apostila-secretariado-escolar-21618317640

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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO ........ 4 
SECRETÁRIO ESCOLAR ........ 6
PRÁTICAS DE SECRETARIADO ........ 7 
Atendimento ao público ........ 8 
TIPOS DE ATENDIMENTO ........ 9
PRINCÍPIOS BÁSICOS DO ATENDIMENTO ........ 10
OBSTÁCULOS COMUNS NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO ........ 11
Atualização da agenda ........ 12
Auxílio departamental ........ 13
Despacho e conferência de documento ........ 13
Elaboração de documentos ........ 14
ATA ........ 14
ATESTADO ........ 15
AVISO ........ 16
OFÍCIO ........ 17
CARTA ........ 17
CERTIFICADO ........ 18
CONTRATO ........ 19
ESTATUTO ........ 21
PROCURAÇÃO ........ 22
RELATÓRIO ........ 22
REQUERIMENTO ........ 23
Manter atualizado os Documentos da Escola ........ 24
DOCUMENTOS PESSOAIS ........ 24
DOCUMENTOS DA ESCOLA ........ 25
Organização dos Arquivos ........ 28
Organização do Ambiente de trabalho ........ 29
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA........ 29
Organização do Protocolo ........ 30
Secretariar Reuniões e Eventos ........ 31
ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR ........ 32
Administração e o Ensino ........ 33
2
SUMÁRIO
Administração e a legislação ........ 34
MANUAL DA SECRETARIA ESCOLAR ........35 
Atendimento à comunidade ........ 36
Escrituração Escolar ........ 36
REGISTRO DA VIDA ESCOLAR DO ESTUDANTE ........ 38
REGISTROS OBRIGATÓRIOS ........ 39
REUNIÕES ........ 44
LIVROS DE OCORRÊNCIAS ........ 44
EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE DIPLOMAS E/OU CERTIFICADOS ........ 44
MATRÍCULA ........ 45
TRANFERÊNCIA ........ 46
DIÁRIO DE CLASSE ........ 46
HISTÓRICO ESCOLAR ........ 51
Arquivamento ........ 52
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ........ 54
Expediente ........ 55
Fornecimento de informações ........ 55
SECRETÁRIO ESCOLAR ........ 56
Papel do Secretário Escolar ........ 56
Deveres Básicos do Secretário Escolar ........ 56
Administração do tempo ........ 57
DIA A DIA DO SECRETARIO ........ 57
TAREFAS ESPECÍFICAS ........ 58
Perfil ........ 60
Secretaria e suas Interações ........ 61
Secretário Escolar na Rede Pública ........ 62
ATAS DE RESULTADOS FINAIS ........ 63
REQUISITOS LEGAIS DE UM SECRETÁRIO ........ 65
Secretario Escolar ........ 65
Legislações Pertinentes a Escola ........ 66
REFERÊNCIAS ........ 67
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INTRODUÇÃO AO 
SECRETARIADO 
A palavra secretária tem sua origem do latim: Secretum e
Secretarium, que significam lugar retirado. Remetendo a ideia de ser um
local “protegido”, o secretário se apresenta como um guardião do
escritório.
A profissão não possui uma data específica de surgimento,
porém aparece nos tempos de Faraó, sendo exercida pelo sexo masculino,
os escribas. Após a Revolução Industrial, começou a se usar mão de obra
feminina para desempenho do secretariado, devido a escassez de mão de
obra masculina.
A regulamentação da profissão só ocorreu na década de 80,
com a assinatura da Lei Federal nº 7.377, de 30/09/1985, pelo Presidente
José Sarney. Em 07/07/1989 foi publicado, no Diário Oficial da União, o
Código de Ética e no dia 10/01/1996, o então Presidente da República,
Fernando Henrique Cardoso assinou a Lei 9.261, que alterou a Lei
7.377/85.
Após a regulamentação da profissão, começou a surgir os
sindicatos dos secretários, proporcionando força para a classe, a fim de
defender os direitos coletivos da categoria, em cada região do Brasil. Em
Curitiba (PR) é criada a FENASSEC – Federação Nacional dos(as)
secretários(as).
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Com o advento da internet, o secretário passou de um simples
trabalhador mecânico de práticas simplificadas, para o profissional que
auxilia na comunicação estratégica das organizações.
Devido a evolução da tecnologia é de suma importância, estar
em constante capacitação, para melhor desempenhar suas funções.
Possuir boa comunicação e simpatizar com os aparelhos tecnológicos.
O mercado de trabalho nos dias de hoje exige dos profissionais
um posicionamento responsável, em relação as tarefas. Criatividade,
dinamismo e agilidade, são algumas características essenciais, para
desenvolver um trabalho de qualidade. O secretariado precisa de um
profissional capaz de realizar as atividades com excelência e moral ética.
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Dedicado
Atento
Responsável
Proativo
Determinado 
Paciente
Tolerante
Eficiente
Eficaz
Saber trabalhar em equipe
Possuir inteligência emocional
A profissão já passou por diversas
modificações ao longo dos anos. Se caracteriza por ter
funções múltiplas, sendo a organização burocráticas,
uma das principais.
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Secretário Escolar
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• operacionalizar processos 
de matrícula, 
transferência e 
conclusão;
• organizar as turmas;
• controlar e organizar os 
arquivos com registros da 
vida escolar;
• registrar em atas as 
sessões e atividades; 
• prestar atendimento ao 
público;
• informar e orientar o 
corpo docente sobre a 
organização e 
funcionalidade dos diários 
de classe.
O Secretário Escolar é o profissional responsável por fazer a
gestão da secretaria de forma ágil, correta e de acordo com a legislação
vigente. Dentro das funções de um Secretário Escolar, segue os itens abaixo:
O profissional da secretaria de uma escola deve ser capacitado
de forma adequada, porque é uma função que realiza um elo entre escola,
sociedade e as famílias, além de ser responsável pela organização
burocrática dos documentos.
O papel do secretário na escola é próximo ao de um
administrador, através de condições legais e regimentais, mantendo ampla
organização dos setores e comunicação eficiente.
O universo escolar é formado por grande
diversidade de cargos e funções, todos os cargos de uma
escola irão ter contato com o secretário da escola.
PRÁTICAS DE 
SECRETARIADO
A prática de secretariado são as funções básica do cargo. Neste
capítulo abortaremos as técnicas de desenvolvimento de cada prática que
envolve o secretariado.
7
1. Atendimento ao público 
2. Atualização da agenda
3. Auxílio departamental
4. Despacho e conferência de 
documentos
5. Elaboração de documentos
6. Manter atualizado os documentos da 
comunidade escolar
7. Organização de arquivos
8. Organização do ambiente de trabalho
9. Organização do protocolo
10. Secretariar reuniões e eventos
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Atendimento ao Público 
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A Secretaria Escolar é o primeiro setor da
instituição de ensino, que tem contato direto com a
comunidade escolar, e com o público. Sendo ela, o cartão
de visita da escola.
Quem faz esse primeiro atendimento é o secretário escolar,
portanto ele deve ser gentil, prestativo e comunicativo, para que a
comunidade se sinta acolhida. Não somente o público externo, mas também
o interno. Qual a diferença entre público interno e externo?
São os colaboradores e colegas de 
trabalho, tais como professores, 
funcionários, estagiários, equipe 
diretiva. Toda e qualquer pessoa que 
trabalhe na instituição, participando 
ativamente dela. 
São todos aqueles atendidos pela 
instituição, como: alunos, pais ou 
responsáveis, representantes de 
outras instituições, fornecedores e a 
comunidade em geral.
PÚBLICO 
INTERNO
PÚBLICO 
EXTERNO 
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TIPOS DE ATENDIMENTO
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Atendimento pessoal - é o
atendimento com foco no individuo.
• postura e linguagem adequada;
• pontualidade nos horários
agendados;
• orientações claras e concisas.
Atendimento telefônico - é um diferencial
no serviço de atendimento, proporcionando
agilidade na solicitação de documentos.
Atendimento Virtual - é uma ferramenta online de
interação direta para resolução de problemas.
• utilização apenas de e-mail institucional;
• atenção na leitura e respostas dos e-mails para que não
ocorra equívocos;
• evite acumulo de e-mails.
• cordialidade e educação;
• ambiente adequado evitando interferências na ligação;
• tenha em mãos material para anotar recados;
• encaminhamento para pessoa adequada;
• evite o tempo de espera na linha;
• quando for requisições ou acordos, solicitarque a pessoa
encaminhe por e-mail, para que fique registrado.
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PRINCÍPIOS BÁSICOS DO 
ATENDIMENTO
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Oferecer aos pais e 
responsáveis, informações 
claras e consistentes 
sobre documentos, 
relacionados à vida 
escolar dos seus filhos.
O atendimento deve 
acolher o público, 
independente de etnia, 
posição social ou cultural. 
O tratamento de todas as 
pessoas, precisa ser 
igualitário. 
.
Protocolos de 
organização quanto a 
documentação necessária. 
Evitando o retrabalho das 
famílias. 
.
O público deve sentir 
certeza das 
informações prestadas , 
sem encaminhamentos 
desnecessários. 
Quando houver 
dúvidas, consultar as 
legislações vigentes; 
instrumentos de 
informações da escola; 
ou um colega mais 
experiente. 
Atender sempre com 
formalidade, evitando 
tratamentos íntimos como: “meu 
querido”, ”ei amigo”, “meu anjo”, 
se dirigir à pessoa pelo nome ou 
por pronomes de tratamento. 
Os princípios estão relacionados à postura,
atitudes e o modo de agir, com a comunidade escolar.
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OBSTÁCULOS COMUNS NO 
ATENDIMENTO AO PÚBLICO
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Obstáculos, são empecilhos que impedem a
progressão de algo ou alguém; neste caso, são fatores que
impedem a progressão do atendimento.
Significações - são distorções na forma de comunicação . As
formas de expressão, como: gestos, palavras, sinais, etc.
Comunicação não verbal, compreende as expressões.
 Deixar a pessoa à vontade para expor seu problema;
 escutar com atenção, para fornecer as informações
específicas;
 questionar mais de uma vez, sobre o problema, a fim de não
ter dúvidas ou incompreensões;
 caso não entenda alguma gíria, perguntar novamente.
Sobrecarga - excesso de informação ofertada sem necessidade ao
receptor, proporcionando a perda de informação ou distorção do
conteúdo.
Distorção - ocorre quando a mensagem é alterada ou modificada,
comprometendo seu conteúdo original.
Omissão - exclusão de informações relevantes ao caso, pelo emissor
ou pelo receptor, causando a incompreensão por falta de dados.
Gírias - é uma linguagem de caráter popular, usada por grupos sociais
para substituir a forma culta.
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Atualização da Agenda
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A agenda faz parte da organização de uma
secretaria, quanto melhor for feita a gestão do tempo,
melhor será a organização.
O planejamento adequado de todas as atividades facilita na
rotina. Importante que se tenha um planejamento diário, mensal, semestral
e anual. Ao planejar, abrimos caminho para novas atividades, sendo
possível economizar (tempo e dinheiro). Portanto, o planejamento é
essencial também para melhorar a qualidade do trabalho, pois com mais
organização, com certeza haverá redução das intercorrência.
Atentar para os seguintes itens:
• distribuir os horários dos compromissos, conforme os horários livres,
evitando sobrecarga;
• não agendar somente atendimentos ao público, porque é importante
distribuir o horário para as outras funções;
• cumprir com os compromissos e horários é imprescindível.
Ordenar os compromissos 
por cor, facilita a 
identificação dos afazeres
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Auxílio Departamental 
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Auxílio departamental, está vinculado a
administração de pessoal:
• organização e atualização de documentos dos
professores e funcionários;
• alimentação do sistema de RH;
• verificação e impressão da folha de ponto, informando a direção sobre
as horas faltantes ou extras;
• auxiliar na integração de novos colaboradores.
Despacho e Conferência de 
Documentos
Nesta prática é importante distinguir os tipos de documentos e
identificar à qual departamento da escola ele pertence. Cuidar para que as
conferências documentais sejam mantidas atualizadas. Realizar com
agilidade, pois existem algumas ações a serem tomadas caso sejam
encontradas inconsistências. Se encontrar divergências quanto antes
resolver, melhor.
Correto
Pendência
Arquivar
Solicitar ajuste
Chegada de 
documento
Análise e 
Conferência
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Elaboração de Documentos
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A linguagem documental formal é utilizada para,
uma comunicação adequada dentro das organizações.
Constitui elementos auxiliares na tomada de decisão,
registros e coordenação de atividades.
ATA
Ata é o documento utilizado, para relatar acontecimentos como:
discussões, propostas, votações, encerramentos de etapas ocorridas em
reuniões, assembleias, congressos e eventos.
Deve ser redigida respeitando as regras gramaticais e norma
culta, sem parágrafos, excluindo introdução de modificações ou alterações
indevidas, sem rasuras, quando houver erro usar a palavra digo para fazer
a correção. Se a falha for percebida após a redação da ata, usar a
expressão em tempo, seguida da correção. Números devem ser escritos
por extenso.
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a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento.
b) Nomeação das pessoas presentes, com suas 
qualificações e cargos.
c) Referência ao modo utilizado para a convocação da 
reunião ou assembleia (se foi edital, aviso, 
comunicado, carta).
d) Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia 
(assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição 
fiel e resumida de todas as ocorrências e das 
decisões que tiverem sido discutidas e adotadas pela 
maioria dos participantes.
e) Fechar, contendo os seguintes dizeres: Nada mais 
havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai 
assinada por mim, secretário que a redigiu e lavrou, 
pelo Diretor que dirigiu os trabalhos e pelos que 
estiveram presentes na qualidade de participantes da 
Sessão (reunião, assembleia, etc).
f) As assinaturas devem ser colocadas logo após a 
última palavra do texto, para não deixar espaço livre.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA ATA:
ATESTADO 
Atestado é o documento que confirma a existência ou
inexistência de uma situação, que se tem conhecimento, referente a
alguém ou a um fato e situação.
Afirmar ou negar, por escrito determinada coisa ou situação
correspondendo a verdade e tomando responsabilidade ao assinar. O
documento deve ser feito em papel timbrado, com carimbo da entidade.
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a) Título (ATESTADO) em letras maiúsculas.
b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode 
ser escrito no final, após a assinatura) e o nome e 
identificação da pessoa que solicitou.
c) Texto, sempre resumido, claro e conciso, contendo o 
que se está confirmando ou negando.
d) Assinatura, nome e função de quem atesta.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO ATESTADO:
AVISO
Aviso é o documento utilizado para transmitir informações,
ordens, convites e notificações.
Possui estrutura simples e deve ser escrito em papel timbrado,
contendo apenas as informações que ele se propõe, o conteúdo da
comunicação. Linguagem objetiva, sem margem para dúvidas, na hora da
interpretação.
a) Título (AVISO) em letras maiúsculas.
b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso.
c) Texto contendo a mensagem.
d) Local e data.
e) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do 
responsável.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO AVISO:
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OFÍCIO
Ofício é uma correspondência oficial, enviada
a funcionários ou autoridades. Comumente utilizado pelo
funcionalismo público, possui caráter formal para solicitar
resolução de demandas.
a) Timbre (logomarca).
b) Número do ofício, local e data: o número fica à esquerda enquanto o 
local e data ficam no centro-direita.
c) Assunto: um resumo sobre o que o ofício irá tratar.
d) Vocativo: um vocativo direcionado ao seu destinatário.
e) Corpo do texto: exposição do objetivo do ofício.
f) Fecho: uma finalização formal do texto.
g) Assinatura do remetente para comprovar o seu compromisso com o 
documento.
h) Nome e cargo de quem assinou.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO OFÍCIO:
CARTA
Carta é uma forma de comunicação, escrita, entre pessoas.
Utilizadapor empresas, instituições, órgãos e pessoas físicas, para tratar
de interesses em comum, também chamada de carta comercial.
A ideia desse documento é provocar uma resposta no receptor,
mesmo que seja negativa aos interesses de quem escreveu.
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CERTIFICADO 
Certificado é o documento que dá testemunho de ato ou fato,
emitido em relação a alguém.
a) Timbre (logomarca).
b) Local e data (à direita, na mesma altura do tipo e do 
número).
c) Nome do destinatário e endereço.
d) Vocativo (pronome de tratamento).
e) Texto (contendo a introdução e desenvolvimento do 
assunto); sem recuos no início de parágrafos.
f) Fecho.
g) Assinatura do remete.
h) Nome e cargo abaixo da assinatura se for o caso.
i) No final, à esquerda, da única ou última página, as 
letras iniciais do autor do documento (letra 
maiúscula) e as de quem o digitou (letra minúscula), 
separadas por barra.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA CARTA:
a) Título, (CERTIFICADO) em letras maiúsculas.
b) Nome e identificação da autoridade que o emite (também podem 
ser expressos no final, após a assinatura).
c) O Texto é sempre resumido e preciso, contendo apenas o que se 
está certificando (que inicia por “certifico ou certificamos”).
d) Data.
e) Assinatura, nome e cargo ou função de quem certifica.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO CERTIFICADO:
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CONTRATO 
Contrato é um documento que firma um
acordo entre pessoas, empresas ou instituições
objetivando a criação, modificação ou extinção de direitos
e de obrigações. Dependendo da circunstância é
necessário o acompanhamento de um advogado.
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Unilateral - é 
aquele em que 
somente uma das
partes assume 
obrigações. 
Ex: contrato de 
doações.
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Bilateral -
oneroso, pois 
envolve duas 
partes com 
respectivos ônus 
ou obrigações. 
Ex: contrato de 
aluguel.
Administrativo – é 
utilizado pela 
Administração Pública 
referente a acordo com 
pessoas ou entidades 
particulares. 
Objetivando resguardar 
o interesse público.
Havendo a necessidade de acrescentar ou alterar um
CONTRATO já firmado e concluído, prepara-se um Termo Aditivo, cujo
texto é semelhante ao Contrato, fazendo os ajustes.
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a) Título: CONTRATO ou TERMO DE CONTRATO;
b) Ementa (resumo) do assunto escrito com letras menores que as do
texto completo e alinhados à direita do papel. Ex: Contrato de
Locação de Imóvel residencial que entre si fazem, de um lado, como
LOCADOR, XXXXXX, e do outro, como LOCATÁRIO, XXXXXX.
c) Texto iniciado com os nomes e as qualificações dos contratantes,
seguido da indicação de vontade de firmarem o compromisso: Ex:
NOME COMPLETO (maiúsculo), nacionalidade, estado civil,
profissão, residente nesta cidade, com endereço à Av. XX no XX
portador de RG XX e do CPF XX, neste instrumento abreviadamente
denominado LOCADOR, e NOME COMPLETO (maiúsculo),
nacionalidade, estado civil, profissão, residente nesta cidade, com
endereço à Av. XX no XX portador de RG XX e do CPF XX, neste
instrumento abreviadamente denominado LOCATÁRIO, têm entre si,
justo e contratado, por via deste instrumento e melhor forma de
direito, por si e seus sucessores, a qualquer título, o seguinte:
(descrever a finalidade).
d) Cláusulas dispostas em parágrafos numerados em que se
estabelecem, com clareza e objetividade, as condições e os
requisitos da contratação. Ex: CLAÚSULA PRIMEIRA – O
LOCADOR; CLÁUSULA SEGUNDA – OBRIGAÇÕES DO
LOCATÁRIO; CLÁUSULA TERCEIRA – O PREÇO; Sucessivamente.
e) Fecho: e por estarem assim justas e contratadas, firmam o presente
contrato, em X (quantidade de vias) vias de igual teor, para um só
efeito, que vão pelas partes devidamente assinadas.
f) Nomes dos contratantes sobre os quais são escritas as assinaturas.
g) No final nomes e assinaturas de duas testemunhas.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO CONTRATO:
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ESTATUTO 
Estatuto é um documento que estabelece
normas de funcionamento de uma coletividade,
associação, entidade pública ou privada.
Sendo um conjunto de regras segue o formato da redação
legislativa, apresentando-se em títulos, capítulos, artigos e demais
subdivisões. Estabelece normas reguladoras das relações entre seus
integrantes, mas não apresenta interesse contratual, e sim, o de um pacto
dos interessados. Criado a partir das práticas, dos interesses, objetivos,
missão e valores da Organização.
a) Título (em letras maiúsculas e no alto da folha);
b) Reflexão e desenvolvimento dos seguintes capítulos:
CAPÍTULO I - DA DENOMINAÇÃO, SEDE E FORO
CAPÍTULO II - DOS OBJETIVOS DA SOCIEDADE
CAPÍTULO III - DO QUADRO SOCIAL
CAPÍTULO IV - DOS DIREITOS E DEVERES DOS SÓCIOS
CAPÍTULO V - DA ADMINISTRAÇÃO
CAPÍTULO VI - DAS ASSEMBLÉIAS GERAIS
CAPÍTULO VII - DO CONSELHO DELIBERATIVO
CAPÍTULO VIII - DO CONSELHO FISCAL
CAPÍTULO IX - DA DIRETORIA EXECUTIVA
CAPÍTULO X - DA SUSPENSÃO E PERDA DO MANDATO
CAPÍTULO XI - DO PATRIMÔNIO DA SOCIEDADE
CAPÍTULO XII - DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
c) Local, data e assinaturas devidas.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO ESTATUTO:
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PROCURAÇÃO 
Procuração é um instrumento de concessão
de poderes a outra pessoa, a fim de obter resolução de
assuntos em seu interesse e em seu nome. Deve ser
registrado em cartório.
a) Título (PROCURAÇÃO) escrita em maiúsculas, no alto da folha.
b) Texto sem parágrafos, respeitando a gramática. 
c) Nome e qualificação (cargo, função, profissão) do outorgante (quem 
concede os poderes).
d) Nomeação e constituição do outorgado, seguida de seu nome e 
qualificação (quem recebe os poderes).
e) Indicação dos poderes conferidos pelo outorgante ao outorgado, 
para a prática dos atos.
f) Prazo de validade para o exercício da procuração. Se não for 
expressa a validade, considera-se por tempo indeterminado. Isto 
pode acarretar problemas, caso haja a hipótese de cassar 
(extinguir) os poderes do outorgado.
g) Local e data.
h) Assinatura e nome do outorgante.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DA PROCURAÇÃO:
RELATÓRIO 
Relatório é uma comunicação escrita que expõe ou descreve
atos, em que devem constar análise de quem produz. Com finalidade de
avaliar o desempenho, para melhor acompanhar o funcionamento.
Deve possuir linguagem técnica, clara e objetiva, com
apresentação de dados descritivos, podendo ser utilizado tabelas e
gráficos.
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a) Capa (logo, título, relator).
b) Folha de rosto.
c) Sumário.
d) Introdução.
e) Desenvolvimento.
f) Conclusão e logo após local.
g) Data e assinatura do relator (logo abaixo da 
conclusão).
h) Referências.
i) Anexos.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO RELATÓRIO:
REQUERIMENTO 
Requerimento é o pedido escrito ao órgão público, solicitando
providência, reconhecimento ou atribuição de um direito. Direcionado
somente à área pública.
Não deve-se utilizar formas de saudações à autoridade, quer
no início ou no final do documento para não confundir um pedido
justificável com adulação.
a) Invocação - nome da autoridade e do cargo por ela exercido, no 
alto do papel.
b) Texto, contendo inicialmente o nome, dados pessoais de 
identificação do requerente e, em seguida, o pedido com os 
argumentos que o justificam. Caso sejam muitos argumentos, 
numerá-los.
c) Fecho, utilizando-se, apenas, a expressão “Nestes termos” (em 
uma linha) e “pede deferimento” (na linha logo abaixo);
d) Local e data.
e) Assinatura do requerente.
SEQUÊNCIA DA REDAÇÃO DO REQUERIMENTO:
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Manter atualizado os 
Documentos da Escola 
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A secretaria é o local responsável por guardar
os documento recebidos de alunos e funcionários,
garantindo a veracidade das informações e controle da
situação escolar, de forma escrita e informatizada.
A forma em que será organizado o arquivamento desses
documentos, deve estar descrita no Regimento da escola e atender a
legislação vigente.
DOCUMENTOS PESSOAIS
• Alunos:uma foto 3x4; cópia legível da Certidão de Nascimento, RG e
CPF; cópia legível do Histórico Escolar; cópia legível do comprovante
de endereço; cópia legível da carteira de vacinação atualizada; dados
de contato.
• Professores e funcionários: Cópia legível do RG, CPF e Certidão de 
Nascimento ou de Casamento, título eleitoral, certificado de reservista 
(sexo masculino); PIS/PASEP - data de inscrição (cópia frente e verso); 
diploma (cópia, frente e verso); declaração de cor/raça; declaração de 
horários; comprovante conta corrente do banco; cópia legível do 
comprovante de endereço; atestado de antecedentes criminais; dados 
de contato (telefone e e-mail). 
Toda documentação pessoal deve ser arquivadas
individualmente e em ordem alfabética, dividida por pastas de alunos,
funcionários e professores.
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• Regimento Escolar: documento que normatiza o
processo do trabalho pedagógico. Nele constam os
princípios filosóficos e didático-pedagógicos,
administrativo e disciplinar da escola. Confere
embasamento legal, desde as Constituições Federal e
Estadual até os pareceres normativos dos Conselhos
Estaduais de Educação. Com objetivo de assegurar a
gestão democrática, proporcionado qualidade de ensino
e fazer cumprir as ações educativas estabelecidas no
Projeto Político Pedagógico da escola.
• Projeto Político Pedagógica: documento que detalha objetivos, as
metas, e ações educativas a serem desenvolvidas pela escola. O PPP
deve trazer também as exigências legais do sistema educacional.
Elaborado de forma democrática com envolvimento de toda
comunidade escolar (alunos, pais, professores, funcionários e
comunidade). Os princípios que o norteiam: igualdade; qualidade;
gestão democrática; liberdade e programa de formação continuada. Um
Projeto Político Pedagógico deve conter necessariamente as seguintes
partes: identificação, diagnóstico do estabelecimento de ensino,
princípios didático-pedagógicos e planejamento das ações da escola.
Sua construção parte da identificação e do registro da memória
histórica da Instituição de Ensino e permite o planejamento de ações a
curto, médio e longo prazo.
DOCUMENTOS DA ESCOLA
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• Diário de Classe: é o registro de trabalhos efetivos em
sala de aula da produção pedagógica e do processo de
ensino aprendizagem, com a finalidade de documentar:
frequência, conteúdo e aproveitamento escolar.
• Proposta Pedagógica Curricular: documento que sistematiza a
organização do conhecimento no currículo, pois é nela que acontece a
concretização do ensino através da seleção dos conteúdos
considerados como imprescindíveis à formação e emancipação dos
estudantes. Nele contém os processos de avaliação, promoção,
classificação e progressão parcial.
• Calendário escolar: é o planejamento das atividades a serem
realizadas durante o ano letivo da instituição. É uma obrigação legal
para manter a escola em funcionamento. Os Diretores escolares
precisam ser democráticos, reunindo-se com a equipe pedagógica e
com a equipe da secretaria escolar, para juntos preestabelecerem os
dias para replanejamento, reuniões, Semana Cultural e Esportiva,
feriados, Conselhos de Classe, entre outras especificidades,
respeitando um mínimo de 800 horas distribuídas em 200 dias letivos,
conforme determinados pela LDB n.º 9.394/96.
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• Boletim escolar: documento que permite o
acompanhamento do desempenho do aluno, referente à
notas, frequência, durante os períodos do ano letivo.
Documento não oficial.
• Relatório final: documento oficial que reproduz a vida escolar dos
alunos matriculados. Os dados desse documento são transmitidos ao
Censo Escolar. Deve ser verificada a inclusão de aproveitamento de
estudos, integralização, dependência, regularização de vida escolar,
revalidação de estudos e resultados da Ata de Conselho de Classe.
• Histórico Escolar: documento que carrega a vida escolar do aluno,
indispensável para a continuidade dos estudos. Preenchido pela
instituição de ensino em caso de transferência ou de conclusão de
curso. As informações do histórico escolar são de responsabilidade do
Diretor e do secretário da instituição de ensino, que ao assinarem o
documento garantem sua autenticidade.
• Certificados e diplomas: são documentos expedidos aos alunos
concluintes.
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A organização dos arquivos deve ser bem
definida, e possuir um fluxograma para que todos saibam
como fazê-la. Podemos dividir os arquivos em três grupos:
correntes, permanentes e digitais.
Organização de Arquivos
Correntes: são os documentos consultados com frequência,
como o Regimento Escolar, o PPP, o proposta pedagógica, o calendário
escolar, diário de classe do ano letivo em curso, as pastas de documentos
dos alunos e funcionários.
Permanentes: são os documentos utilizados com menos
frequência, com valor histórico e probatório. São eles os atos de criação,
autorizações de funcionamento, reconhecimento, ampliação da oferta
educacional, livros de expedição de certificados e diplomas, relatórios
finais, pastas individuais de alunos que já concluíram.
Digitais: recurso para armazenamento de informação, devendo
ter, no mínimo, a data de sua criação, suas alterações, e a identificação do
usuário, bem como cópias de segurança (backup).
PASSOS PARA A ORGANIZAÇÃO
1. Tenha local específico para
documentos corrente e permanentes.
2. Categorize os documentos e diferencie
por cor e tags fáceis.
3. Documentos informatizados sempre
devem ser salvos em nuvem.
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Organização do Ambiente de 
Trabalho
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A organização, de forma geral, tem impacto
positivo no desenvolvimento e produtividade diária. Um
local organizado facilita a concentração, execução de
tarefas, proporcionando mais eficiência na resolução de
problemas.
A forma em que será organizado o arquivamento desses
documentos, deve estar descrita no Regimento da Escola e atender a
legislação vigente.
ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA
• Manter documentos catalogados e arquivados;
• usar a tecnologia a favor da produtividade;
• ter local adequado para papéis dispensáveis;
• um arquivo apenas para protocolos internos;
• sempre guardar os documentos após a consulta.
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Organização do Protocolo
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O protocolo é um serviço que recebe, registra,
classifica, distribui e controla a tramitação e expedição de
documentos.
O protocolo de recepção de documentos deve ser organizado
da seguinte forma:
• separar as correspondências e documentos, encaminhando aos seus
respectivos destinatários;
• conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e
requisitar documentos antecedentes, se existirem;
• elaborar um histórico de tramitação e resumo do documento;
• preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar
a segunda via da ficha ao documento;
• arquivar as fichas de protocolo;
• acompanhar o trâmite de cada documento e verificar prazos, status e
pendências.
Com o protocolo automatizado, é possível agilizar ainda mais a
rotina.
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Secretariar Reuniões e Eventos
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A organização das reuniões e eventos são
responsabilidade do secretário, assim como a elaboração
de registros dos mesmos por meio de atas.
As reuniões são classificas em duas:
Organização de uma reunião:
• saber o número de participantes, a pauta e os materiais necessários;
• manutenção do ambiente: ordem, limpeza, materiais disponíveis;
• redigir a ata.
Ordinária – para 
assuntos 
cotidianos.
. 
Extraordinária -
para assuntos 
emergenciais. 
Organização de eventos:
• fazer orçamento de gastos referente ao evento e encaminhar a direção;
• divulgar o evento, através de avisos e convites;
• emitir certificados (quando necessário);
• fazer a recepção dos participantes.
ADMINISTRAÇÃOESCOLAR
A administração escolar tem como objetivo manter em
harmonia, todos os setores da instituição de ensino. Sendo assim, todas as
áreas, financeira, pedagógica e de marketing, convergem para um objetivo
em comum.
Existe diferença entre gestão escolar e administração escolar?
Sim! A gestão escolar tem enfoque comportamental e a administração
escolar, enfoque técnico de metas e objetivos.
Administração escolar é a coordenação de tarefas e recursos.
Tem como função:
• promover a comunicação entre a sociedade acadêmica e a
comunidade externa;
• acompanhar o desenvolvimento do planejamento pedagógico anual;
• garantir a manutenção das instalações da instituição de ensino;
• promover capacitações do corpo docente;
• fazer análises financeiras e definir orçamentos.
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No ambiente escolar a administração está
totalmente relacionada, com as questões pedagógicas de
ensino.
Em 1961 surge a Associação Nacional de Política e
Administração da Educação (ANPAE), com objetivo de promover uma
educação de qualidade para todos, através de sua participação na
formulação e execução de políticas públicas de educação e adoção de
práticas de gestão democrática, com justiça social e igualdade de direitos.
A administração escolar começou a ganhar força com a
Constituição Federal de 1988 e posteriormente com a Lei nº 9394/96
(LDB). A partir de então, começa uma era de gestão democrática dentro
das escolas. Surgem algumas especificidades:
• a elaboração e a execução de uma proposta pedagógica são as
principais atribuições da escola. a proposta pedagógica é o norte da
escola, definindo caminhos a serem seguidos;
• a escola possui autonomia para gerir seu pessoal e seus recursos
materiais e financeiros;
• acima de qualquer atribuição é incumbência da escola zelar pelo
ensino e a aprendizagem;
• estabelece comunicação e conexão entre a escola e a comunidade.
Administração e o Ensino 
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Uma administração de qualidade busca bases
legais, para o desenvolvimento de cada processo da
instituição.
O ensino possui duas leis principais que o rege
Lei Nº 9.394/1996
Diretrizes e Bases 
da Educação
Lei Nº 13.005/2014 
Plano Nacional de 
Educação
Essas leis trazem informações para todas as instituições de
ensino, públicas e privadas. Cada projeto e ação pedagógica do país, deve
estar de acordo com as regras jurídicas estabelecidas.
Instituições que não cumpram o descritos nas leis, estão
sujeitas a sanções, multas e interdição de funcionamento.
O setor administrativo da escola deve estar sempre atualizado
em relação aos aspectos legislativos, para que seja possível a criação de
estratégias que visem contribuir com a qualidade de ensino e
desenvolvimento da instituição.
Administração e a Legislação 
MANUAL DA 
SECRETARIA ESCOLAR
A secretaria escolar é o setor da escola responsável pelos
serviços de registros, manutenção de arquivos de documentação dos
alunos e dos funcionários, além de elaboração de comunicados e
expedição de documentos, com atribuição de valor legal.
O secretário da escola é o responsável pela gestão e
organização desse setor. Também acaba sendo responsabilidade dele
promover um relacionamento harmonioso e de confiança.
Os trabalhos desenvolvidos pela secretaria escolar:
• atendimento à comunidade;
• escrituração escolar;
• arquivamento;
• expediente;
• fornecimento de informações.
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O atendimento deve ser pautado pela ética,
reciprocidade, diálogo, empatia e presteza, priorizando as
relações. Todas as informações devem ser ofertadas com
qualidade.
Requisitos para o bom atendimento:
conhecer sua função;
conhecer os documentos
organizacionais e as legislações;
demonstrar tranquilidade;
utilizar um vocabulário simples,
claro e objetivo, evitando excesso
de intimidade
vestir-se de forma discreta;
Atendimento à Comunidade 
Escrituração Escolar 
Escrituração escolar é o registro sistemático da vida escolar do
estudante. Visa assegurar a veracidade das informações e a verificação:
demonstrar postura segura,
porém sem ser arrogante;
entender a necessidade do
requerente;
atentar-se à pontualidade,
agilidade, cordialidade e respeito;;
atentar-se aos princípios da
eficácia e eficiência.
da identidade do estudante;
da autenticidade da vida escolar;
da regularidade dos estudos;
do funcionamento da instituição;
dos instrumentos para registros.
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A escrituração escolar deve constar os
seguintes registros:
 abertura e encerramento do ano ou semestre
letivo;
 ocorrências diárias;
 aprovação e reprovação;
 processos especiais de
avaliação: aproveitamento de
estudos, adaptação de
estudos, avanço de estudos,
classificação e
reclassificação, progressão
parcial em regime de
dependência; exames do EJA;
equivalência de estudos;
 promoção;
 progressão continuada;
 resultados parciais e finais de
avaliação, de recuperação e a
frequência dos estudantes;
 expedição e registro de
Certificados e Diplomas;
 investidura e exoneração de
Diretor, Vice-Diretor, quando
houver, e de Secretário
Escolar;
 visitas do órgão de Inspeção/
Supervisão de Ensino;
 eliminação de documentos,
conforme legislação;
 deliberações do Conselho de
Classe.
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REGISTRO DA VIDA ESCOLAR 
DO ESTUDANTE 
 ficha de matrícula;
 ficha individual do aluno e de
transferência;
 diários de classe;
 históricos escolares;
 certificados e diplomas;
 relatórios;
 atas e declarações;
 requerimentos;
 livro de registros;
 registro de progressão;
 relatórios de avaliação e
intervenção educacional da
educação especial;
 registro individual de
adequação e/ou
complementação curricular;
 registro individual de
temporalidade;
 registro de atendimento
domiciliar.
Os documentos abaixo elencados devem ser
registrados em instrumentos próprios, elaborados para
este fim, devendo conter cabeçalho com nome da
Instituição, endereço, CNPJ, ato legal de credenciamento/
recredenciamento e de autorização, dados de contato.
Os registros devem ser efetuados em livros, fichas, sistemas
informatizados de gestão escolar, com garantida de segurança e acesso à
informação.
Todos os documentos devem estar assinados pelo Diretor da
instituição.
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REGISTROS OBRIGATÓRIOS 
Todos os documentos a seguir devem ser
disponibilizados pelo secretário e mantidos sob guarda e
responsabilidade da Secretaria Escolar.
Todos os livros de escrituração escolar precisam conter, na
folha de rosto, o Termo de Abertura, devidamente datado e assinado pelo
Diretor e pelo Secretário Escolar, indicando o número de páginas, sendo
identificada a finalidade a que se destina o livro.
Encerrado o livro de escrituração escolar, após anulados
espaços em branco, deve ser lavrado o Termo de Encerramento, que
deverá ser assinado pelo Diretor e Secretário Escolar.
TERMO DE ABERTURA E TERMO DE ENCERRAMENTO
TERMO DE ABERTURA
Este livro, número X, contém X folhas numeradas, a serem rubricadas
pelo Diretor, destinadas ao registro de (finalidade).
Nome Instituição
Cidade/Estado e data
_______________________________________
Secretário Escolar (assinatura e nome)
_______________________________________
Diretor (assinatura e nome)
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Esse termo deve ser lavrado após a posse, sempre informando
o período de exercício.
INVESTIDURA E EXONERAÇÃO DO DIRETOR, VICE-DIRETOR E
SECRETÁRIO ESCOLAR
TERMO DE ENCERRAMENTO
Nesta data, declaro encerrado este livro, número X de
registro de (finalidade).
Cidade/Estado e data
_______________________________________
Secretário Escolar (assinatura e nome)
_______________________________________
Diretor (assinatura e nome)
ATO DE INVESTIDURA DO DIRETOR,VICE-DIRETOR OU 
SECRETÁRIO ESCOLAR
.
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX o Senhor (nome completo)
Natural de X. Diploma/Autorização XXXX, portador da Carteira de
Identidade nº X, assume a função de (cargo) da (nome da instituição)
para a qual foi investido, por meio do Contrato de Trabalho de nº X,
datado de X.
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX
______________________________
Assinatura e nome do investido
______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor
INSTITUIÇÕES PRIVADAS
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TERMO DE DISPENSA PARA ESCOLA PRIVADA.
ATO DE INVESTIDURA DO DIRETOR, VICE-
DIRETOR OU SECRETÁRIO ESCOLAR
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, o Senhor
(Nome completo), Natural de X, Diploma/Autorização
XXXX, portador da Carteira de Identidade nº XXXX.
assume a função de (cargo) da Unidade Escolar
(nome da instituição) por ato de
nomeação/designação, publicado no Diário Oficial nº
X, de XXXX.
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX. 
______________________________
Assinatura e nome do investido
______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor
INSTITUIÇÕES PÚBLICAS
TERMO DE DISPENSA DO DIRETOR, VICE-DIRETOR OU 
SECRETÁRIO ESCOLAR
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi dispensado o Senhor (nome
completo) da função de (cargo), da (nome da instituição), por meio da
rescisão do contrato de trabalho de nº X, ou pelo motivo (descrição do
motivo).
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.
______________________________
Assinatura e nome do dispensado
______________________________
Assinaturas e nomes do Diretor
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TERMO DE EXONERAÇÃO PARA ESCOLA PÚBLICA.
Deve ser lavrada de acordo com a realidade da instituição.
Segue modelo abaixo:
ATA DE ABERTURA E ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO
ATA DE ABERTURA DO ANO/SEMESTRE LETIVO DE XXXX
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, de acordo com o Calendário
Escolar, homologado por setor competente, que determina a oferta de X
dias letivos, deu-se início às atividades com adoção da Proposta
Pedagógica aprovada pelo Parecer nº _____, de ___/____/____, do
Conselho de Educação e a Portaria nº ___ de __/____/____ - (secretaria
de educação do estado) e o Regimento Escolar aprovado pela Ordem de
Serviço/Portaria nº ________/____- ________. A Instituição Educacional
funcionará no presente ano letivo/semestre no(s) turno(s) X. No turno X
ofertará: XX, (...) Até a presente data, as turmas estão assim distribuídas:
XX, com X estudantes matriculados. Nada mais havendo a relatar, eu,
(nome completo) Secretário Escolar, lavrei a presente ata, assinada por
mim e pelo Diretor desta instituição educacional.
____________________________
Assinaturas e nomes
TERMO DE EXONERAÇÃO/DISPENSA DO 
DIRETOR, VICE-DIRETOR OU SECRETÁRIO 
ESCOLAR 
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi
exonerado/dispensado o Senhor (nome completo), da
função de (cargo), desta Unidade Escolar, por meio
do ato, publicado no Diário Oficial nº X, de XX, pág. X.
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.
______________________________
Assinatura e nome do exonerado
______________________________
Assinaturas e nome da autoridade competente 
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ATA DE ENCERRAMENTO DO ANO/SEMESTRE 
LETIVO DE XXXX
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX de acordo
com o estabelecido no Calendário Escolar,
homologado, encerrou-se o ano/semestre letivo, após
terem sido cumpridos X dias letivos e executada a
Proposta Pedagógica, aprovada pelo Parecer nº
_____ de ___/____/____do Conselho de Educação
do (Estado), pela Portaria nº ___ de __/____/____ e o
Regimento Escolar aprovado pela Ordem de
Serviço/Portaria nº ________/____- ________. A
Instituição Educacional funcionou no(s) turnos X com
a oferta de (registrar ofertas), encerrando o
ano/semestre letivo com X estudantes. Nada mais
havendo a relatar, eu, (nome completo), Secretario
Escolar, lavrei a presente ata, assinada por mim e
pelo Diretor desta instituição educacional.
____________________________
Assinaturas e nomes
ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE CLASSE
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, às X horas, nas dependências
desta Instituição, realizou-se a Reunião do Conselho de Classe
constituída com a finalidade de (descrever finalidade), sob a Presidência
do Diretor (nome), onde estiveram presentes os seguintes profissionais
(citar todos os profissionais e cargos). O Diretor Presidente declarou
abertos os trabalhos. Concedida a palavra ao (nome) que fez explanação
sobre (fato ocorrido). Foram tomadas as seguintes deliberações
(descrever deliberações). Nada mais havendo a relatar, o Diretor (nome)
agradeceu a participação de todos os presentes e declarou por encerrada
a reunião, da qual eu, (nome e função) desta Instituição, lavrei a presente
ata, que vai assinada por mim, pelo Diretor e pelos demais presentes.
ATA DE REALIZAÇÃO DE CONSELHO DE CLASSE
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Pedagógicas
• Conselhos de Classe; 
• Reunião de pais e professores; 
• Conselhos Escolares;
• Reunião de Associações, 
quando houver.
Administrativas
• Planejamento de gastos;
• Orçamento com fornecedores;
• Prestação de contas;
• Organização de festas 
temáticas. 
REUNIÕES 
As reuniões devem ser registradas em livro
próprio. Elas podem ser pedagógicas ou administrativas.
LIVROS DE OCORRÊNCIAS
EXPEDIÇÃO E REGISTRO DE DIPLOMAS
E/OU CERTIFICADOS
Os documentos escolares de conclusão de curso efetuados
pelos estudantes, são:
• Certificado - expedido na conclusão do Ensino Médio, de cursos de
aprendizagem, de capacitação, de especialização de nível médio, de
aperfeiçoamento, de atualização e outros cursos de caráter geral.
• Diploma - expedido na conclusão da educação profissional técnica de
nível médio, que confere exercício de uma profissão.
Serve para registro de todos os fatos administrativos e
pedagógicos, inclusive visitas. Tudo que for atípico e fora da rotina.
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MATRÍCULA
A matrícula é o vínculo formal do estudante
com a escola, só pode ser realizada mediante o Histórico
Escolar.
Quanto à idade mínima necessária para matrícula na Educação
Infantil e no 1º ano do Ensino Fundamental, sempre observar legislação
vigentes.
PROCEDIMENTOS PARA EFETIVAÇÃO DA MATRÍCULA 
1. Analisar criteriosamente a documentação apresentada;
2. encaminhar o estudante maior ou seu pai/responsável, para a
equipe diretiva, nos casos de equivalência, adaptação e
aproveitamento de estudos, bem como na falta de documentação
escolar que comprove a vida anterior, com vistas ao exame de
classificação;
3. preencher a ficha de matrícula escolar, com os dados fornecidos
pelo estudante maior ou por seu pai/responsável;
4. colher a assinatura do estudante maior ou de seu pai/responsável;
5. identificar a foto do estudante, escrevendo nome completo e
curso/ano/série/etapa/turma no verso;
6. encaminhar à Direção todos os documentos para deferimento da
matrícula, quando necessário;
7. compor pasta do estudante, após deferimento da matrícula,
contendo: capa com nome completo; data de nascimento;
ano/série/turma; número de matrícula e/ou código; Número de
Identificação Social – NIS, quando for beneficiário de programas
sociais; identificação do estudante quanto às necessidades
educacionais especiais;
8. listar e controlar rigorosamente as matrículas efetivadas, que
apresentam pendência de documentação, em especial ausência de
Histórico Escolar.
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É o documento de deslocamento do aluno
para outra instituição de ensino.
Documentos necessários:
TRANFERÊNCIA
• atestado de vaga, fornecido pela instituição que irá receber o aluno.
• declaração de matrícula e frequência;
• declaração de transferência;
• declaração de conclusão de ano ou série, caso a transferência seja
solicitada ao final do ano letivo;
• histórico escolar;
• ficha individual para transferência com aproveitamento e assiduidadeassinada.
DIÁRIO DE CLASSE
Documento em que é registrado diariamente as atividades,
desenvolvidas pelas turmas, resultado do desempenho e frequência.
Secretário 
Escolar
Prepara 
o Diário de 
Classe
Orienta 
sobre 
preenchimento
Professores Responsável pelo 
preenchimento 
correto
Pedagógico
Revisa e devolve 
ao secretário
para arquivamento
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No Diário de Classe fica registrado os dados
referentes frequência e participação do aluno em cada
aula. Faltas justificadas devem ser descritas com a sigla
FJ, e no campo observações explicar o motivo. Alunos
com menos de 75% de frequência, estão reprovado,
automaticamente.
Quando houver cancelamento ou trancamento de matrícula
deverá ser registrado até a data do deferimento do pedido.
O Registro das avaliações deverá ser feito através de legenda
no rodapé, informando o tipo de avaliação aplicada. No registro das
avaliações deverá ser preenchido no campo do respectivo aluno sua nota
ou conceito, dependerá do estabelecido no Regimento da Instituição.
ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS NO RECEBIMENTO DO DIÁRIO 
DE CLASSE:
1. Fidelidade das informações referente ao nome dos alunos,
matrículas, número de alunos, da turma, turno, semestre, nome do
professor e outras informações contidas.
2. Registros preenchidos corretamente, espaços em branco anulados.
3. Páginas devidamente rubricadas e assinadas.
4. Documento legível e sem rasuras.
5. Situação dos alunos de acordo com a deliberação do conselho de
classe
6. A entrega deverá ser feita mediante a termo de entrega do diário de
classe, fornecido pelo secretário.
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Procedimentos a serem executados: 
• preencher os dados de identificação do Diário de
Classe, de cada turma;
• relação de estudantes em ordem alfabética,
separados por ano/série, curso, etapas/modalidade,
turma e turno, matrícula;
• comunicar aos professores as matrículas novas, informando o nome e o
número de ordem, a ser incluído na listagem e data da matrícula;
• comunicar aos professores as transferências/ desistência/
cancelamento/ trancamento de matrículas, orientando sobre o registro
no Diário, sem espaços em branco, e datas das movimentações;
• registrar as substituições de professores, fazendo constar o nome do
professor substituto e o período da substituição;
• transcrever para a ficha individual do estudante os resultados das
avaliações de desempenho, do desenvolvimento de competências e de
habilidades, frequência, carga horária e dias letivos previstos e
trabalhados, descritos no Diário;
• orientar o Corpo Docente, em conjunto com a Coordenação
Pedagógica, quanto ao preenchimento;
• anotar o dia/período em que o professor assumiu a turma, datando e
assinando.
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Orientações a serem ofertadas, pelo
secretário aos professores:
 utilização de caneta azul ou
preta;
 bimestres, trimestres,
semestres e/ou ano letivo;
 dias letivos e frequência,
diariamente, e sem
interrupções de quadrículas;
 aulas duplas, em quadrículas
sequenciadas;
 falta justificada, mediante a
apresentação de atestado
médico;
 descrever atividades
realizadas e conteúdos
ministrados diariamente;
 resultado das avaliações de
desempenho, no campo
próprio;
 total de faltas do estudante,
por
bimestre/trimestre/semestre e
ano letivo;
 recuperações oferecidas,
lançando as atividades,
avaliações e frequência;
 adaptações de estudos,
quando houver;
 carga horária e aulas/dias
letivos previstos e cumpridos;
 anular as quadrículas
referentes ao período não
cursado.
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MODELO DE DIÁRIO DE CLASSE
DADOS DA INSTITUIÇÃO 
MODELO DE TERMO DE ENTREGA DE DIÁRIO DE CLASSE
TERMO DE ENTREGA DE DIÁRIO DE CLASSE 
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Documento oficial do aluno, onde registra a
regularidade da vida escolar dele. Não pode conter
rasuras ou espaços em branco. Expedido em duas vias,
assinadas e datadas pelo Secretário e Diretor. .
HISTÓRICO ESCOLAR 
Uma via é entregue ao interessado e outra ficará na escola.
Dados do Histórico Escolar:
• No Cabeçalho: nome, endereço, telefone e e-mail da instituição; atos
legais vigentes da instituição; atos legais do curso.
• Na identificação do estudante: nome completo, conforme Certidão de
Nascimento/RG; filiação; nacionalidade e naturalidade; data de
nascimento.
• Na organização: ordenação e sequência dos anos/séries, ciclos, níveis,
etapas, por ano/semestre, currículo desenvolvido, de acordo com o
PPP; carga horária anual/semestral ministrada; total de faltas; total de
dias letivos; resultado da aprendizagem expresso em notas ou
conceitos, conforme descrito no Regimento Escolar.
• No campo de observações, quando for o caso: processos especiais de
avaliação, tais como: avanço de estudos; classificação; progressão
parcial em regime de dependência; equivalência de estudos;
participação do estudante em projetos; optou ou não, pelo ensino
religioso.
• Assinaturas do Diretor e do Secretário Escolar, datando e indicando o
registro profissional.
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Anteriormente no capítulo Práticas de
Secretariado, seção Organização de Arquivos, já foi
detalhado como deve ser feito o arquivamento de
documentos. Aqui trataremos sobre especificidades de
arquivo escolar.
Arquivamento
Documentos básicos que devem estar presentes no arquivo
escolar:
 ata de abertura e de
encerramento do ano letivo;
 ata de exames e processos
especiais de avaliação;
 ata de eliminação de
documentos escolares;
 registros de diplomas e/ou
certificados;
 registros de ocorrências;
 termo de investidura e
exoneração de funcionários;
 ata de resultados finais;
 ata de conselho de classe;
 ata de conselho escolar;
 diários de classe;
 termos de visita de inspeção
escolar e demais órgãos;
 documentos organizacionais:
Regimento Escolar, PPP e
Proposta Curricular;
 documentos comprobatórios
do censo escolar;
 documentos relativos ao corpo
técnico-administrativo e
pedagógico;
 documentos recebidos e
expedidos;
 calendário escolar;
 registros de matrícula.
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Procedimentos básicos de organização do
arquivo corrente:
 organizar a documentação dos estudantes, guardando
em pastas individuais, identificadas com nome, curso,
ano/série/etapa/semestre, número de ordem, turno e
turma;
 arquivar as pastas individuais, em ordem alfabética;
 arquivar, após o encerramento do ano letivo os
relatórios individuais dos estudantes nas respectivas
pastas;
 redistribuir, no início do ano letivo, as pastas individuais
dos estudantes que permaneceram, após a definição do
ano/série, turma e turno em que estudarão.
Documentos coletivos:
 a relação dos estudantes deve ser elaborada sem abreviações, em
ordem alfabética, com número de ordem e número da pasta;
 as atas de resultados finais devem ser organizadas por semestre/ano
letivo;
 os livros devem ser relacionados com os respectivos nomes, números
e anos letivos;
 os Diários de Classe devem ser separados por semestre/ano letivo
arquivados com rótulo de identificação, contendo o nome da instituição
e conteúdo;
 elaborar relação geral de Diários de Classe por etapa/ curso/ ano/
série/ semestre, turma, componente curricular e ano letivo.
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A autorização de eliminação de documentos
varia de cada Estado, portanto, faz-se necessário a
consulta na legislação vigente.
Após a consulta e decisão em conjunto com a
equipe diretiva de eliminar determinados documentos,
deve ser feita uma ata, segue modelo abaixo.
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, foi realizado a eliminação de
documentos ultrapassados,segue relação abaixo:
Cidade/Estado, X de (mês) de XXXX.
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Assinatura e nome do Secretário Escolar
______________________________
Assinaturas e nome do Diretor
______________________________
Assinaturas e nome de Membro da Comissão
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O expediente escolar se dá pela execução e
despacho de documentação para órgãos ou
encaminhamentos internos, dentro da Instituição. Tarefa à
ser realizada diariamente.
Expediente
É importante que seja realizado por meio de registros escolares
e funcionais.
Fornecimento de Informações 
A secretaria da instituição representa o órgão mais importante
na organização e produção de informações para dentro e fora da escola.
As informações devem ser tratadas com:
 Ética
 Respeito
 Sigilo.
SECRETÁRIO 
ESCOLAR
O Secretário Escolar compõe o quadro funcional da Instituição
de Ensino, com responsabilidades administrativas, em sua maioria.
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Papel do Secretário Escolar
O Secretário Escolar é importante na dinâmica da Escola para
garantir os processos de matrícula, regularidade de ensino, dados de
acompanhamento pedagógico, assim como os resultados finais de cada
aluno.
Deveres Básicos do Secretário 
Escolar
• Planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos
dentro dos prazos estabelecidos;
• elaborar, ajustar e fornecer os documentos para a comunidade escolar
e equipe diretiva;
• manter em dia a Escrituração escolar;
• participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria
direta com o Diretor.
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É necessário uma boa administração do
tempo, para aumentar a efetividade, eficiência e
produtividade no trabalho. Para isso precisa-se de um
planejamento e execução de controle de tempo gasto, em
cada atividade.
Administração do Tempo 
Com o intuito de gerenciar melhor o tempo, o secretário,
primeiramente deve ter conhecimento total de todas as suas atividades e
separar por ordem de frequência e prioridade.
DIA A DIA DO SECRETÁRIO
• Manter a mesa em ordem, sem excesso de papéis.
• Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos
lugares.
• Conferir a documentação escolar.
• Sempre iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior
esforço físico e/ou mental.
• Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor.
• Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, os documentos que devem ser
assinados
• Atendimento telefônico dizendo o nome da instituição e seu nome.
Deixar disponível junto ao telefone caneta e bloco de anotações.
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Algumas tarefas não são realizadas todos os
dias, podendo ser mensais, semestrais ou até mesmo
anuais. Elas deveram ser realizadas e organizadas na
rotina, conforme necessidade.
Segue a descrição destas tarefas abaixo.
TAREFAS ESPECÍFICAS
• Análise de currículos de alunos transferidos.
• Atualização da correspondência do estabelecimento de ensino.
• Cadastramento dos alunos no sistema e elaboração de pasta física
com seus documentos pessoais e de vida escolar.
• Cobrança de documentação pendente de alunos.
• Conferência das rematrículas.
• Distribuição de salas.
• Divulgação para a comunidade escolar sobre o calendário.
• Elaboração do horário das aulas.
• Elaboração do livro ponto dos professores.
• Encerramento do período letivo semestral (para cursos subsequentes).
• Expedição de documentação solicitada pelos alunos ou responsáveis.
• Impressão de boletins, editais. etc, para divulgação desses resultados.
• Informação à equipe pedagógica do estabelecimento da relação de
alunos que deverão cumprir adaptações, dependências, etc.
• Levantamento de alunos com disciplinas em dependência.
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• Organização das turmas.
• Organização do arquivo ativo do período letivo em
curso.
• Organização do arquivo inativo do período letivo
anterior.
• Preparação dos Diários de Classe.
• Preparação dos históricos escolares dos alunos que irão concluir o
curso naquele ano.
• Realização da previsão de vagas.
• Realização de matrícula.
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Dignidade 
Evitar 
comportamentos 
de infração ou 
descrédito para a 
instituição.
Integridade 
O sigilo 
profissional 
precisa da 
confidencialidade 
e 
responsabilidade.
Pontualidade
Responsável pelo 
atendimento, 
devendo estar 
presente nos 
horários 
respectivos.
Polidez 
Abster-se de 
comentários 
desrespeitosos 
com alunos e 
colegas.
Presteza 
É obrigação estar 
sempre pronto a 
colaborar com 
seus colegas..
Atualização 
Explorar 
conhecimentos da 
área de atuação, 
para atingir maior 
rendimento.
Organização 
Selecionar e 
encaminhar a 
direção somente o 
necessário. 
Conhecimento 
dos 
procedimentos 
O domínio dos 
procedimentos 
poupa tempo e 
dá confiabilidade. 
Apresentação 
Comunicação 
correta, com boa 
aparência 
pessoal, ser 
cortês e ter 
respeito
Discrição
É qualidade 
exigida para se 
exercer o sigilo 
profissional.
Evitar chamar 
atenção.
Espírito de 
Equipe 
Trabalhar em 
conjunto com os 
colegas, de forma 
coesa e 
comunicativa.
Relações 
interpessoais 
Usar regras de 
expressões 
relacionadas a 
boa educação
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Perfil
A pessoa que assume a função de secretário
dentro da escola, precisa ter algumas características
essenciais. Detalharemos abaixo:
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A Secretaria e suas Interações
COM A EQUIPE 
DIRETIVA
• Assistência, execução e 
supervisão das atividades 
administrativas.
• simetria com os propósitos 
e princípios;
• apresentação de situações 
para ratificação ou 
retificação.
COM O CORPO 
DOCENTE
• Fazer ligação entre 
atividades pedagógicas e 
administrativas;
• respeito à competência e 
aos procedimentos do 
professor.
• ética.
COM OS 
SUBORDINADOS 
• Orientação e supervisão de 
rotinas de trabalho;
• consideração às aptidões e 
habilidades de cada um.
COM OS PAIS E 
COMUNIDADE 
• Presteza de informações;
• apresentação de soluções;
• sigilo profissional.
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Atuar na secretaria de uma escola pública é
um desafio e exige do profissional concurso público, para
investidura no cargo.
Secretário Escolar na Rede 
Pública
Existe um estudo de Martins (2013), que traz a informação que
muitas vezes profissionais de outras áreas desempenham a função de
secretário, mesmo tendo prestado concurso para outra função.
Para ser Secretário Escolar é importante conhecer todas as
dimensões administrativas da escola, documentos escolares e legislações
pertinentes ao cargo, cada Estado possui especificidades.
ATA DE RESULTADOS 
FINAIS
Ata de resultados finais é um documento coletivo da turma que
registra o resultado final de cada aluno, sendo esse documento a base para
poder ser expedido o Histórico Escolar e Transferência.
Documento elaborado pelo Secretário Escolar, onde os nomes
dos estudantes devem estar conforme a distribuição no Diário de Classe,
em ordem alfabética; as disciplinas em acordo com a proposta pedagógica.
Elaboradas por classe ou série e turma, de cada nível de ensino,
separadamente.
Deve conter os resultados de cada estudante referente ao
período em curso, de acordo com o Regimento Escolar, contando a
situação final do estudante:
• aprovado;
• aprovado em Regime de Dependência;
• aprovado pelo Conselho de Classe;
• reprovado;
• transferido;
• abandono.
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ATA DE RESULTADOS FINAIS
Ano letivo: XXXX 
Aos X dias do mês de X do ano de XXXX, terminou-se o processo de
apuração das notas finais dos alunos do (ano/série), turma (descrição da
turma), turno X, do Ensino (especificar) deste estabelecimento, com os
seguintes resultados:
E para constar, eu (nome dos secretário) Secretário, lavrei a presente ata
que vai assinada por mim e pelo Diretor da Instituição;
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Assinatura e nome do Secretário Escolar
______________________________
Assinaturase nome do Diretor
Port. Mat.
Ed. 
Físic
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Etc
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3
4
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7
8
Nº de
ordem
Nome do aluno Matrícula
Disciplinas
Resulta do final OBS
REQUISITOS LEGAIS 
DE UM SECRETÁRIO
A profissão secretário foi instituída pela Lei 7.377, de 30 de
setembro de 1985 e alterada pela lei 9.261 do dia 10 de janeiro de 1996,
onde classifica uma divisão da profissão, entre secretário executivo e
técnico em secretariado.
Secretário executivo é o profissional dotado de diploma, ou
equivalente, de nível superior de Secretariado, legalmente reconhecido pelo
MEC.
Técnico em secretariado é a classificação do profissional que
possui certificado de conclusão de curso de secretariado, em nível do
segundo grau.
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Secretário Escolar
O secretário de escola precisa ter o registro de secretário,
criado pela Portaria Ministerial nº 1.960/54. Que constata a necessidade de
preparação em curso específico. Atualmente, é responsabilidade dos
Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar normas a
esse respeito, por meio de Resoluções.
O profissional deve possuir também registro profissional em
órgão próprio do MEC.
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Abaixo segue descrição de legislações gerais,
que amparam assuntos escolares, é muito importante o
embasamento legal.
Legislações Pertinentes 
a Escola
ASSUNTO LEGISLAÇÃO
Abono de faltas Decreto-Lei Federal nº 1.044/69
Decreto-Lei Federal nº 715/69
Decreto Federal nº 6.202/75
Direitos e Deveres da Criança 
e do Adolescente
Estatuto da Criança e do Adolescente: 
Lei Federal nº 8069/90
Direitos e Deveres do
Funcionário Público
Estatuto do Funcionário Público
(consultar de cada Estado)
Educação Básica Organizada 
por Ciclos
Formas de Organização de Ciclos (Lei 
n.º9394/96 ) no Ensino Fundamental e 
denominações a serem utilizadas.
Educação Física Lei Federal nº 10.793, de 01/12/03
Estágio Curricular Decreto nº 87.497/82
Equivalência e Revalidação de 
Estudos realizados no Exterior
Protocolo de Integração Educacional –
MERCOSUL.
Leis de Diretrizes e Bases da 
Educação Nacional para 
expedição de documentos
Lei nº 4024/61
Lei nº 5692/71
Lei nº 9394/96
Sistemas Municipais de 
Ensino/ Conselhos Municipais 
de Educação
Lei n.º 9394/96 – Artigos 8º, 11º e 87º
Legislações estaduais não descreveremos neste capitulo, pois
deve ser consultada de acordo com o Estado em que a escola pertence.
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REFERÊNCIAS 
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http://www.inedidf.com.br/inedi/apostilas/IntroducaoSecretariado.pdf
ARAUJO, Danilo da Silva; SILVA, Viviane Lima. O profissional de secretariado 
e o uso das tecnologias de comunicação e informação nas organizações. 
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https://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/danilo_artigo_formatado.p
df
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EDUCAÇÃO. Disponível em: https://www.anpae.org.br/website/sobre-a-
anpae/identidade
CARMO, Ana Lídia Lopes. Gestão escolar. Infoescola. Disponível em: 
https://www.infoescola.com/educacao/gestao-escolar/
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2011. Disponível em: 
http://seer.upf.br/index.php/ser/article/view/1738#:~:text=Para%20o%20gerenci
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GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL. Manual da secretaria escolar. Distrito 
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Infojobs. Técnico em secretariado. Disponível em: 
https://www.infojobs.com.br/artigos/T%C3%A9cnico_em%20Secretariado_Esco
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MARTINS, José . Administração escolar: uma abordagem crítica. São Paulo, 
2013.
LOURENÇO, Fernanda Maria; CANTAROTTI, Aline. A prática do conhecimento 
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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO. Documentos do estudante. Disponível em: 
http://portal.mec.gov.br/pet/355-perguntas-frequentes-911936531/educacao-a-
distancia-1651636927/13370-quais-documentos-o-estudante-precisa-entregar-
para-ser-
transferido#:~:text=Os%20documentos%20necess%C3%A1rios%20s%C3%A3
o%3A%20uma,c%C3%B3pia%20leg%C3%ADvel%20e%20autenticada%20do
PLENUS GESTÃO PÚBLICA. Protocolo de recepção de documentos: descubra 
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SANTOS, Íris Gomes. Manual de redação de Documentos. UNIVERSIDADE 
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SECRETARIA DO ESTADO DO PARANÁ. Atendimento ao público. Paraná, 
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Disponível 
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Disponível em: 
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.
pdf
TEIXEIRA, Anísio Spínola; MASCARO, Carlos Correa; RIBEIRO, José Querino; 
BREJON, Moysés. Administração escolar. Associação Nacional De Política E 
Administração Da Educação. Disponível em: 
https://www.seminariosregionaisanpae.net.br/BibliotecaVirtual/13-Classicos/2-
Administracao-Anisio.pdf
	Número do slide 1
	SUMÁRIO
	SUMÁRIO
	INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO 
	Introdução ao� secretariado 
	Introdução ao� secretariado 
	PRÁTICAS DE SECRETARIADO
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	Práticas de �Secretariado
	ADMINISTRAÇÃO �ESCOLAR
	Administração �Escolar
	Administração �Escolar
	MANUAL DA �SECRETARIA ESCOLAR
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	Manual da �Secretaria�Escolar
	SECRETÁRIO ESCOLAR
	Secretário� Escolar
	Secretário� Escolar
	Secretário� Escolar
	Número do slide 60
	Secretário� Escolar
	Secretário� Escolar
	ATA DE RESULTADOS FINAIS
	Número do slide 64
	REQUISITOS LEGAIS DE UM SECRETÁRIO
	Requisitos� Legais� de um �Secretário
	Número do slide 67
	Número do slide 68