Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Gestão de projetos Prof. Angelo Braga, MsC, PMP Contato E-mail: eu@angelobraga.com.br angelo.braga@fgv.br LinkedIn: Angelo Braga Facebook: https://www.facebook.com/pages/ABC-Consultoria-em-Gest%C3%A3o-de-Projetos/466378590099521 ABC Consultoria em Gerencia de Projetos Ângelo Braga, MsC, MBA, PMP 4 Gestão de Projetos Bibliografia • DINSMORE, Paul – “Manual de Gerenciamento de Projetos”. Editora Brasport – 2007 • PMI, Project Management Institute (Editor). “Um Guia do Conjunto de conhecimentos do Gerenciamento de Projetos “– Tradução oficial para o português do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide – PMI, 2013 • Vargas, Ricardo– “Manual Prático – Plano de Projeto”. Editora Brasport – 2009 • XAVIER, Carlos Magno da S.; XAVIER, Luiz Fernando da S. et al. “Metodologia de Gerenciamento de projetos – Methodware®”. Brasport, 2005. • Cierco, Agliberto; Monat, André; Nascimento, Fernando; Mendes, João. “Gestão de Projetos”. Editora FGV, 2012. Agenda • Critério de avaliação • Agenda •Critério de avaliação • Introdução • Áreas de conhecimento • Fases e ciclo de vida • Estruturas Organizacionais • Interfaces • Plano de Projeto Prova individual (70%) 10 pontos: questões abertas Trabalho em grupo (30%) 5 Gestão de Projetos APS-RC Nota Será um trabalho devido ao momento do COVID. Todas as informações serão passadas no ultimo dia de aula. As instruções e entrega será via eClass Definição de Projeto Atributos de um projeto PMBOK “Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único” Início Meio Fim Entregas exclusivas de produtos, serviços ou resultados Programa “Um conjunto de projetos relacionados entre si” Portifólio “São os projetos e programas que fazerm parte de uma organização” Pra que servem os projetos? Produzir produtos, serviços ou resultados e deve ter um propósito ou um objetivo que atenda às expectativas dos interessados. 6 Gestão de Projetos APS-RC Nota Durante o período eu vou entregar um produto, serviço ou um resultado específico. Importância dos projetos Objetivos Estratégias Projetos Planejamento Estratégico da organização Traduzidos em Implementadas ATIVO CAPITALCAPITAL RESULTADOSRESULTADOSVENDASVENDAS Alavancagem ROE (Taxa de Retorno Sobre Patrimônio Líquido) Margem Rotação ROA (Taxa de Retorno sobre Ativo) Taxa de retorno sobre o ativo total (ROA) Mensura a eficiência global da empresa em gerar lucros com seus ativos disponíveis; também chamado de retorno sobre o investimento (ROI). - Quanto maior for o rendimento da empresa sobre o total dos ativos, melhor. PMBOK “Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único” Como funciona? Objetivo: aumentar marketshare em 3% Estratégia: lançar produto nas regiões N / NE Gestão de Projetos: como implementar a estratégia P o r t i f ó l i o Expansão linha 1 Treinamento Expansão linha 2 Nova máquina X Trat. Resíduos Marketing Novos materiais Novas tecnologias Projetos individuais Desenvolver produto Plano marketing Fornecedores Logística Distribuição Linha de produção Treinamento Maquinário Testes P r o g r a m a 7 Gestão de Projetos APS-RC Nota TIR - Taxa interna de retorno ROI - return on investiment. Métodos de seleção dos projetos Idéias Rejeições Projetos Candidatos Projetos Projetos Priorizados Critérios: TIR Payback VPL Visão geral – padrões e melhores práticas PMI® - Project Management Institute É uma organização sem fins lucrativos, voltada ao Gerenciamento de Projetos. Com sede nos Estados Unidos, e abrangência global,dedica-se à compreensão e ao uso dos princípios e das boas práticas do Gerenciamento de projetos PMBOK®, Project Management Body of Knowledge É um livro que contém um conjunto das práticas de gestão de projetos compiladas pelo PMI®, em forma de Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Atualmente está na 4ª. Edição lançada em junho de 2009 8 Gestão de Projetos APS-RC Nota Certificação PMP: Project Management Professional Visão geral – padrões e melhores práticas IPMA Competence Baseline (ICB) edição mais recente do corpo de conhecimento desenvolvido pelo International Project Management Association, cuja representação no Brasil é realizada pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos (ABGP). Trata do olho da competência em Gerenciamento de Projetos e traz à área uma visão mais holística e inovadora do Gerenciamento de Projetos. ISO 21500 2012, Orientação sobre gerenciamento de projetos PRINCE2 (Projects IN a Controlled Environment) É uma metodologia e tem como objetivo estabelecer um passo a passo para gerenciar projetos. Reino Unido. Dinâmica:Construindo um produto �Estejam atentos à solicitação do cliente �Procurem obter o máximo de informações sobre o que deve ser entregue �Façam o detalhamento das especificações do que deve ser entregue �Não aceitem respostas evasivas por parte do cliente no detalhamento �Assegurem-se de que o seu entendimento e o do cliente são iguais �Assegurem se o prazo solicitado está adequado para fazer o trabalho �Assegurem que o custo esteja dentro do necessário para fazer o trabalho �Assegurem que todos os recursos estejam disponíveis para o trabalho �Se o escopo não estiver claro procurem inserir tratamento de exceções �Assegurem que a qualidade requerida pode ser obtida �Verifiquem quais são os potenciais riscos para o projeto L i ç õ e s A p r e n d i d a s E lembrem-se: Em alguns casos o cliente tem uma idéia do que ele quer, e cabe ao gerente de projetos fazer com que o cliente cheque no detalhamento final do ele deseja obter como produto do projeto. 9 Gestão de Projetos APS-RC Realce APS-RC Realce APS-RC Realce Projetos x operação contínua Tomemos como exemplo o lançamento de um novo carro Projeto Operação contínua Concepção do modelo Ajuste da linha de produção Definição das características do veículo Produção em série do veículo Definição do design Controle de qualidade Definição da tecnologia embarcada Armazenamento do veículo Elétrica, Motor, Câmbio, Direção, etc Criação dos protótipos Testes e ajustes no projeto Histórico – projetos - Casos de sucesso Antiguidade História Moderna Pirâmedes, Palácios e Aquedutos Empire Building Construído em 11 meses foi concluído antes do prazo e abaixo do orçamento. Eram construídos 4 andares e meio por semana Segunda guerra mundial – projeto Manhattan – 1942 – 1a. Bomba atômica Projeto Polaris – melhoria sistema defesa americano – Guerra Fria (PERT) NASA – Homem à Lua – década de 60 – técnicas gestão vários fornecedores Aplicados somentes em grandes obras até meados de 1990 Após 1990, houve a disseminação para todas as áreas Celulares: a cada 6 meses deve-se lançar uma nova versão 10 Gestão de Projetos APS-RC Realce APS-RC Realce Gerência de projetos e Gerente de projetos Gerenciamento de projetos: é um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento, execução e controle de projetos. O gerenciamento de projetos é o ato ou ação de gerir, executar a gerência. Gerência de projetos, gestão de projetos, gerenciamento de projetos ou ainda administração de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. Tarefas do gerente de projetos • Identificação das necessidades do projeto e estabelecimento de objetivos claros e palpáveis • Atendimento às expectativas e necessidades de todas as partes interessadas • Balanceamento entre as áreas de conhecimento em gerenciamento de Projetos • Fazer a comunicação adequada a todos os entes envolvidos no projeto • Assegurar a entrega dos produtos dentro dos requerimentos de escopo Gerente de projetos: é um profissional no campo de gerência de projetos que tem a responsabilidade de planejar e controlar a execução de projetosem diversas áreas de atuação, como a construção civil, desenvolvimento de software, entre outras áreas. É o profissional responsável pela condução do projeto e deve contar com o respaldo de patrocinadores (sponsors, segundo a nomenclatura PMI), normalmente indivíduos que estejam fora do projeto a ser executado. 11 Gestão de Projetos APS-RC Realce APS-RC Realce Benefícios do gerenciamento de projetos �Facilita a estimativa de futuros projetos através da documentação gerada. �Evita surpresa; �Desenvolve diferenciais competitivos; �Antecipa situações desfavoráveis; �Disponibiliza orçamentos antes do início dos gastos; �Agiliza decisões através da disponibilização e uso de informações estruturadas; �Aumenta o controle gerencial; �Facilita e orienta revisões no projeto melhorando sua capacidade de adaptação �Melhora a alocação de pessoas, equipamentos e materiais (recursos); Causas do fracasso de projetos � Metas e objetivos mal estabelecidos e mal compreendidos e estabelecidos; � Cronograma fora da realidade, ou seja, muitas atividades para pouco tempo e/ou recurso � Informações não confiáveis � Dados e estimativas pobres � Falta de um gerente de projetos, ou excesso deles � Falta de liderança � Falta de skill da equipe do projeto � Clientes e projeto com expectativas distintas � Falta de controle adequado (controlar não é só registrar o realizado ou preencher planilhas) � Pessoal sem habilidades ou conhecimentos essenciais ao projeto � Planejamento de custos mal feito � Tipo de poder concedido ao Gerente de Projetos (organizações funcionais) 12 Gestão de Projetos Pressões que impactam os projetos Fatores ambientais da empresa Costumes Recursos Disponíveis Budget / Limitações Leis locais Leis país destino Sindicatos Fornecedores Consumidores Regras / processos fornecedor Regras / processos cliente Limitações tecnológicas Infraestrutura local Regras de mercado Local físico para trabalho Tempo para entrega do projeto Análise do ambiente e suas forças A tripla restrição Recentemente avaliamos também que não adianta entregar o produto ou serviço com os requisitos desejados, dentro do prazo e custos definidos e sem qualidade. Isso invibializará seu uso. O tempo juntamente com o custo e escopo são as mais vísíveis variáveis consideradas no gerenciamento dos projetos. 13 Gestão de Projetos Projeto bem sucedido! Para ser bem sucedido, um projeto precisa ter: • Acordo entre a equipe do projeto. • Um plano diretriz • Comunicação constante e efetiva entre todos os envolvidos no projeto • Escopo controlado. • Apoio ao gerenciamento. Será bem sucedido quando: • Seu orçamento ficar abaixo do previsto (pequena variação de +/- 5%) • Foi finalizado antes do prazo estipulado (pequena variação de +/- 5%) • Ficou dentro do custo planejado (pequena variação de -5% a + 10%) • Os produtos foram entregues e aceitos pelo cliente conforme especificação (100% do escopo produzido) • A qualidade final foi a esperada pelo cliente (100% qualidade) Benchmarking 14 Gestão de Projetos Estruturas organizacionais Organização Funcional: Onde o projeto é dividido e atribuído a áreas funcionais da organização, com a coordenação feita pelos níveis mais altos e funcionais de gerência; Equipe de Projeto Independente: Onde um gerente é encarregado pela formação de um núcleo de pessoas vindas de diversas áreas funcionais, as quais são destinadas a trabalhar no projeto em tempo integral. Matriz Funcional (fraca): A administração do projeto é feita pelo gerente, através da coordenação das diferentes gerências de áreas funcionais; Matriz Balanceada: O gerente é designado para o projeto e interage em bases iguais com os gerentes funcionais; Matriz de Projetos (forte): A autoridade é exercida pelo gerente de projeto, que é responsável por sua conclusão, fazendo uso de sua autoridade para mobilizar recursos e definir equipes de trabalho. Estruturas organizacionais Organização Funcional Organização por Projeto 15 Gestão de Projetos APS-RC Nota o Recurso da area funcional que foi alocado para o projeto, nao vai respeitar o GP do projeto e sempre vai voltar para ajudar o GP Funcional Estruturas organizacionais Organização Matricial Fraca ou Coordenador Presid. Gerente Funcional GP Rec. Rec. Rec. Gerente Funcional Gerente Funcional Rec.Rec. Organização Matricial Balanceada Estruturas organizacionais Organização Matricial Forte Benefícios � Foco claramente definido no projeto ou produto. � Flexibilização da equipe de trabalho. � Adaptabilidade as necessidades gerenciais e fatores externos. � Possibilidades para o desenvolvimento da equipe. Desvantagens � Conflitos Internos. � Relação de comando e autoridade complexos. � Complexo sistema de compensação dos empregados. � Resistência ao fim da organização matricial. 16 Gestão de Projetos APS-RC Nota PMO - Project Management Office Existe um escritorio de projeto. Estruturas organizacionais 17 Gestão de Projetos Áreas de conhecimento - PMBOK RH C o m u n icaçõ es Riscos A q u is iç õ es Integração Stakeholders Processos do gerenciamento de projetos Monitoramento e Controle do Projeto Encerrament o do Projeto Proposta de Projeto Avaliação dos Resultados dos Projetos Iniciação do Projeto Execução do Projeto Planejamento do Projeto Gerenciamento do Projeto Monitoramento e Controle da Carteira de Projetos 18 Gestão de Projetos Visão geral - projetos I Processos de Iniciação I P Processos de Planejamento P E Processos de Execução E C Processos de Controle C F Processos de Fechamento F Início FimTempo N ív el d e A tiv id ad e Visão geral – áreas e processos 19 Gestão de Projetos Visão geral Linha de base do escopo Doc. Requisitos (SOW) R eq ui is ito d e re cu rs os + c ro no gr am a Integração TAP Stakeholders Escopo Declaração Matriz req. EAP Tempo Atividades Sequencia Recursos Duração Cronograma Custo Estimativa Orçamento Qualidade Planeja Garantia Controle RH Plano Des. Equipe Mob. Equipe Ger. Equipe Aquisições Conduzir Administrar Encerrar Riscos Identificação An. Qualitativa An. Quantitativa Resposta Comunicações Id. Stakeholders Planeja Distr. Inform. Ger. Expectativa Reportar Desemp. Registro dos stakeholders TAP + Stakeholders Linha de base do escopo EAP (Linha base escopo) TAP Declaração de escopo Li nh a de b as e do e sc op o Cronograma Plano Ger. Cronograma Requisitos dos recursos Calendário dos recursos Calendário dos recursos Li nh a de b as e do c ro no gr am a Plano de recursos Linha de base de custosLinha de base de custos Plano Ger. Custos Plano Gerenc. Comunicações Registro Stakeholders Doc. Aquisição Relatórios Gerais + Desempenho Li st a de v er ifi ca çã o / m ét ri ca Custo da qualidade Custo aquisições Riscos e Respostas Respostas + Decisões de contratação Interfaces E os inter-relacionamentos? 20 Gestão de Projetos Interfaces Interface - Ambiente PLANEJAMENTO Situação da economia e do país – ausência de regulamentação Burocracia – importação de bens Regras internas da empresa na qual o projeto está sendo feito CONTROLE Mudanças nas regras do jogo mudanças no escopo / prazo / custo Manutenção nas regras da empresa manutenção no escopo / prazo / custo IMPLICAÇÕES Situação economia restrições de budget Burocracia custos que não conseguem serem recuperados Regras internas atrasos nas aquisições e alocação de recursos gerando custos não previstos 21 Gestão de Projetos Custos x ciclo de vida do projeto Impacto nos Custos x Tempo decorrido do projeto 22 Gestão de Projetos Ferramentas Ferramentas informatizadas de gerenciamento �Otimiza o processo de gerenciamento �Melhoram a percepção de oportunidades �Agilizam cálculo de forma rápida e precisa �Emite relatórios profissionais �Aumentam a produtividade �Aumentam a eficiência �Minimizam a possibilidade de errosFerramentas Ferramentas de Gestão Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunica Risco Aquisição Integração Softwares de Gestão de Projetos: MS-Project, Open Proj, Project Builder Primavera, app.gantter.com Estrutura Analítica do Projeto: Visio Mindmapper: www.mindmapper.com WBS Chart Pro: www.criticaltools.com Wbstool.com (free web based) Softwares para Orçamentos Planilhas eletrônicas vinculadas aos softwares de gestão de projetos. 23 Gestão de Projetos Importância dos projetos Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunica Risco Aquisição Integração Ferramentas de Estatística: curva de Pareto, criação de graus de qualidade e seus indicadores Planilhas eletrônicas Softwares de GP para analisar esforço e produzir quadro de alocação de pessoal Planilhas eletrônicas para elaborar Matriz de Responsabilidades Softwares para organogramas Importância dos projetos Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunica Risco Aquisição Integração Planilhas eletrônicas Softwares de Análise de Riscos vinculados ao software de gestão de projetos: @ Risk : www.palisade.com Risk + : www.deltek.com Crystal Ball :www.decisioneering.com/ Editores de texto para elaborar Plano de Gestão do Projeto e formulários para Controle de Mudanças Sharepoint: Gestão de documentação EPM ou Project Server 2010 www.moovia.com (free web based) 24 Gestão de Projetos Gerência da integração do projeto Um projeto é um sistema que deve permanecer em equilíbrio, por isso, processos para mantê-lo são fundamentais. Além disso, é necessário controlar as mudanças e não deixá-las desencaminharem o projeto. Garantir que o projeto tenha um início e fim organizado é crítico - saber começar e saber terminar. A Gerência da Integração descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados e integrados. Plano do projeto Termo de abertura (Reconhece a existência de um projeto – emitido por ente externo ) Resumo das condições que definem o projeto Jusificativa do projeto Nome do GP, suas responsabilidade e autoridade Necessidades básicas do trabalho a ser realizado Produtos e cronograma básico Premissas e restrições iniciais Comitê de mudanças Estimativas iniciais de custo, recursos e duração Necessidade de suporte pela organização Controle e gerenciamento das informações Cronograma macro Gráfico de GANTT Sistema integrado de controle de mudanças Descrever o fluxo de como será tratada uma mudança quando ela for solicitada Partes interessadas e seu grau de importância Lista das partes interessadas e suas funções Lições aprendidas Área de atuação, problema, solução, influência negativa, influência positiva, impactos 25 Gestão de Projetos Termo de abertura do projeto (TAP) Project Charter Como elaborar o Termo de Abertura do Projeto (TAP)? Utilize o template fornecido Conheça as necessidades e justificativas do projeto Elenque as restrições (fatores limitadores) e premissas (fatores assumidos como verdadeiros) Defina o comitê de mudanças Indique se existem riscos iniciais Indique o escopo do produto (o que devemos criar) Indique quem será o gerente de projetos Indique a EAP inicial do projeto Indique se já alguma necessidade especial da organização Exemplo TAP 26 Gestão de Projetos APS-RC Nota Custo Prazo Condições infra e regras da empresa. APS-RC Realce Exemplo TAP Exemplo TAP 27 Gestão de Projetos Exemplo TAP Exemplo TAP 28 Gestão de Projetos Stakeholders Todos os envolvidos no projeto: Sponsor, Equipe, Cliente, Fornecedores, Gerentes Funcionais, etc Stakeholders 29 Gestão de Projetos Ite m Nome / Descrição Função Terceiro Efetivado Capacitaçã o Treina mento Promoção Skill Crítico Ação R$ 1 2 Stakeholders internos – Equipes de trabalho Funções Sponsor Gerente do programa Gerente de projeto Usuário Suporte ao projeto Fornecedor do projeto Referência do cliente Grupo desenvolvimento da solução Key user Ente afetado pelo projeto sem participação direta Ente afetado pelo projeto com participação direta Equipe técnica de implementação Gerente funcional Supervisor Coordenador Orgão prefeitura Orgão governo estadual Orgão governo federal Terceirizado Efetivado Se precisa de capacitação Se precisa de treinamento Se será promovido Se é um skill crítico Qual ação será feita para ele Quanto custará em R$ Aqui faremos também o plano de RH indicando: Plano do projeto Declaração de escopo Nome do sponsor (patrocinador) Nome do GP, suas responsabilidade e autoridade Integrantes do time do projeto e organograma preliminar Comitê de controle de mudanças Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto Expectativa do cliente / patrocinador Fatores de sucesso, restrições e premissas Fora do escopo EAP ou WBS preliminar Riscos iniciais Gerenciamento de mudanças no projeto Principais atividades, estratégias e entregas Orçamento básico EAP (Estrutura analítica do projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure) Representação gráfica do escopo Dicionário da EAP Tarefas Recursos previstos Predecessores e sucessores do pacote de trabalho Riscos 30 Gestão de Projetos Definição do Escopo Escopo do Produto Escopo do Projeto As características ou funções que devem ser incluídas no produto ou serviço O conjunto de produtos e serviços (deliverables) que devem ser gerados pelo projeto Representado nos REQUISITOS / ESPECIFICAÇÕES X Representado na EAP Escopo do produto = A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK®). Escopo do projeto = O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas (PMBOK®). Gerência do escopo A Gerência do Escopo do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. • É um conjunto de processos exigidos para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho, e somente o necessário, para completar o projeto de forma bem sucedida (PMBOK®) • A preocupação fundamental consiste em delimitar e controlar o escopo do projeto 31 Gestão de Projetos APS-RC Nota Estrutura Analítica do Projeto Coletar requisitos - Exemplo Para construir um estádio, em que devemos pensar? Gramado Arquibancadas Dimensões Iluminação Mesa Vestiários Traves Jardins Coletar requisitos - exemplo Stakeholder Requisito Descrição Critério de aceite Priorida de Requisitos de qualidade Patrocinador Gramado Grama do tipo esmeralda ocupando toda a dimensão do gramado + 1 metro após as dimensões do gramado 100% da grama plantada sem falhas e em blocos de 50 x 50 cm Normal Blocos com vairação de 5cm e não podemos ter falhas no plantio Patrocinador Dimensões 70m de comprimento por 45m de largura, áreas com 8m x 20m e marcadores do meio campo com riscas de 5m de comprimento à uma distância de 5m da divisória central Todas as dimensões descritas marcadas com tinta branca de 10cm de largura. Normal Margem de erro nas dimensões descritas de no máximo 3% para mais ou para menos Patrocinador Traves Redondas com diâmetro de 8cm, dimensões de 2m x 1,5m x 1m, pintadas com tinta a óleo na cor branca Traves instaladas e testadas. No teste deverá suportar uma carga de 500kg. Normal Margem de erro de 3% nas dimensões para mais e para menos. No teste de esforço admite-se variação de 5% somente para cima. Patrocinador Iluminação Composta por postes metálicos de 10m de altura, diâmetro de 10cm, com 5 lâmpadas instaladas em cada postes. Cada lado do gramado terá 4 postes. Fará parte da iluminação o cabeamento dotado de cabo bitola 10 com seus respectivos dutos, quadro de distribuição e proteção, com chaves e disjuntores. Postes instalados ligados funcionando sem interrupção por 5 horas. Normal Medição de luminosidade com 25 lux / m2. Patrocinador Arquibancada Construção de madeira com 40m de comprimento, 5 degraus de 50cm de altura x 50cm de largura. Espessura da madeira de 3cm. Arquibancada instalada e suportanto um peso de 400 kg / m2 Normal Admite-se uma diferença de 2% nas medidas para mais ou para menos. No teste de esforço, não admite-se variação para menos. 32 Gestão de Projetos Gerência do escopo Como elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)? Use o software Wbstool.com Coloque no primeiro nível o nome do projeto Coloque no segundo nível fases ou etapas ou regiões geográficas ou subprodutos Coloque no terceiro nível os subprodutos Se necessário divida os subprodutos em partes menores até que o entendimento esteja bom Não deixe relação 1 x 1 Gere o dicionário da EAP que conterá Descrição e critério de aceitação do produto O critério de aceitação deve ser sempre mensurável Não coloque jamais atividades na EAP. Atividades pertencem ao cronograma. • 1 Projeto Computador 1.1 Documentação 1.2 Computador Pessoal 1.2.1 Estrutura 1.2.2 Placa-Mãe 1.2.3 Disco Rígido 1.2.4 Fonte 1.2.5 Montagem 1.3 Teste Sistema 1.4 Sistema Operacional 1.5 Gerenciamento do Projeto EAP 1 Campo de futebol 1.1 Gramado 1.1.1 Plantio 1.1.2 Marcação 1.2 Traves 1.3 Apoio 1.3.1 Mesas 1.3.2 Área para reservas 1.4 Iluminação 1.4.1 Postes 1.4.2 Luzes 1.4.3 Quadro elétrico 1.4.4 Painel de controle 1.7 Arquibancada 1.7.1 Base 1.7.2 Instalação 1.8 Gerência projeto 1.8.1 Escopo 1.8.2 Tempo 1.8.3 Custo 1.8.4 Encerramento 1.8.5 Aquisições 1.5 Alambrado 1.5.1 Postes 1.5.2 Tela 1.6 Vestiário 1.6.1 Alvenaria 1.6.2 Telhado 1.6.3 Elétrica 1.6.4 Acabamento 33 Gestão de Projetos Gerência do tempo A Gerência do Tempo do Projeto descreve os processos Necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto (PMBOK) Definir atividades Sequenciar atividades Definir recursos Definir duração Cronograma Plano do projeto Lista das atividades Descrição das atividades conforme EAP Lista das atividades com duração ID, Descrição e duração das atividades conforme EAP Alocação dos recursos ID, Descrição, recurso e % de alocação do recurso conforme EAP Cronograma completo Gráfico de GANTT do projeto Diagrama de rede Desenho do relacionamento entre as atividades Cronograma de marcos Gráfico de GANTT com os marcos (milestones) do projeto Plano de gerenciamento de tempo (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar prazos) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento de tempo Frequência de reuniões para avaliação dos prazos do projeto Priorização das mudanças nos prazos Avaliação dos impactos das mudanças Gestão do conflito de recursos e como será feita a gestão de folgas Mudanças no plano de gerenciamento de prazos 34 Gestão de Projetos Cronograma Cronograma Início A A A A A A A A A Fim Início Fim A B C D E F G Diagrama de rede 35 Gestão de Projetos Decomposição de atividades Gestão do tempo (cronograma) ESCOPO (EAP) Só devemos decompor a EAP em atividades no Gerenciamento do Tempo Porque é importante o gerenciamento de projetos? Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Receita - - - 4 5 9 9 10 11 13 13 13 Despesa 5 10 8 5 5 5 5 5 4 4 4 4 Delta (5) (10) (8) (1) - 4 4 5 7 9 9 9 Projeto 1 - 2 4 6 8 10 12 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Meses R $ Receita Despesa Série3 TIR: 4% Projeto 1 - 2 4 6 8 10 12 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Meses R $ Receita Despesa TIR: 10% Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Receita - - - - 4 5 9 9 10 11 13 13 Despesa 5 10 8 5 5 5 5 5 4 4 4 4 Delta (5) (10) (8) (5) (1) - 4 4 6 7 9 9 36 Gestão de Projetos Desenvolver o cronograma Método do caminho crítico Características: �Usa o diagrama de rede feito anteriormente �Usa uma única duração estimada (mais provável) �Calcula uma única data mais cedo e data mais tarde �Calcula uma única data de início e término (usa o “mais cedo possível” – menor risco inicial) �Tem enfoque no cálculo de folgas, buscando a menor delas para calcular a duração do projeto. Definindo o caminho crítico: �É o maior dos caminhos do projeto. �É o caminho de menor folga (normalmente folga zero). �Determina a duração do projeto �Qualquer atraso nas atividades do caminho crítico atrasarão diretamente o projeto. Desenvolver o cronograma Método de cálculo Calcula-se as datas: FT = folga total =Total Float (Slack) = indica o tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar o projeto, ou seja, ela é calculada usando os dados da mesma atividade FL = folga livre = Free Float (Slack) = indica o tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar a sua atividade sucessora, ou seja, ela é calculada usando os dados da atividade e da sua sucessora. Calcula-se as folgas / float (Slack): 37 Gestão de Projetos Desenvolver o cronograma A 5 B 8 C 6 D 10 E 8 F 9 0 Início Fim 0 0 0 5 5 5 5 13 13 13 13 13 23 23 23 2323 23 23 14 7 11 52 8 8 14 17 6 0 0 0 0 FT=6 FT=6 FT=0 FT=2 FT=0 FT=0 FL=0 Gerência do tempo Como elaborar um cronograma: 1- Parta da EAP que você gerou 2- Insira as atividades para concluir os pacotes 4- Crie uma lista de recursos 6- Defina a duração das atividades baseado nos recursos 5- Defina os recursos que executarão as atividades 3- Faça o sequenciamento das atividades 7- Crie o cronograma 38 Gestão de Projetos Estimativas de duração Opinião especializada Os membros da equipe do projeto ou outros especialistas, que são experientes e especializados no desenvolvimento de declarações de escopo detalhados do projeto, EAPs e cronogramas do projeto, podem fornecer a especialização para definir as atividades. Análise de alternativas Verificar métodos alternativos de realização. Incluem o uso de vários níveis de capacidade ou habilidade de recursos, tipos ou tamanhos diferentes de máquinas, ferramentas diferentes (manuais x automatizadas) e a decisão de fazer ou comprar (make or buy). Dados publicados para auxílio a estimativas Diversas empresas publicam rotineiramente os valores de produçào e os custos unitários dos recursos para várias áreas de aplicação, bem como materiais ou equipamentos. Estimativa “bottom-up” Quando uma atividade não pode ser estimada com um nível razoável de confiança, o trabalho dentro da atividade é decomposto em mais detalhes. As necessidades de recursos de cada uma das partes decompostas, são agregadas em uma quantidade total para cada um dos recursos da atividade do cronograma. Estimativa de duração Software de gerenciamento de projetos O software tem capacidade para ajudar a planejar, organizar e gerenciar pools de recursos e para desenvolver estimativas de recursos. Pode-se definir calendários de recursos, estruturas analíticas dos recursos, disponibilidade dos recursos e seus custos. Estimativa análoga Significa usar a duração real de uma atividade anterior semelhante do cronograma como base para a estimativa da atividade atual. E’ mais usada quando existe uma quantidade limitada de informações sobre o projeto (fases iniciais). Estimativa paramétrica Determinada quantitativamente multiplicando a quantidade de trabalho a ser realizado pelo valor da produtividade. Ex.: gasta-se 10 horas para construir 5 metros de muro, logo para se construir 30 metros de muro, vamos gastar 60 horas, que é multiplicação de 10 horas por 6 unidades. 39 Gestão de Projetos Estimativa de duração Estimativa de três pontos (PERT) Baseada em três cenários: um otimista, um mais provável e um pessimista. O cálculo é feito através de média ponderada atribuindo peso 4 para o mais provável e 1 para os demais. Assim o tempo esperado é: Te= Otimista + Pessimista + (mais provável x 4) 6 Análise das reservas Usar reservas para contingencias, reservas de tempo ou buffers ao cronograma total, ou da atividade. Pode-se adotar a classificação do risco para cada atividade como alto, médio ou baixo. Assim, para uma tarefa com risco alto acrescenta-se 20% no tempo total da mês, médio 10% e baixo não é acrescido percentual.Não se esqueça de deixar registrado o risco de cada atividade para que a equipe do projeto tenha conhecimento facilitando assim o entendimento e o controle do cronograma. Gerência do custo do projeto A Gerência do Custo do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. (PMBOK) 40 Gestão de Projetos Plano do projeto Cost breakdown structure Decomposição dos custos conforme EAP Orçamento do projeto por tarefa ID, Descrição e custo das atividades conforme EAP Orçamento do projeto por recurso ID, Descrição, recurso e % de alocação do recurso e custo conforme EAP Cronograma de desembolso ID, Descrição, custo e mês do desembolso Curva de desempenho Curva S – desembolso - custos acumulados ao longo do projeto Plano de gerenciamento de custo (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar custos) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento de custo Frequência de reuniões para avaliação do orçamento do projeto Reservas gerenciais e autonomia do gerente de projetos Avaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento de custo Custo x preços É uma decisão do negócio: quanto a organização executora cobrará pelo produto ou serviço solicitado? Utiliza a estimativa de custos no seu cálculo. Envolve desenvolver uma avaliação: quanto custará para que a organização executora forneça o produto ou o serviço solicitado? Definição de PreçoEstimativa de Custos 41 Gestão de Projetos Conceitos Fixos/ Variáveis Diretos / Indiretos Fixos: não mudam conforme a produção muda. Preparação, aluguel, custo de materiais, etc Variávies: mudam conforme a quantidade de trabalho. Materiais, suprimentos, salários, luz, água, etc Diretos: atribuíveis diretamente ao trabalho do projeto. Viagens da equipe, salários da equipe, salário do gerente de projetos, materiais usados no projeto ,etc Indiretos: despesas administrativas ou usados em mais de um projeto. Impostos, serviços de limpeza, aluguel do imóvel, material de escritório, etc É o valor da oportunidade que você está abrindo mão ao selecionar um projeto em detrimento do outro. Custos já gastos. Estimativa dos custos É a identificação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. Objetivo: Fazer com que ao final da estimativa, seja possível: �Fazer a estimativa de custo de cada atividade �Ter os custos de mão-de-obra e materiais identificados �Ter os custos de contingência identificados �Ter as estimativas expressas em unidades de moeda (R$, US$, Euro, etc) �Assegurar que esteja compreendido o custo a ser realizado para atingir os entregáveis do projeto e consequentemente seus objetivos Lembrem-se: Nas atividades: �Ocorre a execução física do projeto �Ocorrem atrasos ou antecipações �No controle: recebe ação gerencial de acompanhamento 7.1 – Estimativa de custos .1 - Entradas .1 – Linha de base do escopo . 2 – Cronograma do projeto . 3 – Plano de recursos humanos . 4 – Registro dos riscos . 5 – Fatores ambientais . 6 – Ativos de processos organizacionais .2 – Ferramentas e técnicas .1 – Opinião especializada . 2 – Estimativa análoga . 3 – Estimativa paramétrica . 4 – Estimativa “bottom-up” . 5 – Estimativa de três pontos . 6 – Análise das reservas . 7 – Custo da qualidade (CDQ) . 8 – Software para estimativas em gerenciamento de projetos . 9 – Análise de proposta de fornecedor .3 – Saídas .1 – Estimativas de custos da atividade .2 – Bases de estimativas .3 – Plano de gerenciamento de custos (atualizações) 42 Gestão de Projetos Conceitos �Escopo mal definido, ou que sofrem constantes mudanças �Crescimento desordenada do escopo (Scope creep) �Entregáveis (Deliverables) mal definidos �Interpretação equivocada do trabalho a ser realizado �Cronograma extremamente apertado ou otimista demais �Análise de riscos equivocada ou não considerada �Definição equivocada dos recursos necessários à execução da tarefa �EAP incompleta ou mal definida �Esquecimento da definição de custos indiretos �Falta de estabelecimento dos padrões de qualidade esperados �Burocracia do estado e das próprias organizações �Equipe inexperiente para execução das tarefas �Análise equivocada do ambiente e suas forças �Dourar a pílula: entregar além do que foi contratado ou definido (Gold plating) Orçamento 43 Gestão de Projetos EVA Estamos no cronograma? Estamos no custo? Quais são os desvios significantes? Por que temos desvios? Quem é o responsável? Qual é a tendência até a data? Estamos no cronograma? Estamos no custo? Quais são os desvios significantes? Por que temos desvios? Quem é o responsável? Qual é a tendência até a data? Quando terminaremos? Quanto custará no final? Como podemos controlar a tendência? Quando terminaremos? Quanto custará no final? Como podemos controlar a tendência? PASSADO PRESENTE FUTURO Nós analisamos o desempenho passado…… para nos ajudar a controlar o futuro! Questões a serem respondidas: Gerenciamento do Valor Agregado EVA Definido as variáveis: � Valor Planejado (PV-Planned Value): é o custo do trabalho orçado para cada atividade durante determinado período de tempo, tendo sido definido no processo de Planejamento. É o Baseline de Custo. [BCWS] � Custo Real (AC-Actual Cost): é o custo do trabalho até a data em questão, incluindo custos diretos e indiretos, sendo portanto o gasto real até então.[ACWP] � Valor Agregado (EV-Earned Value): é a medida do andamento do projeto até a data, ou o valor do trabalho concluído até a data. É a soma dos custos orçados acumulados para o trabalho concluído de todas as atividades finalizadas a partir da data de conclusão. [BCWP] 44 Gestão de Projetos EVA Técnica do valor agregado EVA Análises de Desempenho: � Índice de Desempenho de Custo (CPI): CPI = EV / AC ou BCWP / ACWP CPI > 1 : desempenho melhor CPI < 1 : desempenho pior � Índice de Desempenho de Prazo (SPI): SPI = EV / PV ou BCWP / BCWS SPI > 1 : desempenho melhor SPI < 1 : desempenho pior 11 7 15 R$ 0,00 R$ 5,00 R$ 10,00 R$ 15,00 R$ 20,00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ACWP BCWP BCWS 11 7 15 R$ 0,00 R$ 5,00 R$ 10,00 R$ 15,00 R$ 20,00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ACWP BCWP BCWS 45 Gestão de Projetos EVA Projeto de construção de uma cerca com 4 lados. A construção de cada lado deve levar 1 dia e o orçamento é de R$1.000,00 por lado. Vamos fazer o corte para análise no 3º dia que apresenta a situação abaixo. Vamos supor que conseguimos construir os lados simultaneamente com uma relação de término para término ao invés de término – início. Atividade Situação Gasto Lado 1 Concluído R$1.000,00 Lado 2 Concluído R$900,00 Lado 3 50% Concluído R$1.000,00 Lado 4 75% Concluído R$300,00 Exercício - EVA EVA Variável Cálculo Resposta Interpretação PV (Valor planejado) 1.000 + 1.000 + 1.000 3.000 Deveríamos ter concluído 3.000 de trabalho EV (Valor agregado) 1.000 x 1 + 1.000 x 1 + 1.000 x 0,5 + 1.000 x 0,75 3.250 Na verdade baseado nos percentuais de conclusão, foi concluído R$3.250 de trabalho AC (Custo real) 1.000 + 900 + 1.000 + 300 3.200 É o valor que foi realmente gasto / desembolsado CV (Variação custo) EV - AC 50 Estamos R$50 abaixo do orçamento SV (Variação prazo) EV - PV 250 Estamos adiantados CPI (Índice custo) EV/AC 1,016 Está obtendo 1,016 R$ para cada R$ gasto SPI (Índice tempo) EV/PV 1,083 Estamos 108,3% do planejado 46 Gestão de Projetos Gerência da qualidade A Gerência da Qualidade do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Plano do projeto Plano de gerenciamento da qualidade (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciamento da qualidade) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento da qualidade Frequência de reuniões para avaliação da qualidade do projeto Requisitos da qualidade Padrões de qualidade Priorizaçãodas mudanças Avaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento de qualidade 47 Gestão de Projetos Ferramentas Diagrama de causa e efeito Conceitos Atuar corretiva e preventivamente Definir métodos e indicadores que apoiarão o atingimento das metas “Só se planeja o que se pretende controlar; só se controla o que se pode medir.” The Deming Cycle for Improvement 48 Gestão de Projetos Ferramentas Defeito Frequên cia relativa Freq. Acum. A 0,35 0,35 B 0,25 0,6 C 0,15 0,75 D 0,1 0,85 E 0,1 0,95 D 0,05 1 Total 1 0% 20% 40% 60% 80% 100% A B C D E D Tipo de defeito % D E D E F E IT O S Diagrama de pareto Planejar a qualidade Fluxograma Mostra as relação entre as etapas do processo. 49 Gestão de Projetos APS-RC Nota Heflo.com - Ferramenta de BPMN Planejar a qualidade Item Fase Descrição do requisito 1Diagnóstico Empresa especializada para fazer o diagnóstico de erros 2 Treinament o Fazer o treinamento para que ninguém cometa erros 3Piloto Realizar o piloto para dirimir todas as dúvidas inerentes ao produto 4 Padronizaçã o Padrões para permitir a escalabidade futura da solução 5Hardware Computadores novos com garantia estendida R eq u is it o s Pa d rõ es d e Q u al id ad e Planejar a qualidade Ferramentas para planejar a qualidade Análise de custo benefício Custo da qualidade Gráficos de controle Benchmarking Projetos de experimento Amostragem estatística Fluxograma Metodologias proprietárias - Seis Sigma Metodologias proprietárias - Lean Seis Sigma Metodologias proprietárias - CMMI Metodologias proprietárias - QFD Metodologias proprietárias - Outras Ferramentas adicionais - Brainstorming Ferramentas adicionais - Diagramas de afinidade Ferramentas adicionais - Análise do campo de força Ferramentas adicionais - Técnicas de grupos nominais Ferramentas adicionais - Diagramas nominais Ferramentas adicionais - Matrizes de priorização Ferramentas adicionais - Outras Custo da qualidade Controle da qualidade Técnicas Diagrama de causa e efeito Gráficos de controle Fluxograma Histograma Diagrama de Pareto Gráficos de execução Diagrama de dispersão Amostragem estatística Inspeção Atingir a qualidade Formas para atingir a qualidade Satisfação do cliente Prevenção ao invés de inspeção Melhoria contínua (PDCA) Responsabilidade da gerência 50 Gestão de Projetos APS-RC Nota Tudo que vai ser feito para aumentar a qualidade tem custo. Gerência de Recursos A Gerência dos Recursos do Projeto descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Plano do projeto Listagem dos recursos Nome, grupo, unidade máxima, custo, calendário Diagrama de funções (quem faz o quê) ID, recurso, função Plano de gerenciamento de RH (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar os recursos humanos) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento de RH Organograma do projeto Diretório do time do projeto Matriz de responsabilidades Procedimento para realocação e inserção de novos recursos no projeto Treinamento Avaliação de resultados e bonificação Frequência de avaliação dos resultados Avaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento de recursos humanos 51 Gestão de Projetos Documentos Nome do recurso Nome abreviado Grupo / Equipe Área Unidade máxima Valor / hora Valor / hora extra Forma de apropriação Calendário Andre Silva Andre A TI 100% 40 80Pro-rata Padrão João Ricardo João R A RH 100% 50 100Recurso Full Padrão Alberto Ricardo Alberto B Qualidade 100% 35 70Pro-rata Padrão Luiz Antônio Luiz C Engenharia 100% 60 120Pro-rata Padrão João Guillherme João G C Engenharia 100% 40 80Pro-rata Padrão Antonio Augusto Antonio D Produção 100% 55 110Pro-rata Padrão Diretório de recursos Identificação da EAP Descrição atividade Nome do recurso 4.3.1.2 Criar apostila João R 5.1.4.3 Desenvolver produto Antonio 2.1.1.1 Treinar pessoal Andre Diagrama de funções Nome do recurso Área e-mail Telefone Andre Silva TI andre@x.com.br xx-xxxx-xxxx João Ricardo RH joaor@x.com.br xx-xxxx-xxxx Alberto Ricardo Qualidade alberto@x.com.br xx-xxxx-xxxx Luiz Antônio Engenharia luiz@x.com.br xx-xxxx-xxxx João Guillherme Engenharia joaog@x.com.br xx-xxxx-xxxx Antonio Augusto Produção antonio@x.com.br xx-xxxx-xxxx Relação de contatos Documentos Nome do recurso Área Plano do projeto G er ên ci a d o P ro je to Su b p ro d u to 1 Su b p ro d u to 2 Su b p ro d u to 3 Su b p ro d u to 4 Su b p ro d u to 5 Su b p ro d u to 6 Es co p o Te m p o C u st o Q u al id ad e R H C o m u n ic aç ão R is co A q u is iç õ es In te gr aç ão Andre Silva TI R R P P P P P P João Ricardo RH S R S R P R Alberto Ricardo Qualidade S R S R P R R R Luiz Antônio Engenhari a S R S R P R P João Guillherme Engenhari a S R S R P P Antonio Augusto Produção S R P P Matriz de responsabilidade Legenda R Responsável P Participa A Aprova Ap Apoio S Suplente Descrição Duração Custo - R$ Data de início A quem se destina Operação da nova máquina 20 dias 45.000,00 20/02/2011Operários da linha de produção 1 Nova forma de tarifação 5 dias 10.000,00 01/03/2011Funcionários apropriação de custos Treinamento Descrição Duração Custo - R$ Data de início A qual equipe se destina Técnico nível 1 6 meses 45.000,00 20/02/2011 Operários da linha de produção 1 Assistente administrativo 3 meses 10.000,00 01/03/2011 Funcionários apropriação de custos Contratações 52 Gestão de Projetos Estilos de liderança Diretivo: dizer o que as pessoas devem fazer Facilitador: coordenar as sugestões das pessoas Orientador: instruir as pessoas Apoiador: fornecer apoio ao longo do projeto Autocrático: tomar decisões sem pedir colaboração Consultativo: pedir opinião das outras pessoas Consensual: solução de problemas baseado no acordo do grupo No início o GP deve prover mais direção, na execução mais orientação facilitação e apoio. Habilidades de gerenciamento As vezes conhecidas com “soft skills”. Trabalha com: • o conhecimento dos sentimentos dos membros da equipe • da antecipação das suas ações • do reconhecimento das suas preocupações • acompanhamento de seus problemas Benefícios: • Redução de problemas • Aumento da cooperação Habilidades: • Empatia • Influência • Criatividade • Facilitação de grupos 53 Gestão de Projetos Resolução de conflitos Descrição Forma de resolução Parece que o problema real aqui não é uma falta de comunicação, mas uma falta de conhecimento do que precisa ser feito e quando. Esta é uma cópia do cronograma do projeto. Deve ajudar você a entender o que precisa fazer Confronto Faça do meu jeito Força Vamos nos acalmar e fazer o trabalho Panos quentes Vamos fazer um pouco do que vocês dois sugerem Negociação Vamos lidar com este problema na próxima semana Retirada Vocês dois querem minimizar a perturbação que este projeto causará para os seus departamentos. Com isso em mente tenho certeza de que poderemos chegar a um acordo sobre a compra de equipamentos e o que é melhor para o projeto Panos quentes Já conversamos o suficente sobre novos computadores. Eu não quer comprar os computadores e ponto final Força Gerência das comunicações A Gerência das Comunicações do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Vídeo Júlio 54 Gestão de Projetos Plano do projeto Plano de gerenciamento da comunicação (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciamento das comunicações no projeto) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento da comunicação Frequência de reuniões para avaliação das comunicações Eventos de comunicação e periodicidade Atas Relatórios de desempenho do projeto Ambiente utilizado para armazenagem das informações Mecanismo para distribuição das informaçõesAvaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento das comunicações Comunicação Reunião Partes Interessadas Urgência Responsável pela reunião Periodicidade Motivo Kick-off Todos os membros do projeto Sob convocação GP Única vez Startup do projeto Acompanhamento Equipe do projeto N/A GP Semanal Analisar problemas e planos de ação Desempenho Sponsor + GP N/A GP Quinzenal Analisar o desempenho do projeto Mudanças Comitê de mudanças + GP Sob convocação GP Mensal Analisar as mudanças requeridas Extraordinária GP + quem a convocar Sob convocação GP Sob demanda Atender a uma demanda específica 55 Gestão de Projetos Comunicação Evento Partes Interessadas Meio de comunicação Responsável pela comunicação Periodicidade Informações gerais do projeto Todos participantes do projeto Intranet GP Atualizado mensalmente Relatórios de desempenho Sponsor Relatório Word GP Mensal Convocação reuniões de status Todos participantes do projeto E-mail GP Mensal Convocação reuniões de acompanhamento Equipes do projeto E-mail GP Semanal Convocação reuniões de desempenho Sponsor E-mail GP Quinzenal Distribuição atas de reuniões Quem tiver participado da reunião E-mail GP Sob demanda Reunião extraordinária Quem tiver na lista dos convocados E-mail Quem convocou Sob demanda Atualização equipe do projeto Todos participantes do projeto Intranet GP Atualizado mensalmente Plano do projeto Todos participantes do projeto Intranet GP Atualizado mensalmente Gerência dos riscos A Gerência dos Riscos do Projeto descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. 56 Gestão de Projetos Plano do projeto Plano de gerenciamento de riscos (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciamento de riscos do projeto) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento da gestão de riscos Riscos identificados Qualificação e quantificação dos riscos Respostas aos riscos Contingência Frequência de reuniões para avaliação dos riscos Avaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento de riscos Plano de gestão Risco Tipo Id. RBS Área/Categoria Descrição do Risco Método usado para identificação 1Negativo (Perda) 1.2.2.1 Organizacionais Aumento da taxa de financiamento conforme contrato Coleta de informações: Tecnica Delphi 2Negativo (Perda) 1.2.1.1 Técnica Mudança de tecnologia durante o projeto Opinião especializada 3Negativo (Perda) 1.2.3.2 Legais Clientes não aceitarem as cláusulas contratuais Estudos do setor 4Negativo (Perda) 1.2.4.2 Gerência do Projeto Atraso no cronograma Informações históricas 5Negativo (Perda) 1.2.3.4 Legais Defeito no produto produzido que requeira um recall Coleta de informações: Tecnica Delphi 6 Positivo (Oportunidade) 1.1.2 Regulamentação Meu produto atender à uma nova regulamentação do mercado Estudos do setor 7 Positivo (Oportunidade) 1.1.3 Mercado Meu produto vender mais do que o previsto Análise das forças (SWOT) Identificação dos riscos 57 Gestão de Projetos Plano de gestão Risco Descrição Probabilidade Custos Tempo Impacto Exposição/Pri oridade 1 Aumento da taxa de financiamento conforme contrato 0,01 0,50 0,10 0,50 0,01 2 Mudança de tecnologia durante o projeto 0,10 0,30 0,50 0,50 0,05 3 Clientes não aceitarem as cláusulas contratuais 0,50 0,10 0,90 0,90 0,45 4Atraso no cronograma 0,90 0,90 0,30 0,90 0,81 5 Defeito no produto produzido que requeira um recall 0,90 0,30 - 0,30 0,27 6 Meu produto atender à uma nova regulamentação do mercado 0,50 0,50 0,50 0,50 0,25 7 Meu produto vender mais do que o previsto 0,10 0,70 0,10 0,70 0,07 Qualificação Probabilidade de ocorrência 0,01Baixíssima 0,1Muito baixa - Menor que 10% 0,3Baixa - Entre 10 e 30% 0,5Média - Entre 30 e 60% 0,7Alta - Entre 60 e 90% 0,9Muito alta - Acima de 90% Impacto em custos 0,01Baixíssima 0,1Muito baixa - Até R$50 mil 0,3Baixa - Entre R$50e R$100 mil 0,5Média - Entre R$100 e R$300 mil 0,7Alta - Entre R$300 e R$500 mil 0,9Muito alta - Acima de R$500 mil Impacto em tempo 0,01Baixíssima 0,1Muito baixa - até 5 dias 0,3Baixa - Entre 5 e 30 dias 0,5Média - Entre 30 e 75 dias 0,7Alta - Entre 75 e100 dias 0,9Muito alta - Acima de 100 dias Plano de riscos Risco Descrição Probabilidade Impacto Valor Esperado 1Aumento da taxa de financiamento conforme contrato 0,01 150.000,00 1.500,00 2Mudança de tecnologia durante o projeto 0,10 20.000,00 2.000,00 3Clientes não aceitarem as cláusulas contratuais 0,50 3.000,00 1.500,00 4Atraso no cronograma 0,90 2.000,00 1.800,00 5Defeito no produto produzido que requeira um recall 0,90 450.000,00 405.000,00 6 Meu produto atender à uma nova regulamentação do mercado 0,50 (90.000,00) (45.000,00) 7Meu produto vender mais do que o previsto 0,10 (20.000,00) (2.000,00) Total riscos negativos 411.800,00 Total riscos positivos (47.000,00) Valor esperado total 364.800,00 Item Risco Estratégia Ação recomen dada Responsável pela ação Data conclusão exigida Data conclusão real 1Aumento da taxa de financiamento conforme contrato Aceitação passiva 2Mudança de tecnologia durante o projeto Mitigação 3Clientes não aceitarem as cláusulas contratuais Eliminação 4Atraso no cronograma Mitigação 5Defeito no produto produzido que requeira um recall Aceitação ativa 6 Meu produto atender à uma nova regulamentação do mercado Aceitação ativa 7Meu produto vender mais do que o previsto Aceitação ativa 58 Gestão de Projetos Plano de riscos Gerência de aquisições A Gerência das Aquisições do Projeto, descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. 59 Gestão de Projetos Plano do projeto SOW(Statement of Work ou Declaração do trabalho). Descreve as características do produto ou serviço a ser adquirido) Objetivo Especificação da necessidade do serviço ou produto Modelo de contrato Critério de aceitação Data requerida do produto ou serviço Indicação de fornecedores ou fornecedor específico Plano de gerenciamento de aquisições (Descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciamento de aquisições do projeto) Objetivo Descritivo dos processos de gerenciamento de aquisições Tipos de contratos Critérios de avaliação de cotações e propostas Avaliação de fornecedores Avaliação dos impactos das mudanças Mudanças no plano de gerenciamento de aquisições Plano do projeto Produto / Serviço Fazer Comprar Motivo Área Análise de make or buy Descrição Duração Custo - R$ Data de início A quem se destina Operação da nova máquina 20 dias 45.000,00 20/02/2011Operários da linha de produção 1 Nova forma de tarifação 5 dias 10.000,00 01/03/2011Funcionários apropriação de custos Treinamentos Descrição Duração Custo - R$ Data de início A qual equipe se destina Técnico nível 1 6 meses 45.000,00 20/02/2011Operários da linha de produção 1 Assistente administrativo 3 meses 10.000,00 01/03/2011Funcionários apropriação de custos Contratação de pessoas 60 Gestão de Projetos Statement of work (SOW) Declaração do trabalho Item Descrição / valor SOW número Descrição do produto Descrição do serviço Resultado esperado sob contrato Custo esperado Duração esperada Fornecedores sugeridos Fornecedor exclusivo Motivo fornecimento exclusivo Critério de aceitação do produto Tipo de contrato desejado Critério de seleção do vencedor Forma usada para negociação Conteúdo desejado para o contrato Quantidades requeridas Condições de fornecimento Qualificação dos proponentes Modelo contratual desejado Tipos de contrato Tipo de contrato Nome do fornecedor Serviço contratado Área que receberá o serviço Custo Duração Preço fixo garantido Fornecedor 1 A TI 340.000,00 2 meses Preço fixo com remuneração de incentivo Fornecedor 1 B RH 500.000,00 5 meses Preço fixo com ajuste econômico do preço Fornecedor 2 C Qualidade 230.000,00 1 mês Custos reembolsáveis: custo + remuneração fixa Fornecedor 3 D Engenharia150.000,00 4 meses Custos reembolsáveis: custo + remuneração de incentivo Fornecedor 4 E Engenharia 40.000,00 2 meses Custos reembolsáveis: custo + remuneração concedida Fornecedor 4 F Produção 20.000,00 2 meses Tempo e material Fornecedor 5 G Produção 80.000,00 7 meses 61 Gestão de Projetos Plano do projeto Chamamos de Plano de Projeto o documento que apresenta, de forma completa e organizada, toda a concepção, fundamentação, planejamento e meios de acompanhamento e avaliação do projeto, sendo a referência básica para sua execução. Um plano de projeto inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares do projeto. O conteúdo do plano irá variar dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto. Plano do projeto O plano de projeto define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado. Esse plano documenta o conjunto de saídas dos processos de planejamento, visando guiar a execução do projeto e inclui: �A documentação das premissas e restrições do plano do projeto; �A documentação das decisões de planejamento; �A definição ds revisões chaves de gerenciamento; �Prover a linha de base (baseline) para medida de progresso e controle do projeto; �Os processos de gestão de projetos selecionados pela equipe de gerenciamento de projetos; �O nível de implementação de cada processo selecionado; �As descrições das ferramentas e técnicas que serão usadas para realizar esses processos; �Como o trabalho será executado para realizar os objetivos do projeto; �Como as mudanças serão monitoradas e controladas; �Como a integridade das linhas de base da medição de desempenho será mantida e utilizada; �A necessidade e as técnicas de comunicação entre as partes interessadas; �O ciclo de vida do projeto selecionado e, para projetos com várias fases, as fases associadas do projeto; 62 Gestão de Projetos Plano do projeto O plano de projeto permite responder às seguintes questões: �O que deve ser feito no futuro para atingir os objetivos do projeto? �Como vai ser feito? (Escopo) �Quem o vai fazer? (RH) �Quando estará feito? (Tempo) �Quanto custará para fazer? (Custo) �O que será usado para se fazer a comunicação? (Comunicação) �Existem riscos e como lidarei com eles? (Riscos) �Como lidarei com o controle de qualidade? (Qualidade) �Como lidarei com as mudanças? (Controle de mudanças) �Como será feita a integração entre as áreas? (Integração) �O que deverá ser comprado – make or buy? (Aquisições) Plano do projeto A seguir são mostradas recomendações sobre o conteúdo e forma de apresentação do documento. Toda página deve conter um cabeçalho e um rodapé conforme mostrado abaixo: Nome do projeto Nome do documento Empresa Versão X.XX Autor Data 99/99/9999 Aprovador Confidencial ( )Sim ( )Não Código Nome do documento Emitente Página X/Y 63 Gestão de Projetos Estudo de caso Aeroporto de Confins Projeto: Reforma do terminal 1 do Aeroponto de Confins – Belo Horizonte Data de referência: outubro/2011 Objetivo: Obras de reforma e ampliação do terminal 1 do Aeroporto Internacional Tancredo Neves, em Confins. Atender demanda atual e da copa do mundo. Justificativa: Aumentar a capacidade de atendimento do aeroporto, visando atender um maior número de passageiros. Estudo de caso Aeroporto de Confins 64 Gestão de Projetos Estudo de caso Aeroporto de Confins » A praça de alimentação vai ser transferida do solo para o terraço » A maioria das lojas vai mudar para o segundo andar, onde está a administração. O aeroporto tem hoje 36 lojas e oito quiosques. Com a reforma, passa a ter 71 lojas e 12 quiosques » Serão instalados 17 novos elevadores no aeroporto, sendo seis panorâmicos (os sete atuais serão desativados) » Os veículos não vão poder mais transitar entre o terminal de passageiros e atual área comercial » A via de veículos terá mão dupla e o meio fio será deslocado para a atual área de estacionamento » Serão instaladas 10 novas escadas rolantes. Uma escada rolante vai ligar o mezanino ao terraço. As seis atuais serão desativadas » A área de embarque nacional e internacional será centralizada » Serão instaladas oito novas esteiras de bagagem, com controle automatizado » Os balcões de check in não ficarão encostados na parede, como agora. Eles serão disponibilizados em penínsulas na área central do saguão do aeroporto » A área do aeroporto vai passar de 60.305 para 67.675 metros quadrados Produtos: Estudo de caso Aeroporto de Confins �A obra vai consumir investimentos de R$ 236,65 milhões �Será realizada em nove etapas e tem previsão de ser concluída em dezembro de 2013. �As alterações nos terminais de passageiros estão programadas para serem realizadas a partir de 2012. �Ao longo da alta temporada de férias deste ano (inclusive Natal), haverá pouca interferência nos terminais de passageiros. �Os veículos não vão poder mais transitar entre o terminal de passageiros e a área comercial atual, espaço que será transformado em via de trânsito mais larga. �O planejamento e execução deverão ocorrer em horários que o impacto seja menor para o passageiro. O aeroporto não irá fechar para a reforma. Restrições 65 Gestão de Projetos Estudo de caso Aeroporto de Confins �Até o fim deste ano, a principal mudança no dia a dia dos usuários vai acontecer na redução do número de vagas do estacionamento principal, em frente ao terminal de passageiros. �A Infraero vai retirar 300 vagas no estacionamento e depois criar 174. Ou seja, a partir de novembro o passageiro passa a ter menos 126 lugares no estacionamento principal. �A mão de obra na construção civil está escassa, o que pode dificultar o processo seletivo. Mas a nossa intenção é contratar funcionários do entorno da região, visando redução de custos. �Será aproveitada a estrutura que já existe para fazer um serviço de check in mais moderno, com sistema semiautomático de manuseio de bagagem. �Serão ocupadas muitas áreas que estavam vazias, como o terraço. Premissas: » Etapa 1 (Set/out 2011) • Canteiro de obras • Adequação das guaritas do estacionamento central » Etapa 2 (Nov/dez 2011 e jan 2012) • Adequação dos estacionamentos A, B, C e D •Meio fio deslocado e vias de acesso •Ponto de ônibus • Ampliação da Central de Utilidades (CUT) • Intervenções no terminal de passageiros (da etapa 2 até a 9) » Etapa 3 (Fev/mar/abr/mai/jun 2012) •Nova área de carga/descarga •Transferência da administração para o terraço •Construção do anexo social LL (bagagem extraviada) •Ampliação da galeria comercial • Início da cobertura em vidro do saguão » Etapa 4 (Jul/ag/set 2012) •Substituição das escadas rolantes • Substituição de três pontos de embarque • Implantação dos elevadores (etapas 4, 5, 6, 7) » Etapa 5 (Out/nov/dez 2012) • Demolição dos sanitários do saguão-térreo • Substiuição de três pontes de embarque » Etapa 6 ( Jan/fev/mar 2013) • Reforma e adequação parcial do check in • Instalação de parte das esteiras de bagagens no térreo • Substituição de três pontes de embarque » Etapa 7 (Abr/mai/jun 2013), etapa 8 (jul/ago/set 2013) e etapa 9 (out/nov/dez 2013) • Reforma e adequação parcial do check in • Instalação de parte das esteiras de bagagens no térreo • Adequação do check out Cronograma macro: Estudo de caso Aeroporto de Confins Estudo de caso Aeroporto de Confins 66 Gestão de Projetos Estudo de caso Aeroporto de Confins 1 Reforma Terminal 1 - Aeroporto de Confins 1.1 Gerência de Projetos 1.2 Etapa 1 1.2.1 Canteiro 1.2.2 Guaritas 1.3 Etapa 2 1.3.1 Estacionamentos 1.3.2 Acesso 1.3.3 Onibus 1.3.4 CUT 1.3.5 Terminal 1.4 Etapa 3 1.4.1 Áreas 1.4.2 Administração 1.4.3 Anexo 1.4.4 Galeria 1.4.5 Cobertura 1.5 Etapa 4 1.5.1 Escadas 1.5.2 Embarque 1.5.3 Elevadores 1.6 Etapa 5 1.6.1 Sanitários 1.6.2 Embarque 1.7 Etapa 6 1.7.1 Check-In 1.7.2 Esteiras 1.7.3 Embarque 1.8 Etapa 7 1.8.1 Check-In 1.8.2 Térreo 1.8.3 Check-Out 1.9 Etapa 8 1.9.1 Check-In 1.9.2 Térreo 1.9.3 Check-Out 1.10 Etapa 9 1.10.1 Check-In 1.10.2Térreo 1.10.3 Check-Out 1.11 Encerramento 1.11.1 Aceites parciais 1.11.2 Aceite final EAP Preliminar: Estudo de caso Aeroporto de Confins 1 Reforma Terminal 1 - Aeroporto de Confins 1.1 Gerência de Projetos Descrição: Gerenciamento do projeto visando assegurar escopo, tempo, custo, qualidade e riscos de forma que o projeto atenda seus requisitos e seja entregue dentro das especificações, no custo e prazo requeridos. Critérios de aceitação: Projeto concluído. 1.2 Etapa 1 1.2.1 Canteiro Descrição: Preparação do canteiro de obras que dará o suporte necessário às obras Critérios de aceitação: Canteiro em operação conforme especificações Recursos: 1.2.2 Guaritas Descrição: Adequação das guaritas do estacionamento central do aeroporto. Critérios de aceitação: Guaritas concluídas 1.3 Etapa 2 1.3.1 Estacionamentos Descrição: Adequação dos estacionamentos A, B, C e D conforme projeto. Critérios de aceitação: Requisitos do projeto 100% atendidos 1.3.2 Acesso Descrição: Meio fio deslocado e vias de acesso concluídas Critérios de aceitação: Obra entregue conforme especificação 1.3.3 Onibus Descrição: Criação do ponto de ônibus que fará o translado de passageiros até o centro de Belo Horizonte Critérios de aceitação: Ponto de onibus em operação 67 Gestão de Projetos Estudo de caso Aeroporto de Confins Como funciona na prática! Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3 Equipe 4 Equipe 5 Equipe 6 Equipe 7 Equipe 8 Equipe 9 EAP Explodida: Estudo de caso Aeroporto de Confins 68 Gestão de Projetos Faz parte da organização podendo ser um departamento isolado ou fazer parte de um outro departamento. Objetivo: � Define os padrões que serão adotados na gestão de projetos da empresa � Cria a metodologia que será seguida para a gestão de projetos � Define quais ferramentas serão usadas (software, framework, etc) � Pode conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto � Pode ou não abrigar os gerentes de projetos da empresa � Faz o controle do portifólio de projetos da empresa � Tem a equipe de suporte para os outros GPs da organização � Trabalha na gestão para priorização de recursos e projetos � Auxilia os GPs para tomada de decisão � Treina os gerentes de projetos PMO- Project Management Office Escritório de ProjetosEscritório de Projetos - PMO PMO- Project Management Office Escritório de ProjetosEscritório de Projetos - PMO 69 Gestão de Projetos PMO- Project Management Office Escritório de Projetos PMO- Project Management Office Escritório de Projetos Escritório de Projetos - PMO PMO- Project Management Office Escritório de Projetos PMO- Project Management Office Escritório de Projetos Fim da parte teórica! 70 Gestão de Projetos
Compartilhar