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KELLY PORTELA MELLO ALARCÃO MONTEIRO AUTOMAÇÃO DE SISTEMA DE TI COM FOCO EM ESCOPO UTILIZANDO DESIGN THINKING Rio de Janeiro Março/2018 KELLY PORTELA MELLO ALARCÃO MONTEIRO AUTOMAÇÃO DE SISTEMA DE TI COM FOCO EM ESCOPO UTILIZANDO DESIGN THINKING Trabalho apresentado ao Curso MBA Gerenciamento de Projetos, Pós- Graduação lato sensu, da Fundação Getúlio Vargas como requisito parcial para a obtenção do Grau de Especialista em Gerenciamento de Projetos. ORIENTADOR: Prof. Dr. Andre Baptista Barcaui Rio de Janeiro Março/2018 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PROGRAMA FGV MANAGEMENT MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Trabalho de Conclusão de Curso Automação de Sistemas de TI com foco em escopo utilizando Design Thinking - DT Elaborado por Kelly Portela Mello Alarcão Monteiro E aprovado pela Coordenação Acadêmica do Curso de MBA Gerenciamento de Projetos, foi aceito como requisito parcial para a obtenção do certificado do curso de pós-graduação, nível de especialização do Programa FGV Management. Rio de Janeiro, 31 de Março de 2018. ____________________________ André Baptista Barcaui Coordenador do MBA em Gestão de Projetos __________________________ André Baptista Barcaui Professor Orientador TERMO DE COMPROMISSO O aluno, abaixo assinado, do curso de MBA Gerenciamento de Projetos, Turma GP90 do Programa FGV Management, realizado no período de 01/05/2013 a 31/03/2018, declara que o conteúdo do Trabalho de Conclusão de Curso intitulado Automação de Sistemas de TI com foco em escopo utilizando Design Thinking, é autêntico, original e de sua autoria exclusiva. Rio de Janeiro, 31 de Março de 2018. _________________________________________________ Kelly Portela Mello Alarcão Monteiro AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus, ao meu marido Anderson e minha filha Duda, que me apoiaram durante todo esse tempo, aos meus pais, aos amigos Isabel e Lins, pela confiança, investimento e apoio incansável para me ver com o sonho de finalizar o MBA na FGV, a amiga Dani Renner, que me apresentou o Design Thinking na prática e com maestria, abrindo meus horizontes, aos meus colegas de trabalho Alexandre Luduvice e Rodrigo Felix, que compartilharam experiências, dúvidas e soluções, e, contribuíram com informações para que esse projeto fosse realizado. E, claro, ao meu orientador André Barcaui, pela confiança e apoio durante o curso e, principalmente, nesta reta final. Sem o seu apoio e orientação eu não chegaria até aqui. 6 RESUMO A proposta deste trabalho é apresentar a utilização do design thinking como ferramenta para auxiliar a definição de escopo de um projeto de automação De sistemas de TI. O design thinking teve origem a partir do design, que tem por objetivo inserir o ser humano no centro dos processos e é utilizado dentro de um processo de inovação. Desta forma, é fundamental que ao desenvolver um produto ou serviço utilizando o design thinking, este processo tenha o usuário/cliente como centro das ações que serão desenvolvidas. Apesar de não ter uma metodologia pré- definida, são sugeridas algumas etapas até a definição do produto final a ser oferecido como ferramenta. No primeiro momento é realizada a fase de imersão, que tem por objetivo o reenquadramento, o entendimento inicial do problema e a identificação de necessidades e oportunidades, se iniciando o processo para entender o problema. Nesta fase é gerada empatia, que é a habilidade de vivenciar os sentimentos de outras pessoas, e se traz uma série de insights sobre o produto que será criado. Após as etapas de levantamento de dados da fase de imersão, vem a fase de análise e síntese, na qual os insights são organizados de maneira a obter- se padrões e a criar desafios que auxiliem na compreensão do problema. Posteriormente será definida a fase de ideação e serão geradas ideias inovadoras para o escopo do projeto. Serão utilizadas ferramentas de síntese criadas nas fases anteriores para estimular a criatividade da equipe do projeto e serem geradas soluções inovadoras. Por último, será realizada a prototipação com objetivo de validar e testar em campo com os usuários as ideias geradas. O tema será baseado em pesquisas bibliográficas de autores especializados no assunto e pesquisas em trabalhos acadêmicos já publicados sobre este tema. PALAVRAS-CHAVE : escopo, design thinking, automação, inovação, stakeholders. 7 ABSTRACT The purpose of this paper is to present the use of design thinking as a tool to help define the scope of an IT systems automation project. Design thinking originated from design, which aims to insert the human being at the center of the processes and is used within an innovation process. In this way, it is fundamental that when developing a product or service using design thinking, this process has the user / client as the center of the actions that will be developed. Despite not having a predefined methodology, some steps are suggested until the definition of the final product to be offered as a tool. In the first moment the immersion phase is carried out, aiming at the reframing, the initial understanding of the problem and the identification of needs and opportunities, beginning the process to understand the problem. At this stage is generated empathy, which is the ability to experience the feelings of other people, and brings up a lot of insight into the product that will be created. After the data collection stages of the immersion phase comes the analysis and synthesis phase, in which the insights are organized in such a way as to obtain patterns and to create challenges that help in understanding the problem. Later, the ideation phase will be defined and innovative ideas will be generated for the project scope. Synthesis tools created in previous phases will be used to stimulate the creativity of the project team and to generate innovative solutions. Finally, prototyping will be carried out with the objective of validating and testing the generated ideas in the field with the users. The theme will be based on bibliographical researches of authors specialized in the subject and researches in academic papers already published on this subject. KEYWORDS: scope, design thinking, automation, innovation, stakeholders. 8 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Pesquisa Survey 15 Figura 2: A lacuna da preleção 18 Figura 3: Mapa Mental de Design Thinking 19 Figura 4: O entendimento do projeto por seus stakeholders 21 Figura 5: Definir o escopo: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas 23 Figura 6: Exemplo de prototipação 26 Figura 7: Novas lentes para velhos modelos 27 Figura 8: Mapa de Imersão 28 Figura 9: Diferença entre ver e enxergar 29 Figura 10: Modelagem de interação de Stakeholders em Projetos de TI 30 Figura 11: Prototipação de Processo/Interface de tela de sistema em proj TI 47 9 LISTA DE TABELAS Tabela 1-Tipos de projetos que o design thinking é passível de ser utilizado 19 Tabela 2-Processos do gerenciamento do escopo do projeto 22 Tabela 3-Ferramentas usadas em Design Thinking 32 10 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 11 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................. 14 2.1 Gerenciamento de Projetos..................... ..................................................... 14 2.2 Gerenciamento de Escopo em Projetos ........... ........................................... 15 2.2.1 Escopo do produto e escopo do projeto .................................................... 16 2.2.2 Processos do Gerenciamento do Escopo do projeto ................................. 16 2.2.3 Metodologias para Definição de Escopo em Projetos ................................ 17 2.3 Conceito do design thinking ................... ...................................................... 18 2.3.1 Empatia (no lugar dos outros) .................................................................... 24 2.3.1.1 Insights (aprendendo com a vida do outro) ............................................. 25 2.3.2 Colaboração .............................................................................................. 25 2.3.3 Experimentação ......................................................................................... 27 3. DESIGHN THINKING EM PROJETOS ................... .............................................. 28 3.1. Mãos à obra .................................. ................................................................. 29 3.1.1. Diagnostique o problema (imersão preliminar e em profundidade)........... 29 3.1.2 A Imersão Preliminar ................................................................................. 29 3.1.3 A Imersão em Profundidade ...................................................................... 30 3.1.4. Visualize sempre e anote tudo .................................................................. 30 3.1.5. Saída à campo (coleta de requisitos) ........................................................ 32 3.2 Análise e Síntese – O que? Quando? Como? ...... ....................................... 44 3.3. Caça aos talentos – Definição da equipe ...... .............................................. 44 3.4. Prototipação do X da questão – O problema – em busca do escopo ideal ............................................................................................................................... 44 4. CONCLUSÃO ...................................... ................................................................. 50 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................ ................................................. 53 11 1. INTRODUÇÃO Design não é somente o que se vê ou o que se sente. Design é como funciona. (Steve Jobs) Segundo PMSurvey (PMI, 2013), 59,6% dos projetos têm problemas motivados pelo escopo mal definido e 52,5% por mudanças constantes de escopo, conforme a Figura 1 abaixo. Com base neste estudo, Pinheiro et al (2012, p. 123) afirmam que não é incomum que tais mudanças em um projeto ultrapassem, em muito, o valor total previsto para a implementação do mesmo. E todo esse recurso é destinado muitas vezes para emendas e gambiarras, já que o sistema original não foi pensado para absorver tais mudanças. Figura 1 – Pesquisa Survey Fonte: PMSurvey, 2013. 12 Nos tempos atuais, os clientes tornaram-se mais exigentes no que tange à personalização, velocidade e envolvimento com a proposição de valor de serviços e produtos. Para se manterem competitivas, as empresas precisam redesenhar seus processos de desenvolvimento existentes com objetivo de capturar constantemente as necessidades dos clientes e rapidamente conceber soluções inovadoras altamente orientadas para o cliente e executar estes desenvolvimentos em um tempo cada vez mais curto (VETTERLI, ÜBERNICKEL, et al, 2013, p. 5). A inovação é um dos principais direcionadores estratégicos das organizações, da mesma forma como ocorreu nas décadas de 1970 e 1980 quando as empresas se dedicaram à qualidade total e nos anos 90 à reengenharia. Para criar liderança sustentável no futuro, a organização deve: mudar de forma fundamental as regras de engajamento em um setor antigo, redefinir as fronteiras entre os setores; e criar outros inteiramente novos. Além disso, a capacidade de previsão de mudanças surge quando os executivos seniores de uma empresa conseguem sentir empatia com as necessidades humanas básicas. É nesse contexto que o Design Thinking (DT) surge como um modelo de inovação com alto potencial de gerar resultados diferenciados para as organizações que buscam a liderança, pois contempla métodos de investigação e de desenvolvimento de soluções altamente focados nos usuários. (Borini, 2011) Então, a proposta deste trabalho é identificar como o design thinking auxilia na identificação de um problema e no gerenciamento de escopo de projetos de TI. Visto que uma vez que o problema é devidamente contextualizado, naturalmente a proposta da solução será a conclusão do processo, e não um simples produto de tentativa e acerto. Nos últimos anos, o design thinking evoluiu para uma metodologia imponente que inicia e implementa inovações de grande relevância. Por ser centrado no usuário e ter um conceito interativo, o design thinking tem sido aplicado com louvor em vários projetos e difundidos em institutos, como na Universidade de Stanford e Hasso- Platner-Institut da Universidade de Postdam na Alemanha, por agências de design como a IDEO e cada vez mais em grandes empresas de desenvolvimento de software, como o Google, Microsoft e SAP. Todos esses projetos visam à criação de produtos e serviços que não são apenas pequenas melhorias incrementais das soluções existentes, mas as ideias inovadoras que proporcionam o máximo benefício para os potenciais utilizadores finais, conforme Vetterli, Übernickel, et al. (2013): 13 Design thinking (DT) é um método de inovação centrado no ser humano baseado numa rápida prototipagem. Sua principal ideia é desenvolver uma solução com uma estreita ligação entre as partes interessadas e usuários de destino para assegurar conveniência, viabilidade e exequibilidade da solução final. A metodologia fornece uma estrutura de processo que permite a comunicação constante entre a equipe de desenvolvimento e as partes interessadas e usuários-alvo. Além disso, inclui ferramentas e métodos que permitem que a equipe de inovação para ganhar e recolher informações, descobrir aspectos ocultos ou as necessidades dos utilizadores nestas informações, e comunicar as suas ideias de uma forma tangível para coletar feedback (VETTERLI, ÜBERNICKEL, et al., 2013, p. 11). A metodologia utilizada é a pesquisa bibliográfica em livros, trabalhos acadêmicos e sites da internet. O capítulo 2 apresenta os conceitos de gerenciamento de projetos, gerenciamento de escopo de projetos e design thinking. O capítulo 3 aprofunda a discussão sobre design thinking e associa esta prática ao contexto dos projetos, dando ênfase ao gerenciamento do escopo do projeto. E em seguida, são apresentadas as conclusões do trabalho. 14 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Gerenciamento de Projetos O Guia PMBok (PMI, 2017), define projeto como sendo “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. E segundo a norma NBR/ISSO 10006 (ABNT, 2006:2), citado por Sotille et al (2014 p. 20), projeto é: [...] um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recurso. Entretanto, a falha em definir exatamente o que será feito provavelmente irá impactar o custo (e talvez o lucro), ou pior, resultar em um projeto que produz entregas que o cliente se recuse a aceitar (SOTILLE et al, 2014, p.22). Kneipp et al. (2011) realizaram estudos sobre a evolução da produção científica relacionada à inovação no Brasil. De acordo com os autores, muitas organizações apoiam-se na inovação para diferenciar-seno mercado, saindo à frente da concorrência, além de estimular a criatividade e novas formas de fazer um produto ou prestar um serviço. No contexto corporativo, inovar significa igualmente reduzir custos, quando se relaciona à inovação de processos na empresa. A figura abaixo exemplifica de maneira lúdica o entendimento do projeto por seus stakeholders. 15 Figura 4 – O entendimento do projeto por seus stakeholders Fonte: PMBOK. Disponível em: https://www.google.com.br/search?q=O+entendimento+do+projeto+por+seus+stakeholders&source=l nms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiOwNXt3b3aAhWMf5AKHcDvDO8Q_AUIDCgD&biw=1366&bih =662#imgrc=THturc-1akuGKM, acesso em 15/04/2018. 2.2 Gerenciamento de Escopo em Projetos Ainda segundo Sotille et al (2014), grande parte dos problemas em projetos é decorrente de falta de planejamento e controle do escopo. A questão que se impõe, então, é determinar o que, afinal, se pretende fazer. Como uma boa prática de Gerenciamento de Escopo de um Projeto podemos considerar que definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto, Guia PMBok (PMI, 2017). Não esquecendo que delimitar o escopo inclui definir também o que não será parte do projeto. 16 2.2.1 Escopo do produto e escopo do projeto Segundo Sotille et al (2014), escopo do produto está relacionado ao conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado, seja ele parcial ou final. O escopo de projeto se refere ao trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções específicas. 2.2.2 Processos do Gerenciamento do Escopo do projeto Conforme descrito no Guia PMBok (PMI, 2017), o gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. São seis os processos de gerenciamento do escopo do projeto, que inclui o seguinte: 17 Tabela 2- Processos do gerenciamento do escopo do projeto no PMBOK 5ª.edição (2013) PROCESSO CARACTERÍSTICA Planejar o gerenciamento do escopo Processo de Criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado Coletar os requisitos Processo de Determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto Definir o escopo Processo de Desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto Criar a EAP Processo de Subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis Validar o escopo Processo de Formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto Controlar o escopo Processo de Monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo Fonte: Processos do gerenciamento do escopo do projeto no PMBOK 5ª.edição (2013), disponível em http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-escopo-do-projeto-pmbok-5a-ed/, acesso em 30/03/2018. 2.2.3 Metodologias para Definição de Escopo em Projetos Não se pretende citar qual ou quais as melhores metodologias para definir o Escopo de um Projeto, pois conforme o professor Magno (2018), uma metodologia é uma adaptação das práticas propostas do órgão que as define, à realidade do projeto na organização. De qualquer forma, essa adaptação deverá ser criteriosa para que possa atender às necessidades identificadas e valer o custo-benefício, compensar o 18 esforço de gerenciamento em relação às expectativas; e principalmente, levá-lo à interpretação do real objetivo do projeto que é a entrega. Então, dentre outras ferramentas e técnicas de coleta de requisitos, citadas no Guia PMBok (PMI, 2017), têm-se: Oficinas Facilitadas, Mapas Mentais, Diagrama de Afinidade e Protótipos: Figura 5 - Definir o escopo: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI, 2017. 2.3 Conceito do design thinking A expressão “design thinking”, segundo Pinheiro et al (2011), foi inicialmente utilizada no mundo acadêmico no início da década de 90 e, posteriormente, popularizada mundialmente pela empresa de design e inovação IDEO, fundada em 1991 em Palo Alto, na Califórnia. E nesta mesma cidade encontra-se a Universidade Stanford, onde existe uma das principais escolas de design thinking, cujas faculdades de Negócios e de Engenharia abasteceram de cérebros e de ideias a revolução digital. O conceito do design thinking é apresentado de várias formas por diferentes autores, porém existe um consenso em alguns tópicos como o fato de uma forma de pensar centrado no ser humano. Brown (2008) define que design thinking é: [...] uma disciplina que usa a sensibilidade de os métodos do designer para suprir as necessidades das pessoas como o que é tecnologicamente factível, e recorre ao que uma estratégia de negócios viável pode converter em valor para o cliente e oportunidade de mercado (BROWN, 2008, p. 86). 19 Pinheiro et al (2012) reitera que o processo de design thinking é um processo de inovação centrado no ser humano: O design é sobre pessoas e como você as coloca no centro do seu negócio para construir valor com elas e para elas. O design thinking se traduz no resgate desses valores essenciais do design e na aplicação desses valores na estratégia do negócio, de maneira a fomentar a produção sistemática de ofertas de alta relevância e impacto positivo para as pessoas. Em outras palavras, ele é a espinha dorsal de uma cultura de inovação centrada no ser humano (PINHEIRO, 2012). Conforme Vieira (2012), o design thinking utiliza o pensamento abdutivo, um pensamento pouco convencional no meio empresarial. Este pensamento está entre o pensamento analítico e o pensamento intuitivo e tem como objetivo formular questionamentos através da apreensão ou compreensão dos fenômenos. Desta forma, estes questionamentos são formulados através de perguntas que são respondidas através de informações coletadas durante a observação do universo em que faz parte. Isto significa que a solução não é derivada do problema: ela se encaixa nele. Martin (2010, p. 52) considera que uma pessoa ou organização instilada com o design thinking “busca constantemente equilíbrio produtivo entre arte e ciência, entre intuição e validez, entre exploração e explotação”. Considera ainda que a organização adepta ao design thinking utiliza a principal ferramenta do designer aplicada aos negócios: o raciocínio abdutivo. Para explicar o design thinking, Martin (2010, p. 18) faz uma analogia aos termos da mineração exploração e explotação, citando a teoria de James March. Nesta teoria, as organizações se envolvem na busca de um novo conhecimento que seria a exploração e a maximização da recompensa do conhecimento existente, no qual chama de explotação. O design thinking encontra-se no ponto de equilíbrio e vai ao encontro do pensamento da autora que utiliza e analisa as organizações cujos projetos de TI se concentram no pensamento analítico tendo como objetivo não inovar, mas proteger a organização contra a aleatoriedade do pensamento intuitivo o qual considera este 20 pensamento como confiabilidade e organizações que se concentram plenamente na inovação, considera este pensamento como validez. A organização que equilibra estes dois pensamentos teria o pensamento abdutivo e seria uma organização design thinker, como demonstra a figura 2. Figura 2 – A lacuna da preleção Fonte: MARTIN, 2013. Utilizar o termo design thinking dentro de um projeto não significa “marketeá-lo”, mas “simplesmente resume o modelo de pensamento com o qual são abordados os problemas e conduzidos os projetos,baseados na Empatia, Colaboração e Experimentação” (PINHEIRO et al, 2012, p 12). Pinheiro et al (2012, p. 59) ainda consideram que o design thinking não é simplesmente uma “coisa de designer”, mas reflete a essência do design, que é o foco nas pessoas, ou seja, utilizar o olhar do design para criar melhores produtos e serviços para as pessoas. O olhar empático do design thinking nos permite atacar um problema utilizando novos pontos de vista e com isso trabalhar em ideias que, antes de mergulharmos na mente de outras pessoas, não estavam disponíveis (PINHEIRO et al, 2012, p. 59). 21 Brown (2010) considera que a criação e utilização de mapas mentais e do pensamento visual é fundamental, pois auxilia os design thinkers a uma melhor memorização, organização e representação da quantidade vultosa de informações, além de facilitar os processos de aprendizagem, administração e planejamento organizacional, ajudando assim, na tomada de decisão. Segue, na figura 3, a apresentação do design thinking na forma de mapa mental segundo o autor: 22 Figura 3 – Mapa Mental de Design Thinking Fonte: Brown, 2010. Em projeto com perfil mais operacional, no qual a mudança é prevista e linear e se obtém dados do passado que nos permite uma boa previsão do futuro, os métodos tradicionais tendem a ser mais eficientes, conforme tópicos descritos na tabela abaixo: 23 Tabela 1 – Tipos de projetos que o design thinking é passível de ser utilizado Questão Design thinking é apropriado para... Método de análise linear seria melhor se... O problema é centrado no ser humano? A profunda compreensão das pessoas reais (usuários) envolvidos é possível e importante Há poucas pessoas envolvidas no problema ou na sua solução Você entende claramente o problema? Temos pressentimentos sobre o problema e/ou oportunidade, mas nós precisamos explorar e obter um entendimento Entendemos claramente o problema e temos a certeza que temos o caminho para resolvê-lo Qual o nível de incerteza? Existem muitas incógnitas (grandes e pequenas), e os dados do passado são improváveis para nos ajudar O passado é um bom indicador para o futuro Qual o grau de complexidade? Existem muitas conexões e interdependências que envolvem o problema; é difícil saber por onde começar O caminho para solucionar o problema é claro, e métodos analíticos já foram bem- sucedidos para solucionar problemas similares no passado Quais dados estão disponíveis? Existem muito poucos dados relevantes para analisar Existem várias fontes claras de dados análogos Qual o seu nível de curiosidade e influência? Eu estou entusiasmado para explorar e posso ter um grupo de pessoas disposta a me ajudar O problema parece rotina para mim, e eu tenho que seguir processos e sistemas existentes Eu estou entusiasmado para explorar e posso ter um grupo de pessoas disposta a me ajudar O problema parece rotina para mim, e eu tenho que seguir processos e sistemas existentes Fonte: Adaptação de LIEDTKA; OGILVIE E BROZNSKE, 2016, Tradução própria. 2.3 Design Thinking (design é como funciona) Melhor fazer bem poucas coisas, contanto que trate de coisas certas (BROWN, 2010, p. 52). 24 De acordo com Pinheiro et al (2012, p. 48), o termo Design Thinking foi mencionado pela primeira vez em um artigo escrito por Richard Buchanan, renomado professor da Universidade de Carnegie Mellon, chamado “Wicked Problem in Design Thinking”, em 1992. Design Thinking na prática é uma abordagem centrada no ser humano, que acelera a inovação e soluciona problemas complexos como proposta (MINI TOOLKIT DESIGN THINKING, 2014). Para Pinheiro et al (2012, p. 41), Design Thinking é sobre pessoas. Sobre compreender e trazer à tona o que as coisas significam para elas e projetar melhores ofertas com esse significado em mente. É sobre endereçar problemas complicados com um olhar profundamente contagiado pela perspectiva de quem enfrenta esses problemas todos os dias. Tal abordagem está pautada em 3 (três) pilares e conforme metodologia da LiveWork pode-se dizer que são: Empatia, Colaboração e Experimentação. Pilares estes que não são tendências, e, muito menos dependem de contexto ou cultura para darem certo. Ainda sobre o que disseram Pinheiro et al (2012, p. 12), “ser mais empático, colaborativo e incansavelmente curioso é a chave para navegarmos de maneira bem-sucedida no mundo atual”. Todavia, ninguém desejaria gerir uma empresa com base apenas em sentimento, intuição e inspiração, mas fundamentar-se demais ao racional ou no analítico, pode ser perigoso (BROWN, 2010). 2.3.1 Empatia (no lugar dos outros) Mas afinal o que é Empatia? É o nome que se dá à habilidade que possuímos de compreender e vivenciar os sentimentos de outras pessoas. (PINHEIRO et al, 2012, p. 57). Ou ainda, é o hábito mental que nos leva a pensar nas pessoas como pessoas, e não como ratos de laboratório ou desvio-padrão (BROWN, 2010, p. 46). 25 De acordo com Albert Einstein, citado por Pinheiro et al, (2012, p. 25), “ Não é possível resolvermos problemas utilizando a mesma mentalidade que os criou.” Então, colocar-se no lugar de quem nos pede apoio, é parte da solução. Contudo, a empatia não será possível sem o esforço da observação e da entrevista para compreensão e conhecimento das pessoas a quem queremos servir e atender. Assim, de acordo com Brown (2010, p. 52), devemos demonstrar empatia, e não esmiuçar a vida das pessoas com o frio distanciamento dos estatísticos. Ainda segundo Brown (2010, p. 46): É possível passar dias, semanas ou meses conduzindo pesquisas (...), mas, no final, não teremos muito mais do que alguns cadernos de observação de campo, vídeos e fotografias, a menos que consigamos desenvolver conexão com as pessoas que estamos observando em nível fundamental. 2.3.1.1 Insights (aprendendo com a vida do outro) Trata-se do relacionamento com usuário através de entrevistas, sessões de cocriação e observação para um maior entendimento do seu universo, como é a sua rotina, como vive, como se comporta no dia a dia, como trabalha e tudo o mais que gira em torno do seu contexto diário objetivando descobertas de novas oportunidades de negócios. Para Brown (2010, p. 46), construímos essas pontes de insight por meio da empatia, da tentativa de ver o mundo através dos olhos dos outros, de compreender o mundo por meio das experiências alheias e de sentir o mundo por suas emoções. Ainda de acordo com as fundamentações de Brown (2010, p. 40), o que facilita a busca pelo insight – em oposição à busca por dados quantitativos – é que ele está em toda parte e é de graça. 2.3.2 Colaboração Consiste em pensar conjuntamente, cocriar em equipes multidisciplinares para que o pensamento e capacidade de entendimento se multiplique de forma exponencial. De acordo com Tom Peter, citado por Pinheiro et al (2012, p. 43), “Design é algo crítico que deveria estar na agenda de cada reunião e de cada departamento”. Então, para Brown (2010, p. 54), 26 O designer não pode ser visto como um intrépido antropólogo, se aventurando com uma cultura alienígena para observar os nativos com a máxima objetividade. Em vez disso, precisamos inventar uma nova e radical forma de colaboração que turve as fronteiras entre criadores e consumidores. Não é uma questão de “nós contra eles” nem de “nós em nome deles”. Para o design thinker, deve ser uma questão de “nós com eles”. 2.3.2.1 Ideias Minimizar custos e maximizar resultados, esta é a ideia por trás das ideias. Com uma abordagem de participação total e envolvimento de todos para alinhamento com os objetivos do projeto, cocriar ideias em conjunto com equipe gera valor assertivo e agregado,com menores riscos de erro. De acordo com Pauling, citado por Brown (2010, p. 63): “Para ter uma boa ideia, você antes precisa ter muitas ideias”. O autor ganhou dois Prêmios Nobel. Concomitantemente, para o próprio Brown (2010, p. 105), “uma boa ideia já não é mais suficiente”. Então é preciso ir à caça de opções, do dado correto para geração da informação ideal, de boas ideias que façam a diferença. Afinal o mundo está cheio de problemas a serem resolvidos, mas repleto de soluções que não são exploradas por falta de habilidade na elicitação dos requisitos. 27 2.3.3 Experimentação Baseia-se em sair do campo das ideias e da fala para vivenciar a prática como, por exemplo, construir e testar soluções para evitar problemas na fase de implementação. 2.3.3.1 Protótipos Com o envolvimento de usuários reais e o trabalho em parceria com os clientes, são determinados os cenários que serão testados e então projetados, além dos pontos de contato razoáveis e oportunos à simulação. Consequentemente, tem-se após a prototipagem, a resposta do que será possível ou não implementar e de que forma com antecipação de possíveis barreiras prejudiciais e impeditivas à estratégia. Figura 6 -Exemplo de prototipação Fonte: TIME MJV. As 3 fases do Design Thinking: Prototipage. Disponível em: http://blog.mjv.com.br/ideias/3-fases-do-design-thinking-prototipagem de 29/03/2018 28 3. DESIGHN THINKING EM PROJETOS O design thinking ajuda a empresa a olhar para a inovação com uma abordagem holística, na qual as pessoas, a tecnologia e os negócios convergem no que é conhecido como o projeto. Ele pode ser aplicado tanto aos produtos e serviços como aos processos ou modelos de negócios (GAEA CONSULTING). Mas o que Design Thinking tem a ver com projetos? Ora, com projetos pode até não ter, mas com solução e entrega tem tudo a ver. Para Brown (2010, p. 222), deve-se sempre perguntar até mesmo qual é o problema que impacta realmente o negócio e avaliar se é o elemento certo a ser solucionado. Figura 7 - Novas lentes para velhos modelos Fonte: PINHEIRO et al, 2012 p. 121. 29 3.1. Projetos com design thinking 3.1.1. Diagnóstico do problema Um dos desafios para reduzir o retrabalho com projetos entregues com defeitos é, antes de tentar resolver um problema, examinar mais de perto para ter a certeza de que é um problema e familiarizar-se com o assunto. Em seguida, analisar todo o cenário evitando assim que, ao tentar resolver uma situação problemática se crie outras. Figura 8 - Mapa de Imersão Fonte: VIANNA, et al, 2012, p. 23. 3.1.2 A Imersão Preliminar Tem como finalidade definir o escopo do projeto e suas fronteiras, assim como identificar os perfis de usuários e outros atores-chave que deverão ser abordados. Nesta fase, é possível ainda levantar as áreas de interesse a serem exploradas de forma a fornecer insumos para a elaboração dos temas que serão investigados na Imersão em Profundidade (TIME MJV, 2015). 30 3.1.3 A Imersão em Profundidade Destina-se à identificação de necessidades e oportunidades que irão nortear a geração de soluções na fase seguinte do projeto, a de Ideação (TIME MJV, 2015). 3.1.4. Visualizar e anotar as informações Pinheiro et al (2012, p. 74) citou o livro protagonizado por Sherlock Holmes, Um escândalo na Bohemia: “Você pode estar vendo, mas não está observando. A diferença é bem grande”. Figura 9: Diferença entre ver e enxergar Fonte: Diferença entre ver e enxergar, disponível em http://www.jrmcoaching.com.br/blog/a- diferenca-entre-ver-e-enxergar/, acessado em 29/03/2018. Para Brown (2010, p. 223), “Todo designer que conheço anda com um caderno de anotações como um médico anda com um estetoscópio”. O autor menciona que se devem registrar visualmente as observações e ideias, ainda que seja apenas um desenho grosseiro em um caderno ou uma foto, porém não se deve contentar com a primeira que venha à mente. 31 O design thinking se beneficia da capacidade que todos nós temos, mas que são negligenciadas por práticas mais convencionais de resolução de problemas […] o design thinking se baseia em nossa capacidade de sermos intuitivos, reconhecer padrões, desenvolvermos ideias que tenham um significado emocional além do funcional, nos expressarmos em mídias além de palavras ou símbolos (BROWN, 2010, p. 4). Brown (2010) afirma que sabe-se que insights perfeitos são impossíveis e são meramente pequenos pedacinhos de informações que registramos de acordo com a nossa percepção. E mais ainda, sabe-se que algumas coisas que serão registradas, não servirão para nada, mas o indivíduo não deve se desanimar e perder o foco. Deve continuar em frente, anotar tudo, não deixar a inspiração, a imaginação, a criatividade e as oportunidades passarem desapercebidas – essas são as sugestões da autora. Para a autora, nunca deve-se confiar na memória. Além de anotar, sempre que autorizado, o indivíduo deve gravar um áudio ou vídeo de toda entrevista que realizar ou reunião que participar. Desta forma terá uma poderosa ferramenta para elaboração da base de levantamento de requisitos. Assim como defende Brown (2010, p. 225): Uma das coisas mais significantes de pensar como um designer é que os resultados são tangíveis. Algo novo passa a existir ao final do projeto que não existia antes. Lembre-se de documentar o processo à medida que ele vai se desenrolando (não esperamos que nossos filhos se tornem adultos para começar a tirar fotos!). Grave vídeos, guarde desenhos, esboços e apresentações e encontre um lugar para armazenar os protótipos físicos. Reunido em um portfólio, esse material documentará um processo de crescimento e registrará o impacto de muitas mentes (o que pode ser útil durante as avaliações de desempenho, entrevistas de emprego ou quando você estiver tentando explicar a seus filhos o que exatamente você faz.[...] A figura abaixo, Modelagem de interação de Stakeholders em Projetos de TI, exemplifica a questão de como analisar o problema, visualizando e anotando as informações relevantes, a fim de buscar soluções. 32 Figura 10 - Modelagem de interação de Stakeholders em Projetos de TI TO BE AS IS Fonte: Elaborado pela autora. 3.1.5. Saída à campo (coleta de requisitos) Uma vez definido o problema ou a oportunidade, é chegada a hora de ir ao encontro do desconhecido. Mas quem disse que o contato com as pessoas não é a parte mais instigante deste desafio? Entretanto, uma boa saída de campo é sempre precedida por uma fase extensa de preparo e estudo do contexto que será pesquisado (PINHEIRO et al, 2012). Neste momento, a equipe precisa definir um foco de pesquisa e procurar as pessoas com os perfis desejados (PINHEIRO et al, 2012, p. 77). Em gerenciamento de projetos, este procedimento é chamado de coleta de requisitos. Pinheiro (2010, p.79-80) complementa: 33 Antes de sair a campo, sente-se com sua equipe para pesquisar e estabelecer uma base sólida de conhecimento sobre o desafio que estão enfrentando e as pessoas que irão entrevistar. Lembre-se que muitas informações podem ser encontradas na internet, e elas ajudarão a nortear o processo de estruturação da pesquisa. Um bom plano de voo ajuda a evitar perdas de tempo e melhorar o foco. É verdade que muitos dos melhores insights saem de situações de improviso, mas até para conseguir improvisar é necessário que o plano básico da pesquisa esteja em dia. Se for entrevistar usuários é importante ter um guia com os temas que deseja abordar, mas o bate-papo não poderá de forma alguma descambar para um interrogatório. O pesquisador deve fazer a entrevista parecer uma conversa gostosa, fazendo com que o outro lado se sinta bem para expor seus pontos de vista. Regra de ouro: o pesquisador tem o dever de fazer aconversa fluir. Uma outra maneira de melhorar a interação com os participantes é utilizar materiais que permitem que eles auto documentem o que pensam e como sentem. Pense em cada um desses detalhes quando fizer o plano de pesquisa. Até a roupa que sua equipe vai utilizar deve ser considerada. As pessoas tendem a se abrir mais com as pessoas com as quais se identificam. Se o público-alvo usa uniforme em seu dia a dia, consiga um ou tente usar vestes parecidas com as deles. [...] É de grande ajuda, antes de encerrar a pesquisa, explicar aos participantes que as informações compartilhadas por eles foram fundamentais e irão ajudar bastante no desenvolvimento do projeto. [...] Nunca entramos num segundo round de pesquisa sem antes garantir que o material gerado no primeiro round esteja registrado e organizado. E seja “cuidadoso com o tempo. [...] O tempo de todos é precioso. [...] Por isso todo cuidado é pouco para manter a sessão interessante, [...] e dentro do espaço de tempo planejado” (PINHEIRO. et al, 2012, p. 109). E tão importante quanto ir à campo e se conectar com as pessoas, tomando emprestado seu tempo e sua atenção, pois para Pinheiro et al (2012, p. 110) é importante agradecer e dar crédito a todos, sempre: Esse pode parecer um gesto sem importância, [...] é muito importante para participações futuras que todos saiam motivados e com a sensação de que impactaram positivamente o andamento do projeto”. 34 As ferramentas utilizadas em design thinking são apresentadas a seguir: Tabela 3 - Ferramentas usadas em Design Thinking 1 – INSIGHT 2 - IDEIAS 3 – PROTÓTIPO 4 - REALIZAÇÃO Surgem de observações e sessões de cocriação para compreender tudo que gira em volta do contexto de uso do produto ou serviço [...] Permitem que todos os envolvidos estejam sempre alinhados com o objetivo do projeto. Objetiva recriar em um ambiente experimental as interações reais que nos permitem estudar, com baixo custo, o impacto das mudanças [...]. Como resultado, desenvolvemos pontos de contato com o cliente que podem tomar a forma de processos internos, serviços externos, web- sites, aplicativos para telefones celulares ou qualquer outro tipo de interação que possa ser necessária para suportar a nova estratégia. 1 ENTREVISTAS DE PROFUNDIDADE As entrevistas de profundidade são conversas com usuários reais que têm como objetivo capturar e compreender necessidades e comportamentos. Essas entrevistas são informais e acontecem na casa ou no local de trabalho dos usuários. Quando convidamos usuários a contar suas próprias histórias, ganhamos um entendimento profundo de seus universos. Entrevistas são uma ótima oportunidade para mapear o que os usuários dizem e comparar com o que fazem. HOT-HOUSE É a Sessão de cocriação entre a equipe de projeto e o cliente realizada sem a necessidade de preparação prévia. Serve para mapear conceitos e diretrizes que serão a base para o planejamento e condução do projeto. A sessão de cocriação também objetiva o alinhamento de expectativas entre as áreas da organização e a equipe de projeto, servindo para criar uma linha de base 35 REDE DE INFLUÊNCIA Muitas vezes olhamos para alguns desafios e somos compelidos a pensar que são insolucionáveis. Essa ferramenta nos permite expandir esses problemas, encontrando pontos de influência nos quais a equipe tem poder de intervenção. Um problema pode parecer sem solução, mas de fato a sua complexidade pode ser fruto da soma de outros problemas. Ao expandir nossa Gestalt sobre o desafio, expandimos também nossas chances de solucioná-lo. SERVICE SAFARI Novas perspectivas são fundamentais para criar inovações de serviços. Essa pesquisa, de caráter etnográfico, consiste na experimentação e análise de um serviço não diretamente relacionado ao que está sendo projetado. Permite que nossos clientes e equipe experimentem serviços análogos, mas não relacionados. A experiência adquirida pode ser utilizada para melhorar serviços existentes ou gerar novas oportunidades de negócios para a empresa. TOUCHPOINT MAPPING É o mapeamento dos pontos de contato de um serviço que representa interações existentes entre usuários e serviços. Podem assumir quatro formas fundamentais: Pessoas, Processos, Objetos e Canais. Essa ferramenta cria uma visão detalhada dos pontos de contato experimentados pelo usuário ao longo de sua jornada de utilização do serviço e detalha cada um desses pontos de contato de acordo com seu impacto. ECOLOGIA DE SERVIÇO 2 É o mapa que contém todos os stakeholders, pontos de contato e até mesmo contextos que estão conectados de maneira direta ou indireta com o uso do serviço. Oferece uma visão abrangente do que gira ao redor do serviço. Ao dar um passo para trás e observar todo o ecossistema de um serviço, ganhamos uma nova perspectiva de seu uso e funcionamento, o que ajuda a equipe na busca por algo novo e relevante para quem o utiliza. PAINEL SEMÂNTICO É o painel que contém imagens, textos e figuras em formato de pôster. Possui o objetivo de transmitir para as pessoas envolvidas no projeto alguns conceitos, atitudes, preferências e outros fatores, 36 sempre de maneira visual e sintetizada. Funciona como ponto de alinhamento ajudando aos integrantes da equipe a ter coerência durante o processo criativo. Podem estar relacionados a pessoas, marcas ou espaços, de forma a ilustrar significados desejados ou existentes. USER BOARD São painéis informativos que retratam de maneira lúdica, concisa e ilustrada a personalidade, os gostos e as atitudes de usuários reais. Os painéis são construídos com base nos insights coletados durante as fases de pesquisa de imersão. A criação de um mapa visual simplificado contendo comportamentos, atitudes e desejos de usuários possui um impacto positivo na fase de geração de ideias por incentivar e manter alta a empatia da equipe de projeto. 3 EVIDENCIAR Um serviço é composto por diversos pontos de contatos, isso inclui objetos que dão vida e viabilizam o serviço. Ao fazer o check in em um hotel, a chave entregue é um exemplo de evidência física do serviço de hospedagem. Durante a fase protótipos , a criação de evidências que simulam objetos reais presentes no contexto do serviço atribui maior veracidade ao processo de experimentação. Esses objetos também poderão ser testados e aprimorados. STORYBOARD São séries de imagens sequenciais que visam ilustrar uma história dando a ela personagens, cenários e contextos. Essa técnica foi criada por Walt Disney em 1930, durante a produção de “Os Três Porquinhos”. É uma maneira rápida, lúdica e econômica de evidenciar cenários de uso de serviços. Adicionam vida e movimento a ideias e ganham destaque durante a fase de planejamento dos protótipos, onde permitem pré-visualizações. 4 PIPELINE DE INOVAÇÃO Um roadmap de implementação de soluções inovadoras dispostas em ordem crescente e classificadas através do uso de variáveis que medem a sua viabilidade de execução, tais como: tempo, risco, impacto, custo, entre outras. O Pipeline de Inovação projeta cenários de curto, médio e longo prazo para a implementação de inovações de serviços e, com isso, alinha estrategicamente o negócio a um horizonte comum de constante inovação. 37 RELATÓRIO DE PROJETOS É um relatório que contém os entregáveis produzidos no projeto. Esses relatórios possuem estética envolvente e conseguem minimizar a complexidade da informação através do uso de sketching , storetilling e data visualization . Um serviço é composto de processos, regras, evidências físicas etc. Esse relatório detalha todos esses elementos, servindo como ponto de partida para a implementação das modificações e melhorias propostas pelo projeto.CENÁRIOS PARALELOS Estudar cenários análogos ao serviço traz novos insights e possibilidades. Para melhorar o fluxo de pessoas em um shopping center, por exemplo, podemos observar estratégias de locais de grande circulação como estações de trem. Os cenários paralelos informam e capacitam a equipe a explorar conceitos novos, pouco ou nada experimentados dentro do setor do serviço para o qual estão sendo projetados, porém de grande valia em outros setores com interações similares. DIAGRAMA DE AFINIDADE Diagrama de Afinidade ou KJ Method é uma ferramenta utilizada para atribuir sentido a grandes quantidades de informação. Trata-se da formação de grupos de afinidade que ajudam a equipe na compreensão do contexto analisado. Pesquisas de campo ajudam a encontrar sentido dentro os insights coletados e contribuem na definição de diretrizes estratégicas para o projeto. MODELOS MENTAIS “São modelos que as pessoas fazem de si mesmas, de outros e dos ambientes e coisas com as quais interagem.” – Donald Normam citado por Pinheiro. Método utilizado para mapear modelos mentais sistêmicos e de interação de usuários finais. Essa ferramenta ajuda a equipe de projetos a estruturar e decodificar o comportamento das pessoas. Sua aplicabilidade pode ser estendida para o uso com personas de forma a gerar possíveis padrões de comportamentos. 1-2-3 IDEATION SESSION São sessões estruturadas de brainstorming que têm como objetivo a geração de ideias. Possuem alto nível de engajamento entre seus participantes, podendo fazer uso de técnicas como sketching , personas e cenários . 38 Agregam valor ao projeto por envolver stakeholders no processo de criação e permitir a colaboração na construção de ideias. Por possuírem estrutura e contextos bem definidos, tendem a gerar ideias de alto potencial e pertinência ao projeto. MATRIZ CSD É a técnica que utiliza shared spaces para definir o escopo do desafio a ser enfrentado, considerando o que já é conhecido pela equipe, hipóteses levantadas e o que ainda é desconhecido, mas precisa ser investigado. Essa ferramenta se mantem ativa durante todo o projeto e ajuda a equipe a compartilhar dúvidas, certezas e suposições. É importante, pois alinha constantemente o conhecimento da equipe e a mantém dentro do escopo. RECRUTAMENTO O recrutamento é uma etapa crítica para a pesquisa com usuários. É nessa etapa que serão especificados os perfis e recrutados os participantes. É importante considerar usuários externos, especialistas e non-users nessa fase de projeto. O segredo de uma boa pesquisa de imersão está na descoberta do perfil correto dos pesquisados. Pesquisas de imersão são verticalizadas e não utilizam o conceito de amostragem presente nas pesquisas quantitativas. RODA DE ARQUÉTIPOS Os arquétipos são modelos presentes na psique humana que traduzem atitudes e a personalidade de pessoas ou marcas. A Nike, por exemplo, evoca a jornada do “Herói”, enquanto a Harley Davidson personifica a liberdade do “Fora da Lei”. É uma ferramenta utilizada para diagnóstico da imagem percebida de marca. Ajuda a equipe de projeto a tangibilizar significados junto a usuários do serviço e a mapear a transmissão dos sinais da marca nos pontos de contato. SHARED SPACE São espaços compartilhados que funcionam como uma vitrine para os insights e material do projeto. Esses espaços estão sempre ao alcance da equipe de projeto e são utilizados para expor materiais de pesquisa e evidências relevantes. Ajudam a manter a equipe informada durante todo o desenvolvimento do projeto, estimulando a colaboração e também funcionando como repositórios visuais que diminuem a complexidade e revelam padrões na informação. WORKSHOP COM USUÁRIOS 39 È uma sessão de cocriação que reúne a equipe de projeto com usuários finais e/ou outros stakeholders envolvidos nas etapas de cadeia de valor do serviço. Pode possuir caráter obrigatório ou conclusivo. O envolvimento de usuários finais e colaboradores enriquece o processo de criação gerando soluções que já nascem mais adaptadas às suas realidades, o que potencializa de forma significativa seu impacto quando alcançam o mercado. 1-2 ANÁLISE HIP É um framework criado para desconstrução e/ou construção de plataformas de marcas. É baseado no que acreditamos serem os três pilares que sustentam uma relação de longo prazo: História, Identidade e Personalidade. Permite projetar serviços que nascem alinhados com a proposta de valor da marca. Nesse caminho, possui uma fase de diagnóstico com pesquisas de imersão e quantitativas e outras de adequação dos sinais da marca. BRAND DMZ A Zona Desmilitarizada de Marca é uma região de alinhamento que integra processos e departamentos. A Brand DMZ é um método para criação de processos cross-silos que garantem a integridade da experiência do usuário. Diferentes departamentos possuem métricas e características distintas, o que às vezes causa desequilíbrio aos sinais transmitidos por uma marca. A Brand DMZ equilibra esses sinais, respeitando e preservando essas diferenças. STORYTELLING As histórias simplificam a transmissão de informações complexas e estampam acontecimentos na memória das pessoas. Uma boa história deve conter estrutura, personagens, trama, clima, movimento e tornar invisível o storyteller. Contar histórias ajuda a equipe de projeto a compartilhar acontecimentos e a se manterem empáticos por situações vivenciadas pelos usuários. Uma boa história transporta a audiência para dentro da narrativa 1-3 ETIMOLOGIA DO SERVIÇO É a pesquisa que estuda as origens dos significados e razões de uso de um serviço. Possui dois enfoques: diacrônico e sincrônico. O primeiro estuda os resinificados ao longo do tempo e o segundo considera o significado presente. Essa pesquisa conduz a equipe de projeto por uma jornada de descoberta cujo objetivo é encontrar a razão pela qual as pessoas 40 fazem o que fazem, possuem determinadas necessidades, valorizam e utilizam o serviço. PARTICIPAÇÃO Nessa pesquisa a equipe de projeto experimenta um serviço e registra as evidências encontradas. A jornada de experimentação deve seguir um roteiro estruturado e que se assemelhe à utilização real do serviço. Experimentar em primeiro plano um serviço traz para a equipe de projeto insighs importantes sobre seu funcionamento e cria empatia ao revelar as situações e problemas de uso enfrentados pelas pessoas. SERVICE USABILITY É a avaliação detalhada de como os usuários experimentam o serviço. Estruturada com base nas práticas de design de interação e usabilidade (UX), seu objetivo é diagnosticar problemas que impactam a experiência do cliente em cenários reais. Ao aplicar uma abordagem de UX em cenários reais de uso, a equipe de projeto ganha insights sobre problemas e oportunidades que não podem ser descobertos com pesquisas tradicionais ou técnicas qualitativas simples. SHADOWING É a pesquisa etnográfica de observação na qual o pesquisador acompanha um usuário ao longo de sua jornada de utilização do serviço, registrando evidências relevantes para o projeto usando vídeos, imagens e anotações. Ao observar usuários utilizando um serviço, produzimos valiosos insights e vidências sobre como, quando e por que as pessoas optam por utilizá-los. É muito importante que o pesquisador não interfira no comportamento do usuário. SONDAS CULTURAIS A pesquisa etnográfica é baseada no uso de self-reports, o que permite a obtenção não invasiva de informações sobre os usuários enquanto vivenciam contextos reais. As sondas são kits contendo diários e materiais de suporte ao respondente. Permite a captura de insights em cenários que exigem acompanhamento de longo prazo, como por exemplo o dia a dia de pacientes com doenças crônicas ou os meses de preparaçãoque antecedem uma grande viagem. UX RESEARCH A User Experience ou UX se refere a todos os aspectos que 41 permitem a interação de um usuário com determinado produto, aplicativo ou sistema. UX Research é a prática de pesquisar e medir a qualidade dessas interações. Medir a qualidade das interações de um usuário com um sistema é fundamental para que o mesmo possa ser aprimorado. Métricas de usabilidade também ajudam a determinar a relevância do sistema, sua facilidade de uso e de aprendizado. PESQUISA QUANTITATIVA 1-3-4 As pesquisas que se baseiam em grande quantidade de respondentes para validação de respostas. A quantidade de pesquisados deve representar de maneira satisfatória o espaço amostral possível do elenco analisado. Uma pesquisa quantitativa pode ajudar a prever o impacto e antecipar riscos de um roll-out em larga escala de um novo serviço. Geralmente esse tipo de pesquisa é mais eficiente quando aplicado após as pesquisas de imersão. DESK RESEARCH 1-4 É a pesquisa realizada em fontes diretas de informação como a internet, mídia impressa, bibliotecas etc. A internet tem se mostrado uma fonte de enorme potencial, especialmente após o advento das redes sociais. Antecede as saídas de campo, munindo a equipe de informações sobre o desafio que irão enfrentar. Também serve como base para o plano de pesquisa e pode ser utilizada no pós-projeto para mapeamento de impactos e ROI. 2-4 MEDIDA DE ROI São índices de medição para comparação entre cenários pré e pós- implementação. Esses índices devem ser críveis, testados e homologados para que o benefício trazido pela mudança no serviço possa ser devidamente reconhecido. Um serviço é inovador quando é capaz de ajudar usuários a viver melhor, ao mesmo tempo em que gera benefícios tangíveis para a organização que o oferece. Entender como medir esse sucesso é parte crítica de qualquer projeto. 2-3 CENÁRIOS Os cenários são modelos que contêm personagens e uma série de instruções sobre ações ou eventos que, combinados, contam a história de uso de um determinado serviço. São utilizados junto com storyboards e personas . Um cenário cria o ambiente necessário para que a contação de histórias sobre o uso de um serviço possa ser rica e inspiradora. É um input fundamental para a fase protótipos e bastante utilizado na 42 etapa ideias . PERSONAS São personagens fictícios que combinam características relevantes e representativas dos usuários de um serviço ou produto. Possuem atributos específicos e personalidade bem definida baseada em suas preferencias e atitudes. Personas funcionam como uma espécie de bússola ou radar para a equipe de projeto, sendo mais eficientes para manter a equipe empática pelos usuários finais do que os métodos tradicionais de levantamento demográfico. PROTOTIPAGEM RÁPIDA É a técnica de experimentação que utiliza materiais simples para reproduzir em ambiente controlado as interações de um usuário com determinado processo ou objeto. Seu foco está em provocar reações e compreender possibilidades. Protótipos rápidos ajudam a evoluir ideias até que alcancem o patamar de soluções ou se transformem em novas possibilidades. Promovem a chance da equipe simular e errar cedo o suficiente criando espaço para alterações críticas. ROLEPLAY É a técnica de prototipagem na qual a equipe de projeto cria e encena uma história. Contém personagens, objetos e cenários estruturados de forma a transmitir para a audiência ideias, soluções ou evidenciar o uso de um serviço. Roleplay é uma forma simples, rápida e estimulante de testar soluções. As sessões utilizam evidências físicas feitas de materiais simples para simular objetos e cenários onde os participantes encenam interações como em uma peça de teatro. SKETCHING São rabiscos que servem para ilustrar uma ideia ou conceito. Um sketch nada mais é do que um rascunho e por isso não há preocupação com a estética do desenho, mas sim com a transmissão inteligível da ideia sendo compartilhada. Ideias podem parecer complicadas quando explicadas apenas utilizando recursos narrativos. Ao rabiscar ideias enquanto as explicamos para um grupo, potencializamos a compreensão e incentivamos a participação das pessoas. 43 2-3-4 JORNADA DO USUÁRIO Trata-se da representação gráfica de todas as interações que o usuário tem com determinado serviço dispostas em ordem de ocorrência. Nela se encontram os pontos de contato que compõem a experiência do cliente. A Jornada do Usuário apresenta o serviço sob a perspectiva de quem o utiliza e contém informações importantes sobre os impactos dos pontos de contato na experiência desse usuário final. É uma peça fundamental em projetos de serviços. TOUCHPOINT FRAMEWORK É um mapa detalhado dos pontos de contato existentes em um serviço. Esse modelo classifica os pontos de contato com o contexto em que aparecem, o impacto da experiência e outros fatores relevantes para o usuário. Pontos de contato aparecem ao longo da jornada do usuário em diferentes contextos de uso e possuem criticidade, relevância e níveis de influência diferentes. Essa modelagem auxilia na construção de experiências integradas. 3-4 PROTOTIPAGEM PILOTO A Prototipagem Piloto é a forma mais evoluída de experimentação e abrange usuários reais utilizando o serviço em cenários reais. Pode ter duração de vários meses e possui estrutura de planejamento complexos. Ao “pilotar" um serviço com uma amostragem controlada de usuários interagindo em um cenário real de uso, a equipe tem a oportunidade de adaptar e evoluir a solução aumentando o seu grau de aceitabilidade e chances de sucesso. SERVICE BLUEPRINT O Service Blueprint é o mapa de processo que especifica como o serviço deve funcionar. Ao longo dos anos a técnica foi aprimorada para se tornar peça fundamental em projetos de serviços centrados no ser humano. O Service Blueprint descreve todos os processos, objetos, pessoas e canais envolvidos no serviço. Esse conjunto de informações é disposto por ordem de ocorrências e estruturado visualmente para fácil navegação e compreensão. Fonte: Pinheiro. et al., 2012, p. 200. 44 3.2 Análise e Síntese – O que? Quando? Como? Para o Vianna et al 2012, [...], os próximos passos são análise de síntese das informações coletadas, onde os insights são organizados de maneira a identificar padrões e, então criar desafios que auxiliem na compreensão do problema. Pode-se usar diversas ferramentas do Desigh Thinking para auxiliar nesta etapa. O que importa neste momento é identificar o que foi levantado (padrão), quando e como a informação foi coletada. 3.3. Caça aos talentos – Definição da equipe Os design thinkers podem ser escassos, mas existem em qualquer organização. O truque é identificá-los, desenvolvê-los e deixá-los livres para fazer o que fazem de melhor (BROWN, 2010, p. 220). O autor afirma que: Além disso, não é necessário ser design industrial para adotar o hábito da prototipagem: executivos de serviços financeiros, vendedores do varejo, administradores de hospital, planejadores urbanos e engenheiros de transporte podem e devem participar desse componente essencial do design thinking [...] (BROWN, 2010, p. 84). 3.4. Prototipação do X da questão – O problema – em busca do escopo ideal Na visão de Vianna et al 2012, a prototipação tem como função auxiliar na validação das ideias geradas e, apesar de ser apresentada como uma das últimas fases do processo de Design Thinking, pode ocorrer ao longo do projeto, em paralelo com a imersão e a ideação. Vianna et al (2012, p. 121) explicam a importância e eficácia dos resultados ao prototipar: Protótipos reduzem as incertezas do projeto, pois são uma forma ágil de abandonar alternativas que não são bem recebidas e, portanto, auxiliamna identificação de uma solução final mais assertiva. O processo de Prototipação inicia-se com a formulação de questões que precisam ser respondidas a respeito das soluções idealizadas. A partir disso, então, são criados modelos que representam o aspecto em aberto e que viabilizem o teste. Os resultados são analisados e o ciclo pode se repetir inúmeras vezes até que a equipe de projeto chegue a uma solução final em consonância com as necessidades do usuário e interessante para o negócio da empresa contratante. Portanto, quanto mais testes e mais cedo se inicia o processo, maior o aprendizado e as chances de sucesso da solução final. A natureza dos protótipos propriamente ditos varia muito em função do segmento de atuação de uma empresa e do tipo de solução que deve ser 45 avaliada. Ele pode ser tanto um protótipo de interface gráfica como, por exemplo, telas de aplicativos para celular, como de produto, como um caixa eletrônico de banco ou, ainda, de um serviço simulando a experiência de compra de passagem aérea por um viajante de classe C/D. Prototipações, portanto, nada mais são que simulações que antecipam problemas, testam hipóteses e exemplificam ideias de modo a trazê-las à realidade para abrir discussões. Vianna et al. (2012: 125) consideram ainda que: O desenvolvimento de protótipos nos permite: - selecionar e refinar de forma assertiva as ideias; - tangibilizar e avaliar interativamente ideias; - validar as soluções junto a uma amostra do público e antecipar eventuais gargalos e problemas, reduzindo riscos e otimizando gastos. 3.4.1 Projeto de automação de processo em uma empresa pública federal O projeto de automação de processo em uma empresa pública federal, do ramo de energia elétrica, foi desenvolvido em duas grandes etapas, sem escopo definido e com prazo curto. A primeira etapa foi desenvolvida sem a técnica de DT e a segunda foi desenvolvida com a técnica de DT. Após a análise comparativa foi percebido que o resultado da primeira fase foi insatisfatório devido à quantidade de correções realizadas ao longo do projeto. Já na segunda fase do projeto, que também não tinha o escopo bem definido, foram utilizadas as técnicas de design thinking. O resultado foi considerado satisfatório devido à baixa quantidade de ajustes necessários. Os resultados foram medidos através do termo de aceite, análise de discurso (satisfação do cliente) e, obviamente, o número de correções. O projeto se deu da seguinte forma: No primeiro momento foi realizada a fase de imersão, que tem por objetivo o reenquadramento, o entendimento inicial do problema e a identificação de necessidades e oportunidades. Etapa fundamental para o início do processo de entendimento do problema. 46 Nesta fase foi gerada empatia, que é a habilidade de vivenciar os sentimentos de outras pessoas, e foi possível capturar uma série de insights sobre o produto que seria criado. Após as etapas de levantamento de dados da fase de imersão, veio a fase de análise e síntese, na qual os insights foram organizados de maneira a obter-se padrões e a criar desafios que auxiliassem na compreensão do problema. Em seguida, foi definida a fase de ideação onde foram geradas as ideias para definição e melhor entendimento do escopo do projeto. Foram utilizadas ferramentas de síntese, criadas nas fases anteriores, para estimular a criatividade da equipe do projeto e geradas soluções. Por último, foi realizada a prototipação com objetivo de validar e testar em campo com os usuários as ideias geradas. As imagens abaixo visam representar o processo de criação do escopo para entendimento do problema através de desenho e propor a solução com a ajuda das equipes multidisciplinares. Somente após a criação deste desenho foi possível unificar o cenário para que os gestores entendessem o problema e a solução para, enfim aprovar o escopo. Só então foi priorizado o projeto de automação na área de TI. Este desenho possui os atores/perfis que participam do processo, os sistemas envolvidos e as etapas de cada tarefa a ser automatizada. As notas explicativas descritas no rodapé servem para esclarecer algumas regras de negócio. Desta forma, pode-se ilustrar através de um desenho o problema e a solução. O advogado, usuário deste cenário, não precisou entender aspectos financeiros e vice-versa. O desenho contém ícones como “R” seguido de numeração o que significa que neste ponto do desenho tem-se um risco associado à auditoria. Já o ícone com “C” seguido de numeração significa que neste ponto existe uma ação que será controlada e verificada pela auditoria. O ícone de relógio significa que neste ponto tem um prazo, especificado no procedimento específico do processo. Os ícones em azul significam que esse processo possui processos antecessores a esta etapa. Os ícones em forma de envelope significam que neste ponto do desenho tem uma mensagem de correio eletrônico que evidencia uma tarefa feita. 47 Os números no final de cada figura significam que este processo continua em outra folha. Figura 11 - Prototipação de Processo e Interface de tela de sistema em projeto de TI Fonte: Próprio autor. Após o entendimento do processo dos fluxos, o sistema pode ser automatizado, mas esta etapa precisa de um detalhamento mais específico. O exemplo abaixo mostra uma tela do fluxo de pagamento, onde o cliente verifica como será o processo de pedido de pagamento de uma despesa judicial. 48 Fonte: Próprio autor. 49 Fonte: Próprio autor. 50 4. CONCLUSÃO Conforme abordado ao longo deste trabalho, o design thinking tem por objetivo inovar em aspectos relacionados ao contexto organizacional. Na definição de escopo de projetos de TI, por muitas vezes, as metodologias tradicionais e as boas práticas da gestão de projetos não são suficientes, apesar de fundamentais, para se atingir sucesso de determinados projetos. Cada projeto é único e carrega consigo seus desafios. Nos dias atuais, as respostas certas já não são mais suficientes. É preciso reformular as perguntas e a forma de identificar o escopo para que se possa atender a real necessidade do usuário/cliente. Torna-se então necessário mobilizar todos os stakeholder identificados no projeto, de forma engajada e colaborativa. A Jornada do Usuário e Shadowing com propotipação em qualquer fase do processo serão cada vez mais utilizados no dia a dia das empresas, visto que deve-se quebrar paradigmas, envolvendo as pessoas de diferentes áreas da empresa. Ao utilizar o design thinking no gerenciamento de projetos, é importante “descontruir” o ‘Escopo Definido’ oriundo de um Termo de Abertura do Projeto, já que nem sempre todos os stakeholders do projeto têm a oportunidade de participar da sua elaboração. Assim pretende-se antecipar o futuro reescrevendo-o no presente, só que da forma certa, ou o mais próximo possível disso, visando entregar maior valor agregado. Com isso, buscamos evitar o retrabalho ou mesmo surpresas desagradáveis como, por exemplo, a seguinte fala do cliente: “Não era nada disso que eu queria.”. Já não é mais segredo que a velha maneira de conduzir negócios – através das metodologias tradicionais - não consegue mais apoiar de forma equilibrada as organizações. Desta forma, o design thinking pode ser utilizado para solução de problemas em condições de incerteza (LIEDTKA, OGILVIE e BROZENSKE, 2014). Projeto linear ou “bem-comportado”, provavelmente obterá sucesso com as metodologias tradicionais. Porém, com o aumento da quantidade de pessoas envolvidas, do nível de incerteza e da complexidade, as ferramentas do design thinking certamente servirão para produzir um produto ou serviço que esteja focado no usuário/cliente principal. 51 Desta forma, acredito ter cumprido o objetivo deste trabalho,que foi o de apresentar uma abordagem para a definição de escopo de um projeto de TI, no qual é necessário inicialmente o entendimento do problema, a identificação do tipo de projeto que será realizado e a aplicação das ferramentas do design thinking. Verificamos também que é fundamental entendermos seu fundamento, baseado na empatia, na colaboração e na experimentação. O sucesso no resultado só será obtido se houver o contato estreito com o usuário do serviço que será criado. A Empatia, Colaboração e Experimentação não saem de moda. Não são tendências, e muito menos dependem de contexto ou cultura para darem certo. Ser mais empático, colaborativo e incansavelmente curioso é a chave para navegarmos de maneira bem-sucedida no mundo atual. (PINHEIRO et al, 2011, p. 12). É impossível obtermos insights para um projeto atrás de um ou vários e-mails ou mesmo sem se levantar da cadeira do escritório. Colocar-se no lugar do ciente/usuário, compreender o seu contexto, o seu dia a dia, a sua rotina e dores é fundamental. Portanto, torna-se fundamental colocar em prática as ferramentas abordadas na fase de imersão, verificado também a importância de cocriar e desenvolver o entendimento do problema, utilizando ferramentas como o mapa de empatia, personas e jornada do usuário para melhor entendimento do que se pretende resolver de fato. E finalmente, indica-se o uso da prototipagem, que fará o cliente sentir e ter o entendimento do produto antes mesmo dele existir, o que eliminará o desperdício de possíveis retrabalhos, manutenções, horas extras e outras perdas. Em um mundo cada vez mais competitivo é necessário se diferenciar. Hoje, o que destaca as empresas bem-sucedidas das demais é a capacidade de inovar, entregar valor e cada vez mais rápido. As organizações que já entenderam isso buscam ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias. O design thinking se apresenta como uma dessas ferramentas, capaz de solucionar problemas e favorecer a inovação. E, com certeza, deve ser adicionada dentro da definição de escopo de projetos. 52 Criatividade e inovação devem fazer parte das competências comportamentais de um gerente de projetos, contudo sabemos que existem limitações que travam a inovação de um projeto. Gerentes de projetos trabalham muito com o controle, a razão, o pensamento analítico, o design thinking ajuda a estimular a nossa capacidade de ser intuitivo, reconhecer padrões, desenvolver ideias que tenham significado emocional além do funcional. Vaz (2015). De forma mais ampla, pode ser também abordado como competência estratégica dentro de uma organização, adicionando valor às estratégias de negócio existentes. “Uma mente que se abre a uma nova ideia, nunca retornará ao seu tamanho original.” (Albert Einstein) 53 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BORINI, 2011. Disponível em http://www.revistagep.org/ojs/index.php/gep/article/view/36, acesso em 23/04/2018) BROWN, 2008. Disponível em www2.ifrn.edu.br/ojs/index.php/HOLOS/article/download/1560/769, acesso em 23/04/2018. BROWN, T. Design Thinking . Rio de Janeiro: Editora Elsevier, 2010. GAEA CONSULTING. Como o Design Thinking pode ser útil em projetos de TI. Disponível em: https://gaea.com.br/como-o-design-thinking-pode-ser-util-em- projetos-de-ti/. Acesso em: 2 out. 2017. KNEIPP et al, 2011. Disponível em http://www.portaldeperiodicos.unisul.br/index.php/EeN/article/view/597/634, acesso em 23/04/2018. 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