Prévia do material em texto
Curso de Qualificação Profissional em Gestão ASSISTENTE ADMINISTRATIVO UNIDADE CURRICULAR 1 Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização AULA 2 Introdução às funções da administração CRÉDITOS Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC Departamento Regional em Santa Catarina FECOMÉRCIO Presidente Luiz Carlos Bohn Diretora Regional Sandra Regina Casarotto Lindorfer Diretoria de Educação Profissional Ana Elisa Cassal Conteudista Rafael Rodrigues de Souza Desenvolvimento e Editoração Setor de Tecnologias Educacionais - SETED Coordenação Técnica Setor de Tecnologias Educacionais - SETED SUMÁRIO AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ������������������������� 4 CONTEXTUALIZANDO ������������������������������������������������������������������������������������������ 4 2.1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ������������������������������������������� 4 2.2 PLANEJAMENTO: AONDE IR E COMO CHEGAR ������������������������������������������������� 7 2.3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL ������������������������������������ 9 2.4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE ��������������������������������������������������������� 13 2.4.1 Poder de autoridade ���������������������������������������������������������������������������������� 13 2.4.2 Poder pessoal ������������������������������������������������������������������������������������������ 14 2.5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO ������������������������������������������������ 15 CONSIDERAÇÕES DA AULA 2 ������������������������������������������������������������������������������� 20 REFERÊNCIAS ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21 4Assistente Administrativo AulA 2 INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO CONTEXTUALIZANDO Após estudar o planejamento de carreira, chegamos ao estudo das funções da administração. Essas funções são frutos da Teoria Neoclássica e consistem no planejamento, na organização, na direção e no controle de uma organização. Nesta aula, nosso foco será estudar os elementos que contribuirão para que você receba e dê encaminhamento às solicitações recebidas dos diversos setores de uma organização. Para isso, será necessário compreender as estruturas e os processos organizacionais, bem como a organização do ambiente de trabalho, reconhecendo a importância da comunicação com os diferentes setores em contextos diversos. Lembre-se de que a competência desta Unidade Curricular é organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização. Portanto, ao estudar as funções da administração e seus processos, você chegará ainda mais perto do que o mercado de trabalho requer de seus colaboradores, e poderá se preparar melhor para aproveitar as oportunidades. 2.1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO SAIBA MAIS Para que seja possível entender as configurações do trabalho do profissional que atua no âmbito administrativo nos dias de hoje, é preciso conhecer alguns aspectos históricos da Administração. Sendo assim, você está convidado a acessar a Midiateca deste curso e ler o material complementar sobre a evolução histórica da administração. Todas as informações trocadas nos processos organizacionais passam por cada uma das quatro funções da administração: o planejamento, a organização, a direção e o controle. É necessário, portanto, estar atento à relevância de cada uma delas. A administração possui, entre suas principais características, um circuito de atividades integradas, que tem como objetivo a busca por resultados, a utilização racional de recursos, ou seja, uma utilização de recursos que evite desperdícios e o envolvimento das funções administrativas. Dentre as funções 5Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 administrativas, queremos que, neste momento, você considere o planejamento. Posteriormente detalharemos cada uma das demais funções. É importante que você compreenda, logo de início, que o planejamento é muito importante porque possui o intuito de definir objetivos e auxiliar na criação de metas, identificando, nesse processo, quais são as oportunidades, ameaças, forças e fraquezas da organização, algo que também é conhecido como análise SWOT. A análise SWOT é utilizada durante a etapa de Planejamento Estratégico, com o intuito de auxiliar na compreensão do cenário em que se encontra a organização. A sigla, em inglês, tem como origem as seguintes palavras: � Strengths Forças. � Weaknesses Fraquezas. � Opportunities Oportunidades. � Threats Ameaças. A matriz SWOT permite uma melhor visualização das caraterísticas que a nomeiam e é aplicável a qualquer organização. Figura 1 - Matriz SWOT STRENGTHS FORÇAS AMEAÇAS FRAQUEZAS OPORTUNIDADES WEAKNESSES OPPORTUNITIESTHREATS SWOT Fonte: Senac SETED (2021). 6Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Algumas estratégias são necessárias para realizar uma análise SWOT. Confira, no Quadro 1, um passo a passo sobre como realizar essa análise. Quadro 1 - Estratégias para realizar a análise SWOT Estratégias Descrição Dividir o cenário empresarial em duas partes Para entender melhor o cenário que engloba a empresa, é preciso dividi-lo em ambiente externo e interno. O ambiente externo englobará variáveis que afetam a empresa do lado de fora, enquanto o ambiente interno analisará variáveis que partem de dentro da organização. Definir o ambiente interno Na análise do ambiente interno, é preciso diagnosticar as forças e fraquezas da organização, comparando-a com outras empresas que atuam no mesmo ramo. Essas variáveis são determinadas pelo contexto em que a organização vive, juntamente com a sua forma de atuação. Determinar o ambiente externo É nesse contexto que estão as chamadas oportunidades e ameaças da empresa. Tais itens variam de acordo com o mercado em que o negócio está inserido. Organizar os dados em formato de um diagrama Uma vez determinados os dados referentes ao ambiente interno e externo, as informações são organizadas, conforme apresenta a Figura 2. Analisar o cenário encontrado A análise SWOT auxilia o gestor a obter maior clareza a respeito do seu empreendi- mento, permitindo que sejam identificados os pontos fortes a serem explorados, bem como os pontos fracos a serem melhorados. Essa análise permite a atuação em todo o âmbito da organização, ajudando-a a determinar sua posição no mercado e a antecipar o futuro ao precaver ameaças e visar a maiores oportunidades. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). A análise da Figura 2 permite conhecer como está organizado o processo administrativo com base nas funções da administração. Figura 2 - Processo administrativo • Definir a missão, • Formular objetivos, • Definir os planos para alcançar os objetivos, • Programar as atividades. • Dividir o trabalho, • Designar as atividades, • Agrupar as atividades em órgãos e cargos, • Alocar recursos, • Definir autoridade e responsabilidade. • Designar as pessoas, • Coordenar os esforços, • Comunicar, • Motivar, • Liderar, • Orientar. • Definir os padrões, • Monitorar o desempenho, • Avaliar o desempenho, • Agir de forma corretiva. DIREÇÃO CONTROLEORGANIZAÇÃOPLANEJAMENTO Fonte: Bergamini (2016). 7Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Ainda com relação às funções da administração, vale considerar o seguinte: � Planejamento: a base do planejamento é o estudo do projeto a ser implementado. É neces- sário realizar muita pesquisa antes de iniciar a implantação de qualquer projeto, podendo esse planejamento durar semanas, meses ou até mesmo anos, de acordo com a magnitude do que se planeja implantar. � Organização: a função da organização funciona como um meio de preparar os processos, com o intuito de obter os resultados previamente planejados. � Direção: a direção alinha os objetivos do planejamento.� Controle: o controle permite vislumbrar todo o processo e, dessa forma, auxilia a diagnos- ticar se os resultados foram ou não alcançados. A seguir você estudará, de forma detalhada, as quatro funções administrativas. 2.2 PLANEJAMENTO: AONDE IR E COMO CHEGAR Como vimos, o planejamento é o ponto de partida das quatro funções administrativas que integram o processo de gerência. É por meio do planejamento que os objetivos e as metas são traçados, bem como os meios para atingi-los. O planejamento funciona como a cabeça da organização, pois é ele que vai guiar importantes decisões futuras. Mas de que forma é possível fazer um bom planejamento? Existem seis passos para que seja feito um bom planejamento: 1) Definir objetivos: é nessa hora que a organização deve especificar aonde quer chegar, quais metas deseja atingir e quais objetivos pretende alcançar. É importante ser bastante específico nessa etapa para conseguir desenvolver os meios certos de se chegar lá. 2) Determinar a posição da empresa diante dos objetivos: esse momento é essencial para calcular a distância que a empresa se encontra de seus objetivos. Analisar os pontos fortes e fracos, assim como confrontar a situação presente com o futuro (aonde se quer chegar), é fundamental para avaliar a capacidade de alcançar metas ou não. 3) Desenvolver roteiro para condições futuras: é importante criar cenários em que se possa prever o que pode atrapalhar ou ajudar no processo de execução do planejamento. 4) Analisar caminhos alternativos: listar mais de uma ação a ser executada evita que imprevistos atrapalhem o processo. Por isso, é fundamental que a organização tenha o que comumente conhecemos como “carta na manga”, ou seja, um plano alternativo caso o original não dê certo. 5) Colocar o plano em prática: depois de traçar os objetivos específicos, avaliar as condições, determinar a posição e ter um plano alternativo, é hora de colocar o plano em prática. 6) Avaliar resultados: para que o plano prossiga como o planejado, não se pode esquecer de avaliar os resultados, tendo sempre em mente o objetivo inicial e corrigindo erros se necessário. 8Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Planejar é um ato que auxilia todo tipo de organização, pois é um processo que visa a resultados, criando um senso de direção para o desempenho; a prioridades, garantindo que coisas mais importantes ganhem a atenção necessária; a vantagens, administrando recursos para auxiliar na melhor utilização das forças da organização; a mudanças, antecipando problemas ou oportunidades, de modo que não haja surpresas no caminho. Para uma melhor organização do planejamento, os gerentes trabalham com diferentes tipos de planos ao longo do tempo. Afinal, objetivos e metas estão sempre evoluindo, e, diante de tais mudanças, é preciso frequentemente adaptar os planos à situação atual da empresa. O Quadro 2 apresenta diferentes tipos de planos utilizados por gerentes, de acordo com o tempo disponível para a sua implementação. Quadro 2 - Tipos de planos Tipo de Plano Descrição Detalhamento Plano de curto prazo versus longo prazo Os planos podem conter caráter de curto prazo (até 1 ano); prazo intermediário (entre 1 e 2 anos); e longo prazo (cinco anos ou mais). Os objetivos definidos são diferentes para cada tipo de plano, sendo os de longo prazo menos definidos e os de curto prazo mais específicos. Planos estratégicos versus planos operacionais Enquanto os planos estratégicos estão relacionados às necessidades de longo prazo, estabelecendo grandes metas futuras, os planos operacionais seguem um caminho mais definido, servindo de base para a implementação dos planos estratégicos. Os planos estratégicos podem ser classificados em cinco tipos, detalhados na coluna ao lado. Planos de produção: responsáveis pelos métodos e tecnologias necessários na área de produção. Planos financeiros: responsáveis pelo dinheiro necessário para financiar a produção. Planos de instalações: responsáveis pelas instalações necessárias na execução de tarefas. Planos de marketing: responsáveis pela venda e distribuição de produtos ou serviços. Planos de recursos humanos: responsáveis pela distribuição de funcionários nas diversas áreas. Planos permanentes Esses tipos de plano têm o intuito de orientar ações recorrentes. Eles podem ocorrer de duas formas, detalhadas na coluna ao lado. Política: esse plano permanente descreve quais ações devem ser tomadas em amplas situações. Uma política de recursos humanos, por exemplo, deve preocupar-se com recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, plano de cargos e salários, avaliação de desempenho, entre outros aspectos. Procedimentos ou regras: esses planos permanentes descrevem quais ações devem ser tomadas em situações específicas, ou seja, em casos nos quais seja necessário um plano preciso para resolver uma situação. Planos para único uso Diferentemente dos planos permanentes, esse tipo de plano é utilizado apenas uma vez e com o intuito de atingir objetivos muito específicos. Vejamos, ao lado, dois exemplos de planos de único uso. Orçamentos: são planos para a aplicação de recursos para atividades, projetos ou programas. Projetos: são planos que visam identificar as tarefas necessárias para atingir metas de tempo determinado. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). 9Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Após conhecer os diversos tipos de planejamento utilizados pelos gerentes dentro das organiza- ções, chegou a hora de estudar as diferentes abordagens de planejamento. � Planejamento de dentro para fora: essa abordagem analisa o ambiente interno com o intuito de melhorá-lo, aprimorando o que já se faz dentro de uma empresa. O objetivo aqui é fazer melhor. � Planejamento de fora para dentro: nessa perspectiva, o objetivo é, primeiramente, analisar o ambiente externo para que se possa explorar um campo que quase ninguém está explorando. O foco é encontrar uma oportunidade e tirar o melhor proveito dela. � Planejamento de cima para baixo: nesse tipo de planejamento, os objetivos são definidos no topo da pirâmide, ou seja, as metas são traçadas pela gerência superior. � Planejamento de baixo para cima: essa abordagem de planejamento começa na base da pirâmide, ou seja, os objetivos são traçados pelos níveis mais baixos da organização, tendo sempre em mente os planos predeterminados pela gerência de alto nível. A missão aqui é planejar como executar tarefas tendo por base o planejamento que já foi definido anteriormente pelo topo da gerência. � Planejamento contingencial: esse tipo de plano visa buscar alternativas caso um primeiro plano apresente falhas ou simplesmente pare de funcionar em razão de uma mudança de cenário. O planejamento não é a única atividade desempenhada pelos gerentes, mas, com certeza, é uma das mais importantes, pois é a base para qualquer ação a ser realizada dentro de uma organização. 2.3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL Após estudarmos como funciona o processo de planejamento, é hora de reunir recursos e recrutar pessoas para realizar as tarefas da organização da melhor maneira possível. Nessa etapa, a organização tem como principais objetivos: � identificar quem irá fazer o quê por meio da distribuição de responsabilidades e tarefas; � identificar quem está encarregado de quê; e � estabelecer uma rede de comunicação, fazendo com que todos os colaboradores tenham contato com os demais membros da equipe. A estrutura organizacional de uma empresa, na maior parte das vezes, se dá por meio de um organograma. O organograma é uma estrutura formal que apresenta a posição de cada representante dentro da organização, assim como a divisão de trabalho e a alocação de recursos. 10Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 A Figura 3 apresenta a estrutura básica de um organograma em uma empresa fictícia. Figura 3 - Organograma PresidenteDiretor de Finanças Gerência de Finanças Diretor de Logística Gerência de Logística Diretor de Planejamento Gerência de Planejamento Departamento de Controle Operacional Departamento de Planejamento Departamento de Prestação de Contas Departamento de Contabilidade Departamento de Material, Patrimônio e Serviços Gerais Departamento de Compras Fonte: Elaborada pelo autor (2016). A Figura 3 mostra um modelo de organograma tradicional comum à grande parte das empresas. Embora a ocupação dos cargos na figura possa variar de acordo com a organização, em muitos casos é o diretor ou presidente que ocupa a posição do topo. Nas posições intermediárias, encontram-se analistas, gerentes, coordenadores e outros profissionais. Os cargos localizados na base do organograma são, geralmente, representados por posições não estratégicas diretamente relacionadas a trabalhos operacionais. Apresentaremos mais modelos de organograma na Aula 3 desta Unidade Curricular. Existem também as chamadas estruturas informais, aquelas que apresentam uma suborganização em que as relações de trabalho não oficiais são estabelecidas. Esse tipo de estrutura representa as relações de trabalho do dia a dia e pode, muitas vezes, ser benéfica para a empresa, principalmente quando as estruturas formais se encontram ultrapassadas. As estruturas informais, nesse sentido, são uma alternativa para realizar o trabalho de uma maneira mais espontânea, permitindo que os funcionários sejam criativos, superem limites e se comuniquem melhor entre si. Um grande desafio do processo organizacional é estruturar as unidades de trabalho, ou seja, agrupar pessoas para desempenhar funções em um departamento comum e sob a supervisão de um líder. Esse processo pode se dar por meio de estruturas funcionais, divisionais ou matriciais. Vamos conhecer melhor essas maneiras de organizar as unidades de trabalho. � Estruturas funcionais As estruturas funcionais têm o objetivo de agrupar pessoas com habilidades parecidas para desempenhar funções similares. Esse tipo de estrutura apresenta uma linha de produção em que cada departamento tem a obrigação de se preocupar somente com a sua área. 11Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Essa divisão, apesar de benéfica para pequenas empresas (uma vez que apresenta economia de recursos e treinamento especializado para cada função), pode apresentar problemas na comunicação entre departamentos. Isso ocorre quando um departamento se preocupa somente com a sua área, esquecendo-se de que a organização funciona como um todo. Um exemplo disso é um profissional que se recusa a colaborar com o colega de outro setor sob a alegação de que aquilo não compõe a lista de responsabilidades dele. � Estruturas divisionais A estrutura divisional pode ser realizada por meio da estrutura do produto, estrutura geográfica e estrutura por cliente: › Estrutura por produto: é aquela na qual diferentes funções trabalham em um único produto. › Estrutura geográfica: é aquela na qual as funções são realizadas em uma mesma região geográfica. › Estrutura por cliente: é aquela na qual as funções são realizadas para servir a diferentes clientes. As estruturas divisionais apresentam vantagens (como maior flexibilidade, melhor comunicação entre diferentes especialidades e bens ou serviços focados em produtos, clientes ou serviços). Analise, no Quadro 3, cada um desses tipos de estrutura. Quadro 3 - Organização das estruturas divisionais Estrutura Forma de funcionamento Exemplo Estrutura por Produto Todas as especialidades trabalham em um mesmo produto ao mesmo tempo, tornando o ambiente de trabalho muito mais dinâmico. Supermercados que, em vez de dividirem a organização de acordo com as funções de seus colaboradores, trabalham com o foco voltado aos produtos disponíveis aos clientes: frutas, verduras e legumes; laticínios; açougue; utilitários; perfumaria; mercearia; entre outros. Estrutura Geográfica Produtos que apresentam diferentes características de acordo com a sua localidade. Empresas de varejo que concentram suas vendas de acordo com a região em que trabalham. Uma loja de uma determinada rede, localizada no estado de Colorado, nos Estados Unidos, pode facilmente vender equipamentos para esqui. No Brasil, por conta do clima tropical, tais produtos não seriam vendidos, dando lugar a produtos destinados a um clima mais quente, como equipamentos de praia. Estrutura por Cliente Dedica atenção às necessidades específicas de cada cliente, tornando o produto ou serviço personalizado. Lojas de móveis planejados, que trabalham de acordo com as necessidades específicas do cliente e seu imóvel, fazendo com que cada etapa do processo de criação seja realizada especificamente para aquele empreendimento contratante. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). 12Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Uma das desvantagens das estruturas divisionais é a falta de especialização dos funcionários e o aumento dos custos. Mas, apesar de apresentar algumas falhas, muitos acreditam que esse tipo de estrutura será a que fará sucesso no futuro, uma vez que explora toda a energia de seu pessoal e colabora para uma maior integração entre departamentos. � Estruturas Matriciais Nessa estrutura, os funcionários trabalham em dois ou mais departamentos ao mesmo tempo. A ideia, nesse tipo de estrutura, é fazer com que a técnica das estruturas funcionais se alinhe com a integração das estruturas divisionais, tornando o ambiente de trabalho muito mais flexível e multifuncional. As estruturas matriciais podem apresentar benefícios como: › maior cooperação entre diferentes departamentos; › maior flexibilidade; › melhor serviço ao cliente; › melhor prestação de contas; › melhor tomada de decisões; › melhor estratégia gerencial. Assim como acontece com as outras estruturas organizacionais, o método matricial também apresenta algumas desvantagens, dentre elas a disputa por poder, uma vez que diferentes áreas se relacionam diretamente. Apesar das desvantagens, a estrutura matricial é a mais indicada para empresas que realizam diferentes projetos ao mesmo tempo, como as empresas de construção civil, por exemplo. Podemos perceber que as estruturas organizacionais têm evoluído de acordo com as necessidades atuais das organizações. Atualmente, para ganhar vantagem competitiva em relação às outras empresas, muitos gerentes têm optado por uma organização mais multifuncional, em que ambientes complexos e dinâmicos são mais viáveis para uma melhor produção. Nesse sentido, estruturas de equipe são necessárias para que haja uma integração efetiva entre gerentes e funcionários. As estruturas de equipe trabalham juntas na resolução de problemas e na exploração de oportunidades. O objetivo de uma estrutura de equipe é permitir que todo o pessoal de uma empresa compartilhe conhecimento, criando uma comunicação efetiva e fazendo com que haja uma integração benéfica para toda a organização. Agora que você estudou as principais funções do processo de organização, chegou a hora de descobrir como direcionar as ações voltadas a essas funções. A seguir, você estudará a função da direção, que tem por objetivo liderar equipes, e conhecerá as características dessa função para entender melhor como ela atua em uma organização. 13Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 2.4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE A terceira etapa do processo gerencial, depois do planejamento e da organização, é a liderança, um importante recurso na área da administração. Essa função tem por objetivo dirigir esforços e, mais que isso, visa inspirar os funcionários, motivando-os a trabalharem pelos objetivos da organização e empenharem-se mais. INFORMAÇÃO Enquanto o planejamento cria objetivos e metas e a organização trabalha para estruturar o trabalho, a direção se preocupa com meios de liderar seu pessoal. Um bomlíder (ou gerente) tem uma capacidade motivadora, que faz com que seus funcionários se inspirem e, consequentemente, cumpram suas responsabilidades. Uma habilidade muito reconhecida em diversos líderes é a capacidade visionária, ou seja, conseguir enxergar oportunidades futuras diante de diferentes cenários. Um bom líder possui características que o possibilitam criar ações necessárias para se chegar a um objetivo com sucesso. Um líder visionário possui cinco importantes características: 1) Desafia o processo, estimulando seu pessoal com inovações e incentivando o surgimento de diferentes ideias. 2) É entusiasmado e procura inspirar sua equipe. 3) Esforça-se, efetivamente, para ajudar a sua equipe. 4) Age com coerência, de acordo com as políticas da empresa, colocando-se como exemplo para sua equipe. 5) Comemora as conquistas, levando emoção e entusiasmo para o ambiente de trabalho. A direção está diretamente relacionada ao poder. O poder dentro de uma organização pode ser utilizado como ferramenta para a obtenção de resultados, uma vez que leva os demais colabora- dores a trabalharem de acordo com os seus interesses. Gerentes eficazes são capazes de usar o poder de autoridade e o poder pessoal. Você conhecerá a seguir, de forma detalhada, a descrição de cada um desses tipos de forma de poder. 2.4.1 Poder de autoridade A posição de um gerente já pressupõe um status de poder, uma vez que existe uma hierarquia de autoridade. Para entender melhor essa definição, conheça os principais tipos de poder: � Poder de recompensa: esse tipo de poder oferece alguma coisa de valor (que pode ser um bônus, uma promoção, entre outras) em troca de um resultado positivo do funcionário. Exemplo: o gerente oferece um dia de descanso ao funcionário que melhor cumpriu suas metas. 14Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 � Poder coercitivo: esse tipo de poder funciona como uma punição. Exemplo: o gerente diz que os funcionários terão que fazer hora extra para compensar o atraso em uma linha de produção. � Poder legítimo: é o poder decorrente da posição hierárquica propriamente dita, a autoridade por status. Exemplo: o gerente decide não seguir a orientação de um colaborador e utiliza como justificativa o fato de ele ser o chefe. 2.4.2 Poder pessoal As características individuais de cada líder também podem funcionar como uma fonte de poder. Esses poderes são organizados em poder de especialidade e poder de referência. � Poder de especialidade: esse tipo de poder é característico de gerentes que dominam uma especialidade, e, com isso, têm a capacidade de influenciar outras pessoas. Os líderes com esse poder sabem como fazer, e, por isso, são vistos como pessoas de credibilidade. � Poder de referência: é o poder gerado pela identificação. São líderes que possuem a capacidade de influenciar outras pessoas através de seu carisma, despertando a admiração e o respeito dos demais. Esse último tipo de poder está relacionado às características muito pessoais de cada gerente. Grande parte das pesquisas nessa área mostra que os traços pessoais de líderes eficazes apre- sentam características como: honestidade, determinação, inteligência, flexibilidade, conhecimento e autoconfiança. Podemos notar que todos esses traços são características positivas, o que nos leva a crer que grandes líderes são pessoas que têm a capacidade de influenciar outras através de uma postura íntegra. Em termos de estilo de liderança, podemos citar a liderança que se preocupa com as tarefas e a liderança que se preocupa com as pessoas. O Quadro 4 apresenta os estilos de liderança e suas características. Quadro 4 - Estilos de liderança Estilo de liderança Características Por tarefas • Define o trabalho a ser feito; • Divide as responsabilidades; • Estabelece as condições de trabalho; • Auxilia na conclusão de atividades; • Monitora o desempenho; e • Analisa os resultados. Por pessoas • É amistoso e dá apoio aos colaboradores; • Estabelece relacionamentos sociais; • Respeita todos os funcionários; • Entende as necessidades dos demais; e • Demonstra confiança aos funcionários. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). 15Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Os líderes que utilizam esses estilos de liderança são classificados de quatro formas diferentes: � Líderes abdicativos: mostram pouca preocupação tanto com as tarefas quanto com as pessoas. � Líderes diretivos: mostram muita preocupação com as tarefas e pouca preocupação com as pessoas. � Líderes apoiadores: mostram pouca preocupação com a tarefa e muita preocupação com as pessoas. � Líderes democráticos: mostram muita preocupação tanto com a tarefa quanto com as pessoas. IMPORTANTE O líder democrático é a melhor característica para representar um bom líder, ou seja, alguém que, além de se preocupar em cumprir metas, tem a capacidade de ser sensível às necessidades de sua equipe. É esse tipo de líder que tem o poder de direcionar sua equipe de forma que todos se sintam motivados e cumpram as tarefas do dia a dia. Esse estudo permite perceber que direcionar uma organização não é uma tarefa fácil. É preciso que o gerente em questão desenvolva habilidades específicas, que façam dele um líder, para, assim, conseguir inspirar sua equipe e, consequentemente, direcioná-la para cumprir os objetivos propostos no processo de planejamento. Depois de estudarmos as funções de planejamento, organização e direção, passaremos à última função da administração: o controle. 2.5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO O controle é a última função dos processos organizacionais. Esta é uma etapa necessária para que a organização se mantenha cumprindo metas e alcançando objetivos. O controle funciona como um complemento das outras três funções organizacionais, que são o plane- jamento, a organização e a direção. INFORMAÇÃO Enquanto o planejamento estabelece objetivos, a organização aloca pessoas e recursos para a produção; a direção motiva pessoas a trabalharem melhor; o controle cuida para que todos esses processos sejam realizados de forma correta e no tempo certo. Para entender melhor o conceito de controle na administração, podemos compará-lo a um termostato de um condicionador de ar. No equipamento, um termostato funciona como um regulador, pois sempre que há uma mudança na temperatura do ambiente, o condicionador de ar identifica o problema e toma as medidas corretivas necessárias, com o intuito de reestabelecer a temperatura desejada. 16Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 O processo de controle funciona exatamente assim, com o poder de identificar e corrigir erros. Para tanto, estabelece padrões de desempenho, compara o desempenho real com o padrão e toma medidas corretivas. O Quadro 5 apresenta detalhadamente as etapas da função de controle na administração. Quadro 5 - Etapas da função de controle Etapas Descrição Estabelece padrões de desempenho Essa etapa, que começa no planejamento, visa definir padrões de produção ou de insumo a serem seguidos: • De produção: mede quantidade, qualidade, custo e tempo. • De insumo: mede esforços de trabalho, como a pontualidade e a eficiência. Mede o desempenho real Essa etapa deve fazer o cálculo do desempenho alcançado, tendo sempre em mente os padrões de produção e os de insumo definidos pela organização. Compara o desempenho padrão com o real É nessa etapa que o controle deve identificar a necessidade de um plano de ação. Comparar os resultados obtidos ajuda essa função no cálculo do que se deve mudar. Toma medidas corretivas Após comparar os resultados obtidos, é hora de tomar as devidas medidas corretivas. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Tais medidas podem acontecer por meio de situação de problema e situação de oportunidade: � Situação de problema: acontece quando o desempenho é menor que o esperado, e é preciso agir para que os padrões estabelecidos sejam retomados. � Situação de oportunidade:acontece quando o desempenho é maior que o esperado. Nesse caso, é preciso aprimorar os padrões estabelecidos. O Quadro 6 apresenta os principais tipos de controle que podem ser aplicados ao longo do processo de produção. Quadro 6 - Tipos de controle Tipos de controle Descrição Controles preventivos O que precisa ser feito antes de começar a produção? Esses controles ajudam a prever possíveis problemas, assegurando que tudo esteja de acordo com os padrões antes de se começar a produção. Controles concomitantes O que precisa ser feito durante o processo para melhorá-lo? Esses controles ajudam a identificar e corrigir problemas que ocorrem no meio do processo de produção. Controles de feedback O que precisa ser feito da próxima vez? Esses controles têm foco no final de todo o processo de produção, ajudando a determinar o que se deve fazer de diferente nas próximas vezes. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). 17Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Agora trataremos de um aspecto dentro da função controle que envolve o planejamento, a organi- zação e a liderança de um ponto de vista mais direto. Trata-se do controle administrativo. O Quadro 7 apresenta o controle administrativo, que serve para auxiliar na previsibilidade de desem- penho de todas as demais etapas de um processo de produção. Quadro 7 - Controle administrativo Tipos de controle Descrição Controle via estratégia e objetivos Ocorre no início do processo, quando o desempenho padrão é estabelecido. Controle via política e procedimentos Acontece durante o processo, quando os funcionários são controlados através de regras de comportamento e padrões de produção. Controle via seleção e treinamento Ocorre quando os funcionários são escolhidos e treinados para realizar determinados trabalhos, de acordo com suas respectivas funções. Controle via avaliação de desempenho Ocorre quando os membros de uma equipe são avaliados individualmente como forma de identificar a necessidade de treinamento. Controle via função e estrutura de trabalho Ocorre quando as pessoas são colocadas para trabalhar em funções que se ajustam aos talentos de cada um. Controle via regra de desempenho Ocorre quando uma equipe trabalha empenhadamente para alcançar os padrões de desempenho estabelecidos. Controle via cultura organizacional Ocorre quando valores individuais se assemelham aos valores organizacionais, gerando uma produção efetiva. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). Todos esses controles têm relação com as demais funções organizacionais, desempenhando um papel importante em cada uma delas, uma vez que visa controlar não somente a empresa como um todo, mas também, cada uma de suas etapas de produção isoladamente. O controle, dentro das funções organizacionais, tem o objetivo não somente de corrigir erros, mas também, de evitá-los, e esse é um processo que requer muita atenção e responsabilidade do gerente, uma vez que ele tem a missão de monitorar todos os processos de produção. O controle, junto ao planejamento, à organização e à liderança, forma a base dos processos organizacionais e auxilia a empresa a gerenciar suas atividades para que a produção aconteça da melhor maneira possível, ou seja, estabelecendo metas e objetivos, alocando pessoas e recursos, motivando seu pessoal e monitorando os resultados. 18Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 SAIBA MAIS Consumo consciente Ao realizar estudos ou elaborar técnicas referentes às funções administrativas, é comum, muitas vezes, que as empresas centralizem suas energias na maximização de lucros e resultados e deixem de lado o caráter sustentável dos recursos disponíveis no planeta. A humanidade consome, hoje, 30% mais recursos naturais do que a capacidade de renovação da Terra, fazendo com que elementos, como água, energia e alimentos possam vir a ser racionados de maneira severa no futuro, ameaçando, dessa forma, a vida ao redor do globo. A melhor forma de mudar esse cenário é realizando o uso consciente de recursos e insumos, analisando as consequências dos seus atos de consumo em relação à qualidade de vida do planeta e também das gerações futuras. Criar o hábito de reduzir, reciclar e reaproveitar tudo o que for possível, na sua vida e também no cotidiano de sua empresa, pode contribuir positivamente para a manutenção de um planeta mais saudável. Para incentivar atitudes como essa, foi criada pela entidade ISO (International Organization for Standardization) a família de normas ISO 14000, que trata especificamente do gerenciamento ambiental e indica o que as organizações precisam fazer para minimizar os impactos ambientais de suas atividades. O Quadro 8 apresenta algumas das principais normas já vigentes e outras, que estão em fase de revisão. 19Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 Quadro 8 - Normas ISO Status da Norma Norma Características Vigente ISO 14001 Trata dos principais requisitos para as empresas identificarem, controlarem e monitorarem seus aspectos ambientais, através de um sistema de gestão ambiental. ISO 14004 Complementa a ISO 14001, provendo diretrizes adicionais para a implantação de um sistema de gestão ambiental. ISO 14010 São normas relativas às auditorias ambientais. São elas que asseguram credi- bilidade a todo o processo de certificação ambiental, visando às auditorias de terceiras partes, nas quais se verificam os compromissos estabelecidos pela empresa em seu Sistema de Gestão Ambiental. ISO 14031 Guia para avaliação de desempenho ambiental. ISO 14020 Conjunto de normas que tratam dos selos ambientais. ISO 14040 Conjunto de normas para conduzir análises de ciclo de vida de produtos e serviços. ISO 14064 Contabilização e verificação de emissões de gases de efeito estufa para suportar projetos de redução de emissões. ISO 14065 Complementa a ISO 14064, especificando os requisitos para certificar ou reco- nhecer instituições que farão validação ou verificação da norma ISO 14064 ou outras especificações importantes. ISO 14063 Trata da comunicação ambiental por parte das empresas. ISO 14045 Trata dos requisitos referentes à análise de ecoeficiência. ISO 14051 Norma para MFCA (Material Flow Cost Accounting, ou, em tradução literal, contabilidade de custos dos fluxos de materiais), uma ferramenta de geren- ciamento que busca maximizar a utilização de recursos, principalmente em manufatura e processos de distribuição. ISO 14067 Norma para pegada de carbono em produtos, tratando de requisitos para a contabilização e comunicação de emissões de gases de efeito estufa asso- ciados a produtos. ISO 14069 Guia para as empresas calcularem a pegada de carbono em seus produtos, serviços e cadeia de fornecimento. ISO 14033 Diretrizes e exemplos para compilar e comunicar informações ambientais quantitativas. ISO 14066 Requisitos para as empresas que farão a validação e a verificação de emissões de gases de efeito estufa. Em revisão ISO 14005 Guia para a implementação, em fases, de um Sistema de Gestão Ambiental para facilitar sua adoção por pequenas e médias empresas. ISO 14006 Norma para ecodesign. Fonte: Elaborado pelo autor (2016). 20Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1 - AULA 2 CONSIDERAÇÕES DA AULA 2 Nesta aula, você estudou as principais informações a respeito das funções administrativas, que permitirão que você, no cotidiano das suas atividades como assistente administrativo, tenha uma visão sobre como funciona o fluxo de atividades que compõem uma organização. Os elementos apresentados objetivaram ampliar seu conhecimento acerca do tema, despertando, em você, uma maior compreensão sobre o assunto. Além do caráter teórico envolvendo o planejamento, a organização, a direção e o controle, aprender, na prática, um passo a passo para a realização da análise SWOT, por exemplo, é fundamental para conhecer melhor o direcionamento a ser dado quanto ao rumo da empresa, de acordo com as funções trabalhadas.Na próxima aula, aprofundaremos nossos estudos acerca da organização, abordando principalmente sua estrutura e funções por departamento. Agora, você está convidado a continuar os seus estudos na Aula 3 desta Unidade Curricular.