Slide de Aula - Unidade I

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Profa. Ma. Gislaine Stachissini
UNIDADE I
Estudos Disciplinares 
A Comunicação na 
Gestão da TI
 Fazer uma boa gestão da tecnologia é essencial para garantir a entrega adequada das 
demandas de uma organização.
 A comunicação desempenha um papel importante no gerenciamento de projetos e nas 
relações humanas dentro da organização.
 Desta forma, é fundamental compreender primeiro o que é a comunicação, para poder 
aplicar e obter os melhores resultados na organização.
A Comunicação na Gestão da Tecnologia da Informação
 Segundo o dicionário, é a ação de transmitir uma mensagem e, eventualmente, receber outra 
mensagem como resposta.
 Podemos considerar a comunicação como um processo em que ocorre a troca de 
informação entre duas ou mais pessoas.
 Tem como objetivo principal transferir o conhecimento e/ou ideia sobre um determinado 
assunto a outra pessoa.
 O conceito de comunicação, do latim “communicare”, que 
significa compartilhar, trocar opinião, tornar algo comum.
 Essa comunicação pode ser por meio verbal ou não verbal.
O que é Comunicação
 Segundo o PMI – Project Management Institute, comunicação é um processo por meio do 
qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de 
símbolos, sinais ou comportamentos (PMI, 2004, p. 355).
 Neste modelo, utilizamos a comunicação na gestão dos projetos desenvolvidos na área de 
TI.
O que é Comunicação
Comunicação verbal
 Escrita – manuscritos, braile, hieróglifos;
 Oral – Conversas, telefone, rádio;
 Audiovisual – TV, cinema, computador.
Comunicação não verbal
 Gestual – Sinais entre as pessoas, Libras;
 Simbólica – Matemática, sinais de trânsito;
 Táctil – Braile;
 Sensorial/Química – odores, perfumes.
Formas de comunicação
Como exemplificado, há diversas formas de se estabelecer uma comunicação. Como aplicar 
estas formas na corporação?
 É necessário definir o modelo a ser adotado para cada gestão.
 Cada organização possui particularidade, mesmo que trabalhem com o mesmo 
objeto de mercado.
 Para realizar essa construção, vamos elencar alguns pontos importantes a serem tratados.
E como aplicar em TI
INTERVALO
Gerenciar a Comunicação da TI inclui criação de processos necessários para assegurar que 
todas as informações da área sejam:
 Geradas corretamente;
 Coletadas corretamente;
 Distribuídas entre os envolvidos;
 Armazenadas com segurança;
 Recuperadas quando necessário.
 Garantir o armazenamento de modo organizado.
Comunicação e sua gerência 
Tem como objetivo principal:
 Conectar as partes interessadas, independentemente de interesses e culturas, para atender 
aos objetivos das demandas da área;
 Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias visando a 
comunicações bem-sucedidas;
 Garantir a geração, disseminação, armazenamento, 
recuperação e descarte de informações de todos os projetos 
da área de modo adequado;
 Manter o alinhamento das partes interessadas.
Comunicação e sua gerência 
Funções relacionadas à comunicação:
 Alinhar os objetivos da TI com a organização;
 Disseminar os objetivos da TI para com a organização/projetos;
 Garantir o comprometimento da equipe;
 Tomada de decisão;
 Autorização de trabalho;
 Direcionar atividades;
 Negociar;
 Reportar;
Funções da comunicação
 Gerar funcionalidade a reuniões;
 Administrar de forma geral todos os envolvidos com a área e/ou projeto, dando suporte a 
outras áreas como marketing, vendas, relações públicas;
 Trazer transparência e clareza para a documentação da área.
Funções da comunicação
 Ambiente – desconforto físico, barulho;
 Verbal – falar rápido demais, uso excessivo de gírias, não saber ouvir, desatenção ; 
 Interpessoal – diferenças de nível hierárquico e de formação, étnicas/culturais; 
 Percepções diferentes, diferenças de linguagem, desconfiança ;
 Reações emocionais/ temperamento – agressividade, autodefesa, timidez;
 Projetos Longos – varias fases
 Organização – tipos de organização, dispersão da 
equipe, hierarquias;
Existem interferências 
Como lidar com as interferências:
 Gerar confiança;
 Gerar comprometimento dos envolvidos;
 Criar um ambiente acolhedor e participativo;
 Estabelecer um dialogo;
Existem interferências 
Como implantar as propostas de melhoria visando reduzir a interferência
 Primeiramente compreender o ambiente e as pessoas envolvidas;
 Realizar um planejamento de como será construído essa melhora na comunicação;
 Divulgar as informação e estabelecer um processo de comunicação
 Gerar feedback
Existem interferências 
INTERVALO
Para se construir um canal de comunicação coerente e capaz de gerar retorno significativo 
para a gestão de TI são necessários os seguintes pontos:
 Realizar o planejamento;
 Definir um processo;
 Gerenciar a comunicação;
 Monitorar o desempenho da comunicação.
Construir a comunicação em TI
 Antes de se iniciar a construção de uma forma de trabalho ou a melhoria da mesma é 
essencial realizar um planejamento. É por meio dele que se estabelece os prazos, áreas 
envolvidas, modelos de trabalho, alinhamentos, visando a construção do melhor modelo.
 No planejamento se determina as necessidades de informação das partes interessadas (TI e 
áreas que utilizam o serviço dela prestada) e se defini uma abordagem de comunicação.
Planejando a Comunicação na TI
Pontos essências a serem tratados:
 Conectar partes interessadas;
 Agilizar a tomada de decisão;
 Estabelecer o alinhamento entre os envolvidos;
 Mediar conflitos se houver.
Planejando a Comunicação na TI
 Conectar as partes interessadas visando responder as necessidades de informação de todas 
as pessoas e /ou áreas envolvidas.
 Gerando confiança e motivação para junto a gestão de TI;
 Trazendo como resultados estimulo ao trabalho em equipe e a cooperação de 
todos os envolvidos.
Planejando a Comunicação na TI
 Quando o planejamento é bem definido e estruturado potencializa a tomada de decisão da 
área de tecnologia junto às demais áreas e/ou pessoas da organização.
 Pois a disponibilização da informação correta na hora certa e para as pessoas certas pode 
trazer os benefícios esperados.
Planejando a Comunicação na TI
 Garantir o perfeito alinhamento entre as pessoas/equipe;
 Disponibilizando uma documentação resumida, porém com todos os pontos importantes e 
relevantes, de modo eficiente, o que implicará em menos discordâncias e conflitos.
Planejando a Comunicação na TI
 Determinar as necessidades de informação e comunicação por categorias de 
envolvidos (stakeholders).
 É importante conversar, escutar para entender as necessidades neste primeiro momento.
 Quem precisa de qual informação? (relatórios, documentação, laudos etc.).
 Quando eles precisarão delas? (datas/prazos/períodos).
 Como ela será fornecida? (métodos de coleta, armazenamento e distribuição).
 Quem ira fazer? (responsáveis).
 Lembre-se, estamos em fase de levantamento e não de 
implantação.
 Escute, observe, anote, questione.
O Plano – AS IS – Levantamento
Quais e quantos canais de comunicação existem na organização?
Lembre-se
 Quanto maior o número de pessoas envolvidas na comunicação, maior o número de canais 
de comunicação, maior o impacto nas áreas em que a informação é transmitida.
 Quem fala com quem sobre o quê?
 Quem fornece a informação ou recebe ou compartilha que tipo de recursos com quem?
O Plano – AS IS – Levantamento
Como a informação circula na organização? E entre a equipe de TI?
Como a estrutura da rede afeta o fluxo de recursos entre Recursos de TI?
Qual o papel desempenhado pelo Gestor de TI, facilitando ou dificultando o fluxo de 
comunicação entre os recursos da equipe de TI e os demais envolvidos?
O Plano – AS IS – Levantamento
INTERVALO
 Primeiramente fazemos o plano, construímos o planejamento, definimos o processo, 
gerenciamos e monitoramos. 
 Antesde passar para próxima etapa, que é a definição de um processo de comunicação, é 
importante saber quais ferramentas, métodos ou boas práticas podem lhe ajudar a realizar 
essa construção de forma mais simples e com resultados.
Comunicação em TI
 Método 5W2H;
 Conhecer a cultura e estrutura organizacional;
 Validar o plano com os interessados/envolvidos;
 Estudar e escolher mecanismos de feedback e resolução de conflitos mais 
adequado à organização;
 Definir ou apresentar meios adequados para resolução de 
problemas e distribuição de informações;
 Apresentar a toda a equipe de TI o plano de comunicação e 
revisar sempre.
Boas práticas para a comunicação
 5W2H
Boas práticas para a comunicação
local, departamento
data, cronograma
atividades, processo custo ou quantidade
Responsável, equipe
motivo, benefício
objetivo, meta
 Antes mesmo de implementar um processo, quando fazemos o levantamento, é importante 
conhecer a cultura;
 Entender os costumes das pessoas;
 Saber como é a estrutura organizacional;
 Compreender o que as pessoas envolvidas esperam com o que está sendo desenvolvido.
Boas práticas para a comunicação
 Existem diversas maneiras de apresentar e receber feedback. 
 É importante definir qual melhor se adequa à organização.
 Qual o melhor perfil para a resolução de conflitos, caso eles ocorram.
 Ter o acompanhamento das atividades, seu andamento e conclusão.
 Apresentar a toda a equipe os meios de resolução de problemas escolhidos.
Boas práticas para a comunicação
 Nessa etapa de levantamento e definição, é importante que se utilizem todas as ferramentas 
com a finalidade de deixar tudo alinhado.
 Para posteriormente apenas monitorar e gerenciar.
Alguns templates podem facilitar esse monitoramento, são eles:
 Matriz de comunicação da TI com as demais áreas da organização;
 Diretrizes de comunicação da organização;
 Relatório de desempenho (Status Report);
 Atas de reunião;
 Planos de melhorias e de comunicação entre equipes.
Registros da comunicação
ATÉ A PRÓXIMA!