Gestão dos documentos e metadados

Prévia do material em texto

Gestão dos documentos e metadados
Nem todos os dados da empresa residem em bancos de dados transacionais. A gestão de documentos atua efetivamente para auxiliar nos processos que permeiam os dados armazenados fora dos bancos de dados tradicionais. Assim, a gestão de documentos fica responsável por fazer o planejamento, implementação e controle de atividades para armazenar, proteger e acessar os dados de arquivos eletrônicos e registros físicos, como textos, imagens, áudio e vídeo.
Os objetivos da gestão de documentos são: proteger e garantir a disponibilidade dos dados armazenados em formatos menos estruturados; habilitar recuperação e uso de maneira eficaz dos dados não-estruturados; atender as obrigações legais e as expectativas dos clientes; garantir a continuidade do negócio por meio da retenção, recuperação e conversão dos arquivos; e controlar os custos do armazenamento desses arquivos.
A gestão de documentos muito tem a ver com o metadados, pois enquanto nos dados transacionais, os metadados são utilizados como suporte e descrição, nos arquivos, os metadados podem ser vistos como essenciais, pois os arquivos normalmente não apresentam estrutura clara e bem definida. Assim, a gestão de metadados se responsabiliza por criar, armazenar e integrar, além de controlar o uso dos metadados. Os principais objetivos são: prover entendimento da empresa a respeito dos termos e seu uso; integrar os metadados de diferentes fontes de dados; prover acesso fácil e integrado aos metadados; e garantir segurança e qualidade nos metadados.
Os arquivos também são referidos como registros, e normalmente ocupam mais espaço que os registros tradicionais, no formato de dados estruturados dos bancos transacionais. Isso implica em custo maior de armazenamento e dificuldade na geração de índices para fazer as consultas de maneira eficiente. Entre os possíveis tipos de arquivos armazenados, podem ser citados: físico, como documentos, memorandos, contratos e relatórios; eletrônicos, como e-mails, anexos e mensagens instantâneas; conteúdo de websites; documentos de todo tipo de mídia e hardware; e dados capturados em bancos de dados de qualquer tipo.
Dentro da recuperação eficiente de dados, dois pontos são importantes de serem observados: quanto ao sistema, onde é necessário ter um sistema para rastrear e armazenar os documentos, com segurança e versionamento, independente de onde os documentos são armazenados; e os papéis, apontando que todos são responsáveis na empresa são responsáveis por armazenar os documentos seguindo procedimentos estabelecidos, além de treinamento adequado para toda a equipe está apta a fazer isso da maneira correta.
Para que haja continuidade no negócio, o armazenamento dos documentos deve estar alinhado com: a identificação de documentos existentes e novos; criação e aprovação de políticas; políticas para retenção dos arquivos e políticas de segurança; classificação dos documentos; e definição de armazenamento a curto e longo prazo.
O controle de custos é importante dentro da gestão de documentos devido ao alto custo que esse tipo de armazenamento pode gerar. Devem ser estabelecidas algumas diretrizes, como: o que deve ser armazenado?; como deve ser armazenado? Qual sistema será utilizado para gerenciar o armazenamento e acesso aos arquivos?; por quanto tempo os arquivos devem ficar armazenados?
Os metadados, por sua vez, garantem a contextualização dos documentos e permitem que buscas sejam feitas nesses tipos de arquivos, mas também se referem aos metadados dos registros encontrados nas bases transacionais. A importância dos metadados pode ser destacada em alguns pontos: aumenta o valor estratégico das informações ao contextualizar os dados; reduz os custos de treinamento na mudança de funcionários devido aos metadados ajudarem a documentar a informação; melhora a comunicação entre a equipe de TI e o pessoal de negócios; melhora o desempenho no desenvolvimento dos sistemas; reduz o risco de falhas de projeto por permitir análises melhores de cenários.
Ao tratar dos metadados, o repositórios podem ser: centralizados, onde há alta disponibilidade, recuperação rápida, e apresentam manutenção cara e processos complexos de atualização dado que todos os metadados estão em um mesmo local; distribuídos, onde não há um repositório de persistência, assim é possível ter disponibilidade em tempo real e acesso rápido, porém não apresenta padrão entre os diferentes sistemas da empresa; e híbridos, com acesso quase em tempo real, dado que parte do metadados estarão centralizados, alta disponibilidade e algum atraso devido à combinação dos resultados das diferentes fontes e formas de armazená-los.
A respeito da qualidade dos metadados, são indicadores para esse grupo específico: completude; qualidade da documentação; conformidade de dados no serviço provido; cobertura de data stewards; uso dos metadados (referências feitas); maturidade da gestão dos metadados; e disponibilidade.
 
 
Atividade extra:
Vídeo no Youtube, “O que é GED e como ela auxilia na gestão das informações”:
https://www.youtube.com/watch?v=mtNS4p5mygI
 
 
Referência Bibliográfica:
· Data Management Body of Knowledge, Dama International, Data Management Association, 2017.
· Barbieri, Carlos. Governança de Dados: práticas, conceitos e novos caminhos. Brazil, Altas Books, 2019.
· Rêgo, Bergson. Simplificando a Governança de Dados: governe os dados de forma objetiva e inovadora. Brasport, 2020.