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60 Unidade II Unidade II 5 CONSULTORIA COMO PROTOCOLO A pesquisa‑ação é um método muito usado nas ciências médicas e sociais desde a metade do século XX. Entretanto, somente no final da década de 1990 é que essa metodologia de pesquisa passou a ser utilizada de forma mais sistemática para o estudo de disfunções organizacionais. Ela produz resultados em pesquisas de alta relevância porque se baseia em ações práticas, assim como em soluções imediatas de problemas que se fundamentam em informações teóricas. A pesquisa‑ação assumiu um papel mais relevante nas pesquisas na área de sistemas de informações mais no final do século XX. Consequentemente, ela teve uma difusão e sucesso dentro das disciplinas que não têm como base a experiência de campo. O fato é que as metodologias participativas têm adquirido maior aplicabilidade em áreas de educação e organização, principalmente nos países anglo‑saxônicos, e isso porque elas conseguiram reconhecimento em determinados órgãos internacionais. Nesse contexto, é importante ressaltar que muitas equipes de especialistas lidam, de modo participativo, com os stakeholders que estão envolvidos em programas sociais, programas educativos e gestões voltadas para o meio ambiente, além de planos de desenvolvimento rural, local ou sustentável. Dessa forma, podemos afirmar que a pesquisa‑ação é considerada um tipo de pesquisa social que tem como base a pesquisa empírica, que foi concebida, e realizada, em uma estreita associação com a resolução de problemas coletivos, onde os pesquisadores e os clientes que representam o problema estão envolvidos de uma maneira cooperativa. Logo, podemos afirmar que a pesquisa‑ação nada mais é do que um método de condução de pesquisa aplicada, orientada para elaborar diagnósticos, identificar problemas e buscar soluções (OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). 5.1 Pesquisa das informações na organização Um consultor organizacional é responsável pela implementação das mudanças necessárias nos inúmeros departamentos da empresa, assim como também pela análise de seus impactos. Entretanto, há uma ressalva: para poder desempenhar tais atividades, ele precisa ter muitas competências relacionadas a: • seus conhecimentos; • suas habilidades; • suas atitudes. Tais competências, conhecidas como CHA, são exteriorizadas pelas características do consultor, que são direcionadas a aspectos administrativos, interpessoais e comportamentais e são necessárias para 61 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA que ele desempenhe a enorme gama de atividades intrínsecas ao serviço de consultoria. Dessa forma, gerir competências é fundamental. Quadro 6 Competências do consultor Conhecimento Saber Competência técnica Habilidades Saber fazer Atitude Querer fazer Competência comportamental Fonte: Dutra (2001, p. 63). Os consultores atuarão em diferentes organizações, sabendo que lidarão com adversidades, pois terão que lidar com diferentes culturas organizacionais, que podem ser definidas como o modo de vida das empresas, ou seja, o próprio estilo de cada uma, que é desenvolvido com seus participantes. Assim, a cultura organizacional repousa em um sistema de crenças e valores e tradições e hábitos, dentro de um formato aceito e estável de interações e relacionamentos sociais típicos de cada companhia. Observação A cultura da organização não é permanente e nem estática, já que sofre alterações com o tempo de acordo com as condições internas ou externas, assim, algumas organizações conseguem renovar sua cultura continuamente, mantendo sua personalidade e integridade, enquanto outras empresas permanecem com sua cultura amarrada a padrões ultrapassados. Assim, a tarefa básica do desenvolvimento organizacional é criar condições para que a cultura mude, com o intuito de melhorar o clima da organização, transformando, assim, o trabalho em uma atividade motivadora e satisfatória. O termo mudança refere‑se à transição de uma situação para outra ou à passagem de um estado para outro, implicando em ruptura, transformação, perturbação e interrupção. Conforme já apontado, o modelo de mudança envolve três etapas, demonstradas na figura 11: 62 Unidade II Novas ideias e práticas são exercitadas e aprendidas Novas ideias e práticas são incorporadas definitivamente ao comportamento Descongelamento Mudança Recongelamento Identificação Internalização Suporte Reforço Velhas ideias e práticas são derretidas, abandonadas e desaprendidas Figura 11 – Modelo de mudança Fonte: Chiavenato (2020, p. 375). O processo de mudança organizacional se inicia por forças externas ou por partes internas à organização, caracterizando‑se por: • Forças exógenas: são as forças externas e que provêm do ambiente, tais como novas tecnologias, mudança nos valores da sociedade e por fim, novas oportunidades ou limitações do local. • Forças endógenas: são as forças internas e que criam as necessidades de mudança comportamental e estrutural, provenientes da tensão organizacional nas atividades e interações. A figura 12 demonstra a atuação destas forças: Forças ambientais Competição, clientes, fornecedores, governo, concorrentes Missão, objetivos, planos, projetos, disfunções Necessidade de mudanças Diagnóstico de mudanças Implementação de mudanças Forças internas Figura 12 – Atuação das forças ambientais e internas Fonte: Chiavenato (2020, p. 377). Percebe‑se que existe uma enorme influência da liderança nos processos de mudança organizacional, já que o líder busca harmonizar as suas características pessoais àquelas dos subordinados, à natureza da tarefa e, por fim, à situação que envolve a tarefa. 63 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Para Schein (1972), quanto mais o dirigente consegue adaptar o seu estilo de liderança com o intuito de atender às situações particulares e às necessidades dos liderados, mais ele conseguirá atingir seus objetivos pessoais e os organizacionais. Nesse sentido, terá que se atentar a todos os fatores citados para que possa ter êxito na pesquisa das informações na organização. A figura 13 demonstra uma proposta de desenvolvimento organizacional. Encerramento Elaboração do plano de açãoModelo de DO Diagnóstico organizacional Controle e avaliação Implementação das ações Figura 13 – Modelo de desenvolvimento organizacional utilizado em consultorias Fonte: Schein (1969) apud Oliveira e Thielmann (2005, p. 113). 5.2 O problema O termo problema, nessa situação, tem um sentido muito mais amplo, pois é considerado, para todos os efeitos, a problemática da pesquisa, uma vez que todas as atividades do consultor abrangem inúmeras variáveis organizacionais, exceto o problema em si mesmo. Assim, cabe ao consultor dar a devida atenção ao problema. Entretanto, é bom lembrar que ainda não é a hora de ele se aprofundar e tirar conclusões precipitadas para tentar solucioná‑lo, seja para inovação ou qualquer que seja o foco da consultoria. Observação O problema de pesquisa não se relaciona a coisas negativas, pelo contrário, problema denota dúvidas, as quais levam à necessidade de elaborar uma pesquisa. Dessa forma, o problema de pesquisa é a pergunta que todo pesquisador busca responder enquanto executa o estudo, e, no que diz respeito à consultoria organizacional, podemos afirmar que a pesquisa pode ser uma disfunção, uma melhoria ou mesmo a elaboração de um determinado projeto para o cliente. 64 Unidade II 5.3 A pesquisa A pesquisa abrange um tipo de pesquisa social que visa embasar trabalhos cujos resultados são provenientes da interação entre o consultor (pesquisador) e os membros das organizações. Em outras palavras, as soluções para os problemas serão concebidas pelos próprios membros da organização. Em termos simplificados, a pesquisa‑ação é uma forma de learning by doing, ou seja, um grupo de pessoas identifica um problema, busca alternativas para solucioná‑lo e implementa a solução, verificando se os resultadossão satisfatórios. Se não forem, reinicia‑se o processo (OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). De acordo com Lindgren, Henfridsson e Schultze (2004), a pesquisa‑ação é um método de intervenção que permite ao pesquisador (consultor) testar hipóteses sobre inúmeros fenômenos ou problemas organizacionais, implementando mudanças em um cenário real. Nesse tipo de pesquisa, o consultor assume a responsabilidade de aplicar esse conhecimento, assim como de assistir os stakeholders envolvidos no processo mediante geração de conhecimento. Para Hult (1980), a pesquisa‑ação apresenta quatro características importantes: • trazer à tona uma melhor compreensão de uma situação social, dando ênfase à natureza multivariada e complexa do domínio social; • ajudar a resolver problemas práticos, visando ampliar o conhecimento científico por meio de dois processos, primeiramente a observação de hipóteses interpretativas e depois a intervenção no problema; • ser realizada de forma colaborativa, com o intuito de reforçar as competências dos intervenientes, dessa forma, ampliam‑se as competências, como resultado intrínseco da colaboração; • ser aplicável, principalmente, para compreender os processos de mudanças em sistemas sociais. A pesquisa‑ação, como metodologia, tem a finalidade de solucionar problemas de forma participativa e o consultor assume, desse modo, o compromisso de participar no processo para solucionar os problemas organizacionais. O consultor se coloca, então, em uma posição de participante em todo o processo, equivalente a todos os indivíduos da organização, sem apresentar soluções prontas e padronizadas. É por meio da participação do grupo formado que o diagnóstico, a identificação dos problemas e as propostas de soluções são realizadas. 5.4 Levantamento de dados Nesta fase, temos as fontes de informação, que são divididas em fontes internas e externas. Fontes internas Referem‑se às pessoas da organização desde os executivos até os colaboradores dos níveis operacionais, assim como aos documentos em geral. A checagem dessas fontes ocorre a partir de 65 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA entrevistas com funcionários e executivos, com objetivo de saber sua percepção sobre o problema, e assim, algumas questões que deverão nortear a entrevista são: • Como eles veem o problema? • Eles concordam com a definição do problema? • Qual é a opinião deles sobre o problema? Referente aos dados provenientes de arquivos e documentos, se destacam aqueles que possuírem estrutura organizacional e os que contiverem informações pertinentes acerca das ações que a empresa for tomar. Fontes externas Após o consultor se inteirar das fontes internas, deverá se certificar e utilizar as fontes externas, ou seja, aquelas que se encontram fora da organização. Como fontes externas, podemos citar: • clientes da organização; • fornecedores; • concorrentes; • agentes sociais; • agentes políticos; • agentes econômicos. O consultor precisa atentar‑se para todas as informações, assim como para todos os documentos que forem citados pelas fontes. 5.5 Análise SWOT A análise SWOT é uma forma útil de examinar fatores ambientais internos e externos, e é muito utilizada para verificar a posição estratégica da organização, o que os consultores precisam avaliar. Ela observa: • potencialidades (strengths); • fraquezas (weaknesses); • oportunidades (opportunities); • ameaças externas do ambiente da organização (threats). 66 Unidade II Potencialidades e fraquezas da organização Toda organização é limitada em relação a suas habilidades e recursos, dessa forma, a administração necessita avaliar as forças e as fragilidades internas. Essas ações permitirão identificar qual é a competência diferencial da empresa: recursos e qualificações ímpares que irão determinar quais são suas armas competitivas. Oportunidades e ameaças externas Aqui, a sondagem do ambiente irá revelar as oportunidades e as ameaças. O modo como a organização define o que são oportunidades ou ameaças irá depender dos seus recursos. Dessa forma, a análise SWOT se torna muito importante no processo de definição de um diagnóstico, uma vez que ela sintetiza técnicas de análise externa e internas. Para se elaborar uma matriz SWOT, é preciso considerar as variáveis extraídas das análises internas e externas. Ela irá possibilitar a comparação entre os pontos fracos e fortes da organização, que se relacionam com as ameaças e oportunidades produzidas pelo mercado. A seguir ilustraremos essa relação. Figura 14 – Matriz SWOT Disponível em: https://bit.ly/3BzblAs. Acesso em: 29 jul. 2022. 5.6 Dilema da consultoria em áreas já estruturadas Quando uma empresa contrata os serviços de um consultor, é preciso ter em mente que todas as áreas devem estar estruturadas, dessa forma, demonstraremos o que deve ser feito, a priori, em cada área. Nesta fase, vamos entender uma série de processos internos e as vantagens competitivas que dependem de cada um deles. Teremos os elementos centrais de uma cadeia de valor apresentados no quadro 7. 67 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Quadro 7 – Componentes da cadeia de valor Elementos da cadeia de valor Descrição Infraestrutura da empresa Inclui a gerência geral e a rede de relacionamentos da empresa, até mesmo com o governo, além de abranger a questão da qualidade do produto Gerência de RH Afeta a vantagem competitiva em qualquer empresa devido ao seu papel na determinação das qualificações e da motivação dos empregados e do custo de contratação e de treinamento Desenvolvimento de tecnologia Todo o investimento feito em tecnologia, que estará diretamente associado à otimização do processo de produção e, ao final da cadeia de valores, ao próprio bem ou serviço Aquisição Diz respeito a toda compra de matéria‑prima ou insumos para a produção do bem que será vendido Logística interna Atividades relacionadas com o recebimento dos insumos, armazenagem, estocagem e transporte Operações Manipulação da matéria‑prima para transformá‑la em produtos e serviços por meio dos processos internos da organização Logística externa Canal de distribuição do produto Marketing e vendas Oferecimento do produto aos compradores Serviços Agregações de valor ao produto oferecido. Todo o tipo de serviço pós‑vendas (assistência técnica, garantia ou manutenção, por exemplo) Fonte: Bateman e Snell (2006, p. 121). Ao atuar em uma organização, consultores precisam de uma missão e não devem unicamente se basear na suposição de que a grande maioria das empresas têm uma grande possibilidade de se tornarem mais eficientes do que são. Possibilidades são muito remotas, por isso é necessário organizar os processos que necessitam de aperfeiçoamento, afinal, não há nenhuma forma organizacional perfeita, ou seja, todas elas apresentam disfunções, e assim, todas formas organizacionais apresentam pontos fortes e fracos relacionados às relações interpessoais, aos grupos de trabalho, às comunicações, às relações intergrupais, entre outros fatores. O consultor precisa evitar que o administrador com quem ele está trabalhando se lance em programas precipitados de ação, envolvendo qualquer tipo de mudança na estrutura da organização. Assim, faz‑se necessário realizar um diagnóstico em parceria, pois raramente os consultores conhecem a empresa o suficiente ou terão aprendido o suficiente a seu respeito para saber quais são as melhores ações a serem recomendadas para um grupo particular de pessoas que já têm um conjunto de tradições particulares (OLIVEIRA; THIELMANN, 2005). 68 Unidade II 5.7 Interação da consultoria com a empresa‑cliente Quando se contrata uma empresa de consultoria, há uma grande expectativa por parte do cliente acerca dos serviços, e nesse cenário, cabe ao consultor atendê‑la mediante planejamento e execução de ações. 5.8 Etapas da interação A interação entre o consultor e o cliente ocorre mediante suporte aos consultores que estãodesenvolvendo os processos dentro da organização, dessa forma, cabe ao responsável criar um relacionamento sólido com o cliente e sua equipe, no entanto, é preciso saber que a interação entre consultoria e cliente tende a mudar ao longo do processo de consultoria devido às necessidades do consultor. 5.9 Aplicabilidade da consultoria Os serviços de consultoria sempre são realizados a partir de uma constatação feita pela própria empresa, quando uma de suas áreas apresente disfunções ou quando haja sinais de mudanças necessárias. Ressalva‑se que é comum a decisão por uma consultoria pelo fato de a empresa não ter a capacidade de resolver tais problemas devido à falta de conhecimento especializado. Assim, imaginando que uma organização constate a necessidade do serviço de um consultor, seu problema é devidamente apresentado para a empresa de consultoria, ocorre uma negociação e o negócio é fechado, incorrendo, dessa forma, na contratação dos serviços de consultoria pelo cliente, e, consequentemente, na assinatura consensual e bilateral do contrato. Após essa etapa, deverá ser iniciado um estudo para que ocorra o entendimento profundo do problema. Não se deve começar o trabalho antes dessa prévia, pois já aconteceu de alguns consultores iniciarem o serviço tão logo tivessem assinado o contrato e terminaram por cometer um erro gravíssimo, pois começar a trabalhar sem saber ao certo a gravidade do problema a ser resolvido pode acarretar erros e avaliações errôneas. Por conta dessa complexidade, é necessário que os consultores fiquem a par do verdadeiro foco da atividade de sua consultoria, pois, como se sabe, em algumas situações, o verdadeiro problema não aparece até que outros subproblemas emerjam nas áreas administrativas mais específicas. Desse modo, eles precisam ser examinados e analisados para evitar que apareçam distorções sobre eles. Para focar em suas ações, o consultor organizacional deve sempre ter em mente que ele desenvolverá um projeto para seu cliente e que, para isso, precisa respeitar algumas etapas, estabelecer métodos e elencar técnicas, para que haja um desempenho correto do serviço a ser prestado. O consultor necessita sempre se aprofundar no problema definido pelo cliente. Dessa forma, ele precisa dispor de todos os dados que foram coletados durante sua estadia no cliente e de entrevistas 69 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA com os gestores, executivos e colaboradores, transformando‑os em informações úteis para seu trabalho. Após elaborar o tratamento dos dados, o consultor deverá avaliar a proposta original apresentada na data da assinatura do contrato de prestação de serviços, comparando‑a com a situação atual, após a análise das pesquisas e coletas de dados. 5.10 Código de Ética do Consultor Quando as pessoas se formam, há um juramento solene onde os formandos prometem seguir os padrões de condutas e práticas profissionais. Tais padrões visam garantir determinados princípios, atitudes e valores por parte dos profissionais, assim como proporcionar um relacionamento transparente e satisfatório com seus clientes. Figura 15 – Termos associados à conduta ética Disponível em: https://bit.ly/3bmEjch. Acesso em: 25 jul. 2022. Os quadros a seguir apresentam os principais pontos estabelecidos pelo Código de Ética do Consultor. 70 Unidade II Quadro 8 – Sustentabilidade e responsabilidade social Responsabilidade Ação Preservar o desenvolvimento sustentado da sociedade, da qualidade de vida e dignidade do ser humano Cooperar com seu discurso e ações exemplares Contribuir para o aperfeiçoamento da consultoria organizacional Colaborar para a difusão de conhecimentos, habilidades e atitudes que otimizem custos e recursos, melhorem a produtividade e a qualidade, busquem a inovação e a melhoria contínua da qualidade de vida e trabalho e contribuam para o desenvolvimento econômico e social do país Combater atitudes de assédio, preconceito, discriminação e exploração Abster‑se de perpetuar e impedir que sejam adotadas atitudes discriminatórias e ilegais, oriundas de diferenças de etnia, cor, gênero, crença religiosa, necessidades especiais, orientação política, condição financeira, social, intelectual, orientação sexual, idade, condição marital, dentre outras formas de discriminação, assim como repudiar e denunciar atividades que envolvam trabalho forçado e trabalho infantil, de acordo com as leis vigentes Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Quadro 9 – Responsabilidade profissional Responsabilidade Ação Desenvolver serviços de consultoria de maneira íntegra Planejar e executar os serviços de modo cooperativo, transparente, objetivo, preciso e fidedigno, considerando todas as partes interessadas Manter uma boa conduta pessoal Reforçar a idoneidade e a boa imagem do profissional de consultoria perante todos os atos, fatos e notícias de caráter negativo para a atividade profissional, colaborando para respaldar a imagem e a reputação do consultor Manter‑se atualizado e capacitado nas boas práticas de consultoria organizacional Participar sempre de divulgações em diversas mídias, dirimindo dúvidas, opinando e recomendando iniciativas e procedimentos mais adequados em sua área de atuação Garantir o sigilo de informações e a propriedade intelectual Solicitar prévia e expressa autorização para tornar público os assuntos em que se utilizem métodos, técnicas, sistemas ou modelos de exclusiva propriedade e uso de organizações contratantes ou de outros profissionais, conferindo o devido crédito a seus autores e proprietários Manter uma boa conduta profissional Escusar‑se de críticas e comentários desabonadores que envolvam consultores associados e demais colegas de profissão, ou empresas de consultoria, assim como organizações para as quais já tenha prestado serviços Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). 71 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Quadro 10 – Integridade Responsabilidade Ação Oferecer transparência na entrega do trabalho Assegurar, antes do início dos trabalhos, que os escopos, as entregas, os prazos e os custos de serviços de consultoria estejam claros e devidamente acordados com o cliente Não aceitar serviços que não sejam alinhados aos melhores interesses do cliente Ser sempre claro e honesto a respeito de suas qualificações, habilidades e experiência, bem como ajustar claramente a compreensão e as expectativas do cliente sobre os resultados esperados Realizar os serviços contratados de forma eficaz e com o devido cuidado e profissionalismo Manter uma comunicação constante com o cliente, fornecendo aconselhamento e orientações que gerem valor e garantindo que os clientes sejam adequadamente informados sobre o andamento dos serviços Garantir a manutenção de condutas alinhadas ao cumprimento das funções Abdicar, recusar e denunciar qualquer desvio de conduta, independentemente da finalidade declarada pelo agente do ato, incluindo, entre outras, o favorecimento desleal Ser justo em relação aos acordos financeiros Recusar qualquer gratificação monetária, comissão ou recompensa material, independentemente da situação, que não seja decorrente da justa e legal remuneração de seu trabalho, conforme acordado em contrato de prestação de serviços Assegurar que os responsáveis por seleções atuem com isenção, competência e sem preconceitos, garantindo igualdade de condições de acesso a qualquer candidato Aplicar, quando participar da contratação de consultores e profissionais, critérios transparentes e adequados à função Manter confidencialidade quanto às informações e atividades referentes ao trabalho nas organizações Impedir a utilização e apropriação indébita dessas informações em benefício de seus interesses particulares ou de terceiros, mesmo após o término dos contratos de consultoria, ressalvada a obrigação de divulgar informações exigidas nos termos da lei Ser transparente naconstrução de contatos profissionais Abster‑se de convidar funcionários de organizações contratantes, independentemente se forem ativas ou inativas, para considerar proposta de emprego alternativo sem prévia discussão e anuência do cliente Respeitar o Código de Ética do Consultor Denunciar sempre qualquer situação que configure infração a este Código de Ética do Consultor Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). 72 Unidade II Quadro 11 – Conflitos de interesse Responsabilidade Ação Comunicar às partes interessadas, de forma imediata e clara, ocorrências de circunstâncias ou interesses que possam influenciar o julgamento ou os resultados dos serviços de consultoria Declarar todos e quaisquer eventuais interesses envolvidos direta ou indiretamente com os serviços contratados Identificar e divulgar ao cliente quaisquer conflitos de interesse Resolver qualquer conflito junto ao contratante, visando garantir a continuidade da prestação dos serviços Especificar e acordar com o cliente quaisquer trabalhos a serem subcontratados Garantir que consultores subcontratados cumpram este Código de Ética Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Quadro 12 – Ética digital Responsabilidade Ação Garantir a proteção de dados Cumprir toda a legislação nacional e internacional aplicável referente à privacidade e proteção de dados Guiar‑se por princípios éticos em questões não regulamentadas Buscar princípios baseados em confiança, justiça, respeito, responsabilidade, integridade, qualidade, confiabilidade e transparência, denunciando a apropriação indébita de dados aos órgãos competentes Seguir os princípios da ética digital em todos os processos que tomem decisões informatizadas Garantir que toda a cadeia produtiva envolvida em sua prestação de serviços cumpra as determinações relativas ao tratamento de dados de clientes e parceiros Primar pela clareza na comunicação com as partes interessadas Assegurar o entendimento e a validação de decisões digitais, certificando‑se do envolvimento do cliente e da compreensão das ações tomadas e possíveis consequências Adaptado de: Romano e Jacobsen (2014). Observação Uma empresa de consultoria que assume um trabalho sem o devido conhecimento e/ou experiência está assumindo um risco, uma vez que o consultor estaria prestando um serviço cuja qualidade pode vir a afetar, além da sua imagem no mercado, o surgimento de futuros contratos. 73 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 6 CONSULTORIA LOGÍSTICA 6.1 Consultoria logística aplicada às estratégias logísticas Quando se vive tempos de incertezas devido a uma crise econômica, delimitar uma boa estratégia torna‑se de suma importância para inúmeras empresas do ramo, ou seja, contratar uma consultoria logística torna‑se um excelente investimento. A consultoria logística pode ser dividida entre: • Consultorias operacionais de logística: cujo foco é a aplicação dos conceitos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, comumente conhecida como supply chain, que envolvem análises para otimizar estoque, centros de distribuição, logística reversa, entre outros. Resumindo, refere‑se à logística da porta da fábrica para dentro. • Consultorias estratégicas de logísticas: focam‑se em planejamento estratégico, otimização de footprint logístico, estudos de viabilidade econômico‑financeira de investimentos em ativos logísticos, entre outros. Ou seja, é a logística que ocorre da porta da fábrica para fora. A consultoria logística agrega benefícios práticos, tanto nas operações como na gestão, logo, vale a pena investir em seus serviços, pois eles agregam a visão de uma pessoa externa ao processo, trazendo ideias novas para o setor, uma vez que nem sempre a organização dispõe de recursos e pessoas para se dedicar à inovação porque está focada, normalmente, nas operações do dia a dia, não tendo tempo para capturar economias potenciais em suas operações ou investir em negócios novos (CONSULTORIA…, 2021). Lembrete A consultoria em logística deverá trabalhar com ferramentas analíticas que permitirão à empresa maximizar a sua rentabilidade nas operações logísticas. 6.2 Tipos de consultoria logística Existem diversos tipos de consultorias logísticas, desde consultores autônomos, que trabalham individualmente e são especializados em logística, a empresas de consultoria de médio porte, com atuação no setor logístico e, por fim, há as grandes empresas generalistas, conhecidas como big 4, que têm expertise internacional, além de uma visão generalista do assunto (CONSULTORIA…, 2021). 6.3 O que é preciso saber antes de contratar uma consultoria logística Há pontos importantes a serem avaliados ao se investir em uma consultoria logística especializada e, como já falado anteriormente, existe uma infinidade de opções disponíveis no mercado, logo, cabe ao 74 Unidade II gestor avaliá‑las de forma estratégica antes de contratar o serviço. O gestor precisa se atentar para algumas dicas importantes quando decidir procurar uma consultoria de logística (CONSULTORIA…, 2021): • buscar informações acerca da experiência da empresa antes de contratá‑la; • checar se a empresa tem expertise em projetos similares no Brasil ou se tem apenas expertise em projetos internacionais; • verificar se a empresa conhece bem a região e/ou o setor de atuação da sua companhia; • solicitar um escopo bem detalhado e com a apresentação da metodologia aplicada para alcançar os objetivos pretendidos. Lembrete É melhor dispender tempo antes da contratação com o intuito de analisar as atividades propostas na metodologia e no escopo que se deseja alcançar, justamente para não ter surpresas negativas que irão gerar discussões a posteriori. 6.4 Serviços semelhantes que ajudam a melhorar a logística A consultoria logística vai muito além da questão gerencial e operacional das organizações contratantes. Há soluções mais especializadas disponíveis no mercado e que podem trazer mais benefícios às necessidades organizacionais. Como exemplo, podemos citar as empresas que focam na otimização tributária que, muitas vezes, trazem benefícios para empresas que movimentam muita carga entre diversos estados brasileiros. Se uma empresa importar muito suprimentos, vale a pena verificar a possibilidade de utilização dos serviços dos portos secos, para checar uma provável redução de custos tributários, assim, a empresa pagará os impostos de importação à medida que utilizar os insumos para sua produção em vez de pagar tudo quando o contêiner atracar no porto (CONSULTORIA…, 2021). 6.5 Interfaces da logística com outros departamentos, fornecedores e filiais no país e em outros países A logística de distribuição refere‑se a uma atividade muito importante das empresas. Suas práticas incluem (BALLOU, 2007): • processos de pedidos; • processos de informações; • gestão de estoque; 75 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA • gestão de armazenagem; • transporte e seus impactos; • sistema de distribuição. 6.6 Logística de distribuição De acordo com Ballou (1993 apud BARRETO, 2020), a logística de distribuição refere‑se à movimentação de carga, a sua estocagem e, consequentemente, ao processamento dos pedidos dos produtos manufaturados das organizações. Dessa maneira, para as corporações atenderem à demanda dos seus pedidos e entregá‑los de uma forma mais rápida, faz‑se necessário investir em infraestrutura e aperfeiçoamento dos seus processos. Assim, é correto afirmar que a logística de distribuição utiliza esse canal para agregar valor aos seus produtos, logo, não deve ser considerada banal, ficando subentendido que ela visa atender os requisitos e as preferências definidas pelos seus clientes, ao menor custo possível. Observação Para se alcançar a eficiência e o sucesso da logística de distribuição, é preciso considerar o nível de cooperação entre as empresas envolvidas no processo, já que a confiança e o fluxo constantes devem ser consideradosdeterminantes para gerir o processo de distribuição, sendo necessário para atender todos os requisitos definidos pelos clientes. As atividades da logística de distribuição Ballou (1993 apud BARRETO, 2020) afirma que há três atividades para a logística de distribuição, conforme descrito a seguir. • Processamento de pedidos e informações: essa atividade é o início do processo da logística de distribuição. Entre suas características, destacam‑se: atividades de coleta, verificação e disseminação de informações sobre as vendas realizadas. Os processos de pedidos são projetados para interagir diretamente com os clientes, com o intuito de elevar a qualidade dos serviços ofertados. • Gestão de estoque e armazenagem: tem a ver com a busca de alternativas aos CDs (centros de distribuição), mantendo a disponibilidade de produtos acabados para atender às expectativas dos clientes. Dessa forma, é preciso considerar a redução de estoques das empresas, que fazem cada vez mais pedidos com quantidades menores, esperando obter mais agilidade no fluxo de matéria‑prima, visando reduzir o tempo entre o recebimento e a entrega dos pedidos. Nessa gestão, o objetivo principal é melhorar o desempenho na movimentação da carga, envolvendo as tarefas pertinentes a ela e a estocagem simples com prazos curtos e médios. 76 Unidade II • Transporte: trata‑se de uma das principais atividades da logística de distribuição, já que estima‑se que as despesas logísticas giram em torno de 60% das despesas. Assim, considerando‑se o potencial competitivo dessa atividade, podemos afirmar que muitas empresas estão buscando aperfeiçoar seus serviços de transporte, investindo em tecnologia da informação para otimizar o planejamento e o controle de tais operações, sempre procurando soluções intermodais para reduzir os custos. 6.7 Os impactos da organização na logística De acordo com Ballou (1993 apud BARRETO, 2020), a logística vem sendo analisada como um gerador de vantagens competitivas potenciais, que visa a integração logística, considerando as mudanças constantes dos clientes cada vez mais exigentes, tornando a logística um instrumento de grande valia para elaborar o planejamento e, consequentemente, a coordenação nos fluxos de informações e de materiais. Dessa forma, podemos concluir que é na logística de distribuição que ocorre o acompanhamento da dinâmica do negócio, alavancando a competitividade do mercado. É, portanto, responsabilidade das organizações monitorar o mercado e as mudanças tecnológicas, utilizando tais informações para aperfeiçoar a agilidade, flexibilidade e sensibilidade. Por fim, nesse mercado dinâmico, as organizações dependem do mercado consumidor para sobreviver, e atender às exigências dos clientes é primordial para se manter competitivas. 7 SISTEMAS DE DISTRIBUIÇÃO 7.1 A importância de desenvolver uma gestão empresarial integrada A gestão empresarial refere‑se a um conjunto de processos utilizados para administrar a corporação. É ela que envolve a atuação das inúmeras áreas que compõem o empreendimento, manejando as atividades do negócio, visando alcançar os seus objetivos estratégicos. Antigamente, os departamentos eram vistos de forma isolada, o que era considerado um modelo cartesiano aplicado às empresas, ou seja, cada um deles se preocupava apenas com suas responsabilidades e havia uma visão hierarquizada e vertical da organização. O pensamento processual e sistêmico era deixado de lado e esse fator dificultava o posicionamento da empresa em assumir uma posição 100% funcional. Pelo fato de os setores não dialogarem entre si, eles podiam: • executar ações contraproducentes; • perder sinergia; • não agregar valor no processo de atendimento ao cliente final; • desperdiçar a chance de aprendizagem, característica da integração. 77 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA A integração de setores é importante por estimular a capacidade dos tomadores de decisão colaborarem entre si. Dessa forma, os gestores de diferentes departamentos conseguem atuar em um formato coordenado uns com os outros, tendo mais facilidade para implementação de planos de ação mais eficazes, visando a promoção de uma cultura integrada aos seus liderados (COMO..., 2016). Entre as vantagens que as empresas notam ao promover a gestão integrada nos seus departamentos, estão: • aumento na produtividade; • redução dos custos operacionais; • introdução de uma cultura inovadora mediante o intercâmbio de ideias ocorridas entre os diferentes tipos de habilidades e visões; • crescimento da satisfação dos clientes, que percebem a eficiência no dia a dia do negócio; • atração e retenção de talentos com potencial colaborativo e com espírito de trabalho em equipe; • desenvolvimento de planos de ação conjuntos entre os departamentos com o intuito de fortalecer a competitividade; • diferenciação da concorrência, podendo ser revertida em maior lucratividade. Para se estabelecer a integração de setores, é preciso ter um objetivo comum, aliás, esse é o primeiro passo, uma vez que, pelas áreas serem tão diferentes, é necessário que haja elementos que unifiquem as ações dos profissionais, e nesse cenário, a meta em comum propicia esse papel, possibilitando que todos possam caminhar na mesma direção, fortalecendo a sinergia nos times. O case da TAM auxiliará no entendimento desse tópico. O caso Latam: uma fusão como posicionamento estratégico A TAM é uma das maiores empresas de serviços aéreos da América Latina e que, após a fusão com a chilena LAN, originou a Latam, se destacando no investimento em intersetorialidade. No ano de 2015, a revista Exame apresentou a nova sede administrativa construída pela companhia em São Paulo, arquitetada com o intuito de fortalecer a interação entre os departamentos. O edifício conta com onze andares e quase nenhum funcionário tem mesa fixa. Os diretores ficam em mesas em um meio aberto, sem paredes em torno. Há inúmeros tipos de salas, como as de vidro transparente para assuntos sigilosos e as mesas de reuniões abertas. 78 Unidade II Os profissionais da companhia circulam pelo ambiente de acordo com a demanda e o edifício reúne os departamentos de: – RH; – gestão financeira; – tecnologia da informação; – compras. As mudanças na lógica de espaço possibilitaram que a corporação transformasse as interações dos seus colaboradores, permitindo, dessa forma, o diálogo entre as várias áreas do empreendimento. Adaptado de: Vieira, Calicchio e Zilber (2011). 7.2 Logística internacional Refere‑se a uma ferramenta fundamental para que ocorra a expansão do comércio exterior, sendo utilizada como estratégia para se obter um diferencial competitivo nas negociações internacionais, uma vez que a globalização tem tornado as empresas extremamente competitivas, incorporando conceitos modernos aos seus negócios e produtos. Esse processo liga‑se integralmente aos processos de compra, armazenagem e distribuição das mercadorias. Dessa forma, temos um ambiente no qual a logística atua como ferramenta estratégica empresarial com o intuito de garantir a competitividade de um novo modelo de gestão. 7.2.1 A importância da logística internacional Por ser uma área que se relaciona com a parte estratégica da corporação, a logística internacional visa otimizar os fluxos de armazenamento dos produtos até sua entrega. Na logística internacional, muitas empresas aderiram à metodologia just‑in‑time, considerada uma das maiores inovações logísticas de todo o mundo, pois reduz o tempo de produção e de estoques, aumentando a qualidade dos produtos e dos serviços, fornecendo a flexibilidade necessária para o acompanhamento do ritmo das demandas. A produção just‑in‑time (a hora certa, traduzindo‑se para o português), é organizada de modo que quando um pedido é realizado, ele é manufaturado com o material disponível no estoque, sem que haja necessidade de adquirir mais matéria‑prima. Dessa forma, não haverá produtos em demasia nos estoquese nem produtos a mais para pronta‑entrega (SOUZA; SOUZA, 2013). 79 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 7.2.2 Principais modais de transporte De acordo com Souza e Souza (2013), há, atualmente, cinco tipos principais de modais de transporte: • aeroviário; • rodoviário; • aquaviário; • ferroviário; • dutoviário. Cada um deles possui características distintas, por essa razão a escolha de qual utilizar deve ser feita com o objetivo de permitir que o produto seja capaz de chegar no destino informado, no período solicitado, e, se o custo desse modal estiver dentro do planejado, tem‑se ainda a verificação se a rota é a mais adequada ou não. Esses fatores influenciam no processo da logística internacional. Vamos ver, na sequência, as vantagens dos modais. Quadro 13 – Vantagens dos modais Tipo de modal Vantagens Desvantagens Aeroviário É o transporte mais rápido e não necessita de embalagem reforçada Possui menor capacidade de carga e conta com valor de frete mais elevado em comparação aos outros modais Aquaviário ou marítimo Possui maior capacidade de carga, pode carregar qualquer tipo de carga e tem menor custo de transporte Necessita de transbordos nos portos, conta com a distância entre os centros de produção, precisa de maior atenção às embalagens, possui menor flexibilidade nos aliados e enfrenta congestionamento nos portos Ferroviário Adequado para longas distâncias e quantidades grandes, possui menor custo de frete e de seguro Uma desvantagem é a diferença na largura das bitolas, além de menor flexibilidade nos trajetos realizados Rodoviário Adequado para curtas e médias distâncias, a mercadoria sofre apenas uma operação de embarque e outra para descarga, maior frequência e disponibilidade de vias de acessos, mais agilidade e flexibilidade de carga e, caso aconteça algum acidente, conta com mais facilidade de troca de veículos Algumas operações contam com frete alto, esse modal é o que conta com a menor capacidade de carga em comparação a todos os outros, além de ser o menos competitivo para longas distâncias Dutoviário Funciona 24 horas por dia, não sofre com influência de fatores climáticos e é o modal menos poluente No Brasil, esse modal é pouco utilizado e um dos formatos mais lentos Fonte: Souza e Souza (2013, p. 11). 80 Unidade II 7.2.3 Custos logísticos A logística internacional precisa levar em consideração os fluxos logísticos, escolhendo o melhor modal para as operações, assim como todos os custos que abrangem o processo de armazenagem e distribuição. Os nove principais custos logísticos pertinentes às operações são: • produto; • falta de matéria‑prima para a produção; • custos de manutenção; • embalagens para os produtos; • modais para transportes e fretes; • logística tributária; • tecnologia utilizada nas operações; • custos com a distribuição dos produtos; • valor humano aplicado à operação. 7.2.4 Tipos de custos na logística No quadro a seguir, demonstraremos a melhor a relação do modal com os custos da operação. Quadro 14 – Custos na logística Atividade logística Custos inseridos Local de origem Custos de embalagem, acondicionamento e expedição Transporte interno Frete do transporte interno Alfândega do vendedor Armazenagem da mercadoria, despacho aduaneiro, impostos e taxas Terminal aeroportuário/portuário na origem Armazenagem da mercadoria, capatazia, taxas aeroportuárias ou portuárias Frete internacional Frete internacional e seguro de cargas Terminal aeroportuário/portuário no destino Armazenagem da mercadoria, capatazia, taxas aeroportuárias ou portuárias Alfândega do comprador Armazenagem da mercadoria, despacho aduaneiro, impostos e taxas Transporte interno Frete de transporte interno Local de destino Desembarque e conferência Fonte: Souza e Souza (2013, p. 10). 81 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 7.3 ERP – Enterprise resource planning ERP (em português, planejamento dos recursos da empresa) faz referência a um sistema de gestão empresarial, que interliga todos os processos e dados das organizações em um único software, cruzando informações sobre: recursos humanos, vendas, compras, dados gerenciais, transações etc. Dessa forma, é correto afirmar que o ERP tem a capacidade de centralizar todas as informações em um único sistema com o intuito de auxiliar os gestores a controlar as empresas (COMO UM…, 2020). Principal objetivo do ERP Barcelos (2022) define que o ERP atua na organização, além de otimizar os principais processos de uma empresa de logística. Tal sistema tem, ainda, a capacidade de registrar inúmeras informações referentes aos clientes, colaboradores, fornecedores, setor de compras, setor de vendas, produtos, pagamentos e impostos. Dentre os principais controles do ERP, podemos destacar: • criação e gerenciamento de perfis de usuários; • cadastro de empresas; • cadastro de vendedores; • cadastro de usuários; • cadastro completo dos clientes; • cadastro completo de fornecedores; • inclusão de informações dos veículos; • inclusão de produtos e serviços; • gerenciamento do faturamento; • gerenciamento do fluxo de caixa; • gerenciamento e emissão de NF‑e. ERP relacionado à logística Barcelos (2022) afirma que todas as empresas têm demandas específicas de acordo com sua área de atuação, mas para as companhias responsáveis pela prestação de serviços na área de transporte de cargas e mercadorias, ou seja, empresas de logística, a responsabilidade é muito grande e exigirá, provavelmente, um ERP para logística. 82 Unidade II Logo, é de suma importância que as empresas compreendam por que necessitam implementar uma solução que proporcione fluidez nos processos empresariais, uma vez que elas enfrentam dificuldades nos transportes de cargas diariamente. O ERP possibilita ao gestor monitorar processos vitais, tais como: • emissão de diferentes documentos; • controle de custos e despesas; • controle da frota; • históricos dos clientes. O ERP para transporte O ERP se destaca por oferecer benefícios comuns a empresas de diferentes nichos, já que é capaz de integrar todas as informações para as companhias de transporte de cargas. Todos os departamentos podem compartilhar seus dados, repassando as informações vitais de uma forma eficiente e organizada. Ele pode ser de vital importância quando o departamento responsável pela gestão de frotas necessita de agilidade e tempo hábil para transmitir suas demandas. O ERP para logística pode transmitir, por exemplo, para o departamento de vendas a necessidade de se obter peças para a manutenção da frota de caminhões (BARCELOS, 2022). Controle eficaz das frotas De acordo com Barcelos (2022), um dos principais gargalos de uma empresa de logística é controlar sua frota de veículos, sendo primordial manter a manutenção preventiva, programar possíveis reparos, elaborar manutenções periódicas e controlar o consumo de combustível. Logo, o módulo de controle das frotas é capaz de proporcionar ao gestor o controle total dessas obrigações. Esse gerenciamento é de suma importância para a promoção de boas práticas, uma vez que nem sempre os veículos compõem a frota da companhia. Muitas vezes as empresas utilizam veículos terceirizados, necessitando, assim, mais rigor em sua gestão. Módulo específico de logística A grande maioria das empresas de transporte de grande porte necessita gerenciar os processos simultaneamente, tais como a administração das frotas e o armazenamento do estoque de seus itens. O problema é que muitas delas estimulam o desenvolvimento de gargalos ao não definirem um departamento de logística específico capaz de atender tais atividades (COMO UM…, 2020). 83 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Sistema especialista em supply chain O supply chain nada mais é do que o caminho percorrido pelos insumos ou produtos desde a sua manufatura até o cliente final, assim, ele é responsável por reunir todos os elosda cadeia de abastecimento, como: • os processos de compra; • o transporte até o armazenamento; • a distribuição; • a venda ao consumidor final. Dessa forma, graças a um sistema especialista em supply chain, o gerenciamento da cadeia de suprimentos ocorre de uma forma mais assertiva, mais inteligente e mais integrada. Como soluções possíveis inerentes a esse sistema nas empresas, podemos destacar (COMO UM…, 2020): • estimativas de venda baseadas nos seus históricos; • reposição automática de produtos mediante planejamento de distribuição; • previsão de compras baseadas nos cálculos estatísticos. Entre as soluções oferecidas por um sistema supply chain management (SCM), pode‑se apontar: • Previsão de compras e vendas: os sistemas especialistas em supply chain têm aplicativos que se baseiam em machine learning (aprendizagem da máquina), um sistema que possibilita automatizar a construção de modelos analíticos, trabalhando com inúmeros cálculos estatísticos que possibilitam previsões. • Planejamento para distribuição de produtos: também conhecido como DRP, ou reposição automática, os sistemas de supply chain têm a capacidade de planejar automaticamente a distribuição dos produtos do centro de distribuição para o varejo, considerando os fatores primordiais como tempo de transporte, quantas vendas poderão ocorrer em cada ponto de venda e controle da segurança do estoque. O DRP traz inúmeros benefícios para controle de estoque, como: diminuição de sua ruptura e cobertura, além de seu balanceamento. • Comunicação entre os elos da cadeia: outro benefício refere‑se à melhoria na comunicação entre os elos da cadeia de suprimentos, uma vez que tal sistema integra todas as etapas, além dos processos de abastecimento. Ou seja, em uma mesma plataforma, o gestor de suprimentos pode visualizar, integradamente, diversas informações sobre: compras, vendas, transporte, estoque, fornecedores, entre outros. 84 Unidade II Vantagens da integração do ERP com o SCM O SCM e o ERP têm inúmeras vantagens para as organizações e elas são potencializadas quando esses dois sistemas trabalham integrados. O ERP traz informações e dados organizacionais e o SCM integra a cadeia de suprimentos e elabora previsões estatísticas. As informações fornecidas pelo ERP são analisadas estrategicamente pelo SCM por cálculos estatísticos do sistema. Tal combinação traz inúmeros benefícios para os gestores da empresa, por fornecer dados mais assertivos para a tomada de decisão. Essas são algumas das diferenças e informações importantes sobre o sistema de gerenciamento do supply chain e o ERP de gestão. Tem se tornado cada vez mais fundamental tanto em grandes corporações quanto em pequenas e médias empresas a utilização de sistemas ERP e SCM para gestão dos recursos e da cadeia de suprimentos (COMO UM…, 2020). 7.4 Elaboração do plano diretor de logística sustentável O PLS – plano diretor de logística sustentável – é um instrumento de governança que se vincula ao planejamento estratégico dos órgãos ou entidades, ou mesmo a instrumentos equivalentes, assim como às leis orçamentárias que visam estabelecer as estratégias para contratações e logística, no âmbito dos órgãos ou entidades, levando‑se em consideração os seus objetivos e as ações referentes aos critérios e às práticas de sustentabilidade, nas dimensões social, ambiental, econômica e cultural. Estratégia federal de desenvolvimento Plano plurianual Política de governança Plano diretor de logística Leis orçamentárias (LDO/LOA) Plano de contratações anual Processo de contratação Figura 16 – Organograma do PLS Adaptada de: Brasil (2012). A elaboração do PLS tem como base legal a Portaria SEGES/ME n. 8.678, datada de 19 de julho de 2021, que “dispõe sobre a governança das contratações públicas no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional”, concebida à luz da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, Lei n. 14.133, do ano de 2021. 85 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA O PLS, conforme estabelece o art. 9º da referida Portaria, irá nortear a elaboração dos planos para contratações anuais: • dos estudos técnicos preliminares dos anteprojetos; • dos estudos técnicos dos projetos básicos; • dos termos de referência das contratações realizadas pela administração pública federal. Seu conteúdo está disciplinado no art. 8º da Portaria, mas deve‑se aguardar a publicação do modelo de referência para que o novo PLS seja implementado pelos órgãos e entidades. O Decreto n. 7.746, datado de 5 de junho de 2.012, e a Instrução Normativa SLTI/MP n. 10, datada de 12 de novembro de 2012, regulamentam a elaboração do plano de gestão de logística sustentável à luz da Lei n. 8.666, do ano de 1993, devendo continuar a ser utilizado como base para a elaboração dos planos, enquanto perdurarem suas vigências. É importante reforçar que o PLS é instrumento único, não sendo necessário elaborar dois PLS, um pela Lei n. 8.666, do ano de 1993, e o outro pela nova Lei n. 14.133, do ano de 2021. Enquanto coexistirem os dois instrumentos legais que regulamentam a elaboração dos planos de logística sustentáveis, o órgão poderá optar por aquele cuja metodologia de elaboração e implementação melhor se adeque à realidade da instituição (BRASIL, 2019). A Instrução Normativa n. 10, datada de 12 de novembro de 2012, estabelece regras para elaboração dos planos de gestão de logística sustentável de que trata o art. 16, do Decreto n. 7.746, datado de 5 de junho de 2012, e dá outras providências. A seguir, destacamos os trechos mais importantes da instrução: Capítulo I DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Ficam instituídas as regras para elaboração dos Planos de Gestão de Logística Sustentável – PLS, na Administração Pública Federal direta, autárquica, fundacional e nas empresas estatais dependentes, conforme determina a alínea “b” do inciso I do art. 11 do Decreto n. 7.746, de 5 de junho de 2012. Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, considera‑se: I – logística sustentável: processo de coordenação do fluxo de materiais, de serviços e de informações, do fornecimento ao desfazimento, que considera a proteção ambiental, a justiça social e o desenvolvimento econômico equilibrado; 86 Unidade II II – critérios de sustentabilidade: parâmetros utilizados para avaliação e comparação de bens, materiais ou serviços em função do seu impacto ambiental, social e econômico; III – práticas de sustentabilidade: ações que tenham como objetivo a construção de um novo modelo de cultura institucional visando a inserção de critérios de sustentabilidade nas atividades da Administração Pública; IV – práticas de racionalização: ações que tenham como objetivo a melhoria da qualidade do gasto público e contínua primazia na gestão dos processos; V – coleta seletiva: coleta de resíduos sólidos previamente segregados conforme sua constituição ou composição; VI – coleta seletiva solidária: coleta dos resíduos recicláveis descartados, separados na fonte geradora, para destinação às associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis; VII – resíduos recicláveis descartados: materiais passíveis de retorno ao seu ciclo produtivo, rejeitados pelos órgãos ou entidades da Administração Pública; VIII – material de consumo: todo material que, em razão de sua utilização, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos; IX – material permanente: todos os bens e materiais que, em razão de sua utilização, não perdem sua identidade física, mesmo quando incorporados a outros bens, tendo durabilidade superior a dois anos; X – inventário físico financeiro: relação de materiais que compõem o estoque onde figuram a quantidade física e financeira, a descrição, e o valor do bem; e XI – compra compartilhada: contratação para um grupo de participantes previamente estabelecidos, na qual a responsabilidade de condução do processo licitatório e gerenciamentoda ata de registro de preços serão de um órgão ou entidade da Administração Pública Federal. Capítulo II DOS PLANOS DE GESTÃO DE LOGÍSTICA SUSTENTÁVEL [...] Seção II Do conteúdo [...] Art. 6º Deverá ser constituída a Comissão Gestora do Plano de Gestão de Logística Sustentável, composta por no mínimo três servidores, designados pelos respectivos titulares dos órgãos ou entidades, no prazo de trinta dias, a contar da publicação desta Instrução Normativa. 87 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA § 1º Os órgãos ou entidades poderão ratificar as comissões já instituídas no âmbito das iniciativas elencadas nos incisos do art. 11 para atender ao disposto no caput deste artigo. § 2º A Comissão Gestora do Plano de Gestão de Logística Sustentável terá a atribuição de elaborar, monitorar, avaliar e revisar o PLS. Art. 7º A elaboração e atualização do inventário de bens móveis deverão ser feitas em conformidade com a Instrução Normativa SEDAP n. 205, de 8 de abril de 1988, ou normativo que a substituir. Parágrafo único. O inventário de materiais deverá ser composto pela lista dos materiais de consumo para uso nas atividades administrativas, adquiridos pelo órgão ou entidade no período de um ano, conforme Anexo I. Art. 8º As práticas de sustentabilidade e racionalização do uso de materiais e serviços deverão abranger, no mínimo, os seguintes temas: I – material de consumo compreendendo, pelo menos, papel para impressão, copos descartáveis e cartuchos para impressão; II – energia elétrica; III – água e esgoto; IV – coleta seletiva; V – qualidade de vida no ambiente de trabalho; VI – compras e contratações sustentáveis, compreendendo, pelo menos, obras, equipamentos, serviços de vigilância, de limpeza, de telefonia, de processamento de dados, de apoio administrativo e de manutenção predial; e VII – deslocamento de pessoal, considerando todos os meios de transporte, com foco na redução de gastos e de emissões de substâncias poluentes. Parágrafo único. As práticas de sustentabilidade e racionalização do uso de materiais e serviços constantes no Anexo II poderão ser utilizadas como referência na elaboração dos PLS. Art. 9º Os PLS deverão ser formalizados em processos e, para cada tema citado no art. 8º, deverão ser criados Planos de Ação com os seguintes tópicos: I – objetivo do Plano de Ação; II – detalhamento de implementação das ações; 88 Unidade II III – unidades e áreas envolvidas pela implementação de cada ação e respectivos responsáveis; IV – metas a serem alcançadas para cada ação; V – cronograma de implantação das ações; e VI – previsão de recursos financeiros, humanos, instrumentais, entre outros, necessários para a implementação das ações. § 1º Para os temas listados no art. 8º, os resultados alcançados serão avaliados semestralmente pela comissão gestora, utilizando, no mínimo, os indicadores elencados no Anexo III. § 2º Caso o órgão ou entidade inclua outros temas no PLS deverão ser definidos os respectivos indicadores, contendo: nome, fórmula de cálculo, fonte de dados, metodologia de apuração e periodicidade de apuração. Art. 10. As iniciativas de capacitação afeitas ao tema sustentabilidade deverão ser incluídas no Plano Anual de Capacitação das unidades integrantes da administração pública federal direta, das autarquias e das fundações, de acordo com o disposto no Decreto n. 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, e nos planos de capacitação similares, no caso das empresas estatais dependentes. [...] Capítulo III DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 12. Os PLS deverão ser elaborados e publicados no site dos respectivos órgãos ou entidades no prazo de cento e oitenta dias, contados a partir da publicação desta Instrução Normativa. Art. 13. Os resultados alcançados a partir da implantação das ações definidas no PLS deverão ser publicados semestralmente no site dos respectivos órgãos ou entidades, apresentando as metas alcançadas e os resultados medidos pelos indicadores. Art. 14. Ao final de cada ano deverá ser elaborado relatório de acompanhamento do PLS de forma a evidenciar o desempenho de cada órgão ou entidade, contendo: I – consolidação dos resultados alcançados; e II – identificação das ações a serem desenvolvidas ou modificadas para o ano subsequente. Parágrafo único. Os relatórios deverão ser publicados no site dos respectivos órgãos ou entidades e encaminhados eletronicamente à Secretaria Executiva da CISAP. Fonte: Brasil (2012). 89 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 7.5 Elaboração de orçamento anual na área de logística Para que as empresas possam fazer frente à atual competição do mercado, é fundamental implementar e manter um excelente gerenciamento do setor logístico para que a cadeia de suprimentos seja eficaz. O orçamento de logística anual é uma importante ferramenta para atingir esse objetivo, pois é um recurso gerencial que visa prever, planejar e monitorar as práticas realizadas no setor logístico no período de, pelo menos, um ano. Entretanto, as projeções elaboradas nesse orçamento também podem alcançar anos posteriores, ajudando a companhia a planejar suas estratégias num longo prazo. Para que o orçamento anual de logística cumpra seu objetivo, ele deve estar embasado em dados concretos, confiáveis, atualizados e precisos, ou o sucesso desse orçamento fica comprometido, já que as demandas logísticas irão gerar custos elevados sem receber, entretanto, investimentos necessários para executar de maneira eficiente seus serviços. Com o orçamento anual de logística, é possível obter (PASSO..., 2022): • um bom ROI – retorno sobre investimentos; • a aquisição de insumos com excelente custo‑benefício; • o gerenciamento inteligente do capital interno; • os KPIs – indicadores de desempenho que demonstram a realidade orçamentária; • a redução de custos operacionais; • o equilíbrio dos níveis do estoque. O orçamento anual do setor logístico é fortemente influenciado por fatores externos, como economia, inovações e mudanças no comportamento do consumidor. Algumas das tendências dos últimos anos incluem o aumento e o fortalecimento da utilização de tecnologias nas empresas devido ao impacto da transformação digital nos processos logísticos. Ferramentas virtuais deverão gerar maior produtividade, eficácia e otimização para demandas do supply chain (cadeia de suprimentos). Além disso, as tecnologias atendem com maior eficácia as exigências de um novo perfil dos consumidores com maior tendência para: • preferir as compras online (e‑commerce); • rastrear as entregas; • obter facilidade no pagamento; • ter um prazo curto para o recebimento. A inovação será parte integrante dos custos mensais e anuais das empresas de logística e os gestores necessitarão estruturar uma política sustentável focada na transformação digital. Uma das formas de as companhias se tornarem competitivas, nesse aspecto, é com a implementação de sistemas de 90 Unidade II entregas pautados em tecnologias que gerem um bom custo‑benefício. Muitas empresas do setor já utilizam aplicativos e plataformas de vendas e entregas, ou sistemas próprios. Outra estratégia muito eficiente é o investimento em CDs localizados próximos ao público consumidor. Assim, é possível reduzir consideravelmente o tempo de entrega (PASSO..., 2022). É importante ter em mente que o orçamento anual de logística precisa ser embasado em ações estratégicas, mas também deve ser integrado com as boas práticas que compõem a política interna da empresa. Alguns aspectos relevantes que devem ser levados em consideração são: • definição dos níveis do planejamento; • organização das despesas e receitas; • estratégia da empresa; • automatização dos processos. Em decorrência da transformação digital, as empresas precisam ter à sua disposição tecnologias de alta performance, mas tais aplicações devem integrar os processos do setor de logística, entregando preciosos dados para elaborar o orçamento anual.Desse modo, se reduz a incidência de erros de cálculo que certamente irão comprometer os bons resultados do negócio (PASSO..., 2022). 8 INDICADORES DE DESEMPENHO LOGÍSTICO De acordo com Globerson (1985), na relação entre estratégias, medições e ações, é recomendado que os SMD – sistemas de medição de desempenho: • sejam derivados da estratégia corporativa da empresa; • forneçam uma retroalimentação (feedback) precisa; • tenham metas específicas e claras; • sejam claramente definidos e objetivos. Para Neely (1999), os SMD constituem‑se de diversas partes fundamentais, como: • indicadores próprios que quantificam a eficiência das ações; • um conjunto de medidas que combinam entre si para obtenção de desempenho da organização como um todo; • uma infraestrutura de suporte que possibilite a obtenção, confrontação, análise e interpretação de dados. 91 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Já para Chow, Heaver e Henriksson (1994), a avaliação do desempenho da logística é multidimensional e envolve diversos indicadores. Holmberg (2000) afirma que as empresas utilizam indicadores internos para avaliar o desempenho das suas atividades logísticas, mas se faz necessário desenvolver uma forma nova de avaliação de desempenho para a cadeia de suprimentos, utilizando‑se, de forma conjunta, indicadores internos e externos para se avaliar o desempenho de toda a cadeia, de uma maneira que as corporações atinjam o melhor retorno do negócio dessa cadeia de suprimentos a que pertencem, quando trabalham em conjunto. De acordo com Dornier (2000), a integração e a globalização da logística impactam enormemente na definição e na utilização das medidas de desempenho para ela. Assim, pode‑se afirmar que os indicadores logísticos relevantes são as ferramentas‑chave dos sistemas de controle, permitindo, dessa forma, que as organizações tomem decisões assertivas e coerentes, orientadas para a estratégia. É possível afirmar que a base de medidas eficazes é uma análise de fatores de sucesso para um produto ou para o passo de um processo. Portanto, utilizar medidas apropriadas para a competição global mede mais do que indicadores de produtividade tradicionais, incluindo‑se os indicadores de utilização e desempenho. Nesse cenário, os indicadores de desempenho visam medir funções quando comparados aos padrões definidos. Podem medir o nível: • da eficiência das funções gerenciais envolvidas em qualidade, organização e custos; • da adaptabilidade às necessidades dos clientes, envolvendo a medição de desempenho da organização ao lidar com as demandas imprevisíveis dos clientes; • da adaptabilidade às necessidades do mercado, ou do desempenho relativo às incertezas no mercado. As características de indicadores que permitem a tomada de decisões e as ações incluem: • independência; • conexão com outros indicadores; • adequação; • objetividade; • regularidade; • coerência; • simplicidade. 92 Unidade II 8.1 Balanced Scorecard e Seis Sigma na otimização de resultados Holmström e Partanen (2014) defendem alguns conceitos fundamentais acerca dos sistemas logísticos e do SCM – supply chain management, sendo assim, para se obter a maximização dos resultados na gestão do SCM, é de suma importância criar um sistema de avaliação de desempenho, primeiramente para cada empresa e, posteriormente, para toda a cadeia. Dessa forma, tem‑se conceitos importantes, tais como as estratégias Seis Sigma e Balanced Scorecard, que visam ampliar as possibilidades para avaliar o desempenho de cada instituição, assim como o de todo o sistema logístico com mais precisão e qualidade. Segundo Dornier (2000), a estratégia Seis Sigma relaciona‑se diretamente com a obtenção de melhorias em itens, como: • redução de custos; • melhoria na produtividade; • crescimento do market share; • retenção de clientes; • diminuição de tempo de ciclo; • contração de defeitos; • mudança cultural; • desenvolvimento de produtos e serviços. Partindo desse pressuposto, Dornier (2000) afirma que a aplicação da estratégia Seis Sigma não precisa se restringir, necessariamente, a empresas de forma isolada. Ela também pode ser aplicada em um conjunto de companhias pertencentes a um sistema logístico, que estão comprometidas com desempenho e competitividade de alta qualidade, desde que a seleção dos indicadores de desempenho seja realizada corretamente, com o intuito de definir um grupo deles para mesurar, com eficiência, o desempenho individual de cada empresa e outro indicador para mensurar a cadeia logística como um todo. Para consolidar os demais indicadores de desempenho selecionados pelas empresas que compõem o sistema logístico, é recomendável utilizar o Balanced Scorecard, no qual são utilizados conceitos como o EVA – economic value added e o TCM – total cost management, uma vez que eles são utilizados para complementar a avaliação da gestão empresarial realizada. Logo, a avaliação dos resultados obtidos com o Balanced Scorecard de cada empresa e de todo o sistema logístico servirá de base para o processo de melhoria contínua, em uma ação estratégica coordenada dos componentes de toda a cadeia, aumentando, dessa forma, o seu poder de competitividade, além da capacidade de sobrevivência. 93 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Por fim, busca‑se, com a utilização dessas ferramentas, mensurar as vantagens que podem ser obtidas a partir da aplicação do conjunto das ideias propostas, a sua real efetividade e a importância no desenvolvimento e no crescimento da logística empresarial. 8.2 Avaliação de desempenho A avaliação do desempenho é reconhecida, geralmente, por ser muito mais do que apenas a aquisição de produtos a um preço baixo. Os custos de estoque e de armazenagem, os custos dos pedidos e o giro do estoque contabilizado em dias são apenas alguns dos indicadores utilizados universalmente para avaliar a logística interna das organizações. Dessa forma, é correto afirmar que o nível de serviço prestado pelos fornecedores pode ser mensurado por indicadores de desempenho, como: • a quantidade de entregas realizadas dentro do prazo; • o percentual de entregas realizadas dentro do prazo; • o tempo de entrega; • o recebimento do pedido de acordo com as especificações; • o percentual de entregas devolvidas (parcial ou integralmente). Pelo fato de a competitividade não acontecer entre as empresas, pelo contrário, ocorre entre as cadeias de suprimentos, a avaliação de desempenho logístico assume um papel muito relevante na avaliação da cadeia. Nesse cenário, um excelente desempenho ocorrido nos níveis de serviço ofertado ao cliente aumenta de maneira substancial o valor agregado em toda a cadeia de suprimentos. Logo, faz‑se necessário pesquisar quais os indicadores mais apropriados para avaliar o desempenho logístico das empresas. Segundo Stank, Daugherty e Autry (1999), não há um consenso universal sobre a definição de desempenho e, por essa razão, não existe algo que considere quais são os fatores que constituem os melhores indicadores de desempenho. Dessa forma, ele tem sido avaliado através da análise das informações dos relatórios das empresas. Porém, os indicadores de desempenho, geralmente utilizados nessas análises, podem não ser relevantes quando o objetivo é mensurar o desempenho de uma atividade, de um negócio ou de um processo específico como a logística. 8.3 Mapeamento das transformações digitais O período atual ficará marcado pela profunda modificação que os meios digitais ocasionaram aos negócios, independentemente de seus ramos de atuação. Essas transformações geram impactos diretos no futuro das atividades empresariais e, consequentemente, na própria sociedade. Pode‑se apontar cinco vetores relacionados ao processo de transformação digital que atuam de forma convergente e interconectada nas empresas, conforme demonstrado no quadro a seguir: 94 Unidade II Quadro 15 – Vetores do processo de transformação digital Número VetorDescrição 1 O mapa das transformações digitais que impactam ou podem impactar seus negócios no presente e no futuro Esse vetor permite uma visão ampla sobre o mercado das inovações e transformações digitais disponíveis, assim como as que estão em fase embrionária mas que têm o poder de impactar o mercado. Para essa análise estão disponíveis diferentes instrumentos, usualmente produzidos por empresas de inteligência, pesquisa e consultoria, que mapeiam tudo que está já sendo utilizado em suas diversas fases, blocados segundo suas finalidades. Esses mapas permitem ter uma visão ampla das alternativas e deve‑se ponderar cada elemento do processo de transformação considerando seu impacto atual e de médio e longo prazo no negócio atual e sua visão sobre o futuro Esses impactos devem ser considerados e ponderados segundo sua condição de reduzir ou aumentar receitas e resultados, tanto na sua oferta quando no seu uso como instrumento na operação e na gestão do negócio 2 Cultura digital como novo normal O digital foi ao longo do tempo migrando do diferente e novo, passando pelo acessório, até se transformar em essencial. E nesse aspecto a cultura das organizações deve incorporar nesse novo normal essa nova realidade. Não será a incorporação de novas tecnologias e recursos que irá transformar as organizações, mas a entronização na empresa do ser, pensar e agir digital de forma natural. É simples e fácil quando pensamos em startups, fintechs e negócios focados em tecnologia. Mas é complexo e desafiador quando analisamos organizações estruturadas em processos e modelos mais tradicionais e mais difícil ainda quando imaginamos empresas de sucesso e líderes em seus segmentos Migrar de uma cultura tradicional de operação e gestão de negócios para incorporar a cultura digital requer uma liderança interna mobilizadora e estimuladora da transformação, programas de desenvolvimento, atualização e educação e a inoculação na organização de novas lideranças e programas que estimulem a percepção da importância da migração. Como tudo que envolve cultura, demanda tempo, foco e obstinação na implementação 95 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Número Vetor Descrição 3 Comunicação digital Em todos os processos transformacionais a comunicação tem papel crítico. Seja no ambiente interno, como instrumento complementar na transformação da cultura, seja no ambiente externo, ao mostrar a face reconfigurada da organização pela incorporação do digital e seus benefícios para consumidores e parceiros. Os programas de comunicação devem necessariamente estar alinhados com a visão da transformação digital futura sem minimizar a realidade atual, para não gerar desconexão sobre o presente e a transformação para o futuro, permitindo a geração de hiatos que fariam a organização ser percebida de forma desconectada 4 Os instrumentos de transformação digital interna na operação e na gestão Para além da cultura e da comunicação, a transformação digital envolve a incorporação de novos recursos para a operação e a gestão do negócio, que podem acelerar e consolidar todo o processo. A inclusão de plataformas integradas tanto na gestão como na operação envolvendo todos os setores da organização é um dos elementos mais importantes no processo de transformação digital pelo que acelera na intimidade de todos com os novos instrumentos digitais, contribuindo ainda, passada a fase de adaptação, para melhoria, eficiência, produtividade e os resultados, sempre avaliados considerando os diferentes níveis de investimentos. Essa é uma questão crítica, pois novos recursos são constantemente disponibilizados e atualizados, exigindo novos investimentos, adaptações e treinamento 5 Dimensionando e medindo a transformação digital Onde estamos, onde queremos chegar e com quais benefícios para quem? Essas são as questões críticas que envolvem as decisões ligadas à jornada de transformação digital e que devem ser respondidas já num primeiro momento e constantemente monitoradas para que se tenha efetividade de todo o processo e que possamos ter uma correta mensuração dos investimentos, resultados e retorno de tudo que será feito A jornada de transformação digital de uma organização é um processo amplo, profundo e permanente, considerando os novos elementos ligados à tecnologia constantemente incorporados Adaptado de: Souza (2022). A jornada de transformação digital de uma organização é um processo amplo, profundo e permanente, considerando os novos elementos ligados à tecnologia constantemente incorporados. Antigamente, era possível para as empresas decidirem o que queriam produzir e quando queriam promover as mudanças, mas na atualidade, não há muitas opções. Elas precisam ser rápidas e assertivas, e saírem na frente dos seus concorrentes. O caso da Kodak exemplifica bem essa situação. A empresa era inovadora em sua época, e chegou a criar uma alternativa digital para as fotos tradicionais, porém optou por uma mudança gradual, o que não foi a realidade imposta pelo mercado (SOUZA, 2022). 96 Unidade II 8.4 Comunicação digital Refere‑se à soma de métodos e ferramentas de comunicação aplicáveis a web, redes sociais e dispositivos móveis. Esse tipo de comunicação vem se popularizando e pode ser utilizado por diferentes públicos de uma organização, uma vez que a realidade do digital é inerente ao seu bom funcionamento, pois independentemente do seu tamanho e do campo de atuação, a utilização de ferramentas tecnológicas tornou‑se indispensável. A importância da comunicação digital O Brasil é um dos três maiores provedores de serviços de telecomunicações no mundo, ou seja, as pessoas passam diversas horas navegando pela internet, e nas empresas não é diferente: a cada dia, as instituições se veem frente à necessidade de investir no meio digital, e, consequentemente, na comunicação digital por intermédio de diversos canais, tais como blogs, chatsbots, entre outros. Saiba mais Em um mundo onde a globalização cresce a cada dia, o mercado está cada vez mais competitivo, os serviços de telecomunicações aumentam suas ofertas e o consumidor está cada vez mais exigente, é preciso investir nesse tipo de comunicação para diferenciar a marca e se manter ativo. Todo esse cenário cria a necessidade crescente de profissionais que tenham conhecimento para aproveitar todos os recursos de tecnologia a seu favor. Os profissionais de comunicação digital são responsáveis por vários fatores, desde a criação de ativos de marca online até a construção de um público engajado nas redes sociais. Quer saber mais sobre comunicação digital? Leia o artigo: COMUNICAÇÃO digital. O que é, seus objetivos, características e tendências. FSB Comunicação, 24 out. 2020. Disponível em: https://bit.ly/3cTY2jG. Acesso em: 2 maio 2022. Diversas pesquisas apontam que as ferramentas digitais são algumas das principais fontes de informação da população, principalmente o Facebook, o Google e o WhatsApp. Dessa forma, as empresas e marcas deveriam estar muito bem preparadas para atuar nesse ambiente digital, mas a realidade é bem diferente: muitas instituições têm sérias dificuldades para navegar no mar agitado das redes sociais, recheado de fake news e de campanhas de cancelamento. Diante da falta de preparo, essa realidade começa a entrar no planejamento do mundo dos negócios. 97 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Em uma pesquisa exclusiva elaborada pelo Instituto FSB, que contou com mil empresários respondentes em todo o país, de diversos segmentos de atividade, ocorrida entre os dias 7 e 20 de agosto de 2020, quando questionados sobre os investimentos em comunicação no período pós‑pandemia, dois a cada três deles afirmaram que iriam ampliar os recursos destinados à comunicação externa nas suas companhias (COMUNICAÇÃO…, 2020). A seguir, vamos conferir no quadro 16 quais são os principais benefícios da comunicação digital:
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