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1 FACULDADE ÚNICA DE IPATINGA 2 Eduardo Blanco Formado em Administração de empresas com especializações em Gestão de Trânsito e Controladoria de Entidades do Terceiro Setor. MBA em Metodologias para Educação a Distância e Mestrado em Ciências da Linguagem. É doutorando em Administração pesquisando a Educação a Distância no Brasil. Professor universitário de graduação e pós- graduação desde 2010 e avaliador do MEC. Consultor empresarial e empreendedor digital. CONSULTORIA EMPRESARIAL 1ª edição Ipatinga – MG ANO 3 FACULDADE ÚNICA EDITORIAL Diretor Geral: Valdir Henrique Valério Diretor Executivo: William José Ferreira Ger. do Núcleo de Educação a Distância: Cristiane Lelis dos Santos Coord. Pedag. da Equipe Multidisciplinar: Gilvânia Barcelos Dias Teixeira Revisão Gramatical e Ortográfica: Izabel Cristina da Costa Revisão/Diagramação/Estruturação: Bruna Luiza Mendes Leite Fernanda Cristine Barbosa Guilherme Prado Salles Design: Bárbara Carla Amorim O. Silva Élen Cristina Teixeira Oliveira Maria Eliza Perboyre Campos © 2021, Faculdade Única. Este livro ou parte dele não podem ser reproduzidos por qualquer meio sem Autorização escrita do Editor. Ficha catalográfica elaborada pela bibliotecária Melina Lacerda Vaz CRB – 6/2920. NEaD – Núcleo de Educação a Distância FACULDADE ÚNICA Rua Salermo, 299 Anexo 03 – Bairro Bethânia – CEP: 35164-779 – Ipatinga/MG Tel (31) 2109 -2300 – 0800 724 2300 www.faculdadeunica.com.br http://www.faculdadeunica.com.br/ 4 Menu de Ícones Com o intuito de facilitar o seu estudo e uma melhor compreensão do conteúdo aplicado ao longo do livro didático, você irá encontrar ícones ao lado dos textos. Eles são para chamar a sua atenção para determinado trecho do conteúdo, cada um com uma função específica, mostradas a seguir: São sugestões de links para vídeos, documentos científicos (artigos, monografias, dissertações e teses), sites ou links das Bibliotecas Virtuais (Minha Biblioteca e Biblioteca Pearson) relacionados ao conteúdo abordado. Trata-se dos conceitos, definições ou afirmações importantes nas quais você deve ter um maior grau de atenção! São exercícios de fixação do conteúdo abordado em cada unidade do livro. São para o esclarecimento do significado de determinados termos/palavras mostradas ao longo do livro. Este espaço é destinado para a reflexão sobre questões citadas em cada unidade, associando-o a suas ações, seja no ambiente profissional ou em seu cotidiano. 5 SUMÁRIO A CONSULTORIA NO CONTEXTO EMPRESARIAL ............................... 9 1.1 AS EMPRESAS SE ADAPTANDO AOS MERCADOS .................................................... 9 1.2 CONSULTORIA COMO SOLUÇÃO INTELIGENTE .................................................. 12 1.3 CARACTERÍSTICAS E HABILIDADES DO CONSULTOR .......................................... 16 FIXANDO CONTEÚDO .......................................................................................... 21 CONSULTORIA NA PRÁTICA .................................................................. 25 2.1 TIPOS DE CONSULTORIA ......................................................................................... 25 2.2 AS ETAPAS DO PROCESSO ..................................................................................... 28 2.3 CRIANDO RELATÓRIOS EFICIENTES ........................................................................ 33 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 36 DIAGNÓSTICO E INTERVENÇÃO EMPRESARIAL ............................... 41 3.1 A REALIDADE DA ORGANIZAÇÃO ...................................................................... 41 3.2 DIAGNÓSTICO EFICIENTE ..................................................................................... 42 3.2.1 DIAGNÓSTICO DE ATITUDE DAS LIDERANÇAS: .......................................... 43 3.2.2 DIAGNÓSTICO DA ATITUDE DAS PESSOAS DA EQUIPE DE VENDAS: ....... 43 3.2.3 DIAGNÓSTICO DO RELACIONAMENTO DA EMPRESA COM O CLIENTE . 44 3.3 INTERVENÇÃO E PLANEJAMENTO ....................................................................... 50 FIXANDO O CONTEÚDO ......................................................................................52 METODOLOGIAS, TÉCNICAS E FERRAMENTAS .................................. 57 4.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 57 4.2 ANÁLISE SWOT ...................................................................................................... 57 4.3 BSC BALANCED SCORECARD .............................................................................. 62 4.3.1 FUNÇÕES DO BSC ................................................................................... 64 4.3.2 PRINCÍPIOS DO BSC: ............................................................................... 65 4.4 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO POR DESAFIOS .................................................. 66 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 72 MODELOS DE NEGÓCIO PARA CONSULTORIA ................................ 76 5.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 76 5.2 O CONSULTOR EMPREENDEDOR .......................................................................... 76 5.2.1 PROPOSTAS TÉCNICAS .......................................................................... 81 5.2.2 MODELO DE CONSULTORIA TOTAL INTEGRADA ............................. 82 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 85 GESTÃO DE PROJETOS DE MUDANÇA ........................................... 89 6.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 89 6.2 GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS NA CONSULTORIA ................................................. 89 6.3 ENDOMARKETING NO CONTEXTO DA MUDANÇA ............................................. 93 6.4 A ÉTICA COMO BÚSSOLA DA CONSULTORIA ..................................................... 95 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 98 UNIDADE 01 UNIDADE 02 UNIDADE 03 UNIDADE 05 UNIDADE 06 UNIDADE 04 4 6 RESPOSTAS DO FIXANDO O CONTEÚDO .................................... 103 REFERÊNCIAS................................................................................. 104 7 8 CONFIRA NO LIVRO Aqui você poderá compreender porque as empresas cada vez procuram mais por serviços de consultoria. O assunto agora será os tipos de consultoria e as diferentes etapas que comporta este processo. Você poderá conferir os momentos mais importantes da consultoria, o diagnóstico e a intervenção. Como diagnosticar e posteriormente realizar o planejamento em uma organização. A visão da consultoria como um negócio possível de forma individual ou em parceria com outros profissionais. Como gerir uma mudança de forma ágil assim como a ética no ambiente da consultoria empresarial. 9 A CONSULTORIANO CONTEXTO EMPRESARIAL 1.1 AS EMPRESAS SE ADAPTANDO AOS MERCADOS Estimado aluno, você já percebeu a velocidade com a qual os mercados de todos os setores vêm sofrendo mudanças? A este respeito poderíamos falar que na última década tem acontecido mais mutações que no último século. Este fenômeno mercadológico é justificado por uma série de eventos econômicos, empresariais, acadêmicos, sociais e comportamentais. A globalização, que teve início umas décadas atrás e que influenciou definitivamente as economias e os mercados do mundo inteiro estabeleceu certos padrões conceituais e operacionais que, uma vez validados por teóricos e pesquisadores acadêmicos das maiores universidades do planeta, se estabeleceram como prática cotidiana dos processos de gestão de organizações de todos os tamanhos e dos mais variados setores, industriais, comerciais e de serviços. Assim, as empresas foram se adaptando paulatinamente e adotando uma série de processos, metodologias e ferramentas da administração que rapidamente se disseminaram por todos os rincones do planeta. Cunha 2013 explica que todas as empresas de qualquer setor de atuação estão sujeitas a passar por processos de mudança e transformação. Estas transformações do ambiente empresarial tem sido um terreno fértil para o exercício da consultoria empresarial. Na realidade, consultores existem desde que foram criadas as primeiras comunidades. Milénios atrás os grandes reis que conquistavam e dominavam amplos territórios no velho continente se valiam de consultores específicos para tomar suas decisões. Eram pessoas com determinados conhecimentos em diferentes áreas que auxiliavam os monarcas de forma ocasional ou permanente de acordo com as necessidades. Perceba que o modelo daquela época não difere em muito do formato adotado atualmente. Cada empresa deve possuir um core business, ou seja, foco especial no que é seu negócio principal baseado em suas características e principais habilidades. Este fato faz com que muitas vezes as organizações, ante a necessidade de solucionar UNIDADE 01 10 uma determinada situação não relacionada diretamente a seu core business, optam por recorrer a um consultor, ou empresa de consultoria para achar a solução desejada. Esta é uma das fortes razões que justificam o desenvolvimento deste tipo de atividade empresarial. Além destes fatos encontramos algumas exigências dos mercados que tem levado as organizações a contratarem serviços de consultoria e que citaremos na sequência. Qualidade: A qualidade nos produtos e serviços consistia em uma vantagem competitiva uma década atrás. Os consumidores ficaram cada vês mais exigentes, em parte, pela popularização da internet e pelo acesso a informação que este fenômeno causou. Assim estes consumidores passaram a exigir maior qualidade nos produtos o que levou as empresas a partirem do pressuposto que qualidade precisa ser um atributo indispensável nos produtos e serviços que elas oferecem aos mercados. Logo, consultores em processos de qualidade começaram a ser procurados por todo tipo de organização. Inovação: Algo semelhante com o que aconteceu com a qualidade vem sucedendo com a inovação. A exigência dos consumidores antes citada tem promovido o desenvolvimento de produtos e serviços que ofereçam novas soluções de forma criativa. Além disto a procura pela produtividade e eficiência nos processos operacionais levou as empresas a inovarem nos seus processos internos. Este ambiente de inovação presente em uma boa parte dos mercados tem exigido a atuação de consultores especializados neste tipo de processos. Transformação digital: Ainda em expansão este fenômeno tem tomado conta de uma boa parcela das empresas existentes, principalmente no setor de serviços. Esta dinâmica tecnológica vinha acontecendo naturalmente promovida pelos avanços tecnológicos e pelo comportamento digital adotado pela maior parte dos consumidores, no entanto, a pandemia do Covid-19, tem acelerado este processo pela necessidade de atendimentos que evitem o contato físico entre pessoas o que ocasionou o desenvolvimento de espaços digitais em todo tipo de serviços. Mais um fenômeno que levou a necessidade de contratação de consultores especialistas neste tipo de transformação. 11 Alto desempenho: As empresas precisam atingir resultados cada vez mais exigentes e para isto o desempenho que suas equipes e pessoas necessitam conseguir é de altíssima performance. Existe um perfil de consultor em alto desempenho que vem sendo contratado pelas organizações de todos os setores com o intuito de potencializar o rendimento destas equipes. Percebese, no contexto empresarial, amplos desafios para adotar as ferramentas tradicionais da administração assim como dificuldades em implementar técnicas contemporâneas e avançadas de gestão. Neste sentido Souza (2016, p. 5) coloca que “as empresas precisam se manter conectadas às novas técnicas e operações administrativas do mundo empresarial, e isso gera a necessidade de contar com bons consultores para guiá-las nesse novo contexto”. A despeito disso podemos explanar que nem todas as empresas conseguem contratar especialistas com formação e experiência em setores como planejamento, marketing, projetos, recursos humanos, inovação, planejamento da produção, entre outros. Sendo assim a consultoria é um caminho bem interessante. Uns anos atrás foi aprovada no Brasil a legislação da terceirização o que permite que empresas terceirizem não tão somente as atividades de apoio, mas também as essenciais. Em muitos casos, financeiramente é mais atrativo para a organização contratar uma consultoria antes funcionários com todos os encargos e custos que esta relação trabalhista exige. Neste sentido é importante esclarecer que esta prática sempre deve ser realizada dentro da mais absoluta legalidade, e no caso, não consiste em uma ideia de evasão de responsabilidades fiscais mas sim de optimização de custos em alguns dos processos empresariais. Para não ter dúvidas a respeito da forma de proceder sempre é importante consultar o serviço contábil da empresa. A Figura 1 apresenta o macroambiente da organização sociopolítica da sociedade e o contexto da atividade de consultoria dentro dele. 12 Figura 1: Consultoria No Macroambiente Sociopolítico Da Sociedade Fonte: Elaborada pelo Autor (2021). A sociedade é organizada, sócio e politicamente, em três setores sendo estes o primeiro, representado pelo estado, o segundo, que inclui o mercado e o terceiro, que contém as organizações não governamentais sem fins lucrativos. A Figura 1 apresenta de que forma a consultoria se faz presente nos três setores da sociedade por meio de diferentes aspectos que contemplam todos os elementos que representam cada um destes setores. CONSULTORIA COMO SOLUÇÃO INTELIGENTE Já compreendemos os fenômenos empresariais pelos quais existe uma tendência a utilização de serviços de consultoria em todos os tipos de mercados. Quando uma organização opta por contratar um consultor, grupo de consultores, ou ainda, uma empresa de consultoria o que na realidade ela está procurando são soluções para determinados problemas que estão se apresentando de forma parcial ou permanente. Para compreendermos melhor esta situação devemos perceber os problemas não como necessariamente uma situação negativa ou de risco. Um problema, neste contexto, pode consistir em qualquer tipo de situação empresarial que exige um 13 tratamento e, que por alguma razão, a empresa não consegue dar o trato necessário. Como já citamos este tipo de situação problema pode ser a definição de uma estratégia de crescimento, a implementação de uma nova linha de produção, uma possívelexpansão no mercado, a determinação conceitual de um novo produto ou serviço ou qualquer tipo de conjuntura dentro do amplo espectro das operações da empresa. Vamos agora mapear os tipos de problemas empresariais que podem levar a organização a pensar na procura, seleção e contratação de um serviço de consultoria. Para isto vamos recorrer a obra de Souza (2016, p.72) que identifica algumas destas situações. Problemas estratégicos e de recursos: Os primeiros consistem em situações nos quais a empresa precisa definir uma linha de atuação e de utilização dos recursos existentes, mas não consegue ter clareza para esta decisão. Já a questão de problemas com recursos se limita ao fato da inexistência ou indisponibilidade destes na organização para a execução de algum tipo de operação ou projeto. Esta falta pode ser quantitativa ou qualitativa. Na primeira é possível que os recursos estejam disponíveis, mas em quantidades insuficientes. Como exemplo podemos citar matéria prima, equipamentos, pessoas e capital entre outros. Já na segunda a qualidade exigida dos recursos não condiz com as possibilidades existentes no momento como conhecimento das pessoas, equipamentos de alta tecnologia, insumos e materiais específicos. https://bit.ly/3GtJ4KC 14 Problemas de produção: As empresas, para atingir seus resultados se organizam por meio de operações. Cada uma destas operações e dividida em vários processos que vão se sucedendo. Por sua vez cada um destes processos e dividido em várias atividades e, finalmente estas são executadas por meio de várias tarefas. Ao longo de todo este percurso e principalmente nos processos de produção, ou seja, naqueles que matérias-primas, insumos e materiais são transformados para a obtenção de algum tipo de bem são vários os problemas que podem se apresentar ligados a atividades como superprodução, estoques, tempo de espera, transporte, defeitos, qualidade, movimentação durante as tarefas, processamento e layout, apenas por citar alguns. Problemas de marketing: Os gestores empresariais tomam decisões de marketing de forma permanente. Lembremos que as atividades do mix de marketing envolvem situações referentes ao produto, preço, praça e promoção. Assim eles se deparam com problemas em aspectos como segmentação de mercado, preços elevados ou demasiado baixos, produtos com características e utilidades inadequadas, falta de qualidade nos produtos e serviços, comunicação ineficaz junto aos clientes, indefinição da linguagem e dos canais para se comunicar com os consumidores, problemas de atendimento e relacionamento com os clientes entre muitos outros. Problemas de vendas: Principalmente encontrados nos PDV ou pontos de venda de acordo com cada canal de distribuição utilizado para que os produtos e serviços fiquem disponíveis para os consumidores. Assim encontramos baixa motivação e engajamento dos vendedores, alta rotatividade ou turnover da equipe de vendas, técnicas de venda ineficientes, dificuldade de os vendedores compreenderem a cultura e o posicionamento da empresa dentro do mercado, falta de estrutura física necessária nos pontos de venda para agradar o cliente e potencializar as vendas por meio de uma experiência agradável. Problemas de logística: A logística moderna, e principalmente o conceito de Supply Chain que promove a gestão integrada, inteligente e colaborativa da cadeia de suprimentos exige um planejamento extremamente meticuloso. Neste contexto a prática do processo de JIT, ou Just in Time que propõe a utilização de baixos níveis de estoque para otimizar os custos logísticos se depara com problemas como falta de informação circulando por toda a cadeia, alto lead time ou tempo transcorrido entre o pedido e a entrega, gestão ineficiente de estoques, cálculos errados do ponto de 15 pedido, reposição de produtos inadequada, problemas de roteirização de veículos, quebras de estoque, altos custos gerados pela atividade logística entre outros problemas deste setor. Problemas de recursos humanos: Sabemos que as vantagens competitivas que uma organização pode alcançar em qualquer mercado de atuação são sustentáveis ao longo do tempo quando tem foco nas pessoas. Todos os outros recursos podem ser imitados, capital, equipamentos, matérias-primas se encontram ao alcance de todas as empresas. Já as pessoas, ou seja, seu poder de criatividade, inovação, invenção e superação são únicos e de difícil ou impossível imitação. Isto faz com que a atividade de contratar as pessoas certas para cada função seja extremamente complexa. Muitos são os problemas que se apresentam na hora de definir o perfil certo de contratação para cada função, estabelecer um processo correto de recrutamento, proceder a seleção e posterior contratação, implementar atividades de ambientação e integração, definir programas de treinamento e capacitação de acordo com as necessidades específicas de cada processo, criar programas de desenvolvimento permanente para todos os colaboradores, solucionar conflitos intrapessoais, interpessoais e entre equipes e setores, delinear elementos de motivação assim como gerar ambientes de trabalho harmoniosos. Continuando com esta linha de raciocínio na qual focamos nos problemas empresariais como motivadores da procura por serviços de consultoria encontramos nas palavras de Cunha, 2013, p. 69 uma série de obstáculos empresariais que o autor os denomina de doenças de gestão e que são apresentados na sequência. Inexistência de planejamento estratégico: Esta é a principal causa de uma série de outras doenças organizacionais ocasionadas pela falta de rumo geral. Falta de clareza enquanto aos objetivos e metas da empresa: Além da necessidade de existir total convicção das metas empresariais definidas pelos gestores deve permanecer a comunicação clara e transparente para todos os integrantes da organização. Dificuldade no relacionamento entre sócios-diretores: Situação essa de difícil solução e promulgada a partir de diferentes valores e crenças dos sócios com respeito a atuação da empresa. Normas e procedimentos não claros: Muitas vezes não existem normas especificadas, ou se existem não são claras o que provoca divergências importantes entre funcionários e equipes. 16 Altos índices de turnover: Consiste na alta rotatividade de funcionários. É provocada principalmente pela insatisfação dos colaboradores e pela falta de motivação para a execução das atividades das quais são responsáveis. A alta rotatividade cria problemas de falta de sequência e entrosamento nos diferentes setores ou na empresa como um todo comprometendo as entregas parciais de todos os processos. Excessivos processos burocráticos: A normatização é aconselhável, mas quando a burocracia é excessiva gera o engessamento da organização dificultando processos como o de criatividade e inovação. Se formos realizar uma análise mais meticulosa podemos encontrar outros tipos de inconvenientes que levam as empresas a procura da consultoria. O importante é ter clareza que estas razões existem, visto que as soluções que o processo de consultoria deverá oferecer precisam resolver, de forma inteligente, as causas que levaram a sua contratação. CARACTERÍSTICAS E HABILIDADES DO CONSULTOR Você já imaginou sendo um consultor no futuro? Se a resposta foi não, tudo bem, como gestor, como colaborador ou até como proprietário de uma empresa você deverá contratar ou conviver profissionalmente com um prestador de serviços destas características, por esta razão é interessante estudarmos quais são as principais características deles. Se por outro lado, sua resposta foi positiva este estudo servirá para você ter como guia das habilidades, competências e conhecimentos que você deverá adquirir ao longo desua carreira. O consultor de sucesso reúne uma série de atributos que o caracterizam e habilitam, de certa forma, para exercer este tipo de atividade empresarial. Vamos juntos analisar quais são estes atributos. Para isto vamos dividir esta apreciação em três tipos de características seguindo os ensinamentos de Souza (2016, p. 09). https://bit.ly/3AVPYqK 17 Características de habilidade: Um profissional com habilidades é aquele, que consegue interferir dinamicamente na realidade promovendo soluções para problemas existentes. As habilidades permitem que um indivíduo que adquiriu determinados conhecimentos logre traduzi-los em práticas empresariais que aportem caminhos concretos para a execução eficiente de atividades e processos que se encontrem com algum tipo de obstáculo em sua realização. Para uma maior compreensão deste ponto podemos dividir as habilidades em 3 grupos: Habilidades técnicas: consistem em aquelas que são direcionadas para a realização de uma tarefa ou atividade específica como criar uma planilha, elaborar um relatório ou executar um procedimento técnico. Habilidades conceituais: são aquelas que permitirão ter um raciocínio lógico na hora de conceber algum conceito ou ideia na organização na qual o serviço de consultoria está sendo realizado. Como exemplo podemos citar a leitura de um contexto mercadológico, a construção de possíveis cenários ou a defesa de uma posição para uma tomada de decisão. Habilidades humanas: priorizam a capacidade de relacionamento entre as pessoas e apontam a solução de conflitos, o trabalho em equipe a motivação e a liderança, apenas para citar algumas. Souza (2016, p. 09) ainda defende algumas características que um bom consultor precisa ter em diferentes aspectos levando em conta as habilidades e que se expressam por meio de 24 atitudes que expressamos na sequência: Atitude 1. Postura inovadora: um consultor deve estar atento aos processos de inovação por três principais fatores. Primeiro que quando uma empresa contrata um consultor se espera que ele aporte novas soluções nunca antes vistas na organização. Segundo que os problemas que as empresas deverão tratar daqui para frente serão cada vez mais abrangentes e complexos e as técnicas aplicadas devem acompanhar estas mudanças. Por fim as tendências mostram que as https://bit.ly/3Fnl0ta 18 soluções que serão aplicadas para resolver essas situações no futuro ainda deverão ser criadas e, os consultores, cumprem papel importante na criação de tais metodologias. Neste ponto posicionamentos de comprometimento, engajamento, agressividade empresarial, senso de oportunidade e flexibilidade são recomendáveis. Atitude 2. Cooperação com a tomada de decisão: o consultor não deve se ocultar, bem pelo contrário, deve estar em permanente posição de auxílio aos diretores e gestores para a tomada de decisões. Neste sentido ele deve providenciar todos os elementos necessários, como pesquisas, dados, informações, cenários, tendências e possibilidades que venham dar suporte a alta direção da empresa. Atitude 3. Controle da situação: Planejamento e organização são fundamentais para que o consultor tenha os elementos necessários para exercer o controle dos trabalhos desenvolvidos por meio da utilização de métricas e indicadores desenhados para este fim. Atitude 4. Raciocínio estratégico: a visão estratégica deve permear o dia a dia de um consultor. Todas as metodologias criadas devem estar alinhadas com a estratégia elaborada para a resolução de cada situação. Atitude 5: Desenvolver a intuição: ser intuitivo se antecipando a determinadas situações é de extrema importância para se diferenciar das pessoas que estão na empresa. A fim de contas, ele foi contratado para que enxergue coisas que os outros não vem. Atitude 6. Provocar mudanças: estas devem fazer parte do contexto de trabalho do consultor. Cuidados especiais como os colaboradores da organização precisam ser tomados visto que normalmente existe pouca disposição para processos de mudança. Atitude 7. Confiança e otimismo: O consultor deve ser o primeiro a acreditar em que a solução proposta vai dar certo. Ele deve se encarregar de contagiar este espírito para as equipes que se encontrem envolvidas nesse processo. Desta forma conseguirá o engajamento de todos. Atitude 8. Sentido de equipe: o consultor deve promover o trabalho em equipe se integrando com todos os setores nos quais deverá atuar na organização. A individualidade não faz parte do escopo profissional. Atitude 9. Ser realista: as soluções criadas e propostas precisam ser aplicáveis no 19 contexto atual e no futuro próximo da empresa. A realidade deve estar presente em todos os planos elaborados. Atitude 10. Assumir responsabilidades: o consultor não pode se esconder. Sempre deve assumir a responsabilidade de todos seus atos e dos planos propostos, estes dando certo ou errado. Atitude 11. Mediar conflitos: os problemas de relacionamentos interpessoais e entre setores são normais nas empresas. Estar preparado e saber lidar com eles é a atitude certa. Atitude 12. Praticar a ética: todos os resultados alcançados devem ser por meio de vias honestas e dentro das normas estipuladas pela organização. Atitude 13. Características de conhecimento: não é aconselhável oferecer consultoria em uma área que você desconheça. O conhecimento é primordial para diagnosticar uma situação e poder oferecer soluções para ela. O conhecimento se adquire com o tempo, principalmente por meio da assimilação de teorias e pelo contato prático com situações que sejam representadas por esses elementos teóricos assimilados. Via de regra, independente da área da consultoria, o consultor deve dominar as principais ferramentas da administração e gestão empresarial. Citamos alguns elementos que não podem estar ausentes neste sentido. Atitude 14. Formação acadêmica: é recomendável visto que desta forma sempre existirá um conteúdo teórico além de dar um status mais formal a consultoria. Especializações e pós-graduações em determinadas áreas também são importantes na mesma direção. Se o consultor tiver experiência como professor universitário melhor ainda. Atitude 15. Pensar no maro e no micro: deve existir o raciocínio generalista e especialista ao mesmo tempo para poder partir de um contexto mais amplo e realizar um recorte em torno do problema a ser solucionado. Atitude 16. Saberes alinhados com o mercado: os conhecimentos procurados e adquiridos pelo consultor devem acompanhar as tendências de mercado da área de atuação. Atitude 17. Sede de informação: notícias sobre o setor no qual se está atuando assim como informações da realidade econômica, mercadológica, política e social tanto de índole regional como nacional e internacional são obrigatórias na atuação de um consultor. 20 Atitude 18. Características comportamentais: a forma como o consultor se comportará será determinante para definir o tipo de relacionamentos que ele terá com todos os envolvidos no processo de consultoria. Seguem alguns deles. Atitude 19. Postura interativa: a proatividade junto com a interatividade ajudarão o consultor na frente de todas as situações. Atitude 20. Utilizar a razão: o equilíbrio emocional deve existir em todo momento por parte deste profissional. Atitude 21. Harmonia contagiante: se relacionar da forma correta e harmoniosa com todos e se expressar de forma calma, segura e tranquila criarão um ambiente favorável em seu entorno. Atitude 22. Foco nas pessoas: elas são a parte mais importante da empresa e as soluções criadas devem colocá-las no centro do controle das diferentes situações. Atitude 23. Abertura para o diálogo: escutarmais que o necessário e falar quase que o ideal é sempre uma atitude correta. Atitude 24. Trabalhar com os erros: o erro, tanto próprio quanto das pessoas envolvidas faz parte do processo de aprendizado e sempre deve ser tratado de forma construtiva. Sales (2013, p.69) ainda destaca que um bom consultor deve saber a diferença entre o que é importante e o que é urgente dentro da empresa. Estas são características gerais que todo consultor deve procurar ter. É claro que existem outras específicas das diferentes áreas de atuação e que também devem ser mapeadas e desenvolvidas. 21 FIXANDO CONTEÚDO 1. As novas exigências dos mercados têm exigido das empresas uma série de atributos que nem sempre estavam presentes no cerne organizacional. Em muitos casos, as empresas optam por contratar serviços de consultoria para cuidar destes tipos de processos exigidos pelos consumidores. Dois destes atributos que justificam a contratação de um consultor são o alto desempenho e a transformação digital. Assinale nas alternativas a seguir a que apresenta os outros dois elementos. a) Qualidade e inovação. b) Finanças e marketing. c) Promoção e divulgação. d) Compras e vendas. e) Pesquisa e diagnóstico. 2. A sociedade se encontra organizada e dividida em 3 tipos de setores. O primeiro setor no qual se encontra o governo em todas suas instancias, o segundo setor que enquadra as empresas, ou seja, tudo o mercado privado, e o terceiro setor no qual encontramos todas as organizações sem fins lucrativos ou não governamentais, ou seja, as ONG. A este respeito podemos afirmar que: I. Somente o primeiro setor utiliza consultorias. II. Somente o segundo setor utiliza consultorias. III. Somente o terceiro setor utiliza consultorias. IV. Os três setores utilizam consultorias. Assinale a alternativa correta. a) Somente as afirmações I e II estão corretas. b) Somente as afirmações I, II e III estão corretas. c) Somente a afirmação IV está correta. d) Somente a afirmação II está correta. e) Somente a afirmação I está correta. 22 3. As empresas, para atingir seus resultados se organizam por meio de operações. Cada uma destas operações e dividida em vários processos que vão se sucedendo. Por sua vês cada um destes processos e dividido em várias atividades e, finalmente estas são executadas por meio de várias tarefas. Muitas vezes os gestores vão encontrar obstáculos e situações difíceis de serem resolvidas neste âmbito e optarão pela contratação de um serviço de consultoria. Assinale que tipo de problema justificaria a contratação de consultoria neste caso. a) Problemas de recursos humanos. b) Problemas de equipe de vendas. c) Problemas operacionais. d) Problemas de estrutura logística. e) Problemas de estratégias de crescimento. 4. É relativamente comum que nas empresas contemporâneas se vivencie o fenômeno de turnover. Esta consiste em uma das razões pelas quais muitas vezes as empresas contratam consultorias específicas para solucionar este tipo de inconveniente empresarial tão problemático para as organizações. Assinale a seguir qual é a alternativa que apresenta a relação certa com o fenômeno de turnover. a) Taxa de tempo de entrega. b) Taxa de giro de capital. c) Taxa de seleção final sobre o recrutamento. d) Taxa de circulação de produtos. e) Taxa de rotatividade de funcionários. 5. Para ser um consultor, o profissional precisa ter conhecimento e habilidades na área em que vai atuar. Ele necessita, sobretudo, de capacidade analítica e uma postura ética, pois seus aconselhamentos irão influenciar diretamente a tomada de decisão. (sebrae.com.br) 23 Neste sentido encontramos uma série de habilidades que estão direcionadas para a realização de uma tarefa ou atividade específica como criar uma planilha, elaborar um relatório ou executar um procedimento técnico. A que tipo de habilidade este texto se refere? a) Habilidades conceituais. b) Habilidades tecnológicas. c) Habilidades teóricas. d) Habilidades técnicas. e) Habilidades secundárias. 6. O raciocínio estratégico consiste em uma postura que o consultor deve ter a partir da habilidade desenvolvida de raciocinar em favor da obtenção de soluções criativas para os problemas da empresa para a qual oferece seus serviços. A este respeito podemos afirmar: I. A visão estratégica deve permear o dia a dia do consultor. II. As metodologias criadas pelo consultor devem estar alinhadas com a estratégia elaborada para a resolução de cada situação. III. Os resultados conseguidos devem estar de acordo com a estratégia macro da empresa. IV. Este tipo de raciocínio arranja a melhor solução para a empresa. Assinale agora a alternativa que apresenta a relação correta entre verdadeiro (V) e falso (F). a) V - F - V - F. b) F - V - F - V. c) F - F - F - F. d) V - V - V - V. e) V - F - F - F. 24 7 Quando uma empresa se situa em um setor competitivo (não sujeito a controles), a entrada neste setor pode estar facilitada, sem grandes bloqueios o que reduz consequentemente a capacidade de lucros das empresas. De forma contrária, setores onde as forças que bloqueiam a entrada são maiores aumentam as oportunidades de lucro. Uma vez analisadas as forças que afetam a competição em um setor e suas causas básicas, a empresa tem a possibilidade de identificar o vigor e as fraquezas de um ponto de vista estratégico. Podendo avaliar um plano de ação que poderá incluir: posicionar a empresa de tal modo que suas capacitações forneçam a melhor defesa contra a força competitiva ou, influenciar no equilíbrio de forças por meio de ações estratégicas ou antecipar mudanças nos fatores básicos das forças e respondendo a elas. Falando ainda em vantagem competitiva encontramos elementos que podem ser imitados de alguma forma como as finanças, a tecnologia e os equipamentos entre outros. Estas colocações nos levam a afirmar que para estabelecer uma vantagem competitiva sustentável um consultor deve consegui-la a partir: a) das maquinas. b) dos investimentos. c) das pessoas. d) das instalações. e) do marketing. 8. É sabido que os empresários possuem certa dificuldade em elaborar planejamentos estratégicos aplicáveis. Sendo assim é comum que contratem empresas ou consultores especialistas em elaborar este tipo de ferramenta. O principal problema que a falta de um planejamento destas características causa em uma organização é: a) a falta de elementos de controle. b) a falta de pessoas. c) a falta de rumo geral. d) a falta de investimento. e) a falta de tempo. 25 CONSULTORIA NA PRÁTICA 2.1 TIPOS DE CONSULTORIA Encontramos no mercado uma infinidade de empresas que atuam nos setores, industriais, comerciais e de serviços. O consultor pode exercer suas atividades em qualquer um destes mercados. Alguns deles e dependendo das características do serviço de consultoria exigirão uma habilitação profissional e formação específica como consultoria jurídica, contábil, em arquitetura e engenharia, entre outras. Fora esta apreciação inicial podemos realizar algumas classificações para identificar diferentes tipos de serviços. A primeira que analisaremos é a forma de trabalho, no sentido se o consultor trabalhará somente ele ou associado com outros profissionais. A maior parte das empresas vão exigir e emissão de notas fiscais pelos serviços prestados. Na primeira das situações o consultor pode se inscrever como MEI (Microempreendedor Individual) que possui um teto máximo de faturamento. Já na segunda das situações, como existirão sócios, o ideal é abrir uma sociedade simples.Este modelo empresarial permite faturamentos mais amplos. A segunda classificação que abordaremos segue a ordem da duração da consultoria e neste sentido encontraremos as seguintes formas. Consultoria temporária: consiste em aquele serviço que será prestado para uma situação específica por um período de tempo determinado. Podem ser dias, semanas ou meses. Isto vai depender das características do problema a ser resolvido. Consultoria permanente: o caráter dela não é temporário e sim de forma permanente, por tanto, sem data para acabar. Esta se estipula em horas por dia, dias por semana ou ainda dias no mês, mais uma vez, vai depender do tipo de serviço a UNIDADE 02 https://bit.ly/33T97gG 26 ser realizado e das peculiaridades da negociação e do contrato a ser assinado. Consultoria mista: consiste em uma mistura das duas modalidades anteriores. Ante um determinado problema uma empresa pode contratar um serviço de consultoria permanente. Depois de ter achado a solução e implementado a mesma o contrato muda para temporário com características de suporte ao longo do tempo. Uma outra classificação que devemos abordar consiste na forma de relacionamento espacial existente com a organização que será assessorada. Neste sentido encontramos as seguintes opções seguindo os preceitos de Souza (2016, p.21): Consultoria interna: nesta modalidade o consultor faz parte do quadro permanente da empresa e desempenha suas atividades no âmbito físico da mesma. Na maior parte dos casos a dedicação deste profissional é exclusiva para esta organização. Neste modelo encontramos vantagens e desvantagens. Podemos citar com vantagens o envolvimento com a cultura e os pormenores da empresa já que de certa forma, ele é um funcionário desta. Outro ponto é o poder formal que ele possui visto que faz parte do organograma funcional e hierárquico. O monitoramento e controle se torna muito mais preciso pela presença permanente. O acesso as pessoas, as equipes e aos setores é muito mais fácil. Já as desvantagens que podemos apreciar é a falta de experiência com outras situações do mundo empresarial, no caso de ficar durante muitos anos somente em uma organização. Existe neste modelo menos imparcialidade visto que ao longo do tempo vai criando laços com diferentes pessoas e setores. Pelos relacionamentos estabelecidos perde um pouco da liberdade de expressão e colocação a respeito dos problemas. Consultoria externa: aqui o consultor não faz parte do quadro da empresa. Ele presta o serviço de forma autônoma ou por meio de uma empresa de consultoria. Aqui também vamos encontrar elementos a favor e contra. Entre as vantagens https://bit.ly/3Gmeen2 27 podemos colocar um maior respeito por parte do alto escalão da empresa visto que ele se remitirá diretamente a eles. Este consultor pode ter maior experiência visto que trabalha em várias organizações ao mesmo tempo. O nível de riscos que ele assumirá podem ser maiores. Suas apreciações serão mais imparciais visto que não possui envolvimento afetivo com as pessoas e equipes da empresa que está consultando. Entre as desvantagens podemos mencionar a falta de envolvimento com a cultura e ambiente organizacional que está analisando. Neste caso, o poder formal é bem menor visto que não faz parte do quadro de funcionários. Pela falta de relacionamento possui menos acesso as pessoas e aos processos. Seguindo nas diferentes formas de compreender os modelos possíveis de consultoria encontramos uma que separa a consultoria de pacote e customizada. Vamos detalhar cada uma delas. Consultoria de pacote: como o nome fala consiste em um agrupamento predefinido de técnicas ou processos administrativos que as empresas interessadas contratarão. Podem existir diferentes combos com serviços mais simples ou mais complexos. Neste caso não existe personalização a situação de cada organização e sim uma abordagem generalista. Todas as empresas que contratarem receberão o mesmo pacote. Entre as vantagens encontradas neste modelo podemos nomear a agilidade e rapidez na prestação de serviço visto que o pacote está pronto. O custo deste tipo de serviço costuma ser sempre menor pela economia de escala já que não existirá personalização deste. Como desvantagem vemos a adequação do serviço ao planejamento estratégico da organização. A falta de envolvimento com a cultura organizacional da empresa e outro fator negativo. Consultoria customizada: este tipo de serviço consiste na adequação e customização de todas as técnicas e procedimentos que serão aplicados a realidade e contexto da organização. As demandas específicas da empresa podem ser melhor atendidas com esta modalidade. Neste tipo a velocidade de implementação é bem menor já que, em muitos casos, contempla até o treinamento das equipes envolvidas no processo. Voss (2019, p.18) define que quando a consultoria chega a ser extremamente customizada o consultor passa a funcionar como assessor de forma mais qualificada dos processos envolvidos. Entre as vantagens podemos alocar o maior envolvimento dos funcionários de 28 forma participativa promovida apelos treinamentos, uma menor resistência por parte das equipes, uma tendência de que o resultado final se adeque mais a a situação- problema. Já como desvantagem citamos o custo mais elevado pela falta de economia de escala devido a personalização do serviço. A amplitude alcançada pelo serviço de consultoria consiste em outro tipo de classificação. Nesta achamos a especializada, a total e a globalizada. Vamos pontuar cada uma delas. Consultoria especializada: possui foco em um determinado processo ou problema especifico apresentado na empresa. O grau de aprofundamento e bem definido. Consultoria total: diferente da especializada, a total atua em todo o âmbito da empresa levando em conta a maior parte dos processos e operações executadas nesta. Consultoria globalizada: esta modalidade leva em conta o conceito de globalização e se realiza em unidades de diferentes países ou macrorregiões nas quais a organização atua. Cunha (2013, p.40) explica que independentemente do nome que os formatos de consultoria adotem eles seguem sempre uma mesma lógica funcional e o importante é que o consultor compreenda qual será a oferta na qual ele se enquadra de melhor forma. Poderíamos continuar realizando classificações de tipos de consultoria, mas estas são as mais relevantes que servirão para você mapear as possibilidades existentes neste tipo de serviço empresarial. 2.2 AS ETAPAS DO PROCESSO Caro aluno, chagamos no ponto de compreendermos de forma mais 29 detalhada o passo a passo de um processo de consultoria empresarial. Como todo procedimento com características empresariais é formado por uma série de etapas ou fases que se sucedem uma atrás da outra e de forma progressiva. Cada uma dessas etapas deve agregar algum tipo de valor ao serviço de consultoria que está sendo oferecido. Esta observação e de extrema importância porque serve para definir concretamente a importância de cada passo e o quanto que ele agrega de valor para o produto final. Se ao longo do processo identificamos uma fase que não está agregando valor ao conjunto devemos parar e repensar essa etapa. Pode que ela esteja sendo mal executada, e, por isso, não agregue valor ao total, ou ela pode carecer de importância, a pesar de ser necessária. Neste caso deve ser incluída em uma outra fase do processo na qual faça sentido. Block (2020, p. 30) defende que o primeiro passo em um processo de consultoria é identificar o principal problema de acordo com a visão do proprietário ou diretor. Claro que este problema pode mudar após realizar os devidos diagnósticos e tendo identificado as reaiscausas e sintomas. Também é importante esclarecer que os passos que apresentaremos a seguir são fruto de anos de experiência no setor de consultoria, mas estes podem mudar de consultor para consultor. No entanto, podemos afirmar que conceitualmente a maioria segue a mesma lógica. Estas etapas são as seguintes: 1. Elaboração de contrato de consultoria: Após ter realizado os primeiros contatos e ter apresentado uma proposta de serviço de consultoria, elaboração que veremos em detalhe em outra unidade, e uma vez tendo sido aceitada a mesma, por parte da empresa contratante, deve ser elaborado e assinado um contrato no que se estabeleçam os tipos de serviços que serão executados, um cronograma de aplicação de atividades, os setores e responsáveis da empresa que se envolverão no processo e os valores financeiros que serão pagos por tais serviços. As existências destes itens no contrato são indispensáveis para evitar futuras complicações no processo de consultoria. Além de tudo, a elaboração e assinatura dele dá um sentido mais formal e profissional ao serviço do consultor. 2. Endomarketing na empresa consultada: Após assinado o contrato e seguindo o cronograma que foi estipulado no mesmo deve ser preparado um plano de ação de endomarketing, ou seja, de marketing interno. Esta atividade visa a compreensão e o engajamento de todos os 30 colaboradores que fazem parte do processo ou operação que estão sendo diagnosticado e mudado. Este trabalho deve ser coordenado e apresentado pelo consultor ou equipe de consultoria, mas é necessário o envolvimento dos gestores ou proprietário da empresa para dar um caráter mais formal, inicialmente, a todo o processo. A ideia desta atividade e preparar o clima organizacional e principalmente, as pessoas, para o processo de diagnóstico e intervenção e principalmente, para as possíveis mudanças que possam ocorrer na empresa após a consultoria aplicar os processos de melhoria planejados. Esta preparação das pessoas vai diminuir a resistência natural que existe para as mudanças. 3. Diagnóstico inicial: Neste ponto que começam as atividades que ajudarão o consultor a compreender a realidade da empresa, do setor ou do processo para o qual está sendo aplicado o serviço de consultoria. O diagnóstico, junto com a intervenção, são os dois principais momentos da consultoria. Por isso que a próxima unidade será inteiramente dedicada a essas atividades. O diagnóstico, realizando uma analogia com a medicina, serve para verificar o estado atual de saúde da organização. Saúde no sentido mais amplo, mas no detalhe, no setor ou processo para o qual o consultor foi contratado. Vamos colocar um exemplo para esclarecer melhor. Imaginemos, hipoteticamente, que você foi contratado como consultor de uma organização para desenvolver e implementar um novo planejamento de marketing para reposicionar a empresa no mercado de atuação. Na etapa de diagnóstico, você vai querer levantar todas as informações necessárias a respeito das ações de marketing desenvolvidas até aquele ponto e quais foram os resultados alcançados por tais atividades. Posteriormente, você irá planejar uma série de ações novas para atingir os resultados esperados por meio da aplicação delas na etapa de intervenção. Para executar estas, é bem provável que você precise utilizar recursos financeiros assim como humanos com determinadas habilidades e competências. Para você saber se poderá contar com estes recursos deverá ter levado em conta os mesmos na fase de diagnóstico e planejamento. Este exemplo foi colocado para você perceber a importância de que a etapa de diagnóstico contemple a empresa como um todo e não apenas o setor no qual você irá intervir. Isto se explica por meio da visão sistêmica da organização que define que todos os setores e processos da mesma estão interligados e que a empresa somente funcionará eficientemente se estes estão harmoniosamente integrados visto que a ação de um interfere em todos os outros. 31 4. Elaboração do relatório e apresentação: Uma vez levantadas todas as informações na etapa de diagnóstico por meio de diferentes ferramentas que veremos oportunamente em detalhe deve ser elaborado um relatório técnico que apresente de forma clara e concreta a situação atual da organização ou setor. Estando pronto este material será preparada uma apresentação junto ao grupo que decide e gestores de maior influência. Este momento é de extrema importância visto que, via de regra, os gestores e principalmente os proprietários não têm real conhecimento da situação da empresa. Muitas surpresas e dúvidas por parte dos gestores podem aparecer nesta hora e, por esta razão, o consultor deve estar extremamente preparado com dados e informações que certifiquem que o resultado do diagnóstico apresentado é real e baseado em fatos verdadeiros. No final deste encontro deve existir a certeza, em todos os participantes, de que uma intervenção se torna necessária e que serão indispensáveis a utilização de recursos variados e de esforço empresarial para conseguir resultados. 5. Planejamento de ações de intervenção: Esta etapa consiste no desenvolvimento de um planejamento detalhado de todas as ações que serão propostas para serem executadas na etapa de intervenção. Percebam que até este ponto nada aconteceu na empresa além de ter mobilizado as pessoas e levantado informações. Este plano deve ser montado de acordo com a realidade atual da empresa e a nova realidade que está se procurando para o futuro. Este documento definirá os passos que deverão ser seguidos, as metodologias que serão aplicadas, os resultados que serão perseguidos e os recursos que precisarão ser utilizados. Existem vários modelos possíveis de elaborar este planejamento, mas no mínimo, este plano deve contemplar os seguintes elementos para cada ação no entanto, podemos imaginar que se trabalhe em várias frentes ou setores assim, para cada um, existiria uma série de ações, e, para 32 cada ação o detalhamento que segue: Ação Explicação Justificativa Objetivos Metas Recursos Indicadores Cronograma Responsáveis Para a divulgação deste plano junto a diretoria e gestores precisará ser elaborada uma apresentação extremamente convincente. Isto porque é este o momento no qual a empresa verificará a competência da equipe consultora ou do consultor. A Figura 2 nos mostra cada uma das etapas com suas características comportamentais e os elementos que as formam. Figura 2: Etapas Do Processo De Consultoria Fonte: Elaborada pelo próprio Autor (2021). 33 6. Intervenção empresarial: A etapa de intervenção acostuma, por suas características, a mais demorada, mas também a mais importante, isto porque consiste na colocação em prática do planejamento de ações estipulado para conseguir a mudança de situação que movimentou a empresa a procurar o serviço de consultoria. Para isto acontecer cada setor e pessoa deve ter muita clareza das tarefas e atividades que devem executar assim como das normas para a implementação de cada uma delas. Para isto cada setor deve receber o plano de ação que corresponde assim como todas as orientações necessárias para sua efetivação. Um dos elementos de extrema importância consiste na implementação das métricas e indicadores de acompanhamento definidos no planejamento para cada ação e que servirão para conferir o quanto as atividades se aproximam do ideal traçado em dito plano. 7. Monitoramento e controle: Esta etapa, de certa forma, começou na fase anterior, a de intervenção, visto que indicadores já vem sendo utilizados para a acompanhar as tarefas e atividades e se tornam necessários visto que, por meio deles, o consultor conseguirá mensurar o andamentode cada um dos processos. No entanto, deve ser elaborado um plano de monitoramento e controle com métricas e elementos a serem medidos, indicações de como serão realizadas essas leituras, com que frequência e em que momento do processo. Este mapeamento deve considerar leituras parciais e finais. As parciais servirão para identificar possíveis desvios e aplicar medidas corretivas se assim for necessário. 8. Diagnóstico final: Após ter executado os processos e atingido os resultados gerais esperados, ou ainda, se por alguma razão os mesmos foram atingidos parcialmente, deve ser elaborado um novo plano de diagnóstico semelhante ao executado no começo dos trabalhos. Esta leitura deve permitir analisar as razões pelas quais os objetivos não foram totalmente atingidos, no caso disto ter acontecido. Somente desta forma se conseguirá compreender a atual situação da empresa, setor ou processo. Após ter os resultados uma nova apresentação deve ser realizada junto aos interessados para fechar desta forma este ciclo de consultoria. 2.3 CRIANDO RELATÓRIOS EFICIENTES 34 Como a própria palavra descreve, um relatório é algum elemento que relata algum fenômeno, fato ou acontecimento. No caso de relatórios empresariais, que é o que nos interessa, este elemento consiste em um documento escrito que pode ou não se valer de imagens, gráficos e outros elementos comunicacionais. O consultor fará uso de relatórios sempre que realizar algum tipo de diagnóstico e precisar apresentar a real situação da organização, setor ou projeto. O primeiro que ele deve levar em conta é a audiência, ou seja, para quem é dirigido e quem analisará este documento. Elementos como hierarquia dentro da empresa, formação, capacidade e conhecimentos técnicos entre outros precisam ser levados em conta. A seguir vamos citar algumas partes indispensáveis de um relatório eficiente de acordo com os preceitos de Souza (2016, p.97). 1. Apresentação do relatório: Neste primeiro ponto se apresentam os objetivos do relatório de forma generalista justificando o porquê da elaboração do mesmo. 2. Sumário: Consiste em uma síntese dos conteúdos que farão parte do mesmo. 3. Desenvolvimento: Se expõem todos os fatos levantados apresentando detalhes e tabulação de dados, entre outras informações além de reflexões detalhadas de cada um dos elementos que serão tratados. 4. Conclusões finais: São fundamentações que podem ser realizadas a partir dos elementos apresentados no desenvolvimento. É a leitura e interpretação da realidade. 5. Recomendações: Plano de ação sugerido a partir dos problemas apresentados que oferecerá soluções para estes. 6. Anexos: Totalidade das planilhas, gráficos, tabelas, questionários, pesquisas e outros elementos utilizados durante o processo de diagnóstico. Nem todo relatório terá a mesma estrutura. Essa aqui é apenas uma sugestão de partes que não podem faltar. Ainda o consultor precisará elaborar e apresentar relatórios em diferentes situações com distintos graus de profundidade. Neste sentido existem 3 tipos de relatórios: Informais: São bastante utilizados durante a operação e podem consistir em simples memorandos, e-mails, ou notas explicativas. Semi-informais: Eles são um pouco mais complexos, mais extensos, e tem uma direção específica a respeito de algum assunto. Formais: Nestes a complexidade aumenta, tem o formato sugerido aqui com as 6 partes no mínimo. 35 Na próxima unidade vamos conferir as etapas mais importantes do serviço de consultoria. Nos referimos ao momento do diagnóstico e a intervenção. 36 FIXANDO O CONTEÚDO 1. O Sebrae destaca algumas razões pelas quais as empresas podem e devem contratar um serviço de consultoria: Agregar conhecimento ao negócio. Aportar experiência adquirida em anos de atuação empresarial anterior permitindo a empresa ganho em agilidade com maiores resultados. Trazer um olhar de fora que permita realizar questionamentos a partir de uma análise crítica e isenta de vínculos emocionais com o negócio. Conectar soluções aos desafios existentes. Obter mais resultados e com maior rapidez. Fonte: sebrae.com.br Para este tipo de serviços encontramos algumas classificações com diferentes tipologias que podem ser contratadas. Uma delas consiste em aquele serviço que será prestado para uma situação específica podendo ser dias, semanas ou meses. Isto vai depender das características do problema a ser resolvido. A que tipo de consultoria este conceito se refere? Assinale a alternativa correta. a) Consultoria permanente. b) Consultoria mista. c) Consultoria temporária. d) Consultoria speed. e) Consultoria invertida. 2. Existem variedades de serviços de consultoria que se adequam as necessidades de cada tipo de mercado ou setor de atuação. Uma delas se caracteriza por atender as demandas específicas da empresa. Neste modelo a velocidade de implementação é rápida e, em muitos casos, contempla até o treinamento das equipes envolvidas no processo. Entre as vantagens que este modelo apresenta podemos destacar o maior envolvimento dos funcionários de forma participativa promovida pelos treinamentos, uma menor resistência por parte das equipes e 37 uma tendência a que as soluções oferecidas se adequem de melhor forma a situação apresentada. Esta modalidade recebe o nome de: a) Consultoria de pacote. b) Consultoria externa. c) Consultoria interna. d) Consultoria combo. e) Consultoria customizada. 3. Não é incomum que no mercado brasileiro nos deparemos com empresas que após anos de experiência em um determinado setor com um certo produto ou serviço decidam expandir seu universo para outros países entrando no âmbito do comercio internacional. Para isto muitas vezes deverão abrir escritórios no exterior ou recorrer a representantes comerciais especializados que as representarão fora as fronteiras da nação. Para isto existe um tipo de serviço de consultoria que contempla este tipo de cenário. A que modalidade o texto se refere? Assinale a alternativa correta. a) Consultoria especializada. b) Consultoria regional. c) Consultoria total. d) Consultoria global. e) Consultoria micro. 4. O processo de consultoria aplicado em uma organização segue rituais que vão se adaptando de acordo com o tipo de consultoria e com o setor do mercado onde está sendo aplicada. Quando a mesma precisará envolver os colaboradores da empresa no processo e após ter assinado o contrato e seguindo o cronograma que foi estipulado no mesmo deve ser preparado um plano de ação que vise o envolvimento da força de trabalho. Esta atividade visa engajar toda a empresa, ou pelo menos os envolvidos no processo de consultoria, da importância daquela 38 ação e de quanto importante é a participação deles neste processo. Este trabalho deve ser coordenado e apresentado pelo consultor ou equipe de consultoria, mas é necessário o envolvimento dos gestores ou proprietário da empresa para dar um caráter mais formal, inicialmente, a todo o processo. Qual é a etapa do processo a qual esta ideia se refere? Assinale a alternativa correta. a) Diagnóstico inicial. b) Elaboração do relatório e apresentação. c) Intervenção empresarial. d) Monitoramento e controle. e) Endomarketing na empresa consultada. 5. A etapa de intervenção empresarial é uma das mais importantes visto que ela precisará envolver os processos e colaboradores da organização que está sendo consultada. A respeito desta fase podemos afirmar que: I. São realizados os trabalhos de planejamento. II. Nela se executam as ações planejadas. III. É a etapa onde se assina o contrato. IV. Se percebem os resultados finais da consultoria.Agora assinale a alternativa correta. a) Apenas a afirmação I está correta. b) Apenas a afirmação II e IV estão corretas. c) Apenas a afirmação II está correta. d) Apenas as afirmações III e I estão corretas. e) Apenas a afirmação IV está correta. 6. A fase de monitoramento e controle, de um processo de consultoria, se encontra localizada na linha do tempo logo após da etapa de intervenção. No entanto, o 39 monitoramento se expande além das fronteiras da própria fase. Este fenômeno acontece por qual razão? Assinale a alternativa correta. a) Porque é difícil executar planejamentos. b) Porque o controle é exercido por qualquer um. c) Porque o monitoramento se aplica a qualquer hora. d) Porque para cada ação existem indicadores que devem ser lidos. e) Porque o controle apenas se aplica no planejamento. 7. O relatório de consultoria é a parte tangível do seu serviço. Ele pode ser apresentado por uma planilha, um documento em Word, PowerPoint ou PDF e/ou até mesmo ser entregue impresso, na forma física. Nele estará todo o seu entendimento da situação atual do cliente e os conselhos que, na sua opinião vão ajuda-lo a ter melhores resultados para o objetivo definido. Muitas vezes é a qualidade desse relatório que vai definir a forma como você será lembrado pelo seu cliente. Mesmo que você faça um projeto de consultoria excelente, se esse entregável deixar a desejar, sua imagem pode ficar manchada e a satisfação do seu cliente pode não ser a mesma. (Rafael Ávila - academiadoconsultor.com.br) Neste sentido um relatório será mais compreensível quando: Assinale a alternativa correta. a) Estiver apresentado com muitas figuras. b) O público seja uma única pessoa. c) Se leve em conta na elaboração o conhecimento do público. d) Se apresente em power point. e) Um apresentador profissional faça o trabalho. 8. Dentro de cada uma das etapas ou fases de um processo de consultoria vamos nos depararar com uma série de elementos que precisam ser devidamente cuidados para que a realidade levantada por meio desse serviço de consultoria seja fidedigna com os fatos empresariais da organização. Em uma destas etapas encontramos os seguintes elementos: dados, informações, métrica e leituras. 40 A qual etapa nos referimos? Assinale a alternativa correta. a) Planejamento. b) Monitoramento. c) Diagnóstico. d) Relatório. e) Contrato. 41 Diagnóstico e intervenção empresarial A REALIDADE DA ORGANIZAÇÃO É comum que os proprietários de empresas realizem a gestão operacional delas cuidando dos processos diários e não dando tanta importância a real situação da organização nos mais amplos aspectos. Sabemos que toda empresa se encontra inserida em um contexto econômico, social e mercadológico. Conhecer este âmbito, suas características, as variáveis que influenciam o setor assim como as tendências futuras de crescimento, estancamento ou retração são obrigações dos gestores e donos do negócio com o intuito de compreender a situação atual na qual se encontra dito empreendimento. Neste sentido existem leituras amplas que devem ser realizadas do contexto geral da economia, da situação do setor de atuação e, especificamente, dos parâmetros que influenciam no mercado no qual a empresa comercializa seus produtos ou serviços. Por outro lado, estes gestores precisam aplicar métodos e métricas para verificar, qualitativa e quantitativamente a situação interna da organização. Assim o consultor deve planejar o tamanho do diagnóstico a ser realizado por meio de dois elementos, amplitude e profundidade. A amplitude vai determinar a quantidade de setores que serão diagnosticados, os departamentos que serão analisados ou o número de processos que vão ser examinados. Já a profundidade determinará o grau de detalhamento que cada ferramenta de diagnóstico irá trabalhar no quesito que está sendo verificado. A figura 3 apresenta alguns exemplos UNIDADE 03 42 de cada um destes elementos. Figura 3: Amplitude E Profundidade De Um Diagnóstico Fonte: Elaborada pelo Autor (2021). Observando você poderá verificar que a amplitude se compreende na horizontalidade de estrutura organizacional e funcional da empresa. Já a profundidade indica o grau de detalhamento que será aplicado a cada processo para realizar o diagnóstico. Imagine hipoteticamente que a empresa a ser diagnosticada tem esses 4 setores, produção, estoque, vendas e distribuição. A amplitude se refere a quantos desses setores que serão analisados. Por outro lado, e apenas como exemplo, detalhamos as atividades do processo de estocagem para compreendermos a profundidade, visto que, quanto maior quantidade de atividades do processo sejam diagnosticadas maior será a profundidades do estudo. DIAGNÓSTICO EFICIENTE Vamos neste ponto definir alguns tipos mais utilizados de diagnóstico assim como os vários aspectos que estes contemplam. Para isto vamos utilizar as denominações de Souza (2016, p.84). 43 3.2.1 Diagnóstico de atitude das lideranças: Verificam os posicionamentos dos líderes de equipes a respeito de aspectos relacionados a administração tais como: estilos de exercer a liderança; formas de estabelecer metas; atitudes ante as mudanças; atividades em equipes; ferramentas utilizadas para a motivação. Estas informações servirão para determinar o tipo de treinamento que os lideres devem receber assim como a necessidade de novas lideranças em algum dos setores da empresa. 3.2.2 Diagnóstico da atitude das pessoas da equipe de vendas: Este tipo de diagnóstico serve para mensurar a visão comercial que todos os colaboradores da força de vendas da organização possuem e que podem ser levados em conta na hora de estruturar tal equipe. Os aspectos aqui levantados são: Abordagem; conhecimento a respeito dos produtos; apresentação; importância do fechamento; aprendizado; controle; disponibilidade para as mudanças. Estes dados servirão para diagnosticar a qualidade da equipe de vendas assim como a visão que eles têm da importância, para eles e para a empresa, de atingir e superar os objetivos da área. 44 3.2.3 Diagnóstico do relacionamento da empresa com o cliente Utilizado para verificar a importância que todos os colaboradores dão para o atendimento e as formas de se relacionar com os clientes da organização. São verificados elementos como: aperfeiçoamento dos processos de agregação de valor; competências e habilidades das equipes; empatia com o cliente; utilização das informações dos clientes; formas de comunicação com os consumidores; prontidão para a solução de problemas dos clientes. Os dados aqui obtidos vão ser utilizados para definir o tipo de dinâmicas que devem ser criadas para melhorar aspectos atitudinais. A etapa de diagnóstico se caracteriza pela aplicação de algumas ferramentas da administração, mas, principalmente, pela obtenção de certos indicadores e sintomas que vão apresentar para o consultor a real situação de cada setor, equipe ou da empresa como um todo. Neste sentido e seguindo os ensinamentos de Souza (2016, p.87) encontraremos os seguintes elementos: Indicadores estruturais: Consistem nas informações diretas obtidas da empresa que está sendo analisada. Faturamento, lucratividade, produtividade, https://bit.ly/3JgDnCc https://bit.ly/3JgDnCc 45 retorno sobre investimento, quantidade de clientes, número de fornecedores fazem parte deste universo. Sintomas: Se caracterizam por ser os sinais que advertem a respeito de uma tendência situacional que podese transformar em um problema futuro. Alguns destes podem ser: tendência do nível de vendas; curva de lucratividade; situação da rentabilidade; situação da liquidez; situação financeira; situação dos colaboradores; situação da gestão de recursos. O importante de realizar este tipo de levantamento é a tentativa de compreender quais são as causas que definem essas possíveis tendências de diferentes aspectos que podem se transformar em futuros problemas. Assim podemos encontrar as seguintes causas mais correntes dos problemas nas organizações. De acordo com Souza (2016, p. 91) podemos classificar estas causas por meio de 6 subsistemas e ainda, dentro de cada um deles, realizamos a apreciação de acordo com duas óticas sendo estas as estratégias e os recursos. A sua vez, no cerne de cada uma dessas óticas realizaremos a seguinte divisão: as estratégias serão divididas em escolha inadequada e utilização inadequada, por outro lado os recursos em qualidade insuficiente e quantidade insuficiente de acordo com os ensinamentos de Souza (2016). Vamos verificar agora estas causas. 1. Administração e planejamento Estratégias Escolha inadequada Da localização da empresa; Da linha de produtos; Do mercado de atuação. 46 Utilização inadequada Do comando; Da estrutura organizacional; Das instalações da empresa. Recursos Qualidade insuficiente Da eficiência da direção; Do conhecimento da área; Das instalações da empresa; Da comunicação interna e externa. Quantidade insuficiente Dos recursos próprios ou terceirizados; Das garantias para conseguir crédito; Das informações de performance; Das instalações da organização. 2. Compras e estoques Estratégias Escolha inadequada Da política de compras; Da política de estoques; Dos fornecedores. Utilização inadequada Dos recursos em estoque; Do credito cedido pelos fornecedores. Recursos Qualidade insuficiente 47 Dos controles de compras; Da capacitação de funcionários; Dos controles de qualidade de produtos acabados; Do conhecimento das ofertas no mercado. Quantidade insuficiente De dados de controle de estoque; De programação de compras; De controle de perdas e avarias; De funcionários em geral. 3. Financeiro Estratégias Escolha inadequada Dos fundos de curto e meio prazo; Do credito de fornecedores; Da política de crédito para os clientes; Da política de capacitação. Utilização inadequada Dos recursos financeiros em estoque; Do capital de giro; Dos lucros. Recursos Qualidade insuficiente De conhecimento financeiro; Do sistema contábil; Da rotina de concessão de crédito; Do conhecimento do sistema de tributação. Quantidade insuficiente 48 De dados para previsão de fluxo de caixa; De informações para controle financeiro; De dados de margem de contribuição de cada unidade de negócios; De informações de giro de produtos. 4. Vendas Estratégias Escolha inadequada Da taxa de marcação; Da política de descontos; Da remuneração dos vendedores; Das promoções; Da pesquisa de mercado. Utilização inadequada Do layout da área de vendas; Da equipe de vendas; Dos esforços de venda; Dos pontos de vendas. Recursos Qualidade insuficiente Da qualificação dos vendedores; Do ambiente de vendas; De conhecimento do mercado; De informações sobre consumidores; De informações sobre tendências. Quantidade insuficiente De dados sobre vendas; De dados de previsão da demanda; De áreas para vendas; 49 De informações para precificação. 5. Produção Estratégias Escolha inadequada Maquinárias, instalações e equipamentos; Das quantidades produzidas; Dos processos de produção; Das matérias primas e materiais; Da composição do portfólio de produtos. Utilização inadequada Do layout da área de produção; Dos processos de produção; Das pessoas disponíveis; Das metodologias de trabalho; Das informações da previsão de demanda. Recursos Qualidade insuficiente De pessoas qualificadas; De dados para o plano mestre de produção; De informações sobre novos produtos; De dados sobre tecnologias disponíveis; Quantidade insuficiente De instalações físicas; De pessoas qualificadas; De controles de produção e qualidade. 6. Pessoas 50 Estratégias Escolha inadequada Da média salarial; Do equilíbrio salarial interno; Dos critérios de recrutamento e seleção; Do treinamento; Do ambiente organizacional; Dos métodos de motivação. Utilização inadequada Do gerenciamento do tempo; Da carga de trabalho; Das habilidades e competências das pessoas. Recursos Qualidade insuficiente Do clima organizacional; Das habilidades de liderança; Da qualidade de vida no trabalho; Do sentido do trabalho. Quantidade insuficiente Da carga horária; Da supervisão; Do monitoramento do desempenho; Da atenção aos direitos trabalhistas. Tendo verificado os passos da etapa de diagnóstico veremos a seguir o momento do planejamento da intervenção. INTERVENÇÃO E PLANEJAMENTO Uma vez realizado o diagnóstico empresarial para verificar a real situação da 51 organização passamos a definir o plano de ação de intervenção na empresa. Uma das formas utilizadas e que tem se mostrado eficiente consiste no planejamento por desafios. Para isto, para cada setor que foi diagnosticado se determinam grandes desafios para atingir padrões superiores de acordo com a estratégia definida pela alta direção da organização. Cada setor ou departamento pode optar por 2 ou 3 desafios, de acordo com a necessidade de mudanças estipuladas para aquela área. Para cada um destes desafios se definem alguns projetos, sendo aconselhável a opção de 2 a 4 e não mais que isso. Logo para cada um dos projetos se definirá a seguinte estrutura: 1. Nome: 2. Justificativa: 3. Objetivo: 4. Plano de ação: Ação 1 Ação 2 Ação 3 (Para cada ação se implementa um 5W2H) O que? Por que? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Cronograma de cada ação Indicadores de execução e desempenho para cada ação 5. Indicadores de desempenho para cada projeto 6. Cronograma geral dos desafios e projetos 52 Este planejamento deve ser previamente aprovado pelos responsáveis da empresa contratante. A partir desse ponto deve se aplica um esforço de gestão estratégica que consiste na colocação em prática de todos os pontos expostos no planejamento de acordo com o cronograma estabelecido para cada projeto. 53 FIXANDO O CONTEÚDO 1. Diagnóstico organizacional é uma radiografia da situação atual da empresa e de seu sistema de gestão. Pode ser desenvolvido com uma abordagem mais geral de todo o contexto da gestão ou ter focos específicos em determinados processos. Luiz Lima – administradores.com.br Quando o diagnóstico a ser realizado prevê a análise de cada uma das tarefas que fazem parte das diferentes atividades que completam cada um dos processos dizemos que o mesmo é: Assinale a alternativa correta. a) Amplo. b) Profundo. c) Superficial. d) Generalista. e) Leve. 2. Na atividade de consultoria os indicadores cumprem uma função de extrema importância visto que por meio deles o consultor conseguirá realizar um diagnóstico
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