Módulo 4 - Gestão do tempo

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Unidade 1: Definindo importante,
urgente, circunstancial
🎯 Objetivo de aprendizagem
Objetivo de aprendizagem: compreender as definições de tempo e
a divisão de atividades em importante, urgente e circunstancial.
1.1. Definição de tempo: Cronos e Kairós
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Definição de tempo Cronos e Kairós
O tempo é um dos assuntos que mais interessa aos seres
humanos, afinal ele dita nossos percursos. Ainda que tenhamos
planejamento, metas, sonhos, compromissos, se não soubermos
como administrar cada um deles para assim melhor aproveitar
nosso tempo, tudo poderá ser em vão. Falar de tempo e tempo de
qualidade exige além de coerência, uma percepção mais sensível.
Afinal de qual tipo de tempo queremos falar? Chronos (cronos) ou
Kairós?
Com relação ao tempo medido pelo relógio, horas, minutos, dias,
anos, vamos ter a denominação de cronos. Ele é o tempo
cronometrado, medido, nosso tempo de vida e existência, por isso
tem limite, é finito, efêmero. Temos uma expectativa de quanto
tempo ainda possuímos se nos basearmos nas horas do relógio, o
dia ou o calendário. Entretanto, um dia esse tempo se extingue
para nós, se esvai, passa e leva consigo nossas forças, nossos
sonhos, nossos entes. Tudo se vai com o tempo, até nós mesmos.
Não temos o controle sobre ele, não podemos mudá-lo ou
alterá-lo.
A outra figura, Kairós, refere-se a ideia de tempo oportuno ou
também o tempo de Deus, o tempo vivido, tempo das
oportunidades. É aquele tempo que não está marcado na agenda,
mas é ele que marca nossa história, dá sentido à nossa jornada
enquanto ela não acaba. No tempo de Kairós a pergunta a ser feita
é, como estamos aproveitando essa passagem? Quais as
oportunidades que estamos deixando passar? Como estamos
vivendo cada uma delas? No tempo de Kairós somos convidados a
viver desligados da ideia de cronômetro e de tudo que nos faz
pensar na ideia de finitude. Nesse tempo, somos e vivemos mais
leves e felizes, não que seja um tempo ocioso ou apenas
despreocupado, mas sim um tempo que é de qualidade, que traz
equilíbrio, que dá graça e sentido à vida pelas experiências e
emoções que nos proporciona.
Para entendermos de onde vem essa separação de tempo é preciso
mergulhar na mitologia grega e conhecer essas figuras que
personificam a ideia. Assim, temos a figura de Chronos que era
visto como um Deus, senhor do tempo. Temia perder seu reinado
por conta de uma profecia que dizia que seria destronado por um
de seus filhos, portanto resolveu engolir um a um quando
nasceram, mas teria sido enganado por sua esposa que lhe deu um
pedaço de pano no lugar da última criança. O filho que foi salvo
pela mãe, mais tarde tornou-se um poderoso Deus, conhecido
pelo nome de Zeus, e foi justamente Zeus que com a ajuda de uma
porção mágica fez com que Cronos vomitasse os filhos engolidos.
Já Kairós, surge depois como o filho de Zeus, ele era conhecido
como um atleta que apresentava um alto desempenho por sua
agilidade, tal qualidade era potencializada pelas asas presentes
tanto no tornozelo quanto nos ombros. Seus cabelos eram apenas
na área da testa, assim temos a ideia que quando Kairós passa por
nós, não temos como segurá-lo pelos cabelos, aqui há a referência
mais pura sobre o tempo de Kairós de quanto ele é veloz e que
devemos aproveitá-lo, vivê-lo porque uma vez que passa não é
possível voltar a tê-lo daquela forma.
Quando falamos do tempo e do gerenciamento de nossas ações
dentro dele precisamos ter bem em evidência essa ideia de Kairós,
afinal quantas vezes não nos perdemos diante de nossa falta de
planejamento, não aproveitando grandes momentos de nossa
vida?
Podemos aproveitar mais nosso tempo se passarmos a
compreender melhor que cada tarefa ou ação que temos podem
ser divididas em três esferas: importância, urgência e
circunstância, a chamada tríade do tempo, esse método foi criado
por Christiam Barbosa, especialista em produtividade. Para ele
não há como essas três esferas se misturarem. Veja mais sobre
cada uma.
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Gestão do tempo: As esferas da importância, urgência e circunstância
ESFERA DA IMPORTÂNCIA
ESFERA DA URGÊNCIA
ESFERA DAS CIRCUNSTÂNCIAS
Tudo seria bem mais simples em nossa vida se déssemos maior atenção
à esfera da importância. É nessa esfera que acontecem as nossas
melhores experiências, sejam elas pessoais ou profissionais. A esfera da
importância está relativamente ligada aos nossos valores, aquilo pelo
qual vivemos e que dá sentido à nossa existência.
Na esfera da importância damos mais sentido a pequenas coisas como
aquele momento em família, a atenção a nossa saúde, ao nosso espírito,
a nossa mente. Essas atividades, muitas vezes negligenciadas por nós,
é que farão diferença no curto, médio e longo prazo.
Quando tomamos consciência da esfera da importância, somos
surpreendidos pelos acontecimentos e resultados que ela nos favorece.
Você passa a viver seu propósito, sabe o que quer e para onde quer ir.
Importante ressaltar que as tarefas importantes não necessariamente
apresentam a mesma importância e relevância para outros, por exemplo,
você decidiu que vai começar a praticar exercícios físicos, então se
matricula na academia, cuidar da saúde, prevenir problemas, é
importante para o seu bem estar, mas para outros isso é vaidade, perda
de tempo, e falta de disposição. Todos os dias, você já tem essa tarefa
agendada e o dia que por algum motivo fora do seu planejamento, você
não puder ir, a sensação que terá é de perda e frustração, isso acontece
porque algo que para você é muito importante, lhe traz resultados,
equilíbrio deixou de ser realizado.
💬 Saiba +
+
📚 Referências
–
BARBOSA, Cristian. A tríade do tempo: Um modelo comprovado para
organizar sua vida e aumentar sua produtividade e seu equilíbrio.
São Paulo: Buzz Editora, 2018.
_____________. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Rio
de Janeiro: Sextante. 2013. PDF.
TELM, Gerônimo. Produtividade para quem quer ter tempo: Aprenda
a produzir mais sem ter que trabalhar mais. São Paulo: Editora Gente,
2016.
💻 Sites pesquisados
GOLDINHO, Thaís. Gestão do tempo. Publicado em 10 de dezembro de
2015. Disponível em: < https://www.youtube.com/watch?v=jvN4j7TVaEw
> Acesso em: 10 de janeiro de 2022.
MARQUES, José Roberto. Entenda o tempo Chronos e Kairós.
Disponível em: <
https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o-tempo-de-chronos-e-kai
ros/> Acesso em: 07 de janeiro de 2022.
PETENATE, Marcelo. O que é a lei de Parkinson e como aplicá-la para
gerir melhor seus projetos. ESCOLA EDTI. Publicado em 16 de marco
de 2020. Disponível em: <
https://www.escolaedti.com.br/a-lei-de-parkinson-gestao-tempo-desperdic
ios >. Acesso em: 07 de janeiro de 2022.
WEN, Tiffanie A lei que explica por que desperdiçamos tempo.
20/09/2020. Disponível em: <
https://www.bbc.com/portuguese/geral-52927553 > Acesso em: 07 de
janeiro de 2022.
GALAHAD, L. C. Cronos e Kairós, as personificações do tempo.
Disponível em: <
https://mitologiagrega.net.br/cronos-e-kairos-personificacoes-do-tempo/ >
Acesso em: 07 de janeiro de 2022.
https://www.youtube.com/watch?v=jvN4j7TVaEw
https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o-tempo-de-chronos-e-kairos/
https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o-tempo-de-chronos-e-kairos/
https://www.escolaedti.com.br/a-lei-de-parkinson-gestao-tempo-desperdicios
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https://www.bbc.com/portuguese/geral-52927553
https://mitologiagrega.net.br/cronos-e-kairos-personificacoes-do-tempo/
Unidade 2: Metodos para a gestão
do tempo: GTD e triade do tempo
🎯 Objetivo de aprendizagem
Conhecer os métodos de gestão do tempo.
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Métodos para a gestão do tempo GTD
Gerenciar nossas ações em relação ao tempo para que assim
possamos conseguir melhores resultados é um desafio enorme,
principalmente quando não seguimos alguns caminhos. Num
primeiro momento, esses caminhos podem parecer não nos levar
a lugar algum, justamente porque temos um modelo de mundo
diferente, modelo este formadopor nossas crenças (aquilo que
acreditamos) e nossos valores (aquilo que valorizamos). Quando
“viramos a chave” e nos dispomos a aprender algo novo, seguindo
cada parte do percurso, e lá na frente, “colheremos os frutos”. Um
aprendizado se torna efetivo quando o praticamos, e a prática, é
um hábito diário.
Por isso, trouxemos dois métodos que podem ser seguidos por
você para conseguir uma melhor organização e maior
produtividade. Os métodos encontram-se descritos de uma forma
sintetizada, você pode ampliar o conhecimento sobre eles e assim
seguir para o uso de uma ferramenta onde o método é utilizado.
2.1 Método GTD
O método GTD foi amplamente divulgado pelo seu criador, o autor
do Livro A arte de fazer acontecer, David Allen e ganhou muitos
adeptos. Para esse método, nossa mente deve estar “clara como a
água”, pois assim somos capazes de produzir mais ainda. O
método se divide em 05 passos e foi criado a partir das
experiências vividas pelo próprio autor em atendimentos aos seus
clientes. Veja a divisão do método.
Passo 1
Coletar
Nossa cabeça tem uma série de informações armazenadas e isso a
sobrecarrega e faz com que, em muitos momentos, nós acabemos
periorizando aquilo que não tem importância e esqueçamos o que
precisamos realmente fazer. Portanto é importante resgatar, capturar,
registrar o que é necessário, importante, e que precisa ser armazenado num
local onde possa ser acessado com facilidade e segurança, aqui denominadas
de “caixas de entrada”
Lembre-se, essa seleção é sobre aquilo que precisa fazer, se você capturar
algo que não é para ser feito, você corre o risco de ficar ligado a ele e se
perder do seu objetivo inicial. Além disso, o número de caixas de entrada
deve ser um número com o qual você consiga lidar e devem ser esvaziadas
constantemente.
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Passo 2
Processar
Nessa etapa, acontece a análise das informações capturadas, o que iremos
fazer com elas, quais devem ser priorizadas, tarefas que precisam de mais
ações para ser feitas, as que devem ser deixadas de lado para que se possa
executar em outro momento, tarefas que devem aguardar (caso elas
dependam de outras que estejam sendo executadas por outros
colaboradores), tarefas que levem menos de dois minutos, tarefas que
devam ser eliminadas. Esse esclarecimento é possível porque após a captura
você terá uma visão geral do tanto de atividades que possui. Ao processar
você terá uma noção do tempo necessário para cada tarefa e se é possível
delegá-la ou adiá-la.
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Passo 3
Organizar
Após o processamento você vai fazer a organização das suas listas. Nessa
organização pode acontecer de você perceber que possui muitas atividades
importantes e precisa organizá-las para que elas aconteçam.
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Passo 4
Refletir
É referente a revisão para que nada fique de fora. Pode ser que no processo
de captura algo tenha sido esquecido e você tenha a chance de registrar
nessa fase.
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Passo 5
Engajar
Nessa fase, vamos executar, mas aqui a atenção se volta para aquela tarefa
que foi escolhida e que se torna ao final a que realmente precisa ser feita.
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Há disponíveis no mercado digital muitas ferramentas baseadas
no GTD. Elas permitem que muitas atividades sejam
automatizadas e uma conexão entre o seu trabalho e o de seus
colegas, uma vez que é possível o compartilhamento de
informações no meio digital. Trouxemos aqui algumas:
Notas do Keep
–
Essa é uma ferramenta simples e de fácil manuseio. Disponível tanto
como aplicativo quanto como na versão web. As notas do Keep é
basicamente uma ferramenta de notas, sejam estas no formato de texto
ou de áudio. É possível criar lembretes, listas de tarefas para executar.
O Google Keep também permite que você crie os marcadores, onde
você vai acrescentar sua lista de tarefas a executar. Cada marcador
pode ser personalizado com cores da sua escolha que podem ter um
significado de importância conforme a cor escolhida. Nele ainda é
possível acrescentar imagens.
Os áudios gravados dentro do aplicativo são transformados em texto
escrito que pode ser editado. Isso facilita, para um momento em que
você não digitar algo importante. A produção do texto não exclui o áudio.
Os lembretes do Google Keep ficam aparecendo na barra de tarefas do
celular para que você não esqueça das tarefas que precisa começar ou
terminar. Também é possível arquivar as notas para consultas
posteriores.
Evernote
–
O Evernote é outra ferramenta que ajuda na produtividade pessoal. Ela
lhe permite fazer inúmeras anotações necessárias e depois executá-las,
consultá-las, acompanhá-las. É possível organizar as notas criadas por
nível de semelhança entre elas, assim quando você precisar é mais fácil
encontrar e utilizar.
O uso dessa ferramenta permite a digitalização de documentos para
anexá-los junto às notas e organizá-los, além também, da captura de
páginas da internet que você deseja ter para trabalhos ou leituras
posteriores.
O Evernote permite, por meio do calendário, que você seja lembrado de
algum compromisso ou tarefa agendados.
Trello
–
Um aplicativo que lhe permite fazer o gerenciamento de projetos, o
acompanhamento de tarefas, muito oportuno para o trabalho pessoal ou
de equipes, sendo que para esse último, há a possibilidade de
compartilhamento de dados entre todos. Dessa forma, todos têm acesso
ao que precisa ser feito, o que está sendo feito, os prazos, as tarefas do
dia, da semana, o que já foi concluído entre outras possibilidades, o que
facilita na gestão do tempo e na produtividade.
2.2 Método Tríade do Tempo
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Método tríade do tempo
O método tríade do tempo foi criado pelo especialista em
produtividade e gestão do tempo Christian Barbosa, segundo ele,
tal ferramenta é fruto de muita pesquisa onde constatou-se a
efetividade do método. O uso da tríade do tempo conta com vários
processos que podem ser acessados a partir da aquisição da
ferramenta Neotriad. À medida que você a utiliza, há uma série de
medições feitas pela inteligência artificial que monitora seu
desempenho, bem como, o orientam e organizam melhor suas
atividades.
A tríade defende que devemos dividir o tempo entre importante,
urgente e circunstancial. A ideia aqui enfatizada é que essas três
esferas não podem se misturar jamais. A metodologia da tríade se
concentra em trazer resultados com equilíbrio, portanto se divide
em 5 momentos ou fases que segundo o seu criador, devem
obedecer a sequência em que são dispostas, além disso, são fases
que se renovam por serem cíclicas.
Vejamos cada uma das fases:
1. Identidade
Nessa primeira fase, o indivíduo deve saber quem é e o que quer
para sua vida. Aqui ele passa pelo processo de autoconhecimento
refletindo sobre si e buscando respostas sobre tudo aquilo que
afeta sua vida como sonhos, propósitos, papéis, entre outros.
Na fase da identidade entendemos que o processo de mudança
para atingir resultados começa de dentro para fora. Seu modelo
mental muda quando você toma consciência de qual lugar quer ter
e como você desenha a você mesmo, como se ver no agora e como
quer se ver no futuro. Somente quando identificamos aquilo que
queremos é que podemos seguir para outros caminhos.
1. Metas
Nessa fase, o indivíduo cria suas metas para que assim possa ter
com o que ocupar seu tempo. Essas metas contemplam aquilo que
é importante para ele e o permitem viver com esse propósito,
eliminando assim o que é circunstancial e que não favorece seu
crescimento
1. Planejamento
Na fase do planejamento você organiza como vai realizar e quais
atividades vai realizar para alcançar as metas já escritas. Nesse
planejamento, você consegue dizer o que quer, o que precisa, os
recursos que possui, os problemas que podem surgir, os sujeitos e
os recursos que serão necessários. Com um bom planejamento,
você será capaz de conseguir ganhar tempo nas suas atividades.
1. Organização
Nessa fase do método Tríade, é enfatizado a importância da
organização, desde atividades mais simples, até as mais
complexas, como umaforma, também, de ganhar tempo. Segundo
o autor, dados de diversas pesquisas apontam que o número de
informações que recebemos é muito grande e não aprendemos
muita coisa para organizá-las, dessa forma, o nosso tempo é
consumido com ações que podem ser eliminadas se soubermos
organizar em: utilidade, necessidade da informação e a de como
utilizá-las futuramente. Durante a organização você deve fazer o
que Christian chama de dieta de informação.
A tríade divide a organização em três níveis: o físico (tudo o que
está no seu campo de visão), o digital (uso eficaz da computação,
da tecnologia), e o conhecimento (ligado ao gerenciamento eficaz
das informações a que estamos submetidos).
1. Execução
Para essa fase da metodologia reúne-se todas as anteriores. É aqui
que iremos visualizar o quão fundamental é o encadeamento de
ações, ou seja, nada acontece por si só, é necessário um
envolvimento, um impulso para realizar tudo o que já foi pensado
e traçado até aqui. A execução é o primeiro passo para as suas
conquistas, é a fase da ação prática.
É durante a execução que sabemos o que precisamos priorizar
dentro do nosso planejamento.
📚 Referências
–
ALLEN, David. Getting Things Done: A arte de fazer acontecer, uma
fórmula antiestresse para estabelecer prioridades e entregar
soluções no prazo. Elsevier. PDF.
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo: Um modelo comprovado
para organizar sua vida e aumentar sua produtividade e seu
equilíbrio. São Paulo: Buzz Editora, 2018.
_____________. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Rio
de Janeiro: Sextante. 2013
TELM, Gerônimo. Produtividade para quem quer ter tempo: Aprenda
a produzir mais sem ter que trabalhar mais. São Paulo: Editora Gente,
2016.
💻 Sites pesquisados
ADMINISTRAÇÃO do tempo: Método Tríade do tempo aproveite melhor
seu dia. AMBRA EDUCATION. Publicado em 03/11/2016. Disponível em:
<
https://blog.ambra.education/administracao-do-tempo-metodo-triade-do-t
empo-aproveite-melhor-seu-dia > Acesso em: 10 de janeiro de 2022.
ANDRADE, Gustavo. Método Getting Things Done. Publicado em 22 de
junho de 2020. DIGILÂNDIA. Disponível em: <
https://digilandia.io/gestao-e-lideranca/metodo> . Acesso em: 13 de
janeiro de 2022.
BARBOSA, Christian. Comparando método tríade e o GTD de David
Allen. Disponível em: <
https://christianbarbosa.wordpress.com/tag/metodo/ > Acesso em: 20 de
janeiro de 2022.
COM o Remember The Milk: Organize e gerencie suas tarefas online.
TECHTUDO, Publicado em 26/06.2013. Disponível em: <
https://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/remember-the-milk.html >.
Acesso em: 20 de janeiro de 2022.
CONRAD, Andrew; ROSSI, Lucca. 5 aplicativos de lista de tarefas para
ser mais produtivo. Disponível em: <
https://blog.ambra.education/administracao-do-tempo-metodo-triade-do-tempo-aproveite-melhor-seu-dia
https://blog.ambra.education/administracao-do-tempo-metodo-triade-do-tempo-aproveite-melhor-seu-dia
https://digilandia.io/gestao-e-lideranca/metodo
https://christianbarbosa.wordpress.com/tag/metodo/
https://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/remember-the-milk.html
https://www.capterra.com.br/blog/759/aplicativos-lista-de-tarefas >.
Acesso em: 20 de janeiro de 2022.
TRELLO: saiba como usar e aumente sua produtividade. B2B Stack.
Disponível em < https://blog.b2bstack.com.br/trello-como-usar/> Acesso
em 12 de janeiro de 2022.
TRELLO e GTD: Unindo a ferramenta certa com a metodologia ideal.
PLUGA. Publicado em 20/06/2018. Disponível em: <
https://pluga.co/blog/trello-gtd/ >. Acesso em: 20 de janeiro de 2022.
https://www.capterra.com.br/blog/759/aplicativos-lista-de-tarefas
https://blog.b2bstack.com.br/trello-como-usar/
https://pluga.co/blog/trello-gtd/