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Aula 09
IFMA (Assistente em Administração) 
Arquivologia - 2023 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
23 de Abril de 2023
07365060395 - Iglésio Filho
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Aula 09
Índice
..............................................................................................................................................................................................1) Gestão Arquivística Digital - AULA SIMPLIFICADA 3
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GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL 
Documentos Eletrônicos 
 Antes de entrarmos nos documentos eletrônicos é bom retomarmos o conceito de documentos. 
Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. 
Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Suporte são os materiais nos quais 
estão registradas as informações. Formato, por último, são as características físicas de apresentação do 
documento. Veja abaixo. 
 
 
Documento Digital 
 Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), documento digital é: 
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 
 Atenção para não se confundir com a definição de documento eletrônico, que é um gênero 
documental, ok? Está diretamente ligado ao tema de classificação dos documentos mas, aqui, estamos 
falando dos documentos digitais, que fazem parte do gênero documentos eletrônicos. 
 Veja o que o DBTA entende por documento eletrônico: 
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente 
acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e 
documentos digitais. 
 Note que os documentos digitais fazem parte do gênero documento eletrônico, ao lado de outros 
documentos como disquetes, cartões, etc. 
DOCUMENTO
INFORMAÇÃO SUPORTE / FORMATO
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 Bem, dentro desse contexto, quando falamos de documentos digitais, ao invés de falarmos de dois 
componentes (como estávamos acostumados para os documentos "comuns"), precisamos falar de três: a 
mesma informação (que já existe no documento tradicional), o hardware e o software. 
 
 
 O Hardware é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações 
contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware). 
 O Software é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do hardware 
permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (as informações não são 
parte do software). 
 Por fim, a informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, 
portanto, bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e 
software, de maneira totalmente integrada. 
Para fechar esse ponto, importante conhecer as definições de documento arquivístico e 
documento arquivístico digital estabelecidas pela CTDE (Câmara Técnica de Documentos 
Eletrônicos, do Conarq). Essas definições nos ajudam a entender um pouco mais o tema e nos 
darão mais segurança para avançarmos: 
 
 
 
Documento 
Digital
Hardware Software
Informação
(bits + suporte)
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O que é documento arquivístico? 
É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no 
decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. 
O que é documento digital? 
É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema 
computacional. 
O que é documento arquivístico digital? 
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou 
seja, incorporado ao sistema de arquivos. 
O que é documento arquivístico convencional? 
É um documento arquivístico não digital. 
 Bem, indo adiante, é muito comum vermos as pessoas falando que o documento digital é muito 
melhor, mais simples e etc. É bom sabermos que ele tem vantagens e desvantagens em relação ao 
documento tradicional ou físico. Embora tenha muitos benefícios, às vezes ele nos traz dificuldades que não 
tínhamos antes...Veja as grandes vantagens e desvantagens dos documentos digitais para você entender 
melhor o que estamos falando. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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VANTAGENS DESVANTAGENS 
Economia de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física 
do suporte 
Ganho de produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: 
hardware, software e formatos 
Otimização dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos 
documentos - acesso facilitado 
Facilidade de acesso aos estoques de informação Complexidade e custos da preservação digital 
Facilidade de geração e distribuição de dados e 
informações digitais 
Dependência social da informação digital: 
dependência do documento digital como fonte de 
prova das funções e atividades de indivíduos, 
instituições e governos 
 
Digitalização 
 
 Para começar o tema, vale a pena vermos o que o DBTA entende por digitalização: 
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo 
apropriado, como um escâner. 
 
 Atenção para não confundir documento nato digital com documento digitalizado! 
DOCUMENTO NATO-DIGITAL DOCUMENTO DIGITALIZADO 
Documento que já nasce em suporte eletrônico e 
em código binário. Apresenta-se na forma original. 
Documento que nasce em outro suporte (papel, 
filme, etc.) e depois é reproduzido (cópia, imagem) 
e inserido no computador. 
 
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 A digitalização deverá sempre ser realizada buscando preservar a integridade, a autenticidade e, 
quando necessária, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado digital emitido 
no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil. Para isso, seus meios de armazenamento 
devem protegê-lo de acessos, usos, alterações, reproduções ou destruições não autorizadas. 
 Porém, veja só, não basta digitalizarmos os documentos e não termos um sistema que os consiga 
gerenciar com o intuito de proporcionar sua rápida localização e acesso as informações desejadas. Dessa 
forma é necessário que os usuários da tecnologia possuam sistemas e processos de indexação que 
possibilitem sua eficiente localização, tramitação e controle. 
 Essa indexação deve partir de uma organização já estabelecida para os documentos originais, ou 
seja, aplicando possivelmente os mesmos instrumentos que já são utilizados para a estrutura documental 
física como planos de classificação e tabelas de temporalidade. 
 Outro ponto que é fundamental explorarmos em relação ao documento digital, e que cada vez mais 
é cobrado em prova, é sua validade como prova. Preste atenção nisso pois a mudança legislativa é recente. 
Até 2019 o documento digitalizado não substituía o original quanto ao seu valor legal. 
 Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 que 
regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos interesse, a respeito 
do tema): 
 
" Art. 10. A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A: 
“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos 
públicos ou privados, compostos pordados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações 
específicas e no regulamento. 
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no 
regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja 
preservação observará o disposto na legislação específica. 
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta 
Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins 
de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. 
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em 
meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. 
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido 
aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação 
posterior." 
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 Note alguns pontos importantes: 
• O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos 
os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. 
• Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação. 
• Os originais sem valor secundário podem ser destruídos. 
• Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos jurídicos dos documentos microfilmados. 
 Por fim, para a realização do processo de digitalização é importante definir qual será o equipamento 
utilizado e isso varia em função do suporte do documento original. Documentos grandes provavelmente 
exigem equipamentos especiais enquanto os menores podem ter o processo realizado até mesmo por uma 
câmera de celular! 
 O importante aqui é identificar o equipamento correto, sobretudo capaz de realizar o trabalho com 
qualidade e eficiência, além de preservar as características do documento original (atenção com 
luminosidade, manuseio e processamento dos originais). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
 
 Outro conceito bastante cobrado quando se fala em gestão arquivística digital é o GED ou 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 
 Vamos entender como o Conarq define o GED em sua publicação "e-ARQ Brasil - Modelo de 
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos", que trataremos de e-ARQ 
daqui em diante. 
 Para o e-ARQ, GED é: 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de 
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
 
Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco 
de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, 
planilha etc. 
 O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), 
processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. 
 A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), 
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, 
automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. 
Uma outra comparação que às vezes é feita pelas bancas e que é necessário você estar atento para 
não se confundir é a que ocorre entre GED e GDE (Gerenciamento de Documentos Eletrônicos). Veja o que 
se entendo por GDE: 
Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos 
como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de 
auditoria e assim por diante. 
O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas 
atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como 
intranets, portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes. 
 
 
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SIGAD 
 
 Prosseguindo, devemos falar agora do SIGAD, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de 
Documentos. 
 Mais uma vez vamos começar entendendo como o e-ARQ do Conarq define SIGAD: 
 
 
 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de 
gestão arquivística de documentos, processado por computador. 
 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
 
O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um 
programa de gestão arquivística de documentos. 
 O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. 
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, 
para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. 
 Os requisitos impostos pelo e-ARQ (veremos mais adiante na aula) dirigem-se a todos que fazem uso 
de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar 
documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções 
da gestão arquivística de documentos. 
 O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de 
documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas 
essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade 
com os requisitos apresentados pelo e-ARQ, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de 
documentos arquivísticos. 
 A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento 
de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e 
autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima 
referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos 
digitais. 
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 Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística 
de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos 
(GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). 
 Veja abaixo os principais conceitos e definições: 
Sistema de informação 
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas 
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação 
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um 
órgão ou entidade. 
Gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Sistema de gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a 
eficácia da gestão arquivística de documentos. 
Gerenciamento eletrônico de documentos(GED) 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um 
órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não 
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de 
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. 
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho 
(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, 
repositórios, entre outras. 
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou 
entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias 
de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não 
como componentes obrigatórios. 
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de 
vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da 
gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. 
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 Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a 
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu 
valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. 
 O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos 
convencionais. 
 Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, 
controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazos de documentos arquivísticos 
digitais e não digitais confiáveis e autênticos. 
 No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos 
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações 
sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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e-ARQ 
 
 Resoluções Conarq 50/2022 e 25/2007 
Recentemente a Resolução Conarq 50/2022 revogou a Resolução 25/2007 e passou a definir como 
as entidades arquivísticas devem adotar o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, em sua segunda versão (versão 2), publicada junto com a nova 
Resolução 50/2022. 
Vamos conhecer a nova Resolução, na integra: 
Art. 1º Esta resolução estabelece o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de 
Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2. 
Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do 
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de 
documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para 
orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados, 
independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou 
implantados, conforme art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. 
§ 1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos 
documentos em idades corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
§ 2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela 
organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística 
e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem 
como seu acesso. 
Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm somente 
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e não 
digitais ao mesmo tempo. 
Art. 4º Caberá ao CONARQ, sempre que necessário, proceder à atualização do e-ARQ Brasil. 
Art. 5º O e-ARQ Brasil será publicado no sítio do CONARQ, no 
endereço https://www.gov.br/conarq. 
Art. 6º Ficam revogadas as Resoluções do CONARQ nº 25, de 27 de abril de 2007, e nº 32, 
de 17 de maio de 2010. 
Art. 7º Esta Resolução entra em vigor em 16 de maio de 2022. 
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 Note que a norma tem por objetivo recomendar a adoção do modelo de requisitos trazido pelo e-
ARQ para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR. Isso já era realidade na Resolução 25/2007 e 
permanece idêntico na Resolução 50/2022. 
 Dessa forma, as maiores instituições arquivísticas do país que lidam com arquivos eletrônicos e 
sistemas digitais de gestão de documentos devem se adequar aos requisitos do e-ARQ, que estudaremos 
mais adiante. 
 O artigo 2o da Resolução fala também sobre outro ponto importante do e-ARQ, a identificação dos 
documentos digitais por meio do uso de metadados, o que é raro de ser cobrado em prova, mas importante 
conhecer. 
 Por fim, sem eu artigo 3o, a Resolução deixa clara a abrangência do e-ARQ, ou seja, deve ser adotado 
tanto por sistemas 100% digitais ou por aqueles híbridos, que envolvem documentos físicos e digitais ao 
mesmo tempo. Neste caso, para os documentos físicos o sistema deverá incluir apenas os registros das 
referências enquanto, para os documentos digitais, os próprios documentos. 
Definições e Conceitos 
 Para a publicação do Conarq, o e-ARQ pode ser definido como: 
Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização 
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos 
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua 
acessibilidade. 
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos 
arquivísticos digitais. 
 O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística 
de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou 
implantado. Tem como objeto o documento arquivístico digital, porém não trata de processos de 
digitalização. 
 Os principais objetivos do e-ARQ são: 
• Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não 
digitais; 
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a 
aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão 
arquivística de documentos. 
 Em relação ao seu escopo de aplicação, deve ser utilizado para desenvolver um sistema 
informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de 
documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e 
aos que compreendem documentos digitais e convencionais (como vimos na própria Resolução Conarq). 
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 Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos 
metadados, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. 
 Ainda, o e-ARQ é dirigido especialmente a: 
• fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em 
conformidade com os requisitos exigidos; 
• profissionais da gestãoarquivística de documentos: para orientar a execução desses 
serviços a partir de uma abordagem arquivística; 
• usuários de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeção do SIGAD instalado; 
• potenciais usuários de um SIGAD: como apoio na elaboração de edital para apresentação 
de propostas de fornecimento de software; 
• potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos: como material 
auxiliar para a especificação dos serviços a serem comprados; 
• organizações de formação: como um documento de referência para a formação em gestão 
arquivística de documentos; 
• instituições acadêmicas: como recurso de ensino. 
 
 Por fim, o e-ARQ Brasil está dividido em duas partes: a Parte I, Gestão arquivística de documentos, 
pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de 
gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de 
gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD. 
 
Requisitos 
 Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo 
com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. 
 No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados: 
• obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...” 
• altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...” 
• facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...” 
 Cada requisito numerado é classificado como: 
(O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...” 
(AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...” 
(F) = facultativo = “O SIGAD pode ...” 
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Tem = o requisito é imprescindível. 
Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um 
determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada 
antes de se escolher uma proposta diferente. 
Pode = o requisito é opcional. 
 Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, é 
preciso observar que uma implementação que não inclua determinado item altamente desejável ou 
facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que inclui o item, mesmo tendo 
funcionalidade reduzida. 
 De forma inversa, uma implementação que inclua um item altamente desejável ou facultativo deve 
estar preparada para interoperar com outra implementação que não inclui o item. 
 Nós não veremos a fundo essa classificação dos requisitos, até porque eles se dividem em inúmeros 
subitens e são esses subitens que são classificados quanto a sua exigibilidade. Não seria produtivo 
estudarmos todos eles, mas é bom você saber que existe essa classificação para efeito de prova. 
 Apenas como ilustração, veja um exemplo da classificação dos requisitos "Organização dos 
Documentos Arquivísticos" e a utilização dos indicadores (O), (AD) e (F): 
 
 
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 Em resumo, seguem abaixo os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD: 
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos 
arquivísticos; 
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• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais 
do documento arquivístico como uma unidade complexa; 
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação 
orgânica entre os documentos; 
• implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos 
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de 
procedimentos, documental e tecnológico); 
• integração entre documentos digitais e convencionais; 
• foco na manutenção da autenticidade dos documentos; 
• avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles 
considerados de valor permanente; 
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos; 
• transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; 
• gestão de preservação dos documentos. 
 
 
 
 
 
Microfilmagem 
Introdução 
A microfilmagem, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) é: 
Produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido 
Completando o quadro, vamos ver o que agora o DBTA, entende por microfilme (não há definição para 
microfilmagem no DBTA): 
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Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios 
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por 
meio de leitor de microformas. 
 Em linhas gerais a microfilmagem é uma técnica de substituição do material original por uma cópia 
em miniatura em um filme de material translúcido, flexível e estável, servindo como base para projeção 
posterior da imagem. 
 O acesso aos documentos micrográficos é feito por meio de leitoras de microfilmes ou leitoras de 
microfichas. 
Por representar exatamente o documento original, o documento em microfilme possui 
validade legal como prova (valor probatório), tendo exatamente a mesma validade do 
documento original, conforme Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996). 
 Dessa forma, o principal objetivo da utilização da microfilmagem é a economia de espaço. Essa 
redução de espaço tem como garantia o valor legal do microfilme. 
 Antes de avançar, vejamos quais são as principais vantagens e desvantagens da microfilmagem: 
VANTAGENS DESVANTAGENS 
Validade legal, como veremos na legislação a seguir Baixa velocidade de recuperação 
Redução do espaço e custos referentes ao 
armazenamento 
Necessidade do emprego de máquinas para a 
visualização 
Confiável quanto a autenticidade Acesso individualizado a cada documento 
Segurança - filmes armazenados em cofres Cuidados na guarda devido a natureza do suporte 
Confidencialidade - invisível a olho nu Perda de resolução devido a cópias sucessivas 
Durabilidade do suporte 
 
Sinalética 
Há um conjunto de sinais visuais relacionados à microfilmagem que você precisa conhecer para a 
prova. Ele deriva da Resolução 10/1999 do Conarq, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO 9878/1990 
nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. 
Vamos aos sinais adotados: 
 
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QUESTÕES COMENTADAS 
 
 
 
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1. (QUADRIX/CRM-AC/Assistente Administrativo/2019) A digitalização dos documentos destinados 
ao arquivamento só deve ser feita para os documentos mais vulneráveis à deterioração pela ação 
do tempo, no caso em que, ocorrendo, a organização estará sujeita a penalidades. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Não há restrições em relação a que tipo de documento deva passar pelo processo de digitalização. Na 
verdade, o mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela 
atividade de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por 
exemplo, que serão eliminados em futuro próximo,provavelmente não é uma boa decisão em função do 
custo da atividade de digitalização. Dentro desse contexto porém, os documentos mais sujeitos à 
deterioração pela ação do tempo certamente são bons candidatos ao processo de digitalização, mas não 
apenas eles, já que o processo é aberto e extensível a qualquer tipo de documento, cabendo a organização 
produtora ou acumuladora tomar a decisão. 
2. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) O conjunto de procedimentos 
e operações técnicas característico de gestão arquivística de documentos, processado 
eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que 
existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo, é o: 
a) SGBD. 
b) SIGAD. 
c) PDF/A. 
d) OCR. 
e) DOI. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O SGBD é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Segundo o e-ARQ 
Brasil (2011), é “software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de 
manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia 
e restauração de dados, alterações no modelo de dados)”. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. É uma ótima definição do SIGAD. Note que cita os 
"procedimentos e operações técnicas", o "processamento eletrônico", e a aplicação em ambientes somente 
"digitais" ou "´híbridos". 
A alternativa C está incorreta. O PDF (Portable Document Format/Archive) é um formato de arquivo 
eletrônico muito utilizado em organizações públicas e privadas devido aos seus recursos e facilidade de 
exibição e compartilhamento. É possível incluir proteção no arquivo para restringir edições, de modo a 
aumentar a confidencialidade e integridade dos documentos. 
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A alternativa D está incorreta. O OCR (optical character recognition) é uma tecnologia de reconhecimento 
óptico de caracteres dos arquivos, criando assim textos editáveis. Por exemplo, ao escanear a página de um 
livro impresso em formato imagem, pode-se utilizar OCR posteriormente para que o texto seja reconhecido, 
facilitando assim a busca por determinados termos. 
A alternativa E está incorreta. O DOI (Digital Object Identifier) é um identificador único para objetos digitais, 
como por exemplo, artigos, livros e outras publicações científicas disponíveis na web, de forma a preservar 
a autenticidade dos arquivos. 
3. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Um documento arquivístico 
digital é aquele que tem a informação resultante das atividades de pessoas físicas ou jurídicas 
registrada em dígitos binários, acessível em sistemas computacionais gerenciados. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Veja qual é a definição literal de documento arquivístico digital elencada pelo e-ARQ Brasil: "É um documento 
digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de 
arquivos.". O mesmo e-ARQ, agora em sua nova versão mais recente de 2022 diz o seguinte: 
"Em outras palavras: é um documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de 
sistema computacional, que foi produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como 
instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.". Note que é a relação com as 
atividades do órgão ou pessoa produtora que dá ao documento o seu caráter arquivístico. 
 
4. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) Os requisitos necessários 
para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos são: 
autenticidade, confiabilidade, rastreabilidade e originalidade. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Os requisitos necessários para se identificar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos 
são: captura, armazenamento, indexação e recuperação (lembre-se da sigla -> CAIR!). 
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema 
de gestão arquivística. 
O armazenamento, que permeia todo o ciclo de vida do documento, deve garantir a autenticidade e o acesso 
aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. 
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Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista 
de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. 
Por fim, a recuperação é o processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema 
de informação. 
5. (CEBRASPE/SEDF/Analista de Gestão Educacional Arquivologia/2017) O sistema informatizado de 
gestão arquivística de documentos (SIGAD) é aplicado em ambientes digitais, com repositórios 
digitais. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente. 
É aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos somente digitais ou digitais 
e não digitais de forma simultânea. 
6. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Registro, classificação e arquivamento são etapas da captura de 
documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD por 
meio das ações de registro, classificação, indexação, atribuição de metadados (ou restrição de 
acesso) e arquivamento. 
 
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas: 
 
• captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em aplicativo e formato 
específicos (.doc, .pdf, .rtf) – o registro inicial é feito pelo usuário ao capturar o documento para o 
SIGAD; 
• captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de forma integrada 
ao SIGAD – o registro e a anexação ao sistema de gestão podem ser automáticos, complementados 
pelo usuário do SIGAD; 
• captura em lote – inclusão, no sistema, de um grupo de documentos do mesmo tipo oriundos de 
outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas diárias, dossiês, processos. 
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7. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) O uso de assinaturas e marcas d’água digitais nos documentos 
está contemplado nos requisitos de gestão. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Assinaturas e marcas d´água estão contempladas entre os requisitos de segurança e não de gestão. 
De acordo com o e-ARQ Brasil, fazem parte dos requisitos para serviços de segurança: 
• Cópias de segurança 
• Controle de acesso 
• Classificação da informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação sensível 
• Trilhas de auditoria 
• Assinaturas digitais 
• Criptografia 
• Marcas d’água digitais 
• Acompanhamento de transferência 
• Autoproteção 
• Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais 
8. (CEBRASPE/DPU/Arquivista/2016) Os documentos arquivísticos digitais, nas três idades, devem 
ser gerenciados por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos 
(SIGAD). 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
 
De acordo com a Resolução Conarq 25/2007, o SIGAD aplica-se somente as fases corrente e intermediária. 
Relembremos a norma: 
Resolução Conarq 25/2007 
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes doSistema Nacional de Arquivos - 
SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária 
do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução, 
disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br. 
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§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
Dessa forma, com a gestão arquivística de documentos ocorre apenas nas fases corrente e intermediária e o 
SIGAD é um sistema de gestão arquivística de documentos, ele não pode ser admitido nas três idades 
documentais, mas somente nas duas primeiras. 
9. (FCC/MANAUSPREV/Analista Previdenciário Arquivologia/2015) O modelo de requisitos destinado 
a fornecer, na área arquivística brasileira, especificações (técnicas e funcionais) e metadados que 
orientem a aquisição e o desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da 
plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, é conhecido como: 
a) e-ARQ Brasil. 
b) NOBRADE. 
c) ISAD(G). 
d) EAD. 
e) SINAR. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O enunciado refere-se claramente ao e-ARQ Brasil, 
uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, 
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e 
autenticidade, assim como sua acessibilidade. 
 
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de 
Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou 
implantado. 
A alternativa B está incorreta. NOBRADE é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Não tem qualquer 
relação com o tema. 
A alternativa C está incorreta. ISAD(G) é uma norma internacional de descrição arquivística. Não tem 
qualquer relação com a questão em tela. 
A alternativa D está incorreta. EAD é a sigla utilizada para representar Educação a Distância. É uma forma de 
ensino/aprendizagem mediados por tecnologias que permitem que o professor e o aluno estejam em 
ambientes físicos diferentes. Também sem relação com a questão. 
A alternativa E está incorreta. O SINAR é o Sistema Nacional de Arquivos. Também não tem relação qualquer 
com o enunciado. 
10. (CEBRASPE/FUB/Arquivista/2015) No tratamento da documentação, o gerenciamento eletrônico 
de documentos (GED) difere do SIGAD: a documentação é organizada a partir de, no primeiro, uma 
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política temporal e sempre de maneira orgânica; e, no segundo, uma política arquivística e de 
maneira compartimentada. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
O enunciado da questão praticamente inverte as características de cada um dos sistemas. SIGAD e GED tem 
objetivos e características diferentes. 
O SIGAD pode ser considerado um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle 
do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão 
arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado, dessa forma, trata os documentos de 
maneira temporal e orgânica e não compartimentada. 
Já o GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão 
ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento 
e distribuição, podendo agir, portanto, de forma compartimentada. 
Resumindo: 
- SIGAD: política temporal e orgânica. 
- GED: política arquivística compartimentada. 
11. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O SIGAD pode ser um software particular, um conjunto 
de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação 
destes. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Relembre a definição do e-ARQ - do Conarq - para SIGAD: 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de 
gestão arquivística de documentos, processado por computador. 
 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
 
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O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um 
programa de gestão arquivística de documentos. 
12. (CEBRASPE/STJ/Analista Judiciário/2015) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um 
sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão de 
documentos de arquivo. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Em relação ao escopo de aplicação do e-ARQ, ele deve ser utilizado para desenvolver um sistema 
informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de 
documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e 
aos que compreendem documentos digitais e convencionais. 
13. (QUADRIX/CRA-PR/Secretária I/2019) Captura é uma tecnologia relacionada ao gerenciamento 
eletrônico de documentos que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
A banca está conferindo à captura o significado de digitalização. 
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema 
de gestão arquivística por meio das seguintes ações: 
• registro; 
• classificação; 
• indexação; 
• atribuição de restrição de acesso; 
• arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
• identificar o documento como documento arquivístico; 
• demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
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14. (CEBRASPE/CGM - João Pessoa-PB/Técnico Municipal Controle Interno/2018) Uma das indicações 
para a digitalização de documentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela 
documentação. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A digitalização tem diversas demandas, entre elas: 
 
• Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; 
• Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; 
• Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; 
• Redução de gastos com cópias; 
• Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; 
• Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). 
 
O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade 
de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que 
serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade 
de digitalização. 
15. (CEBRASPE/Área 10/Oficial Técnico Inteligência/2018) Em um sistema informatizado de gestão 
arquivística de documentos, a atividade de registro de protocolo é realizada no procedimento de 
captura. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa estáCORRETA. 
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o 
(registrando-o) ao sistema de gestão arquivística por meio das ações abaixo e, portanto, efetuando a 
atividade de registro de protocolo: 
• registro; 
• classificação; 
• indexação; 
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• atribuição de restrição de acesso; 
• arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
• identificar o documento como documento arquivístico; 
• demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
16. (CEBRASPE/IPHAN/Auxiliar Institucional/2018) Documentos eletrônicos, ao contrário dos 
convencionais, não podem ser considerados completos em relação à sua forma intelectual 
somente pela inclusão de data e assinatura. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
De acordo com Rosely Rondinelli: "Em relação ao grau de completude da forma intelectual, observe-se que 
enquanto nos documentos convencionais elementos como data e assinatura são considerados suficientes 
para que os mesmos sejam considerados completos, o mesmo não acontece com os documentos 
eletrônicos, os quais precisam de complementos. Assim, à data do documento faz-se necessário acrescentar 
a hora de sua transmissão aos destinatários (...). Da mesma maneira, em relação à assinatura (...) é preciso 
que seja reforçada pelo acréscimo automático (...) do nome do autor no cabeçalho do documento, ou ainda 
por meio de uma assinatura eletrônica ou digital." 
17. (CEBRASPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Documento resultante do processo de 
digitalização deve ser considerado como documento original. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
A documento digitalizado, embora goze dos mesmos efeitos legais do seu original, não deve ser considerado 
um documento original, mas sim uma cópia. 
18. (CEBRASPE/PCie PE/Auxiliar Legista/2016) A digitalização, apesar de muito utilizada para a 
preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a: 
a) possibilidade de acesso múltiplo. 
b) possibilidade de eliminação do original. 
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c) dificuldade de se gerar muitas cópias. 
d) dificuldade de captura dos documentos. 
e) obsolescência de hardware e de software. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Esta é uma vantagem da digitalização. 
A alternativa B está incorreta. Outra vantagem da digitalização. 
A alternativa C está incorreta. Não é uma desvantagem pois a digitalização na verdade não apresenta essa 
dificuldade na geração de cópias, tornando-as inclusive, mais fáceis. 
A alternativa D está incorreta. Essa dificuldade também não existe no processo de digitalização. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. A obsolescência de software e hardware é um dos 
principais problemas para a preservação dos documentos digitais, que são o resultado final de um processo 
de digitalização. 
 
Por outro lado a digitalização apresenta uma série de vantagens, muitas delas listadas nas demais 
alternativas desta mesma questão: 
 
• a diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos; 
• a facilidade de acesso, com a possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea; 
• a busca a informação (sistema de indexação); 
• a segurança, pela inviolabilidade dos dados; 
• a preservação e durabilidade do acervo; e 
• a transparência das informações. 
 
19. (CEBRASPE/CADE/Agente Administrativo/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado 
simultaneamente por diferentes usuários. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A digitalização é indicada em várias ocasiões e tem uma lista significativa benefícios, veja abaixo: 
• Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; 
• Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; 
• Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; 
• Redução de gastos com cópias; 
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• Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; 
• Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). 
Dessa forma, a digitalização é sim indicada quando existe um conjunto documental volumoso que será 
acessado simultaneamente por diferentes usuários. 
O mais importante é que antes de qualquer processo de digitalização os documentos passem pela atividade 
de avaliação para que se possa determinar a sua destinação final. Digitalizar documentos, por exemplo, que 
serão eliminados em futuro próximo, provavelmente não é uma boa decisão em função do custo da atividade 
de digitalização. 
20. (CEBRASPE/TC-DF/Analista de Administração Pública/2014) Uma das vantagens da digitalização 
de documentos é preservar o original do manuseio intenso. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Ao lado de outras indicações, como as listadas abaixo, a preservação do original do manuseio intenso é um 
dos casos recomendados para a aplicação do processo de digitalização. Isso é importante, especialmente, 
para documentos históricos e de valor secundário, que deverão ser preservados de maneira permanente 
(lembrando que, mesmo após digitalizados, os originais de documentos de valor secundário não devem ser 
eliminados). 
Veja outras ocasiões nas quais a digitalização é bem-vinda: 
• Visualização de documentos em alta resolução, permitindo ampliações; 
• Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; 
• Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; 
• Redução de gastos com cópias; 
• Garantia de preservação e segurança dos documentos originais; 
• Visualização e acesso simultâneo por diferentes usuários (alta demanda). 
21. (CEBRASPE/CNJ/Analista Judiciário/2013) A gestão de documentos não se aplica a documentos 
eletrônicos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
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A gestão de documentos aplica-se a qualquer tipo de documentos. Veja sua definição na Lei 8.159/1991, a 
chamada Lei Nacional de Arquivos, em seu artigo 3o.: 
 
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” 
Não há, portanto, nenhum tipo de exclusão em relação a qualquer tipo de documento. 
22. (VUNESP/BNDES/Profissional Básico Arquivologia/2002) De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de 
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a microfilmagem de documentos oficiais, 
microfilmagem é: 
a) um processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou 
eletrônicos. 
b) um processo de reprodução fotográfica, de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. 
c) um processo de reprodução em filme ou em microfichas, de documentos arquivísticos com grau de 
redução de 96,5%. 
d) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. 
e) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. De acordo com o artigo 3o. do Decreto nº 
1.799/1996, “Entende-se por microfilme, para fins desteDecreto, o resultado do processo de reprodução 
em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de 
redução.” 
A alternativa B está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus 
de redução". Além disso não é um processo de reprodução fotográfica, mas em filme por meio fotográfico. 
A alternativa C está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus 
de redução", além de abranger dados e imagens, não listados na alternativa. 
A alternativa D está incorreta. A legislação não define ou especifica o grau de redução: " em diferentes graus 
de redução" e não fala sobre processo de reprodução ótica, mas sim em filme por meio fotográfico ou 
eletrônico. 
A alternativa E está incorreta. Não se refere a "qualquer processo de transferência", mas sim um processo 
de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos. 
23. (FCC/TRT 1a Região/Apoio Especializado/2011) No processo de microfilmagem, 
 
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significa: 
a) repetição de imagem. 
b) documento restaurado. 
c) página retirada. 
d) papel rasgado. 
e) rolo inicial. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
Veja na tabela abaixo que o símbolo trazido pelo enunciado se refere exatamente à repetição de imagem. 
 
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==15ffaa==
 
 
A alternativa B está incorreta. NO Anexo I da Resolução 10/1999 do Conarq, que trata de SÍMBOLOS 
UTILIZADOS – ISO 9878/1990, não há menção à símbolo aplicado a documento restaurado. 
A alternativa C está incorreta. Este seria o símbolo correto para "página retirada". 
 
 
 
 
A alternativa D está incorreta. Este seria o símbolo correto para "papel rasgado". 
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A alternativa E está incorreta. Estes seriam os símbolos a ser utilizados no rolo inicial (o primeiro, à 
esquerda) e nos demais rolos (o segundo, a direita); 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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GABARITO 
 
1. ERRADA 
2. B 
3. CORRETA 
4. ERRADA 
5. ERRADA 
6. CORRETA 
7. ERRADA 
8. E RRADA 
9. A 
10. ERRADA 
11. CORRETA 
12. CORRETA 
13. ERRADA 
14. CORRETA 
15. CORRETA 
16. CORRETA 
17. ERRADA 
18. E 
19. CORRETA 
20. CORRETA 
21. ERRADA 
22. A 
23. A 
 
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RESUMO 
 Documentos Eletrônicos 
 Documentos: registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. 
Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. 
 Documento Eletrônico: gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou 
somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e 
documentos digitais. 
 Documento Digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema 
computacional. 
• Hardware: é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às 
informações contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware). 
• Software: é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do 
hardware permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte 
(as informações não são parte do software). 
• Informação: é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, portanto, 
bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e 
software, de maneira totalmente integrada. 
 Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de 
dispositivo apropriado, como um escâner. 
 
• Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 
que regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos 
interesse, a respeito do tema): Artigo 2o-A, § 2º O documento digital e a sua reprodução, em 
qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão 
o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para 
atender ao poder fiscalizatório do 
• O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para 
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. 
• Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação. 
 GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos): conjunto de tecnologias utilizadas para organização da 
informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: 
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
• Possui as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ou 
saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de 
trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. 
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• Não confundir com GDE: tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais 
incorporando elementos como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não 
repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante. 
• O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas 
atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como intranets, 
portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes. 
 SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): conjunto de procedimentos e 
operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por 
computador. 
• Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
• Depende fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão 
arquivística de documentos. 
• Deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. É 
aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos 
convencionais. 
• Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle 
de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos 
arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. 
 e-ARQ (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): especificação de requisitos a 
serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão 
arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como 
sua acessibilidade. Pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. 
 Objetivos: 
• implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais. 
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados,para orientar a aquisição 
e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de 
documentos. 
 Requisitos Arquivísticos: 
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos 
arquivísticos; 
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do 
documento arquivístico como uma unidade complexa; 
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre 
os documentos. 
 Microfilmagem: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido. 
 Legislação: 
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• legalmente autorizada e os filmes gerados possuem efeitos legais iguais aos dos documentos 
originais. 
• A eliminação deverá seguir a legislação vigente e não é permitida para os documentos de 
guarda permanente. 
• Em relação a movimentação dos documentos, os filmes produzidos devem ficar arquivados e 
têm sua saída terminantemente vedada, assim como a eliminação dos originais microfilmados 
ainda em trânsito é proibida. 
• Os prazos de guarda dos documentos físicos devem ser aplicados aos microfilmados, no caso 
de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas. 
 Sinalética: 
 
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