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0 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO E CIÊNCIAS CONTÁBEIS – E ST DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO – STA MONOGRAFIA FERNANDA LANNES DE AGUIAR BENEVENTE AUDITORIA E CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTOS DE GESTÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO NA PREFEITURA DE NITERÓI NITERÓI 2019 1 FERNANDA LANNES DE AGUIAR BENEVENTE AUDITORIA E CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTOS DE GESTÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO NA PREFEITURA DE NITERÓI Trabalho de Conclusão Curso apresentado ao Programa de Graduação em Administração da Faculdade de Administração e Ciências Contábeis da Universidade Federal Fluminense, como requisito à obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientador: Prof. Dr. Antônio da Silva Ranha Niterói, RJ 2019 2 FERNANDA LANNES DE AGUIAR BENEVENTE AUDITORIA E CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTOS DE GESTÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO NA PREFEITURA DE NITERÓI NITERÓI 2019 Ficha catalográfica automática - SDC/BAC Gerada com informações fornecidas pelo autor Bibliotecária responsável: Carlos Roberto Santos de Lima - CRB7/5531 B461a Benevente, Fernanda Lannes de Aguiar AUDITORIA E CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTOS DE GESTÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO NA PREFEITURA DE NITERÓI / Fernanda Lannes de Aguiar Benevente ; Antônio da Silva Ranha, orientador. Niterói, 2019. 58 f. : il. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Administração)-Universidade Federal Fluminense, Faculdade de Administração e Ciências Contábeis, Niterói, 2019. 1. Gestão pública. 2. Auditoria. 3. Controladoria de empresa. 4. Contabilidade pública. 5. Produção intelectual. I. Ranha, Antônio da Silva, orientador. II. Universidade Federal Fluminense. Faculdade de Administração e Ciências Contábeis. III. Título. CDD - 3 SUMÁRIO ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES .......................................................................................................... 5 LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E SÍMBOLOS ............................................................... 6 AGRADECIMENTOS ..................................................................................................................... 7 RESUMO .......................................................................................................................................... 8 1. INTRODUÇÃO......................................................................................................................... 10 1.1 Problema de Pesquisa..........................................................................................................................11 1.2 Justificativa ..........................................................................................................................................11 1.3 Objetivos .............................................................................................................................................12 1.3.1 Geral ................................................................................................................................................... 12 1.3.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................................... 12 1.4 Hipótese Básica ...................................................................................................................................12 2. REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................................... 13 2.1 Controle Interno ..................................................................................................................................13 2.1.1 Controle Interno na Administração Pública ....................................................................................... 14 2.1.2 Embasamento Legal do Controle na Administração Pública .............................................................. 15 2.1.3 Princípios do Controle Interno na Administração Pública .................................................................. 16 2.1.4 Objetivos do Controle Interno na Administração Pública .................................................................. 17 2.2 Auditoria .............................................................................................................................................18 2.2.1 A Origem da Auditoria ........................................................................................................................ 18 2.2.2 Auditoria no Brasil .............................................................................................................................. 19 2.2.3 Conceito.............................................................................................................................................. 20 2.3 Dos Gêneros da Auditoria - Auditoria Interna x Auditoria Externa .......................................................21 2.3.1 Auditoria Externa ................................................................................................................................ 21 2.3.2 Auditoria Interna ................................................................................................................................ 21 2.3.2.1 Auditoria Interna No Setor Público .................................................................................................. 24 4 2.3.2.2 Tipos de auditoria interna no setor público ..................................................................................... 24 2.3.2.3 Normas para execução da Auditoria Interna no setor público ........................................................ 25 2.3.2.4 Relatórios de Auditoria Interna no setor público ............................................................................. 26 2.3.2.5 Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público ................................................... 26 2.3.2.6 Auditoria interna como meio preventivo e segurança da administração ....................................... 28 2.3.2.7 Auditoria Interna e o Combate a Corrupção, a Fraude e o Erro ...................................................... 29 3. METODOLOGIA ..................................................................................................................... 34 3.1 Tipologia do Trabalho ..........................................................................................................................34 3.2 Recursos para análise do Balanço Patrimonial .....................................................................................34 3.2.1 Indicadores Contábeis Brasileiros .....................................................................................................36 4. ESTUDO DE CASO ................................................................................................................. 38 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................................ 46 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................................... 48 ANEXO I – ANÁLISE DA PREFEITURA DE NITERÓI ........................................................ 51 ANEXO II – ANÁLISE DA PREFEITURA DE CAMPOS DOS GOYTACAZES .................. 54 ANEXO III – ANÁLISE DA PREFEITURA DE MARICÁ ...................................................... 57 5 ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 - Sequência do processo contábil ....................................................................................................34 Figura 2 - Procedimentos De Controle Interno.............................................................................................38 Figura 3 - Saldo de Tesouraria Prefeitura de Niterói ...................................................................................43 Figura 4 - Saldo de Tesouraria Prefeitura de Campos .................................................................................43 Figura 5 - Saldo de Tesouraria Prefeitura de Maricá ...................................................................................44 6 LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E SÍMBOLOS AICPA - American Institute of Certified Public Accountants (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) Audibra – Instituto dos Auditores Internos do Brasil CCO – Centro de Controle Operacional CFC – Conselho de Federal de Contabilidade CPI – Comissão Parlamentar de Inquérito ISS – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza LDO – Lei de Diretrizes Orçamentárias LOA – Lei Orçamentária Anual MP-RJ – Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro NBC T – Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público. NFSe – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica PPA – Plano Plurianual RPA – Recibo de pagamento de autônomo TCE-RJ – Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina 7 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, que me deu o fôlego de vida, que me permitiu chegar até aqui e que sempre esteve e estará ao meu lado nos bons e nos maus momentos. A Ele toda honra, toda glória e todo louvor. Aos meus pais, que me criaram e que sempre investiram na minha educação: essa conquista também é de vocês! Obrigada por me apoiarem quando quis mudar de curso e tentar algo novo; obrigada por sempre estarem ao meu lado aconselhando e ajudando em todos os momentos; obrigada por fazerem de mim o que sou hoje. Ao meu esposo, o amor da minha vida, aquele que sempre acreditou em mim, mesmo quando nem eu acreditava; se eu cheguei até aqui, foi com a sua ajuda e não teria conseguido sem o seu suporte. Que novos desafios cheguem e que eu possa sempre contar com seu ombro amigo e amoroso para me sustentar nos piores dias. Que eu possa contar também com seu abraço caloroso e seu sorriso encantador quando as vitórias chegarem. E que sejam muitas daqui pra frente! Te amo! Às minhas bolinhas de pelo fofas, que sempre “estudaram” comigo e me “ajudaram” a estruturar a monografia. Sem seus conhecimentos felinos e sem seu amor diário em forma de ronrom, eu não suportaria a pressão de terminar uma graduação. Te amo, minha Mel, meu Neguinho e minha Milly! Ao meu orientador que sempre se mostrou prestativo e pronto a me ajudar. Suas aulas e dicas foram valiosas. Sem seu suporte não teria conseguido. Muito obrigada! À banca avaliadora por aceitar o convite e ser paciente com essa aprendiz de administradora. Estava nervosa e apreensiva com o resultado, mas vocês fizeram com que todo o meu esforço valesse a pena ao me dar o tão temido “veredito final”. Ao coordenador do curso e a todo corpo docente da Adm UFF que direta ou indiretamente me ajudaram a chegar até aqui. Sem o conhecimento compartilhado, essa vitória não seria possível. Agradeço cada dia de aula, cada trabalho, cada prova, cada ensinamento. Vocês foram peças fundamentais para essa conquista. Por fim, à minha irmã, ao meu cunhado, aos demais familiares, meus sogros, minha cunhada, meus amigos e todos aqueles que, de alguma forma, contribuíram com orações, conselhos e ajudas diretas ou indiretas para que esse sonho se tornasse realidade. Amo de forma especial cada um de vocês. 8 RESUMO A auditoria é um instrumento investigativo amplo e eficaz. Por meio de suas técnicas, como o controle interno, pode-se contribuir significativamente para a aplicação de forma correta e sincronizada dos procedimentos, processos e ferramentas utilizadas pelas organizações. Nesta monografia buscou-se verificar os procedimentos de auditoria interna e do controle interno municipal na gestão administrativa de Niterói, segundo as regras definidas pela NBC T 16.8. Para alcançar este objetivo realizou-se um levantamento de dados no Portal da Transparência e em algumas fontes de notícias sobre o município em questão. Realizou-se também um comparativo com as prefeituras de Campos dos Goytacazes e Maricá. A partir do estudo realizado pode-se verificar que muito ainda se tem que melhorar no poder público, porém a auditoria interna nos municípios estudados atua de forma ativa, em consonância com os propósitos e objetivos estabelecidos pela NBC T 16.8 que institui o controle interno na administração pública. Palavras-chave: Auditoria, Controle interno, Administração Pública, Controladoria 9 ABSTRACT Audit is a broad and effective investigative tool. Through its techniques, such as internal control, it can contribute significantly to the correct and synchronized application of procedures, processes and tools used by organizations. This monograph sought to verify the internal audit procedures and the municipal internal control in the administrative management of Niterói, according to the rules defined by NBC T 16.8. To achieve this objective a survey of data was carried out in the Transparency Portal and in some news sources about the municipality in question. A comparison was also made with the prefectures of Campos dos Goytacazes and Maricá. From the study carried out, it can be verified that much still has to be improved in public power, but the internal audit in the municipalities studied actively works in harmony with the purposes and objectives established by NBC T 16.8 that establishes the internal control in the public administration. Keywords: Audit, Internal Control, Public Administration, Controllership 10 1. INTRODUÇÃO A auditoria é um instrumento investigativo amplo e eficaz. Por meio de suas técnicas, como o controle interno, pode-se contribuir significativamente para a aplicação de forma correta e sincronizada dos procedimentos, processos e ferramentas utilizadas pelas organizações. Diante disso, entende-se que a auditoria constitui um aspecto de investigação de controle administrativo, na qual se destacam, como um ponto de convergência de todos os efeitos, fatos e informações advindas de diversos segmentos de uma empresa. Não menos importante, a contabilidade mantém estreitas relações com os sistemas de auditoria, cujo objetivo é tornar as avaliações contábeis mais confiáveis, adequadas, totais e seguras. Todavia, no contexto da Administração Pública, na qual é necessária a transparência e cumprimento das leis, a sociedade, além de ser a principal beneficiada, também é agente fiscalizador. Portanto, a auditoria interna é de suma importância, pois, através dela, é possível aplicar procedimentos e técnicas que objetivam examinar a conformidade, a eficácia e a legalidade dos controles internos, das ações, dos fatos e das informações contábeis, financeiras e operacionais dos elementos públicos. Além disso, a auditoria interna inclina-se a examinar, analisar e avaliar a integridade, a adequação, a eficácia e a eficiência dos processos, sistemas e controles internos da organização, como forma de assistir e de acompanhar a gestão da organização frente ao cumprimento de seus objetivos de forma sistematizada, dando suporte aos relatórios financeiros, a fim de agregar valor à empresa. Diante da realidade atual, nas organizações públicas é necessário que a auditoria interna esteja presente para que os trabalhos realizados sejam executados da melhor forma possível e para que ocorra uma correta destinação e aplicaçõesde recursos, visto que a auditoria interna, no âmbito governamental, tem por objetivo supervisionar, normatizar, fiscalizar e avaliar o grau de confiabilidade dos controles internos instituídos como forma de instrumento de controle social na Administração Pública. Com as novas exigências legais, na Administração Pública a auditoria interna auxilia os sistemas de controle interno com o intuito de alcançar os objetivos previstos através de orientações e adequações, para que se realize a obrigação da administração sem que se tenham danos em aspectos financeiros, patrimoniais e econômicos, representando um elo fundamental nesta cadeia de fiabilidade: auditorias regulares são um importante meio de prevenir e detectar irregularidades em matérias financeiras. 11 Na atualidade, a Administração Pública enfrenta muitos desafios e dificuldades perante a realidade de crise, de corrupção, de desfalques orçamentários, de fraude na elaboração de contas governamentais, dentre outros, sob os quais a sociedade exige que “os gestores públicos devem ter em mente a responsabilidade de [...] prestar contas permanentemente” aos cidadãos “consolidando assim os princípios de moralidade, da cidadania e da justiça social” (Sant´ana; Locatelli & Turri, 2017). Assim, a presente pesquisa destina-se a avaliar a existência de controles internos no município, bem como o de verificar se os recursos destinados estão sendo devidamente aplicados na sua finalidade. Para esse fim, a auditoria interna se apresenta como uma ferramenta de controle administrativo, que tem como objetivo salvaguardar os ativos. Por outro lado, o conceito de controle interno não se conjuga com o de auditoria interna. A auditoria interna é um trabalho de revisão e análise dos controles internos, realizado por um departamento específico da empresa; o controle interno trata-se dos procedimentos realizados continuamente na empresa, para que sejam alcançados os seus objetivos. 1.1 Problema de Pesquisa Como os procedimentos de auditoria interna e do controle interno municipal podem contribuir para a gestão administrativa de Niterói, segundo as regras definidas pela NBC T 16.8? 1.2 Justificativa A auditoria interna se apresenta na contabilidade pública como uma ferramenta de grande auxílio para que os administradores desempenhem adequadamente suas funções, pois, com ela, é possível verificar e examinar os procedimentos desenvolvidos. Na Administração Pública, controle é ter prudência, orientação, harmonia, para poder analisar as atividades dos demais setores. O controle interno ampara o gestor público na busca pelo seu objetivo e lhe permite conhecer todos os processos que estão ocorrendo na entidade. Por meio dele também é possível verificar a legalidade dos atos desenvolvidos na instituição. A pesquisa justifica-se perante a aplicabilidade da auditoria do sistema de controle interno na gestão municipal, visto que, nos dias atuais, a crise no Brasil aponta para 12 frustrações na arrecadação de receitas, nas dificuldades em reduzir despesas e para a necessidade de corrigir desvios, refletindo na qualidade dos serviços públicos prestados pela União, Estados e Municípios. Esses aspectos impactam fortemente a população, que deve ter ciência de que, suas taxas, impostos e demais contribuições sejam devidamente destinadas para as mais diversas áreas, como saúde, educação, segurança, entre outros, mediante o estabelecimento de um controle rigoroso e eficiente de seu sistema de controle interno. Além disso, a pesquisa justifica-se em razão do estudo da NBCT 16.8 e demais normas de auditoria interna aplicadas ao setor público, que provocam no gestor contábil a necessidade de conhecimento na área de auditoria. 1.3 Objetivos 1.3.1 Geral Verificar os procedimentos de auditoria interna e do controle interno municipal na gestão administrativa de Niterói, segundo as regras definidas pela NBC T 16.8 e comparar com outras prefeituras; nesse caso, escolhemos comparar com as Prefeituras de Maricá e de Campos dos Goytacazes. 1.3.2 Objetivos Específicos • Verificar a existência efetiva do controle interno na prefeitura; • Verificar a real aplicação da NBC T 16.8 na auditoria municipal; • Analisar as informações inerentes das descobertas da auditoria interna na condução de implementação de novos controles internos e expor casos de desvio de recursos; • Comparar as administrações nessas prefeituras usando um indicador de análise. 1.4 Hipótese Básica Devido à complexidade em que a contabilidade pública está inserida, e devido à grande burocracia da Administração Pública, é possível que sejam encontradas falhas nos pareceres da auditoria, e que haja um controle interno aquém de sua efetividade. 13 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Controle Interno Segundo Ferreira (1986, p. 469), controle é “a fiscalização exercida sobre as atividades das pessoas, órgãos, departamentos, ou sobre produtos, etc., para que tais atividades não se desviem das normas preestabelecidas”. Já de acordo com o Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo, coordenação Silva Júnior (2000, p. 16), [...] controle interno, entendendo por tal todos os processos e rotinas, de natureza administrativa ou contábil, destinados a fazer com que na empresa: (a) os colaboradores respeitem e adiram às políticas traçadas pela Alta Administração; (b) os ativos tenham sua integridade protegida; (c) as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras. Conforme Guimarães (2001, p. 63), os controles internos são “instrumentos importantes utilizados numa empresa objetivando a consistência de procedimentos técnicos e administrativos adotados, assegurando-se os meios indispensáveis ao acompanhamento das ações planejadas e a análise dos resultados esperados”. Peleias (2002, p. 26) define controle como: A etapa do processo de gestão, contínua e recorrente, que avalia o grau de aderência entre os planos e sua execução; analisa os desvios ocorridos, procurando identificar suas causas, sejam elas internas ou externas; direciona as ações corretivas, observando a ocorrência de variáveis no cenário futuro, visando alcançar os objetivos propostos. Um importante aspecto do controle é a preocupação dos gestores em preservar que os recursos sejam obtidos e aplicados eficientemente na realização dos objetivos traçados pela organização, já que o controle é definido como um processo pelo qual a entidade segue os planos e as políticas da administração. De maneira mais objetiva, pode-se dizer que o controle interno busca a informação com relação ao seu patrimônio, geração de receitas, custos e despesas incorridas da atividade da empresa, bem como a padronização de procedimentos e o controle das atividades realizadas. Interno porque diz respeito à natureza conhecedora de algo da sua estrutura e do interior efetivando-se até aos mínimos detalhes. O Institut Français Experts Comptables apud Sá (1998, p.106), define que: 14 O controle interno é formado pelo plano da organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção. Portanto, pela definição do AICPA deduz-se que as funções do controle interno vão além das relacionadas à contabilidade e finanças. O AICPA subdivide o controle interno em contábeis, que abrangem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos em relação à proteção dos ativos e à legitimidade dos registros contábeis; e, administrativos, que contemplem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que fazem a relação com a eficiência operacional, bem como da obediênciaàs políticas administrativas. Desta maneira, a função do controle interno está profundamente ligada à função do planejamento por intermédio de um sistema de feedback que informa o resultado de decisões. Os Controles Internos podem ser então compreendidos como sendo todas as ferramentas utilizadas pelos gestores para assegurar a confiabilidade das informações geradas. Pelo exposto, o Controle Interno é a base de qualquer trabalho de auditoria, posto que é por meio dele que os auditores poderão avaliar e descobrir possíveis deficiências ou falhas do sistema. Entretanto, este assunto, pela importância que traz ao presente estudo, será devidamente abordado em tópico próprio. Aqui cabe explanar que as definições citadas anteriormente tornam claro que um sistema de Controle Interno se amplia para além dos assuntos relacionados diretamente às funções da contabilidade e dos departamentos financeiros, já que irão englobar também aspectos operacionais dentro da organização. 2.1.1 Controle Interno na Administração Pública A preocupação com o controle interno na Administração Pública Brasileira teve sua origem no período colonial, mais precisamente em 1680, e por meio da criação da Junta das Fazendas das Capitanias e da Junta da Fazenda do Rio de Janeiro, jurisdicionadas por Portugal, restringindo-se basicamente aos aspectos orçamentário e financeiro. E, dentre as principais ações das juntas supracitadas, Peter e Machado (2013, p.58) destacam: “tombamento de bens públicos, arrecadação de dízimos, registro de receitas e despesas e exigência de prestação de contas anuais por parte dos provedores das capitanias hereditárias”. 15 O Tesouro Nacional, fator importante para que os primeiros passos rumo ao processo de controle da gestão pública no Brasil fossem dados, fora criado com a independência. Assim, fora com a proclamação da República que o país fortaleceu as funções legislativas e transformações densas no controle das contas públicas. Desta maneira, na atualidade e, de acordo com os ensinamentos de Di Pietro (2015), o controle interno da administração pública compreende: O poder de fiscalização e correção que exercem os órgãos dos poderes Judiciário, Legislativo e o Executivo, com o objetivo de garantir a conformidade de sua atuação com os princípios que lhe são impostos pelo ordenamento jurídico. Os controles formais aplicados às entidades públicas decorrem de determinações constitucionais, leis, decretos e regulamentos que vêm adaptando-se à evolução da própria Administração Pública, passando a adotar uma postura preventiva, com ênfase no controle inicialmente dos procedimentos, fundamentado no paradigma da administração gerencial, em substituição ao modelo burocrático baseado no pressuposto da desconfiança em relação ao administrador. 2.1.2 Embasamento Legal do Controle na Administração Pública A Constituição Federal de 1988 reforça a necessidade do controle e define em seu art. 70 : A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das Entidades da Administração Direta e Indireta, quanto a legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle de cada poder. Parágrafo único: Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.” Já a Lei nº 4.320/64 preconiza em seu art.75: O controle da execução orçamentária compreenderá: I – a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação da receita ou a realização da despesa, o nascimento ou a extinção de direitos e obrigações; II – a fidelidade funcional dos agentes da administração responsáveis por bens e valores públicos; III – o cumprimento do programa de trabalho expresso em termos monetários e em termos de realização de obras e prestação de serviços. 16 Peter e Machado (2013, p. 23), comentando a lei nº 4.320/64 esclarecem que a mesma demonstra a grande preocupação com o aspecto legal e com a formalidade e abrangência do controle, compreendendo a execução orçamentário-financeira e o cumprimento das propostas de melhoria ao bem-estar da sociedade, traduzidas nos programas de trabalho. Compreende-se que a ideia central é prevenção e correção de erros ou desvios no âmbito de cada poder ou entidade da Administração Pública. Os Controles Internos implementados em uma organização devem, prioritariamente, ter caráter preventivo e estar voltados, permanentemente, para a correção de eventuais desvios em relação aos parâmetros estabelecidos. Devem ainda prevalecer como instrumentos auxiliares de gestão e estar direcionados para o atendimento a todos os níveis hierárquicos da Administração. Quanto maior for o grau de adequação dos controles internos, menor será a vulnerabilidade desses controles. (Instrução Normativa nº 16, 1998) 2.1.3 Princípios do Controle Interno na Administração Pública O artigo 37 da Constituição Federal de 1988 elenca os princípios inerentes à Administração Pública, como segue: • Legalidade • Impessoalidade • Moralidade • Publicidade • Eficiência Princípios do Decreto-Lei 200/67 • Planejamento • Coordenação • Delegação de Competência • Descentralização • Controle Ademais, o Controle Interno Público possui alguns conjuntos de regras e diretrizes de sistemas, que visam a atingir os objetivos específicos, tais como: a) relação custo/benefício: b) qualificação apropriada, treinamento e rotatividade de funcionários: c) delegação de poderes e resolução de responsabilidades: d) segregação de funções e) instruções devidamente formalizadas: f) controle sobre as transações g) aderência às diretrizes e normas legais. 17 2.1.4 Objetivos do Controle Interno na Administração Pública Peter e Machado (2003, p.25 e 26) defendem que o objetivo do Controle Interno na Administração Pública é o de “assegurar que não ocorram erros potenciais, através do controle de suas causas destacando-se, entre os objetivos específicos a serem atingidos, os seguintes”: • observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos; • assegurar, nas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais, sua exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade; • antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes; • propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos; • salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto a sua boa e regular utilização e assegurar a legitimidade do passivo; • permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando a eficácia, eficiência e economicidade dos recursos; • assegurar aderência às diretrizes, planos, normas e procedimentos do órgão/entidade. Importante evidenciar que, de acordo com Boyton, Johnson e Kell (2012), o Controle Interno exerce suas atribuições através da Auditoria Interna, dos órgãos governamentais, e também, através do sistema de Informações Gerenciais. Deste modo as normas de auditoria pública, geralmente aceitas, exigem que o auditor relate deficiências nos controles internos. Eis alguns exemplos: • Ausência de segregação de funções que seja coerente com objetivos de controle adequados. • Evidência de que ativos não se encontram salvaguardados contra perda, danos ou apropriação indébita. • Ausência de nível suficiente de consciência de controle na organização. • Ausência de correção de deficiências anteriormente identificadas. 18 Portanto far-se-á necessário, a seguir, abordar o conceito, objetivoe fundamentos da auditoria interna para, num segundo momento, verificar sua importância na Administração Pública como forma de controle interno desta. 2.2 Auditoria 2.2.1 A Origem da Auditoria A origem da Auditoria é imprecisa e controversa; por isso, interessante trazer aqui a ideia de alguns autores sobre o assunto. Existem indícios históricos que levam a crer que a origem da Auditoria se deu por volta do ano de 4000 a.C., quando civilizações vindas do oeste da África estabeleceram entre si governos e comércio (FRANCO,2001). Diante de preocupação acerca de problemas com a arrecadação e o controle dos registros das receitas vindas de impostos, foram criados mecanismos para controlar a Auditoria, com o intuito de reduzir os erros, assim como as chances de fraudes por parte de profissionais inábeis e oficiais desonestos (JUND apud GUERRA, 2005). Por sua vez, de acordo Pinho (2001, p.19), “os primeiros indícios de Auditoria, no sentido similar ao atualmente empregado, datam da civilização suméria, identificáveis a partir da prática da conferência dos bens oriundos da atividade pastoril”. Porém, Santi (2008) preleciona que a auditoria tenha surgido juntamente com os guarda-livros, nome dado àqueles que prestavam serviço de assessoria na atividade de escrituração das transações aos comerciantes italianos. Magalhães et al (2001) também compartilha da mesma opinião de Santi, posto o que apresenta em sua obra como histórico do surgimento de Auditoria: “na Itália, século XV ou XVI, supõe-se que a Auditoria surgiu como profissão no momento em que um especialista deixou de praticar Contabilidade para assessorar outros profissionais e mercadores, transformando-se em consultor público liberal”. Conquanto a Auditoria Moderna, Jund (2002, p. 05) defende que o berço foi a Inglaterra, que a exportou para os demais países. Marcondes (2003, p. 3) concorda, ao afiançar que a Inglaterra, como dominadora dos mares e do comércio em épocas incididas, “teria iniciado a disseminação de investimentos em diversos locais e países e, por consequência, o exame dos investimentos mantidos naqueles locais”. 19 2.2.2 Auditoria no Brasil De acordo com Pinho (2001) os primeiros relatos de uma auditoria realizada no Brasil, ocorreu no ano de 1903, por meio de um parecer emitido pela empresa internacional de auditoria, a Clarkson & Cross, antecessora da atual Ernst & Young, que analisou as demonstrações financeiras de uma empresa canadense instalada em São Paulo. Fica assim claro, consoante entendimento também de Attie (2008) e Almeida (2003) que a auditoria teve início no Brasil por meio de empresas internacionais de auditoria que migraram para o país para atender o mercado de capitais crescente que corroborou para a existência de fusões e aquisições, assim como para a presença de filiais e subsidiárias de firmas estrangeiras. Assim, com o aumento da necessidade de auditoria nas empresas, a profissão de auditor torna-se reconhecida e regulamentada, como devidamente lecionado por Almeida (2003, p. 83): Em 1957, forma-se o Instituto dos Contadores Públicos do Brasil. Em 1968, a auditoria passa a ser reconhecida formalmente por ato do Banco Central, tornando-a obrigatória em quase todas as entidades do sistema financeiro. Em 1972, foi criado o Instituto de Auditores do Brasil, órgão que foi reconhecido pelo Conselho Federal de Contabilidade e pelo Banco Central do Brasil. Hoje em dia, a auditoria não se trata de um instrumento de mera observação, todavia é também de orientação, posto ser ferramenta capaz ainda de apurar responsabilidades e resguardar a integridade dos diretores ou executivos. Deste modo, a auditoria é peça basal na verificação das demonstrações contábeis, sinalizando falhas que alertam os gestores à necessidade de mudanças. Em relação ao seu objetivo, Perez Júnior (2005, p. 15) aduz que a auditoria embasa-se em alguns itens básicos, como comprovação pelo registro de que são exatos os fatos patrimoniais; demonstração dos erros e fraudes encontrados; sugestão das providências cabíveis visando à prevenção de erros e fraudes; verificação de que a contabilidade é satisfatória sob o aspecto sistemático e de organização; verificação do funcionamento do controle interno e proposição de medidas de previsão de fatos patrimoniais com o propósito de manter a empresa dentro dos limites de organização e legalidade. Já o objetivo da Auditoria Interna é o de ser uma importante ferramenta auxiliar da Gestão de iniciativas públicas e privadas, buscando mantê-la bem informada sobre suas inúmeras atividades, através da elaboração e manutenção de sistemas de informações 20 gerenciais segmentados em seus métodos essenciais que na forma como são desenvolvidos, atribuem-lhe originalidade própria e atributos (SÁ, 2002). 2.2.3 Conceito A palavra auditoria tem sua origem no latim auditore, que significa ouvir. É grande a quantidade de autores que compreendem a auditoria como um instrumento de proteção da empresa, uma vez que tem a finalidade de prevenir e detectar atos fraudulentos evitando, com isso, que a empresa venha a adquirir custos fiscais provenientes dessas fraudes. A isso, vejamos: De acordo com Sá (2009, p. 22) auditoria é “a técnica contábil do sistemático exame dos registros, visando apresentar conclusões, críticas e opiniões sobre as situações patrimoniais e aquelas dos resultados, quer formadas, quer em processo de formação.” Para Franco e Marra (2012, p. 20) a auditoria é uma técnica contábil: Através de procedimentos específicos que lhes são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios de Contabilidade geralmente aceitos e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinados e as demais situações nelas demonstradas. Para Cruz (2014, p. 35) a auditoria interna constitui-se em uma atividade de extrema responsabilidade, pois para prevenir atos fraudulentos, exige dos auditores “conhecimentos multidisciplinares, principalmente conhecimentos contábeis e jurídicos, necessários para a realização dos trabalhos de auditoria e elaboração dos relatórios e decisões de auditoria”. No entender de Guimarães (2001, p. 401), A auditoria financeira ou contabilística visa essencialmente dar credibilidade à informação financeira, de forma a que seja útil à tomada de decisões por parte dos diferentes destinatários/utilizadores dessa informação (clientes, fornecedores, acionistas, Estado, investidores, instituições financeiras, público em geral). Essa informação compreende, nomeadamente, as demonstrações financeiras. Deste modo, fica evidente que o objeto da auditoria é certificar o patrimônio como um todo. Por patrimônio pode-se entender como sendo o conjunto de bens e direitos, avaliados sob dois aspectos: quantitativo e qualitativo. 21 2.3 Dos Gêneros da Auditoria - Auditoria Interna x Auditoria Externa 2.3.1 Auditoria Externa Não se pode deixar de relatar que a auditoria externa também é exercida na administração pública e, por conta disso, é imperioso que se traga uma breve análise distinta desta. Cocurullo (2015, p.158) delibera sobre a auditoria externa, compreendendo-a como sendo: “aquela realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a entidade auditada, que poderá ser contratado para a auditoria permanente ou eventual”. As companhias abertas são obrigadas, por força da Lei, a serem auditadas por auditores independentes, como preconizado no inciso 3, do art.177 da Lei 6.404/76,conhecida como Lei das S.A.s, que assim estabelece “demonstrações financeiras das companhias abertas observarão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários e serão obrigatoriamente submetidas a auditoria por auditores independentes nela registrados”. Atie (2008) sabiamente comenta que, para um melhor aproveitamento da auditoria externa, esta deve ocorrer conjuntamente com a auditoria interna. Sobre isso, Paula (2009) comenta que não se trata de duplo serviço, pois enquanto a auditoria interna é “uma opinião emitida dentro da própria empresa”, por um órgão de sua estrutura, a auditoria externa é uma opinião de natureza “independente”. A auditoria externa, no âmbito do governo federal, é prestada através do Tribunal de Contas da União, que se configura como sendo o órgão incumbido de auxiliar o Congresso e suas atribuições na gestão pública. Nesse sentido, o principal objetivo do Tribunal de Contas, em todas as esferas governamentais, é resguardar a probidade e a eficiência da Administração por meio da transparência dos atos de seus agentes, informando a sociedade sobre a efetividade e regularidade da gestão. 2.3.2 Auditoria Interna 22 A auditoria interna surgiu com a necessidade das empresas em revisar seus controles internos e os processos operacionais de maneira periódica, com maior profundidade, verificando também as demais áreas além da contábil, a fim de analisar se as normas internas vêm sendo seguidas. De maneira paralela, o auditor interno executa auditoria contábil. O objetivo da Auditoria Interna é o de ser uma importante ferramenta auxiliar da Gestão de iniciativas públicas e privadas, buscando mantê-la bem informada sobre suas inúmeras atividades, através da elaboração e manutenção de sistemas de informações gerenciais segmentados em seus métodos essenciais que na forma como são desenvolvidos, atribuem-lhe originalidade própria e atributos (SÁ, 2012). A isso, De Silva (2014) complementa afiançando que o objetivo da Auditoria Interna é o de: Prestar assistência a todos os membros da administração, no cumprimento eficiente de suas responsabilidades, proporcionando análises, objetivos, avaliações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. Para Attie (2008,p.28) a Auditoria Interna é: (...)uma função independente de avaliação, criada dentro da organização para examinar e avaliar suas atividades, a qual propõe-se a auxiliar os membros da administração a desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades, por intermédio do fornecimento de análises, avaliações, recomendações, assessoria e informações relativas às atividades examinadas. Sobre isso Almeida (2003, p.5) leciona que ao auditor interno: (...) é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado aqueles cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia examinar (como por exemplo, elaborar lançamentos contábeis), para que não interfira na sua independência. Franco e Marra (2010, p.30) explanam o objeto e os fins da atividade de Auditoria Contábil, afirmando que: O objeto da Auditoria interna é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a veracidade dos registros e legitimidade dos atos da administração. Ainda de acordo com os referidos autores pode-se expor, de maneira resumida, que a auditoria interna tem por objetivo: 23 •examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações; •examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância às políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes; •examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se necessário, comprovar sua existência real; •verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica; •examinar operações e programas e verificar se os resultados são compatíveis com os planos e se essas operações e esses programas são executados de acordo com o que foi planejado; e •comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providências necessárias a respeito de suas descobertas. Conquanto a missão da auditoria interna, Audibra (Instituto dos Auditores Internos no Brasil, 2008) destaca as seguintes: • emitir a opinião conclusiva ou considerações a respeito das operações examinadas, avaliarem os fluxos dos sistemas, plano de controle interno e desempenho da organização ou de qualquer de seus segmentos; • auxiliar a Alta Administração e demais membros do corpo gerencial da organização a se desincumbirem de maneira eficaz de suas responsabilidades. Portanto, a Auditoria interna visa analisar as informações contidas, avaliando, por meio de técnicas específicas e procedimentos, a adequação das demonstrações financeiras às operações ocorridas em determinado período. Os indivíduos que atuam o setor administrativo serão os auxiliados diretos da auditoria interna. Em relação à auditoria interna destaca-se, portanto, que se tratará de uma atividade de julgamento independente perante uma organização ou entidade com a finalidade de revisar as operações contábeis, financeiras e outras. Sua função junto à administração da empresa é mediar e avaliar a eficiência de seus controles. 24 2.3.2.1 Auditoria Interna No Setor Público Frente ao objetivo aqui proposto, dar-se-á destaque a auditoria interna no setor público. Mas, a priori, traz-se uma análise da importância da auditoria da administração pública, dependentemente do gênero. Desta forma, tem-se como importante que o patrimônio público é propriedade coletiva que deve ser vigiado por todos, além disso, a sociedade brasileira vem exigindo cada vez mais a transparência na aplicação dos recursos públicos. Outrossim, que os órgãos públicos alcançam mais facilmente esta transparência quando têm o auxílio da auditoria, pois, suas atividades servem como um meio de identificação de que todos os procedimentos internos, políticas definidas e a própria legislação estão sendo devidamente seguidos, e também para constatação de que todos os dados registrados merecem a verdadeira confiança; então, pode-se dizer que a importância da auditoria interna se torna indispensável. 2.3.2.2 Tipos de auditoria interna no setor público Consoante Normativa nº 16 do Ministério do Estado da Economia, Fazenda e Planejamento, de 20 de Dezembro de 1991, e que sofreu adaptação em 1998, a auditoria no setor público é desmembrada em seis tipos, os quais seguem: • Auditoria de Gestão – tem o objetivo de certificar a regularidade das contas, verificar a realização de contratos, convênios, acordos ou ajustes, a honestidade na aplicação do dinheiro público e no zelo ou administração de valores e outros bens da União ou a ela confiados, abrangendo os seguintes aspectos: verificação da existência física de bens e outros valores; exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; verificação do cumprimento da legislação pertinente; entre outros. • Auditoria de Programas – tem o objetivo de examinar, avaliar e observar a execução de programas e projetos governamentais específicos. • Auditoria Operacional – atua nas áreas inter-relacionadas do órgão/entidade, e sua teoria de abordagem dos fatos e de apoio, pela avaliação do atendimento às normas, e apresentação de sugestões para seu aperfeiçoamento. Tem o objetivo de avaliar a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem 25como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos. • Auditoria Contábil – é a técnica utilizada na coleta de informações e no exame dos registros e documentos, mediante procedimentos específicos, relacionados ao controle do patrimônio. • Auditoria de Sistema – observando as normas estabelecidas e a legislação específica, tem o objetivo assegurar a adequação, privacidade dos dados e informações vindas dos sistemas eletrônicos de processamento de dados. • Auditoria Especial – tem por objetivo o exame de fatos considerados importantes, de caráter extraordinário ou incomum, sendo realizadas para atender determinação do Presidente da República, Ministros de Estado ou por solicitação de outras autoridades. 2.3.2.3 Normas para execução da Auditoria Interna no setor público Para que exista uma devida auditoria interna no setor público, faz-se necessário seguir as normas apresentadas no IX Encontro Latino Americano de Iniciação Científica, que segue: • O trabalho de auditoria deve ser adequadamente planejado, de forma a prever a natureza, o objetivo, a extensão e a profundidade dos procedimentos que nele serão empregados. • Após o planejamento, deve efetuar avaliação dos controles internos: um adequado exame em relação à avaliação da capacidade e efetividade dos sistemas de controles internos - contábil, administrativo e operacional – dos órgãos públicos. • A fim de atender aos objetivos da atividade de auditoria, deverá ser realizado, se julgado necessário, os testes ou provas adequados nas circunstâncias, para obter evidências aceitáveis que fundamentem, de forma objetiva, suas recomendações e conclusões. • As situações que apresentam indícios de irregularidades exigem do auditor governamental extrema prudência e profissionalismo, a fim de alcançar os objetivos. Ao verificar a ocorrência de irregularidades, deverá ter maior atenção, adotando providências corretivas adequadas. A partir deste momento, os auditores são obrigados a ampliar o alcance dos procedimentos necessários, a fim de evidenciar a existência de irregularidades. Devem também, levar o assunto por escrito, ao conhecimento do dirigente da unidade auditada, solicitando esclarecimentos e justificativas. 26 • Para cada auditoria realizada, o auditor governamental deverá elaborar relatório que refletirá os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de auditoria. E o auditor governamental, para exercer suas funções, deverá ter livre acesso a todas as dependências do órgão auditado, assim como documentos e livros considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições, não lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informação. 2.3.2.4 Relatórios de Auditoria Interna no setor público O Relatório de Auditoria é o documento emitido pelo auditor que refletirá os resultados dos exames efetuados. Estes relatórios devem seguir os padrões usualmente adotados em auditoria governamental, admitindo-se as adaptações necessárias através das quais o auditor possa se expressar de forma a não prejudicar a interpretação e a avaliação dos resultados dos trabalhos. A linguagem destes relatórios deve ser clara, precisa, direta e coerente, de forma que seja fácil o seu entendimento por todos. Os relatórios deverão, ainda, ser elaborados de acordo com os objetivos e características de cada trabalho realizado. É importante que haja um programa de supervisão e revisão dos trabalhos, a fim de aperfeiçoar e assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria. 2.3.2.5 Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público A Administração e a Contabilidade Públicas devem andar juntas, uma integrando a outra, para que sejam alcançados os objetivos da entidade pelo bem da coletividade. Assim, infere-se que Administração Pública é a gestão dos interesses públicos por meio da prestação de serviços públicos, sendo dividida em administração direta e indireta. Todavia, ocorrem mudanças dinâmicas e progressivas tanto no ramo da contabilidade em geral, quanto no da contabilidade pública; para isso, as normas de contabilidades aplicadas ao setor público se apresentam como uma ferramenta indispensável para o alcance dos objetivos da entidade pública. As NBCs T 16.1 a 16.11, denominadas como Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, foram estabelecidas mediante a necessidade de se obter suporte 27 ao sistema de informação contábil, com a função de diminuir riscos e dar efetividade às informações contábeis visando contribuir para atingir as metas e objetivos da organização pública. Diante disso, ressalta-se que a contabilidade pública é relativamente diferente da contabilidade empresarial, pois a pública não contabiliza lucro, e a empresarial tem o lucro por seu objetivo, fazendo as empresas se manterem vivas. A NBC T 16.3 trata do Planejamento e seus instrumentos sob o enfoque contábil a partir de 2013, com efeito de obrigatoriedade e estabelece o controle contábil e planejamento nas entidades do setor público. As principais regras a serem definidas são voltadas para os planos estratégicos referente a PPA, LDO e LOA. A Comissão de Estudos de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, (NBCASP: CRC Rio Grande do Sul, p. 18) fomenta que: “Objetivo: Estabelecer bases para o controle contábil do planejamento desenvolvido pelas entidades do setor público, expresso em seus planos hierarquicamente interligados”. O plano plurianual (PPA) define suas metas para um período de 4 anos; A Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) define e orienta sobre os orçamentos anuais e a Lei Orçamentária Anual (LOA) define metas financeiras e ações objetivas da administração pública para o exercício anual. Dessa forma a gestão pode fazer um melhor acompanhamento das ações da administração pública. Com o advento desta norma, a contabilidade aplicada ao setor público pode comparar as metas programadas com as que se foi possível realizar em anos anteriores. A NBC T 16.8 – Resolução CFC Nº. 1.135/08 define o controle interno sob o enfoque contábil, compreendendo o conjunto de recursos, métodos, procedimentos e processos adotados pelo setor público, com a finalidade de: (a) salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais; (b) dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente; (c) propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada; (d) estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas; (e) contribuir para a promoção da eficiência operacional da entidade; (f) auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações. Pelo exposto, a principal finalidade é a de comprovar os atos e fatos que alteraram o patrimônio. Deste feito, o controle interno deverá ser aplicado por todos os setores que 28 compõe a entidade pública. Sua estruturação deve conter mapeamento e avaliação de riscos, informação, comunicação, procedimentos de controle e monitoramento. Assim, infere-se que o controle interno deve ser desempenhado em todos os níveis da entidade do setor público, destacando: a preservação do patrimônio público; o controle da execução das ações que integram os programas; mapeamento e avaliação de riscos; informação, comunicação, procedimentos de controle e monitoramento; a observância às leis, aos regulamentos e às diretrizes estabelecidas. 2.3.2.6 Auditoria interna como meio preventivo e segurança da administração A manutenção da segurança da gestão em decorrência da responsabilidade administrativa, econômica e financeira é obtida por um conjunto de exames físicos dos atos e fatos patrimoniais, tidos como procedimentos regulares de auditoria e destinados, principalmente, a surpreender e afastar a presençade lesão ou dano à riqueza da célula social. A presença regular dos procedimentos de auditoria externa, elaborados por auditor independente, que deve ser substituído por outro em um rodízio bianual, é uma boa condição de um programa de segurança aos controles internos. Este serviço especializado tem a intenção de assegurar a autenticidade e/ou a boa qualidade de uma gestão, no que diz respeito ao dever de diligência e probidade, que assume, junto aos sócios ou acionistas e comunidade em que está inserido o estabelecimento da célula social, o compromisso de ressarci-la em caso de ineficiência ou fraude comprovada, ilícitos ou delitos (HOOG, 2015). Com igual relevância, temos a auditoria como meio eficiente e preventivo de segurança dos interesses coletivos nacionais, e em especial o interesse da pessoa jurídica em relação ao art. 47 do CC/2002, ou seja,as obrigações da pessoa jurídica, mais o objeto e objetivo da célula social, para se evitar a desconsideração da personalidade jurídica, conforme Hoog (2009, p. 62) “o ato pelo qual o juiz determina que o sócio ou o administrador arque com determinadas responsabilidades da sociedade empresária, quando ela não puder mais satisfazê-las”, após “o referido sócio ou administrador tenha agido com abuso de direito, excesso de poder, infração da lei, fato ou ato ilícito, violação do estatuto ou do contrato social, ou quando houver falência, estado de insolvência, encerramento ou inatividade da pessoa jurídica provocados por má administração”. 29 Por esta razão, modo de interpretação contábil tende “a aprumar a segurança da situação política institucional, econômica e financeira, quando a célula social empresarial apresentar lucro do exercício e a respeito deste exigir-se uma decisão” (HOOG, 2015, p. 227) 2.3.2.7 Auditoria Interna e o Combate a Corrupção, a Fraude e o Erro A corrupção pode ser compreendida como sendo o ato ou efeito de corromper; logo, toda forma de aliciamento para atos dolosos; corrupção e desregramento que resulta de um caráter ou procedimento de um devasso; o que gera a libertinagem. A dita corrupção passiva e a ativa, também circula nos entes do direito privado, como as sociedades empresárias, e pode, quiçá, serem encontrada nos atos dos administradores destas células sociais, muitas são as maquinações que se realizam. Especialistas chegam a calcular em cerca de 5% do Produto Interno Bruto Mundial, a cada ano, o valor de dinheiro circulante nas esferas da corrupção, segundo matéria noticiada. Hoog (2015, p. 233) aponta que a partir da corrupção têm-se duas figuras e uma terceira situação, a constatar: 1) a figura do corruptor, que é aquele que corrompe, ou que suborna, ou que peita. 2) a figura do corrupto, que é aquele se deixa corromper, ou seja, que sofreu corrupção e que está podre, viciado e infectado, por ser uma pessoa depravada como é a do corruptor. 3) e a constatação de que não existe um corrupto sem existir um corruptor, e que ambos são de forma social, econômica e financeira depravados por ser a corrupção coisa maldita e contrária aos valores brasileiros. Os valores brasileiros são constituídos por um Estado democrático com a imprensa livre, onde exista um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, pelo exercício dos direitos e desenvolvimentos sociais, coletivos e individuais, pela liberdade, pela segurança e bem-estar, pela igualdade e uma justiça sem preconceitos e pautada na ordem interna e internacional, com a solução pacífica das controvérsias. No tocante à fraude, esta pode ser cometida contra: indivíduos, sócios, clientes, fornecedores etc., enfim, contra pessoas naturais, organizações, o Fisco. Normalmente, o fraudador procura esconder a fraude, de modo a dificultar a sua identificação. Por esta razão, 30 na maioria das vezes, quando uma fraude é descoberta, já causou danos de difícil reparação ou prejuízos irreparáveis, que podem, até mesmo, culminar na falência da empresa. Sob o prisma contábil, a Resolução do CFC 836/99, item 2, dispõe que a fraude pode ser caracterizada por: a) manipulação, falsificação ou alteração de registros ou documentos, de modo a modificar os registros de ativos, passivos e resultados; b) apropriação indébita de ativos; c) supressão ou omissão de transações nos registros contábeis; d) registro de transações sem comprovação; e e) aplicação de práticas contábeis indevidas. Tendo como o foco da fraude a escrituração contábil, Lopes de Sá (2009, p. 225) traz uma visão simples, mas completa, da fraude em balanços e na contabilidade. Para ele, fraude consiste em: “Falsificação ou inexatidão na apresentação do balanço, feita propositadamente. Prática desonesta que elimina a exatidão dos balanços e da própria escrita”. Em resumo, a fraude é toda ação dolosa, premeditada, que visa a vantagens, tidas como ilícitas. As fraudes podem ocorrer em quase todas as contas do balanço patrimonial, algumas com mais frequência, outras com menos, de acordo com Petrenco (2014). A conta de estoques, por exemplo, é um alvo fácil, pois, quanto mais lançamentos, mais movimento, mais a conta está suscetível à fraude. Nos saldos credores de Caixa, o saldo de caixa fictício, a entrada e saída de numerários, os vales simulados, as fraudes que envolvem contas bancárias, as fraudes que envolvem a manipulação de estoques, a subavaliação de estoques, a superavaliação de estoques, a omissão de compras e de vendas de mercadorias, as compras simuladas, subfaturadas e superfaturadas, as fraudes de devoluções de mercadorias, fraude que envolve o consumo de estoques, a omissão do registro de recebimento de créditos, fraude nos créditos não registrados no balanço, fraude no aumento simulado do volume dos créditos, fraude nas vendas à vista, registradas como a prazo, fraude nos créditos supostamente duvidosos. A fraude contábil e fiscal é, pois, praticada com o objetivo de burlar o Fisco, credores, sócios, acionistas, financiadores, investidores, clientes e a própria sociedade, ou seja, os usuários em potencial das informações contábeis. Até há pouco tempo, a fraude mais conhecida e praticada era a fraude fiscal, realizada com a omissão de receitas, aumento de despesas e custos, subavaliação de estoques, 31 subfaturamentos, com o objetivo de reduzir os impostos a pagar. Essa prática era também conhecida como crime de sonegação fiscal (PETRENCO, 2014). Segundo Petrenco (2014), os adeptos dessa prática, ainda muito utilizada, principalmente por médias e pequenas empresas, alegam que não têm condições de arcar com o alto custo tributário, por isso sonegam. Nesse sentido, Lopes de Sá (2009, p. 232) ensina que existem várias formas de identificar as fraudes contábeis: a) através de auditoria externa; b) através de auditoria interna; c) através de perícias. A identificação de fraudes contábeis através de perícias é mais comum quando há a discussão judicial. A perícia é, também, muito utilizada em procedimentos administrativos. Por ser mais abrangente do que a auditoria, a possibilidade de êxito da perícia é maior, oferecendo muito mais segurança e confiabilidade. Neste sentido, pode-se citar os inquéritos, tanto na esfera policial quanto nas comissões parlamentares, onde a perícia é utilizada como instrumento de detecção de uma ação. O mesmo ocorre nas ações cambiais, onde o ponto controvertido, a ser detectado, é a legitimidade ou não do título. Também nas reclamatórias trabalhistas, a perícia contábil revela a existência de erros no pagamento de verbas trabalhistas ou fraudes. Igualmente, é indispensável a perícia em ações de resolução de quotas de sociedades limitadas empresárias, ou ações de prestação de contas. A perícia também é utilizada em processos extrajudiciais, onde avultam os casos de gestão de administradores, para apurar desvios patrimoniais ou atos e fatos ocultadospor erro ou fraude. Acrescenta-se que, em falências e recuperação judicial, a insolvência pode decorrer de deliberações artificiosas, adulterações, alienações indevidas. O mesmo pode acontecer se, eventualmente, um administrador inescrupuloso preparar uma recuperação judicial, extrajudicial ou uma falência fraudulenta, para obter benefícios da lei, em prejuízo de credores, bancos, enfim, de terceiros. Em ambos os casos, a perícia será determinada para apurar responsabilidades e salvaguardar interesses dos credores, dos empregados, do Fisco, dentre outras (LOPES DE SÁ, 2009, p. 233). A Resolução do CFC 836/99 enumera uma série de eventos que representam o risco de fraude, classificando-os em cinco grupos: a) estrutura ou atuação inadequada da administração da entidade auditada ou de algum dos seus membros; 32 b) pressões internas e externas; c) transações que pareçam anormais; d) problemas internos no cumprimento dos trabalhos de auditoria; e) fatores específicos no ambiente de sistemas de informação computadorizados. Fraudar tem sido um negócio proveitoso para os que possuem poder de decisão e comando, que tem contaminado, inclusive, as camadas inferiores das administrações. Essa é a razão que tem despertado nos cientistas e tecnólogos da Contabilidade o interesse pelo estudo da fraude como veículo de corrupção, como ferramenta para combater esse grande mal. O erro é muito comum e de fácil identificação, porém, deve ter um tratamento diferenciado da fraude, pois o erro pode ser o fruto da desídia ou da ignorância, considerados como invito (HOOG, 2015, p. 228). Segundo Hoog (2015, p. 68), A contabilidade, como ciência social, tem uma fundamentação epistemológica notoriamente pacificada, onde estão bem pontuados o seu objeto, objetivo e função. No ápice de sua função, avulta a informação, que pode, eventualmente, conter em seu bojo a indesejável figura do erro. O erro consiste em um engano, cometido na escrituração contábil, podendo ser representado por lançamentos indevidos, erros de valores, de conciliação ou inversão de lançamentos. Conforme ensina Lopes de Sá (2009, p. 188), “os erros de escrita são: de cifras (valores), de intitulação, (títulos não apropriados das contas), de posição (o que era débito foi para o crédito e vice-versa), de duplicação (repetição de lançamento), de omissão (ausência de lançamento)”. A Resolução 836/99, do Conselho Federal de Contabilidade, no item 3, esclarece, de forma concisa, como pode ocorrer o erro contábil: “O termo erro refere-se a ato não intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções deles, consistente em: a) erros aritméticos na escrituração contábil ou nas demonstrações contábeis; b) aplicação incorreta das normas contábeis; e c) interpretação errada das variações patrimoniais”. Segundo Lopes de Sá (2009, p. 24), “o erro é um vício involuntário, de escrituração ou de demonstração contábil. Existem erros de inversões de números, de repetição de registros, de transposição de saldos de contas, de classificação de contas, de somas, de omissão de registros etc.” Sendo o erro uma ação involuntária, o mesmo pode ser classificado, segundo Lopes de Sá (2009), como: 33 a) Erro acidental, que é o erro isento de vício, como, por exemplo, a inversão na digitação de números. b) Erro constante ou sistemático é aquele que decorre de um vício no processo de escrituração e que foge ao caráter aleatório como, por exemplo, manter um histórico contábil inadequado ao lançamento. Segundo Hoog (2009, p. 99): O erro contábil é de fácil identificação, pois é fruto de ignorância ou de falta de conhecimento. É involuntário e tem sua origem: a) na negligência, quando não é aplicado um procedimento prescrito na lei, ou uma ordem superior; b) na imperícia, quando se trata da incapacidade para o desempenho da tarefa; e c) na imprudência, quando se verifica a ausência de cautela, precaução. O erro pode ocorrer também por inépcia contábil, que é a falta absoluta de capacidade ou de inteligência sobre a ciência da contabilidade. O procedimento de retificação dos erros deve ser realizado em conformidade com a Resolução do Conselho Federal de Contabilidade 596/85, a qual trata da retificação de lançamentos, dispondo que “A retificação de lançamento é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro na escrituração contábil”. Existem várias formas de retificação, tais como: a) o estorno, que consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente; b) a transferência, que é o lançamento que promove a regularização de conta, indevidamente debitada ou creditada, através da transposição do valor para a conta adequada; e c) a complementação, que é o lançamento que vem, posteriormente, complementar o valor, anteriormente registrado, aumentando-o ou reduzindo-o. Como fator importante dos lançamentos de retificação, tem-se o histórico desses lançamentos. Portanto, para além dos controles internos, caberá a auditoria interna examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos, assim como das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da empresa, a fim de resguardar a empresa quanto a esquemas de fraudes e erros. (NBC, 2013). 34 3. METODOLOGIA 3.1 Tipologia do Trabalho A fim de descrever a metodologia utilizada, usaremos os critérios de classificação de Vergara (2004) quanto à natureza, aos fins e aos meios. Em relação à natureza da pesquisa, ela será do tipo quantitativa, uma vez que irá apresentar gráficos e tabelas, comparativas ou não, sobre determinado objeto/fenômenos observados, e realizada através da coleta de dados feitos através de pesquisas aplicadas no local a ser estudado (GIL, 2008). Quanto aos fins, será do tipo pesquisa descritiva, pois pretende “observar, registrar, analisar, classificar e interpretar os fatos ou fenômenos (variáveis), sem que o pesquisador interfira neles ou os manipule” (GIL, 2008) Quanto aos meios, esta pesquisa será um estudo de caso, compreendido por Vergara (2004, p. 112) como “uma revisão bibliográfica, complementada por um estudo de caso da aplicabilidade de uma técnica ou abordagem estudada”. 3.2 Recursos para análise do Balanço Patrimonial Segundo Matarazzo (1997, p.17), "a análise de balanços objetiva extrair informações das demonstrações financeiras para a tomada de decisões". Ele ilustra ainda as técnicas de análise de ba1anços na sequência do processo contábil conforme o Quadro I. Fonte: Matarazzo, Dante Carmine. Análise financeira de balanços: abordagem básica e gerencial. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1997. p. 18. Matarazzo (1997) segue listando as seguintes informações produzidas pela análise de balanços: situação financeira, situação econômica, desempenho, eficiência na utilização de Figura 2 - Sequência do processo contábil 35 recursos, pontos fortes e fracos, tendências e perspectivas, adequação das fontes às aplicações de recursos, entre outras. Costuma-se dividir a análise de balanços em análise financeira e análise econômica. Apresentamos aqui alguns aspectos introdutórios sobre elas, para em seguida nos focarmos na análise financeira. A análise econômica, segundo Silva (997. p.11), "estuda a capacidade de formação de lucros (retorno) da empresa, em relação aos recursos investidos, considerando os riscos envolvidos". O risco econômico, segundo o mesmo autor (1997, p.1), é o "inerente aos negócios da empresa em si e está ligado a potencialidade da empresa em gerar receitas, ao desempenho macroeconômico, etc." A análise financeira, segundo Silva (1997. p.11), "estuda as condições de liquidez e solvência da empresa através do exame das condições desta em saldar seus compromissos e dos riscos associados a essas operações". O risco financeiro é oassociado aos problemas de endividamento e solvência da entidade. Voltando nossa análise para os balanços públicos, lembra-se que não fazem sentido vários aspectos da análise econômica no tocante a lucratividade e rentabilidade, considerando que o objetivo do Estado não é a geração de lucros, mas o atendimento das necessidades Públicas. Além disso, por estarmos analisando o balanço patrimonial, nos deteremos à análise financeira, que tem como principais aspectos revelados a estrutura de capital e a liquidez. Tendo isto em vista, partimos do ponto que o balanço patrimonial fornece uma série de dados sobe a entidade pública, que serão transformados em informações pela análise deste demonstrativo contábil. Dentre as técnicas de análise existentes, à ilustrada a utilização de índices na seção seguinte. Outra possibilidade amplamente difundida no setor privado, é a análise vertical/horizontal que pode utilizar-se de estrutura semelhante no balanço patrimonial público. Tal instrumento da análise que permite a identificação de proporções e tendências nos demonstrativos contábeis. A análise vertical é importante para avaliar a estrutura de composição dos itens e sua evolução no tempo. Esta análise baseia-se no conhecimento das proporções percentuais que os grupos e contas representam em relação a um valor estabelecido como total no próprio demonstrativo. No balanço patrimonial costuma-se adotar o total do ativo e o total do passivo 36 como 100%, para então apurar quanto cada conta e grupo de contas representam percentualmente no bolo total. Calcula-se também o quanto as contas representam internamente em cada grupo (100% sendo o total de cada grupo). Esta análise permite a identificação dos itens e valores mais representativos do Ativo e Passivo e, quando comparados dois períodos ou mais, identificar a evolução dessa configuração. A análise horizontal, segundo Matarazzo (1997, p. 251), “baseia-se na evolução de cada conta de uma série de demonstrações financeiras em relação a uma demonstração anterior e/ou em relação a uma demonstração financeira básica, geralmente a mais antiga da série”. A principal finalidade da análise horizontal é denotar o crescimento de índices dos Balanços e das Demonstrações de Resultados (bem como de outros demonstrativos) através dos períodos, a fim de caracterizar tendências. 3.2.1 Indicadores Contábeis Brasileiros O uso de indicadores, índices ou quocientes visa a favorecer avaliações genéricas sobre vários aspectos da entidade analisada, constituindo-se numa técnica muito empregada para análise de empresas. Segundo Matarazzo (1997, p.153), “índice é a relação entre contas ou grupos de contas das Demonstrações Financeiras, que visa evidenciar determinado aspecto da situação econômica ou financeira de empresa”. O uso de quocientes tem como finalidade principal permitir ao analista extrair tendências e comparar os quocientes com padrões preestabelecidos. A finalidade da análise é, mais do que retratar o que aconteceu no passado, fornecer algumas bases para inferir o que poderá acontecer no futuro. Considerando-se a limitação dos indicadores internamente ao balanço patrimonial, os mesmos podem abranger aspectos como liquidez e estrutura de capital. Apresenta-se a seguir, o resumo de quatro indicadores desenvolvidos pelo Núcleo dos Indicadores Contábeis Brasileiros da UFSC, como parte de um projeto maior de indicadores contábeis para análise do desempenho municipal. 37 a) Dívida Ativa no Ativo Real: ��é����� ( ���� ��������� + ���� ����������) �100 Medido em porcentagem, indica o quanto os direitos da dívida ativa representam do total do ativo real da entidade. Está relacionado à eficiência da arrecadação da entidade. b) Imobilização do Ativo Real Ajustado: (���� �ó���� + ���� ��ó���� + ���� �� �������� ��������� ) ( ���� ��������� + ���� ���������� − ��é�����) Medido em percentual, indica o quanto os bens do ativo permanente representam do ativo real, excluídos os créditos da dívida ativa. c) Liquidez: ���� �������� "������ ��������� Indica quanto a entidade possui de Passivo Financeiro para cada real do mesmo passivo; quanto os bens e direitos de curto prazo representam das obrigações de curto prazo. d) Endividamento no Ativo Real Ajustado: ("������ ��������� + "������ "���������) ���� ��������� + ���� "��������� − ��é�����) Indica o quanto as obrigações da entidade representam do seu ativo real, excluídos os créditos da dívida ativa. 38 4. ESTUDO DE CASO O objetivo desse estudo de caso é pesquisar as prefeituras de Niterói, Campos e Maricá, no sentido de compararmos informações relevantes relacionadas à importância da auditoria e da fiscalização, segundo as normas brasileiras de contabilidade aplicada ao setor público, regras estas definidas pela NBC T 16.8., que fala justamente do controle interno. Para efeito desta Norma, entendem-se por riscos os acontecimentos que não estão previstos e que podem mudar a qualidade da informação contábil. E que os procedimentos de controle são providencias e ações estabelecidas para prevenir ou descobrir os riscos inerentes ou potenciais à fidedignidade e à clareza da informação contábil, classificando-se em: Figura 3 - Procedimentos De Controle Interno Fonte: NBCT 16.8 Já o monitoramento compreende o acompanhamento dos métodos de controle interno, buscando alinhamento com a entidade. Como o estudo de caso será feito majoritariamente com a Prefeitura de Niterói, verificamos através de seu site oficial que ela estabeleceu o Plano Anual da Fiscalização para o ano de 2019. O Plano Anual da Fiscalização tem como meta e objetivo de publicar a previsão das medidas e ações a serem realizadas em 2019, de modo a garantir transparência e clareza e monitoramento pelo cidadão dos atos a serem praticados pela Administração. Para o plano programado 2019, estão no direcionamento da fiscalização diversos setores que antes foram alvos de fraudes. Também foram selecionados cento e cinquenta prestadores e tomadores de serviços que representam aproximadamente cinco porcento do total de contribuintes autorizados a emitir NFSe, sendo responsáveis por aproximadamente oitenta porcento da arrecadação do ISS exigível no município. 39 No documento foram divulgados diversos novos métodos que auxiliarão na missão da fiscalização. Esse plano vem corroborar com o aumento da fiscalização legislativa e da forte cobrança e pressão sobre a clareza da gestão. Isso também aconteceu depois do ocorrido em agosto de 2018 quando Auditores Fiscais descobriram fraudes em empreendimentos pertencentes ao ramo de engenharia e no ramo da construção civil. No alvo da operação estavam trinta e cinco firmas atuantes na área de engenharia e nas áreas de construção civil, descobertas a partir de malhas fiscais, pela utilização de instrumentos de inteligência e que realizam cruzamento de dados. A medida é a pioneira de um empreendimento que procura realizar operações investigativas em muitos setores da economia. A meta é realizar-se um pente-fino em todos setores, combatendo-se a sonegação em seus muitos mecanismos, em qualquer nível e estabelecendo a justiça fiscal. Impulsionou-se todo o investimento necessário em inteligência fiscal e para aumento do número de capacitação do pessoal e a NBC T ajuda a exigir que se tenham regras nas demonstrações contábeis. As próximas operações irão contar com as malhas fiscais criadas pela Secretaria de Fazenda estadual e com a Receita Federal. Em continuidade, por meio dos investimentos que se concretizam enquanto realizados por meio da intensa modernização da área administrativa da fazenda brasileira, tornar-se-á muito complicado tentar-se driblar o “pente-fino” e sonegar em Niterói. E na conclusão da análise verificou-se
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