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1 FACULDADE ÚNICA DE IPATINGA 2 Eduardo Blanco Formado em Administração de empresas com especializações em Gestão de Trânsito e Controladoria de Entidades do Terceiro Setor. MBA em Metodologias para Educação a Distância e Mestrado em Ciências da Linguagem. É doutorando em Administração pesquisando a Educação a Distância no Brasil. Professor universitário de graduação e pós- graduação desde 2010 e avaliador do MEC. Consultor empresarial e empreendedor digital. CONSULTORIA EMPRESARIAL 1ª edição Ipatinga – MG ANO 3 FACULDADE ÚNICA EDITORIAL Diretor Geral: Valdir Henrique Valério Diretor Executivo: William José Ferreira Ger. do Núcleo de Educação a Distância: Cristiane Lelis dos Santos Coord. Pedag. da Equipe Multidisciplinar: Gilvânia Barcelos Dias Teixeira Revisão Gramatical e Ortográfica: Izabel Cristina da Costa Revisão/Diagramação/Estruturação: Bruna Luiza Mendes Leite Fernanda Cristine Barbosa Guilherme Prado Salles Design: Bárbara Carla Amorim O. Silva Élen Cristina Teixeira Oliveira Maria Eliza Perboyre Campos © 2021, Faculdade Única. Este livro ou parte dele não podem ser reproduzidos por qualquer meio sem Autorização escrita do Editor. Ficha catalográfica elaborada pela bibliotecária Melina Lacerda Vaz CRB – 6/2920. NEaD – Núcleo de Educação a Distância FACULDADE ÚNICA Rua Salermo, 299 Anexo 03 – Bairro Bethânia – CEP: 35164-779 – Ipatinga/MG Tel (31) 2109 -2300 – 0800 724 2300 www.faculdadeunica.com.br http://www.faculdadeunica.com.br/ 4 Menu de Ícones Com o intuito de facilitar o seu estudo e uma melhor compreensão do conteúdo aplicado ao longo do livro didático, você irá encontrar ícones ao lado dos textos. Eles são para chamar a sua atenção para determinado trecho do conteúdo, cada um com uma função específica, mostradas a seguir: São sugestões de links para vídeos, documentos científicos (artigos, monografias, dissertações e teses), sites ou links das Bibliotecas Virtuais (Minha Biblioteca e Biblioteca Pearson) relacionados ao conteúdo abordado. Trata-se dos conceitos, definições ou afirmações importantes nas quais você deve ter um maior grau de atenção! São exercícios de fixação do conteúdo abordado em cada unidade do livro. São para o esclarecimento do significado de determinados termos/palavras mostradas ao longo do livro. Este espaço é destinado para a reflexão sobre questões citadas em cada unidade, associando-o a suas ações, seja no ambiente profissional ou em seu cotidiano. 5 SUMÁRIO A CONSULTORIA NO CONTEXTO EMPRESARIAL ............................... 9 1.1 AS EMPRESAS SE ADAPTANDO AOS MERCADOS .................................................... 9 1.2 CONSULTORIA COMO SOLUÇÃO INTELIGENTE .................................................. 12 1.3 CARACTERÍSTICAS E HABILIDADES DO CONSULTOR .......................................... 16 FIXANDO CONTEÚDO .......................................................................................... 21 CONSULTORIA NA PRÁTICA .................................................................. 25 2.1 TIPOS DE CONSULTORIA ......................................................................................... 25 2.2 AS ETAPAS DO PROCESSO ..................................................................................... 28 2.3 CRIANDO RELATÓRIOS EFICIENTES ........................................................................ 33 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 36 DIAGNÓSTICO E INTERVENÇÃO EMPRESARIAL ............................... 41 3.1 A REALIDADE DA ORGANIZAÇÃO ...................................................................... 41 3.2 DIAGNÓSTICO EFICIENTE ..................................................................................... 42 3.2.1 DIAGNÓSTICO DE ATITUDE DAS LIDERANÇAS: .......................................... 43 3.2.2 DIAGNÓSTICO DA ATITUDE DAS PESSOAS DA EQUIPE DE VENDAS: ....... 43 3.2.3 DIAGNÓSTICO DO RELACIONAMENTO DA EMPRESA COM O CLIENTE . 44 3.3 INTERVENÇÃO E PLANEJAMENTO ....................................................................... 50 FIXANDO O CONTEÚDO ......................................................................................52 METODOLOGIAS, TÉCNICAS E FERRAMENTAS .................................. 57 4.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 57 4.2 ANÁLISE SWOT ...................................................................................................... 57 4.3 BSC BALANCED SCORECARD .............................................................................. 62 4.3.1 FUNÇÕES DO BSC ................................................................................... 64 4.3.2 PRINCÍPIOS DO BSC: ............................................................................... 65 4.4 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO POR DESAFIOS .................................................. 66 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 72 MODELOS DE NEGÓCIO PARA CONSULTORIA ................................ 76 5.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 76 5.2 O CONSULTOR EMPREENDEDOR .......................................................................... 76 5.2.1 PROPOSTAS TÉCNICAS .......................................................................... 81 5.2.2 MODELO DE CONSULTORIA TOTAL INTEGRADA ............................. 82 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 85 GESTÃO DE PROJETOS DE MUDANÇA ........................................... 89 6.1 INTRODUÇÃO........................................................................................................ 89 6.2 GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS NA CONSULTORIA ................................................. 89 6.3 ENDOMARKETING NO CONTEXTO DA MUDANÇA ............................................. 93 6.4 A ÉTICA COMO BÚSSOLA DA CONSULTORIA ..................................................... 95 FIXANDO O CONTEÚDO ...................................................................................... 98 UNIDADE 01 UNIDADE 02 UNIDADE 03 UNIDADE 05 UNIDADE 06 UNIDADE 04 4 6 RESPOSTAS DO FIXANDO O CONTEÚDO .................................... 103 REFERÊNCIAS................................................................................. 104 7 8 CONFIRA NO LIVRO Aqui você poderá compreender porque as empresas cada vez procuram mais por serviços de consultoria. O assunto agora será os tipos de consultoria e as diferentes etapas que comporta este processo. Você poderá conferir os momentos mais importantes da consultoria, o diagnóstico e a intervenção. Como diagnosticar e posteriormente realizar o planejamento em uma organização. A visão da consultoria como um negócio possível de forma individual ou em parceria com outros profissionais. Como gerir uma mudança de forma ágil assim como a ética no ambiente da consultoria empresarial. 9 A CONSULTORIANO CONTEXTO EMPRESARIAL 1.1 AS EMPRESAS SE ADAPTANDO AOS MERCADOS Estimado aluno, você já percebeu a velocidade com a qual os mercados de todos os setores vêm sofrendo mudanças? A este respeito poderíamos falar que na última década tem acontecido mais mutações que no último século. Este fenômeno mercadológico é justificado por uma série de eventos econômicos, empresariais, acadêmicos, sociais e comportamentais. A globalização, que teve início umas décadas atrás e que influenciou definitivamente as economias e os mercados do mundo inteiro estabeleceu certos padrões conceituais e operacionais que, uma vez validados por teóricos e pesquisadores acadêmicos das maiores universidades do planeta, se estabeleceram como prática cotidiana dos processos de gestão de organizações de todos os tamanhos e dos mais variados setores, industriais, comerciais e de serviços. Assim, as empresas foram se adaptando paulatinamente e adotando uma série de processos, metodologias e ferramentas da administração que rapidamente se disseminaram por todos os rincones do planeta. Cunha 2013 explica que todas as empresas de qualquer setor de atuação estão sujeitas a passar por processos de mudança e transformação. Estas transformações do ambiente empresarial tem sido um terreno fértil para o exercício da consultoria empresarial. Na realidade, consultores existem desde que foram criadas as primeiras comunidades. Milénios atrás os grandes reis que conquistavam e dominavam amplos territórios no velho continente se valiam de consultores específicos para tomar suas decisões. Eram pessoas com determinados conhecimentos em diferentes áreas que auxiliavam os monarcas de forma ocasional ou permanente de acordo com as necessidades. Perceba que o modelo daquela época não difere em muito do formato adotado atualmente. Cada empresa deve possuir um core business, ou seja, foco especial no que é seu negócio principal baseado em suas características e principais habilidades. Este fato faz com que muitas vezes as organizações, ante a necessidade de solucionar UNIDADE 01 10 uma determinada situação não relacionada diretamente a seu core business, optam por recorrer a um consultor, ou empresa de consultoria para achar a solução desejada. Esta é uma das fortes razões que justificam o desenvolvimento deste tipo de atividade empresarial. Além destes fatos encontramos algumas exigências dos mercados que tem levado as organizações a contratarem serviços de consultoria e que citaremos na sequência. Qualidade: A qualidade nos produtos e serviços consistia em uma vantagem competitiva uma década atrás. Os consumidores ficaram cada vês mais exigentes, em parte, pela popularização da internet e pelo acesso a informação que este fenômeno causou. Assim estes consumidores passaram a exigir maior qualidade nos produtos o que levou as empresas a partirem do pressuposto que qualidade precisa ser um atributo indispensável nos produtos e serviços que elas oferecem aos mercados. Logo, consultores em processos de qualidade começaram a ser procurados por todo tipo de organização. Inovação: Algo semelhante com o que aconteceu com a qualidade vem sucedendo com a inovação. A exigência dos consumidores antes citada tem promovido o desenvolvimento de produtos e serviços que ofereçam novas soluções de forma criativa. Além disto a procura pela produtividade e eficiência nos processos operacionais levou as empresas a inovarem nos seus processos internos. Este ambiente de inovação presente em uma boa parte dos mercados tem exigido a atuação de consultores especializados neste tipo de processos. Transformação digital: Ainda em expansão este fenômeno tem tomado conta de uma boa parcela das empresas existentes, principalmente no setor de serviços. Esta dinâmica tecnológica vinha acontecendo naturalmente promovida pelos avanços tecnológicos e pelo comportamento digital adotado pela maior parte dos consumidores, no entanto, a pandemia do Covid-19, tem acelerado este processo pela necessidade de atendimentos que evitem o contato físico entre pessoas o que ocasionou o desenvolvimento de espaços digitais em todo tipo de serviços. Mais um fenômeno que levou a necessidade de contratação de consultores especialistas neste tipo de transformação. 11 Alto desempenho: As empresas precisam atingir resultados cada vez mais exigentes e para isto o desempenho que suas equipes e pessoas necessitam conseguir é de altíssima performance. Existe um perfil de consultor em alto desempenho que vem sendo contratado pelas organizações de todos os setores com o intuito de potencializar o rendimento destas equipes. Percebese, no contexto empresarial, amplos desafios para adotar as ferramentas tradicionais da administração assim como dificuldades em implementar técnicas contemporâneas e avançadas de gestão. Neste sentido Souza (2016, p. 5) coloca que “as empresas precisam se manter conectadas às novas técnicas e operações administrativas do mundo empresarial, e isso gera a necessidade de contar com bons consultores para guiá-las nesse novo contexto”. A despeito disso podemos explanar que nem todas as empresas conseguem contratar especialistas com formação e experiência em setores como planejamento, marketing, projetos, recursos humanos, inovação, planejamento da produção, entre outros. Sendo assim a consultoria é um caminho bem interessante. Uns anos atrás foi aprovada no Brasil a legislação da terceirização o que permite que empresas terceirizem não tão somente as atividades de apoio, mas também as essenciais. Em muitos casos, financeiramente é mais atrativo para a organização contratar uma consultoria antes funcionários com todos os encargos e custos que esta relação trabalhista exige. Neste sentido é importante esclarecer que esta prática sempre deve ser realizada dentro da mais absoluta legalidade, e no caso, não consiste em uma ideia de evasão de responsabilidades fiscais mas sim de optimização de custos em alguns dos processos empresariais. Para não ter dúvidas a respeito da forma de proceder sempre é importante consultar o serviço contábil da empresa. A Figura 1 apresenta o macroambiente da organização sociopolítica da sociedade e o contexto da atividade de consultoria dentro dele. 12 Figura 1: Consultoria No Macroambiente Sociopolítico Da Sociedade Fonte: Elaborada pelo Autor (2021). A sociedade é organizada, sócio e politicamente, em três setores sendo estes o primeiro, representado pelo estado, o segundo, que inclui o mercado e o terceiro, que contém as organizações não governamentais sem fins lucrativos. A Figura 1 apresenta de que forma a consultoria se faz presente nos três setores da sociedade por meio de diferentes aspectos que contemplam todos os elementos que representam cada um destes setores. CONSULTORIA COMO SOLUÇÃO INTELIGENTE Já compreendemos os fenômenos empresariais pelos quais existe uma tendência a utilização de serviços de consultoria em todos os tipos de mercados. Quando uma organização opta por contratar um consultor, grupo de consultores, ou ainda, uma empresa de consultoria o que na realidade ela está procurando são soluções para determinados problemas que estão se apresentando de forma parcial ou permanente. Para compreendermos melhor esta situação devemos perceber os problemas não como necessariamente uma situação negativa ou de risco. Um problema, neste contexto, pode consistir em qualquer tipo de situação empresarial que exige um 13 tratamento e, que por alguma razão, a empresa não consegue dar o trato necessário. Como já citamos este tipo de situação problema pode ser a definição de uma estratégia de crescimento, a implementação de uma nova linha de produção, uma possívelexpansão no mercado, a determinação conceitual de um novo produto ou serviço ou qualquer tipo de conjuntura dentro do amplo espectro das operações da empresa. Vamos agora mapear os tipos de problemas empresariais que podem levar a organização a pensar na procura, seleção e contratação de um serviço de consultoria. Para isto vamos recorrer a obra de Souza (2016, p.72) que identifica algumas destas situações. Problemas estratégicos e de recursos: Os primeiros consistem em situações nos quais a empresa precisa definir uma linha de atuação e de utilização dos recursos existentes, mas não consegue ter clareza para esta decisão. Já a questão de problemas com recursos se limita ao fato da inexistência ou indisponibilidade destes na organização para a execução de algum tipo de operação ou projeto. Esta falta pode ser quantitativa ou qualitativa. Na primeira é possível que os recursos estejam disponíveis, mas em quantidades insuficientes. Como exemplo podemos citar matéria prima, equipamentos, pessoas e capital entre outros. Já na segunda a qualidade exigida dos recursos não condiz com as possibilidades existentes no momento como conhecimento das pessoas, equipamentos de alta tecnologia, insumos e materiais específicos. https://bit.ly/3GtJ4KC 14 Problemas de produção: As empresas, para atingir seus resultados se organizam por meio de operações. Cada uma destas operações e dividida em vários processos que vão se sucedendo. Por sua vez cada um destes processos e dividido em várias atividades e, finalmente estas são executadas por meio de várias tarefas. Ao longo de todo este percurso e principalmente nos processos de produção, ou seja, naqueles que matérias-primas, insumos e materiais são transformados para a obtenção de algum tipo de bem são vários os problemas que podem se apresentar ligados a atividades como superprodução, estoques, tempo de espera, transporte, defeitos, qualidade, movimentação durante as tarefas, processamento e layout, apenas por citar alguns. Problemas de marketing: Os gestores empresariais tomam decisões de marketing de forma permanente. Lembremos que as atividades do mix de marketing envolvem situações referentes ao produto, preço, praça e promoção. Assim eles se deparam com problemas em aspectos como segmentação de mercado, preços elevados ou demasiado baixos, produtos com características e utilidades inadequadas, falta de qualidade nos produtos e serviços, comunicação ineficaz junto aos clientes, indefinição da linguagem e dos canais para se comunicar com os consumidores, problemas de atendimento e relacionamento com os clientes entre muitos outros. Problemas de vendas: Principalmente encontrados nos PDV ou pontos de venda de acordo com cada canal de distribuição utilizado para que os produtos e serviços fiquem disponíveis para os consumidores. Assim encontramos baixa motivação e engajamento dos vendedores, alta rotatividade ou turnover da equipe de vendas, técnicas de venda ineficientes, dificuldade de os vendedores compreenderem a cultura e o posicionamento da empresa dentro do mercado, falta de estrutura física necessária nos pontos de venda para agradar o cliente e potencializar as vendas por meio de uma experiência agradável. Problemas de logística: A logística moderna, e principalmente o conceito de Supply Chain que promove a gestão integrada, inteligente e colaborativa da cadeia de suprimentos exige um planejamento extremamente meticuloso. Neste contexto a prática do processo de JIT, ou Just in Time que propõe a utilização de baixos níveis de estoque para otimizar os custos logísticos se depara com problemas como falta de informação circulando por toda a cadeia, alto lead time ou tempo transcorrido entre o pedido e a entrega, gestão ineficiente de estoques, cálculos errados do ponto de 15 pedido, reposição de produtos inadequada, problemas de roteirização de veículos, quebras de estoque, altos custos gerados pela atividade logística entre outros problemas deste setor. Problemas de recursos humanos: Sabemos que as vantagens competitivas que uma organização pode alcançar em qualquer mercado de atuação são sustentáveis ao longo do tempo quando tem foco nas pessoas. Todos os outros recursos podem ser imitados, capital, equipamentos, matérias-primas se encontram ao alcance de todas as empresas. Já as pessoas, ou seja, seu poder de criatividade, inovação, invenção e superação são únicos e de difícil ou impossível imitação. Isto faz com que a atividade de contratar as pessoas certas para cada função seja extremamente complexa. Muitos são os problemas que se apresentam na hora de definir o perfil certo de contratação para cada função, estabelecer um processo correto de recrutamento, proceder a seleção e posterior contratação, implementar atividades de ambientação e integração, definir programas de treinamento e capacitação de acordo com as necessidades específicas de cada processo, criar programas de desenvolvimento permanente para todos os colaboradores, solucionar conflitos intrapessoais, interpessoais e entre equipes e setores, delinear elementos de motivação assim como gerar ambientes de trabalho harmoniosos. Continuando com esta linha de raciocínio na qual focamos nos problemas empresariais como motivadores da procura por serviços de consultoria encontramos nas palavras de Cunha, 2013, p. 69 uma série de obstáculos empresariais que o autor os denomina de doenças de gestão e que são apresentados na sequência. Inexistência de planejamento estratégico: Esta é a principal causa de uma série de outras doenças organizacionais ocasionadas pela falta de rumo geral. Falta de clareza enquanto aos objetivos e metas da empresa: Além da necessidade de existir total convicção das metas empresariais definidas pelos gestores deve permanecer a comunicação clara e transparente para todos os integrantes da organização. Dificuldade no relacionamento entre sócios-diretores: Situação essa de difícil solução e promulgada a partir de diferentes valores e crenças dos sócios com respeito a atuação da empresa. Normas e procedimentos não claros: Muitas vezes não existem normas especificadas, ou se existem não são claras o que provoca divergências importantes entre funcionários e equipes. 16 Altos índices de turnover: Consiste na alta rotatividade de funcionários. É provocada principalmente pela insatisfação dos colaboradores e pela falta de motivação para a execução das atividades das quais são responsáveis. A alta rotatividade cria problemas de falta de sequência e entrosamento nos diferentes setores ou na empresa como um todo comprometendo as entregas parciais de todos os processos. Excessivos processos burocráticos: A normatização é aconselhável, mas quando a burocracia é excessiva gera o engessamento da organização dificultando processos como o de criatividade e inovação. Se formos realizar uma análise mais meticulosa podemos encontrar outros tipos de inconvenientes que levam as empresas a procura da consultoria. O importante é ter clareza que estas razões existem, visto que as soluções que o processo de consultoria deverá oferecer precisam resolver, de forma inteligente, as causas que levaram a sua contratação. CARACTERÍSTICAS E HABILIDADES DO CONSULTOR Você já imaginou sendo um consultor no futuro? Se a resposta foi não, tudo bem, como gestor, como colaborador ou até como proprietário de uma empresa você deverá contratar ou conviver profissionalmente com um prestador de serviços destas características, por esta razão é interessante estudarmos quais são as principais características deles. Se por outro lado, sua resposta foi positiva este estudo servirá para você ter como guia das habilidades, competências e conhecimentos que você deverá adquirir ao longo desua carreira. O consultor de sucesso reúne uma série de atributos que o caracterizam e habilitam, de certa forma, para exercer este tipo de atividade empresarial. Vamos juntos analisar quais são estes atributos. Para isto vamos dividir esta apreciação em três tipos de características seguindo os ensinamentos de Souza (2016, p. 09). https://bit.ly/3AVPYqK 17 Características de habilidade: Um profissional com habilidades é aquele, que consegue interferir dinamicamente na realidade promovendo soluções para problemas existentes. As habilidades permitem que um indivíduo que adquiriu determinados conhecimentos logre traduzi-los em práticas empresariais que aportem caminhos concretos para a execução eficiente de atividades e processos que se encontrem com algum tipo de obstáculo em sua realização. Para uma maior compreensão deste ponto podemos dividir as habilidades em 3 grupos: Habilidades técnicas: consistem em aquelas que são direcionadas para a realização de uma tarefa ou atividade específica como criar uma planilha, elaborar um relatório ou executar um procedimento técnico. Habilidades conceituais: são aquelas que permitirão ter um raciocínio lógico na hora de conceber algum conceito ou ideia na organização na qual o serviço de consultoria está sendo realizado. Como exemplo podemos citar a leitura de um contexto mercadológico, a construção de possíveis cenários ou a defesa de uma posição para uma tomada de decisão. Habilidades humanas: priorizam a capacidade de relacionamento entre as pessoas e apontam a solução de conflitos, o trabalho em equipe a motivação e a liderança, apenas para citar algumas. Souza (2016, p. 09) ainda defende algumas características que um bom consultor precisa ter em diferentes aspectos levando em conta as habilidades e que se expressam por meio de 24 atitudes que expressamos na sequência: Atitude 1. Postura inovadora: um consultor deve estar atento aos processos de inovação por três principais fatores. Primeiro que quando uma empresa contrata um consultor se espera que ele aporte novas soluções nunca antes vistas na organização. Segundo que os problemas que as empresas deverão tratar daqui para frente serão cada vez mais abrangentes e complexos e as técnicas aplicadas devem acompanhar estas mudanças. Por fim as tendências mostram que as https://bit.ly/3Fnl0ta 18 soluções que serão aplicadas para resolver essas situações no futuro ainda deverão ser criadas e, os consultores, cumprem papel importante na criação de tais metodologias. Neste ponto posicionamentos de comprometimento, engajamento, agressividade empresarial, senso de oportunidade e flexibilidade são recomendáveis. Atitude 2. Cooperação com a tomada de decisão: o consultor não deve se ocultar, bem pelo contrário, deve estar em permanente posição de auxílio aos diretores e gestores para a tomada de decisões. Neste sentido ele deve providenciar todos os elementos necessários, como pesquisas, dados, informações, cenários, tendências e possibilidades que venham dar suporte a alta direção da empresa. Atitude 3. Controle da situação: Planejamento e organização são fundamentais para que o consultor tenha os elementos necessários para exercer o controle dos trabalhos desenvolvidos por meio da utilização de métricas e indicadores desenhados para este fim. Atitude 4. Raciocínio estratégico: a visão estratégica deve permear o dia a dia de um consultor. Todas as metodologias criadas devem estar alinhadas com a estratégia elaborada para a resolução de cada situação. Atitude 5: Desenvolver a intuição: ser intuitivo se antecipando a determinadas situações é de extrema importância para se diferenciar das pessoas que estão na empresa. A fim de contas, ele foi contratado para que enxergue coisas que os outros não vem. Atitude 6. Provocar mudanças: estas devem fazer parte do contexto de trabalho do consultor. Cuidados especiais como os colaboradores da organização precisam ser tomados visto que normalmente existe pouca disposição para processos de mudança. Atitude 7. Confiança e otimismo: O consultor deve ser o primeiro a acreditar em que a solução proposta vai dar certo. Ele deve se encarregar de contagiar este espírito para as equipes que se encontrem envolvidas nesse processo. Desta forma conseguirá o engajamento de todos. Atitude 8. Sentido de equipe: o consultor deve promover o trabalho em equipe se integrando com todos os setores nos quais deverá atuar na organização. A individualidade não faz parte do escopo profissional. Atitude 9. Ser realista: as soluções criadas e propostas precisam ser aplicáveis no 19 contexto atual e no futuro próximo da empresa. A realidade deve estar presente em todos os planos elaborados. Atitude 10. Assumir responsabilidades: o consultor não pode se esconder. Sempre deve assumir a responsabilidade de todos seus atos e dos planos propostos, estes dando certo ou errado. Atitude 11. Mediar conflitos: os problemas de relacionamentos interpessoais e entre setores são normais nas empresas. Estar preparado e saber lidar com eles é a atitude certa. Atitude 12. Praticar a ética: todos os resultados alcançados devem ser por meio de vias honestas e dentro das normas estipuladas pela organização. Atitude 13. Características de conhecimento: não é aconselhável oferecer consultoria em uma área que você desconheça. O conhecimento é primordial para diagnosticar uma situação e poder oferecer soluções para ela. O conhecimento se adquire com o tempo, principalmente por meio da assimilação de teorias e pelo contato prático com situações que sejam representadas por esses elementos teóricos assimilados. Via de regra, independente da área da consultoria, o consultor deve dominar as principais ferramentas da administração e gestão empresarial. Citamos alguns elementos que não podem estar ausentes neste sentido. Atitude 14. Formação acadêmica: é recomendável visto que desta forma sempre existirá um conteúdo teórico além de dar um status mais formal a consultoria. Especializações e pós-graduações em determinadas áreas também são importantes na mesma direção. Se o consultor tiver experiência como professor universitário melhor ainda. Atitude 15. Pensar no maro e no micro: deve existir o raciocínio generalista e especialista ao mesmo tempo para poder partir de um contexto mais amplo e realizar um recorte em torno do problema a ser solucionado. Atitude 16. Saberes alinhados com o mercado: os conhecimentos procurados e adquiridos pelo consultor devem acompanhar as tendências de mercado da área de atuação. Atitude 17. Sede de informação: notícias sobre o setor no qual se está atuando assim como informações da realidade econômica, mercadológica, política e social tanto de índole regional como nacional e internacional são obrigatórias na atuação de um consultor. 20 Atitude 18. Características comportamentais: a forma como o consultor se comportará será determinante para definir o tipo de relacionamentos que ele terá com todos os envolvidos no processo de consultoria. Seguem alguns deles. Atitude 19. Postura interativa: a proatividade junto com a interatividade ajudarão o consultor na frente de todas as situações. Atitude 20. Utilizar a razão: o equilíbrio emocional deve existir em todo momento por parte deste profissional. Atitude 21. Harmonia contagiante: se relacionar da forma correta e harmoniosa com todos e se expressar de forma calma, segura e tranquila criarão um ambiente favorável em seu entorno. Atitude 22. Foco nas pessoas: elas são a parte mais importante da empresa e as soluções criadas devem colocá-las no centro do controle das diferentes situações. Atitude 23. Abertura para o diálogo: escutarmais que o necessário e falar quase que o ideal é sempre uma atitude correta. Atitude 24. Trabalhar com os erros: o erro, tanto próprio quanto das pessoas envolvidas faz parte do processo de aprendizado e sempre deve ser tratado de forma construtiva. Sales (2013, p.69) ainda destaca que um bom consultor deve saber a diferença entre o que é importante e o que é urgente dentro da empresa. Estas são características gerais que todo consultor deve procurar ter. É claro que existem outras específicas das diferentes áreas de atuação e que também devem ser mapeadas e desenvolvidas. 21 FIXANDO CONTEÚDO 1. As novas exigências dos mercados têm exigido das empresas uma série de atributos que nem sempre estavam presentes no cerne organizacional. Em muitos casos, as empresas optam por contratar serviços de consultoria para cuidar destes tipos de processos exigidos pelos consumidores. Dois destes atributos que justificam a contratação de um consultor são o alto desempenho e a transformação digital. Assinale nas alternativas a seguir a que apresenta os outros dois elementos. a) Qualidade e inovação. b) Finanças e marketing. c) Promoção e divulgação. d) Compras e vendas. e) Pesquisa e diagnóstico. 2. A sociedade se encontra organizada e dividida em 3 tipos de setores. O primeiro setor no qual se encontra o governo em todas suas instancias, o segundo setor que enquadra as empresas, ou seja, tudo o mercado privado, e o terceiro setor no qual encontramos todas as organizações sem fins lucrativos ou não governamentais, ou seja, as ONG. A este respeito podemos afirmar que: I. Somente o primeiro setor utiliza consultorias. II. Somente o segundo setor utiliza consultorias. III. Somente o terceiro setor utiliza consultorias. IV. Os três setores utilizam consultorias. Assinale a alternativa correta. a) Somente as afirmações I e II estão corretas. b) Somente as afirmações I, II e III estão corretas. c) Somente a afirmação IV está correta. d) Somente a afirmação II está correta. e) Somente a afirmação I está correta. 22 3. As empresas, para atingir seus resultados se organizam por meio de operações. Cada uma destas operações e dividida em vários processos que vão se sucedendo. Por sua vês cada um destes processos e dividido em várias atividades e, finalmente estas são executadas por meio de várias tarefas. Muitas vezes os gestores vão encontrar obstáculos e situações difíceis de serem resolvidas neste âmbito e optarão pela contratação de um serviço de consultoria. Assinale que tipo de problema justificaria a contratação de consultoria neste caso. a) Problemas de recursos humanos. b) Problemas de equipe de vendas. c) Problemas operacionais. d) Problemas de estrutura logística. e) Problemas de estratégias de crescimento. 4. É relativamente comum que nas empresas contemporâneas se vivencie o fenômeno de turnover. Esta consiste em uma das razões pelas quais muitas vezes as empresas contratam consultorias específicas para solucionar este tipo de inconveniente empresarial tão problemático para as organizações. Assinale a seguir qual é a alternativa que apresenta a relação certa com o fenômeno de turnover. a) Taxa de tempo de entrega. b) Taxa de giro de capital. c) Taxa de seleção final sobre o recrutamento. d) Taxa de circulação de produtos. e) Taxa de rotatividade de funcionários. 5. Para ser um consultor, o profissional precisa ter conhecimento e habilidades na área em que vai atuar. Ele necessita, sobretudo, de capacidade analítica e uma postura ética, pois seus aconselhamentos irão influenciar diretamente a tomada de decisão. (sebrae.com.br) 23 Neste sentido encontramos uma série de habilidades que estão direcionadas para a realização de uma tarefa ou atividade específica como criar uma planilha, elaborar um relatório ou executar um procedimento técnico. A que tipo de habilidade este texto se refere? a) Habilidades conceituais. b) Habilidades tecnológicas. c) Habilidades teóricas. d) Habilidades técnicas. e) Habilidades secundárias. 6. O raciocínio estratégico consiste em uma postura que o consultor deve ter a partir da habilidade desenvolvida de raciocinar em favor da obtenção de soluções criativas para os problemas da empresa para a qual oferece seus serviços. A este respeito podemos afirmar: I. A visão estratégica deve permear o dia a dia do consultor. II. As metodologias criadas pelo consultor devem estar alinhadas com a estratégia elaborada para a resolução de cada situação. III. Os resultados conseguidos devem estar de acordo com a estratégia macro da empresa. IV. Este tipo de raciocínio arranja a melhor solução para a empresa. Assinale agora a alternativa que apresenta a relação correta entre verdadeiro (V) e falso (F). a) V - F - V - F. b) F - V - F - V. c) F - F - F - F. d) V - V - V - V. e) V - F - F - F. 24 7 Quando uma empresa se situa em um setor competitivo (não sujeito a controles), a entrada neste setor pode estar facilitada, sem grandes bloqueios o que reduz consequentemente a capacidade de lucros das empresas. De forma contrária, setores onde as forças que bloqueiam a entrada são maiores aumentam as oportunidades de lucro. Uma vez analisadas as forças que afetam a competição em um setor e suas causas básicas, a empresa tem a possibilidade de identificar o vigor e as fraquezas de um ponto de vista estratégico. Podendo avaliar um plano de ação que poderá incluir: posicionar a empresa de tal modo que suas capacitações forneçam a melhor defesa contra a força competitiva ou, influenciar no equilíbrio de forças por meio de ações estratégicas ou antecipar mudanças nos fatores básicos das forças e respondendo a elas. Falando ainda em vantagem competitiva encontramos elementos que podem ser imitados de alguma forma como as finanças, a tecnologia e os equipamentos entre outros. Estas colocações nos levam a afirmar que para estabelecer uma vantagem competitiva sustentável um consultor deve consegui-la a partir: a) das maquinas. b) dos investimentos. c) das pessoas. d) das instalações. e) do marketing. 8. É sabido que os empresários possuem certa dificuldade em elaborar planejamentos estratégicos aplicáveis. Sendo assim é comum que contratem empresas ou consultores especialistas em elaborar este tipo de ferramenta. O principal problema que a falta de um planejamento destas características causa em uma organização é: a) a falta de elementos de controle. b) a falta de pessoas. c) a falta de rumo geral. d) a falta de investimento. e) a falta de tempo. 25 CONSULTORIA NA PRÁTICA 2.1 TIPOS DE CONSULTORIA Encontramos no mercado uma infinidade de empresas que atuam nos setores, industriais, comerciais e de serviços. O consultor pode exercer suas atividades em qualquer um destes mercados. Alguns deles e dependendo das características do serviço de consultoria exigirão uma habilitação profissional e formação específica como consultoria jurídica, contábil, em arquitetura e engenharia, entre outras. Fora esta apreciação inicial podemos realizar algumas classificações para identificar diferentes tipos de serviços. A primeira que analisaremos é a forma de trabalho, no sentido se o consultor trabalhará somente ele ou associado com outros profissionais. A maior parte das empresas vão exigir e emissão de notas fiscais pelos serviços prestados. Na primeira das situações o consultor pode se inscrever como MEI (Microempreendedor Individual) que possui um teto máximo de faturamento. Já na segunda das situações, como existirão sócios, o ideal é abrir uma sociedade simples.Este modelo empresarial permite faturamentos mais amplos. A segunda classificação que abordaremos segue a ordem da duração da consultoria e neste sentido encontraremos as seguintes formas. Consultoria temporária: consiste em aquele serviço que será prestado para uma situação específica por um período de tempo determinado. Podem ser dias, semanas ou meses. Isto vai depender das características do problema a ser resolvido. Consultoria permanente: o caráter dela não é temporário e sim de forma permanente, por tanto, sem data para acabar. Esta se estipula em horas por dia, dias por semana ou ainda dias no mês, mais uma vez, vai depender do tipo de serviço a UNIDADE 02 https://bit.ly/33T97gG 26 ser realizado e das peculiaridades da negociação e do contrato a ser assinado. Consultoria mista: consiste em uma mistura das duas modalidades anteriores. Ante um determinado problema uma empresa pode contratar um serviço de consultoria permanente. Depois de ter achado a solução e implementado a mesma o contrato muda para temporário com características de suporte ao longo do tempo. Uma outra classificação que devemos abordar consiste na forma de relacionamento espacial existente com a organização que será assessorada. Neste sentido encontramos as seguintes opções seguindo os preceitos de Souza (2016, p.21): Consultoria interna: nesta modalidade o consultor faz parte do quadro permanente da empresa e desempenha suas atividades no âmbito físico da mesma. Na maior parte dos casos a dedicação deste profissional é exclusiva para esta organização. Neste modelo encontramos vantagens e desvantagens. Podemos citar com vantagens o envolvimento com a cultura e os pormenores da empresa já que de certa forma, ele é um funcionário desta. Outro ponto é o poder formal que ele possui visto que faz parte do organograma funcional e hierárquico. O monitoramento e controle se torna muito mais preciso pela presença permanente. O acesso as pessoas, as equipes e aos setores é muito mais fácil. Já as desvantagens que podemos apreciar é a falta de experiência com outras situações do mundo empresarial, no caso de ficar durante muitos anos somente em uma organização. Existe neste modelo menos imparcialidade visto que ao longo do tempo vai criando laços com diferentes pessoas e setores. Pelos relacionamentos estabelecidos perde um pouco da liberdade de expressão e colocação a respeito dos problemas. Consultoria externa: aqui o consultor não faz parte do quadro da empresa. Ele presta o serviço de forma autônoma ou por meio de uma empresa de consultoria. Aqui também vamos encontrar elementos a favor e contra. Entre as vantagens https://bit.ly/3Gmeen2 27 podemos colocar um maior respeito por parte do alto escalão da empresa visto que ele se remitirá diretamente a eles. Este consultor pode ter maior experiência visto que trabalha em várias organizações ao mesmo tempo. O nível de riscos que ele assumirá podem ser maiores. Suas apreciações serão mais imparciais visto que não possui envolvimento afetivo com as pessoas e equipes da empresa que está consultando. Entre as desvantagens podemos mencionar a falta de envolvimento com a cultura e ambiente organizacional que está analisando. Neste caso, o poder formal é bem menor visto que não faz parte do quadro de funcionários. Pela falta de relacionamento possui menos acesso as pessoas e aos processos. Seguindo nas diferentes formas de compreender os modelos possíveis de consultoria encontramos uma que separa a consultoria de pacote e customizada. Vamos detalhar cada uma delas. Consultoria de pacote: como o nome fala consiste em um agrupamento predefinido de técnicas ou processos administrativos que as empresas interessadas contratarão. Podem existir diferentes combos com serviços mais simples ou mais complexos. Neste caso não existe personalização a situação de cada organização e sim uma abordagem generalista. Todas as empresas que contratarem receberão o mesmo pacote. Entre as vantagens encontradas neste modelo podemos nomear a agilidade e rapidez na prestação de serviço visto que o pacote está pronto. O custo deste tipo de serviço costuma ser sempre menor pela economia de escala já que não existirá personalização deste. Como desvantagem vemos a adequação do serviço ao planejamento estratégico da organização. A falta de envolvimento com a cultura organizacional da empresa e outro fator negativo. Consultoria customizada: este tipo de serviço consiste na adequação e customização de todas as técnicas e procedimentos que serão aplicados a realidade e contexto da organização. As demandas específicas da empresa podem ser melhor atendidas com esta modalidade. Neste tipo a velocidade de implementação é bem menor já que, em muitos casos, contempla até o treinamento das equipes envolvidas no processo. Voss (2019, p.18) define que quando a consultoria chega a ser extremamente customizada o consultor passa a funcionar como assessor de forma mais qualificada dos processos envolvidos. Entre as vantagens podemos alocar o maior envolvimento dos funcionários de 28 forma participativa promovida apelos treinamentos, uma menor resistência por parte das equipes, uma tendência de que o resultado final se adeque mais a a situação- problema. Já como desvantagem citamos o custo mais elevado pela falta de economia de escala devido a personalização do serviço. A amplitude alcançada pelo serviço de consultoria consiste em outro tipo de classificação. Nesta achamos a especializada, a total e a globalizada. Vamos pontuar cada uma delas. Consultoria especializada: possui foco em um determinado processo ou problema especifico apresentado na empresa. O grau de aprofundamento e bem definido. Consultoria total: diferente da especializada, a total atua em todo o âmbito da empresa levando em conta a maior parte dos processos e operações executadas nesta. Consultoria globalizada: esta modalidade leva em conta o conceito de globalização e se realiza em unidades de diferentes países ou macrorregiões nas quais a organização atua. Cunha (2013, p.40) explica que independentemente do nome que os formatos de consultoria adotem eles seguem sempre uma mesma lógica funcional e o importante é que o consultor compreenda qual será a oferta na qual ele se enquadra de melhor forma. Poderíamos continuar realizando classificações de tipos de consultoria, mas estas são as mais relevantes que servirão para você mapear as possibilidades existentes neste tipo de serviço empresarial. 2.2 AS ETAPAS DO PROCESSO Caro aluno, chagamos no ponto de compreendermos de forma mais 29 detalhada o passo a passo de um processo de consultoria empresarial. Como todo procedimento com características empresariais é formado por uma série de etapas ou fases que se sucedem uma atrás da outra e de forma progressiva. Cada uma dessas etapas deve agregar algum tipo de valor ao serviço de consultoria que está sendo oferecido. Esta observação e de extrema importância porque serve para definir concretamente a importância de cada passo e o quanto que ele agrega de valor para o produto final. Se ao longo do processo identificamos uma fase que não está agregando valor ao conjunto devemos parar e repensar essa etapa. Pode que ela esteja sendo mal executada, e, por isso, não agregue valor ao total, ou ela pode carecer de importância, a pesar de ser necessária. Neste caso deve ser incluída em uma outra fase do processo na qual faça sentido. Block (2020, p. 30) defende que o primeiro passo em um processo de consultoria é identificar o principal problema de acordo com a visão do proprietário ou diretor. Claro que este problema pode mudar após realizar os devidos diagnósticos e tendo identificado as reaiscausas e sintomas. Também é importante esclarecer que os passos que apresentaremos a seguir são fruto de anos de experiência no setor de consultoria, mas estes podem mudar de consultor para consultor. No entanto, podemos afirmar que conceitualmente a maioria segue a mesma lógica. Estas etapas são as seguintes: 1. Elaboração de contrato de consultoria: Após ter realizado os primeiros contatos e ter apresentado uma proposta de serviço de consultoria, elaboração que veremos em detalhe em outra unidade, e uma vez tendo sido aceitada a mesma, por parte da empresa contratante, deve ser elaborado e assinado um contrato no que se estabeleçam os tipos de serviços que serão executados, um cronograma de aplicação de atividades, os setores e responsáveis da empresa que se envolverão no processo e os valores financeiros que serão pagos por tais serviços. As existências destes itens no contrato são indispensáveis para evitar futuras complicações no processo de consultoria. Além de tudo, a elaboração e assinatura dele dá um sentido mais formal e profissional ao serviço do consultor. 2. Endomarketing na empresa consultada: Após assinado o contrato e seguindo o cronograma que foi estipulado no mesmo deve ser preparado um plano de ação de endomarketing, ou seja, de marketing interno. Esta atividade visa a compreensão e o engajamento de todos os 30 colaboradores que fazem parte do processo ou operação que estão sendo diagnosticado e mudado. Este trabalho deve ser coordenado e apresentado pelo consultor ou equipe de consultoria, mas é necessário o envolvimento dos gestores ou proprietário da empresa para dar um caráter mais formal, inicialmente, a todo o processo. A ideia desta atividade e preparar o clima organizacional e principalmente, as pessoas, para o processo de diagnóstico e intervenção e principalmente, para as possíveis mudanças que possam ocorrer na empresa após a consultoria aplicar os processos de melhoria planejados. Esta preparação das pessoas vai diminuir a resistência natural que existe para as mudanças. 3. Diagnóstico inicial: Neste ponto que começam as atividades que ajudarão o consultor a compreender a realidade da empresa, do setor ou do processo para o qual está sendo aplicado o serviço de consultoria. O diagnóstico, junto com a intervenção, são os dois principais momentos da consultoria. Por isso que a próxima unidade será inteiramente dedicada a essas atividades. O diagnóstico, realizando uma analogia com a medicina, serve para verificar o estado atual de saúde da organização. Saúde no sentido mais amplo, mas no detalhe, no setor ou processo para o qual o consultor foi contratado. Vamos colocar um exemplo para esclarecer melhor. Imaginemos, hipoteticamente, que você foi contratado como consultor de uma organização para desenvolver e implementar um novo planejamento de marketing para reposicionar a empresa no mercado de atuação. Na etapa de diagnóstico, você vai querer levantar todas as informações necessárias a respeito das ações de marketing desenvolvidas até aquele ponto e quais foram os resultados alcançados por tais atividades. Posteriormente, você irá planejar uma série de ações novas para atingir os resultados esperados por meio da aplicação delas na etapa de intervenção. Para executar estas, é bem provável que você precise utilizar recursos financeiros assim como humanos com determinadas habilidades e competências. Para você saber se poderá contar com estes recursos deverá ter levado em conta os mesmos na fase de diagnóstico e planejamento. Este exemplo foi colocado para você perceber a importância de que a etapa de diagnóstico contemple a empresa como um todo e não apenas o setor no qual você irá intervir. Isto se explica por meio da visão sistêmica da organização que define que todos os setores e processos da mesma estão interligados e que a empresa somente funcionará eficientemente se estes estão harmoniosamente integrados visto que a ação de um interfere em todos os outros. 31 4. Elaboração do relatório e apresentação: Uma vez levantadas todas as informações na etapa de diagnóstico por meio de diferentes ferramentas que veremos oportunamente em detalhe deve ser elaborado um relatório técnico que apresente de forma clara e concreta a situação atual da organização ou setor. Estando pronto este material será preparada uma apresentação junto ao grupo que decide e gestores de maior influência. Este momento é de extrema importância visto que, via de regra, os gestores e principalmente os proprietários não têm real conhecimento da situação da empresa. Muitas surpresas e dúvidas por parte dos gestores podem aparecer nesta hora e, por esta razão, o consultor deve estar extremamente preparado com dados e informações que certifiquem que o resultado do diagnóstico apresentado é real e baseado em fatos verdadeiros. No final deste encontro deve existir a certeza, em todos os participantes, de que uma intervenção se torna necessária e que serão indispensáveis a utilização de recursos variados e de esforço empresarial para conseguir resultados. 5. Planejamento de ações de intervenção: Esta etapa consiste no desenvolvimento de um planejamento detalhado de todas as ações que serão propostas para serem executadas na etapa de intervenção. Percebam que até este ponto nada aconteceu na empresa além de ter mobilizado as pessoas e levantado informações. Este plano deve ser montado de acordo com a realidade atual da empresa e a nova realidade que está se procurando para o futuro. Este documento definirá os passos que deverão ser seguidos, as metodologias que serão aplicadas, os resultados que serão perseguidos e os recursos que precisarão ser utilizados. Existem vários modelos possíveis de elaborar este planejamento, mas no mínimo, este plano deve contemplar os seguintes elementos para cada ação no entanto, podemos imaginar que se trabalhe em várias frentes ou setores assim, para cada um, existiria uma série de ações, e, para 32 cada ação o detalhamento que segue: Ação Explicação Justificativa Objetivos Metas Recursos Indicadores Cronograma Responsáveis Para a divulgação deste plano junto a diretoria e gestores precisará ser elaborada uma apresentação extremamente convincente. Isto porque é este o momento no qual a empresa verificará a competência da equipe consultora ou do consultor. A Figura 2 nos mostra cada uma das etapas com suas características comportamentais e os elementos que as formam. Figura 2: Etapas Do Processo De Consultoria Fonte: Elaborada pelo próprio Autor (2021). 33 6. Intervenção empresarial: A etapa de intervenção acostuma, por suas características, a mais demorada, mas também a mais importante, isto porque consiste na colocação em prática do planejamento de ações estipulado para conseguir a mudança de situação que movimentou a empresa a procurar o serviço de consultoria. Para isto acontecer cada setor e pessoa deve ter muita clareza das tarefas e atividades que devem executar assim como das normas para a implementação de cada uma delas. Para isto cada setor deve receber o plano de ação que corresponde assim como todas as orientações necessárias para sua efetivação. Um dos elementos de extrema importância consiste na implementação das métricas e indicadores de acompanhamento definidos no planejamento para cada ação e que servirão para conferir o quanto as atividades se aproximam do ideal traçado em dito plano. 7. Monitoramento e controle: Esta etapa, de certa forma, começou na fase anterior, a de intervenção, visto que indicadores já vem sendo utilizados para a acompanhar as tarefas e atividades e se tornam necessários visto que, por meio deles, o consultor conseguirá mensurar o andamentode cada um dos processos. No entanto, deve ser elaborado um plano de monitoramento e controle com métricas e elementos a serem medidos, indicações de como serão realizadas essas leituras, com que frequência e em que momento do processo. Este mapeamento deve considerar leituras parciais e finais. As parciais servirão para identificar possíveis desvios e aplicar medidas corretivas se assim for necessário. 8. Diagnóstico final: Após ter executado os processos e atingido os resultados gerais esperados, ou ainda, se por alguma razão os mesmos foram atingidos parcialmente, deve ser elaborado um novo plano de diagnóstico semelhante ao executado no começo dos trabalhos. Esta leitura deve permitir analisar as razões pelas quais os objetivos não foram totalmente atingidos, no caso disto ter acontecido. Somente desta forma se conseguirá compreender a atual situação da empresa, setor ou processo. Após ter os resultados uma nova apresentação deve ser realizada junto aos interessados para fechar desta forma este ciclo de consultoria. 2.3 CRIANDO RELATÓRIOS EFICIENTES 34 Como a própria palavra descreve, um relatório é algum elemento que relata algum fenômeno, fato ou acontecimento. No caso de relatórios empresariais, que é o que nos interessa, este elemento consiste em um documento escrito que pode ou não se valer de imagens, gráficos e outros elementos comunicacionais. O consultor fará uso de relatórios sempre que realizar algum tipo de diagnóstico e precisar apresentar a real situação da organização, setor ou projeto. O primeiro que ele deve levar em conta é a audiência, ou seja, para quem é dirigido e quem analisará este documento. Elementos como hierarquia dentro da empresa, formação, capacidade e conhecimentos técnicos entre outros precisam ser levados em conta. A seguir vamos citar algumas partes indispensáveis de um relatório eficiente de acordo com os preceitos de Souza (2016, p.97). 1. Apresentação do relatório: Neste primeiro ponto se apresentam os objetivos do relatório de forma generalista justificando o porquê da elaboração do mesmo. 2. Sumário: Consiste em uma síntese dos conteúdos que farão parte do mesmo. 3. Desenvolvimento: Se expõem todos os fatos levantados apresentando detalhes e tabulação de dados, entre outras informações além de reflexões detalhadas de cada um dos elementos que serão tratados. 4. Conclusões finais: São fundamentações que podem ser realizadas a partir dos elementos apresentados no desenvolvimento. É a leitura e interpretação da realidade. 5. Recomendações: Plano de ação sugerido a partir dos problemas apresentados que oferecerá soluções para estes. 6. Anexos: Totalidade das planilhas, gráficos, tabelas, questionários, pesquisas e outros elementos utilizados durante o processo de diagnóstico. Nem todo relatório terá a mesma estrutura. Essa aqui é apenas uma sugestão de partes que não podem faltar. Ainda o consultor precisará elaborar e apresentar relatórios em diferentes situações com distintos graus de profundidade. Neste sentido existem 3 tipos de relatórios: Informais: São bastante utilizados durante a operação e podem consistir em simples memorandos, e-mails, ou notas explicativas. Semi-informais: Eles são um pouco mais complexos, mais extensos, e tem uma direção específica a respeito de algum assunto. Formais: Nestes a complexidade aumenta, tem o formato sugerido aqui com as 6 partes no mínimo. 35 Na próxima unidade vamos conferir as etapas mais importantes do serviço de consultoria. Nos referimos ao momento do diagnóstico e a intervenção. 36 FIXANDO O CONTEÚDO 1. O Sebrae destaca algumas razões pelas quais as empresas podem e devem contratar um serviço de consultoria: Agregar conhecimento ao negócio. Aportar experiência adquirida em anos de atuação empresarial anterior permitindo a empresa ganho em agilidade com maiores resultados. Trazer um olhar de fora que permita realizar questionamentos a partir de uma análise crítica e isenta de vínculos emocionais com o negócio. Conectar soluções aos desafios existentes. Obter mais resultados e com maior rapidez. Fonte: sebrae.com.br Para este tipo de serviços encontramos algumas classificações com diferentes tipologias que podem ser contratadas. Uma delas consiste em aquele serviço que será prestado para uma situação específica podendo ser dias, semanas ou meses. Isto vai depender das características do problema a ser resolvido. A que tipo de consultoria este conceito se refere? Assinale a alternativa correta. a) Consultoria permanente. b) Consultoria mista. c) Consultoria temporária. d) Consultoria speed. e) Consultoria invertida. 2. Existem variedades de serviços de consultoria que se adequam as necessidades de cada tipo de mercado ou setor de atuação. Uma delas se caracteriza por atender as demandas específicas da empresa. Neste modelo a velocidade de implementação é rápida e, em muitos casos, contempla até o treinamento das equipes envolvidas no processo. Entre as vantagens que este modelo apresenta podemos destacar o maior envolvimento dos funcionários de forma participativa promovida pelos treinamentos, uma menor resistência por parte das equipes e 37 uma tendência a que as soluções oferecidas se adequem de melhor forma a situação apresentada. Esta modalidade recebe o nome de: a) Consultoria de pacote. b) Consultoria externa. c) Consultoria interna. d) Consultoria combo. e) Consultoria customizada. 3. Não é incomum que no mercado brasileiro nos deparemos com empresas que após anos de experiência em um determinado setor com um certo produto ou serviço decidam expandir seu universo para outros países entrando no âmbito do comercio internacional. Para isto muitas vezes deverão abrir escritórios no exterior ou recorrer a representantes comerciais especializados que as representarão fora as fronteiras da nação. Para isto existe um tipo de serviço de consultoria que contempla este tipo de cenário. A que modalidade o texto se refere? Assinale a alternativa correta. a) Consultoria especializada. b) Consultoria regional. c) Consultoria total. d) Consultoria global. e) Consultoria micro. 4. O processo de consultoria aplicado em uma organização segue rituais que vão se adaptando de acordo com o tipo de consultoria e com o setor do mercado onde está sendo aplicada. Quando a mesma precisará envolver os colaboradores da empresa no processo e após ter assinado o contrato e seguindo o cronograma que foi estipulado no mesmo deve ser preparado um plano de ação que vise o envolvimento da força de trabalho. Esta atividade visa engajar toda a empresa, ou pelo menos os envolvidos no processo de consultoria, da importância daquela 38 ação e de quanto importante é a participação deles neste processo. Este trabalho deve ser coordenado e apresentado pelo consultor ou equipe de consultoria, mas é necessário o envolvimento dos gestores ou proprietário da empresa para dar um caráter mais formal, inicialmente, a todo o processo. Qual é a etapa do processo a qual esta ideia se refere? Assinale a alternativa correta. a) Diagnóstico inicial. b) Elaboração do relatório e apresentação. c) Intervenção empresarial. d) Monitoramento e controle. e) Endomarketing na empresa consultada. 5. A etapa de intervenção empresarial é uma das mais importantes visto que ela precisará envolver os processos e colaboradores da organização que está sendo consultada. A respeito desta fase podemos afirmar que: I. São realizados os trabalhos de planejamento. II. Nela se executam as ações planejadas. III. É a etapa onde se assina o contrato. IV. Se percebem os resultados finais da consultoria.Agora assinale a alternativa correta. a) Apenas a afirmação I está correta. b) Apenas a afirmação II e IV estão corretas. c) Apenas a afirmação II está correta. d) Apenas as afirmações III e I estão corretas. e) Apenas a afirmação IV está correta. 6. A fase de monitoramento e controle, de um processo de consultoria, se encontra localizada na linha do tempo logo após da etapa de intervenção. No entanto, o 39 monitoramento se expande além das fronteiras da própria fase. Este fenômeno acontece por qual razão? Assinale a alternativa correta. a) Porque é difícil executar planejamentos. b) Porque o controle é exercido por qualquer um. c) Porque o monitoramento se aplica a qualquer hora. d) Porque para cada ação existem indicadores que devem ser lidos. e) Porque o controle apenas se aplica no planejamento. 7. O relatório de consultoria é a parte tangível do seu serviço. Ele pode ser apresentado por uma planilha, um documento em Word, PowerPoint ou PDF e/ou até mesmo ser entregue impresso, na forma física. Nele estará todo o seu entendimento da situação atual do cliente e os conselhos que, na sua opinião vão ajuda-lo a ter melhores resultados para o objetivo definido. Muitas vezes é a qualidade desse relatório que vai definir a forma como você será lembrado pelo seu cliente. Mesmo que você faça um projeto de consultoria excelente, se esse entregável deixar a desejar, sua imagem pode ficar manchada e a satisfação do seu cliente pode não ser a mesma. (Rafael Ávila - academiadoconsultor.com.br) Neste sentido um relatório será mais compreensível quando: Assinale a alternativa correta. a) Estiver apresentado com muitas figuras. b) O público seja uma única pessoa. c) Se leve em conta na elaboração o conhecimento do público. d) Se apresente em power point. e) Um apresentador profissional faça o trabalho. 8. Dentro de cada uma das etapas ou fases de um processo de consultoria vamos nos depararar com uma série de elementos que precisam ser devidamente cuidados para que a realidade levantada por meio desse serviço de consultoria seja fidedigna com os fatos empresariais da organização. Em uma destas etapas encontramos os seguintes elementos: dados, informações, métrica e leituras. 40 A qual etapa nos referimos? Assinale a alternativa correta. a) Planejamento. b) Monitoramento. c) Diagnóstico. d) Relatório. e) Contrato. 41 Diagnóstico e intervenção empresarial A REALIDADE DA ORGANIZAÇÃO É comum que os proprietários de empresas realizem a gestão operacional delas cuidando dos processos diários e não dando tanta importância a real situação da organização nos mais amplos aspectos. Sabemos que toda empresa se encontra inserida em um contexto econômico, social e mercadológico. Conhecer este âmbito, suas características, as variáveis que influenciam o setor assim como as tendências futuras de crescimento, estancamento ou retração são obrigações dos gestores e donos do negócio com o intuito de compreender a situação atual na qual se encontra dito empreendimento. Neste sentido existem leituras amplas que devem ser realizadas do contexto geral da economia, da situação do setor de atuação e, especificamente, dos parâmetros que influenciam no mercado no qual a empresa comercializa seus produtos ou serviços. Por outro lado, estes gestores precisam aplicar métodos e métricas para verificar, qualitativa e quantitativamente a situação interna da organização. Assim o consultor deve planejar o tamanho do diagnóstico a ser realizado por meio de dois elementos, amplitude e profundidade. A amplitude vai determinar a quantidade de setores que serão diagnosticados, os departamentos que serão analisados ou o número de processos que vão ser examinados. Já a profundidade determinará o grau de detalhamento que cada ferramenta de diagnóstico irá trabalhar no quesito que está sendo verificado. A figura 3 apresenta alguns exemplos UNIDADE 03 42 de cada um destes elementos. Figura 3: Amplitude E Profundidade De Um Diagnóstico Fonte: Elaborada pelo Autor (2021). Observando você poderá verificar que a amplitude se compreende na horizontalidade de estrutura organizacional e funcional da empresa. Já a profundidade indica o grau de detalhamento que será aplicado a cada processo para realizar o diagnóstico. Imagine hipoteticamente que a empresa a ser diagnosticada tem esses 4 setores, produção, estoque, vendas e distribuição. A amplitude se refere a quantos desses setores que serão analisados. Por outro lado, e apenas como exemplo, detalhamos as atividades do processo de estocagem para compreendermos a profundidade, visto que, quanto maior quantidade de atividades do processo sejam diagnosticadas maior será a profundidades do estudo. DIAGNÓSTICO EFICIENTE Vamos neste ponto definir alguns tipos mais utilizados de diagnóstico assim como os vários aspectos que estes contemplam. Para isto vamos utilizar as denominações de Souza (2016, p.84). 43 3.2.1 Diagnóstico de atitude das lideranças: Verificam os posicionamentos dos líderes de equipes a respeito de aspectos relacionados a administração tais como: estilos de exercer a liderança; formas de estabelecer metas; atitudes ante as mudanças; atividades em equipes; ferramentas utilizadas para a motivação. Estas informações servirão para determinar o tipo de treinamento que os lideres devem receber assim como a necessidade de novas lideranças em algum dos setores da empresa. 3.2.2 Diagnóstico da atitude das pessoas da equipe de vendas: Este tipo de diagnóstico serve para mensurar a visão comercial que todos os colaboradores da força de vendas da organização possuem e que podem ser levados em conta na hora de estruturar tal equipe. Os aspectos aqui levantados são: Abordagem; conhecimento a respeito dos produtos; apresentação; importância do fechamento; aprendizado; controle; disponibilidade para as mudanças. Estes dados servirão para diagnosticar a qualidade da equipe de vendas assim como a visão que eles têm da importância, para eles e para a empresa, de atingir e superar os objetivos da área. 44 3.2.3 Diagnóstico do relacionamento da empresa com o cliente Utilizado para verificar a importância que todos os colaboradores dão para o atendimento e as formas de se relacionar com os clientes da organização. São verificados elementos como: aperfeiçoamento dos processos de agregação de valor; competências e habilidades das equipes; empatia com o cliente; utilização das informações dos clientes; formas de comunicação com os consumidores; prontidão para a solução de problemas dos clientes. Os dados aqui obtidos vão ser utilizados para definir o tipo de dinâmicas que devem ser criadas para melhorar aspectos atitudinais. A etapa de diagnóstico se caracteriza pela aplicação de algumas ferramentas da administração, mas, principalmente, pela obtenção de certos indicadores e sintomas que vão apresentar para o consultor a real situação de cada setor, equipe ou da empresa como um todo. Neste sentido e seguindo os ensinamentos de Souza (2016, p.87) encontraremos os seguintes elementos: Indicadores estruturais: Consistem nas informações diretas obtidas da empresa que está sendo analisada. Faturamento, lucratividade, produtividade, https://bit.ly/3JgDnCc https://bit.ly/3JgDnCc 45 retorno sobre investimento, quantidade de clientes, número de fornecedores fazem parte deste universo. Sintomas: Se caracterizam por ser os sinais que advertem a respeito de uma tendência situacional que podese transformar em um problema futuro. Alguns destes podem ser: tendência do nível de vendas; curva de lucratividade; situação da rentabilidade; situação da liquidez; situação financeira; situação dos colaboradores; situação da gestão de recursos. O importante de realizar este tipo de levantamento é a tentativa de compreender quais são as causas que definem essas possíveis tendências de diferentes aspectos que podem se transformar em futuros problemas. Assim podemos encontrar as seguintes causas mais correntes dos problemas nas organizações. De acordo com Souza (2016, p. 91) podemos classificar estas causas por meio de 6 subsistemas e ainda, dentro de cada um deles, realizamos a apreciação de acordo com duas óticas sendo estas as estratégias e os recursos. A sua vez, no cerne de cada uma dessas óticas realizaremos a seguinte divisão: as estratégias serão divididas em escolha inadequada e utilização inadequada, por outro lado os recursos em qualidade insuficiente e quantidade insuficiente de acordo com os ensinamentos de Souza (2016). Vamos verificar agora estas causas. 1. Administração e planejamento Estratégias Escolha inadequada Da localização da empresa; Da linha de produtos; Do mercado de atuação. 46 Utilização inadequada Do comando; Da estrutura organizacional; Das instalações da empresa. Recursos Qualidade insuficiente Da eficiência da direção; Do conhecimento da área; Das instalações da empresa; Da comunicação interna e externa. Quantidade insuficiente Dos recursos próprios ou terceirizados; Das garantias para conseguir crédito; Das informações de performance; Das instalações da organização. 2. Compras e estoques Estratégias Escolha inadequada Da política de compras; Da política de estoques; Dos fornecedores. Utilização inadequada Dos recursos em estoque; Do credito cedido pelos fornecedores. Recursos Qualidade insuficiente 47 Dos controles de compras; Da capacitação de funcionários; Dos controles de qualidade de produtos acabados; Do conhecimento das ofertas no mercado. Quantidade insuficiente De dados de controle de estoque; De programação de compras; De controle de perdas e avarias; De funcionários em geral. 3. Financeiro Estratégias Escolha inadequada Dos fundos de curto e meio prazo; Do credito de fornecedores; Da política de crédito para os clientes; Da política de capacitação. Utilização inadequada Dos recursos financeiros em estoque; Do capital de giro; Dos lucros. Recursos Qualidade insuficiente De conhecimento financeiro; Do sistema contábil; Da rotina de concessão de crédito; Do conhecimento do sistema de tributação. Quantidade insuficiente 48 De dados para previsão de fluxo de caixa; De informações para controle financeiro; De dados de margem de contribuição de cada unidade de negócios; De informações de giro de produtos. 4. Vendas Estratégias Escolha inadequada Da taxa de marcação; Da política de descontos; Da remuneração dos vendedores; Das promoções; Da pesquisa de mercado. Utilização inadequada Do layout da área de vendas; Da equipe de vendas; Dos esforços de venda; Dos pontos de vendas. Recursos Qualidade insuficiente Da qualificação dos vendedores; Do ambiente de vendas; De conhecimento do mercado; De informações sobre consumidores; De informações sobre tendências. Quantidade insuficiente De dados sobre vendas; De dados de previsão da demanda; De áreas para vendas; 49 De informações para precificação. 5. Produção Estratégias Escolha inadequada Maquinárias, instalações e equipamentos; Das quantidades produzidas; Dos processos de produção; Das matérias primas e materiais; Da composição do portfólio de produtos. Utilização inadequada Do layout da área de produção; Dos processos de produção; Das pessoas disponíveis; Das metodologias de trabalho; Das informações da previsão de demanda. Recursos Qualidade insuficiente De pessoas qualificadas; De dados para o plano mestre de produção; De informações sobre novos produtos; De dados sobre tecnologias disponíveis; Quantidade insuficiente De instalações físicas; De pessoas qualificadas; De controles de produção e qualidade. 6. Pessoas 50 Estratégias Escolha inadequada Da média salarial; Do equilíbrio salarial interno; Dos critérios de recrutamento e seleção; Do treinamento; Do ambiente organizacional; Dos métodos de motivação. Utilização inadequada Do gerenciamento do tempo; Da carga de trabalho; Das habilidades e competências das pessoas. Recursos Qualidade insuficiente Do clima organizacional; Das habilidades de liderança; Da qualidade de vida no trabalho; Do sentido do trabalho. Quantidade insuficiente Da carga horária; Da supervisão; Do monitoramento do desempenho; Da atenção aos direitos trabalhistas. Tendo verificado os passos da etapa de diagnóstico veremos a seguir o momento do planejamento da intervenção. INTERVENÇÃO E PLANEJAMENTO Uma vez realizado o diagnóstico empresarial para verificar a real situação da 51 organização passamos a definir o plano de ação de intervenção na empresa. Uma das formas utilizadas e que tem se mostrado eficiente consiste no planejamento por desafios. Para isto, para cada setor que foi diagnosticado se determinam grandes desafios para atingir padrões superiores de acordo com a estratégia definida pela alta direção da organização. Cada setor ou departamento pode optar por 2 ou 3 desafios, de acordo com a necessidade de mudanças estipuladas para aquela área. Para cada um destes desafios se definem alguns projetos, sendo aconselhável a opção de 2 a 4 e não mais que isso. Logo para cada um dos projetos se definirá a seguinte estrutura: 1. Nome: 2. Justificativa: 3. Objetivo: 4. Plano de ação: Ação 1 Ação 2 Ação 3 (Para cada ação se implementa um 5W2H) O que? Por que? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Cronograma de cada ação Indicadores de execução e desempenho para cada ação 5. Indicadores de desempenho para cada projeto 6. Cronograma geral dos desafios e projetos 52 Este planejamento deve ser previamente aprovado pelos responsáveis da empresa contratante. A partir desse ponto deve se aplica um esforço de gestão estratégica que consiste na colocação em prática de todos os pontos expostos no planejamento de acordo com o cronograma estabelecido para cada projeto. 53 FIXANDO O CONTEÚDO 1. Diagnóstico organizacional é uma radiografia da situação atual da empresa e de seu sistema de gestão. Pode ser desenvolvido com uma abordagem mais geral de todo o contexto da gestão ou ter focos específicos em determinados processos. Luiz Lima – administradores.com.br Quando o diagnóstico a ser realizado prevê a análise de cada uma das tarefas que fazem parte das diferentes atividades que completam cada um dos processos dizemos que o mesmo é: Assinale a alternativa correta. a) Amplo. b) Profundo. c) Superficial. d) Generalista. e) Leve. 2. Na atividade de consultoria os indicadores cumprem uma função de extrema importância visto que por meio deles o consultor conseguirá realizar um diagnósticofiel assim como poderá monitorar as ações executadas no momento da intervenção. Um deles consistem nas informações diretas obtidas da empresa que está sendo analisada como faturamento, lucratividade, produtividade, retorno sobre investimento, quantidade de clientes, número de fornecedores fazem parte deste universo. Estes recebem o nome de: Assinale a alternativa correta. a) Estruturais. b) Temporários. c) Superficiais. d) Transitórios. e) Consolidados. 54 3. O relacionamento das empresas com seus fornecedores de matéria-prima, insumos, materiais, produtos semiacabados e produtos acabados é de vital importância para o normal funcionamento destas. A escolha inadequada destes fornecedores é considerada uma das causas de problemas empresariais. Em qual dos subsistemas empresariais que seguem esta causa denominada escolha de fornecedores se enquadra? Assinale a alternativa correta. a) Administração e Planejamento. b) Financeiro. c) Compras e estoques. d) Vendas. e) Produção. 4. Quando você realiza uma gestão do tempo adequada, diminui o estresse, tem mais tempo livre, aumenta a produtividade e eficiência, melhora reputação profissional e é capaz de realizar objetivos. (Bruna Valente – administradores.com.br) O gerenciamento apropriado do tempo consiste, em um sério problema dentro das organizações. Este se reflete imediatamente em falta de produtividade visto que o tempo é um dos principais recursos de uma empresa. Em qual subsistema empresarial se enquadra este tipo de gestão temporal relacionado diretamente a produtividade individual? Assinale a alternativa correta. a) Pessoas. b) Financeiro. c) Compras e estoques. d) Vendas. e) Produção. 55 5. As operações de qualquer tipo de empresa são possíveis a partir da implementação de processos que deverão agregar valor parcialmente até chegar no produto ou serviço final. Quando encontramos algum processo que não agrega valor é porque ele está sendo mal executado ou porque está sobrando, ou seja, ele não é necessário como um processo e pode passar a fazer parte, como atividade, de outro processo. A mensuração do aperfeiçoamento deste tipo de processo faz parte de qual tipo de diagnóstico empresarial? Assinale a alternativa correta. a) Diagnóstico da atitude das pessoas da equipe de vendas. b) Diagnóstico de atitude dos chefes. c) Diagnóstico de relacionamento entre setores. d) Diagnóstico de comunicação empresarial. e) Diagnóstico do relacionamento da empresa com o cliente. 6. A intervenção empresarial se torna necessária para a correção ou solução de problemas detectados no interior das organizações. Esta intervenção deve ser realizada apartir de um documento de vital importância no processo de consultoria. A que documento nos referimos? Assinale a alternativa correta. a) Diagnóstico. b) Contrato. c) Planejamento. d) Relatório. e) Anexos do contrato. 7. O acompanhamento, a correção, a atenção e a resiliência são alguns dos elementos que se tornam obrigatórios em uma das etapas do processo de consultoria empresarial. A este respeito podemos afirmar que: 56 I. Estes elementos fazem parte da etapa de planejamento. II. Estes elementos fazem parte da etapa de monitoramento. III. Estes elementos fazem parte da etapa de intervenção. IV. Estes elementos fazem parte da etapa de diagnóstico. Assinale a alternativa correta. a) Apenas a afirmação II está correta. b) Apenas a afirmação I está correta. c) Apenas a afirmação IV está correta. d) Apenas as afirmações I e IV estão corretas. e) Apenas as afirmações II e III estão corretas. 8. Muitos proprietários, diretores e gerentes de todo tipo de empresa tem certa dificuldade em enxergar a realidade e verdadeiro posicionamento que as empresas nas quais atuam ocupam no mercado. Isto porque normalmente não conseguem interpretar os diferentes contextos nos quais a organizações se encontra inserida. A respeito destes contextos podemos definir que eles são: Assinale a alternativa correta. a) Apenas contexto econômico. b) Apenas contexto mercadológico. c) Contexto econômico, social e mercadológico. d) Apenas contexto social. e) Contexto social e econômico. 57 METODOLOGIAS, TÉCNICAS E FERRAMENTAS INTRODUÇÃO As empresas de consultoria assim como os consultores que fazem parte delas utilizarão uma série de ferramentas da administração para poder diagnosticar a situação real da organização e seus diferentes departamentos para posteriormente conceber um planejamento, valendo-se de técnicas específicas para este fim que permita que seja provocada a mudança esperada pela empresa que contratou os serviços de consultoria. Estes serão os assuntos desta unidade. ANÁLISE SWOT Toda empresa se encontra inserida em um determinado mercado. Este mercado pertence a um setor industrial ou comercial que a sua vez pertence ao contexto de uma região de um determinado pais. Uma boa parte dos eventos e fenômenos que acontecem fora da empresa afetam, de alguma maneira, suas atividades. Por outro lado, as situações internas da empresa também acabam sendo determinantes para definir os resultados que esta atingirá. Estes fenômenos que acontecem dentro do contexto econômico no qual a empresa atua precisam ser analisados no processo de diagnóstico implementado or um serviço de consultoria. Assim interpretamos que existe um ambiente externo e outro interno que acabam influenciando todas as operações da empresa em questão. Esta influência pode ser tanto negativa quanto positiva. Estes dois ambientes são formados por outros micro-ambientes com características particulares que permitem uma leitura mais ou menos complexa por parte dos consultores empresariais. É o que denominaremos de ambiente de marketing no qual se desenvolvem todas as estratégias necessárias para que a empresa identifique as necessidades de seus clientes para posteriormente desenvolver produtos e serviços que as satisfaçam. O consultor deve ter a habilidade e as ferramentas necessárias para realizar permanentemente a leitura dos indicadores deste ambiente para poder entender a Erro! Fonte de referênci a não encontra da. 58 situação real de todo o mercado e da empresa analisada, com o intuito de que o diagnóstico e a futura intervenção sejam os mais eficientes e assertivos possíveis. Uma das ferramentas de diagnóstico do ambiente de marketing que os consultores têm à disposição é a Análise SWOT. Metodologia criada na Universidade de Stanford, nos Estados Unidos, na década do 70 tem foco no diagnóstico dos diferentes fatores ambientais que afetam as atividades das empresas. A técnica se propõe analisar o ambiente interno por meio das forças e fraquezas e o ambiente externo através das ameaças e oportunidades. Figura 4: Matriz de Análise SWOT Fonte: Adaptado pelo autor de Kotler (2006). Começaremos por definir alguns dos fatores do ambiente externo que podem ser contemplados e que o consultor deve levar em conta na hora de realizar mensurações para diagnosticar. Ambiente demográfico: Neste ambiente se contemplam as mudanças na população em termos de quantidade de habitantes, densidade populacional, localização geográfica, idade, sexo, raça, ocupação e outros tipos de dados que possam ser transformados em informações estatísticas. Normalmente se encontram este tipo de informações nos censos realizados pelos órgãos governamentais competentes. Algo interessante neste sentido e que esta informação se encontra dividida por estados, municípios e até bairros facilitando em muito os possíveis estudos realizados a este respeito.59 Ambiente econômico: Encontramos neste ambiente todos os fatores econômicos e financeiros que afetam o poder de compra das pessoas assim como a possibilidade de investimento das organizações. Um dado macroeconômico que sempre os gestores devem acompanhar é o tamanho e movimento da economia do pais. A forma técnica que dispomos para esta verificação é a leitura do PIB (Produto Interno Bruto) realizado mensalmente e anualmente por órgãos especializados neste computo. O PIB é a soma de todos os bens e serviços produzidos dentro de uma nação em um determinado período de tempo, normalmente, um ano, mas também se realizam leituras mensais, trimestrais e semestrais para acompanhar de perto o rumo da economia. Quando escutamos falar nos jornais e méios de comunicação especializados que a economia do pais cresceu um 4,5 %, como exemplo, devemos entender que o tamanho do PIB de um ano para o outro sofreu um acréscimo de 4,5%. É o que se denomina de crescimento econômico de um pais, por tanto, uma leitura comparativa do tamanho do PIB de um ano para o outro. Também podemos encontrar estes dados de forma regionalizada, por estados e por municípios. Mas não é só o PIB que interessa na análise do ambiente econômico. Fatores como nível de crédito, disponibilidade de empréstimos, taxa de juros, juros do cheque especial e do cartão de crédito entre outros são de extrema importância para verificar o estado econômico em um determinado momento. As leituras destes dados ajudarão o consultor a compreender mais profundamente o cenário no qual atua a empresa que contratou os serviços de consultoria. É claro que dependendo do tipo de serviço de consultoria contratado estas informações terão maior ou menor relevância. Ambiente legal: Os fatores deste ambiente são diversificados visto que vários aspectos legais influenciam a atuação de qualquer tipo de organização no mercado. Por um lado, encontramos toda a legislação concernente aos aspectos mais amplos de uma sociedade que indiretamente influenciam comportamentos de consumidores e empresas. Também nos deparamos com legislação que regulamenta os diferentes setores industriais e comerciais de uma sociedade e que https://bit.ly/3oxZXxE 60 podem limitar ou não determinadas atividades. Além disto vamos nos deparar com a recente legislação de proteção aos consumidores que se apresenta com diferentes exigências que as empresas devem cumprir em suas atividades. Ambiente político: O andamento das instituições políticas como o poder legislativo e executivo e determinante para o equilíbrio econômico de uma nação. O âmbito legal também se vê influenciado pelas definições políticas, pela governabilidade e pela ideologia que predomine naquele momento do pais, nos seus governantes. Ambiente natural: O equilíbrio da natureza determina de forma predominante o ambiente que uma sociedade precisa para que sua realidade econômico-social se desenvolva de forma harmoniosa. Catástrofes naturais e condições do clima, em geralpodem influenciar o normal andamento das empresas e de toda a sociedade. Poderíamos até neste ponto, também falar das doenças que afetam determinado setor ou de pandemias que alcançam o mundo inteiro, como por exemplo o Covid 19 entre outras. Ambiente tecnológico: O desenvolvimento tecnológico de uma pais é um fator de extrema importância para o desenvolvimento econômico do mesmo. Os fatores relacionados a inovação tecnológica estão diretamente relacionados a alguns elementos como pesquisa e desenvolvimento realizado nas empresas, crescimento econômico, capacidade acadêmica de pesquisa e parceria entre mercado e universidades. Um outro elemento que deve ser levado em conta neste item é o nível de importação de tecnologia existente naquela nação. Ambiente cultural: Por fim temos os elementos culturais de um ambiente. Neste sentido vamos verificar que a cultura de uma sociedade ou de setores dela é determinante no tipo e comportamento dos indivíduos que fazem parte dela. Se uma 61 sociedade é mais consumista se comportará de forma diferente que uma sociedade mais ortodoxa e este fato influenciará diretamente as empresas, apenas para citar como um exemplo de como a cultura induz tipos diferentes de comportamento dos consumidores. Agora vamos mapear alguns fatores do ambiente interno que devem ser levados em conta em um diagnóstico empresarial. Recursos humanos: As pessoas que trabalham em uma empresa são determinantes para atingir o sucesso dos esforços da mesma. O diagnóstico neste sentido passa pela identificação dos tipos de treinamentos recebidos, pela experiência com as atividades desenvolvidas, a capacidade de trabalho em equipe, a formação, a motivação, o comprometimento, a liderança e qualquer outro elemento que se relacione com a atuação das pessoas. Capacidade financeira: O equilíbrio financeiro é um dos fatores mais importantes do ambiente interno de um empreendimento. Esta capacidade se analisa pela disponibilidade financeira para pagamento das obrigações, fornecedores, equipamentos, capital de giro e outras mais. Tecnologia utilizada: O tipo de equipamento, de maquinarias, de sistemas e de técnicas aplicadas aos processos são itens que devem ser observados também no ambiente interno da empresa. Ambiente organizacional: Neste ponto importam variáveis como o modelo de gestão que a organização utiliza, o clima organizacional, o padrão de inter- relacionamentos, aspectos motivacionais e sentido de pertença a um projeto maior. Também se enquadram fatores que tenham a ver com o espírito e a cultura de inovação e qualidade implementados na organização. Estado de inovação: Este item deve ser individualizado de forma a entender se esta instaurado na empresa o ambiente propício para inovação lembrando que, este tipo de atividade não deve ser mais uma questão de poucas empresas, mas sim uma cultura que deve ser promovida em todo o mercado independente do setor ao qual pertença. Assim, depois de ter realizado um detalhado mapeamento de todos estes elementos o consultor estará em condições de classificar, nos dois ambientes, quais itens são ameaças ou oportunidades no ambiente externo e quais forças ou fraquezas no ambiente interno. Desta forma se analisam os quadrantes expostos na figura de Análise SWOT para verificarmos onde encontramos os pontos negativos e 62 positivos de cada situação. Os positivos devem ser potencializados e os negativos solucionados para neutralizá-los ou transformá-los em positivos. BSC BALANCED SCORECARD Tradicionalmente as empresas mensuraram seu desempenho por meio de indicadores de ordem financeira. As práticas de gestão contemporâneas indicam que para obter os resultados financeiros esperados, e por tanto, dar lucratividade aos investimentos dos empreendedores, outros fatores devem ser considerados. Estes possuem uma importância estratégica não menor que o aspecto financeiro e servem como alavancagem tático para o crescimento e posicionamento estratégico no mercado das organizações. Os vetores de desempenho que acompanham o financeiro, segundo os preceitos do Balanced Scorecard (BSC) que consiste em uma ferramenta da administração empresarial de planejamento estratégico que permite que os gestores realizem uma leitura de outros indicadores além dos financeiros. Estes são a visão do cliente, a análise dos processos internos e a capacidade de aprendizado e crescimento verificada na organização. Kaplan e Norton (2001, apud Herrero 2005) identificam outras perspectivas, para as quais devem ser criados indicadores, que permitam a mensuração dos resultados parciais, no curto e meio prazo, com vistas a atingir os resultados planejados para o longo prazo. Perceba que esta ferramenta, além de ser utilizadana etapa de diagnóstico, também deve ser implementada na fase de planejamento da intervenção, do processo de consultoria, propondo ações que contemplem estas novas perspectivas. Vamos agora verificar elas no detalhe. Visão das finanças: Os indicadores financeiros continuam tendo a devida importância visto que todos os esforços estratégicos devem se traduzir na rentabilidade financeira do negócio. Os objetivos, e logo, os indicadores que podem ser utilizados para este fim são a lucratividade, a receita operacional, o retorno sobre capital investido e o valor econômico agregado entre outros. Ainda podem se traçar objetivos secundários, também da ordem financeira, como aumento do market share, também denominado de posicionamento ou participação do mercado que analisa a porcentagem de vendas da empresa comparada com o total do mercado,por meio de uma curva crescente nas vendas ou porque não, pela 63 geração positiva de fluxo de caixa. Visão do cliente: Primeiramente o consultor deve identificar, por meio desta perspectiva, os diferentes segmentos do mercado onde as unidades de negócios da companhia irão atuar ou atuam. Os indicadores que esta visão normalmente utiliza para mensurar o desempenho são a satisfação do cliente, a fidelidade destes com respeito a marca e a posterior retenção ao longo do tempo, a prospecção e conversão de novos clientes assim como a lucratividade media por cliente. Todos estes objetivos somente serão alcançados por meio da geração de valor real para estes clientes. Em tempos de mudanças radicais e constantes no comportamento do consumidor itens como inovação, experiência e digitalidade não podem ficar de fora dos planejamentos de intervenção empresarial. Visão dos processos internos: Toda atividade de negócios é formada por processos. Esta perspectiva visa atingir a excelência nestes por meio do controle e aprimoramento das atividades que os compõem e das próprias tarefas que pertencem a cada atividade. A visão do BSC se diferencia da visão tradicional de gestão de processos porque esta última tem foco na melhoria dos processos internos já existentes, já o BSC visualiza a possibilidade de criação de novos procedimentos que criarão maior valor para os clientes construindo assim uma curva mais ascendente no espectro financeiro. Uma outra diferença que se desprende desta análise qualitativa dos processos internos é a proposta de inovar nestes criando valor por meio da produção, entrega e assistência de produtos e serviços que satisfaçam as necessidades dos clientes por meio da prática de um custo inferior ao preço perceptível por eles. Visão do aprendizado e crescimento: Para que a empresa atinja os objetivos propostos de acordo com as visões financeiras, do cliente e dos processos internos deve se aprimorar permanentemente por meio da aprendizagem e o crescimento sustentável. Assim se identificam três fatores que devem ser levados em conta na prospecção de novas formas de atuar que se adequem as tendências de mercado. São eles as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. Logo o consultor deve propor ações para o desenvolvimento e reciclagem dos colaboradores por meio de treinamentos, imersões e experiências múltiplas que permitam mudar o mindset ou, a configuração mental destes para criar novas formas de fazer negócios e de envolver os clientes por meio dos produtos e serviços oferecidos nos diferentes mercados de atuação. Neste ponto se torna indispensável, em qualquer setor de 64 atuação, uma transformação digital vertical, no sentido de maior fluxo informacional entre os diferentes níveis hierárquicos a partir da tecnologia e horizontal, no aspecto de uma profunda interação e colaboração facilitada também pela utilização de plataformasque auxiliem neste processo. A Figura 5 nos apresenta, de forma didática, as quatro perspectivas assim como os questionamentos que o consultor deve se fazer em cada uma delas para achar o norte que guie as ações estratégicas propostas no modelo de intervenção. As respostas a estas perguntas consistem nos diferentes objetivos, indicadores, metas e iniciativas que devem ser traçadas para cada uma das quatro perspectivas. Figura 5: Esquema de Balanced Scorecard Fonte: Adaptado pelo autor de Kaplan e Norton (2001). Podemos destacar, além de sua operacionalização, as funções e princípios do BSC de acordo com Tavares (2010). 4.3.1 Funções do BSC Esclarecer e atualizar a estratégia; Divulgar a estratégia a toda a empresa; Alinhar as metas das unidades e dos indivíduos com a estratégia; Conectar os objetivos estratégicos às metas de longo prazo e aos orçamentos anuais; Identificar e alinhar as iniciativas estratégicas; Conduzir avaliações do desempenho periódicas para conhecer melhor a estratégia. 65 4.3.2 Princípios do BSC: Traduzir a estratégia em termos operacionais: As capacidades e ativos organizacionais precisam ser capitalizados por meio da aplicação da estratégia traçada. Devem ser aproveitadas as potencialidades das equipes e pessoas da empresa. Alinhar a organização à estratégia: Deve existir uma sinergia que promova a integração entre a estrutura organizacional da companhia e os moldes estratégicos propostos a partir do planejamento da intervenção. Transformar a estratégia em uma atividade do dia a dia de todos: Todos devem convergir, com suas atividades e tarefas cotidianas, a operacionalização da estratégia com uma visão sistêmica. Um programa de endomarketing, divulgando o proposto como plano de ação, pode funcionar perfeitamente neste sentido. Estratégia é um processo continuo: Não pode apenas se limitar a momentos específicos. A estratégia deve passar a ser o status quo da organização e sua aplicação, avaliação e controle deve ser permanente por meio do plano de intervenção. Mobilizar as mudanças através da liderança executiva: Deve existir uma corrente de liderança e motivação no sentido vertical de acima para baixo e o consultor deve promover este ambiente. Desta forma se esclarecerão dúvidas e expectativas e se dará estabilidade e harmonia ao processo de mudança proposto pelo BSC. Por outro lado, Lobato (2009) afirma que existem algumas razões que fazem com que os consultores implementem a ferramenta BSC. Estas são: Obter clareza e consenso sobre a estratégia do negócio; Proporcionar foco ao negócio; Desenvolver a liderança dos gestores de equipes; Educar a organização; https://bit.ly/34oQKk7 66 Alinhar programas e investimentos; Tornar a estratégia clara para toda a organização; Direcionar o processo de alocação de recursos e capital; Promover o aperfeiçoamento. Como você pode observar são todas razões estratégicas, mas com foco na colocação em prática de tudo aquilo que o consultor proporá como plano de ação. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO POR DESAFIOS Quando analisamos as estruturas organizacionais de todo tipo de empresa, independente do setor a qual ela pertence e atua, identificamos diferentes níveis em sua concepção operacional. A Figura 6 apresenta algumas das estruturas organizacionais que podemos encontrar no mercado. Figura 6: Estruturas Organizacionais Fonte: Elaborada pelo Autor (2021). Estes modelos básicos de estrutura apresentam características diferentes. Nos três você pode observar que se identificam no mínimo três níveis hierárquicos comuns de ser encontrados em todo tipo de organização. Um nível alto que contempla os diretores, um intermediário que consiste no núcleo gerencial e um baixo que nucleia os operadores. Esclarecemos que esta classificação de cargos foi colocada apenas como exemplo. Na estrutura vertical, existe uma cadeia de comando mais definida, ficamclaros os diferentes níveis e a comunicação flui de forma pouco dinâmica. Na horizontal, desaparecem as diferenças de níveis, apesar de que a diferenciação de 67 cargos continua, a comunicação é mais fluida mas continua a separação entre as duas pontas. Já na estrutura circular todos os neveis hierárquicos se relacionam e a comunicação flui de forma espontânea e circular. Levando em conta estas diferentes estruturas existentes em todas as organizações, independente do setor, os autores e teóricos do planejamento estipularam ao longo do tempo diferentes níveis de planejamento que acompanham esta ordem organizacional. Na hora do consultor planejar a intervenção empresarial com todas as ações que faram parte desta etapa deve identificar claramente estes níveis organizacionais. Assim identificamos três níveis de planejamento que devem se fazer presentes em todo exercício de planejar o futuro de uma empresa. Estes níveis ficam definidos como estratégico, tático e operacional. A figura a seguir apresenta os mesmos com as diferentes responsabilidades de planejamento. Figura 7: Níveis De Planejamento Fonte: Adaptado de Oliveira (2010). Vamos apresentar agora as responsabilidades e características de cada um destes três níveis de planejamento. Planejamento estratégico: Acontece na alta hierarquia da empesa. CEO´s Presidentes e diretores tem esta responsabilidade. São decisões de ordem estratégica que definem as diretrizes que a empresa vai seguir. Estas diretrizes visam o aproveitamento harmônico e estratégico entre o ambiente externo da empresa e seu ambiente interno. O planejamento estratégico consiste em um exercício que visa resultados a longo 68 prazo, normalmente acima de 5 anos. Existem diferentes tipos de estratégias pelas quais um consultor pode propor o rumo que uma empresa tomará. Cada uma delas se adequa a diferentes tipos de situações empresariais, diferentes momentos no ciclo de vida de uma empresa ou ainda, aos objetivos a longo prazo ou as diretrizes que a empresa estipulou. Oliveira (2010) cita estas estratégias em sua obra. Estratégia de sobrevivência: Este tipo de estratégia, como o próprio nome indica, é adotado por empresas que se encontram em posição caótica e não possuem outra alternativa para evitar a quebra. Normalmente elas identificam um ambiente externo com muitas ameaças e um ambiente interno com muitas fraquezas. Esta ação se caracteriza pelo corte imediato dos investimentos e pela diminuição drástica das despesas. Muitas vezes este tipo de estratégia se caracteriza também por uma ação de downsizing ou diminuição da estrutura organizacional. Estratégia de manutenção: Esta variante de estratégia é utilizada quando as organizações identificam um ambiente externo com constantes ameaças não entanto possuem um ambiente interno com várias forças. Assim a empresa decide enfrentar as ameaças e manter a posição conquistada no mercado. Estratégia de crescimento: Nesta situação, a empresa tem identificado no ambiente externo algumas oportunidades. Ela aceita os desafios independentemente se essas oportunidades vêm de encontra a pontos fortes ou fracos no ambiente interno. Se os pontos fortes da empresa estão alienados com as características da oportunidade ela aproveita o momento, se existem pontos fracos a empresa aplica ações para corrigi-los e alinhá-los com a oportunidade. Estratégia de desenvolvimento: Esta e a melhor das possibilidades visto que se identificaram oportunidades amplias no ambiente externo e a empresa somente tem pontos fortes que vão de encontro a essas oportunidades. A empresa opta por se desenvolver por meio de estratégias de novos mercados, novos produtos ou uma combinação deles. Planejamento tático: Esta metodologia administrativa define quais serão as atividades e projetos necessários para que a empresa se encaminhe pelas caminhos dentro do mercado que foram definidos no planejamento estratégico. As táticas consistem em uma série de atividades que agrupadas atingiram resultados intermediários. Enquanto que o plano estratégico visa um ponto no futuro e um caminho a ser seguido, o plano tático 69 define várias estratégias menores ou departamentais que devem ser executadas para ir conseguindo os objetivos parciais que guiarão o empreendimento ao espaço almejado no futuro. Uma boa forma de classificar e implementar o planejamento tático é dividindo ele por setores ou departamentos. Assim, cada setor terá sua própria tática que pode ser organizada por meio de diferentes projetos com objetivos específicos. Como exemplo podemos tomar o setor de produção de uma empresa. Imaginemos que foi definido no plano estratégico que a empresa se desenvolva e cresça. Poderíamos propor vários projetos para este setor. Projeto de inovação, projeto de qualidade total e projeto de melhoria das utilidades dos produtos já existentes. Cada um deles teria seus objetivos específicos com uma linha de ação a ser seguida. O mesmo aconteceria com os demais setores, financeiro, marketing, recursos humanos e vendas. Planejamento operacional: Por fim, após ter definido o plano estratégico e o plano tático, a empresa está em condições de elaborar o planejamento operacional. Este envolve as metodologias de implantação nas diferentes áreas funcionais existentes na empresa. Se identificarão para cada um dos projetos elaborados nos diferentes departamentos no passo anterior, quais serão as tarefas necessárias para que cada um deles entregue seu resultado final. Consiste nas decisões do dia a dia da empresa, da forma e dos métodos de fazer, das operações necessárias, de quem o fará e em quanto tempo. Tendo esclarecido os três níveis de planejamento vamos verificar agora o formato que adota o planejamento estratégico por desafios como ferramenta possível de um consultor utilizar para planejar o processo de intervenção empresarial. Este modelo de planejamento tem se apresentado com bastante eficiência na hora de trabalhar de forma colaborativa entre os diferentes setroes de uma organização. Para começar é possível que a empresa esteja dividida em setores ou departamentos. Para cada departamento se estabeleceram alguns desafios que são resultados macro que desejam se alcançados. No mínimo devem ser dois e o ideal é que não superem os 4. Uma vez definidos estes devem ser criados diferentes projetos para cada um dos desafios. Para finalizar, cada um dos projetos terá sua estrutura própria que contemplará alguns elementos obrigatórios que explanamos na estrutura proposta na sequência. 70 Estrutura de cada projeto: 1. Nome: 2. Justificativa: 3. Objetivo: 4. Plano de ação: Ação 1 Ação 2 Ação 3 (Para cada ação se implementa um 5W2H) O que? Por que? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto? Cronograma de cada ação Indicadores de execução e desempenho para cada ação O 5W2H consiste em uma ferramenta de gestão de atividades e tarefas extremamente simples que tem suas origens nos sistemas de gestão da qualidade. O nome foi dado a partir dos 7 questionamentos que ela propõe, utilizando as primeiras letras de cada palavra em inglês: O que? ( What) Por que? ( Why) Quem? ( Who) Onde? ( Where) Quando? ( When) Como? ( How) 71 Quanto? ( How much) É importante lembrar que o planejamento consiste apenas em um documento, de extrema importância, mas que não passa de um papel ou documento eletrônico. Na realidade é por meio de um processo denominado de gestão estratégica que o planejamento será levado a prática, isto com o devido acompanhamento dos indicadores que verificaram a execução com alto desempenho de cada uma das ações propostaspara tingir os grandes desafios. 72 FIXANDO O CONTEÚDO 1. (CONCURSO FANSAUDE - CE – 2022) O diagnóstico organizacional é um processo ou etapa do planejamento estratégico em que o consultor busca entender a situação geral da organização e seu contexto de atuação, realizando análises dos ambientes interno e externo. Em relação a esse diagnóstico, é correto dizer que ele pode ser realizado por meio da(o) Assinale a alternativa correta. a) Planejamento estratégico. b) Gestão estratégica. c) Análise SWOT. d) Balanced Scorecard. e) Benchmarking. 2. (CONCURSO PM – MT – 2021) Sobre a análise SWOT, considerando o ambiente interno e externo de uma empresa que contratou serviços de consultoria, analise as afirmativas. I. Oportunidades são atributos positivos tangíveis e intangíveis internos a uma organização. II. Por meio de uma autoanálise, a organização poderá entender quais são as suas fraquezas. III. O parque tecnológico atualizado e voltado para a melhoria do atendimento representa um ponto forte a ser explorado pela organização. IV. Os fatores que prejudicam a capacidade de a organização atingir suas metas, ainda que estejam em seu controle, são considerados ameaças. Assinale a alternativa correta. a) II e III, apenas. b) I, II e IV, apenas. c) III e IV, apenas. 73 d) I, III e IV, apenas. e) I e II, apenas. 3. (CONCURSO FUNSAUDE – CE – 2021) O Balanced Scorecard (BSC) surgiu como reação às críticas aos modelos estratégicos utilizados em determinado período, argumentando que esses modelos eram frágeis. Sendo assim um consultor deve expandir a análise do desempenho empresarial. Assinale a opção que apresenta uma razão para a fragilidade desses modelos. Assinale a alternativa correta. a) Focavam os aspectos objetivos em detrimento dos subjetivos. b) Estipulavam diretrizes inatingíveis para os grupos funcionais. c) Estavam limitados aos indicadores financeiros. d) Decorriam de uma concepção relativista do funcionário. e) Flexibilizavam de forma exagerada as medições. 4. (BANCA INAZ DO PARÁ – CRF-PE – 2018) O Balanced Scorecard (BSC) prioriza o equilíbrio organizacional a partir de 4 (quatro) perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado/crescimento. Sobre a perspectiva do aprendizado, pode-se afirmar: Assinale a alternativa correta. a) Refere-se aos processos em que a organização precisa ter excelência, é onde a estratégia é mais fortemente aplicada. b) Refere-se a uma análise da capacidade da organização para melhorar continuamente e se preparar para obter sucesso no futuro. c) Indica tendências de mercado, a fim de que a empresa desenvolva soluções que gerem valor para os clientes. d) Indica que os objetivos financeiros devem estar vinculados à estratégia da empresa, no sentido de medir se a execução da estratégia está proporcionando o lucro esperado. e) Refere-se a modelo de gestão estratégica, voltado para o futuro das 74 organizações, que alinha missão, visão e estratégias a um conjunto de medidas financeiras tradicionais. 5. (CONCURSO APEX BRASIL – 2018) Em um mapa estratégico de uma fábrica de biscoitos recheados que visa ao aumento de lucro em sua base estratégica, é definido pela equipe de consultoria o indicador “velocidade na entrega do produto”. Nesse contexto, em que tipo de indicador do Balanced Scorecard (BSC) esse indicador se encaixa de forma adequada? Assinale a alternativa correta. a) Produto. b) Financeiro. c) Processos internos. d) Aprendizado. e) Planejamento. 6. O planejamento estratégico por desafios prevê que cada setor ou departamento de uma empresa fixe alguns grandes resultados que pretende alcançar e, que a partir destes diagrame, junto a equipe de consultoria, uma estratégia ideal para alcançá-los. A lógica hierárquica no desenvolvimento do planejamento estratégico por desafios segue qual das sequencias a seguir? Assinale a alternativa correta. a) Desafios – Projetos – Plano de Ação. b) Projetos – Desafios – Plano de Ação. c) Plano de Ação – Projetos – Desafios. d) Desafios – Plano de Ação – Projetos. e) Projetos – Plano de Ação – Desafios. 7. (CONCURSO CÂMARA DE ARACAJU – SE – 2021) Planos são documentos que orientam a organização e a equipe consultora quanto aos objetivos a serem alcançados, a alocação de recursos e as atividades a serem realizadas. Existem 75 diferentes tipos de planos. O plano estratégico tem foco: Assinale a alternativa correta. a) Nos departamentos da organização, orientação de médio prazo e principais ações de cada unidade. b) Na organização como um todo, orientação de curto prazo e resultados esperados de cada indivíduo. c) Na organização como um todo, orientação de longo prazo e formulações genéricas. d) Em tarefas rotineiras, definição de processos específicos e orientações de longo prazo. e) Nos departamentos da organização, definição de procedimentos específicos e orientações de médio prazo. 8. (CONCURSO FUNSAUDE – CE – 2021) Considere que o CEO de um hospital na cidade de Fortaleza, no qual você está implementando um processo de consultoria empresarial, é responsável por tomar decisões de longo prazo, envolvendo distintas áreas da organização, que se relacionam com aspectos do ambiente externo, como, por exemplo, concorrentes diretos no setor. É correto afirmar que o CEO deve tomar decisões: Assinale a alternativa correta. a) Estratégicas. b) Operacionais. c) Táticas. d) Rotineiras. e) Programadas. 76 MODELOS DE NEGÓCIO PARA CONSULTORIA INTRODUÇÃO Entre as várias possibilidades profissionais que existem na maior parte das carreiras encontramos os serviços de consultoria que um profissional de qualquer área pode oferecer em um determinado mercado. Vários modelos podem ser utilizados dependendo da área de atuação na qual o profissional atua. De forma individual ou por meio de parcerias estratégicas a consultoria é uma realidade laboral e profissional latente. O CONSULTOR EMPREENDEDOR Empreender um negócio de qualquer característica exige esforço e plena dedicação para que o empreendimento se torne de sucesso. Um negócio de consultoria pode adotar diferentes formatos, desde a atuação individual até a formação de uma grande equipe de consultores que podem ser associados ou não. Vamos apresentar aqui um modelo que acreditamos possível e viável em épocas de negócios líquidos, ou seja, em tempos nos quais não é necessária uma estrutura física e custosa que pode ser substituída por uma organização funcional plenamente digital. Para uma melhor compreensão do processo vamos dividir as atividades necessárias em tópicos que apresentaremos a seguir. Se imaginar como consultor no futuro próximo. O primeiro passo, assim como em qualquer tipo de empreendimento, e você se imaginar atuando como consultor empresarial no futuro. Sempre deve ser lembrado que normalmente, o consultor, como empreendedor, não gozará de algumas vantagens sociais que os empregados legalmente usufruem, como férias, décimo terceiro e outras situações desse tipo. Claro que existe o modelo de consultoria no qual o profissional atua contratado dentro da organização, mas, nesta análise, o modelo que será destacado é o do consultor dono ou sócio de seu próprio UNIDADE 05 77 negócio. Definir um setor e escopo de atuação. É importante utilizar o tempo necessário para tomar esta decisão. Na realidade ela deve nascer do interior do futuro consultor a partir de área de formação e da experiência de atuação profissional, por menor que esta última seja. Importanteé destacar que nem todo consultor começou seu negócio sabendo de tudo com profundidade. A experiência pode ser adquirida com a atuação no mercado, claro que este fato também vai depender do setor no qual o consultor deseja atuar. Setores mais técnicos como o da engenharia exigem uma experiência muito mais profunda. Uma vez definido o setor precisa ser realizado um recorte que também irá ao encontro de experiências anteriores e ao conhecimento do consultor. Este recorte é denominado de escopo e nele deve ficar bem claro quais elementos o serviço incluirá e quais não. Como exemplo podemos citar um consultor que tem formação em administração de empresas é decide atuar na área de consultoria de marketing. No escopo ele pode definir que oferecerá serviços de planejamento do composto de marketing e definição de estratégias de crescimento, mas que este serviço não incluirá pesquisas mercadológicas. Ampliando o âmbito de atuação por meio de parcerias. Um modelo interessante é o de propor parcerias estratégicas de atuação para colegas ou profissionais que dominem áreas específicas diferentes do consultor proponente. . Isto é bastante comum em empresas que nascem nos bancos das universidades onde um grupo de colegas decide começar com um negócio de consultoria a partir das competências e habilidades diferentes que cada um desenvolveu ao longo do curso e com possíveis estágios e experiências profissionais no mercado. Continuando com o exemplo anterior da consultoria em marketing estas parcerias podem agregar serviços de pesquisa e desenvolvimento conceitual de produtos. Dessa forma a empresa vai conseguindo adquirir um volume maior. Estas parcerias podem ser definidas apenas com participação dos negócios por contrato ou projeto ou abrindo uma empresa na qual todos viram sócios. Dependerá do grau de iniciativa e vontade de envolvimento de cada um, além, é claro, do espírito empreendedor, da vontade de assumir riscos maiores e do preparo que cada um tiver. Também podem ser realizadas parcerias com outras empresas formando um 78 tipo de grupo de empresas para assumir compromissos de consultoria mais robustos. Definir um sistema de operações. É importante, principalmente no trabalho por meio de parcerias, o design e estabelecimento de padrões específicos de atuação. Neste sentido, Cunha (2013, p.51) esclarece que “estamos nos referindo a procedimentos internos da empresa de consultoria, inclusive com relação a aspectos burocráticos, documentos e contratos existentes.” Este tipo de padrão de procedimentos se estende para aplicação do passo a passo do serviço de consultoria como assinatura do contrato, diagnóstico, planejamento, intervenção e mais. Esta padronização é de extrema importância para que os resultados sejam mais claros e coerentes, mas também para ir definindo o DNA da empresa que estabelecerá, com o correr do tempo, seu posicionamento no mercado de atuação. Estabelecer linhas de atuação, atividades e responsabilidades. Uma vez definido de forma bem clara o escopo de atuação em conjunto com os parceiros e sócios deverão ser definidas as atividades que serão realizadas a partir da assinatura de um contrato e qual será o grau de envolvimento e as responsabilidades de cada um dos participantes. Isto pode fazer parte de um estatuto ou cartilha operacional da empresa, no modelo de gestão do conhecimento, para que fique claro para todos, inclusive para futuros parceiros que possam ingressar na organização. A figura a seguir apresenta o modelo de convergência para definir tipos de serviço que podem ser oferecidos. 79 Figura 8: Modelo De Convergência Fonte: Adaptada de Weiss (2017). No modelo podemos observar as áreas 1,2 e 3 ficando representada na área 1 uma necessidade específica de mercado. Na área 2 encontramos a paixão ou principal identificação com uma área que o consultor possui. Por fim, na área 3 se destacam o conhecimento, as habilidades e competências que o consultor ou empresa de consultoria tem. Desta forma, se desprende uma região de convergência entre as 3 áreas que denominamos de 4 e que consiste no recorte de atuação do serviço de consultoria. Desenhar os pacotes e precificar os serviços. Tendo definido os tipos de serviços que serão oferecidos podem ser estabelecidos diferentes pacotes ou combos de acordo com as necessidades de cada cliente. Neste item vale a pena resgatar os tipos de consultoria estudados com o intuito de que o cliente escolha um modelo temporário ou permanente, apenas por citar um exemplo. A partir da definição destes pacotes deverá se aplicar um processo de precificação levando em conta os seguintes itens para formatar o preço final do serviço. Custo operacional: Aqui serão levantadas todas as despesas oriundas de materiais, insumos, equipamentos, transporte, hospedagem, alimentação, equipamentos e outros materiais e recursos que possam ser utilizados na operacionalização do serviço. 80 Custo da mão de obra: Consiste nos valores a serem pagos ao consultor ou consultores que se envolvam no projeto assim como de possíveis assistentes ou outros profissionais necessários. Porcentagem de participação dos sócios: É comum, que os sócios que não se envolvem diretamente no projeto também tenham ganhos com uma participação menor de porcentagem. Impostos: Devem ser levados em conta os impostos municipais, estaduais e federais de acordo com o tipo de serviço que será oferecido. Lucros da empresa: A empresa precisa lucrar independentemente da participação que cada sócio leve em cada um dos projetos, ou seja, uma parte deve sempre ficar na empresa como forma de assegurar garantir a permanência da iniciativa no mercado. Como exemplo podemos citar recursos necessários para capital de giro e fundos que podem ser empregados em investimentos futuros. Divulgar os serviços da empresa. Deve existir um esforço por dar a conhecer os diferentes serviços que são oferecidos. O principal cartão de visita hoje passa pelos meios digitais como um site no qual interessados podem pedir informações por meio do preenchimento de um formulário simples. A utilização de redes sociais é sugerida e deve ser potencializada por meio da criação de conteúdo do setor de atuação, assinados pelos próprios consultores como forma de posicionar a empresa nas buscas realizadas no Google. Outras formas como participação em eventos, organização de workshops e oficinas de imersão, entre outras também devem ser utilizadas. Transformação digital na consultoria empresarial Vivemos épocas de implementação de processos digitais em todas as áreas de atuação. Desenvolver um serviço de consultoria que se adeque a esta realidade pode assegurar um posicionamento diferenciado no mercado de atuação. O 81 começo pode ser um software ou sistema de compartilhamento de projetos nos quais os consultores participantes conseguem compartilhar agenda, documentos, processos, tarefas e atividades, existem sistemas gratuitos para este fim na internet. Em um modelo mais avançado, a empresa pode desenvolver ou adaptar um sistema on-line de participação dos colaboradores da empresa envolvidos nos diferentes processos. Desta forma a precencialidade nas diferentes atividades não precisa existir, como por exemplo, nas etapas de diagnóstico e planejamento, nas quais formulários, questionários e modelos de trabalho compartilhado e colaborativo podem ser implementados. 5.2.1 Propostas técnicas Chegou o momento de montar uma proposta de características técnicas com foco no principal problema que levou a empresa a procurar um serviço de consultoria. Vamos verificar os elementos que não podem faltar neste tipo de proposta de acordo com as orientaçõesde Souza (2016). Contexto: Formulação do contexto geral no qual se encontra inserido o problema inicial apresentado pela empresa contratante. Este será baseado em informações de mercado e dados obtidos a partir do contato primário com a empresa. Confidencialidade: Elementos legais que condicionam o sigilo a respeito das informações e dados obtidos pelo consultor sobre a empresa assim como a definição de possibilidades ou não de atuação em empresas concorrentes do mesmo setor. Objetivos: Os principais objetivos devem ser delineados neste ponto lembrando que as metas reais somente serão elaboradas a partir da imersão realizada na organização. Métodos: A abordagem que será utilizada com respeito ao problema assim como os processos, métodos e técnicas que serão implementadas devem fazer parte deste item. Atividades: As principais fases do trabalho que será desenvolvido devem se fazer presentes nesta instancia. Importante destacar que estes passos devem seguir a ordem proposta para um processo de consultoria. As ações próprias da etapa de intervenção somente serão delineadas em detalhe na fase de planejamento da intervenção. 82 Cronograma: Desenvolvimento de cada uma das fases na linha do tempo com as devidas margens de segurança já que neste ponto consiste apenas em uma previsão possível. Orçamento: Investimento que deverá ser realizado durante todo o processo de consultoria assim como o detalhe da quantidade de horas que serão utilizadas para a execução do serviço. Também devem figurar as formas de pagamento e prazos que poderão ser utilizados. Importante destacar neste ponto a possibilidades de adendos dependendo das situações futuras encontradas no processo de diagnóstico e intervenção. Responsabilidades: Deveres e obrigações de cada uma das partes, contratante por um lado e contratada pelo outro. Currículos: Informações detalhadas da formação, experiência e atuação de todos os consultores envolvidos no processo de consultoria. É importante que na entrega desta proposta técnica exista a possibilidade de uma apresentação junto aos decisores da organização como sócios, diretores ou que venha a ter a responsabilidade de decidir pela contratação dos serviços de consultoria. Também deve ser realizado um esforço por fechar o negócio o mais rápido possível para não deixar esfriar o ímpeto da negociação. Este tipo de proposta pode conter uma área de aceite legal para ser assinado pelas partes, mas também pode ser elaborado um contrato contendo as informações necessárias. 5.2.2 Modelo de consultoria total integrada Muitas empresas apostam na contratação de consultorias para vários setores dentro de sua estrutura funcional e organizacional. Uma indústria, como exemplo, pode utilizar serviços de consultoria em marketing, produção e logística. Neste caso, a consultoria de marketing cuidará desde o desenvolvimento de novos produtos de acordo com as necessidades dos clientes, passando por todos os processos produtivos e chegando na distribuição eficiente dos produtos até chegar no mercado consumidor. Quando este tipo de consultoria funciona de forma harmônica e sistêmica de forma a integrar todos os setores da organização é denominada de consultoria total integrada. Souza (2016, p.26) defende que na consultoria integrada, as várias 83 metodologias e técnicas administrativas funcionam de forma interativa e integradas entre si, gerando total sinergia entre todos os processos de consultoria e as atividades desenvolvidas pela empresa durante sua operação. Por outro lado, Cunha (2013) explica que este tipo de consultoria total é utilizado geralmente por empresas em dois tipos de situações. Primeiro aquelas que passam por sérios inconvenientes e não conseguem identificar a origem de seus problemas. Depois vem as empresas que planejam uma grande mudança em suas operações como por exemplo uma reorganização geral de seus processos produtivos, um novo reposicionamento no mercado de atuação, a decisão de uma reengenharia total ou ainda a criação e implementação de um ecossistema de inovação. Uma das principais características da consultoria total integrada consiste em que ela é exercida por uma única empresa integrando todos os setores e não por consultorias específicas contratadas para cada departamento. Uma das formas possíveis neste sentido é a participação de vários consultores com suas respetivas áreas de conhecimento atuando osb uma única empresa com um CNPJ definido entre eles. Esta integração possibilita estratégias, mas enraizadas em todos os planos de ação e intervenção propostos pela equipe de consultores. Do ponto de vista econômico a empresa contratante se beneficia podendo contratar um pacote completo por valores menores comparado com contratar diferentes tipos de consultoria. As áreas que mais precisam deste tipo de serviços são as de planejamento estratégico, formulação de estratégias de crescimento, pesquisa de clima organizacional, recrutamento e seleção que em muitos casos, pela sua complexidade é realizado por empresas consultoras especialistas neste tipo de processo, procedimentos operacionais, gestão de habilidades e competências, desenvolvimento de talentos e mentoria e identificação e prospecção de novas oportunidades, entre outras. https://bit.ly/3GACvpo 84 Oliveira (2012) identifica vantagens e desvantagens do modelo de consultoria total integrada. Entre as vantagens se destacam a maior abrangência pelos diversos subsistemas da empresa, a otimização nos tipos de treinamentos implementados nos diferentes setores, e um menor investimento para sua implementação por parte da empresa que contrata. O autor cita como desvantagens a falta de integração das diferentes metodologias, a possível ausência de especialistas em determinados assuntos e a dependência exagerada que a empresa pode criar com respeito a este tipo de consultoria. Existem situações empresariais nas quais a empresa de consultoria desenvolve um projeto para cada setor ou departamento já para posterior intervenção. Nestes casos cada projeto possui independência, mas a linha de raciocínio estratégico é a mesma para todos. Muitas empresas consultoras utilizam as práticas e metodologias de gestão de projetos do PMBOK, publicação do PMI (Project Management Institute) instituição internacional que consolida as melhores práticas de administração de projetos do mundo inteiro numa cartilha que é permanentemente atualizada. 85 FIXANDO O CONTEÚDO 1. É importante que o consultor, no começo de suas atividades, defina uma área de atuação específica e ainda realize um recorte sobre quais serão os aspectos empresariais para os quais ele oferecerá soluções. Neste sentido ele deve estabelecer o escopo de atuação. Das alternativas que seguem, qual se enquadra no conceito de escopo da consultoria? Assinale a alternativa correta. a) Tudo o que o consultor pensou em fazer no serviço de consultoria. b) A definição do que será contemplado e o que ficará de fora do serviço oferecido. c) Tudo aquilo que não fará parte do serviço. d) Todos os problemas que o cliente tiver. e) Tudo aquilo que ele tenha estudado em seu curso superior. 2. Uma nova empresa de consultoria que foi formada a partir das experiências e troca de ideias de um grupo de estudantes de administração recentemente graduados está definindo procedimentos internos, inclusive com relação a aspectos burocráticos, documentos e contratos existentes, assim como os padrões e normas de execução que eles implementarão no novo empreendimento. Neste sentido podemos afirmar que eles estão criando um: Assinale a alternativa correta. a) Sistema de cobranças. b) Sistema de operações. c) Sistemade relacionamento. d) Sistema de pesquisa. e) Sistema de controle. 3. Uma empresa de consultoria, assim como um consultor autônomo podem utilizar o modelo de convergência para definir os tipos de serviços que serão oferecidos 86 para o mercado. A respeito deste modelo podemos afirmar que: I. Não existe convergência entre necessidade de mercado e paixão na atuação de um consultor. II. A competência de um consultor em nenhum momento deve ser cruzar com a paixão. III. O encontro da paixão, a necessidade do mercado e a competência definirão a área de atuação. IV. Para um consultor, sua competência nada tem a ver com necessidade de mercado. Assinale a alternativa correta. a) Apenas a afirmação III está incorreta. b) Apenas as afirmações III e IV estão incorretas. c) Apenas as afirmações I e II estão corretas. d) Apenas a afirmação IV está correta. e) Apenas a afirmação III está correta. 4. Quando uma empresa de consultoria realiza um orçamento para a execução de um serviço deve levar em conta uma série de custos que a ajudarão a precificar o trabalho. Um destes custos é denominado de custo da mão de obra. Podemos afirmar a respeito deste custo: I. Devem ser considerados apenas os custos com consultores envolvidos no projeto. II. Devem ser considerados somente os custos com assistentes que trabalhem no projeto. III. Se consideram custos de consultores, assistentes e outros profissionais envolvidos no projeto. IV. Consistem nos custos dos colaboradores da empresa contratante do serviço de consultoria. Assinale a alternativa correta. 87 a) Apenas a afirmação I está correta. b) Apenas a afirmação III está correta. c) As afirmações I e II estão corretas e III e IV incorretas. d) Apenas a afirmação IV está correta. e) As afirmações I, II e III estão corretas. 5. São vários os modelos de consultoria que podem ser utilizados em uma organização. A definição deste se dará principalmente pelo tipo de problema que motivou a empresa a procurar um serviço deste tipo. Um deste modelos possui uma desvantagem na sua aplicação que se traduz como a dependência exagerada que pode ser criada entre consultoria e empresa contratante. A que modelo o texto se refere? Assinale a alternativa correta. a) Consultoria interna. b) Consultoria total integrada. c) Consultoria externa. d) Consultoria generalizada. e) Consultoria parcial. 6. Um dos modelos de consultoria proposto por Souza (2016) defende que na consultoria integrada, as várias ___________ e técnicas administrativas funcionam de forma interativa e __________entre si, gerando total _________ entre todos os processos de consultoria e as atividades desenvolvidas pela empresa durante sua operação. Complete as lacunas com uma das alternativas a seguir. a) causas – individuais – sinergia b) metodologias – integradas – sinergia c) situações – desintegradas – discordância d) metodologias – integradas – discordância e) causas – desintegradas – sinergia 88 7. Na aplicação de um modelo de consultoria total integrada existe uma abrangência maior de toda a empresa pelos diversos subsistemas que serão diagnosticados para posterior intervenção. Assinale a alternativa correta a este respeito. a) Essa afirmação consiste em uma vantagem deste modelo. b) Essa afirmação define que este modelo não deve ser utilizado em empresas medias. c) Essa afirmação se traduz na principal desvantagem do modelo. d) Essa afirmação estipula a contratação de várias empresas de consultoria. e) Essa afirmação não diz nada ao respeito deste modelo. 8. A transformação digital consiste em um fenômeno empresarial que vem se expandindo de forma acelerada, principalmente após o aparecimento da Pandemia do Covid-19, e que afeta de forma positiva também os serviços de consultoria. A este respeito é correto afirmar que a transformação digital na consultoria: Assinale a alternativa correta. a) Apenas consiste na compra de computadores. b) Novos softwares criaram a transformação. c) Apenas devem ser contratados especialistas digitais. d) Os processos precisam contemplar a digitalidade atual. e) Consultores devem contratar empresas de TI. 89 GESTÃO DE PROJETOS DE MUDANÇA INTRODUÇÃO Todo serviço de consultoria deve promover uma mudança organizacional rumo a atingir resultados que antes eram impossíveis. Estas mudanças podem encontrar obstáculos por parte dos colaboradores que terão que sair de sua zona de conforto. Técnicas de comunicação empresarial interna são eficazes neste momento. Por outro lado, a ética profissional deve permear em todo momento a atuação assim como as propostas definidas pela equipe de consultores empresariais. GESTÃO ÁGIL DE PROJETOS NA CONSULTORIA O conceito de gestão ágil consiste em uma metodologia que nasce junto com as novas ideias de gestão disseminadas na filosofia Toyota de produção enxuta criada e desenvolvida na década de 80. De lá para aqui vem se aprimorando e criando terreno fértil para o nascimento de técnicas ágeis fundamentadas nas estruturas simples, na rapidez na tomada de decisão, na flexibilidade e no compartilhamento de informações. Com o aparecimento nos anos 90 das empresas de base tecnológica no Vale do Silício, na Califórnia, e a posterior criação de polos tecnológicos pelo mundo inteiro e chegando nos dias atuais nos quais a transformação digital vem sendo aplicada em todos os setores do mercado verificamos que este tipo de gestãose expande naturalmente por todos os setores econômicos e, por tanto, entendemos que os processos de consultoria também devem se apropriar deste tipo de metodologia ágil. Não existe um guia conceitual pré-determinado da gestão ágil. O que encontramos são alguns princípios que sempre devem estar presentes como o trabalho autônomo de equipes, a auto-organização e a comunicação constante entre elas e com os clientes ou usuários dos resultados parciais e finais do projeto. UNIDADE 06 90 No ano de 2001, nos Estados Unidos, um grupo de gestores e empreendedores que trabalhavam neste tipo de ideias criaram o ‘Manifesto Ágil”. Este escrito promulga os conceitos de gestão ágil até os dias atuais e se baseia nos seguintes valores: Os indivíduos e a interatividade são mais importantes que os processos e ferramentas; Softwares e processos em funcionamento eficiente, mais que documentação abrangente e desnecessária; Colaboração e integração com o cliente, mais que negociação burocrática de contratos; Adaptação imediata as mudanças e tendências mais que seguir um plano fixo. Fora os valores promulgados os criadores deste conceito elaboraram doze princípios que norteiam a aplicação destas metodologias. 1. A maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de soluções com alto valor agregado; 2. As mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento das soluções. Processos ágeis visam a obtenção de vantagem competitiva para o cliente; 3. Entregar frequentemente soluções funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo; 4. Os gestores da empresa contratante e os consultores devem trabalhar diariamente em conjunto para acelerar a obtenção de resultados do projeto; 5. Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho; https://bit.ly/3rxRYCw 91 6. O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de que procura soluções para problemas é através deconversa face a face; 7. Soluções funcionando consistem na medida primária de progresso; 8. Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentáve Porque otimizam a utilização de recursos de todos os tipos por meio do ganho de produtividade. Os patrocinadores, equipes de trabalho e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente; 9. Contínua atenção à excelência técnica e bom design das soluções aumenta a agilidade; 10. Simplicidade, a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado é essencial; 11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto gerenciáveis; 12. Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo. Sabemos que todo processo de consultoria, mais precisamente na sua fase de intervenção, promulgará uma mudança, muitas vezes radical, na forma por meio da qual as operações vinham sendo realizadas até aquele ponto. Normalmente existe uma certa oposição as mudanças empresariais por parte de todos os envolvidos na dinâmica. A gestão ágil propõe que este fenômeno seja o mais simplificado e rápido possível para evitar um mal-estar generalizado na força de trabalho. Neste sentido, ferramentas de gestão ágil como o Kanban devem ser utilizadas para organizar de forma transparente e colaborativa a nova forma de executar os processos. Desenvolvido pela Toyota o Kanban se traduz como “registro visível” e tem foco na apresentação visual do fluxo necessário para a agregação de valor em 92 cada um dos processos (Fogueti, 2012, p.79). Este sistema mostra principalmente o caminho da evolução por meio da clareza na entrega de resultados parciais de cada etapa que está sendo executada. A ferramenta se baseia na utilização de cartões, de forma física ou virtual, que indicam as tarefas e atividades que já foram realizadas, as que estão em produção e as que ainda não foram inicializadas. Sendo bem utilizada existe uma tendência de aumento da produtividade já que ela promove a gestão eficiente dos fluxos de produção. Funciona de forma colaborativa e deve ficar exposta de forma física ou eletrônica para todos os envolvidos no processo. Visualmente consiste em 3 colunas com os indicativos a fazer, fazendo e feito ou na sua versão na língua inglesa, to do, in progress, done. É comum a utilização de stickers ou adesivos colocados em cada uma das colunas indicando as tarefas e seu status. Se a opção for a forma física podemos optar por utilizar como suporte um quadro branco, uma parede, uma divisória de vidro ou até as janelas do escritório. Esta modalidade é recomendada para equipes ou setores que trabalhem no mesmo espaço físico e de forma presencial ou semipresencial. No caso de equipes remotas ou que desenvolvam suas atividades em locais diferentes ou na modalidade home- office se recomenda a utilização de software que possuem esta funcionalidade e por meio da qual, todos os envolvidos acompanham o andamento dos processos de forma virtual e em tempo real. A Figura 9 representa graficamente a metodologia Kanban exemplificando uma situação de 3 atividades que precisam ser executadas, com suas respectivas tarefas. Figura 9: Método Kanban Fonte: Elaborada pelo autor (2021). 93 Você poderá observar na figura que a atividade 1 é formada por 5 tarefas das quais 3 se encontram em execução e duas ainda não foram começadas. Já ao analisar a atividade 2 formada por 7 tarefas observamos que duas se encontram em processo e 5 ainda não inicializaram. Por fim, a atividade 3 é constituída de 5 tarefas sendo que ainda nenhuma delas fio iniciada. Perceba que a última coluna esta fazia, isto porque ainda nenhuma das tarefas de nenhuma das 3 atividades foram finalizadas. Este é apenas um exemplo com atividades e tarefas, mas este método pode ser utilizado com esquemas bem mais complexos levando em conta projetos inteiros. Importante é destacar que esta ferramenta pode ser combinada com a utilização de outras como por exemplo, um mapa de precedência a partir do qual se define qual tarefa deve preceder a outra e se utiliza esta lógica para nomear as tarefas em ordem crescente. ENDOMARKETING NO CONTEXTO DA MUDANÇA Um dos elementos vitais para o sucesso de uma organização é a criação de um clima organizacional favorável ao alto desempenho. Neste contexto, uma comunicação eficiente promove este tipo de ambientes. A utilização de técnicas de endomarketing se tornam indispensáveis para a empresa que procure altos resultados por meio da satisfação dos colaboradores com seu trabalho. Este fenômeno se torna mais importante ainda quando a companhia irá a passar por processos de mudança. Como já sabemos, a consultoria vai propor um plano de ação na etapa de intervenção. A maior parte das vezes este plano contempla mudanças nas formas de executar os processos que podem encontrar resistência por parte dos envolvidos visto que estes serão tirados de sua zona de conforto. Neste ponto que o endomarketing ganha importância. Feltrin (2020) caracteriza o endomarketing como uma estratégia de comunicação empresarial com foco no ambiente interno da organização que 94 promove uma melhor imagem da empresa ante os colaboradores reduzindo desta forma o turnover ou índice de rotatividade destes e propiciando fatores motivacionais. Assim como no marketing tradicional encontramos que uma das principais ações consiste em identificar as necessidades dos consumidores para posteriormente desenvolver produtos e serviços que os satisfaçam, no endomarketing, também nos depararemos com pesquisas realizadas pelo setor de recursos humanos que visam mapear as necessidades internas que os possam vir a ter. Desta forma os gestores e lideres com apoio do setor de pessoas conseguirão desenvolver estratégias de engajamento, liderança e motivação que promova o alto desempenho das equipes proporcionando um ambiente organizacional favorável ao crescimento institucional e de cada um dos profissionais envolvidos. Feltrin (2020) destaca os principais benefícios da utilização de campanhas de endomarkeitng sendo estes: Maior motivação dos colaboradores; Aumento da produtividade; Baixa rotatividade de colaboradores; Compromisso dos funcionários; Ambiente organizacional saudável; Aumento da QVT (Qualidade de vida no trabalho). Quando utilizado no contexto de uma mudança organizacional promovida pela intervenção de uma consultoria ainda podemos agregar: Transparência nos novos processos; Regras claras para cada operação; Engajamento com os novos projetos; Confiança no consultor; Ganhos de tempo; Seguem algumas das atividades que podem ser idealizadas pelos gestores e pelos encarregados da comunicação interna ao longo de uma campanha de endomaketing. Divulgação do planejamento estratégico para todos os setores; 95 Chamado para participar na elaboração desse planejamento; Pesquisa de clima organizacional com propostas de melhorias; Verificação dos meios de comunicação internos utilizados; Desenvolvimento de plataforma digital de engajamento; Identificação de conflitos com posterior plano de soluções; Disseminação de planos de ação junto a cada setor; Criação de informativos digitais semanais; Encontros de trocas de ideias; Implementação da tradicional caixa de sugestões para melhorias, pudendo ser no formato digital; Treinamentos com foco na melhoria dos relacionamentos; Criação e divulgação do plano de carreira; Programas de integração; Planos de desenvolvimento pessoal. Estas são apenas algumas ações, o gestor deve utilizar a criatividade, além de ferramentas tradicionais para promovera integração e colaboração das equipes em torno aos objetivos estratégicos da companhia. Por outro lado, o consultor precisa se valer dos mesmos métodos para que seu serviço de consultoria seja eficiente, proveitoso e aplicável na empresa que o contratou. A ÉTICA COMO BÚSSOLA DA CONSULTORIA Os comportamentos éticos no âmbito empresarial se encontram cada vez mais em evidencia e permeiam o âmbito interno das organizações e o externo no que tange ao relacionamento com todos os stakeholders Este termo se refer a todos os grupos de relacionamento de uma empresa, funcionários, clientes, concorrentes, governo, grupos ambientalistas e sociedade em geral. Este conceito se baseia no fato de que as empresas se encontram inseridas na sociedade e, sua atuação, cria impactos positivos e negativos em diferentes grupos. Logo estes impactos devem ser administrados da melhor forma possível para manter um bom relacionamento com todos esses grupos. Este fenômeno empresarial tem promulgado o aparecimento e aplicação do compliance que consiste em um mecanismo para prevenir o descumprimento de normas e regras, comportamentos antiéticos, fraudes, corrupção e qualquer outro 96 elemento que comprometa a ética empresarial. Desta forma, o serviço de consultoria deve se enquadrar nas normas comportamentais da organização para a qual estará prestando serviços. Além disto, o consultor ou empresa de consultoria devem criar seu próprio código de ética que norteará seus relacionamentos em geral com todo tipo de público. Este código deve ser amplamente divulgado e precisa estar presente em toda ação realizada em torno da consultoria. Neste aspecto podem ser definidas normas de atuação com o grupo de stakeholders com os quais o consultor vai se relacionar e que ficam definidas na sequência. Relacionamento com Clientes: As relações existentes entre consultor e clientes deve ser sempre baseada na transparência e na proposta de ações licitas e legais, sobre todos os aspectos, que acompanhem as boas práticas empresariais, econômicas e sociais. É importante que estes requisitos se manifestem claramente no contrato ou em um anexo para este fim. Relacionamento com colaboradores do cliente: O trato com os colaboradores que fazem parte do quadro de funcionários do cliente deve ser estritamente profissional e se basear nas normas de comportamento ético estipulado pela empresa contratante e pelo próprio serviço de consultoria. Não devem existir tentativas de convencimento por meio de vantagens ou presentes para que estes desviem ou facilitem dados e informações que não foram estipuladas na contratação. Relacionamento com a comunidade entorno do cliente: O consultor deve zelar permanentemente pelo respeito e bom relacionamento entre a empresa contratante e a comunidade na qual se encontra inserida. As ações propostas pela consultoria devem sempre primar pelo bem-estar social e pelos devidos cuidados com o meio ambiente Relacionamento com o governo: Jamais as propostas desenhadas pela consultoria devem contemplar evasão de impostos ou transgressões a qualquer norma ou legislação determinada pelos órgãos públicos. Isto nas três esferas governamentais, municipal, estadual e federal. Relacionamento com a concorrência: As estratégias criadas para a empresa que contratou os serviços de consultoria devem primar pela livre concorrência de mercado salvaguardando o respeito e a legalidade desta competição. Também deve ser levado em conta, do ponto de vista do comportamento 97 ético a confidencialidade e o sigilo com dados, informações e estratégias que são tratadas com cada cliente. A este respeito Souza (2016, p.31) deixa bem claro que “é fundamental, ainda, que o consultor mantenha confidencialidade e discrição em relação aos projetos das empresas-cliente. ” Ainda o autor deixa claro que se o consultor decide trabalhar para empresas concorrentes de algum cliente devem ser elaborados acordos com todas estas empresas onde se estipularam os cuidados necessários com o tratamento de dados. Se algum delas discordar a empresa de consultoria deverá optar por um dos clientes ficando impossibilitada de prestar serviços para outras organizações concorrentes. 98 FIXANDO O CONTEÚDO 1. Scrum nada mais é do que uma metodologia ágil na gestão e planejamento de projetos de software. Com ele, os projetos são divididos em ciclos denominados como “Sprint” (normalmente duas semanas, onde um conjunto de atividades deve ser executado). A fundação principal do Scrum é que um problema não pode ser 100% compreendido na fase de planejamento. Por isto, a metodologia já reconhece que mudanças inesperadas serão necessárias em algum ponto do processo. Isto permite um software mais adaptado às necessidades reais do usuário, e não às necessidades imaginadas no começo do desenvolvimento. Menciono software por ser minha especialidade, mas atualmente o Scrum já é aplicado em qualquer tipo de projeto, de vendas a contabilidade. Não existe limite para aplicação, o importante é entender seus benefícios e aplicar. (Fonte: Marcelo Toledo – administradores.com.br) Qual das alternativas a seguir não consiste em um dos valores promulgados da gestão ágil de projetos? Assinale a alternativa correta. a) Os indivíduos e a interatividade mais que processos e ferramentas. b) Softwares e processos em funcionamento eficiente, mais que documentação abrangente e desnecessária. c) Colaboração e integração com o cliente, mais que negociação burocrática de contratos. d) Adaptação imediata as mudanças e tendências mais que seguir um plano fixo. e) A agilidade na gestão não deve levar em conta o plano de ação definido na etapa de planejamento de um projeto. 2. Os criadores da gestão ágil de projetos definiram 12 princípios que norteiam a aplicação deste tipo de metodologia. Um deles tem como enunciado que “em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo. ” 99 Este princípio aponta ao fato de que: Assinale a alternativa correta. a) o tempo entre intervalos deve ser exatamente igual. b) a eficácia de uma equipe depende da quantidade de integrantes. c) os processos devem estar em constante evolução. d) comportamentos são causas de falta de intervalos. e) não são permitidos ajustes na gestão ágil. 3. Acompanhar a execução de projetos é um desafio para as empresas. São muitas variáveis em jogo, e, às vezes, é difícil ter uma visão macro de todos os processos em andamento. Se o seu negócio também vive essa dinâmica, você precisa conhecer o Kanban. Esta é uma das metodologias ágeis para simplificar a organização de tarefas e o alcance de resultados. Originário do Japão, o método possibilita o acompanhamento das equipes de forma visual, simples e prática, sem exigir muitos recursos. Posts-its eletrônicos ou físicos e um quadro com três divisões são suficientes para otimizar processos de um negócio. (Fonte: inovaçãosebraeminas.com.br) A ferramenta Kanban se vale de 3 colunas para definir o status no qual se encontra cada tarefa ou atividade dentro de um projeto. A coluna central denominada de “in progress” ou ainda, “fazendo” faz alusão a qual das seguintes opções? Assinale a alternativa correta. a) Tarefas já finalizadas. b) Tarefas ainda não inicializadas. c) Tarefas que foram descartadas. d) Tarefas sendo executadas, mas que deverão ser refeitas. e) Tarefas que já começaram, mas ainda não foram finalizadas. 4. Falando em comunicação empresarial encontramos que Feltrin (2020) caracteriza uma das metodologias utilizadas pelas organizações como uma estratégia de de 100 interaçãocom foco no ambiente interno da organização que promove uma melhor imagem da empresa ante os colaboradores reduzindo desta forma o turnover ou índice de rotatividade destes e propiciando fatores motivacionais. O autor se refere a qual atividade empresarial? Assinale a alternativa correta. a) Marketing. b) Marketing social. c) Endomarketing. d) Neuromarketing. e) Marketing de experiência. 5. Toda vez que um consultor define um plano de intervenção após ter realizado um detalhado diagnóstico em uma organização deve levar em conta que as mudanças propostas mantenham ou até melhorem a qualidade de vida no trabalho (QVT). Este termo se refere a(o): Assinale a alternativa correta. a) o nível de satisfação dos funcionários em seu ambiente natural. b) o nível de satisfação dos funcionários em seu ambiente de férias. c) o nível de satisfação dos funcionários em seu ambiente social. d) o nível de satisfação dos funcionários em seu ambiente corporativo. e) o nível de satisfação dos funcionários em seu ambiente familiar. 6. (CONCURSO PREFEITURA MUNICIPAL DE BLUMENAU - SC – 2021) As relações humanas no trabalho são as interações que ocorrem diariamente, a todo tempo, independentemente de serem diretamente ligadas a assuntos profissionais ou não e, para que elas aconteçam de forma harmoniosa é preciso que sejam fundamentadas no respeito mútuo. Qual das opções abaixo cita uma prática que favorece a harmonia no ambiente de trabalho? Assinale a alternativa correta. 101 a) Arbitrariedade. b) Excesso de competitividade. c) Invasão do espaço alheio. d) Falta de empatia. e) Respeito à pluralidade de ideias. 7. (CONCURSO DA PREFEITURA DE PORTO FELIZ – SP – 2021) Assinale a alternativa que apresenta o nome dado ao conjunto de parâmetros que guiam atitudes corretas e honestas em uma profissão ou empresa. a) Ética profissional. b) Moral. c) Guia do candidato. d) Cadastro profissional. e) Alteração profissional. 8. Jeison, consultor empresarial que se encontra realizando uma atividade do plano de ação dentro de uma organização fez uma reunião com uma das equipes intervidas para dar início à elaboração de um projeto que visa a melhoria das relações humanas naquele ambiente, porém, ao definir as tarefas que cada um desempenharia, ele não permitiu que os funcionários escolhessem trabalhar com algo que se identificassem, designando ele mesmo cada tarefa. Neste contexto, podemos afirmar que: Assinale a alternativa correta. a) a atitude de Jeison prejudica as relações humanas no trabalho, pois é arbitrária. b) Jeison agiu de forma correta, pois para manter uma boa relação com os funcionários é preciso que o consultor mostre sua autoridade. c) a postura de Jeison permite que os funcionários se rebelem contra ele. d) os funcionários se sentem acolhidos quando o consultor impõe suas vontades ao designar tarefas. e) esse tipo de postura faz com que os funcionários se sintam seguros por ter um 102 consultor que sabe mandar. 103 RESPOSTAS DO FIXANDO O CONTEÚDO UNIDADE 01 UNIDADE 02 QUESTÃO 1 A QUESTÃO 1 C QUESTÃO 2 C QUESTÃO 2 E QUESTÃO 3 B QUESTÃO 3 D QUESTÃO 4 E QUESTÃO 4 E QUESTÃO 5 D QUESTÃO 5 C QUESTÃO 6 D QUESTÃO 6 D QUESTÃO 7 C QUESTÃO 7 C QUESTÃO 8 C QUESTÃO 8 C UNIDADE 03 UNIDADE 04 QUESTÃO 1 B QUESTÃO 1 C QUESTÃO 2 A QUESTÃO 2 A QUESTÃO 3 C QUESTÃO 3 C QUESTÃO 4 A QUESTÃO 4 B QUESTÃO 5 E QUESTÃO 5 C QUESTÃO 6 C QUESTÃO 6 A QUESTÃO 7 A QUESTÃO 7 C QUESTÃO 8 C QUESTÃO 8 A UNIDADE 05 UNIDADE 06 QUESTÃO 1 B QUESTÃO 1 E QUESTÃO 2 B QUESTÃO 2 C QUESTÃO 3 E QUESTÃO 3 E QUESTÃO 4 B QUESTÃO 4 C QUESTÃO 5 C QUESTÃO 5 D QUESTÃO 6 B QUESTÃO 6 E QUESTÃO 7 A QUESTÃO 7 A QUESTÃO 8 D QUESTÃO 8 A 104 REFERÊNCIAS BLOCK, P. 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