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Aula 10
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 10
3 de Janeiro de 2021
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Sumário 
Gestão Arquivística Digital ............................................................................................................................ 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Documentos Eletrônicos ...................................................................................................................... 5 
2.1 - Documento Digital ......................................................................................................................... 5 
2.2 - Digitalização .................................................................................................................................... 8 
2.3 – Decreto 10.278/2020 .................................................................................................................. 10 
2.4 - Suportes Digitais ........................................................................................................................... 15 
3 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ........................................................................ 17 
4 - SIGAD .................................................................................................................................................... 19 
5 - e-ARQ .................................................................................................................................................... 23 
5.1 - Resolução Conarq 25/2007 ........................................................................................................ 23 
5.2 - Definições e Conceitos ................................................................................................................ 24 
5.3 - Requisitos ....................................................................................................................................... 26 
5.4 - Procedimentos e Operações Técnicas ...................................................................................... 30 
6 - Microfilmagem ..................................................................................................................................... 35 
6.1 - Introdução ...................................................................................................................................... 35 
6.2 - Legislação ...................................................................................................................................... 36 
6.3 - Tipos de Microfilmagem ............................................................................................................. 38 
6.4 - Sinalética ........................................................................................................................................ 38 
7 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 42 
8 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 50 
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Questões Comentadas ................................................................................................................................. 51 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 81 
Resumo ........................................................................................................................................................... 82 
 
 
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GESTÃO ARQUIVÍSTICA DIGITAL 
1 - Considerações Iniciais 
Estamos de volta pessoal! 
Hoje já vamos para a aula de número 10 de nosso curso completo de Arquivologia. 
Como já tinha antecipado em nosso último encontro, hoje entramos em um novo "módulo" de nosso 
curso. 
Na aula passada completamos o estudo das três idades documentais, finalizando tudo o que tínhamos 
que estudar a respeito dos arquivos corrente, intermediário e permanente. 
A partir de agora entramos em um novo assunto, a Gestão Arquivística Digital, veja abaixo: 
 
Um ponto muito importante que é bom ficar claro desde já é que o documento, mesmo em formato 
eletrônico, continua recebendo toda a atenção e continua sendo submetido basicamente a todos os mesmos 
rituais e procedimentos que estudamos até agora. 
A grande diferença é que o processo digital é muito mais simples, mais rápido e mais barato, mas as 
ferramentas de gestão e de controle que estudamos até agora continuam existindo! 
Não é porque o documento a partir de agora deixa de ser de papel e se torna virtual que tudo muda 
radicalmente! 
Precisamos continuar com as preocupações de criar documentos com racionalidade, classifica-los de 
forma correta, ter atividades de avaliação e seleção eficientes e que nos permitam eliminar ou guardar 
definitivamente os documentos eletrônicos e, por fim, continuar executando as ações de preservação e 
conservação que estudamos na aula passada. Documentos eletrônicos também precisam delas, as vezes até 
mais que os físicos, dependendo do suporte. 
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Enfim, o ponto é que, embora tenhamos acabado de dizer que tínhamos esgotado tudo o que 
deveríamos estudar em relação as idades documentais, a verdade é que os documentos digitais trafegam 
novamente por cada uma das idades. 
O que vamos entender hoje é quais são esses sistemas que permitem que possamos ter segurança, 
confiança e ainda mais eficiência no trâmite de documentos que não conseguimos manusear fisicamente! 
Falaremos inicialmente do que são os tais documentos digitais e, em seguida, passaremos a estudar 
os sistemas que os recebem nesse formato, sobretudo o GED, o SIGAD (e as diferenças entre eles) e o e-ARQ, 
modelo de requisitos do Conarq para todos os sistemas informatizados de gestão arquivística. 
Neste ponto da aula veremos como praticar algumas ações que estávamos acostumados a ver e 
implementar para os documentos físicos, como o armazenamento, a preservação e medidas de segurança. 
Por fim falaremos um pouco da microfilmagem que é um tema bastante explorado em prova e, como 
sempre, ao final da aula trarei mais termos do DBTA, relacionados a aula, para debatermos e reforçarmos 
alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente, não tenham sido enfatizados ao 
longo da aula. 
Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do 
jeito que estamos fazendo, a cada uma de nossas aulas você estuda um pouquinho da íntegra do DBTA. No 
final, ou pertinho da prova, basta uma revisão geral e você estará pronto para encarar a banca! 
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto 
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é 
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aquelesde maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Vamos em frente! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
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2 - Documentos Eletrônicos 
 Antes de entrarmos nos documentos eletrônicos é bom retomarmos o conceito de documentos. 
Documentos são registros de informações, independente do suporte e do formato que as contém. 
Informações, por sua vez, são mensagens contidas em um documento. Suporte são os materiais nos quais 
estão registradas as informações. Formato, por último, são as características físicas de apresentação do 
documento. Veja abaixo. 
 
 
2.1 - Documento Digital 
 Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), documento digital é 
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. 
 Atenção para não se confundir com a definição de documento eletrônico, que é um gênero 
documental, ok? Está diretamente ligado ao tema de classificação dos documentos mas, aqui, estamos 
falando dos documentos digitais, que fazem parte do gênero documentos eletrônicos. 
 Veja o que o DBTA entende por documento eletrônico: 
Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente 
acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e 
documentos digitais. 
 Note que os documentos digitais fazem parte do gênero documento eletrônico, ao lado de outros 
documentos como disquetes, cartões, etc. 
DOCUMENTO
INFORMAÇÃO SUPORTE / FORMATO
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 Bem, dentro desse contexto, quando falamos de documentos digitais, ao invés de falarmos de dois 
componentes (como estávamos acostumados para os documentos "comuns"), precisamos falar de três: a 
mesma informação (que já existe no documento tradicional), o hardware e o software. 
 
 
 O Hardware é o conjunto de elementos físicos que permitem a gravação e acesso às informações 
contidas no suporte (atenção pois o suporte não é parte do hardware). 
 O Software é o sistema específico que, funcionando com base nas capacidades físicas do hardware 
permite o registro, recuperação e utilização das informações contidas no suporte (as informações não são 
parte do software). 
 Por fim, a informação é o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte (contém, 
portanto, bits e suporte) e que pode ser registrada, acessada e trabalhada por meio de um hardware e 
software, de maneira totalmente integrada. 
Para fechar esse ponto, importante conhecer as definições de documento arquivístico e 
documento arquivístico digital estabelecidas pela CTDE (Câmara Técnica de Documentos 
Eletrônicos, do Conarq). Essas definições nos ajudam a entender um pouco mais o tema e nos 
darão mais segurança para avançarmos: 
 
 
 
Documento 
Digital
Hardware Software
Informação
(bits + suporte)
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O que é documento arquivístico? 
É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no 
decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. 
O que é documento digital? 
É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema 
computacional. 
O que é documento arquivístico digital? 
É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou 
seja, incorporado ao sistema de arquivos. 
O que é documento arquivístico convencional? 
É um documento arquivístico não digital. 
 Bem, indo adiante, é muito comum vermos as pessoas falando que o documento digital é muito 
melhor, mais simples e etc. É bom sabermos que ele tem vantagens e desvantagens em relação ao 
documento tradicional ou físico. Embora tenha muitos benefícios, às vezes ele nos traz dificuldades que não 
tínhamos antes...Veja as grandes vantagens e desvantagens dos documentos digitais para você entender 
melhor o que estamos falando. 
 
 
 
 
 
 
 
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VANTAGENS DESVANTAGENS 
Economia de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física 
do suporte 
Ganho de produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: 
hardware, software e formatos 
Otimização dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos 
documentos - acesso facilitado 
Facilidade de acesso aos estoques de informação Complexidade e custos da preservação digital 
Facilidade de geração e distribuição de dados e 
informações digitais 
Dependência social da informação digital: 
dependência do documento digital como fonte de 
prova das funções e atividades de indivíduos, 
instituições e governos 
 
2.2 - Digitalização 
 
 Para começar o tema, vale a pena vermos o que o DBTA entende por digitalização: 
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo 
apropriado, como um escâner. 
 
 Atenção para não confundir documento nato digital com documento digitalizado! 
DOCUMENTO NATO-DIGITAL DOCUMENTO DIGITALIZADO 
Documento que já nasce em suporte eletrônico e 
em código binário. Apresenta-se na forma original. 
Documento que nasce em outro suporte (papel, 
filme, etc.) e depois é reproduzido (cópia, imagem) 
e inserido no computador. 
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 A digitalização deverá sempre ser realizada buscando preservar a integridade, a autenticidade e, 
quando necessária, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado digital emitido 
no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP Brasil. Para isso, seus meios de armazenamento 
devem protegê-lo de acessos, usos, alterações, reproduções ou destruições não autorizadas. 
 Porém, veja só, não basta digitalizarmos os documentos e não termos um sistema que os consiga 
gerenciar com o intuito de proporcionar sua rápida localização e acesso as informações desejadas. Dessa 
forma é necessário que os usuários da tecnologia possuam sistemas e processos de indexação que 
possibilitem sua eficiente localização, tramitação e controle. 
 Essa indexação deve partir de uma organização já estabelecida para os documentos originais, ou 
seja, aplicando possivelmente os mesmos instrumentos que já são utilizados para a estrutura documental 
física como planos de classificação e tabelas de temporalidade. 
 Outro ponto que é fundamental explorarmos em relação ao documento digital, e que cada vez mais 
é cobrado em prova, é sua validade como prova. Preste atenção nisso pois a mudança legislativa é recente. 
Até 2019 o documento digitalizado não substituía o original quanto ao seu valor legal. 
 Em 2019, a chamada Lei da Liberdade Econômica - Lei 13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 que 
regulava este tema e trouxe a ela a seguinte nova redação (vou concentrar no que nos interesse, a respeito 
do tema): 
 
" Art. 10. A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A: 
“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos 
públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações 
específicas e no regulamento. 
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidosno 
regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja 
preservação observará o disposto na legislação específica. 
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta 
Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins 
de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. 
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em 
meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. 
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§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido 
aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação 
posterior." 
 Note alguns pontos importantes: 
• O documento digitalizado passa a ter o mesmo valor probatório do documento original, para todos 
os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. 
• Os originais de valor histórico (secundário) devem ser preservados de acordo com a legislação. 
• Os originais sem valor secundário podem ser destruídos. 
• Os documentos digitalizados terão os mesmos efeitos jurídicos dos documentos microfilmados. 
 Por fim, para a realização do processo de digitalização é importante definir qual será o equipamento 
utilizado e isso varia em função do suporte do documento original. Documentos grandes provavelmente 
exigem equipamentos especiais enquanto os menores podem ter o processo realizado até mesmo por uma 
câmera de celular! 
 O importante aqui é identificar o equipamento correto, sobretudo capaz de realizar o trabalho com 
qualidade e eficiência, além de preservar as características do documento original (atenção com 
luminosidade, manuseio e processamento dos originais). 
2.3 – Decreto 10.278/2020 
 Ainda na direção que estávamos estudando, em 2020 o Decreto 10.278/2020 vem para regulamentar 
o tema em relação ao disposto na Lei 13.874/2019 e na alteração realizada na Lei 12.682/2012, tudo no que 
diz respeito ao processo de digitalização documental. 
 Vamos conhecer os principais pontos da normativa. Perceba que logo no início o legislador já deixa 
claro que o objetivo da norma é a produção dos mesmos efeitos legais quando o documento digitalizado é 
comparado ao documento original. 
Objeto 
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, 
de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para 
estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou 
privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais 
dos documentos originais. 
 Indo adiante o texto legal enfatiza os seus destinatários e, sobretudo, explicita que não se aplica a 
documentos nato digitais, derivados de operações financeiras, de identificação e/ou porte obrigatório, 
entre outros. Vejamos: 
 
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Âmbito de aplicação 
 
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam 
produzidos: 
I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com 
particulares; e 
II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação 
perante: 
a) Pessoas jurídicas de direito público interno; ou 
b) Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. 
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a: 
I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato 
digital; 
II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro 
nacional; 
III - documentos em microfilme; 
IV - documentos audiovisuais; 
V - documentos de identificação; e 
VI - documentos de porte obrigatório. 
 Mais à frente o artigo 3º traz importantes definições relativas aos temas abordados. Atenção pois são 
expressões que costumam ser bastante cobradas em provas e diferem das definições trazidas, por exemplo, 
pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA): 
 
Definições 
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se: 
I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do 
documento físico e seus metadados; 
II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar 
documentos; 
III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de 
direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos; e 
IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de 
forma não autorizada. 
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 Agora, entrando na parte mais prática do processo, o Decreto lista quais as propriedades 
documentais que a digitalização deve assegurar. São elas: integridade, rastreabilidade/auditabilidade, 
qualidade/legibilidade, confidencialidade e interoperabilidade. 
Regras gerais de digitalização 
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos 
devem assegurar: 
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; 
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; 
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, 
da legibilidade e do uso do documento digitalizado; 
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e 
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados. 
 Em complemento, traz ainda os requisitos que o documento digitalizado deve ter para se equiparar 
ao físico do ponto de vista legal, quando envolvendo entidades públicas. Os requisitos compreendem a 
certificação digital no padrão ICP-Brasil e os padrões técnicos mínimos de resolução, cor, formato e 
metadados disponíveis, tudo listado nos Anexos do Decreto. 
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas 
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos 
os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito 
público interno deverá: 
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves 
Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade 
do documento e de seus metadados; 
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e 
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II. 
 Na sequência a norma traz os requisitos que regem a relação entre particulares que, na verdade, os 
delega para acordo entre as partes ou, na sua ausência, remete para os mesmos requisitos impostos as 
entidades públicas. 
 
 
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Requisito na digitalização entre particulares 
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio 
de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de 
documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes 
ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o 
disposto no art. 5º. 
 O artigo seguinte (7º) traz ponto muito importantesob a ótica da eficiência. Obriga o interessado na 
digitalização dos documentos a realizar processo prévio de avaliação documental, para que documentos 
com prazos próximos de eliminação não sejam desnecessariamente digitalizados, onerando ainda mais o 
órgão público ou o eventual interessado. 
 
Desnecessidade da digitalização 
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será 
precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de 
temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que 
devem ser encaminhados para descarte. 
 O artigo seguinte mostra que a digitalização pode ser feita tanto por quem tiver a posse do 
documento como por terceiro, desde que garantidas as respectivas responsabilidades e condições de 
segurança e proteção de dados. 
Responsabilidade pela digitalização 
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico 
ou por terceiros. 
§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela 
conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto. 
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o 
instrumento contratual preverá: 
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I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a 
responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; 
e 
II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da 
legislação vigente. 
 Caminhando para seu final o Decreto mantém a condição de descarte apenas para os documentos 
físicos já digitalizados e que não possuam valor histórico. Daí em diante, para suas versões digitalizadas 
deverão ser observados os prazos de guarda já previstos nas tabelas de temporalidade. 
 Os documentos históricos continuam destinados a guarda permanente em suas versões físicas, pré 
digitalização, o que não impede que, mesmo assim, sejam digitalizados para sua própria preservação. 
 Salienta ainda o Decreto que o armazenamento digital deverá garantir tanto proteção contra acesso 
e alteração indevidos como a correta indexação que garanta a localização e devida gestão do documento: 
Descarte dos documentos físicos 
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento 
físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor 
histórico. 
Manutenção dos documentos digitalizados 
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará: 
I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, 
contra o acesso e a reprodução não autorizados; e 
II - a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do 
documento digitalizado; e a conferência do processo de digitalização adotado. 
Preservação dos documentos digitalizados 
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, 
até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. 
Preservação de documento digitalizados e entes públicos 
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 
8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de 
documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas 
competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq quanto 
à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos. 
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2.4 - Suportes Digitais 
 Como vimos acima, todo documento digital está armazenado fisicamente sobre alguma espécie de 
suporte. Os principais suportes disponíveis e que podem ser cobrados em prova são: 
• Suporte magnético: o registro digital é feito por meio de ondas eletromagnéticas sobre suportes que 
registram suas alterações, tais como discos rígidos, disquetes, e fitas. No seu arquivamento, é 
importante que estejam sempre protegidos da ação de campos magnéticos relevantes com o intuito 
de preservar a sua operacionalidade e integridade. 
O disco magnético é definido pelo DBTA como "Suporte circular plano, revestido por 
camada magnetizada que permite o armazenamento de dados” 
• Suporte ótico: o registro digital é feito por meio de alteração nas características de um suporte que 
reage à luz e, assim, registra as informações. Inclui os CD-ROMS, CD-Rs, DVDs (ROM, R e RW), etc. 
Possui validade estimada de cerca de 200 anos. 
Já o disco ótico é definido pelo DBTA como Suporte circular plano, com grande capacidade 
de armazenamento, em que se registram sinais visuais, sonoros ou audiovisuais, por 
gravação digital. Também chamado disco laser. 
 
 
(FUNDATEC/Pref. Mun. Santa Rosa-RS/Recepcionista/2019) O processo de conversão de um documento 
para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, denomina-se: 
a) Ampliação. 
b) Armazenamento. 
c) Digitalização. 
d) Duplicação. 
e) Planificação. 
Comentário: 
Como vimos ao longo da aula, estamos falando especificamente do processo de digitalização documental. 
Dessa forma a alternativa C é a CORRETA e é o gabarito da questão. 
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Na alternativa A temos a ampliação ou reprodução de um documento em uma dimensão maior. 
Na letra b o examinador traz o armazenamento: guarda de documentos em local apropriado (arquivo, 
depósito, etc., no caso de documentos físicos) ou em dispositivos computacionais (documentos digitais). 
Na D, fala-se em duplicação: reprodução de um documento a partir do original. 
Por fim, na E a banca traz o termo planificação ou o Aplainamento mediante pressão, de documentos 
dobrados, enrolados ou amarrotados, segundo o DBTA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
 
 Outro conceito bastante cobrado quando se fala em gestão arquivística digital é o GED ou 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 
 Vamos entender como o Conarq define o GED em sua publicação "e-ARQ Brasil - Modelo de 
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos", que trataremos de e-ARQ 
daqui em diante. 
 Para o e-ARQ, GED é: 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de 
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
 
Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco 
de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, 
planilha etc. 
 O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), 
processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. 
 A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), 
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, 
automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios. 
Uma outra comparação que às vezes é feita pelas bancas e que é necessário você estar atento para 
não se confundir é a que ocorre entre GED e GDE (Gerenciamentode Documentos Eletrônicos). Veja o que 
se entendo por GDE: 
Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos 
como : metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de 
auditoria e assim por diante. 
O GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas 
atividades de uma empresa ou instituição por meio de ferramentas digitais, como 
intranets, portais e ferramentas de workflow, dentre outros componentes. 
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(AOCP/CM Cabo Santo Agostinho-PE/Arquivista/2019) O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
ou Gestão Eletrônica de Documentos – é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de 
forma eletrônica ou digital de documentos, os quais podem ser das mais variadas origens e mídias. Uma 
das formas destacadas do GED é 
a) Word. 
b) Hardware. 
c) Workflow. 
d) T.I. 
Comentário: 
Esse é um bom conceito de GED, conforme estudamos. Veja que o enunciado fala em "conjunto de 
tecnologias" que permite o "gerenciamento de forma eletrônica ou digital" de documentos que podem ter 
as mais "variadas origens e mídias". Perfeito. 
Relembre a definição que usamos no texto: 
"Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e 
distribuição, etc.". 
Por fim, as funcionalidades do GED são a captura (ou entrada), o armazenamento, a apresentação (ou saída) 
e gerenciamento, além das tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (ou workflow), 
conforme trazido pela banca. 
Dessa forma a alternativa C é a CORRETA e é o gabarito da questão. 
 
 
 
 
 
 
 
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4 - SIGAD 
 
 Prosseguindo, devemos falar agora do SIGAD, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de 
Documentos. 
 Mais uma vez vamos começar entendendo como o e-ARQ do Conarq define SIGAD: 
 
 
 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de 
gestão arquivística de documentos, processado por computador. 
 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
 
O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um 
programa de gestão arquivística de documentos. 
 O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. 
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, 
para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. 
 Os requisitos impostos pelo e-ARQ (veremos mais adiante na aula) dirigem-se a todos que fazem uso 
de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar 
documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções 
da gestão arquivística de documentos. 
 O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de 
documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas 
essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade 
com os requisitos apresentados pelo e-ARQ, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de 
documentos arquivísticos. 
 A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento 
de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e 
autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima 
referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos 
digitais. 
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 Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística 
de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos 
(GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). 
 Veja abaixo os principais conceitos e definições: 
Sistema de informação 
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas 
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação 
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um 
órgão ou entidade. 
Gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Sistema de gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a 
eficácia da gestão arquivística de documentos. 
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um 
órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, 
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não 
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de 
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. 
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho 
(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, 
repositórios, entre outras. 
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou 
entrada), armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias 
de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não 
como componentes obrigatórios. 
Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de 
vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da 
gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. 
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 Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a 
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu 
valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. 
 O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos 
convencionais. 
 Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, 
controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazos de documentos arquivísticos 
digitais e não digitais confiáveis e autênticos. 
 No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos 
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações 
sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. 
 
 Com base nestas definições, veja as relações que podem ser estabelecidas entre sistemas de 
informação,SIGAD e GED: 
• Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou 
entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de 
documentação, serviço de comunicação, entre outros. 
• Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de 
uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação 
que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, 
o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos. 
• Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, 
sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no 
órgão ou entidade. 
 
 
 
 
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(AOCP/UFPB/Arquivista/2019) De acordo com a literatura arquivística, o sistema capaz de manter a 
relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo 
do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão 
produtor, é denominado 
a) SINAR – Sistema Nacional de Arquivos. 
b) GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 
c) SEI – Sistema Eletrônico de Informação. 
d) SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. 
e) SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. 
Comentário: 
Estamos falando do SIGAD. A alternativa D é a CORRETA e é o gabarito da questão. 
Como vimos em aula, um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de 
garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou 
seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. 
Essa é uma citação literal do Conarq que foi aproveitada pela banca no enunciado da questão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5 - e-ARQ 
 
 A resolução Conarq 25/2007, dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas 
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes 
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 
 A resolução é curta e vale a pena entendermos seus principais pontos para a prova. 
5.1 - Resolução Conarq 25/2007 
 Acompanhe comigo os principais pontos da norma: 
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos 
- SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária 
do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução, 
disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br. 
§1º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
§2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela 
organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e 
pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem 
como seu acesso. 
§3º Considera-se sistema informatizado de gestão arquivística de documentos o sistema 
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos 
arquivísticos em ambiente eletrônico. 
 Note que neste primeiro artigo e em seus parágrafos, o legislador recomenda a adoção do modelo 
de requisitos trazido pelo e-ARQ para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR. 
 Dessa forma, as maiores instituições arquivísticas do país que lidam com arquivos eletrônicos e 
sistemas digitais de gestão de documentos devem se adequar aos requisitos do e-ARQ, que estudaremos 
mais adiante. 
 Vamos ver o que vem mais a frente na norma: 
Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de 
documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para 
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orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes 
da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no 
parágrafo 3º do art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. 
Parágrafo único. Os metadados mencionados no caput desse artigo serão incluídos na 
próxima versão. 
 O artigo 2o da Resolução fala sobre outro ponto importante do e-ARQ, a identificação dos 
documentos digitais por meio do uso de metadados. 
Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantém somente 
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e 
convencionais ao mesmo tempo. 
§1º Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referências nos 
metadados. 
§2º Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. 
Art. 4º O CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 
poderá subsidiar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na aplicação do e-ARQ Brasil. 
Art. 5º Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos 
Eletrônicos, proceder à atualização periódica do e-ARQ Brasil. 
Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. 
 Por fim, a Resolução deixa clara a abrangência do e-ARQ, ou seja, deve ser adotado tanto por 
sistemas 100% digitais ou por aqueles híbridos, que envolvem documentos físicos e digitais ao mesmo 
tempo. Neste caso, para os documentos físicos o sistema deverá incluir apenas os registros das referências 
enquanto, para os documentos digitais, os próprios documentos. 
5.2 - Definições e Conceitos 
 Para a publicação do Conarq, o e-ARQ pode ser definido como: 
Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização 
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos 
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua 
acessibilidade. 
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos 
arquivísticos digitais. 
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 O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística 
de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou 
implantado. Tem como objeto o documento arquivístico digital, porém não trata de processos de 
digitalização. 
 Os principais objetivos do e-ARQ são: 
• Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não 
digitais; 
• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a 
aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão 
arquivística de documentos. 
 Em relação ao seu escopo de aplicação, deve ser utilizado para desenvolver um sistema 
informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de 
documentos, assim como é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e 
aos que compreendem documentos digitais e convencionais (como vimos na própria Resolução Conarq). 
 Com relação aos documentos convencionais,o sistema inclui apenas o registro das referências nos 
metadados, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. 
 Ainda, o e-ARQ é dirigido especialmente a: 
• fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em 
conformidade com os requisitos exigidos; 
• profissionais da gestão arquivística de documentos: para orientar a execução desses 
serviços a partir de uma abordagem arquivística; 
• usuários de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeção do SIGAD instalado; 
• potenciais usuários de um SIGAD: como apoio na elaboração de edital para apresentação 
de propostas de fornecimento de software; 
• potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos: como material 
auxiliar para a especificação dos serviços a serem comprados; 
• organizações de formação: como um documento de referência para a formação em gestão 
arquivística de documentos; 
• instituições acadêmicas: como recurso de ensino. 
 
 Por fim, o e-ARQ Brasil está dividido em duas partes: a Parte I, Gestão arquivística de documentos, 
pretende fornecer um arcabouço para que cada órgão ou entidade possa desenvolver um programa de 
gestão arquivística de documentos, e a Parte II, Especificação de requisitos para sistemas informatizados de 
gestão arquivística de documentos, descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD. 
 
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5.3 - Requisitos 
 Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo 
com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. 
 No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados: 
• obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...” 
• altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...” 
• facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...” 
 Cada requisito numerado é classificado como: 
(O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...” 
(AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...” 
(F) = facultativo = “O SIGAD pode ...” 
Tem = o requisito é imprescindível. 
Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um 
determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada 
antes de se escolher uma proposta diferente. 
Pode = o requisito é opcional. 
 Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, é 
preciso observar que uma implementação que não inclua determinado item altamente desejável ou 
facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que inclui o item, mesmo tendo 
funcionalidade reduzida. 
 De forma inversa, uma implementação que inclua um item altamente desejável ou facultativo deve 
estar preparada para interoperar com outra implementação que não inclui o item. 
 Nós não veremos a fundo essa classificação dos requisitos, até porque eles se dividem em inúmeros 
subitens e são esses subitens que são classificados quanto a sua exigibilidade. Não seria produtivo 
estudarmos todos eles, mas é bom você saber que existe essa classificação para efeito de prova. 
 Apenas como ilustração, veja um exemplo da classificação dos requisitos "Organização dos 
Documentos Arquivísticos" e a utilização dos indicadores (O), (AD) e (F): 
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 Em resumo, seguem abaixo os requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD: 
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos 
arquivísticos; 
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais 
do documento arquivístico como uma unidade complexa; 
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação 
orgânica entre os documentos; 
• implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos 
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de 
procedimentos, documental e tecnológico); 
• integração entre documentos digitais e convencionais; 
• foco na manutenção da autenticidade dos documentos; 
• avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles 
considerados de valor permanente; 
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos; 
• transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; 
• gestão de preservação dos documentos. 
 
 
 
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(IADES/ALE-GO/Arquivista/2019) Considerando-se os requisitos obrigatórios para um Sistema 
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), é correto afirmar que um SIGAD 
a) deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe em que não sejam mais classificados 
documentos. 
b) tem de incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. 
c) pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface 
gráfica. 
d) deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente, um plano de classificação. 
e) deve possibilitar a consulta ao plano de classificação, a partir de qualquer atributo ou combinação de 
atributos, e gerar relatório com os resultados obtidos. 
Comentário: 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. Entre as alternativas, a inclusão e compatibilidade com 
um plano de classificação é o único dos requisitos elencados nos requisitos característicos de um SIGAD. 
Relembre quais são os requisitos (de forma resumida) que caracterizam um SIGAD: 
- captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos; 
- captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento 
arquivístico como uma unidade complexa; 
- gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os 
documentos; 
- implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos 
documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico); 
- integração entre documentos digitais e convencionais; 
- foco na manutenção da autenticidade dos documentos; 
- avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor 
permanente; 
- aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos; 
- transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; 
- gestão de preservação dos documentos. 
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5.4 - Procedimentos e Operações Técnicas 
 Levando-se em conta os principais requisitos acima estudados, é importante conhecer quais os 
procedimentos técnicos que permitem ao gestor do sistema atendê-los. 
CAPTURA 
 A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao 
sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações: 
• registro; 
• classificação; 
• indexação; 
• atribuição de restrição de acesso; 
• arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
• identificar o documento como documento arquivístico; 
• demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
AVALIAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃOA avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois 
permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição 
dos arquivos permanentes. 
 Já a destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação 
dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas 
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação. 
 O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve 
identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura e do 
registro, de acordo com os prazos e ações estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação do órgão 
ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento. 
 O sistema de gestão arquivística de documentos também deve poder identificar os documentos que 
já cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinação prevista. Se for um SIGAD, esse sistema 
deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade 
e destinação. 
 
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PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 O sistema de gestão arquivística deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos e às 
informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos 
à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui pesquisa, localização e apresentação dos 
documentos 
SEGURANÇA 
 O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que 
garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles 
técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e características de acesso 
aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. 
 Além disso, também devem ser levados em conta exigências e procedimentos de segurança da 
infraestrutura das instalações, entre outras: 
• Controle de acesso - O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a 
documentos por usuário e/ou grupos de usuários. 
• Uso e rastreamento - O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus 
respectivos metadados. 
• Trilhas de auditoria - A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o 
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no 
SIGAD. A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro 
de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, 
recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a 
data e a hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações 
sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou 
entidade 
• Cópias de segurança - O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos 
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente em 
caso de perda devido a sinistro, falha no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação 
do suporte. Nos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios 
de realização de cópias de segurança (becape, do inglês backup). 
• Segurança da Infraestrutura - A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações 
do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo 
convencional. 
 Outros procedimentos importantes no quesito segurança e que são cobrados em prova são os 
seguintes: 
• Assinaturas digitais - Assinatura digital é uma sequência de bits que usa algoritmos específicos, 
chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar a 
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integridade de um documento. Certificação digital é uma técnica, baseada em uma infraestrutura de 
chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais. 
O uso de assinaturas digitais e de certificação digital na administração pública foi padronizado e 
normalizado com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 
Os requisitos só são aplicáveis quando há necessidade de utilizar assinaturas digitais para assegurar 
autenticação, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade). 
• Criptografia - Criptografia é um método de codificação de objetos digitais segundo um código secreto 
(chave), de modo que não possam ser apresentados de forma legível ou inteligível por uma aplicação 
e somente usuários autorizados sejam capazes de restabelecer sua forma original. 
ARMAZENAMENTO 
 As considerações e ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencionais 
e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso 
aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. 
 Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazenamento 
criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no longo prazo. 
 Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais 
e digitais, devem-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades 
desses dois tipos de documentos. 
 No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e 
diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, 
acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças 
ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. 
PRESERVAÇÃO 
 Os documentos arquivísticos têm de se manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for 
necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Devem ser asseguradas as 
características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoção de estratégias 
institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam sua perenidade. Essas 
estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. 
 Tradicionalmente, a preservação de documentos arquivísticos concentra-se na obtenção da 
estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, conteúdo e suporte estão 
intrinsecamente ligados, de modo que a manutenção do suporte garante a preservação do documento. 
 Por outro lado, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode 
implicar mudança de suporte e formato, bem como atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do 
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suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem intervenções 
periódicas. 
 As estratégias de preservação de documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base em sua 
capacidade de manter as características desses documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir 
monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no manuseio direto e obtenção de 
suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética). No caso específico dos 
documentos digitais, essas estratégias incluema prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos 
ao suporte, por meio de procedimentos de migração, como atualização (refreshing) e conversão. 
 Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são emulação, encapsulamento e 
preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como 
medida de preservação recomendável e necessária. 
 Qualquer que seja a estratégia de preservação adotada, é preciso documentar os procedimentos e as 
estruturas de metadados. 
 O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para 
preservar documentos digitais por longos períodos. 
 
 
 
(VUNESP/CM Mauá-SP/Arquivista/2019) Modelo com especificação de requisitos a serem cumpridos pela 
entidade titular do arquivo no sistema de gestão arquivística com a finalidade de garantir a confiabilidade, 
autenticidade e acesso aos documentos, orientar a implantação da gestão em acervos híbridos e fornecer 
especificações técnicas, funcionais e metadados para orientar a avaliação/aquisição de sistema pré-
existente, a especificação e o desenvolvimento de um sistema. Trata-se da definição de 
a) SIGAD. 
b) e-ARQ. 
c) ISAD(G). 
d) NOBRADE. 
e) PCD. 
Comentário: 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Essa é uma ótima definição para o e-ARQ Brasil. Vejamos: 
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- Modelo com especificação de requisitos 
- Garante a confiabilidade, autenticidade e acesso aos documentos 
- Atua em acervos híbridos 
- Fornece especificações técnicas, funcionais e metadados para orientar a avaliação/aquisição de sistema pré 
existente. 
Ou seja, em outras palavras, resume muito bem a definição com a qual vínhamos trabalhando, do Conarq: 
"especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, 
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e 
autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a 
identificação de documentos arquivísticos". 
Relembre ainda quais são os principais objetivos do e-ARQ, também listados pelo Conarq: 
- Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais; 
- Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a 
especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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6 - Microfilmagem 
6.1 - Introdução 
A microfilmagem, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) é: 
Produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido 
Completando o quadro, vamos ver o que agora o DBTA, entende por microfilme (não há definição para 
microfilmagem no DBTA): 
Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios 
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por 
meio de leitor de microformas. 
 Em linhas gerais a microfilmagem é uma técnica de substituição do material original por uma cópia 
em miniatura em um filme de material translúcido, flexível e estável, servindo como base para projeção 
posterior da imagem. 
 O acesso aos documentos micrográficos é feito por meio de leitoras de microfilmes ou leitoras de 
microfichas. 
Por representar exatamente o documento original, o documento em microfilme possui 
validade legal como prova (valor probatório), tendo exatamente a mesma validade do 
documento original, conforme Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996). 
 Dessa forma, o principal objetivo da utilização da microfilmagem é a economia de espaço. Essa 
redução de espaço tem como garantia o valor legal do microfilme. 
 Antes de avançar, vejamos quais são as principais vantagens e desvantagens da microfilmagem: 
VANTAGENS DESVANTAGENS 
Validade legal, como veremos na legislação a seguir Baixa velocidade de recuperação 
Redução do espaço e custos referentes ao 
armazenamento 
Necessidade do emprego de máquinas para a 
visualização 
Confiável quanto a autenticidade Acesso individualizado a cada documento 
Segurança - filmes armazenados em cofres Cuidados na guarda devido a natureza do suporte 
Confidencialidade - invisível a olho nu Perda de resolução devido a cópias sucessivas 
Durabilidade do suporte 
 Vamos ver o que a legislação a respeito do tema nos diz. 
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6.2 - Legislação 
 Importante você conhecer os principais pontos da Lei 5.433/1968 e do Decreto 1.799/1996 que 
regulam a microfilmagem de documentos oficiais e dão demais providências. Vamos aos pontos mais 
relevantes (não estranhe pois eliminei vários trechos das normas para irmos só no que interessa): 
Lei 5.433/1968 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos 
particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias 
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos 
documentos originais em juízo ou fora dele. 
 A microfilmagem é legalmente autorizada e os filmes gerados possuem efeitos legais iguais aos dos 
documentos originais. Isso diferenciava o microfilme das cópias digitalizadas até que em 2019 a Lei 
13.874/2019, alterou a Lei 12.682/2012 e atribui também ao documento digitalizado o valor probatório do 
original. 
Lei 5.433/1968, artigo 1o. 
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser 
eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que 
assegure a sua desintegração. 
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-
á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. 
Lei 5.433/1968, artigo 2o. 
Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em 
local diverso da repartição detentora dos mesmos. 
Decreto 1.799/1996 
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que 
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após 
a revisão e a extração de filme cópia. 
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se 
prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na 
esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 
1991. 
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Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão 
ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua 
esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. 
 A eliminação deverá seguir a legislação vigente e não é permitida para os documentos de guarda 
permanente. 
Lei 5.433/1968, artigo 1o. 
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição 
detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. 
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser 
eliminados antes de seu arquivamento. 
Decreto 1.799/1996 
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou emestudo, poderão, a critério da autoridade 
competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de 
sua destinação final. 
 Em relação a movimentação dos documentos, os filmes produzidos devem ficar arquivados e têm 
sua saída terminantemente vedada, assim como a eliminação dos originais microfilmados ainda em trânsito 
é proibida. 
 Sendo assim, a microfilmagem, embora permitida para documentos em trânsito, é recomendável na 
maioria dos casos somente após o encerramento e arquivamento do documento. 
Decreto 1.799/1996 
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de 
documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser 
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. 
 Os prazos de guarda dos documentos físicos devem ser aplicados aos microfilmados, no caso de 
documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas. 
Decreto 1.799/1996 
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o 
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de 
imagem e de reprodução. 
 Por fim temos o estabelecimento do mínimo de 180 linhas por milímetro de definição para o processo 
de microfilmagem e já vi isso em questão de prova! 
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6.3 - Tipos de Microfilmagem 
De acordo com o DTA temos 5 tipos de microfilmagem: 
 
• Microfilmagem de Complemento - para complementação de acervos. 
• Microfilmagem de Referência - tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar 
a consulta de documentos. 
• Microfilmagem de Segurança - visa a produção de cópias de segurança. Usada como medida 
de segurança em caso de sinistros como incêndios, inundações, etc. 
• Microfilmagem de Conservação (ou Preservação) - visa a conservação das informações 
contidas em documentos de valor permanente que se encontrem danificados ou sejam objeto 
de constante manuseio. Vale ressaltar que documentos históricos, mesmo que microfilmados, 
não podem ser eliminados. 
• Microfilmagem de Substituição - para documentos de valor temporário, eliminados com vista 
ao aproveitamento de espaço e equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao 
contrário da microfilmagem de conservação ou preservação. 
6.4 - Sinalética 
Há um conjunto de sinais visuais relacionados à microfilmagem que você precisa conhecer para a 
prova. Ele deriva da Resolução 10/1999 do Conarq, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO 9878/1990 
nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. 
Vamos aos sinais adotados: 
 
 
 
 
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(IADES/ALE-GO/Arquivista/2019) O resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos, 
dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, é denominado 
a) emulação. 
b) reformatação. 
c) microfilmagem. 
d) digitalização. 
e) telecinagem. 
Comentário: 
A alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
Essa é exatamente a definição atribuída à microfilmagem no artigo 3o do Decreto 1.799/1996. Vejamos: 
"Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, 
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução". 
Vamos analisar as demais alternativas: 
Na A, entende-se por emulação de acordo com o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais (2016), "A 
estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma 
tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e 
produzindo as mesmas saídas.” 
Na letra B temos reformatação, ou “a mudança da forma de apresentação de um documento para fins de 
acesso ou manutenção dos dados. Exemplo: Impressão ou transformação de documentos digitais em 
microfilme, ou ainda, a captura de um documento para o meio digital por meio da digitalização”, segundo o 
mesmo Glossário. 
Na alternativa D temos a digitalização que já vimos que é o processo que consiste na conversão de um 
documento em formato físico para o formato digital através de um meio adequado, por exemplo, um 
escâner. 
Por fim, na letra E a banca traz o termo telecinagem, que é o processo de transformar filmes em película 
para outros formatos de vídeo. 
 
(QUADRIX/CREF20-SE/Assistente Administrativo/2019) A microfilmagem de documentos é a técnica 
adequada para a preservação dos documentos, mas não tem amparo legal. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
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A afirmativa está ERRADA. 
A microfilmagem tem sim amparo legal. Vejamos o que diz a Lei 5.433/1968 em seu artigo 1o.: 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais 
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas 
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou 
fora dele. 
Além disso é difícil considerar que ela é, de forma isolada, a técnica adequada para a preservação de 
documentos considerando sua complexidade e custos. Pode e deve ser utilizada em conjunto com outras 
técnicas porém difícil assumir que, isoladamente é a melhor alternativa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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7 - Terminologia Arquivística Aplicada 
Bem, estamos chegando ao final de mais uma aula. 
A partir daqui vamos discutir temas diretamente ligados à Terminologia Arquivística. 
Como também já é de costume, vamos trazer definições do DBTA, pois é sempre comum termos ao 
menos uma pergunta de Terminologia Arquivística nas provas de Arquivologia. 
Desta vez relacionaremos os termos aqui trazidos com o conteúdo de Gestão Arquivística Digital, que 
acabamos de estudar. 
Vamos aos termos! 
ACESSO 
Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização. 
Mesmo no formato digital, a principal preocupação dos sistemas de gestão de documentos 
arquivísticos permanece sendo o acesso a informação demandada pelo usuário cidadão, 
contribuinte ou qualquer outro interessado. Com a digitalização dos documentos ou com os 
documentos nato-digitais, há grande possibilidade do processo de acesso aos documentos se 
tornar mais ágil e menos custoso. 
ARMAZENAMENTO 
Guarda de documentos em depósito. 
O armazenamento precisa cumprir uma série de requisitos quando falamos do documento digital. 
Vimos em aula que os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão 
ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e 
utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas 
nos sistemas e nos formatos dos documentos. 
ARMAZENAMENTO DE DADOS 
Guarda de documentos e informações em meio eletrônico. 
É exatamente a metodologia que estamos usando nesta aula. 
 
ASSINATURA DIGITAL