INTRANET NO ESCRITORIO CONTABIL

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IMPLANTAÇÃO DA INTRANET EM UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL COMO CENTRALIZAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO
Trabalho de Conclusão apresentado ao curso MBA em Gestão de Projetos, oferecido pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS, como requisito parcial para obtenção do grau de especialista, sob orientação do Prof. Me. Paolo Edoardo Coti-Zelati.
São Caetano do Sul, 04 de janeiro de 2018.
Parecer da Comissão de Pós-graduação - CPG:
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 Avaliação: ( ) Aprovada ( ) Requer correções ( ) Reprovada
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Professor responsável - CPG
IMPLANTAÇÃO DA INTRANET EM UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL COMO CENTRALIZAÇÃO DA GESTÃO DO CONHECIMENTO
Acadêmica do Programa de Pós-graduação lato sensu “MBA em Gestão de Projetos” da Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS
Resumo
O objetivo deste trabalho, foi propor um plano de sugestão de melhoria, que, através da ferramenta Google G-Suite, proporciona a criação da intranet no escritório Contec Organização Contábil, como centralização dos conteúdos gerados	. Com a criação da intranet, o escritório se beneficiará na agilidade e precisão da transmissão de informações aos seus colaboradores. O estudo analisou e encontrou vários problemas dentro da organização, como arquivos duplicados em diversas pastas do servidor, as mesmas informações sendo enviadas por correspondência interna e por e-mail, compra de papel sulfite e tonner aumentando gradativamente a cada mês e perda de tempo na localização dos arquivos por parte dos colaboradores. Por meio desta pesquisa, que foi apresentada à diretoria da empresa e, posteriormente, aprovada com êxito, a intranet será implantada pela Gestão de Tecnologia da Informação e disponibilizada via browser aos usuários do domínio Contec Organização Contábil. 
Palavras-chave: Domínio. Google G-Suite. Implantação. Informações. Intranet.
Abstract
The purpose of this work was to propose a plan of improvement suggestion, which, through the Google G-Suite tool, provides the creation of the intranet in the Contec Accounting Office, as a centralization of the contents generated. With the creation of the intranet, the office will benefit in the agility and precision of the transmission of information to its collaborators. The study looked at and encountered various problems within the organization, such as duplicate files in various server folders, the same information being sent by internal and email correspondence, buying sulfite paper and tonner gradually increasing each month and waste of time in the location of files by employees. Through this research, which was presented to the company's board of directors and subsequently successfully approved, the intranet will be implemented by the Information Technology Management and made available through the browser to the users of the Contec Accounting Organization domain.
Keywords: Domain. Google G-Suite. Implantation. Information. Intranet.
1 Introdução 
A proposta do projeto de melhoria terá o objetivo de realizar a implantação da intranet como centralização da gestão do conhecimento dentro do escritório Contec Organização Contábil, localizado no município de Santo André - SP, que presta serviços nas áreas de gestão societária, fiscal, contábil e recursos humanos. O escritório conta com um quadro de 85 colaboradores que trabalham diretamente com sistemas.
Os gestores dos departamentos têm grande necessidade de gerar conteúdos (treinamentos, orientações, calendários de obrigações, legislações e procedimentos) que precisam ser repassados para seus colaboradores. Atualmente, utilizam impressões e envio de e-mails aos colaboradores, com as informações que desejam transmitir, as quais estão sendo transmitidas para as equipes de trabalho de forma descentralizada, por meio eletrônico e físico, ocasionando enganos com as versões dos documentos, por parte dos colaboradores, e perda de tempo dos funcionários ao tentarem localizar o que desejam. 
Os gastos são elevados com tonners, manutenção de impressoras e papel. As impressões de documentos são desnecessárias, visto que são atualizados semanalmente e utilizados para consulta momentânea. 
O plano de melhoria a ser proposto objetivará a implantação de uma ferramenta de intranet na organização para a centralização e acesso colaborativo do conhecimento produzido.
Malhotra (2000, p. 3) define a gestão do conhecimento da seguinte maneira:
A Gestão do Conhecimento satisfaz os aspectos críticos da adaptação, sobrevivência e competência organizacional face à crescente e descontínua mudança ambiental. Essencialmente, a gestão do conhecimento engloba processos organizacionais que buscam uma combinação sinérgica da capacidade de processamento de dados e informações pela Tecnologia da Informação (TI) com a capacidade criativa e inovativa dos seres humanos.
Com a disseminação dos conteúdos, a empresa terá uma notória otimização de custos, visto que os funcionários terão bases de conhecimentos para consulta a qualquer hora, e quantas vezes necessitarem, sem que precisem se deslocar do ambiente organizacional para a realização de cursos. Novos colaboradores, não aprenderão mais com o recebimento de e-mails e impressos, mas sim com as informações contidas na intranet.
2 Histórico da empresa 
Para que a intranet possa ser implantada dentro da organização, será necessária a realização de análise das necessidades dos gestores e colaboradores, mediante a transmissão de informações internamente.
Esta seção foi elaborada a partir das informações encontradas no site da empresa Contec (2017).
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2.1 A empresa Contec Organização Contábil
Para a criação da intranet, é necessária a realização de análise dos aspectos produtivos da empresa, juntamente com diretores, gestores e colaboradores. 
O escritório Contec Organização Contábil foi fundado no ano de 1975 pelos irmãos Silvio Roberto Testa e José Carlos Testa. Atualmente, é um dos maiores escritórios que prestam serviços de gestão societária, fiscal, contábil, e recursos humanos na região do grande ABCD.
No início, contava com um quadro de apenas 4 funcionários e 8 clientes. Os funcionários eram responsáveis por todas as áreas de atuação que a empresa se comprometia em atender. Com o passar dos anos, novos clientes surgiram, e a necessidade de contração de novos colaboradores era essencial para os negócios. Novos funcionários foram contratados e segmentados para um departamento em específico. 
Atualmente, o escritório possui um quadro de 315 clientes, de pequeno, médio e grande porte, e 85 colaboradores.
O software Enterprise Resource Planning, utilizado pelos colaboradores, é o, Wolters Kluwer Prosoft, que os auxiliam com soluções, contábeis, fiscais, financeiras e de folha de pagamento, além da plataforma Google G-Suite, que fornece soluções de correio eletrônico, compartilhamento de arquivos, chat colaborativo, gerenciamento de grupos de usuários, regras de compliance e monitoramento. 
O escritório conquistou, ao longo de sua trajetória, várias certificações, sendo elas: PQEC – Programa de Qualidade de Empresas Contábeis, CSI – Certificado de Segurança da Informação, campanha da empresa empreendedora, ABES – Associação Brasileira das Empresas de Software, e a mais emblemática ISO 9001, cuja implementação do sistema de gestão da qualidade contribui para a melhoria contínua dos processos e pessoas.
2.1.1 Organização da empresa
A empresa está dividida em vários setores, e é de suma importância a explicação e compreensão da organização para a implementação da intranet, uma vez que o projeto afetará todos da empresa.
(a) Diretoria - A diretoria é responsável por desempenhar as funções administrativas e executivas, representandoa organização ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. Conduz a elaboração e execução dos planos estratégicos e operacionais em todas as áreas da empresa, visando assegurar o desenvolvimento, crescimento e continuidade. 
(b) Gestão contábil - A Gestão Contábil auxilia o microempreendedor individual e profissionais liberais em sua gestão empresarial, classificando e escriturando toda a movimentação financeira mensal das empresas do ramo da prestação de serviços, indústrias e comércios.
(c) Gestão de Controladoria - A Gestão de Controladoria é incumbida pelo atendimento presencial e telefônico aos clientes e fornecedores. Controle e recebimento de malotes, enviados por clientes e recebimento de materiais de trabalho.
(d) Gestão de Expedição - A Gestão de Expedição recebe e entrega os malotes do escritório aos clientes, e vice-versa, sem que precisem sair de sua empresa. Também é responsável por realizar serviços de banco, Receita Federal e posto fiscal.
(e) Gestão de Recursos Humanos - A Gestão de Recursos Humanos é responsável por toda a parte de folha de pagamento, desde a admissão de funcionários até sua demissão. É desenvolvido todo o trabalho de administração dos funcionários. 
(f) Gestão de Tecnologia da Informação - A Gestão de Tecnologia da Informação é responsável por todos os sistemas, computadores, servidores e periféricos em funcionamento no escritório. Presta suporte aos colaboradores e clientes, garantindo que todos os colaboradores consigam trabalhar de forma prática e eficaz. 
(g) Gestão Financeira - A Gestão Financeira, administra o dinheiro da organização, cotações, investimentos, riscos financeiros, e os relacionamentos com os fornecedores. Desenvolve atividades de controle bancário, planejamento financeiro, contas a receber, contas a pagar, auditoria, tesouraria e faturamento.
(h) Gestão Fiscal - A Gestão Fiscal possui colaboradores especialistas em impostos e obrigações acessórias. Analisa, codifica, e escritura todas as opções existentes das empresas, de acordo com o seu segmento.
(i) Gestão Societária - A gestão Societária é responsável pela abertura, encerramento, cancelamento, regime tributário e por todos os serviços legais que o microempreendedor deve ter com sua empresa.
	Na Figura 1, apresenta-se o organograma da empresa Contec Organização Contábil
Figura 1 - Organograma Organizacional.
Fonte: Contec (2017).
2.2 Cultura empresarial 
O escritório Contec Organização Contábil, aposta no conhecimento compartilhado entre os colaboradores. Todos os gestores, ao participaram de cursos, palestras e workshops, estão aptos a ajudar seus companheiros de trabalho, disseminando o conteúdo absorvido. 
Os conteúdos (orientações, manuais, apresentações ou vídeos) são transmitidos para todos que têm interesse no assunto. Essa movimentação faz com que os colaboradores, mesmo sendo de departamentos diferentes, consigam interagir entre si ou até mesmo se conheçam melhor.
O escritório compreende que todos os colaboradores precisam ser aptos e ágeis ao atenderem um cliente, com informações concretas e sucintas. Para que isso aconteça, os funcionários precisam sempre estar atualizados em relação às leis vigentes, normas e fiscalizações. 
“Conhecimento é uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, que proporciona uma estrutura para avaliação e incorporação de novas experiências e informações. Ele tem origem e é aplicado na mente dos conhecedores.” (DAVENPORT; PRUSAK, 1998 p. 23).
3 Diagnósticos 
Os gestores dos departamentos do escritório Contec Organização Contábil, geram um grande volume de conteúdo a ser transmitido aos seus colaboradores. Os conteúdos são de grande variedade, meio físico e eletrônico. E-mails contendo orientações, manuais, slides, informativos com prazos legais, calendários de obrigações, procedimentos internos, mapa de tarefas, planilhas de controle, escala de visitas, entre outros.
Com o crescimento acelerado da organização, novos clientes surgiram, a demanda de trabalho aumentou, resultando na contratação de mais funcionários. Ainda mais conteúdos são gerados todos os dias. 
Os principais agravantes dos problemas, são a falta de centralização das informações transmitidas aos colaboradores, o número elevado de impressões desnecessárias, erros no atendimento de clientes, perda de tempo na busca das informações, exclusão acidental de documentos, replicação de dados no servidor terminal server e acesso simultâneo aos arquivos salvos em rede. 
A seguir, algumas imagens que demostram os problemas enfrentados pela organização em seu dia a dia.
Na Figura 2,	 é possível notar que arquivos com as mesmas orientações estão salvos nas pastas de vários colaboradores diferentes, ocasionando réplicas de arquivos desnecessários dentro da pasta raiz.
Figura 2 - Pasta Gestão Fiscal com itens replicados.
Fonte: Contec (2017).
O tamanho de todos esses conteúdos salvos em várias pastas é exorbitante, como demonstra a Figura 3.
Figura 3 - Tamanho total da pasta da Gestão Fiscal.
Fonte: Contec (2017).
Impressões de conteúdos desnecessários são feitas sem necessidade, o que pode ser representado pelos logs de impressões do software PaperCut, conforme Figura 4.
Figura 4 - Logs de impressão de arquivos repetidos que são alterados diariamente.
Fonte: Software PaperCut (2017).
A mesma informação foi enviada via correspondência interna e e-mail pelo gestor fiscal, (Figuras 5 e 6). Descentralização de conteúdos.
Figura 5 - Orientação enviada pelo gestor fiscal por e-mail.
Fonte: E-mail Contec (2017).
Figura 6 - A mesma orientação mencionada na figura 4, salva nas pastas de rede.
Fonte: Pastas do servidor TS, Contec (2017).
As Figuras 7 e 8, foram retiradas do HelpDesk da empresa, indicando chamados abertos para a Gestão de TI, nos quais arquivos foram deletados das pastas de rede.
Figura 7 - Chamado aberto por colaborador de arquivo que sumiu da sua pasta.
Fonte: HelpDesk Contec (2017).
	
Figura 8 - Chamado aberto por colaborador de arquivo que sumiu da sua pasta.
Fonte: HelpDesk Contec (2017).
Todos os conteúdos que são gerados, são produzidos de forma escrita, o que acarreta menos interesse de leitura por parte dos colaboradores. Não existem conteúdos multimídia com orientações.
4 Referencial teórico 
Para a realização da proposta do plano de sugestão de melhoria conforme proposto neste trabalho, foi necessário utilizar algumas metodologias referentes à gestão da informação e do conhecimento, juntamente com a de implantação de intranets. 
A intranet é, “uma rede privativa de computadores que se baseia nos padrões de comunicação de dados da Internet pública”. Para Bennet, é um meio privativo de troca de informações e oferece vantagens atraentes em “termos de custo e recursos através da integração de serviços de redes tradicionais”. Por oferecer uma gama de opções, a intranet passou a ser adaptada nas corporações. (BENNET, 1997, p. 4)
“A Intranet tem a possibilidade de comunicar ideais, visões e estratégias corporativas a todos os funcionários em tempo real.” (BREMMER; IASI; SERVATI, 1998, p. 54).
Wilson Bueno (2012, p. 331) entende que, a intranet é um trabalho de parceria entre essas três instâncias da empresa: 
[...] a que cuida da comunicação interna; a que, de maneira geral, tem a ver com o processo de gestão (Recursos Humanos) e a que operacionaliza a plataforma do ambiente (Tecnologia). Ela poderá cumprir seus objetivos, se planejada e executada a partir da convergência destas competências e tenderá a "patinar", caso uma destas áreas esteja ausente ou dela participe.
Conforme Mendes (2006, p. 14):
Suas interfaces utilizam padrões “web”, amigáveis, que influenciam os usuários na navegação. Este ambiente de navegação facilita o acesso e atualização de uma grande variedade de dados, inclusive de documentos com texto, imagens e objetos multimídia (áudio e vídeo). Os dados são apresentados em formas modernas e de fácil reconhecimento, bem diferentes das apresentações antigas dos relatórios,memorandos, planilhas e tabelas. Um benefício destes padrões é agilizar o aprendizado desta nova ferramenta. 
A comunicação interna das organizações, que fazem o uso da intranet, apresentam alguns aspectos positivos se comparados aos meios tradicionais, como ressalta J. B. Pinho: 
- Segurança: o acesso à rede, na maioria das vezes, só é possível através do uso de senhas que garantem maior segurança para transmissão de informações sigilosas (...)
- Largura da banda: a conexão das intranets é mais rápida que da internet, o que possibilita uma maior quantidade de informação transmitida por unidade de tempo. - Melhoria nas comunicações internas: proporcionam uma comunicação melhor e mais rápida entre funcionários, aumentando a possibilidade de colaboração com projetos da empresa. - Atualidade das informações: as informações da intranet podem ser atualizadas diariamente (...). - Redução dos custos de distribuição: a implantação da intranet em uma organização demanda um investimento grande, mas que, em longo prazo, é compensada pelo custo de produção, impressão e distribuição dos materiais impressos e newsletters, por exemplo. - Maior participação: viabiliza o trabalho em grupo, que pode ser de modo interativo (...) (PINHO, 2003, p. 24).
Pinho (2003, p. 24) diz:
A rede é um instrumento que visa a integração, a difusão dos valores e conceitos organizacionais e também da imagem institucional. Resta aos profissionais de comunicação saberem utilizá-la e divulgá-la da forma mais adequada ao público interno para que os objetivos comunicacionais sejam atingidos.
Para Benett (1997, p. 12), “O envio de mensagens através de cabos é tão antigo quanto o telégrafo. O único fator que o correio eletrônico, ou e-mail, realmente acrescenta a esse paradigma é a eficiência.”.
Conforme definido por Hills (1997, p. 199), existem diversas ferramentas de colaboração de conteúdos existentes no meio tecnológico e que não dependem de conhecimentos técnicos para manuseá-las. Ainda assim, com toda essa facilidade disponível na palma das mãos, existe grande desinteresse em colaborar e compartilhar conteúdos produzidos. 
Lorga (1983, p. 8) afirma que a comunicação é a base do relacionamento humano. “É o processo mediante o qual se introduz uma ideia na mente de outra pessoa, buscando com ele, um comportamento determinado no sujeito receptor”.
Nas palavras de Matos (2006, p. 2), a comunicação está presente em todos os contextos da existência humana. São eles: contexto social, político, econômico, cultural e organizacional. Sem ela, a humanidade jamais seria capaz transmitir e receber mensagens, conteúdos e informações, tornando-se incomunicáveis uns com os outros.
Naves (1999, p. 50) afirma que, para obter o conhecimento, precisamos de dados, que não representariam nada se não fossem acompanhados de informações. Com as informações absorvidas, é possível extrair e construir o conhecimento.
Segundo Dalkir (2005, p. 7), “[...] a principal diferença entre a gestão da informação e a gestão do conhecimento reside na habilidade desta última de lidar com o conhecimento disponível em várias formas, notadamente o conhecimento tácito.”. 
Segundo Daza (2003, p .66), “[...] o sucesso na disseminação de modelos de gestão, associados à inovação e ao conhecimento, contribuirá para valorizar os trabalhos na área de informação e fomentar a inovação no setor empresarial”.
Terra (2000, p. 43) enfatiza aos empresários nacionais: 
As empresas nacionais, em particular aquelas expostas à competição internacional, precisam, além de aumentar rapidamente seus investimentos em qualificação profissional e pesquisa e desenvolvimento, implementar práticas gerenciais modernas e indutoras de ambientes organizacionais voltados à inovação de produtos e processos. Enfim, precisam adotar proativamente estratégias de gestão do conhecimento. Só assim terão condições de participar dos fluxos e acordos internacionais para troca de tecnologia e conhecimento. Atualmente, é evidente que nossas empresas, assim como aquelas da maior parte dos países em desenvolvimento, estão ausentes desse círculo privilegiado.
a) alta pressão por resultados; (b) superadministração; (c) excesso de normas, controles e trâmites internos; (d) estrutura verticalizada ou pouco interdependente; (e) pouca delegação de poder; (f) geração de stress nos funcionários; (g) tolerância mínima com relação aos erros; (h) ausência de políticas que reconheçam as conquistas dos funcionários; (i) concentração da informação; (j) escasso compromisso com as mudanças por parte dos dirigentes; (l) objetivos pouco definidos e não compartilhados com os funcionários; (m) falta de canais regulares para obtenção de feedback por parte do cliente com relação ao produto ou serviço; (n) não escutar ou valorizar as ideias dos funcionários; (o) o fato de muitos funcionários considerarem suas funções rotineiras e pouco estimulantes.
Conforme Fronckowiak (1998, p. 321), “[...] a rede de uma empresa pode possuir um ou centenas de servidores Web, e ainda assim ser considerada uma intranet. O tamanho não define a intranet, mas, sim, o fato de se destinar ao uso interno e particular da empresa.”.
Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo (ou conjunto de objetivos). “[...] as organizações são grupos sociais deliberadamente orientados para a realização de objetivos, que, de forma geral, se traduzem no fornecimento de produtos e serviços. Toda organização existe com a finalidade de fornecer alguma combinação de produtos e serviços.”. (MAXIMIANO, 2008, p. 4).
Para que a comunicação seja eficaz, ela tem que acontecer em todos os níveis. Os gerentes de alto nível não podem se isolar física ou psicologicamente dos outros funcionários. Quando isso acontece, as empresas são vistas como organizações sem rosto e insensíveis. A maior crítica que os funcionários fazem às suas empresas é a falta de incentivo à comunicação em todos os níveis. Uma comunicação interna eficaz gera diálogo na empresa, alimentando um senso de participação que pode fazer até as maiores empresas parecerem menores no coração e na mente dos funcionários. (MEDEIROS, 2008, p. 42).
5 Plano de proposta de melhoria 
A proposta de solução para a resolução dos problemas enfrentados pela organização, é a criação de uma intranet para os colaboradores, como forma de centralização das informações geradas, e possibilidades de criação de conteúdos multimídia.
Uma vantagem muito importante que o escritório tem a seu favor, é a plataforma Google G-Suite que já é utilizada há alguns anos. A plataforma possui as ferramentas Sites e Drive, que nunca foram usadas por nenhuma gestão do escritório. A Gestão de TI, ficaria responsável pela criação das páginas e estruturação dos links, permissionamento, apresentação e implantação. 
Assim que toda a estrutura estivesse pronta, todos os gestores iriam fazer uploads dos arquivos, documentos ou apresentações na plataforma Google Drive, que serviria como um servidor de arquivos, tornando esses documentos visíveis para os demais usuários. O acesso seria feito através de login e senha das contas de e-mail dos colaboradores. A intranet ficaria disponibilizada na página inicial de cada browser, vinculada com o perfil do usuário.
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5.1 Descrição da plataforma Google Sites
A plataforma Sites do Google, está inserida no conjunto de aplicações Google G-Suite. Pode ser adquirida no menor pacote que o Google oferece, por um valor de R$ 15,70 por conta de usuário, com todos os impostos embutidos.
A plataforma se destaca das demais ferramentas do mercado, pois não necessita de conhecimentos técnicos em nenhum tipo de programação, configuração de servidores, layouts, cores, imagens. Além de tudo isso, é totalmente responsiva, adequando-se a qualquer tipo de resolução de dispositivos.
Com poucos cliques, é possível criar várias páginas e publicá-las para a organização.
A Figura 9, demonstra a interface inicial da plataforma Google Sites, em que é possível fazer a inserção do título da página,banners e imagens.
Figura 9 - Página inicial Sites.
Fonte: Google Site Contec (2017).
Nas Figuras 10 e 11, são apresentados a guia de inserção de texto, imagens, conteúdos do Google Drive, planilhas, documentos, formulários, apresentações, agenda, gráficos e Youtube. 
Os conteúdos são vinculados com o pacote de ferramentas Google, possibilitando a atualização dos dados em tempo real.
Figura 10 - Guia de inserção de conteúdos.
Fonte: Google Site Contec (2017).
 
Figura 11 - Continuação da guia de inserção de conteúdos.
Fonte: Google Site Contec (2017).
Já as Figuras 12 e 13, apresentam temas de layouts para as páginas que serão criadas na intranet. 
Os layouts possibilitam a alteração de visualização de menus, além da mudança de cores e fontes.
Figura 12 - Guia de temas.
Fonte: Google Site Contec (2017).
Figura 13 – Edição de templates.
Fonte: Google Site Contec (2017).
5.2 Estruturação básica 
Para a criação da estrutura básica da intranet, será necessária a realização de reuniões com gestores e colaboradores de cada departamento. Após a reunião com seu departamento, cada gestor ficará incumbido de centralizar as sugestões em um único documento. 
Assim que finalizarem as reuniões com seus colaboradores, os gestores se reunirão com o departamento de gestão de TI, que montará o pré-projeto da estrutura da intranet, que será constituída pela criação dos layouts (páginas e ícones) e armazenamento dos documentos na plataforma Google Drive.
5.3 Update de arquivos
Assim que definidos quais os tipos de arquivos e informações que constituirão a intranet, pastas compartilhas dentro do Google Drive central da empresa serão criadas, para que os gestores consigam fazer update dos arquivos. O update será feito da conta de usuário G-Suite que cada um possui. 
Somente os gestores poderão fazer update dos arquivos. Assim que os arquivos estiverem no repositório online, automaticamente serão integrados com a plataforma Google Sites.
5.4 Inclusão, alteração e exclusão dos conteúdos da intranet 
A gestão de TI terá o acesso de administrador da intranet, podendo incluir, alterar e excluir qualquer conteúdo. 
Os gestores poderão fazer a inclusão, alteração e exclusão dos arquivos pertencentes ao seu departamento. 
Os demais colaboradores, somente ficarão com acesso aos conteúdos das gestões.
Se houver a necessidade de criação de novos layouts na intranet, o colaborador deverá reportar ao seu gestor, que avaliará a sugestão e posteriormente abrirá uma solicitação a gestão de TI via HelpDesk.
5.5 Acesso à intranet da organização 
O acesso à intranet da empresa, obrigatoriamente será feito através de login e senha de usuário G-Suite. 
O link de acesso ficará restrito ao domínio contec.com.br e não será listado nas pesquisas do Google. Todos os colaboradores, como padrão terão a página da intranet vinculada com seu perfil do browser.
O usuário que tentar acessar a página com outro modo de autenticação, terá que solicitar acesso às páginas da intranet, cuja mensagem de solicitação de acesso chegará para a Gestão de TI, para que avalie se o usuário terá ou não permissão para acessar conteúdos da empresa. 
5.6 Implantação 
A implantação ocorrerá por meio de execução de scripts de Windows server. O script será configurado para que altere todas as páginas iniciais dos navegadores de cada colaborador do servidor terminal server. A execução do script, será realizada no período após expediente, visto que, nenhum usuário poderá utilizar o seu browser.
Quando acessaram alguns de seus navegadores, os colaboradores vão se deparar com a tela de inserção de login e senha de usuário G-Suite. Assim que a autenticação for realizada, o colaborador conseguirá acessar a intranet. 
6 ConclusÕES 
O presente estudo analisou os processos de disseminação de conteúdos gerados para os colaboradores dentro do escritório Contec Organização Contábil, sugerindo a criação de uma intranet pelo departamento de Gestão de TI.
Baseou-se em métodos e processos já utilizados em outros escritórios contábeis, além de consultas realizadas a bases de conhecimento dos chamados abertos para o departamento de Gestão de TI, relativos a perdas, exclusões de arquivos e demora na busca por informações. Além de metodologias específicas sobre a importância da criação da intranet dentro das empresas.
Esta pesquisa teve como objetivo propor a criação e a implantação da intranet como centralização da gestão do conhecimento dentro da organização. A princípio, todos os gestores iriam realizar a análise de quais arquivos seriam publicados na intranet juntamente com sua equipe de trabalho. Os arquivos serão inseridos pelos gestores em uma pasta compartilhada dentro do ambiente do Google Drive. Após esse processo, o departamento de gestão de TI será acionado para vincular os arquivos com o layout da intranet, possibilitando que todos os funcionários tenham acesso compartilhado e atualizado das informações em tempo real, evitando perda e exclusões acidentais de arquivos. 
Este estudo contribui com futuras pesquisas que busquem soluções simples e práticas para compartilhamento e criação de novos conteúdos para os colaboradores, com ferramentas que não necessitam de conhecimento técnico para sua utilização. 
A solução proposta neste trabalho foi apresentada à diretoria da organização para avaliação e possível criação e implantação dentro da empresa. O resultado obtido foi a aprovação da sugestão.
Espera-se que, a partir da implantação da intranet, as informações sejam centralizadas em um único local e transpassadas aos colaboradores e clientes de forma clara, sucinta e ágil. Também é esperado que todos os colaboradores possam sugerir melhoramentos e novas ideias para a estrutura da intranet.
REFERÊNCIAS
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