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Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) Autor: Ricardo Campanario 23 de Abril de 2023 07365060395 - Iglésio Filho Ricardo Campanario Aula 09 Índice ..............................................................................................................................................................................................1) Gestão Arquivística Digital - AULA SIMPLIFICADA 3 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 2 40 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL Documentos Eletrônicos Antes de entrarmos nos documentos eletrônicos é bom retomarmos o conceito de documentos. Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Suporte são os materiais nos quais estão registradas as informações. Formato, por último, são as características físicas de apresentação do documento. Veja abaixo. Documento Digital Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), documento digital é: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Atenção para não se confundir com a definição de documento eletrônico, que é um gênero documental, ok? Está diretamente ligado ao tema de classificação dos documentos mas, aqui, estamos falando dos documentos digitais, que fazem parte do gênero documentos eletrônicos. Veja o que o DBTA entende por documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Note que os documentos digitais fazem parte do gênero documento eletrônico, ao lado de outros documentos como disquetes, cartões, etc. DOCUMENTO INFORMAÇÃO SUPORTE / FORMATO Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 3 40 Bem, dentro desse contexto, quando falamos de documentos digitais, ao invés de falarmos de dois componentes (como estávamos acostumados para os documentos "comuns"), precisamos falar de três: a mesma informação (que já existe no documento tradicional), o hardware e o software. O Hardware é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware). O Software é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do hardware permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (as informações não são parte do software). Por fim, a informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, portanto, bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e software, de maneira totalmente integrada. Para fechar esse ponto, importante conhecer as definições de documento arquivístico e documento arquivístico digital estabelecidas pela CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do Conarq). Essas definições nos ajudam a entender um pouco mais o tema e nos darão mais segurança para avançarmos: Documento Digital Hardware Software Informação (bits + suporte) Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 4 40 O que é documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O que é documento digital? É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional. O que é documento arquivístico digital? É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos. O que é documento arquivístico convencional? É um documento arquivístico não digital. Bem, indo adiante, é muito comum vermos as pessoas falando que o documento digital é muito melhor, mais simples e etc. É bom sabermos que ele tem vantagens e desvantagens em relação ao documento tradicional ou físico. Embora tenha muitos benefícios, às vezes ele nos traz dificuldades que não tínhamos antes...Veja as grandes vantagens e desvantagens dos documentos digitais para você entender melhor o que estamos falando. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 5 40 VANTAGENS DESVANTAGENS Economia de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física do suporte Ganho de produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos Otimização dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos documentos - acesso facilitado Facilidade de acesso aos estoques de informação Complexidade e custos da preservação digital Facilidade de geração e distribuição de dados e informações digitais Dependência social da informação digital: dependência do documento digital como fonte de prova das funções e atividades de indivíduos, instituições e governos Digitalização Para começar o tema, vale a pena vermos o que o DBTA entende por digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Atenção para não confundir documento nato digital com documento digitalizado! DOCUMENTO NATO-DIGITAL DOCUMENTO DIGITALIZADO Documento que já nasce em suporte eletrônico e em código binário. Apresenta-se na forma original. Documento que nasce em outro suporte (papel, filme, etc.) e depois é reproduzido (cópia, imagem) e inserido no computador. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 6 40 A digitalização deverá sempre ser realizada buscando preservar a integridade, a autenticidade e, quando necessária, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil. Para isso, seus meios de armazenamento devem protegê-lo de acessos, usos, alterações, reproduções ou destruições não autorizadas. Porém, veja só, não basta digitalizarmos os documentos e não termos um sistema que os consiga gerenciar com o intuito de proporcionar sua rápida localização e acesso as informações desejadas. Dessa forma é necessário que os usuários da tecnologia possuam sistemas e processos de indexação que possibilitem sua eficiente localização, tramitação e controle. Essa indexação deve partir de uma organização já estabelecida para os documentos originais, ou seja, aplicando possivelmente os mesmos instrumentos que já são utilizados para a estrutura documental física como planos de classificação e tabelas de temporalidade. Outro ponto que é fundamental explorarmos em relação ao documento digital, e que cada vez mais é cobrado em prova, é sua validade como prova. Preste atenção nisso pois a mudança legislativa é recente. Até 2019 o documento digitalizado não substituía o original quanto ao seu valor legal. Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 que regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos interesse, a respeito do tema): " Art. 10. A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A: “Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos pordados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento. § 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. § 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. § 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. § 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior." Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 7 40 Note alguns pontos importantes: • O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. • Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação. • Os originais sem valor secundário podem ser destruídos. • Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos jurídicos dos documentos microfilmados. Por fim, para a realização do processo de digitalização é importante definir qual será o equipamento utilizado e isso varia em função do suporte do documento original. Documentos grandes provavelmente exigem equipamentos especiais enquanto os menores podem ter o processo realizado até mesmo por uma câmera de celular! O importante aqui é identificar o equipamento correto, sobretudo capaz de realizar o trabalho com qualidade e eficiência, além de preservar as características do documento original (atenção com luminosidade, manuseio e processamento dos originais). Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 8 40 GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Outro conceito bastante cobrado quando se fala em gestão arquivística digital é o GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Vamos entender como o Conarq define o GED em sua publicação "e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos", que trataremos de e-ARQ daqui em diante. Para o e-ARQ, GED é: Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. Uma outra comparação que às vezes é feita pelas bancas e que é necessário você estar atento para não se confundir é a que ocorre entre GED e GDE (Gerenciamento de Documentos Eletrônicos). Veja o que se entendo por GDE: Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante. O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como intranets, portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 9 40 SIGAD Prosseguindo, devemos falar agora do SIGAD, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. Mais uma vez vamos começar entendendo como o e-ARQ do Conarq define SIGAD: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. Os requisitos impostos pelo e-ARQ (veremos mais adiante na aula) dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções da gestão arquivística de documentos. O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos apresentados pelo e-ARQ, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos. A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 10 40 Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Veja abaixo os principais conceitos e definições: Sistema de informação Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. Gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Sistema de gestão arquivística de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. Gerenciamento eletrônico de documentos(GED) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 11 40 Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazos de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 12 40 e-ARQ Resoluções Conarq 50/2022 e 25/2007 Recentemente a Resolução Conarq 50/2022 revogou a Resolução 25/2007 e passou a definir como as entidades arquivísticas devem adotar o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, em sua segunda versão (versão 2), publicada junto com a nova Resolução 50/2022. Vamos conhecer a nova Resolução, na integra: Art. 1º Esta resolução estabelece o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2. Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, conforme art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. § 1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em idades corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso. Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. Art. 4º Caberá ao CONARQ, sempre que necessário, proceder à atualização do e-ARQ Brasil. Art. 5º O e-ARQ Brasil será publicado no sítio do CONARQ, no endereço https://www.gov.br/conarq. Art. 6º Ficam revogadas as Resoluções do CONARQ nº 25, de 27 de abril de 2007, e nº 32, de 17 de maio de 2010. Art. 7º Esta Resolução entra em vigor em 16 de maio de 2022. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 13 40 Note que a norma tem por objetivo recomendar a adoção do modelo de requisitos trazido pelo e- ARQ para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR. Isso já era realidade na Resolução 25/2007 e permanece idêntico na Resolução 50/2022. Dessa forma, as maiores instituições arquivísticas do país que lidam com arquivos eletrônicos e sistemas digitais de gestão de documentos devem se adequar aos requisitos do e-ARQ, que estudaremos mais adiante. O artigo 2o da Resolução fala também sobre outro ponto importante do e-ARQ, a identificação dos documentos digitais por meio do uso de metadados, o que é raro de ser cobrado em prova, mas importante conhecer. Por fim, sem eu artigo 3o, a Resolução deixa clara a abrangência do e-ARQ, ou seja, deve ser adotado tanto por sistemas 100% digitais ou por aqueles híbridos, que envolvem documentos físicos e digitais ao mesmo tempo. Neste caso, para os documentos físicos o sistema deverá incluir apenas os registros das referências enquanto, para os documentos digitais, os próprios documentos. Definições e Conceitos Para a publicação do Conarq, o e-ARQ pode ser definido como: Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado. Tem como objeto o documento arquivístico digital, porém não trata de processos de digitalização. Os principais objetivos do e-ARQ são: • Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais; • Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Em relação ao seu escopo de aplicação, deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais (como vimos na própria Resolução Conarq). Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 14 40 Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos metadados, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. Ainda, o e-ARQ é dirigido especialmente a: • fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos; • profissionais da gestãoarquivística de documentos: para orientar a execução desses serviços a partir de uma abordagem arquivística; • usuários de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeção do SIGAD instalado; • potenciais usuários de um SIGAD: como apoio na elaboração de edital para apresentação de propostas de fornecimento de software; • potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos: como material auxiliar para a especificação dos serviços a serem comprados; • organizações de formação: como um documento de referência para a formação em gestão arquivística de documentos; • instituições acadêmicas: como recurso de ensino. Por fim, o e-ARQ Brasil está dividido em duas partes: a Parte I, Gestão arquivística de documentos, pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD. Requisitos Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados: • obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...” • altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...” • facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...” Cada requisito numerado é classificado como: (O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...” (AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...” (F) = facultativo = “O SIGAD pode ...” Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 15 40 Tem = o requisito é imprescindível. Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente. Pode = o requisito é opcional. Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, é preciso observar que uma implementação que não inclua determinado item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementação que inclua um item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que não inclui o item. Nós não veremos a fundo essa classificação dos requisitos, até porque eles se dividem em inúmeros subitens e são esses subitens que são classificados quanto a sua exigibilidade. Não seria produtivo estudarmos todos eles, mas é bom você saber que existe essa classificação para efeito de prova. Apenas como ilustração, veja um exemplo da classificação dos requisitos "Organização dos Documentos Arquivísticos" e a utilização dos indicadores (O), (AD) e (F): Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 16 40 Em resumo, seguem abaixo os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD: • captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos; Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 17 40 • captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; • gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; • implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico); • integração entre documentos digitais e convencionais; • foco na manutenção da autenticidade dos documentos; • avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente; • aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos; • transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; • gestão de preservação dos documentos. Microfilmagem Introdução A microfilmagem, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) é: Produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido Completando o quadro, vamos ver o que agora o DBTA, entende por microfilme (não há definição para microfilmagem no DBTA): Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 18 40 Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. Em linhas gerais a microfilmagem é uma técnica de substituição do material original por uma cópia em miniatura em um filme de material translúcido, flexível e estável, servindo como base para projeção posterior da imagem. O acesso aos documentos micrográficos é feito por meio de leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas. Por representar exatamente o documento original, o documento em microfilme possui validade legal como prova (valor probatório), tendo exatamente a mesma validade do documento original, conforme Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996). Dessa forma, o principal objetivo da utilização da microfilmagem é a economia de espaço. Essa redução de espaço tem como garantia o valor legal do microfilme. Antes de avançar, vejamos quais são as principais vantagens e desvantagens da microfilmagem: VANTAGENS DESVANTAGENS Validade legal, como veremos na legislação a seguir Baixa velocidade de recuperação Redução do espaço e custos referentes ao armazenamento Necessidade do emprego de máquinas para a visualização Confiável quanto a autenticidade Acesso individualizado a cada documento Segurança - filmes armazenados em cofres Cuidados na guarda devido a natureza do suporte Confidencialidade - invisível a olho nu Perda de resolução devido a cópias sucessivas Durabilidade do suporte Sinalética Há um conjunto de sinais visuais relacionados à microfilmagem que você precisa conhecer para a prova. Ele deriva da Resolução 10/1999 do Conarq, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO 9878/1990 nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. Vamos aos sinais adotados: Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 19 40 QUESTÕES COMENTADAS Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 20 40 1. (QUADRIX/CRM-AC/Assistente Administrativo/2019) A digitalização dos documentos destinados ao arquivamento só deve ser feita para os documentos mais vulneráveis à deterioração pela ação do tempo, no caso em que, ocorrendo, a organização estará sujeita a penalidades. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. Não há restrições em relação a que tipo de documento deva passar pelo processo de digitalização. Na verdade, o mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que serão eliminados em futuro próximo,provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade de digitalização. Dentro desse contexto porém, os documentos mais sujeitos à deterioração pela ação do tempo certamente são bons candidatos ao processo de digitalização, mas não apenas eles, já que o processo é aberto e extensível a qualquer tipo de documento, cabendo a organização produtora ou acumuladora tomar a decisão. 2. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) O conjunto de procedimentos e operações técnicas característico de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo, é o: a) SGBD. b) SIGAD. c) PDF/A. d) OCR. e) DOI. Comentários: A alternativa A está incorreta. O SGBD é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Segundo o e-ARQ Brasil (2011), é “software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados)”. A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. É uma ótima definição do SIGAD. Note que cita os "procedimentos e operações técnicas", o "processamento eletrônico", e a aplicação em ambientes somente "digitais" ou "´híbridos". A alternativa C está incorreta. O PDF (Portable Document Format/Archive) é um formato de arquivo eletrônico muito utilizado em organizações públicas e privadas devido aos seus recursos e facilidade de exibição e compartilhamento. É possível incluir proteção no arquivo para restringir edições, de modo a aumentar a confidencialidade e integridade dos documentos. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 21 40 A alternativa D está incorreta. O OCR (optical character recognition) é uma tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres dos arquivos, criando assim textos editáveis. Por exemplo, ao escanear a página de um livro impresso em formato imagem, pode-se utilizar OCR posteriormente para que o texto seja reconhecido, facilitando assim a busca por determinados termos. A alternativa E está incorreta. O DOI (Digital Object Identifier) é um identificador único para objetos digitais, como por exemplo, artigos, livros e outras publicações científicas disponíveis na web, de forma a preservar a autenticidade dos arquivos. 3. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Um documento arquivístico digital é aquele que tem a informação resultante das atividades de pessoas físicas ou jurídicas registrada em dígitos binários, acessível em sistemas computacionais gerenciados. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. Veja qual é a definição literal de documento arquivístico digital elencada pelo e-ARQ Brasil: "É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.". O mesmo e-ARQ, agora em sua nova versão mais recente de 2022 diz o seguinte: "Em outras palavras: é um documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, que foi produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.". Note que é a relação com as atividades do órgão ou pessoa produtora que dá ao documento o seu caráter arquivístico. 4. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos são: autenticidade, confiabilidade, rastreabilidade e originalidade. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. Os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos são: captura, armazenamento, indexação e recuperação (lembre-se da sigla -> CAIR!). A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística. O armazenamento, que permeia todo o ciclo de vida do documento, deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 22 40 Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Por fim, a recuperação é o processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema de informação. 5. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicado em ambientes digitais, com repositórios digitais. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente. É aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos somente digitais ou digitais e não digitais de forma simultânea. 6. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Registro, classificação e arquivamento são etapas da captura de documentos. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. A captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD por meio das ações de registro, classificação, indexação, atribuição de metadados (ou restrição de acesso) e arquivamento. A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas: • captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato específicos (.doc, .pdf, .rtf) – o registro inicial é feito pelo usuário ao capturar o documento para o SIGAD; • captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada ao SIGAD – o registro e a anexação ao sistema de gestão podem ser automáticos, complementados pelo usuário do SIGAD; • captura em lote – inclusão, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas diárias, dossiês, processos. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 23 40 7. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) O uso de assinaturas e marcas d’água digitais nos documentos está contemplado nos requisitos de gestão. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. Assinaturas e marcas d´água estão contempladas entre os requisitos de segurança e não de gestão. De acordo com o e-ARQ Brasil, fazem parte dos requisitos para serviços de segurança: • Cópias de segurança • Controle de acesso • Classificação da informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação sensível • Trilhas de auditoria • Assinaturas digitais • Criptografia • Marcas d’água digitais • Acompanhamento de transferência • Autoproteção • Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais 8. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades, devem ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. De acordo com a Resolução Conarq 25/2007, o SIGAD aplica-se somente as fases corrente e intermediária. Relembremos a norma: Resolução Conarq 25/2007 Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes doSistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução, disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 24 40 §1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Dessa forma, com a gestão arquivística de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária e o SIGAD é um sistema de gestão arquivística de documentos, ele não pode ser admitido nas três idades documentais, mas somente nas duas primeiras. 9. (FCC/MANAUSPREV/Analista Previdenciário Arquivologia/2015) O modelo de requisitos destinado a fornecer, na área arquivística brasileira, especificações (técnicas e funcionais) e metadados que orientem a aquisição e o desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, é conhecido como: a) e-ARQ Brasil. b) NOBRADE. c) ISAD(G). d) EAD. e) SINAR. Comentários: A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O enunciado refere-se claramente ao e-ARQ Brasil, uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. A alternativa B está incorreta. NOBRADE é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Não tem qualquer relação com o tema. A alternativa C está incorreta. ISAD(G) é uma norma internacional de descrição arquivística. Não tem qualquer relação com a questão em tela. A alternativa D está incorreta. EAD é a sigla utilizada para representar Educação a Distância. É uma forma de ensino/aprendizagem mediados por tecnologias que permitem que o professor e o aluno estejam em ambientes físicos diferentes. Também sem relação com a questão. A alternativa E está incorreta. O SINAR é o Sistema Nacional de Arquivos. Também não tem relação qualquer com o enunciado. 10. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) No tratamento da documentação, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de, no primeiro, uma Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 25 40 política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política arquivística e de maneira compartimentada. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. O enunciado da questão praticamente inverte as características de cada um dos sistemas. SIGAD e GED tem objetivos e características diferentes. O SIGAD pode ser considerado um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado, dessa forma, trata os documentos de maneira temporal e orgânica e não compartimentada. Já o GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição, podendo agir, portanto, de forma compartimentada. Resumindo: - SIGAD: política temporal e orgânica. - GED: política arquivística compartimentada. 11. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. Relembre a definição do e-ARQ - do Conarq - para SIGAD: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 26 40 O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. 12. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão de documentos de arquivo. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. Em relação ao escopo de aplicação do e-ARQ, ele deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais. 13. (QUADRIX/CRA-PR/Secretária I/2019) Captura é uma tecnologia relacionada ao gerenciamento eletrônico de documentos que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. A banca está conferindo à captura o significado de digitalização. A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações: • registro; • classificação; • indexação; • atribuição de restrição de acesso; • arquivamento. Os objetivos da captura são: • identificar o documento como documento arquivístico; • demonstrar a relação orgânica dos documentos. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 27 40 14. (CEBRASPE/CGM - João Pessoa-PB/Técnico Municipal Controle Interno/2018) Uma das indicações para a digitalização de documentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. A digitalização tem diversas demandas, entre elas: • Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; • Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; • Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; • Redução de gastos com cópias; • Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; • Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade de digitalização. 15. (CEBRASPE/Área 10/Oficial Técnico Inteligência/2018) Em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, a atividade de registro de protocolo é realizada no procedimento de captura. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa estáCORRETA. A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o (registrando-o) ao sistema de gestão arquivística por meio das ações abaixo e, portanto, efetuando a atividade de registro de protocolo: • registro; • classificação; • indexação; Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 28 40 • atribuição de restrição de acesso; • arquivamento. Os objetivos da captura são: • identificar o documento como documento arquivístico; • demonstrar a relação orgânica dos documentos. 16. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Documentos eletrônicos, ao contrário dos convencionais, não podem ser considerados completos em relação à sua forma intelectual somente pela inclusão de data e assinatura. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. De acordo com Rosely Rondinelli: "Em relação ao grau de completude da forma intelectual, observe-se que enquanto nos documentos convencionais elementos como data e assinatura são considerados suficientes para que os mesmos sejam considerados completos, o mesmo não acontece com os documentos eletrônicos, os quais precisam de complementos. Assim, à data do documento faz-se necessário acrescentar a hora de sua transmissão aos destinatários (...). Da mesma maneira, em relação à assinatura (...) é preciso que seja reforçada pelo acréscimo automático (...) do nome do autor no cabeçalho do documento, ou ainda por meio de uma assinatura eletrônica ou digital." 17. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado como documento original. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. A documento digitalizado, embora goze dos mesmos efeitos legais do seu original, não deve ser considerado um documento original, mas sim uma cópia. 18. (CEBRASPE/PCie PE/Auxiliar Legista/2016) A digitalização, apesar de muito utilizada para a preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a: a) possibilidade de acesso múltiplo. b) possibilidade de eliminação do original. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 29 40 c) dificuldade de se gerar muitas cópias. d) dificuldade de captura dos documentos. e) obsolescência de hardware e de software. Comentários: A alternativa A está incorreta. Esta é uma vantagem da digitalização. A alternativa B está incorreta. Outra vantagem da digitalização. A alternativa C está incorreta. Não é uma desvantagem pois a digitalização na verdade não apresenta essa dificuldade na geração de cópias, tornando-as inclusive, mais fáceis. A alternativa D está incorreta. Essa dificuldade também não existe no processo de digitalização. A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A obsolescência de software e hardware é um dos principais problemas para a preservação dos documentos digitais, que são o resultado final de um processo de digitalização. Por outro lado a digitalização apresenta uma série de vantagens, muitas delas listadas nas demais alternativas desta mesma questão: • a diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos; • a facilidade de acesso, com a possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea; • a busca a informação (sistema de indexação); • a segurança, pela inviolabilidade dos dados; • a preservação e durabilidade do acervo; e • a transparência das informações. 19. (CEBRASPE/CADE/Agente Administrativo/2014) A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. A digitalização é indicada em várias ocasiões e tem uma lista significativa benefícios, veja abaixo: • Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; • Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; • Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; • Redução de gastos com cópias; Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 30 40 • Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; • Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). Dessa forma, a digitalização é sim indicada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários. O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade de digitalização. 20. (CEBRASPE/TC-DF/Analista de Administração Pública/2014) Uma das vantagens da digitalização de documentos é preservar o original do manuseio intenso. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está CORRETA. Ao lado de outras indicações, como as listadas abaixo, a preservação do original do manuseio intenso é um dos casos recomendados para a aplicação do processo de digitalização. Isso é importante, especialmente, para documentos históricos e de valor secundário, que deverão ser preservados de maneira permanente (lembrando que, mesmo após digitalizados, os originais de documentos de valor secundário não devem ser eliminados). Veja outras ocasiões nas quais a digitalização é bem-vinda: • Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; • Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; • Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; • Redução de gastos com cópias; • Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; • Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). 21. (CEBRASPE/CNJ/Analista Judiciário/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos eletrônicos. a) Certo b) Errado Comentários: A afirmativa está ERRADA. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 31 40 A gestão de documentos aplica-se a qualquer tipo de documentos. Veja sua definição na Lei 8.159/1991, a chamada Lei Nacional de Arquivos, em seu artigo 3o.: “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Não há, portanto, nenhum tipo de exclusão em relação a qualquer tipo de documento. 22. (VUNESP/BNDES/Profissional Básico Arquivologia/2002) De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, microfilmagem é: a) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos. b) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. c) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de redução de 96,5%. d) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. e) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. Comentários: A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o. do Decreto nº 1.799/1996, “Entende-se por microfilme, para fins desteDecreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.” A alternativa B está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus de redução". Além disso não é um processo de reprodução fotográfica, mas em filme por meio fotográfico. A alternativa C está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus de redução", além de abranger dados e imagens, não listados na alternativa. A alternativa D está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus de redução" e não fala sobre processo de reprodução ótica, mas sim em filme por meio fotográfico ou eletrônico. A alternativa E está incorreta. Não se refere a "qualquer processo de transferência", mas sim um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos. 23. (FCC/TRT 1a Região/Apoio Especializado/2011) No processo de microfilmagem, Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 32 40 significa: a) repetição de imagem. b) documento restaurado. c) página retirada. d) papel rasgado. e) rolo inicial. Comentários: A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Veja na tabela abaixo que o símbolo trazido pelo enunciado se refere exatamente à repetição de imagem. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 33 40 ==15ffaa== A alternativa B está incorreta. NO Anexo I da Resolução 10/1999 do Conarq, que trata de SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990, não há menção à símbolo aplicado a documento restaurado. A alternativa C está incorreta. Este seria o símbolo correto para "página retirada". A alternativa D está incorreta. Este seria o símbolo correto para "papel rasgado". Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 34 40 A alternativa E está incorreta. Estes seriam os símbolos a ser utilizados no rolo inicial (o primeiro, à esquerda) e nos demais rolos (o segundo, a direita); Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 35 40 GABARITO 1. ERRADA 2. B 3. CORRETA 4. ERRADA 5. ERRADA 6. CORRETA 7. ERRADA 8. E RRADA 9. A 10. ERRADA 11. CORRETA 12. CORRETA 13. ERRADA 14. CORRETA 15. CORRETA 16. CORRETA 17. ERRADA 18. E 19. CORRETA 20. CORRETA 21. ERRADA 22. A 23. A Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 36 40 RESUMO Documentos Eletrônicos Documentos: registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Documento Eletrônico: gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Documento Digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. • Hardware: é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware). • Software: é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do hardware permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (as informações não são parte do software). • Informação: é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, portanto, bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e software, de maneira totalmente integrada. Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. • Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 que regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos interesse, a respeito do tema): Artigo 2o-A, § 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do • O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. • Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação. GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos): conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. • Possui as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 37 40 • Não confundir com GDE: tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante. • O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como intranets, portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes. SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. • Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. • Depende fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. • Deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. É aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. • Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. e-ARQ (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. Objetivos: • implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. • Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados,para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Requisitos Arquivísticos: • captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos; • captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; • gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Microfilmagem: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido. Legislação: Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 38 40 • legalmente autorizada e os filmes gerados possuem efeitos legais iguais aos dos documentos originais. • A eliminação deverá seguir a legislação vigente e não é permitida para os documentos de guarda permanente. • Em relação a movimentação dos documentos, os filmes produzidos devem ficar arquivados e têm sua saída terminantemente vedada, assim como a eliminação dos originais microfilmados ainda em trânsito é proibida. • Os prazos de guarda dos documentos físicos devem ser aplicados aos microfilmados, no caso de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas. Sinalética: Ricardo Campanario Aula 09 IFMA (Assistente em Administração) Arquivologia - 2023 (Pós-Edital) www.estrategiaconcursos.com.br 07365060395 - Iglésio Filho 39 40