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54 Unidade II Unidade II 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Tendo conhecido a base de sustentação da TI, que é a sua infraestrutura, passemos agora a um estudo dos sistemas de informação (SI). Na primeira parte deste tópico, apresentaremos os conceitos envolvendo sistemas e sistemas de informação, além de classificações, sob alguns aspectos específicos, e suas propriedades. Também abordaremos as dimensões dos sistemas de informações, que nos fazem perceber as tecnologias da informação a partir de novas perspectivas. Na segunda parte teremos como foco os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), mencionando o seu papel de integrador das áreas do ambiente organizacional, além das suas vantagens e desvantagens. 3.1 Conceitos e classificações dos sistemas de informação 3.1.1 Conceitos de sistemas Já mencionamos que os conceitos de tecnologia e de TI as vezes se confundem e são tratados como sinônimos, muito embora nem toda tecnologia seja, de fato, uma tecnologia da informação. O mesmo ocorre com os conceitos de sistemas e de sistema de informação, embora muitas vezes a palavra sistema nos remeta imediatamente para sistemas de TI. Lembrete Toda TI é uma tecnologia, mas nem toda tecnologia é TI. Por exemplo, os modelos mais antigos de relógios nada têm a ver com computação e informática, porém representam uma tecnologia. O conceito de sistema é bem mais amplo que o de SI. Por isso, Batista (2012, p. 24) menciona que: Uma definição clássica para sistemas pode ser o conjunto estruturado ou ordenado de partes ou elementos que se mantêm em interação, ou seja, em ação recíproca, na busca da consecução de um ou de vários objetivos. Assim, um sistema se caracteriza, sobretudo, pela influência que cada componente exerce nos demais e pela união de todos (globalismo ou totalidade), para gerar resultados que levam ao objetivo esperado. 55 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Assim, a partir deste conceito, podemos observar ao nosso redor e em nosso dia a dia diversos sistemas e muitas vezes nós mesmos integramos algum sistema. Por exemplo, quando dirigimos o carro ou pegamos o transporte público em uma cidade estamos utilizando e (também) integrando um sistema de mobilidade urbana. Outra situação seria o nosso próprio corpo humano, que é considerado também um sistema composto de vários elementos unidos, que conduzem a um objetivo. A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) apresenta um sistema como uma caixa fechada que possui entradas, saídas, mecanismos de processamento e mecanismos de realimentação ou feedback. A figura 20 exibe um exemplo baseado em um sistema de lava-rápido (lava a jato) de carros. Entrada Processamento Avaliações (feedback ou realimentação) Saída Figura 20 – Exemplo de um sistema de lava-rápido Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 8). Conforme pôde ser visto na figura 20, consta na entrada um carro muito sujo e na saída um veículo limpo. O mecanismo de processamento envolve todo o maquinário adequado para limpeza do automóvel. A avaliação feita pelo cliente e a sua satisfação representam a realimentação e o feedback. Os elementos que compõem um sistema são chamados de objetos e geralmente são arranjados de modo que possam interagir para executar um ou mais objetivos determinados para o sistema, podendo ser classificados em objetos inerentes ou objetos transientes. Eles são inerentes quando se situam no sistema e dele não saem. Por outro lado, são transientes quando o objeto entra no sistema e sai após experimentar um processo de transformação de conhecimento, para na sequência ser retirado dele. Sobre as tipologias de classificação dos sistemas, podemos mencionar pelo menos três. A primeira apresenta os sistemas como abertos ou fechados. No sistema aberto verificamos que há constantes ações de pressões externas oriundas de outros sistemas ou subsistemas. Já o sistema fechado não estabelece quaisquer relações com o ambiente externo, consistindo em uma interação entre os seus elementos (AUDY; ANDRADE; CIDRAL, 2007). 56 Unidade II Observação Percebemos que a maioria dos sistemas não é totalmente aberta ou fechada, mas parcialmente. A segunda classificação apresenta os sistemas como concretos ou abstratos. Os sistemas concretos envolvem um maquinário físico e real. Nos sistemas abstratos os seus elementos são símbolos, conceitos, planos e teorias, que muitas vezes existem apenas no pensamento do observador (AUDY; ANDRADE; CIDRAL, 2007). Na terceira classificação, encontramos os sistemas naturais e artificiais. Os sistemas naturais são encontrados na natureza e em seus processos, por exemplo, o sistema solar ou o sistema ambiental. Já os sistemas artificiais são criados pelo homem e destinados a um propósito, por exemplo, um carro (AUDY; ANDRADE; CIDRAL, 2007). 3.1.2 Desempenho e propriedade dos sistemas Os sistemas são criados para atender a um determinado objetivo e medir o seu desempenho é de fundamental importância. Existem diversas formas de aferir a performance dos sistemas, entre elas estão: apontar as medidas de eficiência e de eficácia com aquelas que melhor representam o seu desempenho. O quadro 8 apresenta detalhes das medidas de desempenho citadas. Quadro 8 – Eficiência e eficácia dos sistemas Medida de desempenho Descrição Forma de cálculo Eficiência Medida da correta produção de um sistema a partir do uso adequado de recursos. Pode ser calculada a partir daquilo que é produzido dividido por aquilo que é consumido. Eficácia Medida da extensão na qual o sistema atinge suas metas. Pode ser calculada dividindo-se as metas efetivamente alcançadas pelo total de metas estabelecidas. Adaptado de: Stair e Reynolds (2015, p. 9). É possível, ao olhar para os sistemas, encontrar algumas propriedades. Audy, Andrade e Cidral (2007) mencionam pelo menos quatro delas: adaptabilidade, homeostase, sinergia e entropia. O quadro 9 apresenta as características individuais das propriedades citadas. 57 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Quadro 9 – Propriedades dos sistemas Propriedade Descrição Adaptabilidade Trata-se da capacidade que os sistemas têm de se adaptar ao ambiente por meio de processo contínuo de aprendizagem e de auto-organização. Homeostase Trata-se da capacidade que os sistemas têm de retornar a um estado de equilíbrio por meio do mecanismo de controle e feedback próprios. Sinergia Trata-se da capacidade que os sistemas têm de produzir ações cooperativas de agentes independentes, gerando efeitos totais maiores que as somas deles de modo independente. Entropia Trata-se da capacidade que os sistemas têm de produzir a desordem e a aleatoriedade. Adaptado de: Audy, Andrade e Cidral (2007, p. 36). Saiba mais Com o objetivo de entender melhor os sistemas e a TGS, leia a parte 1 do seguinte livro: AUDY, J. L. N.; ANDRADE, G. K.; CIDRAL, A. Fundamentos de sistemas de informação. Porto Alegre: Bookman, 2007. 3.1.3 Sistemas de informação De forma geral, podemos definir sistema de informação como um software utilizado nos computadores das organizações para suportar os processos do negócio nos mais variados níveis hierárquicos e departamentais. Sem prejuízo dessa concepção inicial de SI e de forma bem acadêmica, Stair e Reynolds (2015, p. 9) definem que: Os sistemas de informação representam um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coleta (entrada), manipula (processo), armazena e dissemina dados (saída) e informações, e fornece reação corretiva (mecanismo de realimentação) para alcançar um objetivo. O mecanismo de realimentação é o componente que auxilia as organizações a alcançar seus objetivos, como aumentar os lucros ou melhorar os serviços ao cliente. Assim, todo SI é destinado a um objetivo que pode abranger desde o processamento de dados até o suporte à tomada de decisões mais difíceis. Sob o aspecto estratégico, encontramos diversos propósitos a serem atingidos por meio da utilização de um SI. Entre eles: 58 Unidade II • excelênciaoperacional por meio da redução de custo oriunda da automatização de tarefas; • lançamento de novos produtos ou serviços baseados em SI, principalmente por meio da internet; • estabelecimento de uma relação mais estreita com os clientes por meio dos sistemas de gerenciamento do relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM); • criação de novos modelos de negócios notadamente em plataformas mobile; • aumento da qualidade das decisões nos níveis operacionais, táticos e estratégicos; • crescimento da vantagem competitiva diante dos concorrentes. Ainda, no conceito de SI, encontramos a ideia de entrada, processamento, saída e mecanismos de realimentação. A entrada é a primeira ação executada no SI, quando os dados são capturados, como em um SI utilizado para gestão de estoques em que precisamos digitar os dados referentes à especificação de produtos a serem armazenados nos estoques de uma organização. O processamento é a segunda ação executada por um SI quando ocorre a transformação dos dados em alguma informação útil para o usuário. Por exemplo, em um SI de controle de contas a pagar, ocorre o processamento das contas a serem pagas em uma determinada data de competência. A saída é a terceira ação executada por um SI quando existe a necessidade da entrega das informações para o usuário. Por exemplo, em um SI utilizado para processamento da folha de pagamento que entrega de forma impressa a relação de funcionários e as suas respectivas remunerações. A última ação executada por um SI é a realimentação ou feedback, utilizada para estabelecer correções no processamento e mudanças na entrada de dados. Trata-se de uma ação executada internamente pelo próprio SI que efetua constantes verificações das suas ações de processamento. Ao observamos a concepção, a criação e a utilização de um SI, percebemos três dimensões distintas que nos permitem compreender as relações entre um SI no nosso cotidiano. Essas dimensões, também chamadas de perspectivas, são: dimensão organizacional, dimensão humana e dimensão tecnológica. A tríade segue a ideia da entrega de soluções de TI considerando a importância dos processos, das pessoas e das ferramentas. A dimensão organizacional remete-nos à importância da organização e da cultura nas demandas de um SI. São as organizações que fazem o uso e necessitam do SI para automatizar os processos mais importantes. O desenvolvimento e a implantação de um SI passam necessariamente por tais fatores, não há como desenvolver e implementar um SI sem considerar a importância do processo que vai utilizá-lo. A dimensão humana está relacionada à importância das pessoas e ao seu uso do SI. Por exemplo: as interfaces utilizadas pelo usuário, a manipulação dos sistemas por parte das pessoas e o treinamento para o uso mais adequado da plataforma do sistema. 59 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Observação A importância das pessoas, mais especificamente do usuário, é tão grande que há uma área dentro da TI que cuida delas. Trata-se daquilo que chamamos de interação humano-computador (IHC), destacando o papel dos indivíduos no uso do SI. A dimensão tecnológica apresenta-nos os recursos de TI que propiciaram a utilização moderna e automatizada do SI, porque trouxeram para os sistemas todas as tecnologias de hardware, software, bancos de dados e redes de computadores, além das telecomunicações. 3.1.4 Classificação dos sistemas de informação Encontramos algumas classificações dos sistemas de informações. Vamos mencionar duas delas: a primeira divide o SI quanto à abrangência nas estruturas organizacionais das empresas. A figura 21 apresenta essa classificação. Sistemas de informações empresariais Departamentais (funcionais) Integrados (ERPs) Interorganizacionais (IOSs) Quanto à abrangência Destinam-se a suprir as demandas de um departamento específico Integram as informações de todas as áreas de uma organização Integram informações de várias empresas Figura 21 – Classificação dos sistemas de informações quanto à abrangência Fonte: Eleuterio (2015, p. 96). Na figura 21 apresentamos os sistemas de informação departamentais que são estabelecidos, sem um formato integrado, atendendo à demanda de processos específicos. Uma forte característica deles reside no uso dos seus próprios bancos de dados, que não são compartilhados com outros sistemas. Um bom exemplo disso seria um SI utilizado para fazer o controle de contas a pagar ou um SI para processamento da folha de pagamento de empresa. O primeiro exemplo apresenta um SI ligado normalmente ao departamento financeiro, enquanto o segundo ao departamento de pessoal. O segundo tipo inclui os sistemas de informação integrados que, de acordo com o próprio nome, objetivam favorecer a lógica integradora e automatizada interna nas empresas, fazendo com que todas as áreas do ambiente organizacional utilizem de forma integrada o mesmo sistema, ou seja, um único banco de dados. Esses sistemas também são conhecidos como ERP. 60 Unidade II Observação Quando os sistemas de informação ERP foram implementados nas organizações, existia uma lógica no uso apenas em grandes empresas, diferentemente dos dias atuais, nos quais companhias de diversos portes e ramos utilizam tais sistemas. O próximo tipo de SI é o dos interorganizacionais, que tem como objetivo favorecer de forma conjunta a integração entre mais de uma organização com titularidades e gerências juridicamente independentes. Um bom exemplo é o sistema que integra uma montadora de veículos e os fabricantes de determinadas peças, como pneus. Observando por uma ótica diferente, podemos considerar também o processo de tomada de decisão para estabelecer outra tipologia para os sistemas de informação, conforme pode ser visto na figura 22. Sistemas de informações empresariais Sistemas de processamento de transações (SPTs) Sistemas de informações gerenciais (SIGs) Sistemas de informações estratégicas (SISs) Quanto ao nível decisório Registro dos dados produzidos pela operação Informações gerenciais, planejamento e gestão da operação Sistemas de apoio à decisão (SADs) Sistemas de apoio aos executivos (SAEs) Apoio às decisões complexas, simulações, modelagem de problemas Visão estratégica dos negócios, indicadores críticos de desempenho Figura 22 – Classificação dos sistemas de informações quanto ao nível decisório Fonte: Eleuterio (2015, p. 98). Na figura 22 encontramos o primeiro tipo de SI, que é conhecido como sistema de processamento de transações (SPT). Ele oferece subsídio mínimo para tomada de decisão, tendo a sua utilização limitada apenas ao processamento de transações do negócio. Um bom exemplo é o SI utilizado para processamento de compras no departamento comercial de uma empresa. O sistema de informações gerenciais (SIG) é aquele que suporta os tomadores de decisão estruturada em um âmbito gerencial tático. O contexto de utilização do SIG não está relacionado à operação e ao processamento de transações, mas às ações de planejamento, que envolvem decisões estruturadas e rotineiras. 61 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O próximo tipo de SI envolve o conjunto de sistemas de informações estratégicas (SIE), que é utilizado pelo tomador de decisão não estruturada em duas formas bem definidas. Uma delas apresenta os sistemas de apoio à decisão para a tomada decisões bem complexas, envolvendo modelagem de problemas. A outra diz respeito aos sistemas de apoio aos executivos, que integram a visão de negócios e a gestão a partir de indicadores críticos. Podemos dispor os SI que envolvem a tomada de decisão desta tipologia no formato de uma pirâmide. A figura 23 apresenta a relação desses sistemas com os dados, as informações e o conhecimento. Sistemas de apoio à decisão Sistemas de informações gerenciais Sistemas de processamento de transações Sistemas de Sistemas de apoio aos apoio aos executivosexecutivos SPTs SIGs SADs SAEs Alta gestãoGerência sênior Gerência intermediária Nível operacional Nível estratégico SISs Conhecimento Informações Dados Figura 23 – Os sistemas de informação e a pirâmide dados-informação-conhecimento Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 325). Saiba mais Para conhecer mais sobre as tipologias dos sistemas de informação, leia o capítulo 3 do seguinte livro: ELEUTERIO, M. A. M. Sistemas de informações gerenciais na atualidade. Curitiba: Intersaberes, 2015. 3.2 Sistemas ERP 3.2.1 Sistemas de processamento de transações (SPT) Antes de estudarmos os sistemas ERP, convém compreendermos bem o papel do seu antecessor, que é o sistema de processamento de transações (SPT), também conhecido por TPS (Transaction Processing System). A finalidade do SPT é prover o processamento de uma transação em um processo organizacional. 62 Unidade II Observação Normalmente o SPT tem um caráter extremamente departamental, operando de forma isolada e independente de outros sistemas. Os SPTs coletam, guardam, modificam e recuperam as transações de uma organização. Seus principais componentes podem ser vistos na figura 24. Armazenamento Entrada de dados Processamento Documentos e relatórios Figura 24 – Componentes de um SPT Fonte: Caiçara Junior (2015, p. 83). A entrada de dados no SPT ocorre por meio da digitação do usuário, escaneamento de imagens etc. Já as saídas podem acontecer através de alguma informação em tela ou em documentos e relatórios disponibilizados para o usuário. As necessidades de processamento de dados que as empresas tinham no início do uso da TI eram providas por SPTs que atendiam aos processos específicos dos departamentos e das áreas. Como exemplo é possível citar a área de controle de estoque, que utiliza o sistema para controlar entradas e saídas de materiais. De forma geral, podemos classificar os SPTs em batch ou on-line. Os SPTs batch efetuam o processamento das atualizações na forma de lotes, que são recebidos em intervalos, não apresentando os resultados em tempo real. Já os SPTs on-line efetuam o processamento de dados em tempo real, ou seja, no momento do input (entrada) do dado no sistema. Os SPTs batch não fazem acesso ao banco de dados em tempo real, diferentemente dos SPTs on-line, permitindo maior rapidez e precisão nos seus resultados. A figura 25 apresenta o processamento de transações dos SPTs batch e on-line. 63 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Saída Saída Entrada de dados de transações acumuladas Processamento imediato de cada transação Computador central (processamento) Terminal Terminal Terminal Terminal Terminal Batch On-line Entrada (agrupadas) Figura 25 – Processamento nos SPTs batch e on-line Adaptada de: Stair e Reynolds (2015, p. 402). 3.2.2 Falta de integração e existência de silos A partir do momento que as organizações perceberam a importância da TI e dos sistemas de informações, constatou-se a utilização de muitas aplicações interligadas aos seus próprios bancos de dados. Tudo isso ocorria sem um processo de integração entre os diversos sistemas em uso nos departamentos e setores das empresas. A figura 26 apresenta uma série de processos e transações executados por meio de SPTs contendo atores como clientes, funcionários e fornecedores, além de fluxos de entradas e saídas. 64 Unidade II Livro-razão Entrada de encomendas/ configuração do pedido Estoque de produtos acabados Planejamento de envios Execução de expedição Faturamento de pedido Contas a receber Folha de pagamentos Recebimento Contas a pagar Orçamento Processamento de pedidos de compra - Matérias-primas - Materiais de embalagem - Peças sobressalentes - Estoque Solicitação de pedido do cliente Itens e quantidades escolhidos para cada pedido Notificação recebidaDébitos de clientes - Débitos de clientes - Valores pagos pelos clientes Transações de despesas Estado do estoque Lista de seleção Pedido de ordem de compra - Débitos por empresa - Valores pagos pela empresa Materiais e fatura Pedido de compra Pedido de compraPedidos enviados Relatório de status do estoque Pedidos Produtos Pagamento ContrachequesCartões de ponto Custos trabalhistas Verificar Fatura Funcionário Funcionário Cliente Fornecedor Figura 26 – Fluxos de transações utilizando SPTs Adaptada de: Stair e Reynolds (2015, p. 404). Assim, a eficiência no processo de tomada de decisão envolvendo mais de um departamento de uma empresa provocava a necessidade dos mais variados dados relacionados aos mais diversos sistemas de processamento de transações (SPT). Em muitas situações, esses dados eram inconsistentes e imprecisos, contribuindo de forma inadequada no processo de tomada de decisão. 65 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Consequentemente, a partir da falta de integração entre os sistemas, chegamos ao conceito de silos organizacionais, como elementos isolados e sem comunicação. Eles se apresentam de formas diferentes e acabam limitando as tarefas das áreas do ambiente organizacional, comprometendo a execução dos objetivos de negócio. Nos dias de hoje, não é mais concebível aplicações isoladas e silos organizacionais. Desta forma, a exigência de interface e integração entre as aplicações para atender a uma necessidade de negócios é mandatária, a fim de lidar com diversos desafios, entre eles: conectividade, confiabilidade, disponibilidade etc. 3.2.3 Conceito e histórico do ERP A falta de integração gera inevitavelmente três outros problemas, que são: natural redundância de dados, retrabalho nos processos de negócios, além da falta de integridade de informações e dos dados. O primeiro grande problema é a redundância de dados. Nós podemos observá-lo quando existem diversas bases de dados repetidas, em consequência de vários processos de negócios operando com os mais variados sistemas. O segundo deles é o retrabalho, considerado uma consequência direta de processos interligados, mas com sistemas independentes. Por exemplo, um sistema em que a sua saída precisa ser digitada na entrada de outro sistema, gerando o retrabalho e o emprego de mão de obra desnecessária. A falta de integridade de informações é o terceiro item que surge, a partir da redundância e do retrabalho mencionados, trata-se do problema mais crítico. Essa criticidade está no desencontro e na inconsistência de informações utilizadas pelos processos de negócios. Com o objetivo de resolver esses problemas, podem ser desenvolvidos sistemas integrados, capazes de apresentar diversos benefícios tangíveis e intangíveis. Entre eles: redução de pessoal, aumento de produtividade, elevação de receitas/lucros e entregas pontuais. Fazem parte dos benefícios intangíveis, entre outros: aprimoramento dos processos, padronização dos processos, além de flexibilidade e agilidade. Como o ERP utiliza um BD único, ele pode promover a integração de dados de todos os departamentos da organização. O princípio central da operação do ERP é a disponibilização de um conjunto de módulos de software integrados e utilizados por cada uma das áreas da empresa. Os sistemas ERP promovem a integração das organizações sob a perspectiva funcional (envolvendo diversos departamentos) e a perspectiva sistêmica (incluindo os mais variados sistemas classificados segundo as tipologias já mencionadas). A figura 27 apresenta a ideia de integração. 66 Unidade II Vendas e marketing - Pedidos - Previsões de venda - Pedidos de devolução - Alterações de preço Recursos humanos - Horas trabalhadas - Custo do trabalho - Requisitos de cada cargo Finanças e contabilidade Manufatura e produção - Dinheiro em caixa - Contas a receber - Crédito ao cliente - Receita - Matérias-primas - Programações de produção - Datas de expedição - Capacidade de produção - Compras Banco de dados centralizado Figura 27 – Arquitetura de um ERP Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 296). Ainda sobre os sistemas ERP, Caiçara Junior (2015, p. 98) menciona que: Os sistemas ERP começarama ser utilizados mundialmente no início da década de 1990. No Brasil, as primeiras implementações ocorreram por volta de 1997 e 1998. Em razão do alto valor, eram viáveis apenas para grandes corporações e multinacionais. Podemos caracterizar os sistemas ERP como uma evolução do MRP – Material Requirement Planning, cuja principal função é calcular as necessidades de materiais em manufatura, e dos MRP II – Material Resource Planning, que envolvem o planejamento de recursos de manufatura, abrangendo todos os processos de produção. 3.2.4 Operação de um ERP Para proporcionar a integração de dados em tempo real, o ERP opera com um banco de dados próprio, utilizado por todos os módulos do ambiente organizacional, conforme perfis de acesso determinados pelas regras de negócio. Esses módulos construídos em software constituem o ERP e atendem às mais diversas demandas de processamento e de integração de dados e informação em uma organização. O dimensionamento da quantidade e de quais módulos serão utilizados em um ERP varia entre organizações, ainda que elas integrem o mesmo ramo de negócio. Assim, os módulos do ERP podem ser classificados em: • Módulos horizontais: representam os módulos comuns a todas as organizações. Por exemplo: módulos financeiros, de compras, de produção, entre outros. • Módulos verticais: representam os módulos específicos de cada ramo de negócio. Por exemplo: módulo de gestão escolar utilizado por escolas, faculdades, universidades, empresas de agronegócio, entre outros. 67 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O desenvolvimento e a implantação das soluções de ERP sempre se iniciam na instalação de módulos básicos de vendas, contabilidade e finanças. Assim que a empresa adquire maturidade no uso do sistema, passa-se à implementação de outros módulos, sem prejuízo aos módulos em produção e sem grandes atropelos para a organização. Encontramos diversas vantagens ao observar o uso do ERP. Entre elas: • Fornecimento de subsídios para o processo de tomada de decisão a partir da melhoria do acesso aos dados e informações armazenados nos bancos de dados integrados. • Descontinuidade de sistemas legados e inflexíveis, que processavam as antigas transações. • Melhoria dos processos de operacionais de negócio, devido ao alinhamento da arquitetura dos módulos com as boas práticas de mercado. • Modernização da infraestrutura de TI que os novos sistemas ERP necessitarão no momento da implantação. Mencionando também as desvantagens dos sistemas ERP, podemos considerar: • Altos custos na implementação da solução do ERP, que em muitas situações não são bem contextualizados pelos gestores de TI para alta direção. • Longo tempo de implantação. • Questões culturais e de dimensão humana que dificultam o processo de mudanças oriundo da implantação do ERP. • Problemas na interação entre o ERP e os outros sistemas de legados. • Probabilidade de risco de falha na implantação. Saiba mais A fim de entender mais sobre os SPTs e os ERP, leia a parte 3 do seguinte livro: STAIR, R. M.; REYNOLDS, G. W. Princípios de sistemas de informação. São Paulo: Cengage Learning, 2015. 68 Unidade II 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E TOMADA DE DECISÃO Os conceitos e classificações gerais dos sistemas de informação já foram apresentados no tópico anterior. Também conhecemos de forma aprofundada os sistemas de processamento de transações e os sistemas ERP, que formam a base do funcionamento dos SI nas operações empresariais. Passemos agora ao conhecimento dos SI utilizados no processo de tomada de decisão. Primeiramente, abordaremos as questões voltadas à tomada de decisão como um processo e depois compreenderemos como é possível que o administrador ou um simples funcionário de uma empresa tome decisões utilizando um SI. Assim sendo, apresentaremos as formas mais comuns de SI para suporte à decisão, seja ela estruturada, não estruturada ou semiestruturada. 4.1 Tomada de decisão 4.1.1 Decisão: conceitos e tipos O processo de tomada de decisão é uma constante em nossas vidas. Deparamo-nos frequentemente com situações em que precisamos fazer escolhas, seja na vida pessoal, seja na vida profissional. Por isso, Costa Neto (2007, p. 1) menciona que: Decidir é uma ação à qual pessoas e entidades estão permanentemente submetidas. As decisões podem variar das mais simples, como “que camisa usarei hoje”, às mais complexas, como a de uma grande organização que deve optar se compra ou não os ativos de uma outra empresa, com todas as vantagens e dificuldades que isso pode representar. A este respeito, dois pontos devem ser comentados desde já. O primeiro se refere à tendência que muitos executivos têm de confiar cegamente na sua capacidade de decidir com base na experiência ou na intuição, sem levar em conta informações e metodologias que lhes permitam ter muito mais clareza e eficácia naquilo sobre o que decidem. É evidente que, em muitos desses casos, o resultado pode ser adverso, para desagradável surpresa dessas sumidades. O segundo ponto a deixar claro é que nem sempre a melhor decisão conduz ao melhor resultado. Isto decorre de que, muitas vezes, há informações e realidades que não estão disponíveis ao decisor no momento em que faz a sua opção. Ou seja, em geral influi no resultado de uma decisão o famoso “fator sorte”, que pode agir positiva ou negativamente, e que em última análise, embute os efeitos de diversos fatores desconhecidos, devido às causas ditas aleatórias, impedindo uma tomada de decisão perfeita e isenta de erros. Não se deve, portanto, avaliar a qualidade de uma decisão e do método em que foi baseada apenas em consequência dos seus resultados. Uma coisa, entretanto, se pode afirmar: é muito mais provável que se colham melhores resultados com decisões tomadas com o amparo de técnicas adequadas, em condições favoráveis, do que através daquelas feitas sem esses devidos cuidados. Ainda enfatizando o aspecto organizacional, a tomada de decisão é intimamente ligada ao nível hierárquico relacionado ao decisor e à decisão. Em uma perspectiva vertical, a figura 28 apresenta 69 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO esses níveis, nos quais posteriormente encontraremos as ferramentas tecnológicas mais adequadas para suportar o processo. Gerenciamento estratégico Executivos e diretores Gerenciamento tático Gerentes das unidades de negócios e equipes autodirigidas Gerenciamento operacional Gerentes operacionais e equipes autodirigidas Não estruturada Semiestruturada Estruturada - Pré-especificada - Programada - Detalhada - Frequente - Histórica - Interna - Foco limitado - Sob medida - Não programada - Resumida - Infrequente - Voltada ao futuro - Externa - Escopo amplo De cis õe s Informações Estrutura de decisão Características da informação Figura 28 – Níveis hierárquicos na tomada de decisão Fonte: O’Brien e Marakas (2013, p. 351). Observamos na figura 28 que o nível mais alto na tomada de decisão é o de gerenciamento estratégico, nele consta a necessidade de resolver problemas não estruturados por meio de decisões não estruturadas. No nível mais inferior, conhecido como gerenciamento operacional, encontramos as decisões estruturadas. Por fim, associado ao nível gerenciamento tático, há as decisões semiestruturadas. Observação Quando mencionamos o termo “estruturado”, queremos nos referir a questões cujas relações, impactos e motivações conhecemos. O quadro 10 apresenta as características de cada uma das decisões e a quem elas competem. Quadro 10 – Tipos de decisão Tipos de decisão Características Exemplos Não estruturadas São as decisões inusitadas, importantes e não rotineiras. Conhece-se pouco dos impactos e relações dos problemas solucionados por este tipo de decisão. Decisão sobre a entrada ou saída de determinado mercado. Aprovação de um orçamento de capital elevado. Definição de metas e objetivos de longo prazo. Semiestruturadas Agregam características das decisões estruturadas enão estruturadas. Formulação de um plano de marketing. Desenvolvimento do orçamento de um departamento. Projeto de um novo site corporativo. Estruturadas São as decisões repetitivas e rotineiras. Problemas solucionados por este tipo de decisão têm a sua causa e relações conhecidas. Reposição de estoque. Concessão de crédito a um cliente. Determinação de ofertas para clientes. Adaptado de: Laudon e Laudon (2013, p. 325). 70 Unidade II Todo o processo de tomada de decisão precisa ser conduzido a partir de um embasamento técnico. Assim, é necessário que independentemente de qual seja o tipo de decisão a ser tomada, a qualidade no processo tem ou deve ser sempre perseguida. O quadro 11 apresenta as dimensões da qualidade na tomada de decisão, bem como uma descrição delas. Quadro 11 – Qualidade das decisões e processos de decisão Dimensão da qualidade Descrição Precisão A decisão reflete a realidade. Abrangência A decisão reflete a consideração completa dos fatos e das circunstâncias. Imparcialidade A decisão reflete fielmente as preocupações e os interesses das partes envolvidas. Velocidade (eficiência) A tomada de decisão é eficiente com respeito ao tempo e outros recursos, incluindo aqueles das partes afetadas, tais como os clientes. Coerência A decisão reflete um processo racional, colocando em palavras e explicando a outros. Obediência A decisão é o resultado de um processo conhecido e os descontentes podem recorrer a uma autoridade superior. Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 327). Há de se acrescentar que, no processo de tomada de decisão, é fundamental processar os dados para transformá-los em informações, e logo depois compreender o valor das informações para chegar ao conhecimento. No entanto, essa sequência somente pode ser perfeitamente executada quando temos os sistemas que suportam as decisões. Eles nos ajudam a resolver problemas e, assim a perseguir os objetivos corporativos, principalmente os de longo prazo. Os sistemas de suporte à decisão podem ser divididos em dois tipos: • Sistema de informação gerencial (SIG): deve ser criado, desenvolvido e operado para a resolução de problemas estruturados a partir de decisões estruturadas. • Sistema de apoio à decisão (SAD): deve ser criado, desenvolvido e operado para a resolução de problemas semiestruturados e não estruturados a partir de decisões semiestruturadas e não estruturadas. Lembrete Quanto ao processo decisório, existem outros dois tipos de SI: o sistema de processamento de transações (cujo suporte à decisão é quase nenhum) e o sistema de apoio ao executivo (com caráter estratégico mais refinado). 71 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 4.1.2 Processo de tomada de decisão A tomada de decisão é um processo composto de tarefas executadas por meio de técnicas em vista de se atingir o objetivo. Este processo deve ser o mais racional e reflexivo possível, além de fazer o uso de um ferramental adequado em cada uma das fases na tomada de decisão, sempre baseado em indicadores e prezando pela criatividade e inovação (COSTA NETO, 2007). Stair e Reynolds (2015) mencionam cinco etapas que cobrem todo o processo de tomada de decisão para a resolução dos problemas e/ou aproveitamento de oportunidades: inteligência, projeto, escolha, implantação e monitoração. A figura 29 apresenta o processo e suas etapas. Inteligência Projeto Escolha Implantação Monitoração Tomada de decisão Solução do problema Figura 29 – Processo de tomada de decisão diante de problemas e/ou oportunidades Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 439). 72 Unidade II Observe que as três primeiras etapas (inteligência, projeto e escolha) constituem a tomada de decisão propriamente dita, acompanhada de outras duas (implantação e monitoração) que permitem o estabelecimento das decisões com as suas consequências e um eventual monitoramento. • Inteligência: consiste na compreensão do contexto que gerou a necessidade de um processo decisório, contemplando uma completa identificação e o entendimento dos problemas e oportunidades relacionadas. A pergunta-chave que integra esta etapa é: qual é o nosso problema ou a nossa oportunidade? • Projeto: consiste na análise de todas as soluções possíveis para resolver o problema ou aproveitar a oportunidade. A pergunta-chave a ser feita é: quais são as soluções possíveis com as quais nos identificamos? • Escolha: consiste na seleção de uma das alternativas identificadas na etapa anterior. A pergunta-chave da etapa é: qual é a melhor solução que poderemos escolher para aproveitar a oportunidade ou resolver o nosso problema. • Implantação e monitoração: alguns autores, como Laudon e Laudon (2013), sustentam que ambos os itens integram a mesma etapa. Já Stair e Reynolds (2015) defendem que elas são diferentes, sendo a quarta relacionada ao funcionamento da escolha e a quinta associada ao monitoramento da solução escolhida. As perguntas-chaves que circundam as etapas são: — A solução escolhida e implementada está funcionando adequadamente? — Quais são as ações exequíveis para a melhoria da solução implementada? Para melhor exemplificar os passos do processo de tomada decisão, tomemos um contexto fictício. Consideremos uma empresa XPTO que tem sérios problemas na gestão dos estoques e os administradores precisam de qualquer forma resolver a situação sob pena de gerar muitas perdas ao negócio. Ao executar a primeira etapa (inteligência) para resolver a situação, perceberam-se alguns problemas, como: • funcionários sem capacitação para execução das tarefas; • ausência de um sistema de informação eficiente para controle de estoques; • execução de processos na área extremamente mal desenhados e mal elaborados. Na segunda etapa (projeto), foram levantadas pelos menos duas alternativas que poderiam ser utilizadas para minimizar os problemas: • Alternativa 1: escolha e implementação de um processo de gestão de estoques acompanhado de um software de gestão de estoques. 73 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • Alternativa 2: reestruturação da área de gestão de estoques com substituição de profissionais com perfil mais comprometido. Na terceira etapa (escolha), verificou-se que, como os maiores problemas apresentados estavam relacionados a processos e tecnologias, optou-se pela alternativa 1. Na quarta etapa (implementação), as áreas de TI e qualidade foram acionadas a fim de trabalharem de forma conjunta no desenho do processo para a gestão de estoques e a aquisição de um software com o objetivo de auxiliar a execução de tarefas da área. Após a implementação dos processos e do sistema, passou-se à etapa monitoração, de forma a buscar-se constantemente a melhoria contínua. Exemplo de aplicação Tente executar o processo de tomada de decisão de um problema genérico que esteja presente no dia a dia da sua vida profissional ou pessoal. 4.2 Sistemas de informação apoiando as decisões 4.2.1 Sistemas de informação gerencial O sistema de informação gerencial (SIG) pode ser concebido como uma aplicação tecnológica que auxilia na tomada de decisão estruturada. Ele também é conhecido pelo seu acrônimo em inglês MIS (Management Information System) e pode ter o seu uso nos níveis gerencial, operacional e tático. Segundo Stair e Reynolds (2015, p. 443): O propósito principal do Sistema de Informação Gerencial é auxiliar uma organização a alcançar seus objetivos, fornecendo aos gestores uma percepção detalhada das operações regulares da organização para que possam controlar, organizar e planejar de forma eficaz. Consequentemente, tendo por base informações e dados oriundos dos outros sistemas de informação da organização, mas também de dados externos, o SIG suporta a tomada de decisão na empresa, atendendo às necessidades estratégicas. Baseando-se assim em todo o processamento desses dados, o SIG entrega as informações gerenciais e/ou táticas que serão utilizadas. Os SIGs operam com dados sintetizados, podendo agrupar funções empresarias da organizaçãoe departamentos dela, como, por exemplo, recursos humanos, financeiro, compras, operação, produção, marketing, comercial, entre outros. Tudo isso ocorre de forma sinérgica entre as unidades negócios, caso existam filiais ou empresas coligadas. 74 Unidade II A figura 30 apresenta a ideia de funcionamento de um SIG. Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios solicitados Relatórios sobre os indicadores-chave Relatórios agendados Inserções e listas de erros Fornecedores e outros interessados Funcionários Sistemas de apoio às informações executivas Sistemas de informações especializadas Extranet corporativa Intranet corporativa Banco de dados de aplicativos Banco de dados operacional Banco de dados externos Banco de dados internos corporativos Banco de dados com transações válidas Cadeia de fornecimento e transações empresariais Sistema de informação Sistemas ERP e TPSs Sistemas de apoio à decisão Figura 30 – SIG Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 444). Estando tanto no nível mais tático quanto no operacional, todo o trabalho do SIG se concentra no processo de tomada de decisão estruturada, em vista da resolução de problemas (que também são estruturados) e/ou aproveitamento de oportunidades (que também são estruturadas). Lembrete As decisões estruturadas são bem conhecidas por ser repetitivas e rotineiras, ou seja, elas envolvem procedimentos predefinidos. Como saída do SIG, nós encontramos os relatórios que são gerados. Eles suportam a tomada de decisão, apresentando os contextos, as situações e a performance da organização, nas mais diversas áreas ou setores. Desta forma, é possível efetuar o controle e monitoramento da operação do negócio como um todo, atuando de maneira proativa. Os SIG mantêm uma comunicação com os sistemas de operação do negócio (transacionais, departamentais e ERP). Logo, eles utilizam as saídas entregues pelos sistemas de operação do negócio, armazenando os seus dados em um BD próprio. 75 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Outras entradas utilizadas pelo SIG originam-se das fontes externas de informações de clientes, fornecedores, novos entrantes, concorrentes, produtos substitutos e acionistas, além de outros dados que não são entregues pelos sistemas de operação do negócio. Algumas das saídas do SIG são os relatórios classificados como: • Programados: produzidos em uma periodicidade diária, semanal ou mensal. • Indicadores-chave: resumem as tarefas fundamentais do dia anterior e disponíveis no início de cada dia de trabalho para uma tomada de decisão mais assertiva. • Sob demanda: criados para o fornecimento de informações requisitadas pela gerência. • De exceção: automaticamente gerados nos casos de ocorrência de situações incomuns ou quando é requerida uma ação pontual da gerência. • Detalhados: gerados para detalhamento de situações particulares. A figura 31 apresenta um exemplo de funcionamento de um SIG, em que é possível verificar que há três sistemas de processamento de transações. O primeiro opera com processamento de pedidos, tendo um banco de dados próprio. O segundo com planejamento de recursos de materiais e um BD contendo arquivos mestre de produção. Por fim, o terceiro utiliza o processamento do livro-razão com arquivos da contabilidade. Os três sistemas entregam saídas de dados para a montagem dos arquivos trabalhados pelo SIG em seu banco de dados próprio. Assim, o SIG consegue executar a geração de relatórios direcionados para a tomada de decisão tática ou mesmo em displays ou dashboards. Arquivo de pedidos Arquivo mestre de produção Arquivo de contabilidade Dados de vendas Relatórios Painéis e displays on-line Gerentes Dados de custo unitário de produtos Dados de modificação de produtos Dados de despesas Sistemas de processamento de transações Sistemas de informações gerenciais Arquivos do SIG Sistema de processamento de pedidos SIG Sistema de planejamento de recursos materiais Sistema de livro-razão Figura 31 – Exemplo de funcionamento de um SIG Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 44). 76 Unidade II Esses relatórios, descritos no sistema da figura 31, podem apresentar comparações de produtos, resultados de vendas, relação entre matéria-prima adquirida e produtos fabricados, entre diversas outras informações importantes para os gerentes de camada mediana, ou seja, que operam no nível tático. Tudo gerado por meio de rotinas relativamente simples, sem o uso de modelos matemáticos avançados. Por isso, os SIGs têm um desempenho analítico parcialmente reduzido, quando comparado a outros que suportam decisões não estruturadas, como, por exemplo, os sistemas de apoio à decisão (SAD). Os benefícios obtidos pelo uso do SIG são: • Geração de relatórios que permitem melhor análise de fatores internos e identificação de aspectos das melhorias dos processos de negócios. • Aumento da disponibilidade dos dados e informações dos clientes, proporcionando o alinhamento dos processos de negócio de acordo às expectativas dos clientes. • Administração eficaz e eficiente de dados críticos para a tomada de decisão do negócio. • Processo de tomada de decisão tática e operacional sensivelmente melhorada. 4.2.2 Aspectos funcionais do SIG Como uma organização é formada por diversos departamentos, é possível que se implemente um SIG de acordo com as características ou os aspectos funcionais. É viável inclusive a divisão de um mesmo SIG em vários outros, em vista do atendimento e suporte da decisão gerencial. Observação Na divisão de um SIG em vários outros, deve-se observar que os relatórios dos sistemas de informação gerencial podem e devem ser adaptados às funções individuais da organização e aos seus aspectos funcionais. A figura 32 apresenta o SIG observado a partir dos aspectos funcionais, envolvendo as áreas financeiro, produção, comercial, recursos humanos etc. 77 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Intranet Extranet Banco de dados com transações válidas Banco de dados externos Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados MIS financeiro Cadeia de suprimentos e transações empresariais Sistemas ERP e TPSs Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados MIS financeiro Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados MIS comercial Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados MIS de recursos humanos Relatórios detalhados Relatórios de exceções Relatórios sob demanda Relatórios de indicadores-chave Relatórios programados Outros MISs O MIS de uma organização Figura 32 – Aspectos funcionais do SIG Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 448). 78 Unidade II Observação Em todas as figuras do SIG, de acordo com o aspecto funcional, conservamos o termo em inglês MIS (Management Information System), utilizado pela obra Princípios de Sistemas de Informação dos autores Stair e Reynolds (2015). Compreendendo a existência de mais de um SIG, classificado em seus aspectos funcionais, comecemos pelo SIG financeiro. Ele surge praticamente como o primeiro, motivado pela alta maturidade na governança financeira das empresas e por representar uma área muito crítica para a operação e a tática dos negócios, afetando também a perenidade da organização. O SIG financeiro entrega os seguintes relatórios, que podem suportar tarefas relativas a pedidos de compras, pedidos de vendas, decisões simples referentes a investimentos e ofertas de ações, entre outros. Exemplos: demonstrativos financeiros, utilização e gestão de fundos e estatísticas financeiras para controle.Encontramos ainda neste SIG alguns subsistemas, como: custo e lucro/preço, auditoria, além de utilização e gestão de fundos. A figura 33 apresenta a ideia de um SIG financeiro. Demonstrativos financeiros Utilização e gestão de fundos Estatísticas financeiras para controle GSS financeiros Sistemas especializados de informação financeira Intranet ou Extranet Banco de dados de aplicação financeira Banco de dados operacional Banco de dados internos corporativos adicional Banco de dados externos Banco de dados com transações válidas de cada TPS Cadeia de suprimentos e transações empresariais Cadeia de suprimentos e transações empresariais MIS financeiro Sistemas ERP e TPSs DSS financeiros Cadeia de suprimentos e transações empresariais Clientes fornecedores - Contas a receber - Contas a pagar - Ativo - Gestão de faturamento - Livro-razão - Sistema de custo e lucro/perda - Auditoria - Utilização e gestão de fundo Figura 33 – SIG financeiro Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 449). 79 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Segundo Stair e Reynolds (2015), o SIG financeiro executa ações para: • Melhoria na integração de dados e informações financeiras e operacionais oriundos das mais variadas fontes. • Acesso facilitado a informações financeiras para usuários especializados ou não em questões financeiras, proporcionando redução no tempo de análise dos dados. • Eficácia no monitoramento de informações relacionadas a fundos de suprimentoss em uma linha do tempo. • Disponibilização rápida de dados financeiros, de forma a permitir análises multidimensionais. Observando por outro aspecto funcional, encontramos o SIG de fabricação de produtos, conhecido como SIG de fabricação. Ele também é conhecido como SIG de produção, sendo intensamente utilizado em indústrias nas questões que envolvem monitoramento e controle de fluxo de materiais, produtos e serviços. A figura 34 apresenta a ideia de um SIG de fabricação. Relatórios do controle de qualidade Controle do processo Relatórios JIT Relatórios MRP Programação da produção Produção do CAD ESS de fabricação Sistemas de informação especializados para a fabricação Intranet ou Extranet Banco de dados de aplicativos da fabricação Banco de dados operacional Transações de negócios e TPS de transações válidas de cada TPS Cadeia de fornecimento e transações empresariais Cadeia de fornecimento e transações empresariais MIS de fabricação Sistemas ERP e TPSs DSS de fabricação Clientes fornecedores - Recepção e inspeção de estoque - Pessoal - Produção - Processamento de pedido - Projeto e engenharia - Programação de produção - Controle de estoque - MRP (sistema de planejamento de pedidos de material) e MRPII - Just in time - Controle de processo - Controle de qualidade Banco de dados externos Banco de dados internos Figura 34 – SIG de fabricação Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 452). 80 Unidade II Os principais subsistemas do SIG de fabricação são: projeto e engenharia, cronograma mestre da produção, controle de estoque, requisição de material, controle de processo, além de controle de qualidade e testes. Os principais relatórios fornecidos por este SIG são: relatórios de controle de qualidade, controle de processo, just in time, MRP (Material Requirement Planning), programação de produção, e produção de CAD (Computer-Aided Design). Tratando agora das áreas de negócios, encontramos o SIG de marketing. Ele é chamado também de SIG comercial e suporta tarefas relativas à administração no desenvolvimento do produto, decisões de preços, além de medir a eficácia da publicidade realizada pela organização. A figura 35 apresenta um SIG comercial ou de marketing. Vendas por cliente Vendas por vendedor Vendas por produto Relatório de preços Total de camadas do serviço Satisfação do cliente GSS comercial Sistemas especializados de informações comerciais Banco de dados de aplicativos comerciais Banco de dados operacional Base de dados de transações válidas de cada TPS Cadeia de suprimentos e transações empresariais MIS comercial Sistemas ERP e TPSs DSS comercial- Sistemas de processamento de pedidos - Pesquisa comercial - Desenvolvimento do produto - Promoção e publicidade do produto - Preços de produtos Banco de dados externos Banco de dados internos Figura 35 – SIG comercial ou de marketing Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 455). Os subsistemas do SIG comercial são: pesquisa comercial, desenvolvimento do produto, promoção e publicidade do produto, além de preços de produtos. Os relatórios gerados por ele são: vendas por cliente, vendas por vendedor, vendas por produto, preços, satisfação do cliente e total de camadas de serviço. Outro interessante SIG por aspectos funcionais é o responsável pelos recursos humanos, conhecido como SIG de pessoal. Ele cuida do processo de tomada de decisão relacionado a tarefas da área de RH e de departamento pessoal da organização. 81 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A figura 36 apresenta a visão geral de um SIG de recursos humanos. Relatórios de benefícios Relatórios de programas Treinamento marcação de teste Perfis de solicitação de trabalho Relatórios de necessidades e planejamento Pesquisas salariais GSS de recursos humanos Sistemas especializados de informações para recursos humanos Banco de dados para recursos humanos Banco de dados operacional Banco de dados externos Banco de dados internos Base de dados de transações válidas de cada TPS Cadeia de suprimentos e transações empresariais MIS de recursos humanos Sistemas ERP e TPSs DSS de recursos humanos - Folha de pagamento - Sistemas de processamento de pedidos - Pessoal - Necessidades e avaliações de planejamento - Recrutamento - Desenvolvimento de treinamentos e habilidades - Programação e designação - Benefícios do funcionário - Recolocação Figura 36 – SIG de recursos humanos Fonte: Stair e Reynolds (2015, p. 460). Os principais subsistemas deste SIG são: necessidades e avaliações de planejamento, recrutamento, desenvolvimento de treinamentos e habilidades, programação e designação, benefícios do funcionário e recolocação. Os relatórios entregues por ele são: relatórios de benefícios, pesquisas salariais, relatórios de programas, treinamento, perfis de solicitação de trabalho, relatórios de necessidades e planejamento. 4.2.3 Sistemas de apoio à decisão Embora guardem algumas semelhanças com o SIG, os sistemas de apoio à decisão (SAD) auxiliam no processo de tomada de decisões estratégicas de negócio. Eles permitem e contribuem para o aproveitamento de oportunidades e/ou a solução para problemas não estruturados e não rotineiros, ou seja, aqueles cujos relacionamentos e consequências não se conhecem bem. 82 Unidade II Segundo Stair e Reynolds (2015, p. 463): Um sistema de apoio à decisão é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos, utilizados para ajudar a tomar decisões, que solucionem problemas. O foco de um DSS é a eficácia da tomada de decisão, no enfrentamento de problemas de negócios não estruturados ou semiestruturados. Os sistemas de apoio à decisão oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e serviços. A ideia do SAD é oferecer um tipo de solução com rápido acesso a informações e dados, além de fomentar a cultura data driven em uma organização. Com essa cultura assimilada pela administração, as decisões são totalmente direcionadas por dados corporativos, valiosos e estratégicos. As entradas utilizadas neles são provenientes dos sistemas internos (sistemas de processamento de transações) das organizações e de dados externos, combinando aspectos endógenos e exógenos ao negócio. Os componentes de um SAD podem ser vistos na figura 37. TPS Software de sistema SAD Modelos Ferramentas OLAP Ferramentas de mineração de dadosUsuário Dados externos Banco de dados SAD Interface de usuário Figura 37 – Componentes de um SAD Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 349). A ideia principal do SAD é promover uma solução que resolva problemas únicos e que sofrem alterações rápidas. Eles não têm uma solução preconcebida, mas uma vez sendo encaminhadas por meio de análise complexas, sofisticadas e com abordagens otimizadas e satisfatórias, conduzem à entrega de valor que os negócios esperam das ferramentas tecnológicas. 83 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Na figura 38 encontramos um exemplo de SAD utilizado na estimativa de transportes da subsidiária de uma grande empresa global. A companhia que utiliza o SAD descrito nela opera com transporte de cargas a granel de carvão, petróleo, minérios e produtos acabados para a empresa-mãe. Esse exemplo denota a responsabilidade do SAD pelos detalhes financeiros e técnicos do transporte, incluindo uma relação de custo por navio/período de fretamento e taxas de frete para cada tipo de carga. Arquivo sobre o navio (por exemplo, capacidade de carga e velocidade) Consultas on-line Banco de dados de modelos analíticos Arquivo de restrições de atracamento Arquivo de custos de consumo de combustível PC Arquivo de histórico de custo de fretamento do navio Arquivo de aduana Figura 38 – Exemplo de um SAD Fonte: Laudon e Laudon (2013, p. 45). Para que haja a operação satisfatória do SAD descrito na figura 38, utiliza-se um computador de alta capacidade de processamento interligado ao banco de dados de modelos analíticos que colhem informações sobre navios, restrições de atracamento, custos de consumo de combustível, histórico de custo de fretamento do navio e de aduana. A fim de atingir os seus objetivos, os SADs necessitam de regras de negócio e funções bem estabelecidas e definidas no processo de tomada de decisão, além de precisarem de contextos adequados para as decisões específicas. Eles também devem funcionar com uma adequada base de conhecimento, chamada base de modelos, que contém informações, subprogramas administrativos e sistemas geradores de relatórios. Para evitar confusão entre as características do SAD e do SIG, o quadro 12 apresenta as diferenças entre os dois tipos de sistemas. 84 Unidade II Quadro 12 – Comparação entre SIG e SAD Fator SAD SIG Tipo de problema Pode lidar com problemas não estruturados, que podem não ser facilmente programados. Normalmente, utilizado apenas com problemas estruturados. Usuários Dá apoio aos indivíduos, aos pequenos grupos e a toda a empresa. Em curto prazo, os usuários tipicamente têm mais controle sobre um SAD. Dá apoio, principalmente à empresa. Em curto prazo, os usuários têm menos controle sobre um SIG. Apoio Apoia todos os aspectos e fases da tomada de decisão, não substitui o tomador de decisões — as pessoas ainda tomam as decisões. Em alguns casos, toma decisões, automaticamente, e substitui o tomador de decisões. Ênfase Enfatiza as decisões reais e os estilos dos tomadores de decisão. Geralmente, enfatiza apenas a informação. Abordagem Serve como um sistema de apoio direto, que emite relatórios interativos nas telas do computador. Serve, normalmente, como um sistema de apoio indireto, que utiliza os relatórios produzidos regularmente. Sistema Utiliza o computador, que, geralmente, está on-line (diretamente conectado ao sistema do computador) e relacionado ao tempo real (apresentando resultados imediatos). Os terminais do computador e as telas são exemplos — esses dispositivos podem fornecer informações e respostas imediatas às perguntas. Utiliza relatórios impressos, que podem ser entregues aos gestores uma vez por semana, de modo que possam apresentar resultados imediatos. Velocidade É flexível e pode ser implementado pelos usuários, de modo que, em geral, leva muito menos tempo para desenvolver e é mais hábil para responder às solicitações dos usuários. Apresenta tempo de resposta, geralmente, maior do que um SAD. Resultado Produz relatórios que, quase sempre, são orientados na tela, com a capacidade de gerá-los em uma impressora. É orientado para relatórios e documentos impressos. Desenvolvimento Tem usuários que, geralmente, estão mais diretamente envolvidos em seu desenvolvimento. O envolvimento do usuário, normalmente, significa melhores sistemas, que proporcionam um apoio superior. Para todos os sistemas, o envolvimento do usuário é o fator mais importante para a evolução de um sistema de sucesso. Tem sempre muitos anos de vida e foi desenvolvido para pessoas que não estão mais realizando o trabalho apoiado pelo SAD. Adaptado de: Stair e Reynolds (2015, p. 469). 85 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Resumo Nesta unidade, apresentamos o cerne dos estudos da disciplina, que são os sistemas de informações. No tópico 3, exibimos uma visão geral da teoria de sistemas, demonstrando-os como um conjunto de elementos interligados em vista de um objetivo, contendo entradas e saídas, com uma realimentação controlada. Mencionamos ainda as medidas de desempenho dos sistemas de informação (eficácia e eficiência), além das suas propriedades: adaptabilidade, homeostase, sinergia e entropia. Ainda, no mesmo tópico, conceituamos o sistema de informação como uma aplicação computacional em uma empresa, com o objetivo de coletar (entrada), manipular (processo), armazenar e disseminar dados (saída) e informações, e fornecer reação corretiva (mecanismo de realimentação). Revelamos também os objetivos estratégicos atingidos por meio do uso de sistemas de informação, mais especificamente no alcance de vantagem competitiva e na entrega de valor as organizações. Expomos duas formas de classificação referentes aos conceitos de SI: a primeira considera a abrangência por meio dos sistemas departamentais, integrados e interorganizacionais. Já a segunda reputa o nível decisório através dos sistemas de processamento de transações, dos sistemas de informação gerencial e dos sistemas de apoio à decisão. Posteriormente, trouxemos como temática os sistemas ERP, que abordam a contextualização histórica responsável pela motivação de seu uso. Mostramos ainda a arquitetura de um ERP, os seus módulos, além das vantagens e desvantagens na sua implementação e utilização. No tópico 4, abordamos a relação entre os sistemas de informação e os processos de tomada de decisão. Passamos por noções gerais de tomada de decisão, tipos de decisão e fases relacionadas à resolução de problemas e/ou aproveitamento de oportunidades. Ainda, neste tópico, evidenciamos os dois principais tipos de sistemas utilizados no processo decisório: sistemas de informação gerencial e sistemas de apoio à decisão. Salientamos os sistemas de informação gerencial para a tomada de decisão estruturada e os sistemas de apoio à decisão com o foco em decisões não estruturadas e semiestruturadas. Por fim, mostramos os aspectos funcionais dos sistemas de informação gerencial e os componentes do sistema de apoio à decisão. 86 Unidade II Exercícios Questão 1. Na concepção de um sistema da informação (SI), temos algumas ações, como: • a entrada de dados; • o processamento de dados; • a saída de informações; • a realização de mecanismos de realimentação. Em relação a tais ações, avalie as afirmativas. I – A entrada é a ação inicial executada no SI, em que há a captura de dados. II – No processamento, existe a “transformação” dos dados em informações úteis para o usuário. III – A ação de saída corresponde à entrega das informações para o usuário e sua execução faz com que não seja necessária a realização de mecanismos de realimentação. É correto o que se afirma em: A) I, apenas. B) II, apenas. C) I e II, apenas. D) II e III, apenas. E) I, II e III. Resposta correta: alternativa C. Análise da questão Na concepção de sistema da informação (SI), temos as ações de: • entrada (captura) de dados; • processamento de dados (em que dados são transformados eminformações); 87 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • saída de informações úteis para o usuário; • realização de mecanismos de realimentação (para o estabelecimento de correções no processamento e de alterações na entrada de dados). Vale destacar que a ação de saída das informações para o usuário não dispensa a realização necessária de mecanismos de realimentação. Questão 2. Considere as afirmativas a seguir sobre sistemas de informações empresariais. I – Muitos dos sistemas de processamento de transações (SPT) têm foco departamental e são construídos com a finalidade de automatizar processos ou auxiliar em um ou mais processos ligados a uma área específica. Um exemplo pode ser visto nos sistemas de contas a pagar empregados em departamentos financeiros. II – Os sistemas de informações gerenciais (SIG) são utilizados para auxiliar a tomada de decisões gerenciais e correspondem a um tipo de sistema de processamento de transações. III – Os sistemas de apoio à decisão (SAD) são um subtipo dos sistemas de processamento de transações e não estão relacionados aos sistemas de informações estratégicas (SIE). É correto o que se afirma em: A) I, apenas. B) II, apenas. C) III, apenas. D) II e III, apenas. E) I, II e III. Resposta correta: alternativa A. Análise das afirmativas I – Afirmativa correta. Justificativa: os sistemas de processamento de transações estão profundamente relacionados ao cotidiano de funcionamento de uma empresa, registrando dados e possibilitando as diversas transações necessárias às operações do negócio. 88 Unidade II II – Afirmativa incorreta. Justificativa: os sistemas de informações gerenciais (SIG) não são considerados sistemas de processamento de transações (SPT). III – Afirmativa incorreta. Justificativa: os sistemas de apoio à tomada de decisões (SAD) não são um subtipo dos sistemas de processamento de transações (SPT). Na realidade, eles são um subtipo dos sistemas de informações estratégicas (SIE).
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