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organizar
sua semana
manual para
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O que você vai
encon
trar aqui?
I Método
II Tipos de trabalho
III Intervalos
IV Metas semanais
V Metas diárias
VI Na prática
VII Imprevistos
III Produtividade
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Método
Este material foi elaborado a partir de
postagens que venho fazendo no
intagram sobre organização de rotina
e de estudos. A ideia é reunir aqui o
conteúdo que, por lá, acaba ficando
fragmentado e em uma ordem que
pode não ser a ideal para aplicação.
Durante a leitura, irei te apresentar
algumas formas de enxergar o seu
trabalho, quais variáveis podem ser
consideradas ao montar seu
cronograma, a necessidade de pausas,
como pensar em metas semanais e
diárias e, por fim, um passo a passo
para você aplicar e terminar a leitura
com uma agenda semanal.
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Tipos
de trabalho
Antes de começar a anotar suas
tarefas, obrigações ou blocos de
trabalho, acho que pode ser útil pensar
sobre os tipos de trabalho que você
costuma ter na sua agenda.
Para te ajudar, listei aqui 5 formas de
pensar suas atividades:
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XCompromissosFixos
X
X
X
X
Compromissos
Flexíveis
Inspiração Expiração
Ação Atividade
Trabalho 
Raso
Trabalho
Profundo
Leitura Revisão
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Uma ótima forma de entender seus tipos
de atividade é separar o que é fixo e o
que é flexível. Se você tem aulas,
reuniões semanais ou atendimentos que
se repetem sempre no mesmo horário,
pode estabelecer como compromissos
fixos. Todas as outras demandas,
atividades e trabalhos que não possuem
um horário marcado ou que surgem
esporadicamente, seriam compromissos
flexíveis.
Tipos
de trabalho
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XCompromissosFixos
Compromissos
Flexíveis
Utilidade:
Com essa divisão de tarefas, você
pode facilmente alocar primeiro
as tarefas fixas e depois alocar as
tarefas flexíveis.
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Assim como nosso corpo, colocamos
informações para dentro e produzimos
informações para fora. Esta forma de
enxergar o seu trabalho ou seus estudos
consiste em entender momentos de
inspiração, quando você está absorvendo
conteúdos, estudando, lendo, tendo
conversas, e momentos de expirar e
produzir textos, projetos, criações.
Tipos
de trabalho
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X
Utilidade:
Entender a diferença entre estas duas
formas de trabalho pode te ajudar a
equilibrar mais os dois momentos.
Talvez, uma rotina apenas com
produção possa exigir um pouco mais
de inspiração e o mesmo ao contrário.
XInspiração Expiração
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Muitas vezes pensamos no nosso dia
como: momento com tarefa e momento
sem tarefa. Acontece que muitas tarefas
são atividades, nos colocam em
movimento mas não exigem tanto de nós.
Em atividades, você consegue trabalhar
no multitasking, ouvindo música,... Na
ação, você está criando, transformando
algo que precisa de atenção plena. 
Tipos
de trabalho
5
X
Utilidade:
Entender se uma tarefa é ação ou
atividade faz com que você perceba
melhor a forma de trabalho. Com isso,
você pode pensar se vai ser bom
colocar uma música, estar com o
celular por perto, fazer mais ou menos
pausas, etc.
XAção Atividade
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Bastante semelhante com a explicação
anterior, você pode pensar nessas duas
formas de trabalho. Esse tipo de divisão
normalmente é voltada para um melhor
desempenho em menos tempo.
Tipos
de trabalho
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X
Utilidade:
Entender como você se
comporta nessas duas formas de
trabalho pode ser crucial para
objetivos que envolvem maior
produtividade, ou seja. fazer seu
trabalho com qualidade e em
menos tempo.
XTrabalho Raso Trabalho Profundo
Livro Deep Work 
de Cal Newport
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Se você está pensando nas suas
atividades acadêmicas, é bem provável
que faça sentido o entendimento de ciclos
de leitura e revisão. Os ciclos de leitura
costumam acontecer antes das aulas,
com as leituras preparatórias. Já a
revisão costuma acontecer depois de
aulas. Como ciclo, pode fazer sentido que
sejam atividades que se repetem
periodicamente.
Tipos
de trabalho
7
X
Utilidade:
Essa divisão pode ser mais eficiente
do que apenas escrever 'estudo' em
uma atividade. Delimitar qual o tipo
de estudo é importante para um bom
planejamento acadêmico.
XLeitura Revisão
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Como vimos nos tipos de trabalho,
existem tarefas que exigem maior e
menor concentração. Na hora de
pensarmos a sua produtividade, tenha
em mente que o objetivo não é produzir o
máximo possível, mas sim entender seus
melhores horários e alocar neles as
tarefas mais difíceis.
Produtividade
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Horários de maior rendimento
Normalmente reservamos a manhã
para as tarefas mais complicadas e
que exigem maior esforço mental.
Isso não é obrigatório, mas sugiro que
tente reservar 2 ou 3 horas da sua
manhã para o deep work.
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Horários de menor rendimento
Muitas vezes ficamos desmotivados
quando não estamos rendendo nos
estudos ou trabalho. Isso pode
acontecer se você alocar tarefas
muito difíceis em horários ruins para
você, como logo depois do almoço.
Produtividade
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Produtividade e Foco
Nossa produtividade pode cair se não
temos foco na tarefa atual. Por isso, é
muito importante que você organize
suas atividades por ordem de prioridade.
Começar com a tarefa mais urgente fará
com que você não fique preocupado com
ela, em segundo plano, enquanto realiza
as outras.
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Exemplo:
Produtividade
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Ao acordar
Eu, particularmente, preciso
de alguns minutos ao acordar
antes de realizar tarefas
complexas.
07.00-08.00 - Rotina Matinal
e Tarefas urgentes mas fáceis.
Depois do Café
Esse costuma ser o momento
mais sagrado para meus
estudos.
09.00-11.00 - Tarefas
difíceis e urgentes
Depois do almoço
Sempre preciso de um tempo
depois do almoço antes de
voltar ao trabalho.
13.00-14.00 - Tarefas fáceis,
mais prazerosas, como
caminhada, leituras, etc.
Pela tarde
Depois de um bloco mais
tranquilo, costumo estar
pronta para mais algumas
horas de foco.
14.00-18.00 - Tarefas
difíceis ainda pendentes
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Intervalos
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Ok, falamos das atividades, trabalhos,
tarefas. Mas o que existe entre elas?
Ou você pensa na sua agenda como um
jogo de tetris que tudo é preenchido?
Além das utilidades que eu
apontei de todas as divisões de
trabalho, entender qual tipo de
trabalho você vai realizar é
extremamente importante para
que estabeleça a mentalidade
certa, o foco, a velocidade e a
exigência adequada.
Para que você mude de um tipo de
trabalho para o outro, você precisa de
uma pausa. Então deixe de lado a
ideia de que o intervalo só vem
quando você está cansado. 
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Intervalos
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Imagine que você está em um dia super
corrido e, depois de diversas reuniões,
precisa bolar uma apresentação criativa.
Você precisa de um intervalo para
desacelerar e recuperar sua atenção.
É também pela pausa que você delimita
uma tarefa. Saber o início e o fim, dá o
contorno necessário para que aquele
bloco exista.
Livro Do Pause 
de Robert Poynton
Não importa o que esteja
fazendo, se você gostaria
de fazer outra coisa,
precisa de uma pausa. Sem
uma pausa, tudo continua
como está. [...] É na pausa
que seu trabalho evolui.
Na pausa você pode
questionar o que está
fazendo, ter novas ideias,
ou simplesmente apreciar
a vida que está tendo.
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Intervalos
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Além disso, qual a utilidade da pausa?
Quando uma pausa que foi planejada
está à sua frente, pode ser uma âncora
do futuro. O entendimento de que ela
está chegando pode te ajudar a
manter-se estável em um período
frenético. O efeito da pausa pode
começar antes e terminar depois.
E o que eu faço no intervalo?
Você pode caminhar em uma pausa,
como muitos filósofos e poetas faziam.
Livro A Philosophy
of Walking de
Frederic Gros
Mude de espaços. É a forma
mais rápida e fácil de ter uma
virada mental. Escolha lugares
com beleza e natureza, eles
nos dão perspectiva, contraste
e inspiração.
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Metas
semanais
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Mais um ingrediente para pensar a
organização semanal: metas. O que
você quer cumprir naquela semana?
Escolha 5 grandes metas. Essas metas
guiarão suas tarefas diárias.
No dia anterior, estipule as tarefas que
você deseja concluir no dia seguinte.
Você vai sentindo qual o número ideal
mas normalmente ficamos entre 3 e 6
tarefas.
Metas diárias
Liste em ordem de importância. Ao
acordar, você começará com a tarefa 1,
depois, tarefa 2, etc. Caso não conclua
todas, e isso é super normal, passe elas
para o dia seguinte.
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Na prática
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Agora que você já entendeu quais serão
seus tipos de trabalho, atividades, como
alocar em blocos com pausas e como
estipular metas semanais e mensais,
vamos montar sua agenda semanal!
Notion
Eu uso esse aplicativo para organizar
grande parte da minha rotina.
Pontos positivos:
Sistematiza quase tudo em
um lugar só. 
Permite que você crie links
nas listas de tarefas
diretamente para as tarefas
em si (resumos de aula,
fichamentos de livros,
apresentações, etc). Funciona
muito bem como texto e
como tabela. Tem um visual
muito prático.
Pontos negativos:
Esse sistema de
organização requer
uma visão semanal da
sua agenda. O Notion
não possui função de
agenda semanal. Então
a visualização de
calendário é apenas
mensal ou então deve
ser feita manualmente.
Templates disponíveis no meu perfil
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Na prática
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Google Agenda
Agenda virtual que eu utilizo
Pontos positivos:
É o melhor aplicativo para
visualizar sua agenda
semanalmente. Você pode
customizar com cores e
incluir eventos com repetição
programada
Pontos negativos:
Funciona apenas como
agenda. Ou seja, você
precisa do suporte de
outros aplicativos ou
meios físicos para
anotar, escrever, criar
planilhas, etc.
Planner
Escolha para quem prefere a escrita física
Pontos positivos:
Você pode montar tudo
exatamente como quer. É um
tempo e uma atividade fora
de telas.
Pontos negativos:
Difícil de consultar e
arquivar. Talvez não seja
a escolha mais ecológica.
Não permite alteração
sem rasura (a não ser que
seja tudo a lápis)
Templates disponíveis no meu perfil
Imprevistos
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Antes de terminar seu planejamento,
confira se você está com uma boa
margem para imprevistos.
Isso significa que você deve evitar ao
máximo encher seu dia completamente.
Temos que estar preparados para
eventuais acontecimentos que fogem do
nosso controle.
Você não é uma máquina1.
Seu planejamento semanal deve
considerar que o momento de ócio é
importante e que terão dias de cansaço ou
dias em que você não estará motivado.
Como resolver? Tenha um dia da semana
com poucas ou nenhuma
atividade que exija
muito. O que eu costumo
fazer é diminuir
gradualmente de segunda
à sexta a quantidade de
tarefas.
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Imprevistos
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 2. Permita certa flexibilidade
Coisas acontecem e você tem que ser
capaz de recalcular seu planejamento.
Caso fique doente, por exemplo, não há
razão de cobrança.
Como resolver? Entenda quanto tempo
precisará para o
imprevisto. Recalcule
suas entregas e estipule
novos prazos. Entenda a
possibilidade de
adiamento de tarefas e os 
comunique.
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Notas finais
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Passamos pelos principais tópicos!
Agora você pode aplicar tudo isso
como preferir. Caso escolha o Notion,
tenho um template disponível. Caso
escolha um planner físico, também
disponibilizei templates para
oranização.
Qualquer dúvida, estou por aqui!
@giutessitore
giuliastessitore@gmail.com