Módulo 1 - Aspectos gerais da classificação e avaliação

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APRESENTAÇÃO
OBJETIVOS DO CURSO
MÓDULO 01: ASPECTOS GERAIS DA CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO
MÓDULO 02: ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS
MÓDULO 03: ELABORAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
MÓDULO 04: ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE E
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ENCERRAMENTO
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, RELATIVOS ÀS
ATIVIDADES-FIM
Seja bem-vindo ao curso de Elaboração de Instrumentos de Gestão de Documentos Arquivísticos, relativos às
atividades-fim!
Esta é mais uma oportunidade de você aprimorar seu conhecimento técnico a respeito das atividades que
envolvem a elaboração e aplicação de instrumentos técnicos de gestão de documentos, especificamente o
Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
O curso tem por finalidade capacitar os membros das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
(CPAD) de órgãos/entidades do Poder Executivo federal a realizar a elaboração do Código de Classificação e
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos às atividades-fim.
Ao longo do curso, iremos abordar as seguintes questões:
os aspectos gerais da classificação e avaliação;
as etapas para elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;
Lição 1 de 8
APRESENTAÇÃO
a elaboração do código de classificação de documentos; 
a elaboração da tabela de temporalidade e destinação de documentos. 
Esperamos que a partir deste curso você compreenda de forma objetiva a importância da elaboração de
instrumentos de gestão de documentos, bem como que a aplicação de tais instrumentos irá impactar
positivamente as atividades do órgão/entidade.  
O B J E T I V O S D O C U R S O
O objetivo geral deste curso é capacitar de forma básica os membros de Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos (CPAD), de órgãos/entidades do Poder executivo federal, para a elaboração de
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo, relativos às
atividades-fim. 
M Ó D U LO 0 1 : A S PE C TO S G E R A I S D A C L A S S I FI C A Ç Ã O E
AVA L I A Ç Ã O
Lição 2 de 8
OBJETIVOS DO CURSO
Neste módulo iremos apresentar os conceitos básicos de classificação e avaliação, bem como suas principais
características e princípios; compreender as vantagens e desvantagens do método funcional; apresentar a
aplicação da hierarquia e o desenvolvimento das classes e subclasses do código de classificação, bem como a
estrutura funcional do código de classificação. 
Ao final deste módulo, você será capaz de:
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MÓDULO 01: ASPECTOS GERAIS DA
CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO
reconhecer os conceitos básicos de classificação e avaliação;1
distinguir os tipos de classificação existentes;2
identificar as vantagens do método funcional de classificação;3
compreender a hierarquia das funções, subfunções e atividades desenvolvidas;4
1 . A PR E S E NTA Ç Ã O D A G E S TÃ O D E D O C U M E NTO S
1. APRESENTAÇÃO DA GESTÃO
DE DOCUMENTOS 
Vamos iniciar nosso curso abordando que a gestão de documentos é indicada como política pública de arquivo
do Estado brasileiro no § 2º, art. 216, da Constituição Federal de 1988, em que lemos:
Assim, serve como instrumento de ação que apoia a administração, cultura e desenvolvimento científico a ser
promovido obrigatoriamente pelo poder público por meio da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. 
distinguir a estrutura funcional das classes e subclasses e seu desenvolvimento.5
“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem.”
No sentido mais amplo, a gestão de documentos visa assegurar ao governo e cidadão o acesso às
informações públicas e, no sentido estrito, a produção, utilização e destinação final dos documentos, que
garantem a eficiente e eficaz recuperação dos documentos de arquivo para a tomada de decisão. 
SAIBA MAIS
Para ler mais sobre a gestão de documentos e seus objetivos, recomendamos que faça o curso “Introdução às
Práticas Arquivísticas “, disponível em: 
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/559
É importante frisar que, de acordo com o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 (que atualizou
parcialmente o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002), a análise, avaliação e seleção dos documentos
produzidos e acumulados no respectivo âmbito de atuação compete à Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD), estabelecida em todos os órgãos/entidades do Poder Executivo federal. 
Cabe destacar também que, desde a publicação do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, cada
órgão/entidade do Poder Executivo federal tem a incumbência de constituir a sua respectiva CPAD,
basicamente com essas mesmas atribuições. 
https://www.escolavirtual.gov.br/curso/559
FIQUE ATENTO!
Ressaltamos que o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de arquivo, referentes às atividades-fim dos órgãos/entidades do Poder Executivo federal, são
instrumentos que devem ser elaborados pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos (CPAD), conforme disposto no capítulo II do Decreto nº 10.148, de 2019
(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm).
Mas lembre, estes instrumentos técnicos (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade) somente são
válidos quando aprovados pelo Arquivo Nacional, conforme a legislação vigente. E para esta aprovação,
precisam estar tecnicamente de acordo com as orientações do próprio Arquivo Nacional.
Vale ressaltar que, antes de iniciar a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, é necessário que
a CPAD do órgão/entidade entre em contato com o respectivo órgão setorial, no âmbito do Sistema de Gestão
de Documentos e Arquivos (SIGA), de forma a alinhar com o mesmo as ações a serem desenvolvidas, visto
que cabe a este último fazer o relacionamento interinstitucional formal com o Arquivo Nacional a fim de
solicitar:
a) orientação técnica para os trabalhos de elaboração dos instrumentos de gestão; ou
b) análise com vistas à aprovação pela Direção-Geral do Arquivo Nacional das propostas de         instrumentos
já elaborados no âmbito dos respectivos órgãos e entidades do SIGA.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm
Fonte: Elaborado pelos autores.
SAIBA MAIS
Para saber mais sobre o SIGA, acesse:   https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/siga
2 . C O NC E I TO S B Á S I C O S D E C L A S S I FI C A Ç Ã O E D E AVA L I A Ç Ã O
https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/siga
2. CONCEITOS BÁSICOS DE
CLASSIFICAÇÃO E DE
AVALIAÇÃO
A classificação cumpre a missão de assegurar e evidenciar a relação orgânica existente entre os documentos
produzidos e acumulados pelo órgão/entidade no desenvolvimento de suas funções e atividades. Além disso,
permite a sua recuperação de forma rápida e eficiente, facilitando a avaliação dos documentos. 
A avaliação é a análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda (no arquivo corrente e
no arquivo intermediário) e a destinação final, definindo o momento em que os documentos poderão ser
eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam
para o produtor e para a sociedade. Assim, no procedimento de avaliação, deve ser identificado o valor
primário ou secundário dos documentos. 
Uma das mais importantes atribuições dos
serviços arquivísticos, a classificação está
diretamente relacionada à hierarquia das funções,
subfunções e atividades, determinando, em um
código de classificação, as classes, subclasses,
grupos e subgrupos.
Fonte: Elaborado pelos autores.
Então, mesmo de forma sucinta, percebemos que os procedimentos de classificaçãoe avaliação de
documentos são fundamentais na execução de um programa de gestão de documentos.
Mais adiante veremos com mais detalhes como identificar esses valores nos documentos públicos.
Por ora, vamos nos ater à classificação. 
Na literatura especializada identificamos que os principais métodos de classificação de documentos são:
funcional, estrutural e por assunto, além da classificação por tipologia documental, que não será abordada
neste curso:
Comparativo de métodos de classificação de documentos de arquivo
Funcional Estrutural Por assunto
Comparativo de métodos de classificação de documentos de arquivo
Reflete as funções
exercidas pelo
órgão/entidade (produtor).
Reflete a estrutura
organizacional do produtor.
Identifica os assuntos de
que trata o documento.
Em relação ao método funcional, os documentos resultam do desempenho “de uma função; são usados em
relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta” (Schellenberg, 2006, p. 95),
assegurando, assim, os atributos permanentes da classificação: o respeito aos fundos e à ordem original,
garantindo aos documentos a característica de documento de arquivo e recuperando a sua organicidade.
Já sobre o método estrutural, observamos que possui a desvantagem de que a sua aplicação requer
instituições com estrutura extremamente fixas e estáveis. Portanto, não é aconselhável, em virtude das
sucessivas transformações na organização administrativa dos órgãos/entidades, não constituindo uma base
segura para a elaboração do Código de Classificação de Documentos (Schellenberg, 2006, p. 95).
E em relação ao método por assunto, sua aplicação também não é recomendada, pois se refere ao conteúdo
de que trata o documento, em detrimento das atividades de que resultam sua produção e acumulação, não
expressando as funções e atividades desempenhadas pelos órgãos/entidades.
Assim, pelos motivos apresentados objetivamente acima, o Arquivo Nacional adota o método funcional, por
ser a abordagem que garante a manutenção da relação orgânica dos documentos arquivísticos e em razão
da maior constância das funções em relação às alterações nas estruturas administrativas, o que assegura
mais estabilidade ao instrumento de classificação. 
Para realizar a classificação de documentos, portanto, se faz necessário realizar o estudo das funções e
atividades do organismo produtor; fazer o levantamento da produção documental; e estabelecer a hierarquia
das funções, visando à aplicação dos instrumentos de gestão de documentos. 
Vamos agora conhecer mais detalhes sobre o método funcional de classificação de documentos. 
3 . O M É TO D O FU NC I O NA L E S U A S VA NTA G E NS
3. O MÉTODO FUNCIONAL E
SUAS VANTAGENS
Como apresentado no tópico anterior, o método de classificação funcional proporciona que os documentos
arquivísticos mantenham os atributos permanentes da classificação: o respeito aos fundos e o respeito à
ordem original, garantindo aos documentos a característica de documento de arquivo e recuperando a sua
organicidade. 
E isso acontece porque os documentos arquivísticos são classificados segundo as funções exercidas pelo seu
produtor. Os documentos resultam do desempenho “de uma função, são usados em relação à função e
devem, portanto, ser classificados de acordo com esta” (Schellenberg, 2006, p. 95).
E como realizar este estudo de funções?
Para realizar o estudo das funções, precisamos: 
inicialmente fazer o levantamento de atos normativos que disponham sobre competências do
órgão/entidade (como leis, decretos, portarias e regimentos), assim como sobre sua estrutura
organizacional;
1
Todas estas informações nos permitem delimitar as funções administrativas da instituição, que por sua vez
são desempenhadas através de diversas atividades que necessitam de atos e/ou operações específicas para
seu cumprimento. 
FIQUE ATENTO!
Lembre que o nosso foco são as atividades finalísticas desenvolvidas pelo órgão/entidade. Assim, não
podemos considerar as atividades-meio neste estudo de funções. 
Mais adiante, iremos abordar o passo a passo das atividades preliminares à elaboração do Código de
Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 
Vamos agora tratar da representação da hierarquia das funções administrativas no código de classificação.
proceder ao levantamento da documentação de natureza administrativa, que contribui para a
compreensão das atribuições desempenhadas pelo órgão/entidade, como relatórios de gestão,
mapa estratégico, plano estratégico, site e fôlderes institucionais, documentos sobre a política
institucional, carta de serviços ao usuário;
2
realizar pesquisa de literatura especializada, o que auxilia a elucidar aspectos de sua trajetória
administrativa e sua posição no Poder Executivo federal.
3
FIQUE ATENTO!
O desenvolvimento do método funcional não nos exime de realizar o estudo da estrutura administrativa do
órgão, embora esta não deva se refletir nos instrumentos de gestão de documentos.
4 . HI E R A R Q U I A D A S FU NÇ Õ E S , S U B FU NÇ Õ E S E AT I V I D A D E S
D E S E NV O LV I D A S
4. HIERARQUIA DAS FUNÇÕES,
SUBFUNÇÕES E ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS
Como você deve ter observado na leitura dos tópicos anteriores, os nossos instrumentos de gestão de
documentos (Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos) devem se
basear nas funções do órgão/entidade, que se desdobram em subfunções e atividades.
Podemos assim perceber que as funções possuem uma subordinação hierárquica, a serem refletidas no
Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
No gráfico a seguir, exemplificamos a representação da hierarquia decorrente da função, lembrando que o
desdobramento das subdivisões não será necessariamente igual em todos os níveis, podendo variar de acordo
com as funções de cada órgão/entidade.
Fonte: Elaborado pelos autores.
Na representação acima, procuramos exemplificar que, de acordo com o estudo de funções, teremos como
entender e definir com maior precisão as atividades-fim do órgão/entidade, bem como ocorre sua
subordinação hierárquica para a execução de cada função. 
5 . E S T R U T U R A FU NC I O NA L R E PR E S E NTA D A E M C L A S S E S ,
S U B C L A S S E S , G R U PO S E S U B G R U PO S
5. ESTRUTURA FUNCIONAL
REPRESENTADA EM CLASSES,
SUBCLASSES, GRUPOS E
SUBGRUPOS
Neste tópico vamos tratar da formação da estrutura do Código de Classificação de Documentos, que será
estabelecida a partir das funções, subfunções e atividades do órgão/entidade. Dessa forma, as classes
deverão ser esquematizadas do geral para o particular, a fim de representar as funções, subfunções e
atividades que produzem os documentos. Ressaltamos que determinadas atividades podem se subdividir em
tarefas.
Durante o processo de elaboração das classes e suas subdivisões, devemos estar atentos a alguns pontos:
Os níveis de classificação serão dispostos de maneira lógica e hierárquica, a partir do
conhecimento do contexto de produção dos documentos.
Deve sempre haver consistência nas divisões dos níveis de classificação, adotando-se o mesmo
critério nas classes, subclasses, grupos e subgrupos, devendo tais divisões refletir sempre a
função ou atividade do órgão/entidade a que estão relacionadas.
As classes devem ser mutuamente excludentes, ou seja, vedar a possibilidade de dupla
classificação dos documentos.
A denominação das classes, subclasses, grupos e subgrupos deve se orientar pela concisão e
precisão, a fim de expressar de forma inequívoca o grupamento que corresponde a eles.
A seguir, temos uma representação da equivalência entre as funções e classes, bem como suas respectivas
subdivisões.
Fonte: Elaborado pelos autores.
No módulo 2 vamos conhecer as etapas preliminares necessárias ao desenvolvimento dos instrumentos de
gestão. Vamos lá!
M Ó D U LO 0 2 : E TA PA S PA R A E L A B O R A Ç Ã O D O S I NS T R U M E NTOS
D E G E S TÃ O D E D O C U M E NTO S