Cálculo e contabilização da folha de pagamento

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DESCRIÇÃO
Aspectos introdutórios sobre a contabilidade de folha de pagamento: cálculo da folha de
pagamento e encargos, contabilização da folha de pagamento, apropriação e pagamento da
folha e sua conciliação contábil.
PROPÓSITO
Compreender a importância da contabilidade da folha de pagamento e do seu impacto no
gerenciamento econômico e financeiro das empresas, bem como conhecer os principais
tributos e terminologias utilizadas pela contabilidade da folha de pagamento, é relevante para
gerenciar de forma eficaz e eficiente os recursos humanos de uma empresa, minimizando,
assim, possíveis problemas trabalhistas.
PREPARAÇÃO
Para dar início a este estudo, tenha acesso a uma calculadora ou um sistema eletrônico de
planilhas para fazer os cálculos necessários.
OBJETIVOS
MÓDULO 1
Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os
principais encargos
MÓDULO 2
Identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento
MÓDULO 3
Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil e à
auditoria
INTRODUÇÃO
Neste conteúdo, veremos como as empresas usam a contabilidade de folha de pagamento
para registrar os pagamentos a seus empregados e para tomar decisões sobre custos de folha
de pagamento. Compreenderemos como as regras contábeis se aplicam à contabilidade de
folha de pagamento e analisaremos os principais encargos relacionados ao setor de recursos
humanos de uma empresa.
Ainda, analisaremos a terminologia contábil e os princípios aplicados à contabilidade da folha
de pagamento e outras nomenclaturas aplicadas a ela. Por fim, discutiremos sobre a
apropriação e o pagamento de salários e benefícios e veremos como são feitas a conciliação
contábil e a auditoria.
MÓDULO 1
 Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e
os principais encargos
CONTABILIDADE DE FOLHA DE
PAGAMENTO
Gastos com folha de pagamento são inevitáveis para praticamente qualquer tipo de empresa.
Tanto empresas industriais quanto comerciais e de serviços, e até entidades sem fins
lucrativos, dependem de mão de obra para que tenham suas atividades operantes e assim
consigam atingir os seus objetivos e cumprir a sua missão.
Aprender acerca dos mais relevantes princípios contábeis aplicados à folha de pagamento e
também sobre os principais encargos financeiros e tributários relacionados é de fundamental
importância para que as entidades (empresas e organizações) possam funcionar de forma
legal e sem gerar problemas futuros para a instituição.
No Brasil, é comum empresas sofrerem processos tributários, que muitas vezes resultam em
custas judiciais não por má-fé, mas por inabilidade e falta de conhecimento na contabilização e
aplicação de leis trabalhistas, seja por cálculo errado de folhas, rescisão ou não pagamento de
benefícios.
Assim, o presente tópico abordará justamente o cálculo de folha de pagamento, com
informações e exemplos que mostrarão o passo a passo do cálculo de tais obrigações que as
entidades possuem com seus colaboradores.
ENCARGOS SOBRE A FOLHA DE
PAGAMENTO
Os encargos são os gastos que a empresa possui com relação à sua folha de pagamento, mas
que não aparecem nos contracheques de seus funcionários. Diferentemente dos encargos, os
valores de tributos e impostos que os empregados pagam aparecem no contracheque e são
chamados de descontos, que serão discutidos adiante.
A seguir, são descritos os encargos para uma empresa não optante do Simples Nacional.
Empresas optantes pelo Simples Nacional pagam os impostos de forma agrupada em um
boleto que junta o conjunto de tributos federais, estaduais e municipais que uma empresa deve
ao ente público. Neste estudo, focaremos as empresas que devem realizar esse cálculo
internamente, e não por meio de uma tabela pré-calculada do governo (caso do Simples
Nacional).
Encargo %
Contribuição patronal à Previdência Social (INSS) 20%
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 8%
Salário-educação 2,5%
SENAC e SESC 1,5%
SENAI e SESI 1%
SEBRAE 0,6%
INCRA 0,2%
Risco de Acidente do Trabalho (RAT) 1 a 3%
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
CONTRIBUIÇÃO PATRONAL À PREVIDÊNCIA
SOCIAL
O primeiro encargo, e também o maior, é a contribuição patronal à Previdência Social (pelo
Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS), mais conhecida como contribuição patronal.
Tal contribuição é de 20% sobre o salário do empregado e, diferentemente do caso do
desconto de INSS do empregado, não é reconhecido o teto, isto é, o valor de base é o valor
cheio do salário.
Há setores, entretanto, que podem fazer o cálculo da contribuição patronal sobre o valor da
receita bruta, e não sobre o valor da folha.
Para tais setores, há um percentual específico sobre a folha a partir do qual se deve fazer o
cálculo para pagamento da contribuição patronal, conforme apresentado a seguir:
Empresas de construção civil e obras de infraestrutura: 4,5% da receita bruta.
Empresas de transporte: 2% sobre a receita bruta.
Empresas jornalísticas e de radiodifusão: 1,5% da receita bruta.
Essas medidas visam desonerar esses setores, a fim de estimular a contratação de pessoal
por essas áreas da economia. Tal desoneração foi implementada em 2011 e até 2015 era
obrigatório que as empresas desses setores específicos fizessem o pagamento por meio do
cálculo deste percentual sobre a receita bruta. A partir de 2015, no entanto, as empresas
decidem o que é mais vantajoso para elas: a aplicação desse percentual ou o pagamento de
20% sobre o valor da folha.
FUNDO DE GARANTIA SOBRE O TEMPO DE
SERVIÇO
 VOCÊ SABIA
O Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço, mas conhecido pela sigla FGTS, foi criado em
1966 a fim de alterar a legislação da época que garantia estabilidade aos funcionários com
mais de 10 anos trabalhando na mesma empresa (demissão apenas por justa causa). Se fosse
demitido antes de completar 10 anos, o empregado teria direito a 1 mês de salário por ano de
trabalho, e se fosse demitido sem justa causa após ter adquirido a estabilidade, ele teria essa
indenização dobrada. Com o objetivo de flexibilizar essa legislação, o FGTS foi criado,
mantendo uma proteção ao trabalhador.
O recolhimento do FGTS também é feito sobre o décimo terceiro salário e o terço de férias.
Portanto, no fim das contas, assim como na legislação anterior, o empregado recebe cerca de
1 mês de indenização por ano trabalhado em sua rescisão (8% x 13,33 salários por ano =
1,0664 salário).
Um ponto importante acerca do FGTS é a multa paga pela empresa em caso de rescisão
sem justa causa no valor de 40% do saldo do FGTS depositado pela empresa, ou seja, um
percentual de 3,2% extra no recolhimento do salário mensal. Muitas vezes, as empresas fazem
um provisionamento contábil de valores, a fim de terem recursos para pagamento de rescisões,
caso sejam necessárias.
SALÁRIO-EDUCAÇÃO
O Salário-educação foi criado em 1964 como uma forma de financiar as despesas públicas
com o Ensino Básico. Originalmente, tal encargo era no valor de 2% do salário mínimo, mas
logo em 1965 foi alterado para 1,4% da folha de pagamento e sofreu novamente uma alteração
em 1975, quando a alíquota foi para 2,5%; 40% do valor arrecadado fica com o Fundo Nacional
de Desenvolvimento da Educação, enquanto 60% do valor é repartido entre estados e
municípios diretamente.
SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA
As contribuições para o SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA são geralmente
agrupadas, pois são formas de financiamento de agências paraestatais e INCRA, além de
terem percentuais menores. Somando todas essas contribuições, nós temos uma alíquota
efetiva de 3,3%.
RISCO DE ACIDENTE DO TRABALHO

O Risco de Acidente do Trabalho (RAT) é um percentual criado como forma de aumentar a
oneração de empresas cujos empregados executam funções mais arriscadas e que, portanto,
têm mais probabilidade de se aposentar antecipadamente pelo InstitutoNacional de
Seguridade Social (INSS).
Essa alíquota varia em 1%, 2% ou 3%, a depender do tipo de ocupação. De acordo com o
inciso II do art. 22 da Lei n.º 8212/1991, é devido o valor de 1% por empresas em cuja
atividade preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve, 2% para
aquelas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado médio e 3% para as
empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave.


Além disso, muitas vezes trabalhadores são expostos a agentes nocivos, conferindo a esses
trabalhadores o direito de se aposentar de forma antecipada, seja em 15, 20 ou 25 anos. Caso
haja esse tipo de atividade na empresa, as porcentagens aumentam para 6%, 9% e 12%,
respectivamente.
Observamos, portanto, que são muitos encargos diferentes que uma empresa tem de calcular
e pagar. Considerando uma empresa com risco de acidente de trabalho médio (ou seja,
alíquota de 2%), o valor total dos encargos será de:
20% + 8% + 2,5% + 1,5% + 1% + 0,6% + 0,2% + 2% = 35,80%.
Utilizando essa alíquota, caso uma empresa contrate um empregado com salário em sua
carteira de trabalho no valor de R$5.000,00, a empresa deverá pagar de encargos o valor de
R$5.000,00 x 35,80% = R$1.790,00.

Logo, o custo efetivo mensal desse empregado (ainda não contando o terço de férias nem o
valor do décimo terceiro salário, que veremos mais adiante) seria de R$6.790,00, e não
R$5.000,00. Esse cálculo demonstra a extrema importância de se levar em conta os encargos
trabalhistas na hora de se estabelecer um orçamento para contratação de pessoal.
SALÁRIO-FAMÍLIA
Existe ainda mais um encargo, o salário-família, mas que é pago diretamente ao trabalhador de
baixa renda. Trabalhadores que recebem um salário menor que um valor predeterminado pelo
governo federal (em 2021, esse valor é de R$1.503,25) também recebem um valor adicional
em seus salários por cada filho menor de 14 anos que possuem (em 2021, esse valor adicional
é de R$51,27). Ou seja, caso um trabalhador receba um salário de R$1.300,00 e possua dois
filhos, ele terá direito a R$102,54 a mais em seu contracheque custeados pelo empregador.
PRINCIPAIS ENCARGOS
O especialista Paulo Vianna Junior explica os principais encargos, suas origens e valores.
DESCONTOS E CÁLCULO DE FOLHA
Passaremos, agora, ao cálculo da folha de pagamento, também conhecido como cálculo de
contracheque. No entanto, para fazer o cálculo correto do contracheque, é necessário se
atentar aos principais descontos que recaem sobre a folha de pagamento, que são: o Imposto
de Renda da Pessoa Física (IRPF), a contribuição ao INSS, o vale-transporte, o vale-refeição
ou alimentação, bem como possíveis atrasos e faltas.
 
Foto: Shutterstock.com
IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA FÍSICA
Começaremos falando sobre IRPF descontado na fonte. Esse é um imposto de
responsabilidade do empregado, mas que o empregador é o responsável por recolher e fazer o
pagamento. Os valores variam de acordo com o salário do empregado, indo de 0 a 27,5%. Em
teoria, o governo federal deveria atualizar os valores de referência com o intuito de corrigi-los
conforme a inflação, mas isso não é feito desde 2015. A empresa deve estar atenta, portanto, a
possíveis alterações na tabela, a fim de recolher o imposto corretamente.
 
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CONTRIBUIÇÃO AO INSS
Assim como acontece com o desconto na fonte de IRPF, o valor da contribuição do empregado
para o INSS é progressivo, com descontos na faixa de 7,5%, 9%, 12% e 14%. Isso gera uma
taxa efetiva de 7,5% para os que ganham até um salário mínimo e de 11,69% para quem
ganha acima do teto. Diferentemente do IRPF recolhido na fonte, a contribuição do empregado
para o INSS sofre mudanças em seus valores de referência todos os anos, de acordo com a
mudança do salário mínimo e do teto. Por isso, a empresa deve estar atenta às alterações
anuais na tabela para que não haja erros no recolhimento da contribuição do empregado.
 
Foto: rafapress/Shutterstock.com
VALE-TRANSPORTE
O vale-transporte é uma obrigação para as empresas que não oferecem transporte para seus
funcionários. No caso de vale-transporte, a empresa pode descontar até 6% do salário do
empregado para realizar o pagamento das passagens para o colaborador. Buscando atrair
empregados, muitas vezes as empresas descontam apenas R$ 1,00 de seus funcionários para
o pagamento de vale-transporte. Esse pequeno valor é descontado porque, se não há um
desconto ou uma contrapartida do benefício para o funcionário, isso se configura um salário in
natura, e a empresa deve realizar os pagamentos dos encargos de salário sobre esse valor.
Assim, muitas empresas realizam esse desconto de valor simbólico para estarem de acordo
com a lei.
 EXEMPLO
Suponhamos que um empregado ganhe um salário de R$2.000,00 e que trabalhe 22 dias no
mês (30 dias menos 8 dias de fins de semana). O empregado utiliza um ônibus para ir ao
trabalho e um para retornar, cujo valor da passagem é de R$5,00. O valor do vale-transporte
seria de:
R$5,00 × 2 × 22 = R$5,00 × 44 = R$220,00
Com isso, a empresa poderá descontar até 6% × R$2.000,00 = R$120,00 como contrapartida
do empregado, e ela deverá arcar com o valor restante de R$220,00 - R$120,00 = R$100,00.
Caso a parcela de 6% seja maior que o valor do vale-transporte, apenas o valor do vale deverá
ser descontado, e não a parcela de 6%.
VALE-REFEIÇÃO OU ALIMENTAÇÃO
O vale-alimentação (ou refeição) não é uma obrigação das empresas, mas muitas oferecem
como benefício para seus empregados. Nesse caso, a empresa pode descontar até 20% como
contrapartida do funcionário, mas, como no caso do vale-transporte, muitas descontam apenas
R$1,00.
Considerando 22 dias úteis no mês com um vale-refeição de R$20,00 por dia, a empresa
deverá pagar 22 × R$20,00 = R$440,00 de vale-refeição, podendo descontar até 20% ×
R$440,00 = R$88,00 de contribuição de seus funcionários.
Um dos principais incentivos para oferecimento do vale-alimentação é o Programa de
Alimentação do Trabalhador (PAT), que dá às empresas a possibilidade de deduzir até 4% do
Imposto de Renda de Pessoa Jurídica devido ao pagamento de alimentação de seus
funcionários. O principal intuito desse programa instituído em 1998 foi incentivar empresas a
terem programas de alimentação para funcionários, melhorando a alimentação de pessoas
assalariadas de baixa renda.
ATRASOS E FALTAS
Para encerrar este tópico, abordaremos brevemente os descontos por atrasos e faltas. É
importante destacar que esses descontos só podem ser aplicados nos casos em que não haja
uma justificativa plausível do funcionário. Se um funcionário se atrasar porque o seu
transporte sofreu avaria, por causa de um temporal ou por um acidente que engarrafou o
trânsito, a empresa não pode descontar esse valor. Entretanto, se o funcionário acordou
atrasado, perdeu o horário de seu transporte, ou possua qualquer outra justificativa que não
seja de força maior, o empregador pode aplicar o desconto. O mesmo se aplica para faltas.
Muitas empresas, contudo, possuem uma tolerância para atrasos, como não realizar desconto
se o atraso foi inferior a 15 minutos e no caso de o atraso não ser recorrente. Não obstante,
muitas empresas também oferecem um benefício chamado de dias fruitivos, nos quais o
empregado pode faltar ao trabalho sem dar qualquer justificativa, desde que avise com
antecedência à sua chefia. Normalmente, esses benefícios são limitados a apenas alguns dias
por ano.
Agora que aprendemos os principais encargos e descontos na folha, já podemos realizar seu
cálculo e sua contabilização. Esse será o assunto do nosso próximo módulo!
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. QUAL DAS SEGUINTES ALTERNATIVAS SE CARACTERIZA COMO
DESCONTO EM FOLHA DE PAGAMENTO?
A) Contribuição patronal ao INSS.
B) Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
C) Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte.
D) Risco de Acidente do Trabalho.
E) Salário-Educação.
2. EMUM MÊS DE 22 DIAS, UM EMPREGADO QUE GANHA R$4.000,00
POR MÊS SE UTILIZA DE UMA PASSAGEM DE TREM E UMA DE ÔNIBUS
PARA TRABALHAR, CUSTANDO R$11,00 POR PERCURSO DE IDA E
R$11,00 POR PERCURSO DE VOLTA. QUAL O VALOR MÁXIMO DO
DESCONTO COM VALE-TRANSPORTE QUE A EMPRESA PODE
REALIZAR NO SALÁRIO DE SEU EMPREGADO NESSE MÊS?
A) R$800,00
B) R$484,00
C) R$400,00
D) R$320,00
E) R$240,00
GABARITO
1. Qual das seguintes alternativas se caracteriza como desconto em folha de
pagamento?
A alternativa "C " está correta.
 
A contribuição patronal ao INSS, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o Risco de
Acidente do Trabalho e o Salário-Educação são encargos da folha de pagamento de
responsabilidade do empregador. O Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte,
entretanto, não é um encargo, mas é descontado do salário do empregado.
2. Em um mês de 22 dias, um empregado que ganha R$4.000,00 por mês se utiliza de
uma passagem de trem e uma de ônibus para trabalhar, custando R$11,00 por percurso
de ida e R$11,00 por percurso de volta. Qual o valor máximo do desconto com vale-
transporte que a empresa pode realizar no salário de seu empregado nesse mês?
A alternativa "E " está correta.
 
O valor do benefício é de R$11,00 × 2 × 22 = R$484,00. O valor dos 6% do salário do
empregado é de 6% × R$4.000,00 = R$240,00. Como o valor do benefício de vale-transporte é
superior ao valor de R$240,00, a empresa pode descontar até R$240,00 do salário do
empregado.
MÓDULO 2
 Identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento
LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Os lançamentos contábeis constituem-se no reconhecimento e no registro dos fatos contábeis
em determinado período.
Neste módulo, aplicaremos o conhecimento relativo aos encargos — contribuição patronal
do INSS, Fundo de Garantia sobre Tempo de Serviço, Salário-Educação, Risco de
Acidente de Trabalho e contribuições SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA — e
aos descontos — Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte, contribuição do
empregado ao INSS, vale-transporte, vale-alimentação, entre outros — por meio de
lançamentos contábeis de uma empresa com um funcionário, bem como a apuração da sua
folha de pagamentos.
EXEMPLO DE CÁLCULO DA FOLHA
TRÊS SÓCIOS ADVOGADOS DECIDEM ABRIR UMA
EMPRESA DE ADVOCACIA.
Eles alugam uma sala comercial para realizarem as suas operações e os encontros com os
clientes e contratam uma secretária para que ela possa atender aos clientes bem como fazer o
serviço administrativo da empresa.
Foi acordado um salário de R$1.500,00 por mês, mais vale-alimentação no valor de R$350,00
com desconto de R$1,00 na folha, e mais o valor de R$300,00 de vale-transporte, com o
respectivo desconto de 6% na folha de pagamento.
A empresa não faz parte do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) e, por isso, não
pode fazer o desconto do seu Imposto de Renda de Pessoa Jurídica do valor do vale-
alimentação. Tanto o vale-alimentação quanto o vale-transporte foram acertados de serem
pagos de forma antecipada pela empresa, isto é, a empresa paga o vale-alimentação de
fevereiro junto com o salário referente ao mês de janeiro. Para fins de salário-família, essa
empregada declarou ter um filho de 6 anos de idade.
A secretária começou a trabalhar em 1º de março de 2021 e já recebeu o vale-alimentação e o
vale-transporte. Ela trabalhou todo o mês de março e recebe seu salário em 1º de abril.
Como deve ser o seu contracheque do mês de março?
CÁLCULO DOS DESCONTOS
Primeiramente, temos de calcular os descontos. Como a secretária recebe R$1.500,00, ela é
isenta de recolher o valor de Imposto de Renda da Pessoa Física e, por isso, não sofre
nenhum tipo de desconto referente a esse imposto.
Quanto à contribuição dela para o INSS, é necessário utilizar a tabela fornecida pelo governo
federal para fazer o cálculo.
Os parâmetros para desconto de INSS no ano de 2021 estão demonstrados a seguir:
Salário de contribuição Alíquota
Até R$ 1.100,00 7,50%
R$ 1.100,01 até R$ 2.203,48 9,00%
R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22 12,00%
R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57 14,00%
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
Tendo em vista que o salário da secretária é de R$1.500,00, ela contribuirá com 7,50% sobre o
valor de R$1.100,00 mais 9% sobre o valor de R$400,00.
O valor a ser descontado será determinado assim:
7,50% × R$1.100,00 + 9,00% × R$400,00 = R$82,50 + R$36,00 = R$118,50.
Portanto, será descontado no contracheque da funcionária o valor de R$118,50 para o
pagamento do INSS, tendo assim uma alíquota de desconto efetiva de 7,9%.
VALE-TRANSPORTE
No que diz respeito ao vale-transporte, será descontado o valor de 6% do salário dela: 6% x
R$1.500,00 = R$90,00. Ou seja, dos R$300,00 de vale-transporte, a funcionária contribui com
R$90,00 e a empresa com R$210,00.
VALE-ALIMENTAÇÃO
No caso do vale-alimentação, há apenas o desconto simbólico de R$1,00.
SALÁRIO-FAMÍLIA
Com referência ao salário-família, a empregada faz jus ao valor de R$51,27 por receber menos
de R$1.503,25 e possuir um filho menor de 14 anos.
Adicionalmente, como a colaboradora não teve nenhum atraso ou falta no mês, ela não sofrerá
mais nenhum desconto em seu contracheque além dos que já abordamos anteriormente. A
partir desses dados, já temos todas as informações para calcular o seu contracheque.
A seguir, é demonstrado o contracheque da colaboradora do exemplo.
Contracheque
Descrição Proventos Descontos
Salário R$ 1.500,00
javascript:void(0)
javascript:void(0)
javascript:void(0)
Salário-família R$ 51,27
INSS R$ 118,50
Vale-transporte (ref. Março) R$ 90,00
Vale-alimentação (ref. Março) R$ 1,00
Total R$ 1.551,27 R$ 209,50
Salário líquido R$ 1.341,27
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
O valor a ser depositado na conta da secretária no dia 1º de abril é de R$1.341,27,
correspondente ao seu salário líquido.
CÁLCULO DOS ENCARGOS
Agora passaremos a calcular os encargos que a empresa é responsável pelo recolhimento da
folha de pagamento do exemplo.
O primeiro encargo é a contribuição patronal ao INSS de 20% dos R$1.500,00, sendo,
portanto, no valor de R$300,00.
Outro encargo a ser calculado é o valor a ser depositado a fim de contribuir com o Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Esse encargo é de 8% do salário, sendo, portanto, de
R$120,00.
As contribuições para o SENAC-SEST-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA somam 3,3% do salário,
constituindo um montante total de R$49,50.
Como o Risco de Acidente de Trabalho é baixo, o valor dessa contribuição é de 1%, totalizando
R$15,00.
A partir desses valores, podemos calcular o custo financeiro real dessa colaboradora para a
sua empresa. A tabela a seguir apresenta esses valores.
Salário líquido R$ 1.341,27
INSS R$ 448,50
FGTS R$ 120,00
Contribuições paraestatais R$ 49,50
RAT R$ 15,00
Vale-alimentação R$ 350,00
Vale-transporte R$ 300,00
Valor financeiro R$ 2.624,27
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
Contando com todos os benefícios e encargos, o custo para a empresa é de R$2.624,27 e não
apenas de R$2.150,00, como é o valor bruto do salário mais benefícios da colaboradora
(R$1.500,00 de salário mais R$650,00 somando o vale-alimentação e o vale-transporte).
Entretanto, esse cálculo não leva em conta que, por trabalhar um mês, a funcionária já faz jus a
um doze avos tanto de férias quanto de décimo terceiro salário. Logo, a empresa deve
provisionar o valor de um doze avos de um terço de seu salário para pagamento de férias e de
um doze avos de seu salário para pagamento do décimo terceiro. O cálculo será conforme
demonstrado abaixo:
FÉRIAS 
 
DÉCIMO TERCEIRO = 112×R$1.500,00 = R$125,00
 Atenção! Para visualização completa da equação utilize a rolagem horizontal
O valor a ser provisionado para o pagamento de férias e de décimo terceiro totaliza R$166,67.
Esse valor não considera o fato de que recaem sobre esses valores tanto a contribuição
patronaldo INSS como o FGTS e os outros encargos.
No caso dessa empresa, os encargos somam 20% + 8% + 3,3% + 1% = 32,3%. Assim, além
do valor de R$166,67, a empresa deve provisionar o valor de R$53,80 a fim de realizar os
pagamentos dos encargos relacionados ao décimo terceiro salário e às férias. Por fim, o custo
real mensal da colaboradora, considerando as provisões contábeis, será de R$2.624,27 +
R$166,67 + R$53,83 = R$2.844,77.
Agora que já temos o custo real da folha e todos os dados, nós poderemos realizar a
contabilização desses valores, que será detalhada a seguir.
CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA
Para fazer a contabilização da folha, primeiramente, precisamos das datas dos lançamentos e
dos pagamentos, com o objetivo de realizar os lançamentos na contabilidade nas datas e
ordens corretas.
A partir disso, podemos detalhar as seguintes ordens das datas e dos fatos contábeis:
1º de março – Pagamento do vale-transporte e do vale-alimentação.
31 de março – Fim do mês e criação da obrigação salarial.
1º de abril – Data de pagamento do salário.
20 de abril – Data do recolhimento dos impostos e encargos.
Os lançamentos contábeis, nesse caso, são os seguintes:
DIA 1º DE MARÇO (PAGAMENTO DO VALE-
TRANSPORTE E DO VALE-ALIMENTAÇÃO)
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$650,00
C – Caixa = R$650,00
DIA 31 DE MARÇO (RECONHECIMENTO CONTÁBIL DO
SALÁRIO)
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$633,00
C – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$55,13
C – Provisão para Férias = R$55,13
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$165,37
C – Provisão para Décimo Terceiro = R$165,37
DIA 1º DE ABRIL (PAGAMENTO DO SALÁRIO)
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
DIA 20 DE ABRIL (PAGAMENTO DOS IMPOSTOS E
ENCARGOS)
D – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
C – Caixa = R$633,00
Conforme podemos notar nos lançamentos, o total das despesas com salários, benefícios e
encargos somam R$650,00 + R$1.341,27 + R$633,00 + R$55,13 + R$165,37 = R$2.844,77,
que é igual ao valor real que calculamos anteriormente.
 SAIBA MAIS
É importante ressaltar como alguns valores foram calculados. O valor de R$633,00 de
impostos e encargos é resultado da soma dos valores de R$448,50 de INSS, R$120,00 de
FGTS, R$49,50 de contribuições paraestatais, e os R$ 15,00 de Risco de Acidente de
Trabalho. Ademais, os R$650,00 contabilizados no dia 1º de março se referem à soma dos
valores do vale-alimentação e do vale-transporte de R$350,00 e R$300,00, respectivamente.
Finalmente, os valores de R$55,13 e R$165,37 se referem às provisões de férias (R$41,67), e
décimo terceiro (R$ 125,00), com o adicional de 32,3% de encargos sobre esses valores.
CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA
O especialista Paulo Vianna Junior explica os lançamentos contábeis relativos à folha de
pagamento, conforme exemplificado no texto.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. NO ANO DE 2021 UMA PESSOA RECEBE UM SALÁRIO DE R$4.200,00.
QUAL O VALOR DA CONTRIBUIÇÃO AO INSS DESCONTADO EM SEU
CONTRACHEQUE?
A) R$315,00
B) R$378,00
C) R$439,29
D) R$462,00
E) R$490,98
2. UMA EMPRESA REALIZA O PAGAMENTO DE SEUS FUNCIONÁRIOS
TODO QUINTO DIA DO MÊS. EM QUAL DATA ELA DEVERÁ PROVISIONAR
OS VALORES PARA PAGAMENTO DE SEUS FUNCIONÁRIOS?
A) Quinto dia do mês atual.
B) Quinto dia do mês anterior.
C) Primeiro dia do mês atual.
D) Primeiro dia do mês anterior.
E) Último dia do mês anterior.
GABARITO
1. No ano de 2021 uma pessoa recebe um salário de R$4.200,00. Qual o valor da
contribuição ao INSS descontado em seu contracheque?
A alternativa "C " está correta.
 
Para saber qual valor deve ser descontado no contracheque, devemos considerar os
percentuais e os pontos de corte de descontos do INSS, apresentados em tabela
anteriormente. Assim vemos que incidirá uma taxa de 7,5% sobre R$1.100,00, 9% sobre
R$1.103,48, 12% sobre R$1.101,74 e 14% sobre R$894,78. O total da contribuição será o
resultado da seguinte soma: R$82,50 + R$99,31 + R$132,21 + R$125,27 = R$439,29.
2. Uma empresa realiza o pagamento de seus funcionários todo quinto dia do mês. Em
qual data ela deverá provisionar os valores para pagamento de seus funcionários?
A alternativa "E " está correta.
 
A empresa deve fazer a provisão para o pagamento de seus funcionários quando surgem a
obrigação de a empresa realizar esse pagamento e o direito do funcionário de receber o seu
salário. Essa obrigação surge após o mês trabalhado, portanto, após a jornada de trabalho no
último dia de cada mês.
MÓDULO 3
 Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil
e à auditoria
PRIMEIRAS PALAVRAS
Neste módulo, aprenderemos sobre como são realizados, dentro de uma entidade, a
apropriação, o pagamento e a conciliação da folha de pagamento de seus funcionários.
Abordaremos exemplos de como se dá a apropriação de benefícios, tais como férias e décimo
terceiro salário, que possuem prazos de apropriação maiores. Adicionalmente também
falaremos sobre a conciliação da folha de pagamento, bem como sobre processos de auditoria
interna que visam garantir que a empresa esteja seguindo toda a legislação trabalhista vigente.
APROPRIAÇÃO
A apropriação contábil dos valores a pagar tanto de salários como encargos e benefícios se dá
pelo regime de competência, ou seja, os valores devem ser contabilizados no último dia de
trabalho do mês de competência do salário que será pago, conforme aprendemos
anteriormente.
Entretanto, há pontos importantes que devem ser considerados quanto à apropriação. Como o
valor a ser apropriado deve ser calculado no último dia trabalhado, firmas que possuem
escalas de trabalho diferentes irão apropriar valores diferentes.
 EXEMPLO
Em um mês de 31 dias, quando o dia 31 é um sábado ou domingo, uma empresa que trabalha
nos fins de semana poderá, por exemplo, apropriar os salários apenas no dia 31, pois o fim de
semana ainda é dia de trabalho para uma parcela de seus funcionários. Já uma empresa que
fecha aos fins de semana irá apropriar os salários no dia 30, ou ainda no dia 29, a depender de
quando ocorrerá o último dia útil de trabalho.
As principais apropriações que ocorrem quanto à folha de pagamentos são as apropriações de
férias e de décimo terceiro.
Ao contrário das apropriações de salários mensais, que são zeradas mensalmente, as de férias
e décimo terceiro são apropriadas durante 12 meses antes de serem zeradas.
Além disso, frequentemente os funcionários demoram mais do que 12 meses para tirar férias,
seja devido a uma necessidade do funcionário de tirar suas férias em uma data da sua
conveniência, ou a uma necessidade da empresa, que deve coordenar as férias de seus
colaboradores, a fim de que não haja prejuízo nas atividades. Assim, a conta de provisão de
férias não é zerada ao fim de 12 meses.
Tendo em vista que valores de vale-alimentação (ou refeição) e vale-transporte são
depositados de forma adiantada, ou seja, para o trabalhador utilizar no mês corrente, eles não
costumam gerar uma apropriação contábil, indo direto para as despesas.
PAGAMENTO
Com o pagamento de salário, benefício ou encargos, deve-se fazer lançamento contábil que
zere a apropriação feita anteriormente para o pagamento. Para zerar a apropriação, deve ser
feito um lançamento contrário ao feito na apropriação, ou seja, um crédito é zerado com um
débito de igual valor e um débito é zerado com um crédito.
Utilizando o exemplo do módulo anterior, vejamos os lançamentos de apropriação e pagamento
de salário abaixo:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
Nesse caso, a conta de Salários a Pagar (Passivo) foi zerada, tendo em vista que foram feitos
nela dois lançamentosde igual valor (R$1.341,27), no entanto, um de crédito e outro de débito,
que no fim se anularam.
Com o pagamento, a obrigação se exaure e não há mais o valor a aparecer no balanço, o que
gera justamente essa “anulação” de lançamentos.
Vejamos agora como funciona o pagamento de férias. Para facilitar a compreensão do
exemplo, vamos supor que não haja nenhum tipo de imposto ou encargo no pagamento de
férias.
O salário dessa pessoa é de R$2.700,00 e, portanto, o valor do terço constitucional a ser pago
é de R$900,00. Como a fração de um doze avos desse valor é apropriada todos os meses, o
valor de R$75,00 é lançado mensalmente na conta de Provisão para Férias.
Portanto, no 12º mês, são feitos os seguintes lançamentos:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$75,00
C – Provisão para Férias = R$75,00
D – Provisão para Férias = R$900,00
C – Caixa = R$900,00
Com esse lançamento, a conta de Provisão para Férias foi zerada e agora essa pessoa pode
desfrutar de suas férias.
CONCILIAÇÃO E AUDITORIA
A conciliação contábil é extremamente importante para que a contabilidade reflita de forma
correta e fidedigna a realidade econômica e financeira da instituição. Além disso, como
estamos falando de valores devidos a empregados, caso esses valores sejam calculados de
forma errada, isso pode gerar litígios judiciais custosos para a empresa.
 
Ainda, se a empresa não calcular de forma correta os encargos, podem surgir problemas com
o fisco nacional, o que tem chances de ser muito custoso para a empresa. Assim sendo, a
conciliação contábil é essencial para evitar possíveis problemas e diminuir possíveis custos de
juros e multas, além de gastos judiciais.
 
Normalmente, o setor de recursos humanos de uma empresa é responsável por fazer a
gerência e o cálculo de valores devidos e pagos a seus funcionários, gerando, assim, uma
planilha financeira para cada colaborador. Juntamente com o setor financeiro, que é o
responsável pela efetivação dos pagamentos para os empregados, esses setores alimentam o
setor contábil com os dados e valores a serem contabilizados.
Muitas vezes, entretanto, há erros e possíveis divergências nos lançamentos contábeis ao
serem comparados com os dados financeiros e de recursos humanos, tais como o lançamento
de valor incorreto, em data incorreta ou o esquecimento de um lançamento. Caso isso ocorra,
as contas de apropriação não conseguirão ser zeradas com o pagamento dos salários,
benefícios e encargos aos colaboradores. Com a conciliação contábil, essa possibilidade
diminui.
O papel da conciliação é confrontar os documentos financeiros e de recursos humanos com os
lançamentos contábeis a fim de encontrar algum erro ou esquecimento. Caso problemas sejam
identificados, o lançamento contábil é modificado, apagado ou realizado.
 EXEMPLO
Utilizando o caso exemplificado anteriormente, do lançamento mensal de R$75,00 por 12
meses para se apropriar as férias de uma pessoa colaboradora, pode ser que em um mês o
lançamento não tenha sido feito, então, esse lançamento deve ser realizado na conciliação.
Pode ser que o lançamento em um mês tenha sido feito dobrado, assim, um dos dois
lançamentos deve ser apagado. Finalmente, pode haver um erro no lançamento, como uma
apropriação de R$7,50 ao invés de R$75,00. Nesse caso, esse lançamento deve ser
modificado para o valor correto de R$75,00.
A conciliação tem como objetivo, então, evitar erros entre a contabilidade e os documentos
gerados por outros setores da empresa. Esse processo, entretanto, não evita erros quando
estes não foram gerados pela contabilidade, mas sim pelo setor de recursos humanos ou pelo
setor financeiro. Como uma empresa pode evitar esse tipo de erro? A resposta se dá por meio
de uma auditoria.
Muitas empresas possuem um setor de auditoria interna cujo trabalho é auditar contas e
documentos gerados internamente a fim de encontrar possíveis erros, fraudes ou negligências.
Esse processo pode se dar por meio de amostra, quando o setor de auditoria interna escolhe
alguns documentos de forma aleatória para fazer uma análise e verificar possíveis erros. Nesse
tipo de auditoria, nem todos os documentos são verificados, tendo em vista que seria um
processo muito trabalhoso e custoso para a empresa.
Contudo, nos últimos anos, a auditoria contínua está se tornando cada vez mais comum. Com
a maioria dos processos computadorizados e padronizados, agora é possível fazer uma
auditoria “em tempo real” por meio de aplicações e programas especializados. Diferentemente
da auditoria por amostra, nesse caso todos os documentos são analisados e não apenas parte
deles.
Agora nós já aprendemos sobre a apropriação, o pagamento, a conciliação e a auditoria de
assuntos, processos e lançamentos realizados com referência à folha de pagamento. Por fim,
esta é questão mais importante a ser lembrada: esses processos são todos criados a fim de se
mitigar possíveis problemas e erros no cálculo e na execução da folha de pagamento. Isso é de
extrema importância em um país com uma legislação trabalhista tão complexa quanto a
brasileira!
CONCILIAÇÃO E AUDITORIA
O especialista Paulo Vianna Junior explica os processos de conciliação e auditoria interna e
sua importância.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. UMA EMPRESA APROPRIOU, DURANTE 12 MESES, O VALOR DO
TERÇO CONSTITUCIONAL A FIM DE REALIZAR O PAGAMENTO DAS
FÉRIAS DE SEUS TRABALHADORES. COM O PAGAMENTO DAS FÉRIAS,
A OBRIGAÇÃO É EXTINTA, E COM ISSO DEVE SER FEITO UM
LANÇAMENTO PARA “ZERAR” ESSA OBRIGAÇÃO. 
ESSE LANÇAMENTO É
A) um débito no Passivo.
B) um crédito no Passivo.
C) um Débito em Receita.
D) um crédito em Receita.
E) um débito em Despesa.
2. A AUDITORIA CONTÍNUA NA FOLHA DE PAGAMENTOS PODE AJUDAR
UMA ORGANIZAÇÃO A EVITAR POSSÍVEIS PROBLEMAS DE ERROS E
FRAUDES. COMO A AUDITORIA CONTÍNUA AJUDA NESSE PROCESSO?
A) Mediante uma auditoria aleatória.
B) Mediante uma auditoria amostral.
C) Mediante conciliação contábil.
D) Mediante uma análise da totalidade dos documentos.
E) Mediante uma análise de um subgrupo dos documentos.
GABARITO
1. Uma empresa apropriou, durante 12 meses, o valor do terço constitucional a fim de
realizar o pagamento das férias de seus trabalhadores. Com o pagamento das férias, a
obrigação é extinta, e com isso deve ser feito um lançamento para “zerar” essa
obrigação. 
Esse lançamento é
A alternativa "A " está correta.
 
Uma empresa faz a apropriação dos valores de férias por meio de lançamentos a crédito no
Passivo. Para zerar esses lançamentos, deve ser feito um lançamento contrário, nesse caso, a
débito no mesmo Passivo.
2. A auditoria contínua na folha de pagamentos pode ajudar uma organização a evitar
possíveis problemas de erros e fraudes. Como a auditoria contínua ajuda nesse
processo?
A alternativa "D " está correta.
 
Uma empresa pode realizar a auditoria contínua por meio de aplicativos ou programas que
analisam a totalidade dos documentos procurando erros e/ou fraudes. Diferentemente da
auditoria interna por amostragem, que só se utiliza de uma amostra de documentos, a contínua
analisa todos automaticamente.
CONCLUSÃO
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste estudo, falamos sobre os principais pontos introdutórios acerca da contabilidade de folha
de pagamento e do seu cálculo. Abordamos diversos assuntos relacionados à folha de
pagamento, tais como: o cálculo da folha de pagamento e encargos, a contabilização da folha
de pagamento, a apropriação e o pagamento da folha, bem como sua conciliação contábil.
Aprendemos a fazer o cálculo de uma folha de pagamento de modo a seguir as
regulamentações trabalhistas do Brasil, considerando salário, benefícios, impostos e encargos.
Além disso, também aprendemos que a contabilidade, por meio do seu regime de
competência, exige a apropriação desses valores no mês de competência do salário, tornando
necessárias as contas de apropriação para lançamentos.
Finalmente, também falamos sobre a necessidade de uma conciliação contábil ede uma
auditoria, de modo a garantir que os lançamentos contábeis sejam corretos e fidedignos a
ponto de demonstrar acertadamente a realidade econômica e financeira da empresa quanto à
sua folha de pagamento.
Portanto, ao concluir este estudo, você possui os conhecimentos e as competências
necessárias para atuar na área de Recursos Humanos, sendo capaz de preparar e analisar
obrigações e cálculos tributários e trabalhistas relacionados à folha de pagamento.
AVALIAÇÃO DO TEMA:
REFERÊNCIAS
BORINELLI, M. L.; PIMENTEL, R. C. Contabilidade para gestores, analistas e outros
profissionais: de acordo com os pronunciamentos do CPC (Comitê de Pronunciamentos
Contábeis) e IFRS (Normas Internacionais de Contabilidade). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
GELBCKE, E.; SANTOS, A. dos; IUDÍCIBIS, S. de; MARTINS, E. Manual de Contabilidade
Societária: aplicável a todas as sociedades de acordo com as normas internacionais e do
CPC. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
MARTINS, E. Contabilidade de custos. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
EXPLORE+
Caso você não esteja muito familiarizado com a linguagem contábil, bem como com a
contabilidade na área de Recursos Humanos, indicamos o livro Contabilidade para gestores,
analistas e outros profissionais: de acordo com os pronunciamentos do CPC e IFRS, de
Márcio Luiz Borinelli e Renê Coppe Pimentel. O livro trata do assunto abordado neste estudo e
de muitos outros em uma linguagem fácil e menos contábil, a fim de transmitir os conceitos
para outros profissionais que não são desta área.
CONTEUDISTA
Rodrigo de Oliveira Leite