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AULA 4 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS – SIG Prof. Carlos Costa Cedro 2 CONVERSA INICIAL Como vimos anteriormente, o objetivo dos sistemas de informações gerenciais é suportar a tomada de decisão em diferentes níveis nas organizações (Munhoz, 2017). Nesta aula, vamos conhecer os principais sistemas de informações gerenciais encontrados nas empresas. TEMA 1 – SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) O gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou Supply Chain Management (SCM) em inglês, é o sistema informatizado responsável pelo gerenciamento do produto, desde a etapa que precede a fabricação, na qual são adquiridos os insumos para a manufatura do produto, até a entrega do produto acabado para o consumidor final. Esse gerenciamento pode ser dividido em três grandes grupos, que cuidam de diferentes fases sequenciais do processo logístico: logística de suprimento, logística de produção e logística de distribuição. • Logística de suprimento – É responsável pela primeira fase do processo produtivo, no qual os recursos são extraídos da natureza e transportados para o fornecedor, que, por meio de processos físicos e químicos, transforma os recursos em matéria-prima bruta que será utilizada por outras fábricas. • Logística de produção – Depois de criada a matéria-prima bruta, é necessário um segundo passo no processo produtivo, que consiste em transformar a matéria-prima bruta em um componente, ou um produto semiacabado, que é uma parte do produto. Por exemplo, uma indústria automobilística subcontrata várias outras fábricas que produzem os componentes (pneus, vidros, bancos, entre outros) e, em seguida, recebe esses componentes e monta o produto acabado (o carro). • Logística de distribuição – O último passo no processo logístico consiste em levar o produto acabado até o consumidor, o qual pode ser executado de várias formas diferentes. Por exemplo, uma indústria pode ter vários centros de distribuição logística (grandes armazéns logísticos que estocam o produto acabado em regiões geograficamente estratégicas) ou, então, pode transportar o produto diretamente para o 3 consumidor, logo após a etapa de fabricação, sem a necessidade de estocagem. Historicamente, o gerenciamento da cadeia de suprimentos tem foco no aumento da produtividade e na redução de custos no processo logístico. Porém, com a mudança do perfil do consumidor, esses sistemas informatizados têm sido cada vez mais direcionados aos clientes, pois assumem a responsabilidade de atender suas expectativas, não só pela entrega do produto em um prazo razoável, mas também pelos processos antes, durante e após a entrega. A figura 1, a seguir, ilustra os benefícios do sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos em diferentes aspectos da indústria. Figura 1 – Supply Chain Management (SCM) Crédito: Trueffelpix/Shutterstock. O aspecto do gerenciamento, ou management em inglês, trata da organização de toda a cadeia produtiva. Por exemplo, por meio de uma plataforma aberta, baseada em computação em nuvem, a indústria pode utilizar o SCM para monitorar, em tempo real, o estoque de matéria-prima e de produtos semiacabados dos fornecedores e ajustar a sua programação de produção automaticamente com base nessas informações. Outro aspecto importante é a análise, ou analysis em inglês, que cuida da inspeção da matéria-prima, do componente ou do produto acabado em cada passo do processo logístico. Por exemplo, por meio da visão artificial, a indústria pode detectar avarias antes da entrega do produto para o cliente, melhorando o processo de qualidade e aumentando, consequentemente, sua satisfação. A logística, ou logistic em inglês, é outro aspecto importante, responsável por conectar fornecedores, fabricantes, distribuidores, armazéns e clientes. Por exemplo, um SCM pode utilizar técnicas de inteligência artificial para definir a 4 melhor rota de transporte dos produtos, economizando custos e aumentando a produtividade do processo logístico. O tempo para o mercado, ou time to market em inglês, por sua vez, representa o tempo necessário para que a organização comercialize um novo produto ou serviço. Sendo assim, o SCM pode auxiliá-la a encontrar os fornecedores necessários, por meio da conexão com outros SCM de plataforma aberta, geralmente baseados em computação em nuvem, com isso, é possível reduzir o tempo necessário para o lançamento do produto ou serviço. O planejamento, ou plan em inglês, é o aspecto que trata do planejamento do processo logístico. Um SCM pode, por exemplo, se conectar às fontes externas de dados, por meio de big data, e, em seguida, aplicar técnicas de inteligência artificial para prever o volume de vendas esperado. Com essa informação, é feito o planejamento e controle da produção, na logística de produção. A distribuição, ou distribution em inglês, é o aspecto referente à transição da matéria-prima e dos componentes para o fabricante e à transição do produto acabado para o cliente. Um SCM pode utilizar o big data para se conectar às redes sociais e extrair informação relevante sobre uma demanda futura de produtos, e isso pode auxiliar o planejamento da logística de distribuição. As compras, ou procurement em inglês, referem-se à aquisição dos insumos necessários para a fabricação do produto, seja a matéria-prima bruta ou o componente. Por exemplo, o SCM pode utilizar a plataforma de computação em nuvem para criar um site de licitação eletrônica, no qual os potenciais fornecedores podem se cadastrar e enviar as propostas comerciais, contribuindo para a redução de custos em toda a cadeia de suprimentos. O lucro, ou profit em inglês, é o aspecto que garante o resultado positivo do processo logístico, além disso, é responsável por gerenciar todos os custos em cada etapa da cadeia de suprimentos. Por exemplo, um SCM pode utilizar técnicas de aprendizado de máquina para adiantar a compra de matéria-prima bruta ou componentes quando houver algum fator externo relevante, como a previsão de aumento da taxa cambial do dólar. 5 TEMA 2 – CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) A gestão do relacionamento com o cliente, ou Customer Relationship Management (CRM) em inglês, trata da automação do processo de marketing, em que todos os pontos de contato com o cliente são automatizados, permitindo, assim, coletar, organizar e cruzar informações por meio de um sistema informatizado. Um exemplo prático do uso do CRM nas organizações poderia ser o cruzamento das informações da base de cadastro de clientes com as informações de acesso no site de comércio eletrônico, permitindo, assim, aplicar técnicas de inteligência artificial para descobrir quais os itens que o cliente tem maior probabilidade de adquirir naquele momento. O CRM é sustentado por quatro pilares: aquisição, transação, atendimento e retenção. A figura 2, a seguir, mostra um exemplo de como diferentes departamentos da organização atuam em cada um desses pilares. Figura 2 – Customer Relationship Management (CRM) Crédito: Bakhtiar Zein/Shutterstock. 6 A etapa de atração é conduzida pelo departamento de marketing e tem como objetivo gerar o máximo possível de leads para a organização. A área de marketing pode utilizar o SCM para disparar campanhas de marketing, como o envio de e-mails de mala-direta, por exemplo, para buscar atrair novos leads para a organização. Já a etapa de transação cuida do passo seguinte, que é motivar o lead atraído a concluir o processo de compra. Essa é uma responsabilidade do departamento comercial, ou sales em inglês. A área comercial pode usar o SCM para alavancar as vendas. Por exemplo, em um sistema de vendas recorrente, é possível utilizar técnicas de aprendizado de máquina para prever quando será a próximacompra de um determinado cliente e, assim, disparar campanhas promocionais e cupons de desconto algum tempo antes desse período, aumentando a probabilidade de conversão daquele lead. O atendimento é a etapa conduzida pelo departamento de suporte técnico, ou technical support em inglês, que tem como objetivo garantir ao cliente todas as informações necessárias para a utilização do produto, em um processo geralmente chamado de pós-venda. A área de suporte técnico pode utilizar a internet das coisas, por meio de sensores conectados à internet, para, juntamente com técnicas de aprendizado de máquina, realizar a manutenção preditiva de um determinado equipamento, acionando o cliente, proativamente, para a substituição de algum componente. Por fim, a etapa de retenção é, geralmente, responsabilidade do departamento de atendimento ao cliente, ou customer service em inglês. Essa etapa tem o objetivo de manter e fidelizar o cliente pelo maior tempo possível. A área de atendimento ao cliente pode utilizar o SCM para, no momento de um novo atendimento, consultar todo o histórico de contato daquele cliente, tanto nos meios físicos quanto nos digitais, garantindo um atendimento proativo, assim, o cliente não precisa explicar todo o contexto do atendimento a cada novo contato. TEMA 3 – MRP E MRP II O Material Requirements Planning (MRP), ou planejamento de necessidades de materiais, e o Manufacturing Resource Planning (MRP II), ou planejamento dos recursos de produção, são sistemas de informações gerenciais que apoiam o processo produtivo. 7 O MRP é responsável pelo planejamento de todos os insumos necessários para o processo produtivo. Para realizar esse controle, o MRP faz cálculos complexos que envolvem o volume da produção, o tempo de fabricação e as matérias-primas e os componentes necessários para atender ao planejamento da produção. A figura 3, a seguir, mostra algumas das principais informações, obtidas de outros sistemas de informações gerenciais, que o MRP utiliza como fonte de dados para controlar o estoque de recursos de matérias-primas e componentes. Figura 3 – Material Requirements Planning (MRP) Crédito: VectorMine/Shutterstock. Enquanto o MRP cuida do planejamento dos insumos de produção, que são basicamente matérias-primas e componentes, o MRP II realiza o planejamento de todos os recursos necessários para atender a uma demanda futura. Por exemplo, o MRP é responsável por assegurar que os insumos necessários para a linha de produção estejam disponíveis no dia a dia, enquanto o MRP II planeja a necessidade de expansão da capacidade produtiva para 8 atender a uma demanda futura, prevendo a necessidade de aumento de outros tipos de recursos, como máquinas, capital e recursos humanos. Existem, ainda, outros sistemas de informações gerenciais que possuem uma ligação muito forte com o MRP e MRP II e também auxiliam no suporte à tomada de decisão sobre a produção. Um desses sistemas é o Advanced Planning and Scheduling Systems (APS), que é responsável por gerar programas de produção mais assertivos, por meio do sequenciamento das ordens de produção. Outro sistema muito importante para o gerenciamento da produção é o Manufacturing Execution Systems (MES), que é responsável pelo monitoramento em tempo real do “chão de fábrica” e produze indicadores para o acompanhamento do planejamento da produção. Os principais benefícios do MRP são: • Agilidade no planejamento; • Integração das áreas de produção e administração; • Redução de custos; • Redução de estoques; • Redução de atrasos na produção; • Aumento da produtividade no processo de manufatura; • Eficiência na emissão de ordens de compra e produção. As principais vantagens do MRP II são: • Redução da ociosidade de recursos humanos e máquinas; • Redução de custos; • Redução do tempo total de produção; • Suporte ao crescimento de demanda na produção; • Planejamento da capacidade dos recursos de produção; • Maior rapidez de resposta aos imprevistos em produção; • Maior assertividade quanto aos prazos de entrega. TEMA 4 – ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Os sistemas integrados de gestão, ou Enterprise Resource Planning (ERP) em inglês, representam a evolução dos sistemas de informações gerenciais nas organizações (Eleuterio, 2015). 9 O ERP nasceu com o objetivo de proporcionar uma visão integrada entre todos os processos da organização. Ao contrário dos sistemas informatizados departamentais, que não compartilham informações com outros sistemas, o ERP entrega um sistema informatizado capaz de executar os processos de diferentes departamentos, de forma centralizada e usando uma mesma base de dados. A figura 4, a seguir, apresenta alguns dos principais módulos do ERP Figura 4 – Enterprise Resource Planning (ERP) Crédito: Trueffelpix/Shutterstock. Para possibilitar a integração entre os diferentes departamentos da organização, o ERP trabalha com módulos, que são pequenas unidades funcionais do sistema informatizado e que possuem uma finalidade específica, como aqueles que vimos na figura 4. Como vimos anteriormente, o ERP é capaz de assumir as atividades de diferentes sistemas de informações gerenciais, ou seja, um único sistema informatizado capaz de cumprir o papel do SPT, SIG, SAD e SAE ao mesmo tempo. A organização pode optar pela implementação gradual do ERP como sistema de informações gerenciais, ativando os módulos sob demanda, em períodos diferentes, durante todo o processo de implementação. Assim, agora vamos ver o que faz cada um desses módulos. Inventário, ou inventory em inglês, refere-se ao módulo de SCM que faz o controle de todos os estoques da organização, sejam eles da logística de suprimento, de produção ou de distribuição. Esse módulo fornece informações muito relevantes, por exemplo: nível de estoque disponível de matérias-primas brutas e componentes; e nível de estoque de produtos acabados. Financeiro, ou financials em inglês, é o módulo responsável por todo o gerenciamento financeiro da organização, controlando processos como emissão 10 de nota fiscal, contas a pagar, contas a receber, entre tantos outros processos financeiros do dia a dia da empresa. Esse módulo fornece informações importantes, por exemplo: o capital disponível na organização e a quantidade de pedidos faturados, aspectos que alimentam o planejamento de outros departamentos, como a linha de produção. Gerenciamento de recursos humanos, ou human resources management em inglês, é o módulo responsável pelo gerenciamento dos recursos humanos da organização. Ele controla processos como controle de ponto, folha de pagamento, exames periódicos e muitos outros. Esse módulo fornece como principal informação a programação de férias dos funcionários, que é um dado extremamente importante para os outros departamentos da empresa, como a linha de produção, por exemplo, que precisa saber a capacidade produtiva disponível. Produção, ou production em inglês, é o módulo responsável por controlar todos os processos relacionados à atividade de manufatura. Ele fornece informações importantes, como quantidade de produtos fabricados, por exemplo. Serviços, ou service em inglês, é o módulo responsável pelo controle das ordens de serviço, como no caso de pedidos de assistência técnica, por exemplo. Compras, ou purchasing em inglês, é o módulo que controla todo o processo de compra da organização. Ele fornece informações muito úteis, como pedidos de compra de insumos, por exemplo. O MRP, como estudamos nesta aula, é o módulo responsável pelo planejamento do estoque de matérias-primas brutas e componentes, para atender ao planejamento da produção. 4.1 Benefícios do ERP A centralização dos processos e da base de dados de vários módulos departamentais, que o ERP propicia, traz uma série de vantagens paraa organização, como economia, automação, aumento de produtividade, visão holística e segurança da informação. • Automação – O ERP permite a automação de processos operacionais integrados. Por exemplo: um mesmo processo pode envolver diversos departamentos da empresa, como o faturamento de um pedido pelo 11 departamento comercial, que cria um pedido para o departamento de produção e uma nova nota fiscal para o departamento financeiro. Esses processos podem ser automatizados pelo ERP, já que as informações são processadas em um único sistema informatizado. • Aumento da produtividade – Como o ERP centraliza os dados em um único sistema informatizado, não há a necessidade de integração de diferentes sistemas departamentais para obter a informação necessária. Esse fator reduz o erro de inconsistência dos dados e aumenta a velocidade na obtenção das informações. Consequentemente, isso contribui, juntamente com a automação dos processos operacionais, para o aumento da produtividade. • Visão holística – Como o ERP atende a vários departamentos da organização ao mesmo tempo, é possível aplicar modelos analíticos utilizados pelo SAD e pelo SIE, como vimos anteriormente, que criam uma visão holística da empresa. É possível, portanto, enxergar o desempenho de um determinado produto sob diferentes aspectos, por exemplo: o financeiro, a produção e a logística. • Segurança da informação – A centralização da base de dados fornecida pelo ERP reduz também o risco relacionado à segurança da informação, já que há menos dados trafegando na rede da empresa, por meio da integração com outros sistemas, pois o ERP pode, inclusive, reduzir essa necessidade de integração externa com outros sistemas informatizados. 4.2 O ERP II Atualmente, foi criado um termo, chamado de ERP II, para o que seria a evolução natural do ERP. O ERP II estende o escopo do ERP, por meio de conexões com fontes de dados externas, via internet, utilizando técnicas computacionais avançadas para entregar novas funcionalidades para o usuário. Enquanto o ERP tem como foco a integração entre os departamentos internos da organização, o ERP II entrega também a integração com parceiros externos à organização, como fornecedores e distribuidores, por meio de plataformas abertas baseadas em computação em nuvem. O principal objetivo do ERP é atender aos processos operacionais relacionados com as atividades de manufatura e distribuição, já o ERP II inclui todos os setores e segmentos da organização em seus módulos. Por exemplo, 12 mesmo um processo sem ligação direta com a produção ou logística, como os processos internos de TI, também faze parte do escopo dos módulos do ERP II, que geralmente são transversais à organização. O ERP foi concebido para atender aos processos internos da organização, principalmente aqueles referentes à manufatura e distribuição, atendendo aos departamentos internos da organização. Já o ERP II permite que parte desses processos aconteça fora da organização. Assim, por meio de conexão via internet, o ERP II é capaz de monitorar também os processos externos que acontecem fora da empresa. Como o ERP centraliza os processos e a base de dados da organização, tornando possível o uso de um mesmo sistema informatizado por todos os departamentos, ele utiliza somente fontes de dados interna em seu processamento, já que toda a informação está presente em um mesmo banco de dados. O ERP II, por sua vez, permite conexão com as fontes de dados externas, utilizando técnicas avançadas como o big data, para melhorar a qualidade da informação no sistema e proporcionar uma tomada de decisão mais assertiva. O ERP consolida todos os sistemas informatizados da empresa em um único software, por isso, sua arquitetura, geralmente, é o que chamamos de monolito, que é uma arquitetura de software em que todas as funcionalidades são executadas como um único bloco. Por exemplo, o módulo financeiro e o módulo de produção utilizam uma mesma estrutura computacional. Assim, caso ocorra um erro no módulo financeiro, o módulo de produção pode também ser comprometido e deixar de funcionar. O ERP II, por sua vez, usa arquitetura de software componentizada, que trata cada módulo como uma unidade computacional independente, permitindo, inclusive, a integração com módulos de outros ERPs. A tabela 1, a seguir, mostra as principais diferenças entre o ERP e o ERP II: 13 Tabela 1 – Comparação entre ERP e ERP II ERP ERP II Foco nos departamentos internos. Integração com parceiros externos. Manufatura e distribuição. Todos os departamentos da empresa. Processos internos. Processos conectados externamente. Dados internos. Dados internos e externos. Monolito. Componentizado. Fonte: O autor. TEMA 5 – QUIZ Com base no que vimos até agora nesta aula, você é capaz de responder o quis a seguir, sobre ERP, ERP II, CRM, MRP, MRP II e SCM? Todas as respostas dos exercícios estão nas aulas gravadas. 5.1 Diferença entre ERP e ERP II 1) Qual é a principal diferença entre o ERP e o ERP II? Analise as alternativas a seguir e indique a resposta correta. a. O ERP II é baseado em software, enquanto o ERP é um processo manual que pode ser executado sem o computador. b. O ERP II estende as funcionalidades do ERP por meio da conexão com outros sistemas e fontes de dados externas à organização. c. Não existe diferença entre os dois. d. O ERP unifica todos os sistemas departamentais da organização em um único sistema informatizado, enquanto o ERP II distribui esses dados para parceiros externos por meio da internet. e. O ERP II é uma nova versão do software ERP que pode ser utilizada no modelo de computação em nuvem pelos clientes da organização. 5.2 Características do CRM 2) Entre as alternativas a seguir, qual apresenta as características de um CRM? a. O CRM é responsável pela automação de todos os processos que envolvem algum contato com o cliente. 14 b. O CRM é o sistema informatizado que integra os diversos departamentos da organização em um único software. c. Os pilares do CRM são: aquisição, transação, atendimento e retenção. d. O CRM contribui para o aumento da conversão de leads. e. O CRM é responsável pelo controle dos insumos em produção. 5.3 Diferença entre MRP e MRP II 3) Qual é a principal diferença entre o MRP e o MRP II? Analise as alternativas a seguir e escolha a resposta correta. a. O MRP II é a nova versão do MRP. b. Não existe diferença entre os dois. c. O MRP cuida dos insumos necessários à produção diária e o MRP II cuida de todos os recursos de produção necessários, inclusive, para atender uma demanda futura. d. O MRP II gerencia recursos que não fazem parte do escopo do MRP, como recursos humanos, máquinas e capital. e. O MRP tem foco no processo logístico, enquanto o MRP II cuida do relacionamento com os clientes da organização. 5.4 Características do SCM 4) Entre as alternativas a seguir, qual apresenta as características de um SCM? a. O SCM funciona de maneira isolada e não possui integração com outros sistemas internos ou externos da organização. b. O SCM é responsável pelo controle da logística de suprimento, logística de produção e logística de distribuição. c. Existem plataformas abertas, baseadas em computação em nuvem, que permitem que o SCM se conecte aos sistemas informatizados de fornecedores e outros fabricantes. d. A procura por novos fornecedores, geralmente feita por meio de licitação eletrônica, é uma das características do SCM. e. O SCM trabalha somente o escopo da cadeia de suprimentos, por isso não fornece informações relevantes para outros departamentos da organização. 15 REFERÊNCIAS ELEUTERIO, M. A. M. Sistemas de informações gerenciais na atualidade. 1. ed. Curitiba: InterSaberes, 2015. MUNHOZ, A. S. Sistemas de informações gerenciais na gestãode pessoas. 1. ed. Curitiba: InterSaberes, 2017.
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