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Universidade de Brasília Departamento de Engenharia de Produção Projeto de Sistemas de Produção 4 Projeto Final Planejamento e Controle de Estoque - Chicago Prime Grupo: Amanda Teixeira Mendes - 190044632 Ana Beatriz Prugger do Amaral - 190010053 Isaac Lisboa Cardoso - 190029790 Marina Uehara do Espírito Santo - 190034963 Vitória Ott Rosek - 190039485 Brasília - DF 2022 2 Universidade de Brasília Departamento de Engenharia de Produção Projeto de Sistemas de Produção 4 Projeto Final Planejamento e Controle de Estoque - Chicago Prime Trabalho apresentado à disciplina Projeto de Sistemas de Produção 4 do curso de Engenharia de Produção da Universidade de Brasília. Orientadora: Prof.ª Dra. Ana Carla Bittencourt Reis Brasília - DF 2022 3 SUMÁRIO PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO 5 1. OBJETIVO DO PGP 5 2. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA 5 3. INFORMAÇÕES DO PROJETO 6 ➢ Não Escopo 7 ➢ Justificativa do projeto 7 4. PREMISSAS 8 5. RESTRIÇÕES 8 6. OBJETIVOS E METAS DO PROJETO 9 7. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO 9 ➢ Diagrama da EAP 9 ➢ Dicionário da EAP 10 8. CRONOGRAMA DO PROJETO 12 9. PLANO DE GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO 13 ➢ Equipe do Projeto 13 ➢ Papéis e Responsabilidades 14 ➢ Tabela De/Para 14 10. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS 15 ➢ Matriz de Poder x Interesse 16 11. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS 16 ➢ Identificação dos Riscos 16 ➢ Classificação dos Riscos 17 ➢ Matriz Probabilidade x Impacto 18 12. PLANO DE GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS 19 ➢ Política de gestão de mudança 19 ➢ Solicitação da mudança 19 ➢ Análise da mudança 21 ➢ Implementação da mudança 21 PROJETO INTERMEDIÁRIO 21 13. PESQUISA BIBLIOMÉTRICA 21 14. SISTEMA DA EMPRESA 22 15. DADOS COLETADOS 23 4 16. REQUISITOS DA FERRAMENTA 24 17. INDICADORES 25 PROJETO FINAL 26 18. NAVEGABILIDADE 26 19. MENU PRINCIPAL 28 20. MENU DE INSTRUÇÕES 28 21. CADASTRO DE ENTRADAS 29 22. CONTROLE DE ENTRADAS 30 23. CONTROLE DE SAÍDAS 31 24. CONSUMO DE FUNCIONÁRIOS 31 25. GESTÃO DO ESTOQUE 32 26. DASHBOARD 32 27. EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO 33 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 34 5 Este documento contém todas as fases de desenvolvimento do projeto: Plano de Gerenciamento do Projeto, Projeto Intermediários e Projeto Final, com as devidas correções e soluções técnicas adotadas ao decorrer da sua execução. PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO 1. OBJETIVO DO PGP Segundo o Guia PMBOK®, desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projeto, ou Plano de Projeto, é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares. O PGP é a principal referência para a equipe do projeto. Ele descreve, junto com seus planos auxiliares, como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. Desta forma, o documento servirá de guia para a equipe durante todo o projeto, pois ele é o principal processo de planejamento, visto que ele integra os demais planos complementando- os. Através do planejamento, seremos capazes de: ● determinar os objetivos e como atingi-los; ● eliminar ou reduzir incertezas; ● aperfeiçoar os processos; ● obter um melhor entendimento dos objetivos; ● antecipar-se aos problemas futuros. 2. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA A Chicago Prime é uma casa de carnes que oferece carnes nobres e cortes diferenciados com qualidade, muita maciez, sabor e suculência. A empresa teve início em 2014 com uma unidade na Asa Sul, e atualmente possui também uma unidade no Lago Sul e no Aeroporto de Brasília. As duas primeiras unidades citadas trabalham com o menu completo de carnes, acompanhamentos, entradas, sobremesas, drinks e outros. Também oferecem serviço de Rotisseria e vendem as peças de carne para o cliente preparar em sua casa. A rede inteira conta com 108 funcionários. Já a unidade do aeroporto é a mais recente e existe desde 18 de agosto de 2021, e trabalha com a operação enxuta, oferecendo espetinhos e um menu de acompanhamentos reduzido. Os clientes dentro desse ambiente têm um tempo reduzido para consumir os produtos, https://escritoriodeprojetos.com.br/templates-de-plano-de-gerenciamento-de-projetos 6 por isso os processos precisam ocorrer de forma mais rápida. A unidade conta com 4 funcionários no período diurno e 6 no período noturno, totalizando 10 funcionários. Por estar inserida dentro do aeroporto, o espaço para funcionamento é pequeno, o que não permite um estoque alto de produtos. A estratégia de expansão para esse modelo é consolidar a operação e realizar o franqueamento de novas unidades. Para realizar o processo de fabricação dos produtos, o input chave são os materiais, que passam por um processo de transformação física. Por tratar-se de um restaurante, a matéria prima para a preparação dos pratos é recebida e passa pelo processo de cozimento até atingir seu resultado. Os cortes de carne já vêm fatiados na sua devida porção, e os espetinhos também já vem montados. Esse processo é realizado na unidade da Asa Sul. Dessa forma, o processo realizado na unidade do Aeroporto é de cozimento das carnes. Os acompanhamentos chegam in natura e são preparados e depois de prontos, separados no tamanho de sua porção para serem servidos ao cliente. Em relação às bebidas, há somente a troca de posse após a compra, não há processo de transformação. O preparo dos alimentos só é iniciado após o cliente realizar o pedido, o que caracteriza o modelo de funcionamento do restaurante como assemble to order. O volume da produção é médio em relação ao número de funcionários na operação, que conta com seis funcionários no período da noite e quatro no período diurno. Já a variedade é alta, visto que o produto é montado de acordo com as requisições do cliente. As combinações entre as carnes e guarnições são totalmente personalizáveis, assim como a bebida que acompanhará os alimentos que, por mais que não passe por processo de transformação, também fica à critério da escolha do cliente. A variação da demanda é baixa, tendo em vista que hoje já é realizado um pedido de insumos padrão. Esse modelo ainda não se apresenta como ideal, visto que ainda existem algumas faltas de insumos pontuais. Entretanto, o modelo funciona bem e consegue dar lucratividade ao restaurante. A visibilidade também é baixa, tendo em vista que o cliente não acompanha o processo de preparo do seu prato, ele recebe apenas o seu pedido já pronto. 3. INFORMAÇÕES DO PROJETO ➢ Escopo O trabalho realizado pela equipe de Projeto de Sistemas de Produção 4 irá abordar o controle de estoque do restaurante Chicago Prime, mais especificamente sua sede no Aeroporto Internacional de Brasília. O controle de estoque foi possível a partir da análise das planilhas e 7 dados da empresa que foram estudados pela equipe ao decorrer do semestre. Então, foi realizada a busca de informações sobre o número de pedidos de insumos do estabelecimento, em um período determinado, e então foi elaborado um controle mais assertivo de estoque e de suas principais saídas regulares. O controle de estoque realizado pela equipe englobou as carnes delimitadas com a Stakeholder, visto que este é o principal produto oferecido pelo restaurante. O grupo baseou-se, principalmente, nos pedidos de insumos realizados regularmente pela sede, levando em conta que, atualmente, a Chicago Prime trabalha no conceito de estoque mínimo. Dessa maneira, foi estruturada uma planilha de acompanhamento com Dashboard visual de controle de entradas e saídas, além de especificar quais saídas foram devido à consumo de funcionários por meio de resposta a um formulário de consumo, linkado e automatizado com a planilha de controle. A gestão de estoque focou principalmente na alertado status de cada produto a ser acompanhado, por meio da análise do estoque mínimo e do estoque atual. A ferramenta alerta quais produtos necessitam de compra pela Chicago Prime. ➢ Não Escopo Não está incluso no escopo do projeto realizado pela equipe: ○ Propor ajustes que envolvam tomadas de decisões financeiras; ○ Propor alterações no número de pessoal disponível para atendimento ou alterações na carga horária do pessoal (dimensionamento de equipes); ○ Sugerir alterações na estrutura organizacional; ○ Análise de Mercado; ○ Implementação de um novo Software na empresa ou análise do Software existente; ○ Integração da ferramenta criada pelo grupo com o Software utilizado pela empresa; ○ Precificação de produtos; ○ Controle de estoque dos demais insumos que não sejam carnes especificadas. ➢ Justificativa do projeto A justificativa do projeto deve-se à falta de controle acerca das saídas, mais especificamente de quais saídas são devido à vendas de fato e quais saídas são devido aos bônus 8 dos funcionários (os funcionários possuem direito de consumo de alguns produtos diariamente). Nas conversas com a empresa, foi dito que essas saídas que não possuem um controle específico estavam gerando um prejuízo de cerca de 10 mil reais mensais para a Chicago Prime. Nesse intuito, a equipe do projeto compromete-se a entender as saídas dos produtos com carnes da empresa e auxiliar no controle de estoque dos produtos, principalmente porque a Chicago Prime trabalha com um estoque mínimo no Aeroporto Internacional de Brasília e faz pedidos de insumos à outra sede da franquia. Dessa maneira, torna-se extremamente necessário um melhor e mais assertivo controle do estoque regularmente, que será implementado após o projeto pela empresa. 4. PREMISSAS ● A equipe terá acesso a todos os dados e informações necessários às análises para planejamento e controle do estoque; ● A equipe do projeto irá se empenhar para realizar as atividades com esforço e comprometimento; ● A equipe terá apoio da proprietária do Restaurante Chicago Prime - Unidade Aeroporto para sanar dúvidas a respeito de dados e informações sobre a empresa; ● Os professores orientadores da disciplina darão suporte à equipe quando houver dúvida a respeito de algum procedimento no projeto; ● A equipe fará reuniões definidas conforme o cronograma do projeto e realizará entregas no prazo; ● A equipe não divulgará os dados da empresa, exceto para fins acadêmicos. 5. RESTRIÇÕES ● A coleta de dados e informações só pode ser realizada com a permissão e presença do proprietário da empresa; ● O sistema utilizado pela empresa impossibilita a integração de ferramentas externas; ● A empresa não faz o cadastramento no sistema das entradas no estoque, somente das saídas; ● A empresa não registra o consumo dos funcionários; ● Não poder inserir novos dados dentro do software utilizados pela empresa; 9 ● O horário para entrevista e coleta de dados ou informações é limitado a um pequeno intervalo de tempo em que há disponibilidade simultânea do proprietário e da equipe do projeto; ● Só pode ser aplicada no projeto a teoria abordada na disciplina de Planejamento e Controle da Produção; ● O projeto deverá ser totalmente entregue até o final do primeiro semestre de 2022; ● A equipe não será responsável pela fase de implementação do projeto na empresa; ● A equipe agendará as reuniões com o proprietário da empresa com pelo menos 2 dias de antecedência. Caso o proprietário deseje agendar alguma reunião, também deve solicitá-la com esse prazo. 6. OBJETIVOS E METAS DO PROJETO ● Concluir todas as atividades dentro do cronograma proposto; ● Entregar o escopo propostos nesse documento; ● Aplicar os conhecimentos de Planejamento controle da produção; ● Auxiliar a Chicago Prime (Aeroporto Internacional de Brasília) no controle de estoque. 7. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO ➢ Diagrama da EAP 10 Imagem 1: EAP do projeto. ➢ Dicionário da EAP Pacote de Trabalho Descrição Projeto Preliminar Definição de responsabilidades e criação do Projeto Preliminar. Através de reuniões com os colaboradores, coordenadas pelo Gerente do Projeto, toda a documentação necessária para a abertura e gerenciamento do projeto será produzida. Escolha da empresa e contextualização Definição de onde será realizado o projeto de PSP4 e entender: operação e qual tema de PCP pode ser aplicado na dor do cliente Prospecção de empresas Entrar em contato por meio de ligações, e mail ou mensagem para potenciais empresas 11 Definição da empresa Escolha da empresa que será cliente do grupo Reunião para diagnóstico da empresa Entender o funcionamento da empresa e suas principais dores, além de entender como a equipe pode atuar Definição do escopo Escolha do escopo de PCP que será trabalhado Plano de Gerenciamento do Projeto Planejamento das atividades para a execução do projeto Contextualização da empresa Caracterização da empresa no âmbito de PCP, demonstração dos processos de transformação, volume x variedade, layout, tipo de produção e outros detalhes que fazem sentido para o projeto Escopo O que será trabalhado ao longo do projeto Não escopo O que não é o foco do projeto e não será trabalhado pela equipe Premissas Fatores que são considerados verdadeiros/reais para o projeto Restrições Limitações internas ou externas a um projeto que afetará o seu desenvolvimento Objetivos e metas Definição dos principais resultados que a equipe planeja alcançar com o projeto Cronograma Definição dos prazos e principais marcos do projeto Plano de gestão dos interessados Definição de quais os principais interessados e seus papéis no projeto Plano de gestão de riscos Medidas a serem tomadas para lidar com possíveis situações que podem atrapalhar o projeto Plano de gerenciamento de mudanças Como os imprevistos ou mudanças realizadas ao longo do projeto serão geridas e acompanhadas para que não interfiram na qualidade e realização das entregas Plano de gestão da comunicação Processos necessários para assegurar as informações do projeto Pesquisa bibliográfica Busca por artigos e assuntos que tratam sobre o objeto do trabalho Definição de operadores Definição de quais os principais termos e operadores booleanos que serão utilizados Pesquisa na base de dados Realizar pesquisas no Web of Science com os operadores definidos Seleção preliminar do material Identificar os possíveis trabalhos que podem ajudar no escopo Projeto preliminar Coleta e análise de todos os dados necessários para o desenvolvimento da Gestão de Estoque 12 Coleta de dados Coleta de dados do cliente Definição dos indicadores Definição das principais informações que o cliente deverá obter na ferramenta Coleta de informações do sistema Entendimento dos dados que a empresa já possui Coleta de dados do estoque Entendimento das informações do estoque Definição das principais saídas Entendimento dos principais insumos utilizados pela empresa Construção da ferramenta de acompanhamento Elaboração da ferramenta de acompanhamento do estoque Análise dos dados Analisar os dados do estoque e do sistema e identificar gargalos Levantamento dos requisitos Levantamentos das principais funcionalidades e outputs da plataforma com stakeholders Construção da ferramenta Elaboração da ferramenta de acompanhamento do estoque conforme requisitos levantados Validação da ferramenta com stakeholders Validação da ferramenta construída Ajuste da ferramenta Ajuste da ferramenta com base nas validações recebidas Projeto final Análise dos resultados, implementação da ferramenta e coleta de indicadores Apresentação de resultados Análise dos resultados do projeto Compilado de resultados do projeto Compilado dos resultados do projetopara reunir todas as informações do projeto para stakeholders Manual de uso da ferramenta Entrega do manual de uso da ferramenta da plataforma para colaboradores com as principais funcionalidades da ferramenta Coleta de indicadores do projeto Levantamento de indicadores que verificarão a eficiência do projeto realizado Tabela 1: Dicionário da EAP. 8. CRONOGRAMA DO PROJETO A fim de descrever todas as tarefas a serem cumpridas dentro do planejamento da equipe, estão reunidos no cronograma as datas que cada atividade planejada e a ordem em que as mesmas serão realizadas, o mesmo pode sofrer alterações durante a execução do projeto mas nunca extrapolando a data final de 14/09/2022. 13 Imagem 2: Cronograma do projeto. 9. PLANO DE GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O Plano de Gerenciamento da comunicação preza por garantir uma comunicação mais organizada e eficaz entre os stakeholders nos resultados do projeto. Para atingir esse objetivo, este plano fará descrições das informações que os envolvidos no projeto necessitam, como elas serão fornecidas e quando serão fornecidas. ➢ Equipe do Projeto 14 A equipe responsável pelo projeto em questão será: ○ Amanda Mendes (Gerente do Projeto); ○ Ana Beatriz Prugger (Consultora do Projeto); ○ Isaac Lisboa (Consultor do Projeto); ○ Marina Uehara do Espírito Santo (Consultora do Projeto); ○ Vitória Ott Rosek (Consultora do Projeto); ➢ Papéis e Responsabilidades Responsabilidades do Gerente do Projeto: ○ Revisar a documentação formal do projeto e tomar uma decisão para aceitar ou recusar as condições referentes ao projeto; ○ Atuar como ponto central de contato para toda a documentação formal do projeto entre a equipe e o cliente; ○ Designar responsabilidades a todos os membros da equipe do projeto; ○ Exercer atributos de liderança e atenção constante para a motivação dos componentes da equipe, a fim de que o desenvolvimento e conclusão do projeto ocorram de forma efetiva e eficiente; ○ Garantir a satisfação do cliente; ○ Reportar formalmente o status do projeto ao contratante e ao professor orientador para que não haja imprevistos em seu desenvolvimento; ○ Controlar cronograma. Responsabilidade dos Consultores do projeto: ○ Realizar atividades com a máxima qualidade dentro do prazo esperado; ○ Seguir as determinações do gerente do projeto, podendo questioná-las, mas sem deixar de cumpri-las com máxima dedicação; ○ Capacitar-se de acordo com os objetivos do projeto; ○ Desenvolver seu senso crítico e buscar sempre soluções; ○ Reportar-se ao gerente do projeto em qualquer situação inesperada. ➢ Tabela De/Para 15 PARA Equipe do Projeto Professores Orientadores da disciplina PSP4 (Ana Carla e Everaldo) Proprietária Representante do Chicago Prime - Aeroporto DE X Aulas Whatsapp, Presencial, E-mail Equipe do Projeto Aulas X X Professora Orientadora da disciplina PSP (Ana Carla) Whatsapp, Presencial, E-mail X X Proprietária Representante do Chicago Prime - Aeroporto Tabela 2: Tabela De/Para. 10. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Os Stakeholders são as partes envolvidas e interessadas no projeto, que serão afetadas positiva ou negativamente pelo resultado. Os stakeholders deste projeto estão descritos na tabela abaixo. Stakeholder Responsabilidade Descrição Grau de Poder Grau de Interesse Atitude Equipe do Projeto Definir e realizar o escopo do projeto, utilizando abordagens da disciplina de Planejamento e Controle da Produção, e manter as outras partes interessadas informadas Equipe gerenciada com alto grau de autonomia, possui poder moderado e tem interesse moderado, com um grau de influência 3 4 Manter informado / Gerenciar Professores Orientadores da disciplina PSP4 (Ana Carla e Everaldo) Acompanhar a realização do projeto, definir prazos de entrega, auxiliar na execução do escopo e avaliar o resultado final. Possui poder para mudar o projeto e tem muito interesse com o resultado do projeto 5 5 Gerenciar Proprietária do Chicago Prime - Aeroporto Fornecer informações e implementar escopos de Planejamento e Controle da Produção para otimizar seus resultados. Possui poder para mudar o projeto e tem muito interesse com o resultado do projeto 5 5 Gerenciar Tabela 3: Stakeholders do projeto com o grau de interesse e poder. Legendas Grau de Poder 16 5 Pode Mudar o Projeto 4 Possui um poder moderado, com um grau de influência 3 Poder moderado 2 Baixo poder sobre o projeto, mas com um grau de influência 1 Baixo poder sobre o projeto, mas com um grau de influência Grau de Interesse 5 Tem muito interesse com o resultado do projeto 4 Possui um interesse moderado, com um grau de influência 3 Interesse moderado 2 Baixo interesse sobre o projeto, mas com um grau de influência 1 Baixo interesse sobre o projeto, mas com um grau de influência Tabela 4: Legendas para a Tabela 3. ➢ Matriz de Poder x Interesse Imagem 3: Matriz Poder x Interesse. 11. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS ➢ Identificação dos Riscos ○ Não conseguir levantar dados coerentes com as necessidades do projeto; ○ Desalinhamento entre os professores de PSPs sobre o objetivo do projeto; 17 ○ Falta de entendimento do negócio por dificuldade de realizar visitas; ○ Dificuldade de marcar reuniões por conta da agenda da equipe; ○ Falta de comprometimento da equipe e do proprietário com o projeto; ○ Interferência dos outros proprietários da rede de restaurantes; ○ Não conseguir operar as ferramentas necessárias para a realização do escopo; ○ Falta de informações por parte do cliente; ○ Falta de suporte por parte dos orientadores; ○ Falha na comunicação da equipe; ○ Falha na comunicação entre a equipe e os stakeholders; ○ Falta de tempo hábil para a realização das tarefas; ○ Equipe não possuir conhecimento técnico para realizar as atividades. ➢ Classificação dos Riscos Para lidar com os riscos, serão utilizadas três estratégias, caso eles venham a ocorrer: ○ Mitigar: tomar ações para minimizar o problema; ○ Eliminar: tomar ações para eliminar a situação problema; ○ Aceitar: não há o que fazer a respeito do problema. ID Descrição do risco Tratamento do risco Probabilidade de ocorrência Impacto Prob. x Imp. R01 Não conseguir levantar dados coerentes com as necessidades do projeto Mitigar 2 5 10 R02 Desalinhamento entre os professores de PSPs sobre o objetivo do projeto Eliminar 2 3 6 R03 Falta de entendimento do negócio por dificuldade de realizar visitas Mitigar 3 4 12 R04 Dificuldade de marcar reuniões por conta da agenda da equipe Aceitar 4 2 12 R05 Falta de comprometimento da equipe e do proprietário com o projeto Eliminar 2 5 10 18 R06 Interferência dos outros proprietários da rede de restaurantes Eliminar 1 3 3 R07 Não conseguir operar as ferramentas necessárias para a realização do escopo Mitigar 2 4 8 R08 Falta de informações por parte do cliente Mitigar 2 5 10 R09 Falha na comunicação da equipe Eliminar 2 3 6 R10 Falha na comunicação entre a equipe e os stakeholders Mitigar 3 4 12 R11 Falta de tempo hábil para a realização das tarefas Mitigar 2 4 8 R12 Equipe não possuir conhecimento técnico para realizar as atividades. Mitigar 2 5 10 Tabela 5: Classificação dos riscos. Número Legendas 1 Muito baixo 2 Baixo 3 Médio 4 Alto 5 Muito Alto Tabela 6: Legendas da Tabela 5. ➢ Matriz Probabilidade x Impacto Qualificação do Risco Baixo Médio Alto Tabela 7: Legendas da Tabela 8. Impacto Probabilidade 5 4 3 2 1 5 19 R04 4 R03; R10 3 R01; R05; R08; R12 R07; R11 R02; R09 2 R06 1 Tabela 8: Matriz Probabilidadex Impacto. 12. PLANO DE GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS ➢ Política de gestão de mudança ○ Todos os stakeholders poderão solicitar mudanças durante as reuniões de ponto de controle ou em contato direto com qualquer membro da equipe. ○ As solicitações de mudança devem ser registradas em arquivo específico e durante os pontos de controle debatidas e analisadas. ○ A solicitação de mudança deve levar em consideração os Prazos, a Qualidade, os Riscos para o projeto e Satisfação dos stakeholders. ○ Toda mudança deve ser aprovada pelos Professores Orientadores da disciplina PSP4. ○ O processo de implantação das mudanças aprovadas iniciará na semana seguinte ao ponto de controle de aprovação dela. ➢ Solicitação da mudança O processo de solicitação de mudança pode ser realizado por qualquer stakeholders pelo grupo do WhatsApp ou durante as reuniões semanais de ponto de controle, as mesmas devem ser registradas em arquivo específico (link), podendo ser feito por qualquer consultor do projeto ou pela gerente do projeto. Modelo de registro de mudanças Proponente Data de Criação Proposta Objetivos Justificativa 20 Riscos Impacto Status Data de análise Tabela 9: Modelo de registro de mudanças. Descrição dos impactos da mudança Impacto Descrição Baixo São mudanças com pequeno potencial de causar efeitos adversos na execução do projeto. Normalmente necessitam de baixo tempo de execução e não impactam os prazos de entrega Médio São mudanças que afetam as atividades planejadas e, portanto, quando não realizadas trazem impactos relativos ao projeto. Normalmente necessitam de tempo de execução e tem impactos nos prazos de entrega. Alto São mudanças que afetam grande número de atividades planejadas e, portanto, quando não realizadas trazem grandes impactos ao projeto. Demanda muito tempo para serem executadas e tem grande impacto no prazo de entrega. Tabela 10: Descrição dos impactos da mudança. Descrição dos status da mudança Status Descrição Para análise Mudanças propostas e registradas no arquivo de mudanças que precisam ser analisadas. Aprovada Mudanças que após a análise em reunião de ponto de controle obtiveram aprovação para implementação. Rejeitada Mudanças que após a análise em reunião de ponto de controle não obtiveram aprovação para implementação. Implementada Mudanças que estão sendo implementadas. Tabela 11: Descrição dos status da mudança. 21 ➢ Análise da mudança Durante as reuniões de ponto de controle deve-se dedicar um tempo para analisar as mudanças propostas, os impactos no projeto, os riscos da implementação e satisfação dos stakeholders, sempre se atentando aos prazos de entrega do projeto. Durante a reunião deve-se atualizar o status da mudança. ➢ Implementação da mudança Após aprovação da mudança deve-se fazer as modificações necessárias na documentação do projeto, como escopo, análise de risco, cronograma etc. Durante a execução da mudança proposta deve-se solicitar avaliação do proponente dela, a fim de verificar se está atendendo o motivo de sua existência. PROJETO INTERMEDIÁRIO 13. PESQUISA BIBLIOMÉTRICA Foi realizada uma pesquisa bibliométrica, utilizando o método TEMAC, para dar um maior embasamento teórico ao projeto proposto. As publicações foram encontradas utilizando- se o Periódicos Capes, pelo Acesso CAFe, através de uma busca bibliométrica ampla, feita com os termos TÓPICO: ("ppc") OR TÓPICO: ("production planning and control") AND TÓPICO: ("inventory control") AND TÓPICO: ("assemble-to-order") OR TÓPICO: ("ato")). Durante a pesquisa foram pré-selecionados 27 artigos potenciais e, após a análise e filtragem, foram selecionados 13 artigos mais relacionados com o tema. O restaurante Chicago Prime tem uma estratégia de produção Assemble-to-order, estratégia caracterizada pela compra de matérias primas, preparo dos componentes do produto e estocagem. O produto será montado apenas a partir do momento em que o cliente fizer o pedido, iniciando o processo de montagem e entrega, seja para consumo no restaurante ou pelo delivery. Para Elhafsi (2009, p. 127): "Neste ambiente, um dos principais desafios é organizar a produção e os estoques de peças e produtos intermediários também na busca de um equilíbrio. Assim, quanto maior a satisfação do cliente e quanto mais necessidades forem atendidas, maior será o sucesso da empresa em atrair um número superior de clientes e aumentar sua presença no mercado." 22 As características dos produtos dizem respeito a 4 variáveis: complexidade, variedade, ciclo de vida e variação de volume. A característica do mercado se refere ao tempo de entrega, variação do tempo de entrega, variação de demanda e controle do inventário. Por fim, a característica do processo diz respeito ao tempo de espera do processo, flexibilidade, complexidade do processo e variação do estoque. A partir dessas características, o estudo desenvolve um modelo teórico para aferir a necessidade de um PCP inteligente com indicadores de “baixo”, “moderado” e “alto”. Além disso, a literatura desprezava o tempo de montagem do produto no modelo ATO, sendo considerado desprezível. É essencial compreender as previsões do sistema mediante a uma demanda incerta e a capacidade do modelo. Uma terceirização da montagem no ATO, pode ser responsável por uma redução do custo e dos riscos devido a falta de capacidade de montagem. Embora o controle ideal de sistemas ATO de produto único tenha sido estabelecido há muito tempo, otimizar sistemas ATO de vários produtos é um problema imensamente mais difícil e que permanece sem uma solução ótima. A complexidade surge da necessidade de alocar componentes que são usados por vários produtos. A alocação ideal depende das disponibilidades dos componentes, que são resultados das decisões de reabastecimento. O reabastecimento ideal precisa levar em conta como os componentes serão alocados. Uma solução ótima conjunta de ambas as decisões depende não apenas dos níveis atuais de estoque e backlog, mas também dos tempos de todos os pedidos de reabastecimento pendentes. O problema se torna ainda mais complicado em sistemas onde os componentes não possuem lead times idênticos, porque o pedido de componentes muitas vezes precisa ser coordenado com as disponibilidades de outros componentes com lead times maiores. Muitos estudos se concentram em tipos específicos de políticas, como políticas de reposição de estoque básico e políticas de alocação FIFO, as quais possuem uma lógica de alocação que sempre satisfaçam as demandas de períodos anteriores primeiro. Restringir a consideração a esses tipos de políticas torna o problema mais tratável, mas também sacrifica a otimização, uma vez que estudos analíticos e numéricos mostraram que muitas vezes existem alternativas melhores em outros tipos de políticas. 14. SISTEMA DA EMPRESA 23 A empresa utiliza o software Winfood para controlar as suas operações. O software permite o cadastramento manual das despesas, das entradas no estoque, das saídas por meio das vendas, consumo interno e perdas, o que possibilita a geração de relatórios gerenciais de fluxo de caixa, controle financeiro, controle de estoque, despesas fixas e variáveis e outras funcionalidades. No entanto, o software é mal utilizado pela empresa, uma vez que os funcionários registram apenas as saídas por meio das vendas, o que faz com que eles não usufruam de todos os serviços oferecidos pelo software. A alegação, por parte da dona da empresa, é de que o software não tem uma boa usabilidade, não tendo uma interface intuitiva e sendo necessário o preenchimento de vários dados não hora de registrar uma entrada no estoque. Apesar da empresa trabalhar com estoque mínimo, não ter uma grande variação nas vendas ao longo do tempo e realizar pedidos ligeiramente fixos, a falta de registro das entradasprejudicou parcialmente o andamento do nosso projeto, uma vez que esta informação é de suma importância na hora de realizar um controle de estoque mais assertivo. Além disso, a ideia inicial era de realizar uma integração da ferramenta de controle de estoque elaborada pelo grupo com o software utilizado pela empresa, no entanto, o Winfood não permite a integração de ferramentas externas, sendo possível somente exportar em formato de planilha os dados inseridos manualmente dentro dele. Com isso, não seria possível o grupo trabalhar dentro do software da empresa, visto que este foi um pedido da gerência para que não fosse inserido dados diretamente dentro do software do restaurante, visto que o grupo deste projeto não foi treinado para mexer com o software. Sendo assim, o grupo do projeto optou por desenvolver a ferramenta no Google Sheets, de uma forma que fosse possível registrar as entradas das carnes que compõem os produtos, registrar o histórico de consumo das carnes pelos funcionários, além de fornecer alguns indicadores. 15. DADOS COLETADOS A empresa deste estudo utiliza o software Winfood, que entrega no sistema uma visão completa para Restaurantes, Padarias, Confeitarias, Mercados, Sorveterias, Food Truck, Bares, Casas Noturnas, Hamburguerias, Docerias etc., sendo possível realizar controle de estoque, cozinha, marketing, emissão de notas fiscais entre outras diversas funcionalidades. Contudo para o cenário da Chicago Prime - Aeroporto o software não foi muito bem recepcionado ou bem integrado a equipe, sendo pouco intuitivo o software gera uma série de questões quanto 24 ao controle de estoque, uma vez que o registro de informações no sistema é complexo e os relatórios são poucos visuais, a finalidade do software se resume às suas funções de caixa e controle de pedidos e mesas. Dessa forma foram analisados às informações de toda a base da Chicago Prime Aeroporto, tal base tem um recorte temporal que se inicia em 10/08/2022 e finaliza em 13/09/2022, pelo fator relatado acima foi possível apenas extrair às quantidades de vendas diárias de cada produto, dados quanto a estoque, perdas, consumo da loja e vendas são informações que não existem no sistema e loja não possui nenhum tipo de registro. O estudo em questão considerou apenas os produtos se enquadram no grupo Carnes, afinal esse é o produto principal da rede, contudo o sistema utilizado não tinha essa separação de produtos e tão pouco uma nomenclatura oficial para todos os produtos demandando uma análise da base geral de vendas, sendo possível encontrar produtos com até 3 nomes diferentes. Para tal se utilizou Power Query ferramenta integrada ao Excel para adicionar todos os dados de uma única vez a planilha que elaboramos e então definimos os nomes oficiais para todos os produtos da categoria carne. 16. REQUISITOS DA FERRAMENTA Para o levantamento dos requisitos, tentou-se compreender e identificar as necessidades que o cliente espera que seja solucionado pelo sistema que será desenvolvido, definindo a função da ferramenta. Durante o levantamento dos requisitos, a stakeholder do projeto foi entrevistada para que os requisitos fossem os mais precisos possíveis para se obter uma melhoria gradativa e constante nos processos e tomadas de decisão da empresa. Número do Requisito Descrição R01 Ser construída em Excel ou Sheets, pois todos os dados do sistema são exportados nesse formato (.xlsx) R02 Ser de fácil preenchimento pela proprietária R03 Contabilizar os alimentos ofertados aos funcionários R04 Não disponibilizar a ferramenta no sistema para os funcionários não acessarem R05 Poder ser acessada de vários dispositivos e 25 lugares R06 Informar facilmente quantas Unidades e de quais produtos ela precisará solicitar R07 Informar quais campos não podem ser editados R08 Ter uma “central de ajuda” com as principais funcionalidades da plataforma R09 Confiabilidade dos resultados R10 Atualização constante dos dados pela empresa Tabela 12: Requisitos da ferramenta. 17. INDICADORES Em essência, os indicadores têm a missão de comunicar, de forma simples e por meio da quantificação, os resultados diretos de determinado processo ou operação. A partir deles, o gestor tem segurança na avaliação de atividades e mais agilidade para empreender os eventuais ajustes que se fizerem necessários. Como proposto na EAP, no projeto intermediário seriam levantados os indicadores para o acompanhamento a respeito do desempenho na execução de tarefas que são essenciais para a operação e para a sustentabilidade do negócio. Indicadores Descrição Vendas por dia Em um dashboard, será possível visualizar as vendas diárias, em formato de gráficos, através da análise das saídas. Consumo dos funcionários Por meio de um formulário, os funcionários devem informar diariamente quais foram as carnes consumidas no dia por cada um. Status do estoque Uma tabela de cores representa qual o status de cada item do estoque em relação à demanda e o estoque mínimo calculados Estoque mínimo Quantidade mínima de mercadorias que deve ser mantida pela loja para evitar tanto o desabastecimento quanto o excesso de itens estocados, obtido através da análise das saídas. Sugestão de estoque Com base no cálculo da demanda, cada item tem uma sugestão de estoque correspondente para supri-la. 26 Estoque atual Representa a quantidade de itens em estoque naquele momento. Corresponde às entradas subtraídas das vendas e do consumo interno dos funcionários. Tabela 13: Indicadores da ferramenta. PROJETO FINAL A ferramenta foi desenvolvida na plataforma Google Sheets, visto a necessidade de ser acessada de vários dispositivos e lugares diferentes, ser de fácil preenchimento pela proprietária e devido aos dados do software utilizado pelo restaurante serem exportados no formato de planilha (.xlsx). O intuito do grupo do projeto foi desenvolver uma ferramenta com alta usabilidade e navegabilidade, intuitiva, integrada, de fácil acesso e visual. Para acessar a ferramenta, clique no link Planilha de Controle de Estoque - Chicago Prime. As soluções técnicas adotadas pelo grupo para a confecção das funções da planilha serão apresentadas a seguir. 18. NAVEGABILIDADE A navegabilidade é a facilidade encontrada pelo usuário para navegar dentro de um programa ou site. Ou seja, uma ferramenta tem a navegabilidade eficiente quando o usuário pode, em poucos cliques, encontrar o conteúdo que busca. Para isto, toda a planilha foi conectada através de botões com hiperlinks para facilitar a navegação dentro da planilha, não sendo necessário acessar as páginas da planilha pelas abas, mas somente pelos botões. Para isso, todas as páginas da planilha contêm os botões apresentados na Tabela 14. Botões Descrição Botão "Home". Ao clicar neste botão, você é direcionado a aba de menu principal. Botão "Ajuda". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba de menu de instruções. Botão "Cadastrar". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba de cadastro de entradas no estoque. Botão "Entrada". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba de controle de entradas. Botão "Saída". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba de controle de saídas. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uqOHpQN2iNjYnXjA5ZqP9qj57iqDaeV1-acOw5TSVmg/edit#gid=839259056 27 Botão "Consumo dos funcionários". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba de consumo dos funcionários. Botão "Gestão de estoque". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba com a gestão do estoque. Botão "Dashboard". Ao clicar neste botão, você é direcionado para a aba com o dashboard. Tabela 14: Botões da ferramenta. Para possibilitar a navegação na planilha pelos botões, foi necessário integrar a planilha ao Apps script, onde foram criados códigosem JavaScript (Imagem 4 e 5) para criar os hiperlinks nos botões. Ressaltamos que esta integração ocorre de forma automática, não sendo necessário que o usuário da planilha venha a mexer nesses códigos no futuro ou tenha algum conhecimento sobre programação. Imagem 4: Código dos hiperlinks dos botões. 28 Imagem 5: Código dos hiperlinks dos botões. 19. MENU PRINCIPAL O menu principal é a página inicial da ferramenta e ela possibilita levar o usuário de uma página a outra dentro do site (Imagem 6). Ele possui um papel importante na estrutura da ferramenta, não só porque permite essa mobilidade entre os conteúdos, mas, também, funciona como uma referência da estrutura para o conjunto de páginas. É a chance que a página tem para reter o usuário. Sendo assim, no menu principal é possível navegar por todos os conteúdos da planilha clicando nos botões com os hiperlinks, criados a partir dos códigos no Apps Script (Imagem 4 e 5). Imagem 6: Menu principal da ferramenta. 20. MENU DE INSTRUÇÕES No menu de instruções, é possível ter uma visão geral das funcionalidades de cada aba da ferramenta, além de conter botões para facilitar a navegação do usuário. 29 Imagem 7: Menu de instruções da ferramenta. 21. CADASTRO DE ENTRADAS O maior problema encontrado na realização do projeto foi a falta de cadastro das entradas no estoque. O restaurante cadastra apenas as saídas no software da empresa, o que acaba por gerar gargalos no controle de estoque, visto que a informação de mercadorias que entraram no sistema é de suma importância para este controle. A alegação, por parte da dona da empresa, é de que o software não tem uma boa usabilidade, não tendo uma interface intuitiva e sendo necessário o preenchimento de vários dados não hora de registrar uma entrada no estoque. Por isso, criamos uma página intuitiva e simplificada para cadastramento das entradas no estoque, sendo necessário fornecer apenas 5 informações: data da compra, produto, código do produto, quantidade e custo unitário. A partir destas informações, apesar da empresa trabalhar com estoque mínimo, não ter uma grande variação nas vendas ao longo do tempo e realizar pedidos ligeiramente fixos, será possível fazer uma gestão do estoque mais eficiente e assertiva. 30 Imagem 8: Área para cadastro das entradas no estoque. Para possibilitar o cadastro das entradas na planilha, foi necessário integrar a planilha ao Apps script, onde foram criados códigos em JavaScript (Imagem w) para criar os hiperlinks nos botões. Ressaltamos que esta integração ocorre de forma automática, não sendo necessário que o usuário da planilha venha a mexer nesses códigos no futuro ou tenha algum conhecimento sobre programação. Imagem 9: Código para o cadastro de novas entradas no sistema. 22. CONTROLE DE ENTRADAS 31 As entradas cadastradas na ferramenta são armazenadas na aba de Controle de Entradas, sendo que os cadastros mais recentes são sempre armazenados na última linha. Com estes dados, a empresa passa a ter um histórico das entradas no estoque, visto que estes dados estarão sempre disponíveis, possibilitando a sua utilização para algum tipo de levantamento futuro realizado pela empresa. Imagem 10: Aba de controle de entradas. 23. CONTROLE DE SAÍDAS As saídas irão continuar sendo cadastradas no software da empresa, o Winfood, visto que não seria viável fazer isto em uma planilha devido ao volume de informações e necessidade de agilidade no processo. O software utilizado para computar as saídas possibilita baixar as informações de vendas diárias ou mensais em formato de planilha. Assim, a ideia é que mensalmente seja baixado uma planilha no software da empresa com as informações de venda diária dos produtos no devido mês, em seguida, deve-se copiar e colar as informações de data de saída, item e quantidade vendida na aba de Controle de Saídas. As fórmulas necessárias para computar os indicadores, que utilizam os dados de saída como insumo, já estão aplicadas nas células. Sendo assim, basta colar as informações nos lugares corretos que os indicadores serão computados automaticamente, não sendo preciso criar novas fórmulas. Imagem 11: Aba de controle de saídas. 24. CONSUMO DE FUNCIONÁRIOS A falta de clareza das saídas devido ao consumo de funcionários foi uma dor relatada pela Stakeholder. Nessa parte da planilha é possível visualizar o consumo dos funcionários, 32 com o nome dos colaboradores, a data e o produto de consumo. As informações desta aba são alimentadas por meio da resposta ao formulário de consumo, que vão diretamente para essa base de dados. As respostas em anexo abaixo foram de um teste com um funcionário para aprovação da ideia. Imagem 12: Aba de consumo dos funcionários. 25. GESTÃO DO ESTOQUE A gestão do estoque será feita com base nas informações de entrada e saída previamente coletadas, que resultarão nos itens disponíveis para venda imediata. Além disso, utilizando os dados das vendas do período de 1 ano a partir de agosto de 2022, foi feito o cálculo da previsão da demanda para os próximos sete dias a contar a partir da data em questão. Para calcular a previsão de demanda, foi utilizado o método de Regressão múltipla. Com isso, é possível dizer se o estoque atual é adequado para a demanda que chegará. Na coluna “Status” apresenta-se o nível do estoque de forma intuitiva e visual, chamando atenção para os itens que precisarão de maior reposição. 26. DASHBOARD O dashboard de acompanhamento é a parte mais visual da ferramenta. Nele é possível visualizar o total de vendas, média de vendas, mínimo e máximo vendido nos indicadores, além 33 de gráficos de porcentagem, máximo e média de vendas por dia da semana. Nesse Dashboard, é possível aplicar filtros e escolher o produto e a data desejados. Imagem 13: Aba com o dashboard da ferramenta. 27. EXPERIÊNCIA DO USUÁRIO No que tange a experiência do colaborador, a ferramenta foi contatada simples. A equipe transformou o link do formulário em um QRCode que fica localizado na área de estoque da empresa, para os funcionários escanearem e responderem qual item estão retirando do estoque. Rodadas-teste foram realizadas e disseram que essa interação era simples e intuitiva, sendo de fácil implementação na rotina dos colaboradores. 34 Imagem 14: QR Code para acesso ao formulário de consumo dos funcionários. Além disso, no que se refere à operação da ferramenta de controle do estoque, a dona do Chicago Prime, afirmou que a plataforma era intuitiva e que os ícones entre as abas facilitam o acesso. Contudo, por ser uma ferramenta nova, ela possuía receio de preencher alguma informação incorretamente e comprometer a análise de dados. Sendo assim, a equipe destrinchou com mais detalhes o manual de uso da plataforma e, segundo ela, resolveu essa questão. De modo geral, a ferramenta e formulário foram bem aceitos pela dona e colaboradores da companhia e agora é necessário fazer a implementação de maneira contínua para que não caiam em desuso e para que os dados informados ao sistema sejam verdadeiros e as análises sejam verossímeis. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. ELHAFSI, Mohsen. Optimal integrated production and inventory control of an assemble-to-order system with multiple non-unitary demand classes. European Journal of Operational Research, University of California, Volume 194, pág. 127–142, 2009. Disponível online em: https://doi.org/10.1016/j.ejor.2007.12.007. Acesso em: 02/08/2022. 2. LIN, Junyi; NAIM, Mohamed M.; HARRISON, Virginia L. M. Spiegler. Delivery time dynamics in an assemble-to-order inventory and order based production control system. International Journal of Production Economics, 2020. Disponível em: https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2019.107531. Acesso em: 02/08/2022. 35 3. REMAIN, Martin I.; WAN,Haohu; WANG, Qiong. Asymptotically Optimal Inventory Control for Assemble-to-Order Systems. Cornell University, 2021. Disponível em: https://doi.org/10.48550/arXiv.1809.08271. Acesso em: 02/08/2022.
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