Planejamento e Organização para Eventos

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Disciplina: Design e Organização de Eventos
Aula 8: Planejamento e organização de eventos – parte 1
Apresentação
Identificaremos as quatro fases no planejamento de um evento: a concepção, o pré-evento, o transevento e o pós-evento.
Nesta aula, examinaremos as fases de concepção e do pré-evento, e nas aulas seguintes o transevento e o pós-evento.
Na concepção do evento, é o momento do esboço e da busca de informações. É o conhecimento e a descoberta do porquê
de o evento estar sendo feito. Já no pré-evento vamos verificar as etapas de planejamento e organização.
Serão apresentados formulários a serem adaptados por você a fim de não esquecer de nenhum ponto importante quando
for visitar um cliente.
Esses formulários são como um roteiro para ajudá-lo no planejamento e organização do evento, mas que podem ser
alterados e modificados conforme sua necessidade.
Objetivos
Registrar a estrutura organizacional de um evento;
Identificar a importância de cada etapa do planejamento;
Reconhecer o roteiro do projeto de eventos.
As etapas do planejamento
Vamos explicar as quatro fases do processo de planejamento de um evento. São elas:
1
Fase 1
Concepção – incorporação da ideia
2
Fase 2
Pré-evento – planejamento e organização
3
Fase 3
Per ou Transevento – realização
4
Fase 4
Pós-evento – avaliação e encerramento
Nesta aula, estudaremos a concepção e o pré-evento.
Concepção
No momento da concepção de um evento, é necessário que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores e daí
começamos a:
1 Definir as necessidades do evento;
2 Identificar os objetivos para a organização;
3 Coletar informações sobre participantes, possíveis apoiadores, patrocinadores, parceiros e entidades públicas;
4 Estimativa econômica, ou seja, quanto se deseja gastar;
5 Estimativa de tempo. Saber quanto tempo temos até o dia do evento;
6 Determinar diretrizes e ações para cada equipe envolvida no planejamento;
7 Elaborar contornos do projeto.
Pré-evento
Para que um evento seja sucesso é preciso que ele seja bem planejado. Este é o momento em que estabelecemos a coordenação
e os controles financeiro, técnico-administrativo e social.
Nesta fase, vamos definir:
Serviços iniciais e de secretaria;
Detalhamento do projeto.
O que são serviços iniciais?
São as providências para a realização do evento, como:
Identificação de empresas e órgãos que possam
ceder patrocínio ou apoio ao evento;
Levantamento de pessoas que serão convidadas
para o evento (autoridades, participantes,
palestrantes);
Abertura de conta bancária para o evento (receita e
despesa), a qual fica sob responsabilidade da
empresa organizadora.
E os serviços de secretaria?
Essa é a área que vai compor a estrutura administrativa do
evento e que contempla:
Criação das cartas para entidades e empresas a fim
de obter apoio ou patrocínio;
Recebimento de documentos, se houver, dos
palestrantes;
Levantamento de material de secretaria como
pastas, brindes, canetas etc. se for congresso, por
exemplo;
Levantamento de possíveis palestrantes;
Confirmação de convidados e palestrantes;
Envio de convites;
Contratação e levantamento de custos de
prestadores de serviços necessários para a
organização do evento.
Detalhamento do projeto
Chegou a hora de colocarmos no papel o que desejamos realizar. Vamos verificar a estrutura organizacional do nosso evento:
1 Definição do evento e público-alvo;
2 Escolha do local;
3 Definição da data;
4 Tema;
5 Elaboração do calendário ou cronograma de atividades;
6 Identificar e listar participantes;
7 Divulgação (estratégia de comunicação e marketing);
8 Recursos audiovisuais e técnicos;
9 Recursos humanos;
10 Transporte – participantes e convidados;
11 Hospedagem – participantes e convidados;
12 Programação social, cultural e artística;
13 Programação social, cultural e artística;
14 Cronograma básico.
Atenção
Dependendo do tipo do evento que você vai realizar, os itens acima terão maior ou menor relevância.
Atividade
1. Leia o texto: Qual é a diferença entre apoio e patrocínio? <https://eventoschecklist.wordpress.com/2011/12/05/qual-e-a-
diferenca-entre-patrocinio-e-apoio/>
Em seguida, explique com suas palavras essa distinção.
2. Explique as quatro fases do planejamento e organização de um evento.
De�nição do evento
 Fonte: Bogoshipda / Shutterstock
É neste momento que será determinado o tipo de evento a ser realizado, assim como o público-alvo que se deseja atingir. Aqui
será definido o porquê de o evento estar sendo feito e quais objetivos se pretende atingir.
Escolha do local
É preciso saber qual é o público que se deseja atingir para daí definirmos o tipo de lugar em que iremos realizar o evento. A
quantidade de atividades que serão realizadas no local também deve ser previamente definida.
É importante saber não só sobre o tamanho do espaço, mas também quanto à localização geográfica dele.
Devem ser observados:
https://eventoschecklist.wordpress.com/2011/12/05/qual-e-a-diferenca-entre-patrocinio-e-apoio/
1 Definição do evento e público-alvo;
2 Escolha do local;
3 Definição da data;
4 Tema;
5 Elaboração do calendário ou cronograma de atividades;
6 Identificar e listar participantes;
7 Divulgação (estratégia de comunicação e marketing);
8 Recursos audiovisuais e técnicos;
9 Recursos humanos;
10 Transporte – participantes e convidados;
11 Hospedagem – participantes e convidados.
De�nição da data
É preciso pesquisar as datas de eventos religiosos, cívicos, locais e regionais para não coincidir com esses eventos.
Importante pesquisar se o seu concorrente tem evento previsto para mesma data e se vocês terão que dividir o público.
Atenção
Verificar se coincidirá com um grande evento na cidade. Importante verificar o calendário oficial da cidade, pois lá estão os
eventos previstos para o ano. Esse tipo de coincidência pode atrapalhar a questão de hospedagem dependendo do tamanho da
cidade.
Tema do evento
Será definido qual será o tema central do evento, que norteará o projeto. Algumas características devem ser levadas em
consideração:
1
Clareza
A linguagem utilizada deve ser adequada ao público–alvo.
2
Antecedência
O público-alvo deve tomar conhecimento do evento com
antecedência para gerar interesse, participação e inscrição.
3
Atualidade
As discussões devem girar em torno de acontecimentos
recentes e que envolvam o tema definido.
Calendário ou cronograma de atividades
Aqui, constarão as atividades a serem realizadas no evento com datas e horários. Podendo ser atividades culturais, sociais,
esportivas, turísticas ou técnicas.
Esse cronograma serve para definirmos se as atividades vão acontecer simultaneamente ou não. Montaremos então o
cronograma geral do evento com os horários definidos para controle da produção.
 Fonte: Tetiana Yurchenko / Shutterstock
Identi�car e listar participantes
Como vimos anteriormente é importante conhecermos o nosso público-alvo a partir de pesquisas de mercado, ou seja, quem é,
onde vive, o que faz etc. O público de um evento pode ser classificado em alguns segmentos:
Público principal (real e potencial);
Expositor, se houver (real e potencial);
Convidados especiais;
Autoridades;
Veículos de comunicação ou jornalistas;
Fornecedores;
Público em geral.
 Fonte: Stas11 / Shutterstock
Divulgação (estratégia de comunicação e marketing)
Não adianta apenas termos um evento maravilhoso, supercriativo, memorável, magnífico, se
ele não tiver uma estratégia de divulgação e marketing adequado.
Novamente temos que conhecer as características do nosso público para sabermos quais os meios de comunicação mais
adequados para impactá-los. Veja a seguir alguns exemplos de meios que possam ser utilizados:
TV, rádio, jornal, revista especializada;
Mídias sociais, Facebook, Instagram;
Cartaz, banner, flyer;
Painéis, outdoor, busdoor, backlight;
Mídias alternativas – parajet, (parapente motorizado) dirigível, bike, rede de TV interna etc.;
Envio de release sobre o evento para os jornais.Recursos materiais
Aqui, vamos listar alguns recursos materiais que são necessários em alguns eventos:
Recursos audiovisuais e técnicos
Atenção
A equipe do planejamento vai analisar as necessidades de cada participante e/ou palestrantes para definir o tipo de material que
será necessário alugar.
Dependendo do estilo de evento, podemos precisar de:
Microfone;
Telão;
Data show;
Som;
Iluminação;
Vídeo;
TV;
Computador;
Quadros;
Painéis;
Cabine de tradução simultânea.
 Fonte: Matej Kastelic / Shutterstock
Recursos humanos
Cada evento necessita de uma lista de pessoal para trabalhar, entretanto o que normalmente se contrata são:
Seguranças para cuidar de equipamentos;
Segurança para cuidar do público;
Pessoal para bilheteria;
Equipe de limpeza de banheiros e recolhimento de lixo;
Recepcionista para dar boas-vindas e orientar os convidados;
Coordenadores de produção;
Assistentes de produção e logística.
 Fonte: LightField Studios / Shutterstock
Transporte – participantes e convidados
Pensar em transportes em um país de grandes dimensões como o Brasil não é uma tarefa simples. É preciso buscar o melhor
tipo de transporte oferecido pela localidade, por exemplo, para um congresso em outra cidade. Existem companhias aéreas que
têm uma área específica para cuidar de eventos.
Dependendo do tamanho do evento, há
empresas organizadoras que:
Negociam valores especiais para grupos;
Conseguem permuta para palestrantes;
Oferecem valores especiais para compras com
antecedência.
Além de transporte de outras cidades
em um grande evento, precisamos
também de transporte interno como,
por exemplo:
Transfer aeroporto-hotel;
Transfer hotel–evento;
Transfer evento–hotel;
Transporte do hotel para pontos turísticos;
Transporte para atividades culturais.
Dica
Para realizar esse trabalho, podemos contratar uma empresa que trabalhe com receptivo de visitantes ou até mesmo uma
transportadora turística.
Hospedagem - participantes e convidados
Para planejamento desta área é necessário verificar as condições econômicas e socioculturais dos participantes para escolha do
bairro e localidade mais adequada para hospedagem. Por exemplo, um grupo de jovens vai preferir ficar próximo a locais da moda
e bares. Já se forem famílias, gostarão de se hospedar próximo a locais que tenham facilidade de atrações para as crianças.
A escolha de hotéis segue um roteiro:
Programação social, cultural e artística
Quando se fala em eventos, atrações sociais, culturais ou turísticas, é uma oportunidade de quem convida causar uma boa
impressão aos seus clientes.
Se for pago pela própria pessoa, como no caso de um congresso, é uma oportunidade de oferecer uma experiência positiva na
cidade que está organizando o evento: City tours, passeios, shows específicos de folclore das cidades, ida a restaurantes da
gastronomia local, visita a pontos turísticos importantes da cidade, shoppings, feiras de artesanato ou passeios noturnos são
exemplos de atividades.
 Fonte: Quality Master / Shutterstock
Atenção
Devemos observar alguns detalhes na hora do planejamento dessas atividades:
Evitar planejar atividades no mesmo horário em que esteja acontecendo o evento;
Não programar muitas atividades para o mesmo dia a fim de não exaurir os participantes;
Escolher atividades de acordo com a preferência dos participantes. O ideal é enviar uma pesquisa antes do evento para
saber que tipo de passeio eles desejam fazer nas horas vagas.
Recursos �nanceiros
É preciso ter um planejamento adequado nesta etapa com previsão e controle de entrada e saída dos recursos.
Previsão �nanceira
Área composta de receita e despesa. Os
itens de despesa devem ser levantados por
pelos menos três fornecedores de cada
item para que possam ter um preço médio.
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Organização e controle
Área responsável pela entrada e saída dos
recursos do evento, que devem ser
suficientes para cobrir as despesas.
Além da previsão de planejamento financeiro, é necessário o controle do livro caixa, pagamentos, balancetes, prestação de contas
para que se possa controlar as finanças do evento.
Saiba mais
Leia neste texto sobre as Fontes dos recursos financeiros. <./galeria/aula8/anexo/Fontes dos recursos financeiros.pdf>
Atividade
3. Em um projeto de eventos temos os recursos financeiros. Qual seria a diferença quando uma empresa apoia um evento e
quando ela patrocina o evento?
Leis de Incentivo
Cada cidade e estado tem leis específicas que podem ajudar no planejamento do seu evento. A Lei de Incentivo à Cultura,
também conhecida como Lei Rouanet, permite às pessoas físicas deduzirem um percentual de até 6% do Imposto de Renda, de
até 4% para pessoa jurídica, e destinarem essa verba para a realização de projetos culturais.
Seguem as áreas que podem ser comtempladas:
Teatro, dança, ópera e similares;
Produção e distribuição de livros;
Música;
Artes plásticas, artes gráficas, games e outros;
Produção cinematográfica, videográfica, fotográfica e discográfica;
Folclore e artesanato;
Patrimônio cultural, histórico, arqueológico, arquitetônico, bibliotecas, museus e demais acervos;
Rádios e emissoras de televisão de caráter não comercial.
https://stecine.azureedge.net/webaula/estacio/go0053/aula8.html
https://stecine.azureedge.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/Fontes%20dos%20recursos%20financeiros.pdf
Saiba mais
A Lei Rouanet existe há 27 anos e é diversas vezes alvo de críticas, porém estudiosos da cultura observam que os empregos
diretos e indiretos são muito mais relevantes que a isenção de impostos. Está sempre sofrendo alterações para que sejam
comtemplados artistas não só dos grandes centros e sim das cidades menores do Brasil.
Para saber mais sobre o assunto, leia a reportagem da Revista Exame: Lei Rouanet traz retorno 59% maior que valor financiado,
mostra FGV <https://exame.abril.com.br/economia/lei-rouanet-traz-retorno-59-maior-que-valor-financiado-mostra-fgv/?
fbclid=IwAR2DwSHnmLLFkl2H_LDxuBfAnkA0BP5Z-cgeUVgVgUjLgytSxdEtL_YZ6yQ> .
Serviços
 Fonte: Ivan Kuntsevich / Shutterstock
Todos os serviços que você contratará para seu evento devem ser checados como, por exemplo, quem foram os clientes que a
empresa atendeu e se há referências da qualidade dos serviços. Deve-se evitar contratar empresas que não possuam referências
somente por terem um preço acessível.
Atenção
Toda empresa contratada deve fornecer um contrato de serviço para nos protegermos caso o fornecedor não cumpra com o que
ficou acordado.
Os principais serviços que contratamos são:
Design gráfico para identidade visual;
Foto e filmagem;
Decoração;
Alimentos e bebidas (A & B);
Iluminação;
https://exame.abril.com.br/economia/lei-rouanet-traz-retorno-59-maior-que-valor-financiado-mostra-fgv/?fbclid=IwAR2DwSHnmLLFkl2H_LDxuBfAnkA0BP5Z-cgeUVgVgUjLgytSxdEtL_YZ6yQ
DJ;
Sonorização;
Transporte (carro, van, ônibus);
Segurança;
Limpeza;
Tradução;
Montagem e instalação de palco;
Sinalização, seguro e carrinho elétrico se as instalações forem grandes.
Cada evento tem características distintas e cada um necessitará de um determinado
tipo de serviço.
Saiba mais
Veja aqui mais informações a respeito dos tipos de serviços <galeria/aula8/anexo/Servicos.pdf> que podem ser utilizados em um
evento.
Cronograma
É importante utilização deste instrumento para sabermos visualmente as providências que devem ser tomadas, o espaço de
tempo e a data limite para sua conclusão.
Exemplo
https://stecine.azureedge.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/Servicos.pdf
Acesse aqui um exemplo de cronograma.
<https://stecine.blob.core.windows.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/Cronograma.pdf>
Modelo de Roteiro de Projeto de Eventos
O roteiro do planejamento deve conter informações básicas para o desenvolvimento das atividades essenciais para a realização
do evento.
Exemplo
Veja a aqui quais dados devem compor o roteiro do planejamento. <./galeria/aula8/anexo/roteiro do planejamento.pdf>
Modelode brie�ng de eventos
Falamos na aula 7 sobre o briefing para criação de identidade visual. Agora vamos ver um modelo de briefing
<./galeria/aula8/anexo/modelo de briefing.pdf> que devemos utilizar quando vamos ao cliente para saber informações sobre o
evento que vamos organizar.
Atividade
4. O Patrocínio fortalece uma marca e gera visibilidade. Leia o texto: Itaú promove a música como elo entre as pessoas no Rock in
Rio <//propmark.com.br/anunciantes/itau-promove-a-musica-como-elo-entre-as-pessoas-no-rock-in-rio> .
No texto, observamos o patrocínio Itaú no Rock in Rio. Qual é o posicionamento da marca quando decidiu patrocinar o evento?
Que mensagem eles desejam passar?
5. Leia a seguinte reportagem: Marcas disputam atenção do público no Rock in Rio <https://g1.globo.com/economia/midia-e-
marketing/noticia/marcas-disputam-atencao-do-publico-no-rock-in-rio.ghtml> .
Qual é o tipo de retorno que as marcas querem ao investir nesse evento?
Notas
Continue lendo...1
As fontes de receita devem ser consideradas como os patrocínios e vendas de ingresso;
Referências
https://stecine.blob.core.windows.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/Cronograma.pdf
https://stecine.azureedge.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/roteiro%20do%20planejamento.pdf
https://stecine.azureedge.net/webaula/estacio/go0053/galeria/aula8/anexo/modelo%20de%20briefing.pdf
https://propmark.com.br/anunciantes/itau-promove-a-musica-como-elo-entre-as-pessoas-no-rock-in-rio
https://g1.globo.com/economia/midia-e-marketing/noticia/marcas-disputam-atencao-do-publico-no-rock-in-rio.ghtml
GIACAGLIA, M. C. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6. ed. Barueri: Manole, 2013.
Próxima aula
Checklist de eventos;
Planos de logística;
Documentação em dia – direitos autorais e outras taxas.
Explore mais
Sugestões de leitura
O que é a Lei Rouanet <//rouanet.cultura.gov.br/o-que-e/> .
Mitos e verdades sobre a Lei Rouanet <//rouanet.cultura.gov.br/saibamais/> .
Não há programa mais transparente que a Lei Rouanet <https://exame.abril.com.br/brasil/nao-ha-programa-mais-
transparente-que-lei-rouanet-diz-ministro-da-cultura/> .
https://rouanet.cultura.gov.br/o-que-e/
https://rouanet.cultura.gov.br/saibamais/
https://exame.abril.com.br/brasil/nao-ha-programa-mais-transparente-que-lei-rouanet-diz-ministro-da-cultura/