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e-Book 3 Eduardo Soares Benjamin GESTÃO DE PROJETOS E PROCESSOS DE TI Sumário INTRODUÇÃO ������������������������������������������������� 3 GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO �������������������������������������������������������� 5 GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO �������������������������������������������������������� 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ����������������������������70 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS & CONSULTADAS ��������������������������������������������72 3 INTRODUÇÃO Neste módulo de estudos, falaremos de projetos e, para discorrer sobre o assunto, tomaremos como base o conteúdo do Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (PMBOK). Esse guia descreve a natureza dos processos de gerenciamento de projetos, em termos da integra- ção entre processos, suas interações e, por fim, os seus objetivos. Esse gerenciamento se dá por meio do uso e aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas relacionadas às atividades do projeto necessárias para atender suas necessi- dades, conhecidas aqui como requisitos. A proposta desse guia é mostrar que o gerencia- mento de projetos pode ser realizado por meio da aplicação e integração apropriadas dos 47 processos de gerenciamento de projetos. E esses 47 processos são lógica e inteligentemente agru- pados em cinco grupos de processos: 1) Processos de Iniciação: relacionados a todas as preocupações mensuradas no início de um projeto; 2) Processos de Planejamento: relacionados ao planejamento de todo o projeto; 3) Processos de Execução: relacionados ao acompanhamento da execução do projeto; 4 4) Processos e Monitoramento e Controle: relacio- nados ao acompanhamento de todas as etapas do projeto, por meio de um cronograma de execução; 5) Processos de Encerramento: relacionados aos procedimentos de finalização do gerenciamento do projeto. Esses 47 processos de gerenciamento identificados no Guia PMBOK são também agrupados naquelas dez áreas de conhecimento vistas no primeiro módulo. Importante saber que uma área de co- nhecimento representa um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um campo profissional, um campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de especialização. Essas dez áreas de conhecimento são usadas na maior parte dos projetos. As equipes dos projetos utilizam essas e outras áreas de conhecimento, de modo apropriado, para os seus projetos específicos. 55 GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO O gerenciamento da integração tem um grande objetivo: fazer com que todos os processos do projeto andem e funcionem de forma coesa e integrada. Para isso é preciso identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos existentes que estão nos grupos de processos de gerenciamento do projeto. É muito importante que a gerência de projeto, nessa etapa, consolide as ações dos processos que possam levar a uma integração das tarefas, conseguindo assim que os objetivos do projeto, traçados inicialmente, sejam atingidos. Na imagem abaixo estão detalhadas todas as eta- pas do processo de Gerenciamento da Integração do Projeto. 66 Figura 1: Detalhamento de todas as etapas do processo de Gerenciamento da Integração do Projeto. Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ou fase Criar um documento formalizando e autorizando a existência do projeto, atribuindo ao seu gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto. Elaborar e definir todos os planos secundários do projeto para integrá-los em um plano de gerenciamento abrangente que atenda as metas e estratégias traçadas. Tomar a frente, liderar e realizar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e a implementação das mudanças aprovadas para atingir os objetivos do projeto. Acompanhar, revisar e documentar o progresso do projeto para atender aos objetivos de eficiência e desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. Revisar solicitações de mudança, aprovando-as gerenciando-as, certificando suas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto. Finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Processos de gerenciamento da integração projeto Fonte: elaborado pelo autor 7 GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO O gerenciamento do escopo do projeto cobre todos os processos que asseguram, dão a certeza que no projeto estão descritas todas as atividades do trabalho que será necessário para finalizá-lo com êxito, atingindo todas as expectativas voltadas para o seu sucesso. Seu principal papel é definir e controlar tudo o que está relacionado ao projeto, em consonância com as metas e padrões estabelecidos para se alcançar os resultados previstos. Conforme estudado anteriormente: • Escopo do produto: as características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado; • Escopo do projeto: o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. O termo escopo do projeto, às vezes, é visto como incluindo o escopo do produto. FIQUE ATENTO 8 Na imagem abaixo, estão detalhadas todas as etapas do processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto: Figura 2: Detalhamento de todas as etapas do processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto. Planejar o gerenciamento do escopo Coletar os requisitos Definir o escopo Criar a EAP Validar o escopo Controlar o escopo Criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documente as bases para a definição do escopo e, sua validação e controle. Este processo tem de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e os requisitos das partes interessadas, a fim de que o projeto atenda seus objetivos. Processo que deve efetuar uma descrição detalhada do projeto e do produto. Processo que visa a “quebrar”, subdividir as entregas do trabalho do projeto em componentes menores e, por sua vez, mais fáceis de serem gerenciados. Processo que deverá formalizar os procedimentos da aceitação e da homologação das entregas previstas e concluídas do projeto. Este processo tem o papel de monitorar o andamento do escopo do projeto e do produto, gerenciando as mudanças feitas na linha de base do escopo. Processos de gerenciamento do escopo do projeto Fonte: elaborado pelo autor 9 Figura 3: Linha Base do Escopo do Projeto. Especificação do escopo do projeto Linha base do Escopo Estrutura analítica do projeto (EAP) Dicionário da EAP Fonte: elaborado pelo autor Especificação do escopo do projeto Anteriormente, estudamos conceitos importantes sobre o escopo do projeto e também a importân- cia da sua linha base. Para entendermos melhor o projeto em estudo e desenvolvimento, temos uma ferramenta que pode nos ajudar bastante: a WBS, sigla para Work Breakdown Structure, cuja tradução é Estrutura Analítica de Projeto. Antes de falarmos da WBS, precisamos definir ou- tro ponto importante sobre o projeto, precisamos definir qual será o alcance do projeto, qual será o seu escopo. 10 Figura 4: Pontos a serem levantados durante a definição do escopo do projeto. Limites do projeto Limites dos serviços Limites dos resultados Projeto Produto Descrição detalhada Definir quais dos requisitos coletados serão incluídos e quais serão excluídos do escopo do projeto. aaaaaaaaaa aaaaaaaaaa aaaaaaaaaa aaaaaaaaaa Fonte: elaborado pelo autor Podemos entender então que a definição, a espe- cificação do escopo do projeto, é o resultado final da análise e estudos dos requisitos do projeto que apontará quais serão, realmente, os pontoscontemplados pelo projeto e quais pontos ficarão fora do projeto. Figura 5: Definição do escopo do projeto. Escopo Detalhado Projeto, produto ou serviço aaaaaaaaaaaa cccccccccccc eeeeeeeeeeee Processo Coletar Requisitos aaaaaaaaaaaa cccccccccccc eeeeeeeeeeee Escopo detalhado Projeto, produto ou serviço aaaaaaaaaaaa cccccccccccc eeeeeeeeeeee Fonte: elaborado pelo autor 11 A definição do escopo do projeto é importantíssima para o sucesso do projeto. Ela se baseia nas entregas principais, premissas e restrições que são documen- tadas durante a iniciação do projeto. WBS (Work Breakdown Structure) ou Estrutura Analítica de Projetos (EAP) Já sabemos que Working Breakdown Structure (Estrutura Analítica de Projeto) é uma representa- ção gráfica que apresenta o escopo do projeto de forma visual, hierarquicamente dividida em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas do projeto. É o propósito de dividir uma determinada grande tarefa em tarefas menores que serão mais bem visualizadas pelo gerente de projetos. Essa re- presentação gráfica da EAP auxilia o gerente de projetos a fazer um planejamento com base em uma visão holística do projeto, proporcionando-lhe implementar as ações necessárias para se alcançar os objetivos traçados. O gerente de projeto, assim que elabora a EAP do projeto, define quais serão as suas fases principais e quais serão as ações necessárias para cumprir essas etapas. A EAP é uma representação top-down, FIQUE ATENTO 12 podemos entender a EAP como um diagrama em formato de árvore, tendo o “tronco” na parte supe- rior e os “galhos” abaixo. A EAP mostra o requisito primário na parte que fica acima, sendo que o seu desmembramento é mostrado na parte de baixo. Figura 6: Quadro sinóptico para entendimento do papel da EAP. Organiza e define o escopo total do projeto. Representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. 1º 2º EAP Fonte: elaborado pelo autor Conforme o Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (PMBOK), a EAP é uma decomposição hie- rárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas. A EAP orga- niza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar as atividades em que o trabalho é agendado, tem seu custo estimado, FIQUE ATENTO 13 monitorado e controlado. No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado da atividade e não a atividade propriamente dita. Figura 7: Exemplo de uma Estrutura Analítica de Projeto. Escopo Total Tarefa 1 Tarefa 1�1 Tarefa 1�2 Tarefa 1�3 Tarefa 1�1�1 Tarefa 1�2�1 Em linhas gerais, a WBS se divide em quatro níveis: 1 – Produto: resultado esperado Ex: Um Sistema Financeiro 2 – Entregáveis: fases fundamentais para o alcance do produto Ex: CP, CR, Fluxo de Caixa 3 – Pacote de trabalho: agrupamento de funções necessárias ao entregável Ex: Reunião com cliente, Levantamento de dados, Análise, Estruturação dos programas, Testes 4 – Atividade: menor parte de uma ação que precisa ser controlada Ex: Código PHP, Testes com o cliente, Homologação Fonte: elaborado pelo autor 14 Figura 8: Amostra de EAP decomposta em pacotes de trabalho. 1.0 Projeto do sistema do gerenciamento do valor 1.1 Avaliação das necessidades 1.2 Desenvolvimento de padrões 1.3 Engenharia de sistemas 1.4 Gerenciamento de projetos 1.1.1 Auditoria de sistemas atuais 1.1.1.1 Identificação de componentes 1.1.2 Determinação de requisitos 1.1.3 Desenvolvimento de alternativas 1.1.4 Desenvolvimento de requisitos do sistema 1.1.2.1 Avaliação de lacunas 1.1.3.1 Identificação de alternativas 1.1.1.2 Análise de componentes 1.1.1.2 Identificação de mudanças nos requisitos 1.1.3.2 Análise de alternativas Fonte: Guia BPM CBOK (2013) Figura 9: Amostra de EAP organizada por fases. Produto de software Versão 5.0 Gerenciamento do projeto Requisitos do produto Projeto detalhado Construção Integração e teste Planejamento Reuniões Administração Software Documentação do usuário Materiais dos programas de treinamentos Software Documentação do usuário Materiais dos programas de treinamentos Software Documentação do usuário Materiais dos programas de treinamentos Software Documentação do usuário Materiais dos programas de treinamentos Fonte: Guia BPM CBOK (2013) 15 Figura 10: Exemplo de EAP com entregas principais. Sistema da aeronave Gerenciamento do projeto Treinamento Dados Veículo aéreo Equipamento de suporte Instalações Teste e avaliação Gerenciamento da engenharia de sistemas Atividades de suporte GP Treinamento nos equipamentos Treinamento sobre as instalações Treinamento em serviços Pedidos técnicos Dados de engenharia Dados de gerenciamento ES de nível organizacional ES de nível intermediário ES de nível de armazenamento Construções básicas Instalações de manutenção Modelos em tamanho natural Teste operacional Teste de desenvolvimento Teste Estrutura da aeronave Motor Sistema de comunicações Sistema de navegação Sistema de controle de incêndio Fonte: Guia BPM CBOK (2013) Conforme o Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos, cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A EAP é finalizada pela designação de uma conta de controle para cada pacote de trabalho e o es- tabelecimento de um identificador exclusivo para cada pacote de trabalho, a partir de um código de contas. Esses identificadores produzem uma estrutura para a sumarização hierárquica de custos, cronograma e informações sobre recursos. Uma conta de controle é um ponto de controle do gerenciamento onde o escopo, custo real e cronograma são integrados e comparados ao valor agregado para uma medição do desempenho. Essas contas de controle são localizadas em pontos de gerenciamento selecionados na EAP. Cada uma pode FIQUE ATENTO 16 incluir um ou mais pacotes de trabalho, mas cada um deles deve estar associado a somente uma conta de controle. Uma conta de controle pode incluir um ou mais pacotes de planejamento. Um pacote de planejamento é um componente da estrutura de decomposição do trabalho abaixo da conta de controle com conteúdo de trabalho conhecido, mas sem atividades detalhadas do cronograma. Dicionário da Estrutura Analítica de Projetos (EAP) A EAP não possui muitos detalhes sobre os pacotes de trabalho. Em virtude disso, ela possui alguns fatores para identificação como o seu nome e o seu código. E isso leva a necessidade de se criar outro documento que explique em detalhes cada elemento da EAP. O nome deste documento é dicionário da EAP. O dicionário da EAP deve incluir a descrição de cada pacote de trabalho, o seu responsável, os participantes e, também, quais os critérios de aceitação daquele pacote. Para facilitar a localização dos “verbetes” no dicio- nário, cada elemento da EAP pode ser numerado por meio de um método de codificação criado na organização, por exemplo, um plano de contas (1, 1.1, 1.1.1, 2, 2.1, 2.2, etc.) 17 Tabela 1: Exemplo de um Dicionário de Dados Conta Controle Pacote de Trabalho Descrição Responsável Participantes Crité- rios de aceitação 1.1.1 Levantar Requisitos Reunião com o supervisor da área para levanta- mento dos RF. João Pedro Carla Pedro Antônio Relatório apro- vado e assinado 1.1.2 Análise dos Dados Levantados Brainstor- ming para fechamen- to dos pontos em comum Carlos Alberto João Pedro Carla Pedro Antônio Relatório com pon- tos que podem ser colo- cados no escopo 1.1.3 Elaboração do Escopo do Projeto Fecha-mento do escopo do projeto Silvia Carvalho João Pedro Carla Pedro Antônio Escopo pronto 1.1.4 Desenvolver a EAP do Projeto Elaborar a EAP e o dicionário EAP do Projeto Celso Reis João Pedro EAP e Dicionário revisados e homo- logados pela Equipe Fonte: elaborado pelo autor Conforme o Guia do conhecimento em gerencia- mento de projetos (PMBOK), o dicionário da EAP é um documento que fornece informações detalha- das sobre entregas, atividades e agendamento de cada componente da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). O dicionário da EAP é um documento que dá suporte à EAP. 18 Figura 11: Informações que devem estar contidas no dicionário EAP Código de identificador da conta Descrição do trabalho Premissas e restrições Organização responsável Marcos do cronograma Atividades do cronograma associadas Recursos necessários Estimativa de custos Requisitos de qualidade Critérios de aceitação Referências técnicas Informações sobre acordos Dicionário EAP Fonte: Guia BPM CBOK (2013) Monitoramento e controle de prazos de um projeto Para o gerente do projeto, esse ponto que aborda- remos agora é, sem dúvida, um dos mais cruciais no gerenciamento de um projeto. Estamos falando do tempo: do gerenciamento de tempo do projeto. Esse gerenciamento deve tratar os processos ne- cessários para que o término pontual do projeto seja atendido e isso não é muito fácil conseguir. 19 Segundo o Guia BPM CBOK, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanha- mento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento. Há alguns elementos importan- tes que contribuem para isso: coleta; medição e disseminação de informações sobre desempenho; avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo. Se bem empregado, o monitoramento e controle de prazos do projeto pode nos ajudar: a acompanhar e avaliar a saúde do seu projeto durante os ciclos; ajudar a identificar pontos que precisam de uma atenção especial; implementar ações corretivas e emergenciais. Na imagem abaixo temos uma visão geral do processo de Gerenciamento do Tempo do Projeto. 20 Figura 12: Detalhamento de todas as etapas do processo de Gerenciamento do Tempo do Projeto. Planejar o gerenciamento do cronograma Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar as durações das atividades Desenvolver o cronograma Estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. Identificar e documentar as ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Identificar e documentar os relacionamentos entre as atividades do projeto. Estimar os tipos e as quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. Estimar o número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos especificados. Analisar as sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma, visando a criar o modelo do cronograma do projeto. Processos de gerenciamento do tempo do projeto Controlar o cronograma Monitorar o andamento das atividades para atualização do seu e no seu progresso, gerenciando as mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejado. Fonte: elaborado pelo autor De acordo com o Guia BPM CBOK, o modelo do cronograma é uma representação do plano para a execução das atividades do projeto, incluindo durações, dependências e outras informações de planejamento, usado para produzir um cronogra- ma de projeto juntamente com outros artefatos do cronograma. 21 Planejar o gerenciamento do cronograma Conforme o Guia BPM CBOK, o plano de geren- ciamento do cronograma é um componente do plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do cronograma pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou generalizado, baseado nas necessidades do projeto, e inclui os limites de controle apropriados. O plano de gerenciamento do cronograma define como as contingências do cronograma serão reportadas e avaliadas. O plano de gerenciamento do cronograma pode ser atualizado para refletir uma mudança na maneira como o cronograma é gerenciado, e os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. 22 Figura 13: Plano de Gerenciamento do Cronograma. Plano de Gerenciamento do Cronograma XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY Descrição de Etapas Logomarcas individuais ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW Fevereiro Março Abril Maio Junho Definição de melhores logomarcas Logomarcas digitais Aprovação de logomarcas Início do blog Postagens semanais Início do site tutorial Primeira apresentação Segunda apresentação Estudo de interface Proposta de interface Of Os Protótipos de tela do sistema Site de empresa dos alunos Programa de cadastro principal Programa de relatório principal Programa de tela Login de usuário/adm Fonte: Guia BPM CBOK (2013) Como você pode elaborar esse planejamento? Analise a imagem abaixo: 23 Figura 14: Como fazer um planejamento de gerenciamento de cronograma. estabelece as políticas, procedimentos e documentação Planejar Desenvolver Gerenciar Executar Controlar Planejar o gerenciamento do cronograma Fonte: elaborado pelo autor Perceba que a imagem acima representa, de forma bem prática e didática, o que você deve ter em mente quando pensa em monitorar e acompanhar projetos por meio de um cronograma. Definir as atividades É o importante processo de identificação e, a partir daí, a documentação das atividades específicas que deverão ser realizadas para concluir as entregas do projeto. Ao identificar todas as atividades que serão executadas no projeto, pode-se dividi-las em pacotes de trabalho que fornecerão base para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto. Após a identificação das atividades necessárias ter sido concluída, partimos para a sua documenta- 24 ção, formalizando-a em uma lista de atividades. A lista de atividades é normalmente abrangente, em virtude de conter e relacionar todas as atividades do cronograma necessárias no projeto. Ela deve conter: y O identificador de atividades com um título, uma nomenclatura única que serve para descrever o seu lugar no cronograma; y Descrição do escopo de trabalho de cada ati- vidade, em nível detalhe suficiente para assegurar o entendimento e a compreensão dos membros da equipe, os seus papéis no projeto, e o que se espera deles em termos de entrega de cada um, assegurando assim que objetivos e prazos sejam alcançados. Sequenciar as atividades Sequenciar as atividades é o processo de identifi- car e documentar todas as atividades do projeto e como essas atividades se relacionam em fase de execução. Identifica-se (e isso é muito impor- tante) quais as atividades predecessoras (o que é feito antes) e as atividades sucessoras (o que é feito depois). Isso, em um primeiro momento, pode parecer simples e banal, mas, ao desenvol- ver o diagrama de rede para conhecer o caminho crítico do projeto. 25 O sequenciamento da atividade nos mostra a se- quência lógica do trabalho e isso também é muito importante. Figura 15: Sequenciamento das atividades mostrando o conceito de sucessora e predecessora. Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Tem como sucessora a atividade 2 Tem como predecessora a atividade 1 e como sucessora a atividade 3 Tem como predecessora a atividade 2 Fonte: Guia BPM CBOK (2013) Figura 16: Exemplo simples de um diagrama de rede. A Início B C D E TérminoGF I LK H J K II II + 10 II + 15 TT Fonte: Guia BPM CBOK (2013) 26 Estimar os recursos das atividadesEsse é um processo de estimar, com base nos ativos organizacionais da empresa e de todos os conhecimentos adquiridos com o tempo e o histó- rico da organização, os tipos e as quantidades de materiais, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. Quanto mais próximo os números reais ficarem dos números estimados, melhor para a organização e também para a equipe do projeto. Figura 17: Recursos necessários para desenvolvimento das atividades do cronograma. Recursos Tipos Quantidade Materiais Pessoas Equipamentos Suprimentos Fonte: elaborado pelo autor 27 Segundo o Guia BPM CBOK, Ativos de processos organizacionais são os planos, processos, políti- cas, procedimentos e as bases de conhecimento específicas da organização e por ela usadas. Eles incluem qualquer artefato, prática ou conhecimento de qualquer ou de todas as organizações envolvidas no projeto que possam ser usados para executar ou administrar o projeto. Os ativos de processos organizacionais também incluem as bases de conhecimento da organização, como lições apren- didas e informações históricas. Eles podem incluir cronogramas finalizados, dados sobre riscos e dados de valor agregado. Os ativos de processos organizacionais são entradas da maior parte dos processos de planejamento. Como ferramenta para estimar os recursos das atividades, podemos usar também a EAR, que é a Estrutura Analítica dos Recursos. 28 Figura 18: Exemplo de uma EAR (Estrutura Analítica dos Recursos). Treinamento Equipamentos Móveis Suprimentos Computador Data Show Impressora Mão de obra Gerente de Projetos Apoio GP Professor Apoio Administrativo 1 Apoio Administrativo 2 Mesa Cadeira Quadro Sulfite A4, A3, A2 Toner p/ impressora Fonte: elaborado pelo autor Estimar as durações dos tempos das atividades Estimar as durações das atividades é o processo de estimativa do tempo de trabalho que será ne- cessário para terminar atividades específicas com os recursos estimados. 29 Figura 19: Estimar a duração das atividades. Recursos estimados Período 1 de trabalho Período 2 de trabalho Período 3 de trabalho Período n de trabalho O principal benefício deste processo é fornecer a quantidade de tempo necessária para concluir cada atividade. Fonte: elaborado pelo autor Desenvolver o cronograma Agora que levantamos cada uma das atividades a serem realizadas, as sequências dessas atividades, o seu tempo de duração e suas necessidades em termos de recursos, é chegada a hora de elaborar o cronograma do projeto, determinando as datas de início e término de cada atividade. É um processo interativo que consolida os processos vistos, então: definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos das atividades, estimar as durações das atividades. O principal benefício desse processo é que, ao colocarmos todos esses dados levantados (ativi- dades do cronograma, suas durações, recursos, disponibilidades de recursos e relacionamentos lógicos) em uma ferramenta de elaboração do cro- nograma, teremos um modelo de cronograma com 30 datas planejadas para a conclusão das atividades do projeto que nos proporcionará acompanhamento e monitoramento de todo o projeto. Figura 20: Exemplo de um cronograma de Gantt. Seq Atividade 1a Sem 2a Sem 3a Sem 4a Sem 5a Sem 6a Sem 7a Sem 8a Sem 1 2 3 4 5 6 7 8 Entrevista Análise Anteprojeto Tabelas Telas Relatórios Testes Implementação Fonte: elaborado pelo autor O gráfico de Gantt é uma representação gráfica no estilo de um gráfico de barras; umas das formas de se apresentar um cronograma de projeto. Ele tem esse nome porque foi inventado por Henry Gantt, que projetou o modelo. Basicamente, o gráfico traz o sequenciamento das atividades, escalonando-as em um determinado prazo de tempo. Os gráficos modernos de Gantt também mostram os relacio- namentos de dependência entre atividades e o status atual do cronograma. Um gráfico de Gantt lista as tarefas a serem executadas no eixo verti- cal e os intervalos de tempo no eixo horizontal. O comprimento das barras horizontais apresenta a duração de cada atividade. 31 Conheça a ferramenta ProjectLibre, que você pode baixar em: https://www.projectlibre.com, que pode ser muito útil para criar cronogramas. O Diagrama de Rede para conhecer o caminho crítico de um projeto O diagrama de rede é uma representação gráfica que nos mostra as atividades que constituem o projeto, suas sequências de execução e como estas atividades interagem entre si. Pode empregar níveis de detalhamento que facilitará a sua compreensão por todas as partes envolvidas no projeto. Um dos objetivos do diagrama de rede é mostrar em detalhes como as coisas acontecerão, dando uma visão mais clara a respeito das sequências de atividades. O diagrama de rede também fornece as interde- pendências das atividades, deixando mais evidente o entendimento de qual atividade deverá ser se- guida de outra, qual atividade depende de outra, e quais devem ser predecessoras ou sucessoras no projeto. Isso gera uma dinâmica no fluxo de trabalho porque toda a equipe poderá facilmente ver o que já foi realizado e as atividades que ainda estão por terminar. SAIBA MAIS https://www.projectlibre.com 32 Enquanto uma EAP mostra uma visualização do “todo” decomposto em “partes”, o diagrama de rede nos mostra uma visão importante do “antes” e do “depois”, facilitando a identificação de limitações de trabalho, e também das atividades mais preo- cupantes a serem realizadas no projeto. Sua outra utilidade é permitir ações imediatas de correção das tarefas do projeto, como compactar o cronograma, em caso de prováveis atrasos, encur- tando a duração de atividades restantes, por exem- plo, usando a técnica do paralelismo de atividades, que permite que duas atividades sejam realizadas ao mesmo tempo. Isso possibilitará concluir o projeto dentro do prazo. Mas, a contribuição mais importante que o diagrama de rede proporciona é mostrar o caminho crítico do projeto. O caminho crítico serve para determinar o caminho com a maior duração, isso nos ajuda a identificar a data de finalização do projeto e, principalmente, aquele caminho de atividades no projeto que, se algo der errado e uma das atividades do caminho crítico atrasar, todo o projeto atrasará, comprometendo os prazos estipulados no cronograma. Atualmente, para melhor controle de projetos, utilizamos ferramentas como o Program Evaluation and Review SAIBA MAIS 33 Technique (PERT) e o Critical Path Method (CPM), ou Método do Caminho Crítico, surgidos no final da década de 1950 e no início dos anos 1960. A partir de 1964, surgiu o Método Diagrama de Precedências (MDP), desenvolvido por Roy no França. Basicamente, esse diagrama representou uma evolução das técnicas an- teriores e, devido à sua simplicidade, tem consolidado sua disseminação em projetos até os dias de hoje. O Método do Caminho Crítico identifica a sequência de atividades na qual, caso uma delas atrase, todo o projeto estará atrasado; em outras palavras, a sequência das atividades que não têm “folga”. Vamos exemplificar o Diagrama de Rede e o Mé- todo do Caminho Crítico. Imagine que a empresa Harley-Davidson resolve se instalar no Brasil. Para isso, ela precisará criar uma célula que cuidará de todo o processo de revestimento galvânico de algumas peças de suas motocicletas. Pense em todas aquelas peças cromadas e brilhantes. A beleza do cromo nas peças é conseguida através de banhos galvânicos que, a partir do processo de eletrólise, cria camadas de revestimento nas peças que atendem a dois propósitos: proteção da peça e seu embelezamento. Esse tipo de processo é altamente poluente e empresas que atuam nesse segmento precisam de licenças ambientais de diversos órgãos e um deles, no estado de São Paulo, é a Cetesb – agência 34 do Governo do Estado responsável pelo controle, fiscalização, monitoramentoe licenciamento de atividades geradoras de poluição. Bem, neste case, vamos verificar quais atividades a Harley-Davidson deve cumprir para ter a célula de galvanoplastia implantada e funcionando. Instalação de uma célula de galvanoplastia em uma indústria química com licença ambiental Memorial descritivo das atividades Licença de funcionamento Local da célula na empresa Instalação de equipamentos Contratação de funcionários para o setor Funcionamento da nova célula na empresa A� B� C� D� E� F� CETESB Com base nessas informações, vamos ver como fica o nosso diagrama de rede e qual o caminho crítico no sequenciamento das atividades acima. 35 Figura 21: Diagrama de Rede para Instalação de uma Célula Galvânica. Instalação de uma célula de galvanoplastia em uma indústria Memorial Descritivo Licença de Funcionamento 15 20 30 5 10 75 A C C B D D 90 55F E 60 = = =A B Local da célula na Empresa C Instalação de Equipamentos D Funcionamento da Empresa F Contratação dos Funcionários E Fonte: elaborado pelo autor Vamos entender o diagrama acima. 36 Símbolo do Círculo definindo Início e Fim do diagrama. Símbolo de um retângulo que define a atividade a ser realizada. Uma letra, nesse caso D, dentro do retângulo indica o posicionamento da atividade no cronograma. Um número, nesse caso 30, indica o tempo (dias) da atividade. A C C B D D 90 55F E 60 = = = I F Funcionamento da Empresa F Contratação dos Funcionários E Instalação de Equipamentos D Instalação de Equipamentos DLocal da célula na Empresa C Caminhos das atividades do projeto e o seu tempo de duração. Por exemplo: Escolher o Local da célula da empresa, a instalação de equipamento e a contratação dos funcionários demandam 60 dias. O caminho mais longo desse projeto é o que compreende: confecção do Memorial Descritivo e a obtenção da Licença de Funcionamento de 90 dias. Esse é o caminho crítico. Se algo atrasar nesse caminho, como a folga é zero, todo o projeto atrasará. O caminho C D F tem folga de 35 dias (90 – 55) e o caminho C D E tem folga de 30 dias (90 – 60). Método do caminho crítico Conforme o Guia BPM CBOK, o método do cami- nho crítico é um método usado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo do cronograma. Essa técnica de análise de rede do cronograma calcula as datas de início e término mais cedo e início e término mais tarde, para todas as atividades, sem considerar quaisquer limitações de recursos, executando uma análise 37 dos caminhos de ida e de volta através da rede do cronograma, como demonstrado na figura abaixo. Nesse exemplo, o caminho mais longo inclui as atividades A, C e D e, assim sendo, a sequência de A-C-D é o caminho crítico. O caminho crítico é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível do projeto. As datas resultantes de início e término mais cedo e início e término mais tarde não são necessariamente o cronograma do projeto, mas sim uma indicação dos períodos de tempo dentro dos quais a atividade poderia ser executada, usando os parâmetros inseridos no modelo do cronograma para durações de atividades, relações lógicas, antecipações, esperas, e outras restrições conhecidas. O método do caminho crítico é usado para determinar o grau de flexibilidade de elaboração do cronograma nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo do cronograma. Em qualquer caminho de rede, a flexibilidade do cronograma é medida pela quantidade de tempo que uma atividade pode ser atrasada ou estendida, a partir da sua data de início mais cedo, sem atrasar a data de término do projeto ou violar uma restrição do cronograma, o que chamamos de “folga total”. Um caminho crítico do MCC (Método do Caminho Crítico) é normalmente caracterizado por uma 38 folga total igual a zero no caminho crítico. Quando implementados com sequenciamento do Método do Diagrama de Precedência (MDP), os caminhos críticos podem ter uma folga total positiva, igual a zero ou negativa, dependendo das restrições aplicadas. Qualquer atividade no caminho crítico é chamada de atividade de caminho crítico. A folga total positiva é causada quando o caminho de volta é calculado a partir de uma restrição do cronograma que é mais tarde que a data de término mais cedo que foi calculada durante o cálculo do caminho de ida. A folga total negativa é causada quando uma restrição nas datas mais tarde é violada pela du- ração e lógica. As redes do cronograma podem ter múltiplos caminhos quase críticos. Muitos pacotes de software permitem que o usuário de- fina os parâmetros usados para determinar o(s) caminho(s) crítico(s). Ajustes às durações da atividade (se mais recur- sos ou menos escopo podem ser providenciados), relações lógicas (se as relações forem arbitradas no início), antecipações e esperas, ou outras restri- ções do cronograma podem ser necessárias para produzir caminhos de rede com folga total zero ou folga total positiva. Uma vez que a folga total para um caminho da rede tenha sido calculada, a 39 folga livre, isto é, a quantidade de tempo que uma atividade do cronograma pode ser atrasada sem atrasar a data de início mais cedo de qualquer atividade sucessora, ou violar uma restrição do cronograma pode também ser determinada. Por exemplo, a folga total para a Atividade B na figura é cinco dias. Figura 22: Exemplo de um diagrama de redes com o método do caminho crítico. 1 5 5 1 0 5 A 6 5 10 11 5 15 B 6 10 15 6 0 15 C 16 15 30 16 0 30 DInício Fim Caminho A-B-D = 25 Caminho A-C-D = 30 (Caminho crítico) OBS: Este exemplo usa a convenção aceita de início do projeto noprimeiro dia para calcular as datas de início e término. Há outrasconvenções aceitas que podem ser usadas. CHAVE Atividade no nó Elo de caminho crítico Elo de caminho não crítico Início mais cedo Duração Término mais cedo Nome da atividade Início mais tarde Folga total Término mais tarde Fonte: Guia BPM CBOK (2013) É de suma importância que você entenda a repre- sentação gráfica abaixo que permite encontrarmos o caminho crítico das atividades de um projeto. Como já mencionado, é aquele caminho sem fol- ga nenhuma e que, atrasando, atrasará o projeto como um todo. 40 Figura 23: Representação gráfica a ser preenchida com os dados característicos de uma determinada atividade. Atividade IMC Duração TMC IMT Folga TMT Fonte: elaborado pelo autor y ATIVIDADE: onde é colocado o nome da atividade. y IMC (data de início mais cedo): o momento mais cedo possível no qual as partes incompletas de uma atividade do cronograma (ou projeto) po- dem ser iniciadas, com base na lógica de rede do cronograma, na data dos dados e nas restrições do cronograma. y IMT (data de início mais tarde): o momento mais tarde possível no qual as partes incomple- tas de uma atividade do cronograma (ou projeto) podem ser iniciadas, com base na lógica de rede do cronograma, na data de término do projeto e eventuais restrições do cronograma. y TMC (data de término mais cedo): o momento mais cedo possível no qual as partes incompletas de uma atividade do cronograma (ou projeto) po- 41 dem ser terminadas, com base na lógica de rede do cronograma, na data dos dados e nas restrições do cronograma. y TMT (data de término mais tarde): o momento mais tarde possível no qual as partes incompletas de uma atividade do cronograma (ou projeto) po- dem ser terminadas, com base na lógica de rede do cronograma, na data dos dados e nas restrições do cronograma. y DURAÇÃO: número total de períodos de tra- balho (sem incluir feriados ou outros períodos de descanso) necessários para terminar uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto. Normalmente expressa em dias ou semanas de trabalho. y FOLGA: tempo permitido para atraso de uma atividade docronograma sem atrasar a data de início mais cedo de qualquer uma das atividades do cronograma imediatamente subsequentes. Observe como fica a representação nos diagramas de redes elaborados. 42 Figura 24: Representação gráfica preenchida com os dados característicos de uma determinada atividade. 5 Duração IMC TMC IMT TMT Folga 6 5 10 6 10 Fonte: elaborado pelo autor Vamos voltar no nosso case de célula a ser im- plantada pela Harley-Davidson e ter uma visão completa das atividades e do diagrama de rede. 43 Figura 25: Diagrama de rede do case da Harley-Davidson concluído. Como já tínhamos identificado o caminho crítico é A B com 90 dias e o prazo mais cedo para o projeto terminar. Em todo este caminho a folga é Zero. 0 15 15 15 75 90 0 0 15 15 0 90 Memorial Descritivo Licença de Funcionamento A B Local da célula na Empresa C Instalação de Equipamentos D Funcionamento da Empresa F Contratação dos Funcionários E I F 0 20 20 30 30 50 20 30 50 50 30 80 50 5 55 85 35 90 50 10 60 80 30 90 Fonte: elaborado pelo autor Vamos entender alguns pontos para elaborar um diagrama de rede. 1) Precisamos identificar todas as atividades e seus tempos de duração. 2) Precisamos sequenciá-las para descobrir- mos as atividades sucessoras e as atividades predecessoras. 3) Precisamos montar o diagrama, colocando cada uma das atividades no seu retângulo, respeitando a ordem (sequência) em que as atividades são realizadas dentro do projeto. 44 4) Com base na duração de cada atividade, vamos definir os elementos-chave do tempo: y IMC (início mais cedo) y IMT (início mais tarde) y TMC (término mais cedo) y TMT (término mais tarde) y DURAÇÃO y FOLGA y A folga pode ser calculada de duas maneiras (dá o mesmo resultado): y IMT – IMC y TMT – TMC Agora vamos imaginar um diagrama de rede que identificou as seguintes atividades: Nome da atividade Precedência Duração (dias) A Início 4 B Início 3 C Início 5 D A 5 E D, B, C 6 F E 3 G C 4 H E 6 I H 4 J G 2 K J 6 Elaborando o diagrama de rede: 45 1) Criar a representação com as atividades, o seu sequenciamento, respeitando as precedências das atividades. Figura 26: Diagrama de rede com o sequenciamento das ativida- des (sucessores e predecessoras). I F A D F B E H I C G J K Atividade Fonte: elaborado pelo autor 2) Bem, agora que já temos o sequenciamento das atividades, podemos começar a fazer os cálculos relacionados ao tempo das atividades. Observe a imagem abaixo. É uma representação gráfica que você já conhece. Vamos implementar novos conceitos sobre ela. 46 Figura 27: Representação gráfica a ser preenchida com os dados característicos de uma determinada atividade. Atividade IMC Duração TMC IMT Folga TMT Passada de ida (para frente) Passada de volta (para trás) Fonte: elaborado pelo autor Você se lembra dessa imagem? Mas, o que é essa passada de ida (para frente) e essa passada de volta (para trás)? Agora que já colocamos no diagrama todas as atividades, precisamos lidar com o tempo de cada uma delas. Isso é importante em um cronograma. A partir da duração de cada atividade, iremos avançando atividade por atividade (para frente), chamada passada de ida, a partir das primeiras atividades, calculando o IMC (Início Mais Cedo) e o TMC (Término Mais Cedo). Feito isso, faremos 47 a passagem de volta (para trás), do final das ati- vidades até o seu início, calculando o IMT (Início Mais Tarde) e o TMT (Término mais Tarde). Vamos entender esses cálculos. Atente-se à primeira atividade, chamada no nosso exemplo de Atividade A. Ela tem como precedência o início do projeto, portanto, o IMC da atividade é o 1º dia, 1. Depois, qual é o tempo de duração da atividade? 4 dias. Pense comigo. A atividade A começa no 1º dia e tem 4 dias de duração, qual é o seu TMC? No 4º dia. Conte comigo: 1º dia, 2º dia, 3º dia e 4º dia de trabalho. Cuidado para não somar 1 + 4, que daria o dia 5. Como fica a nossa representação gráfica da atividade A? Observe: A IMC DURAÇÃO TMC A 1 4 4 Vamos para a segunda atividade, chamada no nosso exemplo de Atividade B. A atividade B tem como precedência o início do projeto também, portanto, o IMC da atividade é o 1º dia, 1. Depois, qual é o tempo de duração da atividade? 3 dias. Pense comigo. A atividade A começa no 1º dia e tem 3 dias de duração, qual é o seu TMC? No 3º dia. Como fica a nossa representação gráfica da atividade B? Observe: 48 B IMC DURAÇÃO TMC B 1 3 3 Vamos para a terceira atividade, chamada no nosso exemplo de Atividade C. A atividade C tem como precedência o início do projeto também, portanto, o IMC da atividade é o 1º dia, 1. Depois, qual é o tempo de duração da atividade? 5 dias. Se a ativi- dade A começa no 1º dia e tem 5 dias de duração, qual é o seu TMC? No 5º dia. Como fica a nossa representação gráfica da atividade C? Observe: C IMC DURAÇÃO TMC 5 1 5 5 Até aqui tudo tranquilo. Tratamos no nosso diagra- ma de três atividades A, B e C – todas essas três atividades iniciando o projeto, iniciando o diagrama de forma concomitante. Vamos agora tratar a atividade seguinte: a ativi- dade D. Essa atividade tem como precedência a atividade A. Então, precisamos pensar um pouco. Qual seria o IMC? Início Mais Cedo da atividade D. Como ela depende que a atividade A termine para começar, temos de nos atentar quando termina a atividade A. Qual é o seu TMC? Término Mais Cedo da atividade A. O TMC da atividade A é 4. 49 Portanto, o IMC da atividade D só pode ser a partir do 5º dia, o número que colocamos no diagrama é 5. Podemos continuar agora com o tempo de duração da atividade D, que é de 5 dias; colocamos 5 no diagrama. E, finalmente, podemos calcular agora o TMC da atividade D. O IMC da atividade é 5, a duração da atividade é de 5 dias, portanto, o TMC da atividade D é… Conte comigo: 5º, 6º, 7º, 8º e 9º dia. Pronto: 5 dias de trabalho. Como está parcialmente no nosso diagrama? Observe: 50 Figura 28: Diagrama parcial com 4 atividades. I A D B C 1 44 1 33 1 55 5 95 Fonte: elaborado pelo autor Vamos prosseguir com o entendimento da mon- tagem do cronograma. Chegamos à atividade E. Bem interessante a situação da atividade E. Por quê? Porque, como a atividade E tem três prece- dências, ela precisa analisar quando a atividade D, a atividade B e a atividade C terminam, fazer uma análise desses, e verificar quando ela pode começar. 51 Atenção para a regra: quando uma atividade tiver mais de uma predecessora, usar sempre a maior data de término mais cedo entre as predecessoras como data de início mais cedo da sucessora. Vamos analisar cada uma das atividades prede- cessoras da atividade E para ver qual tem o maior TMC e, consequentemente, termina mais tarde. A atividade D tem o TMC = 9, a atividade B tem o TMC = 3, e a atividade C tem o TMC = 5. Portanto, para a atividade E começar ela vai ter de esperar a atividade D terminar. O IMC da atividade E vai ser 10 porque a atividade D terminou no dia 9. O tempo de duração da atividade E é de 6 dias e isso leva o seu TMC para 15. Agora não tem mais surpresa. Você consegue fechar o resto dessa parte (caminho da ida) do diagrama. A resolução do caminho da ida está abaixo, mas tente fazer o exercício para verificar o seu entendimento. FIQUE ATENTO 52 Figura 29: Primeira parte do diagrama de rede tratando o cami- nho da ida (IMC DURAÇÃO TMC). I F A D F B E H I C G J K Atividade 1 44 5 95 1 33 1 55 10 156 6 94 16 216 10 112 22 254 12 176 16 183 IMC DURAÇÃO TMC Fonte: elaborado pelo autor Vamos agora usar o caminho da volta (do fim das atividades para o seu início) para descobrir primeiro o TMT (Término Mais Tarde) e depois o IMT (Início Mais Tarde) de todas as atividades. Começaremos observando qual será o TMT das atividades. As atividades que levam ao término desse projeto são: atividade F terminando com 18 dias, a ativida- de I terminando com 25dias, e a atividade K, com 17 dias. O TMT dessas três atividades deverá ser o término de maior data, nesse caso, 25. Então, o TMT para a atividade F, a atividade I e a atividade K será 25. 53 Figura 30: Diagrama de rede parcial. F H J I K F 16 183 23 257 16 216 16 210 22 254 22 250 10 112 18 198 12 176 20 258 Atividade IMC DURAÇÃO TMC IMT FOLGA TMT Fonte: elaborado pelo autor Agora vamos analisar atividade por atividade, para descobrir o IMT. A atividade F tem o TMT com 25. A duração da atividade são 3 dias e, para descobrirmos o IMT devemos partir de 25 e retornar os 3 dias de dura- ção da atividade. Calcule comigo: 25º dia, 24º dia e 23º dia. Pronto: 3 dias de duração da atividade. Portanto, na atividade F, o IMT (Início Mais Tarde) é 23. A atividade I tem o TMT com 25. A duração da atividade são 4 e, para descobrirmos o IMT deve- 54 mos partir de 25 e retornar 4 dias de duração da atividade. Calcule comigo: 25º dia, 24º dia, 23º dia e 22º dia. Pronto: 4 dias de duração da atividade. Portanto, na atividade I, o IMT é 22. A atividade K, que também tem o TMT com 25 – a duração da atividade são 6 e, para descobrirmos o IMT, devemos partir de 25 e retornar 6 dias de duração da atividade. Calcule comigo: 25º dia, 24º dia, 23º dia, 22º dia, 21º dia e 20º dia. Pronto: 6 dias de duração da atividade. Portanto, na atividade K, o IMT é 20. Vamos agora descobrir o TMT e o IMT das ativi- dades H e J. A atividade H é predecessora da atividade I. A atividade I tem como IMT o valor de 22, portanto, o TMT da atividade H tem de ser 21 para que a atividade I possa ter o seu IMT como 22. A duração da atividade H são 6 e, para descobrirmos o IMT, devemos partir de 21 e retornar 6 dias de duração da atividade. Calculemos: 21º dia, 20º dia, 19º dia, 18º dia, 17º dia e 16º dia. Pronto: 6 dias de duração da atividade H e encontramos o seu IMT, que é 16. Agora a atividade J, que é predecessora da ativi- dade K. A atividade K tem como IMT o valor de 20, portanto, o TMT da atividade J tem de ser 19 para que a atividade K possa ter o seu IMT como 20. A duração da atividade são 2 e, para descobrirmos 55 o IMT, devemos partir de 19 e retornar 2 dias de duração da atividade. Calcule comigo: 19º dia e 18º dia. São 2 dias de duração da atividade. Portanto, na atividade J, o IMT é 18. O nosso diagrama parcial ficou conforme a imagem acima. Chegamos à atividade E. De novo, o caminho da volta da atividade E é bem interessante. Por quê? Porque a atividade E é predecessora de duas outras atividades: a atividade F e a atividade H. Como proceder? Aqui, uma nova regra: quando uma atividade tiver mais de uma sucessora, usar sempre a menor data de início mais tarde entre as sucessoras como data de término mais tarde da predecessora. Vamos analisar entre as atividades sucessoras que tem a menor IMT. A atividade F tem a IMT com 23 e a atividade H tem a IMT com 16. Portanto, usaremos a menor IMT no caminho de volta da atividade H. Nesse caso, o IMT menor é 16. Portanto, o TMT da atividade E deverá ser 15, para que a atividade H não seja comprometida em ra- zão de atraso. Ela, a atividade H, começa no 16º FIQUE ATENTO 56 dia e, sendo assim, a atividade E precisa ter o seu Término Mais Tarde no 15º dia do projeto. A duração da atividade são 6 e, para descobrirmos o IMT, devemos partir de 15 e retornar 6 dias de duração da atividade. Calcule comigo: 15º dia, 14º dia, 13º dia, 12º dia, 11º dia e 10º dia. São 6 dias de duração da atividade. Portanto, na atividade E o IMT é 10. Vamos analisar agora a atividade G, que é predeces- sora da atividade J, o que faz com que a atividade J seja sua sucessora. Se o IMT da atividade J é 18, o TMT da atividade G tem de ser 17. Como a atividade G tem duração de 4 dias, temos de voltar 4 dias a partir do dia 17 para encontrarmos o IMT de G. Vamos contar? 17º dia, 16º dia, 15º dia e 14º dia. IMT de G é 14. Estamos terminando. Chegamos à atividade D, você se lembra, estamos no caminho da volta. A atividade D tem como sua sucessora a atividade E que, por sua vez, tem o seu IMT como 10. Ora, se o mais tarde que a atividade E pode começar é o 10º dia, a atividade D tem de terminar, no máximo, no 9º dia. O TMT da atividade é 9. Como a duração do tempo da atividade D são de 5 dias, o seu IMT fica sendo 5. 57 A atividade A é predecessora da atividade D e ela precisa ter o seu TMT em 4 porque a sua sucessora, atividade D, começa no 5º dia. Como a duração da atividade A são 4 dias, o seu IMT é 1. O 1º dia do projeto. A atividade B é predecessora da atividade E. A atividade E começa no 10º dia da execução do projeto e isso leva à necessidade da atividade B terminar no 9º dia do projeto. Portanto, o TMT da atividade B tem de ser 9. O tempo de duração da atividade B são de 3 dias e o seu IMT é 7. Finalmente, a atividade C. Essa atividade é prede- cessora de duas atividades, atividade E e a atividade G. Você se lembra do que temos que fazer? Quando uma atividade tiver mais de uma sucessora, devemos usar a menor data de início mais tarde (IMT) entre as sucessoras como data de término mais tarde (TMT) da predecessora. Pensemos juntos novamente. Vamos analisar entre as atividades sucessoras que tem a menor IMT. A atividade E tem a IMT com 10 e a atividade G tem a IMT com 14. Portanto, usaremos a menor IMT no caminho de volta da atividade E. Nesse caso, o IMT menor é 10. Portanto, o TMT da atividade C deverá ser 9 para que a atividade E não seja comprometida em razão 58 de atraso. Ela começa no 10º dia e, sendo assim, a atividade C precisa ter o seu Término Mais Tarde no 9º dia do projeto. Compreendeu? Continuando. A duração da atividade C são 5 e, para descobrirmos o IMT, devemos partir de 9 e retornar 5 dias de duração da atividade. Calcule comigo: 9º dia, 8º dia, 7º dia, 6º dia e 5º dia. Portanto, na atividade C, o IMT é 5. Observe como ficou o nosso diagrama de rede. Nele, está faltando só mais uma coisa, vamos lá. Figura 31: Diagrama de rede com o sequenciamento das ativida- des, com suas durações e seus IMC, TMC, IMT e TMT. I F A D F B E H I C G J K Atividade 1 44 5 95 1 33 1 55 10 156 6 94 16 216 10 112 22 254 12 176 16 183 IMC DURAÇÃO TMC 1 4 7 9 5 9 5 9 10 15 14 17 18 19 16 21 22 25 20 25 23 25 IMT FOLGA TMT Fonte: elaborado pelo autor O que falta? A parte mais importante. Agora que o diagrama mostra suas atividades e seus prazos de execu- 59 ção, chegou a hora de definir o caminho crítico do projeto que pode ser descoberto por meio desse diagrama de rede. O caminho crítico é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível do projeto. Um caminho crítico do MCC (Método do Caminho Crítico) é normalmente caracterizado por uma folga total igual a zero no caminho crítico. É isso. Caminho Crítico é o menor tempo de dura- ção possível de um projeto. É o caminho em que não existe folga entre as atividades e, se uma atividade atrasar, todo o projeto atrasará. Cabe ao gerente conhecer o caminho crítico e dar toda atenção a ele. Como o caminho crítico está relacionado à ausên- cia de folgas entre as atividades, vamos aprender como calcular as folgas no nosso diagrama de rede. As folgas podem ser calculadas através de uma das fórmulas: FIQUE ATENTO 60 y Folga = IMT – IMC y Folga = TMT – TMC Vamos ver isso usando como exemplo a atividade K do nosso diagrama. Figura 32: Cálculo do total de folga da atividade K. 12 17 Folga da atividade 6 20 258 IMC IMT TMC TMT FOLGA K DURAÇÃO IMT - IMC 20—12 = 8 dias TMT - TMC 25—17 = 8 dias Fonte: elaborado pelo autor Vamos ver agora usando como exemplo a atividade E do nosso diagrama. Figura 33: Cálculo do total de folga da atividade E. 10 15 Folga da atividade 6 10 150 IMC IMT TMC TMT FOLGA E DURAÇÃO IMT - IMC 10—10 = 0 dias TMT - TMC 15—15 = 0 dias Atividade semfolga Fonte: elaborado pelo autor 61 Agora que aprendemos a calcular as folgas, vamos conhecer o caminho crítico no nosso diagrama: A→ D →E→H→I. Em todas essas atividades não existem folgas. Figura 34: Diagrama de Rede mostrando o caminho crítico. I F A D F B E H I C G J K Atividade IMC DURAÇÃO TMC IMT FOLGA TMT 1 44 5 95 1 33 1 55 10 156 6 94 16 216 10 112 22 254 12 176 16 183 1 4 7 9 5 9 5 9 10 15 14 17 18 19 16 21 22 25 20 25 23 250 0 0 7 06 4 0 888 Fonte: elaborado pelo autor Gerenciamento de custos de um projeto para a elaboração da planilha de custos do projeto O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimati- vas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. 62 Processos de gerenciamento de custos do projeto Planejar o gerenciamento dos custos Estabelecer quais serão os procedimentos para a execução e a documentação do planejamento, gestão, despesas e controle dos custos do projeto. Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos Fazer uma estimativa de todos os custos de todas as atividades necessárias para terminar as atividades do projeto. Atribuir aos pacotes de trabalho da EAP seus custos estimados para estabelecer uma linha base de custos que serão autorizados. Monitorar o projeto atualizando o seu orçamento previsto sempre que necessário. Gerenciando também o impacto destas mudanças na linha de base dos custos autorizados. Segundo o Guia BPM CBOK, o gerenciamento dos custos do projeto deve considerar os requisitos das partes interessadas para gerenciamento de custos. As diferentes partes interessadas medirão os custos do projeto de maneiras diferentes em tempos diferentes. Por exemplo, o custo de um item adquirido pode ser medido quando a decisão de aquisição é tomada ou comprometida, o pedido é feito, o item é entregue, ou o custo real é incorrido ou registrado para fins de contabilidade do projeto. O gerenciamento dos custos do projeto preocu- pa-se principalmente com o custo dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. O gerenciamento dos custos do projeto deve considerar também o efeito das decisões de projeto no custo recorrente subsequente do uso, manutenção e suporte do produto, serviço ou resul- tado do projeto. Por exemplo, limitar o número de revisões do design pode reduzir o custo do projeto, 63 mas poderia aumentar os custos operacionais resultantes do produto. Em muitas organizações, o prognóstico e a análise do desempenho financeiro do produto são realiza- dos fora do projeto. Em outras empresas, como o projeto de capital de instalações, o gerenciamento dos custos do projeto pode incluir esse trabalho. Quando esses prognósticos e análises são incluí- dos, o gerenciamento dos custos do projeto pode abordar processos adicionais e muitas técnicas gerais de gerenciamento, como retorno do inves- timento, fluxo de caixa descontado, e análise da recuperação do investimento. Planejar o gerenciamento dos custos do projeto Pode ser compreendido através do quadro sinóp- tico abaixo. 64 Figura 35: Processos envolvidos no Gerenciamento de Custos. Processos envolvidos em: Para que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado� Planejamento Estimativas Orçamentos Financiamentos Gerenciamento e controle dos custos 1� 2� 3� 4� 5� Fonte: elaborado pelo autor Estimar os custos Estimar os custos é o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários ne- cessários para executar as atividades do projeto. y As estimativas de custo traçam prováveis cenários de custos, de valores que serão empe- nhados no projeto, com base em uma informação conhecida em um determinado momento. y Além da identificação de cada custo, as suas estimativas consideram diversos cenários e cada uma de suas alternativas para iniciar e terminar o projeto, visando sempre a acompanhar a linha de base dos custos autorizados. Podemos exemplificar com a tomada de decisão entre comprar, alugar ou mesmo fazer um leasing de determinado recurso. 65 Os custos são geralmente expressos em unidades de moeda (real, dólar, euro, etc.), embora, em alguns casos, outras unidades de medida, como horas de pessoal, sejam usadas para facilitar as comparações por meio da eliminação dos efeitos das flutuações das moedas. Determinar o orçamento Determinar o orçamento, no gerenciamento de projetos, é o processo responsável por estabelecer as estimativas de custo geradas para cada etapa e atividade, a fim de definir a linha de base dos custos de um projeto. Saber determinar o empenho de verbas, o empenho dos recursos financeiros para gerar a entrega de um produto ou serviço de um projeto é um fator crítico e fundamental para a organização. Conforme o Guia BPM CBOK, o orçamento é o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada. Podemos entender isso conforme imagem abaixo. FIQUE ATENTO 66 Figura 36: Determinar o orçamento a partir da EAP do projeto. Agregação de custos Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Por pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho Pacotes de trabalho EAP Fonte: elaborado pelo autor Elaboração da planilha de custos Figura 37: Planilha de orçamento de custos atrelada à EAP do Projeto. Fonte: elaborado pelo autor 67 Reserva de contingência: é o orçamento contido na linha de base de custo ou na linha de base da medição de desempenho alocado para riscos iden- tificados que são aceitos e para os quais respostas contingentes ou mitigadoras são desenvolvidas. Rateio de custos: é uma estratégia para melhor analisar, separar e gerir os valores identificados na planilha orçamentária do projeto. Estimativa análoga: é baseada nos custos reais de projetos passados, que têm características bem semelhantes com o projeto em estudo. Estimativa paramétrica: utiliza uma relação esta- tística entre dados históricos relevantes e outras variáveis. Por exemplo: Em cinco dias, se constrói 1 metro quadrado de uma casa. Quanto tempo levará para construir uma casa de 100 metros quadrados? Estimativa bottom-up (baixo para cima): estima, individualmente, cada pacote de trabalho suma- rizando-os posteriormente, a fim de determinar o custo ou tempo total do projeto. Estimativa de três pontos: – Mais provável (cM): o custo da atividade, ba- seado em um esforço de avaliação realista para o trabalho necessário e outros gastos previstos. – Otimista (cO): os custos da atividade são base- ados na análise do melhor cenário para a atividade. 68 – Pessimista (cP): os custos da atividade são baseados na análise do pior cenário para a atividade. � Distribuição triangular cE = (cO + cM + cP) / 3 � Distribuição Beta (PERT tradicional) cE = (cO + 4cM + cP) / 6 Controlar os custos do projeto Este é o processo que tem como objetivo o monito- ramento do andamento do projeto para atualização no seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo de custos. Podem surgir alterações nas demandas das ati- vidades de um projeto. Havendo solicitações de mudança do projeto que se provaram necessárias, a implementação dessas alterações pode fazer com que o orçamento estipulado, com base em cada pacote da EAP, seja ultrapassado e isso não é bom. As solicitações de mudanças na linha do escopo de custos dos projetos, justificadas ou não, preci- sam ser monitoradas como muita atenção. E não somente as solicitações de mudança devem ser monitoradas. Deve-se monitorar também os gastos previstos e realizados, e toda e qualquer variação entre os valoresorçados e os valores realizados. FIQUE ATENTO 69 Linha de base dos custos: mudanças na linha de base do desempenho de custos são incorporadas em res- posta às mudanças aprovadas no escopo, recursos das atividades ou estimativas de custos. Em alguns casos, as variações de custos podem ser tão severas que uma linha de base revisada é necessária para fornecer uma base realista para a medição do desempenho. 7070 CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao finalizar este módulo, reforçamos o conheci- mento da estrutura do Guia PMBOK, que apresenta uma forma completa para o gerenciamento de projetos. Estudamos os cinco grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento que interagem com as dez áreas de conhecimento do PMBOK, com o propósito de cobrir todos os aspectos para um excelente gerenciamento de projetos de qualquer natureza. Conhecemos a Work Breakdown Structure ou Estru- tura Analítica de Projetos (EAP) e a sua importância como representação dos pacotes de trabalho a serem desenvolvidos. Tendo a EAP como ponto de partida, destacamos: o dicionário da Estrutura Analítica de Projetos, o monitoramento e controle de prazos do projeto, o gerenciamento do tempo do projeto por meio do cronograma, a definição e o sequenciamento das atividades, a estimativa dos recursos e das dura- ções de tempo das atividades. Aprendemos sobre o Diagrama de Gantt e o Diagrama de Rede, como elaborá-los e como descobrir o caminho crítico do projeto – algo extremamente importante. 7171 Por fim, abordamos o gerenciamento de custos de um projeto para a elaboração da planilha de custos do projeto. Espero que tenha assimilado bem todo esse conteúdo. Referências Bibliográficas & Consultadas ABPMP. Association of Business Process Professionals. Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento (BPM CBOK). Brasília, 2013. CAVALCANTI, R. Modelagem de processos de negócios: roteiro para realização de projetos de modelagem de processos de negócios. Rio de Janeiro: Brasport, 2017. [Biblioteca Virtual] CRUZ, T. Manual para gerenciamento de processos de negócio: metodologia DOMP™: (documentação, organização e melhoria de processos). São Paulo: Atlas, 2015. [Minha Biblioteca] MEREDITH, J. R.; MANTEL, S. J. Administração de projetos: uma abordagem gerencial. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2003. [Minha Biblioteca] MUNHOZ, A. S. Fundamentos de tecnologia da informação e análise de sistemas para não analistas� Curitiba: Intersaberes, 2017. [Biblioteca Virtual] PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, INC. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (PMBOK). 5. ed. Pensilvânia: Newtown Square, 2013. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação nas empresas. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2013. [Minha Biblioteca] TACHIZAWA, T.; SCAICO, O. Organização flexível: qualidade na gestão por processos. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2006. TURBAN, E.; VOLONINO, L. Tecnologia da informação para gestão: em busca do melhor desempenha estratégico e operacional. 8. ed. Porto Alegre: Bookman, 2013. [Minha Biblioteca] VALLE, R.; OLIVEIRA, S. B. Análise e modelagem de processos de negócio: foco na notação BPMN. (business process modeling notation). São Paulo: Atlas, 2013. [Minha Biblioteca] Introdução Gerenciamento da integração do projeto Gerenciamento do escopo do projeto Considerações finais Referências Bibliográficas & Consultadas
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