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Processos Decisórios Profª. Maria Ester D. de Oliveira Quem decide? Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização Os níveis ou tipos da informação e de decisão organizacional obedecem à hierarquia padrão existente na maioria das organizações. Também é chamada pirâmide organizacional, onde os níveis são conhecidos como estratégico, tático ou gerencial e operacional. Decisões Estratégicas relacionam-se com objetivos de longo prazo, com maneiras e ações que afetam toda a empresa. Decisões Táticas relacionam-se com objetivos de mais curto prazo e com maneiras e ações que, geralmente afetam somente parte da empresa. Decisões Operacionais relacionam-se com as rotinas operacionais da empresa e afetam somente as unidades setoriais. O Planejamento Estratégico se refere: Nível Tático Nível Operacional Nível Estratégico Decisões Estratégicas Decisões Táticas Decisões Operacionais Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional às decisões e ações que os dirigentes da empresa (Presidente, diretores e ou executivos) tomam para o desenvolvimento e direcionamento da empresa, sempre antevendo o futuro, estando relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável; O planejamento serve, antes de mais nada, para nortear decisões. Exemplo de decisões tomadas em nível estratégico: Novo produto; Ampliação da empresa; Novas estratégias de marketing; Ampliação do mix de produtos; Exportação; Parcerias empresariais; Atuação no comércio eletrônico (WWW); Redução do tamanho da empresa; Mudança no nome; Fusão com outra organização; Outras. Ao Planejamento Tático cabe acatar as decisões do planejamento estratégico planejar e controlar as decisões administrativas e operacionais, procurando obter sempre a eficiência ( ou seja, fazer bem aquilo que nos dispusemos a fazer) Exemplos de decisões a serem tomadas em nível Tático: Planos de produção: quis métodos métodos e tecnologias serão utilizadas para as pessoas em seu trabalho, qual arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas; Planos financeiros: envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportaras várias operações da organização; Planos de marketing: Quais os requisitos para vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender bem o cliente; Planos de recursos humanos: envolve o recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Quando nos referimos à Planejamento Operacional estamos nos referindo à decisões rotineiras, que englobam: Os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação; Os procedimentos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsáveis pela sua execução e implantação. A decisão que é tomada em cada nível requer diferentes tipos de informação. No nível estratégico, as decisões ocorrem na cúpula dirigente da organização e os efeitos gerados por estas decisões são duradouros e de difíceis reversão. São decisões feitas no planejamento estratégico das organizações, que é um planejamento em longo prazo. Estas decisões estabelecem o rumo a ser seguido pela organização de maneira a otimizar sua relação com o ambiente. Podemos citar como exemplo, a construção de uma nova fábrica. Uma nova linha de produção, novos mercados a serem explorados, novo portifólio de produtos, etc. As decisões tomadas pelos Gerentes do nível estratégico necessitam de informações internas e externas que forneçam material necessário para análise que auxilie nas decisões que serão tomadas de longo prazo. Como competência básica, a alta gerência que é o nível hierárquico que toma decisões de nível estratégico, necessita traduzir as INCERTEZAS de um mercado altamente dinâmico e globalizado para uma visão estratégica de forma que a organização aumente seu nível de competitividade no mercado.. Nesse caso, o nível da informação necessária para tomada de decisão é macro, englobando toda a organização, ou seja, relacionando-se de maneira sistêmica com meio ambiente seja interno ou externo. As Decisões de Nível Tático ou gerencial ocorrem nos escalões intermediários , de gerência média, gerando ações que terão efeitos de menor prazo, e que trarão um impacto menor no funcionamento estratégico da organização. O nível tático, representado pela média gerência, traduz as estratégias em planos e projetos a serem realizados pelo nível operacional. Podemos dizer que o nível tático de decisão é responsável por arrumar ou providenciar os meios que a empresa dispõe para executar os planos estratégicos da empresa, de maneira geral consiste em utilizar e alocar da melhor maneira possível os recursos disponíveis da organização para alcançar os objetivos estratégicos previamente fixados. O nível da informação requerida no nível tático é em grupos (agrupada ou sintetizada), visualizando e agrupando determinadas informações de uma unidade departamental, de um negócio ou atividade da organização. Quando nos referimos ao nível operacional de decisão, são decisões que estão ligadas ao controle e às atividades operacionais da organização. Essas decisões visam alcançar padrões de funcionamento estabelecidos previamente, com controles do detalhe ou do planejamento operacional. Criam condições para que a realização de trabalhos diários da organização seja feita de maneira adequada. O nível da informação requerido é detalhado (informação analítica, singular), mostrando pormenores específicos de um dado, de uma tarefa ou atividade da organização. O nível operacional executa os projetos e, não está acostumado e a lidar com INCERTEZAS. Portanto, as Decisões de nível operacional são aquelas em que se possibilita colocar em ação os meios e recursos dos quais a empresa dispõe para assegurar de maneira efetiva a execução dos planos tático e estratégicos previamente elaborados. É importante salientar que os três níveis hierárquicos de decisão apresentados anteriormente, devam atuar de maneira integrada. È a estratégia que orienta e determina as demais decisões. As decisões estratégicas lidam, antes de mais nada, com o ambiente, ou seja. Com a incerteza. Já as decisões tática e operacio0nal lidam, antes de mais nada, com os objetivos determinados pela estratégia, bem como com os recursos da organização, isto é, com elementos conhecidos e previsíveis. O planejamento é a instrumentalização para que os três níveis de decisão possam ser implementados e integrados. Como vimos, cada nível hierárquico da organização tem uma competência básica essencial sendo que, a partir dos escalões superiores, o nível de incerteza deve se reduzir drasticamente a medida que caminha do nível estratégico até chegar ao nível operacional. Níveis hierárquicos de decisão; Centralização versus descentralização O que se expressa verticalmente nos níveis hierárquicos de uma organização é a autoridade, que é o direito de decidir e de dirigir pessoas e recursos na execução das tarefas.(...)A distribuição da autoridade ao longo da hierarquia de uma organização não pode ser vista de forma dissociada da distribuição de responsabilidades. (...) A responsabilidade refere-se à obrigação e ao dever das pessoas quanto a realização das tarefas ou atividades. Deve existir um equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade atribuídas a cada nível hierárquico. Se um administrador é responsável por um conjunto de tarefas, mas tem pouca autoridade sobre as pessoas que as executam, seu trabalho fica difícil, uma vez que os subordinados podem não aceitar suas decisões. (p.170/171) Delegação, Descentralização e CentralizaçãoA Delegação pode ser definida como sendo a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, o que cria uma responsabilidade correspondente para a execução da tarefa delegada. Quando uma autoridade é delegada deve-se delegar na medida necessária para a realização dos resultados esperados; Deve-se levar em consideração de que a autoridade delegada deva ser proporcional ao nível de responsabilidade e competência alocada no cargo e/ou funcionário; Claro que a responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se totalmente de suas obrigações, designando outros para realizá-los; Quando houver delegação, é necessário que haja clareza na delegação, com designação precisa, entendida e aceita pelo subordinado. Importância da Delegação A delegação permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência maior, além de permitir uma maior produtividade de equipe de trabalho, através de maior motivação do time, tempo de espera menor para tomada de decisões, desenvolvimento da equipe e maior interação entre as unidades da organização. Também permite que haja uma maior amplitude de controle; Com isto, é possível uma maior exigência no planejamento e programação de atividades e dá condições para isto, pois fornece mais tempo para o chefe. Com este nível de planejamento haverá maior aproveitamento de recursos e proporcionará maior segurança para a empresa, bem como estarão sendo treinadas e desenvolvidas novas lideranças. Do ponto de vista da empresa Do ponto de vista do chefe Do ponto de vista do subordinado 1. Filosofia de atuação estabelecida pela alta administração 2. Nível de controle 3. Barreiras legais 1. Medo de perder o poder 2. Medo de perder o lugar (cargo) 3. Falta de tempo para treinar os subordinados 4. Falta de subordinados capacitados e habilitados 5. Autovalorização 6. Desconfiança da capacidade e habilidade dos subordinados 7. Gosta de fazer o trabalho do subordinado 8. Falta de habilidade de dirigir e coordenar 9. Dificuldade para identificar tarefas que não exigem sua atuação direta 10. Mania de perfeição (julgar que faz qualquer tarefa melhor do que o subordinado) 11. Inabilidade para encorajar colaboração entre subordinados 12. Ausência de controles que torna os chefes cautelosos quanto à delegação 1. Medo de assumir responsabilidade Medo de críticas pelos erros Falta de confiança própria 2. Não se julga capacitado para a tarefa Falta de conhecimento Falta de informação e recursos 3. Não se tem tempo disponível para as novas tarefas 4. Preguiça É mais fácil perguntar ao chefe do que decidir por si 5. Possibilidade de não ser reconhecido 6. Incentivos inadequados 7. Falta de informações ou recursos necessários Regras Básicas para a delegação eficaz • Selecionar o subordinado adequado que seja comprometido e competente para a tarefa.; • Proporcione um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado; • Comunicar com clareza e com precisão as atividades e os resultados esperados para aquela tarefa ou projeto; • Motivar sua equipe através de recompensas, pelos resultados apresentados; • Mantenha sua equipe motivada • Estabeleça controles adequados para as tarefas para monitorar adequadamente os resultados. Estes controles devem estar claros e devem ser divulgados e aceitos. • Treinar e desenvolver seus subordinados, bem como ajudar-los de maneira adequada (sem mostrar algum tipo de necessidade de centralização) em suas atividades; • Quando delegar evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a “abrir mão” de determinadas atividades estratégicas que possam promover uma situação adequada de motivação nos subordinados; • Tenha canais de comunicação adequados; • Tenha disposição para aceitar erros dos outros; • Encontre maneiras de incrementar o nível de participação dos subordinados; • Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização. • Crie condições para incentivar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes o apoio que se fizer necessário; • Não criticar excessivamente quando os subordinados cometem erros; • Fazer com que os subordinados saibam claramente o que deve ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e prazo de realização; • Promover incentivos adequados para que os subordinados se sintam seguros, dispostos e capazes de a aceitar maior delegação. Centralização • É a maior concentração do poder decisório na Alta Administração de uma empresa. O estilo da empresa pode ser influenciado por: • pelas condições internas encontradas • pelos fatores do ambiente da empresa • pela maneira de ser do executivo/dono Situações Básicas • para manter nível de maior integração na empresa • para manter a uniformidade de ações e decisões ; • para administrar com mais eficiência as urgências; • quando o empresário não quer um segundo homem que lhe faça sombra; • quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização; ou • para aumentar o nível de controle das atividades da empresa. Vantagens • menor número de níveis hierárquicos; • melhor uso dos recursos humanos, materiais, equipamentos e financeiros; • melhor possibilidade de interação no processo de planejamento, controle e avaliação; • maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos; • decisões estratégicas mais rápidas; • maior segurança nas informações. Descentralização • É a menor concentração do poder decisório na Alta Administração da empresa, mais distribuído pelos seus diversos níveis hierárquicos. – ocorre quanto: • a carga de trabalho da Alta Administração está volumosa e/ou complexa • a situação anterior provoca morosidade no processo decisório • encorajar o desenvolvimento gerencial de seus executivos da média/baixa adm. • para proporcionar maior participação e motivação Vantagens • possibilidade de gerar maior especialização nas diversas unidades organizacionais; • menor exigência de tempo nas informações e decisões; • possibilidade de gerar efeito competitivo; • maior facilidade de definição de objetivos e metas para as unidades e para as pessoas; • possibilidade de maior desenvolvimento das pessoas no aspecto administrativo e gerencial; • possibilidade de maior motivação; • possibilidade de maior participação; • possibilidade de atendimento mais rápido às necessidades da empresa e das unidades organizacionais; • melhor desenvolvimento da capacitação gerencial e profissional; • tomadas de decisão mais próximas da ocorrência dos fatos; • diminuição dos conflitos entre os níveis organiz.; • tendência a aumentar as idéias inovadoras. Desvantagens • Inabilidades das pessoas em manter observação sobre as modificações das condições locais ou de uma operação complexa, provocando decisões sem visão de conjunto; • possibilidade de efeitos negativos na motivação; • maior necessidade de controle e coordenação; • risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades; • maior dificuldade de normalização e de padronização; • maior ineficiência na utilização de recursos da empresa (humanos, financeiros, materiais e equipamentos); • maior dificuldade de coordenação de atividades que envolvem alto nível de interdependência Diferenças Básicas Descentralização Delegação 1. Ligada ao cargo 2. Geralmente atinge vários níveis hierárquicos 3. Caráter mais formal 4. Menos pessoal 5. Mais estável no tempo 1. Ligada àpessoa 2. Atinge um nível hieráquico 3. Caráter mais informal 4. Mais pessoal 5. Menos estável no tempo Condicionantes da Estrutura Situação que favorece a Descentralização Objetivos e Estratégias Clareza dos objetivos Aceitação dos objetivos Facilidade de medir os resultados Facilidade de estabelecer as ações para alcance dos resultados Natureza das Atividades e da Tecnologia Maior diversificação das atividades Menor interdependência das atividades Ambiente Empresarial Menor flutuação da demanda Maior volume de demanda de serviços Maior turbulência Maior dispersão geográfica Maior dificuldade de comunicação Fator Humano Maior capacidade técnica Maior capacidade de coordenação Maior grau de informalidade na estrutura Melhor clima organizacional Critérios de Avaliação Podemos dizer que: • quanto maior o número de decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos, maior o grau de descentralização; • quanto mais importantes as decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos, maior o grau de descentralização; • há maior descentralização onde há maior número de funções afetadas por decisões tomadas em níveis mais baixos; • quanto menos verificações se exigir nas decisões, maior é a descentralização; • quanto menor o número de pessoas a ser consultado e quanto mais baixo estiverem na hierarquia, tanto maior o grau de descentralização. Um exemplo de sistema de reuniões e de distribuição de autoridade: o caso Copel A prática de gestão a seguir foi gentilmente cedida pela Copel – Companhia Paranaense de Energia – para ilustrar a questão da tomada de decisão em uma organização de grande porte. Alguns exemplos de “sistemas de liderança” contemporâneos O caso da Suzano – Papel e Celulose – vencedora do PNQ 2008. “ Desde 2006, a estrutura de liderança [da Suzano] está alicerçada no modelo matricial, com unidades de negócio [florestal, celulose e papel] e prestadoras de serviços [finanças, recursos humanos, planejamento e relações com investidores e operações]. Isto é, ela assegura a pró-atividade, interdependência e cooperação entre as áreas e define claramente as responsabilidades por resultados. (...)Além disso, o exercício da liderança apóia- se na estrutura de comitês, subcomitês e grupos de trabalho que auxiliam nesse processo, o que assegura o aspecto multidisciplinar, o alinhamento estratégico, a coerência das decisões, a integração entre as áreas e a proteção das partes interessadas – pessoas, fornecedores, clientes, acionistas e sociedade.” (Suzano, 2008: 10) O caso da Belgo -Juiz de Fora – vencedora do PNQ 2004 “ O sistema de liderança da Belgo-JF é constituído por: estrutura formal, comitês permanentes e grupos de trabalho. A estrutura formal, responsável pela rotina diária, é composta por um Gerente Geral, Gerentes e Assessores. Esse grupo forma a Alta Direção da Belgo-JF. Os demais integrantes do Sistema de Liderança são os Chefes de Departamento, os Chefes de Turno e os Supervisores.(...) Os comitês permanentes foram criados em 1996. (...)A estrutura atual está representada pelos seguintes comitês: da Gestão (formado pelos membros da alta direção, de Informações Comparativas, de Planejamento Estratégico, de Segurança e de Produtos e Processos.(...)Os grupos de trabalho são formados de acordo com a necessidade, tendo sua origem ligada às atividades de planejamento estratégico, das reuniões gerenciais e da análise crítica do desempenho global. Podem ser permanentes ou temporários.” (Belgo, 2004: 1) c – Sistema de reuniões, distribuição da autoridade e comunicação das decisões no contexto do Modelo de Excelência da Gestão (FNQ) “ Um componente significativo do sistema de liderança é o processo decisório da organização, o qual deve assegurar que as decisões sejam tomadas, comunicadas e implementadas de forma estruturada. A estruturação do processo requer que sejam definidos eventos específicos em que os líderes se reúnam e possam tomar as decisões que gerem grandes impactos na organização, como grandes mudanças estratégicas, aprovação de grandes compras, aquisição de novas tecnologias e desenvolvimento e produção de novos produtos.(...) (...)Para assegurar o cumprimento dos padrões de trabalho dos eventos de tomada de decisão, recomenda-se que haja um calendário formal de reuniões que esteja claramente inserido nas agendas dos líderes. O processo decisório deve estar claramente contemplado pelo sistema de governança da organização, definindo limites de autoridade e cadeias de aprovação.” (FNQ, 2007: 13) c.1 – Um exemplo de sistema de reuniões e de distribuição de autoridade: o caso Copel A prática de gestão a seguir foi gentilmente cedida pela Copel – Companhia Paranaense de Energia – para ilustrar a questão da tomada de decisão em uma organização de grande porte. O processo decisório é distribuído em todos os níveis da Empresa por delegação estabelecida pelo Manual Níveis de Competência - NCO, de modo a possibilitar a tomada decisão o mais próximo possível do fato gerador. Sempre que é requerida uma decisão que o gestor não detém a competência delegada, essa é remetida para a área responsável ou para seu superior imediato (fig. As principais decisões do dia-a-dia da alta direção são tomadas nas reuniões da instância denominada “Reunião de Diretoria”, realizadas todas as segundas-feiras com a presença de todos os diretores seguindo os padrões definidos no seu regimento interno. A agenda é definida com antecedência, os assuntos a serem tratados devem ser propostos pelos respectivos diretores, acompanhados de um dossiê com o sumário contemplando os resultados esperados, proposta de minuta do trecho da ata (caso o assunto seja aprovado), resumo das etapas de implantação da decisão (quando aplicável), entre outras informações e documentos. Os dossiês são encaminhados previamente aos diretores, agilizando as discussões e a tomada de decisão. A cada três meses, no mínimo, ocorre uma Reunião de Diretoria denominada Reunião de Análise Estratégica - RAE, especificamente para serem tratados assuntos relacionados ao planejamento estratégico e análise dos resultados dos indicadores do Painel Estratégico. As principais decisões relacionadas aos desdobramentos do planejamento estratégico ocorrem em reuniões do staff das diretorias (também chamadas de reuniões de colegiado) e em reuniões de análise crítica - RACs em cada diretoria, superintendência e departamento, seguindo uma estrutura básica de referência (fig. 1.2). Os principais fóruns de decisões estão apresentados na figura 1.3. De acordo com as competências legais e estatutariamente estabelecidas, o assunto, depois de analisado pela Diretoria, pode ser encaminhado ao Conselho Fiscal, Conselho de Administração e à Assembléia-Geral de Acionistas. Como compete ao Conselho de Administração, principalmente, fixar a orientação geral dos negócios da Empresa, sempre são submetidos à aprovação desse órgão, dentre outros assuntos, o planejamento estratégico da Empresa, com seus principais desdobramentos e o orçamento anual. Referências bibliográficas Fundação Nacional da Qualidade – Cadernos de Excelência 2007: Liderança. São Paulo: FNQ, 2007 Relatório de Gestão: Gerdau-Aços Finos Piratini. São Paulo: FNQ, 2002 Relatório de Gestão : Belgo Juiz de Fora. São Paulo: FNQ, 2004 Sobral, Filipe 1.1 - Tomada de decisões Lógica do processo Principais Fóruns Nível ASSEMBLÉIA GERAL Estratégico e institucional CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Reunião de Diretoria Presidência Estratégico e Tático Diretorias Superintendências Tático e Operacional Departamentos Divisões/ Agências Operacional Equipes Indivíduo Possui NCO (competência Delegada)? Decide Comunica a decisão Coleta informações e analisa o caso S N Encaminhaao nível competente S Está relacionado à área? N Encaminha ao responsável Fato gerador / Necessidade de decisão Peci, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008 Suzano Papel e Celulose. Relatório de Gestão[forma resumida]: nossas práticas 2008. São Paulo: Suzano, 2008 http://www.maurolaruccia.adm.br/ Notas de aula Prof. Fábio Gomes Temas sugeridos para discussão 1 – É possível se estabelecer uma relação entre os assuntos “decisões programadas e decisões não programadas” e “centralização versus descentralização”? Será que sempre existe mesmo o dilema “descentralizar para agilizar” ou “centralizar para padronizar”? Ou será que a “padronização” é um caminho para a descentralização? 2 – Exemplificar a seguinte afirmativa: “ Um conceito relacionado com a descentralização é a delegação, que é o processo usado para transferir autoridade e responsabilidade para os membros da organização em níveis inferiores. A delegação não se refere apenas à transferência da execução das tarefas, mas também a transferência de autoridade. Desta forma, ela implica maior autonomia para os membros organizacionais. A delegação constitui um risco, pois pode ser fonte de problemas se a pessoa não for competente ou se for irresponsável. Apesar de significar a transferência de responsabilidade e autoridade, não reduz a responsabilidade da pessoa que a transfere, ou seja, ela continua respondendo aos administradores de nível superior. (Sobral, 2008: 174) Referências bibliográficas Chiavenato, Idalberto. Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier: 2004 Sobral, Filipe Peci, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008 Notas de aula Prof. Fábio Gomes
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