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1 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Processos Decisórios Aula 1 Prof. Henrique José Castelo Branco Prof. Paulo Castro 2 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conversa inicial Nesta aula, estudaremos sobre processo decisório com vistas à história da decisão humana. Como estudantes de cursos de Gestão, estamos nos preparando para ocupar boa parte de nosso tempo e atenção decidindo. Decidimos com frequência. Em situações cotidianas, em momentos inéditos, sobre questões simples ou complexas, sozinhos ou em grupo. Tanto na vida pessoal quanto social ou profissional temos de decidir com muita informação, pouca informação ou mesmo informação nenhuma. Acertamos, erramos, ficamos na mesma, enfim, somos mesmo seres que, preparados ou não, decidimos com alta frequência. A questão é: temos decidido bem? Esse processo passa por um conhecimento prévio sobre o que é decidir. Quanto mais domínio tivermos sobre esse assunto, maior tende a ser nossa competência em tomar boas decisões de maneira rápida e com melhores efeitos. Nesta aula, estudaremos os conceitos e características principais do processo decisório para que seja construída base necessária de conhecimento nesse assunto. Vamos à aula! Contextualizando O ser humano tem uma história bastante tumultuada, na qual se podem perceber boas e más escolhas em seu desenvolvimento. Algumas causaram malefícios de grande repercussão, atingindo boa parte do planeta. Outras foram decisivas para a evolução e melhoria das condições de vidas das pessoas. Essas escolhas passaram pelo que se pode chamar de processo decisório, ou seja, antes de ela ser apresentada e implantada, passou por alguns momentos nos quais se caminhou na direção dessa escolha, seja por meio de informações tangíveis e racionais, seja por meio de sensações e intuições. O fato é que a humanidade depende das escolhas que fazemos. No mundo empresarial, essa verdade também está presente. Ao atuar no mercado, todas as organizações – públicas, privadas ou do terceiro setor – 3 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico desenvolvem ações que repercutem nas demais e vice-versa. Estamos em uma grande rede, na qual, cada vez mais, os impactos são sentidos por todos. Portanto, uma organização ao decidir por um caminho poderá criar oportunidades e/ou ameaças às demais. Isso pode ser algo que foi feito de modo deliberado ou não. Essa ação pode ter sido estruturada dentro da maior ética, legalidade e moralidade ou não ter nenhuma dessas características. As escolhas são não somente decisões de caráter pessoal podem ser também de ordem social, ambiental, política e/ou econômica. A disciplina de Processo Decisório está estruturada dentro do princípio de interdisciplinaridade, portanto, tenderá a orientar suas abordagens para integrá-la com as demais disciplinas da Unidade Temática de Aprendizagem – UTA. Portanto, gestão de conflitos, técnicas de negociação, aspectos de liderança e coaching, bem como as questões éticas e de caráter étnico raciais tenderão a aparecer de modo intenso no decorrer das aulas. Tema 1: História do processo decisório Para Melo (2011) a palavra decisão é formada pelo prefixo de (prefixo latino que significa parar, extrair, interromper) anteposto à palavra caedare (que significa cindir, cortar). Em sua essência, decidir é parar de cortar ou deixar fluir. Toda vez que surge mais de um caminho a seguir, é acionado um processo de decisão. É preciso escolher para continuar o fluxo. Assim, toda decisão é uma interrupção de fluxo. Ao decidir, o fluxo é retomado. A não decisão implica em gerar estagnação. E em um mundo dinâmico, boa parte das coisas que ficam paradas se tornam menos relevantes. O ser humano é um amante da mudança. Por isso, acredita-se que as mudanças são elementos inevitáveis, por isso, a preocupação tornou-se agente das mudanças para que essas lhes favorecessem. Para ser esse agente, para direcionar ou moldar, a humanidade dependeu da obtenção de informações que dessem base para esse direcionamento. Nos primórdios, essas informações vinham de fontes místicas, como livros de adivinhações, fontes mitológicas e consulta a oráculos. Pouco se sabia do funcionamento da natureza, física, 4 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico química, biologia etc. E isso, quando era mais bem entendido ou observado por alguns poucos, os tornava “mágicos”, detentores de poderes e magia, passando a serem pessoas que deveriam ser consultadas para decisões. Esses magos foram substituídos até o século XV tanto pelo Estado quanto pela religião. Elas foram as grandes balizadoras das decisões humanas, em especial, no ocidente. Melo (2011) nos revela que a partir dessa época surgem movimentos científico/racionalistas que começaram a gerar um contraponto ao fator místico, tornando o processo decisório cada vez mais racional e quantitativo. A humanidade, ao orientar decisões por meio de fontes místicas, tinha poder ínfimo de interferência perante a natureza e os acontecimentos, por isso, seu papel era mais passivo e de “vítima” das circunstâncias. Então, surge o conceito de risco, pois correr risco não é um destino, e sim uma opção. A própria origem da palavra risco deriva do italiano antigo risicare, que significa “ousar”. Podemos inferir que buscar agir em prol do futuro é ousar sobre o desconhecido ou, pelo menos, para o não totalmente conhecido. Ser ousado é parte da essência humana. Correr risco, ousar, tentar são ações que atraem o ser humano a ponto de poder dizer que somos “viciados” em risco. Prova disso é o sucesso dos jogos na história do homem. Principalmente dos jogos de azar. Há indícios de jogos de azar em pirâmides de mais de cinco mil anos de idade. Até o Renascimento, a percepção da humanidade era muito baseada na sorte e ocorrência de eventos aleatórios, por isso, a essência das decisões era o instinto. A contar com um sentimento sem base racional ou com base em crenças e fontes mágicas, as pessoas faziam escolhas em busca da obtenção de um futuro melhor. Lembre-se: até aquele momento da sociedade humana, a subsistência era o grande fator chave da ação humana. Entretanto, houve acontecimentos que começaram a mudar essa realidade e, de acordo com Bernstein (1996), o mais representativo foram as cruzadas. Elas foram um verdadeiro choque cultural sísmico, que aconteceu quando ocorreu o contato e convívio das culturas ocidentais com as orientais, em especial, com os árabes. Os árabes tinham uma sofisticação intelectual bem superior a presente na 5 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico cultura europeia. Eles já dominavam, por exemplo, o uso do sistema de numeração hindu – assimilado quando invadiram a Índia –, que lhes possibilitou avanços tanto na erudição quanto na pesquisa científica e experimentação. Na mão dos árabes, esses algarismos transformaram a matemática e a medição em astronomia, navegação e comércio. Porém, no ocidente, ainda se usava os precários e limitados algarismos romanos. Quando os primeiros ocidentais tiveram contato com os conhecimentos matemáticos dos árabes e os trouxeram para a realidade e demandas europeias, começou uma verdadeira revolução. Foi nessa época que surgiu a contabilidade comercial, o cálculo da margem de lucro, o câmbio das moedas, conversões de pesos e medidas, cálculo dos juros etc. À medida que novos conhecimentos eram compartilhados e incorporados no dia a dia das pessoas, eles passavam a ser utilizados nos processos decisórios. Pensar que o uso de amostragem e cálculo de probabilidades só veio a se tornar real por volta de 1700, nos alerta para o quanto realmente foi difícil para a humanidade alcançar o atual grau de sofisticação em tomadas de decisão. Somente entre 1700 e 1900 se viveuo processo de estruturação real dos conceitos que se usa atualmente no processo racional de tomada de decisão. A influência do “quem decide” passa a ser elemento chave, uma vez que tal decisão depende muito do grau de aversão ou adesão ao risco do decisor. Afinal, “onde um vê tempo bom, o outro vê tormenta” (Bernstein, 1996, p. 109). As pessoas são o centro do mundo da decisão. Por mais que se incrementem tecnologias, metodologias e cientificidade ao processo de decidir, sempre haverá o fator humano interferindo nesse processo, portanto, não será apenas a lógica a comandar o desenrolar das decisões. Muitos fatores emocionais, instintivos e até mesmo contrários à lógica e razão irão entrar em cena ao solicitar espaço para fazer parte do decidir. A última fase da história, desenvolvida a partir do século XX, foi permeada por uma maior presença da intuição no processo decisório – altamente determinado pela razão a contar da evolução da matemática, estatística e métodos racionais de redução de incerteza e risco. Foi um momento de nítida 6 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico crítica à crença de que o processo decisório com base em processos racionais é suficiente e adequado para balizar a ação de decidir. Essa brincadeira de “cabo de guerra” entre a racionalidade e a intuição tem sido praticada em toda a história da tomada de decisão e não se trata de aderir a uma e largar a outra ou vice-versa, mas sim de aprender a decidir usando ambas, na intensidade e forma que se mostrar mais adequada ao contexto da decisão. Sempre haverá incerteza perante problemas complexos. Ter “fé cega” nos computadores e sistemas acreditando que eles têm a resposta certa é descobrir que o computador simplesmente substitui os oráculos a quem as pessoas recorriam nos tempos antigos para se orientar na administração do risco e tomada de decisões. Tema 2: Conceitos, tipos, estilos, etapas e níveis de tomada de decisão Decisões são tomadas desde o primeiro segundo de nosso dia até fecharmos os olhos para nosso sono. Vivemos em um infindável vendaval de decisões. Algumas triviais, outras mais exigentes e algumas que até tiram nosso sono. Portanto, não dá para dizer que isso é algo que desconhecemos, mas também não podemos dizer que somos especialistas em decisão, pois, nesse caso, nem sempre a experiência vivida é suficiente para nos tornarmos bons decisores. Em vários aspectos, essa tomada de decisão carece de elementos que vão além da experiência e vivência. Duro (1998) busca conceituar decisões apontando duas versões. Na primeira, decidir significa optar, na segunda, matar. Em termos de opção, ele diz: qualquer situação que pede uma decisão haverá ganhos e perdas, ou seja, se ganhará em alguns aspectos e se perderá em outros. É muito difícil falar em decisão ótima, na qual só se ganha. Para esclarecer isso, ele relaciona ao ato de optar com o balanceamento entre custos e benefícios. A opção será a que apresentar maior saldo de deles, considerando os custos relacionados. Para cada um dos lados, há fatores idênticos a serem verificados: sobrevivência; segurança; afeto; ego; autorrealização. Ao fazer o cruzamento desses fatores tanto em termos de custos quanto de benefícios, alcançará a percepção da 7 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico melhor opção. Na segunda versão – a que associa decidir com matar –, entende-se que ao escolher uma forma de decidir está matando todas as demais formas possíveis de se decidir. A base das decisões está centrada no sistema de crenças do decisor. Elas dão base racional à decisão, enquanto os valores são pessoais e emocionais. A conclusão é: há fatores importantes do processo decisório que são de ordem externa, ou seja, são informações que podem ser tratadas, quantificadas e organizadas para apoiar o processo cognitivo de decidir. E há também fatores internos, nem sempre conscientes, que se somam ao processo cognitivo em busca da melhor decisão. Quadro 2.1 – Tipos de decisões Tipos de decisões Há uma diferenciação entre as decisões mais básicas, repetitivas e previsíveis, presentes em maioria no nível operacional de uma organização; as administrativas definem recursos, fluxos – processos, informações etc. –, canais, compra, treinamento, financiamentos etc.; e as estratégicas que envolvem a busca do equilíbrio entre empresa e ambiente, definição de objetivos e metas, definições maiores e outras que tem como características serem repetitivas e pouco “visíveis”, ou seja, demandam muita atenção e análise para serem percebidas, analisadas e decididas. Ansoff (1991) nos lembra que, quanto mais alto na escala organizacional, maior a diversidade (e complexidade) e responsabilidade, ou seja, é justamente nos níveis mais altos das organizações que encontramos as decisões mais estratégicas, aquelas que serão o “norte” de tudo que será feito tanto agora quanto nos próximos anos. Esse é o tipo de decisão que não admite muito improviso, amadorismo e tentativa e erro. Essas são as decisões que fazem a diferença, o diferencial e o sucesso dos empreendimentos. Lógico, que sem desprezar as decisões de cunho administrativo e operacional. Russo (2002) nos orienta que as etapas de uma boa tomada de decisão passam por: quadros, reunião de inteligências, obtenção de conclusões e 8 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico aprendizado pela experiência. As duas primeiras etapas são “expansivas” e as duas últimas “convergentes”, ou seja, nas duas primeiras, abrimos o foco para enriquecer a percepção e análise, nas demais, obtemos foco, e não somente concluímos (decidimos) bem, mas aprendermos com a experiência. Assim, o autor nos mostra que de acordo com suas pesquisas gastamos menos tempo do que devíamos na formação de quadros e efetivação de aprendizagens e mais tempo do que o adequado na reunião de inteligências e obtenção de resultados. Em outras palavras, abrimos mão do tempo na definição mais clara dos problemas e sistematização das aprendizagens e gastamos muito tempo discutindo e tentando concluir, ou seja, decidir. Quadro 2.2 – Enfoques das decisões no tempo Enfoque das decisões no tempo Ansoff (1991) nos orienta que os enfoques em termos das decisões nas organizações têm variado no decorrer do tempo. De acordo com ele, temos a seguinte evolução: 1ª metade do século XX – foco nas atividades operacionais (demanda crescente; tecnologia estável; preferências do consumidor alterando lentamente); 2ª metade do século XX – foco nas atividades estratégicas (ambiente tumultuado e mutável; demanda em saturação); hoje – focar tanto nas atividades operacionais como nas estratégicas (as estruturas operacionais e estratégicas são diferentes e opostas. A coexistência e cooperação entre elas é primordial). Quando “enquadramos” um problema, na verdade, estamos fazendo algum tipo de simplificação, pois não conseguimos lidar com o volume e complexidade real das informações do ambiente. Nos concentramos em algumas coisas e ignoramos outras. Mas é bom lembrar que nenhum enquadramento é capaz de sozinho revelar todo o panorama. Qualquer quadro é uma perspectiva limitada e particular, capaz inclusive de distorcer o que vemos. Sempre teremos de decidir com “sombras”, ou seja, com partes às quais não temos uma visão clara. Quadro 2.3 – Etapas de solução de problemas 9 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Etapas de solução de problemas Versão “clássica”: percepção da necessidade de decisão ou oportunidade (descoberta); formulação de linhas alternativas de ação; avaliação das alternativas quanto às suas respectivas contribuições; escolha de uma ou mais alternativas para implementação. Versão de Aaker (2001): inteligência (avaliação da situação); esboce possíveis respostas (desenvolva alternativas); escolha a melhor alternativa (decida!);implemente a decisão (aja!) Versão de Simon (1972): descobrir as ocasiões em que deve ser tomada. Análise do ambiente procurando identificar as situações que exigem decisão (coleta de informações); identificar os possíveis cursos de ação – criar, desenvolver e analisar possíveis custos de ação (estruturação); decidir-se entre um deles – escolher uma linha determinada de ação entre as disponíveis (escolha). Tema 3: A natureza da decisão A “Lei de Murphy” já nos dizia que se algo tem a mínima possibilidade de dar errado, provavelmente vai dar errado. Por isso, no processo de decisão precisamos deixar espaço para as surpresas, ou seja, para o imponderável, para o imprevisível, para o novo. A incerteza precisa ser reconhecida, descoberta, compreendida e trabalhada sem preconceitos. Em termos de incerteza, Russo (2002) identifica os seguintes níveis: Um futuro bem claro (previsão exata o bastante para determinar a estratégia). Futuros alternativos (alguns resultados discretos que definem o futuro). Uma faixa de futuros (resultados possíveis, mas sem cenários naturais). Ambiguidade verdadeira (sem base para prever o futuro). Nos níveis 1 e 2 é possível o uso de técnicas básicas de tomada de decisão, mas para os níveis de incerteza mais elevada, torna-se importante o uso de técnicas de planejamento de cenários mais sofisticados e o 10 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico desenvolvimento da habilidade de pensar complexamente. Kalfmann (1975) nos leva a refletir um pouco mais sobre a complexidade das decisões, quando nos apresenta os quatro contextos condicionais de uma decisão: Incerteza não estruturada: os estados do sistema são desconhecidos a qualquer tempo. (Ex.: o número total de veículos das estradas de um município, a clientela de uma loja). Incerteza estruturada: os estados do sistema são conhecidos, mas não sabemos quais serão os estados do sistema a qualquer tempo. Exemplo: uma batalha na qual possíveis resultados podem ser declarados; fenômenos econômicos. Chance: os estados do sistema são conhecidos, assim como as leis de probabilidade a qualquer tempo. Se elas não variam com o tempo, a chance é chamada estacionária; caso contrário, ela é não estacionária. Exemplo: uma roleta, leis da genética, mortalidade dos seres humanos sob certas condições. Certeza: os estados são conhecidos e podemos descrever aquele em que o sistema estará a qualquer tempo. Exemplo: numerosas leis macroscópicas da física; linha automática de produção supostamente sem panes, greves ou quaisquer outros incidentes; a posição dos astros. Esse mesmo autor nos oferece uma visão interessante que apresenta quatro contextos no qual se pode avaliar a complexidade de uma decisão. Quadro 3.1 – Complexidade da decisão Situação Rede Preferência lógica totalmente decidível Pré-ordem reduzindo-se a uma ordem total 11 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Preferência lógica parcialmente decidível Pré-ordem reduzindo-se a uma ordem parcial Preferência livre Pré-ordem reduzindo-se a ordens parciais Incapacidade total de preferência Gráfico vazio Fonte: Adaptado de Kalfmann, 1975. Nessa representação, vê-se que há problemas cuja solução é lógica e simples, com praticamente um único caminho a seguir. Outras, apresentam mais de um caminho ou mesmo um número “perceptível” e lógico. Mas há aquelas nas quais os caminhos não são claros e definíveis e n qual o uso da lógica parece ser insuficiente. Essas são as decisões mais difíceis e que exigem uma forma de pensar e decidir mais ampla, profunda e complexa. Jonassen (1996) nos ensina que pensar complexamente consiste em relacionar de forma independente três categorias de competências cognitivas: O pensamento relativo ao conhecimento fundamental absorvido da interação com o meio (pensamento básico). O pensamento relativo à capacidade de reorganizar o conhecimento (pensamento crítico). O pensamento relativo à capacidade de gerar novos conhecimentos (pensamento criativo). Decidir perante a incerteza passa por um processo que envolve a competência de pensar complexamente e ao mesmo tempo, de se habilitar no uso de ferramentas que ajudem na construção de cenários, envolvendo, portanto, a percepção, análise e tendência de diferentes variáveis envolvidas no contexto ao qual está inserido o processo de tomada de decisão. Por se tratar de algo tão importante para a efetivação de boas decisões, é interessante esmiuçar um pouco mais essa questão do pensamento complexo. 12 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico O gráfico a seguir detalha um pouco mais sobre isso. Gráfico – 3.1 Fonte: Elaborado com base em Jonassen, 1996. Pensar de modo complexo exige que tenhamos em mente que precisamos lidar bem com informações, não somente encontrá-las e entendê-las (pensamento básico), mas ter a capacidade de reorganizá-la, analisá-la e avaliá-la, bem como fazer com elas novas conexões, ou seja, temos de ir além do conhecimento disponível, criticando-o de modo a construirmos uma visão mais própria para dar condições a um uso do potencial criativo. Por isso, passamos ao terceiro pensamento, o criativo, aquele que visa gerar novos conhecimentos e, para isso, é preciso mente aberta, disposta a imaginar, criar e sintetizar novos conhecimentos. O ato de praticar esse fluxo entre os três tipos de pensamentos constrói o chamado pensamento complexo. Nessa questão, fica claro: lidar com problemas de maior complexidade não é algo que se compra pronto, que não se tem trabalho ou que se trata de 13 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico algo racional e perceptível. Na verdade, é justamente o contrário, ou seja, decisões complexas são construídas, dão muito trabalho e se constrói usando tanto o lado racional quanto o intuitivo. Por isso, conhecer mais a respeito da complexidade e pensamento complexo é um passo importante na evolução do gestor em termos de tomada de decisão. Tema 4: Processo racional de solução de problemas As abordagens relacionadas ao processo decisório costumam usar a divisão entre decisões racionais e emocionais para explicar esse fenômeno presente na vida de todos nós. Vivemos a decidir, por isso, fica mais fácil explicar isso criando dois caminhos: o movido pelo cérebro e o regido pelo coração. Segundo Mélo (2011), o processo decisório tem um caráter globalizado, uma vez que envolve o ser humano total nas funções lógicas, biológicas e psicológicas e, por conseguinte, valores sociais (condutas), valores religiosos (fé), entre outros. Não existe, de acordo com a autora, uma decisão essencialmente racional ou emocional. A decisão é sistêmica, multifacetada e multidisciplinar. Portanto, vamos aqui dar ênfase a essa vertente sistêmica da decisão, envolta pela contribuição da racionalidade. Solucionar problemas pelo caminho racional significa desenvolver soluções tendo como base fatos e construções lógicas capazes de efetuar a mudança no contexto, levando-o de volta ao que foi idealizado ou mesmo para um novo ideal já que ao buscar soluções para problemas podemos acabar encontrando oportunidades que podem nos levar a fixar novos resultados a serem alcançados. As organizações para atuar sobre seus problemas, demandam a ação de seus decisores para que, considerando o contexto, os valores, normas e metas definam caminhos que levem às melhores soluções possíveis, obtendo melhores resultados. Sob forma de um esquema, podemos explicar: Figura 3.1 14 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Fonte: Elaborado com base em Simon, 1960. O trabalho do decisor dentro da vertente da racionalidade é bem esclarecida por Kaufmann (1975) quando ele nos lembra que encontrar, medir, analisar, otimizar, decidir, observar os resultados e começar o ciclo novamenteé o caminho racional e científico de se decidir. O pensar de modo racional permite o exercício de duas vertentes: pensamento linear e sistêmico. Duro (1998) descreve o pensamento linear pela seguinte sequência: existe uma dificuldade; ela tem uma causa; essa dificuldade pede uma solução que ponha fim na causa; é absolutamente factível a avaliação de toda e qualquer alternativa em termos de consequências futuras; torna-se possível, portanto, selecionar uma solução apropriada para resolver a dificuldade. A realidade tem mais nuances que o limitado pensamento linear é capaz de lidar. Com isso, surge o pensamento sistêmico que visa analisar o problema considerando diferentes causas e levantando possíveis soluções. Entretanto, em um mundo complexo e interconectado como o nosso, nem sempre é possível identificar todas as causas, muito menos apresentar soluções ótimas. Precisamos considerar que a racionalidade é limitada. A busca da solução ideal, muitas vezes, é utópica já que sua identificação é difícil, quando muito, impossível considerando o tempo, os custos, as informações disponíveis e a própria capacidade humana de identificação de soluções. A meta do modelo racional passa a ser então pela solução aceitável 15 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico ou razoável. Essa abordagem tem muito dos estudos de Herbert Simon, um americano que ganhou o prêmio Nobel de economia, em 1978. Seu modelo de tomada de decisão considera a dificuldade do indivíduo em realizar decisões puramente racionais e ótimas. Por isso, os indivíduos acabam tentando simplificar os processos de decisão mediante criação de certas regras que o ajudam a obter as soluções aceitáveis. Essas regras – atalhos – são chamadas de heurísticas. Há estudos apontando que esses atalhos decisórios são mais comuns do que imaginamos. Para conhecê-los melhor, é preciso primeiro conscientizar que a heurística é um mecanismo usado para enfrentar o ambiente complexo em torno de decisões. Bazerman (2010) orienta sobre essas simplificações que são adotadas em nossas decisões e se tornam “regras práticas” que orientam julgamentos, o que faz sentirmos seguros ao utilizá-las. Porém, a verdade é que as heurísticas, às vezes, nos levam a erros graves. O uso da heurística nos leva aos vieses que pode nos levar aos erros. Vamos conhecer os principais vieses apresentados por Bazerman (2010, p. 55- 56): Quadro 3.2 – Heurística da disponibilidade Descrição Viés da facilidade de lembrança: indivíduos julgam que eventos mais facilmente recuperados pela memória, com base na vividez ou recentidade, são mais numerosos do que eventos de igual frequência cujos exemplos são lembrados com menos facilidade. Viés da recuperabilidade: a avaliação que os indivíduos fazem da frequência de eventos sofre viés com base no modo como as estruturas de suas memórias afetam o processo de busca. Quadro 3.3 – Heurística da representatividade Viés da insensibilidade aos índices básicos: ao avaliar a probabilidade de eventos, indivíduos tendem a ignorar os índices básicos, caso seja fornecida qualquer outra descrição informativa, mesmo que seja irrelevante. 16 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Viés da insensibilidade ao tamanho da amostra: ao avaliar a confiabilidade de informações amostrais, indivíduos frequentemente falham na avaliação do papel do tamanho da amostra. Viés das interpretações erradas da chance: indivíduos esperam que uma sequência de dados gerada por um processo aleatório parecerá “aleatória”, mesmo quando a sequência for muito curta para que essas expectativas sejam estatisticamente válidas. Viés da regressão à média: indivíduos são propensos a ignorar o fato de que eventos extremos tendem a regredir à média em tentativas subsequentes. Viés da falácia da conjunção: indivíduos julgam erroneamente que conjunções (dois eventos ocorrendo concomitantemente) são mais prováveis do que um conjunto mais global de ocorrências do qual a conjunção é um subconjunto. Viés da armadilha da confirmação: indivíduos tendem a buscar informações confirmatórias para o que eles acham que é verdadeiro e deixam de procurar evidências contrárias. Viés da ancoragem: indivíduos estimam valores com base em um valor inicial (derivado de eventos passados, atribuição aleatória ou qualquer informação disponível) e usualmente fazem ajustes insuficientes por meio daquela âncora para estabelecer um valor final. Vieses de eventos conjuntivos e disjuntivos: indivíduos exibem um viés em relação à superestimação da probabilidade de eventos conjuntivos e à subestimação da probabilidade de eventos disjuntivos. Viés do excesso de confiança: indivíduos tendem a demonstrar excesso de confiança quanto à infalibilidade de seus julgamentos ao responder perguntas moderada ou extremamente difíceis. Viés da previsão retrospectiva (hindsight) e a maldição do conhecimento: após saber se um evento ocorreu ou não, indivíduos tendem a superestimar até que grau eles teriam previsto o resultado certo. Além do mais, não ignoram informações que eles têm, mas que os outros não têm ao prever o comportamento dos outros. 17 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Enfim, os vieses são por demais perigosos para não serem conhecidos e levados a sério. Ainda mais considerando a complexidade e características da mente humana. Algo que pode muito bem tornar a leitura da realidade uma fantasia que balizará processos decisórios. Portanto, heurísticas e vieses são elementos presentes na vida dos decisores. Conhecê-los ajuda a não sermos vítimas inconscientes dessas armadilhas. Confiar em nossos processos racionais de tomada de decisão, considerando que em nosso processo intelectual há o uso de dados e informações que podem ser contaminados por certos vieses, demanda certa parcimônia em termos da fé excessiva na racionalidade em termos da resolução de problemas. É sempre bom evitar os vieses e, ao mesmo tempo, agregar ao processo de resolução o outro lado da moeda: o apoio de processos intuitivos nas tomadas de decisão. Tema 5: Processo emocional de tomada de decisão No tema anterior, estudamos que o mundo moderno tem uma grande preferência por métodos e técnicas das quais utilizam da racionalidade como fator base das tomadas de decisões. Isso é perfeitamente compreensível, pois, primeiro, isso está relacionado ao uso das tecnologias da informação – algo que a maioria gosta e confia. Em segundo, porque esse método tende a permitir a apresentação de fundamentos e argumentos balizados por números, evoluções históricas e comprovações estatísticas. Tudo isso acaba levando as pessoas a sentirem-se mais seguras em seus processos decisórios a ponto de considerar: não há outro caminho a seguir quando se trata de tomar decisões. Porém, há outro caminho que, apesar de não ser tão amparado por comprovações lógicas e matemáticas, tem se mostrado bastante eficaz e merece nossa atenção. Aqui está se falando de processos emocionais – intuitivos – de tomada de decisão. O problema desse método é: quem o pratica o faz por convicção, e não por comprovação. São sensações, intuições, escolhas sem fundamentação que, muitas vezes, mostram-se eficazes, apesar de o decisor não conseguir explicar ou mesmo apresentar argumentos convincentes sobre como fez sua escolha. 18 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Gladwell (2005) procura nos orientar a respeito informando que se trata de algo que tem relação direta com nosso “computador interno”, uma parte do cérebro que chega rapidamente a conclusões, chamada de inconsciente adaptável. Os estudos a respeito desse tipo de tomada de decisões têm se tornado um dos mais importantes novos campos da psicologia. Portanto, não devemos considerar as decisões fora do campo racional como de segunda categoria, pois nãosão. São tão importantes e científicas quanto as racionais e, em alguns casos, são muito mais eficientes e adequadas que qualquer parte racional e lógica de nossa mente pode ser. O psicólogo Timothy D. Wilson, citado por Gladwell (2005), explica que a mente opera com maior eficiência relegando ao inconsciente uma boa parcela de pensamento sofisticado e de alto nível, assim como um moderno jato de passageiros consegue voar com um piloto automático com pouca ou nenhuma intervenção do piloto humano “consciente”. O inconsciente adaptável faz um excelente trabalho de avaliar o mundo, alertar a pessoa em caso de perigo, definir metas e iniciar a ação de maneira sofisticada e eficiente. Portanto, as decisões de cunho intuitivo surgem dentro de nós por meio de um “processamento” inconsciente, mediado por nossas experiências, crenças, padrões, medos, enfim, de nosso “disco rígido” interior que, em boa parte, trabalha sem que tenhamos consciência ou mesmo capacidade de entender como o processo foi desenvolvido. Kaufmann (1975) nos apresenta o conceito da biopraxiologia para aprimorarmos essa questão da luta entre racionalidade e intuição. De acordo com ele, Biopraxiologia é o estudo, na natureza viva, de estratégia das espécies para se defenderem, se manterem, ou transformarem-se. Ele usa o exemplo de duas espécies de formigas da América Central que brigam entre si usando, instintivamente, táticas e até estratégias que nenhuma inteligência humana, mesmo quando auxiliada por poderosos computadores, saberia como formalizar. Acontece que essas espécies têm combatido entre si por centenas de milhares de anos e que a informação relacionada com o sucesso ou o fracasso de certas táticas deve ter sido transmitida – não se tendo a menor ideia de como – por meio de mensagens genéticas dos cromossomos. 19 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Mélo (2011), ao tentar colocar luz na questão do processo cognitivo relacionado ao processo de tomada de decisões nos mostra que há duas abordagens diferentes na investigação sobre o processo cognitivo. A primeira, a Psicologia Fisiológica, concentra-se no fenômeno bioquímico e biofísico observado em nosso cérebro, sistema nervoso e sistema sensório, enquanto somos expostos a vários incentivos. A segunda, a Pesquisa Psicológica considera nosso corpo como uma caixa-preta e investiga a natureza do processo cognitivo relacionando reações (outputs) para incentivos (inputs). Os resultados de tais experimentos e observações tornam possível aceitar ou rejeitar várias conjecturas sobre o processo cognitivo. Na vertente racional, a matemática, estatística, história, cibernética e filosofia têm feito contribuições. Na direção emocional, temos a colaboração da neurociência, psicologia, medicina, biologia e outras que buscam entender as questões menos “lógicas” do universo das decisões. É uma jornada ainda em construção, na qual se interliga esses conhecimentos em prol de uma ação humana de melhor qualidade, efetividade e, se possível, com menores impactos ao próximo, às sociedades e ao próprio planeta. Podemos, no fim das contas, sermos nós mesmos os causadores de nosso fim ou os responsáveis pela continuidade da vida na Terra. Tudo isso, fruto de nossas decisões! Síntese Esta aula teve como meta apresentar o assunto processo decisório e, para tal, lançou mão da história da decisão humana, dos conceitos, tipos, níveis e naturezas decisórias, passando por análises do caminho racional e emocional de decisão. Foi uma viagem por diferentes elementos que compõe esse interessante e importante item de nossas vidas, não somente em termos profissionais, mas pessoais e sociais. Aprendemos que a tomada de decisão é algo tão relevante que podemos anunciar diversas áreas do conhecimento como dedicadas ao estudo dos processos decisórios. Cada área, com seu enfoque, objetivo, característica e caminho, mas todas elas com o intuito de entender mais de como se toma decisões e de como se pode fazer para que seus resultados sejam ainda 20 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico melhores. É um grande desafio para todos nós tornarmo-nos melhores decisores. Não é só uma questão de dominar métodos, técnicas, tecnologias ou ter como base na experiência passada, acessarmos muitas informações de apoio ou sermos guiados por nossas emoções e intuições. É uma prática desafiadora, complexa e que determina nosso presente e futuro. Daí a relevância da presente disciplina em seu curso de formação em gestor. Drucker, um dos ícones da ciência da Administração, disse que a função principal do gerente é tomar decisões. Quanto mais pudermos nos preparar no caminho de evolução em termos decisórios, maiores e melhores tenderão a ser os resultados de nossa vida. Nas demais aulas, alguns dos aspectos superficialmente abordados aqui serão aprofundados; outros, irão surgir no intuito de complementar os aprendizados aqui passados e também de integrar os esforços das demais disciplinas do curso para se apropriarem das principais questões tratadas nos estudos dos processos decisórios. O que vimos é apenas o começo. Ainda iremos longe nesse assunto. Esperamos que essa primeira pincelada no tema tenha sido clara, útil e instigadora na busca de mais conhecimentos a respeito. 21 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Referências AAKER, D. A; KUMAR, V.; DAY, G. Pesquisa de marketing. São Paulo: Atlas. 2001. ANSOFF, I. A nova estratégia empresarial. São Paulo: Atlas, 1991. BAZERMAN, M. H. Processo decisório para cursos de administração, economia e MBAs. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. BAZERMAN, M. H. Processo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. BERNSTEIN, P. L. Desafio dos deuses. Rio de Janeiro: Elsevier, 1996. BRANCO, H. C. A informação, a atenção e a decisão. Gestão da atenção, 11 maio 2010. Disponível em: <http://www.gestaodaatencao.com.br/saber_mais.php?acao=artigos&id=17>. Acesso em: 20 set. 2016. BUCHANAN, L.; O’CONNEL, A. A Brief History of Decision Making. Harvard Business Review, Cambridge, jan. 2006. Disponível em: <https://hbr.org/2006/01/a-brief-history-of-decision-making>. Acesso em: 20 set. 2016. CASSARRO, A. 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Decidir, por mais tecnologia e técnicas racionais que possam existir, tem como morada básica o ser em que habita o decisor, ou seja, a decisão passa, necessariamente, pela pessoa responsável pela decisão. São vários os fatores internos que, consciente ou inconscientemente, acabam fazendo parte do decidir. Conhecer mais sobre esses elementos internos é o caminho para que se decida com maior grau de consciência sobre o que se está usando ou não na escolha do caminho a seguir. Temos conosco nosso cérebro e com ele parceiros, como a mente, o saber, a personalidade, as vivências e experiências, bem como os traumas, as preferências, os medos, as crenças, enfim, somos cercados de elementos que fazem presença em nossas decisões e, muitas vezes, pouco percebemos sobre o quanto eles acabam fazendo parte de nossas escolhas, já que não temos consciência de como eles influenciaram ou mesmo foram decisivos em nossas decisões. Nesta aula, aprofundaremos essas diferentes questões, nas quais percebemos elementos-chave, tais como intuição, criatividade, modelos mentais, pressão social, cultura, costumes etc. Nesta aula, serão estudados um pouco de cada um desses elementos em termos da participação que eles têm em nossas decisões. A ideia é que, ao término, tenhamos a base necessária para evoluirmos no curso e trabalhar os temas das demais aulas. Vamos à nossa aula! Contextualizando Nossos cérebros são como impressões digitais, sempre um pouco diferentes uns dos outros. Quando pensamos em uma pessoa que conhecemos, ativa-se uma constelação única de neurônios, desencadeando a imagem de seu rosto, memórias de momentos passados juntos – um coquetel sutil de subemoções diferentes. (Johnson, 2008) 3 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Já havia parado para pensar nisso? Nosso cérebro é tão “nosso” que não existem dois idênticos. Se tivéssemos como tirar a impressão digital dele, não haveria como encontrar duas iguais. Isso mostra o quanto somos seres únicos. É uma dádiva não sermos idênticos a ninguém. Isso nos torna pessoas com um perfil próprio. É como se fossemos uma peça única do quebra cabeça humanidade, da qual a imagem final nunca ficará completa se não fizermos parte. Isso parece filosófico, mas nos torna pessoas missionárias, especiais e que precisam estar cientes do papel e espaço. Ao tratar a respeito de processo decisório, isso tem tudo a ver. Afinal, temos de decidir o que faremos com nosso arsenal interior, e ele é exatamente essa “impressão digital” neural que possuímos. Se ela é boa, será bem útil. Se não for, pode nos causar grandes problemas. Como podemos saber se ela é boa ou ruim? O primeiro passo é ver como ela é formada, como é utilizada e que resultado ela é capaz de nos propiciar. Parece simples, mas não é. Conhecer essa “impressão neural” é algo desafiante tanto pela complexidade da parte “consciente” quanto pela parte “inconsciente” da qual pouco se conhece. Além do mais, há muitas ramificações, conexões, dependências, enfim, nossa “rede decisória” pessoal é única, complexa e misteriosa. Não podemos ignorar a importância de se conhecer mais dela. Com essa percepção mais aguçada de como “funcionamos” em nossos processos decisórios, podemos nos habilitar a desenvolver processos mais eficazes, menos equivocados e com maior pertinência perante esse mundo globalizado, competitivo e altamente inter-relacionado. Figura A – Os centros da mente 4 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Fonte: Adaptado de Spiritual Research Foundation, 2016. A figura A mostra a complexidade de relações e de como boa parte dela funciona sem que tenhamos muito “controle” sobre ela. O desejo de controle é parte do processo humano de obtenção de segurança. O que é controlado pode ser previsto, monitorado, guiado, enfim, a racionalidade pode atuar de modo intenso e determinístico. Mas a vida não é determinística! Estamos também sujeitos ao imponderável, ao inesperado, ao imprevisível. Tudo isso se faz presente em nossas vidas, escolhas e destinos. Tanto fora quanto dentro de nós existe esse contexto do incontrolável e do desconhecido que precisa ser considerado. Então, é esse o contexto a ser trabalhado nesta aula. Do que é conhecido e desconhecido; controlável e não controlável; consciente e inconsciente; lógico e inexplicável, enfim, vamos trazer para próximo de nós todos esses elementos e vermos como eles se relacionam com nossas decisões. Como a disciplina de Processo Decisório está estruturada dentro do princípio de interdisciplinaridade, vamos também orientar essas abordagens para integrá-las com o que estará sendo abordado pelas demais disciplinas da UTA. Portanto, gestão de conflitos, técnicas de negociação, aspectos de liderança e coaching, bem como as questões éticas e de caráter étnico-raciais tenderão a aparecer de modo intenso na presente rota da disciplina. Tema 1: O cérebro como elemento chave do processo decisório O cérebro humano! É incrível o que essa relativamente pequena parte de 5 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico todos nós é capaz de fazer e o quanto ela acaba determinando nosso sucesso e insucesso; nossa felicidade ou infelicidade; nosso crescimento ou estagnação. E dizem que o subutilizamos! Então, para usar melhor e principalmente, utilizá-lo em prol de melhores decisões, precisamos antes conhecer mais sobre ele. O cérebro está em constante transformação, mudança, adaptação, aprendizagem etc. Ele é um elemento em constante metamorfose, mas também sendo alterado em formas mínimas, como que “micro morfoses”.Como nem todas as mudanças acontecem de forma perceptível, corremos o risco de estarmos passando por transformações para melhor ou para pior. Quanto mais tivermos consciência de nossas mudanças, mais poderemos ser senhores de nosso destino e alterações. Visando aumentar essa consciência, vamos começar a abordagem sobre o cérebro deixando claro que o cérebro, a mente e o pensamento não são a mesma coisa. Na verdade, são diferentes e se complementam. Quadro 1.1 CÉREBRO É parte do sistema nervoso central, pesa pouco mais de um quilo e controla nossos movimentos, sons, fome, sede, emoções, tratando tanto nossos sinais internos como os externos. PENSAMENTO É uma função do cérebro. Funciona como uma orquestra na qual cada parte cumpre seu papel dentro de sua especialidade, fornecendo ao “som” final uma harmonia e beleza. É, portanto, uma ação neural impalpável, fruto da ação de nossos microscópicos neurônios e neurotransmissores. MENTE É onde fazemos uso de nossa inteligência e consciência. É aquilo que cuida de nossa percepção, nível de alerta, atenção, processos de seleção, vontades, compreensão, sentimentos, estados emocionais. Enfim, não é só o disco rígido de nossas memórias. É muito mais do que isso e, portanto, é elemento crucial de nossos processos decisórios. As informações abaixo são de nos deixar estarrecidos. Para ARNZT (2007, 6 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico p.145), o cérebro: é mil vezes mais rápido do que o computador mais rápido do mundo; equivale a um computador com 20 milhões de livros de 500 páginas cada um; contém tantos neurônios quanto há estrelas na Via Láctea, ou seja, em torno de 100 bilhões; está sempre ligado; cada neurônio tem entre mil e 500 000 conexões; possui grãos cerebrais, que contém 100 000 neurônios e 1 bilhão de sinapses; não teria esgotado nem 10% de armazenamento, mesmo se recebêssemos dez unidades (palavra/imagem) por segundo, durante dez anos. Dados como esses nos deixam surpreendidos e, ao mesmo tempo, maravilhados. Tudo isso com uma formação em dois hemisférios, no qual em cada um deles reside diferentes orientações de personalidade. O hemisfério cerebral esquerdo está relacionado com nossa capacidade de pensar de modo sequencial (linear), temporal, analítico e objetivo. É o lar do raciocínio lógico e pede ambientes mais organizados, com menor dispersão e trabalha buscando mais detalhes das coisas e de modo precavido, cuidadoso e formal. Já nosso hemisfério direito é mais visual, criativo, imaginativo e não se apega tanto a detalhes e possibilidades. Prefere ambientes mais informais e de cunho mais social, fazendo maior uso da emoção e da intuição no lugar da razão pura e simples. Somos formados para dar preferência ao nosso hemisfério esquerdo, deixando o outro em segundo plano. Porém, os cientistas e a própria vivência mostram que não há lado bom ou ruim, certo ou errado, mas sim que o uso global – em equilíbrio – é o mais inteligente e útil. 7 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico O interessante é saber que tanto no funcionamento do hemisfério esquerdo quanto no direito acontecem as chamadas sinapses. Nossa célula nervosa, denominada neurônio, é formada por um núcleo central e várias terminações (dendritos) capazes de se conectar a outros neurônios. Podemos fazer em torno de 10 mil sinapses (conexões) por segundo. Em cada uma se realiza uma descarga elétrica com a participação dos neurotransmissores. Temos mais de 100 tipos diferentes de neurotransmissores, cada um com sua função específica. Quadro 1.2 – Neurotransmissores e suas funções Acetilcolina Comportamentos, atenção, aprendizado e memória. Serotonina Interfere no humor, ansiedade e na agressão. Dopamina Controle motor. Noradrenalina Excitação física e mental, servindo também como promotor do bom humor. Glutamato Fundamental no processo de memória. Peptídeos São as endorfinas. Tipo de neurotransmissor capaz de modular a dor e reduzir o estresse. Fonte: Bittencourt, 2016. A realização ampla de sinapses gera a formação das chamadas redes neurais, que podemos representar como pensamentos, lembranças, habilidades, fragmentos de informação e demais elementos que nos servem como subsídios para nossas ações intelectuais. Tudo isso nos ajuda a conhecermos melhor nosso cérebro e, com isso, nos habilitamos a sermos mais perceptivos, criativos, inteligentes e melhores decisões. Mas isso não é tão simples. 8 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Figura 1.1 Fonte: Elaborado com base em Artntz, 2007. Arntz (2007 p. 46) nos apresenta dados (figura 1.1) e informa que esse processo de filtragem é pessoal, fruto de crenças, experiências, valores, desejos e também de emoções que colaboram na determinação do que será “percebido” e o que será descartado. Isso, além de rápido e constante, leva a microdecisões quase sempre inconscientes do que irá fazer parte do mapeamento cerebral e o que não será considerado. Somente o que formos capazes de absorver passa a ser parte de nós, portanto, de nossos processos decisórios. Nesse “filtrar”, o cérebro não pega “as coisas por inteiro”. Ele se vale de fragmentos e constrói o resto. Portanto, o que chamamos de realidade é apenas a nossa versão de mundo. Temos uma mistura de neurônios, emoções, reações químicas e todo um processo que nos leva à percepção de mundo, ao nosso entendimento – consciência – e às nossas respostas e decisões. São elementos complexos, imperceptíveis e rápidos que determinam quem somos, onde estamos, como agimos, para onde vamos e o que decidimos. Tema 2: Intuição e criatividade no processo decisório Intuição não tem uma definição fácil. Para explicá-la, temos de lançar mão de elementos comportamentais, vivenciais, emocionais, cognitivos, enfim, há uma ampla vertente de percepções que tornam difícil defini-la. Andriotti (2011, p. 7) nos ajuda quando afirma: no campo da gestão o conceito de intuição parece 9 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico ter encontrado um consenso, o qual tem as seguintes características: Capacidade de atingir diretamente o conhecimento ou entender sem a aparente intrusão do pensamento racional ou interferência lógica. Nem o oposto da racionalidade, nem um processo aleatório de adivinhação ou intuição corresponde aos pensamentos, conclusões e escolhas produzidas em grande parte por meio de processos mentais inconscientes. Julgamentos carregados de emoções que emergem por meio de associações rápidas, inconscientes e holísticas. Precisamos considerar que há decisões por demais complexas, envoltas em contextos dinâmicos ou que demandam respostas rápidas e, nesses casos, os preceitos racionais de decisões não funcionam. Assim, fica clara a necessidade do uso que vai além da lógica, razão e informações. É importante também considerar que não se trata de ou isso ou aquilo, mas da aplicação tanto da razão quanto da intuição. Um casamento “sábio” entre esses elementos é o mais natural e, na verdade, o caminho mais usual de todos nós. É utópico pensar que em decisões de média e alta complexidade, com maior grau de incerteza se faz uso exclusivo de um desses caminhos. Essa simbiose é real e necessária no mundo moderno quando se está falando de processos decisórios. Miller (2005, p.72) afirma que, no mínimo, a intuição pode ser conceitua lizada de duas formas distintas: como um pressentimento (holistic hunch) ou como uma capacidade automatizada (automated expertise). Porém, esse pressentimento e “automatização” são fontes humanas, que aparecem sem uma consciência e reflexão prévia. Muitas vezes, surge a afirmação de que as decisões com base na intuição são mais arriscadas, com maior poder de fracasso. Se pensando de forma “lógica”, há uma razão para esse receio, porém,a prática vem mostrando que nem sempre funciona assim. Gladwell (2005, p. 9) nos conta um fato real no qual a intuição triunfou sobre a razão e a tecnologia. Em 1983, um famoso museu interessado em comprar uma estátua rara que lhe foi oferecida procurou um especialista em arte 10 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico para que desse um veredito sobre a autenticidade e, após uma análise rápida, ele a identificou como falsa. Não satisfeito, foram em busca de outras opiniões e, após exaustivas, caras, demoradas e profundas análises usando técnicas e tecnologias das mais avançadas, a falsidade foi confirmada. O museu ficou intrigado e perguntou ao especialista como ele pode concluir tão rápido e com tanta precisão aquilo que outros levaram tanto para detectar? Ele respondeu que sentiu uma “repulsão instintiva”, que significava haver algo de estranho naquela obra, algo que não saberia precisar, mas lhe indicava atenção quanto à autenticidade. Achou ela viçosa demais, diferente de outras que havia visto sendo desenterradas, enfim, havia usado instintivamente seus conhecimentos anteriores e eles lhe trouxeram o pressentimento que depois foi confirmado. Mas em que essa intuição pode ser relacionada à criatividade? Esta vem da mesma fonte da intuição. Ela surge de forma instantânea, mediante sentimentos, percepções, insights que trazem o novo, usando elementos internos das pessoas, que podem ser também entendidos como talentos ou uso do não racional perante algo real e, geralmente, cercado de racionalidades e lógicas. A criatividade surge de conexões, de relações inesperadas, de junções nem sempre conscientes entre elementos, portanto, tem um funcionamento bastante similar à intuição. Podemos até propor que pessoas mais criativas tendam a ser decisores mais intuitivos do que racionais, dada a prática muito próxima entre essas atividades. O fato a considerar é que se trata de questões importantes do executivo moderno, afinal, descobriu-se que quase metade dos executivos usa mais a intuição do que análises formais para administrarem empresas. Tema 3: A questão dos modelos mentais nos processos decisórios Decisões, sejam pelo viés da razão ou da emoção, são elementos que acontecem por meio da ação de pessoas. Elas o fazem com base no que pensam e sentem. Desse modo, podemos dizer que as decisões passam por processos pessoais – individualizados – até serem plenamente definidas. Se cada pessoa é um mundo próprio em termos de decisão, podemos dizer que 11 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico cada um tem seu próprio “modelo” para decidir. Tanto em forma quanto em conteúdo, há um personalismo no processo decisório. É como se cada mente tivesse o modo próprio de operação definido em termos de se decidir. Esse poderia ser então um “modelo mental” decisório? Modelos mentais são estudos desenvolvidos por diferentes pesquisadores e não são estudados apenas como elemento de processos decisórios. Eles se relacionam com neurociência, psicologia cognitiva, filosofia, comportamento, liderança, além de vínculos com a questão decisória. O que se destaca nesses estudos é o fato: o que somos, entendemos, pensamos e sentimos depende de nossos modelos mentais! Wind (2005, p. 37) afirma: o modelo mental é como se fosse um “programa em nosso cérebro”. É a base que cria as atitudes da pessoa diante da vida e desencadeie um processo que gere os resultados sejam eles positivos ou não. Esse mesmo autor nos aponta: em sua formação, os modelos mentais contam com o apoio da genética – herdamos elementos de nossos pais – e do aprendizado inconsciente – aquilo que aprendemos e termos dedicado nossa atenção e consciência. Também contamos com nossos condicionamentos – aquilo que fomos “treinados” e habituados a fazer e crer – e significados – os sentidos que damos às coisas, fatos e acontecimentos. Nesses quatro itens, os dois primeiros são inconscientes e impalpáveis, ou seja, pouco conhecemos ou podemos agir sobre eles. Os outros dois, são conscientes e passíveis de serem analisados e, se for o caso, revistos. O importante é pensarmos: quanto melhores forem nossos modelos mentais, melhores serão nossas ações e decisões perante o mundo à nossa volta. Massapina (2008) aponta que podemos assimilar novos modelos à medida que identificamos situações para as quais não dispomos de um modelo que nos apoie perante elas. É o caso, por exemplo, das pessoas de maior idade que tiveram de aprender a lidar com caixas eletrônicos, pois não mais poderiam contar com o apoio dos caixas de banco, seus antigos apoiadores em tais processos. Foram obrigados a aprender a lidar com as máquinas, assimilando para o dia a dia. Mas também podemos fazer acomodação, ou seja, fazermos 12 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico uma espécie de triagem dos modelos mentais disponíveis, reorganizando-os e modificando-os para que ofereçam melhores respostas às novas experiências. Por fim, há a opção de equilibração na qual perdemos “o rumo” perante alguma situação desafiadora e agimos em prol de reorganizarmos nossas estruturas mentais em busca de um novo equilíbrio. Essa ação é um tipo de “crescimento da inteligência”, pois ampliamos nossa compreensão da realidade e entramos em um novo equilíbrio, muito mais inteligente! Senge (1990, p. 163) define modelos mentais como “imagens internas profundamente arraigadas sobre o funcionamento do mundo, imagens que nos limitam a formas conhecidas de pensar e agir”. Portanto, nossa capacidade decisória está intimamente ligada à qualidade de nossos modelos mentais. Quanto mais tivermos modelos coerentes, atualizados, corretos e adequadamente “sistêmicos”, melhores serão nossas condições de pensar e sentir nossos desafios decisórios. Melhorar os modelos mentais, de acordo com Wind (2005), envolve sair da mesmice e da zona de conforto e se expor à mudança e crescimento pessoal. A evolução depende de abertura, receptividade, criatividade, paixão pela mudança e desejo de mobilizar nossas potencialidades como elemento de autorrealização. É, portanto, de alta relevância saber mais sobre esse tema, desenvolver técnicas de evolução dos modelos, cuidadosos em termos de suas validades e coerências perante o contexto. Se não fizermos isso, podemos acabar decidindo de modo equivocado, limitado ou incoerente. Wind (2005) pergunta como gostaríamos de estar vestidos caso fossemos vítimas de um naufrágio? De terno e gravata ou com uma roupa de mergulho e um salva vidas nas costas? Quais são os modelos mentais que precisamos ter a nosso dispor para enfrentarmos essa realidade mutante, complexa, competitiva e desafiadora? Os melhores possíveis. Isso só acontece se estivermos o tempo todo buscando evoluir nossos modelos. Tema 4: O impacto da competência decisória nas relações familiares e sociais dos gerentes e executivos Há um dito popular no qual se afirma: nenhum homem é uma ilha, ou 13 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico seja, somos seres gregários, que vivem em comunidades, influenciando e sendo influenciados. A vida é cada vez mais sistêmica e complexa, e a necessidade de interação e convivência é cada vez maior. Prova disso é o sucesso das redes sociais no mundo moderno. Por isso, é preciso pensar que um gerente ou executivo não decide ao olhar apenas para um ou outro elemento de seu contexto, ele é obrigado a ter um cuidado bastante grande em termos de suas decisões e seus impactos. Pensemos no executivo como alguém cercado por uma rede de possíveis conflitos decisórios. Nem sempre, no decorrer de uma decisão, o executivo pode raciocinar apenas em termos de si mesmo. Ele precisa considerar que a decisão passará por um rol de pessoas, dentro e fora da organização. Também, sua decisão pode ter visões diferentes dentro dele próprio, ou seja, osquadros usados para decidir podem ser conflitantes em termos de sua visão pessoal, de sua visão de gerente e também de sua posição como cidadão. Ainda, é possível pensar que seus interesses perante a decisão podem ser diferentes dos interesses da organização que, por sua vez, podem não ser coerentes com os do país ou em termos globais. Perpassam isso questões de ordem moral, ética, legal, econômica, religiosa, cultural. Enfim, não se pode considerar que decisões de nível médio e alto de complexidade acontecem sem um bom nível de conflitos internos e externos. Olhar para um executivo de sucesso e pensar que ele é uma pessoa feliz, realizada e em paz não é algo incorreto, porém, é bom considerar: tudo isso aconteceu e acontece em meio a um complexo dinâmico e difícil de contexto decisório. Quanto mais alta a posição do executivo e o tamanho da organização que ele dirige, maior é a influência e impacto de suas decisões tanto com as pessoas – dentro e fora das organizações – quanto na organização, nos stakeholders, no mercado, na economia, na sociedade e no planeta. Assim, é interessante pensar o quanto a competência decisória é importante, não somente para a saúde da organização, mas também para a saúde pessoal, familiar e social do executivo. A má gestão dessa possível rede de conflitos é algo que demanda muita sabedoria, equilíbrio e competência. Não somente em termos do próprio executivo, mas de toda a cultura, clima e 14 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico estrutura da organização a que está ligado. Afinal, via de regra, decisões mais complexas são construções coletivas, colaborativas e sistêmicas, ou seja, para se chegar a uma decisão perante uma situação de maior complexidade será necessária a interação de informações, pessoas, conhecimentos, legislações, ajustes de interesses, avaliação de perspectivas diferenciadas e, muitas vezes, antagônicas. Será necessário o exercício de negociações, de argumentações, de pessoas cedendo em seus pontos de vista e revisões de informações, quando possam estar sendo colocadas em dúvida. Enfim, é preciso considerar grandes decisões em todos os meandros, desafios e pontos relevantes. É importante considerar que nos tempos atuais há algo que beneficia e ao mesmo tempo torna ainda mais complexa a realidade decisória: a tecnologia da informação. Na medida em que somos bombardeados por mais e mais informação, nosso processo de decidir torna-se facilitado e também debilitado. Isso porque informação é o insumo para a boa decisão, mas à medida que ela nos é oferecida em volumes dos quais não somos capazes de digerir, ela passa a tornar-se uma fonte de ansiedade e incerteza, e não elemento de apoio à boa decisão. Daí surge a relação importante entre a competência decisória com a de gerenciamento de informações. Saber lidar de modo organizado, inteligente e eficaz com as informações disponíveis é algo precioso para bons processos decisórios. Davenport (2012, p. 220) nos diz que “a economia global de hoje e o ritmo mais rápido dos negócios está aumentando as expectativas para a toma de boas decisões e punindo as más; e a complexidade dos fatores que devem ser considerados por qualquer pessoa responsável por tomar decisões também continua a aumentar”. Isso nos mostra que a antiga visão do CEO (diretor executivo) sábio e onisciente, que tomava sozinho grandes decisões, está sendo alterada (e deve!) para um contexto mais participativo, auxiliado por tecnologias e dados, bem como contextos organizacionais que permitam o desenvolvimento, implantação e avaliação das grandes decisões. Portanto, investir na competência pessoal decisória é algo importante, mas também é preciso que essa competência esteja presente na estrutura, nos processos, nas tecnologias, cultura e clima das organizações. Somente com isso importantes decisões 15 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico poderão ser tomadas com sabedoria para alcançar melhores resultados. Tema 5: Decisão individual e em grupo As abordagens sobre processo decisório muitas vezes canalizam as análises para o contexto individual das decisões, como se elas fossem ações feitas por apenas um indivíduo. Mas a realidade não é bem assim. Mesmo quando alguém dá a decisão final, ela não aconteceu sem a interveniência e apoio de outras pessoas. Quase sempre há na construção de uma decisão o envolvimento de mais de uma pessoa. Porém, mesmo assim, é possível se fazer análises sobre decisões de caráter individual e coletiva. Um exemplo comum de decisões coletivas são as tomadas em condomínios residenciais, por exemplo. O síndico, ao cumprir o papel de gestor, leva os problemas e planos para discussão entre os moderadores, com o intuito de discutirem e definirem a respeito do que fazer. Nesses momentos, é comum vermos situações que oscilam entre a concordância geral e o caos absoluto. Significa que em decisões coletivas, as posições individuais nem sempre são harmônicas. É bem possível que o número de visões sobre o problema ou contexto seja próxima do número de participantes. Essas visões estão calcadas não somente em pontos de vistas, números e fatos, mas em interesses, crenças e jogos de poder. A vantagem da decisão individual é que não há tanta possibilidade de conflito, mas ela fica limitada a apenas uma visão. É bem possível ela seja limitada ou mesmo incorreta, mesmo havendo grande esforço em acertar. A vantagem da decisão coletiva é: há a possibilidade do surgimento de uma gama bastante ampla de visões, o que enriquece o processo de análise da decisão, dando abertura para que se leve em consideração mais pontos do que se levaria com poucas ou apenas uma visão. O custo agregado desse ganho é que, junto com essas visões, surgem elementos como disputa de poder, empatia e antipatia entre os participantes, interesses nem sempre harmonizáveis e questões que podem ser apresentadas sem a devida base legal, ética ou moral. Portanto, não há um mundo ideal para decisões em termos da quantidade de pessoas envolvidas. Se pensarmos no extremo das decisões coletivas, temos 16 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico as eleições para presidente, por exemplo. Nela, brasileiros com mais de 16 anos manifestam sua visão perante os candidatos, escolhendo aquele que consideram mais adequado para o cargo. Contudo, a bem da verdade, nem sempre é isso que se vê. Há relatos de candidatos que marcaram seus reais interesses convencendo alguns a votarem nele sem saber de sua real intenção; há os que votam pensando apenas no que podem ganhar com aquele candidato eleito, ou seja, uma visão de benefício pessoal sem considerar o todo e a sociedade; há até os que “vendem” o próprio voto em troca de algum “presente”. Enfim, essa abordagem é apenas para mostrar: decisões, quando desenvolvidas com número muito elevado de pessoas, acabam sendo muito mais influenciáveis em termos políticos. Por isso, usamos palavra “política”, em sua essência, ou seja, como a arte de negociação para compatibilizar interesses. Quanto mais uma decisão é “negociada”, maior tende a ser o envolvimento de interesses, atendimento de acordos, ajustes conciliatórios e jogos de poder. Porém, esse exercício político em decisões coletivas não pode ser visto como um elemento desnorteador ou incorreto. Na verdade, a adequação deles dependerá da base moral e ética dos envolvidos e da organização a que estiverem atrelados. Buscar consenso, decisões pela maioria e obtenção do melhor caminho será sempre bem-visto, desde que tal prática seja feita com base na verdade, no legal e na satisfação da maioria. O PMBOK é um conhecido guia para a profissional de gestão de projetos. Nele, constam técnicas de decisão em grupo que têm por finalidade fazer com que grupos discutam um determinado assunto e estimem múltiplas alternativas de como achegar à melhor solução. Essas técnicas podem ser usadas para gerar, classificar e priorizar os requisitos. Entre elas, Sabino (2015) destaca as seguintes: Decisão por unanimidade: todos os membros do grupo aceitam uma única escolha. A técnica Delphi é utilizada como forma de alcançar o a unanimidade por meio de questionários anônimos respondidos por especialistas. 17 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Decisão por maioria: mais de 51% dos membros do grupo decidem por uma escolha. O grupo geralmente é formado por um número ímpar de pessoas para assegurar que não haverá empate. Pluralidade: o maior subgrupo define uma escolha quando não há decisão por maioridade. Esse grupo é geralmente utilizado quando há mais de duas opções a serem escolhidas. Decisão ditatorial: alguém faz a escolha pelo grupo, geralmente, o patrocinador ou gerente do projeto. É importante saber dessas questões quando se está enfrentando processos decisórios mais complexos e desafiantes. Isso faz com que seu desenvolvimento ocorra com sabedoria, dentro dos preceitos corretos, utilizando métodos justos de escolha e buscando sempre se fazer o certo, do modo mais correto, justo, econômico e legal. Isso torna-se difícil por envolver no cerne o ser humano, com suas limitações, imperfeições e egoísmos. A arte da liderança perante decisões complexas e coletivas está em fazer com que se desenvolva todo o caminho em busca de melhor decisão, lidando com essas imperfeições de modo inteligente, não deixando que elas determinem a escolha, mas privilegiando os preceitos que sejam capazes de fazer surgir a decisão ideal perante o quadro do possível. Existem muitas técnicas para a condução de processos decisórios em grupo e tais métodos buscam justamente fazer com que os elementos desvirtuadores da boa decisão sejam minimizados ou evitados. Vale a pena pesquisar mais sobre essas metodologias e preparar-se não somente para ser um participante nesse tipo de decisão, mas também como condutor delas, que é um papel ainda mais desafiante e complexo. Síntese Esta aula foi um mergulho em variados aspectos do processo decisório à luz de elementos relevantes, tais como o funcionamento de nosso cérebro e como ele influencia nossas decisões. A questão da intuição como ferramenta de 18 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico apoio à decisão e, em alguns casos, como ela pode ser ainda mais eficiente que os processos racionais de tomada de decisão. Estudamos também que o processo intuitivo tem uma proximidade muito grande com a criatividade e ela é parte do uso de nossa intuição em situações de decisão. Fomos apresentados ao conceito de modelos mentais e pudemos ver que temos em nós um conjunto bastante elevado de modelos que usamos de modo consciente ou não em nossas decisões. Aprendemos que esses modelos tem uma formação variada e, em parte, podemos agir em prol da melhoria de nossos modelos mentais e, por consequência, melhora nossa competência decisória. Na sequência, discutiu-se o quanto nossa competência em decidir influencia nossas relações familiares e sociais, portanto, um requisito de alta importância quando ocupamos cargos de maior relevância em organizações. Aqui também estudamos o quanto prescinde sermos responsáveis pelas decisões que tomamos, pois nossas escolhas afetam de modo direto e/ou indireto a vida de muitas pessoas, e até mesmo da fauna, flora e sustentabilidade do planeta. Por fim, analisamos a questão das decisões individuais perante as decisões em grupo e constatamos que as características delas são diferentes e que o exercício de decidir junto com outras pessoas é uma ação complexa, bastante influenciada por elementos de dentro e de fora do grupo. Em síntese, tratou-se de uma aula bastante eclética sobre o tema, mas que foi capaz de fazer uma interessante integração de elementos importantes da prática de tomada de decisão. 19 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Referências ALDRIEDGE, S. 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Acesso em: 17 set. 2016. http://tcc.bu.ufsc.br/Economia291864 1 CCDD ─ Centro de Criação e DesenvolvimentoDialógico Processo Decisório Aula 3 Professor Paulo Cesar F. de Castro 2 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conversa Inicial O processo decisório nas organizações Antes de darmos sequência ao tema, cabe lembrar que vimos na rota 1 a fundamentação histórica e conceitual do processo decisório, no qual estudamos os conceitos, tipos, estilos, etapas e níveis do processo decisório, além de analisarmos os processos racional e emocional da tomada de decisão. E também antes do prosseguimento do tema, lembramos que na rota 2 foi visto o papel do indivíduo no processo decisório, uma vez que a decisão passa necessariamente por uma pessoa responsável, sendo que elementos fundamentais influenciam esse indivíduo no momento da tomada de decisão, tais como: a intuição, a criatividade, os modelos mentais, a pressão social, cultura e costumes, além do que a decisão gera impactos nas relações familiares e sociais dos gerentes e executivos das empresas. Vimos ainda as diferenças básicas entre a decisão individual e a em grupo. Nesta rota vamos estudar o processo decisório nas organizações, abordando o estudo de decisões históricas e nos negócios, com seus respectivos impactos, o espaço que o processo decisório ocupa no âmbito empresarial e suas relações, veremos também a liderança no processo decisório e os impactos do processo decisório na carreira dos executivos. Contextualizando Apenas para finalizar o entendimento de que a decisão em grupo é melhor do que a decisão individual, vale destacar que Bazerman (2010, p. 69) afirma que uma das vantagens dos grupos em relação aos indivíduos é que eles coletivamente possuem mais informações do que qualquer membro individual. Assim, compartilhar informações é uma fonte potencial de crítica em grupo, tanto em um sentido absoluto quanto em comparação com o processo decisório individual. Isto vale apenas para o ambiente social particular ou familiar? Claro que não. Vale também para o ambiente organizacional. 3 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico De fato, nas organizações, um dos motivos para criar grupos é reunir informações de diferentes divisões (MANNIX; NEALE, 2005). Pensando em um ambiente estratégico, Stasser, Vaugher e Stewart (2000) propõem uma série de ações com o intuito de encorajar membros a compartilharem informações particularmente exclusivas. Isto dá conotação de especialidade no grupo, o que ganha caráter de vantagem sobre outros grupos não especialistas. Vamos então transplantar os argumentos desenvolvidos até aqui para uma estrutura organizacional. Cruz (2014, p. 67) considera que os elementos estruturais de uma organização são a divisão do trabalho, a autoridade e a hierarquia e afirma que tomar decisões é uma ação aplicada à estrutura e às funções diversas da organização. Então, Cruz finaliza afirmando categoricamente que a decisão é uma função fundamental para um sistema de trabalho, isto porque é necessário fazer as melhores escolhas entre as alternativas existentes, tais como: Qual a melhor estratégia a ser adotada? Qual o melhor modelo de trabalho a ser implantado? Qual o melhor produto a ser lançado? Que preço deve ser praticado? Qual tecnologia é a melhor e a mais econômica? Que candidato deve ser escolhido para ocupar determinada vaga? É justamente aí que entra em cena a importância de estudarmos o processo decisório nas organizações. Problematização Todo processo decisório produz uma escolha final. Ou seja, a tomada de decisão refere-se ao processo de escolher o caminho mais adequado à empresa, em uma determinada circunstância. Qualquer decisão tomada afetará a empresa no geral, por isto tem que ser bem pensada a alternativa a ser escolhida, pois deve-se pautar a tomada de decisão 4 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico orientando-se e definindo caminhos a serem percorridos e pensar no que poderá ser afetado por meio dessa decisão. Tomar uma decisão é uma responsabilidade enorme. Assim, antes de toma-la deve ser feito todo um estudo, um processo de análise para tentar diminuir a chance de que a decisão que foi escolhida seja a errada e acabe resultando em consequências negativas para a empresa. Tema 1: Estudo de Decisões Históricas e nos Negócios e Seus Impactos Antes de estudarmos casos reais de decisões históricas e nos negócios, e seus respectivos impactos, vamos entender como este processo se desenvolveu até a metade do século XX. Até então o processo de tomada de decisões era uma função vinculada às linhas de hierarquia e autoridade, separada em ocupantes de cargos que decidiam e comandavam; e ocupantes de cargos que obedeciam. As interferências comportamentalistas e sociológicas nas organizações, a partir da segunda metade do século XX, trouxeram um novo discurso sobre a condução cotidiana das ações e das decisões. Trabalho em equipe, participação e valorização do trabalho do indivíduo passaram a fazer parte da cena. Ao mesmo tempo, a complexidade crescente e a multiplicidade dos negócios revelaram que muitas eram as possibilidades de escolha em face de um determinado problema a ser resolvido ou de um objetivo a ser alcançado. A introdução de recursos provenientes da matemática e da estatística serviu para aprimorar tecnicamente os métodos e racionalidade das decisões. Enfim, para simplificar o raciocínio, Cruz (2014, p. 68) diz que decidir implica escolher entre alternativas e que, nas organizações modernas, ela deve obedecer à racionalidade quanto aos fins. 5 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Já, de acordo com Simon (1976), as decisões podem ser classificadas em Programadas e Não Programadas. As decisões programadas são escolhas feitas entre alternativas preestabelecidas. Em face de certo objetivo ou problema e de certos limites, o decisor deve escolher qual é a melhor delas, mas não foi ele – o decisor – quem as criou. Estas decisões apresentam muitas limitações em sua capacidade de alcançar objetivos e solucionar problemas de modo efetivo. Contudo, nas organizações, além de seus modelos serem mais baratos, requerem pessoal menos qualificado para serem aplicadas e, se usadas com critério, podem solucionar diversos problemas simples, sobretudo em sistemas de trabalho altamente mecanizados. Já, as decisões não programadas são utilizadas em situações em que o decisor pode ou deve criar as alternativas diante de um problema/objetivo. As alternativas não foram preestabelecidas, porque ninguém poderia prever exatamente a situação que requer a decisão em questão. São as chamadas decisões complexas, por isto demandam mais tempo, custam caro e exigem pessoal altamente qualificado. Além disto, não oferecem garantia total de sucesso. Entretanto, em diversas situações, não haverá outro meio senão construir o próprio modelo de decisão. Podemos dizer que o maior desafio não está nas capacidades e limitações de cada tipo de decisão, mas na aplicabilidade que elas podem ou não oferecer. O mais importante é saber quando devemos aplicar modelos programados e quando será necessário utilizar modelos não programados. Vamos agora ver a parte prática deste tema. Em matéria da revista Exame Negócios, de maio de 2005, com o título “O preço de uma decisão errada”, foram abordados os principais erros cometidos pelas lideranças das empresas em decisões importantes e que trouxeram impactos muito negativos para as 6 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico organizações. Apesar do tempo da publicação da reportagem, o contexto continua muito atual. Por que as empresas erram? Principais erros que as empresas cometem: Agem por impulso Novo mercado pode ser uma evolução natural do negócio, mas precisa ser avaliado com cautela quanto a viabilidade.Ex.: rotas internacionais da TAM, geraram R$ 40 milhões de prejuízo nos seis meses em que os vôos operaram. Subestimam a opinião pública Consumidores, ONGs e formadores de opinião podem destruir a reputação dos melhores produtos. Ex.: lançamento produto novo (grãos transgênicos), gerou estimativa de US$ 20 bilhões de queda no valor de mercado da Monsanto. Superestimam o mercado Tão importante quanto criar as inovações é saber se existe mercado para elas. Ex.: Iridium, da Motorola. Não têm plano B Por melhor que um projeto pareça, é preciso pensar em alternativas para o caso de fracasso. Ex: Mercedes instalou fábrica do Classe A em Juiz de Fora, veículo não caiu no gosto dos brasileiros e gerou U$ 500 milhões de prejuízo. Seguem a manada Seguir tendência não garante sucesso. Ex.: Portal Amelia, criado pelo Pão de Açúcar. 7 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Não pensam em longo prazo O que é bom para a empresa hoje pode se tornar um problema no futuro. Ex.: acordos sindicais da GM com garantia de estabilidade geraram US$ 5,6 bilhões de gastos anuais com planos de saúde e previdência muito generosos. Investem em outra linha de negócios Apostar em um novo modelo de negócio muito diferente do seu business. Ex.: PREVI investiu no resort Costa do Sauípe e, anos mais tarde, comprou a parte da outra sócia (Odebrecht). R$ 370 milhões de empreendimento + prejuízo. Apostam em tecnologia e ficam refém dela Comprar um sistema operacional que dependa de manutenção de terceiros. Ex.: A IBM não previu, tornou-se refém da Microsoft e sofreu US$ 75 bilhões de perda de valor de mercado. Tomar decisões erradas é um risco ao qual todas as empresas estão sujeitas. Inclusive − e sobretudo − as bem-sucedidas. Isso é o mais assustador. Inebriadas pelas conquistas, elas acabam por se tornar autoconfiantes demais e costumam deixar de lado a disciplina necessária para a tomada de decisões. Tema 2: O Espaço do Processo Decisório no Âmbito Empresarial e Suas Relações As burocracias modernas adotaram, em sua maioria, um modo de decidir tradicional, chamado modelo Ortodoxo. É o caso típico em que é a estrutura que determina o fluxo decisório, o qual desce por ela, predefinindo atribuições e incumbências a postos e cargos, ao mesmo tempo que delimita “o que” e “quais” posições decidem e comandam, quais obedecem e quais executam. 8 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico O resultado é um processo de tomada de decisões que se confunde com a função de comandar. Na verdade, o processo flui de cima para baixo e a autoridade pertence ao cargo. Existe a delegação de autoridade, que na prática implica em um recurso para “desafogar” as tarefas do superior, e não um princípio participativo de valorização da pessoa. A autoridade decisória continua pertencendo ao cargo e pode ser retirada a qualquer momento. Já, a variação mais recente da delegação – chamada de empowerment – é ligeiramente diferente no que concerne à valorização do cargo. Empowerment significa "descentralização de poderes", ou seja, sugere uma maior participação dos trabalhadores nas atividades da empresa ao ser dada a eles maior autonomia de decisão e responsabilidades. Este processo de transferência da capacidade decisória implica também em uma medida estrutural e exige uma prática mais efetiva. Cruz (2014, p. 77) faz uma crítica ao projeto ortodoxo ao afirmar que esse prescreve decisões programadas até mesmo para os cargos capacitados com alto volume de autoridade, como se a estrutura fosse uma máquina, cabendo aos decisores apenas puxar as alavancas e apertar botões. O processo decisório é de tal modo atrelado à estrutura que o formato usual mais adotado é o modelo centralizado. Para operar a descentralização decisorial, isso implica em transferir capacidade decisória para níveis inferiores, o que acaba por aumentar o tamanho da estrutura, tornando-a inevitavelmente mais cara, embora mais ágil. Porém, a organização somente deve fazer esta opção se perceber vantagem na relação entre custo e benefício. Entretanto, se os lucros diminuírem ou se a empresa tiver prejuízos, o poder da estrutura puxará para si a autoridade decisória de volta, restando apenas decisões programadas e bem controladas aos subordinados. 9 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Modelos ortodoxo-participativos Apesar de funcionar, o modelo ortodoxo tradicional foi percebido como uma estrutura que travava o processo decisório e alienava o trabalhador comum da decisão administrativa. Para lidar com esta contradição, surgiu o modelo de Likert (1961), que flexibiliza o processo decisório por meio do trabalho em equipe, sem o uso ostensivo da autoridade ortodoxa. Assim, é possível deslocar o compromisso do funcionário comum das prescrições do seu cargo para um compromisso com a própria decisão, da qual ele passa a ser sujeito ativo e participante. Assim, o trabalho em equipe é um processo decisório coletivo, por meio de contribuições individuais indissociáveis, que se diluem e não têm identidade própria. Essa é a verdadeira organização holística. Processo decisório não ortodoxo Vivemos atualmente o desafio de encontrar soluções entre o desejo de controlar as estruturas organizacionais e a pressão por processos decisórios dinâmicos e competitivos. Não basta apenas delegar autoridade ou integrar a decisão, é preciso que cada decisor entre no processo com seu conhecimento e não com sua delegação. Partindo para a prática, vejamos alguns aspectos trazidos pela matéria da revista Época Negócios, de agosto de 2015, cujo título é: “Tomamos decisões com um cérebro pré-histórico. E isso pode atrapalhar na hora de contratar os melhores talentos”. A matéria diz que para escolher as pessoas certas é preciso, antes de tudo, entender a maneira como as empresas tomam decisões quando o objetivo é escolher o futuro funcionário. Um problema que temos é o nosso processo ainda “arcaico” de tomada de decisão para contratar pessoas. Primeiro é visto se tratasse de alguém “semelhante”. Se for, provavelmente será acolhido. Depois, é visto se é alguém 10 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico “familiar”. Se for, acolhimento certo. Por fim, é verificado quão “confortável” será estar com esse semelhante. Esses três critérios – semelhança, familiaridade e conforto – podem ter sido úteis no passado, mas não nos ajudam mais. Agora, quando falamos em montar times eficientes, pensamos em habilidades complementares, variedade e diversidade, exatamente o oposto dos critérios anteriores. E como resolver isso? Buscando nos candidatos dois tipos de atributos principais e necessários: a competência, ou as habilidades necessárias para executar uma função e o potencial, que é a habilidade da pessoa de continuar aprendendo, crescendo e mudando. Como saber se uma pessoa tem potencial? Por meio de algumas características. Esse profissional precisa ter a motivação certa, que é uma mistura (paradoxal) de comprometimento com os desafios e humildade. Precisa também querer aprender sempre, inclusive buscando feedback. Pessoas com potencial conseguem engajar os outros e são capazes de superar dificuldades, sem ceder à pressão. Enfim, o grande desafio e o mundo ideal nas empresas é conseguir colocar as pessoas certas nos lugares certos. Assim, as decisões serão melhores e os resultados para a organização maiores. Tema 3: Acompanhamento e Avaliação de Processos Decisórios Considere inicialmente que o Processo Decisório é também, e antes de tudo, um processo administrativo e, como tal, deve ser tratado. E o Processo Administrativo compreende as atividades de planejar, organizar, dirigir e controlar. (MAXIMIANO, 2009; CHIAVENATO, 2010). O processo de planejamento possuicomo característica principal a sua finalidade de relacionar as ações da organização com o futuro desejado. É um 11 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico processo que almeja obter uma visão antecipatória que permita estabelecer o foco em objetivos estratégicos por meio de uma visão de futuro organizacional. O processo de organização ocorre após o planejamento e é responsável por dispor dos recursos de maneira estruturada e ordenada para facilitar a execução do plano. No decorrer deste processo são analisados os objetivos planejados, o trabalho é dividido, as responsabilidades e os níveis de autoridade são atribuídos, assim como a futura estrutura organizacional. O próximo processo é o de direção, que ocorre após os planos estarem prontos e a estrutura e os recursos organizados. Esse processo garante que algo será feito e consiste na realização das atividades planejadas. Deve atentar para os papéis de liderança necessários para a obtenção dos objetivos. Outro fator relevante é a capacidade de comunicação. São exemplos de atividades de direção: elaborar planos, organizar equipes, realizar uma tarefa operacional. Finalmente, ocorre o processo de controle, que também está ligado ao “fazer”, porém sob a perspectiva da realização dos objetivos. Tal processo tem foco em resultados, em garantir desempenhos e medir a eficiência e a eficácia dos processos. Essas informações são utilizadas para a tomada de decisão, pois informa a organização sobre o seu desempenho efetivo em relação ao que fora previsto. Informa ainda o que deve ser feito para garantir a realização dos objetivos. As saídas do processo de controle irão realimentar outros processos, iniciando pelo de planejamento que, a qualquer momento, precisa ser informado de que algo que está fugindo dos objetivos propostos. O Processo Decisório Vimos que o processo administrativo, envolvendo planejamento, organização, direção e controle, necessita de constantes decisões por parte dos executivos. O tomador de decisão é o elemento que faz uma escolha entre 12 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico várias alternativas, baseado em seus conhecimentos, valores ou crenças, considerando as relações de causa e efeito das opções disponíveis e visando à alternativa cujas consequências são as preferíveis. O Processo Decisório, conforme Mintzberg (1976, p. 246), trata-se de “(...) um conjunto de ações e fatores dinâmicos que inicia com a identificação de um estímulo para ação e termina com o engajamento específico de agir (...)”. Figura 1: As etapas do Processo Decisório Racional Fonte: Cruz (2014). Cruz diz que não devemos esperar que toda decisão racional seja capaz de fornecer soluções infalíveis para problemas administrativos ou de qualquer outra natureza e que restam a incerteza e o risco das próprias ações e decisões dos humanos envolvidos no processo. No entanto, a incerteza pode ser reduzida, e o risco, calculado. Assim, a decisão racional pode ser avaliada, ponderada e aperfeiçoada. Chamaremos de processo decisório racional o conjunto de funções técnicas e estratégicas que constituem os passos para a tomada de decisões racionais. 13 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico O processo decisório racional exige que, primeiramente, o decisor estabeleça um objetivo a ser alcançado ou defina um problema que precisa ser resolvido. Em seguida, partindo da premissa de que não existe, a priori, apenas um caminho para que o objetivo seja alcançado ou o problema resolvido, o decisor deve estabelecer as alternativas. O terceiro passo é avaliar e medir as consequências de cada uma das alternativas e, por fim, escolher a melhor. Após escolhida e colocada em prática a melhor alternativa, o passo seguinte será comunicar a decisão. Um componente significativo do processo decisório é assegurar que as decisões tomadas sejam comunicadas e implementadas. A estruturação do processo requer que sejam definidos eventos específicos em que os líderes se reúnam e possam tomar as decisões que gerem grandes impactos na organização, como mudanças estratégicas, grandes compras, aquisição de novas tecnologias e desenvolvimento de novos produtos. Para assegurar o cumprimento dos padrões de trabalho dos eventos de tomada de decisão, recomenda-se que haja um calendário formal de reuniões que esteja claramente inserido nas agendas dos líderes. Tema 4: Liderança e Processo Decisório A Liderança e o Processo Decisório caminham juntos e não se distanciam, até porque quem toma as decisões importantes nas organizações são os líderes. Cleila Elvira Lira (1998, p. 40) diz que “o Líder é aquele de quem se espera uma contribuição mais efetiva para que a equipe atinja os objetivos propostos e que ele, o Líder, deve ser Coordenador das atividades no plano das tarefas e Catalizador das cargas emocionais que influenciam as relações interpessoais”. Este último componente, das cargas emocionais, é um dos principais diferenciais entre a figura do Líder e do Chefe. Se os fenômenos de ordem emocional não forem observados e tratados pelos líderes, poderão interferir e até impedir a realização da tarefa objetiva. O Líder deve ter alguns cuidados, como deixar tanto quanto possível um espaço 14 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico para o indivíduo ser ele mesmo na equipe. Assim, evitam-se também problemas como a rebeldia e a desmotivação e estimula-se a criatividade. Outro cuidado necessário é buscar a sinergia da equipe, que é resultado de um alto grau de integração entre os elementos do grupo e que só acontece mediante um processo de “diferenciação” das pessoas deste mesmo grupo. Influências emocionais na tomada de decisão Como vimos, o Líder é a pessoa que bem sabe lidar com as alterações emocionais dos membros de sua equipe. Bazerman (2010, p. 115) cita que, recentemente, “pesquisadores começaram a atribuir muitos dos erros que as pessoas cometem às influências emocionais”. Assim, saber administrar as emoções das pessoas nas empresas passa a ser fundamental para aumentar o nível de acerto das decisões. E esta competência passa a ser um dos principais papéis das lideranças nas organizações. As pesquisas mostram que cada tipo de emoção influencia de forma diferente nos julgamentos. Por exemplo, Park e Banaji (2000) descobriram que o bom humor aumenta a confiança e o mau humor dispara pensamentos mais cautelosos. Já Bodenhausen, Gabriel e Lineberger (2000) mostraram que pessoas tristes tomam decisões piores do que pessoas felizes. Por sua vez, Lerner e Keltner (2001) afirmam que o temor e a ansiedade criam um comportamento adverso ao risco. Normalmente, as pessoas veem suas emoções como incontroláveis. O fato é que, mesmo que não possamos deixar de sentir, podemos limitar os efeitos negativos de nossas emoções sobre a qualidade de nossas decisões. Para isso, devemos começar a identificar nossas emoções e suas origens. Outra estratégia para administrar o impacto negativo das emoções é tornar os tomadores de decisão responsáveis por suas escolhas. Lerner e Tetlock 15 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico (1999) descobriram que participantes de estudo que precisam justificar suas decisões aprendem a manter suas emoções sob controle. Relação entre o processo de tomada de decisão e os estilos de liderança A qualidade de qualquer decisão tomada é fruto do estilo de liderança adotado para resolver certo problema. De acordo com Chiavenato (1987), Megginson (1986) e Robbins (2004), os estilos de liderança podem ser: autocrático, participativo, liberal e democrático. Liderança autocrática Aqui o líder tende a tomar decisões sem a participação dos seus colaboradores. As decisões são mais pessoais por parte dele, cabendo aos colaboradores apenas implementá-las,sem questionamento. Liderança participativa Neste caso, o líder, perante um problema, ouve em primeiro lugar as diferentes opiniões dos seus colaboradores e, no final, quando há divergência entre estes, toma a última palavra (decisão). Liderança liberal Neste tipo de liderança a tomada de decisão é feita totalmente pelos colaboradores subordinados, sem consulta ao líder. Liderança democrática O processo de tomada de decisões neste estilo é feito pelo grupo todo. O líder reúne toda a equipe e se apresenta como sendo igual a todos os demais membros. Utiliza-se do princípio de que “a maioria vence”. 16 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Níveis de Administração e o Processo Decisório É interessante notar que os níveis mais elevados da organização (ou nível Estratégico) lidam diretamente com o ambiente externo e, portanto, com um cenário de imprevisibilidade e incerteza, cabendo analisá-lo da melhor maneira para formular as políticas globais da organização. Por se tratarem de decisões de longo prazo, o “preço” de uma decisão errada costuma ser alto e há dificuldade para se voltar atrás em uma definição malsucedida. Daí a necessidade de um nível intermediário (ou tático) que seja flexível e responsável por traduzir as diretrizes da alta administração para os grupos da linha operacional. Nesse nível são solucionados os problemas de médio prazo, estabelecidos os objetivos departamentais, realizados os planejamentos específicos das áreas, bem como a avaliação dos resultados táticos. Finalmente, o nível Operacional atua em conjunto com os especialistas, os técnicos e operadores. Nesse nível são tratados os problemas cotidianos relativos à execução das tarefas e das operações da organização. Envolve todo o trabalho básico que se relaciona diretamente com os produtos ou serviços da empresa. Enfim, não há como negar a total relação existente entre a liderança e o processo decisório. Portanto, quanto mais competente for a liderança da empresa, melhor será o resultado do seu processo decisório organizacional. Tema 5: Os Impactos do Processo Decisório na Carreira dos Executivos Vamos iniciar a abordagem lembrando a íntima relação existente entre os executivos das empresas e o processo decisório das organizações. Tanto que, para Simon (1989), o processo de administrar é feito de tomadas de decisões e, portanto, tomar decisões e administrar são ações idênticas. 17 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Sendo assim, conclui-se que o crescimento profissional dos executivos depende da qualidade das suas decisões. Quanto mais “preparado” o profissional estiver, maiores as suas chances de acertar nas decisões. Vamos entender o reflexo de tudo isto na carreira dos executivos. Inicialmente, chamamos de carreira a mobilidade entre as atividades profissionais na vida de um indivíduo. No modelo tradicional de carreira, essa mobilidade acontece de forma planejada, linear e ascendente na escala hierárquica da empresa, que cria uma trajetória crescente de tal forma que pode ser avaliada por sinais visíveis e inequívocos de progresso em seus diferentes estágios. Esse modelo de carreira foi introjetado em nossas mentes e, grande parte dos trabalhadores ainda o tem como a trajetória para si mesmo. No modelo emergente de carreira, aqui denominado de carreira sem fronteiras, os indivíduos não recebem nem buscam empregos, mas os criam e recriam, a partir de suas próprias competências. Nele, os sinais de progresso são ambíguos e equívocos, por isso, os indivíduos dependem de constantes avaliações advindas dos resultados que geram as organizações. Desta forma, o desenvolvimento da carreira está diretamente ligado ao sucesso do executivo, que por sua vez é consequência dos resultados advindos das decisões que ele toma. Todo executivo tem como marca pessoal uma associação do seu nome com a marca da companhia. Mas isso vale para o bem ou para o mal. E aí todo cuidado é pouco, pois um “arranhão” na carreira pode atrapalhar toda uma vida profissional e até o reposicionamento do executivo no mercado. Como exemplo recente, basta ver o ocorrido com a Volkswagen no caso do software utilizado para fraudar resultados em testes de emissão de poluentes nos veículos fabricados pela marca. Desde que o caso se tornou público, as ações da empresa atingiram queda de 20% no mercado, com prejuízos na casa de bilhões. A cúpula da montadora separou 6,5 bilhões de euros para custear as primeiras despesas e estima-se que as multas atinjam U$ 18 bilhões apenas nos EUA. Foi 18 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico o estopim para a queda do ex-chefão da marca, Martin Winterkon, que pediu demissão em setembro de 2015, logo após a descoberta do escândalo. Mas não é preciso ir muito longe, pois também temos exemplo recente aqui bem perto de nós. É o caso da operação Lava-Jato, que tem descoberto níveis impensáveis de corrupção impregnados em operações envolvendo empreiteiras vinculadas à Petrobras. Essa operação tem recebido constante destaque do noticiário nacional e, por exemplo, em matéria do Valor Econômico de 20/11/2014, chamou a atenção para o aspecto das carreiras dos executivos envolvidos, com o título “Carreiras de executivos serão dificultadas. Lava-Jato afeta carreira até de executivos não indiciados”. Nessa matéria foi ressaltado que o tamanho do estrago na carreira vai depender do nível do cargo dos profissionais, e que é cada vez maior a transferência de reputação da empresa para o próprio executivo. Neste mesmo contexto, a teoria administrativa recomenda que a filosofia de gestão dos executivos deve ser compatível com o sistema de valores da organização como um todo, para que haja um grau de afinidade entre seus membros, capaz de conduzi-los ao desempenho adequado. Como menciona Drucker (1999, p. 81), “as organizações precisam ter valores e as pessoas também. Para que uma pessoa seja eficaz numa organização, os valores de ambas devem ser compatíveis”. Contudo, diferente da teoria, ao longo do tempo vemos várias decisões tomadas de maneira intuitiva e muitas vezes contrária ao que recomendava o processo racional de tomada de decisões. Crainer (1999) cita alguns exemplos: • A decisão de Thomas Watson Jr., da IBM, de desenvolver, em 1962, a família de computadores Sistema/360, que custou US$ 5 bilhões e que, embora a pesquisa de mercado sugerisse que apenas duas unidades seriam vendidas em todo o mundo, foi o primeiro de uma série de computadores do tipo mainframe; 19 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico • A decisão de Robert Woodruff, presidente da Coca-Cola, que durante a Segunda Guerra Mundial comprometeu-se a vender seu refrigerante para os integrantes do exército norte-americano por um níquel a garrafa. Com isso, conseguiu a lealdade dos seus clientes por um preço irrisório; • A decisão de Ted Turner, que, contrariando todas as orientações do mercado, lançou em 1980 a CNN, um canal de televisão a cabo dedicado exclusivamente a notícias, o que ninguém imaginava que funcionaria, mas funcionou; . • A decisão do líder da Sony, Akio Morita, de criar, em 1980, o primeiro walkman, ao perceber que os jovens gostavam de ouvir música aonde quer que fossem, sem que tivessem sido necessárias pesquisas de mercado, demonstrando capacidade em criar nova demanda. A fundamentação teórica e os critérios científicos, diante desses exemplos, foram colocados em segundo plano e o fator predominante para a tomada de decisões passou a ser a percepção dos administradores e sua visão de futuro. Síntese O processo de tomada de decisões pode sustentar-se tanto em modelos racionais como em formas intuitivas e criativas. Há a possibilidade de o administrador utilizar-se de ambos,dependendo do perfil. Isto determinará o seu comportamento diante da resolução de problemas organizacionais e até mesmo a forma como se antecipa a esses problemas, para tornar a organização menos vulnerável às surpresas e oscilações constantes do seu ambiente. Presentemente, diante das mudanças tecnológicas que vêm se processando de uma forma muito rápida, acirrando ainda mais o processo de competitividade, as habilidades pessoais constituem-se fatores preponderantes à determinação de uma posição sustentável da organização. Assim, o administrador deve ter uma visão analítica e criativa dos novos processos que se podem 20 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico estabelecer no mercado, tornando a organização mais adaptável às mudanças predominantes em mercados globalizados. A filosofia de gestão dos executivos pode ser determinada por suas crenças, valores e experiências anteriores, que influenciam o seu comportamento no processo decisório, resultando em atitudes que podem apoiar-se tanto em aspectos racionais como intuitivos e criativos. Estes últimos muitas vezes podem determinar o sucesso de uma decisão, contrariando, inclusive, os aspectos puramente racionais, prevalecendo as variáveis subjetivas relacionadas à percepção das oportunidades e à visão de futuro dos administradores como elementos de diferenciação e de vantagem competitiva. Enfim, diante do ambiente instável e turbulento predominante na economia atual, as organizações dependem muito mais do talento, da criatividade, da percepção e do espírito empreendedor dos administradores do que propriamente da “teoria administrativa”, que não consegue se atualizar na mesma proporção da complexidade organizacional. Referências ARIOLI, E. E. 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O ser humano está rodeado por problemas cotidianos, seja de ordem pessoal ou profissional, e isso o leva a exercer escolhas a todo e qualquer momento. É aí que entra em cena a questão da negociação, uma vez que nem sempre os demais envolvidos no processo decisório têm a mesma opinião ou pensamento em relação à escolha exercida pelo decisor. Nenhuma metodologia, mesmo aquela envolvendo a mais nova tecnologia de processamento, será capaz de substituir o ser humano na tomada de decisão, por mais contributiva que ela possa ser no atendimento às demandas por velocidade e quantidade de informações a serem disponibilizadas para apoio ao processo decisório. Vamos então à nossa aula. Contextualizando Diante da necessidade de solucionar problemas, o ser humano busca à sua volta elementos que fundamentem suas escolhas. Ao se deparar com informações relevantes em relação ao problema, o indivíduo age, em certa medida, por elas influenciado. Essa relação entre indivíduo e informação é fundamental para que as decisões cumpram o ciclo de retroalimentação, no qual as decisões futuras serão influenciadas pelas experiências das passadas. 3 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Tal fato faz da informação algo que merece ser estudado conjuntamente ao comportamento do usuário. Valentim e Zwaretch (2007, p. 45) enfatizam: “A informação tem como objetivo subsidiar a construção de conhecimento nos indivíduos, pois ela, a informação, sempre depende de uma interpretação humana *...” Ela é dinâmica e é ela que mantém as organizações unificadas. (MORAES; FADEL, 2007). Nesta perspectiva, este capítulo propõe apresentar alguns importantes elementos que agem e influenciam o comportamento do indivíduono processo decisório. Dentre eles podemos citar a informação, a comunicação, a negociação e a ética, que serão convenientemente abordados mais à frente. E o enfoque será principalmente em relação às decisões organizacionais, uma vez que é neste contexto que o ser humano passa a maior parte de seu tempo exercendo suas escolhas com vistas à solução de problemas. O ambiente organizacional contempla variáveis que interferem no comportamento do usuário da informação e, portanto, é capaz de fornecer importantes subsídios de reflexão para as pesquisas, principalmente, porque nesse ambiente o indivíduo executa processos interpretativos, ou seja, de criação de significados. A vida em uma organização não envolve apenas escolhas. Para Choo (2003), ela passa necessariamente, também, pela interpretação. Não é factível falar em processo decisório sem relacioná-lo com a criação de significados. E estes resultam em conhecimento e depois em comunicação. A interpretação passa necessariamente pela comunicação e também por outros elementos não menos importantes, tais como a negociação e a própria ética, já citadas anteriormente. Apresenta-se então, neste momento, alguns conceitos voltados à reflexão sobre o comportamento e acerca da percepção humana, que integram e influenciam o processo decisório. Assim, são selecionados dois aspectos imprescindíveis nos dias de hoje, que induzem sobremaneira este processo, posto que nada se obtém nas organizações ou fora delas sem uma boa dose de negociação, mas também haverá limites, advindos e impostos pela ética, 4 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico conceitos ambos muito polêmicos em razão das várias correntes de interpretação existentes. Parte-se assim do pressuposto de que as decisões são ações comportamentais dos indivíduos que se viabilizam a partir dos estudos do processo decisório e dos elementos fundamentais que o influenciam no contexto da organização. Problematização Os indivíduos e as organizações estão à volta com problemas que os desafiam constantemente. Estes são resolvidos a partir de escolhas, formais ou informais. E uma decisão deve ser analisada principalmente em termos do comportamento do decisor, afinal o homem é, em parte, fruto das escolhas que faz. Entender o comportamento do decisor contribui para a compreensão da própria decisão, além das consequências desta decisão sobre o próprio indivíduo e também sobre a organização da qual ele faça parte. Nas empresas ocorrem importantes decisões, razão pela qual estão elas preocupadas com o fornecimento das informações que as suportem e as tornem mais eficientes e eficazes. Por se tratar de um mecanismo que envolve indivíduos, o processo decisório não é um fim, e sim o meio para que tais indivíduos atinjam seus objetivos. Mais importante então do que entender o processo decisório é, preliminarmente, entender o comportamento do decisor. Tema 1: A Informação e a Comunicação no Processo Decisório Os estudiosos em gestão afirmam que as decisões baseadas em informação são tão boas quanto a informação nas quais estão baseadas. Computadores, por exemplo, conseguem produzir uma quantidade enorme de informação, mas o maior impacto não está na quantidade, e sim na qualidade da informação produzida. Observa-se que o comportamento da empresa é diretamente afetado pela qualidade das decisões, as quais, por sua 5 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico vez, são influenciadas pela qualidade das informações geradas, agindo como um processo integrado e sistêmico. Em síntese, ao melhorar a qualidade da informação, podemos melhorar a qualidade da tomada de decisão na gestão das organizações. A simples quantidade de informação não promove melhores tomadas de decisão nas empresas. Ao contrário, a habilidade de aprimorar significativamente a qualidade da informação tem um impacto direto no sucesso gerencial. Além disso, a informação também é um método dinâmico para se ganhar destaque no mercado globalizado, posto que confere vantagem competitiva em relação à concorrência e assim deve ser usada como arma indispensável neste ambiente extremamente competitivo que circunda as organizações. Os gestores têm tipos e necessidades diversas de informação. Assim, a diretoria da empresa, que é responsável pela formulação da missão da corporação, planejando as metas da organização e suas respectivas direções, tem necessidade de informações de natureza ampla e estratégica. No entanto, esse nível de informação não é apropriado para um gerente de primeira linha ou operacional. Um supervisor geralmente requer informações detalhadas sobre as operações do dia a dia e não a informação ampla e estratégica que é necessária para o presidente da empresa. Ressalte-se que custa dinheiro a geração e manutenção da informação. Assim, adquirir e manter informações desnecessárias vai onerar mais os recursos organizacionais. E os gerentes precisam estar conscientes deste custo. Informações de menos ou de má qualidade não ajudarão na tomada de decisão, assim como informações demais certamente gastarão mais recursos e poderão prejudicar dados bons e úteis. O equilíbrio da sua utilização nas organizações é fruto de uma informação completa, precisa, econômica e pontual. Somente atentando para esses princípios é que teremos um Processo Decisório adequado e dinâmico, como recomendado às modernas organizações. 6 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Como vimos anteriormente, em uma organização, gestores precisam tomar decisões rotineiras e não rotineiras. Cada uma destas requer formas diferentes de informação. Para atender esta demanda, sistemas de informação diferentes são desenvolvidos para auxiliar a administração em sua tomada de decisão. As decisões de negócios, em sua maioria, são de natureza rotineira. Por isso são chamadas de decisões estruturadas. Assim, faz-se uso da informação processada pelo computador para gerar relatórios que são utilizados por gerentes para tomarem decisões repetitivas. O ritmo rápido dos negócios exige uma informação ágil e precisa para facilitar a vida do tomador de decisão. O segundo tipo de decisões tomadas pela administração é aquele que não é repetitivo ou rotineiro. Podem ser decisões que serão tomadas uma única vez, por isto são conhecidas como não estruturadas. Já que os tipos e a quantidade de informação necessários para tomar uma decisão gerencial em uma situação dessa não são facilmente previstos, é difícil projetar um sistema para fornecer a informação, mas não impossível. No referido processo, essa decisão requer gerentes flexíveis e que se sintam à vontade para decidir em um ambiente de incerteza. Independentemente do tipo de decisão, bem como da qualidade da informação e seus sistemas, ela só será viabilizada com uma boa estrutura de Comunicação. Por meio da Comunicação, as organizações e seus membros trocam informações, formam entendimentos, coordenam atividades, exercem influência e socializam-se, além de gerarem e manterem sistemas de crenças, símbolos, valores e princípios. As organizações têm dois sistemas de comunicação distintos: o formal e o informal. O sistema de comunicação formal inclui relações de supervisão, grupos de trabalho, comitês permanentes e sistemas de informação da administração. Já o sistema de comunicação informal surge na interação diária dos membros da organização e baseia-se em proximidade, amizade, interesses comuns e 7 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico benefícios políticos, mais do que em deveres formais do cargo. O sistema informal inclui a “rádio peão” e a “difusão de boatos” nas empresas. As tecnologias de informação, como o correio eletrônico e redes de computadores, aumentam imensamente as conexões entre os membros e podem estimularum fluxo maior de ideias e inovações. A recomendação mais comum talvez seja a de que o sistema de comunicação seja tão aberto quanto possível, considerando um ambiente de globalização, caracterizado pela alta competitividade, inovações tecnológicas e grande velocidade de mudanças. Tema 2: Visão Sistêmica do Processo Decisório em Relação ao PDCA. O conceito de pensamento sistêmico vem para relacionar todas as áreas das empresas com o ambiente externo da organização. Deriva da visão desenvolvida por Katz, Khan e Thompson (2006), sobre como o ambiente externo de uma organização pode afetar uma empresa. No pensamento dos autores, "esses teóricos viam a organização como um sistema aberto, que toma recursos de seu ambiente externo e converte-os ou transforma-os em bens e serviços que são devolvidos para aquele ambiente, onde são comprados pelos clientes". Neste contexto, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que controla os processos e dá ênfase para o processo decisório. Ele foi criado na década de 20 por Walter A. Shewart, mas quem o disseminou foi William Edward Deming, na década de 50, quando passou a ser conhecido também como ciclo de Deming. O PDCA é uma ferramenta que auxilia o gestor a gerenciar a organização, monitorando e avaliando os problemas, possibilitando a padronização de melhorias contínuas e uma menor probabilidade de erros que a organização venha a cometer em suas decisões. Essa ferramenta possui um grau de confiabilidade considerado ótimo, por que na avaliação do 8 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico gestor é possível gerenciar os processos organizacionais redesenhando os mesmos e eliminando desperdícios. Ou seja, essa ferramenta tem uma característica de melhoria contínua, mas também o reaproveitamento de recursos que antes eram desperdiçados e agora podem ser reaproveitados pela organização. O ciclo PDCA tem por princípio tornar mais fáceis e rápidos os processos organizacionais, sendo dividido em quatro passos ou etapas: Plan (Planejamento): estabelece missão, visão, objetivos e metas, é o primeiro passo, quando se inicia o ciclo, levanta dados e informações, estabelece os métodos e prioriza onde se quer chegar. Do (Execução, Desenvolvimento): realiza, executa as atividades estabelecidas pela organização, é o passo seguinte ao planejamento, no qual ocorrem as ações da empresa e dá ênfase para se chegar aos objetivos. Check (Controle, Verificação): fiscaliza e analisa os resultados obtidos, avalia os processos e as ações. Act (Avaliação, Ação Corretiva): age conforme os resultados obtidos e então determina novos planos de ação, contribuindo para a melhora da qualidade, da eficiência e da eficácia. 9 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Figura 1: PDCA – gerenciamento para melhorar Nesse sistema, a fase do planejamento é uma antecipação do processo decisório, porque determina “o quê”, “como” e “quando” fazer antes da execução. As diversas atividades da empresa necessitam ser sempre realimentadas por decisão, implementação, avaliação e recomendação, resultando em pontos a serem observados, quando da formulação de novo planejamento. Assim, o método PDCA contribui para obtenção de um constante aperfeiçoamento do sistema de gestão e, consequentemente, do processo de tomada de decisões, para que a organização possa manter-se inserida no novo ambiente de competição econômico-financeiro, obtendo eficácia na realização das metas estabelecidas e no cumprimento da sua missão. O ciclo PDCA é uma proposta de abordagem organizada que tem como objetivo solucionar qualquer tipo de problema. 10 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico A solução de problemas usando o PDCA O objetivo principal na solução dos problemas é garantir o desempenho máximo da produção, operações e serviços, pois esses afetam diretamente os clientes (externo e interno) e conduz tanto a receitas crescentes, como a gastos reduzidos. Não estudar o processo e não buscar as soluções possíveis faz com que os desempenhos fiquem abaixo dos níveis desejados. Para um melhor rendimento do processo, as ações corretivas podem exigir muitas tentativas. É possível, mesmo ao final de várias tentativas (tentativa e erro), não se conhecer a real causa do problema. Assim, quando este problema ocorrer novamente, serão realizadas outras novas tentativas até estancar o problema, e assim sucessivamente. Essa é a principal finalidade do estudo de solução de problemas: propor ações baseadas em dados estatísticos e coleta de informações, usando as ferramentas apropriadas, que eliminem definitivamente um determinado problema. Dessa forma, os times de trabalho realizarão diagnósticos, além de propor e planejar a implementação das soluções, monitorando e medindo sua eficácia, empreendendo ações corretivas e padronizando as rotinas. Tema 3: Negociações no Processo Decisório O tema Negociação vem assumindo uma importância cada vez maior no mundo corporativo. Por exemplo, a todo instante vemos notícias se referindo às fusões, incorporações, joint-ventures e alianças estratégicas como situações comuns em uma economia moderna e cada vez mais dinâmica e competitiva. E as negociações estão presentes não só quando se firmam estes tipos de acordo, mas também no momento das suas implementações. 11 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico A negociação faz parte do nosso dia a dia, mesmo sem perceber negociamos o tempo todo, às vezes até inconscientemente, mas são poucas as pessoas que conseguem obter o resultado esperado em uma negociação. No mundo corporativo, a negociação é uma competência cada vez mais valorizada e entendida como um instrumento essencial para obtenção de melhores resultados. O profissional que domina e utiliza essa habilidade acaba obtendo resultados positivos, fazendo da negociação uma competência indispensável ao desenvolvimento da carreira. Negociar é saber se relacionar, basicamente. A negociação não deve ser entendida como uma competição, mas sim como uma busca de acordo. Dessa forma, a negociação é entendida como um processo dinâmico no qual as partes interessadas buscam um acordo mutuamente satisfatório. Assim, pode-se concluir que a negociação é o processo de se buscar um acordo, e todo acordo é resultado de decisões tomadas entre as partes envolvidas. Os maiores dilemas nessa questão passam a ser a qualidade da decisão e se ela atende ou não aos interesses de todas as partes interessadas. No processo de negociação temos 3 elementos fundamentais, que são: informação, tempo e poder. Portanto, independentemente da importância e do objetivo da negociação, estas três variáveis básicas sempre estarão presentes nesse processo. Já vimos que a variável “informação” nos leva ao “saber”. Mas a informação está também vinculada ao buscar saber ou conhecer as necessidades do outro, o que é um ponto-chave em qualquer negociação. O "tempo" é fundamental para o resultado de uma negociação e certamente exerce influência sobre a decisão, podendo ser positiva ou negativa, dependendo das circunstâncias e do prazo limite imposto à tomada de decisão. Já a variável "poder" está intimamente ligada ao instituto da liderança, que diz respeito à capacidade de influenciar pessoas. A negociação utiliza-se da forma positiva de poder, visto que busca atingir interesses e acordos mutuamente satisfatórios a todas as partes. 12 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Sendo assim, os elementos citados estão vinculados ao processo decisório, pois a negociação e a tomada de decisão são, na realidade, escolhas entre opções de alternativas para atingir um objetivo desejado. Então, após entender os fatores básicos do processo de negociação, é importante conhecer também as etapas da negociação.Etapas da negociação Sendo bastante objetivos, vamos apenas citar aqui as etapas da negociação, sem entrar em maiores detalhes, até por que elas serão alvo de detalhamento específico em outra disciplina deste curso. Assim, as etapas da negociação são: preparação; abertura; exploração dos objetivos e expectativas; apresentação de objetivos, expectativas e alternativas; clarificação; ação final/acordo; e controle/avaliação. Por si só, as etapas se explicam nesta ordem de aplicação. É conveniente destacar alguns pontos essenciais durante as etapas, por exemplo: cuidado com a sequência de concessões; deixe espaço para negociação; faça o outro lutar pela concessão; não conceda demais, nem muito rapidamente; sempre peça algo em troca; passe para assuntos não conflitantes; anote todas as propostas; registre os avanços e concessões; formalize rapidamente os acordos e evite comentar eventuais ganhos em detrimento da outra parte. A sequência das etapas do processo de negociação facilita o trabalho dos negociadores, mas após conhecê-las e segui-las, é importante estabelecer as estratégias e as táticas de negociação, visando alcançar os objetivos. 13 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Estratégias e táticas de negociação É importante que o profissional tenha um comportamento que coloque os interesses da organização acima dos interesses pessoais. O objetivo é buscar sempre uma negociação em que as partes envolvidas saiam satisfeitas. Em relação às técnicas de negociação, elas caracterizam um processo essencialmente pessoal, que definem o comportamento durante a negociação, por exemplo: pontualidade, autocontrole, atenção, paciência, coragem etc. A negociação é um jogo de forças e de poder que envolve habilidades de relacionamento para se chegar a um final que agrade às partes envolvidas. Não existe receita pronta para o sucesso de uma negociação. As técnicas a serem utilizadas variam de acordo com o objeto negociado, com o tempo, com o estilo do negociador. O que existe é um conjunto de habilidades e técnicas que diferenciam o bom negociador. Enfim, negociar não é apenas comprar ou vender, trata-se de um processo que envolve objetivos, tomada de decisões, criatividade, comunicação e capacidade de administrar conflitos. Isso demonstra que negociar é muito mais do que técnica, tática ou estratégia, negociar é tudo isso somado a habilidades interpessoais, competências e atitudes. É importante que o negociador planeje cada ação previamente, analise o perfil de seu interlocutor e siga as etapas da negociação. Uma negociação bem- feita pode salvar uma empresa, propiciar saltos na carreira e elevar o nível profissional de todos. Toda empresa precisa de bons negociadores, principalmente, quando pretende tornar-se competitiva no mercado. Tema 4: Ética no Processo Decisório Já vimos que negociação é uma troca, se não existe troca, não existe negociação. Em geral, as negociações se baseiam no princípio universal da 14 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico reciprocidade. Ao receber um sorriso, você tende a sorrir de volta. Se alguém te estender a mão, você se inclina e estende sua mão também. Portanto, ceder e conquistar estão no centro da negociação. Muitos acreditam que a eloquência, a lábia e a fala bonita definem a conquista. Essa é uma premissa falsa e tola. Tenha sempre em mente que, para você ganhar, o outro não precisa necessariamente perder. Além da concessão, uma boa negociação baseia-se também na Assertividade, que exige firmeza e convicção nas ações. E a assertividade exige outra competência, a Empatia, que significa compreender as coisas pelo ponto de vista do outro, ou melhor, colocar-se no lugar do outro. Diante de tais questões, surge uma grande discussão em torno de um novo elemento: a Ética, tão importante quanto todos os demais elementos já citados. De imediato, vem em mente um eterno dilema em torno da Ética; afinal, como saber até que ponto se está agindo de maneira ética em uma tomada de decisão? Em termos éticos, não existe um padrão formal universalmente aceito. A ética de um profissional dependerá de vários aspectos, dentre eles os fatores ligados diretamente a sua pessoa, tais como a formação pessoal filosófica e religiosa, sua experiência profissional, seus valores pessoais etc. Normalmente as pessoas se envolvem em comportamentos questionáveis (ou não éticos) quando buscam obter vantagens. E sabendo que a informação gera poder, é comum tais profissionais “guardarem” certas informações, para utilizar como um trunfo (ou uma vantagem) sobre os demais “negociadores”. Assim, podemos utilizar três critérios diferentes para fazer uma escolha ética. São eles: O 1.º critério é o Utilitarista, em que as decisões são tomadas apenas em função dos resultados e suas consequências. A ideia do utilitarismo é proporcionar o melhor resultado possível para o maior número possível de pessoas. Essa visão tende a ser a dominante no mundo dos negócios. 15 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Ela é coerente com os objetivos da eficiência, da produtividade e da lucratividade. Ao maximizar os lucros, por exemplo, um executivo pode argumentar que está garantindo o melhor resultado possível para o maior número possível de pessoas e ao mesmo tempo demitir quinze por cento de seus funcionários. O 2.º critério ético foca nos Direitos, pois pretende garantir a aplicação das legislações específicas, ou seja, uma decisão que não venha burlar as leis vigentes e, ao mesmo tempo, garantir os direitos fundamentais de cada cidadão, como dignidade, privacidade e livre expressão. Este critério leva os indivíduos a tomar decisões coerentes com o que prescreve a Lei. Por exemplo, o uso deste critério protegeria, com base no direito de livre expressão, os “dedos-duros” que denunciassem à imprensa ou aos órgãos governamentais as práticas ilegais ou antiéticas cometidas por suas organizações. O 3.º critério é o da Justiça. Ele exige que os indivíduos estabeleçam e apoiem regras justas e imparciais, de maneira que exista uma distribuição equitativa de custos e benefícios. Requer o equilíbrio entre todas as partes envolvidas numa decisão. Os sindicalistas geralmente abraçam esse critério, quando justificam o mesmo salário para uma mesma função, independentemente do desempenho do trabalhador e determinam o tempo no emprego como regra primária para decisões sobre dispensas. Cada um desses três critérios tem prós e contras. O enfoque no Utilitarismo pretende privilegiar a eficiência e a produtividade, mas pode resultar no desrespeito aos direitos de uma minoria dentro da organização. O uso do critério dos Direitos protege os indivíduos de atos ilegais e foca na liberdade e na privacidade; porém, pode acarretar uma sobrecarga de questões legais, o que gera o risco de prejudicar a eficiência e a produtividade. 16 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Já o foco no critério da Justiça representa a proteção dos interesses dos mais fracos, mas pode estimular um espírito de acomodação que reduz a propensão a eficiência e a produtividade. Os tomadores de decisões sentem-se confortáveis quando empregam o Utilitarismo, pois assim ações “antiéticas” podem ser “justificadas” como de interesse da empresa e de seus acionistas. Muitos críticos defendem uma modificação nesta perspectiva, visto que a crescente preocupação da sociedade em relação aos direitos humanos e a justiça social mostra a necessidade de as empresas definirem padrões éticos baseados em princípios não utilitaristas. E essa situação representa um grande desafio aos executivos, visto que a utilização de argumentos com base na justiça social e nos direitos humanos traz consequências sobre a eficácia e a produtividade. Isto explicaa razão de muitos executivos estarem sendo criticados em suas decisões “utilitaristas”, tais como, aumento de preços, venda de produtos que expõem clientes a riscos, fechamento de unidades, demissões em massa e outras similares. Afinal está claro que estas decisões podem ser justificadas pela ótica utilitarista, mas que este não pode ser mais o único critério a ser utilizado no processo decisório das empresas. Tema 5: A Tomada de Decisões na Prática – Dificuldades e Conflitos. Iniciaremos esta abordagem lembrando a relação existente entre os executivos das empresas e o processo decisório das organizações. Como o processo de administrar é feito de decisões, conclui-se que quanto mais preparado estiver o executivo, maiores serão as suas chances de acertar nas decisões. 17 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico É importante lembrar ainda alguns aspectos que influenciam o comportamento dos administradores no processo decisório das organizações. Isso porque as suas decisões nem sempre seguem um processo racional, mas também se respaldam em formas intuitivas e criativas de decisão, que dependem mais do seu talento e das suas percepções do que propriamente de seu embasamento técnico. No processo decisório racional, há que se considerar o conhecimento e as habilidades requeridas dos executivos pelas organizações, além do necessário respeito à cultura e aos valores empresariais. Devemos a Herbert Simon (1976) a classificação das decisões racionais em regimes chamados de certeza, incerteza e risco. O regime de decisão sob a perspectiva de Certeza caracteriza-se pela suposição do decisor de que ele conhece todas as situações previsíveis, todas as alternativas e todas as consequências possíveis para todas as alternativas. O regime é típico das decisões programadas, mas pode ser aplicado às decisões não programadas, na medida em que se pode admitir que o decisor construa um modelo de decisão para cada situação com a qual vai se defrontar. Já o regime de decisão sob a perspectiva de Incerteza entende que a própria incerteza existe em toda decisão relacionada com eventos no futuro e que o problema está em como lidar com ela no processo decisório. Nesse caso, implica adotar possíveis consequências para cada alternativa, ou seja, simular resultados diferentes, levando em consideração que o estado futuro afetará os resultados da alternativa de maneira diferente. Por último, o regime de decisão sob a perspectiva de Risco entende que, assim como a incerteza, toda escolha tem riscos. O problema está em como avaliá-los. As soluções mais comumente adotadas estão em atribuir, seguindo certos métodos, uma distribuição de probabilidades para cada alternativa. 18 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Finalmente, a partir de experiências e diversas leituras em torno do tema, podemos citar algumas dicas para melhor compreensão da estratégia e que podem contribuir para uma abordagem mais produtiva aos problemas da empresa, tendo em vista a sua análise de solução: - Vale mais uma decisão errada na hora certa do que uma decisão certa na hora errada. Aprenda a reconhecer o momento oportuno de uma decisão; - Mantenha uma atitude positiva diante dos problemas. É indispensável que se mantenha a tranquilidade e a confiança na capacidade de solução de problemas; - Não existe uma melhor solução para um problema, mas apenas o método mais eficaz para solucioná-lo. Por isso, deve-se dominar um método para análise e solução de problemas e se possível torná-lo padrão para a empresa; - Não tome decisões precipitadas. Os problemas exigem análise e avaliação para serem mais bem solucionados; - Não se recomenda a adoção de soluções paliativas para os problemas. Medidas que só amenizam e mascaram os efeitos dos desvios sobre a qualidade contribuem para agravá-los, tornando-se um hábito gerencial nocivo; - Mapeie a rede de problemas de sua empresa, antes de atacá-los. Dessa forma, você poderá planejar primeiramente o ataque aos mais urgentes; - É recomendável dividir os problemas complexos em outros mais simples. Agrupe os sintomas por afinidade, dividindo os problemas por níveis de causalidade, dos sintomas mais superficiais até a sua causa primária. Entretanto, não perca de vista de que ele é parte de um problema maior; - Não se deve questionar o mérito ou a utilidade de uma ideia, antes de levantar todas as alternativas possíveis; - Certifique-se sempre da veracidade e da qualidade dos dados e das informações com as quais está trabalhando. Enfim, por todo o exposto, está evidente que a tomada de decisões na prática é cercada de muitas dificuldades e conflitos. Isto exige preparação constante dos envolvidos no processo. Estes profissionais precisam ter, além de conhecimentos e de habilidades técnicas específicas, a motivação certa, que é uma mistura de comprometimento com humildade. Precisam ter também uma 19 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico curiosidade insaciável, querer aprender sempre. Pessoas com potencial conseguem engajar os outros e são capazes de superar dificuldades, sem ceder à pressão. Ou seja, tudo depende da competência e da capacidade dos decisores, pois está neles a chave do sucesso para as boas decisões. Síntese O comportamento da empresa é afetado pela qualidade das decisões dos seus executivos, os quais são influenciados pelas informações que recebem e processam. Mas não é a quantidade de informação que promove as melhores tomadas de decisão e sim a qualidade dessas. Em uma organização, os gestores precisam tomar decisões rotineiras e não rotineiras, e cada uma delas requer formas diferentes de informação. Independente do tipo de decisão, ela só será viabilizada com uma boa estrutura de Comunicação, por meio da qual as organizações e seus membros trocam informações, coordenam atividades, geram e mantém sistemas de valores. As empresas têm dois sistemas de comunicação distintos: o formal e o informal. O sistema formal inclui a relação das supervisões com seus grupos de trabalho e o sistema informal baseia-se na proximidade/amizade e inclui a “rádio peão”. A Negociação é uma competência muito valorizada nos executivos, pois os auxiliam na obtenção de melhores resultados organizacionais. Neste processo temos três elementos fundamentais: informação, tempo e poder. Ao falar de Negociação, não há como deixar de falar da Ética; afinal, como saber se está agindo com Ética em uma tomada de decisão em um processo de negociação? Além disso, considere-se que não existe um padrão universal de Ética, pois cada negociador age de maneira singular, de acordo com a sua formação filosófica e religiosa, sua experiência, seus valores pessoais etc. Enfim, conclui-se que o processo decisório é bastante complexo e quanto mais preparado estiver o executivo, maiores as chances de acertos nas 20 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico decisões. É importante lembrar que as decisões nem sempre seguem um processo racional e que os executivos também se baseiam em formas intuitivas e criativas de decisão, que dependem mais do seu talento do que do conhecimento técnico. 21 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Referência ARIOLI, E. E. Análise e solução de problemas: o método da qualidade total com dinâmica de grupo. Rio de Janeiro: Qualitymark. Ed., 1998. BARROS, D. T. R.; LIMA, M. T.; ESCALDA, R. Escolha e Inserção Profissionais: desafios para indivíduos, famílias e instituições. SP: Vetor Editora, 2007. BAZERMAN, M. H.; MOORE, D. Processo decisório. Tradução Daniel Vieira. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. CASTRO, A. P. de. Automotivação: como despertar esta energia e transmiti-la às pessoas. Rio de Janeiro: Campus, 1995. CHIAVENATO,I. Princípios da Administração: o essencial em teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. ______. Administração: teoria, processo e prática. 4. ed. 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São Paulo: Editora STS, 1997. 1 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Processo Decisório Aula 5 Prof. Paulo Cesar F. de Castro 2 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conversa Inicial Antes de darmos sequência ao tema, é importante fazer uma rápida recapitulação do que vimos até agora nas rotas anteriores. Diariamente tomamos decisões de vários tipos e naturezas. Todas as decisões que fazemos afetam de alguma forma o nosso futuro, sendo algumas com maior grau de impacto e outras com menor influência. A incerteza é talvez a maior característica do futuro. Na gestão, o processo de tomada de decisão é crucial, tanto que Peter Drucker afirma que "gerir é decidir". Assim, podemos afirmar que as técnicas de tomada de decisão nos ajudam a lidar com a incerteza e, dessa forma, são de grande valor para os gestores. De forma curiosa, temos que duas visões opostas defendem técnicas também opostas para o processo decisório. A visão mais tradicional defende que quanto mais informações e fatos tivermos em mãos, melhor será a nossa decisão. Já, a outra visão, mais recente, entende que as decisões tomadas por meio da intuição são melhores, uma vez que o decisor utiliza muito da sua experiência acumulada para diagnosticar os sintomas do problema e encontrar a melhor solução. Nesta rota vamos estudar algumas técnicas, métodos e ferramentas de apoio ao processo decisório nas organizações, abordando com ênfase o MASP (método de análise e solução de problemas) e o uso de mapas sistêmicos como elemento de suporte a tomada de decisão. Contextualizando No raciocínio corporativo, as decisões somente têm significado no contexto dos objetivos empresariais. Assim, as decisões devem ser dirigidas na busca do atingimento dos objetivos estratégicos, dentre eles podemos citar a lucratividade, o crescimento, a diversificação e a inovação. 3 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Assim, a gestão do processo decisório passa pela escolha do melhor plano de ação, aquele que permita atingir as metas com maiores chances de sucesso. Esse processo envolve necessariamente a análise e a escolha dentre as várias alternativas possíveis de solução. Em função das inúmeras incertezas existentes em qualquer situação ou cenário, é difícil gerir este processo na prática, até porque os concorrentes podem reagir de forma rápida, influenciando a nossa decisão em todos os momentos. O processo decisório possui duas fases fundamentais. A primeira delas passa necessariamente pela análise do problema. Pela análise da “causa x efeito”, é possível identificar os fatores que causam o problema. Uma adequada análise é imprescindível para a sua resolução, posto que o contrário irá gerar gastos e desperdícios de recursos, além de atrasos na solução. A segunda fase passa pela utilização dos resultados da análise do problema para a seleção do plano de ação mais apropriado. Neste momento, as possíveis alternativas de solução encontradas devem ser avaliadas sob a ótica da solução aos maiores problemas e do atingimento aos objetivos mais relevantes. Como dissemos anteriormente, o processo decisório torna-se mais difícil quanto maiores forem as incertezas existentes. Por isso, o conhecimento dos fatos concretos e a obtenção de informações adequadas são muito importantes na análise do problema; caso contrário, será praticamente impossível prever as consequências da decisão. Devemos ainda considerar outro importante aspecto: o preconceito, seja ele de natureza pessoal ou cognitiva. Muitas vezes, os decisores sequer têm consciência destas forças ocultas que influenciam substancialmente as suas decisões. Assim, por todos os motivos aqui citados, é que as técnicas de tomada de decisão são consideradas importantes auxiliares no processo de solução de problemas e de atingimento de objetivos, como veremos na sequência. 4 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Problematização O processo decisório torna-se mais complexo quanto maiores forem as incertezas envolvidas na situação, quanto mais preconceitos e diferentes estilos de pensamento e de trabalho existirem da parte dos decisores. Assim, se for aceita e adotada alguma técnica ou método que ajude a clarear a análise da relação de “causa x efeito” dos problemas, isso certamente contribuirá para decisões melhores e também para a formação de grandes decisores. As abordagens envolvendo a análise e a solução dos problemas têm sido duramente criticadas. Algumas delas por causa da sua complexidade, outras por conta da sua artificialidade. Enfim, a maioria dos decisores ainda pensa de forma “mecânica" quando toma as suas decisões, demonstrando resistência e até desconhecimento em relação às técnicas, modelos e ferramentas existentes para apoio ao processo decisório. Tema 1: Métodos e Técnicasde Tomada de Decisões Vimos que decidir é um processo no qual será feita a escolha entre várias opções disponíveis. A decisão quando feita individualmente parte de único ser, ímpar, com personalidade e caráter também únicos. Já a decisão quando realizada de forma coletiva é mais complexa, pois envolve várias pessoas com possíveis opiniões distintas. Métodos de tomada de decisões O processo decisório, em nível coletivo, acontece por meio de quatro diferentes métodos de tomada de decisão, a saber: omisso, autocrático, democrático e o sociocrático. Vamos entendê-los por meio de conteúdo extraído do “Pocket MBA Melhoria de Performance Gerencial”. 5 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 1. Método OMISSO Modelo mental Adotar o “Princípio de Noé” em qualquer decisão que implique em assumir responsabilidades, dizendo: “Isto NOÉ comigo”. Armadilhas Se o grupo é imaturo pode ficar esperando a iniciativa de quem detém o poder, alegando que “não se deve fazer pelos outros aquilo que os outros são pagos para fazer”. O grupo pode ainda assumir a cômoda posição de que, se algo der errado, é só botar a culpa no líder. Prevenções O líder omisso deve tomar consciência de que errar por omissão é mais grave do que errar por ação. Deve conhecer o perfil da equipe e abrir espaços para as contribuições de cada um, estabelecendo um clima de reconhecimento e celebração das pequenas conquistas. 2. Método AUTOCRÁTICO Modelo mental “Eu sou apenas o máximo, o resto é figuração”. Armadilhas Ao posicionar-se como única “cabeça pensante”, o líder autocrático reduz todo o grupo à mera condição de “mão de obra”. Este método leva a equipe à acomodação chamada de “dominação – passividade”. Prevenções Deixar de considerar-se o “salvador da pátria” e conscientizar-se de que essas posturas são antigas e ultrapassadas, do tipo: ditadores e coronéis. 6 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 3. Método DEMOCRÁTICO Modelo mental “A razão está sempre do lado da maioria”. Armadilhas Não se deve precipitar a votação de um assunto, antes de devidamente debatido, isso pode deixar a minoria com o sentimento de derrota. Com o tempo, tal método pode estimular o surgimento de conluios ou de revanchismos, e a equipe pode fragmentar-se em “subgrupos”. Prevenções Esse método é adequado quando o universo a ser pesquisado é muito numeroso para identificar preferências. Mas existe limitação de tempo para a solução, que deve considerar sempre os custos/benefícios compensatórios. 4. Método SOCIOCRÁTICO Modelos Mentais “Todos nós juntos somos melhores do que qualquer um de nós isoladamente”. Armadilhas A ênfase na busca do consenso pode protelar uma decisão a ponto de se perderem prazos e oportunidades. Para obter adesão de todos, pode-se fazer concessões que fragilizem a consistência dos argumentos que sustentam a tese. Prevenções Se for oferecida oportunidade de debate e de voto a todos, com direito a réplica e tréplica, a maioria deve respeitar os argumentos da minoria e pedir o consentimento daqueles para apoiarem a sua tese. Se assim fizer, a minoria dará o consentimento à maioria, passando a apoiar a tese vencedora. 7 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conclusão: a utilização do método sociocrático tem-se demonstrado vantajosa em relação aos outros três métodos, pelas seguintes razões. a) Enseja a livre manifestação de ideias, de forma ordenada e respeitosa. b) Disciplina os participantes a se ouvirem mutuamente. c) Preserva a unidade da equipe, evitando a perda de sinergia. d) Embora requeira um pouco mais de tempo, consiste em um caminho mais seguro para se alcançar o comprometimento para com os resultados almejados. Técnicas de tomada de decisões Cada vez mais as empresas e, principalmente, seus gestores buscam o auxilio de técnicas para aprimorar e reforçar a tomada de decisão. Essas técnicas corporativas permitem visualizar cenários e problemas de forma prática e precisa, ao mesmo tempo que melhoram os aspectos do processo decisório. Dentre as técnicas mais conhecidas e utilizadas temos: A Análise SWOT tenta compreender os ambientes interno e externo da organização. O termo SWOT vem do inglês, das palavras Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Em português é conhecido por FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). O objetivo central é avaliar os pontos fortes e os pontos fracos da organização e as oportunidades e as ameaças do mercado. O Brainstorm ou Brainstorming (Tempestade de Ideias) é a técnica usada para auxiliar um grupo a imaginar e criar tantas ideias quanto possíveis em torno de um assunto ou problema de forma criativa. Vantagem: não pressupõe a necessidade de especialistas. Desvantagem: inibição de alguns participantes. 8 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Tema 2: Ferramentas de Apoio ao Processo Decisório Dispomos de diversas ferramentas que contribuem para que o processo decisório se desenvolva melhor. Como ferramentas básicas, podemos citar os sistemas de informação em geral, que a partir das décadas de 70 e 80 passaram a ser utilizados como instrumentos que permitem a captura, processamento, disposição e compreensão dos dados dos controles gerenciais, dando melhor suporte aos executivos nas decisões sobre os mais variados tipos de problemas. A informação é um recurso fundamental que deve ser planejada para estar disponível a toda a organização, considerando o fato de que pode ser utilizada por diferentes tipos de pessoas ou departamentos. Para se atingir a eficácia empresarial, faz-se necessária uma maior integração entre as estratégias, as tecnologias, as operações e as pessoas. Os usuários devem participar ativamente do desenvolvimento dos sistemas e dos testes de implementação, para verificar se esses estão em consonância com as demandas e com as metas propostas pela empresa. Tipos de Sistemas de Informação Os sistemas de informação são classificados por Stair (1998) e Turban (2004) segundo a utilidade e o tipo de retorno para o processo decisório, em: - Sistemas de Automação de Escritório (SAE) São aplicativos utilizados para melhorar a produtividade dos funcionários de escritórios e servem para organizar informações de forma a permitir uma melhor utilização na análise das informações e na tomada de decisões. Ex.: sistemas de contabilidade, faturamento, controle de estoque, folha de pagamento, etc. - Sistemas de Comunicação Auxiliam as pessoas a dividir informações de formas diferentes, seja por meio de telefone, promovendo uma comunicação interativa ou de e-mail para se 9 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico comunicar usando mensagens e documentos. Os principais meios são a Internet e suas redes de comunicação internas. - Sistemas de Processamento de Transações (SPT) Compreendem os sistemas mais básicos, que atendem ao nível operacional. Coletam informações e controlam aspectos das transações mais rotineiras da empresa. Os usuários mais comuns são as próprias pessoas que realizam as transações. Exemplos: processadores de texto, planilhas de cálculos, gerenciadores de apresentação e de banco de dados. - Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) Como o próprio diz, destinam-se aos níveis gerenciais. Permitem processar grande volume de dados e geram relatórios de saída e sumários executivos, que facilitam uma visão mais analítica dos dados, demonstrando a real performance da empresa. Ex.: controles estatísticos, relatórios gerenciais, orçamento anual. - Sistema de Apoio ao Executivo (SAE) Destina-se ao nível estratégico. Auxiliam os gerentes seniores no processo decisório, com enfoque estratégico no longo prazo,nas informações externas e no exame do desempenho geral da empresa. O SAE pode ajudar ainda no acompanhamento das atividades da concorrência, na identificação de oportunidades e até na previsão de tendências. - Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Permitem a entrada e o processamento de pequena massa de dados e auxiliam os profissionais e a equipe interna no processo decisório. O impacto maior está na comunicação, ao fornecer uma explicação clara da decisão. Fornecem ferramentas para fácil análise de dados e construção de modelos que auxiliam a estimar e definir alternativas. Exemplo: análise de custos de contratação. - Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC) Conhecidos também como sistemas especialistas ou de execução. Funcionam vinculados ao campo da inteligência artificial, para tomar decisões 10 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico estruturadas. Fornecem ferramentas, informações ou métodos para armazenar e fornecer conhecimento para melhor suporte as decisões. Exemplo: estações de trabalhos de engenharia. - Sistemas de Suporte a Grupo (SSG) Auxiliam grupos de pessoas a trabalhar em conjunto. Permitem o acesso aos dados e informações ao grupo e ainda o controle do fluxo de trabalho, tornando mais fácil programar reuniões e também uma maior interação do grupo. Enfim, sabendo-se que o processo decisório é a capacidade de escolher o caminho mais adequado diante de determinadas circunstâncias, os sistemas de informação tornam-se essenciais ao atingimento dos objetivos corporativos. Tema 3: MASP – Método de Análise e Solução de Problemas O MASP é uma metodologia utilizada para aumentar, manter e controlar a qualidade dos processos, dos serviços e dos produtos. É um método que recebe influência do ciclo PDCA e também da metodologia científica. Mas embora o MASP tenha sido elaborado a partir do ciclo PDCA, é importante não confundir os dois métodos. O MASP diferencia-se de outras metodologias pela sua objetividade, racionalidade, estruturação e sua forma sistematizada para a melhoria de um ambiente empresarial. Ele pode ser aplicado tanto em problemas crônicos, sistêmicos e/ou complexos. Esse método é muito utilizado na solução de problemas organizacionais mais complexos devido ao baixo nível de sucesso das outras abordagens, tais como a tentativa-erro, a intuição e a experimentação. Essas podem funcionar bem em problemas mais simples, mas pecam em situações complicadas e de difícil compreensão. Além disto, é o MASP é rápido e de baixo custo. No Brasil, o MASP foi introduzido nos anos 70, como uma criação da Gestão da Qualidade Total e sobrevive até hoje às turbulências do mercado competitivo e globalizado. Tal método já conquistou lugar no mundo corporativo. https://portogente.com.br/portopedia/ciclo-pdca-75555 https://portogente.com.br/portopedia/gqt-gestao-da-qualidade-total-73984 11 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Em outros países o MASP possui denominações diferentes, tais como QC-Story, Structured Problem Solving, 8D e Quality Improvement Process. Porém, todos na busca de um mesmo objetivo: minimização ou retirada de problemas sistêmicos de uma empresa, que afetam a qualidade dos produtos e processos. Compete ressaltar que o MASP prescreve a forma como um problema deve ser estudado, planejado e identificado, mas jamais como ele deve ser resolvido. Na aplicação do MASP empregam-se as ferramentas básicas para a Qualidade (vide quadro abaixo), apropriadas para o processamento dos dados coletados, o que permitirá uma tomada da decisão mais confiável com grandes chances de trazer os resultados desejados. Figura 1: Ferramentas básicas para a qualidade Fonte: Rodrigues (2013). Por meio da utilização destas ferramentas evita-se o diagnóstico e a solução baseados apenas em opiniões ou tentativas e erros. O MASP é formado por etapas comparadas ao ciclo PDCA, sendo ordenado em etapas pré-definidas: para identificação da situação problemática, https://portogente.com.br/portopedia/problem-solving-74435 12 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico buscando os motivos que atrapalham a sua solução, testando as várias possibilidades e visando encontrar a causa raiz do problema. Bloqueando-a por meio de um eficaz plano de ação, padronizando a operação e concluindo o trabalho com a obtenção da melhoria contínua na qualidade dos produtos, processos e/ou serviços oferecidos. Assim, o MASP é o método que estrutura os outros dois modelos de qualidade, ou seja: Ciclo PDCA e Ferramentas Básicas da Qualidade. Como dito, a metodologia MASP passa por fases estruturadas dentro do Ciclo do PDCA, o que pode ser demonstrado e entendido conforme abaixo: Quadro 1: Metodologia Análise de Solução de Problema – MASP Fonte: Campos (2004). Ao utilizar a metodologia MASP, é importante estar ciente de que se deve seguir corretamente as etapas do método. Ou seja, a empresa que queira usar o MASP precisa ter disciplina, ser metódica, planejar bem cada passo e principalmente ter comprometimento com o método. Quando bem aplicadas tais 13 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico etapas, o sucesso com essa metodologia se traduzirá em interessantes receitas para a organização. Finalizando, o MASP não é um método mágico de solução de problema, mas quando bem planejado e estruturado pode trazer resultados bastante positivos à organização, pois auxilia sobremaneira no processo decisório e permite uma tomada da decisão mais confiável. Tema 4: Ferramentas Complexas de Apoio à Tomada de Decisão Hoje qualquer organização precisa saber usar toda informação disponível para criar vantagem competitiva. A empresa que consegue tomar decisões corretas e mais rápidas sai na frente das demais. Com esta importante missão pesando sobre os ombros dos executivos, eles, como responsáveis pela condução do processo decisório, passam a exigir dos sistemas de suporte à decisão mais “recursos”, de forma a obter maior solidez às respectivas análises. É aí que surge a ideia dos sistemas Data Warehouse como sendo a ferramenta capaz de integrar os dados internos e externos de uma empresa em uma única estrutura, que permita uma melhor utilização dos dados pelos usuários analistas. Após a obtenção dessa integração, entram em cena outros sistemas complexos, como o OLAP (On-Line Analytical Processing) e o Data Mining, que são capazes de fornecer mecanismos mais sofisticados para análise dos dados. Data Warehouse A tecnologia de Data Warehouse pode ajudar os executivos a descobrirem novas formas de competição em uma economia acirrada, trazendo como consequência a criação de melhores produtos ou serviços ao mercado, de maneira mais rápida que a concorrência. 14 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Na implementação de um sistema Data Warehouse, ele deve ser adaptado às necessidades de cada empresa, sempre com o objetivo principal de descobrir diferentes maneiras de atuar no mercado e as mudanças internas necessárias para atender a nova realidade. Os sistemas Data Warehouse renovam os sistemas da empresa, pois: • Permitem que sistemas mais antigos continuem em operação; • Consolidam dados dos sistemas mais antigos com os atuais; • Extraem benefícios das informações das operações correntes; • Tornam o ambiente favorável ao planejamento de novos sistemas. Hoje existem formas diversas de extrair informações de um sistema Data Warehouse, sendo as mais comuns por meio das ferramentas Data Mining e OLAP. A diferença fundamental entre tais ferramentas está na forma como é obtida e abordada a exploração dos dados. A seguir vamos entendê-las melhor. Ferramentas OLAP (On-Line Analytical Processing) O termo OLAP vem de um conjunto de ferramentas voltadaspara acesso e análise de dados, com o objetivo de transformá-los em informações capazes de dar apoio às decisões gerenciais, em tempo hábil e de modo flexível e amigável ao usuário. As ferramentas OLAP trouxeram uma grande capacidade de efetuar cálculos complexos, tornando-se uma ferramenta muito importante no contexto gerencial, permitindo uma análise mais eficiente, mesmo com a quantidade crescente de dados armazenados pelas empresas, transformando-os em informação útil (THOMSEN, 2002). Os sistemas OLAP permitem sintetizar as informações corporativas, por meio de análise histórica, de comparações, de visões individualizadas e de projeção de dados em diferentes cenários. São 15 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico implementados para ambientes multiusuários e oferecem respostas rápidas e consistentes às consultas interativas realizadas pelos usuários, independente do tamanho e da complexidade do banco de dados. A principal característica dos sistemas OLAP é permitir uma visão multidimensional dos dados corporativos, em diferentes perspectivas dos negócios organizacionais. São três os componentes principais de uma arquitetura OLAP: um modelo de negócios para análises interativas, desenhado em linguagem gráfica que permite visões e níveis de detalhes dos dados; um motor para processar consultas multidimensionais sobre os dados; um mecanismo de armazenamento dos dados a serem analisados. Ferramentas Data Mining Enquanto o Data Warehouse pode ser uma boa fonte de dados, o Data Mining é reconhecido como um bom minerador de dados, posto que ele conduz a um processo de extração de valiosas e abrangentes informações, antes desconhecidas, a partir de grandes bases de dados, utilizando-se dessas informações na tomada de decisões. Vai muito além de uma simples consulta a um banco de dados. O Data Mining permite ao usuário uma profunda exploração das informações. Esse ambiente propício de apoio ao processo decisório admite a integração de técnicas de “Data Mining” sobre um “Data Warehouse”, permitindo assim um enorme repertório de aplicações, que já vêm sendo implementadas em vários segmentos de negócios. Enfim, as ferramentas Data Warehouse, OLAP e Data Mining revolucionaram o modo de se gerenciar dados e de se fazer negócios, garantindo agilidade e flexibilidade nas investigações e nas análises de dados 16 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico por parte dos usuários finais, isto é, aqueles que efetivamente são decisivos no processo decisório empresarial. Tema 5: O uso de Mapas Sistêmicos como Elemento de Suporte a Decisões É consenso que a tomada de decisão deve levar em consideração a natureza incerta dos empreendimentos, principalmente considerando que as organizações modernas exigem gestões cada vez mais competitivas e complexas. Contudo, de acordo com Koontz, O’Donnel e Weihrich (1995) a abordagem mais simples para a solução de problemas é o pensamento linear, que pressupõe que cada situação tem uma única e específica solução, que tenderá a afetar apenas a área do problema em si, sem interferir no restante da empresa. E após implantada a solução ela permanecerá válida e somente deverá ser avaliada no tocante a qualidade da resolução do problema. Nesse caso, os problemas são interpretados como discretos, singulares e únicos. Mesmo que os executivos em geral sejam atraídos pelas soluções mais simples do pensamento linear, invariavelmente essa solução não será a mais eficiente no trato dos problemas organizacionais. Segundo Koontz, O’Donnel e Weihrich (1995), nas organizações contemporâneas a gestão dos negócios está cada vez mais complexa face às frequentes mudanças impostas pelo cenário competitivo e globalizado. Essas dificuldades conduziram os estudiosos a elaborar uma abordagem de tomada de decisão diferente do pensamento linear. Foi assim que surgiu a abordagem mais contemporânea, denominada de pensamento sistêmico. O pensamento sistêmico pressupõe que a solução, além de afetar a área específica, terá também impactos no restante da empresa. E por conta disso, os problemas devem ser avaliados em termos de qual será a melhor forma de 17 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico solução (resultados intencionais) e como serão afetadas as demais áreas da organização (resultados involuntários). O pensamento sistêmico não vê os problemas como singulares, mas sim como relacionados aos demais aspectos organizacionais. As empresas são compostas de sistemas e processos inter-relacionados, e qualquer mudança em um aspecto afetará todos os demais. Sendo assim, o pensamento sistêmico considera, antes de escolher e implantar uma solução, o inter-relacionamento com os demais sistemas e processos da empresa. Assim, após implantar a solução, será necessário avaliar seus resultados e fornecer um feedback a toda a organização. Por que devemos pensar de forma sistêmica? Para responder esta questão, vamos utilizar o artigo de Adriana Pasello sob o título “O que é pensamento sistêmico” disponível no site www.institutojetro.com. O pensamento linear simplifica a realidade, como se as perguntas possuíssem somente uma resposta. Ocorre que esta abordagem se mostrou ineficiente. Assim, surgiu o pensamento sistêmico que admite que as perguntas, geralmente, possuam várias respostas e que muitas vezes são até contraditórias. Tomar uma decisão, sem ter a visão do todo, pode gerar decisões unilaterais, isoladas e pouco efetivas. Daí a necessidade de melhorar nossa capacidade de compreender o encadeamento das ações e dos elementos dentro de uma organização, gerando uma visão sistêmica. Para exemplificar, pense em um funcionário tido como modelo que trabalha na tesouraria da igreja há 10 anos. Descobre-se que ele vem se apropriando de pequenos valores semanalmente. Decide-se por demiti-lo. Ora, esta decisão pode envolver muitos aspectos: os fatos em si, quem mais está envolvido, o que gerou ou permitiu esta ação, desdobramentos futuros da situação, opiniões de outros funcionários, e outras variáveis. 18 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Veja, uma decisão como esta, a de demitir um funcionário e que envolve tantos aspectos, se tomada de forma linear, pode ser injusta, ineficiente e gerar ainda mais problemas, isso porque não foram consideradas todas as implicações e consequências na decisão. Ao pensarmos de forma sistêmica, nós nos abrimos para várias possibilidades: Levar em consideração múltiplos focos, aspectos, variáveis e relações; Buscar várias soluções combinadas para resolver um problema e aprender algo com a situação; Gerar várias interpretações, sem necessariamente fazer julgamentos apressados; Buscar por alternativas que não haviam sido consideradas antes; Analisar todas as consequências que podem surgir com uma decisão; Ser capaz de projetar um horizonte mais realista; Desenvolver a habilidade de observação; Permitir que sejamos sempre aprendizes, independentemente da situação ser semelhante a outras já vividas. Muitas vezes, pela influência de liderarmos um determinado grupo ou tipo de assunto por muito tempo, somos levados a pensar de forma linear e simplista. Assim, por exemplo, um líder que trabalhou durante anos com casais pode se sentir tentado a enxergar todas as situações usando somente os “óculos” do relacionamento de casal, sem considerar implicações e consequências de outros tipos de situações ou de relações. Os executivos não devem permitir que isso ocorra e nem abrir mão de aplicar o pensamento sistêmico durante a sua liderança. O líder que tem visão sistêmica sabe que este conceito tem tudo a ver com equipes,gestão de conflitos, mudanças, planejamento estratégico e outros conceitos de gestão que podem, de fato, potencializar a sua atuação, melhorar a qualidade das suas decisões e contribuir para alavancar os resultados da organização. 19 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Síntese Iniciamos o resumo da rota lembrando que decidir é um processo em que uma escolha é feita dentre várias possíveis. E que a decisão feita por um indivíduo é mais simples, pois parte de um único ser, com personalidade e caráter próprios. Já a decisão é mais complexa quando é feita de forma coletiva, pois envolve várias pessoas que normalmente possuem opiniões distintas. Cabe lembrar ainda que a tomada de decisão em nível coletivo ocorre por meio de 4 métodos: omisso, autocrático, democrático e o sociocrático, sendo que este último se mostra vantajoso em relação aos demais, pois enseja a livre manifestação de ideias, disciplina os participantes a se ouvirem mutuamente e preserva a unidade da equipe, evitando a perda de sinergia. Existem várias ferramentas que contribuem para que a tomada de decisão se desenvolva melhor, dentre elas os sistemas de informação em geral, que dão melhor suporte aos executivos e assim tornam-se importantes e até essenciais no momento das decisões. Os sistemas de informação empresariais são classificados segundo sua utilidade e o tipo de retorno para o processo decisório, em: Sistemas de Automação de Escritório (SAE), Sistemas de Comunicação, Sistemas de Processamento de Transações (SPT), Sistemas de Informações Gerenciais (SIG), Sistema de Apoio ao Executivo (SAE), Sistemas de Apoio à Decisão (SAD), Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC) e Sistemas de Suporte a Grupo (SSG). Outra ferramenta é o MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) que é uma metodologia utilizada para aumentar, manter e controlar a qualidade dos processos, dos serviços e dos produtos. É muito utilizado na solução de problemas mais complexos, devido ao baixo nível de sucesso das outras abordagens, tais como a tentativa-erro, a intuição e a experimentação. 20 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Compete ressaltar que o MASP prescreve a forma como um problema deve ser estudado, planejado e identificado, mas jamais como ele deve ser resolvido. Ao falarmos de problemas mais complexos, cabe lembrar que existem também ferramentas mais complexas de apoio a tomada de decisão. As ferramentas Data Warehouse, OLAP e Data Mining revolucionaram o modo de se gerenciar e de se fazer negócios, garantindo agilidade e flexibilidade nas investigações e nas análises dos dados. Finalizando o resumo desta rota, importante lembrar que temos 2 abordagens básicas para a solução de problemas: uma mais simples, a do pensamento linear, que pressupõe que cada situação tem uma única solução, que afeta apenas a área do problema em si, sem interferir no restante da organização. A outra abordagem é mais moderna, a do pensamento sistêmico, que nos mostra que os problemas são mais complexos do que se imaginava, além de estarem inter-relacionados com as demais unidades da organização, interferindo, portanto, no restante da empresa. Referência ARIOLI, E. E. Análise e solução de problemas: o método da qualidade total com dinâmica de grupo. Rio de Janeiro: Qualitymark. Ed., 1998. BARROS, D. T. R.; LIMA, M. T.; ESCALDA, R. Escolha e Inserção Profissionais: desafios para indivíduos, famílias e instituições. SP: Vetor Editora, 2007. BAZERMAN, M. H.; MOORE, D. Processo decisório. Tradução Daniel Vieira. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. 21 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico CASTRO, A. P. de. Automotivação: como despertar esta energia e transmiti-la às pessoas. Rio de Janeiro: Campus, 1995. CHIAVENATO, I. Princípios da Administração: o essencial em teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. ______. 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São Paulo: Editora STS, 1997. . 1 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Processo Decisório Aula 6 Prof. Paulo Cesar F. de Castro 2 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conversa Inicial A crescente competição econômica mundial vem trazendo enormes mudanças ambientais e estruturais nas corporações, as quais sentem diretamente os reflexos, mesmo que eles não sejam imediatos. Essas mudanças exigem das empresas a adoção de estratégias muito parecidas, que de tanto serem adotadas formam um perfil de tendências na elaboração de novas estratégias. Já é uma realidade a infinita variedade de produtos e serviços disponíveis aos clientes no mercado, exatamente pela grande oferta de mercado e exigência cada vez mais crescente. Essa gama de diversidade e de ofertas acaba por confundir a cabeça do consumidor, que não consegue ver com nitidez as diferenças entre os produtos. Contextualizando Este fato provoca uma mesmice de atuação empresarial também no marketing. Como essaforma de propaganda não é facilmente absorvida pelos consumidores, os produtos são obrigados a ter um ciclo de vida acelerado, cada vez mais curto, com rápida obsolescência. Essas mudanças acontecem por conta de um fenômeno chamado de economia rápida, em que a riqueza é monitorada desde o momento em que é gerada, até a hora do seu consumo final, tudo isto por sistemas computacionais complexos. E as pessoas estão cada vez mais ocupadas, com seu tempo quase todo comprometido. Para auxiliá-las, os sistemas de informações disponíveis acabam sendo de grande valia e utilidade para busca e localização dos produtos adequados. Tudo isto vem de encontro a Era da Informação ou do Conhecimento que vive a nossa sociedade. 3 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Nesse ritmo cada vez mais rápido, o sucesso organizacional exige das empresas a adoção de estratégias cada vez mais agressivas e ousadas, tendo como objetivo principal a maximização da satisfação do cliente e a sua fidelidade. As mudanças ambientais e estruturais e os novos modelos de gestão organizacional pedem um novo tipo de gestor, capaz de acompanhar essas alterações na mesma velocidade em que elas acontecem. Quanto mais competente for o decisor, quanto mais habilidades ele tiver e quanto mais informações confiáveis receber, isso tudo o ajudará a tomar decisões melhores, com maior probabilidade de acerto na escolha e de sucesso nos resultados. Problematização A tomada de decisão refere-se ao ato final do processo de escolha da alternativa mais adequada à resolução de uma situação ou circunstância específica. Antes de tomar uma decisão o gestor deve ter alguns cuidados, visando reduzir as chances de erro em relação à opção escolhida e evitar que isto resulte em prejuízos para a organização. Tema 1: A TI Como Apoio à Decisão A moderna tecnologia da informática, com sua imensurável capacidade de processamento, geração, manipulação e avaliação de dados, incorpora o conceito de flexibilidade da informação. A facilidade de flexibilidade da TI faz com que ela seja reconhecida como um valioso instrumento para os executivos modernos. A informação é poder para quem a possui. Está presente em todas as atividades que envolvam recursos humanos, financeiros e tecnológicos, entre outros. Dessa maneira, a rapidez e a precisão no recebimento das informações determinam aos executivos a eficiência dos sistemas de controles. 4 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico A influência da TI é bastante intensa no mundo contemporâneo, principalmente no que se refere à velocidade com que evolui e os reflexos que gera nas sociedades e nas corporações que as utilizam. Exemplos de TI: microcomputadores, servidores, scanners, softwares, planilhas eletrônicas, banco de dados, entre outros. A importância dos Sistemas de Informação - SIs evoluiu com o passar dos anos. As SIs passaram por várias fases, iniciando como a operacionalização das atividades de rotina, passando pela integração com os demais sistemas corporativos, culminando com o apoio aos gestores. A informação passou a ser reconhecida como um recurso essencial para o atingimento de diferenciais competitivos e o seu adequado uso como uma garantia de acompanhamento das mudanças (LAUDON; LAUDON, 1996). Nos anos 50, a informação era tida como um mal necessário associado à burocracia. Os maiores objetivos eram a redução das despesas e dos tempos de processamento das rotinas, em particular nas áreas contábeis. A partir dos anos 60, a informação passou a ser reconhecida como grande fornecedora de apoio e suporte geral às áreas gerenciais da empresa. Nos anos 70 e início dos anos 80, passou definitivamente a auxiliar o processo decisório organizacional em seus mais vários tipos de situações e problemas. A partir daí, a utilização da informação passou por mudanças para acompanhar a evolução das tecnologias da informação – hardware, software, banco de dados e telecomunicações – que possibilitaram novas formas de geração de riquezas (produtos/serviços) e de atendimento às demandas do mercado. Desde então, a informação é tida como uma arma estratégica ou como uma fonte inesgotável de geração de diferenciais competitivos. Frise-se que o principal motivo para a existência de qualquer tecnologia deve ser a sua utilidade, ou seja, a TI somente é boa se tiver utilidade para as pessoas e para as organizações. Esse caráter utilitário 5 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico surge e aumenta na exata proporção que as pessoas aceitam e utilizam a tecnologia. Na visão de Albertin (2001), as constantes mudanças e as evoluções na economia e nos mercados provocam atribulações enormes. Daí a TI passa a ser decisiva na capacidade de adaptação e de reação das empresas, auxiliando no sucesso das organizações ao contribuir para que essas possam ser mais ágeis, dinâmicas e flexíveis frente à concorrência e ao mercado. Na perspectiva de Morton (1991), a TI afeta as estratégias empresariais das seguintes formas: - a produção física e intelectual de qualquer produto ou serviço; - a coordenação da organização, pois diminui as distâncias e o tempo; e - aumento da capacidade de registro e guarda da memória da organização, por meio das modernas tecnologias de gestão de banco de dados. Ainda na visão de Albertin (2001), o uso da TI no planejamento estratégico empresarial apresenta-se conforme a seguir: - Novos entrantes: a TI pode ser um fator determinante para evitar a entrada de novos concorrentes, seja pelo montante do investimento necessário, seja pela assimilação tecnológica. - Fornecedores: a TI permite criar novos valores e formas de parcerias junto a fornecedores, bem melhores do que as antigas estratégias. - Clientes: além das novas formas de criação de valores e de diferenciais competitivos, a TI facilita o acesso por parte dos clientes, melhorando o nível de informação disponível e possibilitando uma escolha melhor, mais fácil e rápida. - Produtos substitutos: a TI contribui para a criação de melhores e diferentes tipos de serviços associados aos produtos e à sua qualidade. - Indústria: a TI continua oferecendo enormes contribuições para melhorias constantes diversas e para a reengenharia dos processos e das estruturas organizacionais. 6 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Ao fazer uma análise mais recente do impacto da TI, Porter (2001) diz que o entendimento da estrutura em que a organização atua e da vantagem competitiva da sustentabilidade são os dois grandes norteadores mundiais na busca da perenidade lucrativa. Esses aspectos vão além de qualquer tipo de tecnologia, mas apenas por meio da integração com as novas TIs, como, por exemplo, a internet, é que as corporações terão real capacidade de se tornar poderosas forças competitivas. Conclui-se, portanto, que é imprescindível aos gestores decisores entenderem como a TI deve ser usada estrategicamente com a intenção de gerar vantagens e diferenciais competitivos para as empresas. Tema 2: Sistemas de Apoio à Decisão e Seus Vínculos com a Inteligência Artificial. Nos últimos anos a inteligência artificial surge como uma ferramenta estratégica para dar maior competitividade às empresas. Seu princípio é buscar informes sobre as tendências e os movimentos do mercado e, com isso, antecipar-se às ações dos concorrentes, em vez de somente reagir a elas. Acrescente-se que a Inteligência Artificial não se trata de espionagem industrial, já que a grande maioria das informações que uma empresa precisa para compreensão da concorrência e para a tomada de decisões já é de acesso público. Sobre isto, Robbins (2000, p.83) afirma: “Informação específica sobre o setor em que você atua e sobre seus concorrentes encontram-se cada vez mais disponíveisnos bancos de dados eletrônicos. Muitas empresas chegam a comprar regularmente os produtos dos concorrentes e pedem a seus engenheiros que os desmontem para descobrir inovações técnicas adicionais”. 7 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico São exemplos de informes facilmente disponíveis no mercado: promoções, comunicados à imprensa, anúncios, relatórios anuais, classificados de ofertas de emprego, estudos setoriais e reportagens em geral. A internet é um instrumento de grande importância às empresas que buscam informações que agreguem valor ao processo decisório, proporcionando vantagens competitivas sobre a concorrência, seja pela maior eficiência operacional, seja pela capacidade de diferenciação, mediante a criação de valor percebido pelo mercado (SENAI, 2005). Etapas para desenvolvimento de plano de inteligência artificial O processo para o desenvolvimento de um plano de Inteligência Artificial, proposto por Starec, Gomes e Bezerra (2005), resume-se em cinco etapas: Planejamento, Coleta, Análise, Disseminação e Tomada de Decisão. Na etapa de planejamento, definem-se os objetivos e metas e identificam-se as informações necessárias. Após a definição do foco da atuação, passa-se para a segunda fase, que é a coleta de dados. Todos os dados levantados inicialmente são considerados “brutos” e precisam ser “lapidados” para serem usados na formulação das estratégias e na tomada de decisões. De acordo com Cervo (2002, p. 45) “Há diversas formas de coletas de dados, todas com suas vantagens e desvantagens. Na decisão do uso de uma forma ou de outra o pesquisador levará em conta a que menos desvantagens oferecer, respeitando os objetivos da pesquisa”. Na terceira etapa, faz-se uma análise sobre todos os dados coletados, para transformá-los em “inteligência”. É um dos pontos fundamentais para a implantação da Inteligência Artificial, já que requer do analista habilidade e conhecimento específico. Mesmo que o processo seja automatizado, apenas o raciocínio humano é capaz de avaliar a importância e a credibilidade dos dados. O propósito aqui é oferecer boas opções e alternativas para à tomada da decisão. 8 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico A quarta fase é a de distribuição das informações ou geração do conhecimento. Assim, os dados são transformados em informação e entregues aos decisores. É fundamental que essas informações fiquem à disposição de todos os níveis e áreas da empresa. Com a disseminação, faz-se um acompanhamento das informações geradas e como elas podem contribuir para que se volte à primeira etapa do processo de inteligência artificial, que é o planejamento e a identificação de necessidades. A quinta e última fase é a de avaliação do processo de inteligência, para verificar se o plano criado foi eficiente e importante para o tomador de decisões e para a empresa. Ultimamente a IA é vista como elemento de viabilização da competição, de criação de novas estratégias, de novas estruturas e de novas formas de relacionamento entre empresas e entre empresas e seus consumidores (SANTOS; LAURINDO, 2004). O objetivo principal dos sistemas inteligentes é “capacitar” o computador, por meio de um software, a executar funções realizadas por seres humanos com conhecimento e raciocínio. Para ser eficaz, um sistema inteligente deve ter algumas atribuições específicas, como: processar e monitorar tarefas, coordenar conhecimentos diferentes, manutenção da base de dados como gestão do conhecimento e capacidade de adaptação a ambientes de mudança (URAIKUL; CHAN; TONTIWACHWUTHIKUL, 2007). No mundo corporativo, dados e informações trafegam muito rapidamente dentro das empresas e em elevados volumes, mas muitos desses dados acabam não sendo utilizados e não se transformando em conhecimento. É nesse ponto que entra a gestão do conhecimento, que visa à completa interação de informações entre todos dentro da organização. Inteligência Competitiva e Inteligência Artificial possuem um vínculo muito próximo, pois a IC tem como escopo organizar e guardar a enorme quantidade de dados da organização. Já a 9 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico IA irá fazer o tratamento e cruzamento desses dados, para que se transformem em informações importantes e que serão usadas na tomada de decisões. Tema 3: O Processo Decisório na Era do Conhecimento. Nas últimas décadas, as mudanças vêm ocorrendo no mundo com uma velocidade nunca antes imaginada. Estamos nos referindo à quantidade enorme de informações disponíveis e das possibilidades de geração de novos conhecimentos, oportunizados principalmente por meio da internet e dos vários outros instrumentos disponibilizados pelas tecnologias da informação e da comunicação. Sobre isto, vejamos um parecer esclarecedor de Dutra e Comini (2010, p. 102): Observa-se, também, que a volatilidade do conhecimento e da informação se acentuou na primeira década dos anos 2000, devendo-se acentuar cada vez mais no futuro. As pessoas se sentem desorientadas com esta volatilidade, sem saber como pensar seu desenvolvimento e como filtrar a enorme quantidade de conhecimentos e informações ao seu dispor. Há um consenso entre os maiores estudiosos do tema a respeito de que hoje vivemos a chamada Sociedade do Conhecimento, ou Era do Conhecimento, como muitos preferem chamar. Souza (2010) afirma que a Sociedade do Conhecimento é resultado de uma revolução científica e tecnológica sem precedentes na história, em que o conhecimento fica obsoleto a cada dez anos no máximo e, da mesma forma, os padrões tecnológicos se renovam em espaços de tempo ainda menores. Foi a partir daí que se intensificou o raciocínio de que a Informação e o Conhecimento sejam contabilmente classificados como Ativo Intangível nas empresas. Provas concretas desse raciocínio são os valores das ações de empresas como o Google e o Facebook, que não dispõem de um grandioso parque de máquinas, equipamentos, imóveis ou outros bens tangíveis, que justifiquem o seu imenso valor de mercado. 10 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Assim, quando se fala da Era do Conhecimento, pensamento imediato nos vem em torno da necessidade de se realizar uma Gestão do Conhecimento dentro das empresas. Nas grandes organizações até já existe uma orientação nesse sentido, mas nas pequenas e médias empresas ainda não há uma clara noção de como tratar todo o conhecimento que é gerado dentro das suas instalações e que podem vir a gerar diferenciais competitivos para o próprio negócio. Por esse motivo, é necessário melhorar a forma de realizar a gestão do conhecimento empresarial, principalmente por meio dos sistemas corporativos nos quais são registrados e arquivados os conhecimentos gerados internamente pelos funcionários e parceiros de negócios. Ficar aguardando que a organização diga o que fazer ou onde buscar o conhecimento é coisa ultrapassada, pois o pensamento moderno é de que cada pessoa seja totalmente responsável pelas escolhas relativas ao conteúdo do seu aprendizado. É fundamental então que todos estejam alerta aos novos desafios da Era do Conhecimento, a começar pela gestão básica do conhecimento dentro das próprias organizações, fazendo com que seja agregado valor ao processo, filtrando, resumindo e sintetizando as informações realmente necessárias. A medição dos resultados na gestão do Conhecimento é feita a partir de um conjunto consistente de indicadores e medidores de desempenho da aprendizagem organizacional. À medida que se olham os fatores de tomada de decisão e se reflete sobre os resultados obtidos, pode-se avaliar e identificar os erros e ajustes necessários para assim tomar decisões futuras mais acertadas. A aprendizagem organizacional é o processo contínuo de detectar e corrigirerros. Errar significa aprender a tolerar o fracasso e a corrigir o rumo, até alcançar os objetivos. Conforme Senge (1999), assim cria-se a “organização que aprende” e que gera conhecimento. No entanto, nenhuma mudança organizacional significativa pode ser realizada sem que se efetuem profundas mudanças nas formas de pensar e interagir das pessoas. A base de ideias que sustenta as “organizações que aprendem” estabelece o pensamento sistêmico, a visão compartilhada, a 11 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico aprendizagem em grupo e o diálogo como elementos inevitáveis do seu desenvolvimento. Assim, os principais resultados da aprendizagem organizacional são: a) melhoria da qualidade do planejamento operacional e estratégico; b) agilização do processo de tomada de decisões; c) maior eficiência na previsão de mudanças e nas ações evitando-se surpresas; d) encorajamento de inovações e incremento na qualidade dos produtos; e) eliminação da obtenção e processamento da mesma informação em duplicidade; f) incremento do compartilhamento da informação entre toda a organização; g) aprendizado abrangendo toda a organização, inclusive a administração; h) aumento da competitividade e melhoria dos resultados. Aprendizagem é, então, o fruto de um processo que inicia com a coleta de dados, os quais são organizados e transformados em informações, que depois se transformam em conhecimento, que por sua vez, quando aplicada ao processo decisório, gera vantagem competitiva para a organização. Ressalte-se que a aprendizagem organizacional não se restringe a um mero sistema de informações ou a um data warehouse, uma intranet ou coisa do gênero. Segundo Tyson (1997), a adoção de uma ferramenta que viabilize de forma sistematizada a coleta, análise e disseminação (ou compartilhamento) do conhecimento torna-se fundamental para que os usuários possam tomar ações a partir dele. Deve contemplar informações sobre funcionários, concorrentes, clientes, fornecedores, terceiros e alianças estratégicas e incluir eventos econômicos, reguladores e políticos que tenham impacto sobre os negócios da empresa. 12 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Tema 4: O Decisor Líder, Coaching, Inclusivo e Ético. A Liderança e o Processo Decisório caminham juntos e não se distanciam, até porque quem toma as decisões importantes nas organizações são os líderes. Uma vez que o líder precisa desempenhar papéis gerenciais, seja no nível estratégico, tático ou operacional, cada vez mas necessita de habilidades específicas que o auxiliarão a obter sucesso nas suas ações. Maximiano (2009) classificou as habilidades básicas de um líder como: técnicas, humanas e conceituais. As habilidades técnicas são relacionadas às atividades específicas do líder. Consistem nos métodos e técnicas comuns do cotidiano, por exemplo: manipulação de máquinas e equipamentos, elaboração de orçamentos e cronogramas de projetos; programação do sistema produtivo; conhecer as características dos produtos e serviços etc. As habilidades humanas abarcam a capacidade de se relacionar com as outras pessoas, agir de maneira empática, compreender as necessidades, as atitudes e os interesses dos outros. A boa capacidade de comunicação e o papel de motivador e educador também fazem parte das habilidades humanas. No extremo, são as habilidades humanas que ajudam o executivo a obter os resultados (CHIAVENATO, 2010). Já as habilidades conceituais remetem à capacidade de lidar com a complexidade organizacional em consonância com a aplicação de ideias e conceitos abstratos. Nesse sentido, o líder será capaz de desenvolver comportamentos organizacionais e estabelecer diretrizes que orientem a organização em um norte estratégico, lidando com as mudanças no ambiente e provendo cenários prováveis de volatilidades. 13 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico A alta direção (nível estratégico) necessita aplicar melhor suas habilidades conceituais para definir estratégias adequadas aos objetivos de longo prazo. A liderança tática necessita de uma carga equilibrada das três habilidades, pois precisa estabelecer o elo entre as diretrizes das organizações - algumas vezes abstratas - e o nível operacional. A operação necessita de maior habilidade técnica, pois lida diretamente com as atividades cotidianas da organização. As habilidades humanas também são importantes, vez que os relacionamentos interpessoais são constantes. Enfim, não há como negar a total relação existente entre a liderança e o processo decisório. Portanto, quanto mais competente for a liderança da empresa, melhor será o resultado da tomada de decisão organizacional. Além dessas habilidades, que outras competências são necessárias ao líder no processo decisório? De pronto vem à mente várias outras “qualidades” desejáveis ao líder, dentre elas: boa imagem, credibilidade, boa conduta, transparência, respeito, integridade, educação etc. Vejam que tais competências estão muito próximas das questões culturais e de valores não só dos líderes, mas também das empresas que eles representam. E ao falarmos de valores, não há como deixar de abordar o seu tema central, qual seja, a ética. Inicialmente vejamos a definição de ética do Novo Dicionário Aurélio: “Estudo dos juízos de apreciação que se referem à conduta humana suscetível de qualificação do ponto de vista do bem e do mal, seja relativamente a determinada sociedade, seja de modo absoluto". Normalmente uma decisão afeta o bem-estar individual e social e, portanto, tem relevantes impactos éticos sobre todos os envolvidos. Uma avaliação sobre o comportamento depende primeiramente de ser reconhecida a existência das questões éticas. 14 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico As decisões podem ser avaliadas em um sentido relativo, podendo-se determinar, por exemplo, se elas são corretas à luz dos objetivos aos quais visam. Quando os objetivos mudam, os critérios de avaliação também mudam. Aí entra em cena o julgamento. A falta de percepção do limite da ética pode levar ao desvio de conduta. Aqui nasce, por exemplo, a corrupção, que é um ato coletivo da sociedade, mas que é executado na dimensão dos indivíduos. Indevidamente muitas empresas dão à ética apenas um caráter de instrumento de controle disciplinar, ficando assim o exercício da ética restrito à descoberta de fraudes e outros crimes corporativos. Raramente relaciona-se a ética aos efeitos nocivos que a falta dela faz à sociedade de forma geral, como, por exemplo, os problemas relativos à diversidade ou com “prejuízos” causados ao meio ambiente. A situação fica mais complexa, pois na “lista” das condutas antiéticas dificilmente consegue-se relacionar todas as situações possíveis e imagináveis. Assim sempre haverá o perigo de os tomadores de decisões pensarem que tudo que não está escrito é considerado ético ou legítimo. Praticar a ética é exercer e permitir que todos exerçam a sua cidadania no sentido mais amplo, seja entre colaboradores (com ou sem vínculos de hierarquia), parceiros, clientes ou até mesmo concorrentes. Exercer a ética é tomar e acatar decisões, sejam elas benéficas ou contrárias aos nossos interesses particulares. Se o modelo permitir hoje uma decisão livre, isso significa que amanhã o processo poderá se repetir sem impedimentos. É uma corrente que deve respeitar as liberdades e os limites legais e morais. Somente assim viveremos em uma sociedade menos perversa e menos oportunista, sem os privilégios hipócritas que infelizmente ainda vemos em nosso dia a dia. 15 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Tema 5: Tendências do Processo Decisório Dentro do Contexto Empresarial A globalização como um todo vem trazendo enormes mudançasambientais e estruturais nas organizações. Essas mudanças exigem a adoção de perfis e estratégias semelhantes entre as empresas, que de tanto serem adotadas formam um perfil de tendências corporativas. Estas, por sua vez, necessitam de um novo tipo de gestor, para bem administrar esta nova era competitiva. Hoje já é realidade uma diversidade de produtos e serviços cada vez maior à disposição no mercado, exatamente pela identificação de necessidades cada vez mais segmentadas. Uma das características desta grande variedade de produtos, é que as empresas tendem a entrar numa mesmice quando se trata de marketing, pois, via de regra, buscam os mesmos tipos de propaganda e de publicidade. E desta forma os produtos passam a ter um ciclo de vida útil mais curto, com rápida obsolescência em função dos avanços tecnológicos. Em função das incertezas e do imprevisível ambiente de negócios, as empresas passam por constantes reestruturações. São as conhecidas reengenharias, que para manter as organizações competitivas e no alcance dos objetivos, reformulam constantemente o modo de fazer negócios e o de prestar serviços. Todas essas mudanças ocorrem por causa da “economia rápida”, na qual a riqueza é monitorada desde o momento em que é gerada, através de sistemas informatizados de controle de estoque, leitores ópticos, código de barras, etc. Num sistema de grande porte, a venda é realizada e automaticamente ocorre a baixa no estoque. Se houver uma pequena quantidade de um produto de muita venda, o sistema imediatamente acusa e já se inicia um processo de reposição do produto. O sistema calcula tudo, os tempos, gastos e os ganhos da operação. 16 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Assim, o sistema de controle de informações aparece como fator crítico de sucesso para que as organizações se mantenham em constante condição de competitividade no mercado. Tendências estratégicas neste novo cenário Na intenção de tomar as decisões corretas, que levem as empresas ao atendimento das necessidades e expectativas dos clientes, surgem as tendências estratégicas. Vejamos as principais tendências do momento. Aceleração na Entrega e no Sistema de Produção: a agilidade empresarial passa a ser uma estratégia. É desta forma que o uso de aplicativos, do telemarketing e do delivery são hoje fundamentais para se obter rapidez na venda e na entrega dos produtos. Outra tendência, por exemplo, o código de barra, tecnologia que permite agilidade no sistema de controle de estoques, vendas e entregas também. Virtualidade: com o avanço tecnológico e com as políticas de inclusão social, o acesso à internet está cada vez mais fácil e acessível a todos, sendo que esse tipo de comércio eletrônico vem recebendo a adesão de clientes potenciais. Essa estratégia consiste em derrubar os muros empresariais do conceito da loja física, dando corpo ao comércio virtual. Terceirização: com o avanço tecnológico em todos os setores empresariais esse processo pode ser feito localmente, regionalizado ou até em outros países e continentes. Esta estratégia, na visão de Porter (in KOTLER, 2000, p.102), permite a empresa concentrar-se em seu "core business" e também na Parceria, onde o fornecedor tem que ser visto como companheiro e não como um empregado. E-commerce: é hoje um dos mais importantes instrumentos da Internet em franco desenvolvimento. É uma estratégia aplicável a qualquer tipo de negócio, 17 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico desde sites de venda, troca de produtos, comércio de bens e serviços, com tendência de contínua expansão. Conectividade: é a capacidade de um dispositivo se conectar a outro e que dessa conexão ocorra a transferência de dados. No ramo empresarial, está diretamente ligada às redes e sua integração e às estratégias de parcerias, buscando um acréscimo do desempenho da rede de alianças. Filiais econômicas ''Keiretsu'': é um modelo empresarial onde há uma aliança tática entre organizações por certos interesses comerciais. Essa estratégia é utilizada por organizações que tem porcentagem de outras ou trabalham juntas. Por exemplo, a Coca-Cola que detém participação nas suas engarrafadoras. Transparência: é mais que uma estratégia, é um fato ou uma prática que faz parte da cultura organizacional. Com todo esse dinamismo nas operações, terceirização e parcerias, as demais estratégias somente serão efetivadas se todas suas ações empresariais forem transparentes para seus stakeholders. Parcerias: com as constantes mudanças de cenários, muitas empresas se viram na necessidade de realizar uma junção, não só entre elas e seus fornecedores, mais até entre empresas consolidadas no mercado, com objetivo de enaltecer os nomes, marcas, produtos ou serviços das organizações. Segundo Alvarez (1996), o estímulo as Parcerias "é condição para a transição do enfoque tradicional para um novo modelo de gestão". Coopetição: termo usado para descrever a relação simultânea de cooperação e competição entre pessoas ou empresas. Segundo Cohen (1999), implica na parceria inclusive com a concorrência. Por exemplo, normalmente pequenas empresas associam-se para conseguir maior volume e economia nas compras. 18 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Enfim, em um cenário de rápidas e intensas mudanças, estas são algumas das principais tendências atuais. Outras tendências certamente virão, de acordo com as exigências futuras de sobrevivência no mundo competitivo empresarial. Isso vem pedindo a adoção de estratégias cada vez mais ousadas e criativas, tendo como meta final a maximização da satisfação do cliente e a sua fidelização. Síntese Vivemos em um período de revisão de conceitos e de transição da humanidade, cujas transformações se aceleram na configuração de uma nova sociedade e de um novo modelo econômico. Essas mudanças alteram todo o sistema de relações sociais. Com isso, as tecnologias da informação passam a promover uma transformação econômica e social expressiva na sociedade. Nas organizações, o uso da informação vem sendo cada vez mais e melhor explorado. Mas para isso, é necessária a elaboração de sistemas de informações que facilitem o acesso ao conhecimento para uma melhor tomada de decisões nas empresas. Considerando o ambiente corporativo neste cenário de mudanças, algumas tendências se destacam, tais como o uso das tecnologias da informação para um melhor estudo das necessidades internas, das expectativas dos clientes e das ações dos concorrentes, permitindo ainda o compartilhamento da gestão por quantos possíveis forem dentro da organização. A competição exige novos comportamentos dos executivos. Sejam eles quais forem, o uso da informação nas organizações é reconhecido em virtude da procura dos meios mais competentes para atender as demandas atuais. Segundo Carmo (2003), qualquer empresário preocupado com o desenvolvimento de seu negócio deve investir em informação. Ela é fundamental em todas as etapas do processo decisório. 19 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Finalizando, ainda no tocante à gestão, vimos que o líder moderno precisa estar cada vez mais capacitado para utilizar adequadamente todas as ferramentas disponíveis para obtenção de informação e conhecimento. E o líder, apenas dessa forma, conseguirá diferenciar-se na condução de um verdadeiro trabalho em equipe, por meio do qual conseguirá atingir a todas as pessoas e relacionar melhor todas as possibilidades de compreensão em torno dos objetivos estratégicos organizacionais. 20 CCDD ─ Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Referência ARIOLI, E. E. Análise e solução de problemas: o método da qualidade total com dinâmica de grupo. Rio de Janeiro: Qualitymark. Ed., 1998.BARROS, D. T. R.; LIMA, M. T.; ESCALDA, R. Escolha e Inserção Profissionais: desafios para indivíduos, famílias e instituições. SP: Vetor Editora, 2007. BAZERMAN, M. H.; MOORE, D. Processo decisório. Tradução Daniel Vieira. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. CASTRO, A. P. de. Automotivação: como despertar esta energia e transmiti-la às pessoas. Rio de Janeiro: Campus, 1995. CHIAVENATO, I. Princípios da Administração: o essencial em teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. ______. 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