Atividade de Pesquisa - Técnicas Secretariais Arquivista

Prévia do material em texto

Avaliação de Pesquisa: Técnicas Secretariais Arquivista 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Defina sobre a conceituação e importância da gestão de documentos, como deve ser realizado o 
diagnóstico para a elaboração desta gestão e quais passos devem ser colocados em prática. 
Resposta: A gestão de documentos é uma operação cujo objetivo é reduzir seletivamente a massa de 
documentos, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem 
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Por outro lado, 
alguns creem que a gestão de documentos como aplicação da administração científica com fins de 
eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas menos 
subprodutos. 
Envolve as seguintes fases: 
produção – concepção e gestão de formulários; 
utilização e conservação – criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de 
dados; 
destinação – a identificação e descrição das séries documentais. 
 
 
2. A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por três fases. Essa teoria determina 
a destinação de cada documento, na qual, a sistematização deste ciclo compreende e é definido de 
acordo com a frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso. Quais são as 
fases dos arquivos? Cite-os. 
Resposta: 1ª IDADE – arquivo corrente/setorial: Conjunto de documentos de uso frequente, 
normalmente mantidos com quem os produz. Nessa fase, os documentos ainda possuem seu valor 
primário (administrativo), ou seja, referente ao motivo pelo qual aquele documento foi produzido. 
2ª IDADE – arquivo intermediário: Conjunto de documentos de uso pouco frequente, originados nos 
arquivos correntes, que aguardam sua destinação final, eliminação ou guarda permanente. Nessa fase, 
os documentos ainda possuem valor primário. 
3ª IDADE – arquivo permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo. Nessa 
fase, há uma preponderância dos valores históricos, científicos e culturais dos documentos. 
 
 
3. Verifique na empresa onde trabalha se existe algum projeto para a gestão de documentos. Se existe, 
converse com quem implantou para entender como foi feito e se não existe, converse com a chefia 
sobre a sua importância. Caso não trabalhe, busque a empresa de um parente ou amigo e realize a 
pesquisa. 
 
Técnicas Secretariais: Arquivística 
Aluno (a): VANYELLE THAIS GONZAGA RODRIGUES 
 
Data: 26/10/2022 
Atividade de Pesquisa NOTA: 
ORIENTAÇÕES: 
❖ Ler atentamente as instruções contidas no documento é de fundamental importância na realização da 
avaliação. 
❖ Para esta atividade o aluno poderá utilizar-se das ferramentas de pesquisas como: internet, artigos científicos, 
manuais técnicos, livros e literaturas disponibilizadas em nossa biblioteca. 
❖ Preencha todos os dados referente a sua identificação como: nome completo, data de entrega. 
❖ As respostas poderão ser de escritas forma manual e/ou digitadas abaixo de cada pergunta. 
❖ Ao terminar a avaliação o arquivo deverá ser salvo com o nome: "Avaliação de Pesquisa" (nome do aluno). 
❖ Envie o arquivo pelo sistema em formato digital em pdf ou word. 
Bons Estudos! 
 
 Avaliação de Pesquisa: Técnicas Secretariais Arquivista 
Resposta: Pela pesquisa que fiz, minha irmã trabalha em uma empresa de contabilidade, os arquivos 
são divididos por idades. Os documentos que são usados durante o dia a dia costumam a ter mais fácil 
acesso, ao alcance das mãos. Como contratos, contagens, documentações, e etc. Os documentos com 
menos frequência de uso, costumam estar guardados no armário de arquivos, como a ficha individual 
dos clientes/empresas, que são organizados por ordem alfabética. Já documentos permanentes que 
atestam, registram e comprovam algo importante sobre a instituição, são arquivados em pastas, dentro 
de um armário que mantemos limpo e organizado a fim de guardar e preservá-los, lá são armazenados 
por assunto e data. 
Desta maneira o trabalho se torna mais eficiente e produtivo, além de conservar melhor os 
documentos. 
 
4. Pesquise onde você trabalha os tipos de documentos existentes quanto ao gênero e que são 
classificados como atos comprobatórios e faça uma lista deles. Caso não trabalhe, busque a empresa 
de um parente ou amigo e realize a pesquisa. 
Resposta: Documentos textuais – todos os documentos que são impressos diariamente. 
Documentos sonoros – CD’s, e mídias. 
Atos comprovatórios – termos, certidões, contratos e cópias. 
 
 
5. Como você guarda os documentos pessoais quando necessita efetuar pagamentos. Organize uma 
pasta pessoal de follow up para documentos pessoais. Faça uma lista dos compromissos e organize em 
fichas. Apresente aqui detalhadamente. 
Resposta: Tenho um planner e nele coloco detalhadamente as contas do mês, conforme: 
Contas do mês de outubro: 
Fatura cartão de crédito – x valor (vencimento até dia 10) 
Plano celular – x valor (vencimento até dia 10) 
Plano médico – x valor (vencimento até dia 15) 
Dívidas avulsas – x valor (pagar até dia 20) 
Seguro do carro – x valor (vencimento até dia 21) 
Assim é organizado minha