slide DEFINIÇÕES E TIPOS DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

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História dos 
Documentos
Profª Luana Oliveira
Bru-nO/Pixabay
Escrita/suportes da informação
Escrita
• O que é
• o conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a 
linguagem falada. 
• Como surgiu:
• Diante da necessidade de um meio de expressão permanente, o homem 
primitivo recorreu a uma engenhosa disposição de objetos simbólicos ou a 
sinais materiais (os nós, os entalhes, os desenhos).
• Esses objetos simbólicos passaram a ser à base dos primeiros sistemas de 
escrita (PAES, 2005).
Arte rupestre 
• Representação artística na pré-história 
• Suporte
• Realizada com pigmentos em cavernas e 
abrigos rochosos.
• São os primeiros registros, representa o 
testemunho das culturas anteriores.
• Representação de animais, plantas, 
pessoas. 
• Uso de sinais gráficos, às vezes usavam 
combinações.
Pergunta
As cavernas com registros (desenhos) 
nas paredes podem ser consideradas
documentos ? 
Escrita cuneiforme
• Suporte
• Pedra ou argila;
• Considerada a primeira forma de 
escrever (3000. aC);
• Conceito
• São objetos em formatos de cunha.
Avanços na escrita
• A medida em que os povos evoluíam e atingiam graus elevados de cultura, ou
absorviam o que havia de bom nas civilizações mais adiantadas, os sistemas de 
escrita também foram sofrendo modificações.
• Isso aconteceu até a invenção da escrita fonética, ou seja, até a invenção do 
alfabeto.
Escrita hieroglífica
• Suporte
• Papel = papyrus (3000. aC);
• Faz referência ao papiro, uma
planta que cresce nas margens do
rio Nilo no Egito, da qual se extraia
fibras para a fabricação de cordas,
barcos e as folhas feitas de papiro
para a escrita.
Pergaminho
• Suporte
• Feitos de couro (pele de cabra,
carneiro, cordeiro ou ovelha).
• A origem de seu nome vem de
Pérgamo (Ásia menor)
• Período
• Idade média
• Características:
• Eram mais resistentes para escrever.
Papel
• Criado por T´sai Lun – 105 anos d. C.
através de fibras vegetais;
• 1840 – Friendrich Keller cria o papel em
celulose;
• Atualmente, os papéis são feitos de
fibras de algodão e usados em trabalhos
que exigem um suporte de
alta qualidade.
• Exemplo: restauração, de arte e artes
gráficas, tal como o desenho e a gravura,.
Pergunta
Quantas árvores são necessárias para 
produzir uma tonelada de papel? 
Pergunta
O papel pode acabar? 
Suporte eletrônico
• É um carregador físico.
• Não armazena o documento como 
tal, mas sim sua cadeia de bits.
• Exemplos: mídias (CD/DVD) e HD´s
Hard Disk (HD)
• Surgiu em 1956 (IBM)
• Disco rígido (hardware)
• Armazenamento de dados
Disquete
• Surgiu em meados de 1970 até 
2000.
• Disco de armazenamento 
magnético fino e flexível.
CD/DVD (Compact Disk/Disco 
óptico digital)
• Surgiu a partir de 1975 (Sony) e a
Philips anunciou publicamente em
março de 1979;
• Disco compacto a laser; disco ótico
digital de armazenamento de
dados.
Pen Drive
• Surgiu no ano 2000;
• Memória USB Drive;
• Capacidade de armazenamento variada.
Cloud computing (Nuvem)
• 1960
• Surgimento do conceito por John McCarthy, onde
discutiu o uso compartilhado do computador;
• 1990
• Origem do termo “nuvem” por Ramnath Chellappa;
• 2000
• A cloud computing começou a ganhar mais força e
passou a ser oferecida comercialmente.
• Em 2002 a Amazon lançou um conjunto de serviços
que incluía armazenamento, computação e
inteligência humana, tudo baseado em nuvem.
Pergunta
Armazenar os arquivos pessoais ou da 
empresa na nuvem é seguro?
Definições de 
documentos
Profª Luana Oliveira
Documento audiovisual
• Gênero documental integrado por
documentos que contêm imagens, fixas
ou imagens em movimento, e registros
sonoros, como filmes e fitas
videomagnéticas.
Documento filmográfico
• Gênero documental integrado por
documentos que contêm imagens
em movimento, com ou sem som,
como filmes e fitas
videomagnéticas.
Documento fotográfico
• Fotografia em positivo ou positivo
negativo.
Pergunta
Como são avaliadas as fotografias?
Documento bibliográfico
• Gênero documental integrado por
impressos, como livros, folhetos e
periódicos.
Documento cartográfico
• Gênero documental integrado por
documentos que contêm representações
gráficas da superfície terrestre ou de
corpos celestes e desenhos técnicos,
como mapas, plantas, perfis e fotografias
aéreas.
Documento micrográfico
• Gênero documental integrado por
documentos em microforma, como
cartões-janela e microfilmes tab-
jacks.
Documento eletrônico
• Gênero documental integrado por
documentos em meio eletrônico ou
somente acessíveis por equipamentos
eletrônicos.
• Como exemplos podemos citar a música
em um CD.
Documento digital
• Documento codificado em dígitos
binários, acessível por meio de
sistema computacional.
Pergunta
• As fotografias e filmes digitais 
produzidos na minha instituição podem 
ser considerados documentos 
arquivísticos?
A institucionalização da 
Gestão de Documentos
no Brasil
Profª Luana Oliveira
DASP
1938
• Criação do Departamento de 
Administração do Serviço Público 
(DASP)
1940
• Concurso para arquivista
Arquivos Públicos
1970 a 1980
• Medidas de modernização dos arquivos públicos
• Valorização dos documentos no foco histórico
Arquivo Nacional
Década de 1980
• Modernização e autonomia do Arquivo Nacional
Estudo dos arquivos
1987
• José Maria Jardim verifica a situação dos arquivos públicos 
brasileiros
Diagnóstico de Jardim
Informação governamental mal gerenciada em relação 
à produção, manutenção e avaliação dos documentos;
Mau uso do espaço físico e recursos materiais;
Falta de políticas públicas.
CF/1988
1988
• Constituição Federal (CF) de 1988
• Art. 5º, inciso XXXIII, estabelece que os cidadãos e demais interessados, tem o direito 
de receber dos órgãos da administração pública, informações de seu interesse.
Acesso à informação – CF/88
• O usuário 
interno/externo 
solicita um 
documento/ 
informação
Solicitação
• Documentos 
organizados
• Documentos 
acessíveis
Organização
• Atende ao inciso 
XXXIII (art. 
5º/CF/1988)
Acesso á 
Informação
Lei nº 8.159/91
1991
• Política Nacional de arquivos públicos e privados
• Consagração do termo “Gestão de Documentos”
Lei 8.159/91 – Teoria das três idades (Cap. II)
Fase corrente
Documentos em 
curso, ou mesmo 
sem 
movimentação, são 
utilizados com 
frequência; 
arquivos próximos 
do local de trabalho
Fase Intermediária
Documentos são 
usados de forma 
esporádica, ainda 
por razão 
administrativa, e 
aguardam 
destinação final 
(eliminação ou 
guarda 
permanente)
Fase Permanente
Documentos de 
valor histórico, de 
prova e informativo 
devem ser 
guardados 
definitivamente
Lei 8.159/91 – Arquivos Federais e Estaduais 
(art. 17)
Arquivos 
Federais
Arquivo Nacional
Poder Executivo
(Ministérios)
Poder Legislativo
(Câmara dos 
Deputados e 
Senado Federal)
Poder Judiciário
(STM, STJ e etc.)
Arquivos 
Estaduais
Poder Executivo
(Secretaria de 
Educação do 
Estado)
Poder Legislativo
(Assembleia 
Legislativa do 
Estado)
Poder Judiciário
(Comarca do 
Estado)
Lei 8.159/91 – Arquivos do DF e Municipais 
(art. 17)
Arquivos do 
Distrito Federal
Poder Executivo
(Secretaria de 
Educação do DF)
Poder Legislativo
(Câmara Legislativa 
do DF)
Poder Judiciário 
(TJDFT)
Arquivos 
Municipais
Poder Executivo
(Secretaria Municipal 
de Educação)
Poder Legislativo
(Câmara Municipal)
Decreto 1799/96 - Microfilmagem
1996
• Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que 
regula a microfilmagem de documentos oficiais.
Resolução 14/2001 - CONARQ
2001
Implementa o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de 
Documentos da área-meio para Administração Pública Federal.
A institucionalização da 
Gestão de Documentos
no Brasil
Profª Luana Oliveira
Resolução 25/2007 - SIGAD
2007
e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistema 
Informatizados da Gestão Arquivística de Documentos.
Pergunta
Qual a diferença entre GED x SIGAD?
GED x SIGADGED
• Informação não estruturada
• Nem sempre incorpora o conceito 
arquivístico
SIGAD
• Controle de vida dos documentos
• Atende aos princípios da gestão de 
documentos
• Parte de uma concepção orgânica
Lei 12.527/11 - LAI
2011
Lei de acesso à informação
Pergunta
Qualquer pessoa pode solicitar uma informação em um 
órgão público?
Resposta
• art. 10 da Lei 12.527/2011:
“qualquer pessoa, natural ou
jurídica, pode apresentar pedido de
acesso a informações a órgãos e
entidades públicos, devendo o pedido
conter a identificação do requerente
e a especificação da informação
requerida”.
Lei 12.682/12- Digitalização
2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos 
em meios eletromagnéticos.
Pergunta
Podemos eliminar um documento público se este for 
digitalizado?
Resposta
• Art. 6º (Lei nº 12.682/12):
• “Os registros públicos originais,
ainda que digitalizados, deverão
ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente”.
Resolução 40/2014 - CONARQ
2014
Normatiza o descarte de documentos públicos.
Pergunta
Podemos eliminar um documento público após o prazo 
de 5 anos?
Resposta
• Art. 1º A eliminação de documentos no
âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do SINAR ocorrerá depois de concluído o
processo de avaliação e seleção conduzido
pelas respectivas Comissões Permanentes
de Avaliação de Documentos - CPAD e será
efetivada quando cumpridos os
procedimentos estabelecidos nesta
Resolução.
Resolução 43/2015 - CONARQ
2015
Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais
confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos
arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Documento 
arquivístico digital
Profª Luana Oliveira
Conceito
• O documento arquivístico digital é a 
informação registrada, independente da 
forma ou do suporte, produzida ou 
recebida no decorrer da atividade de 
uma instituição ou pessoa e que possui 
conteúdo, contexto e estrutura 
suficientes para servir 
de evidência dessa atividade. (Duranti. 
Rumo a uma teoria arquivística de 
preservação digital, 2005).
http://www.ufrgs.br/snote/wiki/links.php?id_link=1921208191619375
Documento arquivístico: tipos
Livro Documento Mapa Fotografia
Documento arquivístico
• Documento arquivístico é fonte de prova, e 
não prova em sí.
Pergunta
O que é um documento arquivístico digital?
Documento arquivístico digital
• Documento digital reconhecido e tratado como um 
documento arquivístico.
Componentes do Documento 
Arquivístico
Conteúdo
• Mensagem do documento 
transmitida.
Suporte
• Parte física do documento
Pergunta
Sobre o suporte dos documentos eletrônicos, estes são 
inseparáveis?
Contexto
• Ação que gerou a necessidade de 
elaboração do documento; Motivo.
• Exemplo: compra de 
equipamentos.
Forma
• Física (aparência externa)
• Intelectual (ação, contexto)
Ação
• É a manifestação de vontade que 
visa criar, manter, modificar ou 
extinguir uma situação.
• Componente central de um 
documento arquivístico.
• É a ação que origina o documento.
Pessoas
• São agentes geradores do 
documento.
• Entidades físicas e jurídicas que 
atuam por meio do documento.
Pessoas de um documento arquivístico
Documento arquivístico Documento arquivístico 
eletrônico
Autor Criador
Destinatário Originador
Escritor + Autor, Destinatário e 
Escritor
Relação Orgânica
• Princípio na qual o documento 
arquivístico se constitui num 
complexo de documentos que se 
inter-relacionam.
• Exemplo: dossiê, processo.
Pergunta
O documento arquivístico eletrônico é codificado em 
forma analógica?
Documento
arquivístico digital
Profª Luana
Oliveira
Características do Documento 
Arquivístico
Completude
• Elementos que articulam o 
conteúdo do documento.
Confiabilidade
• Requer completude, controle 
de criação e confiabilidade do 
autor.
Integridade
• Não pode ser alterado.
Identidade
• Documento com identidade única.
• Não tem outro igual.
Autenticidade
• Quando o documento é autêntico.
Autenticidade
Transmissão
Modo
Estado Preservação
Forma
Custódia
Pergunta
Um documento autêntico é sempre confiável?
Organicidade,naturalidade e 
inter-relacionamento
• Contextualização, plano de 
classificação
Organicidade
• São as relações que se mantém com os demais documentos 
do órgão ou entidade e que refletem suas funções e 
atividades.
Naturalidade
• Diz respeito à maneira como os documentos se acumulam 
no curso das transações de acordo com as necessidades da 
matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, 
como os objetos de um museu (...), mas acumulados 
naturalmente nos escritórios em função dos objetivos 
práticos da administração"
Inter-relacionamento
• É devido ao fato de que os documentos estabelecem 
relações no decorrer do andamento das transações e de 
acordo com suas necessidades.
Acessibilidade e usabilidade
• Localização e acesso aos 
documentos.
Pergunta
Os componentes e as características servem tanto para o 
documento convencional e eletrônico?
Outras informações sobre o 
Documento Arquivístico
Metadados
• São os dados que são inseridos no 
banco de dados que compõe a 
forma intelectual do documento.
• Servem para identificar e localizar 
o documento.
Tipos de metadados
Data/hora Classificação
OrigemTipo Status
Modo de 
transmissão
Número
Pergunta
Um website pode ser considerado um documento 
arquivístico?
Tipos de documentos
eletrônicos
Profª Luana Oliveira
Documento: definição
“é qualquer elemento gráfico, iconográfico, 
plástico ou fônico pelo qual o homem se 
expressa” (Belloto, 2004, p. 35).
Documento
Livro Carta Foto Mídia
Elementos que caracterizam os documentos
Definição Técnica Exemplos
SUPORTE Material sobre o qual as informações são 
registradas.
Fita magnética
Filme de nitrato
Papel
FORMA Estágio de preparação e de transmissão 
de documentos.
Original Minuta
Cópia Rascunho
FORMATO Configuração física de um suporte, de 
acordo com a natureza e o modo como 
foi confeccionada.
Caderno Cartaz
Folha Livro
Mapa Planta
Rolo Filme diapositivo
GÊNERO Configuração que assume um documento 
de acordo com o sistema de signos 
utilizado na comunicação de seu 
conteúdo.
Textual Fotográfica
Audiovisual Fonográfica
Iconográfica
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf
Elementos que caracterizam os documentos
Definição Técnica Exemplos
ESPÉCIE Configuração que assume um documento 
de acordo com a disposição e a natureza 
das informações nele contidas.
Boletim Certidão
Relatório Declaração
TIPO Configuração que assume uma espécie 
documental, de acordo com a atividade 
que o gerou.
Boletim de ocorrência
Boletim de frequência
Rendimento escolar
Certidão de nascimento
Certidão de óbito
Declaração de bens
Declaração de imposto
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf
Documento eletrônico
Documento
• Registro 
físico
• Armazena 
informação
Documento 
eletrônico
• Registro em 
suporte 
eletrônico
Forma
• Liberdade de 
forma
Documento eletrônico se manifesta como:
• Disquete
• CD/DVD
• Videodisco
Meios de 
comunicação 
removível
• Intranet
• Internet
Redes de 
computadores
• CD-ROM 
atualizado via rede
• Conexão de uma 
rede a partir do 
CD-ROM
Híbridos
Tipos e formatos de arquivos 
eletrônicos
Tipos de Documentos Eletrônicos
•Arquivos. TXT
Texto simples não formatado
•Arquivos RTC, DOC, OS, TEX, PDF, LIT
Texto com qualidade tipográfica
Tipos de Documentos Eletrônicos
•Arquivos HTML, SGML
Hipertexto/hipermídia
•Imagens de páginas escaneadas - JPEG
Texto fac-símile
Formatosde arquivos
• Arquivos de texto;
• Arquivos de imagem;
• Arquivos de som;
• Arquivos de vídeos;
• Arquivos compactados;
• Banco de dados;
• Arquivos executáveis.
.XLS
• Planilhas de cálculo e construção 
de tabelas, produzidas do excel.
.TXT 
• Texto simples.
• Arquivo de texto em formato 
ASCII.
• Para abrir o arquivo usar bloco de 
notas ou editor de texto.
.RTC
• AutoCAD Civil Rating Curve Data 
Forma.
• Arquivos de projetos de 
engenharia.
.DOC
• Document - "documento“.
• Documentos de processamento de 
texto.
Pergunta
É possível migrar um documento que está em formato 
.doc para .pdf?
Resposta
• Verificar nas configurações do editor 
de texto a conversão.
Tipos de documentos
eletrônicos
Profª Luana Oliveira
Tipos e formatos de arquivos 
eletrônicos
.PDF
• Portable Document Format.
• Desenvolvido pela Adobe Systems.
• Descreve documentos que
contenham texto, gráficos e
imagens num formato
independente
de dispositivo e resolução.
Pergunta
Quais as vantagens e desvantagens do .PDF?
.PDF
VANTAGENS DESVANTAGENS
Rápido e fácil de criar Não é fácil de editar
Seguro Diferentes tipos de pdf´s
Capacidade de compressão dos 
arquivos
Independe de hardware e 
software para ser visualizado
https://www.aiseesoftware.com.br/pdf_converter/vantagens-
desvantagens-pdf/
https://www.aiseesoftware.com.br/pdf_converter/vantagens-desvantagens-pdf/
.LIT
• Sigla utilizada para “literatura”.
• Arquivo e-book criado pela 
Microsoft Corporation.
https://www.reviversoft.com/pt/file-extensions/lit
https://www.reviversoft.com/pt/file-extensions/lit
.HTML
• Hypertext Markup Language
(Linguagem de Marcação de
Hipertexto).
• Linguagem base da internet.
.JPEG
• Joint Photographic Experts Group.
• Método comum usado para 
comprimir imagens fotográficas.
Pergunta
JPG é o mesmo que JPEG?
Resposta
• JPG (extensão) reduzida de JPEG.
.PNG
• Portable Network Graphics.
• Formato de compressão de
imagens.
• Tem uma maior gama
de profundidade de cores, alta
compressão (regulável) e etc.
.MP4
• Mídia Player 4.
• O formato MP4 vem de “MPEG-4 
Part 14”, um formato de vídeo 
definido pela MPEG (Moving
Picture Expert Group). 
• Como formato encapsulador, o 
MP4 não guarda somente vídeo e 
áudio, como também guarda 
legendas e imagens estáticas.
.BITMAP
• Binary Mapping Photographic.
• Conhecido como mapa de bits.
• São imagens que contêm a
descrição de cada pixel, em
oposição aos gráficos vetoriais.
.GIF
• Graphics Interchange Format, que 
se pode traduzir como "formato 
para intercâmbio de gráficos.
Pergunta
Um documento impresso pode se transformar em um 
documento digital? Se sim, em qual formato?
Resposta
• O documento digitalizado é um tipo de 
documento digital.
Fonte: http://conarq.arquivonacional.gov.br/documentos-
eletronicos-ctde/perguntas-mais-frequentes.html
http://conarq.arquivonacional.gov.br/documentos-eletronicos-ctde/perguntas-mais-frequentes.html
Pergunta
Assinatura de digital é o mesmo que digitalização de uma 
assinatura?
Resposta
• A digitalização de uma assinatura 
manuscrita não tem nenhum significado 
como meio comprovação de autoria de 
um documento porque tem o mesmo 
valor que uma mera imagem, podendo 
ser facilmente copiada e colada em 
qualquer outro documento.
Gestão: criação, uso, 
trâmite, armazenamento
e acesso do documento
eletrônico
Profª Luana Oliveira
Criação dos documentos 
eletrônicos
Processo de criação dos documentos 
eletrônicos
Planejamento Desenvolvimento Composição Publicação
Planejamento
• O que pretende escrever, desenhar.
• Público-alvo.
• Formato e fonte.
• Tamanho e etc.
Para 
quem?
Para quê?
Como?O quê?
Onde? Quando?
Desenvolvimento
• Coleta de materiais.
• Fase de criação.
Coleta 
material
Pesquisar
AvaliarCompara
Agregar OrganizarSintetizar
Composição
• Ato de redigir o documento (composição).
• Assinatura digital (quando necessário).
Redigir
Avaliar
CorrigirRevisar
Pergunta
A assinatura eletrônica é o mesmo que assinatura 
digital?
Resposta
• Assinatura eletrônica é todo método 
eletrônico que permita evidenciar a autoria 
e integridade do conteúdo de um 
documento eletrônico. 
• Assinatura digital, por sua vez, é espécie do 
gênero “assinatura eletrônica”, sendo 
caracterizada pelo emprego de criptografia
com sistema de chaves assimétricas.
Publicação
• Disponibilização do documento na rede ou web.
Utilização do documento 
eletrônico
Etapas
• Documento é classificado de acordo com um código de 
classificação.
• Documento passa por uma tramitação dentro da instituição 
para cumprir seu propósito.
• Há um monitoramento do documento via sistema.
Pergunta
Como os documentos eletrônicos podem ser 
classificados em um GED?
Resposta
Cadastro – cód. classificação
Filtra os documentos 
para avaliação posterior
Finalidade
• Administrativa.
• Informativa.
• Prova.
Pergunta
O documento eletrônico também passa pelo ciclo 
documental (corrente, intermediária e permanente)?
Resposta
• Regas arquivísticas reservadas tanto 
para o suporte papel, como para 
eletrônicos.
• Respeitar as particularidades.
Gestão: criação, uso, 
trâmite, armazenamento e 
acesso do documento 
eletrônico 
Profº Luana Oliveira
Armazenamento do documento 
eletrônico
Etapas
• Documento é enviado para um repositório.
• Geralmente fica armazenado na última unidade em que foi 
tramitado.
• A ordenação (organização lógica), dependerá da 
configuração do sistema.
• Aguarda avaliação documental.
Pergunta
Quais são as vantagens do armazenamento do 
documento eletrônico/digital?
Resposta
Redução custos
Economia de 
espaço
Facilidade de 
edição e 
compartilhamento 
de arquivos
Acesso
Pergunta
Existe risco de um documento digital ser perdido do 
sistema ou repositório?
Resposta
• Se mal gerido, sim!!
• Sugestão: acompanhamento e 
backup.
Acesso do documento eletrônico
Pesquisa e acesso
• Motor de busca capaz de realizar 
pesquisas de documentos pelo seu 
conteúdo ou atributos, permitindo 
a localização e o disponibilização 
dos mesmos imediatamente.
Pergunta
O documento eletrônico pode servir como meio de prova 
em processos judiciais?
Resposta
• Art. 225 – Código Civil;
• Art. 332 – Código Processo Civil;
• Proteção da autoria e da integridade 
do conteúdo.
Digitalização de 
documentos
Profª Luana Oliveira
Conceito
• A digitalização é o processo de 
escanear documentos e a 
conversão deles em imagem digital
• Após isso, eles são submetidos a 
um processo de indexação, onde 
cada documento é indexado por 
meio de informações obtidas dele 
mesmo
• Por fim, eles são armazenados no 
banco de dados do sistema. 
Digitalização
• Ferramenta essencial para o acesso e difusão do acervo.
• Preservação, evitando manuseio de originais que possuem 
valor secundário.
• Tem que ter planejamento e previsão orçamentária/financeira.
Por que digitalizar?
• Dar acesso de acervos por meio de 
TIC´s;
• Permite o intercâmbio de acervos 
documentais e de seus instrumentos 
de pesquisa por meio de redes 
informatizadas.
Por que digitalizar?
• Promove a difusão e reprodução dos 
acervos arquivísticos não digitais, em 
formatos e apresentações 
diferenciados do formato original; 
• Incrementa a preservação e 
segurança dos documentos 
arquivísticos originais que estão em 
outros suportes não digitais, por 
restringir seu manuseio. 
Infraestrutura
Estação de trabalho
• Consiste em ter uma estrutura com 
computador para ter acesso ao 
servidor, permitindo assim a 
consulta, criação de novos 
documentos, cadastro de 
documentos existentes etc. 
Scanner
• Consiste no mecanismo de 
digitalização que transforma um 
documento em imagem eletrônica.
• As imagens também podem ser 
inseridas no sistema vindo de um 
prestador de serviço de 
processamento. 
Impressora
• É sempre usada quando da 
necessidade de obter uma cópia 
física do documento. 
Software
• Consiste no programa necessáriopara a digitalização de imagens.
• Acompanha o scanner. 
Processador
• Os sistemas GED são instalados em 
um ou mais computadores, 
normalmente servidores, em rede 
para facilitar a distribuição de 
informação. 
Armazenamento
• São periféricos de armazenamento 
que armazenam e disponibilizam 
permanentemente as imagens e 
respectivas informações 
complementares, que podem ser 
discos rígidos ou unidades de CD. 
Pergunta
Os documentos digitalizados também podem ser 
armazenados em nuvem (cloud computing)?
Rede
• É o meio de comunicação entre os 
diversos componentes do sistema. 
Digitalização de 
documentos
Profª Luana Oliveira
Etapas da digitalização
Seleção
• Consiste na escolha dos 
documentos que devem ser 
disponíveis para consultas, como 
também aqueles que merecem um 
tratamento especial, por conta da 
sua conservação e temporalidade.
• Esta etapa exige a formação de 
uma comissão para realizar o 
trabalho.
Comissão de seleção
Fu
n
çã
o Indicar quais 
coleções será 
digitalizado;
Avaliar quais os 
documentos 
deverão ser 
digitalizados;
Fu
n
çã
o Definir o prazo de 
guarda dos 
documentos 
originais;
C
o
m
p
o
si
çã
o Bibliotecários
Arquivistas
Advogados
Contadores
Pessoal envolvido 
com a missão, 
política e 
objetivos da 
empresa e etc.
Pergunta
Pode-se digitalizar o acervo sem antes fazer a seleção?
Preparação
• Retirada de materiais metálicos.
• Ordenação de acordo com uma 
classificação pré-estabelecida.
Digitalização
• Ato de transformar o documento 
em papel em imagem digital.
• Há vários tipos de scanners.
Indexação
• Catalogação das informações 
contidas nos documentos para 
recuperação futura.
• Uso de código de barras e OCR 
(Optical Character Recognition). 
Pergunta
Indexação é o mesmo que metadados técnicos?
Metadados Técnicos
• Descrevem as características do representante digital no que 
diz respeito ao processo de captura digital, onde deve ser 
descrito e registrado o ambiente tecnológico (software e 
hardware), bem como algumas das características físicas do 
documento, tais como tipo e dimensão. 
• Estes metadados devem, preferencialmente estar inseridos 
ou encapsulados no representante digital e também 
descritos e registrados em planilhas em banco de dados. 
Exemplo de Metadados 
• Identificador do documento;
• Dimensão física;
• Data de criação;
• Formato do arquivo;
• Tamanho do arquivo e etc.
Inspeção
• Revisão das imagens.
• Cópia e backup para uma mídia ou 
servidor.
Pergunta
Qual a melhor resolução para um documento 
digitalizado?
Resolução
• DPI (dots per inch, pontos por 
polegadas) é a medida utilizada pelos 
fabricantes de impressora para 
determinar a resolução da imagem 
impressa. 
• Normalmente máquinas para uso 
residencial possuem menor resolução 
máxima, enquanto as impressoras 
fotográficas têm um elevado valor de 
dpi. 
Resolução
Resolução Descrição
150 dpi Utilizada em jornais e documentos em texto.
300 dpi Utilizada para folders, cartões, apresentações.
600 dpi Possui alta qualidade, além de cores fortes e nítidas.
1200 dpi Sua resolução fotográfica tem maior realismo de cores. 
Utilizada por profissionais do setor gráfico.
Acima de 120 dpi Possui alto realismo de cor, definição e nitidez. Sua 
resolução é indicada para fotógrafos profissionais.
Pergunta
A cópia digital de um documento em papel é um 
documento eletrônico?
Pergunta
Quais são as vantagens de utilizar a digitalização?
Aplicabilidade do 
GED II
Profª Luana Oliveira
Fatores que levam ao uso do 
GED
Recuperação
• Dificuldade na recuperação de 
documentos e informações.
Acesso
• Acesso limitado aos documentos.
Segurança
• Segurança não segura.
• Problemas na integridade dos 
arquivos.
Espaço físico
• Falta de espaço físico para alocar a 
documentação.
• (+) Gastos.
Pessoal
• Alto custo de produção e 
gerenciamento (pessoal alocado).
Como sair dessa situação?
GED
O que é GED
• Tecnologia que provê um meio de 
facilmente armazenar, localizar e 
recuperar informações existentes 
em documentos e dados 
eletrônicos, durante todo o seu 
Ciclo de Vida.
Quem pode usar o GED?
Empresa Pequena Empresa Média Empresa Grande
Pergunta
Uma padaria pode utilizar o GED?
Pergunta
Quais são os benefícios do GED?
Rastreabilidade
• O GED rastreia os arquivos e 
informações.
Redução de papel
• Redução considerável do volume 
de papel e custos.
Aplicabilidade do 
GED II
Profª Luana Oliveira
BENEFÍCIOS DO GED
Suporte
• GED lida com qualquer tipo de 
suporte.
• Exemplo: digitalização de peças de 
museu (tridimensional), fotos, 
papel, filmes e etc.
Infraestrutura
• Não necessita uma infraestrutura 
robusta para instalação da solução 
e armazenamento podendo ainda 
ser utilizada a computação em 
nuvem.
Pergunta
Existe um software GED padrão para uso de empresas?
Acesso
• Velocidade no acesso e consulta;
• Mais de um usuário pode acessar 
ao mesmo tempo.
Organização
• Organização adequada do acervo, 
com métodos de arquivamento 
pré-estabelecidos.
Segurança
• Sigilo, segurança e prevenção dos 
documentos.
Custos
• Redução dos custos e melhor 
administração do acervo.
Preservação
• Conservação dos originais, 
evitando o manuseio frequente.
Objetivo do GED
• Transformar o legado documental em informação relevante
para os processos de negócios da instituição, a fim de que
auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a
decisões mais sensatas, baseadas em informações
consistentes.
Pergunta
O GED possui desvantagens?
Valor
• Custo alto para montar toda a 
infraestrutura (scanners, 
computador e etc.), como também 
a compra ou criação do sistema.
Pergunta
Quais são os recursos disponíveis no GED?
Indexação
• Campos pré-definidos;
• Exemplo: nome do cliente, data da 
compra e etc.
Endereçamento
• Endereço de localização dos 
documentos;
• Exemplo: estante, prateleira e 
caixa.
Empréstimo
• Controle de documentos retirados 
do acervo.
Acompanhamento
• Controle do trâmite da 
documentação.
Ciclo de vida
• Análise e geração de relatório de 
documentos passíveis de 
eliminação, de acordo com a 
tabela de temporalidade 
estabelecida.
Filtro
• Filtro sem vários níveis, para 
permissão de uso, restrições ou 
não em certa categoria, limitações 
a consultas etc.
Pergunta
O ambiente GED tem a mesma configuração se usado 
por empresas diferentes?
Fonte das imagens
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