Assistente Administrativo _ UC1 - Aula 2

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Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio
aos processos da organização
AULA 2
Introdução às funções 
da administração
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO   �������������������������  4
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  4
2.1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO  �������������������������������������������  4
2.2 PLANEJAMENTO: AONDE IR E COMO CHEGAR  �������������������������������������������������  7
2.3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL  ������������������������������������  9
2.4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE ���������������������������������������������������������  13
2.4.1 Poder de autoridade  ����������������������������������������������������������������������������������  13
2.4.2 Poder pessoal  ������������������������������������������������������������������������������������������  14
2.5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO  ������������������������������������������������  15
CONSIDERAÇÕES DA AULA 2 �������������������������������������������������������������������������������  20
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  21
4Assistente Administrativo
AulA 2
INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO 
CONTEXTUALIZANDO
Após estudar o planejamento de carreira, chegamos ao estudo das funções da administração. Essas 
funções são frutos da Teoria Neoclássica e consistem no planejamento, na organização, na direção 
e no controle de uma organização.
Nesta aula, nosso foco será estudar os elementos que contribuirão para que você receba e dê 
encaminhamento às solicitações recebidas dos diversos setores de uma organização. Para isso, será 
necessário compreender as estruturas e os processos organizacionais, bem como a organização do 
ambiente de trabalho, reconhecendo a importância da comunicação com os diferentes setores em 
contextos diversos.
Lembre-se de que a competência desta Unidade Curricular é organizar e executar atividades de apoio 
aos processos da organização. Portanto, ao estudar as funções da administração e seus processos, 
você chegará ainda mais perto do que o mercado de trabalho requer de seus colaboradores, e poderá 
se preparar melhor para aproveitar as oportunidades.
2.1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
SAIBA MAIS
Para que seja possível entender as configurações do trabalho do profissional que 
atua no âmbito administrativo nos dias de hoje, é preciso conhecer alguns aspectos 
históricos da Administração. Sendo assim, você está convidado a acessar a Midiateca 
deste curso e ler o material complementar sobre a evolução histórica da administração.
Todas as informações trocadas nos processos organizacionais passam por cada uma das quatro 
funções da administração: o planejamento, a organização, a direção e o controle. É necessário, 
portanto, estar atento à relevância de cada uma delas. 
A administração possui, entre suas principais características, um circuito de atividades integradas, que 
tem como objetivo a busca por resultados, a utilização racional de recursos, ou seja, uma utilização 
de recursos que evite desperdícios e o envolvimento das funções administrativas. Dentre as funções 
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administrativas, queremos que, neste momento, você considere o planejamento. Posteriormente 
detalharemos cada uma das demais funções. 
É importante que você compreenda, logo de início, que o planejamento é muito 
importante porque possui o intuito de definir objetivos e auxiliar na criação de metas, 
identificando, nesse processo, quais são as oportunidades, ameaças, forças e 
fraquezas da organização, algo que também é conhecido como análise SWOT.
A análise SWOT é utilizada durante a etapa de Planejamento Estratégico, com o intuito de auxiliar na 
compreensão do cenário em que se encontra a organização. A sigla, em inglês, tem como origem as 
seguintes palavras:
 � Strengths   Forças. 
 � Weaknesses   Fraquezas. 
 � Opportunities   Oportunidades. 
 � Threats   Ameaças. 
A matriz SWOT permite uma melhor visualização das caraterísticas que a nomeiam e é aplicável a 
qualquer organização.
Figura 1 - Matriz SWOT
STRENGTHS
FORÇAS
AMEAÇAS
FRAQUEZAS
OPORTUNIDADES
WEAKNESSES
OPPORTUNITIESTHREATS
SWOT
Fonte: Senac SETED (2021).
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Algumas estratégias são necessárias para realizar uma análise SWOT. Confira, no Quadro 1, um passo 
a passo sobre como realizar essa análise.
Quadro 1 - Estratégias para realizar a análise SWOT
Estratégias Descrição
Dividir o cenário 
empresarial em 
duas partes
Para entender melhor o cenário que engloba a empresa, é preciso dividi-lo em 
ambiente externo e interno. O ambiente externo englobará variáveis que afetam 
a empresa do lado de fora, enquanto o ambiente interno analisará variáveis que 
partem de dentro da organização.
Definir o ambiente 
interno
Na análise do ambiente interno, é preciso diagnosticar as forças e fraquezas da 
organização, comparando-a com outras empresas que atuam no mesmo ramo. 
Essas variáveis são determinadas pelo contexto em que a organização vive, 
juntamente com a sua forma de atuação.
Determinar o 
ambiente externo
É nesse contexto que estão as chamadas oportunidades e ameaças da empresa. 
Tais itens variam de acordo com o mercado em que o negócio está inserido.
Organizar os dados 
em formato de 
um diagrama
Uma vez determinados os dados referentes ao ambiente interno e externo, 
as informações são organizadas, conforme apresenta a Figura 2.
Analisar o cenário 
encontrado
A análise SWOT auxilia o gestor a obter maior clareza a respeito do seu empreendi-
mento, permitindo que sejam identificados os pontos fortes a serem explorados, bem 
como os pontos fracos a serem melhorados. Essa análise permite a atuação em todo o 
âmbito da organização, ajudando-a a determinar sua posição no mercado e a antecipar 
o futuro ao precaver ameaças e visar a maiores oportunidades.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
A análise da Figura 2 permite conhecer como está organizado o processo administrativo com base 
nas funções da administração.
Figura 2 - Processo administrativo
• Definir a missão, 
• Formular objetivos, 
• Definir os planos para 
alcançar os objetivos, 
• Programar as atividades.
• Dividir o trabalho, 
• Designar as atividades, 
• Agrupar as atividades 
em órgãos e cargos, 
• Alocar recursos, 
• Definir autoridade e 
responsabilidade.
• Designar as pessoas, 
• Coordenar os esforços, 
• Comunicar, 
• Motivar, 
• Liderar, 
• Orientar.
• Definir os padrões, 
• Monitorar o desempenho, 
• Avaliar o desempenho, 
• Agir de forma corretiva.
DIREÇÃO CONTROLEORGANIZAÇÃOPLANEJAMENTO 
Fonte: Bergamini (2016).
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Ainda com relação às funções da administração, vale considerar o seguinte:
 � Planejamento: a base do planejamento é o estudo do projeto a ser implementado. É neces-
sário realizar muita pesquisa antes de iniciar a implantação de qualquer projeto, podendo 
esse planejamento durar semanas, meses ou até mesmo anos, de acordo com a magnitude 
do que se planeja implantar. 
 � Organização: a função da organização funciona como um meio de preparar os processos, 
com o intuito de obter os resultados previamente planejados. 
 � Direção: a direção alinha os objetivos do planejamento.� Controle: o controle permite vislumbrar todo o processo e, dessa forma, auxilia a diagnos-
ticar se os resultados foram ou não alcançados.
A seguir você estudará, de forma detalhada, as quatro funções administrativas.
2.2 PLANEJAMENTO: AONDE IR E COMO CHEGAR
Como vimos, o planejamento é o ponto de partida das quatro funções administrativas que integram 
o processo de gerência. É por meio do planejamento que os objetivos e as metas são traçados, bem 
como os meios para atingi-los. O planejamento funciona como a cabeça da organização, pois é ele 
que vai guiar importantes decisões futuras.
Mas de que forma é possível fazer um bom planejamento?
Existem seis passos para que seja feito um bom planejamento:
1) Definir objetivos: é nessa hora que a organização deve especificar aonde quer chegar, 
quais metas deseja atingir e quais objetivos pretende alcançar. É importante ser bastante 
específico nessa etapa para conseguir desenvolver os meios certos de se chegar lá.
2) Determinar a posição da empresa diante dos objetivos: esse momento é essencial para 
calcular a distância que a empresa se encontra de seus objetivos. Analisar os pontos 
fortes e fracos, assim como confrontar a situação presente com o futuro (aonde se quer 
chegar), é fundamental para avaliar a capacidade de alcançar metas ou não.
3) Desenvolver roteiro para condições futuras: é importante criar cenários em que se possa 
prever o que pode atrapalhar ou ajudar no processo de execução do planejamento.
4) Analisar caminhos alternativos: listar mais de uma ação a ser executada evita que 
imprevistos atrapalhem o processo. Por isso, é fundamental que a organização tenha o 
que comumente conhecemos como “carta na manga”, ou seja, um plano alternativo caso o 
original não dê certo. 
5) Colocar o plano em prática: depois de traçar os objetivos específicos, avaliar as condições, 
determinar a posição e ter um plano alternativo, é hora de colocar o plano em prática. 
6) Avaliar resultados: para que o plano prossiga como o planejado, não se pode esquecer 
de avaliar os resultados, tendo sempre em mente o objetivo inicial e corrigindo erros se 
necessário. 
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Planejar é um ato que auxilia todo tipo de organização, pois é um processo que visa a resultados, 
criando um senso de direção para o desempenho; a prioridades, garantindo que coisas mais importantes 
ganhem a atenção necessária; a vantagens, administrando recursos para auxiliar na melhor utilização 
das forças da organização; a mudanças, antecipando problemas ou oportunidades, de modo que não 
haja surpresas no caminho.
Para uma melhor organização do planejamento, os gerentes trabalham com diferentes tipos 
de planos ao longo do tempo. Afinal, objetivos e metas estão sempre evoluindo, e, diante de tais 
mudanças, é preciso frequentemente adaptar os planos à situação atual da empresa. 
O Quadro 2 apresenta diferentes tipos de planos utilizados por gerentes, de acordo com o tempo 
disponível para a sua implementação.
Quadro 2 - Tipos de planos
Tipo de Plano Descrição Detalhamento
Plano de curto 
prazo versus 
longo prazo
Os planos podem conter caráter 
de curto prazo (até 1 ano); prazo 
intermediário (entre 1 e 2 anos); e 
longo prazo (cinco anos ou mais). 
Os objetivos definidos são diferentes para cada 
tipo de plano, sendo os de longo prazo menos 
definidos e os de curto prazo mais específicos. 
Planos 
estratégicos 
versus planos 
operacionais
Enquanto os planos estratégicos 
estão relacionados às 
necessidades de longo prazo, 
estabelecendo grandes metas 
futuras, os planos operacionais 
seguem um caminho mais 
definido, servindo de base 
para a implementação dos 
planos estratégicos. Os planos 
estratégicos podem ser 
classificados em cinco tipos, 
detalhados na coluna ao lado.
Planos de produção: responsáveis pelos métodos 
e tecnologias necessários na área de produção.
Planos financeiros: responsáveis pelo dinheiro 
necessário para financiar a produção.
Planos de instalações: responsáveis pelas 
instalações necessárias na execução de tarefas.
Planos de marketing: responsáveis pela venda e 
distribuição de produtos ou serviços.
Planos de recursos humanos: responsáveis pela 
distribuição de funcionários nas diversas áreas.
Planos 
permanentes
Esses tipos de plano têm 
o intuito de orientar ações 
recorrentes. Eles podem ocorrer 
de duas formas, detalhadas na 
coluna ao lado.
Política: esse plano permanente descreve quais 
ações devem ser tomadas em amplas situações. 
Uma política de recursos humanos, por exemplo, 
deve preocupar-se com recrutamento e seleção, 
treinamento e desenvolvimento, plano de cargos 
e salários, avaliação de desempenho, entre outros 
aspectos. 
Procedimentos ou regras: esses planos 
permanentes descrevem quais ações devem 
ser tomadas em situações específicas, ou seja, 
em casos nos quais seja necessário um plano 
preciso para resolver uma situação.
Planos para 
único uso
Diferentemente dos planos 
permanentes, esse tipo de plano 
é utilizado apenas uma vez e 
com o intuito de atingir objetivos 
muito específicos. Vejamos, 
ao lado, dois exemplos de planos 
de único uso.
Orçamentos: são planos para a aplicação de 
recursos para atividades, projetos ou programas.
Projetos: são planos que visam identificar as 
tarefas necessárias para atingir metas de tempo 
determinado.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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Após conhecer os diversos tipos de planejamento utilizados pelos gerentes dentro das organiza-
ções, chegou a hora de estudar as diferentes abordagens de planejamento.
 � Planejamento de dentro para fora: essa abordagem analisa o ambiente interno com o 
intuito de melhorá-lo, aprimorando o que já se faz dentro de uma empresa. O objetivo aqui 
é fazer melhor.
 � Planejamento de fora para dentro: nessa perspectiva, o objetivo é, primeiramente, analisar o 
ambiente externo para que se possa explorar um campo que quase ninguém está explorando. 
O foco é encontrar uma oportunidade e tirar o melhor proveito dela.
 � Planejamento de cima para baixo: nesse tipo de planejamento, os objetivos são definidos 
no topo da pirâmide, ou seja, as metas são traçadas pela gerência superior. 
 � Planejamento de baixo para cima: essa abordagem de planejamento começa na base 
da pirâmide, ou seja, os objetivos são traçados pelos níveis mais baixos da organização, 
tendo sempre em mente os planos predeterminados pela gerência de alto nível. A missão 
aqui é planejar como executar tarefas tendo por base o planejamento que já foi definido 
anteriormente pelo topo da gerência. 
 � Planejamento contingencial: esse tipo de plano visa buscar alternativas caso um primeiro 
plano apresente falhas ou simplesmente pare de funcionar em razão de uma mudança de 
cenário. 
O planejamento não é a única atividade desempenhada pelos gerentes, mas, 
com certeza, é uma das mais importantes, pois é a base para qualquer ação a ser 
realizada dentro de uma organização.
2.3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL
Após estudarmos como funciona o processo de planejamento, é hora de reunir recursos e recrutar 
pessoas para realizar as tarefas da organização da melhor maneira possível. Nessa etapa, a 
organização tem como principais objetivos: 
 � identificar quem irá fazer o quê por meio da distribuição de responsabilidades e tarefas;
 � identificar quem está encarregado de quê; e
 � estabelecer uma rede de comunicação, fazendo com que todos os colaboradores tenham 
contato com os demais membros da equipe.
A estrutura organizacional de uma empresa, na maior parte das vezes, se dá por meio de um 
organograma. O organograma é uma estrutura formal que apresenta a posição de cada representante 
dentro da organização, assim como a divisão de trabalho e a alocação de recursos.
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A Figura 3 apresenta a estrutura básica de um organograma em uma empresa fictícia.
Figura 3 - Organograma
PresidenteDiretor de Finanças
Gerência de Finanças 
Diretor de Logística
Gerência de Logística 
Diretor de Planejamento
Gerência de Planejamento 
Departamento de 
Controle Operacional 
Departamento de 
Planejamento 
Departamento de 
Prestação de Contas
Departamento de 
Contabilidade
Departamento de 
Material, Patrimônio 
e Serviços Gerais 
Departamento 
de Compras
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 3 mostra um modelo de organograma tradicional comum à grande parte das empresas. 
Embora a ocupação dos cargos na figura possa variar de acordo com a organização, em muitos 
casos é o diretor ou presidente que ocupa a posição do topo. 
Nas posições intermediárias, encontram-se analistas, gerentes, coordenadores e outros profissionais. 
Os cargos localizados na base do organograma são, geralmente, representados por posições não 
estratégicas diretamente relacionadas a trabalhos operacionais. Apresentaremos mais modelos de 
organograma na Aula 3 desta Unidade Curricular.
Existem também as chamadas estruturas informais, aquelas que apresentam uma 
suborganização em que as relações de trabalho não oficiais são estabelecidas. 
Esse tipo de estrutura representa as relações de trabalho do dia a dia e pode, 
muitas vezes, ser benéfica para a empresa, principalmente quando as estruturas 
formais se encontram ultrapassadas. As estruturas informais, nesse sentido, 
são uma alternativa para realizar o trabalho de uma maneira mais espontânea, 
permitindo que os funcionários sejam criativos, superem limites e se comuniquem 
melhor entre si. 
Um grande desafio do processo organizacional é estruturar as unidades de trabalho, ou seja, agrupar 
pessoas para desempenhar funções em um departamento comum e sob a supervisão de um líder. 
Esse processo pode se dar por meio de estruturas funcionais, divisionais ou matriciais. Vamos 
conhecer melhor essas maneiras de organizar as unidades de trabalho.
 � Estruturas funcionais 
As estruturas funcionais têm o objetivo de agrupar pessoas com habilidades parecidas 
para desempenhar funções similares. Esse tipo de estrutura apresenta uma linha de 
produção em que cada departamento tem a obrigação de se preocupar somente com a 
sua área. 
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Essa divisão, apesar de benéfica para pequenas empresas (uma vez que apresenta 
economia de recursos e treinamento especializado para cada função), pode apresentar 
problemas na comunicação entre departamentos. Isso ocorre quando um departamento 
se preocupa somente com a sua área, esquecendo-se de que a organização funciona como 
um todo. Um exemplo disso é um profissional que se recusa a colaborar com o colega de 
outro setor sob a alegação de que aquilo não compõe a lista de responsabilidades dele.
 � Estruturas divisionais
A estrutura divisional pode ser realizada por meio da estrutura do produto, estrutura 
geográfica e estrutura por cliente:
 › Estrutura por produto: é aquela na qual diferentes funções trabalham em um único 
produto.
 › Estrutura geográfica: é aquela na qual as funções são realizadas em uma mesma região 
geográfica.
 › Estrutura por cliente: é aquela na qual as funções são realizadas para servir a diferentes 
clientes. 
As estruturas divisionais apresentam vantagens (como maior flexibilidade, melhor comunicação 
entre diferentes especialidades e bens ou serviços focados em produtos, clientes ou serviços). 
Analise, no Quadro 3, cada um desses tipos de estrutura.
Quadro 3 - Organização das estruturas divisionais
Estrutura Forma de funcionamento Exemplo
Estrutura 
por Produto
Todas as especialidades 
trabalham em um mesmo 
produto ao mesmo tempo, 
tornando o ambiente 
de trabalho muito 
mais dinâmico.
Supermercados que, em vez de dividirem a organização 
de acordo com as funções de seus colaboradores, 
trabalham com o foco voltado aos produtos disponíveis 
aos clientes: frutas, verduras e legumes; laticínios; 
açougue; utilitários; perfumaria; mercearia; entre outros.
Estrutura 
Geográfica
Produtos que apresentam 
diferentes características 
de acordo com a 
sua localidade. 
Empresas de varejo que concentram suas vendas 
de acordo com a região em que trabalham. Uma loja 
de uma determinada rede, localizada no estado de 
Colorado, nos Estados Unidos, pode facilmente vender 
equipamentos para esqui. No Brasil, por conta do clima 
tropical, tais produtos não seriam vendidos, dando lugar 
a produtos destinados a um clima mais quente, como 
equipamentos de praia.
Estrutura 
por Cliente
Dedica atenção às 
necessidades específicas 
de cada cliente, 
tornando o produto ou 
serviço personalizado.
Lojas de móveis planejados, que trabalham de acordo 
com as necessidades específicas do cliente e seu 
imóvel, fazendo com que cada etapa do processo de 
criação seja realizada especificamente para aquele 
empreendimento contratante.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
12Assistente Administrativo
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Uma das desvantagens das estruturas divisionais é a falta de especialização dos funcionários e o 
aumento dos custos. Mas, apesar de apresentar algumas falhas, muitos acreditam que esse tipo de 
estrutura será a que fará sucesso no futuro, uma vez que explora toda a energia de seu pessoal e 
colabora para uma maior integração entre departamentos. 
 � Estruturas Matriciais
Nessa estrutura, os funcionários trabalham em dois ou mais departamentos ao mesmo 
tempo. A ideia, nesse tipo de estrutura, é fazer com que a técnica das estruturas funcionais 
se alinhe com a integração das estruturas divisionais, tornando o ambiente de trabalho 
muito mais flexível e multifuncional.
As estruturas matriciais podem apresentar benefícios como:
 › maior cooperação entre diferentes departamentos;
 › maior flexibilidade;
 › melhor serviço ao cliente;
 › melhor prestação de contas;
 › melhor tomada de decisões;
 › melhor estratégia gerencial.
Assim como acontece com as outras estruturas organizacionais, o método matricial 
também apresenta algumas desvantagens, dentre elas a disputa por poder, uma vez que 
diferentes áreas se relacionam diretamente.
Apesar das desvantagens, a estrutura matricial é a mais indicada para empresas que 
realizam diferentes projetos ao mesmo tempo, como as empresas de construção civil, 
por exemplo. 
Podemos perceber que as estruturas organizacionais têm evoluído de acordo com as necessidades 
atuais das organizações. Atualmente, para ganhar vantagem competitiva em relação às outras 
empresas, muitos gerentes têm optado por uma organização mais multifuncional, em que ambientes 
complexos e dinâmicos são mais viáveis para uma melhor produção.
Nesse sentido, estruturas de equipe são necessárias para que haja uma integração efetiva entre 
gerentes e funcionários.
As estruturas de equipe trabalham juntas na resolução de problemas e na exploração de oportunidades. 
O objetivo de uma estrutura de equipe é permitir que todo o pessoal de uma empresa compartilhe 
conhecimento, criando uma comunicação efetiva e fazendo com que haja uma integração benéfica 
para toda a organização. 
Agora que você estudou as principais funções do processo de organização, chegou a hora de 
descobrir como direcionar as ações voltadas a essas funções. A  seguir, você estudará a função 
da direção, que tem por objetivo liderar equipes, e conhecerá as características dessa função para 
entender melhor como ela atua em uma organização.
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2.4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE
A terceira etapa do processo gerencial, depois do planejamento e da organização, é  a liderança, 
um  importante recurso na área da administração. Essa função tem por objetivo dirigir esforços 
e, mais que isso, visa inspirar os funcionários, motivando-os a trabalharem pelos objetivos da 
organização e empenharem-se mais. 
INFORMAÇÃO
Enquanto o planejamento cria objetivos e metas e a organização trabalha para 
estruturar o trabalho, a direção se preocupa com meios de liderar seu pessoal. Um bomlíder (ou gerente) tem uma capacidade motivadora, que faz com que seus funcionários 
se inspirem e, consequentemente, cumpram suas responsabilidades.
Uma habilidade muito reconhecida em diversos líderes é a capacidade visionária, ou seja, conseguir 
enxergar oportunidades futuras diante de diferentes cenários. Um bom líder possui características 
que o possibilitam criar ações necessárias para se chegar a um objetivo com sucesso. Um líder 
visionário possui cinco importantes características:
1) Desafia o processo, estimulando seu pessoal com inovações e incentivando o surgimento 
de diferentes ideias.
2) É entusiasmado e procura inspirar sua equipe.
3) Esforça-se, efetivamente, para ajudar a sua equipe.
4) Age com coerência, de acordo com as políticas da empresa, colocando-se como exemplo 
para sua equipe.
5) Comemora as conquistas, levando emoção e entusiasmo para o ambiente de trabalho.
A direção está diretamente relacionada ao poder. O poder dentro de uma organização pode ser 
utilizado como ferramenta para a obtenção de resultados, uma vez que leva os demais colabora-
dores a trabalharem de acordo com os seus interesses.
Gerentes eficazes são capazes de usar o poder de autoridade e o poder pessoal. Você conhecerá a 
seguir, de forma detalhada, a descrição de cada um desses tipos de forma de poder.
2.4.1 Poder de autoridade
A posição de um gerente já pressupõe um status de poder, uma vez que existe uma hierarquia de 
autoridade. Para entender melhor essa definição, conheça os principais tipos de poder:
 � Poder de recompensa: esse tipo de poder oferece alguma coisa de valor (que pode ser um 
bônus, uma promoção, entre outras) em troca de um resultado positivo do funcionário. 
Exemplo: o gerente oferece um dia de descanso ao funcionário que melhor cumpriu suas 
metas.
14Assistente Administrativo
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 � Poder coercitivo: esse tipo de poder funciona como uma punição. Exemplo: o gerente diz 
que os funcionários terão que fazer hora extra para compensar o atraso em uma linha de 
produção.
 � Poder legítimo: é o poder decorrente da posição hierárquica propriamente dita, a autoridade 
por status. Exemplo: o gerente decide não seguir a orientação de um colaborador e utiliza 
como justificativa o fato de ele ser o chefe.
2.4.2 Poder pessoal
As características individuais de cada líder também podem funcionar como uma fonte de poder. 
Esses poderes são organizados em poder de especialidade e poder de referência.
 � Poder de especialidade: esse tipo de poder é característico de gerentes que dominam uma 
especialidade, e, com isso, têm a capacidade de influenciar outras pessoas. Os líderes 
com esse poder sabem como fazer, e, por isso, são vistos como pessoas de credibilidade.
 � Poder de referência: é o poder gerado pela identificação. São líderes que possuem a 
capacidade de influenciar outras pessoas através de seu carisma, despertando a admiração 
e o respeito dos demais. 
Esse último tipo de poder está relacionado às características muito pessoais de cada gerente. 
Grande parte das pesquisas nessa área mostra que os traços pessoais de líderes eficazes apre-
sentam características como: honestidade, determinação, inteligência, flexibilidade, conhecimento e 
autoconfiança. Podemos notar que todos esses traços são características positivas, o que nos leva 
a crer que grandes líderes são pessoas que têm a capacidade de influenciar outras através de uma 
postura íntegra.
Em termos de estilo de liderança, podemos citar a liderança que se preocupa com as tarefas e a 
liderança que se preocupa com as pessoas.
O Quadro 4 apresenta os estilos de liderança e suas características.
Quadro 4 - Estilos de liderança
Estilo de liderança Características
Por tarefas
• Define o trabalho a ser feito;
• Divide as responsabilidades;
• Estabelece as condições de trabalho;
• Auxilia na conclusão de atividades;
• Monitora o desempenho; e
• Analisa os resultados.
Por pessoas
• É amistoso e dá apoio aos colaboradores;
• Estabelece relacionamentos sociais;
• Respeita todos os funcionários;
• Entende as necessidades dos demais; e
• Demonstra confiança aos funcionários. 
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
15Assistente Administrativo
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Os líderes que utilizam esses estilos de liderança são classificados de quatro formas diferentes:
 � Líderes abdicativos: mostram pouca preocupação tanto com as tarefas quanto com as 
pessoas.
 � Líderes diretivos: mostram muita preocupação com as tarefas e pouca preocupação com 
as pessoas.
 � Líderes apoiadores: mostram pouca preocupação com a tarefa e muita preocupação com 
as pessoas.
 � Líderes democráticos: mostram muita preocupação tanto com a tarefa quanto com as 
pessoas.
IMPORTANTE
O líder democrático é a melhor característica para representar um bom líder, ou seja, 
alguém que, além de se preocupar em cumprir metas, tem a capacidade de ser sensível 
às necessidades de sua equipe. É esse tipo de líder que tem o poder de direcionar sua 
equipe de forma que todos se sintam motivados e cumpram as tarefas do dia a dia.
Esse estudo permite perceber que direcionar uma organização não é uma tarefa fácil. É preciso que 
o gerente em questão desenvolva habilidades específicas, que  façam dele um líder, para, assim, 
conseguir inspirar sua equipe e, consequentemente, direcioná-la para cumprir os objetivos propostos 
no processo de planejamento.
Depois de estudarmos as funções de planejamento, organização e direção, passaremos à última 
função da administração: o controle.
2.5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO
O controle é a última função dos processos organizacionais. Esta é uma etapa necessária para que a 
organização se mantenha cumprindo metas e alcançando objetivos.
O controle funciona como um complemento das outras três funções organizacionais, que são o plane-
jamento, a organização e a direção. 
INFORMAÇÃO
Enquanto o planejamento estabelece objetivos, a organização aloca pessoas e recursos 
para a produção; a direção motiva pessoas a trabalharem melhor; o controle cuida para 
que todos esses processos sejam realizados de forma correta e no tempo certo.
Para entender melhor o conceito de controle na administração, podemos compará-lo a um termostato 
de um condicionador de ar. No equipamento, um termostato funciona como um regulador, pois sempre 
que há uma mudança na temperatura do ambiente, o condicionador de ar identifica o problema e 
toma as medidas corretivas necessárias, com o intuito de reestabelecer a temperatura desejada. 
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O processo de controle funciona exatamente assim, com o poder de identificar e corrigir erros. 
Para tanto, estabelece padrões de desempenho, compara o desempenho real com o padrão e toma 
medidas corretivas. O Quadro 5 apresenta detalhadamente as etapas da função de controle na 
administração.
Quadro 5 - Etapas da função de controle
Etapas Descrição
Estabelece padrões 
de desempenho
Essa etapa, que começa no planejamento, visa definir padrões de 
produção ou de insumo a serem seguidos:
• De produção: mede quantidade, qualidade, custo e tempo.
• De insumo: mede esforços de trabalho, como a pontualidade e 
a eficiência.
Mede o desempenho real
Essa etapa deve fazer o cálculo do desempenho alcançado, 
tendo sempre em mente os padrões de produção e os de insumo 
definidos pela organização. 
Compara o desempenho 
padrão com o real
É nessa etapa que o controle deve identificar a necessidade de um 
plano de ação. Comparar os resultados obtidos ajuda essa função 
no cálculo do que se deve mudar.
Toma medidas corretivas
Após comparar os resultados obtidos, é hora de tomar as devidas 
medidas corretivas.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Tais medidas podem acontecer por meio de situação de problema e situação de oportunidade:
 � Situação de problema: acontece quando o desempenho é menor que o esperado, e é preciso 
agir para que os padrões estabelecidos sejam retomados.
 � Situação de oportunidade:acontece quando o desempenho é maior que o esperado. 
Nesse caso, é preciso aprimorar os padrões estabelecidos.
O Quadro 6 apresenta os principais tipos de controle que podem ser aplicados ao longo do processo 
de produção.
Quadro 6 - Tipos de controle
Tipos de controle Descrição
Controles preventivos
O que precisa ser feito antes de começar a produção? Esses controles 
ajudam a prever possíveis problemas, assegurando que tudo esteja de 
acordo com os padrões antes de se começar a produção.
Controles concomitantes
O que precisa ser feito durante o processo para melhorá-lo? 
Esses controles ajudam a identificar e corrigir problemas que 
ocorrem no meio do processo de produção. 
Controles de feedback
O que precisa ser feito da próxima vez? Esses controles têm foco no 
final de todo o processo de produção, ajudando a determinar o que 
se deve fazer de diferente nas próximas vezes. 
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
17Assistente Administrativo
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Agora trataremos de um aspecto dentro da função controle que envolve o planejamento, a organi-
zação e a liderança de um ponto de vista mais direto. Trata-se do controle administrativo. 
O Quadro 7 apresenta o controle administrativo, que serve para auxiliar na previsibilidade de desem-
penho de todas as demais etapas de um processo de produção. 
Quadro 7 - Controle administrativo
Tipos de controle Descrição
Controle via estratégia 
e objetivos
Ocorre no início do processo, quando o desempenho padrão é estabelecido.
Controle via política 
e procedimentos
Acontece durante o processo, quando os funcionários são controlados 
através de regras de comportamento e padrões de produção.
Controle via seleção 
e treinamento
Ocorre quando os funcionários são escolhidos e treinados para realizar 
determinados trabalhos, de acordo com suas respectivas funções.
Controle via avaliação 
de desempenho
Ocorre quando os membros de uma equipe são avaliados individualmente 
como forma de identificar a necessidade de treinamento.
Controle via função e 
estrutura de trabalho
Ocorre quando as pessoas são colocadas para trabalhar em funções que se 
ajustam aos talentos de cada um.
Controle via regra 
de desempenho
Ocorre quando uma equipe trabalha empenhadamente para alcançar os 
padrões de desempenho estabelecidos.
Controle via cultura 
organizacional
Ocorre quando valores individuais se assemelham aos valores organizacionais, 
gerando uma produção efetiva.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Todos esses controles têm relação com as demais funções organizacionais, desempenhando um 
papel importante em cada uma delas, uma vez que visa controlar não somente a empresa como um 
todo, mas também, cada uma de suas etapas de produção isoladamente. 
O controle, dentro das funções organizacionais, tem o objetivo não somente de corrigir erros, mas 
também, de evitá-los, e esse é um processo que requer muita atenção e responsabilidade do gerente, 
uma vez que ele tem a missão de monitorar todos os processos de produção. 
O controle, junto ao planejamento, à organização e à liderança, forma a base dos processos 
organizacionais e auxilia a empresa a gerenciar suas atividades para que a produção aconteça da melhor 
maneira possível, ou seja, estabelecendo metas e objetivos, alocando pessoas e recursos, motivando seu 
pessoal e monitorando os resultados.
18Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2
SAIBA MAIS
Consumo consciente
Ao realizar estudos ou elaborar técnicas referentes às funções administrativas, é comum, 
muitas vezes, que as empresas centralizem suas energias na maximização de lucros e 
resultados e deixem de lado o caráter sustentável dos recursos disponíveis no planeta. 
A humanidade consome, hoje, 30% mais recursos naturais do que a capacidade de 
renovação da Terra, fazendo com que elementos, como água, energia e alimentos 
possam vir a ser racionados de maneira severa no futuro, ameaçando, dessa forma, 
a vida ao redor do globo.
A melhor forma de mudar esse cenário é realizando o uso consciente de recursos e 
insumos, analisando as consequências dos seus atos de consumo em relação à qualidade 
de vida do planeta e também das gerações futuras. Criar o hábito de reduzir, reciclar e 
reaproveitar tudo o que for possível, na sua vida e também no cotidiano de sua empresa, 
pode contribuir positivamente para a manutenção de um planeta mais saudável.
Para incentivar atitudes como essa, foi criada pela entidade ISO (International Organization for 
Standardization) a família de normas ISO 14000, que trata especificamente do gerenciamento 
ambiental e indica o que as organizações precisam fazer para minimizar os impactos ambientais de 
suas atividades. O Quadro 8 apresenta algumas das principais normas já vigentes e outras, que estão 
em fase de revisão.
19Assistente Administrativo
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Quadro 8 - Normas ISO
Status da 
Norma Norma Características
Vigente
ISO 14001
Trata dos principais requisitos para as empresas identificarem, controlarem 
e monitorarem seus aspectos ambientais, através de um sistema de gestão 
ambiental.
ISO 14004
Complementa a ISO 14001, provendo diretrizes adicionais para a implantação 
de um sistema de gestão ambiental.
ISO 14010
São normas relativas às auditorias ambientais. São elas que asseguram credi-
bilidade a todo o processo de certificação ambiental, visando às auditorias de 
terceiras partes, nas quais se verificam os compromissos estabelecidos pela 
empresa em seu Sistema de Gestão Ambiental.
ISO 14031 Guia para avaliação de desempenho ambiental.
ISO 14020 Conjunto de normas que tratam dos selos ambientais.
ISO 14040
Conjunto de normas para conduzir análises de ciclo de vida de produtos e 
serviços.
ISO 14064
Contabilização e verificação de emissões de gases de efeito estufa para 
suportar projetos de redução de emissões.
ISO 14065
Complementa a ISO 14064, especificando os requisitos para certificar ou reco-
nhecer instituições que farão validação ou verificação da norma ISO 14064 ou 
outras especificações importantes.
ISO 14063 Trata da comunicação ambiental por parte das empresas.
ISO 14045 Trata dos requisitos referentes à análise de ecoeficiência.
ISO 14051
Norma para MFCA (Material Flow Cost Accounting, ou, em tradução literal, 
contabilidade de custos dos fluxos de materiais), uma ferramenta de geren-
ciamento que busca maximizar a utilização de recursos, principalmente 
em manufatura e processos de distribuição.
ISO 14067
Norma para pegada de carbono em produtos, tratando de requisitos para a 
contabilização e comunicação de emissões de gases de efeito estufa asso-
ciados a produtos.
ISO 14069
Guia para as empresas calcularem a pegada de carbono em seus produtos, 
serviços e cadeia de fornecimento.
ISO 14033
Diretrizes e exemplos para compilar e comunicar informações ambientais 
quantitativas.
ISO 14066
Requisitos para as empresas que farão a validação e a verificação de 
emissões de gases de efeito estufa.
Em revisão
ISO 14005
Guia para a implementação, em fases, de um Sistema de Gestão Ambiental 
para facilitar sua adoção por pequenas e médias empresas.
ISO 14006 Norma para ecodesign.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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CONSIDERAÇÕES DA AULA 2
Nesta aula, você estudou as principais informações a respeito das funções administrativas, que 
permitirão que você, no cotidiano das suas atividades como assistente administrativo, tenha uma 
visão sobre como funciona o fluxo de atividades que compõem uma organização. 
Os elementos apresentados objetivaram ampliar seu conhecimento acerca do tema, despertando, 
em você, uma maior compreensão sobre o assunto. Além do caráter teórico envolvendo o planejamento, 
a organização, a direção e o controle, aprender, na prática, um passo a passo para a realização da análise 
SWOT, por exemplo, é fundamental para conhecer melhor o direcionamento a ser dado quanto ao rumo 
da empresa, de acordo com as funções trabalhadas.Na próxima aula, aprofundaremos nossos estudos acerca da organização, abordando principalmente 
sua estrutura e funções por departamento.
Agora, você está convidado a continuar os seus estudos na Aula 3 desta Unidade Curricular.