8 - Automação de Arquivos

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SISTEMA DE ENSINO
ARQUIVOLOGIA
Automação de Arquivos
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Automação de Arquivos
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Elvis Miranda
Sumário
Automação de Arquivos ................................................................................................................. 3
1. Automação de Arquivos ............................................................................................................. 3
1.1. Documentos Digitais ................................................................................................................ 3
1.2. Digitalização ............................................................................................................................. 4
1.3. Certificação Digital ................................................................................................................20
1.4. Preservação de Documentos Digitais ................................................................................ 22
Questões de Concurso ................................................................................................................. 25
Gabarito ........................................................................................................................................... 33
Gabarito Comentado ....................................................................................................................34
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AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS
1. AutomAção de Arquivos
A primeira dúvida do candidato ao se deparar com este tópico no edital é saber do que 
se trata o termo “automação de arquivos”. Então, para começar o assunto, saiba que se trata 
da aplicação de tecnologias informatizadas nas rotinas arquivísticas, ou seja, implantação de 
equipamentos e sistemas que possam facilitar a gestão de documentos na instituição.
Em muitos casos, o edital já detalha melhor os tópicos abordados dentro deste assunto 
(digitalização, GED e certificação digital, por exemplo).
Com o avanço da tecnologia dos últimos anos, estamos vivendo uma revolução na forma 
como criamos, tramitamos e tratamos os documentos dentro das empresas. É difícil imaginar, 
hoje em dia, que algumas décadas atrás, a grande maioria das empresas funcionava sem com-
putadores, redes ou sistemas informatizados em suas rotinas de trabalho.
Você já parou para pensar que há alguns anos o candidato tinha que enfrentar enormes 
filas para se inscrever em um concurso público? E que nestas filas ele era obrigado a preencher 
uma série de formulários de inscrição, guias de pagamento, anexar cópias de documentos, 
que, no final, iriam para o arquivo das bancas examinadoras?
Hoje toda esta operação é realizada por meio de sistemas informatizados, onde a docu-
mentação criada é produzida, armazenada e arquivada em sistemas digitais, trazendo agili-
dade, eficiência e rapidez nas diversas atividades. Esta documentação, ainda que em meio 
digital, deve ser tratada arquivisticamente, utilizando a mesma teoria que empregamos para 
os documentos tradicionais.
1.1. documentos digitAis
A literatura arquivística define documento digital como aquele conservado em sistema di-
gital, ou seja, que necessita de equipamentos informatizados para viabilizar o seu acesso. Os 
documentos digitais podem ser criados de três formas: por meio um software específico, por 
meio da digitalização ou por meio de sistemas gerenciadores de bancos de dados.
A primeira forma (utilização de software específico) é a mais óbvia. Você pode criar um 
documento utilizando um editor de textos ou uma planilha eletrônica, por exemplo. Uma vez 
criados, você pode armazená-los e acessá-los em meio digital.
A digitalização consiste na criação de uma cópia, em meio digital, de um documento que 
já existe analogicamente (é como chamamos os documentos não digitais). Veremos mais 
detalhadamente este assunto nesta aula. A criação de documentos por meio de SGBDs (Siste-
mas Gerenciadores de Bancos de Dados) é aquela situação em que você preenche campos ou 
formulários em sistemas disponibilizados remotamente, e tais informações geram registros 
informatizados que farão parte de uma base de dados. Pode parecer complicado, mas é o que 
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acontece, por exemplo, quando você saca dinheiro ou efetua qualquer transação em um caixa 
eletrônico, quando você efetua uma compra pela internet ou quando faz a inscrição em um 
concurso público, por exemplo. Cada atividade desta gera um registro informatizado que será 
incorporado ao arquivo da instituição. Fácil, não?
A Arquivologia defende que tais documentos devem ter o mesmo tratamento dado aos 
documentos tradicionais (em papel, por exemplo), no que se refere ao controle de prazos de 
guarda, controle da tramitação, controle quanto ao acesso etc.
PEGADINHA DA BANCA
Algumas questões afirmam que documentos em meio digital não podem fazer parte do arqui-
vo, o que não é verdade. A Arquivologia também deve se preocupar com o tratamento destes 
documentos.
1.2. digitAlizAção
Um grande número de instituições, hoje em dia, digitaliza parte de seus documentos. Nos 
órgãos públicos, é uma atividade bastante comum. Se você pesquisar na Internet, encontrará 
diversos processos licitatórios onde se contratam empresas terceirizadas a fim de digitalizar 
documentos. Existem inúmeras empresas disponíveis no mercado para este tipo de trabalho. 
Em alguns casos, o próprio órgão conta, em sua estrutura com uma área responsável por exe-
cutar este serviço.
A digitalização nada mais é do que a criação de uma cópia, em meio digital, de um docu-
mento que já existe em meio analógico (quase sempre, mas não necessariamente, em papel). 
Normalmente, é realizada utilizando-se scanners profissionais, que permitem um ritmo bastan-
te elevado de produção (várias páginas por minuto).
É provável que você já tenha digitalizado documentos, até mesmo em sua casa. A digitali-
zação profissional, no entanto, deve ser planejada e estruturada de forma que se otimizem os 
recursos existentes (equipamentos, pessoal e instalações). De forma geral, a digitalização é 
subdividida nas etapas a seguir.
1.2.1. Etapas do Processo de Digitalização de Documentos
• 1ª) Preparação
A digitalização se inicia com a preparação dos documentos a serem digitalizados. A pre-
paração envolve a remoção de grampos, a desmontagem de pastas e processos e também, se 
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necessário, a recuperação de páginas rasgadas. Ao final da preparação, os documentos são 
separados por lotes a serem digitalizados.
• 2ª) Captura da imagem / Digitalização
Esta fase envolve a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners, normalmente de 
alta resolução e rápidos, os documentos têm sua imagem capturada e salva em meio digital. 
É importante, nesta etapa, contar com equipamentosde boa qualidade, além de definir uma 
resolução que garanta a legibilidade do documento.
• 3ª) Controle de Qualidade
Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente a sua le-
gibilidade.
Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do processo de 
conversão digital dos documentos. Recomenda-se que procedimentos de controle de quali-
dade sejam implementados e documentados e que sejam definidos claramente os defeitos 
inaceitáveis numa imagem. As imagens devem ser inspecionadas enquanto estiverem sendo 
visualizadas numa proporção de 1:1 (ou seja, a imagem do documento na tela será do mesmo 
tamanho do documento original).
O ambiente para inspeção visual de imagens é importante: os monitores devem estar ajus-
tados e a sala deve ser escura, ou pelo menos com as luzes apagadas, sem luz do sol ou luz 
ofuscante. A inspeção visual deve considerar:
• Imagem com resolução incorreta;
• Formato de arquivo incorreto;
• Imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza);
• Perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras;
• No geral muito clara ou muito escura;
• Falta de nitidez/definição excessiva;
• Imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• Imagem distorcida ou não centralizada;
• Equilíbrio de cores incorreto;
• Imagem fosca ou sem variação de cor;
4ª) Etapa do Projeto: indexação
Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação das imagens capturadas. Nesta 
etapa são criados índices e os documentos são agrupados em um sistema lógico, que permi-
tirá localizá-los no futuro.
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1.2.2. Vantagens da Digitalização de Documentos
Neste momento, você deve estar imaginando as vantagens que a digitalização pode trazer 
para a instituição. Considere a seguinte situação: um órgão público contrata uma empresa ter-
ceirizada para digitalizar um volume de 300.000 processos licitatórios que se encontram em 
seu arquivo intermediário, onde deverão ser guardados por 20 anos, de acordo com a tabela 
de temporalidade da instituição. Que vantagens esta digitalização trará para a instituição em 
questão? Podemos discutir melhor este assunto.
A digitalização é a criação de uma cópia do documento em meio digital. É importante des-
tacar que esta cópia não tinha validade legal ou jurídica até pouco tempo, o que não permitia 
a eliminação dos documentos originais com vistas ao ganho de espaço no país. A atualização 
da legislação, que veremos logo a seguir, trouxe esta possibilidade, colocando a digitaliza-
ção em pé de igualdade com a microfilmagem, como técnica que permite o ganho de espaço 
nos arquivos.
Outras duas grandes vantagens do emprego da digitalização nos arquivos são a acessi-
bilidade e a conservação dos documentos originais. Vejamos com mais detalhes cada uma 
destas vantagens citadas.
1.2.2.1. Acessibilidade
A digitalização dos documentos tem como fomo principal tornar a informação disponível. 
Podemos citar centenas de casos em que utilizamos a digitalização no dia a dia como forma 
de facilitar o acesso.
Quando você faz a inscrição em um concurso público, por exemplo, você costuma ler o edi-
tal, não? Agora pense um pouco: você lê o edital original ou uma cópia disponível na Internet? 
É o tipo de coisa que nem paramos para pensar. É claro que existe um edital original, assinado 
pela entidade, e que está arquivada na instituição, para qualquer questionamento jurídico que 
possa ocorrer durante a execução do serviço. O edital disponibilizado na Internet é apenas 
uma cópia (a menos que tenha sido assinado digitalmente, com emprego da certificação digi-
tal, que veremos logo a seguir), para facilitar o acesso de milhares de candidatos que, de outra 
forma, teriam de buscar a informação no documento original ou em cópias em papel, a um 
custo muito mais alto e menos prático.
A instituição pode, enfim, digitalizar seus documentos e tornar esta cópia disponível na 
rede para facilitar o acesso. Nesta situação fica claro que não há a intenção de eliminar os 
originais e ganhar espaço nos arquivos.
1.2.2.2. Preservação dos Documentos Originais
Como o manuseio dos documentos tende a prejudicar a sua conservação, a utilização de 
cópias digitalizadas acaba também por conservar os originais, que serão mantidos guardados 
no arquivo.
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1.2.2.3. Ganho de Espaço nos Arquivos
A digitalização possui, assim, como a microfilmagem, uma lei que regulamenta suas ati-
vidades, que é a Lei n. 12.682/2012. A lei tramitou no Congresso Nacional, e, no seu texto 
original, previa que a cópia digitalizada teria validade legal, e poderia substituir o documento 
original, assim como a microfilmagem, mas o artigo que previa esta validade acabou vetado 
pela Presidente da República quando sancionada.
Observe os itens da Lei que foram vetados, quando da sanção da Lei em 2012:
Art. 2º
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser des-
truído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação 
pertinente.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o dis-
posto nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.
Art. 5º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
Art. 7º Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido 
aos documentos microfilmados.
Lei n. 12.682/2012
O detalhe é que legislação posterior (Lei n. 13.974/2019, regulamentada pelo Decreto n. 
10.278/2020), portanto 8 anos depois da implementação da lei, trouxe de volta os artigos que 
foram sancionados, trazendo de volta a ideia de que a digitalização pode, sim, substituir os 
documentos originais e, com isso, garantir ganho de espaço nos arquivos.
É interessante, portanto, conhecer a versão da lei a partir desta atualização e discutir seus 
detalhes, à luz da Arquivologia.
LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a se-
guinte Lei:
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução 
de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para 
código digital.
Art. 2º. (VETADO).
Art. 2º-A Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de docu-
mentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta 
Lei, nas legislações específicas e no regulamento. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019).
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Veja que a lei prevê que, tanto os órgãos e entidades públicas quanto as entidades privadas 
podem se utilizar da digitalização em seus acervos. Esta digitalização deve, no entanto, obser-
var o que está previsto nesta legislação e na sua regulamentação (Decreto n. 10.278/2020, que 
veremos a seguir).
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos 
no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja 
preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Esta é, com certeza, a maior inovação desta lei a partir das alterações advindas com a Lei 
n. 13.874/2019 e sua regulamentação. A partir deste parágrafo, torna-se possível a eliminação 
de documentos originais com sua substituição, garantindo espaço nos arquivos. Observe, no 
entanto, que isso só será possível se a digitalização tiver seguido o que está previsto na regu-
lamentação desta lei (Decreto n. 10.278/2020, que veremos a seguir).
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto 
nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para 
todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei n. 
13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, a partir da aplicação desta Lei, a cópia digitalizada passa a 
ter validade jurídica, para todos os fins de direito.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazena-
dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei n. 13.874, 
de 2019)
O que está sendo afirmado aqui é que a cópia digitalizada será preservada pelo prazo a 
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Após este prazo, estas 
cópias poderão ser eliminadas. Por exemplo, se um documento com prazo de guarda previsto 
de 10 anos for digitalizado, sua cópia digitalizada, que o substitui, poderá ser eliminada após 
este prazo, sem problemas.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico 
conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e de 
regulamentação posterior. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Até a implementação destas alterações, em 2019, a microfilmagem, que é prevista na Lei 
n. 5.433/1968 e regulamentada pelo Decreto n. 1.799/1996, era a única cópia com validade 
jurídica, permitindo a eliminação dos documentos originais. Este parágrafo deixa claro que a 
digitalização passa também a ter esta característica.
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§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e 
Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá 
código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Aqui a lei prevê que deverá haver regulamentação prevendo casos em que a exposição do 
documento na rede (na internet, por exemplo) deverá apresentar ao usuário um código que 
indique se tratar de uma cópia digitalizada feita com os requisitos estabelecidos na legislação 
e que, portanto, têm validade jurídica.
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste 
artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema 
financeiro nacional. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Este parágrafo deixa claro que, no âmbito do Sistema Financeiro Monetário Nacional (que 
inclui as instituições bancárias), haverá legislação específica regulamentando a digitalização 
de seus documentos.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que 
contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica de-
finidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais 
requisitos. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Aqui a lei prevê que, quando um documento digital for impresso, por exemplo, é normal a 
utilização de mecanismos que permitam que o usuário possa confirmar a integridade e auten-
ticidade do documento, como por exemplo um código que remeta a uma página na internet, 
atestando a veracidade do documento. Você verá um exemplo disso no DANFE (Documento 
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que você recebe quando compra um produto pela internet e 
recebe este documento junto com a mercadoria. Nele, há um código que remete à Nota Fiscal 
Eletrônica disponível do site da Receita Federal, comprovando a integridade e autenticidade do 
DANFE que você recebeu.
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de do-
cumentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas 
Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Veja que, no âmbito dos órgãos e entidades públicas, a lei prevê a obrigatoriedade de uti-
lização da certificação digital da ICP-Brasil (que veremos com mais detalhes posteriormente) 
para garantir a integridade e autenticidade dos documentos.
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a auten-
ticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado 
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
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Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de 
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Aqui a lei reforça a necessidade de utilização de certificado digital ICP-Brasil para garantir 
a integridade e autenticidade dos documentos digitalizados. Destaco novamente que este as-
sunto (certificação digital) será melhor detalhado a seguir.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utiliza-
rem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente 
deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a poste-
rior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Aqui a lei alerta que um projeto de digitalização de documentos deve prever uma etapa de 
indexação dos documentos, ou seja, a criação de um sistema que permita a localização das 
imagens relativas aos documentos quando necessário, afinal, de nada adianta ter um arquivo 
totalmente digitalizado se não for possível localizar as informações no dia-a-dia.
Art. 5º (VETADO).
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo 
com o disposto na legislação pertinente.
O termo “registro público” aqui é bem específico. Ele se refere ao conceito estabelecido na 
Lei n. 6.015/1973, que dispõe sobre os registros públicos, que traz a seguinte definição:
Art. 1º Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para 
autenticidade,segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta 
Lei. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
§ 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
I – o registro civil de pessoas naturais; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
II – o registro civil de pessoas jurídicas; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
III – o registro de títulos e documentos; (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975)
IV – o registro de imóveis. (Redação dada pela Lei n. 6.216, de 1975).
Em resumo, são os documentos cartorários. A lei trouxe este artigo para deixar claro que 
os cartórios de registro civil e de imóveis não podem digitalizar as escrituras e certidões exis-
tentes em seu acervo, por exemplo, e depois eliminar os originais. Assim, estes documentos 
tornaram-se exceção dentro desta regra (assim como os documentos de importância históri-
ca, como veremos mais tarde).
Art. 7º (VETADO).
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.
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DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
Muito cuidado com questões relativas à digitalização anteriores a 2020. Até então a digi-
talização não tinha validade jurídica e não havia a possibilidade de eliminação dos originais a 
partir da digitalização. Era muito comum, até então, o examinador dizer que a digitalização per-
mitia o ganho de espaço nos arquivos, tornando o item incorreto. Hoje, esta afirmação passa a 
ser correta, a partir das alterações que vimos.
O PULO DO GATO
A microfilmagem tem validade jurídica e permite a eliminação dos documentos originais (ex-
ceto os permanentes). A digitalização passa a ter esta mesma característica a partir da regula-
mentação de 2020. Assim, além de garantir maior facilidade de acesso, a digitalização passa 
também a permitir o ganho de espaço nos arquivos.
Você percebeu, em alguns artigos da lei acima, que a validade jurídica dos documentos 
digitalizados depende da realização desta técnica a partir dos requisitos previstos “em regula-
mento”. Ou seja, a simples digitalização de um documento não garante sua validade jurídica e a 
eliminação dos documentos originais. O legislador se preocupou em deixar claro que existem 
critérios a serem seguidos e que isso deveria ser regulamentado posteriormente.
Esta regulamentação veio com o Decreto n. 10.278, de 18 de maço de 2020. Vamos anali-
sá-lo para entender quais são estes detalhes.
DECRETO N. 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 de setembro de 2019, 
e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para 
a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados pro-
duzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Veja que já na ementa é destacado que o texto do Decreto é garantirá que os documen-
tos digitalizados tenham validade jurídica, assim, como os documentos originais que lhe de-
ram origem.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, da 
Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei n. 13.874, 
de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
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Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 de 
setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e 
os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos 
digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Confirmando o que já estava previsto na ementa do Decreto, citando a Lei da Digitalização 
(Lei 12.682/2012) e a lei que trouxe alterações que trazem a validade jurídica dos documentos 
digitalizados (Lei 13.874/2019).
Âmbito de aplicação:
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produ-
zidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
Segundo o art. 41 do Código Civil, as pessoas jurídicas de Direito Público interno são a 
União, os Estados, Distrito Federal, Territórios, Municípios, autarquias (inclusive as associa-
ções públicas) e demais entidades de caráter público que a lei assim definir. Ou seja, entenda 
aqui os documentos produzidos por órgãos ou entidades públicas.
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Segundo o art. 44 do Código Civil, são pessoas jurídicas de direito privado as associações, 
as sociedades, as fundações, as organizações religiosas, os partidos políticos e as empresas 
individuais de responsabilidade limitada. As pessoas jurídicas de direito privado são instituí-
das por iniciativa de particulares.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III – documentos em microfilme;
IV – documentos audiovisuais;
V – documentos de identificação; e
VI – documentos de porte obrigatório.
Veja que esta regulamentação não se aplicará aos documentos nato-digitais, pois estes 
já nascem em meio digital, e são originais já neste formato, sendo inclusive assinados neste 
ambiente, por meio de certificação digital. Os documentos referentes a operações e transa-
ções realizadas no Sistema Financeiro Nacional também não estarão sujeitos ao estabelecido 
nesta regulamentação porque a Lei da Digitalização já previa que haveria legislação específica 
no âmbito do SFH. Os documentos em microfilme também estão fora desta regulamentação, 
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pois o microfilme já tem validade jurídica, a partir de sua própria legislação (Lei n. 5.433/1968 
e Decreto n. 1.799/1996). Documentos audiovisuais (com áudio e/ou vídeo) também não es-
tarão sujeitos a este Decreto. Observe que o Decreto ainda deixou claro que documentos de 
identificação (como a carteira de identidade, por exemplo) e de porte obrigatório (como a CNH) 
também não estarão sujeitos à possibilidade de digitalização e eliminação dos documentos 
originais.
Definições:
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento físico 
e seus metadados;II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito 
público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não 
autorizada.
Aqui temos algumas definições que serão utilizadas no decorrer do Decreto. É bom desta-
car o termo “metadados”, pois ele é importantíssimo para o entendimento de diversos artigos 
e parágrafos do decreto.
De uma forma mais clara, metadados são os dados integrados ao documento em meio 
digital, que o identificam.
Não ficou claro? Vamos melhorar então, para você ver que não é tão difícil:
Quando você tira uma foto pelo seu aparelho celular, há a gravação do arquivo de imagem 
(por exemplo: o arquivo de nome IMG001.JPG). Este arquivo terá vários elementos gravados 
nas propriedades do arquivo, que você verá quando acessar a imagem no aplicativo especifico, 
como por exemplo: a data em que a foto foi tirada, o horário em que a foto foi tirada, o aparelho 
que tirou a foto, a localização em que a foto foi tirada (nos aparelhos com GPS integrado) etc.
Quando você joga a foto na rede, outros metadados ainda podem ser acrescentados, como 
as pessoas que estão inseridas na foto, por exemplo. Veja que são informações que ficam vin-
culadas ao arquivo digital (IMG001.jpg) que trazem informações relativas àquela foto. Estes 
seriam os chamados “metadados”.
Quando você cria um documento no Word ou no Excel, e pede para ver as propriedades 
do arquivo, verá várias informações neste mesmo contexto. São, portanto, os metadados 
do arquivo.
Regras gerais de digitalização:
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem 
assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
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II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legi-
bilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Veja que este artigo tenta garantir que o procedimento de digitalização seja capaz de ga-
rantir não apenas a qualidade das imagens capturadas, mas também a possibilidade de se 
identificar equipamentos e softwares empregados neste processo, garantindo a auditabilida-
de, se necessário. Para tanto, estas informações podem ficar vinculadas aos metadados das 
imagens digitalizadas, que citei anteriormente, lembra?
Interoperabilidade é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar 
de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não). 
Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com pa-
drões abertos.
Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas:
Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efei-
tos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno 
deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públi-
cas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documen-
to e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Veja que, quando o documento digitalizado for utilizado em qualquer relação com um ór-
gão ou entidade pública (ou seja, com o governo), ele deverá ser assinado com certificação 
ICP-Brasil e ainda atender os padrões técnicos previsto no anexo I deste decreto e conter pelo 
menos os metadados especificados no anexo II deste decreto. Ou seja, a simples digitalização 
de um documento não dá a esta cópia digitalizada validade jurídica, se não forem observados 
todos estes detalhes.
Requisito na digitalização entre particulares:
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de com-
provação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitaliza-
dos será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem 
for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no 
art. 5º.
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O que este artigo prevê é que, nas relações que não envolvam órgãos e entidades públicas, 
as partes envolvidas não serão obrigadas a utilizar certificação digital padrão ICP Brasil. Nes-
ta situação, poderão ser utilizadas quaisquer tecnologias disponíveis no mercado, desde que 
aceitas pelos envolvidos. Na impede, entretanto, que seja adotada a certificação digital padrão 
ICP Brasil, que não poderá ser recusado por qualquer parte.
Desnecessidade da digitalização:
Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedi-
da da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade 
e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados 
para descarte.
O que este artigo prevê é que, antes da digitalização, deve-se aplicar a tabela de tempora-
lidade a fim de identificar documentos cujos prazos de guarda já estão expirados e devem ser 
destinados à eliminação. Este procedimento é importante para evitar que sejam disponibiliza-
dos tempo e recursos na digitalização de documentos que já podem ser eliminados.
Responsabilidade pela digitalização:
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por 
terceiros.
Este artigo prevê que o procedimento de digitalização poderá ser realizado tanto pela pró-
pria entidade possuidora dos documentos quanto por terceiros. Ou seja, no caso dos órgãos 
públicos, a digitalização poderá ser realizada pelo próprio órgão ou por empresa terceirizada 
que preste este serviço.
§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformida-
de do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
Ainda que o serviço tenha sido prestado por terceiros, caberá à entidade possuidora dos 
documentos digitalizados a responsabilidade pela conformidade da digitalização realizada. 
Por exemplo: ainda que uma empresa tenha terceirizado a digitalização de seus documentos, 
ela não poderá se esquivar de problemas relacionados à qualidade das imagens, no futuro, 
com o argumento de que não foi responsável pelo serviço. Ela passa a ser responsável pelas 
imagens como se ela houvesse digitalizado. Daí a importância de fiscalização e controle de 
serviços de digitalização efetuados de forma terceirizada.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento 
contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsa-
bilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa oudolo; e
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II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação 
vigente.
Este parágrafo tenta garantir, pelo menos no âmbito da administração pública federal (Po-
der Executivo Federal), que, quando da terceirização de serviço de digitalização, que a empresa 
contratada se torne responsável por danos a terceiros (no caso, cidadãos usuários do órgão, 
que se sentirem prejudicados por um documento com erro de digitalização) juntamente com o 
órgão ou entidade pública detentor do documento.
Descarte dos documentos físicos:
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico pode-
rá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Eu diria que este é o artigo mais importante do decreto. É ele que, finalmente, garante 
a eliminação dos documentos originais após a digitalização. Perceba, entretanto, que há a 
exceção dos documentos de valor histórico (também chamado de valor secundário, na biblio-
grafia arquivística) que, a exemplo da microfilmagem, não podem ser eliminados, ainda que 
tenham sido digitalizados. Para este controle, há que se levar em consideração que a institui-
ção aplique adequadamente sua tabela de temporalidade, a fim de que sejam identificados tais 
documentos.
Manutenção dos documentos digitalizados:
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o 
acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Este artigo procura garantir que a instituição busque um armazenamento correto das ima-
gens digitalizadas, em ambientes seguros e adequados. Acrescenta ainda a necessidade de in-
dexação das imagens, que permitam a localização rápida das informações quando necessário.
Preservação dos documentos digitalizados:
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o trans-
curso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Este artigo busca garantir que a imagem digitalizada seja mantida, no mínimo, pelo prazo a 
que estariam sujeitos os documentos originais que lhe deram origem. Esta situação é garanti-
da a partir da aplicação da tabela de temporalidade na instituição. Ou seja, um documento com 
prazo de guarda previsto de 20 anos que for digitalizado, terá sua imagem mantida, no mínimo, 
por este período.
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Preservação de documento digitalizados e entes públicos:
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei n. 8.159, de 8 
de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas 
instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do 
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à pre-
servação de documentos.
Este artigo reforça a situação de que os órgãos e entidades públicas devem respeitar o 
estabelecido na Lei n. 8.159/1991, a chamada Lei dos Arquivos, além das diretrizes do Conarq. 
Destaca ainda a importância de aplicação da tabela de temporalidade, instrumento que contro-
la os prazos de guarda e destinação dos documentos da instituição.
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.
JAIR MESSIAS BOLSONARO
Sérgio Moro
Paulo Guedes
ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO RESOLUÇÃO MÍNIMA COR
TIPO 
ORIGINAL
FORMATO 
DE 
ARQUIVO*
Textos impressos, 
sem ilustração, em 
preto e branco
300 dpi Monocromático(preto e branco) Texto PDF/A
Textos impressos, 
com ilustração, em 
preto e branco
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
Textos impressos, 
com ilustração e 
cores
300 dpi RGB (colorido) Texto/ Imagem PDF/A
Textos 
manuscritos, com 
ou sem ilustração, 
em preto e branco
300 dpi Escala de cinza Texto / Imagem PDF/A
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DOCUMENTO RESOLUÇÃO MÍNIMA COR
TIPO 
ORIGINAL
FORMATO 
DE 
ARQUIVO*
Textos 
manuscritos, com 
ou sem ilustração, 
em cores
300 dpi RGB (colorido) Texto /Imagem PDF/A
Fotografias e 
cartazes
300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Plantas e mapas 600 dpi
Monocrático 
(preto e branco)
Texto /
Imagem PNG
Obs.: � * Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, 
de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação 
antes de ser comprimida.
Os requisitos acima são exigidos para que a imagem digitalizada tenha validade jurídica e, 
consequentemente, os originais (desde que não sejam de valor histórico) sejam eliminados. 
Acrescente-se ainda que, além destes requisitos, há também a exigência dos metadados pre-
vistos no anexo II, que veremos a seguir.
Ou seja, a instituição não é obrigada a seguir estes padrões, mas não poderá eliminar os 
originais e substituí-los pela cópia digitalizada se não houver seguido estes detalhes.
ANEXO II
METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
• Para todos os documentos:
METADADOS DEFINIÇÃO
Assunto
Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.
Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário 
controlado ou tesauro.
Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local de 
digitalização
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização 
do documento.
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METADADOS DEFINIÇÃO
Identificador 
do documento 
digital
Identificador único atribuído ao documento no ato de sua 
captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável 
pela 
digitalização
Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização.
Título
Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser 
formal ou atribuído:
formal: designação registrada no documento;
atribuído: designação providenciada para identificação de um 
documento formalmente desprovido de título.
Tipo 
documental
Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie 
documental de acordo com a atividade que a gerou.
Hash 
(chekcsum) da 
imagem
Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um 
arquivo em formato digital), com a finalidadede realizar a sua 
verificação de integridade.
• Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
Os metadados listados a seguir são obrigatórios apenas para os órgãos e entidades públicas.
METADADOS DEFINIÇÃO
Classe
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do 
documento com base em um plano de classificação de 
documentos.
Data de produção (do 
documento original)
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da 
produção do documento.
Destinação prevista 
(eliminação ou 
guarda permanente)
Indicação da próxima ação de destinação (transferência, 
eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, 
em cumprimento à tabela de temporalidade e 
destinação de documentos das atividades-meio e das 
atividades-fim.
Gênero
Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da 
informação no documento de acordo com o sistema de 
signos utilizado na comunicação do documento.
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METADADOS DEFINIÇÃO
Prazo de guarda
Indicação do prazo estabelecido em tabela de 
temporalidade para o cumprimento da destinação.
1.3. certificAção digitAl
Você já deve ter ouvido falar em certificação digital, certo? Se não ouviu garanto que ainda 
vai ouvir falar bastante. É uma tecnologia moderna que está ganhando muito espaço nas insti-
tuições, em especial no serviço público.
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e autentica o titular em sites 
e sistemas. Também pode ser utilizado para assinar digitalmente documentos eletrônicos com 
a mesma validade jurídica, da assinatura manuscrita.
No Brasil, a certificação digital foi instituída pela MP n. 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, 
órgão autorizado a emiti-la. Para que você entenda o que é a certificação digital, é um arquivo 
eletrônico (sim, um arquivo gravado em computador) que qualquer pessoa, física ou jurídica, 
pode solicitar. Apesar de ser emitido pela ICP-Brasil, há diversas Unidades de Registro exis-
tentes, nome dado às instituições em que o cidadão é atendido para solicitar sua certificação 
digital. Correios e Caixa Econômica Federal são dois exemplos de locais onde você pode soli-
citar sua certificação digital. É como o CPF, que é emitido pela Receita Federal, mas você pode 
solicitá-lo nos Correios.
Uma vez emitida a certificação digital, que pode ser gravada em um cartão, token (veja a 
imagem anterior), ou enviada por e-mail para que seja armazenada no computador, o usuário 
cadastra uma senha pessoal, que será utilizada para utilizá-la quando necessário. Mas em que 
situações você utilizaria a certificação digital? É aí que vem as vantagens desta tecnologia.
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A certificação digital pode ser utilizada para te identificar em sistemas informatizados, 
substituindo login e senha, por exemplo. A página da Receita Federal onde o cidadão pode 
obter detalhes de sua declaração de imposto de renda só pode ser acessada com a utilização 
da certificação digital, por exemplo.
Outra aplicação da certificação digital, e aí é que está o pulo do gato, é a possibilidade de 
conferir a um documento assinatura eletrônica, dando a este validade jurídica e status de origi-
nal. Ou seja, você pode, a partir da certificação digital, assinar um documento em meio digital, 
sem necessidade de imprimi-lo. Neste caso, o documento passa a ser considerado documento 
definitivo, fica bloqueado para qualquer alteração (pois já foi assinado) e pode ser encaminha-
do digitalmente pela rede ou sistema para o destinatário sem necessidade de passar para o 
papel. Até mesmo um e-mail pode ser assinado, garantindo a identidade de quem o emitiu.
Você já deve ter recebido, por exemplo, alguma nota fiscal eletrônica, certo? Ela funciona 
com base na certificação digital, onde a empresa faz a emissão por meio de um sistema e o 
documento é assinado quando de sua criação. A nota fiscal é encaminhada automaticamente 
para o usuário e para a receita federal, evitando o acúmulo de papel nos arquivos e maior agi-
lidade nas transações.
Outra aplicação já bastante adiantada é com relação aos Processos Judiciais Eletrônicos, 
que também estão fundamentados na aplicação da certificação digital. Neste caso, o advoga-
do dá entrada na petição em meio eletrônico (pode fazê-lo do seu escritório, acessando o sis-
tema disponibilizado pelo respectivo tribunal na Internet). A petição é autuada eletronicamente 
(lembra do Protocolo? Pois é, ele passa a executar suas atividades também no mundo digital) 
e o processo tramita pela rede, onde cada despacho ou decisão é inserida eletronicamente, e 
as assinaturas são efetuadas por meio da certificação digital.
Poderíamos enumerar diversas aplicações da certificação digital no dia a dia, e elas estão 
se multiplicando nas instituições, em especial no serviço público. O SEI (Sistema Eletrônico de 
Informações), por exemplo, um Sistema Informatizado criado pelo TRF – 4ª Região é utilizado 
na criação de documentos administrativos onde qualquer documento pode ser criado dentro 
do sistema, assinado eletronicamente, e passa a tramitar eletronicamente. Ele já foi implanta-
do em diversos órgãos nas mais diversas esferas do serviço público e tem trazido eficiência, 
agilidade e ganho de espaço nos arquivos (neste caso, espaço físico, pois a partir daqui o pro-
blema é o espaço digital....).
Vale ressaltar, neste momento, que toda esta documentação em meio digital deve, como 
já vimos, ser tratada arquivisticamente da mesma forma que os documentos em meio tradi-
cional, no que se refere à aplicação de tabelas de temporalidade para controle dos prazos de 
guarda, controle de tramitação e acesso etc. A vantagem é que agora todo este controle é in-
formatizado, o que garante maior agilidade nas atividades.
Não confunda documento digitalizado com documento digital assinado com certificação digi-
tal. Enquanto o primeiro é uma cópia sem validade jurídica, o segundo é um documento origi-
nal, com validade, assinado digitalmente.
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1.4. PreservAção de documentos digitAis
Uma vez que você já se inteirou das vantagens que a aplicação das modernas tecnologias 
na área de informática traz para os arquivos, agora vamos pensar um pouco na manutenção/
preservação desta documentação ao longo do tempo. Deve ser bem mais tranquilo conservar 
documentos em meio digital por longos prazos de guarda do que documentos em papel, certo? 
Não é bem assim... Documentos em meio digital exigem alguns cuidados essenciais para sua 
preservação, que nem sempre o usuário (e aí eu incluiria tanto as pessoas físicas quanto as 
instituições), muitas vezes não se atenta.
Primeiramente, é imprescindível que se façam cópias de segurança regularmente de toda 
informação arquivada digitalmente (os famosos backups), pois a informação digital pode ser 
perdida pordiversos motivos (pane no sistema, má qualidade das mídias, descarga elétrica, 
ação de hackers e diversos outros motivos. Provavelmente você já deve ter perdido informa-
ções importantes em mídia digital em diversas oportunidades, não? Não é que documentos 
em papel não possam ser perdidos, mas com certeza a chance de perder informações digitais 
é bem maior, o que exige este cuidado. Imagine se um banco, onde quase a totalidade de sua 
informação é armazenada em sistemas digitais, perde toda esta informação e não tem cópia 
de segurança... Seria uma catástrofe para todos os clientes daquela instituição.
Outro cuidado, que nem sempre o usuário se dá conta, é a necessidade de migração de 
suporte, ou seja, a necessidade de que as mídias utilizadas sejam atualizadas antes que se 
tornem obsoletas. Na informática, a tecnologia muda rapidamente e as formas de armazena-
mento, que servem de suporte para a informação são substituídas de tempos em tempos. Se 
você mantiver um arquivo digital sem efetuar esta migração, estará condenado a não conse-
guir acessar o documento em pouco tempo. Não é difícil entender isso. Se você tiver guardado 
um disquete com informações importantes no fundo do seu armário, terá sérios problemas 
para acessar a informação que está contida naquela mídia hoje em dia, pois não encontrará 
equipamento com esta unidade de leitura.
Evolução dos disquetes (8, 5¼ e 3 ½ polegadas, respectivamente)
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Zip drive: muito utilizado para backup nos anos 90
E a coisa ainda não acabou... também devemos nos preocupar com a migração ou atu-
alização do formato e do ambiente tecnológico em que o documento foi produzido. Sim, as 
linguagens utilizadas na informática também evoluem e mudam rapidamente. Se você procu-
rar uma planilha eletrônica criada há 15 ou 20 anos descobrirá que o formato do arquivo não 
é o mesmo de hoje. Surgem novas linguagens e as que continuam existindo vão mudando o 
formato, de modo que os softwares mais novos deixam de conseguir ler os documentos mais 
antigos, o que é bem conveniente para as empresas que criam os softwares, pois exige que o 
usuário adquira as novas versões dos programas, mas é um sério problema para aqueles que 
tem a obrigação de manter a informação por longos prazos de guarda nos arquivos.
Tive a experiência de atuar como professor de informática no final dos anos 80 (não sou 
tão velho assim, estava no final da adolescência...), onde trabalhávamos com computadores 
ultramodernos (com 64kb de memória e tecnologia de 8 bits). Com certeza, os arquivos que 
criávamos naquela época não são mais legíveis pelos computadores atuais, tanto no que se 
refere às mídias, quanto às linguagens utilizadas.
É importante, na criação de documentos em meio digital, optar por formatos de arquivo 
padronizados, que garantam acesso a longo prazo. O formato PDF, por exemplo, é bastante re-
comendado, pois é um formato amplamente utilizado e que não se tornará obsoleto tão cedo. 
Evite formatos utilizados por poucos usuários, que amanhã podem não ser mais utilizados e 
tornarão seus documentos inacessíveis.
Em resumo, temos que nos preocupar com estes diversos aspectos para a preservação de 
documentos em meio digital:
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• efetuar backups frequentemente e em intervalos regulares;
• efetuar a migração de suporte (mídias utilizadas);
• efetuar a migração de formato e ambiente tecnológico.
Agora é hora de treinar tudo o que vimos neste módulo. Bons estudos!
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Automação de Arquivos
ARQUIVOLOGIA
Elvis Miranda
QUESTÕES DE CONCURSO
Automação de Arquivos
Documentos Digitais
001. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produti-
vidade são vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o aces-
so aos estoques de informações e a distribuição de dados e informações.
002. (CESPE/CEBRASPE/UNB/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arqui-
vísticos digitalizados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
003. (CESPE/CEBRASPE/UNB/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser 
considerado documento arquivístico.
004. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados 
de acordo com a tabela de temporalidade.
005. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de 
mecanismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
006. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígi-
tos binários.
007. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram 
digitalizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma organização dife-
rente daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos os tipos de documentos 
têm naturezas diversas.
008. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2015) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de 
mecanismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
009. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos 
digitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema específico; ou por 
processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos documentos digitais inde-
pende do uso de softwares específicos ou de computadores.
010. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela 
ANATEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não integram o 
arquivo da ANATEL.
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Automação de Arquivos
ARQUIVOLOGIA
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011. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes 
documentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se 
inalterado.
012. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e(ou) recebi-
dos no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos, 
devem receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
013. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TCDF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio ele-
trônico, sítios na Internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos arquivís-
ticos digitais.
014. (CESPE/CEBRASPE/UNB/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a docu-
mentos Eletrônicos.
015. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por 
sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de ban-
co de dados, por processo de digitalizaçãoou diretamente com uso de software ou sistema 
específico.
016. (CESPE/CEBRASPE/UNB/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio 
de sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e(ou) com o uso 
de software ou sistema específico.
017. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TELEBRÁS/2013) Documentos de natureza digital, ou seja, 
produzidos, tramitados e armazenados apenas em sistema computacional, como mensagens 
de correio eletrônico, sítios na Internet, planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem 
ser considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem ser incluídos nos sistemas 
de gestão de documentos.
018. (CESPE/CEBRASPE/UNB/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública po-
dem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em 
variados suportes documentais, inclusive o digital.
019. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2011) As páginas e a correspondência eletrônica, ainda 
que produzidos ou recebidos no decorrer das atividades da instituição, não são considerados 
documentos de arquivo por não constituírem provas dessas atividades, visto que carecem de 
suporte material e de elementos de validação, como assinaturas e carimbos.
020. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MEC/2011) Com o advento das novas tecnologias de geren-
ciamento eletrônico de documentos, as tabelas de temporalidade documental não são mais 
utilizadas para controle de acervos, dado o seu alto custo de manutenção.
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ARQUIVOLOGIA
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021. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEGER-ES/2011) Apenas os documentos digitais arquivísti-
cos devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
022. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma institui-
ção pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
023. (CESPE/CEBRASPE/UNB/UNIPAMPA/2009) Os documentos eletrônicos produzidos ou 
recebidos no desenvolvimento das atividades de uma empresa ou órgão público, por causa da 
especificidade do suporte, não são considerados documentos de arquivo.
024. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2008) O sítio da UnB na Internet é um exemplo de docu-
mento arquivístico digital.
025. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2008) A gestão do correio eletrônico ou de mensagens 
eletrônicas está fora do âmbito da gestão de documentos, pois essas mensagens eletrônicas 
não são consideradas arquivísticas.
026. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MCT/2008) São exemplos de documentos arquivísticos digi-
tais: as planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet, bases de 
dados e, também, textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras.
Digitalização
027. (CESPE/CEBRASPE/UNB/PREF.BARRA DOS COQUEIROS-SE/AUX. ARQUIVO/2020) A 
mudança de suporte do papel para o meio eletrônico garante economia de espaço físico sem 
exigir tratamento prévio da documentação, pois o documento digitalizado ocupa pouco espa-
ço de armazenamento virtual.
028. (CESPE/CEBRASPE/UNB/CGM-PB/2018) Uma das indicações para a digitalização de 
documentos é a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação.
029. (CESPE/CEBRASPE/UNB/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um do-
cumento destinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
030. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade 
da imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a 
resolução óptica adotada no escaneamento.
031. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a 
redução do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
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ARQUIVOLOGIA
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032. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitali-
zação deve ser considerado como documento original.
033. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao 
processo de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira 
que a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes da aplicação 
da tabela de temporalidade.
034. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) Digitalização é o procedimento a ser adotado an-
tes da eliminação de qualquer processo com trânsito em julgado.
035. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
036. (CESPE/CEBRASPE/UNB/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultane-
amente por diferentes usuários.
037. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TCDF/2014) Uma das vantagens da digitalização de docu-
mentos é preservar o original do manuseio intenso.
038. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TCE-ES/2013) Uma das principais formas de alteração de su-
porte atualmente adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na conversão de um 
documento para o formato digital com uso de escâner ou outro dispositivo apropriado.
039. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DF-TRANS/2008) A digitalização, sem a eliminação dos ori-
ginais, pode ser utilizada para potencializar o acesso aos documentos de guarda permanente.
040. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DFTRANS/2008) Em um programa de gestão de documen-
tos, a reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusiva-
mente quando o documento é recolhido ao arquivo permanente.
041. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TST/2008) É possível a digitalização de documentos de ne-
cessidade imediata para consulta administrativa, jurídica ou técnica, mesmo que eles já te-
nham sido microfilmados.
042. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEBRAE/2008) A digitalização de documentos, ao contrário 
da microfilmagem, não permite o acesso múltiplo.
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ARQUIVOLOGIA
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Legislação Acerca da Digitalização
Lei 12.682/2012
Art. 2º-A - Eliminação de Documentos Permanentes após a Digitalização
043. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental 
acumulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a elimina-
ção dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
044. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com va-
lor secundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida 
sua versão original em papel.
045. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem 
ser digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
046. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica aos 
documentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os padrões 
estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de documentos permanentes, 
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.
047. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEBRAE/2008) Os documentosconsiderados de valor per-
manente, de acordo com a legislação em vigor, mesmo microfilmados ou digitalizados, não 
podem ter seus originais em papel eliminados.
Certificação Digital
048. (CESPE/CEBRASPE/UNB/IPHAN/2018) Apesar da segurança que o certificado digital 
proporciona, um contrato assinado digitalmente não possui o mesmo valor jurídico que aquele 
firmado em cartório e na presença do tabelião.
049. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) Apenas cidadãos brasileiros podem possuir certi-
ficado digital da ICP/Brasil.
050. (CESPE/CEBRASPE/UNB/DPU/2016) O custo do certificado digital pode variar de acor-
do com o tipo de portabilidade.
051. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identifi-
cação segura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios 
eletrônicos, é comparável a uma identidade virtual.
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ARQUIVOLOGIA
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052. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio ele-
trônico, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do conteúdo da men-
sagem enviada.
053. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MP-ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos 
mais significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
054. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MPOG/2015) A certificação digital tem tido um dos usos 
mais significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
055. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MPOG/2015) O certificado digital, que permite a identificação 
segura e inequívoca do autor de dada mensagem ou de uma transação feita em meios eletrô-
nicos, é comparável a uma identidade virtual.
056. (CESPE/CEBRASPE/UNB/INPI/2013) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas bra-
sileiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
057. (CESPE/CEBRASPE/UNB/INPI/2012) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas bra-
sileiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
058. (CESPE/CEBRASPE/UNB/STJ/2004) A legislação brasileira não reconhece o documen-
to eletrônico como documento original.
Preservação de Documentos Digitais
059. (CESPE/CEBRASPE/UNB/PREF.BARRA DOS COQUEIROS-SE/AUX. ARQUIVO/2020) A 
obsolescência tecnológica é fator esperado no gerenciamento eletrônico da informação arqui-
vística, sendo fator irrelevante na preservação do acervo eletrônico.
060. (CESPE/CEBRASPE/UNB/IPHAN/2018) O armazenamento e a garantia da legibilidade 
de documentos eletrônicos requerem o desenvolvimento de ações que possibilitem a minimi-
zação de riscos, destacando-se, entre elas, a preservação e a migração de mídias, com vistas 
a evitar os riscos da obsolescência tecnológica.
061. (CESPE/CEBRASPE/UNB/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) A digitalização, apesar de 
muito utilizada para a preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.
b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
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ARQUIVOLOGIA
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062. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MPU/2013) A definição de um formato para os documentos 
arquivísticos digitais é tema das discussões
063. (CESPE/CEBRASPE/UNB/STF/2013) A definição de um formato para os documen-
tos de arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses 
documentos.
064. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TELEBRÁS/2013) A preservação de documentos digitais tem 
a finalidade de manter o acesso contínuo à informação, garantindo sua autenticidade median-
te o uso de diversas estratégias, tais como a prevenção da obsolescência tecnológica de har-
dware, software e formato, e os procedimentos de migração, atualização e conversão.
065. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TRT 17ª REG/2013) A definição de um formato de arquivo 
para a criação de documentos digitais arquivísticos é uma atividade vinculada à preservação 
de documentos.
066. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MPE-PI/2012) Um dos aspectos a serem considerados na 
preservação de documentos são os formatos dos arquivos, visto que diferentes formatos e 
versões apresentam especificação técnica própria, que inclui a determinação das informações 
e da ordem de gravação no arquivo físico, composto por códigos binários.
067. (CESPE/CEBRASPE/UNB/IFB/2011) A preservação dos documentos digitais tem como 
foco a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto, pode implicar mu-
dança de suporte e formato desses documentos, bem como atualização do seu ambiente 
tecnológico.
068. (CESPE/CEBRASPE/UNB/MPU/2010) O problema relacionado à obsolescência dos 
equipamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documen-
tos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
069. (CESPE/CEBRASPE/UNB/TRE-MT/2010) A migração de suportes é uma técnica impor-
tante para combater a rápida obsolescência de software e hardware, que compromete a pre-
servação de documentos digitais.
070. (CESPE/CEBRASPE/UNB/ANTAQ/2009) A manutenção e a atualização do ambiente 
tecnológico relacionado a software, hardware, formatos de arquivo e mídias de armazenamen-
to digital estão relacionadas diretamente com a questão da preservação digital.
071. (CESPE/CEBRASPE/UNB/UNIPAMPA/2009) No caso dos documentos eletrônicos, o 
conteúdo informacional é inseparável do suporte no qual foi registrado, havendo alto grau de 
integridade do conteúdo.
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072. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUB/2008) A perda da informação ocasionada pela obsoles-
cência tecnológica e a falta de manutenção e tratamento dos documentos eletrônicos são 
fatores que põem em risco a segurança da informação arquivística.
073. (CESPE/CEBRASPE/UNB/SEBRAE/2008) A obsolescência de software e hardware é um 
dos principais problemas para a preservação dos documentos digitais.
074. (CESPE/CEBRASPE/UNB/FUNAG/2005) Ao utilizar recursos da informática, é preciso 
estar atento à obsolescência dos equipamentos, dos softwares e dos suportes/formatos em-
pregados; é necessário investimento financeiro elevado e contínuo em infraestrutura tecnoló-
gica e capacitação de recursos humanos.
075. (CESPE/CEBRASPE/UNB/STJ/2004) Na conservação dos documentos digitais, é acon-
selhável a transferência periódica dos dados para outros suportes.
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GABARITO
1. E
2. E
3. E
4. C
5. E
6. C
7. E
8. E
9. E
10. E
11. C
12. E
13. C
14. E
15. C
16. C
17.