Obrigações mensais do empregador - UC 6 - TRH - Senac

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Recursos Humanos
Introdução
Sabemos que com o avanço e a disseminação das tecnologias boa parte das
empresas já faz uso de sistemas informatizados que garantem agilidade e
segurança no processamento das informações de pagamento.
Porém, é essencial conhecer os detalhes de cada obrigação mensal do
empregador para assegurar que os lançamentos sejam idôneos e para a
transmissão das informações ocorra de forma adequada.
A partir de agora vamos conhecer cada obrigação mensal que o empregador
tem que cumprir com relação à folha de pagamento. Vamos lá?
Pagamento de salário
Recolhimento e repasse dos encargos para a Previdência Social (INSS)
Recolhimento e repasse do imposto de renda retido na fonte (IRRF)
Recolhimento de FGTS
Prestação de informações ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais,
Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)
Prestação de informações ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
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Pagamento de salário
O salário é uma contraprestação devida e paga diretamente pelo empregador a
todo empregado, referente a um trabalho prestado.
Para definir o salário de um funcionário é preciso respeitar o salário mínimo
nacional, que é definido pelo governo federal, e o salário normativo da categoria, que
é estabelecido na convenção coletiva de cada categoria. O salário pode ser mensal
ou por hora.
Para o empregado mensalista, o salário mencionado em folha de pagamento
deve ser integral e referente a 30 dias, mesmo que o mês trabalhado tenha mais ou
menos dias.
Para o empregado horista, sugere-se registrar o número de horas trabalhadas
e o número de horas de DSR (descanso semanal remunerado) em eventos
separados.
O pagamento do salário deve ser efetuado mensalmente, até o 5º dia útil,
subsequente ao mês de trabalho.
Para a legislação trabalhista, o sábado é considerado dia útil.
Caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe neste dia, o
pagamento deve ser realizado na sexta-feira, conforme dispõe o artigo 459,
parágrafo único, da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas).
Como a maioria das empresas deposita os salários em conta-corrente, os
depósitos precisam ser efetuados dentro do prazo determinado pela CLT e em
horário de expediente bancário, quando o empregado poderá ir ao banco.
A empresa tem obrigação mensal de elaborar a folha de pagamento do salário
devido com os proventos (salário, DSR [descanso semanal remunerado], horas
extras etc.) e os descontos previstos na legislação trabalhista (INSS, faltas etc.).
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Recolhimento e repasse dos encargos para a
Previdência Social (INSS)
O INSS é um valor deduzido do salário dos trabalhadores que é destinado ao
fundo previdenciário do governo federal.
O INSS é um desconto atribuído aos ganhos do empregador e refere-se a uma
contribuição paga por cada empregado à Previdência Social (antigamente conhecida
como Instituto Nacional do Seguro Social – INSS), tendo como base o total de
rendimentos com incidências de INSS.
Este desconto não ocorre somente sobre o salário-base do empregado, mas,
sim, no total de proventos que tenham incidência previdenciária, como horas extras,
horas noturnas, adicionais, dentre outros, e devem ser abatidos atrasos, faltas etc.
Chamamos o resultado desta operação de “salário de contribuição à previdência”.
O cálculo do desconto deve ser realizado observando a tabela do INSS e o
limite máximo de desconto, ambos definidos pelo governo federal.
Em 2020, devido à Portaria n.º 914, publicada no Diário Oficial da União, foram
implementadas alíquotas progressivas previstas na reforma da Previdência, as quais
modificaram a forma de cálculo de recolhimento do INSS do trabalhador.
As taxas das alíquotas serão cobradas sobre a parcela do salário que se
enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual descontado do total dos
ganhos seja diferente.
Observe a seguir as alíquotas e as faixas de valores contidas na tabela do
INSS de 2020:
7,5% para quem recebe até um salário mínimo (R$ 1.045,00)
9% para quem recebe entre R$ 1.045,01 e R$ 2.089,60
12% para quem recebe entre R$ 2.089,61 e R$ 3.134,40
14% para quem recebe entre R$ 3.134,41 e R$ 6.101,06
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Se um trabalhador recebe, por exemplo, R$ 1.700,00 de remuneração, ele
deve recolher os seguintes valores:
7,5% sobre R$ 1.045,00 (igual a R$ 78,38)
9% sobre os R$ 655,00 (R$ 1.700,00 - R$ 1.045,00) que excedem os R$ 1.045,00 (igual a
R$ 58,95)
O total a recolher, então, será de R$ 137,33 (78,38 + 58,95), o que corresponde
a 8,07% de salário (137,33 / 1.700 = 0,0807 ou 8,07%) do colaborador.
Lembre-se de que é de suma importância que todos os trabalhadores estejam
cientes das variáveis no cálculo das alíquotas, de acordo com a natureza dos
serviços prestados e registros em carteira. A CLT, Consolidação das Leis
Trabalhistas, foi atualizada para incorporar novas categorias de atividades.
Além do recolhimento do INSS dos empregados e dos contribuintes individuais
(autônomos, sócios), a empresa deverá recolher a Previdência Social sobre a folha
de pagamento deles, dependendo de alguns casos:
INSS patronal (refere-se ao pagamento de 20% sobre a folha de salário das empresas,
exceto algumas empresas do Simples Nacional e aquelas que optaram pela desoneração
da folha)
Seguro de acidente de trabalho (SAT) sobre a folha dos empregados, cuja alíquota varia
para cada empresa
Terceiros (Incra, SESI, Senai, Senac, Sesc, Sebrae, entre outros) sobre a folha dos
empregados, cuja alíquota varia para cada empresa
Cabe ao empregador recolher as contribuições previdenciárias sobre a folha de
pagamento de empregados e contribuintes individuais (autônomo-sócios) que
prestam serviço para pessoa jurídica, até o dia 20 do mês seguinte ao laborado.
Caso dia 20 não seja dia útil, deverá ser antecipado o recolhimento.
O empregador faz este recolhimento por meio de uma guia da Previdência
Social (GPS), disponível no site da Receita Federal.
A seguir, temos um exemplo de como preencher a GPS.
Passe o mouse sobre os campos em verde para visualizar as descrições.
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(objetos/imagem_1.png)
Figura 1 – Preenchimento da GPS
Fonte: <http://virtuau.uau.com.br/virtuau/wp-content/uploads/2014/07/Modelo-da-
GPS.png>.
1. Nome completo do contribuinte, telefone e endereço.
3. Código que ainda será definido.
4. Mês e ano do recolhimento.
5. Número de matrícula no INSS ou PIS.
6. Valor definido ao INSS pelo contribuinte.
11. Valor total a recolher ao INSS.
imagem de uma guia da Previdência Social (GPS) com destaque e descrição
para os seguintes campos a serem preenchidos: 1. Nome completo do contribuinte,
telefone e endereço. 3. Código que ainda será definido. 4. Mês e ano do
recolhimento. 5. Número de matrícula no INSS ou PIS. 6. Valor definido ao INSS
pelo contribuinte. 11. Valor total a recolher ao INSS.
SUBIR (#topo)
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9358678-dt-content-rid-266413494_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC06/conteudos/08_obrigacoes_mensais/objetos/imagem_1.png
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Recolhimento e repasse do IRRF
A tributação do imposto de renda retido na fonte (IRRF) aplica-se somente ao
empregado, sendo que a empresa atua como mecanismo de controle e intermediária
na retenção do imposto (fonte pagadora), repassando ao governo o valor
descontado.
O desconto do IRRF recai sobre o total de rendimentos do empregado que
tenham incidência de IRRF. Porém, devem-se abater deste total os valores de
eventos permitidos em lei, como o valor do INSS, a quantidade de dependentes do
IRRF e o valor pago em pensão alimentícia.
Assim como o INSS, o IRRF tem uma tabela específicapara esta tributação
definida pela Receita Federal e atualizada, normalmente, uma vez por ano.
Esta tabela conta com três colunas, que são: base de cálculo do imposto,
alíquota e parcela a deduzir. A base de cálculo é o total de rendimentos tributáveis
de IRRF, descontado dos valores de INSS; dependentes; e pensão (se for o caso).
Depois de encontrar a base de cálculo, aplica-se a alíquota de IRRF (percentual
dentro da tabela) e desse valor encontrado se deduz o valor da parcela a deduzir,
definido em tabela.
Para ter acesso à tabela atualizada, consulte sempre o site da Receita Federal.
Diferentemente do INSS, não são todos os empregados que terão que recolher
o IRRF. A tabela do IRRF determina um valor que, até certo limite, o empregado não
sofre desconto, ou seja, fica isento.
Por outro lado, o desconto de IRRF não tem limite, ou seja, quanto mais o
empregado receber de remuneração, maior será o desconto que sofrerá.
O empregador tem como obrigação recolher mensalmente as contribuições
previdenciárias sobre a folha de pagamento de empregados e contribuintes
individuais (autônomo-sócios) que prestam serviço para pessoa jurídica, até o dia 20
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do mês seguinte ao laborado. Caso dia 20 não seja dia útil, deverá ser antecipado o
recolhimento.
Este recolhimento deve ser realizado pelo preenchimento de uma guia DARF
(documento de arrecadação de receitas federais), que é um documento emitido pelo
Ministério da Fazenda e pela secretaria da Receita Federal, para cobranças de
tributos administrados por estes órgãos.
Na figura 2 podemos ver o preenchimento da DARF.
Passe o mouse sobre os campos para visualizar as descrições.
(objetos/imagem_2.jpg)
Figura 2 – Preenchimento da DARF
Fonte: <http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/pagamentos-e-
parcelamentos/parcelamentos-especiais/reabertura-lei-no-11-941-2009-debitos-
vencidos-ate-30-11-2008-acesso-via-portal-e-cac-1/imagens/darf_tela1.gif/view>.
1. Nome e telefone.
2. Escreva a data correspondente ao último dia do ano a que se referir recolhimento
complementar.
3. Indique o número do CPF com 11 dígitos.
4. Código da Receita.
5. Não preencha.
6. Indique dia, mês e ano do vencimento do imposto complementar.
7 e 10. Indique o valor, em reais, correspondente ao valor do imposto a complementar.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9358678-dt-content-rid-266413494_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC06/conteudos/08_obrigacoes_mensais/objetos/imagem_2.jpg
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imagem de uma DARF com os campos a serem preenchidos numerados
descritos abaixo: 1. Nome e telefone. 2. Escreva a data correspondente ao último dia
do ano a que se referir recolhimento complementar. 3. Indique o número do CPF
com 11 dígitos. 4. Código da Receita. 5. Não preencha. 6. Indique dia, mês e ano do
vencimento do imposto complementar. 7 e 10. Indique o valor, em reais,
correspondente ao valor do imposto a complementar.
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Recolhimento de FGTS
O pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é obrigação do empregador,
sendo pago diretamente ao governo, e não ao empregado, em folha de pagamento. O percentual
de FGTS é estabelecido pelo governo e tem incidência sobre os proventos recebidos pelo
empregado que tenham incidência de FGTS.
Atenção ao prazo!
O recolhimento do FGTS deve ser realizado até o dia sete do mês subsequente ao
trabalhado, antecipando-se a obrigação se o dia sete não for dia útil, conforme
dispõe o artigo 15 da Lei 8.036/90.
Observe os valores correspondentes:
8% do salário bruto pago ao trabalhador.
Para os contratos de trabalho firmados nos termos da Lei 11.180/05 (contratos de
aprendizagem), o percentual é reduzido a 2%.
No caso de trabalhador doméstico, o recolhimento é correspondente a 11,2%, sendo 8% a
título de depósito mensal e 3,2% a título de antecipação do recolhimento rescisório.
No caso de rescisão de contrato por iniciativa do empregador, o FGTS é
sacado, desde que ocorrido sem justa causa, no caso de morte ou ainda por término
de contrato.
Você lembra que já estudamos sobre o Sefip (Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)? Pois ele também é
utilizado para gerar a guia de recolhimento do FGTS (GRF), gerada com código de
barras para recolher o FGTS.
Os arquivos gerados pelo Sefip devem ser transmitidos pela internet, por meio
da conectividade social, e a GRF emitida deve ser recolhida até o 7º dia do mês
seguinte àquele em que a remuneração do trabalhador foi paga.
A GRF deverá ser paga nas agências dos bancos conveniados ao FGTS ou
nas unidades lotéricas e canais alternativos de atendimento, desde que o valor da
guia não ultrapasse mil reais.
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Na figura 3, temos a guia de recolhimento do FGTS:
(objetos/imagem_3.jpg)
imagem da guia de recolhimento do FGTS com logo do Fundo de Garantia do
Tempo de Serviço no canto superior direito e com os dados cadastrais obrigatórios
da empresa a serem preenchidos, numerados de 1 a 15.
Figura 3 – Guia de recolhimento do FGTS
Fonte: <http://slideplayer.com.br/slide/1235441/>.
Lembre-se de que é obrigatório que a empresa guarde alguns documentos em local
seguro. Confira a seguir os documentos e o tempo pelo qual devem permanecer sob
guarda da empresa.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9358678-dt-content-rid-266413494_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC06/conteudos/08_obrigacoes_mensais/objetos/imagem_3.jpg
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Por 30 anos, conforme previsto no artigo 23, § 5º, da Lei 8.036/90, a empresa deve
guardar a GRF, a relação de estabelecimentos centralizados (REC), a relação de
tomadores/obras (RET), o comprovante de confissão de não recolhimento de valores de
FGTS e de contribuição social e o arquivo SEFIPCR.SFP.
Por 30 anos, a empresa deve guardar a retificação/protocolo de dados do FGTS e o
comprovante/protocolo de solicitação de exclusão, conforme previsto em circular Caixa,
que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações, transferência de
contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.
Por 10 anos, conforme previsto no artigo 32, § 11, da Lei 8.212/91 e alterações
posteriores, a empresa deve guardar o comprovante de declaração à Previdência.
Os registros constantes do arquivo magnético SEFIPCR.SFP não precisam ser
impressos, salvo por exigência legal ou para permitir a comprovação do
cumprimento desta obrigação.
Rescisão do contrato de trabalho
No caso da rescisão do contrato de trabalho sem justa causa, ou quando é
devido aviso-prévio indenizado ao trabalhador, o empregador deve recolher os
valores rescisórios devidos, obrigatoriamente, pela guia de recolhimento rescisório
do FGTS (GRRF) no portal empregador conectividade social, por meio da
funcionalidade simular cálculo da GRRF/gerar GRRF.
A GRRF é gerada pelo aplicativo disponibilizado gratuitamente no site da Caixa
Econômica Federal. Tal aplicativo exige a utilização de certificado eletrônico válido,
acesso à Internet e privilégios de administrador da máquina quando o usuário utilizar
Windows 2000, NT ou XP.
O empregador deve ter certificado eletrônico válido e acesso à internet para
transmissão do arquivo rescisório e posterior impressão da GRRF.
Nas demais situações de rescisão contratual, o recolhimento do mês da
rescisão e do mês anterior à rescisão, caso ainda não tenha sido feito, devem ser
realizados meio da GRF ou da GFIP Avulsa.
Mais informações podem ser consultadas no site da Receita Federal. Busque
por GFIP e SEFIP – Aplicativos
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Prestação de informações ao Caged
O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) foi instituído pela
Lei 4.923/64, e constitui uma fonte deinformações de âmbito nacional e de
periodicidade mensal aos órgãos governamentais referente à evolução do emprego
formal, para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao
mercado de trabalho, com o objetivo de assistir os desempregados e de apoiar
medidas contra o desemprego.
Devido ao eSocial, o Caged deve ser informado apenas para o grupo de
empregadores que não está inserido nas fases 1 e 2 do cronograma de
implementação instituído pelo governo. Para os demais, o cadastro deixou de ser
obrigatório.
É obrigatório ao empregador transmitir até o dia sete do mês seguinte a relação
dos trabalhadores admitidos, dispensados, transferidos ao Ministério da Economia,
conforme dispõe a Lei 4.923/65.
Se em determinado mês não ocorrer admissão, desligamento ou transferência
de empregados, a empresa estará dispensada do envio do Caged relativo ao mês
respectivo.
A declaração do Caged pode ser entregue pelo aplicativo do Caged
Informatizado – ACI ou outro aplicativo fornecido pelo MTE. Este aplicativo também
deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o referido arquivo (Portaria MTE
1129/2014).
O aplicativo poderá ser baixado no site do Ministério da Economia:
<www.mte.gov.br>.
Este aplicativo é de fácil manuseio e contém todos os campos necessários, como
CNPJ, competência (mês e ano), salário etc.
Prazo para guarda de documentos
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O estabelecimento é obrigado a preservar durante cinco anos, a contar da data
do envio, a cópia do arquivo, o recibo de entrega e o extrato da movimentação
processada a fim de comprovação perante a fiscalização do MTE.
É fornecido, no ato da transmissão do Caged, o protocolo de transmissão de
arquivo, no qual consta o número do código de recebimento, que, juntamente com a
inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de entrega
imediatamente após a entrega da declaração na opção Recibo Caged. Após o dia
20 de cada mês, na opção Caged, o extrato da movimentação processada estará
disponível para impressão.
Empresas com mais de um estabelecimento
As empresas que contam com mais de um estabelecimento deverão enviar ao
Ministério da Economia arquivo exclusivo de cada um dos estabelecimentos, pois o
Caged é individualizado.
Multa aplicada
É passível de multa automática o empregador que não prestar as informações
sobre o Caged no prazo determinado, omitir informações ou prestar declaração falsa
ou inexata.
O recolhimento da multa é efetuado por meio do DARF, emitido em duas vias,
informando no campo 01: Multa Automática Lei 4.923/1965; no campo 04: o código
de receita 2877; e no campo 05: 3800165790300843-7. A multa é calculada de
acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos. Os
responsáveis por meios fraudentos na habilitação ou percepção do seguro-
desemprego serão punidos civil e criminalmente, além das penalidades
administrativas.
Envio com certificação digital
Para a entrega do Caged, é facultada a utilização de certificado digital válido,
exceto para as empresas que contam com menos de 20 trabalhadores no primeiro
dia de movimentação. Já as empresas que contam com 20 trabalhadores ou mais
foram obrigadas a utilizar o certificado digital válido para transmissão do Caged a
partir da publicação da Portaria MTE 1.129/2014.
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As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa
jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do
responsável pela entrega da declaração, sendo este o e-CPF ou o e-CNPJ.
Além dessas obrigações legais que mencionamos neste material, temos que
ficar atentos às obrigações mensais que têm relação com fornecedores, ou terceiros,
como pagamento de vale-refeição, vale transporte, dentre outros.
Lembre-se de ter sempre a mão as datas limites de cada obrigação trabalhista
para não passar o prazo de pagamento, pois o prejuízo pode ser grande para a
empresa.
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Prestação de informações ao eSocial
O Decreto n.º 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das
Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse
sistema, os empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as
informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições
previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso
prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
A prestação de informações ao eSocial tornou-se obrigatória a partir de 2015
para o empregador doméstico. Já para os demais, a obrigação passou a vigorar a
partir de janeiro de 2018, conforme o cronograma de implantação vigente. Nesse
cronograma, o governo estipulou cinco fases de implementação do sistema para
determinados grupos de empregadores, para que as empresas encaminhem
informações dentro dos prazos estipulados por lei.
As cinco fases de encaminhamento de informações são:
Confira os grupos que estão obrigados a cumprir cada uma das fases citadas
acessando o link: <http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/Cronograma-esocial-
grupo-de-empresas.htm>.
Tais informações podem ser enviadas pelo empregador de três maneiras:
1. Módulo web service: software próprio de departamento pessoal compatível com a
transmissão dos arquivos no formato do eSocial (.xml). É necessário ter certificado digital.
2. Módulo web geral: ferramenta auxiliar destinada a inserir dados no eSocial. Ela foi
pensada para permitir que os empregadores cumpram obrigações legais em situações de
contingência ou indisponibilidade do próprio software. É necessário ter certificado digital.
3. Módulo empregador doméstico: ferramenta on-line desenvolvida para o empregador
doméstico, o segurado especial e o microempreendedor individual (MEI). Ela realiza
cálculos automáticos e integra os eventos com a folha (férias, afastamentos,
desligamentos etc.).
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O empregador deve estar atento aos prazos de envio das informações ao
eSocial, pois, caso deixe de prestar as informações necessárias nos prazos
estipulados, pode arcar com multas de até R$ 181.284,63, dependendo da
informação não encaminhada.
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