II_AEventos

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Conteudista: Prof.ª M.ª Aila Maria Leite Figueiredo
Revisão Textual: Esp. Pérola Damasceno
 
Objetivos da Unidade:
Entender o conceito e a importância do planejamento e organização em
eventos;
Conhecer os serviços e os profissionais que trabalham com eventos.
 Material Teórico
 Material Complementar
 Referências
Planejamento em Eventos
Introdução
Esta Unidade tem como objetivo entender a importância do planejamento e a organização de um
evento. Quanto mais correto e organizado um evento for, mais demonstrará as habilidades,
responsabilidades e competência de seus organizadores.
Quando pensamos em planejamento, em qualquer situação da vida, estamos procurando
estabelecer caminhos para que os erros sejam evitados ou que, caso ocorram, tenhamos
soluções rápidas para resolvê-los. 
No dicionário Michaelis on-line, temos a seguinte definição para a palavra planejamento:
Não podemos esquecer que cada evento é único e não existe a possibilidade de ser refeito,
portanto, temos de planejá-lo pensando nos mínimos detalhes a fim de não termos de mudar as
estratégias de execução no meio do caminho e demonstrar desorganização da equipe.
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 Material Teórico
Ato de projetar um trabalho, serviço ou mais complexo
empreendimento;
Determinação dos objetivos ou metas de um empreendimento, como também da
coordenação de meios e recursos para atingi-los; planificação de serviços;
Dependência de uma indústria ou repartição pública, com o encargo de planejar
serviços.
Preparado(a) para aprofundar um pouco mais neste assunto? Vamos lá!
Conceito em Planejamento de Evento
O planejamento adequado do evento é que vai determinar o seu sucesso ou fracasso e se é viável
ou inviável. Depende não apenas do ajuste do serviço ao programado, mas também da sintonia
entre a estrutura operacional, os profissionais envolvidos e as informações colhidas no
momento da contratação do evento. 
Para o processo de organização, vale considerar aspectos básicos, de caráter operacional, mas
não menos importantes para a programação e realização adequadas do evento.
É importante que os prazos estabelecidos no planejamento do evento sejam cumpridos
criteriosamente, com a finalidade de não se perder o controle das atividades.
É necessário atenção aos mínimos detalhes, pois podemos organizar uma reunião sem prestar
atenção se esta é de caráter informal entre amigos ou com representantes de Estado, por
exemplo, quando é necessário seguir normas preestabelecidas que devem constar no
planejamento.
E onde começa o processo de planejamento do evento?
Vai depender se é um evento novo e inédito ou se é um evento que já aconteceu ou acontece com
frequência, como é o caso de feiras e congressos, por exemplo, mas tudo começa por meio de
um estudo de viabilidade do evento acontecer. 
Há um primeiro encontro com o solicitante ou contratante, no qual é feito o briefing, ou seja, são
colhidas todas as informações e ideias para que o estudo de viabilidade possa ser realizado.
Em planejamento de eventos que acontecem com frequência ou já aconteceram, o planejamento
começa realizando-se um estudo da avaliação final da última edição, levando-se em
consideração todos os acertos e erros e a inclusão de novas ideias nas quais o contratante tenha
interesse; estabelece-se onde foi encerrado e quais as metas/objetivos se deseja alcançar com o
desenvolvimento da nova edição.
Segundo Freund (2013), um planejamento adequado exige vários fatores:
Em Síntese 
Para organizar ou planejar um evento, é necessária uma análise
criteriosa e consciente do evento e ter conhecimento de alguns itens
pode facilitar esse processo, como por exemplo:
Briefing e avaliação do evento;
Planejamento;
Organização;
Distribuição das tarefas;
Cronograma, programa e cerimonial;
Avaliação das atividades;
Evento.
Existem algumas ferramentas para auxiliar o organizador de eventos na fase de planejamento.
Entre elas:
Para não se esquecer de informações pertinentes à boa organização do evento, é interessante ter
sempre em mão uma lista de checagem com os pontos a serem conferidos.
Colher o máximo de informações e sugestões sobre o evento e
seus participantes;
Ajustar tais informações à estrutura operacional, acrescentando os diferenciais;
Conhecer a estrutura logística do espaço onde se realizará o evento;
Distribuir as funções e responsabilidades com antecedência, conforme
características do evento;
Manter afinação entre os setores envolvidos, principalmente terceirizados;
Ser detalhista para garantir qualidade.
Formulário de Levantamento de dados do Evento ou Ficha
Técnica;
Proposta e Orçamento;
Contrato;
Checklists;
Avaliações;
Planilha de Custos.
Como Planejar um Evento
Ao se planejar um evento, é fundamental que o programa, o cronograma e o cerimonial estejam
em perfeita harmonia.
Cada evento exige uma programação e preparação diferente e por isso conhecer o cliente,
entender seus objetivos e expectativas é imprescindível.
Para organizar qualquer tipo de evento, existe a necessidade de se fazer previamente análise
criteriosa e bem consciente, não só da ideia, mas de todos os itens envolvidos. 
Existem seis fases na preparação de um evento. 
Vamos conhecê-las e nos aprofundar o que diz respeito ao Planejamento de Eventos?
1ª Fase – Avaliação e ideia do evento: nesta fase, vamos ouvir
todos os pedidos, as ideias e sugestões do contratante e qual o
motivo do evento;
2ª Fase – Planejamento: o prazo mínimo para a organização de um
evento é de, normalmente, três meses a um ano. Há eventos
anuais que quando se encerram já se começa a pensar e captar
ideias para o próximo, como é o caso do Carnaval. Na fase de
planejamento, devemos identificar todas as necessidades do
evento a ser desenvolvido, como: 
Qual o tipo de evento?
Quais serão os requisitos para desenvolver este evento?
Qual será o cronograma das atividades?
Após conhecer as fases do evento, é importante também conhecer as suas etapas.
Etapa do Planejamento
Devemos estar atentos a todos os contratos que serão assinados; sugere-se que sejam
desenvolvidos modelos padronizados e todos arquivados em pastas de fácil acesso; também é
importante que se tenham cópias para o caso de perda e uma cópia digitalizada, pois, ao final,
tudo será arquivado no computador.
É necessário desenvolvimento de estudos para que se verifique se na data escolhida para o
evento não ocorrerão eventos similares ou megaeventos próximos ao local escolhido, pois isso
pode dificultar o acesso e ser um fator que poderá pesar negativamente para que o público
chegue ao seu evento. 
Também é necessário verificar, de acordo com o porte do evento, questões relacionadas à
hospedagem e transportes, seja rodoviário ou aéreo. Oferecer este serviço para participantes de
Qual será a verba disponível para a execução?
3ª Fase – Análise para os procedimentos de organização: que estratégias
serão utilizadas no que se refere à organização geral do evento
(comunicação, divulgação, parceiros, patrocínios, etc.)?
4ª Fase – Avaliação para os procedimentos de controle do evento: definições de
orçamentos e controle de responsabilidades e caixa;
5ª Fase – Análise dos procedimentos de execução do evento:
operacionalização do evento;
6ª Fase – Avaliação Final das condições de realização do evento: verificar se os
recursos financeiros previstos coincidem com os reais.
um congresso, por exemplo, é um diferencial positivo para o seu evento, pois essas pessoas
podem vir de outras regiões ou estados e não conhecer o local.
Etapa do Pré-evento 
Esta etapa é o período que começou o evento. Neste caso, vamos pensar em uma festa na qual já
chegou o primeiro convidado. Todos devem estar nos seus postos ou praças de serviço: a
recepcionista na entrada com a lista em mão, checando a presença e autorizando a entrada;
outra recepcionista encaminha à mesa (se for o caso); o garçom começa o serviço de bebidas e
alimentos; o DJ já está a postos com o som, etc. A festa transcorre e, caso
houver algum
acontecimento no decorrer do evento, o organizador deve estar atento aos horários, sempre
com o cronograma em mão, checando a chegada do mestre de cerimônias, por exemplo, e se ele
não chegar no horário combinado, entrar em contato. Deve haver o maior controle possível.
Etapa do Transevento
Nesta etapa, já teremos definido questões como: tipo, porte e características do evento.
Portanto, agora é necessário se preocupar com questões burocráticas. Usemos o exemplo de um
evento tipo Congresso, em que devemos saber quais serão as palestras, quem serão os
palestrantes convidados, ordem e horários das apresentações, como estes palestrantes
chegarão ao evento, se precisarão de local para se hospedarem, quem serão os profissionais
responsáveis por recepcionar essas pessoas e conduzi-las até o evento, se será necessário
entregar material de apoio para os participantes e quem fará isso.
Etapa do Pós-evento
O último convidado, assim como o cliente ou contratante, foram embora. Neste momento,
começa a etapa de pós-evento, ou seja, realizar toda a desmontagem do salão.
Nesta etapa, existe a logística reversa, ou seja, tudo que os fornecedores trouxeram para o
desenvolvimento do evento (mesas, cadeiras, louças, som, etc.) deve voltar para o seu lugar de
origem. 
Para isso acontecer, existem prazos. Em alguns locais, isso deve ser feito imediatamente após o
término do evento, pois senão é necessário o pagamento de outra diária do espaço; já em outros
locais, existe horário para que a desmontagem seja realizada e estas informações devem estar
devidamente afinadas com todos os fornecedores, pois caso não ocorra de forma correta, pode
acarretar o pagamento de multas.
Ao final do evento, o organizador também executará os relatórios e avaliações do evento. Ele é
responsável em oferecer um feedback a todos os colaboradores, fazer o levantamento dos
pontos positivos e negativos do evento, e, quando for o caso, efetuar os pagamentos aos
colaboradores, checar se está tudo em ordem; é ele quem redige uma carta de agradecimento ao
cliente, colocando-se à disposição para futuras parceiras.
Sabemos que para acontecer o evento é necessário que tenha uma equipe muito bem-preparada
para realizá-lo. Então, vamos conhecer os profissionais que fazem parte desta equipe?
Equipe de Trabalho no Desenvolvimento de Eventos e
Possibilidades de Serviços Terceirizados
Durante o processo de Planejamento, uma parte muito importante que pode garantir o sucesso
ou o fracasso do evento é definir a equipe de colaboradores e quais são as funções que serão de
responsabilidade de cada profissional.
Figura 1 – Reunião de Planejamento 
Fonte: Getty Images
 
#ParaTodosVerem. Imagem de uma reunião com quatro membros da equipe,
sendo duas mulheres e dois homens, responsáveis por planejar e organizar o
evento e sobre a mesa da sala de reunião estão os laptops. Fim da descrição. 
Neste momento, também avaliaremos a necessidade de contratação de serviços terceirizados,
pois essa é uma possibilidade atraente de negócios, haja vista que você não terá muitos gastos
com esse colaborador, apenas o contratará por um período específico e pagará somente por este
período e pelos tipos de serviço mais comumente utilizados em Eventos, de modo geral. 
A seguir, veremos como estas funções podem ser divididas e quais as responsabilidades de cada
área.
Organizador de Eventos: desenvolve, planeja, organiza, realiza
e administra o evento;
Tão importante quanto um bom planejamento é o controle no momento da execução, pois todo
cuidado é pouco para que as coisas não fujam do controle e se coloque tudo a perder.
Durante a organização, é necessário o auxílio de apoios que darão suporte à montagem do
evento. São eles:
Coordenador de Eventos: controla e delega as responsabilidades no evento.
Comercializa os espaços físicos para os eventos, entre outras atividades;
Recepcionista de Eventos: profissional que recebe os participantes, convidados,
autoridades. Este profissional é quem acolhe, orienta, acomoda as pessoas, fornece
informações, distribui materiais e supervisiona tudo, buscando manter a ordem e a
disciplina;
Mestre de Cerimônias: pessoa que trabalha diretamente e que deve estar em
sintonia com o cerimonialista. Responsável pela apresentação do evento,
procedendo à leitura do roteiro e conduzindo a solenidade;
Cerimonialista: pessoa responsável pela organização do cerimonial/programa, de
acordo com o protocolo do evento.
Operacional;
Secretaria;
Cabine de som/luz/tradução;
Logístico;
Pessoal;
Externo;
Tradução simultânea;
 No que diz respeito à contratação de colaboradores terceirizados, os tipos de serviços são os
mais variados, como foto e vídeo, decoração, animação, assessoria, serviço de alimentos e
bebidas, material gráfico, equipamentos, manobristas, seguranças e equipe de limpeza.
É função do organizador de eventos verificar quais são as necessidades de contratação, durante
a fase de planejamento, e fazer com que esteja tudo certo no dia da execução. 
Devemos estar atentos para que os colaboradores terceirizados:
Para se contratar equipe terceirizada, necessita-se:
Socorristas/brigadistas/médicos/bombeiros.
Estejam utilizando uniformes;
Estejam recebendo treinamento do coordenador e explicações sobre o que é o
evento e sua importância no desenvolvimento das atividades;
Estejam recebendo orientações e esclarecimentos para que, caso algum convidado
questione, possam atender à solicitação;
Não estejam soltos e afastados;
É função do coordenador de equipe preparar um contrato de prestação de serviços
para estes colaboradores.
Pesquisa de preços/qualidades/benefícios;
Análise qualitativa;
Pagamento mediante nota fiscal.
A empresa que está direcionando os profissionais terceirizados normalmente efetua o
pagamento dos colaboradores da seguinte forma:
Outra forma:
Em eventos menores, o pagamento aos terceirizados pode ser feito direto após o evento.
O objetivo do planejamento em eventos é abarcar todas as variáveis e suas influências, positivas
e negativas, no desenvolvimento do evento.
Durante a etapa de planejamento, temos de levantar todos os pontos, sendo muito criteriosos e
minuciosos, não nos esquecendo de nada, pois a partir do momento em que o planejamento
entra em execução e são necessárias mudanças, significa que não foi bem planejado.
Quando o organizador termina um planejamento, é importante que passe para o coordenador
geral ler e sugerir mudanças e alterações; depois, deve apresentar para o contratante para
aprovação das estratégias e do orçamento para a realização do evento.
30% no ato da assinatura do contrato de prestação de serviços;
30% um mês antes do evento;
40% após o evento, na entrega do relatório final.
50% no ato da assinatura do contrato de prestação de serviços;
50% após o evento, na entrega do relatório final.
Captação de Recursos e Patrocínios 
Para o desenvolvimento de qualquer tipo de evento, é necessária a captação de recursos e, em
alguns tipos, eles contribuem para agregar marca e valor ao evento que está sendo desenvolvido.
Figura 2 – Um cifrão 
Fonte: Getty Images
 
#ParaTodosVerem. Imagem de arrecadação de fundos para realização de
eventos. À esquerda, tem um cifrão grande sendo puxado por três pessoas
através de uma corda. Fim da descrição.
Pode ser um ponto positivo algumas empresas terem seus nomes ou marcas relacionadas a
algum tipo de evento, pois significa que ela está apoiando alguma causa ou tem a mesma
filosofia que o objetivo do evento. 
As empresas que participam como patrocinadoras ou apoiadoras dos eventos veem nestes a
possibilidade de divulgação da sua marca.
Patrocínio
Quando uma empresa resolve patrocinar um evento, seja ele cultural, esportivo ou social, seu
objetivo maior é o retorno comercial. Quando um organizador de eventos vende cota de
patrocínio, ele dá o direito à empresa responsável de obter vantagens de marketing.
Considera-se patrocínio:
Doações
Outra maneira de se
obter verbas para desenvolvimento de eventos é por meio de doações,
podendo ser diretamente em dinheiro ou de outras formas, como objetos para serem rifados ou
leiloados e convertidos em espécie.
Retorno de Imagem
Por retorno de imagem entendemos que uma empresa tem interesse em divulgar sua marca no
evento, portanto, ela pode optar, por exemplo, em pagar os materiais gráficos e neste ter
impressa a sua logomarca.
Fornecimento de suporte financeiro ou material para alguma
atividade, com o objetivo de obter benefícios comerciais;
Provisão de recursos (financeiros, humanos e físicos) para organizar um evento ou
atividade, em troca de uma associação direta com o patrocinador;
Direito de suporte em um evento (esportes ou artes) ou de interesse social
(educacional ou ambiental), com o propósito de associar a marca da empresa ou
produto com o evento.
Independente da forma de captação de recursos que seja escolhida, é muito importante que se
tenha um projeto do evento muito bem feito e escrito, no qual esteja claro o retorno que a
empresa terá se aceitar patrocinar o evento, bem como não se deve esquecer-se de, no dia da
reunião, levar uma apresentação bem montada, com todos os dados, para despertar o interesse
da empresa em se tornar parceira no evento.
Se o evento para o qual você está cogitando patrocínio é a primeira edição, apresente resultados
e prestações de conta de outros eventos, demonstrando transparência e credibilidade, de modo
que o patrocinador tenha confiança no trabalho desenvolvido. 
Apresente os temas que foram ou serão abordados no evento, público presente ou estimativa de
público e número de pessoas beneficiadas. 
Se o patrocínio for para eventos que já tiveram outras edições, leve os dados do último evento,
mostrando o que ele tem a ganhar se aceitar colaborar e ser um patrocinador.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia que tem por objetivo promover melhorias contínuas durante
todos os processos.
Figura 3 – Ciclo PDCA 
Fonte: Adaptada de Getty Images
 
#ParaTodosVerem. Imagem de um ciclo dividido em quatro partes, cujo centro é
uma bola grande amarela; no lado superior esquerdo, a primeira parte está na
cor azul e escrito “Plan”; seguindo para o lado superior direto, a segunda parte
está na cor lilás e escrito “Do”; logo abaixo, no canto inferior direto, na cor rosa,
está escrito “Check”; e do lado direto, na cor verde, está escrito “Act”. Fim da
descrição.
Etapas
Modelos de Planilhas de Custos, Lista e Ckecklist
As Figuras a seguir exemplificarão planilhas de custos, listas e planilhas de planejamento.
P – planejar: nesta etapa, planejamos o que fazer. Estabelecer
objetivos a serem alcançados, o que e como fazer para atingir
esses objetivos e estabelecer um plano para alcançar
resultados;
D – desenvolver: nesta etapa, fazemos conforme o planejado. Estabelecer critérios
para treinamento para que as situações não fujam do controle. Todas as tarefas
devem ser efetuadas conforme o planejado;
C – conferir: nesta etapa, comparamos o resultado obtido com o resultado
planejado e estudamos as diferenças. Estabelecer se os resultados foram alcançados
conforme planejado e estabelecidos nos objetivos;
A – agir: nesta etapa, caso necessário, tomamos uma ação corretiva para “acertar”
o que for preciso, ou seja, corrigimos o que não deu certo. Estabelecer os critérios
para caso seja necessário desenvolver correções nos métodos, de modo que os erros
ou desvios não ocorram mais, e procurar melhorar o sistema de execução das
tarefas.
Figura 4 – Planilha de Custos 
Fonte: Wikimedia Commons
 
#ParaTodosVerem. Imagem de uma tela de computador, com uma planilha de
custo na cor azul, com três tabelas pequenas inseridas. Fim da descrição.
Figura 5 – Lista de Planejamento
 
#ParaTodosVerem. Imagem apresenta um círculo no centro e oito em sua volta,
todos de cor azul, no círculo central está escrito MRP (Planejamento de
Recursos de Produção) e os que estão em sua volta representam algumas etapas
ou fases de planejamento de evento. Fim da descrição.
Figura 6 – Modelo de planilha de Planejamento 
Fonte: Reprodução
 
#ParaTodosVerem. Imagem de uma planilha de planejamento estratégico com
cabeçalho na cor verde, que corresponde à fase 1, em que constam as atividades
que deverão ser organizadas ou desenvolvidas dentro do prazo planejado,  o
nome do responsável pela atividade e o mês em que elas serão executadas. No
final da planilha, no canto superior direito, consta a fase 2, em cor vermelha,
que corresponde ao prazo limite para realização dessas atividades.  Fim de
descrição.
Figura 7 – Planilha de Planejamento para uma Festa de
Casamento 
Fonte: Reprodução
 
#ParaTodosVerem. Imagem apresenta uma planilha de planejamento para uma
festa de Casamento em que consta o orçamento para realizado do evento. Fim da
descrição.
Em Síntese 
Quando se trata de evento, é fundamental o seu planejamento e
organização. É importante sempre ter em mãos todas as informações
para saber como acontecerá o evento e, desta forma, planejá-lo e
organizá-lo da melhor forma possível, uma vez que o sucesso do
evento dependerá dessas duas ações, lembrando que todos os eventos
são únicos e, às vezes, não será possível realizá-lo novamente.  Por
isto, é importante observar todos os detalhes, pois com certeza eles
farão a diferença no resultado do evento.
Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade:
  Livros  
Gestão e Organização de Eventos, Andréa Nakane 
Este livro apresenta um panorama geral dos eventos, desde o
planejamento até a organização e a classificação de eventos. 
NAKANE, A. M. Gestão e organização de eventos. São Paulo: Editora Pearson, [s.d.].
Organização de Eventos, Protocolo e Cerimonial: do público
ao corporativo, do presencial ao digital, Alan Santos de
Oliveira 
OLIVEIRA, A. S. Organização de Eventos, Protocolo e Cerimonial: do público ao corporativo, do
presencial ao digital. Curitiba: InterSaberes, 2022.
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 Material Complementar
  Vídeos  
Planejamento de Eventos: Tudo o que Você Precisa Saber 
O vídeo apresenta os passos necessários para desenvolver um planejamento de evento.
Como Ser um Organizador de Eventos de Sucesso 
O vídeo apresenta algumas dicas de como ser um organizador de eventos.
#05 - Planejamento de eventos: tudo o que você precisa saber
#01 - Como ser um organizador de eventos de sucesso
https://www.youtube.com/watch?v=vlA5_JjfZCw
https://www.youtube.com/watch?v=WK86pJdoNtc
  Leitura  
Como Organizar um Evento: O Guia Completo 
O artigo apresenta um guia completo, mostrando, passo a passo, como organizar eventos
acadêmicos ou científicos de sucesso.
Clique no botão para conferir o conteúdo.
ACESSE
https://blog.even3.com.br/como-organizar-um-evento/
ANDRADE, R. B. Manual de Eventos. Caxias do Sul, RS: Educs, 2007.
CZAJKOWSKI, A.; CZAJKOWSKI, S. Uma estratégia baseada em experiências. Curitiba:
Intersaberes, 2017. 
FONTES, W. G.; SILVIA, B. R. Evento: estratégias de planejamento e execução. São Paulo:
Summus, 2011. 
FREUND, F. T. Festas e Recepções. Rio de Janeiro: SENAC Nacional, 2013. 
WATANABE, T. A. Apostila: Organização de Eventos – Fundamentos e tipologia em Eventos.
Universidade Cruzeiro do Sul, 2010.
ZITTA, C. Organização de Eventos: da ideia à realidade. Brasília: SENAC: 2012.
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 Referências