Planejamento e Organização de Eventos

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Planejamento e 
Organização de Organização de 
Eventos
Conceitos, objetivos e justificativas
•Conceituação
São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, 
aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, 
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. 
Eventos especiais
•Conceituação
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas 
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos 
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma 
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a 
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In 
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
Conceitos, objetivos e justificativas
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da 
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a 
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado? •Quando o evento será realizado? 
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha 
para a platéia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, 
expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
AS FASES DE UM EVENTO
O desenvolvimento de um evento
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de
três fases distintas:
a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do
planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas,
escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros.
Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do
atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos
financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou
não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
• Todos os eventos são concebidos por:
1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.
2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na 
área médica.
O desenvolvimento de um evento
a. Pré-evento
Contratação da organizadora de eventos:
• Definição de critérios de avaliação e seleção.
1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;
2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;
3. Espaço físico;
4. Situação econômica;
5. Recursos auxiliares;
• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:
1. Coordenação e planejamento das atividades;
2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores; 
4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;
5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
O desenvolvimento de um evento
7. Confirmação de convidados;
8. Banco de dados;
9. Documentação oficial;
10. Inscrições e adesões,entre outros.
• Processo de escolha por licitação ou indicação.
Contratos 
1. Parceria ou risco:
Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a 
remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as 
partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe 
contrato para eventos considerados seguros.
2. Remuneração fixa:
Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado 
em eventos de curta e média duração.
O desenvolvimento de um evento
• Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados 
em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à
remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de 
resultados financeiros alcançados no evento. 
Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.
1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas, 
técnica, cerimonial e protocolo e segurança.
O desenvolvimento de um evento
O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de 
cenário:
1. Históricos de eventos realizados;
2. Quem é o seu cliente?;
3. Que se espera do evento?
O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e 
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem 
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e 
indicar como serão avaliados seus resultados. 
O desenvolvimento de um evento
Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
1. O que?
2. Como?
3. Quando?
4. Quanto?
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. 
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição 
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de 
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. 
Tipologia e título do evento:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, 
o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento. 
O desenvolvimento de um evento
A cidade:
Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-
alvo, são eles:
a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;
b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;
e. Atrações turísticas;
f. Conveniências dos patrocinadores;
g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
O local:
Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, 
estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, 
telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a 
capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas 
as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, 
aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas
• Hotel – Flat :43,7%,
• Teatro – Auditório:25,5%
O desenvolvimento de um evento
• Teatro – Auditório:25,5%
• Clube- Estádio:8,1%
• Centro de convenções:5,4%
• Buffet – Restaurantes:4,3%
• Hotel de lazer:4,8%
• Pavilhão de exposições: 2,8%
• Business Center: 2,1%
• Casa noturna:1,4%
• Outros:1,9%
O desenvolvimento de um evento
Data e duração do evento
Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, 
religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou 
internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem 
sua duração pré-determinada.
Público-alvo
Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O desenvolvimento de um evento
Tipos de usuários finais
1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, 
hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o 
evento;
3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é 
proveniente da comercialização deestandes;
4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os 
esforços de venda;
5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem
potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento 
acontece.
O desenvolvimento de um evento
Tipos de acesso ao evento
O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:
1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do 
governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;
2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;
3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do 
evento;
4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
Justificativa
Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para
o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a
importância do evento que justifiquem sua realização.
Temário, programação e formato
O desenvolvimento de um evento
Juntos definem a realização do evento.
1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão
definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de
interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão
no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário
escolhido.
O desenvolvimento de um evento
3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento 
necessário para cumprir a programação desejada. 
Estudo de viabilidade econômica
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como 
os filantrópicos ou os de finalidade institucional.
Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o 
evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição 
anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do 
evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com 
valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas 
FASES DE UM EVENTO
de pagamentos.
3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio 
ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do 
participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, 
paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim 
promocional, banners, uniformes, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;
5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como 
forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre 
outros; 
6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao 
evento;
7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas 
durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da 
marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do 
evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor 
pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas 
ou cotas.
FASES DE UM EVENTO
As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma 
delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente 
tipos de ganhos.
• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições 
passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as 
despesas.
1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação 
e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição 
e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o 
público-alvo. 
FASES DE UM EVENTO
2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser 
padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:
 Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são 
eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou 
branco, entre outros;
 Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e 
Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;
 Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a 
refeições e estacionamento;
 Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
 Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-
evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, 
impressora, microfones, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
 Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, 
entre outros.
3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o 
evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: 
profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.
4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, 
metas, padrão de qualidade e atendimento.
FASES DE UM EVENTO
5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional 
necessária:
 Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, 
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, 
horários disponíveis para o serviço, entre outros;
 Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a 
realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;
 Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento 
da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
 Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o 
cumprimento da programação sugerida;
 Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o 
evento;
 Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: 
localização,identificação e circulação;
 Limpeza e segurança.
FASES DE UM EVENTO
6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o 
funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.
 Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador 
uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no 
aeroporto);
 Posto de atendimento em hotéis;
 Transporte local.
7. Eventos paralelos.
8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores, 
convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.
9. Tributos, impostos e taxas. 
10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.
11. Administrativo e logístico.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O uso do checking list
• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, 
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
a. Checking list de atividades
Atividades Responsável Data de entrega Status
Apresentação da 
proposta ao cliente
Diretoria mês/ano
Aprovação da Cliente mês/anoAprovação da 
proposta
Cliente mês/ano
Preparaçãoda 
campanha
Marketing mês/ano
Contrato com 
fornecedores
Operações mês/ano
Contratação de 
palestrantes
Operações mês/ano
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, 
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Tamanho do grupo Nº de pessoas
Dia e horário
Cidade
Local
Decoração Tema
Elementos da 
decoração
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, 
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Cardápio Pratos
Serviço
Equipamentos Microfone
Sonorização
Púlpito
Palco
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, 
materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.
b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição Status
Mesas Tamanhos 
FormatosFormatos
Localização
Recursos Humanos Garçons
Maître
Recepcionistas
O uso do cronograma
Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde 
são indicados os prazos de execução.
• Cronograma
a. Temporal
b. Responsabilidade
c. Atividade
Estratégias de Comunicação e Marketing
Marketing 
“Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. 
McCarthy & Perault. 
“... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no 
sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.” 
Theodore Levitt.
• Na gestão de marketing de eventos devem-se :
a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes 
apropriados ao evento;
b. Estabelecer padrões exclusivos;
c. Prever o público que o assistirá;
d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;
e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo 
sobre o evento;
f. Definir a venda de ingressos.
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:
a. Boca a boca;
b. Experiência prévia de outros eventos;
c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;
d. Imagem da marca do evento.
Mix de Marketing
“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.” 
McCarthy & Perault
Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção, 
mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e 
iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, 
qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu 
significado para o público.
Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do 
consumidor.
b. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços 
especiais para determinados mercados-alvo;
c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, 
folhetos,brochuras, vendas pessoais;
d. Ponto - canais de distribuição.
• Os 7 Ps de Marketing 
a. Produto
Estratégias de Comunicação e Marketing
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)
g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Os 8 Ps de Marketing
Por Getz
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Programação
g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)
h. Participações (parceiros na produção do evento)
(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)
Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing
ETAPAS NO PROCESSO DE 
TOMADA DE DECISÃO DO 
CONSUMIDOR
IMPLICAÇÕES PARA AS 
ESTRATÉGIAS DE MARKETING
DECISÕES DE MARKETING
Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo 
apropriado
Qual o mercado? De massa ou 
específico?
Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, 
anúncios, entre outros.
Estratégias de Comunicação e Marketing
Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do 
evento. Mensagem promocional
Mudar o produto ou o mix 
promocional?
Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os 
vendedores?
Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento 
será proposta? Como será 
monitorada satisfação do 
consumidor?
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES 
OFERECIDOS PELOS EVENTOS
Físicos – necessidades fisiológicas motivam a 
necessidade de:
•Comer e beber;
•Exercitar-se;
•Comer e beber itens diferentes,
•Participar de atividades esportivas;
•Entretenimento relaxante;
•Diversão em ambiente seguro;
Estratégias de Comunicação e Marketing
•Exercitar-se;
•Relaxar;
•Segurança;
•Satisfação sexual
•Diversão em ambiente seguro;
•Conhecer pessoas
Socias/interpessoais – necessidades de 
inclusão, amizade e amor motivam:
•Socialização;
•Romance;
•Ligações com raízes culturais e étnicas;
•Expressões da comunidade e de nacionalismo;
•Busca de reconhecimento por ações notáveis
•Compartilhar ambiente novo;
•Conhecer pessoas;
•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;
•Compartilhar o uso de símbolos e rituais 
específicos;
•Obter prestígio através do evento.
Estratégias de Comunicação e Marketing
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES 
CORRESPONDENTES OFERECIDOS 
PELOS EVENTOS
Pessoais – necessidade da compreensão, 
julgamento estético,crescimento e auto 
aperfeiçoamento motivam:
•Busca do conhecimento;
•Criatividade;
•Procura de novas atividades;
•Aprendizado formal / informal;
•Programas exclusivos;
•Participação em projetos artísticos;
•Participação em ações exclusivas e pessoais
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
•Procura de novas atividades;
•Realização de aspiração
Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:
a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;
b. Personalidade;
c. Cultura
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS 
OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS 
QUE O GRUPO TEM 
PROBABILIDADE DE 
ASSISTIR
A Classe média alta Profissionais de alto 
nível de gerência, 
advogados, médicos, 
Eventos beneficentes, 
culturais e esportivos de 
alto nível
Estratégias de Comunicação e Marketing
advogados, médicos, 
altos funcionários 
públicos, etc
alto nível
B Classe média Profissionais de médio 
nível de gerência, entre 
outros
Eventos beneficente, 
culturais e esportivo
C Classe média baixa Profissionais de níveis 
juniores, entre outros
Eventos culturais mais 
populares, festivais 
comunitários e 
esportivos 
Estratégias de Comunicação e Marketing
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS 
OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS 
QUE O GRUPO TEM 
PROBABILIDADE DE 
ASSISTIR
D Classe trabalhadora 
especializada
Trabalhadores 
especializados: 
construtores, 
encanadores, 
policiais,etc
Festivais comunitários,
eventos esportivos,etc
E Classe trabalhadora Trabalhadores não Festivais comunitários,E Classe trabalhadora Trabalhadores não 
especializados: 
trabalhadores da 
construção 
civil,faxineiros,etc
Festivais comunitários,
eventos esportivos,etc
F Previdência Social Trabalhadores com nível 
baixo de subsistência
Eventos com entrada 
franca
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)
Promoção de Eventos
A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de 
que todo o investimentode tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.
a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos, 
competições, concursos, entre outros.
b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:
1. Por quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing
2. Quem?
3. Quando?
4. Onde?
5. O quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing
c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas, 
propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, 
serviços de listas, busdoor, entre outros.
d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, 
banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e 
psicográficos.
e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou 
serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem 
estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.
f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.
(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos, 
festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,
receita e alocação de recursos financeiros.
a. Fluxo de caixa
b. Custos
c. Receitas:
Orçamento
1. Recursos próprios do promotor
2. Inscrição dos participantes
3. Apoios, patrocínios e permutas
4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros
5. Atividades paralelas
6. Venda de produtos próprios
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Dotações Administração
Doações Publicidade
Patrocínio Custos do local
Vendas de ingresso Equipamento
Cachês SaláriosCachês Salários
Programas especiais Seguro
Descontos Autorizações
Segurança
Contabilidade
Limpeza
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Viagem
Acomodação
Documentação
Hospitalidade
Grupos comunitários
Voluntários
Contingências
Total Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA
Aluguel do escritório Arte 
Fax/Fotocópia Impressão
Computadores Panfletagens
Impressoras Kit da imprensa
Telefones Preparação da 
campanha
Papelaria Pesquisa
Recursos Humanos Lançamento do evento
Tarifas postais Recursos Humanos
Subtotal Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA
Comunicação Bebidas alcoólicas
Primeiros socorros Alimentos
Tendas Recreação infantil
Mesas e cadeiras Estacionamento
Geradores Outros
Uniformes
Estacionamento
Outros
Total Total
Custos projetados
LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA
Aluguel Incêndio
Ambientação Indenização dos 
trabalhadores
Infra-estrutura Outros
SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA
Coordenador ConsultoresCoordenador Consultores
Artistas Equipe de produção
Trabalhadores Outros
Subtotal Total
Custos projetados
SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA
Checagem de segurança Formas de pagamento
Equipamento Auditoria
Recursos Humanos Outros
Total Total
LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIALIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIA
Antes Staff
Durante Convidados
Depois Carga
Total Total
Custos projetados
ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA
Meios de hospedagem Documentação 
necessária para 
realização do evento
Total Total
Custos projetados
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Total
COORDENAÇÃO E 
DESENVOLVIMENTODESENVOLVIMENTO
• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,
armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e
consumo.
a. Suprimentos
b. Transporte
c. Operação
d. Controle de fluxo
Coordenação e desenvolvimento
d. Controle de fluxo
e. Rede de informações.
Elaboração de estratégias
• Planejamento Estratégico:
a. Missão
b. Visão 
c. Valores
d. Metas
e. Objetivose. Objetivos
f. Análise da situação
g. Parceiros no evento
h. Identificação de estratégias alternativas
i. Avaliação e seleção de estratégia
j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles
k. Avaliação do evento e feedback
Recursos Humanos
Estratégias e objetivos dos recursos humanos:
a. Melhoria da qualidade
b. Eficácia organizacional
c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e legais
d. Formação de pessoal:
1. Análise da função
2. Descrições da função
3. Especificações de função
4. Políticas e procedimentos
5. Recrutamento e seleção
6. Entrevistas
7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional
8. Supervisão e avaliação
ORGANIZAÇÃO:
MOMENTO DE VERIFICAÇÃO 
E CHECAGEME CHECAGEM
Verificação e checagem
• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos 
da montagem, como:
a. Local
b. Audiência e convidados
c. Palcoc. Palco
d. Energia elétrica
e. Luzes
f. Som
g. Audiovisuais e efeitos especiais
h. Objetos cenográficos 
i. Decoração
Verificação e checagem
a. Serviço de A&B
b. Artistas
c. Equipe
d. Hospitalidade
e. Cronograma da produção
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou 
distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a 
característica do evento. São e elas:
a. Mesa em I
1. Imperial ou francesa
2. Inglesa:2. Inglesa:
b. Mesa em T
c. Mesa em U
d. Mesa em E
e. Mesa em V
f. Mesa em leque ou espinha de peixe
g. Outras formações de disposição das mesas
h. Mesa redonda
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição das cadeiras
• Decoração da mesa principal
• Enxoval de mesa:
a. Toalhas
b. Guardanapos b. Guardanapos 
c. Plissês para carrinho ou balcão;
d. Saias de mesa;
e. Cobre-manchas;
a. Tecidos de proteção
PÓS-EVENTO:
O QUE REALIZAR?O QUE REALIZAR?
Pós-Evento
• Pós-evento:
a. Pontualidade do evento
b. Local
c. Ingresso e entrada
d. Montagem
e. Padrão de atuaçãoe. Padrão de atuação
f. Número de pessoal e desempenho de tarefas
g. Segurança
h. Comunicações
i. Informação e sinalização
j. Transporte
k. Estacionamento
l. A&B
Pós-Evento
• Toaletes
• Atendimento médico
• Presença do patrocinador ou apoiador
• Decoração
• Divulgação• Divulgação
• Agradecimentos
• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.
MESTRE DE CERIMÔNIAS
Mestre de cerimônias
• Função 
• postura 
• preparação Anterior 
• Exercícios de relaxamento• Exercícios de relaxamento
Bibliografia
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de 
eventos. Rio de Janeiro:Editora 
Campus,2003.Campus,2003.
• Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de 
eventos, 1997. 
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de 
eventos. São Paulo:Atlas,2003.