GERENCIAMENTO escopo

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O que é Escopo do Projeto
Escopo do Projeto é o detalhamento de todo o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado.
Este documento contém informações importantes, como: descrição e limites do projeto, objetivos, custos, prazos, responsabilidades, entregas, tarefas, restrições, premissas, além de critérios de validação. De forma geral, ele traz um foco para o projeto.
Para entender mais sobre esse conceito, confira o vídeo que preparei sobre o assunto:
Agora, vamos ao que realmente interessa:
O que é Gerenciamento de Escopo
Gerenciamento de Escopo é o conjunto dos processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para ter sucesso.
Os processos que fazem parte desse conjunto são:
1. Planejar o gerenciamento de escopo;
2. Coletar os requisitos;
3. Definir o escopo;
4. Criar a EAP;
5. Validar o escopo; e
6. Controlar o escopo.
O gerenciamento de escopo procura responder às seguintes perguntas:
· Por que o projeto é importante?
· Quais problemas o projeto irá resolver?
· Quais os benefícios que o projeto trará?
· Quais são as metas SMART do projeto?
· Qual o resultado esperado do projeto?
· Qual o trabalho necessário para entregar o projeto?
· Quais os critérios de validação das entregas?
· Quais as regras para gerenciar o escopo do projeto?
Pode parecer algo muito simples, mas ter essas respostas bem definidas cumpre um papel importantíssimo na condução do projeto. Quer saber por quê? Continue lendo para descobrir!
Qual a importância do Gerenciamento de Escopo
Existe uma série de motivos que justificam a importância do gerenciamento de escopo. Fizemos uma lista com aqueles que achamos mais relevantes. Confira:
1. O Gerenciamento de Escopo proporciona uma visão comum do projeto
Muitos processos do gerenciamento de escopo geram documentos padronizados com os principais aspectos do projeto.
Isso facilita o entendimento da equipe sobre o caminho que deve ser seguido para atingir o sucesso. Sem essa visão comum, o percurso fica muito mais difícil e trabalhoso, pois muitas pessoas podem desviar sem querer do trajeto, simplesmente por não terem a mesma informação que as demais.
2. O Gerenciamento de Escopo traz segurança para os stakeholders do projeto
Com o gerenciamento de escopo os stakeholders envolvidos no projeto – cliente do projeto, patrocinador, gerente de projeto, equipe do projeto etc – possuem uma garantia daquilo que será efetivamente entregue.
O patrocinador do projeto, em especial, sabe pelo que está pagando e consegue cobrar com mais firmeza esse resultado. O gerente de projeto, por sua vez, sabe que não poderá ser cobrado por requisitos que não estavam no escopo de projeto (que inclui o escopo do produto).
3. O Gerenciamento de Escopo assegura que o dinheiro da organização está sendo investido em projetos relevantes
Lembra que a gente te falou no começo desse post as perguntas que o gerenciamento de escopo busca responder? Pois então.
Ao incentivar a reflexão sobre questões fundamentais do projeto, o gerenciamento de escopo garante que apenas os projetos realmente relevantes saiam do papel. Afinal, se o projeto não tiver uma boa justificativa e objetivos claros ele provavelmente não tem importância ou é inviável.
Mas, não basta apenas saber da importância do gerenciamento de escopo, é preciso colocá-lo em prática! Confira, de forma simples e resumida, o que deve ser feito em cada um dos processos de gerenciamento de escopo:
Como fazer Gerenciamento de Escopo
Como dito anteriormente, o gerenciamento de escopo se divide em 6 processos e cada um deles possui suas particularidades. Vamos conhece-los melhor?
Processos do Gerenciamento de Escopo
1. Planejar o Gerenciamento de Escopo
Consiste em criar um plano de gerenciamento do escopo, que determinará como o escopo será definido, validado e controlado.
Esse plano é criado a partir do termo de abertura do projeto, dos ativos de processos organizacionais e de outros fatores ambientais da empresa. Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de opinião especializada e reuniões.
2. Coletar os Requisitos
Consiste em elencar as características e funções que o produto deve ter para atender às necessidades dos clientes. A tarefa de converter necessidades em requisitos nem sempre é fácil.
Entender o que, de fato, o cliente precisa para resolver seu problema exige um certo grau de experiência e olhos clínicos. Nem sempre o que o cliente quer é aquilo que ele precisa!
Os requisitos podem ser divididos em:
· Requisitos funcionais: estão diretamente ligados ao produto. Exemplo: design.
· Requisitos não funcionais: estão ligados a condições ambientais indiretamente descritas. Exemplo: usabilidade.
Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de entrevistas, grupos de discussão, oficinas facilitadas etc.
3. Definir o Escopo
Consiste em efetivamente montar o escopo do projeto, descrevendo de forma geral todo o trabalho que precisa ser feito, o que precisa ser entregue e quais os limites do projeto.
Dependendo do tipo de ciclo de vida de projeto adotado, o processo de definição de escopo pode ser bastante iterativo. Isso significa que o trabalho é detalhado à medida que as entregas avançam.
Normalmente para definição de escopo são utilizadas as técnicas de opinião especializada, análise de produto, geração de alternativas e oficinas facilitadas.
4. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é a decomposição do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis.
O nível mais baixo que o trabalho pode ser decomposto é chamado de pacote de trabalho. Existem três estratégias para decompor a EAP: por fases, por entregas e por subprojetos. Existe, ainda, uma quarta estratégia híbrida, que mescla um pouco das três estratégias anteriores.
Normalmente o processo de criar a EAP se utiliza de técnicas como decomposição e opinião especializada.
5. Validar o Escopo
Consiste em formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto. Caso alguma entrega não seja aceita, é nesse processo que é feita a solicitação de mudança com os reparos necessários. Esse processo normalmente utiliza técnicas como inspeção e tomada de decisão em grupo.
6. Controlar o Escopo
Consiste em monitorar o progresso do escopo e gerenciar as mudanças na linha de base. O controle de escopo gera informações sobre o desempenho do trabalho, solicitações de mudanças e atualizações nos documentos do projeto. Normalmente este processo utiliza a técnica de análise de variação para ser realizado.
Conseguiu ter um entendimento geral dos processos do gerenciamento de escopo? Então vamos conhecer algumas das técnicas que podem ser aplicadas nesses processos.
Técnicas para Gerenciamento de Escopo
As técnicas e ferramentas utilizadas no gerenciamento de escopo variam de projeto para projeto. Mas, de forma geral, podemos elencar algumas que são mais frequentemente utilizadas nas empresas. São elas:
1. Opinião Especializada
É quando consultamos um profissional muito experiente e que possui notório saber sobre determinado aspecto técnico do projeto. Isso inclui pessoas da própria organização ou uma consultoria, por exemplo. Ter uma opinião de fora é muito interessante porque nos tira da zona de conforto e proporciona novas perspectivas sobre o projeto.
2. Reuniões
Encontros em que dois ou mais membros discutem sobre questões do projeto. As reuniões podem ocorrer para troca de informações, geração de ideias (brainstorming) ou tomada de decisões.
Normalmente participam dessas reuniões os stakeholders como gerente de projeto, equipe de projeto e cliente do projeto. É uma das técnicas mais tradicionais.
3. Entrevistas
É quando um entrevistador aplica um roteiro de perguntas a um entrevistado. Trata-se de uma maneira formal de extrair respostas de alguém. As entrevistas também podem envolver mais de um entrevistado e mais de um entrevistador. Elas são bastante indicadas para obter informações confidenciais sobre a gestão do projeto.
4. Grupos de Discussão
Consisteem reunir os stakeholders para que eles debatam sobre determinado aspecto do projeto. Normalmente a discussão possui a intervenção de um mediador, que conduz a conversa. Esse mediador deve ser experiente e os stakeholders qualificados. Grupos de discussão são um pouco menos informais que reuniões e entrevistas.
5. Oficinas Facilitadas
São sessões de trabalho envolvendo os principais participantes do projeto. Normalmente as oficinas são utilizadas para levantar requisitos do projeto, mas podem ser aplicadas também em outras etapas, como a própria definição do escopo.
Geralmente projetos que adotam as práticas do Design Thinking realizam muitas dessas oficinas, pois elas aproximam as pessoas e melhoram a comunicação.
6. Análise de Produto
A análise de produto é um conjunto de técnicas para examinar um produto e encontrar respostas sobre ele. Esse conjunto inclui as seguintes técnicas: decomposição do produto, análise de sistemas, análise de requisitos, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor.
7. Geração de Alternativas
É uma técnica utilizada para desenvolver muitas opções e abordagens sobre o trabalho do projeto. Para isso podem ser utilizadas ferramentas como o brainstorming e a análise de alternativas.
8. Decomposição
Consiste em “quebrar” ou “subdividir” uma parte maior em partes menores. Essa técnica é frequentemente utilizada na criação da estrutura analítica do projeto (EAP).
9. Inspeção
Consiste em examinar, medir e validar o trabalho e as entregas do projeto para assegurar que eles atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto. Essa técnica é muito utilizada durante a validação e controle de escopo.
10. Tomada de Decisão em Grupo
Técnicas para avaliar múltiplas alternativas que serão usadas para gerar, classificar, e priorizar os requisitos do produto.
Chegar a uma decisão em grupo pode envolver diversos métodos: unanimidade (todos concordam), maioria (mais da metade das pessoas concordam), pluralidade (o maior bloco do grupo decide) e ditadura (uma única pessoa decide).
11. Análise de Variação
Técnica utilizada para diferenciar o grau de variação entre a linha de base do projeto e o desempenho real do projeto. Mais do que isso, a análise de variação busca identificar a causa e os impactos das variações.
Esperamos que você tenha conseguido entender como fazer gerenciamento de escopo. Para que você continue se aprofundando no tema, separamos um webinar sobre escopo do projeto. Também sugerimos a leitura do nosso post completo sobre gestão de projetos. Não deixe de conferir!