Aulas-51-a-60-29-1

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FACULDADE FUTURA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INFORMÁTICA APLICADA À CONTABILIDADE 
 
 
APOSTILA 
PORTUGUÊS II 
 
 
 
 VOTUPORANGA – SP 
 
 
 
1.1 Componentes de software que você precisa para acessar as fontes de dados 
OLAP1 
 
Provedor OLAP um: Para configurar fontes de dados OLAP para o Excel, 
você precisará de um dos seguintes provedores OLAP: 
• Provedor Microsoft OLAP: O Excel inclui o driver de fonte de dados e 
o software cliente que você precisa para acessar bancos de dados criados com o 
Serviços OLAP do Microsoft SQL Server versão 7.0, Serviços OLAP do 
Microsoft SQL Server versão 2000 (8.0), e Microsoft SQL Server Analysis Services 
versão 2005 (9.0). 
• Provedores OLAP de terceiros: Para outros produtos OLAP, você 
precisa instalar drivers adicionais e software cliente. Para usar os recursos do Excel 
para trabalhar com dados OLAP, o produto de terceiros deve estar em conformidade 
com o padrão OLE-DB para OLAP e com o Microsoft Office. Para obter informações 
sobre como instalar e usar um provedor OLAP de terceiros, consulte o administrador 
de sistema ou o fornecedor do produto OLAP. 
Bancos de dados do servidor e arquivos de cubo: O software cliente 
OLAP do Excel oferece suporte a conexões com dois tipos de bancos de dados OLAP. 
Se um banco de dados em um servidor OLAP estiver disponível na rede, você poderá 
recuperar os dados de origem diretamente dessa rede. Caso tenha um arquivo de 
cubo offline que contenha dados OLAP ou um arquivo de definição do cubo, você 
pode conectar-se a esse arquivo e recuperar dados de origem dele. 
Fontes de dados: Uma fonte de dados fornece acesso a todos os dados 
no banco de dados OLAP ou no arquivo de cubo offline. Depois de criar uma fonte de 
dados OLAP, você pode basear os relatórios nela, e retornar os dados OLAP para o 
Excel na forma de um relatório de tabela dinâmica ou relatório de gráfico dinâmico, 
ou em uma função de planilha convertida de um relatório de tabela dinâmica. 
O Microsoft Query: Você pode usar a consulta para recuperar dados de 
um banco de dados externo, como o Microsoft SQL ou do Microsoft Access. 
 
 
1 http://support.office.com/pt-br/article/vis%C3%A3o-geral-do-olap-processamentoanal%C3%ADtico-
online-15d2cdde-f70b-4277-b009-ed732b75fdd6 
AULAS DE 51 A 60 
 
Você não precisa usar o Query para recuperar dados de uma tabela dinâmica OLAP 
conectada a um arquivo de cubo. Para obter mais informações, consulte Usar o 
Microsoft Query para recuperar dados externos. 
 
1.2 Diferenças de recursos entre dados de origem OLAP e não-OLAP2 
 
Se trabalhar com relatórios de tabela e gráfico dinâmicos de dados de origem 
OLAP e de outros tipos de dados de origem, você notará algumas diferenças de 
recursos. 
Recuperação de dados: Um servidor OLAP retorna novos dados para o 
Excel sempre que você alterar o layout do relatório. Com outros tipos de dados de 
origem externa, você consulta para todos os dados de origem de uma vez ou você 
pode definir opções para consultar apenas quando exibir itens de campo de filtro de 
relatório diferente. Você também pode ter várias outras opções para atualizar o 
relatório. 
Em relatórios baseados em dados de origem OLAP, as configurações de 
campo de filtro de relatório, a consulta em segundo plano e a configuração de 
otimização de memória não estão disponíveis. 
Observação: A configuração de memória otimizar também não está 
disponível para fontes de dados OLEDB e para relatórios de tabela dinâmica com 
base em um intervalo de células. 
Tipos de campo: Dados de origem OLAP, campos de dimensão podem ser 
usados somente como linha (série), coluna (categoria) ou campos de página. Campos 
de medida podem ser usados somente como campos de valor. Para outros tipos de 
dados de origem, todos os campos podem ser usados em qualquer parte de um 
relatório. 
Acesso a dados de detalhes: Para dados de origem OLAP, o servidor 
determina que níveis de detalhes estão disponíveis e calcula os valores de resumo, 
para que os registros de detalhes que formam os valores de resumo não estejam 
disponíveis. No entanto, o servidor pode fornecer campos de propriedade que podem 
ser exibidos. Outros tipos de dados de origem não possuem campos de propriedade, 
 
2 http://support.office.com/pt-br/article/vis%C3%A3o-geral-do-olap-processamentoanal%C3%ADtico-
online-15d2cdde-f70b-4277-b009-ed732b75fdd6 
 
mas você poderá exibir o detalhe de base para os valores de campo de dados e para 
itens e exibir itens sem dados. 
Talvez os campos de filtro de relatório OLAP não tenham um item Todos e o 
comando Mostrar Páginas do Filtro de Relatório não esteja disponível. 
Ordem de classificação inicial: Para dados de origem OLAP, os itens 
aparecem primeiro na ordem em que o servidor OLAP os retorna. Você pode, em 
seguida, classificar ou reorganizar manualmente os itens. Para outros tipos de dados 
de origem, os itens em um novo relatório aparecerão classificados na ordem 
crescente por nome de item. 
Cálculos: Servidores OLAP fornecem valores resumidos diretamente para 
um relatório, para que você não pode alterar as funções de resumo para campos de 
valor. Para outros tipos de dados de origem, você pode alterar a função de resumo 
para um campo de valor e usar várias funções de resumo para o mesmo campo de 
valor. Você não pode criar campos calculados ou itens calculados em relatórios com 
dados de origem OLAP. 
Subtotais: Em relatórios com dados de origem OLAP, você não pode alterar 
a função de resumo para subtotais. Com outros tipos de dados de origem, você pode 
alterar funções de resumo para subtotais e exibir ou ocultar subtotais para todos os 
campos de linha e coluna. 
Para dados de origem OLAP, é possível incluir ou excluir itens ocultos quando 
você calcula subtotais e totais gerais. Para outros tipos de dados de origem, você 
pode incluir itens de campo filtro de relatório ocultos em subtotais, mas itens ocultos 
em outros campos são excluídos por padrão. 
 
2 INTRODUÇÃO A SISTEMAS ESPECIALISTA E SOFTWARES DE GESTÃO 
 
2.1 O software de gestão3 
 
O software de gestão, também conhecido como Enterprise Resource Planning, 
ou Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), tem por objetivo facilitar o fluxo 
 
3 https://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos11/49714604.pdf 
 
de informações entre todos os departamentos de determinada organização 
promovendo agilidade, controle e segurança de processos. 
O ERP permite controlar toda a empresa, da produção às finanças, integrando 
e sincronizando todos os departamentos. Algumas etapas são necessárias para a 
implantação do ERP: criação de uma cultura ERP dentro da empresa; aquisição da 
solução (software); treinamento dos usuários; consultoria na implantação do software 
e manutenção do sistema. 
A consultoria é necessária visto que há uma necessidade por mudança de 
cultura, por uma aceitação dos colaboradores pelo uso de uma ferramenta nova, para 
isso geralmente as empresas que desenvolvem esses softwares vendem pacotes que 
englobam a consultoria bem como o treinamento dos funcionários a fim de que os 
mesmos observem os benefícios que o sistema trará para seu trabalho. 
Os softwares ou ERP’s têm como princípios básicos de funcionamento a 
integração, ou seja, a capacidade do software de derivar, a partir de um fato novo, 
todas as decorrências o que acarreta em redução de trabalho, velocidade e 
segurança; e a parametrização que significa informar ao software como são as 
políticas, normas e processos da empresa objetivando adequar o software às 
necessidades atuais da empresa e permitir a sua evolução futura. 
A estrutura típica da maioria dos softwares de gestão será demonstrada a 
seguir, além destes módulos alguns sistemasERP ainda possuem módulos 
adicionais, tais como: Gestão e Controlo da Qualidade; Gestão de Projetos; Gestão 
da Manutenção; entre outros. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Estrutura e funcionamento de um ERP. 
Fonte: https://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos11/49714604.pdf 
 
Business inteligence (BI) 
 
A Inteligência Empresarial, ou Business Intelligence refere-se ao processo 
de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações 
que oferecem suporte a gestão de negócios. 
O conceito surgiu na década de 80 e descreve as habilidades das 
corporações para aceder a dados e explorar informações analisando-as e 
desenvolvendo percepções e entendimentos a seu respeito, o que lhes permite 
incrementar e tornar a tomada de decisão mais pautada em informações. Business 
Intelligence (BI) pode ser traduzido como inteligência de negócios, ou inteligência 
empresarial. Isto significa que é um método que visa ajudar as empresas a tomar as 
decisões inteligentes, mediante dados e informações recolhidas pelos diversos 
sistemas de informação. 
Sendo assim, BI é uma tecnologia que permite às empresas transformar 
dados guardados nos seus sistemas em Informação qualitativa e importante para a 
tomada de decisão. Há uma forte tendência de que os produtos que compõem o 
sistema de BI de uma empresa passem, isoladamente, a prover funções extras que 
auxiliem na tomada de decisões. Todos os sistemas que funcionam numa perspectiva 
de organização da informação, como o ERP podem estar integrados ao BI a fim de 
 
obter todo o fluxo de informações necessário para o funcionamento eficiente da 
organização. 
 
A integração entre ERP e BII 
 
No cenário atual os sistemas ERP são concebidos e implementados, 
geralmente, com uma forte ligação com os sistemas BI, já que os gestores necessitam 
cada vez mais de informações tratadas e agregadas a fim de produzir conhecimento 
para o suporte nas decisões. Os sistemas de BI são utilizados em grande integração 
com os ERP em tempo real, já que permitem a funcionalidade de atualização online, 
adquirindo assim vantagens competitivas muito importantes para as organizações. 
Ainda que existem muitas diferenças entre a tecnologia de base dos ERP’s 
(OLTP - Online Transaction Processing – Processamento de Transações em tempo 
real), e a tecnologia OLAP (Online Analytic Processing – Processamento de Análises 
em tempo real), que é a infraestrutura dos sistemas de BI, existe um conjunto de 
motivos para adotar os sistemas de BI em conjunto com os ERP. 
Segundo o Meta Group (grupo formado por empresas especialistas em suas 
áreas de atuação: Meta IT - Consultoria de TI, Outsourcing, Projetos de 
Desenvolvimento e Serviços utilizando a plataforma SAP, Worbi - Soluções de 
Internet Corporativa e Audicon - Soluções em Tratamento de Informações), existem 
dez principais motivos para as organizações adaptarem-se ao sistema BI em conjunto 
com o ERP, citados abaixo: 
1 - Fornecer informação operacional o mais depressa possível para os 
decisores das organizações; 
2 - Apoiar o sistema de suporte à decisão em tempo real dentro das 
organizações para que as ações daí resultantes possam ser desencadeadas o mais 
rápido e sustentadamente possível; 
3 - Identificar os indicadores que são críticos para acompanhar nos 
processos financeiros das organizações; 
4 - Monitorar as atividades operacionais das organizações para assegurar 
um funcionamento ótimo da sua atividade (não esquecendo que os sistemas de BI 
dispõem normalmente de esquemas semafóricos, em que são utilizadas as cores dos 
 
semáforos de trânsito para assinalar as várias situações possíveis - alerta total, alerta 
em geral e situação favorável); 
5 - Fornecer uma visão macro dos vários parceiros de negócio envolvidos 
(clientes, fornecedores, colaboradores e outros); 
6 - Estabelecer processos de monitorização da atividade da organização 
com indicação dos alertas e dos indicadores que devem suportar o processo de 
decisão; 
7 - Permitir que os vários parceiros de negócio possam aceder a 
informação crítica para o seu relacionamento com a organização, de forma a poderem 
ser integrados efetivamente nas cadeias logísticas de distribuição e 
aprovisionamento; 
8 - Melhorar a capacidade de reação a situações e atividades que tenham 
impacto ao nível de gestão da organização; 
9 - Envolver mais os próprios parceiros de negócio no processo de 
decisão; 
10 - Reduzir os custos associados à falta de integração da componente de 
BI na arquitetura do sistema de informação da organização. 
A implementação do sistema de BI numa organização representa uma 
excelente oportunidade de introdução de novos conceitos de negócio não existentes 
no ERP, conceitos esses, que sustentam uma gestão de performance e estratégica. 
 O principal desígnio de um sistema de BI é oferecer ao Gestor todo o poder 
de análise sobre o negócio, tendo disponível uma visão integrada da organização, 
histórico de informação analítica do negócio, redefinição de conceitos e regras do 
negócio, performance e ferramentas Ad-Hoc (ferramentas com interface amigável de 
exploração analítica da informação, permitindo a construção de análises próprias, 
relatórios e indicadores de negócio de uma forma completamente autônoma). 
 Atualmente observa-se no mercado que os diversos ERP’s já começam a 
disponibilizar como módulo auxiliar um sistema de BI. Nestes casos, já existe uma 
configuração base e genérica do sistema que automaticamente se alimenta dos 
dados existentes no ERP. 
 
 
2.2 Introdução a sistemas baseados em conhecimento4 
 
A expressão inteligência artificial está associada, geralmente, ao 
desenvolvimento de sistemas especialistas. Estes sistemas baseados em 
conhecimento, construídos, principalmente, com regras que reproduzem o 
conhecimento do perito, são utilizados para solucionar determinados problemas em 
domínios específicos. A área médica, desde o início das pesquisas, tem sido uma das 
áreas mais beneficiadas pelos sistemas especialistas, por ser considerada detentora 
de problemas clássicos possuidores de todas as peculiaridades necessárias, para 
serem instrumentalizados por tais sistemas. 
Nem todos os problemas devem ser resolvidos por meio de sistemas 
especialistas. Existem características que indicam se determinado problema deve ou 
não ser instrumentalizado por esta tecnologia. A análise do problema, então, constitui-
se no primeiro estágio do ciclo de desenvolvimento dos sistemas especialistas, 
contribuindo fortemente para o sucesso da implementação do sistema. Buscando 
facilitar o processo de análise do problema, distinguimos dentre outras, algumas 
condições, que, se observadas, poderão contribuir para a identificação do nível de 
adequação do uso da tecnologia de sistemas especialistas para a resolução do 
mesmo: 
• Existência peritos que dominem o segmento do conhecimento que 
encerra o problema, pois é exatamente esse conhecimento que será o responsável 
direto pela resolução do problema; 
• Existência de tarefas que, para serem realizadas, necessitem da 
participação de vários especialistas que, isolados, não possuem conhecimentos 
suficientes para realizá-la, ou seja, o conhecimento necessário para a análise e 
resolução do problema é multidisciplinar; 
• Existência de tarefas que requeiram conhecimento de detalhes que, se 
esquecidos, provocam a degradação do desempenho; 
• Existência de tarefas que demonstrem grandes diferenças entre o 
desempenho dos melhores e dos piores peritos; 
 
4 Extraído na íntegra do artigo: MENDES, R. D. Inteligência artificial: sistemas especialistas no 
gerenciamento da informação. Ciência da Informação, v. 26, n. 1, Brasília, jan/apr., 1997 
 
• Escassez de mão de obra especializada sobre o conhecimento 
requerido para a solução doproblema. 
Com a emergência desta técnica, evidenciaram-se alguns importantes 
aspectos, até então inexplorados, como, por exemplo, o aumento significativo da 
produtividade de um especialista, na execução de tarefas especializadas, quando 
assistido por um sistema inteligente. 
Outro aspecto relevante é a portabilidade destes sistemas especialistas, por 
serem passíveis de desenvolvimento e utilização em microcomputadores. Isto os 
tornam bastante populares e acessíveis. Em geral, os sistemas com raciocínio 
automatizado podem ser utilizados incorporando bancos de dados já existentes na 
organização, ou sendo incorporados ao conjunto de ferramentas disponíveis nos 
bancos de dados. 
Sob nosso ponto de vista, a ciência da informação e muitas outras áreas 
podem encontrar nos sistemas especialistas, eficientes ferramentas para o 
gerenciamento da informação. Disponibilizar ferramentas para suporte à tomada de 
decisão, neste caso, vai mais além do que fornece gráficos e tabelas ao usuário, 
significa prestar-lhes orientação, na identificação de suas necessidades, simulando 
cenários e possibilitando maior exatidão e confiabilidade nos seus resultados. 
 
2.3 Vantagens da utilização de sistemas especialistas5 
 
Os benefícios advindos da utilização da técnica de sistema especialista são 
diferentes daqueles obtidos pelos sistemas tradicionais, por tratar-se de sistemas 
dotados de inteligência e conhecimento. Dentre outras vantagens, podemos destacar: 
• Um sistema especialista é capaz de estender as facilidades de tomada 
de decisão para muitas pessoas. O conhecimento dos especialistas pode ser 
distribuído, de forma que possa ser utilizado por um grande número de pessoas; 
• Um sistema especialista pode melhorar a produtividade e desempenho 
de seus usuários, considerando que o provê com um vasto conhecimento, que, 
certamente, em condições normais, demandaria mais tempo para assimilá-lo e, 
consequentemente, utilizá-lo em suas tomadas de decisão; 
 
5 Ibidem. 
 
• Sistemas especialistas reduzem o grau de dependência que as 
organizações mantêm quando se vê em situações críticas, inevitáveis, como, por 
exemplo, a falta de um especialista. As pessoas morrem, ficam doentes, tiram férias 
e até optam por melhores ofertas de trabalhos; ao assim proceder, tornam as 
organizações em que trabalham vulneráveis e extremamente dependentes de suas 
decisões. Ao registrar o conhecimento de empregados nos sistemas especialistas, 
promove-se uma significativa redução no grau de dependência entre empresa e 
presença física do empregado; 
• Sistemas especialistas são ferramentas adequadas para serem 
utilizadas em treinamentos de grupos de pessoas, de forma rápida e agradável, 
podendo servir, após o treinamento, como instrumento para coleta de informações 
sobre o desempenho dos treinandos, obtendo subsídios para reformulação das lições 
para a obtenção de melhor desempenho, além de prestar suporte imediato para os 
treinandos durante a utilização dos conhecimentos na realização de suas tarefas 
diárias. 
 
2.4 Estrutura básica de um sistema especialista6 
 
A estrutura básica para um sistema especialista, é constituída por três 
elementos fundamentais: base de conhecimento, motor de inferência e interface com 
o usuário, conforme pode ser observado na figura, a seguir: 
 
 
 
Fonte: MENDES (1997). 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 Ibidem. 
 
2.5 A base de conhecimento e de informações de diversas fontes 
 
A Base do conhecimento não é uma simples coleção de informações. A 
tradicional base de dados com dados, arquivos, registros e seus relacionamentos 
estáticos é aqui substituída por uma base de regras e fatos e também heurísticas que 
correspondem ao conhecimento do especialista, ou dos especialistas do domínio 
sobre o qual foi construído o sistema. Esta base de regras e fatos interage com o 
usuário e com o motor de inferência, permitindo identificar o problema a ser resolvido, 
as possibilidades de solução e o processo de raciocínio e inferência que levam a 
conclusões sobre o problema submetido ao sistema. 
Na interação com a base de fatos e regras e com o usuário, obtêm-se as 
informações necessárias para a resolução do problema. Devido à utilização de 
heurísticas, o usuário é requerido pelo sistema para prestar informações adicionais e, 
a cada pergunta respondida pelo usuário ou a cada nova informação, reduz-se o 
espaço de busca a ser percorrido pelo sistema, encurtando-se o caminho entre o 
problema e sua solução. Pode-se, também, desencadear-se um processo de 
aprendizagem automática internamente no sistema. Isto quer dizer que o sistema 
especialista provido de mecanismos de aprendizagem é capaz de analisar e gerar 
novas regras na base conhecimento e ou armazenar informações sobre novos fatos, 
ampliando a capacidade do sistema em resolver problemas, cada vez em que este 
for utilizado. Isto é transparente para o usuário, ou seja, o usuário não percebe que 
todo este processo acontece durante uma sessão de utilização do sistema 
especialista. 
Diante disto, importante se faz que o sistema seja cuidadosamente projetado, 
de forma que seja capaz de analisar novas situações, extrair novas regras e analisar 
e deletar regras redundantes, complementar regras conflitantes, permitindo uma 
depuração constante da base de conhecimento. Caso contrário, a base de 
conhecimento poderá crescer indiscriminadamente, promovendo uso extensivo da 
memória, possibilitando uma degradação no desempenho do sistema, bem como 
tornando-o custoso e inviável. 
Desta forma, inicialmente uma base de conhecimento pode ser construída 
com poucas regras, mas, dependendo da complexidade do ambiente e das 
necessidades de informações variadas, esta base poderá eventualmente crescer para 
 
milhares de regras e fatos. Assim, é preciso que se tenha o cuidado de implementar 
instrumentos internos de refinamento que possibilitem podas na árvore de decisão e 
cortes na base de conhecimento, para que o processo de busca localize segmentos 
cujas regras e fatos contemplem os instrumentos necessários que conduzam à 
solução dos problemas em questão. 
Os mecanismos de aprendizagem, que podem ser implementados nos 
sistemas especialistas, permitem que o sistema aprenda cada vez que for utilizado 
ao se deparar com regras e fatos novos. Isto é possível em virtude da estrutura 
modular da base de conhecimento, permitindo a adição ou deleção de novos 
elementos sem alterar a lógica global do sistema. 
 
2.6 Otimize a gestão com softwares ERP7 
 
Você quer fazer um levantamento das matérias-primas necessárias para o 
seu negócio? Quer otimizar o controle do estoque? Gerir a folha de pagamento e até 
o relacionamento com os clientes? Os softwares ERP permitem que você realize 
todas essas operações em um lugar só. 
 
Utilizar softwares de gestão facilita a organização de seu negócio e libera sua equipe de tarefas 
burocráticas. (Foto: iStock, Getty Images) 
Fonte: http://destinonegocio.com/br/empreendedorismo/softwares-de-gestao-facilitam-
aorganizacao-de-sua-empresa/ 
 
 
 
 
 
7 http://destinonegocio.com/br/empreendedorismo/softwares-de-gestao-facilitam-a-organizacaode-
sua-empresa/ 
 
Softwares ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos 
Empresariais) são programas de computador voltados para o gerenciamento de um 
negócio que ajudam na organização através de um sistema integrado de aplicações. 
Estes softwares buscam integrar em um só programa ferramentas para gerir múltiplas 
facetas da operação, incluindo as etapas de planejamento de produtos, 
desenvolvimento, produção, vendas e marketing. 
Outro tipo de software que ajuda na organização da empresa são os CRM 
(sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente), tanto que muitossoftwares ERP já integram as funções CRM. 
Estes programas, como o próprio nome diz, mantêm um registro de 
informações sobre o contato dos consumidores com o negócio. Informam, por 
exemplo, quando o cliente fez sua última compra, qual o valor, quantas compras fez, 
qual o volume das transações ao longo do tempo. Em suma, ajudam a traçar um perfil 
do cliente. 
 
2.7 Como os softwares podem ajudar na organização de um negócio8 
 
Softwares de gestão permitem que os gestores de uma empresa tenham mais 
conhecimento sobre as operações do negócio, desde a cadeia de abastecimento 
até a satisfação do cliente. Com isso, fica mais fácil identificar desperdícios, eliminar 
ineficiências, melhorar a relação com os clientes e facilitar a colaboração em tempo 
real. 
Em geral, sistemas de gestão permitem a visualização total das operações da 
empresa, o que facilita a identificação de problemas e torna os funcionários mais 
informados para tomar decisões. Informações financeiras, por exemplo, passam a 
estar sempre atualizadas em tempo real, graças à integração entre os canais 
financeiros, de distribuição e de produção. 
Facilitar o acesso a informações-chave permite que a empresa acerte mais 
em suas decisões e, consequentemente, tenha uma vantagem competitiva sobre a 
concorrência. 
 
8 http://destinonegocio.com/br/empreendedorismo/softwares-de-gestao-facilitam-a-organizacaode-
sua-empresa/ 
 
Com a automação dos processos, os softwares também auxiliam na 
organização da empresa por eliminarem a necessidade de retrabalho na hora de 
computar informações, bem como a duplicação de uma mesma tarefa e a 
necessidade de processar informações a mão. Isso permite que a mão de obra seja 
melhor aproveitada. 
Se você tem pouco capital para investir, é possível encontrar versões 
gratuitas de softwares de gestão com funções básicas, mas que já facilitam a 
organização de seu negócio. No entanto, se a sua empresa precisar de funções mais 
avançadas, em geral, é necessário pagar uma mensalidade para utilizar destes 
programas. 
 
2.8 O que é ERP: principais benefícios de contar com um software de gestão9 
Uma boa ideia e uma dose de força de vontade são fundamentais para 
começar a empreender — mas isso não é tudo para garantir o sucesso do seu 
negócio. Planejamento, sabedoria para alocar os recursos e uma boa definição de 
metas são aspectos igualmente importantes nessa jornada. Exatamente por isso, é 
preciso conhecer os benefícios de um software de gestão ERP. 
Ainda que o gestor tenha sua própria maneira de controlar as finanças e os 
demais dados do negócio no início, é importante que ele profissionalize, automatize 
e facilite o acesso a tantas informações à medida que o seu empreendimento vai 
crescendo. 
Quando o controle é bem-feito, isso ajuda ainda mais no crescimento do 
negócio. Portanto, a melhor solução para coordenar os diferentes aspectos da sua 
empresa é contar com um bom software de gestão. 
No post de hoje, você vai conferir os benefícios de um software de gestão 
ERP. E o que essa ferramenta pode trazer para o seu empreendimento. 
Mas antes, é importante entender a definição de ERP! 
 
 
 
 
 
9 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
 
2.9 O que é ERP?10 
 
ERP é a sigla para Enterprise Resourse Planning, que em tradução livre 
significa planejamento de recursos empresariais. Os ERPs, portanto, são sistemas de 
gestão que cuidam de todas as operações que acontecem diariamente em uma 
empresa. Eles oferecem visibilidade, funções analíticas e eficiência em todos os 
aspectos do seu negócio. 
É importante entender que o ERP possui um pacote de funcionalidades 
básicas que são complementadas por módulos integrados entre si. Os dados 
inseridos formam uma base única, que pode ser utilizada pelos diversos 
departamentos de acordo com as permissões estabelecidas. 
Os módulos contemplam áreas específicas da empresa como: 
• Faturamento, 
• Estoque, 
• Departamento financeiro, 
• Contabilidade e tributário, entre outros. 
 
 
 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao 
 
 
 
 
2.10 Por que o sistema ERP é modular? 10 
 
A divisão modular é uma maneira de permitir a customização do ERP em 
função das particularidades de cada segmento de mercado e até mesmo das 
características do próprio negócio. 
 
 
Dessa forma, as empresas adquirem todas as funcionalidades que 
necessitam e pagam apenas por elas. 
Com um produto modular, elas não precisam arcar com o custo de recursos 
que não são utilizados em seu ramo de operações. Se pensarmos na indústria 
moveleira, por exemplo, podemos ver que ela possui necessidades diferentes de uma 
loja. 
A indústria precisa garantir a sincronia perfeita entre realização: 
• De pedidos dos clientes; 
• Produção e suprimento do estoque de matéria-prima. 
Já um estabelecimento que se preocupa apenas com a venda de um produto 
pronto, tem necessidades diferentes. Portanto, não precisa das mesmas 
funcionalidades. 
Entre os módulos necessários que um software de gestão deve contar para 
garantir performance para as empresas, podemos destacar: 
• Comercial; 
• Manufatura; 
• Financeiro; 
• Suprimentos; 
• Custos; 
• Administrativo. 
 
Conheça os benefícios de um software de gestão na sua empresa 
 
Agora que você entendeu o que é ERP, conheça as vantagens que ele traz 
para o seu negócio: 
• Amplia informações gerenciais; 
 
10 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
• Agiliza e automatiza os processos; 
• Melhora a tomada de decisões; 
• Simplifica a gestão; 
• Reduz o retrabalho; 
• Reduz os custos; 
• Conformidade com a legislação; 
 
• Segurança na informação; Controle de prazos. 
Para que estes benefícios fiquem claros, vamos saber mais sobre cada um 
deles? 
 
Informação compartilhada 
 
Com a adoção de um ERP, o sistema vai fornecer aos diversos 
departamentos ou membros de sua equipe todas as informações importantes do 
negócio, atualizadas e em tempo real. 
Ocorre que, em muitas pequenas empresas, cada setor possui o próprio 
sistema de dados ou métodos de controle. Em momentos cruciais do negócio, isso 
pode dificultar a costura de informações. 
Se o software de gestão estiver implantado na organização, não haverá a 
necessidade de reintroduzir dados. Ou ainda de comparar informações de diferentes 
origens. 
Assim, a empresa ganhará uma melhoria na produtividade, aceleração nos 
processos e o cumprimento de ordens. Bem como a diminuição dos retrabalhos. 
Isso porque o sistema padroniza e integra os diversos setores para permitir uma 
gestão uniforme. 
 
Agiliza e automatiza os processos 
 
Uma empresa que realiza suas tarefas sem estruturação certamente terá 
muito retrabalho. Além de perder tempo e produtividade cruciais para o sucesso do 
negócio. Ao utilizar um sistema de gestão integrado, esse problema é resolvido em 
pouco tempo por meio da implantação de processos ágeis e enxutos. 
 
Assim, as pessoas passam a conhecer os processos e seguir à risca as 
indicações do sistema. O resultado disso é uma melhora no tempo de resposta 
aos fornecedores e clientes. 
 
 
 
Fonte: https://www.foccoerp.com.br 
Melhora a tomada de decisões 
 
A disponibilidade de dados os torna mais confiáveis e integrados. Logo, cada 
setor se beneficiará da seguinte forma: 
• O gestor será capaz de aumentar a agilidade e a qualidade de suas 
tomadas de decisão; 
• Quem cuida da produção na empresa vai poder identificar ocasionais 
gargalos nos processos internos. Isso é importante pois evita que os prazos de 
expedição e níveis de produtividade sejam afetados; 
• A seção financeira conseguirá visualizar diversos aspectose 
sazonalidades para dar base a um melhor planejamento; 
• Quem cuida do estoque vai ter muito mais dados de controle. Poderá 
avaliar entradas e saídas do acervo e para cumprir a linha de pedidos; 
• A divisão de RH saberá mais a fundo sobre a necessidade de 
recrutamento ou realocação de pessoal. Isso de acordo com as demandas da 
empresa e mudanças no mercado; 
 
• Os funcionários terão uma visão global do negócio. E isso fará com que 
eles tenham base para chegar às melhores soluções em cada circunstância. 
 
 
Reduza os erros nos processos 
 
O ERP reduz a multiplicação dentro de sua gestão e amplia a padronização. 
Com isso, sua equipe fica livre para se concentrar em tarefas mais importantes. 
E ainda permite que a empresa lide com o aumento dos volumes de negócio 
de forma eficiente. Isso porque suprime os controles e ocupações manuais. 
Desta forma será mais fácil identificar as melhores ações para cada operação 
da empresa. Isso com base nos históricos e demais dados. Assim, haverá uma 
impressionante diminuição dos erros e imprecisões nas rotinas. 
 
Simplifica a gestão 
 
Como vimos anteriormente, um software de gestão conta com módulos 
integrados, que atendem todos os setores de uma empresa. Isso dá a possibilidade 
de gerenciar os recursos disponíveis e o tempo empregado nas atividades 
operacionais. Tudo de forma ágil e eficiente. Desta forma é possível deixar de lado 
planilhas e métodos menos eficientes. 
Com toda a informação centralizada em uma única ferramenta, a gestão da 
empresa torna-se mais simples e, consequentemente, mais eficaz. 
 
Reduz retrabalho 
 
A utilização de um software ERP possibilita que as informações de uma 
empresa estejam centralizadas e padronizadas. O que garante ao gestor acesso em 
tempo real e com confiabilidade. Isso permite que seja possível fazer ajustes em 
processos e a realizar um planejamento mais eficiente. 
Com isso há uma redução do tempo de trabalho e dos custos 
operacionais. Isso porque os processos automatizados garantem o desperdício de 
recursos. 
 
 
 
Conformidade com a legislação vigente 
 
Um dos principais benefícios de um software de gestão é a sua adequação à 
legislação vigente no país. As ferramentas de gestão procuram atender à disciplina 
legal específica. E também à normatização de cada segmento de atuação. Desta 
forma, auxilia as empresas na sua relação com o Fisco e suas obrigações tributárias. 
Devido à crescente exigência do governo, cada vez mais as empresas estão 
abandonando os sistemas caseiros, os seus pequenos modelos de controle ou as 
tradicionais planilhas. Logo, ao substituí-los por um sistema ERP, elas conseguem 
acompanhar as demandas legais. 
 
Reduz os custos da sua empresa 
 
À primeira vista, dizer que um software de gestão ajuda na redução de custos 
da sua empresa pode parecer um pouco estranho. Porém saiba que o investimento, 
que pode parecer alto em um primeiro momento, trará economias para a sua 
organização em médio prazo. 
A redução nos custos já começa em demandas simples. Como a diminuição 
do desperdício de papel, tinta e manutenções da impressora. 
Mas é claro que o trabalho de um sistema de gestão não se resume a isso. 
De fato, o software vai poupar o tempo que os colaboradores gastam para gerar e 
revisar os dados. Que resultam nas conhecidas horas extras. E muitas outras 
reduções de despesas que quase nunca são percebidas antes da implantação da 
tecnologia nas rotinas da empresa. 
 
Segurança na informação 
 
Sem dúvidas, a perda dos dados é um pesadelo que tira a noite de sono de 
muitos gestores. Imagine ter todas as informações da sua empresa apagadas ou 
corrompidas de uma hora para outra. Preocupante, não é mesmo? 
Para que nada de prejudicial aconteça com os dados da sua empresa, a 
adoção de um software de gestão permitirá que eles fiquem armazenados em um 
único lugar e com total segurança. Além disso, as informações serão sempre 
 
atualizadas e resguardadas pelos backups de rotina. Que protegem seus dados 
de problemas tecnológicos e acidentes. Assim, um sistema ERP pode trazer muita 
tranquilidade para os gestores. 
 
Maior controle dos prazos 
 
De fato, a competitividade do mercado faz com que muitas empresas operem 
no limite para arcar com as despesas. Desse modo, pagar juros e multas representa 
um aumento nas saídas da organização e mais aperto no fluxo de caixa. E as contas 
são muitas: tributos, pagamento de fornecedores, empréstimos etc. 
Vale dizer que diversas vezes as obrigações deixam de ser cumpridas no 
prazo. Talvez por um simples esquecimento da data de vencimento. E isso, de fato, 
é muito frustrante para o gestor. 
No entanto, a implantação de um software de gestão pode evitar que os 
prazos sejam perdidos por distrações. Isso porque ele possibilita a criação de 
alertas sobre vencimentos e rendimentos. Dessa forma, permitem ao gestor se 
programar para as entradas e saídas do negócio e compreender melhor o fluxo de 
caixa da organização. 
 
Rentabilizar o negócio é a principal vantagem do ERP 
 
Já deu para perceber que um ERP traz muitos benefícios à gestão de uma 
empresa, e a torna muito mais competitiva. 
• Automação e otimização dos processos; 
• Eliminação de erros; 
• Redução do retrabalho; 
• Redução da necessidade de ocupar funcionários com tarefas 
burocráticas e repetitivas; 
• Maior controle das operações; 
• Facilidade no controle de estoque e suprimentos; 
• Sincronia entre vendas, produção e compras; 
• Integração de dados entre departamentos; 
• Utilização de informações do faturamento para a atualização de 
dados financeiros, contábeis e cálculos tributários em tempo real; 
 
• Geração facilitada de relatórios gerenciais, que embasam a 
tomada de decisões e garantem assertividade. 
 
Isso impacta diretamente na qualidade do produtos e serviços ofertados 
e na gestão das pessoas. Ocasionando em uma ampliação da rentabilidade do 
negócio. 
 
2.11 Como o sistema de gestão ERP ajuda a empresa11 
 
Os softwares para o planejamento dos recursos empresariais são 
provavelmente o investimento mais relevante. Isso entre tantas novidades 
tecnológicas desenvolvidas para a gestão de empresas. 
Se você ainda tem dúvidas quanto à importância desse tipo de sistema, 
preparamos este post para explicar o que é um ERP e que benefícios ele pode 
garantir a uma companhia. 
Dessa forma, o software de gestão ERP é uma solução completa para o 
negócio. Isso torna o software uma opção indispensável para qualquer empresa que 
queira controlar seus processos, gerir melhor os recursos e assim prosperar. 
 
Aumento da produtividade 
A melhor forma de aumentar a produtividade em qualquer empresa é 
empoderando seus funcionários. Esse empoderamento envolve entregar as 
ferramentas certas na mão dos profissionais. Desta maneira eles podem fazer seu 
trabalho da melhor forma possível. 
A ideia base do ERP para o aumento da produtividade é a redução de rotinas 
burocráticas e repetitivas. Com menos protocolos e relatórios tendo que ser feitos, 
os colaboradores podem focar nas suas reais responsabilidades. 
 
 
 
11 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
 
 
Identificação de problemas com o sistema de gestão ERP 
 
A resolução de problemas, para ser bem executada, pressupõe dois 
princípios: 
• Entender o que está acontecendo; 
• Traçar um plano de ação para ajustar a situação. 
Em ambos os casos, ter acesso às informações é essencial. 
O software de gestão ERP é uma ferramenta muito útil nesse processo. Por 
ele fornece uma visão 360° da empresa. Ou seja, ter informações sobre todos os 
setores de maneira integrada. É mais fácil entender o que está acontecendo, 
identificar o ponto problemático e planejar uma solução. 
 
Simplificação dos processosde gestão 
 
A transparência provinda da implementação do ERP, além da centralização 
de operações, melhora infinitamente o fluxo de trabalho. Isso acontece graças à 
unificação do banco de dados e à automação de processos administrativos. 
Com pagamentos, pedidos e cadastros sendo feitos de maneira automática, 
parte do processo gerencial é adiantado. Somado a isso, a reunião de dados em um 
único local evita o desperdício de tempo e facilita comparações e análises. 
 
 
Melhor integração entre setores 
 
Com o crescimento da empresa, a necessidade de criação de setores é um 
acontecimento imediato. Se por um lado essa setorização é benéfica para segmentar 
funções e trabalhos dentro da organização. Por outro ela dificulta a administração. Já 
que cada setor rege seu andamento de uma forma e sob uma regra burocrática. 
Quando implementamos um ERP, a ideia base é que todos os setores 
estejam submetidos às mesmas regras e que alimentem a plataforma da mesma 
maneira. Isso permite que a comunicação seja mais direta entre eles. 
Com isso, o setor de estoques pode, por exemplo, emitir um pedido de 
compras para a área de compras e sempre manter a matéria-prima no nível mínimo 
necessário, evitando parada da produção ou excesso de compras. 
 
Preparação para o crescimento da empresa 
 
O software de gestão ERP é uma base tecnológica essencial para qualquer 
companhia que vise crescer. Grandes organizações são dependentes desse tipo de 
solução para conseguir controlar as variadas atividades que nelas acontecem. 
Por isso, ao buscar um software mais robusto e adequar toda a empresa 
à sua utilização, estamos projetando um negócio que crescerá. Ele já estará 
pronto para suportar maiores demandas e não será necessária uma futura adequação. 
 
Redução de custos 
 
O primeiro aspecto em que a empresa nota uma redução drástica de custos 
é na sua folha de pagamento. 
O ERP auxilia na dispensa a contratação de funcionários para a 
realização de tarefas repetitivas ou burocráticas. 
 
Portanto, existem duas possibilidades: trabalhar com um grupo reduzido ou 
realocar os recursos humanos para atividades mais produtivas. 
Fundamentais para o aumento do faturamento da companhia e do seu lucro. 
 
 
Possibilidade de integração com outras ferramentas 
 
Além de integrar os diferentes setores de uma mesma companhia, o ERP 
pode ser integrado a outras ferramentas. 
Alguns exemplos que têm ganhado destaque na atualidade são os 
softwares: 
• BI (Business Intelligence); 
• CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de 
Relacionamento com o Cliente). 
No caso da indústria moveleira, também vale destacar a possibilidade de 
integrar o ERP ao CAD. 
Portanto, a empresa não precisa lidar com uma série de informações 
espalhadas entre os sistemas legados e separados. Todas elas podem ser reunidas 
em um único local, facilitando o acesso e a análise desses dados. 
 
Relatórios e dados precisos para a tomada de decisão 
 
Vamos falar mais deste tema à frente, mas é importante destacarmos este 
ponto aqui. Um ERP ajuda a compilar relatórios já existentes. Ou possibilita 
customizar situações que sejam estratégicas e/ou necessárias para atender o 
negócio. Ele é capaz de lidar com dados complexos e apresentá-los de maneira 
simples e compreensível, auxiliando na tomada de decisão. 
 
Mobilidade e flexibilidade 
 
Com um ERP o usuário pode acessar os dados e analisar as informações a 
partir de qualquer máquina. Ou mesmo de dispositivos móveis. 
Assim ele permite que os dados sejam acessados no momento em que são 
necessários. E com isso viabiliza negociações ou embasa decisões em uma reunião. 
Isso tudo acontece sem comprometer a segurança. O usuário utiliza seu login 
e sua senha. E com isso só poderá visualizar as informações para as quais terá 
permissão, de acordo com a sua função na empresa. 
 
 
Cultura colaborativa 
 
O software de gestão facilita a comunicação entre os membros das 
equipes quando proporciona uma plataforma colaborativa. Ela pode funcionar 
tanto como um banco de conhecimento quanto como uma ferramenta para buscar 
suporte diante de problemas desconhecidos para aquele usuário. 
Afinal, por que um colaborador deveria gastar uma quantidade substancial de 
tempo para desenvolver uma solução que outros já utilizaram? A plataforma 
possibilita que esses funcionários troquem experiências entre si. E desta maneira, 
contribuem para o aumento da produtividade do grupo como um todo. 
 
Segurança dos dados 
 
Já mencionamos o login e o acesso restrito como uma questão de segurança. 
Porém o ERP contribui com mais do que isso. O sistema de gerenciamento 
empresarial cria backups para as informações inseridas, garantindo que, em caso de 
dano aos equipamentos da empresa, as cópias dos dados permaneçam intactas. 
Outra vantagem é a proteção por meio de antivírus e firewalls. Os 
fornecedores proporcionam soluções especializadas para o problema, garantindo todo 
um aparato de segurança para as informações. 
 
 
 
2.12 Funcionalidade indispensáveis em um ERP13 
 
Integração de informações 
 
O primeiro ponto a ser observado é a capacidade do ERP de integrar 
informações. Um dos principais entraves à produtividade dentro das 
organizações é justamente a dificuldade para manter todos os dados reunidos 
em um único sistema. E este é um dos motivos mais comuns para erros também. 
Quando a empresa trabalha com sistemas modulares diferentes para 
cada departamento, que não “conversam” entre si, ocorre uma grande 
dificuldade: 
• Os mesmos dados precisam ser inseridos em 
diversos programas; 
• Gera a necessidade de retrabalho; Aumenta a 
possibilidade de erros. 
 
Além disso, gestores de departamentos diferentes nem sempre 
conseguem visualizar informações que, embora pertinentes aos seus cargos, 
foram inseridas em módulos inacessíveis para eles. 
Por isso a integração é fundamental. Assim, todos os colaboradores 
ou gestores que necessitam trabalhar com determinadas informações têm 
acesso a elas de forma simples, rápida e segura. O que agiliza processos. 
 
Automatização de processos 
 
Quando os processos de uma empresa não estão devidamente 
automatizados, isso significa que a organização precisará dispor de um ou vários 
funcionários para realizar esses procedimentos. 
Esse encadeamento de tarefas atrasa a realização de atividades e 
está muito mais propenso a erros. Mas sabemos que a principal consequência 
é o impacto sobre a folha de pagamento. 
A automatização elimina esse problema à medida que uma única ação 
desencadeia todos os outros procedimentos correspondentes ao processo. 
Assim, é correto afirmar que existirá uma sequência lógica para que os dados 
 
se transformem em informações. E será a partir daí que teremos condições 
melhores para tomarmos as decisões necessárias. Garantindo desta forma, 
integração das áreas e acuracidade das informações. 
 
2.12.1 Realização de atividades e controle14 
 
A integração irá auxiliar no controle do fluxo correto das informações 
entre as 6 grandes áreas da gestão: 
• Comercial; 
• Suprimentos; 
• Manufatura; 
• Custos; 
• Financeiro; Administrativo; 
• RH. 
As atividades impostas pelos modelos de negócios exigem uma série 
de controles e, geralmente, de pessoas para realizá-los. Por isso, essa é uma 
das mais importantes funcionalidades do sistema de gestão. Com ele, todas 
essas funções poderão ser automatizadas, garantindo precisão às operações 
e redução da necessidade de pessoal. 
 
2.12.2 Emissão de relatórios gerenciais12 
 
Os relatórios são importantíssimos para embasar a tomada de 
decisões dentro de uma companhia. No entanto, compilar esses dados 
manualmente ou com as ferramentas convencionais (planilhas, por exemplo) 
é extremamente trabalhoso.E ainda por cima, consome horas dos 
funcionários e amplia os riscos com erros. 
Além disso, os dados nunca correspondem ao que está acontecendo 
em tempo real e a possibilidade de os relatórios conterem erros é muito 
grande. Por isso, muitos gestores simplesmente desistem deles e acabam 
baseando suas decisões apenas no feeling. 
 
12 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
Um software de gestão garante a solução para esse problema. Com 
poucos cliques, o usuário do sistema pode selecionar as informações que ele 
deseja. E ainda emitir um relatório preciso e atualizado, no momento em que 
precisar. 
 
 
Fonte:www.foccoerp.com.br 
2.13 Como escolher o ERP ideal para a empresa16 
 
Se você já começou a pesquisar o assunto, deve ter notado que o 
mercado tem inúmeras opções de ERPs. Como você pode fazer uma boa 
escolha e garantir que o sistema escolhido atende às necessidades da sua 
organização? 
Selecionamos alguns critérios que podem ajudá-lo a fazer essa escolha. 
Confira: 
 
Analise as funcionalidades 
 
Já falamos sobre esse tema no tópico anterior. Mostramos que um ERP 
pode realizar atividades e automatizar tarefas que a maioria das pessoas sequer 
imaginou. Mas a grande questão é: quais são, exatamente, as necessidades do 
seu negócio? 
Não adianta dispor de um sistema com recursos que não são relevantes 
para o seu negócio. Um software de gestão pode controlar um estoque com 
extrema eficiência. Mas se a sua empresa tem um processo ou controle 
 
específico, o sistema precisa ajudá-lo a controlá-lo de maneira eficaz, 
respeitando a sua realidade. 
Então, o primeiro passo para tomar uma decisão certeira não é conhecer 
as possibilidades que o mercado oferece. E sim os seus próprios processos. Um 
mapeamento detalhado é fundamental para encontrar o ERP capaz de abranger 
essas funcionalidades da melhor maneira possível. E ainda atender às 
expectativas da sua empresa. 
Uma das principais vantagens do sistema é justamente a possibilidade 
de encontrar um sistema adequado às necessidades da sua empresa e ao seu 
modelo de gestão, e não o contrário. Afinal, cada negócio tem características 
diferentes, que devem ser atendidas pelo software. 
 
Avalie a escalabilidade 
 
Não importa se o negócio é administrado pelo seu fundador. Ou se hoje, 
depois de várias gerações, as decisões são tomadas por um conselho. A 
expectativa, em ambos os casos, é de: 
• Crescimento; 
• De expansão; 
• De gerar lucro. 
 
Por isso é fundamental escolher um fornecedor capaz de garantir a 
escalabilidade do sistema. Isso significa que ele precisa ser desenvolvido por 
uma empresa sólida, que tenha a possibilidade de expandir sua base de dados 
e prover a mesma qualidade à medida que o negócio cresce e se fortalece. 
Quer o crescimento da companhia seja gradual ou exponencial, o fato é 
que o fornecedor precisa assegurar que o software continue suportando 
as operações e os propósitos de gestão. Além disso, ela precisa se 
comprometer a oferecer um serviço de qualidade e garantir a segurança da 
informação. 
 
 
 
 
 
Priorize sistemas flexíveis e responsivos 
 
Seu negócio possui características únicas. Por isso, quando o ERP 
permite customizações, as chances dele se adequar perfeitamente às 
necessidades da sua companhia são maiores. Sugerimos, apenas, uma boa 
dose de cuidados se o índice de customização for elevado, mostrando que o 
software em questão não é aderente. 
Outro ponto importante diz respeito à responsividade. Isso significa que 
o sistema poderá ser utilizado também em dispositivos móveis e com acessos 
mais amigáveis. Essa facilidade garante que o gestor tenha acesso às 
informações completas e possa tomar decisões de onde estiver, com todo o 
respaldo necessário. 
A responsividade também garante agilidade às equipes remotas. Um 
representante comercial, por exemplo, pode conduzir uma negociação de forma 
muito mais eficiente se tiver fácil acesso ao histórico do cliente durante uma 
reunião. 
Portanto, é importante procurar um fornecedor que possa oferecer esse 
tipo de recurso e garantir a entrega de um sistema ágil e eficaz. 
 
Calcule a relação custo X benefício do investimento 
 
Um software de gestão representa um custo importante para as 
organizações. Portanto, é perfeitamente normal que as empresas esperem um 
retorno não só imediato, mas principalmente em médio e longo prazos. 
Por isso, a escolha não deve levar em consideração apenas o preço 
estipulado para o desenvolvimento e a implementação do sistema. Assim como 
não é prudente escolher o fornecedor mais barato, optar pelo mais caro também 
não é garantia de um retorno satisfatório. 
A melhor alternativa é considerar a relação custo-benefício do 
investimento. É preciso comparar os sistemas disponíveis no mercado e 
analisar cada recurso oferecido pelos fornecedores. 
Compare as propostas com o seu levantamento de necessidades. Após 
considerar as vantagens e desvantagens de cada uma delas, você poderá 
 
identificar aquelas que apresentam os benefícios que a sua empresa precisa por 
um custo razoável. 
Leve em consideração que, por se tratar de um investimento em médio 
e longo prazos, o fornecedor precisa oferecer recursos relevantes para a gestão. 
Assim, o ERP deve contribuir para decisões certeiras, que colocam a empresa 
à dianteira de seus concorrentes. 
 
Considere o suporte oferecido 
 
Atualmente a maioria das operações de uma empresa depende de 
ferramentas tecnológicas. Isso significa que, quando o sistema falha, muitos 
procedimentos são interrompidos e a organização pode parar. 
Por isso, é fundamental contratar um fornecedor comprometido a 
oferecer suporte rápido e restabelecer o pleno funcionamento do sistema 
no menor prazo possível. Essa exigência é imprescindível para evitar perdas 
decorrentes de paralisação por períodos prolongados. 
Antes de apenas confiar no que uma empresa promete, faça as devidas 
averiguações. Contate clientes atuais e anteriores e verifique se o fornecedor 
realmente está disponível para suporte nos momentos em que é necessário. 
Também é importante checar o horário de atendimento. O ideal é que o 
suporte funcione em horários que vão além do período comercial, e que utilize 
vários canais para contato — presencial, online, por telefone, chat etc. 
 
 
Avalie a experiência e a tradição do fornecedor 
 
Não negamos aqui que o desenvolvimento e a implantação de sistemas 
ERP são complexos e longos, que exigem um conhecimento mais profundo dos 
processos da companhia e a preparação dos colaboradores. 
Agora imagine realizar todo esse esforço e investimento para, em pouco 
tempo, descobrir que o fornecedor simplesmente não se manteve no mercado? 
Diante da impossibilidade de suporte, a empresa precisa trocar seu ERP. Para 
isso ela reiniciará todo o processo e terá que fazer um aporte ao investimento 
inicial etc. 
 
Esse problema pode ser evitado com a contratação de um fornecedor 
experiente e com alguma tradição no mercado. Uma empresa sólida tem 
chances muito maiores de permanecer firme mesmo em tempos de crise, 
garantindo a assistência que seus clientes necessitam. 
 
 
Fonte: www.foccoerp.com.br 
2.14 Como implementar um ERP13 
 
Vale ressaltar que o ERP abrange todas as áreas da organização. Como 
se pode esperar, trata-se de um sistema de alta complexidade, que envolve 
o processamento de uma enorme quantidade de dados. 
Por isso, sua implementação deve ser muito bem preparada. O 
fornecedor do software, a empresa cliente e o integrador responsável pela 
implantação precisam atuar de forma totalmente alinhada. 
Todo o processo precisa ser devidamente monitorado para garantir uma 
resposta imediata caso ocorra algum problema. Evitar esses contratempos 
ainda é o melhor caminho, e paraisso é possível tomar alguns cuidados: 
 
Avalie o impacto sobre o negócio 
 
 
13 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
 
 
 
 
 
Lembre-se que o ERP integrará todas as áreas da companhia. Por 
isso, os efeitos da implementação também se estendem a todos os 
departamentos. Eles devem ser entendidos e planejados desde o início do 
projeto, acompanhados de todo um trabalho de gestão de mudanças. 
 
Seja cuidadoso quanto à escolha do fornecedor 
 
Saiba como a empresa se porta não só durante o processo de vendas, 
mas como atende após a implementação e qual é o suporte que ela efetivamente 
oferece aos seus clientes. Recomendamos os mesmos cuidados em relação ao 
integrador. 
 
Defina o projeto 
 
Não se trata apenas da implementação do ERP, mas principalmente de 
todas as atividades que envolvem a migração para um novo sistema, a 
documentação dos processos e a validação de dados. 
Há uma série de procedimentos que precisam ser realizados antes, 
durante e depois da implementação do software de gestão. Antes do início do 
projeto, o ponto fundamental é a revisão meticulosa de cada operação 
efetuada na companhia. 
A equipe de implantação precisa entender como cada processo acontece 
e quais são os dados utilizados para que possam automatizá-los por meio do 
software. Isso exige uma intensa troca de informações ao longo da criação e da 
implementação, além da revisão constante para saber se o sistema oferece 
inicialmente os mesmos resultados da operação atual, e já na sequência, outros 
muito mais eficazes. 
 
Forme uma equipe responsável pela supervisa e implementação 
 
A implementação de um ERP envolve todo o negócio, e não apenas o 
time de TI. Por isso, é altamente recomendável formar uma comissão interna 
para supervisionar e conduzir a mudança. 
 
Seus membros devem ter plena autoridade para rejeitar ou aprovar 
requisitos para a definição do escopo e para entrar em contato com a equipe de 
implantação sempre que necessário. 
Recomenda-se que essa equipe inclua pessoas com poder e 
autoridade, onde transitarão nos diferentes níveis da organização engajando a 
todos para a correta implantação do sistema proposto. 
 
Mantenha a atenção voltada ao projeto 
 
Como o desenvolvimento de um projeto de ERP costuma ser um 
processo longo, não é difícil que a empresa perca o foco e deixe de acompanhá-
lo de perto. Isso é um erro. Pois a falta de atenção a detalhes pode fazer com 
que se perceba, lá na frente, que o sistema não atende às necessidades reais 
da companhia. 
Acompanhar o projeto atentamente garante que as falhas sejam 
detectadas precocemente, facilitando a correção imediata. Assim, minimiza-se 
o risco de encontrar problemas na fase de implementação que possam gerar 
grandes transtornos e resistência dos usuários. 
 
Não negligencie o treinamento 
 
Mesmo que um projeto seja tecnicamente perfeito, ele não vai gerar o 
retorno desejado se os seus usuários não estiverem capacitados a utilizá-lo. 
Quando isso acontece, a equipe vê apenas problemas e dificuldades, e não os 
benefícios que o software oferece. 
Para não correr o risco de que os seus colaboradores utilizem 
minimamente o sistema sem explorar todos os recursos disponíveis, invista em 
treinamento. A equipe formada para essa tarefa deve estar apta a capacitar cada 
funcionário a obter os melhores resultados a partir do sistema. 
Mais do que isso, é importante que eles conheçam as atividades dos 
colaboradores e demonstrem como esses recursos vão contribuir para facilitar a 
realização das tarefas, otimizar o tempo, eliminar erros, entre outras vantagens. 
 
 
 
 
2.15 COMO TIRAR MELHOR PROVEITO DO ERP14 
 
Como já falamos no início do post, a implementação do software de 
gestão gera diversos benefícios para a empresa. No entanto, para aproveitar 
integralmente o investimento, é fundamental atentar-se para alguns pontos: 
 
Conheça as necessidades da empresa 
 
Entenda as operações da empresa e cada processo que o ERP pode 
automatizar. Não há necessidade de agregar recursos que a sua organização 
não utiliza no dia a dia ou utilizar um sistema que não contempla as operações 
que precisam ser integradas. 
Portanto, o ideal é escolher um software adequado para as demandas 
específicas do setor, como um sistema de gestão para a indústria moveleira, ou 
de bebidas, setor metal-mecânico, e assim por diante. 
Antes de contratar o fornecedor e definir o projeto, analise seu negócio, 
faça um levantamento minucioso dos processos e, principalmente, identifique as 
principais dificuldades e os pontos críticos. 
Por exemplo: se a empresa gasta muito dinheiro com a folha de 
pagamento e uma boa parte desse pessoal só está lá para cumprir tarefas 
burocráticas e repetitivas, esse é um ponto crítico. Portanto, analise as 
necessidades da organização e concentre os esforços nesses aspectos. 
 
 
 
 
14 https://www.foccoerp.com.br/gestao-empresarial/software-de-gestao/ 
 
Alimente o sistema permanentemente 
 
Um sistema é alimentado por informações. Para que elas sejam úteis, 
devem ser atualizadas diariamente, ou perderão a relevância. 
Suponhamos, por exemplo, que um problema para o seu negócio seja a 
inadimplência de clientes. Em algum momento será necessário realizar alguma 
ação para solucionar essa questão. 
Mas imagine o constrangimento ou os transtornos que a empresa pode 
enfrentar caso, baseado em um relatório desatualizado, seu departamento de 
cobrança tome alguma medida contra alguns clientes que resolveram suas 
pendências financeiras recentemente. 
Uma das vantagens do ERP é justamente a capacidade de fornecer 
relatórios e controles gerenciais a partir de poucos cliques, mas é 
fundamental que, ao obter esses dados, eles revelem a situação da empresa em 
tempo real, permitindo providências exatas. 
A melhor solução para isso é a integração total do sistema. Assim, os 
dados das operações realizadas são automaticamente compartilhados com os 
setores pertinentes e autorizados para isso. 
Também é importante sensibilizar os colaboradores e garantir que, 
quando couber a eles a inserção de informações, esse trabalho seja feito 
imediatamente. 
 
Saiba utilizar todas as funções 
 
Para realmente usufruir de todos os benefícios que um software de 
gestão pode garantir a uma empresa, nada é tão eficaz quanto a capacitação do 
pessoal. Muitas equipes se ocupam com tarefas desnecessárias, que poderiam 
ser realizadas pelo sistema, simplesmente por não conhecerem essa função no 
sistema. 
Portanto, quanto mais você e sua equipe conhecerem o ERP, melhor 
saberão utilizá-lo e mais relevante ele será para o negócio. 
 
 
Faça do ERP um aliado estratégico 
 
Infelizmente, em grande parte das organizações a tecnologia ainda 
desempenha um papel meramente operacional. Embora ela represente uma 
enorme vantagem competitiva mesmo com essa limitação, sua empresa pode 
obter muitas outras vantagens com um ERP. 
A principal delas é o papel estratégico da tecnologia. Em um mercado 
complexo, tomar decisões gerenciais apenas com base no feeling dos gestores 
— por mais experientes que eles sejam — pode ser fatal. 
O ERP fornece todas as informações que o negócio precisa para 
que as decisões sejam baseadas em dados (data-drived), aumentando a 
precisão e a efetividade das ações da companhia. 
Além disso, os dados do software de gestão podem ser combinados com 
ferramentas de Business Intelligence. Dessa forma os gestores têm acesso a 
uma análise detalhada tanto da situação interna quanto do cenário externo, e 
podem conduzir a companhia rumo ao sucesso. 
Enfim, um ERP é definitivamente o primeiro passo para colocar uma 
empresa no rumo da eficiência e alcançar uma performance de alto nível.Quando planejado e implementado de forma correta, ele é capaz de 
melhorar processos, integrar informações, otimizar recursos, reduzir custos e 
fornecer dados fundamentais para embasar as decisões da diretoria, garantindo 
um diferencial competitivo importante para a empresa.