Produtividade e alta performance_ como gerir melhor o tempo

Prévia do material em texto

Produtividade e alta performance: como gerir
melhor o tempo
Prof. Ettore Oriol
Descrição
Nesta versão, você encontrará uma experiência de estudo com foco em textos mais extensos,
alguns vídeos e conteúdo interativo. Vamos lá?
Propósito
A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a atenção no que
realmente foi considerado importante, a fim de evitar distrações e procrastinações e para
aumentar a produtividade nos estudos e no trabalho.
Objetivos
Módulo 1
Análise da e�cácia na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Módulo 2
Análise da e�ciência na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
Módulo 3
Foco e atenção como fatores fundamentais
Identificar a importância do foco e da atenção para o combate à procrastinação, à preguiça e
ao estresse.
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O trabalho após o expediente
é uma das atividades mais relatadas entre a força de trabalho ativa em nosso país.
Trabalhar muito não significa trabalhar bem, assim como estudar várias horas seguidas
pode não significar aproveitar bem o tempo dispendido em aprender. Elaborar boas metas
e alcançá-las é mais importante do que estar ocupado ou ter alto número de horas gastas
em um trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso mais precioso, ele é o único recurso
distribuído de forma igualitária a todas as pessoas, ou seja, 24 horas ou 1.440 minutos
para cada pessoa a cada dia. Esse é um recurso muito importante e deve ser utilizado de
forma inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas perguntas que devem ser
realizadas na busca por identificar como você está empregando seu tempo. Estas são
algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou faltando algo? Quando
termina seu dia, parece que faltam horas para cumprir todas as tarefas programadas? Ao
listar suas tarefas de um dia, precisaria de mais de 24 horas para cumpri-las? O cansaço
ao final do dia é desproporcional às tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também, e dizem respeito
diretamente ao seu comportamento diário em relação ao tempo. Para resolver as questões
que nos afligem diariamente e que nos deixam confusos em relação à organização do
nosso tempo com foco em melhorarmos, discutiremos estudos e técnicas sobre eficácia
(fazer a coisa certa, atingir o alvo, trabalhar no que é importante, elaborar e bater metas) e
sobre produtividade (usar melhor os recursos como o tempo, desperdiçar menos) que
podem agregar muito valor para quem trabalha e estuda. Identificaremos a importância de
nos mantermos concentrados, focados, o que é uma habilidade cada vez mais importante
nesse mundo de crescente distração digital. Serão discutidos também temas relevantes
como procrastinação (hábito de adiar), preguiça e suas máscaras — indisciplina e
resiliência. Por fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão apresentadas para que
você trabalhe e estude melhor.
Introdução
1 - Análise da e�cácia na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão e�caz do tempo.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma eficaz, eu gostaria de colocar
duas frases do escritor Oliver Burkeman, autor de O antídoto: felicidade para pessoas que não
suportam o pensamento positivo, livro no qual ele discute as questões da organização do tempo e
da relação do ser humano com o trabalho e com a eficiência em executar tarefas, perseguindo
metas e objetivos, sem se questionar sobre a importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.
A sociedade diz que você deve aproveitar ao máximo esse tempo: crie uma lista de tarefas e
comece a marcar coisas, trabalhe com eficiência e mantenha sua caixa de entrada vazia.
Acontece que a “produtividade pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas ilimitadas se acumulam e
as estratégias de gerenciamento de tempo se tornam táticas de procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem de trabalhar demais e
parem de ficar obcecadas com a produtividade pessoal. Essas campanhas suportam:

Semanas de trabalho de quatro dias

Políticas aprimoradas de férias, licença-maternidade e horas
extras

O término do horário de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não realizadas. Como o
ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho não realizado, pela meta
não alcançada. No entanto, isso também não pode ser uma desculpa para estar sempre com
baixa performance, baixo desempenho. No Brasil, habitualmente temos baixo desempenho, seja
no trabalho, no estudo ou na vida. O alto desempenho só acontece em alguns raros momentos,
talvez por pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do nosso tempo e baixo
desempenho apenas em alguns momentos. Dessa forma, aproveitaríamos melhor o nosso tempo
e ganharíamos em descanso, e ócio, principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem todos os seus problemas
de tempo. É necessária a mudança gradual e constante, melhorar 1% a cada dia e, ao final, estar
totalmente diferente. Não estamos tentando lhe transformar em um workaholic, no entanto,
devemos pensar que:
orkaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as suas horas disponíveis trabalhando
e, quando está fora do trabalho, só pensa e fala sobre isso.
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas no longo prazo tudo
muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante: se tudo muda com o
passar do tempo, o que você está fazendo para que essa mudança seja positiva e lhe traga bons
frutos?
O que signi�ca e�cácia pessoal?
Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer de forma e�ciente o que não deve ser
feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
A qualidade da ação que alcança os resultados planejados, metas, objetivos.
A característica do que produz os efeitos esperados ou a capacidade de desenvolver
tarefas e objetivos de modo competente, com produtividade (Dicio — Dicionário Online de
Português).
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz respeito à confiança nas
habilidades e competências concretas utilizadas para a solução de problemas ou no atingimento
de metas e objetivos. Essas soluções são específicas e contextualizadas, servindo apenas para
aquele ambiente, como, por exemplo, nem sempre uma pessoa autoeficaz no trabalho é
autoeficaz em sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e objetivos
previamente traçados sem se desviar deles ou atingir objetivos e metas diferentes. A eficácia
Definição 1 
Definição 2 
está em se atingir o que foi planejado. Os meios utilizados para atingir esses objetivos são
importantes nessa análise e serão o foco da eficiência. Na eficácia, mede-se o resultado, que
consiste no foco e no quanto da meta/objetivo foi atingido, resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado, concentrado e árduo, com
trabalho e�caz.
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado. Fazer o certo/correto é
importante em vários aspectos da vida. Ok, “certo” é algo que pode ter vários significados em
diferentes contextos, mas nesta discussão fazer o certo, bater as metas e atingir o alvo significa
ser eficaz.
Chegar no local e no horário combinados pode ser considerado como algo correto, e quem fez
isso é considerado eficaz, pois atingiu o objetivo esperado. Se para isso um indivíduo pegou um
caminho diferente e maior, se gastou mais gasolina, se gastou mais tempo, mas atingiu o objetivo
de chegar nolocal e no horário combinados, ele foi eficaz.
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se tivesse escolhido outro
caminho ou meio. Filipe Sobral e Alketa Peci elaboraram uma ilustração que diferencia bem a
eficácia da eficiência:
ilipe Sobral e Alketa Peci
Felipe Sobral é um dos mais eficazes e eficientes pesquisadores do tema liderança, e Alketa é
presidente da ANPAD — Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração.
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão e�caz
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas podem ser classificadas.
Assim, procure listar o que é urgente e o que não é, e coloque em perspectiva, cruzando com o
que é ou não importante.

Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e entenda o que colocar em
cada quadrante:
Primeiro quadrante
Coloque no primeiro quadrante o que for urgente e importante. Nesse quadrante, tem-se a
impressão de que você está sendo muito eficaz, mas só ficar nesse quadrante pode lhe esgotar,
pois tudo parece urgente e importante o tempo todo.
Segundo quadrante
No segundo quadrante, teremos o que é importante e não urgente; nesse caso, planeje a faça
em tempo oportuno, mas não espere a tarefa se tornar urgente, pois aí você só viverá apagando
incêndio.
Esse é o quadrante da produtividade extraordinária, porque é aqui que assumimos o controle
de nossa vida e realizamos as coisas que fazem uma diferença concreta em termos de
realização e resultados.
Terceiro quadrante
No terceiro, coloque o que é urgente, mas não é importante, procurando delegar essa tarefa a
pessoas que possam fazê-la com menor custo, pois essas tarefas serão apenas distração do
que é realmente importante para você.
Quarto quadrante
No quarto quadrante são colocadas as tarefas que não são urgentes e nem importantes. Nesse
caso, elimine-as de seus planos.
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo. Defina e priorize seus
objetivos. Concentre-se em suas principais prioridades e gaste um tempo mínimo em trabalhos
secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que mais traz resultados é a
que elimina as atividades não importantes e não urgentes. Esse é o ponto em que você pode ter
maiores ganhos ao aplicar essa técnica, pois, muitas vezes, são essas as tarefas que mais
tomam tempo e impedem que você seja eficaz em seus objetivos e metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus objetivos, mais e�caz
pode ser seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas executadas. Duas pessoas
podem ser eficazes mesmo fazendo tarefas bem diferentes e com uma quantidade de trabalho
dispendido muito diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião muito importante amanhã
à tarde no Rio de Janeiro.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de Janeiro e chega na reunião no horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza, depois outro para São Paulo e, por fim, um para o Rio de Janeiro,
chegando na reunião no horário marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário marcado, mas uma gastou
muito mais tempo e recursos do que a outra, ou seja, não foi eficiente. A regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para você e abandone as
que não são. E descanse, mesmo tendo tarefas não iniciadas ou não
acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e metas de longo prazo,
eliminando as que não são importantes e nem urgentes, e melhorando o desempenho de longo
prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por Merryl Douglas:
URGENTE MENOS URGENTE
Importante Crises
Projetos com prazo
determinado
Atividades sob pressão
extrema
Planejamento de
problemas, pró-ação
Planejamento
Prospecção de
oportunidades
URGENTE MENOS URGENTE
Conflito com clientes
significativos
Situações de conflito com
familiares ou amigos
Cobrança de resultados
decisivos
Fortalecimento de
relacionamento e amizades
Criatividade na busca de
novas formas de atuação
Reflexão e avaliação da
forma de proceder
Menos Importante
Interrupção do trabalho
com frequência para atender
aos outros
Atividades de efeito em
curto prazo
Trabalho levado para casa
que poderia ser feito no dia
seguinte
Resposta imediata a todas
as solicitações vindas de
terceiros
Apenas manter-se ativo
para demonstrar trabalho
árduo
Reuniões e discussões
infindáveis e sem motivo
Hiperatividade social no
trabalho
Arquivo morto
Fofocas
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.
Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)
Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização de metas e de tarefas, a
ferramenta OKR, Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) procura utilizar métodos
para a escolha dos objetivos e metas a serem utilizados. Nesse momento, é sempre bom
ressaltar que qualquer meta ou objetivo que se deseja colocar deve seguir o acrônimo SMART:
Speci�c
Específico
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas qualidades ou características.
Assim, uma meta ou objetivo construído a partir dessas premissas será mais eficaz do que outros
tipos de objetivos.
Measurable
Mensurável
Attainable
Atingível
Realistic
Realista
Time-bound
Com limite de tempo
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para períodos como um ano. No
OKS, o tempo sugerido é no máximo trimestral, mas indicamos que seja feito bimestralmente,
oito semanas, assim é possível controlar melhor o atingimento das metas. O objetivo de um ano
deve ser desmembrado em objetivos intermediários que devem ser alcançados em espaços de
tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as atividades serão
realizadas ao longo do tempo e não apenas próximo ao fim do prazo. Essa
técnica de dividir as metas ajuda no monitoramento e no acompanhamento
do desempenho, pois indica se uma meta será ou não alcançada no prazo
estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve acontecer constantemente e
também ao final de cada período de planejamento, no caso o trimestre ou o bimestre, pois, só
assim, será possível corrigir as coisas de forma satisfatória e a tempo de atingir a meta
estabelecida.
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de atingi-las e o treinará para
desafios cada vez maiores. Quanto mais treinados ficamos, mais eficazes se tornam nossas
metas.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina, ficando seu legado ou gaps
para serem incorporados aos próximos períodos de objetivos. É importante reservar um tempo
para refletir sobre seu progresso no fim de cada ciclo. Tanto nas reuniões de 1:1 quanto nas
reuniões de equipe, esses resumos devem consistir em:

Pontuação objetiva

Avaliação subjetiva

Re�exão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um controle físico ou eletrônico
que deve servir como memória para posterior consulta. Nesse tipo de recurso, como acontece no
sistema Kanbam dentro do sistema Kaisen de melhoria contínua, os cartões funcionam como
uma forma de controlar as tarefas e segui-las ao longo do tempo e do atingimento dos objetivos
intermediários até o alcance do objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que alcançamos. Porém, a
classificação é mais do que apenas um cartão de pontuação. Quando revisadas objetivamente e
sem julgamento, as lições aprendidas podem (e devem) servir como um guia para fazer as coisas
de maneira diferente na próxima vez.A classificação pode ser tão simples quanto:
anbam
Kanban é um termo japonês que significa “cartão”. O sistema recebeu esse nome pela própria
empresa que o desenvolveu, a Toyota.
aisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar continuamente um processo ou produto. “As
tentativas de alcançar objetivos por meios radicais ou revolucionários muitas vezes falham porque
aumentam o medo. Mas os pequenos passos do kaizen desarmam a resposta do cérebro ao medo,
estimulando o pensamento racional e o jogo criativo." — Robert Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Abordagem de “sim” ou “não”
A meta foi alcançada:
Sim ou não?
Se sim, ótimo. Se não, por que não?
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na qual "0" equivale a falha
e "1,0" significa que o objetivo foi totalmente alcançado. Dentro dessas métricas, classificamos
cada resultado principal e, em seguida, calculamos sua média para pontuar o objetivo, como
mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Amarelo 0,4 a 0,6
Fizemos progresso, mas ficamos
aquém da conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fazer um progresso real
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
Que fatores levaram à pontuação baixa?
Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com um novo conjunto de
resultados-chave — ou talvez seu momento tenha passado. Nesse caso, esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto ainda no século XIX. Ao
estudar a distribuição da riqueza na sociedade italiana ele identificou que:
80% da riqueza �cava com 20% da população e que 20% da riqueza �cava com
80% da população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos identificando que essa
distribuição acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram responsáveis por 80% dos
resultados esperados. Assim, podemos dizer que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados com apenas 20% de
nosso esforço e que os outros 20% consumiram 80% do nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz de Eisenhower, podemos
focar esses 20% de atividades e ainda obter 80% dos resultados que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta agregam valor a essa
meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso julgar se cada
atividade acrescenta/agrega valor à meta e aos objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve ser eliminada da cadeia de
atividades/valor de nossa meta/objetivo. Dessa forma, tarefas inúteis serão eliminadas e o foco
será apenas nos 20% que produzem os 80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin Powell, general de quatro
estrelas do exército norte-americano que foi ministro de Estado no governo de Barack Obama e
de outros governantes. Essa regra propõe que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que 100%, nesse caso
entre 40 e 70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a tomada de decisão, ou
porque, para termos um nível acima de 90% de acerto, demoraremos muito tempo, o que pode ser
crucial em alguns casos. Assim, devemos julgar qual o percentual de certeza das informações
que temos e tomar as decisões se esse percentual estiver entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e acertamos, estamos treinando nosso cérebro a entender
melhor aquele assunto, assim, precisaremos de cada vez menos informações para tomarmos
decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de informações e erramos,
precisamos acrescentar maior nível de informações para tomarmos decisões semelhantes sobre
tal assunto. Com essa forma de julgar a tomada de decisão, podemos calibrar nossa necessidade
de informações para a tomada de decisões e melhorar o aproveitamento do tempo, ajudando a
economizar tempo na busca de mais informações; como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o tempo de forma eficaz. Além
das técnicas apresentadas, existem elementos fundamentais na administração do tempo para a
execução de tarefas, visando a eficácia. São eles: economia na atuação e definição de
propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito importante. Sempre tendo em
mente que menos é mais, podemos realizar planejamentos mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter sempre em mente
que a quantidade de metas precisa ser a menor possível para atingir o
objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos atividades, apenas as
essenciais, e, assim, desenvolver uma cadeia de valor mais eficiente e com maiores chances de
ser eficaz no atingimento dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios Morten T. Hansen estudou os hábitos de trabalho de 5 mil
gerentes e funcionários para determinar como e por que algumas pessoas se destacam. Sua
equipe descobriu que os de melhor desempenho geralmente não trabalham mais horas.
orten T. Hansen
PhD, é professor de administração na University of California, Berkeley, e faz parte do corpo docente
da Apple University. Ele também escreveu Collaboration e foi coautor do best-seller do New York
Times Great by Choice com Jim Collins.
Morten T. Hansen lançou um enorme projeto de pesquisa sobre o que realmente significa "trabalhar
de maneira mais inteligente". Ele acompanhou as práticas e o desempenho de 5 mil gerentes e
funcionários e destilou os dados em 7 princípios de desempenho superior. Os princípios são simples
— por exemplo, peneire suas tarefas para algumas, poucas, importantes e concentre-se nelas
intensamente.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom desempenho, infundir nele paixão e
um forte senso de propósito e viver bem. Os melhores desempenhos, Hansen aprendeu, estão
comprometidos com uma gama menor de prioridades e se concentram em fazer tudo certo, o que
significa fazer menos e se concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem encontra-se perdida e, ao pedir
a ajuda do gato, informando que não sabe para onde ir, ele lhe responde:
Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos bem delineados. Isso faz
com que se saiba o caminho a percorrer e as atividades importantes para alcançar tais objetivos.
A e�cácia na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas à eficácia na
gestão do tempo, ou seja, na busca por resultados.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é um sistema de
estabelecimento de objetivos e metas que procura envolver os colaboradores na sua
construção. Para determinar esses objetivos é utilizada uma técnica bem específica. Qual é
essa técnica?
A
Parabéns! A alternativa D está correta.
A SMART é uma técnica específica para mensurar se as metas e objetivos propostos estão
de acordo. SMART quer dizer Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound
(específico, mensurável, atingível, realista e com limite de tempo). Cada uma dessas
premissas deve ser considerada no momento do estabelecimento das metas dentro do OKR,
assim, quando aplicada a técnica SMART, o OKR se torna muito mais efetivo. As demais
alternativas são acrônimos inexistentes, exceto a letra “b” que trata da matriz SWOT. A matriz
SWOT relaciona as forças e fraquezas tanto internas como externas deuma pessoa,
atividade ou empresa.
Questão 2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o passar do tempo. Uma dessas
regras procura determinar quanto esforço é necessário para alcançar uma meta. Essa regra
foi utilizada em diversas áreas do conhecimento e da prática, trazendo um ganho de
produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
Parabéns! A alternativa C está correta.
A regra 80-20, identificada por Vilfredo Pareto ao estudar a distribuição da riqueza na
sociedade, foi largamente aplicada em diversas áreas do conhecimento. Uma dessas áreas
foi a gestão de estoque com a curva ABC. Na gestão do tempo, a regra 80-20 indica que
gastamos 20% do nosso tempo para alcançarmos 80% dos nossos objetivos. Assim, ao
identificarmos esses objetivos e qual parte do tempo foi gasto para atingi-los, podemos
eliminar grande quantidade de atividades inúteis para o alcance desse resultado. A
alternativa “a” trata da regra 40-70 que se refere à tomada de decisão. Pomodoro, OKR e GTD
não são regras, mas técnicas específicas para a gestão do tempo e de atividades.
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
2 - Análise da e�ciência na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão da produtividade
pessoal.
O que signi�ca e�ciência ou produtividade
pessoal?
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada
mais pode ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não
é a única questão importante. A forma como fazemos as atividades para alcançar os objetivos e
metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do
tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível.
É nesse ponto que a gestão do tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente, mas, para que a
gestão do tempo seja eficaz, é necessário que a eficiência também seja
levada em conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os resultados, não
é a única questão importante. A forma como fazemos as atividades para alcançar os objetivos e
metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a gestão do
tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível.
É nesse ponto que a gestão do tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do tempo é fazer as atividades corretas no menor tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito tempo, desde Taylor, teórico da administração do início do
século XX que estudou os tempos de produção e criou o método científico de organizar a
produção.
Então, já está estabelecido que é necessário fazer as atividades com o menor tempo possível
para que sejamos eficientes em nossa produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos estudando, devemos
procurar meios e organização para que possamos aprender o máximo, no mínimo de tempo. Com
isso, um ambiente agradável e silencio, assim como material de qualidade, são questões
importantes para garantir a eficiência do aprendizado. Como no nosso minicaso, a eficiência não
se incomoda se o resultado alcançado é eficaz, ou seja, atingirá o objetivo proposto.
A e�ciência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico e rápido
possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das maneiras mais eficazes
de melhorar sua produtividade é reconhecer e corrigir erros de gerenciamento de tempo. Quando
você dedica um tempo para superar esses erros, isso faz uma enorme diferença na sua
produtividade — e você também será mais feliz e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o processo de organização e
planejamento de como dividir seu tempo entre atividades específicas. O bom
gerenciamento do tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente — não
mais difícil — para que faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo é apertado e
Resposta 
as pressões são altas. Deixar de administrar seu tempo prejudica sua eficiência e causa
estresse. Parece que nunca há tempo suficiente durante o dia.”
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas atividades do dia a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom e�ciente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer pois não aguentam levar
as atividades no longo prazo, simplesmente por serem perfeccionistas. O perfeccionismo nos
trava e faz com que toda e qualquer atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao estresse
em pouco tempo. Ser eficiente é produzir o melhor com o menor tempo possível, isso implica
aceitar algum grau de erro para sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são prototipados e já entram em
testes para identificação de problemas. Não se espera que todos os problemas estejam
resolvidos para colocar em teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um propósito e a
qualidade da entrega deve ser calibrada em função da eficácia que se
deseja e do tempo disponível para a realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é uma fase muito
importante para a gestão do tempo. Existe uma citação famosa atribuída a Abraham Lincoln:
Dê-me seis horas para cortar uma árvore e vou passar as quatro primeiras
a�ando o machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que sem preparo tudo fica
muito mais difícil. Planejar seu tempo, distribuindo as atividades em função da necessidade e da
urgência, como vimos na matriz de Eisenhower, é muito importante para ganhar em:

Agilidade

E�ciência

E�cácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no trabalho e a produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os funcionários administrativos estão trabalhando mais do que
nunca. Muitos chegam cedo ao escritório, saem tarde, trabalham durante o almoço e ficam em
suas mesas nos finais de semana e feriados. No entanto, esses trabalhadores costumam ser
minimamente produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de trabalho não quer dizer
que você está sendo produtivo. Se você não estiver utilizando seu tempo de maneira organizada,
com eficiência, e se você não estiver sendo eficaz em seus resultados, esse tempo gasto será mal
aproveitado e os resultados serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais trabalho. A Lei refere-se à
ideia de que “quanto mais tempo você destinar para terminar um trabalho, mais tempo você
perderá”. Essa lei garante que o tempo dispendido para a realização de uma tarefa está
diretamente ligado ao deadline, ao tempo disponível para a sua realização. Se você tiver 5
minutos, 10 minutos ou 15 minutos para realizar a mesma tarefa, você gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível, você se concentrará
mais intensamente e realizará a tarefa em menor tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse ponto, pois, quanto maior o
tempo disponível para a realização de uma tarefa, mais você cobrará em qualidade e
perfeccionismo. Se o tempo é curto, fazemos o que é possível dentro do tempo disponível, se o
tempo é maior, em vez de entregarmos a tarefa, ficamos enfeitando e procurando aperfeiçoar o
trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo todo preenchido, masnão estamos sendo nem
eficientes, nem eficazes com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo que o necessário para a
entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos ao banheiro, falar com os colegas, entre outras atividades
não ligadas à tarefa. Não é que não devamos ir ao banheiro, ou conversar com os colegas, mas,
quando isso é feito apenas para matar o tempo de uma atividade, estamos deixando de ser
eficientes com o nosso tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar todas as nossas
atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou um timer de cozinha no
formato de um tomate para organizar seu tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade é seu começo,
pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em partes que exigem maior
concentração, visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das atividades, supera-se a
inércia e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as referências.
Segundo
Definição dos objetivos.
Terceiro
Definição da metodologia.
Quarto
Análise dos resultados.
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas pausas entre elas.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen
Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender. Muitas das questões
abordadas por ela já são utilizadas pelas pessoas em sua organização de atividades. No entanto,
ela como uma técnica só funciona se for aplicada de forma integral, seguindo todos os passos
prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos ganhando tempo com essa
etapa, mas perdendo esse tempo em outras questões que poderiam nos render mais economia
de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:

Coletar

Processar

Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Quinto
Conclusão.
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que chegam até nós devem ser
colocadas em um grupo específico, que ele chama de “balde”. Cada balde tem suas
características e pode ser:
Uma caixa de e-mail
Uma agenda
Um livro no qual você anota
suas ideias
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a entrada de atividades e
facilitando o controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente se são:
Itens acionáveis
Que dependem de alguma ação.
Itens não acionáveis
Que não dependem de nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou simplesmente colocados em um
arquivo, quando for o caso. Já os itens acionáveis devem ser divididos em dois grupos, primeiro
os que podem ser resolvidos em até dois minutos, e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois implica em gastar mais
tempo do que resolvê-los nesse momento. Busca-se resolver os itens de até dois minutos tão
logo surgirem. Um exemplo é:
Exemplo
Outra forma de entrada de
atividades para sua realização

Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que demandam até dois
minutos. Um e-mail de resposta curto, uma reposta de uma reunião, uma informação rápida
solicitada, tudo isso pode ser resolvido rapidamente, deixando de ser uma pendência.
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as atividades que demandam
mais de dois minutos em processamento.
Essa técnica implica em julgar incialmente se a atividade pode ser delegada, se sim, então
delegue-a e ela já estará fora da agenda também. Aplicar essa etapa no início de seu
planejamento de atividades evita gastar tempo com uma atividade que outra pessoa poderia
executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se concentrar no que
realmente importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade exclusiva sua. Por isso, elas
devem ser programadas em agenda, observando-se suas características bem como seus prazos
de execução e entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de tarefas para a construção de
nossa agenda de tarefas e nos garanta o máximo aproveitamento de nosso tempo disponível.
Procure organizar as tarefas em sequência.
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se concentrar em nenhuma
das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou perdendo muito mais tempo do que se tivesse se
concentrado e mantido o foco em cada uma das tarefas de forma individual.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão. Nela, David coloca o
tratamento de questões que fogem ao controle e que necessitam de uma abordagem
diferenciada para serem resolvidas. A solução do descontrole deve vir da aplicação de cinco
passos, sendo eles:
Capturar e reconhecer.
Tomar decisões.
Organizar os resultados.
Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o todo.
Lista de tarefas, calendário e caderno de distração
A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do tempo. Quando
colocamos nossas tarefas dividas por categorias no papel ou em um software (como Todoist),
podemos descansar nossa memória. Cada "coisa" no seu lugar! No momento que você está
recebendo uma demanda, coloque o máximo de detalhes desses requisitos nessa tarefa. No
Todoist você pode anexar imagens, sons, datas etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa importante, ou aquele
prazo importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em listas, conseguimos
melhorar essa sensação e nosso cérebro pode relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em listas, é muito importante organizar sua execução no tempo,
assim, a construção de uma agenda de atividades é essencial. Cada passo deve ser planejado e
realizado de forma organizada, e a melhor forma de fazer isso é utilizar uma agenda.
Iniciar a ação de correção.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de forma automatizada,
gerando um controle mais efetivo de nossas atividades.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus respectivos lugares, gerando
uma organização de longo prazo. Como na técnica GTD, cada balde deve receber as atividades e
essas devem ser organizadas em uma agenda conforme sua prioridade e urgência de execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada, para que sejam cobradas
e monitoradas em seu devido tempo, e atividades que por alguma razão não podem ser
concluídas na data agendada devem ir para uma lista a parte para um controle mais fino e ser
reencaixadas na agenda em data posterior. Veja a seguir o que deve constar em cada lista citada:
Procure controlar todos os aspectos relacionados, como data da delegação, prazo de
entrega da delegação, prazo de entrega das atividades, inputs necessários para a
realização da tarefa e quem ficou responsável por ela, para que você possa cobrar dessa
pessoa.
Procure colocar a razão da interrupção, os inputs que faltam para a concussão da tarefa,
data que esses inputs estarão disponíveis, dentre outras informações relevantes.
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso sobrecarregará sua mente
e você poderá ficar estafado com seu cérebro em alerta, relembrando da lista de atividades
pendentes. Google Keep, Evernote e Microsoft One são aplicativos interessantes para registrar
novas ideias ou compromissos por áudio, texto ou imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente vistas. É possível que isso
provoque desconforto, na medida em que se dedicar ao planejamentoparece ocupar o tempo
destinado às tarefas, mas, com prática, observam-se resultados positivos dessa dedicação ao
planejamento.
Tarefas que foram delegadas 
Tarefas que foram interrompidas 
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil será programar
períodos de folga, períodos com a família e demais atividades além do
trabalho ou estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da impossibilidade de se resolver tudo,
sendo necessário recusar algumas atividades menos importantes que não agregam valor ao
objetivo de longo prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para muitas pessoas esse horário
é na parte da manhã, já para outras pessoas é de noite. Há pessoas, por exemplo, para as quais o
horário de pico é após as 17 horas, pois é quando conseguem produzir melhor. Cada pessoa tem
o seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes, pois garante maior
produtividade.
É importante identi�car o próprio horário de pico e utilizá-lo a seu favor, fator
que alavanca a produtividade.
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões mais complexas, de maior
valor agregado para o alcance dos objetivos e não para tarefas mais mecanizadas. Veja a seguir
um gráfico que mostra a relação entre o nível de energia empregado para realização das tarefas e
as “horas do dia”:
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também. Isso é importante, pois é
comum que as pessoas sejam menos produtivas na sexta-feira e na segunda-feira devido ao final
de semana. Observe bem como é a sua produtividade durante seu dia, mas também durante sua
semana.
A e�ciência na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a eficiência na
gestão do tempo, ou seja, na busca por meios mais adequados para realizar as tarefas.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em diversas áreas. Na gestão
do tempo, eles assumem papel central no planejamento e na execução das tarefas que levam
a um objetivo. Partindo apenas da ideia de eficiência, podemos defini-la como:
Parabéns! A alternativa E está correta.
A definição de eficiência está na relação entre custo e benefício. Assim a definição está na
alternativa “e”: realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível. As
alternativas “a”, “c” e “d” referem-se à eficácia e a alternativa “b” à economicidade.
Questão 2
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de tarefas e na iniciação de
atividades com foco na gestão eficiente do tempo. Indique a técnica segundo a qual quanto
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B Atingir o menor custo em uma atividade independentemente do tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E Realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos possível.
mais tempo se destina para terminar um trabalho, mais tempo se perde, ou seja, o trabalho se
expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão:
Parabéns! A alternativa B está correta.
A lei de Parkinson diz que você utilizará todo o prazo que tiver para executar uma atividade.
Isso quer dizer que, se temos 5, 10 ou 15 minutos para realizar uma tarefa simples,
gastaremos todo esse tempo. A alternativa “a” trata da elaboração de objetivos e metas com
o envolvimento de todos e a letra “e” trata de uma técnica utilizada para aferir objetivos e
metas com maior eficiência. A letra “c” trata da técnica indicada para diminuir a resistência
psicológica a iniciar tarefas difíceis e desagradáveis. A letra “d” trata da técnica desenvolvida
por David Allen.
A OKR — objetivos e resultados-chave
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
E SMART
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais
Ao �nal deste módulo, você identi�cará a importância do foco e da atenção para o
combate à procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo. Uma atividade realizada
com foco terá grandes resultados com o consumo mínimo de tempo. Focando suas atividades
você terá tempo para descansar e para outras atividades mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você deve focar primeiro as atividades mais desagradáveis e
depois as mais agradáveis. Assim você resolverá aquilo que lhe aflige primeiro e, depois, poderá
curtir atividades mais dinâmicas e criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o planejamento até a
execução e o monitoramento das atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma vida e aos poucos ir
abrindo-os em objetivos intermediários e depois em tarefas a realizar para alcançá-los. Quando
fazemos esse tipo de programação, podemos encaixar as atividades e priorizar as que agregam
valor ao nosso objetivo, gerando maior racionalidade em nossas escolhas de curto, médio e longo
prazos. Essa forma de organizar nossas atividades nos garante:

Realizar o que é importante primeiro

Não perder o foco dos objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que estejam relacionadas com os
objetivos e descartará como secundárias as que não estão ligadas, melhorando a nossa chance
de alcançar nossos objetivos mais amplos e de longo alcance. Se não planejarmos com foco,
podemos nos perder nas atividades do dia a dia e nunca alcançar nossos objetivos de longo
prazo, ficando estagnado em nossa areia movediça das atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco, não tempo
O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que atingiremos nossos objetivos, se
nosso foco não estiver alinhado com esses objetivos. Vamos nos perder pelo caminho, então ter
foco é realizar as atividades com energia e concentração. Se nosso planejamento estiver focado,
cada atividade que realizamos será importante para o alcance de nosso objetivo final, e isso
garantirá uma alocação do tempo de forma eficiente e eficaz.
A junção de foco, e�ciência e e�cácia é a ferramenta mais poderosas para o
sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu planejamento e execução, ela
alcançará qualquer objetivo que desejar. No entanto, permanecer sempre focado, eficiente e
eficaz não é fácil. Precisamos estar o tempo todo nos controlando e nos policiando, pois a nossa
tendência é relaxar, é ir para os roubadores de tempo, para aquilo que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos podcasts e vídeos tutoriais; não é que eles não sejam boas
ferramentas, mas eles tendem a fornecer todo o conteúdo de forma mastigada, com pouca
necessidade de raciocínio ou questionamentos. Tudo é dado já resolvido, sem a necessidade de
esforço ou de qualquer gasto de energia para a sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar, pois a exposição de algo
pronto, predefinido, limita e até veta caminhos de interpretação e de aprendizado, reforçando de
forma unívoca a perspectiva do enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução de qualquer atividade é a
capacidade de julgamento que o ser humano tem e que nenhuma máquina tem até hoje. Isso é o
que nos diferencia e essas ferramentas modernas de distribuição de informações estão roubando
essa característica dos seres humanos.
Quando:
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das máquinas e que garante
nossa empregabilidade. Essa forma de agir acaba nos colocando em um estado de letargia
intelectual que atrapalha nosso julgamento, nosso bom planejamento e nossa execução de
tarefas com foco e energia.Compramos uma ideia sem
questionar.
Preferimos a explicação
simplista de um youtuber para
um problema muito mais
complexo.
Delegamos a nossa
capacidade de julgar a outra
pessoa que nos dá as
informações já digeridas.
Trabalho focado, deep work
O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu reverso é o trabalho
superficial. Veja a seguir a explicação de cada um deles:
Trabalho super�cial
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e pode ser utilizado como uma
distração, se for um trabalho que exige grande concentração, mas pode ser também um bom
momento de relaxar o cérebro. Trabalhos como responder pequenos e-mails, arquivar algo, dar
uma resposta rápida, podem ser realizados com menor engajamento. Esses trabalhos podem ser
encaixados entre outras tarefas que requerem grande concentração, melhorando seu
desempenho e garantindo maior agilidade, pois eles acabam funcionando como uma forma de
descanso para o cérebro.
Trabalho profundo
Já para os trabalhos que demandam maior concentração, é interessante que, ao iniciarmos, nos
concentremos de forma absoluta, focando apenas a tarefa que estamos realizando. Esse foco
deve ser total, pois, como já explanado, quando tentamos fazer várias tarefas ao mesmo tempo,
acabamos não aproveitando bem o tempo e não nos concentramos, perdendo grande parte da
nossa energia aplicada. Para que um trabalho profundo aconteça é necessário foco e
concentração total.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação intensidade x tempo. Ele indica
quatro pontos que devemos observar para que o trabalho profundo aconteça. São eles:
Dizer não ou servir aos outros?
Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é muito difícil. Quando temos
de dizer não a alguém que gostamos temos um sentimento de perda, de estar deixando de ajudar
alguém. No trabalho, podemos ter o mesmo tipo de sentimento. Dizer não a um colega que nos
pede para fazer algo, ou solicita uma ajuda, é muito difícil também. Dizer não a um chefe é ainda
mais difícil devido ao poder hierárquico existente na relação.
Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser realizada.
Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta rápida concentração.
Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao seu cérebro o
recebimento do suporte que precisa para continuar operando em um alto nível de
concentração.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso serviço ineficiente
e nos prejudicar mais com entregas atrasadas ou de baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de realizar é muito importante para
termos tempo de qualidade para fazer as tarefas de forma concentrada e organizada. Crie o
hábito de ter suas tarefas organizadas para poder ter uma boa noção de quando você pode
assumir novas tarefas e quando precisa dizer não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a gerar essa organização e
lhe garantir as razões corretas para dizer não a uma tarefa específica.
Tome boas decisões
Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não, muitas vezes, ficamos
adiando a tomada de uma decisão que implique alguma contrariedade a alguém. Temos também
dificuldade de tomar decisões que impliquem escolhas com riscos, ou que sabemos que podem
não ser as mais assertivas, pelo menos naquele momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell, quando estudamos a eficácia,
mas aqui queremos focar outro aspecto da decisão. Segundo Daniel Kahneman (2012), ganhador
do prêmio Nobel, nós temos dois tipos de tomada de decisão:
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções. Cada um desses sistemas tem sua finalidade e
eles devem ser conscientemente utilizados para aproveitar o melhor de cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e se presta a decisões que
precisam ser tomadas de forma rápida, sem muita reflexão. Esse tipo de decisão é menos
embasado em informações e mais em sensações, devendo ser treinado constantemente para que
possa se desenvolver e ser aproveitado com maior frequência.
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá crescendo o seu uso
conforme vai ganhando confiança.
Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de pequenas decisões, levando a
uma economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o rei das decisões corretas,
mas, se mal aplicado, pode ser na realidade um grande empecilho ao crescimento e à realização
das tarefas, se transformando em um motivo de paralisia na vida e nas tarefas das pessoas.
Pessoas que necessitam de grande quantidade de tempo para a tomada de qualquer decisão
podem na realidade estar apenas adiando decisões com o argumento de que precisam pensar
mais.
Demorar longos períodos para tomar decisões simples pode travar a
produtividade e levar o indivíduo a perder tempo ou a aproveitá-lo de forma

mais eficiente.
Isso não quer dizer que não precisamos refletir sobre algumas decisões, e que o sistema racional
é ruim. Na realidade ele é excelente, mas deve ser utilizado para as questões corretas e não para
qualquer questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos planejar bem nossas
atividades e desenvolver uma boa percepção de quando um assunto pode ser resolvido
rapidamente e quando esse assunto precisa de tempo e raciocínio para ser resolvido. Procure
desenvolver essas habilidades em seu dia a dia e ganhará grande quantidade de tempo em suas
tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e perda de foco. Quando uma
pessoa se acostuma com elas e perde o controle sobre o momento em que pode ou não ficar
conectada, tende a se perder e se escravizar nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de comportamento, é estudado e indica uma possível doença. Mas,
para além da doença, temos que todos nós estamos um pouco escravos das distrações digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos concentrar e ter foco para que o
serviço ocorra de forma satisfatória e com velocidade. Os recursos digitais das redes sociais
podem ser uma distração que nos impede de ter foco e de conseguir executar serviços de forma
profunda. Essas distrações impedem que tenhamos um engajamento pleno com a atividade,
parando a todo momento para olhar uma mensagem, uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa aprofundar nossa concentração,
ficando sempre superficial e com baixo rendimento.
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se desconecta totalmente
das redes, não recebendo nem notificações, para se dedicar exclusivamente à tarefa que
demanda concentração e foco.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões secundárias e renderá
muito mais, fazendo sua tarefa rapidamente e depois tendo muito mais tempo para todas as
distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão intensa que não sobra atenção para
pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda que as distrações deixam
de ter impacto em sua atenção. Quando conseguimos entrar nesse estado, podemos produzir em
alta velocidade e com muita qualidade. Isso acontece pois as distrações ficam em segundo plano
e nosso cérebro desliga as percepções periféricas concentrando toda a energia na atividade que
estamos realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio. Principalmente no início, você
deve evitar que as distrações fiquem por perto. Conexões deinternet no computador, celulares
ligados e perto de você, notificadores de chamada como relógio de pulso, entre outros artigos que
lhe causam distração devem ser desligados ou retirados da sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes nessa concentração, o que
nos ajuda cada vez mais a produzir com velocidade e qualidade. Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e produtivas
Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas empresas estão retirando
as cadeiras das salas de reunião para evitar que seus colaboradores transformem a reunião em
um encontro social e somente isso. Uma reunião produtiva é curta e com um foco muito bem
definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas geralmente não são
muito produtivas e podem estar gastando tempo desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne uma palestra. A pauta
deve ser enviada previamente e o foco deve ser nas discussões sobre o assunto e na chegada a
um consenso. Deve-se evitar um excesso de questões a serem discutidas para que a reunião seja
produtiva, nós não conseguimos dar atenção a vários assuntos ao mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande
Assumir que todos já leram o material, evitando
ler
Domínio da chefia (liderança da
reunião)
Hipóteses refutáveis
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no produto. Em vez disso, a
atenção deve estar na construção de processos — hábitos — que coincidentemente permitem
realizar as tarefas desagradáveis que precisam ser feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Resposta 
Procrastinar é deixar uma atividade ou tarefa que deveria ser realizada neste momento
para amanhã e, quando chega amanhã, deixar para depois de amanhã.
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a ser tratada não nos agrada.
Temos sempre a tendência de beneficiarmos as tarefas que nos agradam, mesmo que elas não
sejam as mais urgentes ou as mais importantes. Quando agimos assim, escolhendo apenas as
tarefas que nos agradam, em muitos casos estamos:
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo antes do momento que deveria acontecer.
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser realizadas naquele momento.
Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas demonstradas até agora
e evitar cair na procrastinação das atividades desagradáveis. Mesmo no planejamento, essa
procrastinação pode acontecer, pois a pessoa tende a dar mais importância relativa às tarefas
que lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são importantes e quais
são urgentes para o alcance de seus objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem agradáveis e realizando
as que mais lhe agradam, mas que não são importantes para os objetivos. O foco devem ser as
tarefas que melhor contribuem para a realização do objetivo.

Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à preguiça não conseguem
prosperar. Todas as atividades e tarefas são difíceis e elas estão sempre cansadas. Esse tipo de
pessoa está sempre pensando em descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua única
vontade está direcionada para distrações e atividades que não demandem esforço.
Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre alertas com a nossa postura.
Estar engajado em nossas atividades é o mínimo que podemos fazer, evitando que nosso trabalho
se torne um peso para a nossa existência. Evitar comportamentos de preguiça e tornar a falta de
motivação uma constante pode influenciar diretamente na sua gestão do tempo, tornando todas
as tarefas mais lentas e menos eficientes.
O foco e a atenção na realização das tarefas –
dicas e ferramentas

Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a manter o foco
e a concentração na realização das tarefas e solução de problemas.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o desenvolvimento de novas
formas de nos relacionarmos têm tomado conta do nosso dia a dia. Essas questões podem
atrapalhar muito a nossa concentração, piorando bastante nosso aproveitamento. O que é
necessário para que possamos nos abster dessas distrações, principalmente as digitais,
como as redes sociais. Escolha a alternativa que melhor garante que possamos nos livrar
dessas distrações:
Parabéns! A alternativa A está correta.
A
Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho profundo e reduzindo, se
preciso, o tempo gasto com as redes sociais.
B
Manter o foco nas redes sociais a fim de obter motivação para realizar um
bom trabalho fora das redes.
C
Evitar integralmente o acesso às tecnologias digitais, à internet e aos
dispositivos móveis para manter o foco.
D
Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a vídeos tutoriais e a
podcasts para manter a atenção nas tarefas existentes.
E
Privar-se de usar as redes sociais bem como a internet de forma permanente
a fim de se dedicar somente às tarefas existentes.
A tecnologia e as redes sociais foram um grande avanço em nossas vidas. No entanto, elas
podem ser uma grande fonte de distração e de procrastinação nas atividades importantes
que realizamos. Para evitar esse problema, precisamos ter foco e procurar produzir sempre
com concentração e esforço. Na letra “b” temos que o trabalho superficial, nesse caso o foco,
é menos importante para a sua realização. As demais alternativas são contrárias a aplicação
de foco para a realização das tarefas, o que não nos livra das distrações, mas são o objeto
que realiza as distrações.
Questão 2
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar uma pessoa que deixa suas tarefas
de hoje para amanhã. Existe uma outra forma de procrastinar que dá uma impressão de que
estamos super atarefados, essa forma é:
A
Fazer apenas as tarefas mais importantes, delegando as tarefas urgentes e
menos importantes.
B
Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando as desagradáveis sempre
para depois.
C
Fazer apenas as tarefas programadas para o dia, deixando as tarefas do dia
seguinte para seu próprio dia.
D
Fazer as tarefas do dia e adiantar as tarefas do dia seguinte, sempre
procurando estar cheio de afazeres.
E
Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando deixar coisas para depois,
onerando o dia seguinte.
Parabéns! A alternativa B está correta.
A procrastinação é um problema recorrente em nossas vidas. Sempre que encontramos
tarefas difíceis ou desagradáveis temos vontade de procrastinar. Essa atitude está para nós
como uma forma de defesa, em que buscamos realizar apenas aquilo que nos agrada.
Muitas pessoas se sobrecarregam de atividades exatamente para procrastinar a realização
daquelas que realmente deveriam fazer, parecem estar sempre ocupadas para não realizar
aquela tarefa desagradável. As respostas das demais alternativas tratam de precrastinação
ou de realizar as tarefas no momento correto.
Considerações �nais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do tempo. Esse é um tema
muito amplo e que merece mais aprofundamento. O tempo gasto estudando a gestão do tempo
pode lhe render muitas horas economizadas e a possibilidade de não se escravizar em seu
trabalho. Aqui, procuramos abordar alguma das mais conhecidas técnicas aplicadas à gestão do
tempo. Cada hora de estudo desse tema pode lhe trazer grandes avanços. Mas um ponto
importante é que não basta estudar, é preciso colocar em prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando colocamos um conhecimento em
prática, estamos sendo sábios. A sabedoria está exatamenteem utilizar as ferramentas que
temos a nosso favor. Colocar todo esse conhecimento adquirido em prática é o que lhe trará bons
resultados. Por isso, continue a estudar sobre o assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em
prática em sua vida e veja o ganho que você poderá usufruir desse conhecimento.

Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões relacionadas a gestão do tempo em
uma aplicação mais prática.
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é regida pela compra e
venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como o livro Faça Mais e
Melhor e veja as diversas questões ligadas à gestão do tempo. Outro livro de abordagem
semelhante é Redeeming Your Time do bem avaliado autor Jordan Raynor.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First Thing First. Rio de Janeiro:
Sextante, 2017.
Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New York: Farrar, Strause and
Giroux, 2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD, R. O líder do futuro.
Prefácio Peter Drucker Fundation. São Paulo: Futura, 2006.
KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo:
Pearson, 2013.
Material para download
Clique no botão abaixo para fazer o download do conteúdo completo em formato PDF.
Download material
O que você achou do conteúdo?
Relatar problema
javascript:CriaPDF()