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Gestão de Projetos Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Ms. Edson Nunes Revisão Textual: Profa. Ms. Fátima Furlan Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos • Introdução • Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Compreensão do Ambiente de Projeto • Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Definição do Projeto • Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Planejamento do Projeto • Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Execução Técnica do Projeto • Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Controle do Projeto · Conhecer a importância da tecnologia aplicada na gestão de projetos OBJETIVO DE APRENDIZADO Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Orientações de estudo Para que o conteúdo desta Disciplina seja bem aproveitado e haja uma maior aplicabilidade na sua formação acadêmica e atuação profissional, siga algumas recomendações básicas: Assim: Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte da sua rotina. Por exemplo, você poderá determinar um dia e horário fixos como o seu “momento do estudo”. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma alimentação saudável pode proporcionar melhor aproveitamento do estudo. No material de cada Unidade, há leituras indicadas. Entre elas: artigos científicos, livros, vídeos e sites para aprofundar os conhecimentos adquiridos ao longo da Unidade. Além disso, você também encontrará sugestões de conteúdo extra no item Material Complementar, que ampliarão sua interpretação e auxiliarão no pleno entendimento dos temas abordados. Após o contato com o conteúdo proposto, participe dos debates mediados em fóruns de discussão, pois irão auxiliar a verificar o quanto você absorveu de conhecimento, além de propiciar o contato com seus colegas e tutores, o que se apresenta como rico espaço de troca de ideias e aprendizagem. Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Determine um horário fixo para estudar. Aproveite as indicações de Material Complementar. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma Não se esqueça de se alimentar e se manter hidratado. Aproveite as Conserve seu material e local de estudos sempre organizados. Procure manter contato com seus colegas e tutores para trocar ideias! Isso amplia a aprendizagem. Seja original! Nunca plagie trabalhos. UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Introdução Segundo Batalha (2007), tecnologia é entendida como um conjunto ordenado de todos os conhecimentos utilizados na produção, distribuição e uso de bens e serviços, pode também ser considerada um bem econômico e sujeita a todos os tipos de transações legais e ilegais como, por exemplo, compra, venda, troca, cópia ou roubo. Quando tratamos da gestão tecnológica nos referimos ao uso de técnicas de administração com o objetivo de maximizar o potencial da tecnologia no sentido das organizações atingirem seus objetivos que em geral estão relacionados com a redução de custos, melhoria do desempenho dos produtos atuais, desenvolvimento de novos produtos e redução dos prazos para introdução de inovações. A tecnologia, como conhecimento aplicado, está em todas as atividades da organização ou empreendimento, não se trata de apenas instrumentos de competitividade mais sim um pré-requisito de sobrevivência das empresas. Em geral as tecnologias são originadas nos processos de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) e o grande desafio é transformar este conhecimento ou tecnologia em inovações capazes de impulsionar o desenvolvimento econômico do ambiente como um todo, quer seja um projeto ou um empreendimento do setor, da região ou da nação. Por que é importante para os gestores conhecerem sobre tecnologias aplicadas em um projeto ou em um empreendimento qualquer? Ex pl or Uma sólida base tecnológica permite aos gestores atuarem nas mais diversas áreas gerenciais envolvendo a gerência de projetos de P&D, coordenação de comitês operacionais e programas das áreas tecnológicas com ênfase no trabalho em rede. As atividades tecnológicas envolvem bases e diretrizes para a construção de cenários, identificação e análise de tendências, sinais de mudanças e construção e gerenciamento de redes de inteligência de tecnologia e mercado. As redes de inteligência de tecnologia e mercado a fim de integrações tecnológicas formam convênios e contratos entre as universidades e institutos de pesquisa, assim como projetos multiclientes, pesquisas coorporativas, alianças estratégicas e intercâmbios. Em todas as fases e áreas do conhecimento da gestão de projetos há a utilização de tecnologias a fim de melhorar o projeto como um todo e em geral quando tratamos de tecnologias aplicadas em projetos as mesmas estão integradas de modo a atender aos três pilares básicos de um projeto: qualidade, custo e prazo. Como o tema sobre tecnologias é amplo nos restringiremos as principais tecnologias utilizadas no gerenciamento de projetos e que dependendo da 8 9 complexidade, tamanho ou tipo de projeto se faz necessário o uso de um sistema de computador como você verá a seguir. Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Compreensão do Ambiente de Projeto Apenas para relembrar o conteúdo abordado em unidades anteriores e a partir daí se atermos ao tema “tecnologias”, segue um breve resumo sobre os 5 estágios do gerenciamento de projetos proposto por Slack (2002): Estágio 1: compreensão do ambiente do projeto; tanto os fatores internos quanto os fatores externos podem influenciar no projeto; Estágio 2: definição do projeto; neste estágio é estabelecido os objetivos do projeto, o escopo e a estratégia para o projeto; Estágio 3: planejamento do projeto; que é a decisão de como o projeto será executado; Estágio 4: execução técnica; desempenho dos aspectos técnicos do projeto, este estágio é determinado pelas especificidades de cada projeto; Estágio 5: controle do projeto; garantia que o projeto está sendo realizado de acordo com o planejado. A Figura 1 mostra os 5 estágios do gerenciamento do projeto: O AMBIENTE DO PROJETO • Compreensão do ambiente do projeto • De�nição do projeto • Planejamento do projeto • Execução técnica • Controle do projeto Ações Corretivas Mudanças Estágio 1 Estágio 2 Estágio 3 Estágio 4 Estágio 5 Figura 1 – Estágios do gerenciamento do projeto Fonte: Adaptado de Slack (2002) 9 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos A compreensão do ambiente do projeto se refere às tecnologias que permitem a obtenção de informações sobre os fatores internos e externos que podem influenciar nos projetos tais como: a geografia onde o projeto está inserido, os fatores financeiros, políticos, legislativos, a cultura da empresa etc. Uma ferramenta ou tecnologia que pode ser utilizada é a internet que é uma rede de computadores dispersos por todo o planeta que trocam dados e mensagens utilizando um protocolo comum, unindo usuários particulares, entidades de pesquisa, órgãos culturais, institutos militares, bibliotecas e empresas de toda envergadura. A internet é uma ferramenta tecnológica amplamente difundida, deve-se, no entanto, tomar cuidado nas informações que lá estão inseridas, pois deverão ter confirmadas a sua veracidade e aplicabilidade, além de seus dados e informações coletados virem de fontes confiáveis a fim de não comprometer a confiabilidade do projeto já em seu início. Várias destas informações estão disponíveis via internet, porém outras informações como, por exemplo, os fatores legislativos de um projeto em específico não são tão facilmente disponíveis e às vezes requerem a consulta de especialistas. Por exemplo, antes da abertura de uma empresa, o empreendedor deve pesquisar sobre a oportunidade de negócio, efetuar algunstestes do produto ou serviço, avaliar as ideias do produto ou serviço, verificar as viabilidades de mercado, de produção e legislativas além de analisar a concorrência. Obviamente a consulta de sites especia- lizados via internet não darão todas estas informações, porém o empreendedor terá, no mínimo, as informações básicas do negócio e se ele já tiver experiência no ramo e uma boa rede de contatos, essas informações serão complementares e dará uma maior confiança no sentido de seguir em frente com sua ideia. Para formalizar o empreendimento, o primeiro passo é pesquisar o nome e endereço do empreendimento. Em relação aos nomes já existentes dos empre- endimentos, os sites especializados dão conta, porém em relação ao endereço, em geral, o empreendedor deve, também, verificar pessoalmente o local onde o empreendimento terá sua sede, verificando, por exemplo, a estrutura do local, se o local permite estabelecimentos comerciais, se é de fácil acesso etc. Importante! Como você pode ter percebido a tecnologia por si só não garante a obtenção de todas as informações e não fornece todas as soluções dos problemas relacionados aos projetos. As tecnologias são ferramentas que dão suporte e ajudam a melhorar a rapidez das atividades, processos e tomadas de decisão e são complementares às experiências e conhecimentos da equipe de projeto ou da organização. Trocando ideias... 10 11 Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Defi nição do Projeto A definição do projeto deve ser a mais clara possível e três elementos são necessários para definir um projeto: • Seus objetivos: item já estudado em profundidade nas unidades anteriores e tem que estar em sintonia e alinhados com a missão do projeto; • Seu escopo: item também já estudado em profundidade nas unidades anteriores que é um documento formal que define o que será realizado e o objetivo final a ser alcançado de acordo com os desejos, ansiedades e expectativas dos atores do projeto; • Sua estratégia: indica como o gerenciamento do projeto vai atingir seus objetivos e níveis de desempenho desejados nas fases do projeto e nos marcos importantes do projeto. Neste processo são definidas as documentações, especificações, indicadores de desempenho e os recursos necessários do projeto. Em relação às tecnologias que podem ser utilizadas estão os editores de textos para os documentos necessários na definição dos objetivos e do escopo. As vantagens da utilização de editores de textos são: • Facilidade na confecção de textos sejam eles de ordem técnica ou gerencial; • Facilidade em formatar os textos de acordo com normas ou padrões estabelecidos pela organização; • Facilidade de alterações e correções nos documentos de uma forma geral; • Facilidade de edição e transferências de textos. Há atualmente diversos softwares de edição de textos que podem fazer diversos tipos de documentos e direcionados para as mais diversas atividades e com uma série de efeitos visuais. Permite a utilização de correções ortográficas, visualização de vários documentos permitindo editar, copiar e transferir dados de um para o outro sem a necessidade de se digitar novamente, inserção de índices automáticos e de tabelas e gráficos. Em relação às especificações do projeto, a tecnologia dependerá do tipo, tamanho e complexidade do projeto. Para este quesito, nos atentaremos às tecnologias aplicadas na definição da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Por exemplo, pode fazer um desenho do produto “explodido” em sistemas CAD (Computer Aided Design – projeto auxiliado por computador) que possibilita a obtenção de arquivos de desenhos, independente da complexidade, além de permitir sua recuperação e modificação. Veja a seguir um exemplo de desenho explodido conforme Figura 2: 11 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Figura 2 – Exemplo de um desenho explodido Fonte: qualityparts.com.br Segundo Martins (2002), são inúmeros os benefícios do CAD: • Os arquivos técnicos que ocupavam salas inteiras, atualmente são disponibili- zados em arquivos eletrônicos; • Além dos desenhos, permite o cálculo de volumes, peso, dimensões, resistência à tração, a compressão, condutividade térmica etc. de forma rápida e precisa; • Permite simular montagens e analisar suas consequências nos processos de produção e qualidade desejada; • Facilita o desenvolvimento de projetos em localidades distintas. Há outros métodos de EAP como Diagramas de montagem, Estrutura Analítica e a Lista de Materiais que também há softwares especializados no mercado que dependerá do tipo, tamanho ou complexidade do projeto. Em relação aos recursos necessários (tempo e custos), podem-se utilizar as planilhas eletrônicas que é um tipo de programa de computador que usa tabelas para a realização de cálculos ou demonstração de dados. Veja exemplos na Figura 3 e na Figura 4 a seguir: 12 13 Figura 3 – Exemplo de planilha eletrônica (orçamento) Figura 4 – Exemplo de planilha eletrônica (cronograma) As vantagens da utilização de planilhas eletrônicas são: • Podem ser utilizadas no auxílio do planejamento do projeto; • Podem ser utilizadas como entrada de dados, em orçamentos de despesas, análise de custos, tendências de despesas, compras etc. Há softwares disponíveis no mercado que são específicos na definição do projeto, porém a escolha desses softwares deve ser criteriosa seguida da análise do custo-benefício, por exemplo, o software utilizado para um grande evento em um estádio de futebol envolvendo diversos artistas famosos é diferente do software utilizado no desenvolvimento de um novo veículo automotivo. Importante! As tecnologias devem ser aplicadas de forma integrada, estamos estudando separada- mente cada tecnologia apenas para facilitar o entendimento. Outro fator importante é que estamos vivendo na era da tecnologia que está em constante atualização o que também nos obriga a nos atualizarmos constantemente. Trocando ideias... 13 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Em relação à forma integrada de aplicação das tecnologias, podemos citar como exemplo o armazenamento dos arquivos eletrônicos em um único “endereço” em que somente os administradores podem alterar os arquivos enquanto que os outros usuários podem apenas visualizar os arquivos. Esses aspectos são muito importantes, pois podem reduzir o número de documentos impressos e a probabilidade de se ter documentos desatualizados. Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Planejamento do Projeto Segundo Slack (2002), o planejamento do projeto visa 4 propósitos distintos: • Determinar o custo e a duração do projeto: possibilita a tomada de decisões maiores como, por exemplo, a decisão de seguir ou não com o projeto já no início; • Determinar o nível de recursos que serão necessários; • Auxiliar na alocação do trabalho e no monitoramento do projeto: neste propósito deve-se também incluir quem é o responsável por o quê; • Auxiliar na avaliação dos impactos de quaisquer mudanças no projeto. Em relação às tecnologias que podem auxiliar nos 4 propósitos mencionados por Slack, as planilhas eletrônicas e os editores de textos e alguns softwares disponíveis no mercado podem auxiliar nesse processo. Além disso, o processo de planejamento requer reuniões com equipes multidisciplinares e com os envolvidos no projeto, neste sentido abordaremos as tecnologias utilizadas nas reuniões que devem ser preparadas com uma agenda definindo o propósito, objetivo e duração, e devem ser documentadas apropriadamente por meio de atas e planos de ação. Cada participante deve ter um papel definido para garantir sua participação de forma adequada. As reuniões podem ser de três tipos: Troca de informações, avaliação de opiniões, ou design e reuniões decisórias. Cada tipo de reunião tem sua especificidade e abordaremos as seguintes tecnologias de apoio os Softwares de apresentações e as Reuniões virtuais: Softwares de apresentações: em caso deapresentações de conteúdo utilizando softwares de apresentações há alguns cuidados a se tomarem: • A apresentação em softwares de apresentação pode ser considerada um projeto e como tal é necessário planejar o que se quer comunicar, o que se vai comunicar tendo como foco o perfil dos participantes da reunião; • Saber o local onde será realizada a reunião, tamanho e condições de iluminação, pois dependendo do ambiente onde se pretende realizar a apresentação a visualização pode ficar prejudicada; 14 15 • As informações devem ser ordenadas em uma sequência lógica que facilite a compreensão dos espetadores; • Colocar na apresentação apenas os dados relevantes ao assunto a ser tratado, dados irrelevantes não devem ser colocados nas apresentações; • Sempre que possível, prefira utilizar imagens a textos, tomando o cuidado de não poluir o slide de apresentação; • Evitar excessos com vídeos, animações e efeitos pirotécnicos para não tornar sua reunião em um show deixando de lado a mensagem principal; • Tomar cuidado com a ortografia; • Domine as informações de modo a não precisar consultar em todos os instantes as anotações e ou slides. As vantagens da utilização de softwares de apresentação são: • Facilidade na confecção de apresentações sejam eles de ordem técnica ou gerencial; • Facilidade em formatar as apresentações de acordo com normas ou padrões estabelecidos pela organização; • Facilidade de alterações e correções das apresentações, podendo parte do conteúdo ou o visual da apresentação ser aproveitados; • Facilidade de edição e transferências de apresentações; • Pode reforçar a marca da corporação por meio da padronização de suas apresentações. Assim como os editores de textos, há atualmente vários softwares de apresentações que podem fazer diversos tipos de documentos e direcionados para as mais diversas atividades e com uma série de efeitos visuais. Permite a utilização de correções ortográficas, visualização de vários documentos permitindo editar, copiar e transferir dados de um para o outro sem a necessidade de se digitar novamente, inserção de índices automáticos e de tabelas e gráficos. Reuniões virtuais: as reuniões virtuais podem ser realizadas utilizando ferra- mentas de áudio e/ou videoconferência, em geral há necessidade de preparação e organização adicionais para a obtenção da mesma eficácia de uma reunião presen- cial. Há algumas ferramentas destinadas apenas para reuniões no formato virtual que funciona online permitindo o encontro de equipes no ambiente virtual e na formatação que facilita as reuniões. Há também ferramentas mais simples como a Skype que permite fazer reuniões virtuais de maneira simples utilizando computa- dores ou smartphones, porém alguns cuidados adicionais devem ser tomados: • Assim como as reuniões presenciais, os integrantes devem receber a pauta antecipadamente; • Verificar se os participantes conseguem fazer downloads dos materiais sem dificuldades, caso esteja disponível online; 15 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos • Verificação prévia de que todas as ferramentas escolhidas para a reunião estão funcionando; • Conferir todas as ferramentas que irá necessitar durante a reunião, incluindo cabos, tomadas, projetores e equipamentos de apoio; • Enviar relatórios sobre o agendamento da reunião; • Lembrar a todos quem são os participantes online, mesmo que se utilize ferramentas que possuem fotos e nomes dos integrantes; • Verificar constantemente o som para ter certeza que todos estão ouvindo. Um fato complicador para as reuniões virtuais está em relação ao número de participantes, se forem muitos podem comprometer o resultado da reunião e assim como nas reuniões presenciais devem ser preparadas com uma agenda, propósitos, objetivos e duração bem definidos devendo ser documentadas de forma apropriada por meio de atas e itens de ação. Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Execução Técnica do Projeto Segundo PMI (2013), a execução dos processos deve ser realizada para a realização do trabalho que está definido no plano de gerenciamento do projeto e satisfazer as suas especificações. Esses processos envolvem a coordenação de pessoas e recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas e também integrar e executar as atividades do projeto, em conformidade com o plano de gerenciamento. Durante a execução do projeto, os resultados poderão requerer atualizações de planejamento e mudanças nas linhas de base, podendo incluir mudanças nas durações previstas das atividades, na produtividade e na disponibilidade dos recursos e riscos imprevistos. Essas variações podem afetar o plano de gerenciamento e as documentações do projeto exigindo uma análise detalhada e o desenvolvimento de respostas apropriadas de gerenciamento de projetos. Os resultados das análises podem gerar solicitações de mudanças que, se forem aprovadas, poderão modificar o plano de gerenciamento do projeto ou os outros documentos do projeto e possivelmente exigir a definição de novas linhas de base. Uma grande parte do orçamento do projeto será consumida na execução técnica dos projetos. As tecnologias que podem ser empregadas na execução técnica do projeto dependerão da especificidade do projeto. 16 17 Tecnologias Utilizadas no Gerenciamento de Projetos: Controle do Projeto O Controle do projeto ocorre durante a execução do projeto, é o responsável por controlar o projeto, sendo esta atividade considerada de suma importância na interface planejamento x execução. Os controles básicos nesta fase são nos custos, no tempo e na qualidade sendo que quando esta última é afetada há implicações nos custos e no tempo do projeto e baseado nisso abordaremos os softwares dedicados ao Controle Estatísticos do Processo (CEP). Softwares de Controle Estatístico do Processo (CEP): o controle de fabricação de um produto é realizado durante o processo produtivo, durante este processo há variações devido a causas aleatórias de processo e essas causas aleatórias são consideradas parte do processo. Por exemplo, suponha que você esteja medindo de uma amostragem de peças a medida de seu comprimento. Você irá perceber que os valores individuais encontrados do comprimento da peça serão diferentes um dos outros, contudo, no conjunto, as medidas de comprimentos coletadas por você tenderá a formar um padrão de distribuição caracterizada pela centralização e dispersão. Conforme Figura 5: Figura 5 – Exemplo padrão de distribuição Fonte: Adaptado de Barros e Bonafini (2014) Por que conhecer os padrões de distribuição de um processo? Ex pl or O conhecimento da distribuição normal constitui uma noção estatística indispen- sável aos controles de processo, desde que se comportem como uma distribuição normal, pois seguem uma regra empírica (considerando sua média μ e desvio pa- drão σ) nas seguintes proporções 68% dos valores no intervalo μ±σ; 95% dos valo- res no intervalo μ±2σ e 99,7% dos valores no intervalo μ±3σ conforme Figura 6: 17 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Figura 6 – Regra empírica da distribuição normal Fonte: Adaptado de Barros e Bonafini (2014) No livro Ferramentas da Qualidade cuja referência está descrita em seu material comple- mentar, daremos importantes conhecimentos sobre o Controle Estatístico do Processo e demais ferramentas da qualidade. Ex pl or Há diversos softwares de Controle Estatístico de Processo para coleta, análise e gerenciamento do CEP que permitem análises estatísticas, controle e rastreabilidade de eventos do processo, o que auxilia na análise e tomada de decisões para aprimorar o processo produtivo em sua totalidade. Em geral, a interface de operação é simples e permite que seja implantado diretamente no chão de fábrica a fim de que os operadores entrem com as informações relevantes e tomem as decisões no momento oportuno. Com os dados inseridos pelos operadores, os gráficos e os dados estatísticos são gerados automaticamente.Alguns desses softwares de controle estatístico de processo permitem ainda a criação de cartas de controle, diagramas de pareto e fluxogramas, conforme as Figuras 7, 8 e 9: Figura 7 – Exemplos de carta de controle, diagramas de pareto e fluxogramas Fonte: Adaptado de Barros e Bonafini (2014) 18 19 Figura 8 – Exemplo de carta de controle, diagramas de pareto e fl uxogramas Fonte: Adaptado de Barros e Bonafini (2014) Figura 9 – Exemplo de carta de controle, diagramas de pareto e fl uxogramas Fonte: Adaptado de Barros e Bonafini (2014) 19 UNIDADE Tecnologias Aplicadas na Gestão de Projetos Material Complementar Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: Livros Ferramentas da Qualidade BARROS, E.; BONAFINI, F. Ferramentas da Qualidade. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2014 (e-book). Introdução à Engenharia de Produção BATALHA, M.O. Introdução à engenharia de produção. São Paulo: Elsevier, 2007. Sistemas de Informações Gerenciais LAUDON, J. P.; LAUDON, K.C. Sistemas de Informações gerenciais. 11.ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2014. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5.ed. Brasil: PMI, 2013 Administração da Produção SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2002. 20 21 Referências CARVALHO, M. M.; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em Gestão de Projetos: Construindo Competências Para Gerenciar Projetos. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2011. DO VALLE, A. B. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2012. KANABAR, V.; WARBURTON, R. D. Gestão de Projetos. São Paulo: Saraiva, 2012. 21