59074_teoria_geral_do_secretariado_2020

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Fundação Biblioteca Nacional
ISBN 978-85-387-6568-4
9 7 8 8 5 3 8 7 6 5 6 8 4
Código Logístico
59074
Hoje, o secretário executivo é peça-
-chave nas empresas, pois, além das ati-
vidades rotineiras e operacionais, como 
atender telefones e planejar reuniões, 
participa ativamente da tomada de de-
cisões ao coletar informações, atender 
clientes, controlar arquivos, cuidar da 
agenda de seus gestores e gerenciar pro-
cessos administrativos.
Nesta obra, são apresentados os 
principais aspectos da profissão de se-
cretário executivo, como seu perfil, suas 
atribuições, informações sobre o mer-
cado de trabalho, gestão de carreira, 
ferramentas tecnológicas e expectativas 
de trabalho – todas as facetas dessa 
profissão que ganha cada vez mais des-
taque nas organizações.
Teoria geral do 
secretariado 
Danielle de Souza
IESDE BRASIL
2020
© 2020 – IESDE BRASIL S/A. 
É proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorização por escrito da autora e do 
detentor dos direitos autorais.
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CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO 
SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
S714t
Souza, Danielle de
Teoria geral do secretariado / Danielle de Souza. - 1. ed. - Curitiba 
[PR] : IESDE, 2020. 
70 p. : il.
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-387-6568-4
1. Secretárias. 2. Prática de escritório. I. Título.
20-62505 CDD: 651.3741
CDU: 005.91
Danielle de Souza Cursando MBA em Planejamento e Gerenciamento 
Estratégico na Pontifícia Universidade Católica do 
Paraná (PUCPR). Especialista em Gestão Estratégica 
Administrativa Organizacional pela Faculdade Bagozzi. 
Bacharel em Secretariado Executivo pelas Faculdades 
Integradas do Brasil. Formação em Executive Coaching 
e Analista de Mapeamento de Perfil Comportamental. 
Possui ampla experiência como secretária executiva, 
em planejamento estratégico, liderança de equipes, 
desenvolvimento e treinamento de pessoal e 
consultoria em negócios.
SUMÁRIO
1 Origem, evolução e legislação do secretariado 9
1.1 Origem e evolução da profissão 10
1.2 Leis de regulamentação da profissão 13
1.3 Código de Ética e ética profissional e empresarial 16
2 Perfil e postura do secretário executivo 21
2.1 Competências do profissional de secretariado 21
2.2 Técnicas de apresentação e etiqueta profissional 28
3 Atribuições do profissional de secretariado executivo 35
3.1 Mercado de trabalho e áreas de atuação 35
3.2 Técnicas secretariais 39
4 Relacionamento empresarial e marketing pessoal 51
4.1 Como se relacionar no meio empresarial 51
4.2 Comunicação interpessoal e as barreiras de comunicação 53
4.3 Comunicação com os clientes internos e externos 55
4.4 Desenvolvendo o marketing pessoal 56
5 Novas perspectivas para a profissão de secretariado 61
5.1 O secretário como agente de resultados nas organizações 61
5.2 Trabalhando a gestão de carreira 63
5.3 A contribuição das novas tecnologias de informação 66
Nesta obra, apresentaremos os principais aspectos da profissão de secretário 
executivo, como seu perfil, suas atribuições, informações sobre o mercado de trabalho, 
gestão de carreira, ferramentas tecnológicas e expectativas de trabalho, para que 
você possa compreender todas as facetas dessa profissão que ganha cada vez mais 
destaque nas organizações. 
Hoje, o secretário executivo é peça-chave nas empresas, pois, além das atividades 
rotineiras e operacionais, como atender telefones e planejar reuniões, participa 
ativamente da tomada de decisões ao coletar informações, atender clientes, controlar 
arquivos, cuidar da agenda de seus gestores e gerenciar processos administrativos.
No primeiro capítulo, discorreremos sobre a história da profissão de secretário. 
Vamos acompanhar a evolução dessa profissão e a legislação que a rege e interpretar 
seu Código de Ética.
A partir do segundo capítulo, vamos expandir e conhecer as principais competências 
e habilidades que destacam esse profissional nas organizações, bem como o impacto 
da formação multidisciplinar no desempenho das suas atividades. Compreenderemos, 
ainda, a importância da etiqueta empresarial e como as técnicas de apresentação 
agregam valor ao dia a dia do secretário.
No terceiro capítulo, refletiremos sobre o que o mercado de trabalho espera desse 
profissional e apresentaremos suas áreas de atuação. Também vamos aprender sobre 
as técnicas secretariais e como elas podem contribuir para o desenvolvimento das 
atividades do secretário. Além disso, veremos o que é administração do tempo e como 
aplicá-la em nossa rotina turbulenta.
No quarto capítulo, diante da importância de aprimorar continuamente os 
processos, discutiremos sobre a comunicação empresarial e sobre o quanto é 
necessário o secretário dominar essa habilidade. Abordaremos, ainda, como esse 
profissional pode aplicar o marketing pessoal na sua vida, possibilitando alavancar a 
carreira e favorecendo a empregabilidade.
No quinto capítulo, veremos o quanto o profissional de secretariado é um agente 
de resultado nas empresas, compreendendo a necessidade de gerir a sua carreira, com 
foco nos objetivos e nas oportunidades que a profissão oferece. Ao final, conheceremos 
as novas tecnologias, as quais visam facilitar o dia a dia desse profissional. Esse 
último capítulo nos proporcionará uma viagem no avanço da profissão, procurando 
compreender o motivo de os secretários se tornarem profissionais multifuncionais tão 
valorizados nas organizações.
Bons estudos!
APRESENTAÇÃO
Origem, evolução e legislação do secretariado 9
Neste capítulo vamos conhecer a história da profissão de secreta-
riado executivo, bem como a sua evolução e a legislação que a rege.
O secretariado é uma das profissões mais antigas, tendo surgido 
no tempo dos faraós, na figura dos escribas. No início, era repre-
sentada somente pelo sexo masculino, porém, no Brasil, a partir da 
década de 1950, a mulher surge como secretária e atualmente a 
profissão é exercida por ambos os sexos.
Em nossos estudos, serão abordados conteúdos relacionados 
aos fatos históricos da profissão e como as leis e o Código de Ética 
contribuem no dia a dia do profissional de secretariado.
Atualmente, o profissional de secretariado tem se destacado 
nas organizações, por ser um agente multifuncional em suas ativi-
dades, e essa conquista foi construída ao longo do tempo. A partir 
de agora, convidamos você a embarcar conosco na história da pro-
fissão do secretariado executivo.
1
Origem, evolução e 
legislação do secretariado
10 Teoria geral do secretariado
1.1 Origem e evolução da profissão 
Videoaula
Você já se perguntou como surgiu a profissão de secretariado? Ou, ainda, qual foi o 
período de sua origem? 
Esse é um dos temas abordados ao longo deste capítulo. Vale a leitura!
Segundo Guimarães (2001, p. 25), a origem da palavra secretária é 
do latim secretarium, que significa “lugar retirado, conselho privado”, 
devido à característica de a profissão ser secreta, privada e confidencial.
Com base nessa definição, percebemos que a essência do profissional 
de secretariado está na discrição e ética no desenvolvimento de suas 
atividades. No período do Império Romano, os taquígrafos eram cha-
mados de secretários, por desempenharem atividades similares.
Para compreendermos um pouco mais essa cronologia, Sabino e 
Rocha (2004, p. 3-8) descrevem como os secretários eram tratados na 
Dinastia Macedônica.
Na época de Alexandre Magno, ou seja, em suas batalhas, o 
mesmo cercava-se de secretários que o serviam tanto defenden-
do os interesses de seu Imperador, quanto nos registros escritos 
dos grandes feitos. Esta proximidade impunha aos secretários fi-
delidade ao seu senhor e cautela no tratamento das informações 
que recebiam, já que faziamparte do círculo de altos comandos.
Em 1860, período correspondente à segunda fase da Revolução 
Industrial, a profissão ainda era desempenha-
da apenas por homens. No entanto, o 
secretário já desenvolvia um papel 
na sociedade, com o advento da 
máquina de escrever. 
Ao conhecer a história, vamos 
identificando a importância do 
papel do secretário e percebendo 
que a habilidade da escrita per-
meia todo o desenvolvimento de 
suas atividades. O secretário pre-
cisava registrar a história e os fa-
 taquígrafo: indivíduo capaz 
de acompanhar na escrita a 
rapidez da fala, empregando a 
estenografia (técnica de escrita 
que utiliza caracteres abreviados 
especiais).
Glossário
Bacho /
 Shutterstock
Origem, evolução e legislação do secretariado 11
tos, e para isso era fundamental ter domínio da escrita e acesso ao 
conhecimento. Dessa maneira, conquistavam o privilégio da leitura de 
obras cerceadas ao povo, o que evidencia a importância da ética desses 
profissionais.
As mulheres começam a atuar na profissão somente após a Pri-
meira e a Segunda Guerra Mundial. Com a participação dos homens 
nas guerras, muitos vindo a falecer, as mulheres ocuparam os espaços 
nos locais de trabalho, passando a desenvolver diversas funções, entre 
elas, a de secretária.
Já, no Brasil, a entrada das mulheres ocorre na década de 1950, 
com a chegada das multinacionais da indústria automobilística. Nessa 
época, as empresas começaram a exigir mais das secretárias, e para 
desempenharem suas funções passou a ser exigida uma qualificação 
com foco específico e diferenciado.
Nesse período já existiam treinamentos, mas com abordagem na 
formação gerencial, a qual começava a praticar as teorias de Peter 
Drucker e Alec Mackenzie, entre outros que valorizam o papel da secre-
tária. Contudo, a exigência tornou-se maior, demandando desse profis-
sional conhecimentos atuais, bem como o domínio de outros idiomas. 
A partir dos anos 1970 surge, então, a formação superior na área.
De acordo com a Fenassec (2019), o primeiro curso superior de secre-
tariado executivo no Brasil foi criado em 1969, na Universidade Federal 
da Bahia, em Salvador, porém passou a ser reconhecido apenas em 1998, 
o que nos faz perceber que o reconhecimento e os avanços para o secre-
tário são morosos.
É a partir dos anos 1980 que a profissão passa por suas princi-
pais mudanças, pois, nesse momento, é esperado do profissional de 
secretariado um perfil multifuncional. Com o avanço de novos mode-
los gerenciais, tendo como foco a administração participativa, a reenge-
nharia, a qualidade e a informática, o secretário precisa se readaptar ao 
novo contexto empresarial.
Desde então, o perfil do profissional de secretariado vem sendo 
remodelado ao longo da história, como podemos verificar na Figura 1.
O filme A Queda narra a 
rotina da secretária de 
Adolf Hitler e nos remete 
à cronologia da profissão 
de secretariado. Vale 
muito assistir! 
Direção: Oliver Hirschbiegel. 
Alemanha: Europa Filmes, 2004.
Filme
O livro A nova secretária: 
metacompetente, proativa, 
dinâmica apresenta 
técnicas para exercer com 
excelência a assessoria 
aos executivos, desde 
uma empresa pequena 
até grandes organizações.
GRION, L. São Paulo: Madras, 2008.
Livro
12 Teoria geral do secretariado
Figura 1
Perfil do profissional de secretariado ao longo do tempo
• Experiência é a ferramenta usada no comando.
• Acomodado.
• Dependente.
• Resiste a mudanças.
• Carreirista.
• Seu conhecimento é fruto da experiência.
• O grau de escolaridade é sua ferramenta de 
ocomando.
• Confiante.
• Ajusta-se às mudanças.
• Procura ser cooperador.
• Seu conhecimento baseia-se na teoria acadêmica.
• Sua performance é sua ferramenta de comando.
• Curioso.
• Gera mudanças.
• Facilitador.
• Seu conhecimento é fruto da aplicação prática da 
oteoria.
• O profissional e sua equipe são a ferramenta do 
osucesso deles e de outros.
• Estudioso.
• Lidera mudanças.
• Criativo.
• Tem uma visão holística.
• Empreendedor.
Década de 1970
Década de 1980
Década de 1990
Século XXI >
>
>
>
Fonte: Elaborada pela autora.
Como podemos observar, hoje tudo nos leva a um olhar mais am-
plo, devido à complexidade do mundo globalizado. As fusões e incor-
porações das empresas permitem a seus colaboradores conviverem 
com culturas diferenciadas, modificando crenças, valores individuais, 
e, consequentemente, suas atuações enquanto profissionais (CARVA-
LHO; GRISSON, 2002).
O livro Manual da secretá-
ria: técnicas de trabalho é 
o guia do profissional de 
secretariado. Nele, você 
poderá obter todas as 
informações e os concei-
tos da área, os quais irão 
lhe auxiliar no desempe-
nho de suas atividades 
profissionais.
MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. 
São Paulo: Atlas, 2010.
Livro
Origem, evolução e legislação do secretariado 13
Outro fato histórico marcante da profissão é o Dia da Secretária, 
comemorado em 30 de setembro. Essa data comemorativa origi-
nou-se na segunda fase da Revolução Industrial – iniciada 
em 1860 –, quando o norte-americano Christopher 
Scholes inventou um tipo de máquina de escrever. 
Em 1873, sua filha, Lilian, testaria o invento em 
público, ficando para a história como a primeira 
mulher a usar uma máquina de datilografia.
Nessa mesma época, as fábricas de máquinas 
decidiram comemorar a invenção organizando con-
cursos de datilografia. Como a maioria dos partici-
pantes era mulher, a data passou a ser reconhecida 
como o Dia da Secretária, sendo oficializada no Bra-
sil em 26 de outubro de 1977 (GUIMARÃES, 2001).
Até aqui conhecemos a história do secretariado 
e algumas curiosidades. Nas próximas seções, va-
mos falar sobre as leis de regulamentação e o Código 
de Ética, considerados dois avanços marcantes na história 
da profissão. Há uma luta para a criação do conselho da profissão, 
o qual está em análise no Senado e será um grande aliado para os 
profissionais, principalmente por fiscalizar as empresas nos registros 
dos secretários.
Figura 2
Lilian Sholes
A filha do inventor Christopher 
Scholes escrevendo em uma 
de suas máquinas de escrever 
experimentais em 1872.
 Everett Historical / Shutterstock
1.2 Leis de regulamentação da profissão 
Videoaula Com a expansão do secretariado, foi necessário regulamentar a 
atividade. Desse modo, a partir de 1985, a profissão foi regulamen-
tada pelo então Presidente da República, José Sarney, mediante a Lei 
n. 7.377/1985, que foi complementada pela Lei n. 9.291/1996. Assim, os 
profissionais da área puderam ter seus direitos amparados e garanti-
dos por fundamentos legais.
Com a regulamentação, a classe ganha força, dando origem aos sin-
dicatos das secretárias. Em 31 de agosto de 1988 é criada a Federação 
Nacional de Secretárias e Secretários (Fenassec), em Curitiba (PR), e em 
7 de julho de 1989 é publicado o Código de Ética Profissional, elaborado 
pela União dos Sindicatos.
14 Teoria geral do secretariado
Conforme descrevem Azevedo e Costa (2004, p. 19), a regulamenta-
ção da profissão “garante que só as pessoas especializadas a exerçam, 
evitando, assim, que profissionais de outras áreas se tornem secretá-
rios(as) sem a preparação adequada”. Assim sendo, somente os pro-
fissionais habilitados poderão desenvolver as atividades secretariais, 
conforme determinado nos artigos da lei:
Art. 1º O exercício da profissão de Secretário é regulado pela 
presente Lei.
Art. 2º Para os efeitos desta lei, é considerado:
I – Secretário Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Se-
cretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior 
por Curso Superior de Secretariado, cujo diploma seja revalida-
do no Brasil, na forma de Lei.
b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na 
data de início vigência desta lei, houver comprovado, através 
de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante 
pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas 
no Art. 4º desta lei.
II – Técnico em Secretariado
a) oprofissional portador de certificado de conclusão de Curso 
de Secretariado em nível de 2º grau;
b) o portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data 
vigência desta lei, houver comprovado, através de declarações 
de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta 
e seis meses, das atribuições mencionados no art. 5º desta Lei.
Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, 
embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contem 
pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de 
exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência 
desta lei. (BRASIL, 1985)
Vale ressaltar que o profissional de secretariado poderá desempe-
nhar funções de acordo com a sua formação, seja bacharel ou técnico 
em secretariado. Essa diferença na formação também impactará o sa-
lário e as atividades que irá desempenhar.
Os artigos 4º e 5º, a seguir, descrevem as atribuições do secretário exe-
cutivo e do técnico em secretariado, possibilitando perceber a diferença 
entre as atividades, de acordo com o nível de formação do profissional. 
O que é regulamentar a 
profissão? Qual é o papel da 
Fenassec? 
Algumas profissões, como 
o secretariado, têm como 
exigência a formação do 
profissional, específica na área 
de atuação (como formação 
técnica, cursos superiores, di-
plomas específicos, entre outras 
exigências acadêmicas). No caso 
dos advogados, por exemplo, o 
Ministério do Trabalho determina 
que o profissional poderá exercer 
a profissão após ser aprovado no 
exame da Ordem dos Advogados 
do Brasil (OAB). A Fenassec é 
uma entidade que tem como 
objetivo representar a categoria 
do secretariado em todo o 
território nacional.
Saiba mais
De acordo com a lei, qual 
é a formação exigida para 
o exercício da profissão de 
secretariado? 
Atividade 1
Origem, evolução e legislação do secretariado 15
Art. 4º São atribuições do Secretário Executivo:
I – planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II – assistência e assessoramento direto a executivos;
III – coleta de informações para a consecução de objetivos e 
metas de empresas;
IV – redação de textos profissionais especializados, inclusive em 
idioma estrangeiro;
[...]
VII – versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às 
necessidades de comunicação da empresa;
[...]
Art. 5º São atribuições do Técnico em Secretariado:
I – organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II – classificação, registro e distribuição de correspondência;
[...]
IV – execução de serviços típicos de escritório, tais como 
recepção, registro de compromissos, informações e atendi-
mento telefônico. (BRASIL, 1985)
No site da Fenassec é possível ter acesso à lei de regulamentação e 
compreender melhor os artigos da lei, que objetivam assegurar a valo-
rização do profissional de secretariado nas organizações.
Atualmente, a profissão de secretariado tem mais de 500 nomen-
claturas, o que gera uma brecha para as organizações não registrarem 
o profissional de secretariado conforme a lei define. Dessa maneira, 
temos vários profissionais atuando na área com um salário abaixo 
do piso. Para resolver essa situação, tramita no Congresso um pedi-
do para a criação do conselho de classe da profissão, que terá como 
função fiscalizar as organizações quanto ao registro do profissional de 
secretariado e, principalmente, verificar se apenas os profissionais em 
secretariado desempenham as atividades secretariais, pois, atualmen-
te, pessoas com formação em Administração e Letras têm trabalhado 
como secretários executivos.
O exercício da profissão de secretariado requer o registro na 
Delegacia Regional do Trabalho (DRT), do Ministério do Trabalho, 
mediante a comprovação de conclusão dos cursos previstos, con-
forme já mencionado.
Segundo a lei, quais são as 
atribuições de um secretário 
executivo?
Atividade 2
Para ampliar a compreensão 
sobre a criação do conselho 
profissional de secretariado, su-
gerimos a leitura da reportagem 
no site da Fenassec. Disponível 
em: https://www.fenassec.com.
br/b_osecretariado_luta_cria-
cao_conselho.html. Acesso em: 
26 nov. 2019.
Saiba mais
16 Teoria geral do secretariado
1.3 Código de Ética e ética 
profissional e empresarial 
Videoaula Nesta seção falaremos sobre ética empresarial, por meio do estudo 
do Código de Ética da profissão e da compreensão da sua importância.
Segundo Azevedo e Costa (2004), os direitos e deveres dispostos 
no Código de Ética da profissão secretarial devem ser observados e 
analisados por meio de uma reflexão sobre a sua atuação profissional.
Antes de estudarmos o Código de Ética, vamos compreender o que 
é ética? Medeiros e Hernandes (1999, p. 46) definem ética como um 
“conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular costumes, 
a moral e a conduta das pessoas”. Esses mesmos autores conceituam 
ética profissional como o “conjunto de princípios que regem a conduta 
profissional de uma profissão”.
Nos dias de hoje, deparamo-nos com agradecimentos em redes 
sociais, pelo fato de uma pessoa devolver algo que não é seu, o que 
deveria ser uma prática. Nas atividades empresariais temos várias 
situações de colaboradores que tentam tirar vantagens dos clientes 
ou prejudicar os demais colaboradores da equipe ou da empresa.
Conforme define Barsano (2014), o trabalhador de qualquer área, 
no exercício da sua profissão, precisa ter compromisso moral com o in-
divíduo, cliente, empregador, organização e sociedade, com deveres e 
responsabilidades indelegáveis. Portanto, deve cumprir as obrigações 
e os deveres impostos pelo empregador, bem como pela profissão que 
escolheu exercer.
Podemos entender que o profissional ético tem habilidades vir-
tuosas, as quais evidenciam o seu comportamento justo, correto e 
adequado. São elas:
 • honestidade em toda e qualquer situação;
 • tolerância e flexibilidade, ou seja, conhecer as pessoas e o am-
biente antes de tomar qualquer decisão por antecipação;
 • adaptação às mudanças;
 • integridade e humildade, de modo que possa agir de acordo 
com os seus princípios, mantendo sua conduta, não obtendo 
vantagens em situações que pareçam ser únicas;
A íntegra do Código de Ética do 
secretariado está disponível no 
site da Fenassec: https://www.
fenassec.com.br/b_osecre-
tariado_codigo_etica.html. 
Acesso em: 26 nov. 2019.
Saiba mais+
Origem, evolução e legislação do secretariado 17
 • coragem para assumir decisões e riscos, pois, muitas vezes, nos 
deixamos levar pela opinião alheia e não confiamos nem acredi-
tamos em nós mesmos.
Agora que já vimos o que é ética e o quanto ela impacta em nossa 
carreira profissional e em nossa vida, vamos conhecer e estudar o 
Código de Ética da profissão de secretariado?
O Código de Ética dispõe de oito capítulos, publicados no Diário 
Oficial da União de 7 de julho de 1989. É um dos instrumentos básicos 
para o direcionamento correto da atuação profissional do secretário. 
Em cada capítulo são relacionados os principais direcionamentos para 
desempenho das atividades secretariais, bem como as principais habi-
lidades que o secretário deve possuir, como apresentado na Figura 2. 
Figura 2
Informações do Código de Ética Profissional do secretariado
Descreve os princípios 
fundamentais da 
profissão, desde a 
atuação do profissional, 
como a lei de 
regulamentação define, 
até o zelo da profissão 
em seu dia a dia. 
Capítulo I 
Apresentam os 
direitos e deveres do 
profissional, os quais 
são fundamentais 
para o desempenho 
das atividades 
secretariais.
Capítulos II e III Capítulo IV
Trata do sigilo 
profissional; desse 
modo, fica evidente 
a importância de o 
secretário manter sigilo 
absoluto dos assuntos 
e das atribuições que 
lhe são confiadas. 
Tratam das relações que norteiam 
o profissional de secretariado, com 
foco no respeito e na ajuda mútua 
com os demais profissionais da 
área. Nas relações com a empresa, 
determinam a necessidade de o 
profissional entender e respeitara filosofia da organização na qual 
trabalha, a fim de alavancar o 
crescimento profissional seu e da 
empresa.
Capítulos V, VI e VII
Descreve os itens 
para cumprir o 
Código de Ética 
no desempenho 
de suas atividades 
secretariais.
Capítulo VIII
Fonte: Elaborada pela autora.
Verifique um estudo de caso sobre 
uma secretária que infringiu a ética 
de sua empresa ao repassar infor-
mações sigilosas para uma empresa 
concorrente. Disponível em: https://
luuuf5.wixsite.com/etica/single-
-post/2015/06/05/Estudo-de-Caso. 
Acesso em: 26 nov. 2019.
Site
18 Teoria geral do secretariado
Concluímos, portanto, que agir corretamente e de modo ético não 
é apenas uma questão de consciência, são requisitos necessários 
para obter uma carreira sólida e respeitada. Ainda mais se tratando 
do profissional de secretariado, que está a todo momento envolvido 
com situações sigilosas e decisões fundamentais para o andamento e 
crescimento da organização.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao longo desse capítulo, vimos a origem da profissão de secretariado e 
a sua evolução, principalmente após a importante lei de regulamentação e 
o Código de Ética. Refletimos sobre a profissão e a importância da forma-
ção e atualização do profissional que exercerá as atividades secretariais. 
Podemos compreender, pela cronologia da profissão, o quanto foi fun-
damental a absorção de novos conhecimentos e práticas desse profissio-
nal, originando uma nova identidade do secretário.
Reforçamos a importância de entender a cronologia da profissão, com-
preender as leis de regulamentação e interpretar o Código de Ética, a fim 
de tornar-se um profissional em evidência em sua carreira profissional. 
REFERÊNCIAS
AZEVEDO, I.; COSTA, S. I. Secretária um guia prático. São Paulo: Senac, 2004.
BARSANO, P. R. Ética profissional. 1. ed. São Paulo: Érica, 2014.
BRASIL. Lei n. 7.377, de 30 de setembro de 1985. Diário Oficial da União, Poder Executivo, 
Brasília, DF, 1 out. 1985. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L7377.htm. 
Acesso em: 26 nov. 2019.
CARVALHO, A. P.; GRISSON, D. Manual do secretariado executivo. 5. ed. São Paulo: D’ livros, 
2002.
FENASSEC – Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Educação / escolas. Disponível 
em: https://www.fenassec.com.br/e_educacao_escolas.html. Acesso em: 2 dez. 2019.
GUIMARÃES, M. E. O livro azul da secretária moderna. São Paulo: Érica, 2001.
MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretária. 7. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
SABINO, R. F., ROCHA, F. G. Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: 
Brasport, 2004.
Cite três princípios éticos 
mencionados no Código de 
Ética Profissional e que você 
considera fundamentais.
Atividade 3
Origem, evolução e legislação do secretariado 19
GABARITO 
1. Conforme a Lei n. 7.377/85, é considerado secretário executivo:
• o profissional diplomado no Brasil por Curso Superior de Secretariado, legal-
mente reconhecido, ou diplomado no exterior por Curso Superior de Secretaria-
do, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.
• portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início vigência 
desta lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exer-
cício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições menciona-
das no Art. 4º desta lei.
2. 
• planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; 
• assistência e assessoramento direto a executivos;
• coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
• redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
• interpretação e sintetização de textos e documentos;
• taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclu-
sive em idioma estrangeiro;
• versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de co-
municação da empresa;
• registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
• orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminha-
mento à chefia;
• conhecimentos protocolares.
3. Resposta individual. Aqui você poderá citar os princípios mais importantes, na sua 
opinião, desde que eles estejam descritos no Código de Ética.
Perfil e postura do secretário executivo 21
Neste capítulo, veremos o perfil e a postura esperada do 
profissional de secretariado executivo. Vamos expandir e co-
nhecer quais são as principais competências e habilidades que 
destacam esse profissional, cada vez mais, nas organizações, 
bem como o impacto da formação multidisciplinar no desempe-
nho das suas atividades.
Compreenderemos, ainda, a importância da etiqueta empre-
sarial e como as técnicas de apresentação contribuem para o 
dia a dia do profissional de secretariado. Portanto, este capítulo 
tem o intuito de demonstrar a riqueza da profissão de secre-
tariado e o quanto esse profissional é capacitado para realizar 
suas atividades, destacando-se pelo foco no assessoramento 
multifuncional. Será possível entender a necessidade de atua-
lização e a busca de novas ferramentas de trabalho, sendo elas 
intelectuais ou técnicas, com o objetivo de inovar e prosperar na 
carreira profissional.
2.1 Competências do profissional 
de secretariado 
Videoaula Antes de abordarmos as competências do profissional de secre-
tariado, é importante compreender o que são competências.
Perrenoud e Magne (1999, p. 15) definem competência como “a capacidade de 
mobilizar diversos recursos cognitivos (saberes, técnicas, saber fazer, atitudes etc.) 
para solucionar com pertinência e eficácia uma determinada situação”. 
2
Perfil e postura do 
secretário executivo
22 Teoria geral do secretariado
Logo, podemos compreender que competência é saber fazer algo 
com qualidade, no tempo esperado, e que tenha um resultado satisfa-
tório. Agora que sabemos o que é competência, vamos nos aprofundar 
nas competências do profissional de secretariado.
Atualmente há a discussão sobre o novo perfil do profissional de se-
cretariado. Essa profissão passou por diversas modificações ao longo 
dos anos, o que impactou na formação e na necessidade de o profis-
sional se atualizar constantemente, a fim de realizar um assessoramen-
to eficaz e proativo. Dessa maneira, o secretário do século XXI possui 
competência para promover e participar da melhoria do processo de 
gestão e desenvolvimento das organizações, tendo como resultado o 
aumento da produtividade e da competitividade.
Sabemos que as atividades do secretário vão além de atender te-
lefone, tirar cópia de documentos e servir café. O rol de atribuições 
rotineiras é extenso, lembrando que o profissional tem a capacidade 
de influenciar a equipe, por ser um agente motivador e dinâmico ao 
executar as atividades.
Segundo Carvalho (2004, p. 175), 
a secretária executiva é uma profissional que tem sob sua res-
ponsabilidade uma multiplicidade de tarefas, como: atender 
cliente interno e externo; organizar viagens e eventos; assesso-
rar diretamente o executivo; atender telefones; conversar e se 
entender com diversos departamentos da empresa, tentando 
resolver tudo da melhor maneira etc.
Porém, para que o profissional possa desempenhar essas ativida-
des, é necessário ter formação em secretariado, conhecimento das 
novas ferramentas tecnológicas, domínio de inteligência emocional, 
facilidade de comunicação oral e escrita, fluência em outros idiomas, 
participação nos eventos da profissão, atualização em relação aos novos 
conhecimentos da organização na qual trabalha e sobre a profissão.
Além das competências técnicas que são inerentes à profissão, o secre-
tário precisa desenvolver competências comportamentais – como empatia, 
proatividade, positividade, otimismo e bom humor –, mesmo que algumas 
vezes pareça impossível diante dos fatos do trabalho e da vida pessoal.
Esse conjunto de competências irá agregar ao perfil tanto profissio-
nal quanto pessoal, resultando no crescimento e aprimoramento da 
formação do indivíduo.
Segundoo dicionário Michaelis 
(COMPETÊNCIA, 2019), compe-
tência é:
“1. Aptidão que um indivíduo 
tem de opinar sobre um assunto 
e sobre o qual é versado. [...]
2. Conjunto de conhecimentos”.
Saiba mais+
Formação em secretariado: 
curso tecnólogo em secretariado, 
no período de dois anos ou 
curso bacharel em secretariado 
executivo, com duração entre 
três a quatro anos.
Inteligência emocional: 
capacidade de lidar e identificar 
as próprias emoções, estabele-
cendo relações positivas na vida 
pessoal e profissional.
Glossário
2.1.1 O que se espera do profissional de secretariado
Esta seção nos faz refletir sobre o que é esperado do profissional de 
secretariado. Vamos compreender a necessidade de esse profissional 
atualizar-se, a fim de corresponder às expectativas que o mercado de 
trabalho espera.
Dessa forma, lançamos uma reflexão: você já se questionou sobre o 
que a sua empresa pensa do seu trabalho?
Sabino e Rocha (2004, p. 50) afirmam que o secretariado, “que sem-
pre demonstrou grande talento em acompanhar as mudanças do mun-
do dos negócios, recebeu da Era da Informação novas ferramentas para 
as técnicas secretariais na comunicação, organização e comportamento”.
De acordo com os autores, precisamos compreender a importância 
da constante atualização do profissional de secretariado. Ele deve en-
tender que assessorar é uma profissão, e não uma função, ou seja, é 
fundamental a busca por novos conhecimentos em outras áreas, a fim 
de se tornar um profissional multifuncional.
Com o novo perfil do profissional de secretariado, houve a necessi-
dade de mudanças das grades curriculares dos cursos superiores e tec-
nólogos, pois a formação deve abarcar, além das rotinas secretariais, 
disciplinas de alta gestão, ferramentas tecnológicas e interpretação 
dos sistemas de gestão para auxiliar nos indicadores das organiza-
ções, além de trabalhar com habilidades e competências da profissão, 
tornando os profissionais capazes de compreender as organizações e 
aprender a lidar com os relacionamentos interpessoais.
O filme A firma retrata 
como são as organiza-
ções e como o profis-
sional de secretariado 
deve atuar em diversas 
frentes, sejam elas 
sigilosas ou empresas 
de fachada.
Direção: Sydney Pollack. EUA: 
Paramount Pictures, 1993.
Filme
Figura 1
Profissional multifuncional
O profissional de secretariado 
deve dominar, além das rotinas 
secretariais, disciplinas de alta 
gestão e ferramentas tecnológicas.
Perfil e postura do secretário executivo 23
Dr
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 Im
ag
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te
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to
ck
24 Teoria geral do secretariado
Dessa forma, entendemos que o mercado de trabalho espera que 
o profissional de secretariado tenha competência para assessorar e 
atuar nos processos decisórios das organizações, de buscar a gestão 
do conhecimento para desempenhar funções gerenciais e desenvol-
ver-se para se tornar um profissional empreendedor, criativo e que te-
nha práticas inovadoras ao desempenhar suas atividades.
Veremos como o profissional de secretariado se torna um profis-
sional multifuncional na seção 2.1.2.1, que abordará a formação mul-
tidisciplinar. De acordo com Guimarães (2001, p. 37), “o secretário ‘do 
futuro’ não trabalha mais para um determinado executivo, e sim para 
a empresa. É necessário entender de administração, dominar outros 
idiomas e saber tomar decisões, e a única forma de atender a essa de-
manda é procurar uma formação mais ampla”.
Nessa vertente, ao se tornar um profissional com habilidades e 
competências, o profissional de secretariado terá grandes oportunida-
des frente ao mercado de trabalho, tanto para as técnicas secretariais 
como para o perfil de alta gestão.
2.1.2 Principais competências e habilidades da 
profissão
Nesta subseção, vamos compreender quais são as principais com-
petências e habilidades da profissão de secretariado. Até aqui, já 
entendemos o novo perfil do secretário e o que as organizações es-
peram desse profissional. Mas para que ele assessore com eficiência, 
precisamos identificar as competências e habilidades que o tornam 
diferenciado em suas atividades.
Porém, antes de falar sobre o profissional de secretariado, vamos 
entender o que são habilidades?
Para Perrenoud e Magne (1999, p. 19, grifo nosso), “habilidade é uma sequência de 
modos operatórios, induções e deduções, na qual são utilizados esquemas de alto 
nível. Logo, habilidade é uma série de procedimentos mentais que o indivíduo aciona 
para resolver uma situação real, na qual ele precise tomar uma decisão”. 
Perfil e postura do secretário executivo 25
Sendo assim, podemos entender que o profissional deve desem-
penhar as suas atividades com eficiência e eficácia, focando nos re-
sultados que a organização espera. Parece difícil, não é mesmo? Mas 
vamos imaginar que você é um expert na cozinha e faz um bolo de 
chocolate sensacional. Seu bolo faz muito sucesso; um amigo lhe 
pede a receita, e, ao cozinhar, o bolo não cresce e não fica macio. En-
tão seu amigo o questiona: “como pode? Eu usei a mesma receita, os 
mesmos ingredientes”. E você prontamente responde: “você bateu as 
claras em neve antes dos demais ingredientes? Peneirou a farinha de 
trigo? Aqueceu o forno antes de colocar o bolo?”. Seu amigo responde 
que não, apenas seguiu a receita, e é isso que fez com que o bolo dele 
não ficasse sensacional.
Com base nesse exemplo, você consegue entender a diferença de 
realizar as atividades utilizando as habilidades e competências? Ser 
competente e habilidoso é realizar corretamente uma atividade, com 
capricho e zelo, a fim de obter um resultado satisfatório.
Assim, para que as organizações obtenham resultados eficazes, é 
necessário aumentar os índices de colaboradores competentes e ha-
bilidosos em suas respectivas áreas de atuação. Nessa vertente, como 
já vimos, o profissional de secretariado faz parte do processo decisório 
nas organizações, por isso é fundamental que ele tenha um perfil em-
basado em competências e habilidades.
Para Carvalho e Grisson (2002), atualmente tudo nos leva a olhar 
mais longe, devido à complexidade do mundo globalizado. As fusões e 
incorporações das empresas levam seus colaboradores a conviver com 
culturas diferenciadas, modificando as crenças, os valores individuais 
e, consequentemente, suas atuações enquanto profissionais.
Conforme descrevem Neiva e D’elia (2009, p. 29), “o secretário mo-
derno faz a conexão nesse processo globalizado quando atua como o 
elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, geren-
cia informações, administra processos, prepara e organiza o ‘meio de 
campo’ para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade”.
Para que esse profissional possa desempenhar suas atividades com 
eficiência, é fundamental o desenvolvimento das habilidades e compe-
tências elencadas no quadro a seguir.
O livro As novas compe-
tências do profissional de 
secretariado apresenta 
a ascensão da carreira 
do profissional de se-
cretariado e como fazer 
o uso das competências 
para dominar as ativida-
des diárias. 
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. São 
Paulo: IOB, 2009.
Livro
O filme O diabo veste 
Prada retrata a rotina de 
uma secretária que as-
sessora uma importante 
executiva da moda. Ele 
traz exatamente como é 
o dia a dia da executiva 
e da assistente e os im-
pactos que o excesso de 
trabalho pode ocasionar 
em suas vidas.
Direção: David Frankel. EUA: Fox 2000 
Pictures, Dune Entertaiment, 2006. 
Filme
Quais são as principais 
competências e habilidades 
para exercer com qualidade a 
profissão de secretariado?
Atividade 1
26 Teoria geral do secretariado
Quadro 1
Habilidades e competências do secretário
Competências Habilidades
Organização Domínio da agenda
Disciplina Assessoramento
Administração do tempo Atendimento ao cliente
Ética Redação de documentos
Proatividade Ferramentas de tecnologia
Administrar conflitos Organização de eventos
Comunicação Organização de viagens
Liderança Domínio de outros idiomas
Motivação Gestão da informaçãoInteligência emocional Gestão de pessoas
Fonte: Elaborado pela autora.
 Essas são as competências e habilidades essenciais para o dia a dia 
do profissional de secretariado, porém é fundamental que ele busque 
o aprimoramento. O fato de a profissão se destacar por profissionais 
competentes e que estão adquirindo novos conhecimentos faz com 
que as organizações invistam e empreguem cada vez mais secretários.
2.1.2.1 Formação multidisciplinar
Vamos agora entender como é a formação multidisciplinar do pro-
fissional de secretariado. Vimos até aqui a importância de desenvolver 
competências e habilidades e da busca contínua do conhecimento em 
diversas áreas.
A formação inicial do profissional de secretariado deve ser multidis-
ciplinar; ou seja, durante o curso, o secretário deverá aprender sobre 
as demais áreas de administração, gestão, finanças e pessoas, a fim de 
assessorar com eficiência.
Segundo Azevedo e Costa (2004, p. 145),
é exigido dessa nova profissional conhecimentos e habilidades 
em áreas diversificadas, como administração, economia, conta-
bilidade, finanças, marketing, matemática financeira, legislação, 
recursos humanos, domínio da língua portuguesa, domínio dos 
idiomas inglês e espanhol – por influência do Mercosul –, tec-
nologia da informática, cultura geral, além de todas as técnicas 
profissionais necessárias para a execução do seu trabalho.
Em relação à formação 
multidisciplinar, quais áreas de 
estudo são importantes para 
a formação do profissional de 
secretariado? Justifique.
Atividade 2
Perfil e postura do secretário executivo 27
 Dessa forma, é fundamental que essas disciplinas sejam disponi-
bilizadas nos cursos de formação (superior ou tecnólogo), pois o pro-
fissional de secretariado poderá assessorar diversos profissionais e de 
áreas diferentes. Portanto, a formação em outras áreas possibilita que 
o secretário possa prestar um trabalho eficiente.
Destacamos a seguir algumas das principais disciplinas dos cursos 
de secretariado:
(Continua)
Gestão Ambiental e Responsabilidade Social
Assessoramento de Eventos
Gerenciamento de Rotinas Secretariais
Gerenciamento do Processo de Documentação
Inglês e Espanhol Instrumental
Gestão de Pessoas
Contabilidade e Finanças
Direito Aplicado aos Negócios
Gestão Estratégica de Negócios
Economia
Empreendedorismo
28 Teoria geral do secretariado
Gestão da Qualidade
Interpretação e Produção de Textos
Língua Portuguesa
Princípios de Administração e Marketing
Psicologia do Trabalho
Tecnologias da Informação e da Comunicação 
Aplicadas aos Negócios
Ao longo do curso, o aluno poderá identificar-se com alguma área e 
desenvolver-se para assessorar executivos e até mesmo as empresas 
nas quais irá atuar.
2.2 Técnicas de apresentação e 
etiqueta profissional 
Videoaula A seguir, vamos aprender como aplicar as técnicas de apresentação 
e compreender a importância da etiqueta profissional.
Ao falar sobre as técnicas de apresentação, podemos nos referir 
à apresentação pessoal e à apresentação ao público, portanto vamos 
compreender como utilizar ambas.
2.2.1 Técnicas de apresentação
Pensemos no seguinte ditado popular: “a primeira impressão é a 
que fica”. É com essa frase que vamos começar o nosso estudo sobre as 
técnicas de apresentação. De acordo com o ditado, podemos entender 
Perfil e postura do secretário executivo 29
que a maneira como você se veste e a sua postura revelam como você 
é, e isso poderá causar uma impressão positiva ou negativa.
Apresentação pessoal, ou seja, o modo de se vestir, comunicar e 
ouvir nos remete à personalidade, afinal, somos julgados e observados 
a todo tempo, tornando fundamental o cuidado com a aparência e os 
gestos, principalmente no ambiente de trabalho.
Vamos conferir, portanto, algumas dicas que irão auxiliá-lo no dia a 
dia e contribuir para um ambiente mais produtivo e harmonioso.
Os gestos devem ser discretos, para representar uma ideia e não impor a pala-
vra. O excesso de gestos desviará a atenção do interlocutor da informação. Uma 
atenção especial também é necessária quando estiver ouvindo alguém, para 
não parecer desatento: não roer unhas, segurar o rosto ou o queixo, mexer no 
cabelo, colocar as mãos na cabeça ou nos bolsos, brincar com joias.
A voz deve ser firme e clara, por isso observe o seu tom de voz, para que não 
seja muito baixo ou estridente.
Fique atento às palavras pronunciadas, pois uma palavra mal falada torna-se 
uma frase mal interpretada. Reflita sobre o que quer dizer, antes de falar. 
Sorria sempre. O sorriso abre portas para amizades e negociações. Evite cara 
fechada e carrancuda, o bom humor e o sorriso são primordiais nas relações.
Os apertos de mão devem ser firmes, por isso, ao cumprimentar uma pessoa, 
aperte com firmeza e delicadeza. Essa ação representa confiança e segurança.
Cuidado com a aparência e a higiene pessoal. Procure ser discreto no ambiente em-
presarial, lembre-se de que menos é mais, use roupas e adereços discretos e con-
dizentes com o ambiente empresarial e mantenha seu corpo e suas roupas limpas. 
O livro Como falar em 
público e impressionar 
pessoas no mundo dos 
negócios traz dicas de 
oratória e de como obter 
excelentes resultados ex-
plorando a sua forma de 
ser. Além disso, o autor 
é um grande mestre no 
quesito de como influen-
ciar pessoas. 
CARNEGIE, D. Rio de Janeiro: 
Record, 2010.
Livro
30 Teoria geral do secretariado
Um excelente profissional deve ter boa aparência, e isso não está 
ligado à beleza, mas a um aspecto positivo em relação às vestimentas, 
cabelo limpos e penteados, unhas limpas, higiene em geral, perfumes 
discretos, barba bem-feita, enfim, estar atento aos cuidados pessoais.
Já na apresentação ao público, o primordial é estar atento às dicas 
que vimos sobre a apresentação pessoal e confiar em seu conhecimento 
e em sua postura, a fim de transmitir segurança ao seu público. Vejamos 
algumas dicas:
Prepare-se para falar, ou seja, domine o assunto e seja seguro sobre o que irá dizer. 
Se for preciso, estude a sua fala e ensaie em frente ao espelho. Esse primeiro item 
é fundamental para convencer e obter a atenção do público. 
Você poderá estar nervoso e/ou ansioso, mas haja com naturalidade, por isso é 
importante dominar o assunto. Caso cometa algum erro, use o bom humor para 
retomar o conteúdo. Cuidado com o tom da voz, mantenha a voz firme e na altura 
correspondente ao local em que está, não fale baixo nem alto, seja natural.
Não cofie na memória, faça sempre um roteiro do que irá falar e anote os pontos 
importantes da reunião ou da apresentação. O fato de fazer um roteiro já é uma 
ferramenta para memorizar o conteúdo.
Esteja atento ao uso da língua portuguesa. Tenha cuidado com a escrita e a fala 
inadequada, pois você perderá credibilidade com o seu público. 
Conheça seu público, saiba para quem você irá falar, pois, dessa forma, poderá pre-
parar-se melhor e terá mais chances de obter a atenção das pessoas. 
Tenha postura adequada, desde a vestimenta até a forma como irá se posicionar em 
sua apresentação. Essas ações irão passar credibilidade e confiança ao seu público.
Utilize os recursos audiovisuais. Eles irão lhe ajudar a lembrar de todos os itens da 
 apresentação. Mas use com parcimônia, para não poluir a visão do público. Faça desse 
recurso um aliado em sua fala.
Perfil e postura do secretário executivo 31
A apresentação é fundamental em todo ambiente, seja no empre-
sarial ou na vida pessoal. Atente-se às dicas e lembre-se sempre de 
agir naturalmente e de acordo com a sua essência, afinal, ninguém lhe 
conhece melhor do que você mesmo.
2.2.2 Etiqueta profissional
No mundo moderno, muitas pessoas deixaram as regras de boa 
convivência de lado, e isso influencia o ambiente de trabalho e os re-
lacionamentos como um todo. Por isso, vamos abordar, neste estudo, 
algumas dicas da etiqueta profissional e como utilizá-las no dia a dia.
Podemos entender que a etiqueta social tem como objetivo propor-
cionar o bom convívioem sociedade, a fim de impor limites. Portanto, é 
fundamental que o profissional conheça as regras, normas e condutas 
do ambiente corporativo. Essa ação tem como objetivo orientar e ajus-
tar o comportamento interpessoal do mundo dos negócios.
Você já parou para pensar que um dos principais motivos para 
as demissões é o comportamento? Isso mesmo. Segundo o site Di-
cas de etiqueta (ETIQUETA, 2016): “uma pesquisa de Harvard indicou 
que 2/3 das demissões são causadas por mau relacionamento entre 
os colegas de trabalho dentro das empresas”. Logo, entendemos que 
apenas uma excelente qualificação técnica não garante o sucesso de 
uma carreira consolidada.
Para uma relação harmoniosa e saudável, antes de tudo, é impor-
tante o bom senso: nunca faça com o outro o que você não gostaria 
que fizessem com você. Além disso, vamos estudar alguns pontos e 
dicas para melhorar e facilitar o nosso relacionamento interpessoal no 
ambiente empresarial.
 • O primeiro ponto da etiqueta empresarial (o qual também vale para 
a vida pessoal) é a pontualidade. Leve a sério seus horários de entra-
da e saída na empresa, bem como as reuniões e os compromissos. É 
muito deselegante deixar o outro lhe esperando e chegar atrasado 
no trabalho com frequência.
 • Tome constantemente o cuidado de pedir licença para entrar em 
uma sala ou interromper uma reunião, lembrando sempre de cum-
primentar os demais que estiverem no local.
 • Procure usar trajes formais no ambiente de trabalho, pois, quanto 
maior for a sua discrição, melhor será a sua reputação como pro-
O que é etiqueta profissional? 
Conforme o site Portal Educação 
(2019), as normas de etiqueta 
surgiram na França, na corte do 
rei Luiz XIV, com o objetivo de 
padronizar o comportamento de 
um grupo social.
O nome etiqueta originou-se 
porque quando os nobres 
chegavam ao palácio, eram 
distribuídas etiquetas que deta-
lhavam o local que o convidado 
iria se sentar e, principalmente, 
as instruções de como se portar 
durante o evento. Já no Brasil, a 
etiqueta foi implantada por D. João 
VI ao transferir a corte de Lisboa 
para o Rio de Janeiro.
Saiba mais
Qual é o comportamento 
adequado para o profissional 
de secretariado se manter no 
mercado de trabalho?
Atividade 3
32 Teoria geral do secretariado
fissional. Da mesma forma, sempre cuide com a higiene pessoal, é 
muito ruim conviver com pessoas que exageram no perfume e/ou 
exalam odores desagradáveis.
 • Tenha sempre postura ao falar com as pessoas e ao se sentar, afinal, 
uma má postura pode transparecer pouco caso e desinteresse.
 • Fique atento à comunicação, oral ou escrita. Ao escrever textos, evi-
te erros e, quando falar com as pessoas, busque olhar nos olhos, 
pois essa ação passa confiança.
 • Utilize o celular no ambiente de trabalho com cautela, e, quan-
to aos sons, mantenha no silencioso, a fim de não poluir o am-
biente sonoro.
 • Cuidado com as redes sociais, inclusive nos momentos em que não 
estiver na empresa. Atualmente as pessoas extrapolam a sua priva-
cidade e postam fotos obscenas e com muita bebida, mas essa ação 
pode prejudicar a sua imagem. Utilize as redes sociais no ambiente 
de trabalho com cautela.
 • As amizades no ambiente de trabalho devem ser apenas de cunho 
profissional, no intuito de evitar problemas e confusões dentro da 
organização. No ambiente de trabalho, todos estão ali por um único 
objetivo: foco nos resultados da organização.
 • Em alguns dias, sabemos que não estamos bem, devido a proble-
mas pessoais e à rotina do trabalho, mas é fundamental estar de 
bom humor, afinal, seus colegas de trabalho e clien-
tes não podem pagar pelos seus problemas. 
Da mesma forma, cuidado com o excesso 
de brincadeiras, pois algumas de-
las podem causar incômodo aos 
demais.
 • Respeite o próximo, lembre-se 
de nunca fazer ao outro o que você 
não quer que façam com você.
O livro Etiqueta sem 
frescura abrange dicas 
de etiqueta pessoal 
e à mesa, com uma 
linguagem simples e 
clara, que irá contribuir 
para o aprofundamento 
do conteúdo estudado 
neste capítulo.
MATARAZZO, C. São Paulo: Companhia 
Melhoramentos, 1995.
Livro
Figura 2
 Etiqueta profissional
 3623
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 O profissional que faz uso da etiqueta profissional terá boas relações no ambiente de trabalho. Seus 
pares e executivos o tratarão com respeito, haverá um ambiente produtivo e serão obtidos excelentes 
resultados nas atividades desenvolvidas.
Perfil e postura do secretário executivo 33
 • Mantenha organização e disciplina em seu local de trabalho, pois 
ser caprichoso lhe torna um profissional confiável e eficaz.
 • Tenha sempre empatia, coloque-se no lugar do outro. Isso lhe 
trará bons resultados e amizades. Sempre tenha jogo de cintura 
e um plano, pois isso lhe trará segurança e seus pares terão 
confiança em seu trabalho.
 • O profissional de secretariado deve sempre ser discreto e ético, 
portanto tenha muito cuidado ao repassar informações sobre o 
seu executivo e os demais colegas de trabalho.
 • Algumas organizações têm seu código de ética e conduta, o que 
beneficia os colaboradores com dicas de etiqueta corporativa. Se 
a sua empresa tiver, faça uma boa leitura e siga-as corretamente.
A etiqueta empresarial é considerada uma ferramenta que poten-
cializa as relações positivas no ambiente de trabalho, aumenta a pro-
dutividade e proporciona um comportamento exemplar perante os 
demais colaboradores. Essas atitudes devem ser construídas dentro e 
fora da organização, ou seja, é preciso ser educado, polido e elegante, 
o que trará sucesso em todos os aspectos da sua vida.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao longo deste capítulo, compreendemos o quanto o profissional de 
secretariado evoluiu em sua trajetória, estando apto a atender a executi-
vos e trazer excelentes resultados para a organização, de acordo com os 
seus conhecimentos e sua bagagem profissional.
Conhecemos, ainda, as principais competências e habilidades desse 
profissional, que o torna peça-chave na empresa, com foco no resultado 
e na qualidade de seu assessoramento. Da mesma forma, entendemos a 
importância da formação multidisciplinar na vida acadêmica do profissio-
nal de secretariado, a qual proporciona aprendizado em várias áreas de 
atuação, resultando em um assessoramento efetivo e produtivo.
Aprendemos a importância das técnicas de apresentação pessoal e ao 
público e como utilizá-las no nosso dia a dia, com o objetivo de propor-
cionar produtividade em nossas relações organizacionais. Ao final, vimos 
a necessidade de resgatar a etiqueta empresarial e como praticá-la no 
ambiente de trabalho, com intuito de garantir cordialidade, respeito e um 
ambiente saudável de se trabalhar.
34 Teoria geral do secretariado
REFERÊNCIAS
AZEVEDO, I.; COSTA, S. I. Secretária: um guia prático. São Paulo: Senac, 2004.
CARVALHO, A. P. Talentos brasileiros do secretariado executivo. São Paulo: Parma, 2004.
CARVALHO, A. P.; GRISSON, D. Manual do secretariado executivo. 5. ed. São Paulo: D’ livros, 2002.
COMPETÊNCIA. Michaelis. Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa. 2019. Disponível em: https://
michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/compet%C3%AAncia/. 
Acesso em: 4 dez. 2019.
ETIQUETA: da Idade Média à Contemporânea. Portal Educação. Disponível em: https://
www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/educacao/etiqueta-da-idade-media-a-
contemporanea/21233. Acesso em: 13 dez. 2019.
ETIQUETA profissional e sua carreira. Dicas de etiqueta, 1 jun. 2016. Disponível em: 
https://www.dicasdeetiqueta.com.br/etiqueta-profissional/. Acesso em: 6 dez. 2019.
GUIMARÃES, M. E. O livro azul da secretária moderna. São Paulo: Érica, 2001.
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. São 
Paulo: IOB, 2009.
PERRENOUD, P.; MAGNE, B. C. Construir: as competências desde a escola. Porto Alegre: 
Artmed, 1999.
SABINO, R. F.; ROCHA, F. G. Secretariado: do escriba ao web writer. Rio de Janeiro: 
Brasport, 2004.
GABARITO
1. Além das competências técnicasque são inerentes à profissão, o secretário deve de-
senvolver as competências comportamentais – como empatia, proatividade, positivi-
dade, otimismo e bom humor –, mesmo que algumas vezes pareça impossível diante 
dos fatos do trabalho e da vida pessoal.
Competências Habilidades
Organização Domínio da agenda
Disciplina Assessoramento
Administração do tempo Atendimento ao cliente
Ética Redação de documentos
Proatividade Ferramentas de tecnologia
2. Segundo os autores Azevedo e Costa (2004, p. 145), “é exigido dessa nova profissio-
nal conhecimentos e habilidades em áreas diversificadas, como administração, eco-
nomia, contabilidade, finanças, marketing, matemática financeira, legislação, recursos 
humanos, domínio da língua portuguesa, domínio de idiomas inglês e espanhol – por 
influência do Mercosul –, tecnologia da informática, cultura geral, além de todas as 
técnicas profissionais necessárias para a execução do seu trabalho”. Dessa forma, é 
fundamental que essas disciplinas sejam disponibilizadas nos cursos de formação (su-
perior ou tecnólogo), pois o profissional de secretariado poderá assessorar diversos 
profissionais, inclusive de áreas diferentes.
3. A etiqueta empresarial auxilia nas relações positivas no ambiente de trabalho, aumen-
tando a produtividade e proporcionando um comportamento exemplar perante os 
demais colaboradores. Essas atitudes devem ser construídas dentro e fora da organi-
zação, ou seja, você deve ser educado, polido e elegante, o que lhe trará sucesso em 
todos os aspectos da sua vida.
Atribuições do profissional de secretariado executivo 35
Atribuições do profissional 
de secretariado executivo
3
Neste capítulo, vamos abordar quais são as áreas de atuação do 
profissional de secretariado e o que o mercado de trabalho espera 
dele. Aprenderemos algumas técnicas secretariais e como elas po-
dem contribuir para o desenvolvimento das atividades nesse âmbito.
Ao refletirmos sobre a importância das técnicas em nosso 
dia a dia, compreenderemos o quanto é benéfico o uso das fer-
ramentas nas atribuições secretariais. Da mesma forma, enten-
deremos o que é administração do tempo e como aplicá-la em 
nossa rotina turbulenta.
Ao longo do capítulo, traremos muitas dicas, informações e 
conteúdo sobre como ser um profissional diferenciado no mer-
cado de trabalho.
3.1 Mercado de trabalho e áreas de atuação 
Videoaula Sabemos o quanto o mercado de trabalho, em todas as áreas, tem 
passado por transformações, as quais geram impactos em todas as pro-
fissões. Esses impactos podem ser positivos e/ou negativos. Podemos 
citar como negativos a quebra de empresas, por motivos financeiros; a 
substituição da mão de obra por máquinas; e o aumento do índice de de-
semprego, por conta da situação econômica do país. Como impactos po-
sitivos, podemos mencionar a manutenção da necessidade de formação 
e a preocupação do profissional em buscar o crescimento intelectual, 
com chances de alcançar excelentes oportunidades de trabalho.
Conforme Veiga (2010, p. 36):
as atividades desempenhadas pela secretária nas organizações 
mudaram bastante, exigindo desse profissional um perfil mais 
gerencial. Na atualidade, é comum encontrar oportunidades 
para secretárias com os seguintes pré-requisitos: formação em 
36 Teoria geral do secretariado
Secretariado Executivo; MBA (Master in Business Administration); 
mandarim; conhecimentos de estratégia empresarial, orçamen-
tos e disponibilidade para viagens nacionais e internacionais. Os 
idiomas espanhol, francês e inglês deixaram de ser um diferen-
cial e se tornaram exigências para o desempenho da profissão 
na maioria das empresas.
Vimos, ao longo da história, o quanto a profissão de secretariado 
cresceu, se expandiu e se modificou. Com isso, o mercado de trabalho 
busca secretários com formações específicas, pós-graduação, domínio 
de idiomas e informática. Ainda que tenham habilidades, competências 
para os relacionamentos interpessoais, liderança, comunicação e mo-
tivação, é desejável os diferenciais de visão de gestão, saber lidar com 
conflitos e administrar bem o tempo.
Outra mudança no mercado de trabalho é a forma de ingresso. No 
passado, as empresas recebiam os currículos impressos pelos próprios 
candidatos; com o passar do tempo, passaram a receber por e-mail, e, atual-
mente, há várias maneiras de enviar o seu currículo para as organizações.
Antes de sabermos como enviar um currículo, convidamos você 
a rever o seu, pois as empresas buscam profissionais cada vez mais 
capacitados, mas também objetivos; ou seja, no processo de seleção, 
os recrutadores prezam pela clareza e organização das informações 
contidas nos currículos, por isso é muito importante que elas sejam 
verdadeiras, diretas e compreensíveis. A seguir, compartilhamos dicas 
para que você possa estruturar seu currículo e evidenciá-lo nos pro-
cessos seletivos.
1 2 3 4
INFORME SEUS 
DADOS PESSOAIS
DESTAQUE 
SEU OBJETIVO 
PROFISSIONAL
INSIRA A SUA 
FORMAÇÃO
INFORME QUAIS 
IDIOMAS VOCÊ 
DOMINA
nome, idade, endereço, 
contatos.
muito cuidado com 
esse campo, pois, 
caso tenham mais 
profissões, é necessário 
fazer um currículo para 
cada oportunidade 
desejada. Um currículo 
sem objetivos ou com 
vários pode passar 
a impressão, ao 
recrutador, de que você 
não sabe o que quer.
ensino médio, 
graduação, pós- 
-graduação etc., 
lembrando que deve 
constar primeiro a 
formação mais recente 
e, em seguida, as 
anteriores.
inglês, francês, 
espanhol etc., 
mencionando também 
o nível (básico, 
intermediário ou 
avançado).
(Continua)
Atividade 1
Explique como o profissional de 
secretariado deverá confeccionar 
seu currículo, a fim de se tornar 
um candidato forte.
Atribuições do profissional de secretariado executivo 37
5 6 7 8
DETALHE A SUA 
EXPERIÊNCIA 
PROFISSIONAL
DESTAQUE SUAS 
HABILIDADES
CURSOS INFORMÁTICA
Lembre-se que 
primeiro deve constar 
o atual ou último 
emprego e, depois, 
os anteriores. Uma 
dica interessante é 
informar na descrição 
das atividades os 
resultados alcançados 
e proporcionados a 
cada empresa durante 
o desenvolvimento do 
seu trabalho.
Resumidamente, 
informe quais são 
as suas principais 
habilidades e 
competências e 
como elas farão de 
você um profissional 
diferenciado. 
Informe quais são 
os seus cursos de 
aperfeiçoamento e 
os eventos dos quais 
participou.
Informe o seu nível 
de conhecimento em 
informática.
Essas dicas irão contribuir para a construção do seu currículo a 
fim de torná-lo um candidato em destaque. Com o currículo atuali-
zado e objetivo, você poderá enviá-lo por e-mail ao RH das organi-
zações. Em muitos sites de empresas há o link “trabalhe conosco”, o 
que facilita a busca por empresas nas quais almeja uma oportunida-
de, basta se cadastrar.
Há várias empresas de recrutamento e seleção – algumas pagas 
e outras gratuitas – nas quais você poderá fazer o seu cadastro e ob-
ter mais informações sobre as vagas. Um aliado possível é o Linke-
dIn, uma rede social, como o Facebook e Instagram, mas de cunho 
profissional. Você pode criar o seu perfil com base em seu currículo, 
fazer conexões com amigos, empresas e recrutadores. Nessa plata-
forma, você terá acesso a vagas de emprego, e, atualmente, muitas 
empresas têm efetuado contratações por intermédio dessa rede. No 
entanto, lembre-se que essa é uma ferramenta de uso estritamente 
profissional, tenha muito cuidado com as postagens.
Outro recurso, muito usado nos dias de hoje, são os headhunters, 
profissionais que orientam o candidato para oportunidades que são 
sigilosas – ou empresas que buscam um perfil diferenciado – e que 
prestam consultoria ao candidato no desenvolvimento do currículo e 
sobre como se comportar em uma entrevista. Os headhunters são pa-
gos e, por esse motivo, algumas pessoas os contratam para migração 
de carreira ou recolocação no mercado de trabalho.
No artigo 4 passos para 
seu currículo fisgar o recru-
tador em segundos, Luísa 
Granato relata passos 
importantespara quem 
está buscando uma 
recolocação. Vale a pena 
conferir!”
Disponível em: https://exame.abril.
com.br/carreira/4-passos-para-
-seu-curriculo-fisgar-o-recruta-
dor-em-segundos/. Acesso em: 11 
fev. 2020.
Artigo
38 Teoria geral do secretariado
Além dessas formas de enviar o seu currículo, é muito importante 
manter uma rede de networking, ou seja, contato com amigos do traba-
lho e de outras empresas pelas quais já passou, 
amigos da faculdade etc. Quanto maior for a 
sua rede, mais chances você terá para 
enviar o seu currículo, afinal, re-
lacionamento é a base de todas 
as áreas da nossa vida. Isso vale 
para repassar oportunidades aos 
seus contatos.
Quando o seu currículo for 
selecionado, lembre-se de 
que irá participar de entre-
vistas, por isso vale a pena 
rever o que já aprendemos 
sobre a etiqueta empresarial e 
saber como se portar na entrevista 
de emprego, desde a vestimenta até 
a forma de se expressar. Com o mer-
cado de trabalho cada vez mais competiti-
vo, é fundamental estarmos com o currículo preparado 
e atentos aos processos de seleção.
O profissional de secretariado encontrará uma variedade de vagas 
para desempenhar as suas atribuições, as quais serão distribuídas em 
vários cargos – desde assistente administrativo até o cargo de secre-
tário executivo. Essa variação de cargo se dá devido às nomenclaturas 
existentes para o desempenho da profissão.
Quanto às áreas de atuação, o profissional de secretariado torna-se 
um diferencial devido à sua formação multidisciplinar, pois ele poderá 
assessorar executivos de diversas áreas, como recursos humanos, fi-
nanceiro, jurídico, marketing, gestão estratégica, informática etc. Pode-
rá, ainda, trabalhar nas áreas de eventos e viagens, como secretário ou 
responsável pela área.
Atualmente, muitos profissionais de secretariado têm trabalhado 
de modo autônomo, logo tornam-se secretários remotos. Eles traba-
lham em casa ou escritórios e atendem várias empresas, as quais ter-
ceirizam essa atividade com o objetivo de reduzir os custos de CLT. 
Dessa forma, algumas empresas de secretariado remoto ou assistente 
ESB Professional/ Shutterstock
Figura 1
Networking
Ter uma grande rede de 
contatos é fundamental para 
aumentar as oportunidades 
de trabalho.
Atribuições do profissional de secretariado executivo 39
virtual prestam consultoria e assessoria às organizações em diversas 
áreas, como finanças, contabilidade, marketing, atendimento, eventos 
e viagens, entre outras.
Para que o profissional de secretariado possa atender a essa de-
manda do mercado, é fundamental a capacitação e a atualização pro-
fissional. Quanto maior o seu leque de conhecimento, mais chances de 
crescimento terá em sua carreira.
3.2 Técnicas secretariais 
Videoaula A expressão técnicas secretariais refere-se aos métodos, aos proce-
dimentos e às formas organizadas no desenvolvimento das atividades 
do secretário. A soma dessas ações e o trabalho do profissional de 
secretariado contribuem na eficácia e na agilidade dos processos ad-
ministrativos, com foco nos resultados das organizações.
O profissional de secretariado que aprende, domina e aplica as 
técnicas secretariais em seu dia a dia, com certeza, terá êxito e suces-
so em sua trajetória profissional.
Acreditamos que um profissional formado em secretariado, que 
atue em outra área, será um diferencial dos seus colegas de profissão 
da área atual. Por quê? Porque o secretário, além de ter que adquirir o 
conhecimento da nova área de atuação, irá desempenhar as atividades 
aplicando as técnicas secretariais. Essa junção fará com que ele execu-
te as atividades de modo produtivo, otimizado e com alto desempenho.
Conforme apresentado por Medeiros e Hernandes (1999, p. 284),
para alcançar bom êxito em suas atividades, a secretária deve 
planejar suas paradas, estabelecer previamente um tempo mí-
nimo para levantar-se para resolver problemas. E, embora tenha 
de executar muitas tarefas, deve lembrar-se de que, com a ajuda 
da razão, poderá́ abreviar muitos procedimentos.
Nessa vertente, concluímos que o mais relevante é o secretário es-
tar consciente do novo papel que exerce e, principalmente, da impor-
tância do seu cargo para a organização. Esse profissional tornou-se um 
facilitador entre o executivo, a equipe e o mercado, contribuindo para 
que tudo transcorra dentro do esperado e os objetivos organizacionais 
sejam alcançados. Sendo assim, precisa possuir as competências técni-
cas e emocionais para se manter competitivo no mercado de trabalho.
40 Teoria geral do secretariado
Então, vamos saber quais são as técnicas secretariais? Elas são 
classificadas em duas vertentes:
O profissional de secretariado terá excelentes resultados em sua 
carreira ao dominar as técnicas secretariais e executá-las em suas ativi-
dades e relações empresariais. Afinal,
a conquista do cargo de secretária se dá com ações, atitudes, 
postura assertiva e proativa, qualidade no assessoramento à em-
presa e a toda equipe gerencial. A ponte para galgar o posto é 
formada por capacitação específica, aprendizagem permanente 
e ações de iniciativa, que se tornam visíveis através de resultados 
no assessoramento diário. (CARVALHO; GRISSON, 2002, p. 473)
Sobre as técnicas secretariais com ênfase em comportamento 
pessoal, vale a pena relembrar quando abordamos anteriormen-
te as habilidades e competências da profissão de secretariado. Po-
rém, é importante sempre buscar formas de se aperfeiçoar, lendo 
um livro, participando de eventos e cursos, enfim, desenvolvendo-se 
intelectualmente.
Já sobre as técnicas secretariais com ênfase nas atividades, é fun-
damental seguir os conceitos de como aplicá-las nas tarefas diárias, 
conforme exposto a seguir.
 • Organizar a agenda: o agendamento de compromissos é uma 
das ferramentas fundamentais na organização do trabalho do se-
cretário e do executivo. O ideal é que o secretário e o executivo 
usem agendas compartilhadas, afinal, hoje, a tecnologia permite 
essa ação, independentemente da ferramenta utilizada. Ao agen-
dar compromissos, o secretário deverá organizar a agenda de 
acordo com os horários de trabalho de ambos, cuidando com os 
agendamentos seguidos, principalmente se o executivo necessitar 
se deslocar para o local da reunião. Anote todos os compromis-
sos na agenda – diários, semanais, mensais e anuais. Dessa forma, 
terá um controle da rotina e isso contribuirá para a organização do 
tempo. Essa ação contribuirá, ainda, na preparação dos materiais, 
relatórios, planilhas, entre outros, para o compromisso agendado.
 • Gerenciar eventos: a organização é o fator primordial na rotina 
do secretário, logo alguns itens são imprescindíveis para o suces-
so do evento. Antes de iniciar a organização de um evento, é ne-
cessário criar um checklist, ou seja, elencar todas as atividades da 
preparação do evento e as datas de conclusão de cada uma delas.
MOTIVAÇÃO
RESPONSABILIDADES E DECISÕES
LIDERANÇA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
COMUNICAÇÃO
O profissional de secretariado é o elo entre as áreas da organização, a equipe, os clientes e os 
fornecedores, por isso é primordial que ele domine e aplique essa competência em seu dia a dia.
O secretário estará envolvido nos centros de decisões da organização, logo é exigido desse profissional a 
ética e o sigilo, bem como a importância de saber que as suas atividades impactam de modo significativo 
nas responsabilidades da organização. 
A liderança é uma competência fundamental na profissão de secretariado. Em alguns momentos, 
o secretário assume o papel do seu gestor ao delegar atividades à equipe ou manter contato 
com clientes.
A administração do tempo é essencial para o cumprimento das atividades diárias, seja do secretário 
ou do gestor. O profissional de secretariado deve ser referência quando o assunto é administração 
do tempo.
A comunicação é o início dos relacionamentos, ou seja, o profissional de secretariado deve 
se comunicar de maneira clara e objetiva,tendo como foco a organização das atribuições e o 
resultado esperado delas.
Técnicas 
secretariais 
com ênfase em 
comportamento 
pessoal
Técnicas 
secretariais 
com ênfase nas 
atividades
DOMÍNIO DE AGENDA
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
REDAÇÃO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS
GESTÃO DE ARQUIVOS
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS 
GERENCIAMENTO DE EVENTOS
REUNIÕES
ATENDIMENTO AO CLIENTE
A organização da agenda é uma das atribuições mais importantes do profissional de secretariado. Organizar 
a sua agenda e a do executivo é primordial para administrar o tempo e organizar os compromissos. 
Com as novas tecnologias, o atendimento telefônico diminuiu, mas ainda é usado nas 
organizações. Saber ouvir e repassar as informações a outra pessoa faz toda a diferença 
em uma conversa.
A arte da escrita é primordial na profissão de secretariado. Para redigir documentos, atas, 
e-mails etc., é fundamental que haja uma comunicação clara e objetiva.
A rotina de viagens é intensa para muitos executivos; dessa forma, é preciso que o 
profissional de secretariado a organize da melhor maneira e com custos baixos para a 
organização.
Levar mais do que três minutos para encontrar um documento significa que a sua gestão de 
arquivos não está correta. Portanto, o secretário deve desempenhar as técnicas de arquivística 
com organização e zelo.
Os avanços tecnológicos estão presentes em nosso dia a dia; por isso, o profissional de secretariado 
necessita saber, compreendê-los e aplicá-los em sua rotina, a fim de entregar as suas atividades com 
qualidade e agilidade.
Todo profissional de secretariado irá organizar algum evento, desde um almoço até um simpósio; por 
isso, é fundamental conhecer todos os passos da organização de eventos.
As empresas realizam reuniões diariamente. Saber otimizar o tempo de cada uma e torná-la 
produtiva é um desafio constante para o secretário.
Saber como tratar o cliente é, sem dúvida, um desafio, uma vez que estamos lidando com suas 
emoções e necessidades. Ser atento e ter empatia, contribuirá para a relação entre cliente e empresa.
O livro Organização 
empresarial: conceitos, 
modelos, planejamento, 
técnicas de gestão e 
normas de qualidade apre-
senta conceitos, teorias e 
modelos organizacionais 
do campo da adminis-
tração, os quais podem 
contribuir no processo 
de trabalho do secretário, 
como planejamento, 
organização e controle, 
deixando as atividades 
mais organizadas e a 
entrega eficaz. 
CASTIGLIONI, J. A. de M.; TANCREDI, C. T. 
São Paulo: Érica, 2018. 
Livro
Atividade 2
Cite no mínimo cinco atribuições 
que fazem parte da rotina de 
trabalho do secretário.
Veja mais dicas de como orga-
nizar um checklist no seguinte 
link: https://blog.sympla.com.
br/como-elaborar-um-check-
-list-para-eventos/. Acesso em: 
22 jan. 2019.
Saiba mais+
Atribuições do profissional de secretariado executivo 41
Então, vamos saber quais são as técnicas secretariais? Elas são 
classificadas em duas vertentes:
O profissional de secretariado terá excelentes resultados em sua 
carreira ao dominar as técnicas secretariais e executá-las em suas ativi-
dades e relações empresariais. Afinal,
a conquista do cargo de secretária se dá com ações, atitudes, 
postura assertiva e proativa, qualidade no assessoramento à em-
presa e a toda equipe gerencial. A ponte para galgar o posto é 
formada por capacitação específica, aprendizagem permanente 
e ações de iniciativa, que se tornam visíveis através de resultados 
no assessoramento diário. (CARVALHO; GRISSON, 2002, p. 473)
Sobre as técnicas secretariais com ênfase em comportamento 
pessoal, vale a pena relembrar quando abordamos anteriormen-
te as habilidades e competências da profissão de secretariado. Po-
rém, é importante sempre buscar formas de se aperfeiçoar, lendo 
um livro, participando de eventos e cursos, enfim, desenvolvendo-se 
intelectualmente.
Já sobre as técnicas secretariais com ênfase nas atividades, é fun-
damental seguir os conceitos de como aplicá-las nas tarefas diárias, 
conforme exposto a seguir.
 • Organizar a agenda: o agendamento de compromissos é uma 
das ferramentas fundamentais na organização do trabalho do se-
cretário e do executivo. O ideal é que o secretário e o executivo 
usem agendas compartilhadas, afinal, hoje, a tecnologia permite 
essa ação, independentemente da ferramenta utilizada. Ao agen-
dar compromissos, o secretário deverá organizar a agenda de 
acordo com os horários de trabalho de ambos, cuidando com os 
agendamentos seguidos, principalmente se o executivo necessitar 
se deslocar para o local da reunião. Anote todos os compromis-
sos na agenda – diários, semanais, mensais e anuais. Dessa forma, 
terá um controle da rotina e isso contribuirá para a organização do 
tempo. Essa ação contribuirá, ainda, na preparação dos materiais, 
relatórios, planilhas, entre outros, para o compromisso agendado.
 • Gerenciar eventos: a organização é o fator primordial na rotina 
do secretário, logo alguns itens são imprescindíveis para o suces-
so do evento. Antes de iniciar a organização de um evento, é ne-
cessário criar um checklist, ou seja, elencar todas as atividades da 
preparação do evento e as datas de conclusão de cada uma delas.
MOTIVAÇÃO
RESPONSABILIDADES E DECISÕES
LIDERANÇA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
COMUNICAÇÃO
O profissional de secretariado é o elo entre as áreas da organização, a equipe, os clientes e os 
fornecedores, por isso é primordial que ele domine e aplique essa competência em seu dia a dia.
O secretário estará envolvido nos centros de decisões da organização, logo é exigido desse profissional a 
ética e o sigilo, bem como a importância de saber que as suas atividades impactam de modo significativo 
nas responsabilidades da organização. 
A liderança é uma competência fundamental na profissão de secretariado. Em alguns momentos, 
o secretário assume o papel do seu gestor ao delegar atividades à equipe ou manter contato 
com clientes.
A administração do tempo é essencial para o cumprimento das atividades diárias, seja do secretário 
ou do gestor. O profissional de secretariado deve ser referência quando o assunto é administração 
do tempo.
A comunicação é o início dos relacionamentos, ou seja, o profissional de secretariado deve 
se comunicar de maneira clara e objetiva, tendo como foco a organização das atribuições e o 
resultado esperado delas.
Técnicas 
secretariais 
com ênfase em 
comportamento 
pessoal
Técnicas 
secretariais 
com ênfase nas 
atividades
DOMÍNIO DE AGENDA
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
REDAÇÃO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS
GESTÃO DE ARQUIVOS
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS 
GERENCIAMENTO DE EVENTOS
REUNIÕES
ATENDIMENTO AO CLIENTE
A organização da agenda é uma das atribuições mais importantes do profissional de secretariado. Organizar 
a sua agenda e a do executivo é primordial para administrar o tempo e organizar os compromissos. 
Com as novas tecnologias, o atendimento telefônico diminuiu, mas ainda é usado nas 
organizações. Saber ouvir e repassar as informações a outra pessoa faz toda a diferença 
em uma conversa.
A arte da escrita é primordial na profissão de secretariado. Para redigir documentos, atas, 
e-mails etc., é fundamental que haja uma comunicação clara e objetiva.
A rotina de viagens é intensa para muitos executivos; dessa forma, é preciso que o 
profissional de secretariado a organize da melhor maneira e com custos baixos para a 
organização.
Levar mais do que três minutos para encontrar um documento significa que a sua gestão de 
arquivos não está correta. Portanto, o secretário deve desempenhar as técnicas de arquivística 
com organização e zelo.
Os avanços tecnológicos estão presentes em nosso dia a dia; por isso, o profissional de secretariado 
necessita saber, compreendê-los e aplicá-los em sua rotina, a fim de entregar as suas atividades com 
qualidade e agilidade.
Todo profissional de secretariado irá organizar algum evento, desde um almoço até um simpósio; por 
isso, é fundamental