Aula 1 - Cálculo e contabilização da folha de pagamento

Prévia do material em texto

DESCRIÇÃO
Aspectos introdutórios sobre a contabilidade de folha de pagamento: cálculo da folha de pagamento e encargos,
contabilização da folha de pagamento, apropriação e pagamento da folha e sua conciliação contábil.
PROPÓSITO
Compreender a importância da contabilidade da folha de pagamento e do seu impacto no gerenciamento
econômico e financeiro das empresas, bem como conhecer os principais tributos e terminologias utilizadas pela
contabilidade da folha de pagamento, é relevante para gerenciar de forma eficaz e eficiente os recursos humanos
de uma empresa, minimizando, assim, possíveis problemas trabalhistas.
PREPARAÇÃO
Para dar início a este estudo, tenha acesso a uma calculadora ou um sistema eletrônico de planilhas para fazer
os cálculos necessários.
OBJETIVOS
MÓDULO 1
Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os principais encargos
MÓDULO 2
Identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento
MÓDULO 3
Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil e à auditoria
INTRODUÇÃO
Neste conteúdo, veremos como as empresas usam a contabilidade de folha de pagamento para registrar os
pagamentos a seus empregados e para tomar decisões sobre custos de folha de pagamento. Compreenderemos
como as regras contábeis se aplicam à contabilidade de folha de pagamento e analisaremos os principais
encargos relacionados ao setor de recursos humanos de uma empresa.
Ainda, analisaremos a terminologia contábil e os princípios aplicados à contabilidade da folha de pagamento e
outras nomenclaturas aplicadas a ela. Por fim, discutiremos sobre a apropriação e o pagamento de salários e
benefícios e veremos como são feitas a conciliação contábil e a auditoria.
MÓDULO 1
 Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os principais
encargos
CONTABILIDADE DE FOLHA DE PAGAMENTO
Gastos com folha de pagamento são inevitáveis para praticamente qualquer tipo de empresa.
Tanto empresas industriais quanto comerciais e de serviços, e até entidades sem fins lucrativos, dependem de
mão de obra para que tenham suas atividades operantes e assim consigam atingir os seus objetivos e cumprir a
sua missão.
Aprender acerca dos mais relevantes princípios contábeis aplicados à folha de pagamento e também sobre os
principais encargos financeiros e tributários relacionados é de fundamental importância para que as entidades
(empresas e organizações) possam funcionar de forma legal e sem gerar problemas futuros para a instituição.
No Brasil, é comum empresas sofrerem processos tributários, que muitas vezes resultam em custas judiciais não
por má-fé, mas por inabilidade e falta de conhecimento na contabilização e aplicação de leis trabalhistas, seja por
cálculo errado de folhas, rescisão ou não pagamento de benefícios.
Assim, o presente tópico abordará justamente o cálculo de folha de pagamento, com informações e exemplos
que mostrarão o passo a passo do cálculo de tais obrigações que as entidades possuem com seus
colaboradores.
ENCARGOS SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO
Os encargos são os gastos que a empresa possui com relação à sua folha de pagamento, mas que não
aparecem nos contracheques de seus funcionários. Diferentemente dos encargos, os valores de tributos e
impostos que os empregados pagam aparecem no contracheque e são chamados de descontos, que serão
discutidos adiante.
A seguir, são descritos os encargos para uma empresa não optante do Simples Nacional. Empresas optantes
pelo Simples Nacional pagam os impostos de forma agrupada em um boleto que junta o conjunto de tributos
federais, estaduais e municipais que uma empresa deve ao ente público. Neste estudo, focaremos as empresas
que devem realizar esse cálculo internamente, e não por meio de uma tabela pré-calculada do governo (caso do
Simples Nacional).
Encargo %
Contribuição patronal à Previdência Social (INSS) 20%
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 8%
Salário-educação 2,5%
SENAC e SESC 1,5%
SENAI e SESI 1%
SEBRAE 0,6%
INCRA 0,2%
Risco de Acidente do Trabalho (RAT) 1 a 3%
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
CONTRIBUIÇÃO PATRONAL À PREVIDÊNCIA SOCIAL
O primeiro encargo, e também o maior, é a contribuição patronal à Previdência Social (pelo Instituto Nacional de
Seguridade Social – INSS), mais conhecida como contribuição patronal. Tal contribuição é de 20% sobre o salário
do empregado e, diferentemente do caso do desconto de INSS do empregado, não é reconhecido o teto, isto é, o
valor de base é o valor cheio do salário.
Há setores, entretanto, que podem fazer o cálculo da contribuição patronal sobre o valor da receita bruta, e não
sobre o valor da folha.
Para tais setores, há um percentual específico sobre a folha a partir do qual se deve fazer o cálculo para
pagamento da contribuição patronal, conforme apresentado a seguir:
Empresas de construção civil e obras de infraestrutura: 4,5% da receita bruta.
Empresas de transporte: 2% sobre a receita bruta.
Empresas jornalísticas e de radiodifusão: 1,5% da receita bruta.
Essas medidas visam desonerar esses setores, a fim de estimular a contratação de pessoal por essas áreas da
economia. Tal desoneração foi implementada em 2011 e até 2015 era obrigatório que as empresas desses
setores específicos fizessem o pagamento por meio do cálculo deste percentual sobre a receita bruta. A partir de
2015, no entanto, as empresas decidem o que é mais vantajoso para elas: a aplicação desse percentual ou o
pagamento de 20% sobre o valor da folha.
FUNDO DE GARANTIA SOBRE O TEMPO DE SERVIÇO
 VOCÊ SABIA
O Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço, mas conhecido pela sigla FGTS, foi criado em 1966 a fim de
alterar a legislação da época que garantia estabilidade aos funcionários com mais de 10 anos trabalhando na
mesma empresa (demissão apenas por justa causa). Se fosse demitido antes de completar 10 anos, o
empregado teria direito a 1 mês de salário por ano de trabalho, e se fosse demitido sem justa causa após ter
adquirido a estabilidade, ele teria essa indenização dobrada. Com o objetivo de flexibilizar essa legislação, o
FGTS foi criado, mantendo uma proteção ao trabalhador.
O recolhimento do FGTS também é feito sobre o décimo terceiro salário e o terço de férias. Portanto, no fim das
contas, assim como na legislação anterior, o empregado recebe cerca de 1 mês de indenização por ano
trabalhado em sua rescisão (8% x 13,33 salários por ano = 1,0664 salário).
Um ponto importante acerca do FGTS é a multa paga pela empresa em caso de rescisão sem justa causa no
valor de 40% do saldo do FGTS depositado pela empresa, ou seja, um percentual de 3,2% extra no recolhimento
do salário mensal. Muitas vezes, as empresas fazem um provisionamento contábil de valores, a fim de terem
recursos para pagamento de rescisões, caso sejam necessárias.
SALÁRIO-EDUCAÇÃO
O Salário-educação foi criado em 1964 como uma forma de financiar as despesas públicas com o Ensino Básico.
Originalmente, tal encargo era no valor de 2% do salário mínimo, mas logo em 1965 foi alterado para 1,4% da
folha de pagamento e sofreu novamente uma alteração em 1975, quando a alíquota foi para 2,5%; 40% do valor
arrecadado fica com o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação, enquanto 60% do valor é repartido
entre estados e municípios diretamente.
SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA
As contribuições para o SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA são geralmente agrupadas, pois são
formas de financiamento de agências paraestatais e INCRA, além de terem percentuais menores. Somando
todas essas contribuições, nós temos uma alíquota efetiva de 3,3%.
RISCO DE ACIDENTE DO TRABALHO

O Risco de Acidente do Trabalho (RAT) é um percentual criado como forma de aumentar a oneração de
empresas cujos empregados executam funções mais arriscadas e que, portanto, têm mais probabilidade de se
aposentar antecipadamente pelo Instituto Nacional deSeguridade Social (INSS).
Essa alíquota varia em 1%, 2% ou 3%, a depender do tipo de ocupação. De acordo com o inciso II do art. 22 da
Lei n.º 8212/1991, é devido o valor de 1% por empresas em cuja atividade preponderante o risco de acidentes do
trabalho seja considerado leve, 2% para aquelas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado
médio e 3% para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave.


Além disso, muitas vezes trabalhadores são expostos a agentes nocivos, conferindo a esses trabalhadores o
direito de se aposentar de forma antecipada, seja em 15, 20 ou 25 anos. Caso haja esse tipo de atividade na
empresa, as porcentagens aumentam para 6%, 9% e 12%, respectivamente.
Observamos, portanto, que são muitos encargos diferentes que uma empresa tem de calcular e pagar.
Considerando uma empresa com risco de acidente de trabalho médio (ou seja, alíquota de 2%), o valor total dos
encargos será de:
20% + 8% + 2,5% + 1,5% + 1% + 0,6% + 0,2% + 2% = 35,80%.
Utilizando essa alíquota, caso uma empresa contrate um empregado com salário em sua carteira de trabalho no
valor de R$5.000,00, a empresa deverá pagar de encargos o valor de R$5.000,00 x 35,80% = R$1.790,00.

Logo, o custo efetivo mensal desse empregado (ainda não contando o terço de férias nem o valor do décimo
terceiro salário, que veremos mais adiante) seria de R$6.790,00, e não R$5.000,00. Esse cálculo demonstra a
extrema importância de se levar em conta os encargos trabalhistas na hora de se estabelecer um orçamento para
contratação de pessoal.
SALÁRIO-FAMÍLIA
Existe ainda mais um encargo, o salário-família, mas que é pago diretamente ao trabalhador de baixa renda.
Trabalhadores que recebem um salário menor que um valor predeterminado pelo governo federal (em 2021, esse
valor é de R$1.503,25) também recebem um valor adicional em seus salários por cada filho menor de 14 anos
que possuem (em 2021, esse valor adicional é de R$51,27). Ou seja, caso um trabalhador receba um salário de
R$1.300,00 e possua dois filhos, ele terá direito a R$102,54 a mais em seu contracheque custeados pelo
empregador.
PRINCIPAIS ENCARGOS
O especialista Paulo Vianna Junior explica os principais encargos, suas origens e valores.
DESCONTOS E CÁLCULO DE FOLHA
Passaremos, agora, ao cálculo da folha de pagamento, também conhecido como cálculo de contracheque. No
entanto, para fazer o cálculo correto do contracheque, é necessário se atentar aos principais descontos que
recaem sobre a folha de pagamento, que são: o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), a contribuição ao
INSS, o vale-transporte, o vale-refeição ou alimentação, bem como possíveis atrasos e faltas.
 
Foto: Shutterstock.com
IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA FÍSICA
Começaremos falando sobre IRPF descontado na fonte. Esse é um imposto de responsabilidade do empregado,
mas que o empregador é o responsável por recolher e fazer o pagamento. Os valores variam de acordo com o
salário do empregado, indo de 0 a 27,5%. Em teoria, o governo federal deveria atualizar os valores de referência
com o intuito de corrigi-los conforme a inflação, mas isso não é feito desde 2015. A empresa deve estar atenta,
portanto, a possíveis alterações na tabela, a fim de recolher o imposto corretamente.
 
Foto: Leonidas Santana/Shutterstock.com
CONTRIBUIÇÃO AO INSS
Assim como acontece com o desconto na fonte de IRPF, o valor da contribuição do empregado para o INSS é
progressivo, com descontos na faixa de 7,5%, 9%, 12% e 14%. Isso gera uma taxa efetiva de 7,5% para os que
ganham até um salário mínimo e de 11,69% para quem ganha acima do teto. Diferentemente do IRPF recolhido
na fonte, a contribuição do empregado para o INSS sofre mudanças em seus valores de referência todos os
anos, de acordo com a mudança do salário mínimo e do teto. Por isso, a empresa deve estar atenta às alterações
anuais na tabela para que não haja erros no recolhimento da contribuição do empregado.
 
Foto: rafapress/Shutterstock.com
VALE-TRANSPORTE
O vale-transporte é uma obrigação para as empresas que não oferecem transporte para seus funcionários. No
caso de vale-transporte, a empresa pode descontar até 6% do salário do empregado para realizar o pagamento
das passagens para o colaborador. Buscando atrair empregados, muitas vezes as empresas descontam apenas
R$ 1,00 de seus funcionários para o pagamento de vale-transporte. Esse pequeno valor é descontado porque, se
não há um desconto ou uma contrapartida do benefício para o funcionário, isso se configura um salário in natura,
e a empresa deve realizar os pagamentos dos encargos de salário sobre esse valor. Assim, muitas empresas
realizam esse desconto de valor simbólico para estarem de acordo com a lei.
 EXEMPLO
Suponhamos que um empregado ganhe um salário de R$2.000,00 e que trabalhe 22 dias no mês (30 dias menos
8 dias de fins de semana). O empregado utiliza um ônibus para ir ao trabalho e um para retornar, cujo valor da
passagem é de R$5,00. O valor do vale-transporte seria de:
R$5,00 × 2 × 22 = R$5,00 × 44 = R$220,00
Com isso, a empresa poderá descontar até 6% × R$2.000,00 = R$120,00 como contrapartida do empregado, e
ela deverá arcar com o valor restante de R$220,00 - R$120,00 = R$100,00. Caso a parcela de 6% seja maior que
o valor do vale-transporte, apenas o valor do vale deverá ser descontado, e não a parcela de 6%.
VALE-REFEIÇÃO OU ALIMENTAÇÃO
O vale-alimentação (ou refeição) não é uma obrigação das empresas, mas muitas oferecem como benefício para
seus empregados. Nesse caso, a empresa pode descontar até 20% como contrapartida do funcionário, mas,
como no caso do vale-transporte, muitas descontam apenas R$1,00.
Considerando 22 dias úteis no mês com um vale-refeição de R$20,00 por dia, a empresa deverá pagar 22 ×
R$20,00 = R$440,00 de vale-refeição, podendo descontar até 20% × R$440,00 = R$88,00 de contribuição de
seus funcionários.
Um dos principais incentivos para oferecimento do vale-alimentação é o Programa de Alimentação do
Trabalhador (PAT), que dá às empresas a possibilidade de deduzir até 4% do Imposto de Renda de Pessoa
Jurídica devido ao pagamento de alimentação de seus funcionários. O principal intuito desse programa instituído
em 1998 foi incentivar empresas a terem programas de alimentação para funcionários, melhorando a alimentação
de pessoas assalariadas de baixa renda.
ATRASOS E FALTAS
Para encerrar este tópico, abordaremos brevemente os descontos por atrasos e faltas. É importante destacar que
esses descontos só podem ser aplicados nos casos em que não haja uma justificativa plausível do
funcionário. Se um funcionário se atrasar porque o seu transporte sofreu avaria, por causa de um temporal ou
por um acidente que engarrafou o trânsito, a empresa não pode descontar esse valor. Entretanto, se o funcionário
acordou atrasado, perdeu o horário de seu transporte, ou possua qualquer outra justificativa que não seja de
força maior, o empregador pode aplicar o desconto. O mesmo se aplica para faltas.
Muitas empresas, contudo, possuem uma tolerância para atrasos, como não realizar desconto se o atraso foi
inferior a 15 minutos e no caso de o atraso não ser recorrente. Não obstante, muitas empresas também oferecem
um benefício chamado de dias fruitivos, nos quais o empregado pode faltar ao trabalho sem dar qualquer
justificativa, desde que avise com antecedência à sua chefia. Normalmente, esses benefícios são limitados a
apenas alguns dias por ano.
Agora que aprendemos os principais encargos e descontos na folha, já podemos realizar seu cálculo e sua
contabilização. Esse será o assunto do nosso próximo módulo!
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. QUAL DAS SEGUINTES ALTERNATIVAS SE CARACTERIZA COMO DESCONTO EM
FOLHA DE PAGAMENTO?
A) Contribuição patronal ao INSS.
B) Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
C) Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte.
D) Risco de Acidente do Trabalho.
E) Salário-Educação.
2. EM UM MÊS DE 22 DIAS, UM EMPREGADOQUE GANHA R$4.000,00 POR MÊS SE
UTILIZA DE UMA PASSAGEM DE TREM E UMA DE ÔNIBUS PARA TRABALHAR,
CUSTANDO R$11,00 POR PERCURSO DE IDA E R$11,00 POR PERCURSO DE VOLTA.
QUAL O VALOR MÁXIMO DO DESCONTO COM VALE-TRANSPORTE QUE A EMPRESA
PODE REALIZAR NO SALÁRIO DE SEU EMPREGADO NESSE MÊS?
A) R$800,00
B) R$484,00
C) R$400,00
D) R$320,00
E) R$240,00
GABARITO
1. Qual das seguintes alternativas se caracteriza como desconto em folha de pagamento?
A alternativa "C " está correta.
 
A contribuição patronal ao INSS, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o Risco de Acidente do Trabalho e
o Salário-Educação são encargos da folha de pagamento de responsabilidade do empregador. O Imposto de
Renda da Pessoa Física retido na fonte, entretanto, não é um encargo, mas é descontado do salário do
empregado.
2. Em um mês de 22 dias, um empregado que ganha R$4.000,00 por mês se utiliza de uma passagem de
trem e uma de ônibus para trabalhar, custando R$11,00 por percurso de ida e R$11,00 por percurso de
volta. Qual o valor máximo do desconto com vale-transporte que a empresa pode realizar no salário de
seu empregado nesse mês?
A alternativa "E " está correta.
 
O valor do benefício é de R$11,00 × 2 × 22 = R$484,00. O valor dos 6% do salário do empregado é de 6% ×
R$4.000,00 = R$240,00. Como o valor do benefício de vale-transporte é superior ao valor de R$240,00, a
empresa pode descontar até R$240,00 do salário do empregado.
MÓDULO 2
 Identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento
LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Os lançamentos contábeis constituem-se no reconhecimento e no registro dos fatos contábeis em determinado
período.
Neste módulo, aplicaremos o conhecimento relativo aos encargos — contribuição patronal do INSS, Fundo de
Garantia sobre Tempo de Serviço, Salário-Educação, Risco de Acidente de Trabalho e contribuições
SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA — e aos descontos — Imposto de Renda da Pessoa Física
retido na fonte, contribuição do empregado ao INSS, vale-transporte, vale-alimentação, entre outros — por
meio de lançamentos contábeis de uma empresa com um funcionário, bem como a apuração da sua folha de
pagamentos.
EXEMPLO DE CÁLCULO DA FOLHA
TRÊS SÓCIOS ADVOGADOS DECIDEM ABRIR UMA EMPRESA DE
ADVOCACIA.
Eles alugam uma sala comercial para realizarem as suas operações e os encontros com os clientes e contratam
uma secretária para que ela possa atender aos clientes bem como fazer o serviço administrativo da empresa.
Foi acordado um salário de R$1.500,00 por mês, mais vale-alimentação no valor de R$350,00 com desconto de
R$1,00 na folha, e mais o valor de R$300,00 de vale-transporte, com o respectivo desconto de 6% na folha de
pagamento.
A empresa não faz parte do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) e, por isso, não pode fazer o
desconto do seu Imposto de Renda de Pessoa Jurídica do valor do vale-alimentação. Tanto o vale-alimentação
quanto o vale-transporte foram acertados de serem pagos de forma antecipada pela empresa, isto é, a empresa
paga o vale-alimentação de fevereiro junto com o salário referente ao mês de janeiro. Para fins de salário-família,
essa empregada declarou ter um filho de 6 anos de idade.
A secretária começou a trabalhar em 1º de março de 2021 e já recebeu o vale-alimentação e o vale-transporte.
Ela trabalhou todo o mês de março e recebe seu salário em 1º de abril.
Como deve ser o seu contracheque do mês de março?
CÁLCULO DOS DESCONTOS
Primeiramente, temos de calcular os descontos. Como a secretária recebe R$1.500,00, ela é isenta de recolher o
valor de Imposto de Renda da Pessoa Física e, por isso, não sofre nenhum tipo de desconto referente a esse
imposto.
Quanto à contribuição dela para o INSS, é necessário utilizar a tabela fornecida pelo governo federal para fazer o
cálculo.
Os parâmetros para desconto de INSS no ano de 2021 estão demonstrados a seguir:
Salário de contribuição Alíquota
Até R$ 1.100,00 7,50%
R$ 1.100,01 até R$ 2.203,48 9,00%
R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22 12,00%
R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57 14,00%
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
Tendo em vista que o salário da secretária é de R$1.500,00, ela contribuirá com 7,50% sobre o valor de
R$1.100,00 mais 9% sobre o valor de R$400,00.
O valor a ser descontado será determinado assim:
7,50% × R$1.100,00 + 9,00% × R$400,00 = R$82,50 + R$36,00 = R$118,50.
Portanto, será descontado no contracheque da funcionária o valor de R$118,50 para o pagamento do INSS,
tendo assim uma alíquota de desconto efetiva de 7,9%.
VALE-TRANSPORTE
No que diz respeito ao vale-transporte, será descontado o valor de 6% do salário dela: 6% x R$1.500,00 =
R$90,00. Ou seja, dos R$300,00 de vale-transporte, a funcionária contribui com R$90,00 e a empresa com
R$210,00.
VALE-ALIMENTAÇÃO
No caso do vale-alimentação, há apenas o desconto simbólico de R$1,00.
SALÁRIO-FAMÍLIA
Com referência ao salário-família, a empregada faz jus ao valor de R$51,27 por receber menos de R$1.503,25 e
possuir um filho menor de 14 anos.
Adicionalmente, como a colaboradora não teve nenhum atraso ou falta no mês, ela não sofrerá mais nenhum
desconto em seu contracheque além dos que já abordamos anteriormente. A partir desses dados, já temos todas
as informações para calcular o seu contracheque.
A seguir, é demonstrado o contracheque da colaboradora do exemplo.
Contracheque
Descrição Proventos Descontos
javascript:void(0)
javascript:void(0)
javascript:void(0)
Salário R$ 1.500,00
Salário-família R$ 51,27
INSS R$ 118,50
Vale-transporte (ref. Março) R$ 90,00
Vale-alimentação (ref. Março) R$ 1,00
Total R$ 1.551,27 R$ 209,50
Salário líquido R$ 1.341,27
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
O valor a ser depositado na conta da secretária no dia 1º de abril é de R$1.341,27, correspondente ao seu salário
líquido.
CÁLCULO DOS ENCARGOS
Agora passaremos a calcular os encargos que a empresa é responsável pelo recolhimento da folha de
pagamento do exemplo.
O primeiro encargo é a contribuição patronal ao INSS de 20% dos R$1.500,00, sendo, portanto, no valor de
R$300,00.
Outro encargo a ser calculado é o valor a ser depositado a fim de contribuir com o Fundo de Garantia por Tempo
de Serviço (FGTS). Esse encargo é de 8% do salário, sendo, portanto, de R$120,00.
As contribuições para o SENAC-SEST-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA somam 3,3% do salário, constituindo um
montante total de R$49,50.
Como o Risco de Acidente de Trabalho é baixo, o valor dessa contribuição é de 1%, totalizando R$15,00.
A partir desses valores, podemos calcular o custo financeiro real dessa colaboradora para a sua empresa. A
tabela a seguir apresenta esses valores.
Salário líquido R$ 1.341,27
INSS R$ 448,50
FGTS R$ 120,00
Contribuições paraestatais R$ 49,50
RAT R$ 15,00
Vale-alimentação R$ 350,00
Vale-transporte R$ 300,00
Valor financeiro R$ 2.624,27
 Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal
Contando com todos os benefícios e encargos, o custo para a empresa é de R$2.624,27 e não apenas de
R$2.150,00, como é o valor bruto do salário mais benefícios da colaboradora (R$1.500,00 de salário mais
R$650,00 somando o vale-alimentação e o vale-transporte).
Entretanto, esse cálculo não leva em conta que, por trabalhar um mês, a funcionária já faz jus a um doze avos
tanto de férias quanto de décimo terceiro salário. Logo, a empresa deve provisionar o valor de um doze avos de
um terço de seu salário para pagamento de férias e de um doze avos de seu salário para pagamento do décimo
terceiro. O cálculo será conforme demonstrado abaixo:
 
 Atenção! Para visualização completa da equação utilize a rolagem horizontal
O valor a ser provisionado para o pagamento de férias e de décimo terceiro totaliza R$166,67. Esse valor não
considera o fato de que recaem sobre esses valores tanto a contribuição patronal do INSS como o FGTS e os
outros encargos.
No caso dessa empresa, os encargos somam 20% + 8% + 3,3%+ 1% = 32,3%. Assim, além do valor de
R$166,67, a empresa deve provisionar o valor de R$53,80 a fim de realizar os pagamentos dos encargos
relacionados ao décimo terceiro salário e às férias. Por fim, o custo real mensal da colaboradora, considerando
as provisões contábeis, será de R$2.624,27 + R$166,67 + R$53,83 = R$2.844,77.
Férias  =   × × R$1. 500, 00 =   × R$1. 500, 00  =  R$41, 671
12
1
3
1
36
Décimo terceiro  =   × R$1. 500, 00  =  R$125, 001
12
Agora que já temos o custo real da folha e todos os dados, nós poderemos realizar a contabilização desses
valores, que será detalhada a seguir.
CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA
Para fazer a contabilização da folha, primeiramente, precisamos das datas dos lançamentos e dos pagamentos,
com o objetivo de realizar os lançamentos na contabilidade nas datas e ordens corretas.
A partir disso, podemos detalhar as seguintes ordens das datas e dos fatos contábeis:
1º de março – Pagamento do vale-transporte e do vale-alimentação.
31 de março – Fim do mês e criação da obrigação salarial.
1º de abril – Data de pagamento do salário.
20 de abril – Data do recolhimento dos impostos e encargos.
Os lançamentos contábeis, nesse caso, são os seguintes:
DIA 1º DE MARÇO (PAGAMENTO DO VALE-TRANSPORTE E DO
VALE-ALIMENTAÇÃO)
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$650,00
C – Caixa = R$650,00
DIA 31 DE MARÇO (RECONHECIMENTO CONTÁBIL DO SALÁRIO)
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$633,00
C – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$55,13
C – Provisão para Férias = R$55,13
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$165,37
C – Provisão para Décimo Terceiro = R$165,37
DIA 1º DE ABRIL (PAGAMENTO DO SALÁRIO)
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
DIA 20 DE ABRIL (PAGAMENTO DOS IMPOSTOS E ENCARGOS)
D – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
C – Caixa = R$633,00
Conforme podemos notar nos lançamentos, o total das despesas com salários, benefícios e encargos somam
R$650,00 + R$1.341,27 + R$633,00 + R$55,13 + R$165,37 = R$2.844,77, que é igual ao valor real que
calculamos anteriormente.
 SAIBA MAIS
É importante ressaltar como alguns valores foram calculados. O valor de R$633,00 de impostos e encargos é
resultado da soma dos valores de R$448,50 de INSS, R$120,00 de FGTS, R$49,50 de contribuições
paraestatais, e os R$ 15,00 de Risco de Acidente de Trabalho. Ademais, os R$650,00 contabilizados no dia 1º de
março se referem à soma dos valores do vale-alimentação e do vale-transporte de R$350,00 e R$300,00,
respectivamente. Finalmente, os valores de R$55,13 e R$165,37 se referem às provisões de férias (R$41,67), e
décimo terceiro (R$ 125,00), com o adicional de 32,3% de encargos sobre esses valores.
CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA
O especialista Paulo Vianna Junior explica os lançamentos contábeis relativos à folha de pagamento, conforme
exemplificado no texto.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. NO ANO DE 2021 UMA PESSOA RECEBE UM SALÁRIO DE R$4.200,00. QUAL O
VALOR DA CONTRIBUIÇÃO AO INSS DESCONTADO EM SEU CONTRACHEQUE?
A) R$315,00
B) R$378,00
C) R$439,29
D) R$462,00
E) R$490,98
2. UMA EMPRESA REALIZA O PAGAMENTO DE SEUS FUNCIONÁRIOS TODO QUINTO
DIA DO MÊS. EM QUAL DATA ELA DEVERÁ PROVISIONAR OS VALORES PARA
PAGAMENTO DE SEUS FUNCIONÁRIOS?
A) Quinto dia do mês atual.
B) Quinto dia do mês anterior.
C) Primeiro dia do mês atual.
D) Primeiro dia do mês anterior.
E) Último dia do mês anterior.
GABARITO
1. No ano de 2021 uma pessoa recebe um salário de R$4.200,00. Qual o valor da contribuição ao INSS
descontado em seu contracheque?
A alternativa "C " está correta.
 
Para saber qual valor deve ser descontado no contracheque, devemos considerar os percentuais e os pontos de
corte de descontos do INSS, apresentados em tabela anteriormente. Assim vemos que incidirá uma taxa de 7,5%
sobre R$1.100,00, 9% sobre R$1.103,48, 12% sobre R$1.101,74 e 14% sobre R$894,78. O total da contribuição
será o resultado da seguinte soma: R$82,50 + R$99,31 + R$132,21 + R$125,27 = R$439,29.
2. Uma empresa realiza o pagamento de seus funcionários todo quinto dia do mês. Em qual data ela
deverá provisionar os valores para pagamento de seus funcionários?
A alternativa "E " está correta.
 
A empresa deve fazer a provisão para o pagamento de seus funcionários quando surgem a obrigação de a
empresa realizar esse pagamento e o direito do funcionário de receber o seu salário. Essa obrigação surge após
o mês trabalhado, portanto, após a jornada de trabalho no último dia de cada mês.
MÓDULO 3
 Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil e à auditoria
PRIMEIRAS PALAVRAS
Neste módulo, aprenderemos sobre como são realizados, dentro de uma entidade, a apropriação, o pagamento e
a conciliação da folha de pagamento de seus funcionários. Abordaremos exemplos de como se dá a apropriação
de benefícios, tais como férias e décimo terceiro salário, que possuem prazos de apropriação maiores.
Adicionalmente também falaremos sobre a conciliação da folha de pagamento, bem como sobre processos de
auditoria interna que visam garantir que a empresa esteja seguindo toda a legislação trabalhista vigente.
APROPRIAÇÃO
A apropriação contábil dos valores a pagar tanto de salários como encargos e benefícios se dá pelo regime de
competência, ou seja, os valores devem ser contabilizados no último dia de trabalho do mês de competência do
salário que será pago, conforme aprendemos anteriormente.
Entretanto, há pontos importantes que devem ser considerados quanto à apropriação. Como o valor a ser
apropriado deve ser calculado no último dia trabalhado, firmas que possuem escalas de trabalho diferentes irão
apropriar valores diferentes.
 EXEMPLO
Em um mês de 31 dias, quando o dia 31 é um sábado ou domingo, uma empresa que trabalha nos fins de
semana poderá, por exemplo, apropriar os salários apenas no dia 31, pois o fim de semana ainda é dia de
trabalho para uma parcela de seus funcionários. Já uma empresa que fecha aos fins de semana irá apropriar os
salários no dia 30, ou ainda no dia 29, a depender de quando ocorrerá o último dia útil de trabalho.
As principais apropriações que ocorrem quanto à folha de pagamentos são as apropriações de férias e de décimo
terceiro.
Ao contrário das apropriações de salários mensais, que são zeradas mensalmente, as de férias e décimo terceiro
são apropriadas durante 12 meses antes de serem zeradas.
Além disso, frequentemente os funcionários demoram mais do que 12 meses para tirar férias, seja devido a uma
necessidade do funcionário de tirar suas férias em uma data da sua conveniência, ou a uma necessidade da
empresa, que deve coordenar as férias de seus colaboradores, a fim de que não haja prejuízo nas atividades.
Assim, a conta de provisão de férias não é zerada ao fim de 12 meses.
Tendo em vista que valores de vale-alimentação (ou refeição) e vale-transporte são depositados de forma
adiantada, ou seja, para o trabalhador utilizar no mês corrente, eles não costumam gerar uma apropriação
contábil, indo direto para as despesas.
PAGAMENTO
Com o pagamento de salário, benefício ou encargos, deve-se fazer lançamento contábil que zere a apropriação
feita anteriormente para o pagamento. Para zerar a apropriação, deve ser feito um lançamento contrário ao feito
na apropriação, ou seja, um crédito é zerado com um débito de igual valor e um débito é zerado com um crédito.
Utilizando o exemplo do módulo anterior, vejamos os lançamentos de apropriação e pagamento de salário abaixo:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
Nesse caso, a conta de Salários a Pagar (Passivo) foi zerada, tendo em vista que foram feitosnela dois
lançamentos de igual valor (R$1.341,27), no entanto, um de crédito e outro de débito, que no fim se anularam.
Com o pagamento, a obrigação se exaure e não há mais o valor a aparecer no balanço, o que gera justamente
essa “anulação” de lançamentos.
Vejamos agora como funciona o pagamento de férias. Para facilitar a compreensão do exemplo, vamos supor
que não haja nenhum tipo de imposto ou encargo no pagamento de férias.
O salário dessa pessoa é de R$2.700,00 e, portanto, o valor do terço constitucional a ser pago é de R$900,00.
Como a fração de um doze avos desse valor é apropriada todos os meses, o valor de R$75,00 é lançado
mensalmente na conta de Provisão para Férias.
Portanto, no 12º mês, são feitos os seguintes lançamentos:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$75,00
C – Provisão para Férias = R$75,00
D – Provisão para Férias = R$900,00
C – Caixa = R$900,00
Com esse lançamento, a conta de Provisão para Férias foi zerada e agora essa pessoa pode desfrutar de suas
férias.
CONCILIAÇÃO E AUDITORIA
A conciliação contábil é extremamente importante para que a contabilidade reflita de forma correta e fidedigna a
realidade econômica e financeira da instituição. Além disso, como estamos falando de valores devidos a
empregados, caso esses valores sejam calculados de forma errada, isso pode gerar litígios judiciais custosos
para a empresa.
 
Ainda, se a empresa não calcular de forma correta os encargos, podem surgir problemas com o fisco nacional, o
que tem chances de ser muito custoso para a empresa. Assim sendo, a conciliação contábil é essencial para
evitar possíveis problemas e diminuir possíveis custos de juros e multas, além de gastos judiciais.
 
Normalmente, o setor de recursos humanos de uma empresa é responsável por fazer a gerência e o cálculo de
valores devidos e pagos a seus funcionários, gerando, assim, uma planilha financeira para cada colaborador.
Juntamente com o setor financeiro, que é o responsável pela efetivação dos pagamentos para os empregados,
esses setores alimentam o setor contábil com os dados e valores a serem contabilizados.
Muitas vezes, entretanto, há erros e possíveis divergências nos lançamentos contábeis ao serem comparados
com os dados financeiros e de recursos humanos, tais como o lançamento de valor incorreto, em data incorreta
ou o esquecimento de um lançamento. Caso isso ocorra, as contas de apropriação não conseguirão ser zeradas
com o pagamento dos salários, benefícios e encargos aos colaboradores. Com a conciliação contábil, essa
possibilidade diminui.
O papel da conciliação é confrontar os documentos financeiros e de recursos humanos com os lançamentos
contábeis a fim de encontrar algum erro ou esquecimento. Caso problemas sejam identificados, o lançamento
contábil é modificado, apagado ou realizado.
 EXEMPLO
Utilizando o caso exemplificado anteriormente, do lançamento mensal de R$75,00 por 12 meses para se
apropriar as férias de uma pessoa colaboradora, pode ser que em um mês o lançamento não tenha sido feito,
então, esse lançamento deve ser realizado na conciliação. Pode ser que o lançamento em um mês tenha sido
feito dobrado, assim, um dos dois lançamentos deve ser apagado. Finalmente, pode haver um erro no
lançamento, como uma apropriação de R$7,50 ao invés de R$75,00. Nesse caso, esse lançamento deve ser
modificado para o valor correto de R$75,00.
A conciliação tem como objetivo, então, evitar erros entre a contabilidade e os documentos gerados por outros
setores da empresa. Esse processo, entretanto, não evita erros quando estes não foram gerados pela
contabilidade, mas sim pelo setor de recursos humanos ou pelo setor financeiro. Como uma empresa pode evitar
esse tipo de erro? A resposta se dá por meio de uma auditoria.
Muitas empresas possuem um setor de auditoria interna cujo trabalho é auditar contas e documentos gerados
internamente a fim de encontrar possíveis erros, fraudes ou negligências. Esse processo pode se dar por meio de
amostra, quando o setor de auditoria interna escolhe alguns documentos de forma aleatória para fazer uma
análise e verificar possíveis erros. Nesse tipo de auditoria, nem todos os documentos são verificados, tendo em
vista que seria um processo muito trabalhoso e custoso para a empresa.
Contudo, nos últimos anos, a auditoria contínua está se tornando cada vez mais comum. Com a maioria dos
processos computadorizados e padronizados, agora é possível fazer uma auditoria “em tempo real” por meio de
aplicações e programas especializados. Diferentemente da auditoria por amostra, nesse caso todos os
documentos são analisados e não apenas parte deles.
Agora nós já aprendemos sobre a apropriação, o pagamento, a conciliação e a auditoria de assuntos, processos
e lançamentos realizados com referência à folha de pagamento. Por fim, esta é questão mais importante a ser
lembrada: esses processos são todos criados a fim de se mitigar possíveis problemas e erros no cálculo e na
execução da folha de pagamento. Isso é de extrema importância em um país com uma legislação trabalhista tão
complexa quanto a brasileira!
CONCILIAÇÃO E AUDITORIA
O especialista Paulo Vianna Junior explica os processos de conciliação e auditoria interna e sua importância.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. UMA EMPRESA APROPRIOU, DURANTE 12 MESES, O VALOR DO TERÇO
CONSTITUCIONAL A FIM DE REALIZAR O PAGAMENTO DAS FÉRIAS DE SEUS
TRABALHADORES. COM O PAGAMENTO DAS FÉRIAS, A OBRIGAÇÃO É EXTINTA, E
COM ISSO DEVE SER FEITO UM LANÇAMENTO PARA “ZERAR” ESSA OBRIGAÇÃO. 
ESSE LANÇAMENTO É
A) um débito no Passivo.
B) um crédito no Passivo.
C) um Débito em Receita.
D) um crédito em Receita.
E) um débito em Despesa.
2. A AUDITORIA CONTÍNUA NA FOLHA DE PAGAMENTOS PODE AJUDAR UMA
ORGANIZAÇÃO A EVITAR POSSÍVEIS PROBLEMAS DE ERROS E FRAUDES. COMO A
AUDITORIA CONTÍNUA AJUDA NESSE PROCESSO?
A) Mediante uma auditoria aleatória.
B) Mediante uma auditoria amostral.
C) Mediante conciliação contábil.
D) Mediante uma análise da totalidade dos documentos.
E) Mediante uma análise de um subgrupo dos documentos.
GABARITO
1. Uma empresa apropriou, durante 12 meses, o valor do terço constitucional a fim de realizar o
pagamento das férias de seus trabalhadores. Com o pagamento das férias, a obrigação é extinta, e com
isso deve ser feito um lançamento para “zerar” essa obrigação. 
Esse lançamento é
A alternativa "A " está correta.
 
Uma empresa faz a apropriação dos valores de férias por meio de lançamentos a crédito no Passivo. Para zerar
esses lançamentos, deve ser feito um lançamento contrário, nesse caso, a débito no mesmo Passivo.
2. A auditoria contínua na folha de pagamentos pode ajudar uma organização a evitar possíveis
problemas de erros e fraudes. Como a auditoria contínua ajuda nesse processo?
A alternativa "D " está correta.
 
Uma empresa pode realizar a auditoria contínua por meio de aplicativos ou programas que analisam a totalidade
dos documentos procurando erros e/ou fraudes. Diferentemente da auditoria interna por amostragem, que só se
utiliza de uma amostra de documentos, a contínua analisa todos automaticamente.
CONCLUSÃO
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste estudo, falamos sobre os principais pontos introdutórios acerca da contabilidade de folha de pagamento e
do seu cálculo. Abordamos diversos assuntos relacionados à folha de pagamento, tais como: o cálculo da folha
de pagamento e encargos, a contabilização da folha de pagamento, a apropriação e o pagamento da folha, bem
como sua conciliação contábil.
Aprendemos a fazer o cálculo de uma folha de pagamento de modo a seguir as regulamentações trabalhistas do
Brasil, considerando salário, benefícios, impostos e encargos. Além disso, também aprendemos que a
contabilidade, por meio do seu regime de competência, exige a apropriação desses valores no mês de
competência do salário, tornando necessárias as contas de apropriação para lançamentos.
Finalmente, também falamos sobre a necessidade de uma conciliação contábile de uma auditoria, de modo a
garantir que os lançamentos contábeis sejam corretos e fidedignos a ponto de demonstrar acertadamente a
realidade econômica e financeira da empresa quanto à sua folha de pagamento.
Portanto, ao concluir este estudo, você possui os conhecimentos e as competências necessárias para atuar na
área de Recursos Humanos, sendo capaz de preparar e analisar obrigações e cálculos tributários e trabalhistas
relacionados à folha de pagamento.
AVALIAÇÃO DO TEMA:
REFERÊNCIAS
BORINELLI, M. L.; PIMENTEL, R. C. Contabilidade para gestores, analistas e outros profissionais: de
acordo com os pronunciamentos do CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) e IFRS (Normas
Internacionais de Contabilidade). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
GELBCKE, E.; SANTOS, A. dos; IUDÍCIBIS, S. de; MARTINS, E. Manual de Contabilidade Societária: aplicável
a todas as sociedades de acordo com as normas internacionais e do CPC. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
MARTINS, E. Contabilidade de custos. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
EXPLORE+
Caso você não esteja muito familiarizado com a linguagem contábil, bem como com a contabilidade na área de
Recursos Humanos, indicamos o livro Contabilidade para gestores, analistas e outros profissionais: de
acordo com os pronunciamentos do CPC e IFRS, de Márcio Luiz Borinelli e Renê Coppe Pimentel. O livro trata
do assunto abordado neste estudo e de muitos outros em uma linguagem fácil e menos contábil, a fim de
transmitir os conceitos para outros profissionais que não são desta área.
CONTEUDISTA
Rodrigo de Oliveira Leite