorrência de efetivação de 
matrículas novas. A divulgação se faz por meio de 
cartazes, circulares e agenda escolar, incluindo-
se o período para a solicitação de transferências. 
A solicitação de matrícula far-se-á pelo 
interessado, quando maior, ou pelo pai/
responsável, quando menor, fazendo-se 
acompanhar de:
• documentos pessoais de identificação;
• fotografias 3x4;
• documentos escolares de transferência, 
quando for o caso:
 – Histórico Escolar;
 – Certificado de conclusão de curso anterior;
 – Ficha Individual, no caso de matrícula no 
decorrer do ano letivo;
• cartão de controle de vacinação, para 
matrícula na Educação Infantil e nos Anos 
Iniciais do Ensino Fundamental;
• comprovante de quitação com o Serviço 
Militar, para os alunos do sexo masculino, 
maiores de 18 (dezoito) anos;
• Título de Eleitor, para os alunos maiores de 18 
(dezoito) anos e, em caráter facultativo, para 
os alunos de 16 (dezesseis) a 18 (dezoito) 
anos;
• Carteira de Identidade, a partir de 16 
(dezesseis) anos;
• outros, conforme exigências expressas no 
Regimento Escolar ou em outro documento 
legal.
• Requerimento para nome social, caso 
necessário, feito pelo aluno maior de idade 
e/ou pais ou responsáveis.
Também a solicitação de renovação de 
matrícula far-se-á pelo interessado, quando 
maior, ou pelo pai/responsável, quando menor, 
dispensando-se a apresentação de documentos 
escolares exigidos no ato da matrícula nova.
O aluno menor de 18 (dezoito) anos de idade não 
poderá assinar o requerimento e responsabilizar-
se sozinho pela sua matrícula ou renovação, 
mesmo sendo portador da Carteira de Identidade, 
devendo a sua matrícula ser solicitada pelos pais 
ou responsáveis.
A matrícula inicial da criança no Ensino 
Fundamental far-se-á aos 6 (seis) anos de 
idade completos ou a completar até o dia 31 
de março do ano em curso, de acordo com a 
21Unidade 2
legislação vigente. As crianças que completarem 
6 (seis) anos de idade após esta data deverão ser 
matriculadas na Pré-Escola – Educação Infantil.
No entanto, à criança que, comprovadamente, 
tenha conc lu ído a Educação In fant i l , 
independentemente da idade, é assegurado o 
direito de matrícula no Ensino Fundamental, 
com acompanhamento didático pedagógico, 
adequado ao seu desenvolvimento.
A falta da Certidão de Nascimento não constitui 
impedimento para efetivar a matrícula inicial 
no Ensino Fundamental. Compete, nesse caso, 
à instituição educacional orientar quanto à 
obtenção do documento ou providenciá-lo por 
sua conta.
Casos em que o candidato não disponha 
de comprovante da escolarização anterior, 
o aluno pode ser matriculado em qualquer 
ano/etapa/modalidade ou outra forma de 
organização da Educação Básica em que melhor 
se adequar, com base na classificação, de 
acordo com o disposto no Regimento Escolar. 
O exame de classificação deve ser solicitado 
à Direção da instituição pelo aluno ou seu 
responsável, quando menor de idade, mediante 
um requerimento, com justificativa, contendo 
informações sobre ano/etapa/modalidade já 
cursado. Após deferido o pedido, a classificação 
é feita mediante aprovação em avaliação, 
realizada por uma comissão designada pela 
Direção da instituição educacional, composta 
por professores legalmente habilitados. Essa 
classificação suprirá, para todos os efeitos 
escolares, a ausência da comprovação de vida 
escolar pregressa, devendo o fato ser registrado 
em ata, na Ficha Individual e no Histórico Escolar. 
Após a conclusão do processo, o requerimento, 
os instrumentos de avaliação e a cópia da ata 
com o resultado do exame, contendo ciência 
do aluno ou do seu responsável, se menor 
de idade, devem ser arquivados no dossiê 
individual do aluno. No Histórico Escolar do 
aluno submetido ao exame de classificação deve 
constar a observação: “O aluno foi submetido 
a exame de classificação e obteve aprovação 
para cursar o ......, ano ou semestre do ..... (do 
Ensino Fundamental, do Ensino Médio ou da 
Educação de Jovens e Adultos) ....., conforme 
a Lei de Diretrizes e Bases da Educação – LDB 
e as regulamentações locais.”
Vale ressaltar que todas as atas citadas no 
decorrer deste caderno constituir-se-ão em 
objeto de estudo na Unidade 3 do presente 
material pedagógico.
De acordo com as normas regimentais, é 
permitida à instituição educacional a matrícula 
para o ano subsequente por meio da progressão 
parcial: do 6o ano para o7o ano, do 7o ano 
para o 8o ano e 8o ano para o 9o ano do Ensino 
Fundamental e do 1o para 2o ano e do 2o para 3o 
ano do Ensino Médio, com dependência em até 
dois componentes curriculares.
Para matrícula na Educação de Jovens e Adultos 
devem ser observadas as idades mínimas de:
• 15 (quinze) anos para matrícula e conclusão 
no curso equivalente ao Ensino Fundamental;
• 18 (dezoito) anos para matrícula e conclusão 
no curso equivalente ao Ensino Médio.
O direito dos menores emancipados para os atos 
da vida civil não se aplica para matrícula na EJA 
ou prestação de exames supletivos.
Ao aluno que completou 18 (dezoito) anos no 
decorrer do ano letivo, solicitar-se-á no ato da 
renovação de matrícula a apresentação, para 
transcrição de dados, de documentos que 
comprovem:
• quitação com o Serviço Militar, se for do sexo 
masculino;
• estar em dia com a Justiça Eleitoral, para 
alunos de ambos os sexos.
Ao aluno que completou 16 (dezesseis) anos de 
idade no decorrer do ano letivo, solicitar-se-á a 
apresentação da Carteira de Identidade, para 
transcrição de dados – número, órgão expedidor/
UF e data de expedição – nos seus documentos 
escolares.
A etapa da preparação para a realização 
de matrículas compreende basicamente os 
seguintes passos:
• planejamento, com antecedência;
• escolha dos funcionários que atuarão na 
recepção/realização de matrículas;
• rápido e intensivo treinamento com o pessoal 
sobre como preencher os formulários, conferir 
e receber os documentos e instruir os alunos 
e responsáveis;
22 Unidade 2
• definição da relação de documentos a serem 
exigidos no ato da matrícula;
• aquisição e confecção de material necessário 
como requerimentos, fichas, calendários, 
cartazes, informativos, senhas para atendimento 
e outros;
• divulgação do período e horário de atendimento;
• divulgação de anos, turnos, cursos, níveis, 
etapas e modalidades de educação e ensino 
que a instituição oferece, especificando a 
existência ou não de vagas em cada situação;
• preparação da ficha/quadro de controle de 
vagas existentes, por situação;
• definição e preparação do local para o 
atendimento, prevendo o espaço para a 
formação de filas, com conforto, colocando 
bancos ou cadeiras, se for o caso.
Casos a Secretaria Escolar não disponhade uma 
antessala com espaço suficiente, a realização 
de matrículas em salas de aula ou em outros 
recintos espaçosos, que servirão de postos, 
poderá trazer algumas vantagens como:
• o aluno e/ou o seu responsável, ao entrar na 
sala, recebe o requerimento, preenchendo-o 
com conforto, acomodado em uma carteira;
• no quadro estarão expressas as instruções 
necessárias, além da presença de funcionário 
para orientar, sanar dúvidas e coordenar o 
andamento do trabalho;
• em cada sala, realiza-se a matrícula por 
ano/período ou por nível/etapa/modalidade/
curso, extinguindo-se as filas e possíveis 
contrariedades delas decorrentes.
No ato da matrícula, o funcionário encarregado 
deverá verificar:
• se o candidato apresenta a documentação 
pessoal e escolar completa e correta;
• o ano, nível, etapa ou modalidade de educação 
e ensino, curso em que poderá efetuar a 
matrícula, mediante análise cuidadosa de sua 
documentação escolar.
Preenchidos os formulários necessários, o 
funcionário deverá:
• conferir os documentos pessoais cujos dados 
foram transcritos;
• verificar a quitação junto à Tesouraria, 
quando tratar-se de instituição de ensino 
particular, e outras informações que se 
fizerem necessárias;
• organizar a documentação, grampeando-a ao 
requerimento.
O requerimento de matrícula e respectiva 
documentação recebida deve ser, minuciosamente, 
examinado pelo Secretário Escolar, com a maior 
brevidade possível, verificando a identidade do 
aluno e a autenticidade da sua vida escolar 
nela retratada, encaminhando à Direção, 
imediatamente, os casos duvidosos, para que 
sejam tomadas as providências cabíveis com a 
maior brevidade.
É importante verificar, cuidadosamente, as 
observações constantes dos históricos escolares 
e/ou fichas individuais sobre processos especiais 
de avaliação, dispensa de Educação Física e 
outros. Em caso de dúvidas, solicitar maiores 
esclarecimentos à instituição de origem e, ainda 
persistindo a dúvida, solicitar esclarecimento 
e orientação ao órgão próprio de inspeção do 
ensino.
A matrícula de cada aluno deverá ser deferida, 
ou indeferida, se for o caso, pelo Diretor da 
instituição educacional.
O indeferimento deve ser expresso, por escrito, 
arrazoado e dando-se ao responsável pelo aluno, 
ciência do fato, para que tome providências que 
julgar necessárias. Por isso, o processo deve 
caracterizar-se pela rapidez.
Após deferida a matrícula, os documentos 
escolares que comprovem a sua escolaridade 
anterior, bem como, os demais documentos que 
instruírem a matrícula passarão a integrar o dossiê 
escolar, devendo ser arquivados definitivamente 
na pasta individual do aluno.
Em seguida, o próprio Secretário Escolar ou o 
funcionário por ele designado deve:
• preparar a pasta individual do aluno com a 
documentação de forma organizada e/ou 
atualizar os dados na ficha de matrícula na 
pasta já existente, se se tratar de renovação 
de matrícula;
• efetuar o registro no controle do número de 
vagas, se for o caso;
23Unidade 2
• separar as pastas individuais por nível, 
etapa e modalidade de educação e ensino, 
classificando ainda por curso, ano, turno e 
turma;
• elaborar a relação de alunos, conforme as 
turmas já organizadas e arquivar as pastas em 
local próprio, preferencialmente, em gavetas 
de arquivo de aço, devidamente identificadas;
• lançar os nomes nos Diários de Classe 
provisórios e, posteriormente, nos Diários de 
Classe definitivos;
• preparar as fichas individuais e os boletins 
escolares, caso estes últimos sejam adotados.
Toda e qualquer retificação de dados no 
dossiê do aluno somente pode ser efetuada 
com a apresentação, para transcrição, de 
outro documento que substitua de fato aquele 
apresentado anteriormente. 
Excepcionalmente, a matrícula poderá ser 
feita com declaração provisória de expedição de 
transferência, com validade de não mais de 30 
(trinta) dias para a entrega dos documentos 
definitivos, devendo nesse caso o interessado 
assinar um termo de compromisso. A Secretaria 
Escolar deve manter rigoroso controle sobre esses 
casos, relacionando-os à parte para cobrança 
em tempo hábil, visando evitar problemas 
futuros advindos por falta de documentos 
comprobatórios.
A Secretaria Escolar, sempre que se defrontar 
com dúvidas, poderá exigir em qualquer época, 
a apresentação de novos documentos ao aluno 
matriculado. E sempre que for apresentada a 
fotocópia de um documento, deve-se solicitar a 
apresentação do seu original para um confronto. 
A documentação apresentada que contiver 
rasuras ou incorreções de qualquer natureza não 
tem validade.
Consideram-se incorreções:
• divergências entre nomes, datas e locais 
lançados nos documentos escolares e os 
constantes em documentos de identificação 
civil;
• o não preenchimento ou inutilização dos 
espaços em claro existentes nos formulários, 
a falta de assinatura, número de registro ou 
autorização e nome por extenso do Diretor e 
Secretário Escolar da instituição de origem;
• a falta de data de expedição do documento;
• a abreviação de nomes;
• o lançamento de notas/conceitos/menções 
nas entrelinhas ou fora do enquadramento 
dos modelos previstos;
• ausência ou dúvidas quanto ao resultado final 
de cada ano letivo.
Todos os formulários de matrícula deverão ser 
preenchidos com muita clareza, limpeza, precisão 
e letra bem legível, para que seja entendida em 
qualquer época, por qualquer pessoa.
Em caso de quaisquer dúvidas, não efetivar a 
matrícula sem solicitar esclarecimentos ao Diretor 
da instituição e, se necessário, ao órgão próprio 
de Inspeção do Ensino.
A matrícula do aluno procedente do exterior 
merece tratamento especial:
• verificar inicialmente se a documentação 
escolar está devidamente traduzida, contendo 
visto do Consulado Brasileiro, com sede no país 
onde funciona a instituição educacional que a 
expediu, respeitados acordos diplomáticos;
• a análise da documentação para continuidade 
de estudos compete à instituição educacional 
que recebe o aluno, devendo a Direção efetuar 
a equivalência de estudos e, caso encontre 
dificuldades tanto na análise como na 
definição de procedimentos a serem adotados, 
consultar o órgão próprio de Inspeção do 
Ensino;
• efetivar a matrícula somente quando tudo 
estiver em ordem.
A equivalência de estudos refere-se ao processo 
pelo qual se estabelece a correspondência entre 
estudos realizados no exterior e os previstos na 
estrutura educacional local, podendo, ainda, 
ocorrer a necessidade de promover a equivalência 
entre os estudos realizados no próprio país.
A equivalência de estudos deve ser feita antes 
de efetivar a matrícula, após exame criterioso 
da documentação, visando certificar-se de sua 
autenticidade e regularidade, com base na 
análise dos seguintes documentos: Histórico 
Escolar, boletim escolar, currículo, matriz 
curricular, certificado ou documento equivalente, 
com visto do Consulado Brasileiro no país de 
24 Unidade 2
origem e tradução oficial realizada por tradutor 
público juramentado. A tradução pode, ainda, 
ser realizada por embaixadas, consulados, 
repartições públicas, escolas de línguas ou por 
particulares, desde que não sejam parentes 
do interessado, fazendo constar o nome do 
tradutor, a sua assinatura, número da Carteira 
de identidade e do CPF. Caso não contenha o 
visto do Consulado Brasileiro, a instituição deve 
efetuar a matrícula, estabelecendo um prazo para 
que o aluno ou o seu responsável, se menor, 
possa providenciar e apresentar a documentação 
exigida. Caso o aluno tenha realizado parte de 
seus estudos no Brasil, deve apresentar também 
o respectivo Histórico Escolar e/ou a Ficha 
Individual. A documentação escolar deve estar 
acompanhada de documentos pessoais como 
Certidão de Nascimento ou de Casamento ou 
Carteira de Identidade. 
A análise dos casos de equivalência de estudos 
será feita pela comissão de professores, 
designada pela Direção da instituição, que 
deverá:
• verificar a faixa etáriado aluno;
• compatibi l izar os estudos real izados, 
considerando as etapas/modalidades de 
educação e ensino cursadas no exterior 
com a estrutura educacional brasileira, 
tendo em vista a faixa etária do aluno e os 
aspectos pedagógicos, conforme as estruturas 
educacionais do país onde o aluno estudou;
• definir o ano/etapa/modalidade em que o 
aluno deve ser matriculado;
• lavrar a ata constando os procedimentos 
adotados;
• efetivar a matrícula conforme indicação da 
comissão, informando na ficha de matrícula 
sobre as adaptações de estudos que devem 
ser cumpridas;
• arquivar na pasta individual do aluno as cópias 
dos documentos escolares apresentados, 
juntamente com a ata de equivalência;
• o fato deve constar no Histórico Escolar, em 
forma de observação: ”O aluno cursou os 
estudos correspondentes aos anos do Ensino 
Fundamental (ou do Ensino Médio, conforme 
o caso) na instituição educacional “X”, em 
...... (cidade/estado) ......., ........ (país) ......., 
no(s) ano(s) de ... .”
A responsabilidade para realizar a equivalência 
de estudos cabe à Direção da instituição, porém, 
caso encontre dificuldade, o órgão próprio de 
Inspeção do Ensino deve ser consultado, visando 
assegurar ao aluno o direito à continuidade de 
estudos.
A deliberação sobre documentos escolares do 
aluno que concluiu o Ensino Médio no exterior, 
para prosseguimento de estudos em nível 
superior, compete ao Conselho de Educação.
REGISTRO DE AVALIAÇÃO E DE 
FREQUÊNCIA
O registro da avaliação do rendimento escolar 
e da frequência realiza-se nos instrumentos 
próprios, documentos destinados às anotações 
relativas à vida escolar do aluno, tais como: Diário 
de Classe, Ficha Individual e Boletim Escolar, no 
decorrer do período letivo; na Ata de Resultados 
Finais, ao final do período letivo; e no Histórico 
Escolar, após a conclusão da etapa de ensino, ou 
no ato de sua transferência. Os instrumentos de 
registro elaborados pela instituição educacional 
devem ser submetidos à apreciação do órgão 
próprio da Secretaria da Educação, antes de sua 
utilização, para assegurar que atenda a todos os 
requisitos necessários, garantindo a sua validade, 
sobretudo o Diário de Classe e o Histórico Escolar.
Diário de Classe
O Diário de Classe é um instrumento coletivo de 
escrituração escolar em que o professor registra 
as atividades desenvolvidas com a turma, o 
resultado do desempenho e a frequência dos 
alunos.
A adoção do Diário de Classe tem como 
objetivos:
• comprovar a veracidade e a regularidade dos 
atos praticados pela instituição educacional;
• registrar:
 – a frequência do aluno;
 – os resultados da avaliação do desempenho 
escolar;
25Unidade 2
 – o número de aulas previstas e dadas e total 
de dias letivos, a carga horária, as datas 
de recuperação e das avaliações ou dos 
exames finais, se for o caso;
 – a execução do currículo, por meio do 
registro dos procedimentos pedagógicos 
adotados pelo professor.
Elementos integrantes do Diário de Classe:
• Quanto à identificação:
 – nome da instituição educacional;
 – nome da entidade mantenedora;
 – endereço completo da inst i tu ição 
educacional;
 – nome do documento: DIÁRIO DE CLASSE;
 – semestre ou ano letivo;
 – nível, etapa e modalidade de educação e 
ensino a que se refere o documento;
 – ano/ciclo/fase, turma e turno;
 – componente curricular, se for o caso;
 – nome do professor;
• Quanto ao conteúdo:
 – nome Social, se houver;
 – relação nominal dos alunos;
 – bimestre/trimestre/semestre, meses que 
compõem cada período, dias letivos e 
frequência diária dos alunos;
 – resultado das avaliações;
 – total de faltas por período;
 – atividades realizadas com as respectivas 
competências e habilidades (diárias);
 – total de dias e aulas previstas e trabalhadas;
 – data e assinatura do professor;
 – parte destacável a ser entregue na 
Secretaria Escolar – síntese do bimestre/
trimestre/semestre.
A responsabilidade sobre o Diário de Classe cabe 
ao:
• Secretário Escolar:
 – preencher os dados de identificação 
na capa e no cabeçalho de cada parte 
referente aos períodos letivos (bimestre, 
trimestre, semestre, ano);
 – elaborar a relação nominal dos alunos por 
turma em ordem alfabética, no início do 
ano letivo e mantê-la atualizada, ao longo 
do período, registrando e comunicando aos 
professores as transferências, desistências, 
cancelamento/trancamento de matrículas, 
matrículas novas e as respectivas datas;
 – controlar a entrega das partes que contêm 
os resultados do desempenho e a frequência 
dos alunos, o número de dias letivos ou 
de aulas previstas e dadas, conferindo 
cuidadosamente os registros da parte 
fixa com os da parte destacável, a fim de 
assegurar a exatidão dos dados transcritos 
pelo professor;
 – controlar o registro sobre substituição de 
professor, caso ocorra, discriminando o 
nome do professor substituto e o período 
da substituição;
 – transcrever do Diário de Classe para a Ficha 
Individual os resultados das avaliações 
de desempenho, do desenvolvimento de 
competências e habilidades, frequência, 
carga horária e aulas/dias letivos previstos 
e trabalhados.
• Diretor:
 – orientar os professores quanto à necessidade 
e à importância do preenchimento correto 
e contínuo do Diário de Classe, com 
observância do disposto no Regimento 
Escolar;
 – Acompanhar s i s temat i camente o 
preenchimento do Diário de Classe;
 – Fazer cumprir as normas e disposições 
legais sobre o assunto, inclusive os prazos 
estabelecidos para o registro sistemático 
dos fatos e dados da vida escolar do 
estudante;
 – Tomar providências quando não houver o 
cumprimento dos prazos.
• Professor:
 – registrar, exclusivamente, com caneta, 
de tinta preta ou azul, não se admitindo 
registros a lápis:
•• a identificação do período letivo em 
curso (bimestre, trimestre, semestre 
e/ou ano letivo);
•• a frequência diária dos alunos, 
identificando a data nas respectivas 
quadrículas, sequencialmente, sem 
intervalos, nem mesmo de um mês 
para outro, no mesmo período letivo;
26 Unidade 2
•• at iv idades rea l i zadas, com as 
respectivas competências e habilidades 
desenvolvidas;
•• o resultado das aval iações do 
desempenho dos alunos, expresso 
em notas, menções ou conceitos, 
conforme disposto no Regimento 
Escolar;
•• total de faltas em cada período letivo;
•• recuperações oferecidas, especificando 
as a t i v i dades desenvo l v i das , 
procedimentos adotados, avaliações 
e frequência;
•• adaptações de estudo, quando for o 
caso;
•• carga horária e/ou número de aulas e/ou 
de dias letivos previstos e trabalhados;
•• observações, quando houver;
 – datar e assinar ao final de cada período 
letivo, após todos os campos devidamente 
preenchidos e espaços em branco 
inutilizados;
 – transcrever os dados necessários para a 
parte a ser entregue na Secretaria Escolar, 
de acordo com o modelo adotado na 
instituição educacional, e entregá-la em 
tempo hábil.
Recomendações importantes quanto ao 
preenchimento e utilização do Diário de 
Classe:
1. Os Diários de Classe devem permanecer 
na instituição educacional, conservados em 
local apropriado, que lhes assegure a sua 
inviolabilidade.
2. A escrituração do Diário de Classe é de 
exclusiva competência e responsabilidade do 
professor, que deverá mantê-lo organizado 
e atualizado, exceto ao que se refere à sua 
identificação (capa) e ao nome dos alunos. 
Cabe ao Diretor, fazer cumprir, no âmbito 
da instituição sob sua responsabilidade, as 
normas e disposições legais sobre o assunto.
3. O nome do aluno matriculado no decorrer do 
período letivo deve ser acrescentado no final 
da relação nominal, organizada no início do 
semestre/ano letivo em ordem alfabética.
4. Os registros referentes aos alunos matriculados 
no decorrer do ano letivo deverão ser feitos a 
partir da data de sua matrícula, anulando-se 
as quadrículas referentes ao período anterior.
5. Ao aluno que apresentar atestado médico 
devem ser atribuídos