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Gestão Pública e Inovação Inovando na Gestão de Projetos Enap, 2023 Fundação Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Desenvolvimento Profissional SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF Fundação Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Desenvolvimento Profissional Conteudista/s Esther Carvalho (conteudista, 2023). Módulo 1: Jornada de Conhecimento ................................................................... 6 Unidade 1: Contextualização, Termos e Conceitos-chave da Gestão de Projetos no Setor Público ...................................................................................................... 6 1.1 Projetos, Gestão de Projetos e Visão Pró-Valor ...................................................... 7 1.2 Portfólios, Programas, Projetos e Processos ........................................................ 15 1.3 Evolução e Tendências em Gestão de Projetos .................................................... 18 1.3.1 PMBOK como Guia de Conhecimentos e Boas Práticas ......................................................... 19 1.3.2 As Duas Ondas em Gestão de Projetos ................................................................................... 23 1.4 Abordagens Adaptativas em Gestão de Projetos ................................................. 25 Referências ............................................................................................................ 32 Unidade 2: Mudança de Paradigmas na Gestão de Projetos ............................33 2.1 Para além de Ferramentas Gerenciais ................................................................... 33 2.2 Princípios e Domínios de Performance em Projetos ........................................... 35 2.3 O Tailoring e a Premissa da Adaptabilidade ......................................................... 43 Referências ............................................................................................................ 47 Módulo 2: Jornada Prática e Ferramental ........................................................... 48 Unidade 1: Aspectos que Extrapolam a Visão do Guia PMBOK 7ª Edição .......... 48 1.1 Da Figura do Gestor para o Profissional de Projetos ........................................... 48 1.2 Gestão de Mudanças em Projetos Digitais ............................................................ 61 1.2.1. Modelo ADKAR Gestão de Mudanças ...................................................................................... 65 1.3 Escolha da Abordagem de Gerenciamento ........................................................... 66 Referências ............................................................................................................ 72 Unidade 2: Projetos Inovadores: Ferramentas, Métodos e Práticas Emergentes...73 2.1 Design como Processo de Gestão .......................................................................... 73 2.2 Design Aplicado à Gestão de Projetos ................................................................... 76 2.3 Curadoria de Ferramentas para a Gestão de Projetos ........................................ 83 Referências .......................................................................................................... 112 Sumário 4 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Apresentação e Boas-vindas Parece um tema novo, mas a verdade é que se você parar pra refletir vai perceber que tudo na vida é um projeto para gerir. As pautas do trabalho, o churrasco do domingo, a viagem de férias e até a simples reforma da sala. Note que todos esses pontos no futuro têm aspectos em comum, como a necessidade de mínimo entendimento, organização e gestão para se realizar. Mas, no mundo de hoje, está cada vez mais desafiador seguir um roteiro, certo? E foi levando em consideração essa situação que foram mapeadas as principais dificuldades enfrentadas pelos gestores de projetos nos últimos anos. Veja algumas delas abaixo: • dificuldade de organização e priorização; • planejamentos longos e pouco flexíveis; • processos de trabalho mal desenhados; • dependência e falta de alinho na equipe. São problemáticas como essas que este curso se propõe a resolver, ou minimamente mitigar – mas não se esqueça de fazer a sua parte e pôr em prática os conhecimentos compartilhados aqui, certo? Neste curso, você vai encontrar um conjunto essencial de conceitos, boas práticas, recursos e aplicações do guia PMBOK, que está em sua 7ª edição e é referência mundial quando o assunto é gestão de projetos. Esperamos que ele seja útil para o seu aprendizado e desenvolvimento nessa área tão importante. Veja como o curso está estruturado. Módulo 1: Jornada de Conhecimento Você terá contato com aspectos conceituais, as principais mudanças de paradigmas ocorridas na área de gestão de projetos, bem como tendências em gestão que refletem o novo contexto de mundo que vivemos. Fonte: Freepik (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 5 Módulo 2: Jornada Prática e Ferramental No segundo e último módulo você será apresentado a uma aplicabilidade prática dos conteúdos compartilhados ao longo do curso, além de ter acesso a um pacote ferramental combinado a um roteiro para ação, ou seja, uma forcinha pra você já sair realizando! Fonte: Freepik (2023). Agora, assista ao vídeo de apresentação do curso: Videoaula: Apresentação do Curso https://cdn.evg.gov.br/cursos/530_EVG/video/modulo01_video01/index.html https://cdn.evg.gov.br/cursos/956_EVG/video/modulo01_video01/index.html 6 Enap Fundação Escola Nacional de Administração PúblicaEnap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Módulo Jornada de Conhecimento 1 É compreensível que, neste momento, possa haver várias iniciativas em andamento e poucos resultados concretos. Essa situação levanta questões sobre como gerenciar melhor projetos em cenários de incertezas e mudanças constantes. Com o objetivo de fornecer as bases da gestão de projetos que reflete o mundo atual, foi elaborada esta jornada de conhecimento que pode agregar valor às suas competências e ajudar você a ter mais sucesso em seus projetos no futuro. Veja agora como está estruturado o primeiro módulo: Na Unidade 1 você conhecerá aspectos conceituais e contextuais da gestão de projetos, tendo como foco a expressiva evolução ocorrida na área nos últimos anos, evidenciada nas novas metodologias. Na Unidade 2 você terá contato com aspectos relativos a uma brusca mudança de paradigmas, como a nova declaração de princípios e domínios de desempenho, que capturam e resumem diretrizes de múltiplas aplicações para guiar o novo gestor do século XXI. Bons estudos! Unidade 1: Contextualização, Termos e Conceitos-chave da Gestão de Projetos no Setor Público Objetivo de aprendizagem Ao final desta unidade, você reconhecerá a contextualização e os conceitos sobre a temática Gestão de Projetos no Setor Público. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 7 Apesar de existirem várias definições para projetos disponíveis na literatura, esse conceito vem sendo aprimorado e refinado nas últimas décadas, visando estabelecer um entendimento comum entre todos aqueles que fazem parte da comunidade de gestão de projetos e também as organizações que operam internamente com esse tipo de empreendimento. Para que você compreenda o propósito para o qual o termo “projetos” foi criado, veja, a seguir, as conceituações mais utilizadas: Dentre as conceituações que você acabou de conhecer, a mais utilizada globalmente está no guia PMBOK, que é o corpo de conhecimento do Project Management Institute (PMI), associação líder mundial para todos aqueles que consideram a gestão de projetos, programas ou portfólios como sua profissão. 1.1 Projetos, Gestão de Projetos e Visão Pró-Valor “Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único, podendo ser independente ou fazer partede um programa ou portfólio.” (PMI, 2017 apud CARVALHO; RABECHINI JR., 2018, grifo nosso). “Projeto é um conjunto único de processos que consiste em atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendidas para atingir os objetivos do projeto, os quais requerem provisão de entregas, conforme requisitos específicos.” (ABNT, 2012, grifo nosso). “Um projeto é definido como um esforço único, temporário, multidisciplinar e organizado para realizar entregas acordadas dentro de requisitos e restrições predefinidos.” (IPMA ICB, 2015 apud CARVALHO; RABECHINI JR., 2018, grifo nosso). O guia PMBOK é atualizado a cada 4 anos desde a sua primeira publicação em 1996. Atualmente, o guia PMBOK, encontra-se em sua 7ª edição. 8 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Você percebeu que nas conceituações anteriores há dois termos recorrentes? Para que você possa se aprofundar no entendimento sobre projetos, veja as definições desses dois termos no âmbito de projetos. Singularidade: cada projeto é único, mesmo que seja parecido ou uma cópia de outro já feito antes. Por isso, o novo produto ou serviço que é criado tem suas próprias características especiais que o tornam diferente de qualquer outro. Além disso, há outros fatores que contribuem para essa característica única de todos os projetos, como o lugar em que foram criados, os recursos disponíveis e a situação em que foram desenvolvidos. Temporalidade: todo projeto tem um começo e um fim definidos, mesmo que o que foi criado dure por muito tempo depois disso. Ou seja, quando o projeto é entregue, ele é considerado encerrado. Isso é muito importante, porque é a principal característica que o diferencia dos processos operacionais de uma organização. Para ser considerado um projeto, ele deve ter um objetivo específico a ser alcançado. Portanto, para ser considerado projeto, a sua iniciativa precisa atender a esses dois critérios. Saber reconhecer essas particularidades é fundamental para que seja possível fazer o enquadramento correto e evitar confundir o termo “projeto” com outros similares. Ou seja, conhecendo essas características, o profissional evita confundir “projeto” com portfólios, programas, processos ou operações, já que cada um desses tem características e propósito distintos. Exemplos de projetos. Fonte: Adaptado de Freepik (2023). Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 9 Observe que projeto pode ser um produto, serviço, processo etc.; ou seja, qualquer engenho construído por pessoas visando atingir algum objetivo. Veja mais alguns exemplos de projetos para facilitar a compreensão das definições e características: • treinamentos para colaboradores; • realização de eventos e festas; • elaboração de um novo software; • fazer uma viagem nas férias; • desenvolvimento de um produto; • formatação de políticas públicas; • planejamento de uma campanha; • reforma da casa ou algum cômodo; • organização de plano de estudos; • criação de um departamento novo; • churrasco para o fim de semana; • projeto gráfico de identidade visual; • criação de metodologia de trabalho; • desenho de serviços e processos. De fato, tudo na vida é um projeto para gerir! Agora que você compreendeu a base do conceito de projeto, será mais fácil assimilar melhor do que se trata a área de gestão de projetos. E, seguindo os exemplos acima, veja: em todos os casos houve um processo que possibilitou transformar o que antes eram ideias em resultados. 10 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública De maneira simples, a gestão de projetos pode ser entendida como a transformação de ideias em resultados no plano concreto, através de um plano executável mediante boas práticas de elaboração e condução. Ou seja, a gestão de projetos envolve a aplicação integrada de conceitos e ferramentas ao longo de todo o seu ciclo de vida. Para isso, no processo, inclui-se a avaliação quanto ao tratamento mais apropriado para o planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, que deve considerar especificidades. Ou seja, é um processo de elaboração progressiva, que demanda aparato gerencial para o alcance dos objetivos pretendidos. Uma visão mais expressiva dos projetos no mundo de hoje diz respeito ao fato de estes serem importantes elementos de integração dos vários esforços (gerentes, analistas, especialistas etc.) existentes numa organização. Essa integração intersetorial baseia-se na descentralização vertical, favorecendo o estreitamento entre áreas estratégicas com as operacionais em processos decisórios. Cada vez mais a área de gestão de projetos tem sido utilizada com o objetivo de sincronizar os diferentes níveis organizacionais em um fluxo contínuo de entrega de valor. E esse enfoque dado à cadeia de valor muda a perspectiva que se tinha até então acerca dos portfólios, programas e projetos, os quais agora devem compor um sistema integrado e orientado a resultados metrificáveis na vida dos usuários finais, que se chama modelo pró-valor. Vale ainda dizer que todo o conhecimento sobre projetos nos dias de hoje vem alicerçado no uso mais intensivo de tecnologia, que, entre as inúmeras vantagens possíveis, envolve a possibilidade de gerar relatórios precisos, por meio da extração, tratamento e interpretação de dados, transformando-os em informações valiosas e facilmente comunicáveis pelos gestores de projetos, os quais interagem diretamente com os problemas. Nesse ponto, é fundamental refletir acerca das reais atribuições que os gestores de projetos desempenham face aos novos problemas que as organizações buscam resolver, sobretudo no contexto da transformação digital, onde fica ainda mais evidente que o gestor deve saber suportar processos decisórios da alta administração, que em muitos casos desconsidera incertezas inerentes a cenários de constantes mudanças, sobre os quais não temos domínio. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 11 Sobre a questão da incerteza, refere-se à falta de conhecimento parcial ou total acerca do resultado de uma ação, decisão ou evento. Nesse contexto, é necessário ter em mente que a gestão do projeto deve considerar o ambiente em que ele está inserido. Isso exige que adotemos uma abordagem consciente ao lidar com problemas, abandonando um roteiro prescritivo em favor de um processo flexível e experimental, que possa se adaptar às mudanças. Até os dias de hoje, gestores de projeto são remunerados para apenas suportarem processos decisórios, apesar de raramente participarem deles, mesmo, em muitos casos, já tendo ciência do fracasso logo no início. E para tangibilizar melhor esse conceito, veja na figura a seguir a relação de proximidade entre a casta estratégica e a casta operacional, que é onde os gestores de projetos costumam estar: Divisão de Castas Organizacionais. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). A lógica dessa reflexão deve-se ao fato de as distâncias existentes entre as diferentes castas serem um fator inibitório para a tomadas de decisões mais inteligíveis nos dias de hoje. Isso porque trazer para perto a opinião especializada do gestor atribuído da implementação do projeto pode, até mesmo, reduzir o fluxo de tramitações, discussões, comitês e análises robustas em busca de uma resposta que, em muitos casos, pode ser obtida em uma consulta rápida ao gestor do projeto. 12 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Sendo assim, aproximar a governança estratégica, que tem o poder da decisão, de quem está interagindo diretamente com o trabalho em implementação pode dar mais celeridade a ajustes de rota, sem que seja necessário debates e discussões intermináveis no sentido de acompanhar as mudanças do ambiente externo, sendo possível até mesmo antever meios de mitigar riscos recorrentes em ambientes cada vez mais incertos, sobre os quais não temos controle.A gestão de projetos em ambientes incertos. Fonte: Freepik (2023). E, entre as melhores práticas que são preconizadas, fala-se muito na proatividade, que pressupõe agir de forma preventiva, e não reativa. Nesse sentido, são previstos ciclos de avaliação para lidar com ambientes incertos, os quais envolvem revisões periódicas. Para que isso aconteça, muitas organizações têm aderido à experimentação em projetos, a qual se beneficia na era digital, pois agiliza validações em tempo hábil para tomadas de decisões mais assertivas. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 13 Repensando o Modelo de Gestão Tendo em vista os novos paradigmas em que o mundo opera, tornou-se imprescindível encontrar novas formas de propor soluções para problemas cada vez mais complexos, multicausais e interconectados. Por isso, a busca de modelos versáteis de gerir projetos é algo cada vez mais mandatário nas organizações que quiserem acompanhar as mudanças aceleradas desta era, e isso significa que se planeja cada vez mais para incertezas. A gestão pública, nesse contexto, é desafiada a incorporar modelos que sejam aderentes aos novos desafios do mundo contemporâneo, que atendam às demandas, aos interesses e às expectativas da sociedade. Por isso a importância de explorar maneiras de ajustar e melhorar seus processos de trabalho de maneira evolucionária, para que os resultados gerem valor público. Em situações de instabilidade, é comum vermos que conceitos, processos e ferramentas perdem a validade rapidamente. Isso significa que é fundamental adaptar e refinar constantemente as metodologias de gestão de projetos para enfrentar os novos desafios. Esses desafios são marcados por incertezas e imprevisibilidades, principalmente em relação ao escopo, custo e prazo de entrega. Isso significa que a área de gestão de projetos tem evoluído para um novo patamar muito mais desafiador. Um sistema de entrega de valor Você sabe o que é um sistema de entrega de valor? “Se a taxa de mudança no exterior exceder a taxa de mudança no interior, o fim está próximo.” – Jack Welch 14 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Um sistema de entrega de valor é composto por uma série de atividades estratégicas que visam construir, manter e promover uma organização. Essas atividades podem ser associadas a qualquer área em que o sistema opere internamente, desde que atendam às necessidades da organização e alcancem seus objetivos em diferentes níveis: estratégico, tático e operacional. É importante destacar que o conceito de valor abordado neste curso é relativo, pois, embora se refira a um benefício, importância ou utilidade de algo, os diferentes stakeholders percebem o valor de maneira distinta. No contexto da máquina pública, os usuários Integração de Componentes Pró-Valor. Fonte: CEPED/UFSC (2023). Dentre os componentes de um sistema para entrega de valor, há os portfólios, programas, projetos, produtos e operações. Embora esses componentes possam ser trabalhados individualmente em muitos casos, é ideal integrá-los para formar um ecossistema de entregas alinhado à estratégia organizacional. Quando bem coordenados, esses componentes se concentram em atingir objetivos comuns, garantindo resultados mais efetivos. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 15 Perceba que a implementação da gestão de projetos pró-valor nas organizações deve enfatizar não só questões de ordem tática e operacional, mas, essencialmente, estratégicas. Você, como profissional em uma organização, sobretudo se for da área de gestão de projetos, já deve ter ouvido termos como projetos, processos, programas, portfolios etc., certo? Por isso, conhecer o que diferencia cada um, bem como saber reconhecer as suas especificidades é a base para a construção de rotinas mais inteligentes, integradas e conectadas aos objetivos estratégicos de médio/longo prazo, definidos pela alta gestão. A abordagem centrada no sistema de entrega de valor traz uma perspectiva diferente para a gestão de portfólios, programas e projetos. Ao se concentrar na cadeia de valor e na ligação desses componentes a outros recursos disponíveis, busca-se impulsionar a estratégia organizacional e seus objetivos. Este trabalho de otimização envolve o mapeamento, identificação e otimização de todas as áreas funcionais, tudo de maneira integrada. Então, ao aprimorar as práticas de gerenciamento de projetos, as organizações criam mecanismos para desenhar o seu próprio framework do ambiente organizacional, via de regra baseado no PMBOK. Esse framework deve ser estruturado com o objetivo de sincronizar os diferentes níveis organizacionais em um fluxo de entrega de valor contínuo, utilizando atividades funcionais distribuídas em quatro domínios interativos dentro do sistema: • Portfólios da Governança; • Programas de Iniciativas; • Projetos em Andamento; • Processos Cadenciados. finais são quem define o valor de um serviço, pois são eles que interagem diretamente com ele. Nesse sentido, ao avaliar um aplicativo, por exemplo, os usuários consideram fatores como desburocratização, rapidez, funcionalidades e facilidade de uso. 1.2 Portfólios, Programas, Projetos e Processos 16 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Compreender esses conceitos possibilita a eliminação de silos entre áreas funcionais isoladas, permitindo a construção de fluxos de trabalho mais colaborativos, integrados e alinhados, inspirando um maior senso de propósito nas equipes. Além disso, há benefícios que emergem do nível operacional na busca por melhores resultados e na diminuição de gargalos, pois ter uma visão ampla do todo empodera as pessoas a antever e remover obstáculos. Veja, a seguir, a relação entre esses termos e a conceituação de cada um deles. Portfólio: consiste na carteira de projetos e programas que uma organização pretende implementar em um dado período, os quais devem ser muito bem articulados e priorizados de modo a alinhá-los aos objetivos estratégicos da organização. Logo, um portfólio é montado com o propósito de unificar diferentes iniciativas para facilitar o alcance de objetivos de longo prazo, e por isso é mais amplo que os outros conceitos, estando diretamente vinculado à governança. Portfólios, Programas, Projetos e Processos. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 17 Como você pode perceber, os portfólios, programas, projetos e processos são termos que são frequentemente utilizados, mas que costumam transcender apenas simples definições, suscitando dúvidas quanto ao real entendimento das variáveis que os diferem. Apesar de cada um tratar de coisas diferentes, todos se relacionam com o objetivo principal de otimizar os resultados de uma organização, devendo estar sempre a serviço dos objetivos estratégicos. Perceba que existe uma cadeia de valor que precisa ser mapeada e expandida para impactar mais positivamente a vida dos stakeholders. E os projetos são meios estratégicos de viabilizar isso, por meio de um fluxo contínuo de entregas. No ambiente organizacional, os projetos também são vistos como conjuntos de rotinas definidas e orientadas a algum objetivo final, cujo resultado poderá ser autônomo ou integrar um objetivo mais abrangente. É importante salientar que, em um contexto institucional, os projetos sempre estão a serviço da estratégia, pois é da estratégia que deriva o portfólio, o qual elenca programas e projetos que, em última análise, culminam na criação de um fluxo contínuo de geração e entrega de valor. Entenda estratégia organizacional como o espectro mais amplo que acopla todas as iniciativas de uma organização: portfólio, programas, projetos, processos, produtos e operações. Programas: consiste em um agrupamento de projetos que precisam ser gerenciados de forma integrada e coordenada em torno de objetivos e benefícios comuns. Eles são guiados poruma política de gestão centralizada, que busca proporcionar ganhos para a organização que não seriam alcançados caso os projetos fossem gerenciados de maneira isolada, dada a complexidade que culmina na necessidade de desmembramento em projetos menores. Projetos: são empreendimentos únicos e temporários, amplamente utilizados em todo o mundo, por todos os setores, segmentos e áreas, destinados a atender os drivers básicos de uma estratégia organizacional. Eles visam criar novos produtos, serviços ou até mesmo alcançar metas operacionais, por meio da aplicação de conhecimentos, ferramentas e técnicas específicas às atividades do projeto, para que estejam prontos e de acordo com seus requisitos. Processos: estes podem ser entendidos como um conjunto de atividades relacionadas e executadas em uma sequência de etapas que utilizam entradas para produzir um resultado pretendido (saídas). É possível visualizar esse fluxo de etapas em um projeto, que contém processos inerentes ao seu ciclo de vida, como a iniciação, o planejamento, a execução, o acompanhamento e o encerramento. 18 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 1.3 Evolução e Tendências em Gestão de Projetos Mas, afinal, o que tem impulsionado a área de gestão de projetos? Na era do conhecimento em que vivemos, há uma crescente valorização das atividades inteligentes, ou seja, as atividades relacionadas a projetos, que agregam mais valor aos produtos e serviços em comparação às atividades rotineiras. Portanto, as áreas que possuem habilidades para formar um conjunto coerente e consistente em torno de questões organizacionais buscam manter-se relevantes e conectadas às aspirações contemporâneas por meio da inovação. Porém, é importante destacar que a evolução da área de projetos enfrenta um obstáculo significativo: os modelos tradicionais de gestão consolidados. Essa diferença crítica entre a gestão de projetos tradicional e a gestão profissional é um fator inibidor que precisa ser cuidadosamente abordado para garantir que a implementação da nova abordagem seja efetiva e bem-sucedida. É preciso uma mudança de paradigmas, mas isso não deve ser feito de forma descuidada. Um pouco de história.... Apesar de as primeiras associações datarem da década de 1960, como o Project Management Institute (PMI) e Internacional Project Management Association (IPMA), até a década de 1980 a área de gestão de projetos encontrava-se pulverizada em diversas áreas, sem ainda possuir identidade e linguagem proprietárias. Foi apenas na década de 1990 que a área se consolidou e começou a tomar grandes proporções, o que pode ser aferido pelo crescimento das associações e instituições de gestão de projetos na época. Foi nesse período que as principais associações começaram a publicar as primeiras edições de seus BOKs – ou corpos de conhecimento – que compilavam as boas práticas de gerenciamento, em geral acompanhadas de certificações, como a do Project Management Professional (PMP), que se baseia no corpo de conhecimento PMBOK. 1960-1980 1990 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 19 O PMBOK é publicado a cada 4 anos pelo PMI, sempre substituindo a versão anterior, e já se encontra na 7ª edição. Embora o mais difundido guia seja o PMBOK, por ser o BOK oficial do PMI, associação líder mundial na área de projetos, existem também os de outras instituições, como o do Prince2, IPMA etc. No Brasil, a certificação PMP é a credencial padrão-ouro, sendo reconhecida e exigida por todas as organizações que buscam um profissional qualificado e atualizado sobre os conceitos e melhores práticas em gestão de projetos para desempenhar essa função. A contextualização acerca das fases evolutivas da Gestão de Projetos é imprescindível para que você possa compreender a magnitude que o modelo pró-valor tem tomado, devendo levar o gerenciamento de projetos como uma alternativa de inovação à própria atividade gerencial e de rotina em todas as organizações. Já é incontestável que a área de gestão de projetos está tomando proporções cada vez maiores em todos os setores, áreas e segmentos. Dada a dimensão disruptiva de um contexto globalizado, em que novos desafios, padrões e tendências se apresentam desenfreadamente em nosso tecido societário, é preciso acompanhar as novas dinâmicas que estão sendo impostas nas instituições a nível interdepartamental, como a construção de ambientes cada vez mais integrados, multidisciplinares e favoráveis para absorver as mudanças aceleradas dessa era. Como já mencionado anteriormente, há vários guias de conhecimento disponíveis, mas alguns são mais amplamente difundidos, como o Project Body of Knowledge (PMBOK) proposto pelo Project Management Institute (PMI), que é o foco desta seção. É crucial reconhecer a importância dos fundamentos em gestão de projetos para se situar e aprimorar a compreensão das mudanças significativas e abruptas que a 7ª edição do PMBOK traz em seu conteúdo, que busca refletir o cenário atual. O guia reúne um conjunto de boas práticas e possui comunidades em mais de 100 países, sendo que uma nova edição é publicada a cada 4 anos, sempre substituindo a anterior, após passar por um rigoroso processo de pesquisa, elaboração e revisão por equipes globais de especialistas no assunto. Vale enfatizar, ainda, que o guia PMBOK fornece a base conceitual da certificação profissional de maior credibilidade em território nacional em gerenciamento de projetos, conhecida como Project Management Professional (PMP). 1.3.1 PMBOK como Guia de Conhecimentos e Boas Práticas 20 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública A primeira publicação do guia ocorreu em 1996, na década em que a gestão de projetos se consolidou como uma área profissional. No entanto, naquele período o foco das associações estava em estruturar a área em si, por meio de pesquisas, mapeamento e compilação das boas práticas de gestão amplamente utilizadas por profissionais do mundo todo. Um padrão identificado entre os guias em gerenciamento de projetos é que eles tendem a ser organizados por áreas de conhecimento e sequenciados em grupos de processos. Veja na figura abaixo a mudança disruptiva que foi trazida pela 7ª edição do guia PMBOK, publicado em 2021, em comparação com a 6ª edição, de 2017. Comparação da Sexta para a Sétima Edição do Guia PMBOK. Fonte: PMI (2021). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 21 É importante enfatizar que essa versão atualizada do guia não veio substituir a anterior, como acontecia desde a década de 90. Na verdade, o que temos agora é um conteúdo muito mais expansivo e abrangente, que não só inclui a 6ª edição, como oferece uma variedade rica e ampla de informações, além de recursos que podem acomodar com maior precisão e efetividade os avanços e mudanças na área de gestão de projetos. É importante dizer que existem diversos projetos com necessidades que extrapolam as áreas de conhecimento elencadas na imagem anterior, e outros que não requerem tanta sofisticação. Por isso, na 7ª edição o guia respalda também uma abordagem mais flexível da gestão de projetos, como uma alternativa para a abordagem preditiva que era a única adotada no guia PMBOK 6ª edição até então. É importante lembrar, no entanto, que a abordagem prescritiva não foi substituída e continua em vigor para apoiar gestores de projetos que operam em ambientes de maior previsibilidade e estabilidade. Como você pode perceber, novos modelos de trabalho têm impulsionado cada vez mais a inovação organizacional, que implica na incorporação de novas abordagens para gerenciar projetos, as quais têm dado maior enfoque na entrega de valor, para além de resultados. Muitas mudanças aconteceram no raiar da virada do milênio e foram expressivamente aceleradas durante e após a pandemia. São circunstâncias que têm feito especialistas reconsiderarem perspectivas que apoiem a evolução do guia PMBOK, a fim de mantê-loatualizado e sincronizado com as necessidades e aspirações contemporâneas. Em alguns contextos, a abordagem preditiva de gestão configura-se inapropriada e pode, eventualmente, conduzir um projeto ao fracasso. Logo, reconhecendo que a área de gestão de projetos está evoluindo mais rapidamente do que nunca, o guia PMBOK publicado em 2021 surpreendeu a comunidade global de gestão de projetos ao manter vínculo com a edição anterior, ao invés de substituí-la, diferente das outras edições. Agora, o guia acopla uma rica variedade de recursos, incluindo aqueles que podem responder mais rapidamente aos avanços e mudanças na gestão dos seus projetos. 22 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Sabe-se que uma organização não prospera fazendo apenas as coisas que lhe são atribuídas da forma certa, ou seja, sendo eficiente. Agora, mais do que nunca, é preciso investir na eficácia, ou seja, é a hora dos resultados. Portanto, neste tópico, você irá conhecer as duas ondas de gestão de projetos, que surgiram na contramão dos processos de trabalho alicerçados nos princípios tayloristas do início do século passado. Veja, na figura a seguir, um recorte temporal para compreender como se deu essa transição: 1.3.2 As Duas Ondas em Gestão de Projetos As Duas Ondas em Gestão de Projetos. Fonte: Carvalho (2018). Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 23 Na virada do milênio, os dilemas organizacionais não se encaixavam mais no aparato gerencial de rotina, quando escritórios tinham como preocupação central atender ao cumprimento de escopo, prazo e custo. Logo, se na primeira onda o foco estava nos BOKs, abordagens prescritivas e em certificações, na segunda onda a preocupação com a implantação de modelos de maturidade em gestão de projetos, sob uma perspectiva mais estratégica, foi bastante acentuada. Aqui você pode ver uma nova configuração que emerge no ímpeto dessa transição para a segunda onda em gestão de projetos, que nomeamos modelo de gestão pró-valor, cujo principal objetivo, em se tratando de gerenciar projetos, evolui para além do “combinado”, ou seja, projetos entregues dentro do prazo, escopo e orçamento previstos. O foco deixa de ser a gestão de processos e passa a ser gestão para resultados, que deve se traduzir em benefícios e valor. Podemos dizer que, metaforicamente, o modelo pró-valor em gestão de projetos é um grande guarda-chuva de modelos, ferramentas, técnicas e boas práticas já amplamente testados e validados por profissionais do mundo todo. Esse modelo é uma nova forma de gestão que nos convida a contestar e repensar por que fazemos o que fazemos, o como trabalhamos e quais impactos reais estamos causando no mundo com os nossos projetos. PMBOK 7ª Edição e a Analogia do Guarda-Chuvas. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). 24 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Existem três tipos de abordagens possíveis ao desenvolver um projeto: preditiva, adaptativa e híbrida. Cada uma dessas abordagens inclui uma variedade de frameworks, ferramentas, métodos e boas práticas. É mais importante identificar qual abordagem será usada no desenvolvimento do projeto do que selecionar recursos de gestão. Isso é o ponto de partida para começar a desenhar o processo. Por exemplo, o Scrum é um framework que faz parte da abordagem adaptativa, enquanto o guia PMBOK na sua 6ª edição faz parte da abordagem preditiva. Uma das principais mudanças na 7ª edição do guia PMBOK foi a inclusão da abordagem adaptativa, que é um modelo gerencial desenvolvido para aumentar a adaptabilidade de uma organização. É importante explorar mais sobre o surgimento, evolução, metodologias e problemas que essa abordagem ajuda a resolver, já que projetos digitais não se encaixam em processos rígidos e engessados das edições anteriores do guia, que eram baseadas na abordagem preditiva. Antes de discutir a abordagem adaptativa, é importante observar alguns sinônimos que são utilizados para se referir às abordagens, como demonstrado na tabela a seguir: ABORDAGEM PREDITIVA ABORDAGEM ADAPTATIVA Abordagem Tradicional Abordagem Ágil Abordagem Prescritiva Abordagem Iterativa Sinônimos nas Abordagens Preditivas e Adaptativas. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). 1.4 Abordagens Adaptativas em Gestão de Projetos A abordagem adaptativa foi desenvolvida para ampliar o conhecimento em relação aos BOKs anteriores. A 7ª edição do PMBOK seguiu essa evolução ao apresentar alguns elementos essenciais que são comuns a todos os tipos de projetos. Agora, a base se estende desde projetos robustos e complexos até os mais simples e previsíveis. É importante prestar atenção às variáveis que devem ser controladas individualmente, pois elas têm um impacto direto nos resultados do projeto. É importante destacar que as novas abordagens surgiram da necessidade de certos setores acompanharem mudanças e adaptações em cenários em que a abordagem tradicional, também conhecida como preditiva, já não era mais adequada para alguns tipos de projetos, como os projetos digitais. Foi então que, em 2001, dezessete executivos que atuavam no campo da tecnologia se reuniram para abordar essa insatisfação e identificaram valores e princípios comuns que sustentavam os novos métodos que eles mesmos criaram. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 25 Eles elaboraram o que agora é conhecido como Manifesto Ágil, um documento que orienta a seleção, personalização e aplicação de ferramentas, frameworks, métodos e práticas emergentes. Ou seja, apesar de haver inúmeras opções disponíveis hoje para gerenciar projetos, existe uma abordagem que será mais adequada para projetos caracterizados pela complexidade e incerteza, assim como em relação ao escopo, orientando, assim, o seu desenvolvimento, como no caso de plataformas digitais. E o fato mais interessante é que, apesar de alguns desses profissionais terem passado a última década evoluindo seus próprios métodos e ferramentas, na ocasião, eles não estavam interessados em debater qual de suas metodologias era a melhor. Evidência disso é que no documento que foi elaborado naquele encontro não há vestígios de práticas, metodologias ou ferramentas específicas. E isso não foi acidental, pois para que uma nova forma de trabalho se estabelecesse, novos comportamentos se faziam necessários. Você já conhece o Manifesto Ágil? Relembre os seus valores e seus princípios: Os quatro valores: 1. Indivíduos e interações, mais que processos e ferramentas. 2. Produtos em funcionamento, mais que documentação abrangente. 3. Colaboração com o cliente, mais que negociação de contratos. 4. Responder às mudanças, mais que seguir um plano. Os 12 princípios do Manifesto Ágil: 1. Priorize satisfazer o cliente por meio de entregas contínuas e adiantadas de valor. 2. Aceite bem as mudanças, tirando vantagens de suas razões, mesmo tardiamente no desenvolvimento. 3. Faça entregas com frequência, a cada semana ou até um ou dois meses, dando preferência à menor escala de tempo. 4. Mantenha conectados clientes e desenvolvedores diariamente e em conjunto, ao longo de todo o projeto. 5. Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê-lhes o ambiente, o suporte necessário e confie em sua capacidade de realização. 6. A melhor forma de transmitir e obter informações em um time é a conversa face a face. 7. Produto e serviço em funcionamento é a medida primária de progresso; 26 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 8. O time deve ser capaz de manter um ritmo constante, apoiado em processos que promovam o desenvolvimento sustentável. 9. A atenção contínua à excelência técnica e um bom projeto aumenta a agilidade. 10. Simplicidade: a arte de maximizar a quantidade de trabalho feito e não feito. 11. Os melhores resultados emergem de equipes que se auto- organizam e possuem autonomia. 12. Frequentemente, a equipe reflete sobre como se tornarmais efetiva, então refina e se ajusta de acordo. Para conhecer mais sobre o Manifesto Ágil, acesse o site. A Abordagem Adaptativa. Fonte: Freepik (2023). A abordagem adaptativa surgiu em resposta à teoria das contingências, que identifica a eficácia de uma organização através do seu alinhamento com as mudanças do ambiente externo. https://agilemanifesto.org/ Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 27 A teoria das contingências é uma abordagem que reconhece que não existe uma abordagem única ou ideal para gerenciar projetos em todas as situações. Em vez disso, a teoria das contingências sugere que a maneira mais eficaz de gerenciar um projeto depende de vários fatores, incluindo as características do projeto em si, as habilidades e experiências da equipe de gerenciamento de projetos, as características do ambiente em que o projeto está sendo realizado, entre outros fatores. Por serem novos formatos de gestão flexíveis às mudanças e que otimizam a inovação organizacional, o ideal é aplicar no seu projeto todos os recursos e conceitos disponíveis sempre com conhecimento de causa e olhar de adaptabilidade. Para viabilizar resultados efetivos é preciso reconhecer que é necessário um modelo que reaja rapidamente às mudanças, sem ficar preso a processos antigos e “boas práticas” enraizadas. A abordagem adaptativa libera o espírito inovador que tantas organizações sufocam, ajudando a organização a reformular tanto o que oferece a seus usuários finais quanto a maneira como opera internamente. Por isso, trata-se de uma abordagem de gestão que tem se mostrado mais aderente aos projetos caracterizados por um alto nível de complexidade e incerteza, que, em muitos casos, implicam na necessidade de que haja a presença ativa de um usuário final ao longo do seu desenvolvimento. Abordagem Preditiva VS Abordagem Adaptativa Para diferenciar a abordagem adaptativa da abordagem preditiva, bem como demonstrar a possibilidade de combiná-las em um formato de gestão híbrido, veja o esquema visual que ilustra como cada uma opera: 28 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública As 3 Abordagens para Gestão de Projetos. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Observe que toda a lógica de diferenciação se baseia no nível de incerteza que se tem quanto ao escopo, que nada mais é que um checklist sobre o que o gestor deve realizar para atender às necessidades do usuário final. E para facilitar a sua compreensão neste primeiro momento, veja como se dá essa diferenciação a partir de situações da vida real. Abordagem Preditiva Imagine que você queira comprar uma casa simples e procura uma construtora para ajudá-lo com isso. Um consultor lhe apresenta um portfólio de modelos populares que já foram construídos muitas vezes antes, e você escolhe a casa X do catálogo que atende às suas necessidades. Depois disso, o consultor prepara um contrato e o escopo do projeto é fechado - o que significa que nada mudará durante o desenvolvimento do projeto. Nesse caso, você não precisa estar presente durante a construção nem acompanhar de perto o trabalho da equipe técnica ou do engenheiro. Tudo Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 29 é acertado no início, já que outras casas semelhantes já foram construídas antes. Há uma lista de tarefas para a equipe seguir e elas são cumpridas dentro do prazo estipulado. Depois, você se mudará para a casa nova, satisfeito com o resultado. Abordagem Adaptativa Imagine que você queira criar um aplicativo on-line para ajudar mulheres que sofrem violência doméstica. O aplicativo deve permitir denúncias on-line e fornecer informações úteis sobre seus direitos perante a lei. No entanto, você não conhece o suficiente a realidade dessas mulheres para definir o escopo do projeto. Você não sabe ainda quais funcionalidades serão necessárias para que o aplicativo seja realmente útil para elas. Se o aplicativo não for útil, não será usado e todo o esforço, recursos e tempo investidos no desenvolvimento do projeto serão em vão. Nesse caso, é preciso criar o projeto em pequenas versões para coletar feedbacks de uma pequena amostra do público que irá se beneficiar dele ou de pessoas que conhecem bem a realidade dessas mulheres. Não há um checklist, pois esse tipo de projeto nunca foi feito antes. É necessário ir construindo, validando e ajustando a solução até chegar à versão ideal. Abordagem Híbrida Vamos imaginar que você está procurando uma casa e tem gostos bem específicos. Então, você vai até uma construtora e propõe algo diferente: uma etapa anterior à construção propriamente dita, na qual você trabalha com um arquiteto para projetar uma casa personalizada que atenda exatamente aos seus desejos. Nessa etapa, você participa ativamente, dando feedbacks, sugerindo alterações e adicionando elementos de acordo com suas preferências. Esse processo é chamado de abordagem adaptativa, pois a construtora não tinha certeza do escopo completo, já que seus gostos são bastante distintos. A ideia é garantir que o projeto atenda perfeitamente às suas necessidades antes mesmo de começar a construção. Uma vez finalizada a etapa de personalização, o dono da construtora elabora o contrato e fecha o escopo. A partir daí, será usada a abordagem preditiva, que consiste em seguir um checklist com todas as atividades necessárias para construir a casa, sem a presença do cliente. Dessa forma, a construção seguirá de acordo com o desenho previamente acordado, garantindo a entrega da casa dentro do prazo e com todas as características combinadas. Perceba que a abordagem adaptativa é especialmente útil quando os desafios enfrentados são mais práticos e demandam que o gestor vá descobrindo a solução ideal ao longo do desenvolvimento do projeto. Isso é necessário quando se tem 30 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública pouco ou nenhum conhecimento sobre como resolver um determinado problema, e é preciso evitar investir recursos, tempo e esforços em um produto ou serviço que pode não funcionar adequadamente. Como mencionado anteriormente, a abordagem adaptativa surgiu no setor de tecnologia, que foi um dos primeiros a serem impactados pela velocidade e pela crescente digitalização do mundo. Nesse contexto, testar novas formas de trabalho se tornou uma premissa fundamental para aqueles que atuam na transformação digital. As metodologias ágeis são recursos indispensáveis para quem busca resultados mais satisfatórios nos projetos que realiza. Junto com as abordagens adaptativas ou ágeis, várias metodologias adjacentes e complementares a elas, como o Lean e o Design Thinking, vêm ganhando cada vez mais relevância nos contextos organizacionais. Para conhecer mais sobre o assunto, leia o material complementar a seguir: Você chegou ao final desta Unidade de estudo. Caso ainda tenha dúvidas, reveja o conteúdo e se aprofunde nos temas propostos. Até a próxima! Inovações em Paralelo https://articulateusercontent.com/rise/courses/sSvQwzqNAChUIToig_LbQT9cxDFTecM9/pZ5dVQUV6eWg64CW-Inova%25C3%25A7%25C3%25B5es%2520em%2520Paralelo.pdf Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 31 ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 21500:2012 - orientações sobre gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro, 2012. CARVALHO, M. M.; RABECHINI JR, Roque. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2018. FREEPIK COMPANY. [Banco de Imagens]. Freepik, Málaga, 2023. Disponível em: https://www.freepik.com/. Acesso em: 10 jan. 2023. LEMAY, Matt. Agile para todos: criando empresas rápidas, flexíveis e com foco no cliente. São Paulo: Novatec, 2019 PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK ®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7ª Edição. Pennsylvania: PMI, 2021. AGILE MANIFESTO. [Página inicial]. Disponível em: http://agilemanifesto.org/. Acesso em: 15 mai. 2023.Referências https://www.freepik.com/ http://agilemanifesto.org/ 32 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Unidade 2: Mudança de Paradigmas na Gestão de Projetos Objetivo de aprendizagem Reconhecer a evolução do guia PMBOK em sua 7ª edição, que envolveu mudanças substanciais e significativas na natureza dos conteúdos. Para que você possa alinhar suas entregas com a velocidade e as exigências do mundo atual, você verá não só conceitos e ferramentas, mas também algumas reflexões sobre o papel dos gestores nas transformações necessárias. Veja a comparação entre os dois conceitos e suas diferenças: Mas, afinal, você deve fazer certo as coisas, ou fazer as coisas certas? Eficiência ou eficácia? Qual das duas você tem dado prioridade nas suas ações na área de projetos? 2.1 Para além de Ferramentas Gerenciais Eficiência = fazer certo as coisas X Eficácia = fazer as coisas certas EFICIÊNCIA – Gestão da Objetividade EFICÁCIA – Gestão da Subjetividade Produtividade Processualidade Qualidade Ressignificação do Erro Linearidade Exponencialidade Simplicidade Complexidade Reprodutibilidade Criatividade Trabalho Ócio Hard Skills Hard Skills + Soft Skills Comparação Eficiência x Eficácia. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 33 Pensando além da simples eficiência, que se concentra em fazer certo as coisas, o modelo pró-valor ensina que é fundamental priorizar a eficácia, que significa fazer as coisas certas, no momento adequado e para as pessoas certas. Ao aplicar essa filosofia aos seus projetos, você estará trilhando um caminho de aprendizado constante, que resulta em uma organização mais madura e preparada para prosperar mesmo em situações de incerteza. Para refletir sobre esse contexto, veja a situação representativa a seguir: Decisão entre eficiência x eficácia. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Perceba que enquanto os indicadores que medem o desempenho individual, coletivo e organizacional estiverem voltados exclusivamente à eficiência, não terá espaço para a eficácia. Isso porque a adaptabilidade em ambientes incertos envolve ciclos de iterações para coleta de feedbacks, visando melhoria contínua. Nesse sentido, é importante atentar-se ao design organizacional, que precisa estar favorável à aprendizagem que vem a partir da falha. 34 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Partindo do princípio de que cada desafio requer uma abordagem única, é importante pensar em um modelo de trabalho que permita que as equipes experimentem, cometam erros e façam ajustes rapidamente. Dessa forma, elas podem interagir diretamente com o problema e entender melhor a situação, o que é fundamental para desenvolver soluções eficazes para problemas novos, que não têm precedentes no passado. Para isso, é essencial criar uma cultura de teste, que incentive a busca por soluções inovadoras e a melhoria constante. Nesse cenário, é bastante evidente a importância de não apenas escolher um método que se encaixe nos desafios que aparecem, mas também estar ciente de questões que vão além do escopo de um guia de boas práticas em gerenciamento de projetos. Isso quer dizer que é necessário levar em conta e abordar questões transversais à gestão de projetos sob uma perspectiva organizacional, já que elas implicam a adoção de modelos de maturidade em um nível cultural. Até a versão anterior, de 2017, o guia PMBOK seguia uma abordagem prescritiva, onde os gestores eram guiados através de um passo a passo para realizar cada processo (iniciação, planejamento, execução, acompanhamento e fechamento). No entanto, houve uma mudança significativa na edição mais recente, de 2021. Agora, o guia valoriza mais as relações humanas e outros fatores que garantem uma entrega de valor superior. Com essa mudança, a rigidez dos processos foi reduzida e os gestores têm mais liberdade para adaptar as práticas às necessidades específicas do projeto. Logo, quando em sua 7ª edição o guia muda o foco de processos prescritivos para relações humanas, naturalmente se desenvolve um ecossistema mais favorável para que as pessoas se envolvam e contribuam com maior comprometimento na direção dos objetivos do projeto. É a primeira vez em que o guia não se configura como um manual, pois ao invés disso é dado ao gestor uma orientação para que ele possa decidir o que será feito no projeto. A seguir, você verá mais detalhadamente sobre a divisão do Guia PMBOK 7ª ed. em princípios e domínios de performance. 2.2 Princípios e Domínios de Performance em Projetos Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 35 PRINCÍPIOS A comunidade global de gerenciamento de projetos definiu um conjunto de declarações de princípios, que resumem as diretrizes que podem ser aplicadas em diversos casos. Esses princípios fornecem uma estrutura ampla para os gestores, permitindo que eles estruturem seus processos de uma forma que seja adequada ao seu trabalho cotidiano, já que existem diversas maneiras de se manter alinhado com os objetivos definidos. Além disso, esses princípios ajudam a manter a consistência na gestão de projetos, garantindo que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Objetivos alinhados aos princípios. Fonte: Freepik (2023). Esses esforços combinados mostraram que existe um forte alinhamento e validação universal de que os princípios do Guia PMBOK se aplicam a todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Por isso, eles devem ser usados como orientadores de tomadas de decisão e podem ser avaliados pelos comportamentos que evidenciam a coerência entre o que é dito e o que é praticado pelos membros de um time de projeto. No entanto, para que um projeto tenha sucesso atualmente, é necessário que as pessoas sejam cada vez mais proficientes na aplicação desses princípios. Isso porque eles ajudam a garantir a efetividade na entrega de valor, indo além dos resultados e do plano inicial. Em outras palavras, o uso correto dos princípios pode contribuir para que os projetos tenham um impacto mais significativo e entreguem mais valor para a organização. 36 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Confira abaixo os princípios que devem nortear as suas ações no desenvolvimento de projetos: Servidão – Seja um administrador íntegro, cuidadoso e servidor, zelando pelo compromisso com os fatores financeiros, sociais e ambientais do projeto, mantendo-se sempre em conformidade com as diretrizes internas e externas. Ou seja, um bom administrador sabe trabalhar em linha com a organização no que tange aos seus objetivos, estratégias, missão, visão e proposta de valor. Colaboração – Crie um ambiente colaborativo para a equipe do projeto, para que todos possam contribuir orientados a um objetivo, que individualmente não conseguiriam alcançar. É importante ressaltar a relevância da pluralidade e da multidisciplinaridade nesse contexto, pois o conceito da inteligência coletiva está sendo o único meio de se alcançar a inovação organizacional hoje em dia. Empatia – Este princípio foca na postura proativa pelo gestor no sentido de envolver todas as partes interessadas no projeto, conectando todas as pessoas que estão direta ou indiretamente relacionadas ao processo ou aos resultados pretendidos. A correta mobilização se faz necessária por meio do engajamento efetivo e na medida necessária ao sucesso do projeto. Foco no Valor – Priorize sempre a entrega de valor, por meio de iterações e feedbacks, buscando checar continuamente se o projeto está em conformidade com os objetivos do negócio, aos benefícios e o valor que se pretende entregar com ele. Vale dizer que o conceito do valor extrapola o que se entende por resultados e entregas, pois diz respeito à usabilidade, experiência e satisfação. Visão Sistêmica – Reconheça, avalie e reaja às interações do sistema, considerando sempre a perspectiva do ambiente interno e externo a fim deinfluenciar positivamente o desempenho do projeto. Um sistema é formado por componentes interativos e interdependentes que se conectam formando um todo unificado, por isso é preciso estar ciente dessas redes. Liderança – Demonstre comportamentos de líder situacional, promovendo um ambiente seguro para que possam emergir atos de liderança entre os próprios integrantes da equipe. Os verdadeiros líderes também identificam as motivações individuais dos seus liderados, e sabem traduzir essas informações em formas efetivas de engajar e melhorar a performance do grupo. Tailoring (ajuste) – Traduzido para o português, o termo significa “alfaiataria” e traz um significado análogo, pois enfatiza a necessidade de o gestor saber criar e adaptar a abordagem de desenvolvimento do projeto de acordo com as suas especificidades, além de expandir o seu espectro de aplicação ao longo de todo o seu desenvolvimento, sendo um processo iterativo e contínuo. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 37 Qualidade – Inclua qualidade ao longo de toda a cadeia de valor, que vai desde os processos de elaboração às entregas, atendendo aos critérios de prontidão, aceitação e usabilidade dos produtos, que implica na satisfação das expectativas das principais partes interessadas e o cumprimento dos requisitos do projeto acordados e estabelecidos no início. Complexidade – Navegue na complexidade e inspire que os integrantes do time se mantenham vigilantes na identificação de elementos que possam incorrer em desvios no projeto e utilizem métodos que reduzam seus impactos, seja por eventos ou condições que afetem o escopo, as comunicações, os stakeholders, a inovação tecnológica etc. Risco – Otimize as respostas aos riscos, avaliando constantemente as interfaces do seu projeto com as oportunidades e ameaças do ambiente externo ao qual está exposto, visando maximizar os impactos positivos e mitigar os impactos negativos. O cenário ideal é que seja feita uma análise de riscos não apenas no início do projeto, mas na execução também. Resiliência – Adote a capacidade de resiliência para acomodar as mudanças e prosperar mesmo em contextos de muita imprevisibilidade. A resiliência se compõe de duas características complementares: a capacidade de absorver impactos e a capacidade de se recuperar rapidamente de alguma adversidade ou falha ao longo do desenvolvimento de um projeto. Mudanças – Prepare e habilite os envolvidos no processo de mudança para que adotem e mantenham comportamentos novos, necessários na transição de um estado atual para o estado futuro pretendido, criado pelos resultados dos projetos. Esse princípio diz respeito à resistência natural do ser humano em aceitar mudar, sendo esse um dos maiores dilemas da transformação digital. DOMÍNIOS DE PERFORMANCE Os domínios de performance foram identificados como esforços interdependentes, que se interconectam para viabilizar a entrega bem-sucedida de um projeto, bem como os resultados pretendidos. Desse modo o gestor precisa saber equacionar todos os pontos focais, que deverão estar em seu radar ao longo de todo o desenvolvimento do projeto, ainda que o valor seja entregue de maneiras diferentes: seja em ciclos periódicos ou apenas ao final. 38 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Os domínios são amplas áreas de foco que representam fatores críticos para o alcance do sucesso de um projeto, pois operam como um sistema integrado e, por isso, devem ser executados simultaneamente ao longo de toda a jornada, sendo um grupo de atividades relacionadas e iterativas, de modo que o gestor do projeto precisará saber se apropriar, moldar e trabalhar cada domínio de acordo com as características específicas do projeto. Os oito domínios de performance.. Fonte: Freepik (2023). A seguir veja uma breve descrição dos 8 domínios de desempenho essenciais para a entrega de valor. 1. Stakeholders – a execução eficaz desse domínio envolve o mapeamento, identificação e gerenciamento das partes interessadas e das partes não interessadas, ou seja, daquelas pessoas que podem se opor ou influenciar negativamente o projeto. No início é preciso que haja análise sistemática de informações para determinar quais interesses deverão ser considerados. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 39 2. Equipe – trata dos papéis, atribuições e responsabilidades dos integrantes de uma equipe de projeto. Além disso, esse domínio é relacionado às condições de trabalho, as quais devem favorecer a evolução contínua da equipe em direção ao alto desempenho. Para que isso aconteça é fundamental estabelecer uma cultura orientada à melhoria contínua e aos valores de troca. 3. Abordagem – está relacionado às atividades relativas à escolha da abordagem de desenvolvimento, cadência de entregas e ciclo de vida do projeto necessários para otimizar seus resultados. Nesse contexto, é importante verificar o tipo de entrega que será desenvolvida para determinar o seu ciclo de vida, pois um projeto pode ser de entrega única ou entregas periódicas. 4. Planejamento – o domínio do planejamento se refere às atividades de elaboração associadas à organização, estimativas e sequenciamento lógico de todas as tarefas que darão forma ao plano de trabalho inicial, e que serão desempenhadas pela equipe para produzir as entregas do projeto que será realizado. É importante que ele seja flexível a possíveis ajustes de rota. 5. Trabalho Projetual – diz respeito ao desenho do fluxo de trabalho em si, o qual envolve cronograma, processos, comunicações, contratações, aquisições, recursos, sistematização e transferência de conhecimento. É importante enfatizar o teor estratégico desse domínio, uma vez que é a partir das lições aprendidas ao longo da jornada de construção que nos faz evoluir. 6. Entregas – como o próprio nome do domínio já sugere, as entregas devem se concentrar em atender aos requisitos, escopo e expectativas de qualidade, pois são elas que conduzirão os resultados esperados do projeto, afinal, os projetos apoiam a execução das estratégias organizacionais, contribuindo para o avanço rumo aos seus objetivos estratégicos, por meio da entrega de valor. 7. Medição – medidas implicam na avaliação do desempenho do projeto, servindo para subsidiar processos relativos tanto ao monitoramento baseado em previsões confiáveis, quanto às tomadas de decisões oportunas. Logo, utilizar métricas de desempenho facilita realizar acompanhamento e ajustes de rota em busca do atingimento de metas qualitativas e quantitativas. 8. Incerteza – esse domínio diz respeito a uma variável cada vez mais expressiva nesta era. Logo, ela propõe uma postura proativa à incerteza por parte de todos os membros da equipe de projeto, no que diz respeito a nossa capacidade de antever ameaças e oportunidades, incorrendo em uma clara conscientização da interdependência de múltiplas variáveis que afetam o projeto. 40 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Você conheceu os princípios e domínios de performance. Tome nota para relembrar a importância deles na gestão de projetos. Com base nos princípios e domínios elencados, você pode perceber o nível de responsabilidade que os gestores de projetos têm hoje ao assumir a frente de uma iniciativa, qualquer que seja. Isso porque o novo paradigma que rege a gestão de projetos parte do desenvolvimento de uma nova mentalidade, a qual deve estar centrada na entrega de valor. Veja, na figura a seguir, a integração de todos esses aspectos: Princípios da Gestão de Projetos Devem orientar o comportamento das pessoas envolvidas no projeto e as tomadas de decisões. Domínios de Performance São meios de se demonstrar essa conformidade no plano concreto. Mindset Pró-Valor em Gestão de Projetos. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 41 A gestão pró-valor é um mindset O PMBOK 7ª ediçãoreforça esse pensamento por meio do Value Delivery System (no português, Sistema de Entrega de Valor). Esta seção descreve de que maneira os projetos operam em um sistema com foco em produzir valor para as organizações e seus stakeholders, como na viabilização das mudanças necessárias num processo de transição para o seu futuro estado desejado, que deve estar alinhado à estratégia organizacional. Agora, com essa nova abordagem, pode-se criar um ambiente organizacional mais harmonioso e eficiente. O segredo é desenhar um framework que permita que os diferentes níveis da empresa trabalhem em conjunto, visando sempre entregar valor ao cliente. Quando a gestão de projetos deixa de ser apenas uma questão de processos e começa a focar nas relações com as partes interessadas, cria-se um ecossistema muito mais propício para a motivação das pessoas, que se sentem inspiradas a contribuir para atingir os objetivos do projeto. É uma forma mais humanizada e integrada de gerir projetos, que traz benefícios para todos os envolvidos. Como você pode ver, o modelo pró-valor de gestão sugerido neste conteúdo acopla uma gama de conceitos que precisam estar no radar do gestor de projetos. Além disso, essa mudança brusca de paradigmas nos faz refletir sobre as novas lógicas em que o mundo está operando, enfatizando que uma boa gestão de projetos parte da auto-observação, ou seja, de sair do piloto automático para gerir de forma consciente e mais flexível às mudanças. E é nesse contexto que os domínios e princípios mostram que a nova gestão de projetos não é mais focada em COMO fazer, mas em POR QUE fazer e O QUE fazer. A ideia está alinhada a uma lógica essencialista, que identifica quais ações têm real impacto e geram entrega de valor, orientando sobre quais preocupações devemos ter em mente ao gerir um projeto. Pensando nisso, reflita: como os indivíduos podem utilizar da máquina organizacional em que estão inseridos para serem agentes de transformação social? 42 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 2.3 O Tailoring e a Premissa da Adaptabilidade A sétima edição do PMBOK traz muitos princípios importantes para a gestão de projetos, dentre eles, o Tailoring merece destaque. Relembre o conceito de Tailoring. Tailoring Esse princípio traz consigo um conceito bastante inovador e proativo, que é a customização deliberada de abordagens, ferramentas e processos utilizados em um projeto. Isso significa adaptar esses recursos para atender às necessidades específicas do projeto, levando em consideração o contexto, as características únicas e a complexidade envolvida. Ou seja, para que um projeto seja bem-sucedido, é necessário saber selecionar, ajustar e sequenciar todas as ferramentas que irão integrar o arcabouço de gestão. O gestor precisa entender os diferentes aspectos do trabalho que será desenvolvido e fazer as adaptações necessárias. Como você já deve imaginar, em se tratando de Gestão de Projetos, há uma quantidade infindável de ferramentas, métodos, técnicas e boas práticas disponíveis a sua disposição, com instruções claras de uso. Você, neste contexto, o que faria com essas ferramentas disponíveis? Para potencializar a sua efetividade, você deve personalizar as ferramentas, métodos, técnicas etc. para seu uso. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 43 Mas, veja, não é suficiente ter uma ampla variedade de conhecimentos e recursos que possam ser adaptados às nuances específicas de cada desafio. Além disso, é importante se tornar proficiente em personalizar esses recursos para atender às necessidades únicas de cada situação. É por isso que o Tailoring enfatiza a importância de adotar um olhar adaptável constante, que envolve a capacidade de adicionar, remover ou reconfigurar elementos, com a premissa de que todos os recursos disponíveis são passíveis de personalização. Vale ressaltar, entretanto, que não são as ferramentas que solucionarão os seus problemas, é preciso entender em quais momentos elas se tornam verdadeiramente úteis. Cada etapa do trabalho exige algo diferente, e aplicar a ferramenta errada ou não adaptada adequadamente considerando as nuances do projeto, bem como do seu contexto específico, pode acabar desorganizando, atrasando e comprometendo o resultado final. A premissa da personalização. Fonte: Freepik (2023). 44 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Por isso, lembre-se: não há o melhor modelo, método, técnica, ferramenta ou software. O que existe são situações em que cada recurso poderá fazer mais sentido ou não. Por isso, a proposta do Tailoring – ou ajuste – é a de que você adapte ou crie as suas próprias ferramentas, a fim de trazer resultados mais efetivos para cada projeto, considerando sempre o contexto, processos e ambiente operacional e buscando sempre otimizar o trabalho que será realizado. Que tal perceber a necessidade de Tailoring a partir de situações corriqueiras na gestão de projetos? Os processos de Tailoring deverão ser conduzidos pelos princípios norteadores do gerenciamento de projetos, somados aos valores organizacionais. SITUAÇÃO SUGESTÃO DE TAILORING Problemas com a qualidade das entregas Adicione mais ciclos de verificação de feedback e etapas de garantia de qualidade. Equipe com dificuldades para realizar o trabalho Adicione mais etapas de orientação, treinamento e verificação. Demora em aprovações de trabalho Tente simplificar as decisões de aprovação, reduzindo o número de pessoas autorizadas a tomar decisões até determinados limites de valor. Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 45 Sugestões de Tailoring em situações comuns. Fonte: Freepik (2023). Elaboração: CEPED/UFSC (2023).. Para concluir o assunto, é essencial manter-se atualizado e relevante neste mundo em constante mudança. É crucial que você saiba responder às mudanças da nova era com proporcionalidade ao nível de complexidade e incerteza que elas trazem. A gestão de projetos focada em entregar valor reflete essa realidade e ajuda a navegar com mais facilidade por ela, orientando a agir de acordo com o cenário. Quando você estiver ciente disso, será capaz de acompanhar a velocidade das transformações e garantir que todos os planos sejam bem-sucedidos. Que bom que você chegou até aqui! Agora é hora de você testar seus conhecimentos. Então, acesse o exercício avaliativo que está disponível no ambiente virtual. Bons estudos! Falta de envolvimento das partes interessadas e de feedback negativo Avalie se as informações compartilhadas com as partes interessadas são suficientes; se os ciclos de feedback foram adotados e estão funcionando. O engajamento mais profundo pode funcionar melhor do que a simples comunicação. Falta de visibilidade e compreensão do progresso do projeto Verifique se as medidas apropriadas estão sendo coletadas, analisadas, compartilhadas e discutidas durante as reuniões da equipe com as partes interessadas; valide as medidas acordadas entre a equipe e as partes interessadas. Equipe enfrentando problemas e riscos imprevistos que exigem a resolução imediata Explore as causas raiz para saber se há falhas relativas aos processos ou às atividades do projeto. 46 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública FREEPIK COMPANY. [Banco de Imagens]. Freepik, Málaga, 2023. Disponível em: https://www.freepik.com/. Acesso em: 10 jan. 2023. MONTEIRO DE CARVALHO, Marly; RABECHINI JR, Roque. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2018. PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK ®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7ª Edição. Pennsylvania: PMI, 2021. Referências https://www.freepik.com/ Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 47 Módulo Jornada Prática e Ferramental2 Olá, seja bem-vindo(a) ao Módulo 2 do curso Inovando na Gestãode Projetos! Quer sejam conceitos, ferramentas ou boas práticas, tudo que apoia o gestor na construção de um projeto pode ser considerado recurso. E neste módulo você irá conhecer alguns instrumentos essenciais à sua jornada, para que você possa selecionar, utilizar e adaptar conforme sentir necessidade. Este módulo possui 2 unidades: • Unidade 1: Aspectos que Extrapolam a Visão do Guia PMBOK 7ª Edição • Unidade 2: Projetos Inovadores: Ferramentas, Métodos e Práticas Emergentes Unidade 1: Aspectos que Extrapolam a Visão do Guia PMBOK 7ª Edição Objetivo de aprendizagem Ao final da unidade, você será capaz de reconhecer por que a 7ª edição do guia PMBOK enfatiza que os projetos estão à serviço da estratégia. Esta unidade se destina a provocar uma expansão da sua percepção sobre as narrativas que estamos habituados a ver no contexto da gestão de projetos, ampliando as possibilidades da atuação, que precisa ser cada vez mais estratégica. Para iniciar o estudo desta seção, perceba como ao longo do tempo, os gerentes de projetos mudaram o enfoque de suas abordagens: 1.1 Da Figura do Gestor para o Profissional de Projetos 48 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Atualmente, é essencial que os gestores de projetos foquem suas energias em questões gerenciais, em vez de apenas técnicas. Isso significa que é crucial que a profissão seja valorizada e que os profissionais sejam capacitados para lidar com inovação e mudanças constantes. Para ter sucesso nesse cenário dinâmico, é fundamental que os gestores possuam um alto nível de inteligência e que saibam utilizar os recursos disponíveis de maneira eficiente. Fazendo uma breve reflexão à luz do que preconiza o PMBOK nesta 7ª edição, pode-se chegar à conclusão de que de nada adianta possuir um MBA em Gestão de Projetos, dominar softwares de gerenciamento de projetos, como Microsoft Project, ou ser especialista em métodos específicos, se o gestor não souber aplicá-los de maneira adequada, no momento certo e da forma correta. Essa reflexão é fundamental para que você possa ser mais assertivo e orientado à adaptabilidade. A Evolução do Enfoque dos Gerentes de Projetos. Elaboração: CEPED/UFSC (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 49 Hoje em dia, a gestão de projetos está passando por uma transformação significativa, impulsionada pelo modelo pró-valor da segunda onda. Isso significa que o papel do gestor de projetos está evoluindo para o de um profissional de projetos, que deve ter habilidades além das técnicas exigidas anteriormente, como certificações e experiência na área. Agora, é crucial que esses profissionais também desenvolvam habilidades gerenciais e comportamentais para ter sucesso. Estilos de liderança Nos dias de hoje, valoriza-se cada vez mais o gestor que consegue se colocar como um verdadeiro líder, alguém capaz de enfrentar os desafios em conjunto com a equipe. Para ser um líder de sucesso, é preciso ter uma abordagem mais humana e se concentrar em construir relacionamentos positivos. Não se trata apenas de exercer autoridade, mas sim de engajar e reconhecer como a sua posição no mundo impacta a vida dos outros ao seu redor. Como fica evidente, a gestão precisa ser vista como um exercício de liderança, um processo contínuo de descoberta que visa resolver conflitos e disfunções dentro das equipes, por meio de estratégias eficazes que fortalecem a relação entre líderes e liderados, criando um ambiente de benefício mútuo. Além disso, o líder que busca promover o protagonismo de cada membro da equipe deve se esforçar para dar significado ao trabalho realizado e para quem o realiza, a fim de manter todos engajados e motivados. É uma realidade que, em ambientes corporativos, sempre se valorizou atitudes heroicas daqueles que ocupavam cargos de liderança, especialmente os gerentes. Nesse cenário, o líder perfeito costumava ser aquele que tinha todas as respostas e exercia um controle rígido em situações complexas e desafiadoras, dando ordens para que as equipes seguissem à risca as instruções e planos pré-estabelecidos. Fonte: Freepik (2023). 50 Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública Vale dizer que entre os perfis extremos de líder herói e líder situacional, também existem diversas formas e possibilidades de exercer a liderança, não existindo um estilo garantidor de que o projeto logrará êxito. Como você pode notar, para que a inovação aconteça de forma fluida e traga mais resultados concretos, é importante assumir uma postura de líder situacional: quando se permite explorar e navegar entre os diversos estilos de liderança possíveis, aliando visão e sensibilidade para reconhecer o que é melhor para cada momento, time e desafio. Essa dinâmica traz uma nova perspectiva de horizontalidade e colaboração para dentro das equipes. E qual o benefício de adotar uma postura de líder situacional? Desse modo, é possível aliviar a pressão de ter todas as respostas em um único indivíduo e começar a questionar qual estilo de liderança é mais adequado para cada situação. Além disso, pode-se permitir que outros perfis de liderança surjam dentro da própria equipe, levando em conta suas habilidades, capacidades e experiências para assumir a liderança em determinados momentos. É fato que o líder não precisa se preocupar em ser o produtor, mas de fazer mais através das pessoas. Ele deve reconhecer que não faz nada sozinho, e, tendo essa consciência, se torna muito mais fácil mobilizar as pessoas em torno de um objetivo comum. Então é essencial que ele reflita sobre o quanto quer ajudar, contribuir e servir, focando sempre em inspirar e engajar seus liderados, ao invés de recorrer às antigas práticas de autoritarismo e coerção. Ken Blanchard propôs o modelo de liderança situacional, que avalia o desenvolvimento dos membros de uma equipe de projeto com base em dois pilares principais: comprometimento e competência. De acordo com essa perspectiva, à medida que o Porém, uma tendência que se destaca é a perspectiva do líder situacional, que vai na contramão do estereótipo de líder herói e não busca ter todas as respostas. Ao invés disso, o líder situacional trabalha para criar condições e processos que inspirem as pessoas a colaborarem juntas, a fim de desenvolverem soluções mais efetivas em conjunto. Fonte: Freepik (2023). Enap Fundação Escola Nacional de Administração Pública 51 comprometimento e a competência dos indivíduos evoluem, a liderança avança do estágio de direcionamento para o treinamento, passando pelo apoio e chegando à delegação, com o objetivo de atender às necessidades do projeto de forma mais eficaz. Mas antes de detalhar mais esse estilo de liderança que está bastante em voga, veja um pouco mais sobre outros estilos de liderança. 1. Líder Autocrático – esse estilo de liderança é caracterizado pela centralização do poder no chefe, que não permite a interferência dos seus liderados em suas tomadas de decisões, já que o foco desse líder é em resultados, e não nas pessoas. Apesar desse modelo de liderança ainda ser muito comum nas organizações, é um dos principais fatores responsáveis pelo aumento do turnover, ou seja, aumento da taxa de rotatividade voluntária dos colaboradores. E como já deu pra perceber, esse modelo de liderança não é adequado para projetos que buscam a inovação, pois não favorece a colaboração e a troca de ideias. 2. Líder Democrático – o líder democrático é aquele que incentiva a participação ativa dos colaboradores nas tomadas de decisões, valorizando as ideias e feedbacks da equipe. Ele mantém um canal aberto de comunicação, estando sempre disponível para escutar as opiniões de seus liderados e buscando soluções em conjunto. Esse tipo de liderança é oposto ao líder autocrático, pois se preocupa com o bem-estar dos colaboradores e busca promover um ambiente colaborativo e motivador. Assim, os colaboradores se sentem mais satisfeitos
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