SANTOS, Geane

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF 
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS 
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO - GCI 
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
 
GEANE SILVA DOS SANTOS 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE 
DO SISTEMA INFORMATIZADO DO SETOR DE 
REGISTROS DE MÉDICO DO CONSELHO 
REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE 
JANEIRO - CREMERJ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NITERÓI 
2016 
 
 
GEANE SILVA DOS SANTOS 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA 
INFORMATIZADO DO SETOR DE REGISTROS DE MÉDICO DO 
CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE 
JANEIRO - CREMERJ 
 
 
 
 
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao 
Departamento de Ciência da Informação da Universidade 
Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do 
Grau de Bacharel em Arquivologia. 
 
 
Orientadora: Profa. Dra. Margareth da Silva 
 
 
 
 
 
 
 
Niterói 
2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S237 Santos, Geane Silva dos. 
 Gestão de documentos digitais: análise do sistema 
informatizado do setor de registros de médico do Conselho Regional de 
Medicina do Estado do Rio de Janeiro – CREMERJ / Geane Silva dos Santos. 
– Niterói: [s.n.], 2016. 
 57 f. : il. ; 21 cm 
 Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharel em Arquivologia) – 
Universidade Federal Fluminense - UFF 
 1. Arquivologia. 2. Gestão de documentos digitais. 3. 
Documento digital. 
 I. Título. II. CREMERJ. CDU – 651.05 
 
 
 
GEANE SILVA DOS SANTOS 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA 
INFORMATIZADO DO SETOR DE REGISTROS DE MÉDICO DO 
CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE 
JANEIRO - CREMERJ 
 
 
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao 
Departamento de Ciência da Informação da Universidade 
Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do 
Grau de Bacharel em Arquivologia. 
 
Aprovada em:____/____/2016. 
 
BANCA EXAMINADORA: 
 
_______________________________________________________________ 
Profa. Dra. Margareth da Silva 
Universidade Federal Fluminense 
 
 
_______________________________________________________________ 
Profa. Dra. Joice Cardoso Ennes 
Universidade Federal Fluminense 
 
 
_______________________________________________________________ 
Profa. Ms. Lindalva Rosinete Silva Neves 
Universidade Federal Fluminense 
 
 
 
 
 
Niterói 
2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dedico este trabalho exclusivamente à minha família; e principalmente a minha 
querida tia Silvia, quem me deu forças para conclusão deste trabalho. Orgulho-me 
por ser sua sobrinha e por tê-la sempre presente. Muitíssimo obrigada! 
 
 
AGRADECIMENTOS 
 
 
Agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste 
trabalho. A Deus por ter me dado a oportunidade de nascer e viver nesta era e por 
ter colocado em meu caminho pessoas maravilhosas, a todas que eu conheço e 
conheci. A você que me ajudou que me deu forças para prosseguir, a você que orou 
por mim, que me acolheu a você que me aconselhou que me instruiu. A vocês 
professoras e professores em especial à professora Margareth Silva, que 
perseverou comigo e me fez enxergar a arquivologia de outro ângulo... E a você 
Waltencir, saiba que contribuiu para eu ser tal profissional, enfim ARQUIVISTA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
“Portanto, não vos inquieteis, dizendo: Que comeremos? Que beberemos? Ou: com 
que nos vestiremos? Porque os gentios e que procuram todas estas coisas; pois 
vosso Pai celeste sabe que necessitais de todas elas; buscai, pois, em primeiro 
lugar, o seu reino e a sua justiça, e todas estas coisas vos serão acrescentadas”. 
 
 
(MATEUS 6: 31-33) 
 
 
RESUMO 
 
A partir do levantamento realizado na literatura arquivística e de gestão de 
documentos, destacamos neste trabalho apenas os conceitos de cada assunto 
tratado. Além da exploração da literatura da área, para exemplificar tal relação foi 
feita uma análise no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos 
arquivísticos do Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - 
CREMERJ, o levantamento foi baseado em alguns requisitos obrigatórios para um 
SIGAD elaborado pelo e – ARQ Brasil. 
 
Palavras-chave: Arquivologia. Gestão de documentos digitais. Gestão de 
documentos. Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - 
CREMERJ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ABSTRACT 
 
From the survey conducted in archival literature and document management, we 
emphasize in this work only the concepts of each subject matter. In addition to the 
exploration of the literature of the field to exemplify this relationship was made an 
analysis in the electronic management system of archival documents of the Conselho 
Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - CREMERJ, the survey was 
based on some mandatory requirements for an elaborate SIGAD by e - ARQ Brazil . 
 
Keywords: Archival Science. Electronic Records Management. Records 
Management. Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro - 
CREMERJ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE QUADROS 
 
QUADRO 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo 
sistema de gerenciamento de documentos do CREMERJ 45 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE FIGURAS 
 
FIGURA 1: RMPF – dados do cadastro do médico 43 
 
FIGURA 2: Ficha cadastral preenchida 44 
 
FIGURA 3: Busca dos documentos digitalizados por assunto 44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
 
 
 
 
 INTRODUÇÃO 11 
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS 15 
2.1 ARQUIVO: CONCEITO 16 
2.2 DOCUMENTO E INFORMAÇÃO 23 
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO 24 
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO 28 
2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL 29 
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS 33 
3.1 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS 
 
37 
4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO 
MÉDICO DE PESSOA FÍSICA DO CONSELHO REGIONAL DE 
MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO-CREMERJ 
41 
4.1 CREMERJ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO 42 
4.2 SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO MÉDICO DE 
PESSOA FÍSICA DO CREMERJ: SUAS FUNCIONALIDADES E 
SEUS REQUISITOS 
 
42 
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 53 
6 REFERÊNCIAS 54 
11 
 
INTRODUÇÃO 
 
 
Foi com a publicação em 1898 do Manual de arranjo e descrição de arquivos, 
conhecido como Manual dos arquivistas holandeses, que ficou marcado o início da 
Arquivologia como área do conhecimento. Esta obra até hoje é considerada como 
uma das mais importantes publicações sobre as questões de arranjo e descrição 
arquivística. Após a 2ª. Guerra Mundial, nos Estados Unidos, foi formulado outro 
conceito importante para a Arquivologia e que suscitou diversas publicações: o 
conceito de gestão de documentos. 
A gestão de documentos compreende todo o ciclo vital dos documentos e 
este conceito na legislação americana prevê atividades gerenciais no tocante à 
criação, manutenção e destinação dos documentos arquivísticos, abarcando o ciclo 
vital dos documentos, que vai desde sua produção até a eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. Surgiu da grande necessidade da administração pública, 
nos anos de 1940, de impor economia e eficiência para racionalizar o volume de 
documentos produzidos e acumulados,todas as atividades e operações técnicas da gestão 
arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização 
e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades 
poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido 
desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, 
conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos 
arquivísticos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10). 
 
 
O SIGAD é: 
 
um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico 
do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por 
computador. Pode compreender um software particular, um 
determinado número de softwares integrados, adquiridos ou 
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10). 
 
 
 
 
41 
 
 
 
 
 
 
 
4 ANÁLISE DO SISTEMA INFORMATIZADO DO REGISTRO 
MÉDICO DE PESSOA FÍSICA DO CONSELHO REGIONAL DE 
MEDICINA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (CREMERJ) 
 
 
Neste capítulo apresentaremos a análise do sistema usado pelo CREMERJ. 
Será abordado um breve histórico seu arquivo e o sistema de gerenciamento 
eletrônico de documentos arquivísticos. Pretende-se realizar uma análise 
comparativa com o fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados de 
gerenciamento utilizado pelo CREMERJ estão de acordo com as orientações do 
CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, estabelecidos pelo 
“Modelo de Requisitos para sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de 
Documentos e-ARQ Brasil”. 
O Sistema do CREMERJ gerencia as pastas, os processos de registros dos 
médicos do Estado do Rio de Janeiro, entre todos os documentos que fazem parte 
de sua vida profissional. O conteúdo do dossiê profissional do médico está em sua 
maioria em papel, existindo outros documentos que já nascem digitais, conforme 
normas administrativas dos Conselhos Regionais e Federal de Medicina. As 
principais funções da pasta eletrônica são: 
 
 Acesso: facilitar o acesso às pastas de registro dos médicos; 
 
 Estatística: esse sistema permite reduzir o impacto no arquivamento e 
desarquivamento das pastas, média de consulta por dia de 500 pastas, 
resultando em algo próximo a 12 mil consultas mês, ou seja, 12 mil 
desarquivamentos e 12 mil arquivamentos, resultando em algo próximo a 
24 mil ações; e 
 
42 
 
 Recursos Humanos: sensível alteração no quadro de pessoal do arquivo 
técnico de registro médico, antes deste projeto eram utilizados para 
atender essa demanda 1 arquivista e 5 estagiários de arquivologia. Após a 
implantação desse sistema o quadro atual é de apenas um funcionário 
responsável pelo arquivamento de alguns documentos. O arquivista, 
anteriormente, responsável por essa área foi deslocado para outra técnica. 
 
4.1 CREMERJ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO 
 
 
Apresentaremos um breve histórico do CREMERJ, seu arquivo e o sistema de 
gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. 
Realizaremos uma análise comparativa com a intenção de conferir se os 
requisitos para sistemas informatizados do sistema de gerenciamento utilizado pelo 
Conselho estão de acordo com as orientações da publicação do CONARQ e da 
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos indicados como “Modelos de 
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-
ARQ Brasil.” 
O Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio de Janeiro (CREMERJ)8 
é uma autarquia federal, criada pela Lei nº 3.268/1957, com o objetivo de promover 
o perfeito desempenho ético e moral da medicina e o prestígio dos que a exerçam 
legalmente. 
O CREMERJ é responsável por habilitar o médico a exercer seu trabalho e 
fiscalizar o cumprimento da legislação pertinente à sua profissão. É o único órgão 
com autonomia para expedir a carteira profissional médica, além de orientar, 
disciplinar e julgar eticamente os médicos. Também é uma instituição auxiliar do 
Estado que, por delegação deste, lhe outorga competência para supervisionar a 
ética profissional e normatizar o exercício da profissão. 
Formado por 42 conselheiros, o CREMERJ mantém, em plena atividade, 47 
Câmaras Técnicas, 7 Comissões e 13 Grupos de Trabalho, que englobam as mais 
variadas especialidades médicas e questões relevantes à área médica. 
 
8
 Disponível em: . Acesso em: 23 fev. 2016. 
43 
 
A sede do CREMERJ está localizada na Praia de Botafogo, nº 228 - Botafogo 
- Rio de Janeiro. Há ainda sete subsedes distribuídas pela capital e 19 seccionais, 
por todo o Estado. 
 
4.2 SISTEMA INFORMATIZADO DO CREMERJ: FUNCIONALIDADES E 
REQUISITOS 
 
 
Analisaremos no Sistema do CREMERJ somente as funcionalidades 
referentes às pastas dos médicos, que são elaboradas em papel. A captura dos 
documentos em papel para o Sistema CREMERJ é feita por meio da digitalização, 
sendo que a cópia em formato digital é convertida para o formato TIFF (Tagged 
Image File Format) padrão 4 e armazenada em um sistema de backup, padronizado 
pelo sistema de Tecnologia da informação. O original em papel, depois de 
digitalizado, é arquivado e transferido para o arquivo geral. 
Para identificar o arquivo digital é utilizado o CRM do médico, onde é 
alimentado o sistema do CREMERJ. Por ser um sistema apenas de consulta não é 
previsto o uso da Tabela de Temporalidade para estes documentos, neste caso, os 
documentos de registro de médico são atribuídos a ele valor permanente, por serem 
documentos relativos atividade-fim da instituição. 
A fim de ilustrar o sistema de consulta do Setor de Registro Médico Pessoa 
Física: 
 
FIGURA 1: RMPF – dados do cadastro do médico 
44 
 
 
 
FIGURA 2: Ficha cadastral preenchida 
 
 
FIGURA 3: Busca dos documentos digitalizados por assunto 
 
 
 
 
 
45 
 
QUADRO 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo 
sistema de gerenciamento de Registro Médico de Pessoa Física do CREMERJ 
 
1. Organização dos documentos arquivísticos: Plano de Classificação e 
manutenção dos documentos 
 
1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD 
 
Tabela de Referência e Requisito Análise do Sistema de registro médico 
pessoa física do CREMERJ 
1.1.1: Um SIGAD tem que incluir e ser 
compatível com o plano de classificação 
do órgão ou entidade. 
O plano de classificação dos integrantes 
do SINAR deve estar de acordo com a 
legislação e ser aprovado pela instituição 
arquivística na esfera de competência 
específica. 
Esse sistema não prevê o metadado 
código de classificação. 
O Plano de Classificação de Documentos 
do CREMERJ não foi integralizado ao 
sistema do Conselho. 
Os requisitos 1.1.1 a 1.1.18 não são 
atendidos. 
1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a 
criação de classes, subclasses, grupos e 
subgrupos nos níveis do plano de 
classificação de acordo com o método de 
codificação adotado. 
Por exemplo, quando se adotar o método 
decimal para codificação, cada classe 
pode ter no máximo dez subordinações, e 
assim sucessivamente. 
 
1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a 
usuários autorizados acrescentar novas 
classes sempre que se fizer necessário. 
 
1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data 
deabertura de uma nova classe no 
respectivo metadado. 
 
1.1.5: Um SIGAD tem que registrar a 
mudança de nome de uma classe já 
existente no respectivo metadado. 
 
1.1.10: Um SIGAD tem que permitir a 
associação de metadados às classes, 
conforme estabelecido no padrão de 
metadados, e deve restringir a inclusão e 
alteração desses mesmos metadados 
somente a usuários autorizados. 
 
1.1.17: Um SIGAD tem que prover 
funcionalidades para elaboração de 
relatórios de apoio à gestão do plano de 
classificação, incluindo a capacidade de: 
gerar relatório completo do plano de 
classificação; gerar relatório parcial do 
plano de classificação a partir de um 
ponto determinado nahierarquia; gerar 
relatório dos documentos ou 
dossiês/processos classificados em uma 
 
46 
 
ou mais classes do plano de classificação; 
gerar relatório de documentos 
classificados por unidade administrativa. 
1.1.18: Um SIGAD deve possibilitar 
consulta ao plano de classificação a partir 
de qualquer atributo ou combinação de 
atributos e gerar relatório com os 
resultados obtidos. 
 
 
1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento 
 
1.2.4: Um SIGAD tem que permitir a 
associação de metadados às unidades de 
arquivamento e deve restringir a inclusão 
e alteração desses mesmos 
metadados somente a usuários 
autorizados. 
No caso do Conselho a regra de inclusão 
de metadados é somente permitida aos 
funcionários técnicos oriundos dos quadros 
de TI e do Siarq. 
 
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos 
 
1.3.1: Um SIGAD tem que registrar nos 
metadados a data de abertura e de 
encerramento do dossiê/processo. 
Essa data pode se constituir em 
parâmetro para aplicação dos prazos de 
guarda e destinação do dossiê/processo. 
É feito o registro das datas de abertura e 
de encerramento sempre que um arquivo é 
criado. No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
1.3.2: Um SIGAD tem que permitir que um 
dossiê/processo seja encerrado através 
de procedimentos regulamentares e 
somente por usuários autorizados. 
Não é possível responder. 
1.3.3: Um SIGAD tem que permitir a 
consulta aos dossiês/processos já 
encerrados por usuários autorizados. 
No caso de acessar aos dados dos 
médicos já falecidos é permitida a consulta 
das informações contidas na pasta do 
médico pelos funcionários autorizados e 
conselheiros do CREMERJ. 
1.3.4: Um SIGAD tem que impedir o 
acréscimo de novos documentos a 
dossiês/processos já encerrados. 
Dossiês/processos encerrados deverão 
ser reabertos para receber novos 
documentos. 
O sistema atende a esse requisito. 
3. Captura 
3.1 Procedimentos Gerais 
3.1.1: A captura tem que garantir a 
execução das seguintes funções: registrar 
e gerenciar todos os documentos 
convencionais; 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
47 
 
Registrar e gerenciar todos os 
documentos digitais, independentemente 
do contexto tecnológico; classificar todos 
os documentos de acordo com o plano ou 
código de classificação; controlar e validar 
a introdução de metadados. 
3.1.2: Um SIGAD tem que ser capaz de 
capturar documentos digitais das formas a 
seguir: 
• captura de documentos produzidos 
dentro do SIGAD; 
• captura de documento individual 
produzido em arquivo digital fora do 
SIGAD; 
• captura de documento individual 
produzido em workflow ou em outros 
sistemas integrados ao SIGAD; 
• captura de documentos em lote. 
O sistema esta em parte em conformidade 
com as regras do SIGAD, nos pontos 1,2 e 
4. O ponto, workflow, não se aplica. 
3.1.4: Um SIGAD tem que aceitar o 
conteúdo do documento, bem como as 
informações que definem sua aparência, 
mantendo as associações entre os vários 
objetos digitais que compõem o 
documento, isto é, 
anexos e links de hipertexto. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
3.1.5: Um SIGAD tem que permitir a 
inserção de todos os metadados 
obrigatórios e opcionais definidos na sua 
configuração e garantir que se 
mantenham associados ao documento. Os 
metadados obrigatórios 
são: 
• nome do arquivo digital; 
• número identificador atribuído pelo 
sistema; 
• data de produção 
• data e hora da captura; 
• data e hora de transmissão e 
recebimento; 
• data e hora da captura; 
• título ou descrição abreviada; 
• classificação de acordo com o plano ou 
código de classificação; 
• prazos de guarda; 
• autor (pessoa física ou jurídica); 
• redator (se diferente do autor); 
• originador; 
• destinatário (e respectivo cargo); 
• nome do setor responsável pela 
execução da ação contida no documento; 
• indicação de anotação; 
• indicação de anexos; 
• indicação de versão; 
• restrição de acesso; 
• registro das migrações e data em que 
O sistema esta em parte em conformidade 
com as regras do SIGAD. 
48 
 
ocorreram. Os metadados opcionais se 
referem a informações mais detalhadas 
sobre 
o documento, tais como: 
• espécie/tipo/gênero documental 
• associações a documentos diferentes 
que podem estar relacionados pelo fato de 
registrarem a mesma atividade ou se 
referirem à mesma pessoa ou situação; 
• formato e software (nome e versão) em 
que o documento foi produzido ou 
capturado; 
• máscaras de formatação (templates) 
necessárias para interpretar a estrutura do 
documento; 
•assunto/descritor (diferentes do já 
estabelecido no 
código de classificação); 
• localização física; e 
• outros que se julgarem necessários. 
3.1.6: Um SIGAD tem que prever a 
inserção dos metadados obrigatórios, 
previstos em legislação específica na 
devida esfera e âmbito de competência, 
no momento da captura de processos. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
3.1.7: Um SIGAD tem que ser capaz de 
atribuir um número identificador a cada 
dossiê/processo e documento capturado, 
que serve para identificá-lo desde o 
momento da captura até sua destinação 
final dentro do SIGAD. 
O sistema esta em conformidade as regras 
do SIGAD. 
3.1.8: O formato do número identificador 
atribuído pelo sistema deve ser definido 
no momento da configuração do SIGAD. 
O identificador pode ser numérico ou 
alfanumérico, ou pode incluir os 
identificadores encadeados das entidades 
superiores no ramo apropriado da 
hierarquia. 
O sistema esta em conformidade as regras 
do SIGAD. 
3.1.9: Num SIGAD o número identificador 
atribuído pelo sistema tem que: 
• ser gerado automaticamente, sendo 
vedada sua introdução manual e alteração 
posterior; ou 
• ser atribuído pelo usuário e validado pelo 
sistema antes de ser aceito. 
Uma opção seria gerar o número 
identificador automaticamente, mas nesse 
caso, ocultá-lo do usuário, permitindo a 
este introduzir uma sequência não 
necessariamente única como um 
“identificador”. 
O usuário empregaria essa sequência 
como um identificador, mas o SIGAD a 
consideraria como metadado pesquisável, 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
49 
 
definido pelo usuário. 
3.1.10: Um SIGAD tem que prever a 
adoção da numeração única de processos 
e/ou documentos oficiais de acordo com a 
legislação específica a fim de garantir a 
integridade do número atribuído ao 
processo e/ou documento na unidade 
protocolizadora de origem. 
O sistema esta em conformidade as regras 
do SIGAD. 
3.1.12: Um SIGAD tem que garantir que 
os metadados associados a um 
documento sejam inseridos somente por 
usuários autorizados. 
O sistema esta em conformidade as regras 
do SIGAD. 
3.1.13: Um SIGAD tem que garantir que 
os metadados associados a um 
documento sejam alterados somente por 
administradores e usuários autorizados e 
devidamente registrados em trilhas de 
auditoria. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
3.1.16: Um SIGAD tem que garantir a 
visualização do registro de entrada do 
documento no sistema com todos os 
metadados inseridos automaticamente e 
os demais a serem atribuídos pelo 
usuário. 
Por exemplo, o sistema pode atribuir, 
automaticamente, o número identificador, 
a data de captura, o título, o originador, e 
requerer que o usuário preencha os 
demais metadados. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. Este item é permitido apenas aos 
funcionários técnicos oriundos dos quadros 
de TI e do Siarq. 
3.1.17: Um SIGAD tem que garantir a 
inserção de outros metadados após a 
captura. 
Por exemplo, data e hora de alteração e 
mudança de suporte. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme"a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. Este item é permitido apenas aos 
funcionários técnicos oriundos dos quadros 
de TI e do Siarq. 
3.1.18: Sempre que um documento tiver 
mais de uma versão, o SIGAD tem que 
permitir que os usuários selecionem pelo 
menos uma das seguintes ações: 
 
• registrar todas as versões do documento 
como um só documento arquivístico; 
 
• registrar uma única versão do 
documento como um documento 
arquivístico; 
• registrar cada uma das versões do 
documento, separadamente, como um 
documento arquivístico. 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
3.1.21: No caso de documentos ou 
dossiês/processos constituídos por mais 
de um objeto digital, o SIGAD tem que: 
• tratar o documento como uma unidade 
indivisível, assegurando a relação entre os 
objetos digitais; 
No caso do CREMERJ, este item "não esta 
conforme" a regra estabelecida no E-arq 
Brasil. 
50 
 
• preservar a integridade do documento, 
mantendo a relação entre os objetos 
digitais; 
• garantir a integridade do documento 
quando de sua recuperação, visualização 
e gestão posteriores; 
• gerenciar a destinação de todos os 
objetos digitais que compõem o 
documento como uma unidade indivisível. 
3.1.22: Um SIGAD tem que emitir um 
aviso caso o usuário tente registrar um 
documento que já tenha sido registrado no 
mesmo dossiê/processo. 
O sistema informa essa ação 
4 Avaliação e destinação 
 
4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de 
documentos 
 
 4.1.1: Um SIGAD tem que prover 
funcionalidades para definição e 
manutenção de tabela de temporalidade e 
destinação de documentos, associada ao 
plano de classificação do órgão ou 
entidade. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
 4.1.2: Um SIGAD tem que associar, 
automaticamente, ao dossiê/processo o 
prazo e a destinação previstos na classe 
em que o documento foi inserido. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
4.1.3: Um SIGAD tem que manter tabela 
de temporalidade e destinação de 
documentos com as seguintes 
informações: 
• identificador do órgão ou entidade; 
• identificador da classe; 
• prazo de guarda na fase corrente; 
• prazo de guarda na fase intermediária; 
• destinação final; 
• observações; 
• evento que determina o início da 
contagem do prazo de retenção na fase 
corrente e na fase intermediária. 
A tabela de temporalidade e destinação 
de documentos dos integrantes do SINAR 
deve estar de acordo com a legislação e 
ser aprovada pela instituição arquivística 
na específica esfera de competência. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
4.1.4: Um SIGAD tem que prever, pelo 
menos, as seguintes situações para 
destinação: 
 
• apresentação dos documentos para 
reavaliação em data futura; 
• eliminação; 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
51 
 
•exportação para transferência; 
•exportação para recolhimento (guarda 
permanente). 
4.1.5: Um SIGAD tem que prever a 
iniciação automática da contagem dos 
prazos de guarda referenciados na tabela 
de temporalidade e destinação de 
documentos, pelo menos, a partir dos 
Seguintes eventos: 
Abertura de dossiê; arquivamento de 
dossiê/processo; desarquivamento de 
dossiê/processo; inclusão de documento 
em um dossiê/processo. Acontecimentos 
específicos, descritos na tabela de 
temporalidade e destinação, como, por 
exemplo, “cinco anos a contar da data de 
aprovação das contas”, quando não 
puderem ser detectados automaticamente 
pelo sistema, deverão ser informados ao 
SIGAD por usuário autorizado. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
4.1.7: Um SIGAD tem que limitar a 
definição e a manutenção (alteração, 
inclusão e exclusão) da tabela de 
temporalidade e destinação de 
documentos a usuários autorizados. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao sistema 
 4.1.11: Um SIGAD tem que prover 
funcionalidades para elaboração de 
relatórios que apoiem a gestão da tabela 
de temporalidade e destinação, incluindo 
a capacidade de: 
 
• gerar relatório completo da tabela de 
temporalidade e destinação de 
documentos; 
 
• gerar relatório parcial da tabela de 
temporalidade e destinação de 
documentos a partir de um ponto 
determinado na hierarquia do plano de 
classificação; 
 
• gerar relatório dos documentos ou 
dossiês/processos aos quais está 
atribuído um determinado prazo de 
guarda; 
 
• identificar as inconsistências existentes 
entre a tabela de temporalidade e 
destinação de documentos e o plano de 
classificação. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao sistema 
 
4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos 
 
4.2.1: Um SIGAD tem que fornecer No caso da aplicação de prazos 
52 
 
recursos integrados à tabela de 
temporalidade e destinação de 
documentos para implementar as ações 
de destinação. 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
4.2.3: Um SIGAD tem que prover 
funcionalidades para informar ao usuário 
autorizado sobre os documentos ou 
dossiês/processos que já cumpriram ou 
estão para cumprir o prazo de guarda 
previsto. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
4.2.4: Um SIGAD deve prover 
funcionalidades para gerenciar o processo 
de destinação, que deve ser iniciado por 
usuário autorizado e cumprir os seguintes 
passos: 
 
• identificar automaticamente os 
documentos ou dossiês/processos que 
atingiram os prazos de guarda 
previstos; 
 
• informar o usuário autorizado sobre 
todos os documentos ou 
dossiês/processos que foram identificados 
no passo anterior; 
 
• possibilitar a alteração do prazo ou 
destinação previsto para aqueles 
documentos ou dossiês/processos, caso 
necessário; 
 
• proceder à ação de destinação quando 
confirmado pelo usuário autorizado. 
No caso da aplicação de prazos 
prescricionais este item não é atendido, 
pois a Tabela de Temporalidade do 
CREMERJ não foi integralizada ao 
sistema. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
53 
 
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
 
O desenvolvimento do presente estudo possibilitou uma análise do sistema 
informatizado do CREMERJ e de como o sistema está sendo usado e se este 
atende aos requisitos do e-ARQ Brasil. 
No primeiro capítulo foram tratados os conceitos fundamentais da 
arquivologia que nos permitiram identificar as principais características dos arquivos 
e dos documentos, que podem ser aplicáveis tanto aos convencionais como aos 
digitais. 
No segundo capítulo sobre gestão de documentos, merece destaque a 
importância dos procedimentos de gestão a fim de que os documentos possam ser 
reconhecidos como arquivísticos e a necessidade do controle do ciclo vital de forma 
a garantir sua preservação e acesso pelo tempo necessário. 
No terceiro capítulo sobre o e-ARQ Brasil e o sistema de registro dos 
médicos, ficou evidenciado que os sistemas que criam e arquivam documentos 
digitais devem ter requisitos que assegurem que as características desses 
documentos serão mantidas nesses sistemas, bem como a aplicação e 
operacionalização dos procedimentos de gestão de documentos.Ao comparar a ferramenta de acesso digitalizado das pastas de registro de 
médicos do Conselho Regional de Medicina percebeu-se que o sistema foi 
desenvolvido para registrar os dados das pastas e facilitar a recuperação e o acesso 
a esses documentos, não se constituindo ainda um SIGAD. 
Consideramos de fundamental importância que o CREMERJ, em virtude da 
sua posição para a categoria dos médicos e por ser uma instituição federal, deverá 
prever futuramente o desenvolvimento de um sistema que gerencie o ciclo de vida 
dos documentos arquivísticos digitais, seja nato-digitais, ou mesmo aqueles que são 
capturados via digitalização. 
 
 
 
 
 
 
 
54 
 
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Distrito Federal: Senac, 2012. Cap. 3. p. 174-223.com a denominação de (records 
management), priorizando-se a eficiência da administração pública. 
No pós-guerra, com o crescimento dos documentos e a diversidade de 
suportes e formatos teve como consequência a chamada explosão documental. 
A expressão “Records management”, de acordo com Santos (2012, p.189), foi 
traduzida como gestão de documentos a partir dos textos de Schellenberg e de uma 
publicação do Arquivo Nacional do Canadá. 
E do modo como a informática vem avançando, é imprescindível e inevitável 
que o profissional gestor da informação acompanhe também essas inovações na 
área dos documentos digitais. O documento por ter valor histórico e probatório 
garante direito e dever às instituições produtoras e mantenedoras, sejam elas uma 
entidade pública ou privada. 
É notório que a comunicação e a interação das pessoas se tornaram mais 
dinâmicas e intensas em virtude dos avanços tecnológicos. E o resultado não é de 
se espantar: o aumento da massa documental. Produzido simplesmente pela 
facilidade que o suporte digital proporciona. É sabido que vivemos em uma era em 
12 
 
que a sociedade vem produzindo e consumindo informação de forma espantosa e 
temos visto esse crescimento de forma rápida no meio digital. 
A gestão e organização dessa informação têm preocupado não só os 
profissionais das instituições de memória como arquivos, bibliotecas, centros de 
documentação e museus, mas também tem trazido uma grande preocupação aos 
profissionais das instituições bancárias, hospitalares e empresariais. 
Desde o século XX a tecnologia digital vem atuando com um avanço mais 
acelerado, por isso o profissional da informação, principalmente o arquivista deve 
despertar de um sono profundo e sair de sua zona de conforto onde muito tempo ele 
foi visto como apenas um receptor de informações e contribuir ativamente em todo o 
ciclo de vida do documento digital produzido e recebido pela instituição 
mantenedora. Não podemos negar que existe uma grande influência das tecnologias 
da informação no âmbito da Arquivologia, isso é visível. 
De acordo com JARDIM (1987, p. 37) a gestão de documentos veio contribuir 
para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: ao garantir que as políticas e 
atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que 
menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos 
de valor permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso 
atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminação de documentos de valor 
permanente; ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos 
que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da 
massa documental produzida, segundo a UNESCO. 
Hoje, grande parte dos documentos arquivísticos está sendo produzida e 
armazenada em meio digital. Ultimamente, um dos grandes desafios da arquivística 
é o gerenciamento arquivístico de documentos digitais, pois ainda encontram-se 
vários questionamentos sobre as práticas arquivísticas tradicionais, assim como a 
fundamentação teórica a respeito de gerenciamento dos documentos produzidos e 
mantidos em formato digital. Do mesmo modo que os documentos arquivísticos em 
suporte tradicional, os digitais precisam ser identificados, classificados, avaliados e 
preservados de acordo com os procedimentos arquivísticos. 
Este trabalho tem por objetivo explicitar a necessidade dos sistemas 
informatizados garantirem a autenticidade, a organicidade dos documentos 
arquivísticos, bem como demonstrar se o Sistema de Registro Médico de Pessoa 
Física do CREMERJ é aderente ou não aos requisitos previstos no e-Arq Brasil. 
13 
 
Este trabalho tem como marco teórico a proposta desenvolvida pelo Projeto 
InterPARES, o qual vem pesquisando desde 1997 a preservação de documentos 
arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos, o qual utiliza a Diplomática como 
base para identificar os documentos arquivísticos digitais, juntamente com os 
princípios e conceitos da Arquivologia a respeito da necessidade de manter as 
características dos documentos arquivísticos e dos arquivos. 
Além disso, o e-ARQ Brasil forneceu os parâmetros para analisar o sistema 
de Registro Médico de Pessoa Física do CREMERJ a fim de verificar a aderência 
desse sistema aos requisitos desse modelo, que asseguram a manutenção das 
características dos documentos arquivísticos digitais e o controle sobre o seu ciclo 
de vida. 
A metodologia usada para a elaboração deste trabalho foi a coleta de dados 
na Biblioteca Central do Gragoatá (BCG), também foram coletadas informações em 
sites especializados. Consultamos fontes bibliográficas da área da Arquivologia, 
normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas, foram realizadas consultas e 
pesquisas em periódicos em papel e eletrônico entre os quais Arquivo e 
Administração, Acervo e Estudos Históricos. 
O trabalho foi desenvolvido em quatro capítulos. No segundo capítulo foram 
abordados os conceitos fundamentais da Arquivologia. Foram apresentadas as 
definições de arquivo e enfatizadas a importância do arquivo com o sentido de 
conjunto documental e como instituição custodiadora. Também foram abordados os 
conceitos de documento e informação, em virtude da importância de se identificar o 
documento no ambiente eletrônico, distinguindo-o das informações, e as definições 
de documento eletrônico e documento digital e as diferenças entre eles, e o termo 
documento arquivístico digital (electronic record). No terceiro capítulo foram tratados 
os conceitos de gestão documental, o surgimento da necessidade da administração 
pública, nos Estados Unidos, e em alguns países anglo-saxônicos nos anos de 
1940, e a denominação de (records management) priorizando-se a eficiência da 
administração pública. Também foi abordado o surgimento do formato digital para 
registrar e documentar as ações das organizações e das pessoas. Além do 
crescimento da produção documental em meio digital, e da preocupação 
principalmente nas instituições de preservação e em organismos internacionais 
como a UNESCO e o Conselho Internacional de Arquivos. No quarto capítulo foi 
será apresentado uma análise do sistema informatizado usado pelo CREMERJ. Foi 
14 
 
abordado um breve histórico do arquivo de Registro Médico Pessoa Física e do 
sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Foi realizada 
uma análise comparativa com o fim de verificar se os requisitos para sistemas 
informatizados de gerenciamento utilizado pelo CREMERJ estão de acordo com as 
orientações do CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 
estabelecidos pelo “Modelo de Requisitos para sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil”. O desenvolvimento deste estudo 
possibilitou uma análise do sistema informatizado do CREMERJ e de como o 
sistema está sendo usado e se este atende aos requisitos do e-ARQ Brasil. As 
considerações finais foram realizadas com base na bibliografia usada, se 
destacando os aspectos arquivísticos que consideramos de fundamental importância 
a ser avaliado no caso do Sistema de registro médico de pessoa física do 
CREMERJ. Esse Sistema foi analisado para verificar se está de acordo com o que é 
proposto pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão 
Arquivística de Documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 
 
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS 
 
 
Abordaremos de neste capítulo os conceitos de Arquivologia, e sua trajetória 
de maneira breve. A arquivologia, segundo Rondinelli (2005) tem como objetivo 
controlar e comunicar, de maneira contextualizada, os documentos arquivísticos. 
De acordo com Duranti, (2005, p.6) a Arquivologia possui um corpo teórico, 
metodologia e prática: 
 
“arquivologia é um sistema que inclui teoria, metodologia, prática e 
erudição, que deve sua integridade à sua coesão lógicae à 
existência de um objetivo claro que o regula de fora para dentro (a 
preservação do subproduto documental de atividades), determinando 
os limites nos quais o sistema é projetado para funcionar”. 
 
 
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE), 
Arquivologia estuda as funções, princípios e técnicas dos arquivos: 
 
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e 
técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, 
preservação e utilização dos arquivos. Também chamada 
arquivística. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 37). 
 
 
A arquivologia como prática, é muito antiga e não são poucos os textos 
escritos que afirmam que a história dos arquivos se confunde com a história das 
civilizações: 
[...] as inserções históricas relativas à evolução das práticas 
arquivísticas, ainda que de forma breve e superficial, são unânimes 
em afirmar a longevidade da atividade arquivística, considerando que 
a história dos registros arquivísticos confunde-se com a história das 
civilizações humanas pós-escrita. (FONSECA, 2005, p.30). 
 
 
Rousseau e Couture (1998, p. 48) destacam que a prática está ligada à 
existência dos arquivos e que a Arquivologia se desenvolveu em função das 
necessidades de cada período histórico. Se os métodos arquivísticos mudaram as 
preocupações sobre as funções arquivística se mantêm: 
 
“a prática arquivística está intimamente ligada à existência dos 
arquivos. [...] a disciplina arquivística desenvolveu-se em função das 
16 
 
necessidades de cada época. Ela é constituída por um savoir-faire 
que se foi acumulando ao longo dos anos. Os métodos de trabalho 
mudaram, mas encontramos geralmente as mesmas preocupações 
funcionais. A história permite definir quatro grandes setores principais 
que foram objeto dos trabalhos dos especialistas dos arquivos, ou 
seja, o tratamento, a conservação, a criação e a difusão”. 
 
 
Foi com a publicação em 1898 do Manual de arranjo e descrição de arquivos 
ou como é conhecido o Manual dos arquivistas Holandeses por S. Muller, J. A. Feith 
e R. Fruin, que ficou marcado o início da Arquivologia como área do conhecimento. 
Esta obra até então é considerada como uma das mais importantes publicações 
sobre as questões de arranjo e descrição arquivística. 
 
A partir do estabelecimento do Manual dos holandeses como marco 
fundador da codificação da disciplina arquivística podem ser 
apontados alguns tópicos importantes na análise das características 
de configuração da área, tanto do ponto de vista de suas bases 
teóricas e conceituais quanto de sua inserção histórica e geográfica. 
A análise desses pontos remete: à inserção da arquivologia na 
episteme da modernidade, [...] à consequente importância das 
instituições arquivísticas para lidar com os problemas de uma 
administração pública que deve ser eficiente; [...] à subordinação da 
disciplina em relação ao seu objeto, [...] à tradição manualística da 
área, às suas limitações e às tentativas de generalizar o particular, 
favorecendo o império da norma. (FONSECA, 2005, p. 33). 
 
 
Desde a publicação do Manual dos arquivistas Holandeses diversos autores 
empenharam-se em precisar as definições da palavra “arquivo”. 
 
2.1 ARQUIVO: CONCEITOS 
 
 
Neste capítulo são apresentadas as definições de arquivo e enfatizaremos a 
importância do arquivo com o sentido de conjunto documental e como instituição 
custodiadora. Para compreendermos o conceito de arquivo na disciplina arquivística, 
recorremos compreensão em alguns clássicos como o trio holandês, Muller, Feith e 
Fruin, Jenkinson, Casanova, Brenneke e Schellenberg. 
17 
 
Schellenberg no capítulo dois onde discorre sobre a natureza dos arquivos 
procura diferenciar no conceito de arquivo a instituição e os materiais. 
Porém, Schellenberg afirma que esta definição é confusa por causa do seu 
duplo sentido, aborda que na literatura deve-se se distinguir entre a instituição e os 
materiais de que se ocupa. Reporta ainda que essa definição só se tornará clara 
pelo uso de termos diferentes para os dois casos. 
 
Para esclarecer essa definição, a palavra arquivo (archival 
instituition) será empregada neste livro para designar a instituição, 
enquanto a expressão material de arquivo ou simplesmente 
(archives) será usada para indicar o material que é objeto da 
instituição. (SCHELLENBERG, 2002, p. 36). 
 
 
Paes (1997, p. 19) aborda sobre que há dúvidas quanto a afirmação da 
origem do termo arquivo. Segundo a autora alguns afirmam que este termo surgiu 
na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. 
A partir daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. 
Schellenberg ressalta que o Manual dos Arquivistas Holandeses, apresenta 
uma das definições mais importantes para o termo “arquivo”: 
 
Arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material 
impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado 
órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em 
que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse 
órgão ou funcionário. (MULLER; FEITH; FRUIN, 1973, p. 13). 
 
 
Schellenberg, ao analisar o conceito de arquivo, considera além da definição 
do Manual dos Holandeses, os conceitos desenvolvidos por Jenkinson, Casanova e 
Brennecke. 
De acordo com Jenkinson em seu manual intitulado Manual of Archive 
Administration, publicado originalmente em 1922, definiu arquivos como 
documentos, 
 “...produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou 
executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, 
subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou 
pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos 
sucessores para sua própria informação”. (JENKINSON, 1937 apud 
SCHELLENBERG, 2002 p. 36). 
 
18 
 
 
Casanova apresenta no seu manual intitulado Archivistica publicado em 
Siena, em 1928, o conceito de arquivos como: 
 
A acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição 
ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a 
consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela 
referida instituição ou pessoa. (CASANOVA, 1928 apud 
SCHELLENBERG, 2002 p. 37). 
 
 
Brenneke em seu manual intitulado Archivkunde, publicado em Leipzing, em 
1953, definiu arquivos como: 
 
O conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades 
legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam 
à conservação permanente em determinado lugar como fontes e 
testemunho do passado. (BRENNECKE, 1953 apud 
SCHELLENBERG, 2002 p. 37). 
 
 
Observamos ainda que o próprio Schellenberg finaliza este capítulo definindo 
e conceituando o termo archives (arquivos) como: 
 
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam 
sido considerados de valor, merecendo preservação permanente 
para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados 
ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. 
(SCHELLENBERG, 2002 p. 41). 
 
 
No Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (DIBRATE), a palavra 
arquivo tem quatro definições: 
 
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma 
entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no 
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do 
suporte. Ver também fundo. 
 
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o 
processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 
 
3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 
 
4 Móvel destinado à guarda de documentos.(ARQUIVO NACIONAL, 
2005, p.27). 
19 
 
 
A primeira definição está de acordo com o pensamento de Jenkinson, os 
documentos de arquivos estão diretamente ligados às atividades realizadas por 
pessoas ou organizações, independente de seus suportes documentais, 
contemplando o conceito de documentos de arquivos. Já a segunda definição 
enfoca o arquivo como instituição custodiadora. 
Segundo Schellenberg (2002, p.37), um arquivo, como conjunto de 
documentos, para ser considerado como tal, é preciso que os documentos tenham 
sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e 
possuam outros valores diferentes daqueles para os quais foram produzidos e 
acumulados. 
Além das definições desses autores, o conceito de arquivo também foi 
definido pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – NBR 9578: 
 
Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e 
recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, 
caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e 
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de 
prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o 
arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo 
audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 
(ABNT NBR 9578, 1986, p. 2). 
 
 
De acordo com a Lei Federal brasileira No 8.159, de 8 de janeiro de 19911, 
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providencias, os arquivos são definidos no art. 2o da seguinte forma: 
 
 “Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições 
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício 
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. 
 
 
Segundo o Dicionário de terminologia arquivística, o termo arquivo é visto 
como um processo de acumulação, ao longo da atividade de pessoas físicas, ou 
administrativas conforme descritos abaixo: 
 
1
BRASIL. Lei N
o
 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos 
e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder 
Legislativo, Brasília, DF, 9 jan. 1991. Seção I, p. 454-456. Disponível em: 
. Acesso em: 12 jan. 2016. 
20 
 
 
Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do 
suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de 
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. (DICIONÁRIO DE 
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996, p.5). 
 
 
Thomassen (2006) ao analisar os documentos digitais propõe a seguinte 
definição de arquivo considerando o ambiente eletrônico: 
 
Arquivos são compostos por informações vinculadas a processos, 
isto é: informação gerada e estruturada por processos de trabalho. 
Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por 
processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. 
(THOMASSEM, 2006, p.6). 
 
 
O outro significado para o termo “arquivo” se refere à instituição custodiadora. 
De acordo com a teoria arquivística mais aceita, arquivo não é um lugar de 
acumulação indiscriminada ou aleatória de documentos em um lugar qualquer sem 
valor estabelecido. A segunda definição do DIBRATE (2005, p.27 ) considera que 
os arquivos não se restringe apenas às instituições arquivísticas públicas: 
”instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a 
conservação e o acesso(1) a documentos”. 
Schellenberg (2002, p. 25) afirmou que os arquivos como instituição 
custodiadora surgiram, na Antiguidade, e na Grécia antiga, os documentos 
considerados de maior valor eram guardados no Metroon. 
Segundo Duranti, na Grécia Antiga o termo arquivo incluía vários sentidos, 
conforme descritos abaixo: 
 
Nosso termo arquivo deriva do grego αρχείον (archeion) que significa 
ao mesmo tempo palácio governamental, administrador geral, 
escritório do magistrado, escritório de registros, registros originais, 
repositório para registros originais, autoridade. O verbo αρχειο 
(archeio) significa eu comando, eu guio, eu governo, e αρχή (arché), 
que é raiz tanto do verbo quanto do substantivo, significa origem, 
fundação, comando, poder, autoridade. [...] e estão inextricavelmente 
ligados à ideia de poder e autoridade. (DURANTI, 1993, p. 35 apud 
RODRIGUES, 2004, p. 29). 
 
 
21 
 
Reis (2004, p. 7), também destaca que muito antes de seu surgimento formal 
os a arquivística como disciplina, já existia como prática de sistematização e 
conservação de fundos documentais. 
 
Interessante será referir que em Atenas cada magistratura dispunha 
do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os 
documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito irá ser 
transmitido ao mundo romano, onde será conhecido como Archivium. 
A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Métrôon que era onde se 
guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc e 
que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que 
um pouco por toda a Grécia haveriam noutras cidades, arquivos civis 
e religiosos.2 
 
 
De acordo com Thomassen (2006), o arquivo é visto como um lugar em que a 
memória se torna participante do processo de identidade do cidadão; ele representa 
a sociedade escrita, mas não queremos dizer que o arquivo é a única instituição de 
memória, sabemos que existem outras como centros de documentação, museus, 
bibliotecas etc. Estamos nos atendo apenas à instituição arquivística custodiadora, 
ou seja, o Arquivo. 
 
Arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos 
e da sociedade de forma geral. Tanto os produtores de documentos 
públicos quanto privados mantêm registros para lembrar ou para 
serem lembrados. Eles precisam de suas memórias individuais e 
organizacionais para que possam manter sua capacidade de ser 
entendidos e de documentar a sua própria história. É importante para 
a sociedade que as organizações funcionem bem, que indivíduos e 
associações sejam responsáveis por seus atos, e que registros de 
valores culturais duradouros sejam preservados através do tempo. 
(THOMASSEM, 2006, p.7). 
 
 
Sendo assim, a função do arquivo é tornar disponíveis os documentos que 
estão sob a sua administração e custódia. 
No entanto, quais foram as razões para que as instituições arquivísticas 
modernas fossem criadas? Schellenberg (2002, p.30-31) afirma que as razões que 
levaram a França, a Inglaterra e os Estados Unidos a criarem seus arquivos 
institucionais foram quatro: a primeira e mais relevante foi a necessidade prática de 
 
2
 REIS, Luís Manuel Rodrigues. O arquivo e arquivística evolução histórica. 2004. Disponível em: 
. Acesso em: 
01 nov. 2015. 
 
22 
 
incrementar a eficiência governamental. Até a Revolução os ministérios pré-
revolucionários acumulavam depósitos de documentos por toda Paris, sendo que no 
interior do país os arquivos também estavam repletos e transbordando de 
documentos. Já na Inglaterra com quinhentos anos de governo transbordaram 
muitos depósitos espalhados em Londres. Os arquivos da fazenda, por exemplo, 
foram mudados varias vezes trazendo perdas e confusões difíceis de avaliar. Nos 
Estados Unidos durante cento e cinquenta anos de existência do governo federal, 
documentos oficiais encheram os últimos andares de prédios porões e até mesmo 
cantos no terraço nos quais eram simplesmente jogados por não mais suprirem a 
necessidade do uso corrente. 
A segunda razão para a criação dasinstituições arquivísticas, segundo 
Schellenberg (2002, p.31) foi a de ordem cultural, onde o Estado considera que o 
que é produzido em seu território faz parte do mesmo, sendo assim os arquivos só 
podem ser administrados pelo próprio governo. 
 
[...] Nenhum povo pode ser considerado conhecedor de sua própria 
história antes que seus documentos oficiais, uma vez reunidos, 
cuidados e tornados acessíveis aos pesquisadores, tenham sido 
objeto de estudos sistemáticos e antes que se determine a 
importância das informações neles contidas... Tem sido afirmado que 
“o cuidado que uma nação devota à preservação dos monumentos 
do seu passado pode servir como uma verdadeira medida do grau de 
civilização que atingiu”. Entre tais monumentos, e desfrutando o 
primeiro lugar, em valor e importância, estão os arquivos nacionais e 
locais. (ANDREWS, 1863 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 32). 
 
 
A terceira razão, para Schellenberg (2002, p.32-33) foi a de interesse pessoal 
cujo objetivo era destruir uma sociedade antiga para a construção de uma nova, mas 
eles tinham a consciência de que os documentos oficiais definem as relações do 
governo para com os governados, sabiam também que são a ultima prova de todos 
os direitos e privilégios civis permanentes e a prova imediata, de toda propriedade 
temporal e direitos de ordem financeira que se originam ou se ligam às relações do 
cidadão para com o governo. Por isso foram preservados todos os papeis uteis que 
fortalecesse o direito do Estado sobre as propriedades confiscadas. A quarta razão 
que culminou na criação de arquivos públicos, foi a de ordem oficial, aonde se 
chegou à conclusão de que mesmo os mais antigos documentos são relevantes 
23 
 
para as atividades governamentais, pois refletem sua origem. Constituindo assim a 
base sobre a qual se firma a estrutura de uma nação. 
 
 
2.2 DOCUMENTO e INFORMAÇÃO 
 
 
Nessa seção abordaremos dois conceitos: documento e informação, em 
virtude da importância de se identificar o documento no ambiente eletrônico, 
distinguindo-o das informações. 
Para Heredia (1991, p. 127) a amplitude do termo informação equivale ao 
termo documento. Documento e informação estão intimamente ligados. Para a 
autora a palavra documento em seu sentido amplo é todo registro de informação 
independente de seu suporte físico: 
 
Documento em um sentido muito amplo e genérico é todo registro de 
informação independente de seu suporte físico. Engloba tudo que 
pode transmitir conhecimento humano; livros, revistas, fotografias, 
filmes, microfilmes, microfichas, lâminas, transparências, desenhos, 
mapas, informativos, normas técnicas, patentes, fitas gravadas, 
discos, partituras, cartões perfurados, manuscritos, selos, medalhas, 
quadros, modelos, fac-símiles e, geralmente, tudo o que tem caráter 
representativo em três dimensões e é sujeito à intervenção de uma 
inteligência organizadora (HEREDIA, 1991, p. 121-122 tradução 
nossa). 
 
 
Paul Otlet (1937)3 em Congresso Mundial realizado em Paris, nos trouxe uma 
das principais contribuições para este campo, a concepção da palavra documento: 
 
Documento é o livro, a revista, o jornal; é a peça de arquivo, a 
estampa, a fotografia, a medalha, a música; é, também, atualmente, 
o filme, o disco e toda a parte documental que precede ou sucede a 
emissão radiofônica. (OTLET, 1937). 
 
 
A definição apresentada pelo Dicionário de terminologia arquivística, (1986, 
p.28), para documento é a “unidade constituída pela informação e seu suporte.” 
 
3
 OTLET, Paul. Documento e documentação: Introdução ao trabalho do Congresso Mundial da 
Documentação Universal, realizado em Paris, em 1937). 1937. Disponível em: 
. Acesso em: 11 jan. 2016. 
 
24 
 
O Projeto InterPARES 2, define documento como sendo a informação afixada 
em um meio sob uma forma fixa. E informação é um conjunto de dados destinados à 
comunicação através do tempo ou espaço. (InterPares 2 Project, 2010, p. 4) 
O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) definiu documento como 
sendo “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o 
formato”. 
Também temos a definição do dicionarista Aurélio Buarque de Holanda 
Ferreira que descreveu a definição para documento, como sendo: 
1. Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta 
de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. 
Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, 
revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) 
de natureza jurídica. 3. Qualquer registro gráfico. 4. Recomendação; 
preceito. (FERREIRA, 1986, p. 605). 
 
 
Ainda no, DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.107) temos a definição 
para o verbete informação que é o, “elemento referencial, noção, ideia ou 
mensagens contidas num documento”. Também consideramos para fins de pesquisa 
a definição do autor, Aurélio Buarque de Holanda Ferreira onde temos o verbete 
informação definido como, “ato ou efeito de informar; informe”. (FERREIRA, 1986, p. 
944). 
Para Le Coadic, (2004, p. 4-5) a informação é um conhecimento inscrito 
(registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em um 
suporte. Para o autor a informação comporta um elemento de sentido. Ele também 
definiu documento como o termo genérico que designa os objetos portadores de 
informação. 
 
2.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO 
 
 
Para entendermos documento arquivístico, partiremos do conceito proposto 
por Schellenberg, que considera que records é aquele que foi concebido ou usado 
no curso de um processo administrativo: 
 
25 
 
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias e outras espécies 
documentárias, independentemente de sua apresentação física ou 
características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade 
pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em 
função das suas atividades e preservados ou depositados para 
preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores 
como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, 
operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo 
dos dados neles contidos” (SCHELLENBERG, 2002 p. 41). 
 
 
O Projeto InterPARES 2, define documento arquivístico como: 
 
um documento arquivístico é definido como, qualquer documento 
produzido (isto é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras 
ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma 
atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade 
[...] todos os documentos arquivísticos e publicações são 
documentos e contêm dados. (InterPares 2 Project, 2010, p. 4). 
 
 
Bernardes (1998, p.44), apresenta documento de arquivo como: 
 
“todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da 
acumulação em processo natural por uma entidade produtora no 
exercício de suas competências, funções e atividades, 
independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a 
fita magnética, o disco óptico ou qualquer outro”. 
 
 
Camargo4 (2011, p. 157) afirma que: 
 
Os documentos de arquivo são, por excelência, textuais. Basta 
lembrar que o próprio aparecimento da escrita é tributário da 
necessidade que até hoje os define: a de mediar transações cujo 
registro, a título de prova, precisa ser estável e duradouro, como 
extensão ou prolongamento da memória de indivíduos e grupos. 
 
 
Existe no documento arquivístico características que o distingue de outros 
materiais e ao mesmo tempo os identifica como documentos arquivísticos. Esses 
documentos, segundo Duranti (1994, p.51-52) apresentam aspectos e 
 
4
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Objetos em arquivos: algumas reflexões sobre o gênerodocumental. 2011. Disponível em: 
. Acesso em: 
16 jan. 2016. 
 
 
26 
 
características diferentes como imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-
relacionamento/orgânico e unicidade. 
Duranti afirma que os documentos arquivísticos estão aptos para satisfazer os 
requisitos da legislação por constituírem em sua natureza um valor probatório e por 
servirem à transparência das ações, ocupando o papel central do saber arquivístico. 
De acordo com Duranti (1994, p.51), a primeira característica do documento 
arquivístico é a imparcialidade, através dela entende-se que: 
 
“os registros são inerentemente verdadeiros. Assim, os documentos 
fornecem provas originais porque constituem uma parte real do 
corpus dos fatos, do caso. Isto porque trazem uma promessa de 
fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização 
contribui”. 
 
 
Duranti (1994, p.51) explica que a autenticidade do documento arquivístico 
está relacionada ao processo de criação, manutenção e custódia: 
 
“Os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao 
cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma 
atividade, e são autênticos porque são criados, mantidos e 
conservados, de acordo com procedimentos regulares que podem 
ser comprovados”. 
 
 
A terceira característica é a Naturalidade onde mostra a forma de acumulação 
dos documentos arquivísticos no curso de suas atividades: 
 
“[...] são acumulados naturalmente nos escritórios em função dos 
objetivos práticos da administração. O fato de os documentos não 
serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de 
se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos 
de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão 
espontânea, ainda que estruturada.” (DURANTI, 1994 p. 52). 
 
 
No inter-relacionamento Duranti apresenta a missão do produtor nas suas 
funções, atividades e tarefas. 
 
Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto 
dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu 
significado depende dessas relações". As relações entre os 
documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, 
27 
 
estabelecem o axioma de que um único documento não pode se 
constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos 
passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu 
significado e sua capacidade comprobatória (organicidade). 
(DURANTI, 1994, p.52). 
 
 
Na quinta e última característica documental, unicidade, a autora nos 
apresenta cada documento como único num contexto documental e mesmo sendo 
uma cópia, por fazer parte de uma estrutura documental isso o torna único. O que 
diferencia e individualiza o documento arquivístico, dos documentos que estão fora 
do contexto arquivístico, é a sua relação com o restante do conjunto documental. 
 
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume 
um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e 
no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um 
mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu 
lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é 
sempre único. (DURANTI, 1994, p.52). 
 
 
A autora diz ainda que as características de imparcialidade, autenticidade, 
naturalidade, inter-relacionamento e unicidade tornam a análise dos registros 
documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do 
passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou 
culturais. 
O glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do 
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) (2014, p.18), o define documento de 
arquivo como “documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma 
atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação 
ou referência”. 
No ambiente eletrônico, principalmente em sistemas complexos, existem 
documentos, documentos arquivístico e informações. Os documentos arquivísticos 
encontram-se interligados tanto fora quanto dentro do grupo onde estão sendo 
preservados. 
Um único documento não pode se constituir em testemunho 
suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são 
interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade 
comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados 
entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos 
ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é 
28 
 
necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir 
seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. 
(DURANTI, 1994, p.52). 
 
 
Duranti deixa claro nesta citação que o documento de arquivo é sem dúvida 
uma fonte de prova isso não quer dizer que ele seja a prova em si. 
 
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO 
 
 
Nessa seção abordaremos as definições de documento eletrônico e 
documento digital e as diferenças entre eles, de acordo com literatura da área. O 
termo documento arquivístico eletrônico (electronic record) é utilizado 
preferencialmente na literatura arquivística de língua inglesa em lugar do termo 
documento arquivístico digital, porém na prática há diferença entre ambos. 
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), por meio de seu glossário de 
documentos digitais, criado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos 
(CTDE), define documento digital e documento eletrônico como: 
 
Documento Digital, Informação registrada, codificada em dígitos 
binários, acessível e interpretável por meio de sistema 
computacional. 
 
Documento Eletrônico, Informação registrada, codificada em forma 
analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio 
de um equipamento eletrônico. 
Nota: Na literatura arquivística internacional, algumas vezes 
encontra-se o termo “documento eletrônico” como sinônimo de 
“documento digital” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, 
p.19). 
 
 
Observamos ainda que a utilização do termo dígito binário estabelece a 
relação dos documentos digitais com o computador. 
De acordo com a CTDE (2014) compreendemos que todo documento digital é 
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. 
Rondinelli, (2005, p. 24), observa que a década de 1980 teve seu início com 
mudanças expressivas, como a “invasão dos computadores nas instituições públicas 
e privadas, com grande repercussão nos procedimentos administrativos e 
documentários adotados até então”. 
29 
 
Ora, considerando que os arquivos se constituem no principal objeto 
da arquivologia, fica evidente o impacto da informática sobre esse 
campo do conhecimento. (RONDINELLI, 2005, p. 24). 
Na mesma década foram registrados dois acontecimentos importantes entre a 
arquivologia e a informática: 
 
“registra dois acontecimentos importantes nas relações entre 
arquivologia e informática: a realização de uma pesquisa 
internacional, promovida pelo Comitê de Automação do CIA, em 
1985, sobre a aplicação da informática à gestão arquivística, e o 
Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Paris, em 1988.” 
(RONDINELLI, 2005, p. 30). 
 
 
Heredia (2013) abordou, que a instabilidade e o controle obrigatório exigido 
para os documentos eletrônicos trouxeram consigo a obrigatoriedade do uso dos 
matadados. 
A instabilidade reconhecida e o controle obrigatório para o 
documento eletrônico têm exigido os denominados metadados que 
se somam aos tradicionais elementos de descrição para reconhecer, 
contextualizar, representar e localizar os novos documentos de 
arquivo. (HEREDIA, 2013, p.38).2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL 
 
 
Rondinelli afirma que os documentos digitais fazem parte dos documentos 
processados eletronicamente, sendo que a diferença básica diz respeito à 
codificação binária, isto é, digital. Assim, documento em formato digital 
 
“é o documento processado por meio eletrônico, em formato digital. 
Entretanto, há outros documentos que, embora não sendo digitais, 
são processados eletronicamente. É o caso das fitas de áudio e 
eletromagnéticas analógicas, que também podem ser entendidas 
como documentos eletrônicos”. (Rondinelli, 2002, p.130). 
 
 
No glossário da (CTDE), a definição para documento arquivístico digital: 
“documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”. 
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.18) e o documento arquivístico 
eletrônico é definido como: “documento eletrônico reconhecido e tratado como um 
documento arquivístico”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19). 
30 
 
Duranti (2005, p.7) aborda a definição para documento arquivístico digital 
como um: “documento produzido ou recebido e retido para ação ou referência de 
forma eletrônica”. Entretanto a autora esclarece que para entendermos o conceito de 
documento arquivístico digital é preciso que se analisem seis características. 
A primeira delas é sua forma fixa significando “que o conteúdo binário do 
documento arquivístico digital deve ser armazenado de maneira que sua mensagem 
possa ser apresentada com a mesma forma documental que tinha quando retida 
pela primeira vez”. 
A segunda característica é o “conteúdo estável onde o documento deve-se 
manter completo, estável e inalterável”. 
Em relação às duas primeiras características, deve ser observada que o 
documento arquivístico digital tem que manter a mesma apresentação que tinha 
quando salvo pela primeira vez. 
A terceira característica do documento arquivístico digital são as relações 
explícitas “com outros documentos arquivísticos dentro ou fora do sistema digital, 
por meio de um código de classificação ou outro identificador único”. A quarta 
característica é o “contexto administrativo identificável”. A quinta característica 
encontrada é autor, destinatário e escritor. 
Por fim a sexta característica do documento arquivístico digital é a “ação, na 
qual o documento participa ou que o documento apoia em termos de procedimentos 
ou como parte do processo de tomada de decisão”. 
Rondinelli (2005) também discorre sobre o conceito de documento 
arquivístico digital, afirmando que os documentos convencionais e digitais 
apresentam os mesmos elementos constitutivos dos documentos estudados pelos 
primeiros diplomatistas como suporte, conteúdo, forma/estrutura, ação, pessoas, 
relação orgânica e o contexto. 
 
Assim como a descontextualização e a universalização dos 
componentes de um documento permitiam aos primeiros diplomatas 
reconhecer e avaliar documentos de séculos anteriores, criados em 
sistemas jurídicos diferentes e às vezes confusos, esse mesmo 
método pode auxiliar os arquivistas de hoje a analisar os documentos 
eletrônicos criados num ambiente tecnológico igualmente 
diversificado e confuso. (RONDINELLI, 2005, p. 55). 
 
 
31 
 
O suporte é o carregador físico do documento e, como tal, imprescindível, 
uma vez que o documento não existe até que seja fixado num suporte. Afirma que 
em relação ao documento arquivístico digital o suporte é uma parte física separada 
do conteúdo: 
“O suporte magnético ou óptico é uma parte física separada do 
conteúdo, trata-se de uma característica diferenciadora desse tipo de 
documento que, ao contrario dos documentos convencionais, não 
tem no suporte um elemento significativo, mas um mero carregador 
físico. Assim, a cada reprodução de um documento eletrônico em 
que o único elemento que muda é o suporte esse documento 
continua sendo idêntico ao que foi reproduzido”. (RONDINELLI, 
2005, p.56). 
 
 
Para Rondinelli (2005, p. 56-57) outra característica é o conteúdo, ou seja, “é 
a mensagem transmitida pelo documento”. 
A terceira característica é a forma/estrutura onde trata-se de regras de 
representação do conteúdo do documento arquivístico as quais se manifestam na 
sua forma física e intelectual. 
Na forma física a autora assegura que esses atributos são: o texto, o tipo e o 
tamanho da fonte, o formato, as cores, os idiomas, sinais especiais, como, símbolos 
indicando a existência de anexos ou logomarca da instituição, assinatura digital [...]. 
Os atributos físicos de um documento arquivístico eletrônico se constituem em 
elementos significativos, ou seja, qualquer alteração em um deles gera um 
documento diferente. 
Na forma intelectual a autora afirma que no caso dos documentos 
arquivísticos digitais os atributos são: configuração da informação, ou seja, tipo de 
representação do conteúdo (textual, gráfica, imagética, sonora ou todas juntas). 
Para MacNeil, 2000, p. 93 apud (RONDINELLI, 2005, p. 57-58) o componente 
central de um documento é o ato ou ação que o origina. 
A ação do documento dispositivo é aquela cuja forma escrita exigida pelo 
sistema jurídico, configura a existência do ato; por exemplo, um contrato celebrando 
um convênio; 
A ação do documento probativo, configura a prova de que um ato aconteceu 
de fato; por exemplo, uma certidão de nascimento; 
32 
 
A ação do documento de apoio é aquele criado no curso de uma atividade 
como simples apoio; por exemplo, um memorando solicitando a compra de um 
equipamento; 
A ação do documento narrativo é aquela que serve de memória de uma ação, 
mas não participa diretamente do seu desenvolvimento; por exemplo, anotações 
diárias sobre uma determinada atividade. 
Para Rondinelli (2005, p. 58-59) Pessoas consistem em agentes geradores do 
documento. No caso da diplomática tradicional, apenas três pessoas são 
necessárias para a criação de um documento. Autor, destinatário e escritor. No caso 
dos documentos arquivísticos digitais, além dessas três pessoas envolvidas são 
necessários que se acrescentem mais duas, como o criador e o originador. O autor 
(autoridade competente para criar o documento), O destinatário (pessoa a qual o 
documento se destina), O escritor (pessoa autorizada a redigir o documento), O 
criador (a pessoa jurídica que se constitui no fundo arquivístico ao qual o documento 
pertence) e o originador (o proprietário do endereço eletrônico). 
Relação orgânica onde cada documento está ligado ao anterior e ao 
subsequente, ou seja, inter-relacionados. Essa relação se manifesta no arranjo 
físico, no protocolo e no código de classificação de documentos, tornando-se 
explícita a relação entre o documento e a relação que o gera. 
Nesta última característica apresenta-se o contexto que é o elemento que se 
traduz no ambiente, cuja ação geradora de documento acontece. Aqui aparecem 
quatro elementos: jurídico administrativo, cuja instituição criadora de documento 
pertence; contexto de proveniência o qual se refere à missão estrutura 
organizacional e funções; contexto documentário, que se refere ao documento com 
todos os seus elementos constitutivos. 
 
Como já se viu, documentos convencionais e eletrônicos possuem os 
mesmos componentes. Entretanto, nestes últimos tais componentes 
não se encontram reunidos de maneira de maneira inseparável, ao 
contrário, são armazenados e gerenciados separadamente, como 
metadados. (RONDINELLI, 2005, p.59). 
 
 
 
 
 
 
 
 
33 
 
 
 
 
 
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
Para discorrer sobre o conceito de gestão documental, é preciso compreender 
que ele surgiu da necessidade da administração pública no século XIX, teve sua 
origem nos Estados Unidos, em alguns países anglo-saxônicos nos anos de 1940 
sob a denominação de (records management) priorizando-se a eficiência da 
administraçãopública. 
 
Os inícios do (records management) - gestão de documentos, em 
sua tradução literal para o espanhol pode remontar-se aos anos de 
1789-90, quando o primeiro congresso dos Estados Unidos publicou 
uma legislação referente ao armazenamento dos documentos 
(records) de seu predecessor, o Congresso Continental. Porém esta, 
assim como sucederia como outras no futuro, foi sistematicamente 
ignorada. (LLANSÓ, 1993, p. 66, tradução nossa). 
 
 
Quando se fundamentou que os documentos arquivísticos iriam do arquivo 
decorrente para eliminação e/ou para o arquivo permanente, esse procedimento é 
denominado destinação, tanto na visão do records management como na Teoria das 
três idades. Inicialmente seria para resolver os problemas de cunho administrativo e 
econômico. Um desses problemas diz respeito ao grande volume documental 
produzido e acumulado pelas instituições públicas no decorrer de sua existência. No 
pós-guerra, com o crescimento dos documentos e a diversidade de suportes e 
formatos teve como consequência a chamada explosão documental. 
A expressão “Record management”, de acordo com Santos (2012, p.189), foi 
traduzida como gestão de documentos a partir dos textos de Schellenberg e de uma 
publicação do Arquivo Nacional do Canadá. 
34 
 
O conceito de gestão de documentos na legislação americana 5 prevê 
atividades gerenciais no tocante à criação, manutenção e destinação dos 
documentos arquivísticos: 
(2) the term “records management” means the planning, controlling, 
directing, organizing, training, promoting, and other managerial 
activities involved with respect to records creation, records 
maintenance and use, and records disposition in order to achieve 
adequate and proper documentation of the policies and transactions 
of the Federal Government and effective and economical 
management of agency operations; (44 U.S.C. Chapter 29).6 
 
 
De acordo com Jardim, o conceito de gestão de documentos na formulação 
legal norte-americana considera que a gestão de documentos é uma extensão da 
administração, visando à economia tanto de espaço quanto financeira. 
 
Gestão de documentos como a aplicação da administração científica 
com fins de eficiência e economia, [...] a gestão de documentos 
cobre todo ciclo de existência dos documentos desde sua produção 
até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, 
ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente 
e intermediária. (JARDIM, 1987, p. 35). 
 
 
Segundo Jardim, a gestão de documentos veio contribuir para as funções 
arquivísticas, garantindo que as políticas e atividades dos governos fossem 
documentadas adequadamente ao garantir que: 
 
As políticas e atividades dos governos fossem documentadas 
adequadamente; ao garantir que menor número de documentos 
inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor 
permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, 
caso atingissem a fase permanente; ao garantir a definição de forma 
criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio 
arquivístico de um país, ou seja, de 2% a 5% da massa documental 
produzida, segundo a UNESCO. (JARDIM, 1987, p. 37). 
 
 
5
 NARA (National Archives and Records Management) 
Disponível em: . Acesso em: 19 jan. 
2016. 
 
6
 [gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a 
promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de 
documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do 
Governo Federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências (44 U.S.C. Chapter 29 
apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução da autora). 
 
35 
 
 
De acordo com a Lei Federal brasileira No 8.159, de 8 de janeiro de 19917, 
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providencias, a gestão de documentos é definida no art. 3o da seguinte forma: 
“Gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
 
 
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DIBRATE) define gestão 
de documentos como: 
 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou 
recolhimento. Também chamado administração de documentos. 
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). 
 
 
Para Bernardes, a gestão de documentos é um conjunto de medidas que 
garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, através de 
procedimentos e programas pretende garantir um efetivo controle na produção, no 
arquivamento e na destinação final dos documentos, 
 
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de 
todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua 
destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à 
racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação 
do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. 
(BERNARDES, 1998, p. 11). 
 
 
Para o Arquivo Nacional a gestão de documentos se operacionaliza através 
do planejamento: 
 
A gestão de documentos é operacionalizada através do 
planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos 
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o 
 
7
 BRASIL. Lei N
o
 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, 
Poder Legislativo, Brasília, DF, 9 jan. 1991. Seção I, p. 454-456. Disponível em: 
. Acesso em: 12 jan. 2016. 
36 
 
objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. (ARQUIVO 
NACIONAL, 1995, p. 14). 
 
 
Do ponto de vista da arquivologia, a definição encontrada no dicionário de 
terminologia arquivística para gestão de documentos é “um conjunto de medidas e 
rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, 
uso primário e avaliação de arquivos” (DICIONÁRIO de terminologia arquivística, 
1996, p. 41). 
A literatura arquivística brasileira destaca rotinas visando à racionalização e 
eficiência na criação e tramitação do documento em todo seu ciclo vital, seguindo o 
modelo norte americano. 
 
Apoiado pelo Conselho internacional de arquivos (CIA) e programas 
da UNESCO. Este modelo é o ponto de referência para o resto dos 
países, inclusive para aqueles que têm desenvolvido o seu próprio. O 
Nacional Archives and Record Administration (NARA) se reservou ao 
papel de organismo responsável pelo controle da totalidade do ciclo 
de vida dos documentos. (RUFEIL, 2009, p. 105, tradução nossa). 
 
 
Indolfo (1995, p. 14-15) indica cinco objetivos da gestão de documentos. O 
primeiro objetivo é assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, 
manutenção e destinação dos documentos; o segundo objetivo é garantir que a 
informação governamental esteja disponível quando e onde necessária ao governo e 
aos cidadãos. O terceiro é certificar a eliminação dos documentos que não tenham 
valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; o quarto objetivo é 
garantir o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e 
outras técnicas avançadas de gestão de documentos. O quinto objetivoobservado 
pela autora é a contribuição para o processo e preservação dos documentos que 
mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. 
Indolfo (1995, p. 15) destaca as três fases elementares da gestão de 
documentos. A primeira fase destacada por ela diz respeito à produção documental, 
que se refere ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas 
de um órgão ou setor, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia 
e de automação. 
37 
 
A segunda fase é marcada pela utilização dos documentos, referindo-se ao 
fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função 
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. É nesta fase que se 
encontra o controle relacionado às atividades de protocolo e suas técnicas 
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de 
recuperação do documento. A terceira fase está relacionada à destinação do 
documento, onde se encontram as atividades de análise, seleção e fixação de 
prazos de guarda dos documentos, ou seja, sugere decidir quais os documentos a 
serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. 
Recomenda-se, portanto que na gestão de documentos arquivísticos digitais 
sejam implantados rigorosos procedimentos de controle de produção, manutenção e 
uso e destinação final desta documentação com uma única finalidade; manter intacta 
suas características. Imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-
relacionamento/orgânico e unicidade. 
Indolfo ressalta que é essencial a inclusão de requisitos de natureza 
arquivística desde o momento da concepção desses sistemas de modo que se 
garanta a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade do 
documento. 
 
Para assegurar a longevidade, é essencial a inclusão de requisitos 
de natureza arquivística desde o momento da concepção desses 
sistemas, tornando-se imprescindível o cuidadoso controle ao longo 
de todo o seu ciclo vital, de modo a garantir a autenticidade, a 
fidedignidade, a integridade e a acessibilidade. (INDOLFO, 2013, p. 
54). 
 
 
Segundo MacNeil (2000) 
 
A autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, 
à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às 
condições de sua preservação e custódia. Isso quer dizer que o 
conceito de autenticidade refere-se à adoção de métodos que 
garantam que o documento não foi adulterado após a sua criação e 
que, portanto, continua sendo tão fidedigno quanto era no momento 
em que foi criado. Assim, em relação à autenticidade, considera-se 
que um documento eletrônico arquivístico autêntico é aquele que é 
transmitido de maneira segura, cujo status de transmissão pode ser 
determinado, que é preservado de maneira segura e cuja 
proveniência pode ser verificada (MACNEIL, 2000, p. 102 apud 
RONDINELLI, 2002, p. 66). 
38 
 
 
 
3.1 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS 
 
 
No final do século XX a revolução tecnológica impôs o formato digital para 
registrar e documentar as ações das organizações e das pessoas, acarretando 
diversas mudanças nos ambientes corporativos e também quanto à falta de controle 
na elaboração e arquivamento dos documentos. O crescimento da produção 
documental em meio digital acarretou uma preocupação principalmente nas 
instituições de preservação e em organismos internacionais como a UNESCO e o 
Conselho Internacional de Arquivos sobre como gerenciar, preservar e dar acesso a 
esse tipo de documento, tendo em vista que a finalidade da gestão de documentos é 
dar garantia para que os documentos arquivísticos digitais mantenham suas 
características de modo que os definam como documentos de arquivo. 
 
A tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais 
instável de armazenamento, comparado com os meios convencionais 
de registrar informações, tendo um impacto profundo sobre a gestão 
dos documentos digitais no presente para que se tenha garantia de 
acesso no futuro. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2OO4, 
p. 3). 
 
 
A Carta (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2OO4, p. 4-5) apresenta 
três proposições principais: A primeira delas é a elaboração de estratégias e 
políticas representada pela gestão arquivística de documentos; instrumentalização 
das organizações arquivísticas; governo eletrônico e ações cooperativas. A segunda 
é o estabelecimento de normas como: padrões e protocolos, requisitos funcionais, 
metadados de preservação, segurança da informação digital. A terceira 
representação é a promoção do conhecimento através de agenda de pesquisa 
científica; ensino e Formação de recursos humanos e disseminação do 
conhecimento. 
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ preparou 
diretrizes para apoiar os programas de gestão de documentos digitais entre os anos 
de 2004 até 2009. Dentre as quais destacamos a Resolução no 20 de 16 de julho de 
2004 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004), que dispõe sobre a inserção 
39 
 
dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos 
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 
A Resolução no artigo primeiro, parágrafo segundo, apresenta a identificação 
dos documentos digitais: 
 
Art. 1º – Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos 
produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles 
considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo 
programa de gestão arquivística de documentos. 
§2º - Considera-se documento arquivístico digital o documento 
arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e 
armazenado por sistema computacional. São exemplos de 
documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens 
de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também 
textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, 
dentre outras possibilidades, em formato digital (CONSELHO 
NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004). 
 
 
No artigo segundo observa-se que o programa de gestão é único tanto para 
os documentos digitais como para os documentos não digitais: 
 
Art. 2º Um programa de gestão arquivística de documentos é 
aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes 
convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são 
produzidas e armazenadas (CONSELHO NACIONAL DE 
ARQUIVOS, 2004). 
 
 
O artigo terceiro prevê requisitos para a gestão arquivística de documentos 
digitais, de acordo com as orientações do CONARQ: 
 
Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a 
implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de 
documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não 
funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de 
Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de 
longo prazo dos documentos arquivísticos. (CONSELHO NACIONAL 
DE ARQUIVOS, 2004). 
 
 
40 
 
Além de estabelecer diretrizes gerais para a gestão de documentos 
arquivísticos digitais, desenvolveu o Modelo de Requisitos para Sistemas 
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil. 
 
O e-ARQ Brasil é: 
 
Uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela 
organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de 
gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a 
confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além 
disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de 
documentos arquivísticos digitais. (CONSELHO NACIONAL DE 
ARQUIVOS, 2011, p. 9). 
 
 
O e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de 
documentos arquivísticos digitais. Ele estabelece requisitos mínimos para um 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), 
independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou 
implantado: 
 
especifica