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AULA 1 AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Prof. Érico Eleuterio da Luz 2 INTRODUÇÃO Noções de auditoria e controles Vamos iniciar nosso estudo da auditoria trabalhista tratando brevemente dos conceitos de auditoria, tanto a externa como a interna. Embora já se possa considerar neste início de estudo que a auditoria trabalhista está mais diretamente vinculada com a auditoria interna, ela também tem certo vínculo com a denominada auditoria externa ou independente, pois há casos em que se utilizam dos relatórios da auditoria trabalhistas para embasamento para validação de provisões passivos trabalhistas. Vamos iniciar os estudos da auditoria elucidando aspectos sobre sua origem e evolução no decorrer da história, pois essa técnica de verificação e controle surgiu e se desenvolveu em paralelo ao aumento da complexidade das organizações e das atividades econômicas e sociais. Nesta aula, portanto, serão destacadas com mais clareza as características intrínsecas à auditoria externa e interna e também serão abordadas com mais detalhes as características específicas da auditoria interna e externa, bem como será dado um destaque especial para os chamados controles internos e papéis de trabalhos, conceitos fundamentais para que a auditoria trabalhista seja realizada de forma a cumprir adequadamente com seus objetivos. TEMA 1 – AUDITORIA – CONCEITO E OBJETIVO A auditoria constitui-se numa técnica contábil que visa assegurar, em síntese, a eficácia no uso dos recursos, seja por meio da análise dos controles internos seja utilizando-se da certificação dos relatórios contábeis. Surgiu como auditoria contábil, elaborando um parecer sobre a qualidade dos relatórios contábeis. Para Crepaldi (2010, p. 3), auditoria consiste no “o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos e operações, rotinas e das demonstrações financeiras de uma entidade”. A auditoria das demonstrações contábeis, nesse sentido, constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre sua adequação, sempre se observando os ditames das normas e regras contábeis. 3 Dessa forma, o objetivo central da auditoria pode ser definido como um processo pelo qual o profissional auditor se assegura de que as demonstrações contábeis refletem adequadamente as situações financeiras de determinada entidade e também emitem opinião sobre a existência e efetividade dos controles internos. Porém, essa premissa está vinculada à aplicação da auditoria das demonstrações contábeis, também conhecida como auditoria independente ou externa. Entretanto, tão importante quanto a aplicação de técnicas sobre as demonstrações contábeis é a aplicação de procedimentos visando verificar se os controles internos são efetivos na proteção dos ativos e se asseguram que as tarefas, atividades e processos estão sendo adequadamente executados. E essa função é própria da auditoria interna, na qual se insere a auditoria trabalhista. Sendo assim, as técnicas de auditorias são aquelas voltadas para a execução da auditoria externa, sem os procedimentos utilizados pela auditoria interna, e sempre devem estar alinhadas com a finalidade de assegurar o bom uso dos recursos de qualquer natureza para que a organização atinja seus fins para o qual foi instituída. TEMA 2 – AUDITORIA INTERNA E EXTERNA 2.1 Auditoria externa e interna A auditoria não limita sua atuação à aplicação de técnicas sobre as demonstrações contábeis, visto que sua abrangência evoluiu ao longo dos tempos, sendo que a auditoria trabalhista é um exemplo dessa evolução. Pode-se considerar que existem diversas aplicações das técnicas de auditoria, conforme o objeto a ser auditado e a forma como os trabalhos serão realizados. Na lição de Crepaldi (2010), os reflexos da auditoria sobre a riqueza patrimonial compreendem: 1. No aspecto administrativo – uma redução de ineficiência, negligência, incapacidade e improbidade de empregados e administradores; 2. No aspecto patrimonial – um melhor controle dos bens, direitos e obrigações que constituem o patrimônio; 3. No aspecto fiscal – permite um melhor cumprimento das obrigações fiscais, reduzindo o risco de autuações por parte do fisco por conta de erros no cumprimento dessas obrigações; 4 4. No aspecto técnico – melhor utilização dos relatórios contábeis, com informações mais precisasse e elaboradas conforme estabelecido pelas normas contábeis 5. No aspecto econômico e financeiro – proporciona uma gestão de recursos mais eficaz, oferecendo melhor rentabilidade e liquidez ao negócio. Importante! Atente para o fato de que em todos os aspectos listados anteriormente está explícito que o trabalho da auditoria é de fundamental importância para o controle e eficácia no uso de recursos e que as informações sobre estes sejam oportunamente informadas em relatórios contábeis ou não para que os gestores possam agir de forma a otimizar a riqueza da empresa. 2.2 Auditoria interna A auditoria interna pode ser considerada como gênero do qual surgiram várias espécies. Ela constitui-se num conjunto de procedimentos que são executados e que permitam ao auditor a elaboração de relatório acerca dos controles internos. Normalmente, é executada por profissionais que integram o grupo de funcionários da empresa, porém, ultimamente temos visto a contratação de empresas de auditoria para realizar esse trabalho. Almeida (2008, p. 29) esclarece que “o auditor interno surgiu como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador”. Continua o autor complementando que embora o auditor interno possa ser contratado como colaborador da empresa auditada, “não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina”. É próprio do trabalho da auditoria interna a avaliação da adequação, pertinência, eficácia e confiabilidade dos controles internos. O professor Ferreira (2009, p. 431) relaciona os principais objetivos que devem ser cumpridos pela auditoria interna: 1. Verificar se as normas relativas ao sistema contábil e de controles internos estão sendo cumpridas; 2. Promover medidas no sentido de fazer com que sejam cumpridas as normas do sistema contábil e de controles internos; 5 3. Verificar a necessidade de aperfeiçoamento das normas relativas ao sistema contábil e de controles internos existentes; e 4. Propor novas normas para o sistema contábil e de controles internos. Percebe-se que nos itens listados fica patente que o auditor interno deve primar pela autonomia e liberdade na execução dos trabalhos, sem interferência de qualquer natureza. É claro que a auditoria trabalhista e previdenciária se insere no contexto da auditoria interna, sendo uma espécie muito importante e que pode prestar relevantes serviços à gestão da entidade. Vê-se também outras espécies de auditoria interna, cada uma delas com seus respectivos objetivos e características próprias como a auditoria operacional: Auditoria de Gestão, Auditoria de Sistemas Informatizados, Auditoria da Qualidade. O objeto de análise e verificação constante da auditoria interna é o conjunto de controles internos que compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas, aplicados em uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas. 2.3 Auditoria externa Também conhecida como auditoria contábil ou independente, nessa modalidade os auditores são contratados para emitirem um parecer acerca da qualidade das informações contábeis, ou seja, se os relatórios contábeis representam em todos os aspectos relevantes a situação econômica e financeira de determinado patrimônio. Quando a empresa contrata os serviços de auditoria externapossibilita, entre outros, uma elevada dose de confiabilidade para suas demonstrações contábeis, pois o parecer foi emitido por profissionais sem vínculo com a auditada. 6 Figura 1 – Auditoria externa e interna Veja que a Figura 1 destaca o objeto específico sobre o qual cada tipo de auditoria exercerá suas técnicas e procedimentos. No entanto, é importante observar que uma se valerá sempre do trabalho da outra. Por exemplo a auditoria externa sempre se utilizará dos relatórios da auditoria interna para avaliação da qualidade e pertinência desses controles e planejar seus trabalhos. Já a auditoria interna poderá se valer do parecer e relatório da auditoria externa para verificar quais procedimentos poderá adotar na execução dos seus trabalhos. Agora observe o quanto que se destacam as características específicas da auditoria interna e da externa, e por conseguinte, as diferencia, embora nunca devemos desconsiderar que elas atuam sempre com o devido alinhamento de propósitos. Auditoria externa e interna Externa Objeto: Demonstrações contábeis Interna Objeto: Controles e procedimentos 7 Quadro 1 – Diferenças entre auditoria externa e interna Fonte: Almeida, 2017. Não obstante tenham objetivos específicos, a auditoria externa e a interna devem manter uma proximidade, pois podem ter interesses comuns em diversas situações, como observado no comentário sobre a Figura 1. As técnicas de auditoria aplicam-se a todas as entidades, (públicas, privadas, com ou sem fins lucrativos). A auditoria interna, na revisão e acompanhamento de processos e verificação da existência e qualidade dos controles internos, contribui sobremaneira com a eficácia da gestão empresarial. A auditoria externa, na verificação da adequação dos relatórios contábeis também ITENS AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA 1. OBJETIVO Opinar sobre as demonstrações financeiras. Assessorar a administração da empresa no efetivo desempenho de sua função. 2. PROFISSIONAL Independente, com responsabilidade civil e contratação por período pré- determinado. Há relação de dependência com responsabilidades trabalhistas entre as partes. 3. EXISTÊNCIA Obrigatória em determinadas empresas. Facultativa. 4. A QUEM INTERESSA Empresa, órgãos governamentais, credores e investidores em geral. Empresa. 5. PRODUTO FINAL Parecer sobre demonstrações financeiras. Relatório de recomendações/sugestões à administração. 8 tem fundamental importância, dando credibilidade a essas demonstrações que serão divulgadas ao mercado. TEMA 3 – RELATÓRIO E PARECER DE AUDITORIA O relatório de auditoria é a parte em que se conclui formalmente os trabalhos executados e deve ser ordenado logicamente (conforme o roteiro de execução), cuja redação deve ser clara, objetiva e com o destaque a detalhes relevantes. Tal relatório precisa fazer constar as evidências coletadas durante a realização dos trabalhos. A normativa que trata do relatório de auditoria é NBC TA (Norma Brasileira de Contabilidade – Técnica de Auditoria), que no seu preâmbulo traz “nova redação à NBC TA 700 que dispõe sobre a formação da opinião e emissão do relatório do auditor independente sobre as demonstrações contábeis”. Destaca esse documento que Esta norma trata da responsabilidade do auditor independente para formar uma opinião sobre as demonstrações contábeis e trata da forma e do conteúdo do relatório a emitir como resultado da auditoria das demonstrações contábeis. Para efeitos desta norma, a referência a auditor independente e a auditor tem o mesmo significado. (Brasil, NBC TA 700, item 1) Saiba mais O relatório da auditoria interna deve destacar os aspectos mais relevantes detectados na realização dos trabalhos e não deve, por uma questão de ética profissional, mencionar nomes de profissionais, pois o objeto da auditoria interna é o sistema de controle interno. As providências que serão tomadas pela entidade auditada a partir da leitura do relatório dizem respeito à gestão de cada departamento e também às políticas de recursos humanos existentes. Muitas vezes, as não conformidades relatadas serão resolvidas com horas de treinamento para o aprimoramento dos profissionais. 9 Graficamente, pode-se representar a estrutura e características do relatório de auditoria, conforme determinado pela NBC TA 700 do Conselho Federal de Contabilidade. Figura 2 – Estrutura e características do relatório de auditoria Na auditoria trabalhista, o relatório deve conter todas as informações coletadas por área auditada, destacando-se aqueles pontos que compreendem recomendações para a gestão dos recursos humanos. Deve conter igualmente as orientações sobre situações que devem ser evitadas para que a entidade não incorra em riscos trabalhistas. TEMA 4 – TIPOS DE PARECERES Existem quatro tipos de pareceres, emitidos conforme a conclusão a que chegou o auditor a partir da execução dos testes que constavam no plaejamento e nos programas de auditoria. O parecer é o documento que formaliza a conclusão dos trabalhos do auditor externo ou independente. Dos tipos de pareceres, o mais comum é o sem ressalvas, sendo que os demais (que serão destacados a seguir) não são comuns, especialmente o parecer adverso de opinião e aquele com abstenção de opinião. Relatório Título Destinatário do relatório Responsável pela elaboração das Demonstrações Contábeis Opinião do auditor Identificar a entidade auditada 1.Indicar título 2.de cada DC auditada Base para opinião 10 4.1 Parecer sem ressalva Quando as demonstrações contábeis refletem em todos os aspectos relevantes, a situação financeira do patrimônio, bem como as gerações de resultado, de caixa e outras demonstrações no período auditado, conforme os princípios e normas contábeis, o auditor deve emitir o parecer sem ressalvas. Esse documento contém a opinião de que está tudo adequado. Crepaldi e Crepaldi (2019, p. 264) afirmam que o parecer sem ressalva “implica na afirmação de que, em tendo havido alterações em procedimentos contábeis, os efeitos delas foram adequadamente determinados e revelados nas demonstrações contábeis”. O parecer sem ressalva é também conhecido como parecer limpo. 4.2 Parecer com ressalva Esse parecer deverá ser elaborado nos casos em que o auditor discorda de algum critério de classificação ou mensuração de qualquer elemento patrimonial ou certa operação, que, conforme a norma contábil, não teve o tratamento contábil correto. A discordância entre o que o auditor entende como correto e o ponto de visto do auditado requer a inclusão de uma “ressalva” no parecer, que deve ser incluída antes do parágrafo de opinião. Entretanto, o relatório de auditoria deve deixar bem claros os motivos da ressalva e os repectivos efeitos contábeis sobre as demonstrações financeiras. A identificação do parecer com ressalva normalmente se dá por conta das expressões “exceto quanto”, “com exceção de”, que constarão na redação do parecer. 4.3 Parecer adverso de opinião O parecer adverso de opinião não é comum e retrata uma situação que não se constitui numa mera ressalva, pois reflete algo mais grave constatado pelo auditor. Será emitido nas situações em que se constatar por meio de testes que as demonstrações contábeis não estão adequadamente elaboradas conforme as normas e princípios contábeis. Dessa forma, à vista dos problemas encontrados, não será o caso de mera ressalva, sendo que o auditor conseguiu realizar seus trabalhos concluindo que as Demonstrações Contábeis não representam a posição patrimonial e financeira. 11 Saiba mais Háasos, por exemplo, de ações trabalhistas promovidas contra a empresa auditada, sendo provável que a empresa terá que desembolsar recursos financeiros no futuro para resolver a questão, porém a contabilidadenão efetuou a devida provisão desde que seja de valor material, ou seja, a ausência da provisão contábil causará um efeito relevante nas demonstrações contábeis. Há também autuações fiscais em situações em que a empresa deixar de aplicar uma norma tributária ou a aplicou de forma errônea, o que no futuro impactará no caixa da empresa pelo pagamento que será efetuado. Nestes casos, se os valores forem relevantes e o auditado se recusar a reconhecer esses passivos poderá resultar num parecer adverso de opinião. Logicamente que são exemplos apenas, que se fossem os únicos constatados pela auditoria poderia se pensar num parecer com ressalva. Entretanto, o parecer adverso cabe quando essas situações se estendem a vários casos, comprometendo a representatividade fidedignidade das demonstrações contábeis para o período auditado. 4.4 Parecer com abstenção de opinião Este é um parecer para quando o auditor não obtém comprovação suficiente para fundamentar opinião sobre as demonstrações contábeis, ou quando não obtém elementos comprobatórios suficientes para formar sua opinião sobre as demonstrações contábeis tomadas em conjunto. São os casos em que a entidade auditada está em grau tão elevado de desorganização administrativa que fica impossível a realização do trabalho de auditoria. Não sendo possível a realização dos testes e dada a responsabilidade do auditor, o mais adequado é sua abstenção em relação à opinião sobre as demonstrações contábeis. TEMA 5 – CONTROLES INTERNOS Para a auditoria interna em geral e a auditoria trabalhista em particular, o conceito de controle interno tem enorme relevância. Controles internos compreendem o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas, aplicados em uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas (Imoniana, 2019). 12 Um bom sistema de controle interno dá para a gestão da entidade a segurança de que os recursos estão sendo utilizados de forma correta e que eventuais desvios ou má utilização serão detectados a tempo de se evitarem perdas financeiras substanciais. A ausência ou fragilidade dos controles internos podem devem ser imediatamente reportados nos relatórios da auditoria trabalhista de forma que a entidade possa agir rapidamente e evitar problemas. Exemplo: alguns procedimentos de controles internos devem sempre ser observados, como a segregação de função (como por exemplo o funcionário que processa a folha de pagamento não deve ter acesso ao sistema contábil para efetuar registros contábeis). Ao selecionar as áreas e processos a serem auditados, a auditoria trabalhista deve observar os seguintes aspectos: 1. A natureza das operações. Se envolvem aspectos administrativos ou financeiros. 2. A extensão do controle interno sobre operações. Algumas operações incomuns podem ser submetidas a menor controle interno do que outras operações mais comuns e numerosas. 3. A importância relativa das operações. A relevância é sempre um assunto importante em auditoria. Quanto mais relevantes as operações executadas mais atenção ela deverá receber. Almeida (2017) leciona que um bom sistema de controle interno funciona como uma “peneira” na detecção de erros ou irregularidades. Portanto, o auditor pode reduzir o volume de testes de auditoria na hipótese de a empresa ter um sistema de controle interno forte; caso contrário, o auditor deve aumentá-lo. O autor destaca uma característica importante do controle interno, que é sua vinculação com o volume de testes, pois quanto melhor o sistema de controle, melhor a confiabilidade que proporciona e menor volume de testes precisará ser executado pelos profissionais numa auditoria. Dessa forma, pode-se afirmar que existe uma relação inversamente proporcional entre a confiança no controle interna e o volume e amplitude dos testes. Quanto maior a confiança que o auditor trabalhista tem no controle, menor volume de testes executará. 13 Importante! Numa análise da prática da auditoria, o profissional deve avaliar a qualidade do controle interno observando determinado roteiro: 1. Estudo e análise do sistema de controle interno utilizando das técnicas usuais e de sua experiência profissional. 2. Verificação da adequação do controle interno para a área ou ativo respectivo. 3. Avaliação da qualidade e pertinência do controle no que diz respeito à possibilidade de que ele possa revelar possíveis fraudes ou erros. 4. Por fim, deve o auditor determinar o tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria que serão executados. Embora não exista um rol taxativo de controles internos, os mais comumente utilizados e objetos de testes pela auditoria são: a. Controles internos contábeis a1. Sistema de conferência a2. Segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa) a3. Controles físicos sobre ativos a4. Sistema de aprovação e autorização b. Controles internos administrativos b1. Análises estatísticas de lucratividade por linha de produto b2. Controle de qualidade b3. Treinamento de pessoal b4. Estudo de tempos e movimentos b5. Análise das variações entre os valores orçados e reais Claro que os exemplos indicados não esgotam a quantidade de controles que as entidades devem estabelecer e manter a fim de que haja segurança no uso de recursos e também para que as informações possam ser geradas e distribuídas de forma confiável para os usuários. 14 Saiba mais Como exemplo, pode-se citar uma entidade em que não há controle de atividades em relação a métodos e prazos, e isso acaba gerando a necessidade de retrabalhos que são executados após o expediente, resultando no pagamento de horas extras. 15 REFERÊNCIAS ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2017. CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. Auditoria contábil: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2019. FERREIRA, R. J. Manual de auditoria. Rio de Janeiro: Ferreira, 2009. IMONIANA, J. O. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São Paulo: Atlas, 2019. AULA 2 AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Prof. Érico Luz 2 CONVERSA INICIAL O auditor trabalhista, além do conhecimento em técnicas de auditoria (especialmente a interna), deve, obviamente, dominar os conceitos principais atinentes à legislação do trabalho. Parte-se do pressuposto de que o conhecimento desse conteúdo normativo é condição essencial para que os profissionais desse ramo de auditoria executem seu trabalho de maneira técnica e com a melhor assertividade possível. Nesse sentido, esse será o tema desta aula. Nela, serão abordados os principais conceitos doutrinários e legais da norma trabalhista. Utilizaremos uma linguagem mais objetiva e concisa, tendo em vista que esse é um estudo que deverá ser efetuado em separado por parte dos profissionais auditores, na mesma intensidade com que se estudam os conceitos e a prática da auditoria trabalhista. TEMA 1 – CONCEITOS DE EMPREGADOR E EMPREGADO As relações trabalhistas se classificam em relação de trabalho e relação de emprego. É importante destacar as peculiaridades de cada uma delas, pois, embora ambas possam ser objeto de auditoria interna ou trabalhista, elas possuem características específicas e trazem consequências diferentes para seus sujeitos contratantes. Pode-se dizer que toda relação de emprego é uma relação de trabalho, porém, nem toda relação de trabalho é uma relação de emprego. A relação de emprego está presente quando se confirmam os requisitos do art. 3o da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho – Decreto-Lei n. 5.452, de 1o de maio de 1943). Haverá relação de emprego quando ocorrer a prestação de serviços de naturezanão eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário. Destaca-se que a prestação de serviços tem que ser intuitu personae, ou seja, apenas aquela pessoa pode fazer, sendo a mesma insubstituível para aquela tarefa. Desse modo, estando presentes todos os requisitos previstos no art. 3o da CLT, haverá uma relação de emprego com o correspondente vínculo empregatício. O auditor deve conhecer os requisitos para caracterização do vínculo empregatício, que são: https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10634289/artigo-3-do-decreto-lei-n-5452-de-01-de-maio-de-1943 https://www.jusbrasil.com.br/legislacao/111983249/consolida%C3%A7%C3%A3o-das-leis-do-trabalho-decreto-lei-5452-43 https://www.jusbrasil.com.br/legislacao/111983249/consolida%C3%A7%C3%A3o-das-leis-do-trabalho-decreto-lei-5452-43 3 • pessoalidade – característica que se faz presente quando o empregado ficar impedido de se fazer substituir por um terceiro na realização de seu trabalho. Sendo assim, a relação entre empregado e empregador é de natureza pessoal; • habitualidade – essa característica está relacionada com o fato de que o trabalho sob responsabilidade do profissional contratado não é eventual, sendo realizado de forma habitual. Nesse quesito, o auditor deve tomar cuidado ao analisar a habitualidade, pois nem sempre é fácil verificar sua ocorrência; • subordinação – juridicamente, a subordinação se caracteriza pela relação hierárquica entre o empregado e o empregador, ou seja, o colaborador está sujeito aos comandos do empregador e este assume os riscos do negócio; • onerosidade – a onerosidade implica que haverá um pagamento como remuneração pelos serviços prestados nessa relação de emprego. Claro fica, portanto, que, sendo gratuita a prestação do serviço, não se aventará em relação de emprego, inexistindo vínculo empregatício. Tabela 1 – Relação de emprego versus relação de trabalho Rel. de Trabalho Rel. de Emprego Há trabalho Sim Sim Há subordinação Não Sim É eventual Sim Não É pessoal Não Sim Onerosidade Sim Sim Fonte: Luz, 2021. De acordo com a tabela 1, percebe-se que não é tarefa difícil classificar a relação em relação de emprego ou relação de trabalho. Outros conceitos que devem ser de domínio do auditor trabalhista estão relacionados à caracterização de empregado e empregador, conforme disposto na citada norma jurídica (CLT). 1.1 Empregador (art. 2o, CLT) O Decreto-Lei n. 5.452 (Brasil, 1943) assim se expressa com referência ao conceito de empregador: 4 Art. 2º – Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço. § 1º – Equiparam-se ao empregador, para os efeitos exclusivos da relação de emprego, os profissionais liberais, as instituições de beneficência, as associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos, que admitirem trabalhadores como empregados. Sendo assim, empregador é pessoa física ou jurídica que, assumindo os riscos da atividade econômica, admita pessoal, pague salários e efetivamente comande. A CLT, em seu art. 2o, parágrafo 2o, esclarece que haverá responsabilidade solidária dos grupos de empresa, estabelecendo que: sempre que uma ou mais empresas, tendo, embora, cada uma delas, personalidade jurídica própria, estiver sob a direção, controle ou administração de outra, constituindo grupo industrial, comercial ou de qualquer atividade econômica, serão, para os efeitos da relação de emprego, solidariamente responsáveis à empresa principal e cada uma das subordinadas. Graficamente, pode-se visualizar os direitos do empregador na relação empregatícia: Figura 1 – Direitos do empregador Fonte: Luz, 2021. • Poder de direção – ao empregador cabe o poder de determinar como será executada a atividade por parte do empregado, sempre em consonância com o que foi pactuado no contrato de trabalho; • Poder de organização – consiste na ordenação das atividades do empregado, inserindo-as no conjunto das atividades da produção, visando a obtenção dos objetivos econômicos e sociais da empresa. A empresa poderá ter um regulamento interno para tal, decorrendo dele a faculdade de o empregado definir os fins econômicos visados pelo empreendimento; 5 • Poder de controle – poder que o empregador possui de fiscalizar as atividades profissionais dos seus empregados tendo como objetivo a melhor execução das tarefas sob responsabilidade do empregado; • Poder disciplinar – poder que permite ao empregador impor sanções disciplinares ao empregado, de forma convencional (previstas em convenção coletiva) ou estatutária (previstas no regulamento da empresa), subordinadas à forma legal. No direito brasileiro, as penalidades que podem ser aplicadas são a suspensão disciplinar e a advertência, além de que o atleta profissional é ainda passível de multa. Com relação ao conceito de empregado, a CLT, em seu art. 3o, reza que: “Art. 3o – Considera-se empregado toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário”. Empregado, dessa forma, é a pessoa física que presta pessoalmente a outrem serviços não eventuais, subordinados e assalariados. É importante que o auditor verifique a existência de outros tipos de trabalhadores, para que possa aplicar os procedimentos de auditoria respectivos. Nesse sentido, existem as seguintes classificações de trabalhadores: a) Trabalhador autônomo – trabalha sem subordinação, por conta própria; b) Trabalhador eventual – trabalhador admitido numa empresa para um determinado evento, em fins de semana ou não; c) Trabalhador avulso – nesse tipo de trabalho, existe a intermediação do sindicado do trabalhador na colocação da mão de obra. É característico dos portuários; d) Trabalhador temporário – é aquele prestado por pessoa física a uma empresa para atender à necessidade transitória de substituição de seu pessoal regular e permanente ou acréscimo extraordinário de serviços (Art. 2o da Lei n. 6.019/74); e) Estagiário – não é empregado, portanto, não existe relação de emprego com a entidade em que atua; f) Empregado doméstico – é qualquer pessoa física que presta serviços contínuos a um ou mais empregadores, em suas residências, de forma não-eventual, contínua, subordinada, individual e mediante renumeração, sem fins lucrativos; 6 g) Empregado rural – é o trabalhador que presta serviços em propriedade rural, continuadamente e mediante subordinação ao empregador. 1.2 Relação de trabalho A relação de trabalho se caracteriza como um gênero e compreende todo e qualquer trabalho executado a outra pessoa física ou jurídica, tendo ou não vínculo empregatício. Por força do disposto no art. 114 da Constituição Federal de 1988, as ações decorrentes das relações de trabalho serão processadas e julgadas pela Justiça do Trabalho. Como se vê: Art. 114. Compete à Justiça do Trabalho processar e julgar: I – as ações oriundas da relação de trabalho, abrangidos os entes de direito público externo e da administração pública direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; Relação de trabalho no sentido estrito, desta forma, é aquela que ocorre entre um tomador e um prestador de serviço. TEMA 2 – CONTRATO DE TRABALHO Dispõe o art. 442 do Decreto-Lei n. 5452 (Brasil, 1943) que: “Art. 442 – Contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego”. Haverá contrato de trabalho sempre que uma pessoa física se obrigar a realizar atos, executar obras ou prestar serviços para outra e sob dependência dessa, de forma não voluntária, durante um período determinado ou indeterminado de tempo, mediante o pagamento de uma remuneração. Conforme o art. 443 da mesma norma legal, o contrato pode ser verbal ou escrito, por prazoindeterminado ou determinado. Lembrando sempre que contrato por prazo determinado só será válido em se tratando de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo, como atividades empresariais de caráter transitório ou de contrato de experiência. TEMA 3 – JORNADA DE TRABALHO O art. 58 e seguintes da CLT tratam da matéria relativa à jornada de trabalho, compreendendo o tempo durante o qual o empregado deverá prestar serviço ou permanecer à disposição do empregador, com habitualidade, excetuadas as horas extras. Nos termos da Constituição Federal, art. 7o, XIII, sua duração deverá ser de até oito horas diárias e 44 semanais. 7 Classificação da jornada de trabalho: a) Quanto à duração – é ordinária ou normal (que se desenvolve dentro dos limites estabelecidos pelas normas jurídicas), extraordinária ou suplementar (que ultrapassa os limites normais), limitada (quando há termo final para sua prestação), ilimitada (quando a lei não fixa um termo final), contínua (quando corrida, sem intervalos), descontínua (se tem intervalos) ou intermitente (quando com sucessivas paralisações); b) Quanto ao período – diurna (entre cinco e 22 horas), noturna (entre 22 horas de um dia e cinco do outro), mista (quando transcorre tanto no período diurno como noturno) ou em revezamento (semanal ou quinzenal, quando num período há trabalho de dia, em outro à noite). No que diz respeito às horas extras, caso a jornada de trabalho ultrapasse as oito horas diárias ou 44 horas semanais, as horas suplementares deverão ser remuneradas com acréscimo de no mínimo 50% sobre o valor da hora normal. TEMA 4 – REMUNERAÇÃO Na CLT, o tema relativo à remuneração está contido no art. 457 e seguintes. O caput desse artigo determina que: “Art. 457 – Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber”. A remuneração deve ser paga em moeda corrente do país compreendendo o conjunto de títulos e verbas pagas ao empregado, incluído o salário em razão do contrato de trabalho e em função da prestação de serviço, bem como as gorjetas que o empregado receber. As verbas pagas ao empregado devem ser discriminadas por eventos e valores, sendo proibido o denominado salário complessivo, ou seja, aquele que não é discriminado, sendo unificado numa única verba. É importante destacar também que deve ser pago em periocidade máxima mensal, até o quinto dia útil do mês seguinte ao do vencimento. TEMA 5 – ENCARGOS TRABALHISTAS Os encargos trabalhistas compreendem todos os eventos que são devidos pelo empregador ao empregado e representam acréscimos às verbas salariais. 8 São representados por encargos sociais (FGTS, por exemplo) e encargos sociais e tributários (INSS – contribuição sobre a folha de salários, por exemplo). Além das horas extras, são encargos trabalhistas os adicionais noturnos (aplicação de 20% sobre a hora diurna para o empregado urbano (art. 73, CLT) e de 25% sobre a remuneração normal para o empregado rural) e os adicionais de insalubridade – devido ao empregado que presta serviços em atividades insalubres, sendo calculado à razão de 10% (grau mínimo), 20% (grau médio) e 40% (grau máximo) sobre o salário mínimo (art. 192, CLT), e não sobre o salário profissional. Para uma melhor discriminação dos encargos trabalhistas, pode-se relacionar os seguintes eventos: • Férias: acrescidas de 1/3 constitucional; • Décimo terceiro salário; • Descanso semanal remunerado; • Horas extras; • INSS – contribuição sobre a folha de salários e incidentes sobre todas as verbas de natureza salarial; • Contribuições para entidades paraestatais que prestam serviços sociais autônomos (SESI, SENAI etc.); • Fundo de garantia pelo Tempo de Serviço (FGTS) – acréscimo da provisão para multa em demissões sem justa causa. O FGTS constitui-se num depósito efetuado em uma conta vinculada ao trabalhador com vínculo de emprego no montante de 8% sobre sua remuneração. Sendo uma espécie de poupança compulsória, o trabalhador somente poderá dispor desse recurso em situações especiais, como na despedida sem justa causa ou para aquisição de imóvel. Carrega consigo uma indenização no percentual de 40% sobre todos os depósitos efetuados em sua conta caso a rescisão de contrato se dê por iniciativa do empregador, sem justa causa. O décimo terceiro salário consiste em uma gratificação compulsória estabelecida pela Lei n. 4090 (Brasil, 1962). Tendo natureza salarial, também tem a incidência de outros encargos, como contribuição social (contribuições previdenciárias) sobre a folha e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). 9 Horas extras são aquelas que ultrapassam a jornada normal fixada por lei, convenção coletiva, sentença normativa ou contrato individual de trabalho. Significa, em primeiro lugar, o ajuste de vontade entre empregado e empregador, tendo por fim legitimar a prorrogação da jornada normal. Em segundo lugar, significa o documento escrito no qual se materializa a vontade das partes, para o fim acima mencionado. Em relação às férias, o empregador deve observar o disposto nos arts. 130 e seguintes da CLT (Brasil, 1943). Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção: I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes; II – 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas; III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas; IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas; § 1º – É vedado descontar, do período de férias, as faltas do empregado ao serviço; § 2º – O período das férias será computado, para todos os efeitos, como tempo de serviço. Vale destacar que o encargo efetivo em relação às férias é o relativo a 1/3 sobre seu valor. Esse acréscimo foi determinado pela Constituição Federal de 1988, como se vê: Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: XVII – gozo de férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal. O período aquisitivo das férias se dá pelo trabalho do empregado por 12 meses, sendo que o período de concessivo ou de gozo será considerado o tempo de 12 meses subsequentes ao período aquisitivo. Os encargos trabalhistas são controversos e representam para a auditoria trabalhistas não apenas procedimentos de verificação relativos a cálculos e confirmação de recolhimentos, mas também à verificação de algumas obrigações acessórias que devem ser cumpridas pelo empregador, sob pena de multas. Esse assunto será desenvolvido em outra aula. 10 REFERÊNCIAS BRASIL. Constituição (1988). Diário Oficial da União, Brasília, DF, 5 out. 1988. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 22 jul. 2021. ______. Decreto-Lei n. 5.452, de 1 de maio de 1943. Diário Oficial da União, Rio de Janeiro, RJ, 1 maio 1943. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm>. Acesso em: 22 jul. 2021. CRC-PR – Conselho Regional de Contabilidade do Paraná. Norma Brasileira de Contabilidade – NBC PG 1, de 7 de fevereiro de 2019. Código de ética profissional do contador. Disponível em: <https://www3.crcprorg.br/crcpr/fiscalizacao/codigo-de-etica-do-contador>. Acesso em: 22 jul. 2021. AULA 3 AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Prof. Érico Eleuterio da Luz 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos estudar os conceitos relativos à auditoria trabalhista e previdenciária iniciandopelos conceitos fundamentais e já adentrando a parte prática da execução dos trabalhos. Vamos perceber que os fundamentos que estruturam os programas de trabalho, os principais procedimentos e os papéis de trabalho são aqueles mais comumente estudados e executados em qualquer trabalho de auditoria, notadamente quando nos referimos à auditoria interna. TEMA 1 – AUDITORIA TRABALHISTA: CONCEITO, OBJETIVO A auditoria trabalhista é uma especialização da auditoria interna e compreende a utilização de técnicas e procedimentos de auditoria aplicados com o objetivo de assegurar o cumprimento adequado das rotinas trabalhistas e previdenciárias. Na lição de Araújo (2021, p. 24), esse tipo de auditoria representa “um conjunto de ações, compreendendo exames e análises acerca de procedimentos e documentações relacionados à utilização e contratação de mão de obra”. Continuando em sua exposição, o autor citado indica que a auditoria trabalhista e previdenciária visa identificar o nível de cumprimento das legislações trabalhistas e previdenciárias e, quando for o caso, apontar as ações que devem ser desenvolvidas para a correção das desconformidades detectadas. TEMA 2 – PROGRAMAS DE TRABALHO O planejamento dos trabalhos é uma etapa importante para a auditoria trabalhista e previdenciária, assim como para qualquer tipo de auditoria. Essa etapa é necessária para o adequado encaminhamento dos trabalhos, realização dos testes e definidos dos procedimentos que serão aplicados. Franco e Marra (1995, p. 224) afirmam que “ao se iniciar qualquer trabalho de auditoria, este deve ser cuidadosamente planejado, tendo em vista seu objetivo. Os exames e verificações serão orientados conforme o alcance verificado pela auditoria”. Os autores destacam a vinculação direta entre o planejamento e o objetivo da auditoria, que deve servir de parâmetro para essa etapa inicial dos trabalhos. O planejamento tem as seguintes finalidades, entre outras: 3 • auxiliar o auditor a dedicar atenção apropriada às áreas importantes da auditoria; • identificar e resolver problemas que possam surgir no decorrer dos trabalhos; • auxiliar o profissional de auditoria a promover uma organização adequada do trabalho de auditoria, de forma que haja eficácia e eficiência na realização dos procedimentos. Vale observar também que quando o planejamento é bem elaborado possibilita a escolha mais assertiva dos membros da equipe da auditoria que deverão executar determinados trabalhos, conforme a experiência profissional de cada um. Sendo assim, conclui-se que o planejamento na auditoria interna, especificamente trabalhista e previdenciária, é de suma importância para a consecução dos objetivos da auditoria. É por meio da definição do planejamento que serão definidos os programas de auditorias. Franco e Marra (2001, p. 224) afirmam que “ao se iniciar qualquer trabalho de auditoria, este deve ser cuidadosamente planejado, tendo em vista seu objetivo. Os exames e verificações serão orientados conforme o alcance visado pela auditoria”. Para efetuar o planejamento, é recomendável que o auditor desenvolva um conhecimento prévio sobre a entidade que será auditada e, no caso da auditoria trabalhista, esse conhecimento prévio também abarca as áreas de recursos humanos e outras que desenvolvam atividades que serão objetos da auditoria. De posse dessas informações, os profissionais poderão iniciar a definição dos programas de auditoria que serão aplicados. Como etapa importante do trabalho, o planejamento possibilita a fixação da relevância de cada procedimento que será aplicado, além da verificação de áreas que requeiram prioridade quando da realização dos testes. E, claro, facilita a racionalização dos trabalhos. Graficamente, podemos destacar as principais informações e condições para a elaboração do planejamento de auditoria, abordando os tópicos mais relevantes (Figura 1). 4 Figura 1 – Principais informações e condições para a elaboração do planejamento de auditoria Crédito: Érico Eleuterio da Luz. A equipe de auditoria trabalhista e previdenciária deve se debruçar sobre a análise desses aspectos, pois esse conhecimento obtido será de grande valia para a definição de um planejamento mais assertivo e que proporcionará a definição de programas de auditoria com vistas a alcançar os objetivos definidos. Os programas de auditoria representam a etapa subsequente àquela do planejamento, significam uma série de procedimentos a serem aplicados de forma que no conjunto possam expressar a opinião do auditor com a segurança necessária. Após a definição do planejamento, serão efetuados os programas de auditoria, cuja essência é a estruturação do plano de trabalho, que serão executados nos exames dos processos e atividades da área trabalhista e previdenciária. É nessa fase que serão definidos os procedimentos (testes de auditoria) que serão realizados, e é esse roteiro lógico compreendido pelas etapas Planejamento de auditoria Aspectos gerais Aspectos organizacionais Aspectos técnicos Conhecimentos gerais Conhecimento das atividades da área Legislação aplicável Conhecimentos sobre o modelo de gestão do RH Práticas operacionais da área Sistema de controles internos 5 de planejamento, planos de trabalhos e aplicação dos procedimentos que contribuirá para que os objetivos da auditoria sejam alcançados. Crepaldi e Crepaldi (2019) destacam que, ao planejar um programa de auditoria, várias considerações básicas devem ser lembradas e sua importância levada em conta, entre elas, a responsabilidade do auditor na apuração de qualquer erro ou irregularidade que afetam os dados sob exame e as formas em que o programa de auditoria pode ser modificado, em virtude das variações na eficiência do controle interno. O programa de auditoria está contido na etapa em que os auditores trabalhistas definirão os trabalhos a serem realizados conforme o plano de auditoria. Claro que poderá haver alteração em um outro aspecto, pois podem se apresentar situações que não foram previamente inseridas na análise para o planejamento; porém, o escopo principal dos exames permanecerá o mesmo. Os programas de auditoria objetivam: • evidenciar os requisitos planejados; • estabelecer a extensão e datas dos procedimentos a serem executados; • estabelecer a estimativa de horas por procedimentos a serem aplicados; • controlar os passos do programa realizados e a realizar; • evidenciar quem realizou os passos e registrar quem revisou os trabalhos. TEMA 3 – PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS NA AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA A etapa da definição de quais procedimentos específicos serão executadas em cada área é determinante para a concretização de um trabalho de qualidade na auditoria trabalhista e previdenciária. Nesse sentido, é importante destacar-se alguns aspectos que devem nortear a escolha desses procedimentos. 1. Procurar cumprir o que foi definido como objetivo do trabalho, a fim de permanecer dentro do escopo definido. 2. Ao escolher os procedimentos de auditoria que serão utilizados, procurar definir aqueles que melhor conduzirão ao resultado do trabalho, em menor tempo de trabalho. 3. Analisar detalhadamente os objetivos do exame para que haja coerência entre os objetivos dos exames e os procedimentos que serão utilizados. 6 4. Sempre levar em conta que poderão ocorrer erros e contratempos que poderão comprometer o resultado dos exames, portanto, deve haver uma supervisão clara dos trabalhos que implicam a realização dos procedimentos. Como são determinantes para a qualidade e o resultado do trabalho da auditoria trabalhista, os procedimentos devem definir: • objetivo do exame na área específica – por exemplo, na auditoria da folha de pagamento incluir a verificação do cadastro dos funcionários;• tipo, extensão e profundidade do exame – no caso da auditoria dos procedimentos de demissão de funcionários, observar o estrito cumprimento da legislação trabalhista relativo a verbas e cálculos específicos; • pontos de controle interno a serem revisados – nesse caso, o auditor deve verificar o sistema de controle interno que está vinculado ao cadastro de funcionários e à elaboração da folha de pagamento. Na auditoria trabalhista, portanto, os procedimentos de auditoria compreendem as técnicas utilizadas pelos auditores para a verificação da conformidade, pertinência e assertividade de controles internos. Dessa forma, a aplicação dos procedimentos de auditoria deve conduzir à elaboração de um relatório que retrate o mais fielmente possível os pontos de controles que precisam ser melhorados. Procedimentos ou técnicas de auditoria são as investigações técnicas que, tomadas em conjunto, possibilitam a formação fundamentada da opinião do auditor sobre as demonstrações financeiras ou sobre o trabalho realizado. Esses procedimentos são os meios pelos quais o auditor trabalhista realiza seu trabalho e consistem na reunião das informações possíveis e necessárias à avaliação das informações obtidas, para a reunião dos subsídios necessários para a elaboração de seu relatório de auditoria. Os procedimentos ou técnicas básicas de auditoria normalmente utilizadas são os seguintes: • exame físico; • confirmação; • exame dos documentos originais; • conferência de cálculos; 7 • exame de escrituração; • investigação minuciosa; • exames dos registros auxiliares; • correlação das informações obtidas; • observação; • exame dos documentos originais ou inspeção documental. Inspeção é a técnica de auditoria de que o auditor se utiliza para examinar a comprovação documental das transações. Basicamente, as transações entre empresas e pessoas envolvem algum tipo de documento que serve de explicação para os detalhes sobre o que foi feito e que consequências se espera do fato. A inspeção compreende a legitimidade do documento em primeiro lugar, e consequentemente, da transação. É quando o auditor confirma se a transação foi autorizada, o que pode ser constatado por assinatura ou rubrica da pessoa encarregada. 3.1 Conferência de cálculos No transcurso de suas verificações, constantemente o auditor se depara com várias situações em que a precisão aritmética é decisiva para legitimar o tipo de evidência. Embora pareça simples, e realmente o é, esse tipo de evidência traz importante contribuição para o processo de formação de opinião do auditor. 3.2 Exame físico Compreende contagem, identificação, verificação de pleno uso e qualidade do bem. A efetividade de aplicação dessa técnica é limitada a bens corpóreos ou que possam ser objeto de qualquer prova tangível de sua existência física. 3.3 Confirmação Consiste na obtenção, pelo auditor, de uma declaração escrita de fontes externas capacitadas para tanto. Circularização positiva é aquela em que o auditor sempre espera receber uma resposta, confirmando, ou não, o saldo ou posição demonstrada. É empregada nas cartas aos advogados da empresa, indagando sobre eventuais ações em andamento, companhias de seguro, para avaliar a suficiência da cobertura contratada, bem como contas do passivo. 8 Circularização negativa somente prevê resposta em caso de discordância da fonte externa em relação ao saldo informado. É utilizada para testar a eficiência de controles internos na seção de crédito e cobrança, e para contas do ativo compostas por muitos itens, mas de pequeno valor individualmente. A utilização adequada dos procedimentos de auditoria e sua conjugação aos objetivos a serem atingidos formularão o programa de trabalho de auditoria na área de recursos humanos em sintonia com os objetivos traçados e a segurança fornecida pelo controle interno. TEMA 4 – PAPÉIS DE TRABALHO Os papéis de trabalho representam a documentação das evidências colhidas durante os trabalhos de auditoria trabalhista e previdenciária realizadas e serão utilizados como suporte e fundamentação para a elaboração do relatório de auditoria. Representam a instrumentalização necessária para que os profissionais que executaram a auditoria possam comprovar os procedimentos aplicados, os quais possibilitarão a elaboração de um relatório que efetivamente sintetize a conclusão do trabalho e a opinião formalizado no relatório. É importante destacar que os papéis de trabalho pertencem ao auditor, cuja confidencialidade é característica fundamental, posto que as informações que neles constam são resultado de observações e evidências apuradas no decorrer do trabalho. Os papéis de trabalho observam normalmente uma forma padronizada e isso lhes confere uma facilidade na utilização, compreensão e arquivamento, já que os profissionais poderão utilizá-los no futuro. Em sua elaboração, o auditor deve atentar para que o papel de trabalho contenha algumas características que facilitarão sua utilidade para os fins a que se destina, sendo assim, deve ser conciso (fazendo-se constar nele apenas as informações necessárias e úteis), objetivo (não se deve compor o papel com dissertações sobre situações levantadas); lógico (estruturado numa sequência lógica); limpo (não pode conter rasuras que possam comprometer sua lisura e utilidade) e completo (abrangente o suficiente para que possa servir de prova dos trabalhos realizados). 9 A estrutura dos papéis de trabalho deve obrigatoriamente conter: nome da unidade, departamento, empresa ou área a que o papel esteja se referindo; codificação; identificação de quem preparou, revisou e aprovou o papel; e datas. Figura 1 – Modelo de papel de trabalho REF. Empresa Data base Data da auditoria Descrição do PT Executado por: Revisado por: Crédito: Érico Eleuterio da Luz. Para a elaboração dos papéis de trabalho, devem se utilizar de um conjunto de códigos que vão dar um sentido de organização; todas as folhas devem ter um número, uma letra ou os dois combinados, para que sejam únicas. Uma letra ou número pode designar departamentos, recursos humanos ou uma atividade/processo, por exemplo, “folha de pagamentos”, “provisão de férias”, ou outros elementos que sejam objetos de auditoria trabalhista. São essas referências de codificação que possibilitam a “amarração” ou “referenciação” dos papéis entre si. Na organização dos papéis de trabalho, temos a folha/célula líder ou mestra. Ela contém a primeira referência (número ou letra), e nela constam os dados ou valores de forma resumida. Em seguida, há as folhas/células subsidiárias ou de desdobramento, nas quais estão a primeira 10 referência que vêm da folha/célula anterior, acrescentando uma sequência numérica ou alfabética. Vejamos o exemplo disposto na Figura 10 a seguir. Figura 10 – Papel de trabalho: folha-mestre na auditoria de folha de pagamento Funcionário Admissão Salário bruto Cargo Dependentes Pedro da Silva 12/12/20X8 4.000,00 Contadora 02 José Pereira 16/12/20X8 5.500,00 Gerente comercial 00 Silvia Souza 02/01/20X9 1.800,00 Auxiliar de escritório 00 Onofre Martins 15/01/20X9 1.700,00 Chefe de produção 03 João Cordeiro 10/02/20X9 2.200,00 Tesoureiro 01 Fonte: Érico Eleuterio da Luz. Nessa folha-mestre, em uma auditoria de folha de pagamento, tem-se a relação dos funcionários e por meio desse papel de trabalho serão efetuados os demais procedimentos visando comprovar a correção de todos os valores que decorrem da folha. Vale destacar que em uma empresa com uma grande quantidade de funcionários haverá uma seleção daqueles que serão testados,tendo em vista que será muito demorado e com custo maior a testagem de todos eles. Na confecção dos papéis de trabalho, também são utilizados símbolos que indicam qual procedimento foi aplicado em cada trabalho realizado. Denominados ticks, esses símbolos devem ser utilizados conforme algumas regras. A primeira é que sejam produzidos na cor vermelha, para maior destaque e não se confundirem com outras marcações referentes a anotações nos papéis de trabalho. A segunda regra é que sejam padronizados de forma que todos os auditores utilizem os mesmos tipos. Além disso, eles devem ser utilizados com objetividade, evitando-se o uso de um número muito extenso em cada papel de trabalho. Vejamos a seguir alguns exemplos de ticks que podem ser utilizados, embora cada auditoria, seja interna ou externa, deve determinar aqueles que serão adotados de forma padrão pelas equipes. • = somas conferidas. • ϒ = inspecionamos a contabilização. • Λ = inspecionamos a contabilização e conferimos com o extrato bancário. • ⌡ = verificamos tabelas. 11 • Π = verificamos ficha do empregado. • ⌠ = verificamos o documento original. • C = conferimos data de contratação. • ∠ = conferimos com livros fiscais. Esses símbolos instruirão a elaboração e a utilização dos papéis de trabalhos pelas equipes de auditoria, de forma que qualquer auditoria que tenha acesso a esses papéis saberá exatamente quais procedimentos de auditoria foram aplicados e em que situação. Deve-se evitar a utilização excessiva de símbolos em uma mesma folha (o ideal é até oito símbolos), em razão do fato de que dificulta consultas e revisões dos papéis de trabalho. Caso necessário, o auditor poderá usar letras ou números dentro de círculos, em vez de símbolos, porém, pode-se utilizar também do sistema de notas para dar explicações necessárias nos papéis de trabalho. Outro aspecto importante que o auditor trabalhista deve observar é a anexação de documentos nos papéis de trabalho como suporte formal para sua opinião que será expressada no relatório de auditoria. Graficamente, pode-se resumir os papéis de trabalho conforme Figura 11 a seguir. Figura 11 – Papéis de trabalho Crédito: Érico Eleuterio da Luz. Papéis de Trabalho Estrutura • Referenciação • Vinculação com outros PTs • Codificação • Identificação da área auditada • Simbologia • Identificação do procedimento aplicado 12 A estrutura mínima do papel de trabalho deve conter sua identificação, a área ou atividade auditada, bem como a vinculação com outros papéis e a especificação do procedimento de auditoria aplicado. TEMA 5 – RELATÓRIO DE RECOMENDAÇÕES O resultado do trabalho da auditoria trabalhista ou previdenciária será formalizado no relatório de auditoria, também denominado relatório de recomendações, pois é nesse documento que o auditor fará a descrição do trabalho realizado, das áreas e processos auditados e a conclusão do trabalho com a emissão de sua opinião técnica e imparcial. Para Attiê (2007, p. 270) o relatório de auditoria interna constitui “a forma pela qual se leva à administração o produto do trabalho do auditor”. Afirma o autor ainda que o relatório de auditoria é a oportunidade que o auditor tem para chamar a atenção da administração sobre o trabalho realizado. O relatório de auditor é uma grande oportunidade para a equipe de auditoria não apenas demonstrar o trabalho realizado, mas também efetuar comentários sobre pontos que considera frágeis e que podem comprometer a eficácia da área auditada. No caso da auditoria trabalhista e previdenciária, podem-se detectar situações que estão trazendo riscos potenciais de passivos trabalhistas futuros, como o não pagamento de horas extras aos funcionários. É pelo relatório que o auditor comunica aos responsáveis pela administração da entidade aspectos como a natureza dos exames efetuados e oferece sugestões para o aprimoramento dos controles internos atinentes às áreas e processos auditados. Os profissionais de auditoria devem observar algumas características na redação do relatório, como: 1. precisão – o auditor deve destacar no relatório todos os pontos sobre os quais executou os exames e tenha sólidas evidências, pois isso dará confiabilidade ao relatório. Por exemplo, ao destacar que a empresa não concedeu as férias no prazo legal a determinado funcionário, deve comprovar com os dados necessários como o relatório de férias; 2. concisão – deve fazer constar no relatório o que é relevante, evitando o destaque de detalhes ou outros elementos que sejam supérfluos; 13 3. clareza – o relatório deve ser o mais claro possível, evitando que o destinatário do relatório tenha que fazer um esforço para “interpretar” o que foi relatado; 4. Envio – o relatório deve ser elaborado e enviado à administração tão logo o trabalho tenha sido finalizado, para que se tenha a condição de implementação de melhorias nos pontos considerados como frágeis em controle. Por fim, mas não menos importante, é imprescindível que não haja opinião pessoal do auditor, mas sim opinião técnica acerca dos fatos relatados e evidenciados em papéis de trabalho, até porque a auditoria trabalhista tem como objeto de seu trabalho processos e valores que dizem respeito a pessoas, salários e outros elementos que devem primar pelo sigilo e elevada discrição no relatório de auditoria. 14 REFERÊNCIAS ARAÚJO, L. A. M. de. Auditoria trabalhista e previdenciária. Curitiba: InterSaberes, 2021. ATTIÊ, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 2007. CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. Auditoria contábil: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2019. FRANCO, H.; MARRA, E. Auditoria contábil. São Paulo: Atlas, 1995. AULA 4 AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Prof. Érico Eleuterio da Luz 2 CONVERSA INICIAL Nesta unidade, vamos estudar os conceitos mais importantes na aplicação da auditoria trabalhista e previdenciária. Nesta parte de nosso estudo, é importante que seja destacado qual é o objeto desse ramo da auditoria interna e como podemos aplicar os procedimentos e técnicas que sejam mais adequados para que a entidade auditada possa se assegurar de que está aplicando corretamente a legislação trabalhista e previdenciária. TEMA 1 – AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA: APLICAÇÕES A auditoria trabalhista e previdenciária aplica-se a todos os processos e rotinas que são intrínsecos aos contratos trabalhistas e às obrigações previdenciárias. A auditor trabalhista deve atuar sempre com vistas a verificar a conformidade desses processos e rotinas com a legislação trabalhista e previdenciária e também com o contido nos regulamentos internos da entidade auditada. Graficamente, podemos representar em quais aspectos deve atuar a auditoria trabalhista e previdenciária, conforme a Figura 1. Figura 1 – Aspectos de atuação da auditoria trabalhista e previdenciária Todas as organizações de médio ou grande porte, independentemente da atividade, deveriam contar com os serviços de uma auditoria interna, seja esta executada por auditores contratados como funcionários ou elaborada por uma empresa de auditoria terceirizada. Auditoria Trabalhista e Previdenciária Análise da aplicação da Legislação Trabalhista e Previdenciária Verificação da Correção Cálculos Específicos Confirmação do cumprimento de obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias 3 O serviço de auditoria interna oferece uma valiosa contribuição para que a entidade tenha um sistema de controles internos que assegurem a eficácia e a segurança das atividades operacionais. A auditoria interna também é útil na detecção e eliminação de fraudes e erros que muitas vezes comprometem seriamente o uso dos recursos, financeiros ou de qualqueroutra natureza. TEMA 2 – AUDITORIA NOS CONTRATOS (EMPREGADOS E TERCEIRIZADOS) O objeto, portanto, da auditoria trabalhista e previdenciária é o contrato de trabalho e suas consequências (desdobramentos), pois será a partir dele que terá início o vínculo jurídico entre o prestador do serviço (empregado ou contratado) e o tomador do serviço (empregador). A oficialização do vínculo se dá com a regular admissão do colaborador. É a oficialização do vínculo na empresa. Nessa etapa, são efetuados os procedimentos cadastrais do contratado e essa inclusão no sistema de recursos humanos exigirá uma série de parâmetros e informações como salário e digitalização de documentos, tais como: • Carteira de Trabalho e Previdência Social; • Cédula de Identidade; • Título de eleitor; • Certificado de reservista; • Cadastro de Pessoa Física (CPF); • Exame médico; • Fotografias; • Certidão de casamento; • Certidão de filhos menores de 14 anos ou inválidos de qualquer idade; • Caderneta de vacinação e comprovação escolar dos filhos. A auditoria trabalhista e previdenciária ampla, ou seja, aquela realizada em todos os processos administrativos relacionados com a área trabalhista e previdenciária, poderá ter início pelos testes nos processos de admissão e demissão. Nesse ponto, os auditores deverão verificar e analisar o procedimento de admissão adotado pela entidade e confrontar com a legislação trabalhista e previdenciária. A admissão é o primeiro de vários procedimentos que o departamento de recursos humanos deve aplicar para que se possa saber se a empresa cumpre a 4 legislação trabalhista e previdenciária, e em que medida podem ser sugeridas melhorias de controles internos. Com isso, pode-se mitigar o risco de contingências trabalhistas. TEMA 3 – AUDITORIA NA FOLHA DE PAGAMENTO A folha de pagamento é o documento formal no qual a empresa calcula e informa os valores relativos à remuneração dos colaboradores bem como todos os elementos que compõem o valor do salário mais acréscimos, destacando também os descontos legais ou contratados com o funcionário. Consta na folha de pagamento a remuneração individual devida a cada colaborador. O sistema gerador da folha de pagamento também deve utilizá-la como parâmetro para cálculo de verbas que serão provisionadas e pagas em datas específicas, no caso das férias e do décimo terceiro salário. Não obstante ser um documento de controle interno para efeito de apuração dos valores dos salários individuais dos colaboradores, a folha de pagamento também é obrigatória para efeitos de legislação previdenciária. Isso porque o Decreto n. 3.048 (Regulamento da Previdência Social) determina que: Art. 225. A empresa é também obrigada a: I - preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos; II - lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos; III - prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização; IV - informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto; Com isso, é necessário que, durante a auditoria da folha de pagamento, o o auditor esteja atento para verificar se as exigências da norma previdenciária estão sendo cumpridas. Embora não exista um modelo padrão, os softwares especialistas procuram disponibilizar os relatórios conforme exigido pela norma, com a inserção das 5 informações exigidas. Essas informações estão previstas no parágrafo 9º do decreto mencionado, como se vê: Parágrafo 9º A folha de pagamento de que trata o inciso I do caput, elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, deverá: I - discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado; II - agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual III - destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade; IV - destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e V - indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso. A atenção à elaboração da folha de pagamento se justifica pelo fato de que este documento proporciona a geração informações para vários órgãos oficiais de controle, como Previdência Social, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, dentre outros. Os procedimentos de auditoria que podem ser aplicados na folha de pagamento podem ser: • inspeção documental: para averiguar se todos os funcionários que constam nos registros foram incluídos na folha de pagamento; • conferência de cálculo: procedimento aplicado para confirmar se os valores lançados como crédito para cada funcionário auditado foram calculados corretamente; • exame da escrituração: a aplicação desse procedimento se fundamenta na necessidade de verificação do correto lançamento dos valores da folha nas contas contábeis respectivas. Como exemplo, vamos considerar uma auditoria na folha de pagamento de uma empresa com cinco funcionários. O primeiro papel de trabalho que será aberto deve relacionar os colaboradores cujos valores serão objetos da auditoria. 6 Tabela 1 – Empresa Acadêmica (31/12/2018 a 15/01/2019) Funcionário Nome Salário Mensal Pedro da Silva R$ 5.000,00 Π José Pereira R$ 1.360,00 Silvia Souza R$ 8.200,00 Π Onofre Martins R$ 1.400,00 Π João Cordeiro R$ 1.200,00 TOTAL R$ 17.160,00 C Podem-se aplicar alguns procedimentos (testes) de auditoria como: • C = Cálculo efetuado; • Π = verificamos ficha do empregado. A seleção dos empregados para análise da ficha foi efetuada com base nos maiores salários. Após aplicação desses procedimentos, é fundamental que se faça uma verificação do cálculo e composição da folha de pagamento. Nesse procedimento, o auditor deverá ter em mãos as tabelas de descontos do INSS e do Imposto de Renda. Tabela 2 – Empresa Acadêmica (31/12/2018 a 15/01/2019) Funcionário Nº Reg. Salário Bruto INSS IRRF Valor Líquido Pedro da Silva 0001 R$ 5.000,00ϒ R$ 354,08⌡ R$ 614,69 R$ 4.031,23 C José Pereira 0002 R$ 1.360,00 R$ 122,40 R$ 1.237,60 Silvia Souza 0058 R$ 8.200,00 R$ 354,08⌡ R$ 1975,32ϒ R$ 5.870,60 C Onofre Martins 0067 R$ 1.400,00ϒ R$ 126,00 R$ 1.274,00 João Cordeiro 0081 R$ 1.200,00 R$ 108,00 R$ 1.092,00 TOTAL R$ 17.160,00 R$ 1.064,56 R$2.590,01 R$ 13.505,43 C C C C Observação Como a ênfase neste exemplo, são os procedimentos de auditoria que poderiam ser aplicados. Os valores constantes na tabela são meramente ilustrativos. • C = Cálculos conferidos; • ϒ = inspecionamos a contabilização; • ⌡ = verificamos tabelas. Na auditoria da folha de pagamento, o auditor deve encaminhar seu trabalho de maneira a se assegurar: 7 a) da validação dos aspectos formais (como regularidade na contratação, arquivo de documentação dos funcionários); b) se todas as verbas trabalhistas foram incluídas na folha; c) da validação dos cálculos relativos à composição do salário bruto, os respectivos descontos e o valor líquido a ser creditadoao funcionário. TEMA 4 – PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NAS VERBAS TRABALHISTAS A auditoria das verbas trabalhistas se utiliza de procedimentos que validem a natureza das verbas que devam ser incluídas na folha de pagamento no período auditado e também que assegurem que os valores relativos a essas verbas estejam calculados corretamente. Como o auditor saberá quais verbas trabalhistas deverão constar na folha de pagamento? Lembremos que em relação aos funcionários selecionados para os testes, os profissionais de auditoria já analisaram os contratos de trabalho, de onde concluem quais verbas eles terão direito, como insalubridade, adicional noturno ou quais outros adicionais que, que por força legal ou liberalidade da empresa, devam ser incluídos na folha. Ainda, é fundamental que os testes se direcionem para a apuração das horas trabalhadas no mês para que a equipe de auditoria possa verificar horas extras e descontos que devam ser considerados no cálculo da folha. Verificadas as verbas devidas, o auditor abre um papel de trabalho para validação. Porém, nesse caso, foi verificado que houve a ocorrência de horas não pagas no mês correto. Tabela 3 – Empresa Acadêmica (31/12/2018 a 15/01/2019) Horas Extras não pagas Nº Reg. Salário Bruto Quantidade Valor Período Ref. 0001 R$ 5.000,00ϒ 20h⌡ R$ 132,00 Dias 8 a 14 do mês Doc. 012 Verificamos que a empresa não pagou as horas extras trabalhadas no período mencionado ao PT, o que configura a violação de um direito trabalhista do funcionário. Recomendamos que o setor de Recursos Humanos efetue um 8 levantamento das horas extraordinárias trabalhadas pelos colaboradores e inclua essas verbas na folha de pagamento o mais rápido possível, evitando dessa forma o surgimento de um risco trabalhista. Esse aspecto requer a redação de um ponto de auditoria, que constará no relatório final dos trabalhos. TEMA 5 – AUDITORIA NAS PROVISÕES DE FÉRIAS E DÉCIMO-TERCEIRO SALÁRIO A auditoria das provisões de férias e décimo terceiro salários é uma das questões que mais suscitem dúvidas e controvérsias. É claro que é o sistema de processamento da folha de pagamento que fará o cálculo, e se houver integração com a contabilidade, o reconhecimento das despesas e as contrapartidas nos passivos será automático. Entretanto, dependendo da movimentação de entradas e saídas de funcionários no período, os valores relativos às provisões podem experimentar significativas alterações. No roteiro de planejamento e execução da auditoria dessas provisões, alguns aspectos devem ser observados: a) verificação do cadastro dos funcionários, porém esse procedimento já deve ter sido aplicado quando da auditoria da folha de pagamento; b) seleção de funcionários para validação (sempre à base de testes) dos valores provisionados de férias e décimo terceiro salários. c) realização de cálculos manuais para certificação daqueles valores calculados pelo sistema; d) verificação dos valores provisionados: neste ponto, é fundamental que os valores contabilizados tanto em despesas como passivo sejam testados. Veja no modelo de papel de trabalho a seguir uma proposta de auditoria na provisão de férias. 9 Tabela 4 – Empresa Acadêmica (31/12/2018 a 15/01/2019) Demonstrativo de Folha de Pagamento para Auditoria Discriminação Funcionário Nº Reg. Salário Bruto INSS IRRF Valor Líquido Prov. Férias Com 1/3 Pedro da Silva 0001 R$ 5.000,00 R$ 354,08 R$ 614,69 R$ 4.031,23 R$ 555,41 ϒ José Pereira 0002 R$ 1.360,00 R$ 122,40 R$ 1.237,60 R$ 151,07 ϒ Silvia Souza 0058 R$ 8.200,00 R$ 354,08 R$ 1975,32 R$ 5.870,60 R$ 910,00 ϒ Onofre Martins 0067 R$ 1.400,00 R$ 126,00 R$ 1.274,00 R$ 155,51 Π João Cordeiro 0081 R$ 1.200,00 R$ 108,00 R$ 1.092,00 R$ 133,33 Π TOTAL R$ 17.160,00 R$ 1.064,56 R$2.590,01 R$ 13.505,43 R$1.905,32 C Observação Como a ênfase neste exemplo são os procedimentos de auditoria que poderiam ser aplicados, os valores constantes na tabela são meramente ilustrativos. • C = cálculos conferidos; • ϒ = inspecionamos a contabilização; • Π = verificamos fichas de empregados. A aplicação dos procedimentos citados permite ao auditor trabalhista validar ou não os valores calculados e contabilizados como provisão para férias e décimo terceiro salários. Quaisquer diferenças que eventualmente possam surgir entre os cálculos feitos pelo auditor e aqueles que estão gerados pelo sistema da folha de pagamento, se considerados como relevantes, devem ser investigados para correção e ajuste, inclusive na contabilidade. 10 REFERÊNCIAS ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2017. ARAÚJO, L. A. M. de. Auditoria trabalhista e previdenciária. Curitiba: InterSaberes, 2021. ATTIÊ, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 2007. BRASIL. Constituição Federal de 1988. Poder Executivo, Diário Oficial da União, Brasília, DF, 05 out. 1988. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm>. Acesso em: 17 jun. 2021. BRASIL. Decreto-Lei n. 5.452, de 01 de maio de 1943. Poder Executivo, Diário Oficial da União, Rio de Janeiro, RJ, 01 mai. 1943. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm>. Acesso em: 17 jun. 2021. CRC-PR – Conselho Regional de Contabilidade do Paraná. Norma Brasileira de Contabilidade – NBC PG 01, de 7 de fevereiro de 2019. Código de ética profissional do contador. Disponível em: <https://www.crcpr.org.br/new/content/download/codigoEtica.pdf>. Acesso em: 10 nov. 2020. CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. Auditoria contábil: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2019. FERREIRA, R. J. Manual de auditoria. Rio de Janeiro: Ferreira, 2009. IMONIANA, J. O. Auditoria: planejamento, execução e reporte. São Paulo: Atlas, 2019. PERES JR., J. H. Auditoria de demonstrações contábeis: normas e procedimentos. São Paulo: Atlas, 2012. AULA 5 AUDITORIA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA Prof. Érico Eleuterio da Luz 2 INTRODUÇÃO Auditoria trabalhista: prevenção de riscos e compliance trabalhista Nesta aula, você terá a oportunidade de se defrontar com assuntos muito interessantes que versam sobre a auditoria trabalhista como um mecanismo de prevenção de riscos. É sabido que a área trabalhista, e com menor intensidade a previdenciária, está sujeita a diversos riscos de manipulação, erros e fraudes que podem contribuir para o surgimento de contingências que vão afetar o passivo, o resultado e o caixa da entidade no futuro. Mas é possível o estabelecimento de controles e medidas que possam levar à detecção e à eliminação desses riscos. TEMA 1 – COMPLIANCE TRABALHISTA Na auditoria trabalhista e previdenciária, é recomendável que os auditores observem os seguintes pontos: 1. Objetivo da auditoria: donde se destaca que a auditoria consistirá na execução de procedimentos que conduzirão à descoberta de evidências em relação ao cumprimento das obrigações trabalhistas e previdências e aos controles internos existentes. 2. Riscos envolvidos: considerando-se que a existência de riscos de fraudes e erros podem conduzir a perdas e multas pelas autoridades. 3. Controles internos: revisando e analisando o sistema de controles internos da sociedade auditada para instruir o planejamento dos trabalhos que deverão ser executados. Esse conceito engloba vários itens, tais como contratos, tributos, questões ambientais, previdenciárias, trabalhistas, entre outras, conforme o ramo de negócios em que atua a empresa auditada. Para Araújo (2021, p. 339), “o termo compliance significa conformidade. O compliance trabalhista compõe o compliance, já que este abarca todos os ramos do direito e de atuação das empresas”. No âmbito trabalhista e previdenciário, essa conformidade está
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