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Prof. Me. Carlos Guimarães UNIDADE II Elaboração e Análise de Projetos A gestão de projetos, apesar de ser um tema antigo, ganhou forças recentemente. A gestão é uma especialização da administração e também do gerenciamento. Logo, o gestor não faz a mesma coisa que o administrador e o gerente; a única diferença é que ele deve exercer o papel de forma mais criativa e habilidosa, deixando de lado o arcaico. A gestão possui princípios fundamentais como incentivar a participação, estimular a responsabilidade e a autonomia dos funcionários, mas tudo feito com o foco gerencial e com um processo administrativo. O propósito principal é atingir todos os objetivos da empresa de modo a valorizar o conhecimento e as habilidades das pessoas que fazem parte do negócio. Vamos estudar as seguintes fases de gerenciamento: Inicialização; Planejamento; Controle; Encerramento. Fases do gerenciamento de projetos Fase de inicialização Ao elaborar o termo de abertura do projeto e, em seguida, o plano de gerenciamento do projeto, premissas e restrições precisarão ser identificadas e distribuídas entre todos os envolvidos. Porém, muitas dúvidas ocorrem e certa desordem pode se mostrar quando se trata de premissas e restrições. Premissas são os fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração. Ao iniciar um projeto, não temos todas as informações de forma clara e direta. Fases do gerenciamento de projetos Fase de inicialização As premissas são utilizadas para o planejamento inicial e para se estabelecer as condições iniciais de viabilização de um projeto. Um projeto em que não existem condições iniciais e tudo pode acontecer está sujeito a escapar do controle. A questão é: como identificar uma premissa no projeto? Vamos exemplificar: imaginemos o projeto de construção de uma casa. Ao esboçá-lo, podemos considerar que a casa terá o alvará de construção aprovado. Assim, assumiremos que a parte de documentação estará validada, não consideraremos a possibilidade de qualquer atraso ou negação que possa impactar no projeto. Supondo que o alvará não seja aprovado, o projeto não poderá se iniciar na data prevista. Fases do gerenciamento de projetos Fase de inicialização Já restrição é o estado, ou a qualidade, de estar restrito a uma determinada ação ou ociosidade. É uma limitação aplicável, interna ou externa a um projeto, a qual prejudicará o seu desempenho. Existem limites nas definições de um projeto que não podem ser ultrapassados por imposição de um patrocinador do projeto. As restrições podem ter origem interna ou externa ao projeto; consequentemente, muitas vezes são condições que estão fora da autoridade do gerente de projetos, ou seja, ele deve incluí-las no projeto de forma obrigatória. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento Planejar é criar um plano para alcançar um determinado objetivo. Assim, vamos falar do planejamento estratégico, que é todo o processo de criação e execução de um padrão estratégico entre os objetivos e a capacidade da empresa com relação às mudanças das oportunidades no mercado. A estratégia empresarial visa adaptar a organização para aproveitar as oportunidades das mudanças do ambiente em que a empresa atua. O processo de planejar envolve a parte criativa, de análise e decisão, bem como questionamentos sobre o que fazer, quando fazer, como fazer, quanto custará, para quem será feito, por que será feito, por quem será feito e onde será feito. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento Por meio do planejamento estratégico, a empresa espera conhecer e utilizar melhor seus pontos fortes, compreender e eliminar seus pontos fracos, saber das oportunidades externas e conhecer e evitar as ameaças. Além disso, para garantir uma melhor eficiência do plano, devemos conhecer: as premissas básicas que devem ser consideradas no processo; as possibilidades de situações aspiradas pela empresa; os caminhos, inclusive as opções, a serem seguidos pela empresa; a aplicação do 5W e 2H que vamos ver a seguir. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento A aplicação do 5W e 2H: what: o que será feito nas etapas; why: por que será feito, que é a justificativa; where: onde será feito, ou seja, em que local; when: quando será feito e em qual tempo; who: por quem será feito e de quem é a responsabilidade; how: como será feito o método que será utilizado; how much: quanto custará fazer, ou seja, qual é o custo. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento Processo de planejamento estratégico. Diagnóstico estratégico: Identificação da visão. Definição de valores. Missão da empresa. Instrumentos prescritivos: Objetivo estratégico (crescimento, lucro, prestígio etc.). Objetivo funcional. Meta (Smart). Estabelecimento de estratégias funcionais, de negócios, operacionais e corporativas, com seus planos de ação e controles. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento Devemos também estar atentos à fase de execução (fazer acontecer) e seus respectivos controles. “Planejar o gerenciamento do cronograma é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto”. Fonte: Guia PMBOK (2017, p. 179). O principal benefício desse processo é que ele fornece orientação e instruções sobre como o cronograma será gerenciado ao longo de todo o projeto. Fases do gerenciamento de projetos Fase de planejamento Fase de encerramento Encerrar o projeto ou a fase é o processo de finalização de todas as atividades do projeto, da fase ou do contrato. Os principais benefícios são o arquivamento das informações do projeto ou da fase, a conclusão do trabalho planejado e a liberação dos recursos empresariais para utilização em novos empreendimentos. Esse processo é realizado uma vez ou em pontos predefinidos no projeto. Fases do gerenciamento de projetos Estudamos as fases de gerenciamento, sendo assim, pergunto: Quais são as fases do gerenciamento na sua ordem correta? a) Inicialização, planejamento, controle e encerramento. b) Inicialização, controle, planejamento e encerramento. c) Premissas, planejamento, controle e encerramento. d) Inicialização, restrições, controle e encerramento. e) Todas estão erradas. Interatividade Estudamos as fases de gerenciamento, sendo assim, pergunto: Quais são as fases do gerenciamento na sua ordem correta? a) Inicialização, planejamento, controle e encerramento. b) Inicialização, controle, planejamento e encerramento. c) Premissas, planejamento, controle e encerramento. d) Inicialização, restrições, controle e encerramento. e) Todas estão erradas. Resposta As principais áreas do gerenciamento de projetos são: a integração; o escopo; a qualidade; as comunicações; o cronograma; os custos; os recursos; os riscos; as aquisições. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de integração O gerenciamento de integração do projeto inclui os processos e as atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projeto dentro dos grupos de processos de gerenciamento do projeto. No contexto de gerenciamento de projetos, a integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e inter-relacionamentos. Essas ações devem ser aplicadas desde o início do projeto até a sua conclusão. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de integração O gerenciamento de integração do projeto inclui fazer escolhas sobre: alocação de recursos; balanceamento de demandas concorrentes; exame de todas as abordagens alternativas; adaptação dos processos para atender aos objetivos do projeto; gerenciamento das interdependências entre as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de escopo O gerenciamento de escopo estabelece como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e validado. Segundo Sotille et al. (2010, p. 24): O escopo do produto está relacionado ao conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado, seja ele parcial ou final. Escopo do projeto é o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e as funções especificadas. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de escopo Planejar o gerenciamento do escopo é o processo de criar um plano que documenta como o escopo do projeto e do produto será definido, validado e controlado. O principal benefício desse processo é o fornecimento de orientação e instruções sobre como o escopo será gerenciado ao longo de todo o projeto. É saber o que se deseja. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de escopo O plano de gerenciamento de escopo é um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e validado. Os componentes de um plano de gerenciamento de escopo incluem os processos a seguir: preparação da declaração do escopo do projeto; possibilidade da criação da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) a partir da declaração do escopo do projeto detalhada; definição de como a linha de base do escopo será aprovada e mantida; especificação de como será obtida a aceitação formal das entregas do projeto concluídas. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento da qualidade O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, ao gerenciamento e ao controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender aos objetivos das partes interessadas. Ele também oferece suporte às atividades de melhoria contínua de processos quando realizadas em nome da organização executante. Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto são: Planejar o gerenciamento da qualidade; Gerenciar a qualidade; Controlar a qualidade. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento da qualidade Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto são: Planejar: o gerenciamento da qualidade: é o processo de identificar os requisitos e/ou padrões da qualidade do projeto e suas entregas, e documentar como o projeto demonstrará a conformidade com os requisitos e/ou padrões de qualidade. Gerenciar a qualidade: é o processo de transformar o plano de gerenciamento da qualidade em atividades da qualidade executáveis que incorporam no projeto as políticas de qualidade da organização. Controlar a qualidade: é o processo de monitorar e registrar resultados da execução de atividades de gerenciamento da qualidade para avaliar o desempenho e garantir que as saídas do projeto sejam completas e corretas e que atendam às expectativas do cliente. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento da qualidade A seguir estão os cinco níveis de gerenciamento da qualidade cada vez mais eficaz: Em geral, a abordagem mais cara é deixar que o cliente encontre os defeitos. Ela pode resultar em problemas de garantia, recalls, perda de reputação e custos de retrabalho. Detectar e corrigir os defeitos antes que as entregas sejam enviadas para o cliente como parte do processo de controlar a qualidade. Usar a garantia da qualidade para examinar e corrigir o processo em si, e não apenas defeitos especiais. Incorporar a qualidade no planejamento e design do projeto e do produto. Criar uma cultura na organização que esteja ciente e comprometida com a qualidade em processos e produtos. Principais áreas do gerenciamento de projetos Apresentamos os cinco níveis de gerenciamento da qualidade cada vez mais eficaz. Qual deles não faz parte do gerenciamento da qualidade? a) Em geral, a abordagem mais barata é deixar que o cliente encontre os defeitos. Ela pode resultar em problemas de garantia, recalls, perda de reputação e custos de retrabalho. b) Detectar e corrigir os defeitos antes que as entregas sejam enviadas para o cliente como parte do processo de controlar a qualidade. c) Usar a garantia da qualidade para examinar e corrigir o processo em si, e não apenas defeitos especiais. d) Incorporar a qualidade no planejamento e design do projeto e do produto. e) Criar uma cultura na organização que esteja ciente e comprometida com a qualidade em processos e produtos. Interatividade Apresentamos os cinco níveis de gerenciamento da qualidade cada vez mais eficaz. Qual deles não faz parte do gerenciamento da qualidade? a) Em geral, a abordagem mais barata é deixar que o cliente encontre os defeitos. Ela pode resultar em problemas de garantia, recalls, perda de reputação e custos de retrabalho. b) Detectar e corrigir os defeitos antes que as entregas sejam enviadas para o cliente como parte do processo de controlar a qualidade. c) Usar a garantia da qualidade para examinar e corrigir o processo em si, e não apenas defeitos especiais. d) Incorporar a qualidade no planejamento e design do projeto e do produto. e) Criar uma cultura na organização que esteja ciente e comprometida com a qualidade em processos e produtos. Resposta Gerenciamento das comunicações O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para garantir que as necessidades de informações do projeto e de suas partes interessadas sejam satisfeitas, com o desenvolvimento de artefatos e a implementação de atividades projetadas para realizar a troca eficaz de informações. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das comunicações Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto envolvem o: Planejamento: abordagem e plano de atividades. Gerenciamento: coleta, criação, distribuição e armazenamento. Monitoramento: garante que as necessidades de comunicação estejam cumpridas. Teoria da comunicação Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das comunicações A comunicação é boa quando todos entendem a mesma coisa. Principais áreas do gerenciamento de projetos Fonte: adaptado de: livro-texto. Codificar Emissor Decodificar Transmitir a mensagem Ruído Ruído Conformar a mensagem Meio Ruído Mensagem de feedback Decodificar Receptor Codificar Gerenciamento do cronograma do projeto Desenvolver o cronograma é o processo de analisar sequências de atividades, durações, requisitos de recursos e restrições de cronograma para criar o modelo de cronograma para execução, monitoramento e controle do projeto. Método do caminho crítico (em inglês Critical Path Method – CPM) é usado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo de cronograma. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento do cronograma do projeto O gerenciamento do cronograma do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. Os processos de gerenciamento do cronograma do projeto são: Planejar o gerenciamento do cronograma: é o estabelecimento das políticas, dos procedimentos e da documentação para planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. Definir as atividades: é a identificação e a documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Continua Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento do cronograma do projeto Sequenciar as atividades: é o processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. Estimar as durações das atividades: trata-se do processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades essenciais com os recursos estimados. Desenvolver o cronograma: aqui se trata do processo de análise de sequências de atividades, durações, requisitos de recursos e restrições de cronograma para criar o modelo de cronograma do projeto para execução, monitoramento e controle. Controlar o cronograma: monitoramento do status do projeto para atualizar o cronograma do projeto e gerenciar mudanças na sua linha de base. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de custos O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos usados em planejamento, estimativa, orçamento, financiamento, gerenciamento e controle dos custos, para que o projeto possa ser realizado dentro do orçamento aprovado. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento de custos Os processos de gerenciamento de custos do projeto são: Planejar o gerenciamento dos custos: geral que envolve as outras atividades. Estimar os custos: custo aproximado (R$). Determinar o orçamento: agrega as estimativas de todos os pacotes de trabalho. Controlar os custos. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento dos recursos do projeto O gerenciamento dos recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto. Eles ajudam a garantir que os recursos certos estarão disponíveis para o gerente do projeto e a sua equipe na hora e no lugar certos. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento dos recursos do projeto Os processos de gerenciamento dos recursos do projeto são: Planejar o gerenciamento dos recursos: físicos e equipe. Estimar os recursos das atividades: prever. Adquirir recursos: obter. Desenvolver a equipe: melhoria de competências. Gerenciar a equipe: acompanhar e dar feedback. Controlar os recursos: garantir que tudo está alocado como previsto. Principais áreas do gerenciamento de projetos Para a boa comunicação, qual a condição ideal? a) Todos têm que entender a mesma coisa. b) Saber o código. c) Evitar ruídos. d) Saber decodificar. e) Todas estão erradas. Interatividade Para a boa comunicação, qual a condição ideal? a) Todos têm que entender a mesma coisa. b) Saber o código. c) Evitar ruídos. d) Saber decodificar. e) Todas estão erradas. Resposta Gerenciamento dos riscos O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução do planejamento, da identificação, da análise, do planejamento das respostas, da implementação das respostas e do monitoramento dos riscos em um projeto. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento dos riscos Os processos de gerenciamento dos riscos do projeto são: Planejar o gerenciamento dos riscos: é o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. Identificar os riscos: é o processo de identificação dos riscos individuais do projeto, bem como fontes de risco geral do projeto, e de documentar suas características. Realizar a análise qualitativa dos riscos: é o processo de priorização de riscos individuais do projeto para análise ou ação posterior, pela avaliação de sua probabilidade de ocorrência e impacto, assim como outras características. Continua Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento dos riscos Realizar a análise quantitativa dos riscos: é o processo de analisar numericamente o efeito combinado dos riscos individuais identificados no projeto e outras fontes de incerteza nos objetivos gerais do projeto. Planejar as respostas aos riscos: é o processo de desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral de riscos, e também tratar os riscos individuais do projeto. Implementar respostas aos riscos: é o processo de implementar planos acordados de resposta aos riscos. Monitorar os riscos: é o processo de monitorar a implementação de planos acordados de resposta aos riscos, acompanhar riscos identificados, identificar e analisar novos riscos, e avaliar a eficácia do processo de risco ao longo do projeto. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento dos riscos Os processos de gerenciamento dos riscos do projeto tratam dos dois graus de risco em projetos: O risco individual do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto. O risco geral do projeto é o efeito da incerteza do projeto no seu todo, decorrente de todas as fontes de incerteza, incluindo os riscos individuais, representando a exposição das partes interessadas às implicações de variações no resultado do projeto, sejam elas positivas, sejam elas negativas. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das aquisições O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das aquisições Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto compreendem: Planejar o gerenciamento das aquisições: é o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando vendedores em potencial. Conduzir as aquisições: é o processo de obtenção de respostas de vendedores, seleção de um vendedor e adjudicação de um contrato. Controlar as aquisições: é o processo de gerenciar relacionamentos de aquisições, monitorar o desempenho do contrato, fazer alterações e correções conforme apropriado e encerrar contratos. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das aquisições Os processos de aquisições são apresentados como processos distintos com interfaces definidas. Na prática, os processos de aquisições podem ser complexos e podem interagir entre si e com processos em outras áreas de conhecimento de forma que não podem ser completamente detalhados no Guia PMBOK. Os processos descritos nessa seção são escritos do ponto de vista em que produtos ou serviços são obtidos de fora do projeto. Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das aquisições Os participantes do processo de aquisições podem incluir pessoal do departamento de compras ou aquisições e também indivíduos do departamento jurídico da organização compradora. Essas responsabilidades devem ser documentadas no plano de gerenciamento das aquisições. Os passos típicos podem incluir: preparar a especificação do trabalho das aquisições (ET) ou os termos de referência (TR); planejar uma estimativa de custos de alto nível para determinar o orçamento; divulgar a oportunidade; identificar uma lista resumida de vendedores qualificados; Continua Principais áreas do gerenciamento de projetos Gerenciamento das aquisições Continua organizar e emitir documentos de licitação; preparar e enviar propostas por parte do vendedor; fazer uma avaliação técnica das propostas, incluindo qualidade; criar uma avaliação de custos das propostas; preparar a avaliação final combinada de qualidade e custos para selecionar a proposta vencedora; finalizar as negociações e assinar o contrato entre o comprador e o vendedor. Principais áreas do gerenciamento de projetos No gerenciamento das aquisições, os participantes do processo de aquisições podem incluir pessoal do departamento de compras ou aquisições e também indivíduos do departamento jurídico da organização compradora. Essas responsabilidades devem ser documentadas noplano de gerenciamento das aquisições. Os passos típicos podem incluir: Qual das afirmativas não é um passo típico no gerenciamento da aquisições? a) Preparar a especificação do trabalho das aquisições (ET) ou os termos de referência (TR). b) Planejar uma estimativa de custos de alto nível para determinar o orçamento. c) Divulgar a oportunidade. d) Identificar uma lista resumida de vendedores qualificados. e) Planejar o gerenciamento dos recursos: físicos e equipe. Interatividade No gerenciamento das aquisições, os participantes do processo de aquisições podem incluir pessoal do departamento de compras ou aquisições e também indivíduos do departamento jurídico da organização compradora. Essas responsabilidades devem ser documentadas no plano de gerenciamento das aquisições. Os passos típicos podem incluir: Qual das afirmativas não é um passo típico no gerenciamento da aquisições? a) Preparar a especificação do trabalho das aquisições (ET) ou os termos de referência (TR). b) Planejar uma estimativa de custos de alto nível para determinar o orçamento. c) Divulgar a oportunidade. d) Identificar uma lista resumida de vendedores qualificados. e) Planejar o gerenciamento dos recursos: físicos e equipe. Resposta PMI. Guia PMBOK: um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pensilvânia: Project Management Institute, 2017. SOTILLE, M. A. et al. Gerenciamento do escopo em projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2010. Referências ATÉ A PRÓXIMA!
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