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UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DE PRODUÇÃO ÍTALO FERNANDO MENDES LISBOA PROCESSO DE COMPRAS DE SUPRIMENTOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL: Proposta de implantação de novo processo em uma empresa de Construção Civil em São Luís – MA São Luís 2021 ÍTALO FERNANDO MENDES LISBOA PROCESSO DE COMPRAS DE SUPRIMENTOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL: Proposta de implantação de novo processo em uma empresa de Construção Civil em São Luís – MA Monografia apresentada à disciplina de Trabalho de Conclusão de Curso como requisito básico para apresentação do Trabalho de conclusão da graduação em Engenharia de Produção da Universidade Estadual do Maranhão. Orientador: Prof.º Dr. Jorge Creso Cutrim Demétrio São Luís 2021 Elaborado por Giselle Frazão Tavares - CRB 13/665 LISBOA, Ítalo Fernando Mendes. Processo de compras de suprimentos na construção civil: proposta de implantação de novo processo em uma empresa de construção civil em São Luís – MA / Ítalo Fernando Mendes Lisboa. – São Luís, 2021. 60 f. Monografia (Graduação) – Curso de Engenharia de Produção, Universidade Estadual do Maranhão, 2021. Orientador: Prof. Dr. Jorge Creso Cutrim Demétrio. 1.Construção civil. 2.Compras. 3.Suprimentos. 4.Soluções de otimização. I.Título. CDU: 658.7:69(812.1) ÍTALO FERNANDO MENDES LISBOA PROCESSO DE COMPRAS DE SUPRIMENTOS NA CONSTRUÇÃO CIVIL: Proposta de implantação de novo processo em uma empresa de Construção Civil em São Luís – MA Monografia apresentada à disciplina de Trabalho de Conclusão de Curso como requisito básico para apresentação do Trabalho de conclusão da graduação em Engenharia de Produção da Universidade Estadual do Maranhão. São Luís, 10 / 01 / 2022 ASSINATURAS _______________________________________________ Ítalo Fernando Mendes Lisboa (Orientando) Graduando em Engenharia de Produção Universidade Estadual do Maranhão _______________________________________________ Prof.º Dr. Jorge Creso Cutrim Demétrio (Orientador) Doutor em Engenharia de Produção Universidade Estadual do Maranhão _______________________________________________ Prof. Me. Abraão Ramos da Silva (Avaliador Interno) Mestre em Logística e Pesquisa Operacional Universidade Estadual do Maranhão _______________________________________________ Prof. Dr. Wellinton de Assunção (Avaliador Interno) Doutor em Engenharia Mecânica Universidade Estadual do Maranhão Dedico este trabalho aos meus pais, familiares, amigos e a todos que me ajudaram e acreditaram em mim. AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar, a Deus que fez com que meus objetivos fossem alcançados, permitindo ultrapassar obstáculos encontrados no dia a dia e ao longo da confecção deste trabalho. Agradeço a minha mãe Maria, pela orientação diária e auxílio nos momentos difíceis na vida, ajudando a superar, e na satisfação de nossa trajetória com a convivência repleta de felicidades e amor. Devo agradecer ao meu pai Ferdinan, pelo companheirismo e ensinamentos, que apesar da distância, sempre buscamos está juntos, aproveitando ao máximo de nossos momentos. Sou grato a minha namorada Letícia Fernanda, por contribuir em todos os momentos que passamos, especialmente nos momentos felizes, com muito amor e carinho, ressalto também pelo companheirismo e auxílio na construção deste trabalho de conclusão. Tenho que agradecer aos familiares pela confiança e apoio que sempre deram durante a minha vida. Aos meus amigos e colegas que acompanharam e incentivaram através de gestos ou palavras afim de superar todas as dificuldades. Ao professor Jorge Creso, por ter sido meu orientador e ter desempenhado tal função com dedicação e amizade. A todos os amigos da empresa Reformar, pelo fornecimento de informações e materiais que foram fundamentais para o desenvolvimento da pesquisa que possibilitou a confecção deste trabalho. “A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar.” (John L. Beckley) RESUMO As organizações buscam sempre um maior desempenho de seus processos, além do controle mais assertivo de suas operações. Deste modo, é imprescindível realizar um mapeamento dos processos organizacionais, destacando-se que as empresas que não investem nas soluções tecnológicas ou capacitações acabam estagnadas com as práticas contemporâneas. Sendo assim, para atender o mercado as organizações buscam melhorar os processos e atividades internas. O objetivo central deste trabalho é propor a implantação de um novo processo de compras de suprimentos de uma empresa de construção civil na cidade de São Luís – MA. Em específico identificar a revisão de artigos e livros sobre gestão e métodos de compras; analisar os principais insumos em termos de custos e de planejamento; estudar as etapas, processos e fluxos de compra realizados pela empresa e elaborar estratégias que otimizem o gerenciamento da obra e planejamento do tempo da construção. Realizou-se uma busca por autores e conceitos em livros, artigos, trabalhos acadêmicos, entre outros, para fundamentar a pesquisa, além da elaboração de uma proposta para um novo fluxograma referente ao processo de compras da empresa, utilizando a ferramenta Bizagi Modeler, onde é feita a análise dos resultados encontrados e apresentada a solução de otimização para o processo de aquisição dos materiais. Por fim, identifica- se a necessidade da mudança no processo de compras para as novas obras que irão surgir na empresa. Palavras-chave: Construção civil. Compras. Suprimentos. Soluções de otimização. ABSTRACT Organizations are always looking for a better performance of their processes, in addition to a more assertive control of their operations. Thus, it is essential to carry out a mapping of organizational processes, highlighting that companies that do not invest in technological solutions or training end up stagnant with contemporary practices. Therefore, to serve the market, organizations seek to improve internal processes and activities. The main objective of this work is to propose the implementation of a new process of purchasing supplies of a construction company in the city of São Luís - MA. Specifically identify the review of articles and books on management and purchasing methods; analyze the main inputs in terms of costs and planning; study the stages, processes and purchase flows carried out by the company and develop strategies that optimize the management of the work and planning of the construction time. A search was carried out for authors and concepts in books, articles, academic works, among others, to support the research, in addition to the elaboration of a proposal for a new flowchart referring to the company's purchasing process, using the Bizagi Modeler tool, where the results are analyzed and the optimization solution for the material acquisition process is presented. Finally, the need to change the purchasing process for the new works that will appear in the company is identified. Keywords: Civil construction. Purchases. Supplies. Optimization solutions. ÍNDICEDE ILUSTRAÇÕES Figura 1 – Simbologia. .............................................................................................. 17 Figura 2 – A cadeia de suprimentos imediata da empresa. ...................................... 18 Figura 3 – Relação cliente-construtora-fornecedor. .................................................. 20 Figura 4 – Classificação da dificuldade na obtenção dos itens. ............................... 25 Figura 5 – Processo de suprimentos. ....................................................................... 26 Figura 6 – Estrutura do setor de compras. ............................................................... 28 Figura 7 – Conhecimentos do Guia PMBok.............................................................. 29 Figura 8 – Fluxo da gestão de aquisição da construção civil.................................... 31 Figura 9 – O ciclo de vida de um projeto. ................................................................. 33 Figura 10 – Benefícios do Planejamento de Obra. ................................................... 36 Figura 11 – Implantação do projeto. ....................................................................... 411 Figura 12 – Planta baixa térreo. ............................................................................. 411 Figura 13 – Planta baixa pavimento tipo. ............................................................... 422 Figura 14 – Prédio em construção - anexo do Hospital Português. ........................ 422 Figura 15 – Execução de forro em gesso acartonado drywall e blocos de gesso comum para divisórias. ....................................................................................................... 433 Figura 16 – Concretagem do estacionamento e finalização de pavimento tipo. ..... 444 Figura 17 – Exemplo de cronograma físico-financeiro do 1º ao 6º mês. ................ 455 Figura 18 – Exemplo de cronograma físico-financeiro do 7º ao 12º mês. .............. 466 Figura 19 – Exemplo de modelo de comparativo de fornecedores de composição para divisória de bloco de gesso. ................................................................................... 477 Figura 20 – Exemplo de modelo de comparativo de fornecedores de cabos elétricos. ............................................................................................................................... 477 Figura 21 – Fluxograma de processo de aquisição de material. ............................ 499 Figura 22 – Proposta de Processo de Compras. .................................................... 522 Figura 23 – Relatórios de Acompanhamento. ........................................................ 544 LISTA DE ABREVIATURA E SIGLAS BPMN Business Process Management Notation CIF Cost, insuranse and freight (Custo, segurança e frete) COVID-19 Corona virus disease 2019 EAP Estrutura analítica do projeto GCS Gerenciamento da cadeia de suprimentos IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística ICMS Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços JIT Just-in-time LTDA Sociedade limitada PIB Produto Interno Bruto PMBOK Project Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute SCM Supply Chain Management SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.............................................................................................. 12 1.1 Justificativa ................................................................................................ 14 1.2 Objetivos .................................................................................................... 15 1.2.1 Objetivo geral ............................................................................................... 15 1.2.2 Objetivos específicos ................................................................................... 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO ........................................................................... 16 2.1 Fluxograma ................................................................................................ 16 2.2 Cadeia de suprimentos ............................................................................. 18 2.3 Controle de estoque .................................................................................. 21 2.4 Gestão de compras .................................................................................... 24 2.5 Gerenciamento de projetos ...................................................................... 29 2.6 Planejamento de obra ................................................................................ 32 3 MÉTODO ...................................................................................................... 38 4 ESTUDO DE CASO .................................................................................. 4040 4.1 Descrição do objeto de pesquisa: Informar Construções e Consultoria LTDA ........................................................................................................4040 4.2 Definição do Problema ............................................................................ 488 4.3 Resultados e Discussões .......................................................................... 50 5 CONCLUSÃO ............................................................................................. 566 REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 577 12 1 INTRODUÇÃO No cenário atual industrial é possível destacar a competitividade entre as empresas, o que gera a necessidade de estarem atentas a inovação no mercado. Observa-se que as empresas que não investem nas soluções tecnológicas ou capacitações acabam estagnadas com as práticas contemporâneas, desta forma, é de suma importância melhorar os processos e atividades internas a fim de atender o mercado (MARTINS, 2020). É visível que o cenário brasileiro vem sofrendo com a recessão em sua estrutura administrativa, principalmente direcionado a área da construção civil. Logo após o crescimento econômico do setor no período dos anos 2007 a 2012, o país apresenta perda significativa nesse ramo econômico (MARTINS, 2020). Com a pandemia do COVID-19 esta condição agravou-se, já que valores e prazos de entrega referente aos insumos subiram, provocando aos consumidores a desistência de reformas e construções (IBGE, 2020). De acordo com Szajubok et al (2006), a economia voltada à construção civil é bastante dinâmica e complexa, além de precisar de investimento contínuo para proporcionar o crescimento da empresa. Entretanto, a fiscalização de suprimentos na esfera da construção civil é um processo difícil de ser trabalhado e pouco divulgado. O cronograma físico-financeiro é uma alternativa para controlar o processo de execução da obra, sendo que as construtoras utilizam esse método para organizar os insumos a serem comprados, conforme as etapas de produção. Segundo Schramm&Morais (2001), o processo de procura e compra dos suprimentos na construção civil é bastante complexo neste setor. Verifica-se, portanto, que é preciso considerar vários fatores para um melhor planejamento e para o acompanhamento de seus resultados. Assim, esta pesquisa buscou fazer uma análise desses fatores como meio de estimar a importância da compra de suprimentos na construção civil. Conforme Murgueytio (2012), para compreender a aplicação de compras em uma construtora, é preciso atribuir pontos ao alinhamento entre essa função ao planejamento de obra, isto é, conhecer e prever as etapas da construção e a partir dessas etapas viabilizar os insumos a serem comprados,no qual o setor de compras irá buscar menor preço entre seus fornecedores. 13 De acordo com Jacob (2009), o gerenciamento do setor de compras é responsável por planejar, dirigir, controlar e coordenar as atividades relacionadas à compra de insumos, desde a etapa inicial de aquisição até sua utilização pelo setor de execução da obra. É imprescindível que as necessidades da obra estejam atreladas a um planejamento quantitativo e qualitativo, para possibilitar aos responsáveis pela execução obedecer às quantidades corretas e de acordo com as especificações em projeto. Deste modo, é necessário analisar o gerenciamento da compra de materiais em uma construção civil, realizada com um sistema de gestão integrada a fim de controlar, planejar e redirecionar esforços que possibilitem as etapas de execução da obra. Para Coletti (2002), as responsabilidades do setor de compras possibilitam melhorias no preço global dos suprimentos do empreendimento, e nas condições de pagamento, qualidade dos insumos e garantia de prazo de entrega. Para o referido autor, é imprescindível alcançar todas estas vantagens competitivas, é necessário que o setor de compras esteja estruturado em níveis com processos definidos e possua uma gestão organizada, a fim de garantir a eficiência nas comunicações entre as etapas para obter melhores resultados. Segundo Prodanov & Freitas (2013), a utilização da metodologia de aplicação de procedimentos técnicos alinhados na criação de conhecimento, tem como objetivo comprovar a validade e utilidade nos diversos âmbitos da sociedade. Como base para a realização de coleta de dados será permitido o acesso das informações da empresa demonstrando a gestão para realizar compras, iniciando no entendimento dos processos de execução dos serviços até a entrega do material. Conforme Gil (2002), para compreender a essência do fator de aquisição de insumos, é necessário apresentar uma abordagem que pudesse distinguir os itens que serão primordiais para a produção de um produto ou execução de uma atividade, evidenciando a realização de levantamentos de fornecedores e proporcionado amostragem de melhor custo, prazo, qualidade e entre outras características para efetivar a escolha do material. Para Lobato (2015), os empreendimentos buscam melhorar métodos estratégicos para planejar modelos de trabalho que facilitem no decorrer da realização de atividades. Na tarefa de aquisição de um material na construção civil, a metodologia auxilia no âmbito de análise do ambiente interno e externo acompanhado dos setores 14 como a cadeia de suprimentos, controle de estoque, gestão de compras e planejamento de obras. De acordo com Porter (2004), o volume de materiais para iniciar uma cotação com fornecedores, torna-se importante para alcançar menores custos, já que, é possível barganhar os valores de orçamentos como também receber melhores condições em tratativas, como frete CIF (cost, insuranse and freight), que significa custo, seguro e frete, e ainda parcelas para pagamentos e prazo de entrega. O principal objetivo deste trabalho é avaliar a gestão de compras de suprimentos de uma empresa de construção civil na cidade de São Luís – Maranhão, com o intuito de identificar a revisão de artigos e livros sobre gestão e métodos de compras, além de analisar os principais insumos em termos de custos e de planejamento, e ainda estudar as etapas, processos e fluxos de compra realizados pela empresa e elaborar estratégias que otimizem o gerenciamento da obra e planejamento do tempo da construção. 1.1 Justificativa Para Pires (2008), é perceptível identificar que a construção civil apresenta elevada participação na economia nacional, gerando empregos e proporcionando o desenvolvimento de outros setores de forma direta e indireta na sociedade, ressalta- se que o setor de construção constitui na formulação de 13% no PIB brasileiro. Atualmente as empresas de construção civil buscam se reinventar para sobreviver na dinâmica do mercado competitivo. O alcance das informações nos níveis organizacionais é o fator básico para o funcionamento de qualquer empresa, permitindo a agilidade na passagem de dados e prevenindo possíveis falhas de independentes setores, de acordo com Ospedal (2016). Com o crescimento do mercado e atual crise econômica nacional, os administradores de empresas de construção devem proporcionar otimizações e qualificações do setor de suprimentos, além de preocupar-se com a eficiência destes insumos, por meio de novas tecnologias construtivas e com a utilização de softwares, segundo Scheidt&Cardoso (2020). Na construção civil o setor de compras desencadeia tarefas essenciais para esse ramo de atividade, tendo em vista que os insumos necessários nas construções apresentam custos significativos para a obra, conforme Assis (2013). Para Jacob 15 (2009), as construtoras de sucesso buscam organizar setores internos, principalmente as áreas de atuação comercial, suprimentos e administrativo, a fim de proporcionar agilidade nas informações e promover a satisfação do cliente. 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo geral Desenvolver proposta de implantação de um novo processo de aquisição de materiais em uma empresa de construção civil na cidade de São Luís – Maranhão. 1.2.2 Objetivos específicos • Identificar a revisão de artigos e livros sobre gestão e métodos de compras; • Analisar os principais insumos em termos de custos e de planejamento; • Estudar as etapas, processos e fluxos de compra realizados pela empresa; • Elaborar estratégia que otimize o gerenciamento da obra e planejamento do tempo da construção; 16 2 REFERENCIAL TEÓRICO Para este trabalho, faz-se necessário destacar alguns conceitos que irão auxiliar na compreensão acerca do tema escolhido, deste modo apresenta-se o fluxograma, a cadeia de suprimentos, o controle de estoque, a gestão de compras, o gerenciamento de projetos e o planejamento de obra para fundamentar a pesquisa. 2.1 Fluxograma Segundo Tannús et al. (2013), o fluxograma é um tipo de diagrama que utiliza símbolos padronizados, com o intuito de apresentar uma sequência lógica das etapas e realização de um processo, em que muitas vezes utiliza gráficos que ilustram a transição de informações entre os elementos que o constitui. É possível ainda descrevê-lo como uma representação dos passos necessários de um processo. De acordo com Mendonça (2021), toda organização busca eficácia de seus processos e controle sobre suas operações, deste modo, é necessário realizar uma análise do fluxo e andamento de suas atividades. Através do mapeamento de processos, mapas e análises dos fluxos produtivos, é elaborada a identificação das atividades exercidas durante o processo, contribuindo para a detecção de possíveis falhas, retrabalhos e gargalos, possibilitando a correção e reajustes, através de um novo fluxo de gerenciamento desses processos. O fluxograma é uma das ferramentas da qualidade, em que a sua principal função é identificar a formulação do processo de um produto ou serviço, a fim de conceber propostas de melhorias. Segundo Oliveira (2009), fluxograma trata-se de uma ferramenta gráfica que trabalha com uma simbologia própria que permite compreender de forma simples a ágil o fluxo ou continuidade de um processo, como também ampla visualização para promover análises. De acordo com Silva&Cruz (2018), o fluxograma diz respeito a formas de representar com um passo a passo por meio de símbolos e gráficos que apresentam a sequência correta de um trabalho, com o intuito de facilitar sua análise e entendimento dos processos realizados em uma organização. Os autores falam que esta técnica de representação gráfica utiliza símbolos previamente convencionados, 17 permitindo a descrição clara e precisa do fluxo ou da sequencia de um processo, bem como sua análise eredesenho. De acordo com Fitzsimmons (2014), é essencial utilizar a tecnologia da informação no âmbito da construção civil, portanto, o fluxograma é caracterizado como método de auxílio na organização de dados para ampliar a análise das atividades e propor melhorias em pontos que apresentam gargalos na execução da tarefa, aumentando a prospecção de produtividade na empresa. Figura 1 – Simbologia. Fonte: SILVA&CRUZ (2018) Para este fim, identificou-se que a criação de um fluxograma para compreender e auxiliar as etapas de compras, melhoraria significativamente esta etapa de extrema importância para o desenvolvimento da obra, visto que afeta diretamente em diversos setores, desde a sua execução, prazos, e entrega final ao cliente. Este fator é essencial para o caixa da organização, já que ao efetuar aquisições em momentos não oportunos ou errôneos, podem acarretar prejuízos significativos. 18 2.2 Cadeia de suprimentos A cadeia de suprimentos é um processo fundamental na organização de geração de produtos e serviços, que antes era definido como departamento de compras, devido a sua função de adquirir materiais, de acordo com Fusinato (2017). O autor apresenta que é possível perceber a importância dos pontos de planejamento e controle da produção, segundo o processo de formulação e implantação da estratégia de suprimentos de uma empresa, visto que estas serão etapas do gerenciamento da produção. Sendo ainda, identificados os níveis de planejamento estratégico, tático e operacional, como etapas da cadeia de suprimentos. Além disso, a cadeia de suprimentos é um conjunto de atividades funcionais que envolve controle de estoques, transportes, entre outros, que irão se repetir diversas vezes no decorrer do processo, no qual matérias-primas serão convertidas em produtos acabados destinados a agregar valor ao consumidor. Figura 2 – A cadeia de suprimentos imediata da empresa. Fonte: BALLOU (2009). Conforme Ballou (2009), as fontes de matérias-primas, fábricas e pontos de venda não possuem a mesma localização, além disso o canal apresenta uma sequência de etapas de produção, deste modo as atividades logísticas poderão se 19 repetir várias vezes até o produto chegar ao mercado. Para Bowersox (2013) a logística é uma função necessária dentro da gestão da cadeia de suprimentos de uma empresa, à medida que é essencial para transportar e posicionar geograficamente o estoque. Portanto, a logística representa um subconjunto de atividades que irão ocorrer do setor mais abrangente da cadeia de suprimentos. “O gerenciamento da cadeia de suprimentos (GCS) é a integração dessas atividades, mediante relacionamento aperfeiçoados na cadeia de suprimentos, com o objetivo de conquistar uma vantagem competitiva sustentável.” (BALLOU, 2009, p.28) De acordo com Martins (2020), a logística é responsável pelo gerenciamento de uma cadeira complexa, que vai desde os fornecedores, passa pelos processos da empresa, até chegar ao cliente final. O autor aborda alguns fluxos importantes que compõem esta cadeira, como recursos, informações e materiais, com o intuito de compreender o processo logístico em cada uma de suas etapas, que é imprescindível para que as empresas alinhem as demandas do mercado às suas ações. A logística apresenta o valor pela gestão e posicionamento do estoque, com o intuito de combinar o gerenciamento de pedidos, depósito, transporte, estoque, manuseio de materiais e a embalagem, que estão integrados por meio de uma rede de instalações. Por outro lado, a logística integrada é essencial para a conectividade efetiva da cadeia, visto que possui como objetivo, vincular e sincronizar a cadeia de suprimentos como um processo contínuo. (BOWERSOX, 2013) A literatura indica que a logística possui uma visão organizacional holística, que administra os recursos materiais, financeiros e humanos, onde exista movimento na empresa, gerenciando desde a compra e entrada de materiais, passando pelo planejamento de produção, o armazenamento, o transporte, a distribuição dos produtos e o retorno dos produtos através da pós-venda ou pós-consumo, monitorando as operações e gerenciando as informações. A logística é a área da gestão responsável por prover recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as atividades de movimentação de materiais de uma empresa. (FONSÊCA, 2018) De acordo com Oliveira & Gavioli (2016), a gestão da cadeia de suprimentos apresenta um conceito sistemático de gerenciamento que engloba as entidades internas da unidade produtiva, como também elementos presentes além de suas fronteiras. Sendo assim, as empresas deverão trabalhar juntamente com seus fornecedores e consumidores, criando uma rede de relacionamento 20 intraorganizacional. Na construção civil este conceito torna-se inviável em virtude das diversas possibilidades existentes no mercado, tornando-o flexível à procura de insumos. Martins (2020) apresenta um fluxo relativo à cadeia de suprimentos e o relacionamento da construtora e o cliente: Figura 3 – Relação cliente-construtora-fornecedor. Fonte: MARTINS (2020) A partir do esquema proposto, o autor demonstra como a empresa contratada fica encarregada de selecionar e gerenciar o fornecedor, sendo responsável por manter o contato constante para garantir que a entrega dos materiais ocorra conforme o planejado, com o intuito de atender o cronograma. Além da compra dos materiais junto aos fornecedores, ele aborda que a empresa se responsabiliza ainda com o gerenciamento de mão de obra e equipamentos necessários, garantindo ainda os recursos para a execução do projeto. Durante a etapa de execução, a fiscalização da obra é responsável por vistoriar o projeto para liberar o pagamento das medições da empresa contratada, e ao finalizar esta etapa, entrega a obra finalizada ao cliente contratado, conforme o esquema evidencia. Atualmente as empresas estão competindo em mercados globalizados, com concorrentes altamente capacitados e com tecnologia de ponta. A importância crescente na implementação da cadeia de suprimentos direto é adquirida por processos como gerenciamento de previsão, estratégias de reposição, armazenagem e logística. Uma cadeia de suprimentos confiável é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Desta forma, Novaes (2007) aponta a SCM (Supply Chain Management) como uma nova vantagem competitiva. Conforme Oian et al (2018): 21 “Supply Chain Management ou Gestão da Cadeia de Suprimentos pode ser definida de maneira sintética como um conjunto de processos e recursos materiais necessários para produzir e entregar um produto para um cliente final gerando satisfação ao mesmo.” (OIAN et al, 2018) Para Fleury (2006), o SCM já está na agenda da maioria dos gerentes das grandes empresas internacionais. Artigos na imprensa especializada estão anunciando o SCM como a nova fonte de vantagens competitivas. Para Novaes (2007), a implementação do SCM requer altos investimentos em informática, já que em muitos casos as empresas possuem sistemas autônomos que não conversam entre si e que são utilizados nas atividades rotineiras de operação e de controle. Deste modo, percebe-se que a tecnologia da informação possibilitará a integração dos dados e o compartilhamento mais eficiente de informação entre os parceiros da cadeia de valor. Na construção civil, tais ferramentas auxiliam nos processos desenvolvidos ao longo da execução da obra, visto que possibilita a redução dos custos operacionais, melhoria da produtividade dos ativos e redução dos tempos de ciclo. 2.3 Controle de estoque Conforme Andrade & Oliveira (2011), os primeiros habitantes que viviam em sociedade e comunidade associadas ao comércio, tinham como o controle de estoque um fator indispensável para o sucesso de um negócio. “O controle de estoque é o procedimento adotadopara registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos, seja numa indústria ou no comércio.” (2011, p.6). Os autores afirmam que para ter um bom controle de estoque é necessário um planejamento com a interação dentro da empresa, com o intuito das ações se realizarem a contento de todas as partes. De acordo com Borges et al. (2010), compreende-se por estoque todo tipo de bens físicos que sejam conservados, por algum intervalo de tempo, correspondendo tanto a produtos acabados que aguardam venda, como despacho de matérias-primas e componentes para a utilização na produção. Para o referido autor, existem diversas maneiras de classificar os estoques, equivalendo-se ao fluxo de material que entra em uma organização industrial, podendo ser classificado em: 22 a. Matérias-primas: refere-se a itens comprados e recebidos que ainda não constam no processo de produção. Engloba material comprado, peças componentes e subconjuntos; b. Produtos em processo: trata-se das matérias-primas que já entraram no processo de produção, que estão em operação ou que aguardam para entrar em operação; c. Produtos acabados: consiste nos produtos acabados do processo de produção que estão prontos para serem vendidos. Estes podem ser retidos na fábrica, no depósito central ou ainda nos pontos do sistema de distribuição; d. Estoques de distribuição: são produtos acabados localizados no sistema de distribuição; e. Suprimentos de manutenção, reparo e operação: compreende-se por itens utilizados na produção que não tornam partes do produto, incluindo ferramentas manuais, peças sobressalentes, lubrificantes e materiais de limpeza. Felix & Gomes (2019) abordam a respeito da gestão de estoque como estratégia e função de controlar as demandas de suprimentos da linha de produção, além de verificar a disponibilidade de produtos para vendas. Deste modo, é identificado recebimento de materiais, separação de produtos, organização de matéria prima e consolidação de pedidos, como atividades operacionais dentro do armazém. O setor de estoque é necessário para os canteiros de obra armazenarem seus insumos, de maneira organizada e eficaz, com o intuito de atender às demandas de produção da construção. A presença de estoque tem o intuito de equilibrar a demanda e o suprimentos para regular o fluxo de materiais da empresa, afirma Provin & Sellitto (2011). Além disso, o estoque é um fator primordial na cadeia de suprimentos, influenciando a eficiência das empresas caso não seja bem gerenciado, sendo assim, é o armazenamento de recursos que serão utilizados no processo de produção ou operação de uma empresa (MARTINS&CAMPOS, 2009). Conforme Bertaglia (2003) o compreendimento dos objetivos estratégicos está relacionado com a gestão de estoque, promovendo o delimitador de metas, 23 modelos de estoque e forma de realizar as atividades produtivas, ressaltando que, para manter este padrão, haverá custos na aquisição e manutenção do estoque, gerando impacto financeiro para a empresa. Wagner (2012) destaca sobre o método Just-in-time que tem como objetivo coordenar atividades de modo que os materiais e componentes adquiridos cheguem ao local de manufatura ou montagem, no momento que são requisitados. A demanda de componentes e materiais depende da programação de produção finalizada, as necessidades podem ser determinadas por meio do foco no produto final, deste modo, depois que a programação da produção é estabelecida a chegada pontual de componentes e materiais podem ser planejados para coincidir com essas necessidades, resultando na redução do manuseio e na minimização dos estoques. O autor descreve ainda sobre a aplicação do JIT na construção civil, satisfazendo as necessidades à medida que se manifestem, e utilizando a estratégia de realizar a compra do material estritamente necessário, reduzindo grandes estoques, desperdícios e redução de custos para a obra. Segundo Bambirra et al (2019), uma etapa fundamental no processo de controle de estoque é realizar de forma assertiva, o pedido de compra, com o objetivo de não faltar nenhum produto, e também para que não sejam realizados pedidos desnecessários, de modo que o estoque se mantenha sempre volumoso. Para Dias (2005) a administração de estoques deverá conciliar da melhor maneira os objetivos dos principais setores da empresa, como compras, financeiro, produção e vendas, com o propósito de providenciar a real necessidade de suprimentos, garantindo a disponibilidade de matérias-primas e minimizando o custo unitário por produção. Magdalene & Oliveira (2016), destacam ainda sobre a importância das mudanças que vem ocorrendo nas estratégias e práticas gerenciais das organizações, que além de refletir na gestão de custos, proporciona às empresas buscar por aumento da eficiência e eficácia das atividades que envolvem o planejamento, a execução e o controle, objetivando a redução de custos de várias formas. 24 2.4 Gestão de compras Segundo Martins (2020), o processo de realização de compras atrelado a uma boa gestão e que seja eficaz, irá trazer benefícios de modo significativo às empresas, além de promover uma maior agilidade nas operações e melhorias na qualidade e preços dos materiais que são adquiridos. Para o referido autor, estudar e aplicar a gestão de compras em uma empresa de construção civil irá alinhar os objetivos do setor de planejamento da obra a fim de estabelecer prazos limites e otimização na realização de cada processo. Conforme Mendonça (2021), nos últimos tempos muitas organizações têm se adaptado às mudanças e buscando evoluções significativas no mercado, reestruturando a função de compras, que tem assumido um papel relevante e estratégico nas empresas, especialmente na construção civil. Para o referido autor, a área de compras, que antes era exclusivamente operacional, passou a fazer parte de um processo complexo e integrado, ganhando espaço e aprofundando sua comunicação com as áreas de gestão, nas tomadas de decisões importantes e investimentos, além de se conectar ainda mais com outras áreas da empresa, tais como engenharia, finanças, arquitetura, qualidade, logística, entre outras. De acordo com Jacob (2009), a aquisição de materiais e serviços representam 60% do custo da produção de uma obra, ou seja, a redução de custos na etapa de compra dos materiais, terá uma grande relevância no lucro da empresa. Assim, o setor de compras tem se tornado cada vez mais flexível devido a pressões de buscas por maiores reduções de custos, e paralelamente deve fornecer qualidade da função de compras dos insumos. A maioria das empresas de manufatura gasta mais de 60% do dinheiro que recebem em materiais, ou seja, os materiais absorvem uma parte substancial do capital investido em uma atividade industrial. Isso enfatiza a necessidade de gerenciamento e controle adequados de materiais, porque mesmo uma pequena economia de materiais pode reduzir o custo de produção em uma extensão justa e, assim, aumentar os lucros (CAVALCANTI, 2017). Raimundo (2011) apresenta que o processo de compras equivale principalmente no preço, ele afirma que “quanto melhor o preço, melhor a compra” (p. 23, 2011). O custo do produto irá alterar o lucro da empresa, possibilitando que os 25 lucros sobre a boa compra, sejam líquidos e certos. O autor aponta ainda sobre a classificação de aquisição 1, 2 e 3, que se refere ao processo de compras dos itens em estoque. A qualificação e a confiabilidade dos fornecedores estão diretamente conectadas a este processo, quanto ao prazo de entrega proposto no ato da compra, no qual as classes 1, 2 e 3 organizam-se da seguinte forma: Figura 4 – Classificação da dificuldade na obtenção dos itens. Fonte: RAIMUNDO (2011) O gerenciamento de insumos pode ser pensado como um funcionamento integrado das diferentes seçõesde uma empresa que lida com os suprimentos de materiais e outras atividades relacionadas, a fim de obter a máxima coordenação e o mínimo de gastos em materiais. O gerenciamento de materiais envolve o controle do tipo, quantidade, localização, movimento, tempos de compra de vários materiais etc., utilizados em uma atividade industrial. As funções da gestão de materiais compreendem: planejamento de insumos, aquisição ou compra, recebimento, armazenamento, administração da loja, controle de estoque, padronização, simplificação, análise de valor, transporte externo (isto é, tráfego, expedição etc.), manuseio de materiais (transporte interno), descarte de sucata, excedentes e materiais obsoletos (BRANDALISE, 2017). De acordo com Magalhães (2015), os objetivos do gerenciamento de materiais consistem em: minimizar o custo dos materiais; adquirir e fornecer materiais da qualidade desejada, quando necessário, ao menor custo global possível do empreendimento; reduzir o investimento vinculado em estoques para uso em outros fins produtivos e desenvolver altos índices de rotatividade de estoque; comprar, receber, transportar (manusear) e armazenar materiais com eficiência e reduzir os custos relacionados; traçar novas fontes de suprimento e desenvolver relações 26 cordiais com elas, a fim de garantir contínuo material a taxas razoáveis; reduzir custos através da simplificação, padronização, análise de valor, substituição de importações, etc.; relatar mudanças nas condições de mercado e outros fatores que afetam a preocupação; modificar o procedimento de trabalho em papel para minimizar atrasos na aquisição de materiais; e por fim, realizar estudos em áreas como qualidade, consumo e custo de materiais, a fim de minimizar o custo de produção e treinar pessoal na área de gerenciamento de materiais para aumentar a eficiência operacional. Wagner (2012) afirma que monitorar os pedidos possibilita antecipar possíveis atrasos na entrega, além de destacar que alterações internas procedentes de planejamento, como quantidade e especificações, devem ser comunicadas. Desta forma, a unidade interna da organização pode se precaver contra problemas inesperados. O autor demonstra que o controle do processo vai desde a requisição de compra ao recebimento do pedido na fábrica, sendo realizado um estudo de necessidades, elaborada a requisição de compra, cadastro do fornecedor, pedido de compra, cotação, decisão de compra, envio do material pelo fornecedor e concluindo o recebimento do material pela empresa. Figura 5 – Processo de suprimentos. Fonte: Wagner (2012) Para Martins (2020), as compras devem ser avaliadas em função da quantidade existente disponível em estoque, devendo estar de acordo com a política 27 de cobertura deles. Tal política está atrelada ao grau de risco que a organização aceita correr, devendo estar ciente de cada item em falta no estoque, caso exista alguma variação inesperada no consumo, ou problemas no suprimento do fornecedor. O referido autor afirma ainda que os objetivos a serem alcançados pela gestão de compras podem ser definidos por: a. Fluxos de suprimentos contínuos; b. Otimização dos investimentos; c. Melhores condições de preço e prazo; d. Manter relacionamento com fornecedores. O autor destaca uma etapa importante do processo de garantia da qualidade de compras, que é a seleção de fornecedores capazes de suprir as demandas de fornecimento da empresa, apresentando cinco etapas para avaliá-los: a. Desempenho anterior; b. Reputação; c. Visita e avaliação; d. Certificação de terceiros; e. Avaliação de amostras de produtos. O autor apresenta que o departamento de compras ocupa uma posição vital e única na organização industrial, pois a compra é uma das principais funções no sucesso para uma fabricação moderna. As indústrias de produção em massa, uma vez que contam com um fluxo contínuo de materiais certos, exigem uma divisão de compras eficiente. De acordo com Venanzi (2019), a função de compras é uma agência de ligação que opera entre a organização da fábrica e os fornecedores externos em todos os assuntos de compras. A compra implica a aquisição de materiais, suprimentos, máquinas e serviços necessários para a produção e manutenção da empresa. O autor apresenta ainda os objetivos do departamento de compras, que consistem em: adquirir o material certo; adquirir material em quantidades certas; adquirir materiais de qualidade certa; adquirir de fonte ou fornecedor certo e confiável; e por fim, adquirir material economicamente viável, ou seja, pelo preço certo ou razoável. 28 Figura 6 – Estrutura do setor de compras. Fonte: MARTINS (2020). Destacam-se ainda as atividades do departamento de compras, que são: manter registros indicando possíveis materiais e seus substitutos; manter registros de fontes confiáveis de suprimento e preços de materiais; revisar as especificações do material com uma ideia de simplificá-las e padronizá-las; estabelecer contatos com fontes de suprimento corretas; adquirir e analisar cotações; fazer e acompanhar pedidos de compra; manter registros de todas as compras; garantir, por inspeção, que o tipo certo (ou seja, quantidade, qualidade etc.) do material foi comprado; atuar como ligação entre os fornecedores e os diferentes departamentos da empresa, como produção, controle de qualidade, finanças, manutenção, etc., para verificar se o material foi comprado no momento certo e a taxas econômicas; manter um suprimento ininterrupto de materiais para que a produção continue com menos capital vinculado aos estoques; preparar o orçamento de compras; preparar e atualizar a lista de materiais exigidos pelos diferentes departamentos da organização dentro de um período de tempo especificado; manejar subcontratos no momento de alta atividade comercial; e ainda garantir que sejam feitos pagamentos rápidos aos fornecedores no interesse de boas relações públicas (CAVALCANTI, 2017). De acordo com o autor, existem três seções principais, nomeadamente compras, serviço de compras e registros: a seção compras faz pedidos com os fornecedores. A seção serviço de compra segue o andamento do pedido no final do fornecedor, sua remessa pelo fornecedor e seu recebimento final na empresa e os registros mantém todos os registros de cotações, custos, compras etc. 29 Diante de todas as informações citadas, entende-se que é fundamental o conhecimento primário acerca dos aspectos fundamentais da cadeia de suprimentos, do controle de estoque, e da gestão de compras, com o intuito de propiciar uma boa gestão da obra. 2.5 Gerenciamento de projetos De acordo com Fusinato (2017), o Brasil passa por uma crise que deixa o mercado cada vez mais competitivo, em virtude deste cenário, acredita-se que o aprimoramento do sistema de gerenciamento de projetos em uma empresa possa garantir resultados mais eficientes, assim como mais adequados às necessidades dos clientes, propiciando um destaque no mercado. A autora fala ainda sobre o PMI, que diz respeito ao Project Management Institute, uma associação sem fins lucrativos que possui o objetivo de gerenciamento de projetos, formada por associados que estudam o tema nas mais diversas áreas, como farmacêutica, tecnológica, administração e construção. A associação elaborou o livro conhecido como “Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos”, que apresenta as diretrizes para o gerenciamento de projetos, desde conceitos envolvidos até o ciclo de vida do projeto e o gerenciamento deste e seus respectivos processos. Figura 7 – Conhecimentos do Guia PMBok. Fonte: FUSINATO (2017) 30 Conforme a ilustração apresentada pela autora, o universo do conhecimento de gerenciamento de projetos abordado pelo guia PMBOK, caracteriza- se por ser aplicável à maioria dos projetos e é reconhecido com relaçãoao seu valor e utilidade, cabendo aos responsáveis por cada projeto definir o que é apropriado sobre sua aplicação. “[...] um projeto tem como definição ser um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (FUSINATO, 2016, p. 20). Desta forma, estes apresentam limitação de recursos ou tempo, e são ainda planejados, controlado e executados. Como exemplo, a autoria traz um empreendimento de edificação, que deve apresentar algumas características indispensáveis para seu desenvolvimento como projeto, sendo: a. Início e fim estabelecidos; b. Orçamento determinado; c. Metas detalhadas e pré-ordenadas; d. Conjunto de funções, que variam de acordo com o grau de complexidade do objetivo; e. Atividades complexas e inter-relacionadas, que não se limitem apenas a documentos, relatório, especificações e desenhos projetuais; f. Caraterística multiorganizacional, destacando-se que seu desenvolvimento depende de organizações externas. Ribeiro (2013) aborda sobre o objetivo da existência dos projetos dentro das organizações, que é conseguir implementar melhorias ou alcançar objetivos estabelecidos dentro de um determinado prazo e utilizando recursos disponíveis. Com o intuito de reduzir os riscos de fracasso, o gerente de projetos divide o projeto em fases, para obter um melhor controle e ainda aumentar as chances de alcançar o sucesso. “Dividir um projeto em fases é entender o funcionamento do seu ciclo de vida, ou seja, entender como cada etapa funciona e como elas estão ligadas umas as outras. O entendimento dessas fases pode variar de acordo com a visão de cada gerente, e da visão que a empresa tem sobre projetos.” (RIBEIRO, 2013) 31 O autor apresenta ainda sobre a fase de planejamento, que é responsável por identificar e selecionar as melhores estratégias do projeto, detalhando tudo que será realizado, incluindo cronogramas, alocação de recursos envolvidos, custos, entre outros. O planejamento das aquisições consiste em determinar o que e quando comprar, é uma declaração do escopo, verificando onde estão os limites do projeto e ainda as informações importantes sobre necessidades e estratégias que precisam ser consideradas durante o planejamento de compras. É possível ainda detalhar mais essas etapas, direcionando à área da construção civil, desta forma, podendo obter-se o seguinte fluxo: Figura 8 – Fluxo da gestão de aquisição da construção civil. Fonte: FUSINATO (2017). Segundo o esquema apresentado pelo referido autor, os produtos devem estar descritos com detalhamentos e informações técnicas, sempre que for 32 necessário, e ainda apresentar as condições de mercado, que possibilita a busca dos produtos e serviços disponíveis, os seus respectivos fornecedores e quais os termos e condições que estes trabalham. O planejamento deve apresentar ainda os fatores que limitam as opções do comprador e outras restrições, tais como as financeiras. Deste modo, existem outras saídas dessa etapa de planejar as aquisições, incluindo estimativas de custo e cronograma, planos de gerência de qualidade, projeções de fluxo de caixa, EAP e riscos; visto que estes fatores são identificados por outros setores de gerenciamento, durante o desenvolvimento do projeto. Portanto, é importante destacar que o gerenciamento de aquisições e de prazos possui grande relevância no decorrer da execução de um projeto de construção civil. A definição e detalhamento de recursos financeiros e materiais que serão utilizados, deverá ser feito de forma cautelosa, com o intuito de evitar erros e distorções de planejamento, que podem acarretar diferenças de prazo e orçamento. Deve-se ressaltar a relação entre o planejamento de aquisições e o cronograma de uma construção, uma vez que seja possível estimar os insumos que serão necessários para a execução das atividades em determinado período. 2.6 Planejamento de obra Para Felix & Gomes (2019), o planejamento de obras é imprescindível para certificar que a execução da obra será devidamente realizada conforme seu cronograma, garantindo que cada etapa seja desenvolvida de modo que esteja alinhada ao setor de compras e execução. De acordo com os autores [...] quanto melhor a organização da empresa e da obra, maior a probabilidade de as informações estarem corretas possibilitando um bom controle [...] (Goldmam, 2004, p.16 apud Felix &Gomes, 2019, p. 29). Segundo Soares (2014), para o sucesso de uma organização de construção civil é necessário buscar soluções com o intuito de controlar os custos na execução de uma obra, para que possibilitem utilizar processos com softwares, a fim de minimizar erros na execução de pequenas, medias ou grandes tarefas, com a concepção de eliminar os riscos na realização das atividades. 33 Segundo Fleury (2002) planejar e controlar as atividades estabelece como fator essencial para o ramo da construção civil, tendo em vista que, a organização dos recursos entre mão de obra, materiais, ferramentas e equipamentos, são de suma importância para desencadear a realização de uma tarefa, sendo assim, enfatizam a necessidade de alocar tais recursos em momentos certos da execução, identificando perspectivas de nível tático (curto prazo) ao nível estratégico (longo prazo). Figura 9 – O ciclo de vida de um projeto. Fonte: FAGUNDES (2013) Ribeiro (2006) aborda sobre os processos que são desenvolvidos durante o planejamento da obra e produção, sendo eles: os orçamentos; cronograma físico- financeiro; cronograma de materiais; histograma de mão-de-obra; cronograma de entrega de materiais; fluxo de caixa e projeto para o canteiro de obras. O setor de engenharia é responsável pelo controle do planejamento de produção, que juntamente com o setor de projetos, irá analisar a necessidade de efetuar um replanejamento, de acordo com as demandas apresentadas no dia a dia. O autor frisa ainda a importância de compatibilização e integração dos setores, troca de experiências e comunicação clara que facilitem todo o processo. Conforme Dias (2004), o cronograma físico-financeiro é a representação gráfica do plano de execução de uma obra, com o objetivo de cobrir todas as fases de execução, desde a mobilização, atividades previstas no projeto, até a desmobilização do canteiro de obras. Para os referidos autores, como o próprio nome diz, ele é “físico” 34 por ser responsável pelo acompanhamento das etapas tangíveis do projeto e “financeiro” por prever os gastos envolvidos. “A maneira de representar o cronograma físico-financeiro é importante, pois quanto mais claro e detalhado, mais fácil ele será interpretado. Assim, certamente, essa ferramenta atuará como um gerador de metas a ser estabelecidas para a mão de obra da construção.” (MARTINS&MIRANDA, 2016) Uma das principais alternativas nos canteiros de obras, seria a utilização de soluções tecnológicas com softwares de gestão segundo Bransalise (2017). Identificação de problemas, atribuição de versatilidade, praticidade e flexibilidade são umas das características destacadas pelo autor que irão fornecer acesso aos dados e informações a respeito da obra de maneira instantânea, independente de horário e local, oferecendo mobilidade ao gestor. A indústria da construção é um ambiente dinâmico e fragmentado; não é homogênea, mas se baseia em regime temporário, equipes de projetos individuais, grupo desconhecido de pessoas, combinações para diversas habilidades, com diferentes características, valores, prioridades, cultura organizacional e nível de experiência e assim por diante (SILVA et al, 2018). Conforme Sabbag (2017), para desenvolver o planejamento de obra, as organizações devem unificar as tarefas com o objetivo de viabilizar os processos construtivos, utilizando a metodologia de atividades sequenciais. Para gerir o projeto estratégico é necessárioque a comunicação entre setores seja constante, permitindo velocidade na resposta e eficácia na solução de problemas. Dalva (2018) destaca sobre o planejamento possibilitar informações sobre a produtividade dos setores de orçamento e planejamento, a duração das tarefas e as sequencias de atividades esperadas. A autora salienta ainda sobre a previsão de pontos críticos, pois o gestor pode prever falas ou problema no processo de construção e buscar medidas cabíveis para evitar a situação ou amenizar contratempos possíveis, administrando o desenvolvimento do cronograma de atividades, conforme as necessidades. O que torna esta comunicação mais complicada são os cinco diferentes tipos de informação que devem ser distribuídos e o fato de que cada tipo de informação deve ser comunicado de diferentes maneiras para os participantes do projeto. Além disso, alguns receptores podem não ter o mesmo nível de 35 especialização, e ainda alguns deles (por exemplo: trabalhadores) podem não ter conhecimento desejado, para decodificar todas as informações (CHAVES, 2015). Estes cinco tipos de informação são: informação técnica; informação financeira; informações de programação e trabalho em equipe (informação gerencial); alianças de informação (contratos e regulamentos) e códigos / legislação. Ainda conforme o autor, informações técnicas incluem esquemas, permissões de construção, relatórios técnicos, cálculos, desenhos, catálogos dos fabricantes e fornecedores, técnicas de fabricação, e assim por diante. Informações financeiras incluem relatórios do orçamento, custo de materiais, pagamento de trabalhadores, ordens de pagamento e tudo o que tem a ver com as questões financeiras de um projeto. Informações de programação e equipe de trabalho envolvem prazos, horários, horas de trabalho, planos de trabalho, cartas dos projetos, planos de comunicação, minutos, reuniões e qualquer informação gerencial. Aliar informações inclui verificar situações que englobam a padronização estratégica e como a colaboração deverá ser realizada, restrições de modo a não prejudicar a informações confidenciais, condições de contratos, normas de escritório, códigos, legislação, outros regulamentos e requisitos técnicos, disposições, regulamentos de segurança, normas de higiene e assim por diante. Os cinco tipos diferentes de informação e as inúmeras maneiras que esta informação deve ser comunicada, a fim de ser perceptível, podem gerar uma grande quantidade de documentação, e um enorme acúmulo de dados que passa entre os participantes em cada fase do projeto, além do processo de construção que requer um esforço intenso, assim como o tempo e custo em ordem a ser recolhido, distribuído, gravado e assim por diante (CHAVES, 2015). Além disso, se contempla que um projeto de construção envolve pelo menos trinta indivíduos participantes (engenheiros, designers, empreiteiros, subempreiteiros, fornecedores, autoridades legislativas e outras agências), em seguida, um caos na comunicação é esperado uma vez que todos estes participantes do projeto sobrecarregam o sistema de informações do projeto durante todas as fases com dados. Deste modo, se este sistema de informação é bem planejado e organizado, a comunicação é interrompida porque os participantes são seres humanos e para que cada um deles possa conceber informações de uma forma diferente, não podem estar interessados na mesma, ou podem ser incapazes de 36 perceber a sua importância (KERZNER, 2016). Além disso, podem enviar informações complicadas, escassaz, imprecisas ou enganosas. Como resultado, a coordenação de todas essas pessoas diferentes envolvidas em um projeto como este é uma experiência assustadora e exaustiva. Figura 10 – Benefícios do Planejamento de Obra. Fonte: DALVA (2018) Na medida que a comunicação intraorganizacional se desenvolve, esta apresenta como mecanismo de comunicação entre os funcionários de uma mesma empresa, que trabalham sem necessariamente ter contato com os funcionários de outras empresas, ou sem o seu trabalho ter uma relação direta com um projeto que está em ação, mas realizar um trabalho que ajuda a manter o sistema de gestão interna, todos os processos internos da empresa e toda a documentação dos projetos que estão em andamento. Por outro lado, a comunicação inter-organizacional (que constitui o tema deste trabalho), é uma plataforma de comunicação que permite a interação entre os representantes das empresas que cooperam para projetos comuns, a fim de realizar um trabalho específico, e seus objetivos comuns. Através de projeto de construção e padronização desta, se promove uma estreita relação de trabalho entre as diferentes 37 partes em um projeto de construção. Em outras palavras, entende-se a teoria do trabalho em equipe e cooperação muito além das barreiras estreitas de um escritório (FERRAZ, 2015). Tanto a comunicação inter-organizacional, quanto a intraorganizacional pode ser reforçada por vários meios como computadores, e-mails, ou comunicação face a face e a escolha do fluxo de informações depende da quantidade de informações, a instância a velocidade e precisão (FERRAZ, 2015). Para Ribeiro (2006), mesmo que os materiais representem uma porcentagem significativa dos custos da construção, e possam representar uma contribuição ainda maior no futuro, poucas empresas de construção possuem sistemas eficazes de gerenciamento de suprimentos. Decorrente disto, deve ser reconhecido que a indústria da construção precisa investir em aprimoramento no gerenciamento de suprimentos, observando-se que uma melhor utilização dos princípios básicos pode criar diversas oportunidades para aumentar a eficiência na construção e reduzir o custo total dos empreendimentos. Desta forma, é imprescindível destacar que uma boa negociação requer um planejamento prévio, pois proporciona redução de custos para a empresa, além da redução do estoque e a entrega em tempo hábil. Negociar em caráter emergencial pode gerar custos maiores para a empresa e o prazo desejado para entrega nem sempre consegue ser atendido, portanto a negociação com fornecedores pode ser desenvolvida de maneira eficaz, através de estratégias e garantindo a satisfação dos clientes e equilíbrio do fluxo de caixa. Outra estratégia seria desenvolver parcerias com mais de um fornecedor, permitindo que se tenha um poder maior de negociação e impedindo que a empresa dependa de um único fornecimento. (FELIX&GOMES, 2019) Ademais, é necessário conhecer os prazos e recursos disponíveis, alinhando o pagamento dos fornecedores com a data de recebimento dos serviços executados pela empresa. O controle das atividades relacionadas ao setor de suprimentos requer o uso de ferramentas auxiliares, que promovam maior gestão do planejamento e negociação. Desta forma, o planejamento na construção civil possibilita que o empreendimento atinja suas metas e alcance seus objetivos de forma eficaz. 38 3 MÉTODO Neste estudo desenvolveu-se uma pesquisa exploratória com o intuito de coletar informações e dados que contribuíram para escolher o melhor método para atingir o objetivo proposto. A pesquisa elaborada se dá pela versatilidade em seu planejamento e possibilita estudar outros exemplos que foram estimulados para a compreensão do conteúdo. Foi adotado o método de estudo de caso, pois foi realizado o levantamento de dados referentes à deficiência no processo de compras da empresa analisada, que vem causando um grande impacto negativo em toda sua organização. Caracteriza-se o estudo em qualitativo devido a possibilidade de estudar as questões dos processos de aquisição de materiais com mais detalhes, assim como também obter os dados a partir da pesquisa de campo buscando-se no local os fenômenos estudados. A metodologia deste trabalho desenvolveu-se a partir da busca por autores e conceitosem livros, artigos, bibliografias, trabalhos acadêmicos, entre outros. Para o embasamento teórico foram identificadas referências externas de estudos de caso semelhantes à empresa em questão, além de ser realizada uma pesquisa de campo e registro fotográfico para uma melhor investigação. Foi definida ainda a obra que seria o estudo de caso, com a identificação das principais características pertinentes à pesquisa, acesso às plantas arquitetônicas, fotografias feitas in loco e conversa com os profissionais responsáveis. Foi realizado um estudo de todo o material coletado na fase inicial deste trabalho e verificou-se que o processo atual de aquisição de insumos da empresa em questão apresenta diversos problemas, deste modo, foi utilizado a técnica de modelagem BPMN (Business Process Management Notation) com o objetivo de avaliar a sequência das atividades e processos realizados na empresa, com o auxílio do software Bizagi, foi possível elaborar o desenho atual do fluxo de processos e a projeção de um novo modelo de gerenciamento dos processos da organização. A partir das informações coletadas, desenvolveu-se um fluxograma com propostas de otimização para o processo existente, de modo que o mesmo orientasse a equipe atual e os futuros profissionais que fossem contratados na empresa. Além disso, o modelo apresentado possibilita uma avaliação de todas as etapas e suas 39 principais dificuldades enfrentadas, tornando o processo mais assertivo e eficiente para o empreendimento. Deste modo, foram analisadas as informações recolhidas e juntamente com o modelo proposto para o processo de aquisição de materiais pôde-se destacar as vantagens que o aperfeiçoamento traria para a empresa, além da importância e relevância destes nos processos na construção civil, como também a detecção de falhas, aprimorando desta forma a eficiência produtiva e o desempenho organizacional. Por fim, o modelo proposto possibilitará uma agilidade nos processos, garantindo maior dinâmica e integração dos setores envolvidos, minimizando erros nas especificações, quantidades e condições de negociação. 40 4 ESTUDO DE CASO 4.1 Descrição do objeto de pesquisa: Informar Construções e Consultoria LTDA A prospecção metodológica abordada possui o intuito qualitativo de investigar e solucionar problemas nos procedimentos e processos, a fim de propor a identificação de falhas e gargalos oriundos de métodos ineficazes no setor de compras de uma empresa do ramo da construção civil, de razão social Informar Construções e Consultoria LTDA, e nome fantasia Reformar, instalada na cidade de São Luís – MA. A empresa escolhida como objeto de estudo desta pesquisa, possui mais de quinze anos atuando no mercado da construção civil na cidade, com uma grande projeção e expectativa de expansão para regiões próximas e cidades vizinhas. Atualmente, a empresa conta com um corpo tático de cinco funcionários, e dois estagiários, distribuídos nos setores de gerência, financeiro, engenharia/projetos e compras, sendo considerada, de porte pequeno. Conta ainda com um corpo operacional de mais de cinquenta colaboradores, dentre eles incluindo mão de obra terceirizada. Além disso, a empresa é financiada por dois sócios majoritários com relação familiar entre si. O departamento de engenharia é responsável pela gestão e operação das obras em andamento, que se encontra in loco nas respectivas obras, e é encarregado pelo planejamento, orçamentos, controle de compras e contratos de todas as construções, além de controlar a execução. Para realizar o estudo em questão, utilizou-se ferramentas que pudessem auxiliar no desenvolvimento da pesquisa, com destaque para a técnica BPMN (Business Process Management Notation) que tem por objetivo desenhar através de elementos diversos tipos de modelagem de processos, apresentando o fluxo sequencial das atividades e processos, com o auxílio da ferramenta Bizagi. Ademais, por meio de análise documental, observação, levantamento de dados e descrição das principais atividades, entrevistas, levantamento fotográfico, entre outros, pôde-se obter material necessário para a completude da pesquisa em si. Com o intuito de promover a discussão para a pesquisa, foi escolhida uma obra em andamento que fosse utilizada como objeto de estudo para análise e aplicando-se os conceitos abordados anteriormente no corpo deste trabalho. A 41 construção está localizada na Rua do Passeio, número 365, Bairro: Centro, São Luís – MA. Figura 11 – Implantação do projeto. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021) O edifício comercial possui 3 pavimentos, totalizando 2.437,43 m², além de possuir na sua área interna, uma recepção para atendimento, 42 salas comerciais, banheiros e estacionamentos. Figura 12 – Planta baixa térreo. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021) 42 A construção apresenta uma planta arquitetônica do pavimento tipo que se repete no primeiro e segundo andar, com as salas comerciais e banheiros, além das escadas de acesso aos outros pavimentos e área de recepção. Figura 13 – Planta baixa pavimento tipo. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021) A obra realizada conta com etapas que já estão em fase de finalização, como é o caso da fachada frontal e fachada lateral direita, enquanto a área interna do edifício está em andamento, com compras de materiais sendo efetuadas, entre outros serviços de execução. Figura 14 – Prédio em construção - anexo do Hospital Português. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). 43 Uma das etapas da execução do empreendimento refere-se ao processo de aquisição de materiais que é realizado pelo setor de compras da empresa. Para atender às demandas e ao planejamento da construção, é solicitado o pedido de materiais que são apresentados a partir de um levantamento in loco, com o auxílio do projeto executivo e análise operacional feita pelos encarregados da obra. Deste modo, os pedidos são enviados ao solicitante, que realiza o orçamento com os fornecedores e após a entrega destes orçamentos, apresenta a opção mais viável à diretoria, envolvendo custo, qualidade e prazo como requisitos de aprovação. A construção interna do empreendimento conta com a aquisição de alguns materiais para atender às especificações do projeto arquitetônico, como a compra de gesso acartonado drywall para aplicação no forro e blocos de gesso comum para execução das divisórias dos ambientes internos. Figura 15 – Execução de forro em gesso acartonado drywall e blocos de gesso comum para divisórias. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). Diante da análise praticada na empresa, que possui como característica um estudo de caso, devido ao fato de se tratar de um trabalho empírico, pois examinou profundamente as atividades e comparações de mudanças funcionais, observou-se a necessidade de aprimorar o processo da aquisição de materiais, que durante a execução da obra foram sendo solicitados, para melhorar o andamento da construção. 44 Figura 16 – Concretagem do estacionamento e finalização de pavimento tipo. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). Para auxiliar o setor de compras da empresa, o cronograma físico- financeiro é uma ferramenta essencial utilizada pela equipe, apresentando as principais informações de custo e prazo de cada etapa da obra. Este conta com a descrição das etapas a serem concluídas, sendo organizadas em tempo de execução e valores que são destinados para cada, e ainda a porcentagem referente ao valor total destinado ao orçamento da obra. A planilha apresenta na segunda coluna as diferentes etapas da obra dispostas em linhas, organizadas uma abaixo da outra, em geral na ordem de execução, destacando-se que quanto mais linhas apresenta o cronograma, maior será o detalhamento dos serviços; a terceira coluna representa o percentual destinadoà etapa em questão; a quarta coluna demonstra o custo total de execução dos serviços em cada etapa da obra; e por fim, as demais colunas indicam o período durante o qual a obra será realizada. O cronograma físico-financeiro é ordenado em serviços que são estipulados e organizados em meses de execução. Deste modo, observa-se que a empresa delimita os insumos que serão comprados de acordo com as atividades em andamento. Como exemplo, o item 03 que se refere à locação de obra, apresenta um percentual de 1,74% da construção e dispôs da aquisição de alguns materiais, como tábuas, sarrafos, barrotes, pregos, entre outros, que possuem como orçamento limite 45 de R$28.881,42. Além disso, para a compra destes insumos, foi necessário realizar um procedimento de compras, que conta com a verificação de estoque, solicitação de orçamento com fornecedores e a aprovação da compra realizada pela diretoria. Figura 17 – Exemplo de cronograma físico-financeiro do 1º ao 6º mês. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). Além da utilização do cronograma físico-financeiro, a empresa aplica um modelo para classificar e avaliar os diferentes tipos de fornecedores e os orçamentos apresentados por eles, deste modo é possível identificar qual é melhor custo-benefício para o material solicitado na etapa de execução da obra. Observa-se ainda que a empresa busca por orçamentos fora da cidade de origem, visto que em alguns casos 46 estes apresentam valor abaixo do mercado na capital, com foco em compra direto das fábricas. Figura 18 – Exemplo de cronograma físico-financeiro do 7º ao 12º mês. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). Foi realizado um levantamento para a compra de materiais que iriam compor as divisórias de bloco de gesso, a partir da pesquisa de quatro fornecedores, sendo dois locais e dois externos para um comparativo dos valores existentes no mercado. Assim observou-se que o fornecedor C, que é um fornecedor fora da cidade, apresentou valores menores comparado aos outros, sobre todos os produtos cotados, mesmo que este esteja incluindo diferencial de ICMS e frete. Desta forma, foi 47 escolhido o fornecedor C para atender à demanda solicitada referente à compra dos insumos para a divisória de blocos de gesso. Figura 19 – Exemplo de modelo de comparativo de fornecedores de composição para divisória de bloco de gesso. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). Realizou-se ainda um segundo levantamento, que diz respeito aos cabos elétricos a serem utilizados pela construção, e com base na busca de quatro fornecedores, sendo dois locais e dois externos, identificou-se também um comparativo dos orçamentos apresentados. O fornecedor D, que é externo, foi eleito com a melhor proposta e assim escolhido para atender à solicitação de compra. Figura 20 – Exemplo de modelo de comparativo de fornecedores de cabos elétricos. Fonte: ACERVO PESSOAL (2021). 48 Analisando os dois levantamentos elaborados, observou-se que os fornecedores externos, geralmente considerados direto da fábrica, apresentam na maioria das vezes os orçamentos mais baixos, em relação aos fornecedores locais. Desta forma, a empresa prioriza a compra de insumos direto da fábrica, pois oferecem um melhor custo-benefício. No entanto, ela acaba não se organizando para adquirir estes materiais no momento que são solicitados, o que acarreta compras fora do cronograma e em muitas vezes feitas com urgência, acabando por não ser realizada com fornecedores externos, pagando um valor mais alto por comprar em fornecedores locais. Além disso, outras atividades são atrasadas pois dependem da aquisição destes insumos. Portanto, é importante destacar que o setor de compras requer melhorias em seus processos de aquisição de materiais, com o intuito de solucionar problemas existentes, e aprimorar sua metodologia, possibilitando mais rapidez e diminuição dos custos da execução da obra. 4.2 Definição do Problema Com base na análise dos dados coletados referentes a empresa, e a metodologia do processo de compras, observou-se que a organização enfrenta diferentes problemas, a destacar: a. Atraso de pagamento causado pelo atraso no lançamento da nota fiscal; b. Duplicidade na compra de materiais por falta de comunicação entre os gestores; c. Problema de pagamento por descontrole no cronograma financeiro; d. Atraso na entrega de materiais devido a erro na escolha dos fornecedores; e. Troca de fornecedores no decorrer da obra por falta de cumprimento das metas estabelecidas; f. Devido à falta de almoxarifado e de um sistema de controle, como softwares de gestão, diversos materiais que sobram das obras, não são contabilizados pela empresa, que não possui o controle do quantitativo e da possível utilização em outras obras em andamento; 49 g. Compras de materiais mais caros por falta de planejamento e organização. Com o intuito de solucionar os problemas elencados, é imprescindível buscar por modelos que possibilitem mais eficácia para seus processos e controle sobre suas operações, como a aplicação de ferramentas de gerenciamento do processo de compras. Considerando as informações coletadas sobre a estratégia utilizada pela empresa para realização de compras, destaca-se o processo atual nas atividades de aquisições dos suprimentos, demonstrando o acompanhamento na entrada dos pedidos realizados até a entrega do insumo. Observa-se que o processo de compras atual da empresa conta com etapas simplificadas na aquisição de materiais, que podem ser destacadas pelo seguinte esquema: Figura 21 – Fluxograma de processo de aquisição de material. Fonte: O AUTOR com o auxílio do software Bizagi (2021) 50 O processo atual de aquisição de material inicia a partir da decisão de definir os serviços a serem executados, principalmente utilizando-se o cronograma físico-financeiro, define-se os materiais que serão solicitados e realiza-se uma busca pelos fornecedores que poderão atender à solicitação. Ao receber os orçamentos dos diversos fornecedores, é feita uma negociação para redução dos preços e por fim, passa pela análise da diretoria para a aprovação. Caso o orçamento não seja aprovado, é realizada uma nova busca por fornecedores que atendam às exigências. Deste modo, finaliza com a tomada de decisão de efetuar o faturamento/pagamento do orçamento, pois mesmo que este esteja aprovado, em alguns casos poderá ser adiado conforme programação de pagamento. Após a análise da aquisição de materiais atual do setor de compras, e ainda outros problemas elencados neste estudo, pôde-se observar a possibilidade de várias melhorias no processo, como a comunicação, otimização de tempo, redução de custos e ainda agilidade na entrega das obras, entre outras evoluções e aperfeiçoamentos. Com o intuito de resolver diversos problemas citados e aperfeiçoar o processo de compras da empresa em questão, buscou-se desenvolver um fluxograma utilizando o software Bizagi, que é uma ferramenta que auxilia na criação de fluxogramas e modelagem de processos colaborativos, para sequenciar todos os possíveis passos nos processos de suprimentos. Utilizando a ferramenta Bizagi, propôs-se determinadas etapas para a aquisição dos materiais da empresa em estudo, com o intuito de aprimorar o setor de compras, acelerando processos e reduzindo tempo de obra das construções executadas. Buscou-se por especificar os primeiros passos fundamentais na aquisição do setor de compras, que envolvem desde a escolha dos fornecedores, até a tomada decisão, esta que poderá ser sujeita a análise de gestores e setor financeiro. A tomada de decisão poderá implicar na evolução das etapas, visto que somente após a aprovação poderá dar continuidade aos processos. 4.3 Resultados e Discussões Diante de um mercado tão inovador, para uma empresa se manter ativa e competitiva, esta precisa
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