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Autora: Profa. Celia Braga Dalla Colaboradoras: Profa. Angela Pizzo Profa. Christiane Mazur Doi Técnicas e Tópicos Avançados em Consultoria Logística Professora conteudista: Celia Braga Dalla Bacharel em Administração de Empresas com ênfase em Comércio Exterior pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul (atual USCS), em 1994, MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), em 2008, e mestrado em Administração em Gestão da Inovação, pelo Centro Universitário da FEI, em 2011. Cursando pós-graduação em Coaching Educacional e em Logística na Faculeste EaD. Tem experiência como docente e coordenadora, desde 2012. Atua como professora em graduação, pós-graduação e MBA nas Cadeiras de Comércio Exterior; Marketing, Administração, Negócios Imobiliários, Recursos Humanos, Logística e Secretariado. © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) D144t Dalla, Celia Braga. Técnicas e Tópicos Avançados em Consultoria Logística / Celia Braga Dalla. – São Paulo: Editora Sol, 2022. 112 p., il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ISSN 1517-9230. 1. Logística. 2. Consultoria. 3. Indicadores. I. Título. CDU 658.78 U515.90 – 22 Prof. Dr. João Carlos Di Genio Reitor Profa. Sandra Miessa Reitora em Exercício Profa. Dra. Marilia Ancona Lopez Vice-Reitora de Graduação Profa. Dra. Marina Ancona Lopez Soligo Vice-Reitora de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Claudia Meucci Andreatini Vice-Reitora de Administração Prof. Dr. Paschoal Laercio Armonia Vice-Reitor de Extensão Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento e Finanças Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora de Unidades do Interior Unip Interativa Profa. Elisabete Brihy Prof. Marcelo Vannini Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Prof. Ivan Daliberto Frugoli Material Didático Comissão editorial: Profa. Dra. Christiane Mazur Doi Profa. Dra. Angélica L. Carlini Profa. Dra. Ronilda Ribeiro Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista Profa. Deise Alcantara Carreiro Projeto gráfico: Prof. Alexandre Ponzetto Revisão: Louise de Lemos Aline Ricciardi Kleber Souza Sumário Técnicas e Tópicos Avançados em Consultoria Logística APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................7 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................7 Unidade I 1 CONSULTORIA ORGANIZACIONAL ............................................................................................................ 11 1.1 Conceitos gerais .................................................................................................................................... 11 1.2 Disfunções organizacionais .............................................................................................................. 12 1.3 Disfunções comportamentais ......................................................................................................... 13 1.3.1 Barreiras às mudanças .......................................................................................................................... 13 1.3.2 Barreiras às diversidades ...................................................................................................................... 13 1.3.3 Barreiras às aquisições e fusões ........................................................................................................ 13 1.4 Processo de consultoria ..................................................................................................................... 16 1.5 Diagnóstico de consultoria .............................................................................................................. 17 1.6 Apresentação do consultor .............................................................................................................. 17 1.7 Mudança na cultura organizacional ............................................................................................. 18 2 PROCESSO ORGANIZACIONAL ................................................................................................................... 19 2.1 Motivos para contratar uma consultoria ................................................................................... 19 2.2 Coleta de dados .................................................................................................................................... 20 2.3 Elaborando o diagnóstico ................................................................................................................. 22 2.4 Análise dos fatos................................................................................................................................... 23 2.5 Mapeamento dos processos ............................................................................................................. 23 2.5.1 Análise do gráfico de Pareto .............................................................................................................. 24 2.5.2 Histograma ................................................................................................................................................ 27 2.5.3 Diagrama de causa e efeito ................................................................................................................ 30 2.5.4 Ferramenta 5W2H .................................................................................................................................. 33 2.6 Fase de implementação ..................................................................................................................... 36 2.7 Controle .................................................................................................................................................... 37 3 COMO ENTREGAR UM RELATÓRIO EMPRESARIAL ............................................................................ 39 3.1 Estrutura .................................................................................................................................................. 39 3.2 Sumário executivo ............................................................................................................................... 40 3.2.1 Os benefícios do sumário executivo ............................................................................................... 42 3.2.2 Como redigir um excelente sumário executivo .......................................................................... 42 4 CONTEÚDO ......................................................................................................................................................... 48 4.1 Plano de negócios ................................................................................................................................ 48 4.2 Estruturação ........................................................................................................................................... 48 4.3 Encadeamento lógico ......................................................................................................................... 51 4.4 Público-alvo ............................................................................................................................................ 53 4.5 Apresentação do escopo do projeto ............................................................................................. 53 4.6 Definição do porta-voz ......................................................................................................................54 4.7 Treinamentos .......................................................................................................................................... 54 Unidade II 5 CONSULTORIA COMO PROTOCOLO .......................................................................................................... 60 5.1 Pesquisa das informações na organização ................................................................................ 60 5.2 O problema .............................................................................................................................................. 63 5.3 A pesquisa ............................................................................................................................................... 64 5.4 Levantamento de dados .................................................................................................................... 64 5.5 Análise SWOT ......................................................................................................................................... 65 5.6 Dilema da consultoria em áreas já estruturadas ..................................................................... 66 5.7 Interação da consultoria com a empresa-cliente ................................................................... 68 5.8 Etapas da interação ............................................................................................................................. 68 5.9 Aplicabilidade da consultoria .......................................................................................................... 68 5.10 Código de Ética do Consultor ....................................................................................................... 69 6 CONSULTORIA LOGÍSTICA ............................................................................................................................ 73 6.1 Consultoria logística aplicada às estratégias logísticas ........................................................ 73 6.2 Tipos de consultoria logística .......................................................................................................... 73 6.3 O que é preciso saber antes de contratar uma consultoria logística.............................. 73 6.4 Serviços semelhantes que ajudam a melhorar a logística .................................................. 74 6.5 Interfaces da logística com outros departamentos, fornecedores e filiais no país e em outros países ............................................................................................................................. 74 6.6 Logística de distribuição .................................................................................................................... 75 6.7 Os impactos da organização na logística ................................................................................... 76 7 SISTEMAS DE DISTRIBUIÇÃO ...................................................................................................................... 76 7.1 A importância de desenvolver uma gestão empresarial integrada ................................. 76 7.2 Logística internacional ....................................................................................................................... 78 7.2.1 A importância da logística internacional ...................................................................................... 78 7.2.2 Principais modais de transporte ....................................................................................................... 79 7.2.3 Custos logísticos ...................................................................................................................................... 80 7.2.4 Tipos de custos na logística ................................................................................................................ 80 7.3 ERP – Enterprise resource planning ............................................................................................. 81 7.4 Elaboração do plano diretor de logística sustentável ........................................................... 84 7.5 Elaboração de orçamento anual na área de logística ........................................................... 89 8 INDICADORES DE DESEMPENHO LOGÍSTICO ....................................................................................... 90 8.1 Balanced Scorecard e Seis Sigma na otimização de resultados ........................................ 92 8.2 Avaliação de desempenho ................................................................................................................ 93 8.3 Mapeamento das transformações digitais ................................................................................ 93 8.4 Comunicação digital ........................................................................................................................... 96 8.5 Dimensionamento e mensuração da transformação digital .............................................. 98 7 APRESENTAÇÃO A atividade de consultoria organizacional é independente e tem o intuito de desenvolver serviços pessoais extremamente qualificados para clientes, geralmente pessoas jurídicas, que necessitam identificar e analisar problemas decorrentes de crises, ou oportunidades na gestão do seu negócio. Consultorias analisam e apontam problemas e em que departamentos estão ocorrendo, e, então, recomendam sugestões e soluções que conduzem a ações. Em outras palavras, dão sugestões que necessitam ser implementadas. Nesse sentido, contratar os serviços de consultoria em logística é uma decisão estratégica na organização, que visa a diferenciação competitiva, pois, graças à consultoria, a empresa adquire experiências e conhecimentos, além de inúmeras habilidades para tomar decisões assertivas. Dessa forma, este livro-texto apresenta diversas vertentes da consultoria em logística, sua fundamentação básica, os tipos de consultoria e o perfil desse profissional. Apresentaremos, também, as características comportamentais do consultor empresarial. Vamos entender como se realiza uma análise para identificação de problemas, levantamento de dados, busca de soluções, elaboração e implementação de propostas por meio de ferramentas e certificação na consolidação dos projetos de consultoria aplicada à logística. O presente livro-texto busca, ainda, estimulá-lo a reconhecer o que é um serviço de consultoria, identificando as tendências e as perspectivas futuras do mercado, para aprimorar a prestação de serviços, diferenciando a empresa contratante das concorrentes, expandindo, dessa forma, sua percepção, levando-o a reconhecer detalhadamente as etapas de interação entre o consultor e a empresa-cliente, reconhecendo as etapas necessárias para a execução das atividades de consultoria e os prováveis problemas relacionados a ela, compreendendo todos os protocolos de consultorias e assessorias, para o aprimoramento das organizações. Por fim, tem o intuito auxiliá-lo a identificar como os problemas organizacionais podem ser sistematizados por meio das principais técnicas de análise de problemas nas organizações aplicáveis em logística. INTRODUÇÃO Este livro-texto aborda o desenvolvimento de uma consultoria em logística. Por consultoria entende-se o processo desenvolvido por uma empresa com o intuito de ajudar seus clientes a melhorar sua cadeia de suprimentos e suas operações logísticas, tais como compra, processamento e acondicionamento de produtos, armazenamento e entrega. É primordial analisar os dados para identificar e resolver problemas logísticos, prestar assessoria em temas de produtividade, gestão e transporte de materiais por meio de planejamento, arquitetura de redes de distribuição, tecnologia e softwares especializados e, por último, processos de reengenharia. Na consultoria logística desenvolve-se uma relação entre uma empresa e um especialista em logística, com o intuito de alcançar os objetivos organizacionais traçadospela empresa, desenvolvidos por competências profissionais que vão propor novos conhecimentos, valores, perspectivas, habilidades e know-how, com o objetivo de se obter: 8 • redução de custos logísticos com melhora nos níveis de serviços aos clientes; • compreensão das técnicas e das metodologias de gestão; • busca de soluções tecnológicas que podem ser aplicadas em toda a cadeia de suprimento; • aumento da produtividade e, consequentemente, obtenção da lealdade do cliente; • aumento da presença em pontos de venda e distribuição; • transformação da cadeia de suprimentos em uma vantagem competitiva; • preparo para enfrentar os desafios logísticos com maior segurança; • melhora nas negociações com clientes e fornecedores; • redução do fluxo de fundos em atividades que não agreguem valor e, consequentemente, redução do capital investido; • entendimento de como agir diante das crises ou riscos que possam surgir em algum processo; • desenvolvimento de competências e habilidades como liderança, colaboração, flexibilidade e autogestão. O consultor é um profissional que deve conhecer muito bem seu ambiente de atuação, além de estar há muitos anos no mercado. Esse profissional, no entanto, não toma decisões, pelo contrário, ele apenas assessora as empresas para que considerem diferentes percepções, como o rendimento da empresa, os processos logísticos e suas forças e problemas, e por fim, como se dão os comportamentos de compra, visando garantir a melhora do seu potencial, crescimento e sustentabilidade. Na unidade I deste livro-texto, veremos a consultoria organizacional, seus conceitos gerais, suas disfunções organizacionais, as competências do consultor organizacional, como se dá o desenvolvimento organizacional e compreenderemos também o consultor como um agente de mudanças. Na sequência, veremos o processo de consultoria, e como se desenvolve um diagnóstico de consultoria analisando os fatos, mapeando os problemas, suas fases de implementação e controle. Depois veremos como se entrega um relatório empresarial, a sua estrutura, o sumário executivo contendo a introdução, as descobertas, as recomendações e, por fim, as referências. Na sequência, veremos o conteúdo, composto por respostas isentas, direcionamentos concretos, encadeamento lógico e, para finalizar, como se faz o endereçamento ao público-alvo. Na unidade II, veremos a consultoria como protocolo e como se elabora uma pesquisa das informações na organização. Veremos também o dilema da consultoria em áreas já estruturadas, como se dá a integração da consultoria com a empresa-cliente e a ética de atuação do consultor, que é extremamente importante nessa e em todas as carreiras existentes. Estudaremos a consultoria logística 9 aplicada às estratégias logísticas, como se faz o suporte na definição do modelo de atuação logística e suas interfaces com outros departamentos, fornecedores e filiais no Brasil e em outros países. Veremos ainda como se realiza o suporte na definição de sistemas ERP e/ou outras tecnologias relacionadas à logística, como se elabora um plano diretor logístico e, depois, veremos também como se realiza o suporte na elaboração do orçamento anual da área de logística. Aprenderemos como elaborar uma análise SWOT em logística e todos seus desdobramentos. Na sequência aprenderemos como deve ocorrer o auxílio nas decisões de terceirização total ou parcial das atividades logísticas e seu suporte na definição de indicadores de desempenho logístico em nível estratégico. Entenderemos como se faz uma consultoria logística aplicada ao suporte e à interface das empresas frente às inovações digitais impostas pelo mercado. Aprenderemos como as transformações digitais impactam ou podem impactar os negócios no presente e no futuro e, para tal, será preciso estudar a cultura e a comunicação digital, seus instrumentos de transformação digital interna na operação e na gestão e, por fim, faremos uma inserção sobre dimensionamento e mensuração da transformação digital. Bom estudo! 11 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Unidade I 1 CONSULTORIA ORGANIZACIONAL 1.1 Conceitos gerais Atualmente, a consultoria organizacional é cada vez mais requisitada internamente nas empresas e tem o objetivo de alcançar bons resultados e atingir os objetivos propostos nos planos de negócios, promovendo uma cultura organizacional mais consolidada, possibilitando melhores resultados em um longo prazo, assim, um profissional é chamado para prestar serviços para a empresa, seja por meio de assessoria ou por contratação. Sua função é avaliar a atual conjuntura da organização, verificando pontos positivos e negativos em cada setor e no negócio como um todo (OLIVEIRA, 2010). Os consultores contratados têm a incumbência de apontar os problemas e, consequentemente, as principais e melhores soluções a serem tomadas para que as empresas possam potencializar a sua rentabilidade ao longo do tempo. Segundo o Instituto de Defesa da Cidadania e da Transparência – IDCT (POR QUE..., 2020), a contínua falta de padronização nas atividades acarreta falhas na organização. Assim, se faz necessário corrigir os processos internos com mapeamento e, consequentemente, proposição de melhorias. Portanto, pode-se dizer que as funções de uma consultoria organizacional são: • mudança de gestão; • expansão de mercado; • crises financeiras; • revisão de processos; • implementação de projetos; • reestruturação interna. O Institute of Management Consultants (apud CROCCO; GUTTMANN, 2005) define consultoria empresarial como um tipo de prestação de serviço por uma ou grupo de pessoas qualificadas para identificar e resolver problemas relacionados à política, à organização, aos procedimentos e métodos, com o intuito de recomendarem ações adequadas, proporcionando auxílio para implementar essas recomendações. Logo, podemos afirmar que a atividade de consultoria organizacional é “uma atividade que promove a mudança, sendo realizada por profissionais independentes e qualificados, objetivando a investigação e a proposição de soluções de problemas organizacionais” (INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTANTS apud CROCCO; GUTTMANN, 2005, p. 33). 12 Unidade I A consultoria tem seis deveres universais: • Auxiliar: contribuir para o processo de desenvolvimento organizacional. • Diagnosticar: identificar prováveis disfunções organizacionais por meio do levantamento de dados. • Solucionar: buscar alternativas para as disfunções organizacionais encontradas na empresa, através do processo de tomada de decisões. • Organizar: proporcionar todas as possibilidades de um bom funcionamento da empresa. • Inovar: prover melhores soluções com custos menores. • Aconselhar: apoiar o empresário no diagnóstico organizacional, por meio de ferramentas, modelos e indicadores de gestão, com o intuito de orientá-lo sobre o ambiente e suas tendências de negócios, a ampliação para novos mercados, a legislação e a sucessão, se for o caso. Lembrete A atividade de consultoria organizacional refere-se a um processo interativo advindo de um agente de mudanças externo às empresas, e sob esse prisma, assume a responsabilidade de assessorar os executivos e demais profissionais nas tomadas de decisões, entretanto, sem ter o controle direto da situação. 1.2 Disfunções organizacionais Uma disfunção organizacional refere-se a uma função que se realiza na empresa apenas de forma anormal. Assim, podemos afirmar que as funções organizacionais sempre são afetadas por anomalias, que podem vir a comprometer o desempenho no todo. As disfunções são tipos de anomalias ou de irregularidades que se concretizam nos processos administrativos dentro das organizações, assim, é correto afirmar que elas têm enorme influência na qualidade administrativa dentro das organizações. As disfunções organizacionais podem ser de origem: • comportamental; • gerencial; • econômico-financeiras. 13 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA1.3 Disfunções comportamentais A cultura organizacional traz, na maioria das vezes, estabilidade nas organizações, uma vez que proporciona um sentido de identidade muito bom aos seus integrantes, levando-os a um comprometimento maior do que seus próprios interesses pessoais, embora, muitas vezes, a cultura pode vir a ser negativa em diversas circunstâncias. Veremos a seguir algumas causas comuns de disfunções organizacionais. 1.3.1 Barreiras às mudanças Quando o ambiente é muito dinâmico, ou seja, em que ocorra diversas mudanças, a cultura pode ser negativa, impedindo que a organização possa se adaptar a novos desafios. Dessa forma, a consistência no que tange ao comportamento não é positiva, pois falta estabilidade. 1.3.2 Barreiras às diversidades Culturas fortes tendem a fazer pressão nos indivíduos para que eles se encaixem em um perfil que a organização julgue adequado. Assim, muitas vezes, a contratação de pessoas que divirjam de determinados padrões sociais (em questões associadas a cor, etnia, gênero, idade etc.) colide com a visão tradicional de determinadas empresas. Dessa forma, é correto afirmar que esse tipo de cultura pode vir a dificultar a assimilação de indivíduos diferentes, necessários para que as organizações incorporem características e qualidades inerentes a essas pessoas, permitindo que elas agreguem experiência em uma organização. 1.3.3 Barreiras às aquisições e fusões As duas maiores dificuldades com que as organizações se deparam são as fusões e as aquisições, isso porque fatalmente a organização vai se deparar com conflitos ao tentar conciliar duas culturas divergentes. Antigamente, apenas o portfólio de produtos e os fatores financeiros entravam nesse hall de conflitos, mas atualmente a cultura organizacional passou a ser considerada (CULTURA…, 2015). Vamos, agora, acompanhar um case de disfunção organizacional, para identificar os possíveis erros na resolução do problema: Uma empresa do terceiro setor passou por uma reestruturação organizacional e o departamento denominado Alfa deixou de ter um encarregado e passou a ter uma equipe de trabalho autogerenciável, com sistema de rodízio de trabalho. Durante um ano, os três funcionários conseguiram manter o serviço e a harmonia no trabalho, do ponto de vista gerencial, sem qualquer problema aparente. Quando acontecia 14 Unidade I algum aumento no volume de trabalho, resolvia-se facilmente com algumas horas extras. Eles tinham cerca de seis anos de empresa e estavam acostumados a serem gerenciados. No entanto, no mês de maio de 2006, um dos funcionários apresentou uma lesão causada por esforço repetitivo e precisou se afastar por trinta dias de licença médica, acarretando um transtorno no departamento, visto que a supervisão não tinha observado que este funcionário fazia duas vezes mais lançamentos que os outros dois funcionários, fato esse observado após solicitação da gerência por um levantamento de dados referente a uma determinada atividade executada por cada indivíduo no período de um ano. Isso levou o departamento a uma crise, com reclamações dos associados pelo atraso na execução dos serviços, o que poderia causar sérios problemas à entidade e aos associados. Durante esse período de afastamento, outro funcionário mudou seu padrão de comportamento, passando a agredir colegas e a maltratar os associados e pessoas que vinham em busca de informações. Apesar da contratação temporária de mais dois funcionários, ele não melhorou seu comportamento e o fato final foi o desrespeito que teve com a sua supervisão quando esta solicitou que fizesse um determinado serviço e, na presença dos demais funcionários, disse que não o faria. Apesar da crise no departamento, a gerente determinou a sua demissão. Remanejou-se uma funcionária que conhecia o serviço do departamento e em três dias o trabalho foi regularizado. Por fim, tornou-se procedimento da supervisão acompanhar o desempenho individual de cada um dos membros das equipes de trabalho, administrando possíveis conflitos internos e garantindo os resultados pela organização. Não se pode deixar de elaborar uma análise do caso do ponto de vista do comportamento e estrutura organizacional: – Houve falha na alteração da estrutura organizacional para o autogerenciamento, com ausência de observação da cultura organizacional antes de implementar a mudança; – Foram relatadas ausência e omissão da supervisão, que não observou o que ocorria no departamento e o desempenho de cada funcionário; – Faltou integração dessa supervisão ao grupo, pois deveria estar preparada para contornar situações previsíveis de conflito; – Houve falha na observação do profissional que não trabalha bem sob pressão ou com conflitos, característica do trabalho que exige agilidade; 15 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA – O funcionário que estava sobrecarregado deveria ter avisado a supervisão do ocorrido; – Percebeu-se dificuldade na relação entre líder e subordinado, que talvez em função da autogestão, pode ter dado impressão de poder a todos e assim houve desrespeito à supervisão; – O remanejamento de funcionário de outro departamento que já conhecia o serviço deveria ter sido o primeiro recurso, antes da contratação de funcionários temporários, pois este tipo de contratação envolve treinamento, o que não aliviou a tensão do departamento, pois o funcionário em questão precisou ensinar o temporário; – O fato de ser contratado um funcionário de fora da empresa e que não conhecia a rotina, pode ter permitido que aumentasse ainda mais a necessidade de poder do funcionário e suas atitudes agressivas; – O processo de demissão do funcionário deveria ter sido o último recurso, pois pelo tempo de casa, talvez pudesse se desempenhar melhor em outro departamento, mas como houve desmoralização da supervisão frente a todos os outros funcionários, foi o recurso necessário para que a situação fosse normalizada – O desenrolar da situação de crise demonstra com clareza que mudanças intempestivas e sem acompanhamento eficiente é uma via fácil para a ocorrência de disfunções organizacionais. Adaptado de: Valera (2018). Considerações sobre o case Nota-se que na empresa em questão ocorreu grande dificuldade de comunicação entre o grupo, percebendo-se omissão e ausência da supervisão sobre os problemas do departamento, que se contentou com uma impressão aparente, e falha grave da alteração da estrutura organizacional sem observar a relevância da cultura da empresa. Nesse caso, é preciso que a organização observe melhor a comunicação interna e a relação entre líderes e subordinados e vice-versa, consequentemente, elaborando diagnósticos pertinentes a esses problemas internos, buscando formas para fortalecer tais relações. Apesar de a equipe ter se tornado autogerenciável, contava ainda com uma supervisão geral, que não vinha sendo informada da real situação do departamento que, por conta desse fator, não conseguiu observar tais problemas. A alteração na estrutura organizacional, para não causar danos desse tipo, deveria ter sido melhor avaliada, uma vez que a mudança de uma equipe dependente da chefia para uma equipe autogerenciável precisava ser avaliada e bem estudada, além de ser necessário treiná-la para a nova situação. 16 Unidade I Outro problema verificado foi o fato de as pessoas terem dificuldade em trabalhar sob pressão. Nesse quesito de mudança, era importante que houvesse avaliação rigorosa e planejamento para prevenir possíveis conflitos, e tal aspecto não foi desenvolvido. Por fim, após a implantação da nova estrutura, deveria ter sido criado um critério de avaliação referente à mudança organizacional e seu desenvolvimento para verificar sua eficácia e mensurar os resultados do desempenho dos departamentos e dos funcionários, sendo necessário receber e dar feedback, e, se necessário, reavaliar a avaliação e realizar prováveis alterações pertinentes na nova estrutura. 1.4 Processo de consultoriaOs serviços de consultoria sempre são realizados a partir de uma constatação feita pela própria empresa, no momento em que uma de suas áreas apresente disfunções ou quando haja sinais de mudanças necessárias. Ressalva-se que é comum a decisão por uma consultoria pelo fato de a empresa não ter a capacidade de resolver tais problemas por falta de conhecimento especializado. Assim, imaginando que uma organização constate a necessidade do serviço de um consultor, seu problema é devidamente apresentado para a empresa de consultoria, ocorre uma negociação e o negócio é fechado, incorrendo, dessa forma, na contratação dos serviços de consultoria pelo cliente, e, consequentemente, na assinatura consensual e bilateral do contrato. Após essa etapa, deve ser iniciado um estudo para que ocorra o entendimento profundo do problema. Não se deve começar o trabalho antes dessa prévia, pois já aconteceu de alguns consultores iniciarem o serviço tão logo tivessem assinado o contrato e terminaram por cometer um erro gravíssimo, pois começar a trabalhar sem saber ao certo a gravidade do problema a ser resolvido pode acarretar erros e avaliações errôneas. Por conta dessa complexidade, é necessário que os consultores fiquem a par do verdadeiro foco da atividade de sua consultoria, pois, como se sabe, em algumas situações, o verdadeiro problema não aparece até que outros subproblemas emerjam nas áreas administrativas mais específicas. Desse modo, precisam ser examinados e analisados para evitar que apareçam distorções sobre eles. Para focar em suas ações, o consultor organizacional deve sempre saber que ele desenvolverá um projeto para seu cliente e que, para isso, precisa respeitar algumas etapas, estabelecer métodos e elencar técnicas, a fim de que desempenhe corretamente o serviço. O consultor necessita sempre se aprofundar no problema definido pelo cliente. Dessa forma, ele precisa dispor de todos os dados que foram coletados durante sua estadia na empresa e nas entrevistas com os gestores, executivos e colaboradores, transformando-os em informações úteis para seu trabalho. Após elaborar o tratamento dos dados, o consultor deve avaliar a proposta original apresentada na data da assinatura do contrato de prestação de serviços, comparando-a com a situação atual, após a análise das pesquisas e coletas de dados. 17 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 1.5 Diagnóstico de consultoria Após coletar as informações, o consultor precisará averiguar se há necessidade de redefinir o problema constatado anteriormente, além de examinar se as mudanças propostas serão mesmo necessárias. Se a resposta for positiva, ele precisará avaliar se será possível realizar tais mudanças e quais alternativas são, de fato, as mais viáveis nesse momento. Por fim, se for comprovada a necessidade de uma redefinição, é preciso avaliar se o cliente aceitará assinar um adendo contratual com um novo cronograma e custos adicionais para dar continuidade ao projeto. Veremos, a seguir, as etapas posteriores: diagnóstico, análise dos fatos, mapeamento dos problemas, fase de implementação e controle. No diagnóstico, o consultor deve estruturar e planejar seu trabalho com o intuito de desenvolver sua melhor distribuição e organização. O diagnóstico organizacional divide-se em duas etapas distintas: a descoberta dos fatos e análise dos fatos. Nessa etapa, os consultores deverão elaborar um diagnóstico a partir das análises e do reconhecimento da situação da empresa. Certamente, essa é uma das fases mais importantes do processo de consultoria e, consequentemente, do sumário executivo, uma vez que norteará as ações das etapas posteriores. Portanto, podemos afirmar que o objetivo dessa fase é desenvolver uma ideia clara e correta da situação, caso contrário, corre-se o risco de, ao chegar no final de todo o processo de consultoria, concluir que o problema foi definido erroneamente, desperdiçando, dessa forma, todos os esforços e recursos utilizados. A definição do problema deverá vir após: • a apresentação do consultor na organização; • as mudanças na cultura organizacional; • os motivos para contratar uma consultoria. 1.6 Apresentação do consultor De acordo com Weiss et al. (2011), o papel do consultor é melhorar consideravelmente as condições dos seus clientes, pois são eles que autorizam o pagamento de seus honorários através do seu próprio orçamento, assim, podemos chamá-los de compradores econômicos. Portanto, os clientes são os compradores, não a organização e, por fim, os clientes são seres humanos, e não apenas uma entidade inanimada. O consultor é um profissional que visa melhorar as condições dos seus clientes, mediante transmissão de conhecimentos, habilidades, competências, comportamentos, experiências, conselhos, conteúdos e outros fatores singulares, em um período predeterminado. Dessa forma, o consultor torna-se, na visão 18 Unidade I do cliente, um parceiro do comprador. Assim, ambos devem especificar, de comum acordo, os parâmetros dos serviços. O consultor, geralmente, fornecerá capital intelectual na forma de propriedade intelectual. Observação Os melhores consultores geralmente cobram seus honorários com base no valor agregado (ad valorem). Por tudo isso, é muito importante apresentar o consultor que ficará interno na empresa. Desse modo, será necessário informar a todos os colaboradores, via e-mail ou intranet, a presença do consultor, evitando, entretanto, muitas informações. As informações deverão ser breves no que se refere ao foco do estudo, informando aos interessados as credenciais do consultor, bem como a necessidade da colaboração de todos. É preciso lembrar que o serviço de consultoria também poderá ser prestado nas filiais. Há ainda um outro fator que necessita ser considerado: o estabelecimento de um sistema de apoio para o consultor. A organização precisará disponibilizar um espaço físico para ele, ou seja, o consultor precisa de uma sala, assim como uma pessoa responsável por agendar reuniões e disponibilizar o devido acesso aos arquivos, quando for o caso. Por fim, é fundamental que o consultor tenha informações transparentes para a realização dos seus serviços. Em uma consultoria, é preciso estabelecer uma relação inicial com a estrutura de poder, para que isso ocorra, será necessário construir uma aproximação saudável, assim como uma rede de apoio com os executivos da organização. Outro ponto preponderante referente à estrutura de poder se relaciona diretamente com a ideia de autoridade. Nas organizações, comumente se estabelecem dois tipos de autoridade: a formal e a informal. A autoridade formal está relacionada com a hierarquia dos cargos na pirâmide organizacional, enquanto a autoridade informal se baseia exclusivamente na ideia de poder, não tendo nenhuma relação obrigatória com a hierarquia ou com os cargos (THIELMANN; OLIVEIRA, 2005 apud ARAÚJO, 2006). Observação É importante saber que, em um ambiente de trabalho, é comum que um supervisor seja mais influente do que um gerente, ou que um operário seja um excelente formador de opinião. Isso nos leva à conclusão de que um operário pode vir a ser mais influente do que um supervisor, devido aos laços construídos nas próprias relações de trabalho. 1.7 Mudança na cultura organizacional Quando uma organização realiza uma consultoria, é preciso saber que um dos maiores desafios é a mudança cultural. Aliás, um dos maiores desafios dos idealizadores da cultura, por se tratar de ser um processo gradativo, longo e difícil e porque a mudança cultural é mutável em um processo de 19 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA consultoria. Dessa forma, entende-se por mudança cultural um novo rumo, ou um novo jeito de fazer as coisas, baseando-se em novos valores, rituais e símbolos. Assim, podemos afirmar que os objetivos da mudança cultural são uma estrutura melhor, visando garantir que não haja perdas. Há três fatores que devem ser considerados paraenfrentar a mudança cultural: • a consciência dos colaboradores sobre outros modos de operação; • o comprometimento dos colabores; • a aderência da organização às mudanças. O fato é que a mudança cultural ocorre devido a processos radicais nas organizações, uma consultoria é um desses processos de mudança. Além disso, tais processos podem ser fomentados por agentes externos à empresa, tendo responsabilidade de auxiliar os executivos e os profissionais nas tomadas de decisões (OLIVEIRA, 2010). 2 PROCESSO ORGANIZACIONAL 2.1 Motivos para contratar uma consultoria O principal motivo para a contratação dos préstimos de serviço de um consultor é a tentativa de solucionar uma necessidade ou um problema na organização. Logo, é de suma importância saber exatamente esse motivo. A consultoria pode apontar soluções necessárias para que a empresa melhore, uma vez que o trabalho de um consultor pode: • agregar mais conhecimento ao negócio; • aportar expertise adquirida em anos de atuação no corporativismo, permitindo, assim, a empresa obter mais agilidade e melhores resultados; • trazer à tona um olhar externo, permitindo que a organização questione acerca de uma análise mais crítica, isenta de vínculos emocionais; • aprimorar soluções aos desafios existentes no dia a dia; • alcançar resultados com maior rapidez. É importante ressaltar que a organização pode até ficar insatisfeita com o serviço se ela mesma não souber sua necessidade real. Assim, o consultor deverá identificar os problemas para dar um diagnóstico para as soluções, daí a importância de saber o que a empresa quer solucionar. Na sequência, veremos os motivos para se contratar um consultor, segundo o Sebrae (COMO..., 2019). 20 Unidade I • Velocidade: as empresas podem tratar das situações críticas, entretanto não será com a mesma velocidade de uma pessoa de fora mais experiente. • Conhecimento: as empresas não têm o know-how para lidar com determinadas situações. • Credibilidade: o trabalho das empresas pode vir a precisar de uma validação no mercado, pois a avaliação e a ajuda de um consultor experiente trazem mais segurança aos parceiros, aos clientes e aos investidores. • Custos: é importante ressaltar que as empresas podem realizar o trabalho sozinhas, entretanto, um consultor pode fazê-lo por um valor mais acessível. Pode não parecer, mas esse fator é preponderante quando lembrarmos que são atividades esporádicas. Observação As consultorias abrangem três níveis de trabalho no seu cronograma, e todos demandam tempo. Temos os níveis estratégico, tático e operacional. No caso do nível estratégico, trabalhamos com longo prazo, assim, no que diz respeito às projeções da receita, o consultor precisará considerar, em média, um prazo de dois a três anos, sendo esse período o suficiente para estabelecer um padrão sólido para as receitas da empresa. 2.2 Coleta de dados A consultoria é composta por fases distintas: • levantamento das necessidades do cliente; • apresentação da proposta; • fechamento do contrato; • levantamento e coleta de dados; • análise e elaboração do diagnóstico; • proposta de ação e/ou intervenção; • fechamento do projeto. Na fase de coleta de dados, há inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas pelo consultor. Nesse cenário, ele precisará estabelecer quais serão as mais adequadas. A fase de levantamento de dados é primordial, pois é nela que se inicia, de forma efetiva, o trabalho do consultor. Para tal, ele 21 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA precisa conhecer, de maneira específica, a real situação que o cliente apresentou. Assim, é de suma importância que o consultor saiba ouvir seu cliente, direcionando as questões mais pertinentes para facilitar seu trabalho. É importante sinalizar, no entanto, que o cliente pode tender a oferecer barreiras nos questionamentos, cabendo ao consultor tentar quebrá-las. Para verificar as práticas organizacionais – e, nesse sentido, tais práticas referem-se aos costumes, hábitos, e políticas internas –, a avaliação do clima organizacional é de suma importância, porque o consultor precisa observar se há problemas de relacionamento entre os funcionários. Nessa fase, cabe a expertise profissional do consultor, porque ela visa facilitar a escolha do método mais adequado para elaborar o levantamento de dados. Ainda nessa fase, é possível perceber as variáveis responsáveis por causar interferência, negativa ou positiva, na situação proposta. Assim, o consultor pode investigar quais são os funcionários que podem colaborar ainda mais para o esclarecimento das ideias. Por fim, antes de definir quais os métodos de coleta de dados, é importante que o consultor conheça o clima organizacional, como uma maneira de facilitar seu trabalho. Há inúmeros métodos de coleta que podem vir a ser utilizados pelo consultor, tais como: • entrevistas; • questionários; • reuniões; • relatórios; • fontes externas, como notícias da imprensa e dados de instituições como IBGE, Ipea, associações comerciais etc. Para um bom levantamento de dados, é preciso clareza de que apenas alguns aspectos serão considerados, ou seja, nem todos os dados serão necessários, assim, é preciso avaliar quais tipos de dados poderão ser aproveitados, e isso dependerá da percepção do consultor sobre os problemas apontados pelo cliente. Outro fator a ser considerado é a repetição da coleta de dados, que dependerá do nível de estabilidade da empresa para produzir tais informações, afinal, quanto mais rotineira for a atividade, maior será a frequência da sua apuração. De acordo com Andrade (2010), a sequência da escolha dos dados levantados pode ser influenciada por diversos critérios, assim, podemos priorizar: • Eficiência: tem uma dependência significativa nos custos e no tempo necessários para elaborar o levantamento, assim como o desenvolvimento das informações. • Objetividade: demonstra não apenas a clareza, mas também a precisão dos dados levantados. 22 Unidade I • Comparabilidade: mediante comparativo com dados identificados em determinadas fontes referenciais, que podem ser dados de mercado, dados de séries históricas, entre outros. • Abrangência: vai indicar o grau de amplitude e o grau de profundidade referentes à coleta de dados. • Precisão: decorrente da comparação dos dados com a realidade da empresa. • Validade: responsável pelo grau de atualidade ou pelo grau de obsolescência dos dados coletados. Lembrete O consultor deve ponderar a quantidade de dados levantados e, consequentemente, considerados, porque a base de dados deve ser realista, mas, pode ser também numerosa, trazendo, às vezes, dúvidas para o consultor. 2.3 Elaborando o diagnóstico O diagnóstico inicia-se com pesquisas de informações pertinentes, desde que se possa realizar análises consistentes, e há diversas maneiras de consegui-lo. Muitas empresas publicam relatórios anuais, onde apresentam inúmeras informações valiosas, com notas explicativas e comentários administrativos que indicam seus resultados, assim como as justificativas deles. É possível também solicitar diversos documentos e sistemas da empresa que sejam relevantes para análise. É muito importante saber o que deve e o que pode ser levantado por informações nas diversas áreas pertinentes ao processo de consultoria. Como exemplo, podemos mencionar o departamento financeiro, afinal, é de suma importância saber como anda a saúde financeira da empresa contratante e subentende-se que, como esse departamento faz a gestão financeira, é relevante o consultor conhecer seus resultados. Assim, uma estratégia recomendada é analisar o cash flow e as DREs (demonstrações do resultado do exercício). A internet é uma ferramenta muito utilizada na atualidade e é de fácil acesso. Nela, é possível acessar diversas informações que nos permitem conhecer o contexto da empresa, seu histórico, sua missão, sua visão e valores, seu balanço patrimonial, entre tantas outras informações. Pode-seutilizá-la para acessar o próprio site da empresa e, com isso, conhecer inúmeros aspectos internos, como sua história, o portfólio dos seus produtos, sua comunicação com os clientes, entre outros aspectos. Também é possível pesquisar por notícias e anúncios, que dão uma excelente perspectiva dos movimentos relevantes da empresa no decorrer dos anos, assim como seu público-alvo e como se dá a comunicação com ele. De forma genérica, a internet deve ser utilizada sempre no início do diagnóstico, quando o consultor tem poucas informações acerca da empresa. 23 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Outra ferramenta excelente são as entrevistas com colaboradores e gestores. Essa é uma ótima estratégia para iniciar um diagnóstico empresarial consistente. Entretanto, para que as entrevistas sejam eficazes, é fundamental que o consultor se organize com antecedência, além de se preparar antecipadamente, definindo, dessa forma, perguntas que o auxiliarão no diagnóstico empresarial, de forma a se ajustar ao público a ser entrevistado. Essa ferramenta possibilita a utilização de uma planilha de diagnósticos empresariais para obter orientação. Outro fator preponderante é deixar os entrevistados à vontade para que eles respondam as questões com muita sinceridade. O relatório organizacional refere-se a um documento que contém a análise, o entendimento e a recomendação de um consultor sobre o problema apontado pelo cliente. Dessa forma, um relatório de análise organizacional que tenha como problema os principais concorrentes da empresa vai investigar os pontos fortes e os pontos fracos desses concorrentes, assim como o benchmarking para auxiliar na resolução de tais problemas (DIAGNÓSTICO…, 2021). Lembrete Os relatórios organizacionais são preparados, geralmente, por consultores experientes para uma empresa ou um cliente que não tem tempo ou expertise para realizar as pesquisas necessárias para redigir tal documento. 2.4 Análise dos fatos Após estar com os dados em mãos, é hora de iniciar a análise de cada ferramenta utilizada e, para tal, é preciso reunir as informações coletadas, podendo apresentá-las na forma de relatórios, de gráficos, de planilhas e de outros métodos que demonstrem claramente tudo o que foi verificado e, se for o caso, em que sejam apontadas ações corretivas. Compilando-se as informações, surge o momento de identificar as adversidades, caso sejam encontradas. Assim, se for constatado algum problema, deve-se, consequentemente, investigar as causas-raízes, ou seja, descobrir as ocorrências responsáveis por problemas e falhas existentes. A dúvida é: o que fazer para identificar as causas? Há algumas ferramentas muito utilizadas na consultoria, tais como a análise do gráfico de Pareto, do diagrama de causa e efeito, do histograma e a da técnica dos cinco porquês (DIAGNÓSTICO…, 2021), entre outros, conforme veremos adiante. 2.5 Mapeamento dos processos Para analisar as situações problemáticas nas organizações, há muitas ferramentas que podem auxiliar o consultor. Entre elas, pode-se destacar o GQT – modelo de gestão da qualidade total, que é uma abordagem gerencial criada por Edwards Deming, no Japão, após a 2ª Guerra Mundial. Ele utilizava uma série de técnicas estatísticas para aumentar a qualidade nos processos de produção. 24 Unidade I As empresas automotivas japonesas até a década de 1970 eram completamente desconhecidas e atualmente são referências em qualidade, pois desenvolveram, nos últimos anos, novas técnicas que formam as atuais ferramentas de gestão. No GQT, algumas técnicas destacam-se pelo grau de aplicabilidade no cotidiano das organizações, pois apoiam-se nos gestores, que executam a análise dos problemas. Algumas técnicas que auxiliam o mapeamento dos problemas são: • gráfico de Pareto; • histograma; • diagrama de causa e efeito; • técnica dos 5W2H. 2.5.1 Análise do gráfico de Pareto Ferramenta utilizada para demonstrar, sempre pela ordem de importância, a contribuição de cada tópico para o efeito geral. Utilizada também para classificar as oportunidades de melhoria. Essa ferramenta é uma técnica gráfica bem simples, onde se classificam os tópicos mais frequentes, assim como os menos frequentes. Ela nos possibilita visualizar inúmeros elementos de um problema, ajudando a determinar a sua prioridade. O diagrama é sempre representado por barras posicionadas na ordem decrescente, onde a “causa principal” se posiciona do lado esquerdo e as “causas menores” são posicionadas, também em ordem decrescente, do lado direito. Cada causa é representada por uma barra, exibindo-se, dessa forma, as causas relevantes. Essa ferramenta é, de fato, muito eficiente para encontrar e solucionar problemas, pois pode descrever as causas decorrentes do comportamento humano e da natureza em geral, podendo, dessa forma, ser muito poderosa para focar esforços pessoais em problemas potenciais. O método foi desenvolvido por Vilfredo Pareto (1848-1923), economista, sociólogo e político italiano, responsável pela publicação do princípio de Pareto, como forma de classificar os problemas da qualidade em pontos triviais e pontos vitais. A análise demonstrou que a maioria dos defeitos, das falhas e das reclamações e seus custos são provenientes de um pequeno número de causas. Dessa forma, se tais causas puderem ser identificadas e corrigidas, é possível eliminar quase todas as perdas, assim, podemos afirmar que é apenas uma questão de prioridade (MARCONDES, 2020). 25 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Proporção 80/20 Na prática, 80% dos problemas são resultantes de apenas 20% das causas potenciais. Em outras palavras, 20% dos problemas causam, aproximadamente, 80% das nossas “dores de cabeça”. Frequência Acumulado 350 300 250 200 150 100 50 0 Causa 1 Causa 2 Causa 3 Causa 4 Causa 5 Causa 6 Causa 7 Causa 8 Causa 9 Causa 10 300 250 200 190 20 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 160 130 80 70 90 74% 83% 89% 94% 99% 20% 37% 50% 63% 100% Figura 1 – Gráfico de Pareto Fonte: Marcondes (2020). Tabela 1 – Causas ordenadas Ordem Problema Frequência Acumulado 1 Causa 1 300 20% 2 Causa 2 250 37% 3 Causa 3 200 50% 4 Causa 4 190 63% 5 Causa 5 160 74% 6 Causa 6 130 83% 7 Causa 7 90 89% 8 Causa 8 80 94% 8 Causa 9 70 99% 10 Causa 10 20 100% Total 1490 Adaptada de: Marcondes (2020). 26 Unidade I Segundo Marcondes (2017), as principais razões para utilizar o gráfico de Pareto são: • identificar problemas; • localizar as causas que atuam nos defeitos; • descobrir os problemas e as causas; • descobrir os erros, as falhas, os gastos, os retrabalhos, entre outros; • descobrir os operadores, os equipamentos, as matérias-primas, entre outros; • melhorar a visualização das ações; • priorizar as ações; • confirmar os resultados de melhoria; • verificar as situações ocorridas antes e depois dos problemas decorrentes das mudanças efetuadas no processo; • detalhar as maiores causas em partes específicas, eliminando a causa principal; • estratificar as ações; • identificar os tópicos responsáveis pelos maiores impactos; • definir as melhorias de um projeto, tais como as principais fontes de custo e as causas que interferem em um processo de escolha dessas decorrentes do número de não conformidade. Como fazer um gráfico de Pareto 1. Decidir o tipo de problema que será analisado. 2. Selecionar a metodologia e o período para realizar a coletar de dados. 3. Coletar os dados decorrentes da causa e assunto. 4. Determinar um período para realizar a coleta de dados (horas, dias, semanas, meses). 5. Compilar os dados de acordo com cada categoria. 6. Traçar um eixo na vertical e um na horizontal, ambos do mesmo comprimento. 27 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 7. Fazer uma escala de 0% a 100% no eixo vertical da direita. 8. Listar as categorias de frequência, da esquerda para a direita, em ordem decrescente. Observação: colocar os itens menosimportantes em uma categoria “outros”, na última barra à direita do eixo. 9. Calcular a frequência relativa e a frequência acumulada de cada categoria (a frequência acumulada será demonstrada no eixo vertical à direita). Não é desejável que o tópico “outros” tenha um percentual alto, caso isso ocorra, é bem provável que os tópicos estejam classificados de forma inadequada, assim, será necessário rever toda a metodologia de classificação. Caso um tópico pareça ter uma solução simples, ele deve ser atacado rapidamente, mesmo que ele tenha uma importância relativa menor. Isso porque o gráfico de Pareto objetiva a solução eficiente dos problemas, exigindo, dessa forma, que ataquemos somente os valores vitais. Se por um acaso um tópico determinado demonstrar ter uma importância relativa menor, mas pode ser resolvido mediante medida corretiva simples, ele servirá como um bom exemplo de eficiência na solução dos problemas. Após identificar um problema no gráfico de Pareto, é preciso identificar as causas dele para que possa ser resolvido. Dessa forma, faz-se necessário, e além de ser importantíssimo, elaborar um gráfico de Pareto por causas, caso queiramos ter sucesso em algum processo. Pode-se ainda apontar como vantagens dessa ferramenta (MARCONDES, 2017): • permitir visualizar diversos elementos de um único problema, nos auxiliando a classificá-los, assim como priorizá-los; • permitir uma visualização rápida dos 80% representativos; • facilitar o direcionamento dos esforços; • poder ser utilizado de forma indefinida, possibilitando introduzir um processo de melhoria contínua nas organizações. 2.5.2 Histograma O histograma é uma das ferramentas da qualidade que demonstra a frequência de ocorrências em determinado intervalo de classe. É composta por gráficos de barras, que demonstram a variação de determinado fenômeno. 28 Unidade I No ano de 1833, André-Michel Guerry utilizou o histograma para descrever uma análise de dados sobre um crime, popularizando seu uso. Depois disso, os histogramas já foram aplicados para descrever os dados de inúmeras áreas. É uma ferramenta que permite que possamos conhecer todas as características de: • um processo; • um evento; • um lote de produto. Essa ferramenta permite ter uma visão muito ampla das variações de um conjunto de dados e há inúmeras aplicações, como: • verificar a quantidade de produtos em não conformidade; • determinar a dispersão dos valores das medidas em peças; • demonstrar os processos que precisam de ações corretivas; • permitir a demonstração da quantidade de ocorrências de um fenômeno em um dado período. Como fazer um histograma 1. Coletar amostras com um significativo número de dados; 2. Organizar os dados; 3. Determinar o número de categorias assim como o intervalo entre as categorias; 4. Organizar os dados, colocando-os, de acordo com as categorias, de acordo com o intervalo. 5. Colocar os dados no gráfico, sendo as categorias no eixo horizontal e a frequência de ocorrência no vertical; 6. Verificar e analisar a forma do gráfico. Exemplo de histograma O gestor de fábrica de uma linha de produção precisava checar se a densidade de um produto metálico estava em conformidade. Para tal, ele coletou 80 (oitenta) amostras do produto. 29 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Tabela 2 – Amostras do produto 40,90 43,60 41,30 39,90 40,60 39,80 44,20 37,90 40,80 36,60 42,30 43,50 41,00 39,60 41,30 43,50 41,50 43,70 39,90 41,00 41,80 42,30 40,20 39,10 43,20 38,40 41,90 39,20 38,00 40,40 40,10 39,40 38,70 41,30 41,40 40,90 40,30 39,20 39,00 40,70 42,30 40,60 41,20 40,20 40,40 39,50 45,00 39,90 43,40 40,40 41,60 40,60 40,20 42,80 43,70 39,70 41,50 40,10 41,70 41,80 42,90 43,40 43,30 41,90 43,40 41,70 40,00 38,30 42,10 39,30 37,20 43,80 39,60 41,00 42,30 39,20 40,40 35,40 39,20 42,60 Adaptada de: Grupo Forlogic (2016). 30 25 20 15 10 5 0 [35,4, 36,8] [36,8, 38,2] [38,2, 39,6] [39,6, 41] [41, 42,4] [42,4, 43,8] Figura 2 – Gráfico das amostras Fonte: Grupo Forlogic (2016). 30 Unidade I Análise do gráfico O gestor notou que as saídas estavam em conformidade com padrão normal: • aproximadamente 80% das amostras do produto analisadas ficaram dispostas próximas do centro; • aproximadamente 20% das amostras apresentaram concentração próxima dos valores mínimos; • nessa amostragem, a maior parte dos produtos está em conformidade com o padrão esperado; • se o valor entre 35,4 a 36,8 fosse considerado em não conformidade, uma pequena quantidade de produtos estaria em não conformidade, ou seja, fora das especificações planejadas e somente nessa amostragem seriam aplicadas ações corretivas. Entre as vantagens oferecidas na utilização do histograma, pode-se apontar (GRUPO FORLOGIC, 2016): • ser possível ter uma rápida visão de análise comparativa; • ser muito rápido e fácil de elaborar manualmente ou com um software, como o Excel; • facilitar muito a solução de um determinado problema, principalmente se for identificado em uma série histórica e sua evolução. 2.5.3 Diagrama de causa e efeito É uma representação gráfica que permite organizar as informações, auxiliando na identificação das prováveis causas de um problema determinado ou de um efeito. Tal ferramenta foi desenvolvida por Ishikawa no ano de 1943 na Universidade de Tóquio. Ele a utilizou para explicar como diversos fatores poderiam estar relacionados entre si e ainda serem comuns, entretanto, o diagrama não tem a propriedade de identificar as causas do problema, ele funciona como um veículo para produzir uma lista das causas presumíveis ou conhecidas, com o máximo de foco possível. O diagrama, propriamente dito, não identifica as causas do problema. Em contrapartida, ele é visto como veículo capaz de produzir, com foco extremo, uma lista das causas presumíveis ou conhecidas, que, potencialmente contribuem grandemente para o efeito observado. Ele pode ser utilizado: • quando for necessário identificar as causas possíveis de um determinado problema; • para obter uma melhor visualização da relação entre a causa e o efeito; 31 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA • para classificar as causas, dividindo-as em subcausas, acerca de um efeito ou um resultado; • para descobrir quais causas estão provocando o problema; • para identificar a relação entre os efeitos e suas prioridades com maior nitidez; • na análise dos defeitos, para identificar: — as perdas, — as falhas, — o desajuste do produto, visando identificá-lo e corrigi-lo. Como fazer um diagrama de causa e efeito 1. Primeiro deve-se definir o problema que será analisado de forma objetiva. 2. Depois é preciso estabelecer e enunciar o problema de forma clara, escrevendo-o em um retângulo à direita, desenhando-se uma seta da esquerda para a direita até o retângulo, conforme indicado a seguir: Problema (efeito) Figura 3 – Início do diagrama de causa e efeito Adaptada de: Marcondes (2017). 3. Posteriormente será necessário reunir um grupo de pessoas para realizar um brainstorming (chuva de ideias) sobre as prováveis causas. 4. Na sequência será preciso classificar as causas descobertas no brainstorming no grupo famílias ou categorias de causas. 5. Denominam-se essas famílias ou causas como causas primárias potenciais que precisam ser escritas dentro de retângulos ligados ao eixo horizontal do diagrama, conforme a figura a seguir. Como exemplo, usamos as causas primárias potenciais (fatores de manufatura) ou seis Ms em uma indústria (matéria-prima, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e método). 32 Unidade I Problema (efeito) Mão de obra Método Matéria-prima Máquina Máquina Meio ambiente Figura 4 – Continuação do diagrama Adaptada de: Marcondes (2017). 6. Para cada causa primária apontada dentro do retângulo, é preciso identificar as subcausas que a afetam. 7. Depois é a hora de assinalar no diagrama todas as causas que tenham forte relação com o problema-efeito, levando-se em consideração:— a experiência; — a intuição; — os dados existentes. 8. Para finalizar, escrevem-se as subcausas secundárias, terciárias etc., conforme indicado na figura a seguir: Problema (efeito) Mão de obra Máquina Método Máquina Matéria-prima Meio ambiente Causa secundária Causa terciária Causa secundária Causa terciária Causa secundária Causa terciária Causa secundária Causa terciária Causa secundária Causa terciária Causa secundária Causa terciária Figura 5 – Diagrama de causa e efeito completo Adaptada de: Marcondes (2017). 33 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Entre as vantagens dessa ferramenta, podemos citar: • trata-se de uma ferramenta bem estruturada, que visa direcionar os itens para serem verificados buscando-se checar a identificação das causas; • mesmo existindo um esqueleto para ser preenchido, não existe nenhuma restrição referente às ações dos participantes; • permite-se ter uma ampla visão de todas as variáveis, interferindo no andamento das atividades, auxiliando na identificação da não conformidade. 2.5.4 Ferramenta 5W2H Esta ferramenta foi desenvolvida na indústria automobilística japonesa no período de condução dos estudos acerca da qualidade. Atualmente, a ferramenta 5W2H é considerada uma ferramenta de qualidade e administrativa, podendo ser aplicada em diversas áreas de negócio e em contextos diferentes nas organizações, desde o planejamento estratégico. Ela pode servir tanto para organizar e guiar a execução de ações dentro da empresa, até para planejar uma viagem de negócios. Seu principal objetivo é auxiliar no planejamento de ações, já que auxilia a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas e tomar decisões. Dessa forma, é correto afirmar que sua utilização traz inúmeros benefícios, além de proporcionar maior facilidade na compreensão de fatos e de auxiliar em um melhor aproveitamento de informações. Isso porque o 5W2H ajuda na obtenção de respostas que norteiam cenários, ajudando, assim, a sistematizar e organizar ideias. Essa ferramenta é uma espécie de checklist, composto de sete perguntas específicas cujas iniciais de suas palavras-chave em inglês marcam seu nome. A seguir, demonstraremos as questões que compõem o 5W2H: Quadro 1 – 5W2H Palavra em inglês Significado Descrição What O que será feito? Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de descanso e de leitura para colaboradores Why Por que será feito? Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecer suas entregas Where Onde será feito? Definição do local de realização. Pode ser um local físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa 34 Unidade I Palavra em inglês Significado Descrição When Quando será feito? O tempo de execução: cronograma e prazos para a execução Who Por quem será feito? Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto How Como será feito? Métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma How Many Quanto custará? Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto Adaptado de: Napoleão (2018). O 5W2H pode ser aplicado em inúmeros âmbitos, até no dia a dia, para programar atividades em família, como um piquenique no final de semana, por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em quaisquer práticas, embora seu principal objetivo seja aprimorar o planejamento de algum questionamento. As atividades mais comuns para as quais a ferramenta é utilizada são: Quadro 2 – Utilização do 5W2H Atividades do 5W2H Ações Criação de plano de ação 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema Definição de um processo ou projeto O uso do 5W2H pode funcionar como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, por que cada uma das atividades precisa ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser executadas Elaboração do planejamento estratégico Visto que o planejamento estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas, dentro da empresa, que possibilitem o aumento da competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas Adaptado de: Napoleão (2018). A seguir, vejamos um exemplo de aplicação da ferramenta: 35 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA Quadro 3 – Utilização do 5W2H Título: seleção de colaboradores qualificados que permaneçam na empresa Objetivo: mitigar o risco de perda de mão de obra qualificada Data de elaboração: 02/XX/20XX Responsável Ação 001: capacitação de recrutadores 5W O quê (What)? Capacitar a equipe de recrutadores Por quê (Why)? Porque recrutadores não estão conseguindo identificar candidatos com o perfil para a empresa Quem (Who)? Colaboradores da área de Recursos Humanos, incluindo assistentes e analistas de Recursos Humanos da empresa Quando (When)? A capacitação iniciará no dia 01/XX/20XX e terminará no dia 31/XX/2022 Onde (Where)? A capacitação será realizada no XXX e na empresa através de repasse de informações 2H Como (How)? 1 – Capacitação externa: todos os analistas de RH irão se locomover para a cidade de XXX para fazer o curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção, oferecido pelo grupo XYZ 2 – Capacitação interna: os analistas que participam do curso deverão repassar à equipe de assistentes os aprendizados adquiridos Quanto (How much)? Inscrição do curso de Técnicas de Recrutamento e Seleção: R$ 1.000,00 (cada) x 2 analistas = R$ 2.000,00 Locomoção e diária: R$ 350,00 x 5 dias = R$ 1.750,00 Repasse para os demais recrutadores da empresa: R$ 1.500,00 (horas de trabalho dos colaboradores envolvidos no repasse) Total: R$ 5.250,00 Ação 002: identificação de falhas no processo atual 5W O quê (What)? Realizar no processo atual um levantamento dos GAPs no processo de recrutamento e seleção que possam estar ocasionando a alta rotatividade de colaboradores (turnover) Por quê (Why)? Para sanar essas falhas e realizar contratações mais acertadas de colaboradores que se adequem ao perfil da empresa e permaneçam nela Quem (Who)? Analistas e assistentes de Recursos Humanos da empresa Quando (When)? Iniciará no dia 01/XX/20XX (após a realização do curso de capacitação) e terminará no dia 31/XX/2022 Onde (Where)? No setor de Recursos Humanos da empresa, mais especificamente no processo de recrutamento e seleção atual 2H Como (How)? Os analistas, com os assistentes, deverão aplicar o conhecimento adquirido por meio da capacitação e por estudos para identificar lacunas e falhas no processo atual de recrutamento e seleção, verificando possíveis pontos de melhoria voltados a buscar profissionais que realmente se encaixam no perfil da empresa Quanto (How much)? Horas de trabalho dos 4 colaboradores envolvidos:R$ 200,00 dia x 5 dias de execução = R$ 1.000,00 (não haverá gastos extras, apenas serão contabilizadas as horas de trabalho dos colaboradores envolvidos) Total: R$ 1.000,00 Adaptado de: Napoleão (2018). 36 Unidade I Como você deve ter observado, o plano de ação apresenta duas ações que fazem uso da ferramenta 5W2H. É importante pontuar, no entanto, que nem sempre é possível utilizar a ferramenta uma única vez, porque, na maioria das vezes, a resolução de um problema precisa de mais do que uma única ação. Aliás, é bem provável que as ações demonstradas no exemplo não sejam suficientes para sanar o problema de perda de mão de obra qualificada da empresa, mesmo porque as ações exemplificadas se referem apenas a uma parte: a de manter os colaboradores na corporação, evitando, dessa forma, o turnover. 2.6 Fase de implementação O consultor promove muitas mudanças na empresa do seu cliente, portanto, ele precisa ter em mente que suas ações deverão ser sustentáveis, dessa forma, as modificações precisam ser apoiadas pelos colaboradores. Para que isso ocorra, caberá a ele fazer com que os funcionários compreendam a importância das suas ações para o crescimento organizacional. Ao implementar mudanças na empresa, ele incorre, diretamente, na mudança do status quo, portanto, é preciso que ele tenha cautela. Para implementar as modificações, o consultor necessita considerar três fases distintas, visando minimizar impactos negativos. 1ª fase: descongelamento O objetivo do consultor, nessa primeira fase, é garantir subsídios para que ocorra a mudança, considerando a situação atual do cliente com o intuito de definir as transformações necessárias em termos tecnológicos, culturais e estruturais. Observação As mudanças vêm, geralmente, precedidas da quebra de paradigmas, sendo primordial que o cliente entenda que tal fato impulsionará a aceitação das alterações vindouras. No descongelamento, o consultor precisa despertar a atenção do cliente em acatar as mudanças, ou seja, ele deverá estimular o interesse do cliente. Assim, os colaboradores tendem a demonstrar maior interesse pelas mudanças se sentirem que serão beneficiados, logo, cabe ao consultor disseminar todos os benefícios que as transformações trarão para a organização e, consequentemente, para as pessoas nela inseridas. As mudanças somente serão implementadas com sucesso se contarem com o apoio de todos os envolvidos e se eles tiverem: • consciência da sua importância; • desejo de desenvolvê-las; • comprometimento com o sucesso proveniente das mudanças. 37 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 2ª fase: mudança A segunda fase refere-se à mudança em si. Nela, teremos a ocorrência do conjunto de ações planejadas pelo consultor, com o aval do cliente. Dessa forma, podemos afirmar que o consultor atuará como um agente de mudanças na implementação das atividades, sendo de suma importância poder contar com o apoio dos colaboradores e dos diversos métodos de controle. 3ª fase: recongelamento Nesta fase, a mudança implementada será efetivamente concretizada. É também nessa última fase que a empresa ajustará o aprendizado acerca dos novos elementos e da sua internalização. Resumidamente, é nela que a organização adere à mudança de fato. Desse modo, o recongelamento tem o objetivo de fazer com que as modificações passem a ser consideradas um processo diário da organização e não mais alguma coisa alheia às suas operações. Descongelamento: quebra do status quo da empresa Mudanças: execução das ações visando dar andamento nas mudanças Recongelamento: consolidação das mudanças na empresa Figura 6 – Fases para amenizar os impactos das mudanças 2.7 Controle O controle refere-se à última fase do processo de consultoria e tem como objetivo avaliar os aspectos referentes ao planejamento e ao controle da implementação das mudanças. Há diversas formas de se controlar a implementação, tais como WBS, diagrama de precedência/PERT, gráfico de Gantt e COM, entre outros. Observação Dificilmente as ferramentas são utilizadas separadamente, uma vez que o papel de uma é a complementação da outra. Como exemplo, podemos citar o WBS e o PERT: ao iniciar a implementação das mudanças necessárias, o consultor já deve ter definido o objetivo final dessa fase, entretanto, de início, possui a visão geral do projeto que deve ser executado, sendo necessário desmembrá-lo em proporções passíveis de uma gestão mais precisa. Tal desmembramento é denominado WBS – work breakdown structure. 38 Unidade I De acordo com Justo (2019), a WBS consiste em uma criteriosa decomposição da quantidade de processos e das tarefas administrativas e/ou gerenciais necessárias para a conclusão de um projeto. A WBS costuma ser apresentada de duas maneiras, a saber: • sob a forma de um organograma, conhecido como a árvore de decomposição do projeto; • sob a forma de uma relação ou tabela. Implantação da norma ISO 9001 Gerenciamento do projeto Planejamento Preparar workshop de sensibilização Mapear os processos organizacionais Definir a documentação necessária Treinar os auditores internos Reuniões Realizar workshop de sensibilização Validar os processos organizacionais Preparar procedimento de normatização Preparar auditoria Administração Preparar treinamentos de capacitação Preparar política de qualidade Elaborar procedimentos Realizar auditoria Sensibilizar e capacitar as pessoas Elaborar o manual da qualidade Realizar auditorias Elaborar o sistema de documentação Figura 7 – Modelo de uma WBS para a implantação da norma ISO 9001 Adaptada de: Guia PMBOK (2017). Observação A fase implementação precisa ser executada após um planejamento bem detalhado de todas as atividades que deverão ser desempenhadas, incluindo-se a seleção do pessoal necessário e, consequentemente, sua capacitação. Dessa forma, após a fase do planejamento, o consultor irá garantir que tudo ocorra conforme se planejou por meio de inúmeras ferramentas de controle. Nesta fase, leva-se em consideração o preparo da organização para que aceitem as mudanças implementadas, assim como o processo em si, e nesse cenário, é importante não esquecermos que as pessoas da empresa são peças-chave para o sucesso da implementação, bem como para a sustentabilidade das mudanças implementadas. 39 TÉCNICAS E TÓPICOS AVANÇADOS EM CONSULTORIA LOGÍSTICA 3 COMO ENTREGAR UM RELATÓRIO EMPRESARIAL O relatório empresarial nada mais é do que um documento que busca apresentar um resumo das atividades realizadas em uma empresa, informando seus dados e resultados. 3.1 Estrutura A estrutura de um relatório empresarial é composta de: • Sumário executivo: apresenta uma noção geral do documento. • Introdução: explicita o problema que motivou o relatório, apontando o objetivo desse documento. • Descobertas: desenvolvimento do relatório em si, ou seja, é a parte na qual são apresentadas: — as sínteses das atividades; — as observações; — as análises; — os dados; — os números; — os relatos coletados; — os possíveis comentários. • Recomendações: esse espaço é utilizado para fazer os apontamentos das medidas interventivas, e aqui pode-se também indicar estudos pertinentes. Devem ser conhecidas por todos envolvidos no processo, quando houver necessidade. • Referências: indicam os textos, os dados, as informações, os trabalhos, as pessoas e demais fontes que foram utilizadas para se produzir o relatório empresarial. A linguagem precisa ser desenvolvida em uma variedade-padrão, com comunicação objetiva e acessível, permitindo, dessa forma, uma fácil compreensão dos pontos mais relevantes. Além disso, o relatório empresarial pode apresentar diferenças, dependendo do nível de complexidade e da área de atuação, como economia, ciência ou administração, por exemplo (MATOS, 2021). 40 Unidade I Figura 8 – Relatório empresarial Disponível em: https://bit.ly/3OOb7s7. Acesso em: 11 jul. 2022. De acordo
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