Conceitos de GED e SIGAD

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Avaliação I – Individual
1 - Um ambiente de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) contém algumas características específicas, podendo ser amplo ou limitado, o que ficará a critério da instituição que for implementá-lo, segundo suas preferências e recursos. Conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2004), a figura a seguir representa alguns itens encontrados no ambiente GED:
Sobre a figura e a ideia expostas, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) O documento pode estar em suporte papel (convencional) ou nato digital (digitalizado). O scanner é o equipamento usado para digitalizar o documento, ou seja, obter uma imagem do documento e ser armazenada eletronicamente.
( ) Os sistemas GED costumam ser instalados em um ou mais computadores, visando facilitar a distribuição de informação; o processador e a estação de trabalho são os meios para a comunicação entre os diversos componentes do sistema.
( ) Com relação ao armazenamento, este pode ser feito no próprio servidor de imagens ou em outro ambiente computacional. A impressora e o computador compõem a estação de trabalho, e servem para acesso ao servidor.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
Fonte: http://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/04/GED-Gerenciamento-Eletronico-de-Documentos.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) F - F - V.
B) V - F - V.
C) V - F - F.
D) F - V - V.
2 - O Dicionário de Terminologia Arquivística define documento digital como o “Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de um sistema computacional” (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Com relação ao que fornece exemplos desse tipo de documento, assinale a alternativa CORRETA:
Fonte: ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005.
A) Textos digitalizados, documentos em softwares, áudios em aplicativos, filme em VHS.
B) Filme em VHS, música em fita cassete, informação digital em CD/DVD.
C) Texto em PDF, planilhas em softwares, áudio em MP3, filme em AVI.
D) Texto em PDF, planilhas em Pen drive, fita áudio magnética, fita vídeo magnética.
3 - Segundo o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), a literatura de Gerenciamento Eletrônico de Documentos apresenta algumas funcionalidades. Uma delas, refere-se a etapa em que “os documentos são incorporados ao sistema de gestão arquivística, considerando sua relação orgânica, sendo incluídos em um fluxo de trabalho (tramitação) e, posteriormente, ao arquivamento”. Com base no que corresponde à funcionalidade definida, assinale a alternativa CORRETA:
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consultapublica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) Gerenciamento.
B) Apresentação.
C) Captura.
D) Armazenamento.
4 - O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) apresenta os requisitos que caracterizam um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independente da tecnologia utilizada. O e-ARQ Brasil foi desenvolvido em conformidade com a gestão arquivística de documentos e define o que é um SIGAD.Com relação à definição de SIGAD, assinale a alternativa CORRETA:
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consultapublica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característicos do modelo de gestão arquivística de documentos, elaborado pelo Arquivo Nacional. Pode compreender uma tecnologia particular, um determinado número de hardwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por profissionais da informação, ou uma combinação destes.
B) É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico de uma comissão permanente de gestão arquivística de documentos, processado por qualquer tecnologia nacional. Pode compreender uma conexão particular, um determinado número de documentos integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
C) É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico de tecnologias avançadas, processado por migrações. Pode compreender uma empresa particular, um determinado número de arquivistas, contratados ou terceirizados por meio de procedimentos transparentes, ou uma combinação destes.
D) É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
5 - Existem alguns conceitos relacionados a aperfeiçoamentos e evoluções tecnológicas e de trabalhos, que são comumente representados por siglas e fazem parte do universo da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Se há alguns anos o GED era apenas utilizado para digitalização e acesso, atualmente é um instrumento de apoio dentro do sistema da gestão arquivística de documentos eletrônicos. Sobre alguns desses conceitos e suas siglas, associe os itens, utilizando o código a seguir:
I- DI (Document Imaging).
II- DM (Document Management).
III- BPM (Business Process Management).
( ) É um conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na otimização dos resultados das empresas por intermédio da melhoria dos processos de negócio. É uma das tecnologias que compõem a Gestão Eletrônica de Documentos.
( ) É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações, segurança, busca, check-in/checkout e versionamento.
( ) É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
Fonte: https://ged.net.br. Acesso em: 10 set. 2021.
A) I - III - II.
B) II - III - I.
C) III - II - I.
D) III - I - II.
6 - Metadados são “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo” (CONARQ, 2020). Sobre os metadados, analise as sentenças a seguir:
I- Podemos considerar alguns dos exemplos de metadados: nomes, endereços, números de telefone, data cronológica, data tópica, assunto, entre outros. V
II- Em um sistema de informação arquivística de documentos, a função dos metadados está associada ao registro, classificação, catalogação e recuperação de informações. V
III- No meio eletrônico os documentos são considerados válidos se vêm acompanhados por metadados, que são registrados desde o momento de avaliação do documento. F
Assinale a alternativa CORRETA:
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consultapublica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) As sentenças II e III estão corretas.
B) As sentenças I e III estão corretas.
C) Somente a sentença I está correta.
D) As sentenças I e II estão corretas.
7 - O plano ou código de classificação é o documento responsável por guiar organização de documentos arquivísticos. Em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), esse plano também substancia a hierarquia e a relação orgânica dos documentos. Em cada unidade de arquivamento são realizadas as atividades de gestão, de forma a seguir a organização hierárquica. Sobre a hierarquia da organização dos documentos no plano ou código de classificação, ordene os itens a seguir:
I- Grupo e Subgrupo. 
II- Classe e Subclasse. 
III- Item documental. 
IV- Unidade de Arquivamento. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consulta-publica-visando-a-atualizacao-do-e-arqbrasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) III - IV - II - I.
B) I - II - IV - III.
C) II - I - III - IV.
D) II - I - IV - III.
8 - O padrão de Metadados Dublin Core é um conjunto de 15 elementos (metadados) genéricos bastante utilizado para o gerenciamento de documentos – criador, colaborador, editor, título, data, idioma, formato, assunto, descrição, identificador, relação, fonte, tipo, cobertura e direitos – divididos em três áreas: conteúdo, propriedade intelectual e instancialização (DCMI, 2021). Sobre esses elementos e de acordo com suas áreas, associe os itens, utilizando o código a seguir:
I- Conteúdo.
II- Propriedade Intelectual.
III- Instancialização.
( ) Autor, editor, contribuidores, direitos.
( ) Data, tipo, formato e identificador.
( ) Titulo, assunto, descrição, fonte, língua, relação, cobertura.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
Fonte: https://dublincore.org/. Acesso em: 21 nov. 2022.
A) II - I - III.
B) II - III - I.
C) I - II - III.
D) III - II - I.
9 - O uso de metadados traz alguns benefícios, como: proteger os documentos como evidência das atividades da instituição, assegurando acessibilidade; assegurar a autenticidade, confiabilidade e a integridade dos documentos; permitir a recuperação eficiente; permitir a eliminação automática de documentos de valor temporário; e fornecer informação sobre dependência tecnológica para assegurar a preservação e a utilização em longo prazo dos documentos. Considerando o meio eletrônico, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:
I- De acordo com os princípios de gestão arquivística, os documentos somente são considerados válidos se vêm acompanhados por pelo menos dois ou mais metadados.
PORQUE
II- Para serem autênticos e confiáveis, os documentos precisam ter metadados registrados somente no momento de criação do documento, permanecendo assim durante todo o ciclo de vida.
Assinale a alternativa CORRETA:
A) As asserções I e II são proposições falsas.
B) As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa da I.
C) A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
D) As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa da I.
10 - A tabela de temporalidade documental (TTD), segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), trata-se de um “instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”. Com relação à avaliação de documentos utilizada nesta tabela e ao uso correto dos termos, analise as sentenças a seguir:
I- Transferência é a passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. É realizada através do termo de transferência, que é o instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos. 
II- Recolhimento é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. É realizado através do termo de recolhimento, que é o instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos. F
III- Eliminação é a destruição de documentos considerados sem valor permanente. É formalizada após a publicação do edital de ciência de eliminação, que se trata de um ato com objetivo e tornar pública e transparente a eliminação. 
Assinale a alternativa CORRETA:
Fonte: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/01/Dicionario-de-terminologia-arquivistica.pdf. Acesso em: 18 jan. 2023.
A) Somente a sentença III está correta.
B) As sentenças I e III estão corretas.
C) As sentenças II e III estão corretas.
D) As sentenças I e II estão corretas.